PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

IPJKNS IBU PEJABAT JABATAN KESIHATAN NEGERI SARAWAK

PENAUNG / PENGERUSI YBhg. Dr. Chin Zin Hing

PENYELARAS Encik Paul Sazin Riget

FASILITATOR Encik Faizul Azri bin Suhaili

SEKRETARIAT Cawangan Pengurusan Am & Komunikasi Korporat

KATA ALUAN PENGARAH TUJUAN EKSA IPJKNS DASAR EKSA IPJKNS OBJEKTIF EKSA IPJKNS LOGO EKSA IPJKNS CARTA ORGANISASI EKSA IPJKNS PENGENALAN EKSA IPJKNS PERANCANGAN EKSA IPJKNS PELAKSANAAN EKSA IPJKNS AMALAN TERBAIK EKSA DI IPJKNS PENUTUP

ISI KANDUNGAN

KATA ALUAN PENGARAH KESIHATAN NEGERI JABATAN KESIHATAN NEGERI SARAWAK

Salam Sejahtera Dikesempatan ini saya ingin mengucapkan syabas di atas penerbitan buku panduan pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) IPJKNS. Semoga warga IPJKNS dapat menjayakan pelaksanaan EKSA di IPJKNS berpandukan buku ini. EKSA merupakan suatu usaha untuk memantapkan pengurusan pejabat dan mewujudkan persekitaran yang lebih kondusif bagi membantu meningkatkan produktiviti warga IPJKNS. EKSA juga mampu mentransformasi imej IPJKNS secara keseluruhan dengan mempamerkan imej yang lebih korporat selaras dengan perkembangan semasa sektor awam. Ianya juga akan menyemarakkan aktiviti kreativiti di kalangan warga IPJKNS dan menggalakkan pembudayaan amalan hijau atau Go Green yang sememangnya dekat dengan IPJKNS selaras dengan pelaksanaan pengasingan sisa pepejal di punca. Menjadi harapan saya agar kerjasama dan penglibatan warga IPJKNS dapat dilipat gandakan bagi memastikan kejayaan pelaksanaan amalan EKSA di IPJKNS. Sesungguhnya pelaksanaan EKSA ini selaras dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif di kalangan warga IPJKNS. Semoga IPJKNS lebih selesa dan sejahtera dengan pelaksanaan EKSA. Sekian, terima kasih.

“ sebagai kesinambungan dari Amalan 5S haruslah dilihat sebagai satu program yang

menggalakkan semua zon di IPJKNS agar lebih kreatif dan inovatif dalam usaha mewujudkan persekitaran kerja yang sesuai dan mampu

meningkatkan produktiviti serta kualiti penyampaian perkhidmatan.”

“Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) menjadi pemangkin kepada

peningkatan kualiti kerja, perkhidmatan dan produktiviti melalui persekitaran

kerja yang mesra, bersih, sihat, kondusif dan selamat”

• Mewujudkan persekitaran kerja yang selamat, bersih, kemas dan selesa pada setiap masa;

• Meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja

berpasukan di kalangan warga IPJKNS;

• Membantu meningkatkan tahap kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan yang

ditawarkan; dan

• Mewujudkan budaya kerja yang ceria dan efektif.

ZON EKSA

ZON BAHAGIAN/ ARAS ZON MATAHARI Cawangan Pengurusan Am dan Komunikasi Korporat

Cawangan Sumber Manusia Cawangan Pengurusan Teknologi Maklumat Cawangan Kaunseling dan Psikologi

ZON HIBISCUS Pejabat Pengarah Cawangan Perolehan dan Pengurusan Aset Cawangan Akaun dan Kewangan Cawangan Pembangunan

ZON ROS KALAS Cawangan Kawalan Amalan Perubatan Swasta Cawangan Perkembangan Perubatan Cawangan Kejururawatan

ZON SAKURA Bahagian Pergigian Cawangan Penguatkuasa Farmasi Cawangan Amalan Dan Perkembangan Farmasi Cawangan Pengurusan Farmasi

ZON DAISY Cawangan Pembangunan Kesihatan Keluarga Cawangan Pemakanan CPRC

ZON DAHLIA Seksyen Kawalan Penyakit Tidak Berjangkit (NCD) Seksyen Inspektorate dan Penguatkuasaan Seksyen Kejuruteraan

ZON LAVENDER Cawangan Perkembangan Kesihatan Awam Seksyen KPAS Seksyen Vektor

ZON LOTUS Seksyen HIV/STI/Hep.C Seksyen TBCP / Kusta Seksyen Penyakit Berjangkit (CDC) Cawangan Promosi Kesihatan

EKSA telah diperkenalkan di Jabatan Kesihatan Negeri Sarawak bermula dengan pelaksanaan pensijilan EKSA sejak tahun 2017 tetapi pelaksanaan yang komited dilakukan pada September 2020.

Wujudkan AJK Pelaksanan /JK Kerja EKSA. Pilih Pemudahcara EKSA sebagai

“catalyst”. Tentukan Polisi & Matlamat EKSA . Wujudkan Zon / Kawasan EKSA seluruh

organisasi. Sediakan Pelan Induk Pelaksanaan

Program EKSA. Laksana Promosi berkaitan EKSA

“company-wide”. Beri latihan EKSA kepada pemudahcara &

pekerja.

Praktikal EKSA disemua zon / kawasan Praktikal Sisih Praktikal Susun Praktikal Sapu Praktikal Seragam Praktikal Sentiasa Amal

Pastikan keberkesanan dicapai seperti Polisi dan matlamat yang ditentukan. Menjalankan Audit Dalaman EKSA. Benchmark “ best practices” antara

zon-zon. SOP/WI/Standard yang dibangunkan

berkesan.

Penambahbaikan berterusan menjadi Budaya Kerja Menjadi “habit” dan disiplin. Mengukur kesan dengan berpandukan KPI. Banding pencapaian – dirancang / sebenar. Berusaha mendapat Sijil EKSA ditahap

CEMERLANG. Menyertai Pertandingan EKSA antara

organisasi. Penghargaan dan Galakan.

Kajian semula – “PDCA Cycle”.

ME

RA

NC

AN

G P

ELA

KS

AN

AA

N E

KS

A

SISIH 1. Memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang

yang tidak diperlukan di tempat kerja.

2. Aktiviti SISIH secara berkesan dapat dilakukan dengan:

BARANG/

DIPERLUKAN MUDAH DIBUANG

TIADA NILAI TAPI KOS

TINDAKAN

MUDAH DIBUANG

SUSUN

Susunan Fail/ Dokumen yang teratur di Zon Daisy, IPJKNS

Prinsip SUSUN: “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”

1. Kaedah penyusunan : kemas, berkesan dan selamat Barang yang diperlukan di SUSUN mengikut keperluan penggunaan.

2. Berikut adalah panduan aktiviti SUSUN secara berkesan:

• Gunakan kaedah First-In-First Out (FIFO) • Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada barang/

peralatan/ rekod. • Menyimpan barang/peralatan/ rekod mengikut kategori • Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah dicapai.

3. Barang/ peralatan/ rekod yang aktif digunakan:

• Situasi semasa bekerja – Fail aktif dan dalam tindakan sahaja berada di atas meja.

• Situasi selepas waktu kerja – fail disusun/ disimpan semula ke tempat asal dengan mengikut kaedah susunan dan tatacara pengurusan fail.

SUSUN

Susunan Fail/ Dokumen yang teratur di Zon Daisy, IPJKNS

Prinsip SUSUN: “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”

4. Kaedah penyusunan : kemas, berkesan dan selamat Barang yang diperlukan di SUSUN mengikut keperluan penggunaan.

5. Berikut adalah panduan aktiviti SUSUN secara berkesan:

• Gunakan kaedah First-In-First Out (FIFO) • Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada barang/

peralatan/ rekod. • Menyimpan barang/peralatan/ rekod mengikut kategori • Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah dicapai.

6. Barang/ peralatan/ rekod yang aktif digunakan:

• Situasi semasa bekerja – Fail aktif dan dalam tindakan sahaja berada di atas meja.

• Situasi selepas waktu kerja – fail disusun/ disimpan semula ke tempat asal dengan mengikut kaedah susunan dan tatacara pengurusan fail.

• Alat tulis hendaklah sentiasa berada di dalam laci meja kerja dengan keadaan kemas dan teratur.

• Bahan-bahan rujukan semasa yang diperlukan sahaja berada di atas meja.

Sistem penyimpanan fail dan rujukan indeks fail mengikut tatacara Pengurusan Fail

7. Barang/ peralatan/ rekod yang jarang digunakan: Barang/ peralatan rekod yang jarang digunakan termasuk fail separa

aktif perlu disimpan mengikut prosedur pengurusan dengan kemas dan teratur bagi memudahkan capaian.

8. Barang/ peralatan/ rekod yang tidak digunakan: Barang/ peralatan/ rekod termasuk fail tutup hendaklah mengikut

tatacara pengurusan barang/ peralatan/ rekod. Bagi penyimpanan pesanan tempatan hendaklah mengikut tatacara

kewangan penyimpanan.

9. Kejayaan pelaksanaan SUSUN boleh diukur melalui ujian pencarian barang dalam tempoh yang ditetapkan

RUMUSAN KAEDAH PENYUSUNAN BERKESAN

1. Uruskan stok barang/ alat tulis mengikut kaedah “First-In-First-Out (FIFO)”.

2. Barang/ peralatan/ dokumen disediakan tempat khas dan dilabelkan. Barang/ peralatan/ dokumen hendaklah diletakkan di tempat yang mudah

dilihat dan mudah dikesan. Barang/ peralatan/ dokumen diletakkan di tempatyang mudah diambil dan

disimpan semula. Barang/ peralatan/ dokumen hendaklah boleh dicapai (retrieve) sebaik-

baiknya dalam masa 30 saat. Alatan eksklusif seperti kamera video, alat perakam diasingkan daripada alatan biasa. Sediakan parkir untuk ruang mesin/ peralatan yang mudah alih seperti

mesin fotostat, mesin pencetak, mesin faksimili, mesin penjilid dan sebagainya.

SAPU 1. SAPU adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih

daripada habuk/ debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan. SAPU juga memberi penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan.

2. Pembersihan atau SAPU perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan ruang kerja

sentiasa kemas dan bersih.

3. Langkah-langkah yang berikut perlu dijadikan panduan untuk melaksanakan SAP secara berkesan:

i) Mengagihkan Tugasan Pembersihan Kebersihan di tempat kerja adalah menjadi tanggungjawab bersama. Pembahagian kawasan jagaan hendaklah dijelaskan dengan: Mengenalpasti ruang/ peralatan/ mesin yang perlu diwujudkan hak milik/

ownership. Mengadakan jadual giliran harian pembersihan kawasan yang telah

ditentukan. ii) Menentukan hak milik/ ownership ruang/ peralatan bagi setiap ahli. iii) Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan dengan:

Menentukan perkara/ aspek yang perlu dibersihkan. Mengenalpasti peralatan dan bahan pembersihan yang bersesuaian. Menentukan kekerapan dan masa aktiviti pembersihan. mewujudkan piawaian kerja pembersihan.

iv) Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan. Alatan/bahan keperluan kerja pembersihan hendaklah disediakan dan disusun supaya mudah disimpan dan diambil apabila diperlukan.

v) Melaksanakan kerja pembersihan. Kerja pembersihan boleh dilaksana melalui: Mengenalpasti ruang dan peralatan yang perlu dibersihkan termasuk ruang atau bahagian yang tersorok seperti di belakang almari ataupun di atas rak yang tinggi. Melaksanakan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap semua peralatan, lantai, dinding dan siling. Memastikan peralatan dalam keadaan bersih, baik dan berfungsi. Merekodkan dan melaporkan segala kerosakan peralatan untuk tindakan penyelenggaraan.

4. Kejayaan pelaksanaan Amalan SAPU boleh diukur melalui: Produk dan hasil kerja yang berkualiti. Persekitaran kerja yang selesa dan selamat. Keadaan persekitaran lebih bersih. Kos penyelenggaraan lebih rendah.

SERAGAM 1. SERAGAM bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-

ciri, susun atur atau peraturannya. Aktiviti EKSA di peringkat ini dapat dilaksanakan dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan piawai. Berikut ialah panduan untuk melaksanakan keseragaman secara cekap:

i) Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H.

1. Who- Siapa yang bertanggungjawab. 2. Why- Mengapa perlu dilaksanakan. 3. When- Bila perlu dilakukan. 4. Where- Di mana perlu dilaksanakan. 5. What- Apa tindakan yang perlu diambil. 6. How- Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan.

ii) Mewujudkan senarai semak peraturan inventori. iii) Mewujudkan model / aktiviti susun atur

2. Kejayaan pelaksanaan SERAGAM diukur melalui: i. Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik. ii. Mempunyai impak visual yang positif. iii. Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP).

SENTIASA AMAL 1. SENTIASA AMAL ialah usaha pengekalan di samping melaksanakan

penambahbaikan berterusan di premis Jabatan/ Agensi.

2. SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan berterusan seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan persekitaran berkualiti dan kondusif dapat dilaksanakan secara berkesan dan cekap.

3. Berikut ialah panduan untuk mengekalkan EKSA:

• Memberi Pengiktirafan EKSA kepada setiap ZON seperti Zon EKSA Terbaik,

Sudut EKSA Terbaik, Bilik Fail Terbaik, Bilik Stor Terbaik dan Sudut Go Green Terbaik

• Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan EKSA dengan mengadakan latihan yang berterusan.

• Memastikan audit dalaman EKSA dilaksanakan secara berkala • Memastikan aktiviti promosi berterusan. • Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang

ditunjukkan oleh warga Jabatan/ Agensi. • Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik.

4. Kejayaan pelaksanaan SENTIASA AMAL ini boleh diukur melalui:

• Prestasi Cemerlang berterusan melalui aktiviti audit dalaman EKSA. • Warga sentiasa kelihatan ceria dan bersemangat melaksanakan EKSA di

samping mematuhi peraturan di tempat kerja • Wujudnya disiplin dan semangat kerja berpasukan di kalangan warga. • Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa mengamal dan menambah baik

EKSA di tempa kerja. • Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja. • Penyertaan dan kejayaan dalam konvensyen, pertandingan dan anugerah

berkaitan EKSA.

IMEJ KORPORAT

1. Mempamerkan Imej Korporat dengan mengurangkan penggunaan hiasan yang berlebihan

Kaunter dan Ruang Rehat yang berimej Korporat

2. Susun atur kelengkapan dan peralatan pejabat yang kemas dan teratur serta sentiasa bersih dan tidak berhabuk agar dapat memelihara persekitaran yang kondusif dan berkualiti.

Kelengkapan dan peralatan pejabat yang disusun kemas

Ruang tempat kerja yang disusun kemas

3. Setiap agensi sektor awam akan di audit oleh pihak MAMPU engan menggunakan kriteria EKSA yang telah dihasilkan oleh penilaian adalah mengikut jenis agensi dan kluster Jabatan tertentu.

4. Menggalakkan pelaksanaan Kreativiti dan Inovasi/ best practice yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga agensi. Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti: kreativiti mengguna barangan terpakai untuk hiasan/ kegunaan EKSA.

5. Pelaksanaan Go Green digalakkan bagi menyokongn kempen guna semula, kitar semula dan penjimatan.

Melaksanakan program lampu/ peralatan save energy, Penetapan penjimatan tenaga/ sumber secara menyeluruh seperti: Notis/ arahan penjimatan tenaga, Penggunaan suhu optimum, Penjimatan kertas, Penjimatan air dan Kempen Hijau.

FAEDAH PELAKSANAAN EKSA

i. Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan rapi) ii. Meningkatkan kecekapan & keberkesanan pengurusan organisasi iii. Mengenalpasti, mengurang & menghapuskan pembaziran iv. Meningkatkan imej agensi sektor awam v. Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi vi. Meningkatkan semangat esprit de corp vii. Meningkatkan disiplin warga jabatan viii. Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan ix. Mewujudkan piawaian kerja yang jelas

PELAKSANAAN EKSA

EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan pendekatan pengurusan yang mantap merangkumi perkara-perkara berikut: • Menubuhkan jawatankuasa Pelaksana EKSA dengan terma rujukan yang jelas. • Menentukan pelan tindakan bagi pelaksanaan EKSA • Mewujudkan zon kerja EKSA • Mengadakan program-program latihan berkaitan EKSA • Memantau keberkesanan pelaksanaan EKSA secara berterusan • Mengkaji semula dan menentukan langkah-langkah penambahbaikan secara berterusan. • Tahap pelaksanaan EKSA perlu dilaporkan secara berkala kepada pengurusan atasan

IPJKNS melalui mekanisme yang sediada

LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN EKSA LANGKAH 1: PEMBENTUKAN JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA

1. Objektif pembentukan Jawatankuasa Pelaksana EKSA ialah untuk meningkatkan

penyertaan semua peringkat warga dalam melaksanakan EKSA disamping bagi mewujudkan budaya penambahbaikan berterusan serta semangat kerja berkumpulan warga ke arah mencapai prestasi dan budaya kerja yang cemerlang.

2. Struktur Pelaksanaan EKSA:

Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana EKSA hendaklah menyeluruh dan setiap ahli Jawatankuasa dan ahli hendaklah menjalankan peranan masing-masing.

Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA bertanggungjawab untuk memastikan pelaksanaan EKSA dijalankan sebaiknya.

Peranan Jawatankuasa Pelaksana EKSA induk dan Jawatankuasa Pelaksana EKSA di Peringkat Zon perlu dijelaskan bagi melancarkan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab.

3. Peranan Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana • Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA • Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA. • Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan. • Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan. • Menentukan dan melantik penyelaras, ketua Jawatankuasa kecil dan fasilitator. • Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik. • Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanan dengan bantuan jawatankuasa

kecil (Latihan, Promosi, Audit Dalam) • Menetapkan sistem pengiktirafan/ penghargaan.

4. Peranan Fasilitator

• Menyelaraskan dan memantau aktiviti kumpulan. • Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak

pengurusan dengan kumpulan • Menentukan pembahagian zon. • Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang

disediakan. • Memberikan latihan dan panduan kepada ketua dan ahli kumpulan.

5. Peranan Jawatankuasa Audit • Menyediakan kriteria audit dalaman EKSA • Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA. • Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalaman EKSA • Menyemak kriteria audit dalaman EKSA dari semasa ke semasa mengikut

keperluan. 6. Peranan Jawatankuasa Promosi

• Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA. • Mengenalpasti aktiviti/ kempen promosi bagi memupuk kesedaran

penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan EKSA. • Mengenalpasti keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan. • Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di

kalangan warga.

7. Peranan Jawatankuasa Latihan • Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk EKSA kepada

semua warga kerja. • Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi

mengukuhkan aktiviti EKSA. • Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA

secukupnya.

8. Peranan Jawatankuasa Sekretariat

• Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA. • Menghebahkan maklumat terkini pelaksana EKSA dalam organisasi. • Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit. • Menyimpan rekod utama dan minit berkaitan dengan pelaksaan EKSA. • Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA. • Menyelaras program EKSA.

9. Peranan Ketua Zon

• Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan. • Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA. • Merancang aktiviti kumpulan. • Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA

kepada fasilitator. • Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar

10. Peranan Ahli-ahli Kumpulan

• Memberikan komitmen secara berterusan. • Menyertai aktiviti EKSA secara aktif. • Bekerjasama dalam kumpulan. • Menghadiri mesyuarat dan menyumban.gkan idea bagi

menjayakan pelaksanaan EKSA.

.

LANGKAH 2: MEWUJUDKAN ZON EKSA

1. Tujuannya adalah untuk mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan dan pengawasan EKSA.

2. Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA Jabatan/ Agensi dengan kerjasama penyelaras dan fasilitator EKSA akan menentukan zon yang bersesuaian.

3. Pembahagian zon hendaklah dijelaskan melalui pewujudan pelan lokasi zon bagi memudahkan rujukan.

4. Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian zon: • Susun atur keseluruhan zon dan pembahagian kepada zon kecil hendaklah

bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan jumlah zon tidak terlalu banyak bagi memudahkan penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik dilaksanakan).

• Menentukan nama kumpulan untuk setiap zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi setiap zon.

• Zon haruslah berdasarkan aras/ tingkat atau yang mana bersesuaian. • Mewujudkan sudut dan dokumentasi EKSA dengan mempamerkan struktur

kumpulan dan zon masing-masing dengan mengambil kira hala tuju EKSA di IPJKNS

.

SUDUT EKSA

1. Sudut EKSA perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan EKSA kepada warga jabatan/ Agensi bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan pelaksanaan EKSA. Ianya boleh disediakan dalam bentuk maya ataupun fizikal.

2. Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

SUDUT EKSA INDUK SUDUT EKSA ZON

Jawatankuasa Pelaksana Dasar dan Objektif Carta Organisasi

Jadual Perancangan

Zon Gambar sebelum & selepas

Sudut EKSA Induk

Jawatankuasa Zon Dasar dan Objektif Carta Organisasi

Jadual Perancangan Pelan Lokasi Zon Gambar aktiviti

Gambar sebelum & selepas

Sudut EKSA Zon

PENYEDIAAN SUDUT EKSA

DOKUMENTASI EKSA

1. Dokumentasi EKSA perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan

EKSA kepada warga bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan EKSA. 2. Dokumentasi EKSA INDUK dan dokumentasi EKSA Zon boleh juga dibuat

secara maya seperti di laman web Kementerian atau Bahagian bagi menjimatkan kos percetakan.

3. Semua surat pelantikan, minit mesyuarat, aktiviti EKSA hendaklah didokumentasikan bagi tujuan penilaian kelak.

LANGKAH 3: LATIHAN EKSA

1. Tujuan latihan EKSA adalah untuk mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping untuk membudayakan EKSA kepada warga Jabatan/ Agensi.

2. Di antara latihan/ program yang perlu diikuti bagi meningkatkan kefahaman:

i) Program kesedaran EKSA ii) Kaedah Amalan dan Pelaksanaan EKSA iii) Audit Dalaman EKSA

Sesi Bengkel Penyelarasan EKSA kepada Ketua Zon dan Juruaudit di IPJKNS

LANGKAH 4: PELANCARAN EKSA

1. Pelancaran dan perasmian EKSA hendaklah dianjurkan sebagai pembuka tirai pelaksanaan EKSA di samping untuk menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi pelaksanaan EKSA di Jabatan.

2. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung serta memberi komitmen

dan sokongan padu kepada pelaksanaan EKSA melalu penetapan sasaran yang ingin dicapai, dasar dan objektif EKSA dan juga menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan.

3. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran EKSA

adalah seperti berikut: i) Dasar EKSA ii) Zon-zon EKSA iii) Objektif EKSA iv) Pelan Tindakan Pelaksanaan EKSA v) Panduan Pelaksanaan EKSA

4. Pelancaran EKSA dirasmikan oleh Pengarah Kesihatan Negeri Sarawak iaitu Dr. Chin

Zin Hing bersamaan pelancaran Program Gotong-royong pada 09 Oktober 2020.

PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN Audit Dalaman EKSA perlu dilaksanakan sebagai penilaian kendiri pelaksanaan EKSA. Audit Dalaman ini perlu dijadualkan secara berkala untuk memastikan penambahbaikan dibuat secara berterusan.

Pelaksanaan audit dalam telah dilakukan sebanyak dua (2) kali seperti berikut :-

Pengauditan Dalam 1 bertarikh 01 Disember 2020 – 04 Disember 2020

Pengauditan Dalam 2 bertarikh 11 Januari 2021 – 14 Januari 2021

TATACARA AUDIT DALAMAN

Langkah 1: Membentuk pasukan Audit i) Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenalpasti, melatih dan melantik

juruaudit untuk melaksanakan aktiviti audit dalaman EKSA. ii) Jawatankuasa Pelaksanan ini juga perlu: iii) Menyediakan kriteria Audit Dalaman EKSA berpandukan buku Panduan

Pelaksanaan EKSA MAMPU. iv) Menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalaman EKSA.

Langkah 2: Latihan Audit EKSA Pasukan audit dalaman EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan audit dalaman EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan.

Langkah 3: Mengaudit Prestasi EKSA i) Pasukan audit dalaman akan menjalankan audit dalam seperti yang dijadualkan

oleh Jawatankuasa Pelaksana Audit. ii) Melaksana Audit pematuhan/ Audit Dalam secara berterusan sama ada oleh

Jawatankuasa dalaman atau agensi luar/ lain sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun.

iii) Mengemukakan Laporan Penilaian Kendiri kepada MAMPU selepas setahun menerima pensijilan.

Langkah 4: Mengumumkan penemuan audit

Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah melaporkan penemuan audit dalaman kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA IPJKNS bagi dimaklumkan kepada semua warga IPJKNS.

Urusetia Induk

1. Memastikan Ketua Zon mengisytiharkan kawasan EKSA di zon masing-masing dan mengeluarkan kawasan yang tidak terlibat dalam komponen penilaian sebelum audit dilaksanakan.

2. Mengeluarkan penilaian yang hanya berkaitan dengan urusetia induk dalam komponen penilaian sebelum audit dilaksanakan.

Pengiraan markah EKSA adalah mengikut purata jumlah peratusan setiap komponen KOMPONEN (A – D) – Pemarkahan audit berpandukan komponen berikut :-

SEKRETARIAT EKSA CAWANGAN PENGURUSAN AM & KOMUNIKASI KORPORAT

IBU PEJABAT JABATAN KESIHATAN NEGER SARAWAK