Специфікації та вимоги до постачальників послугТендер №UA1-2018-2017 на організацію підсумкового заходу компонентів соціального

згуртування та розбудови потенціалу громадських організацій в рамках проекту«Сприяння відбудові та сталому розв’язанню проблем ВПО та

постраждалого від конфлікту населення в Україні»

1. Місце проведення: готельний комплекс *3/*4 у Київській області, віддаленість від м. Київ - до 50 км, доступний для прибуття на автотранспорті (не довше однієї години в дорозі). Заклад має розмістити 150 гостей. Перевага надаватиметься готельним комплексам, які зможуть прийняти усіх учасників (забезпечити проживання для всіх учасників на території комплексу) та які мають конференц-залу на своїй території, що відповідає усім нижченаведеним вимогам до приміщення. Обов’язковою вимогою є наявність на території обраного місця проведення пандусів та зручностей для людей з інвалідністю (на візках).

2. Дати: захід відбуватиметься 1 червня 2018 року, проживання для учасників забезпечується у період: 31 травня 2018 -2 червня 2018 року (заїзд 31 травня, виїзд 2 червня).

№ Найменування Кількість Коментар

ПРОЖИВАННЯ1. 66 двомісних номерів

включно зі сніданком для 135 осіб, 2 добиЗаїзд 31 травня 2018, виїзд 2 червня 2018 року

132 номерo/ді

б

Номер передбачає двомісне розміщення, роздільні ліжка. Категорія «стандарт». В разі відсутності достатньої кількості номерів категорії «стандарт», допускається пропозиція номерів вищих категорій. Один двомісний номер має бути адаптований для людей на візочках.

2. 3 одномісних номери включно зі сніданком для людей з інвалідністю для 3 осіб, 2 доби Заїзд 31 травня 2018, виїзд 2 червня 2018 року

6 номеро/ді

б

Номер передбачає одномісне розміщення. Категорія «стандарт». В разі відсутності достатньої кількості номерів категорії «стандарт», допускається пропозиція номерів вищих категорій. Одномісні номери мають бути адаптовані для людей на візках.

ХАРЧУВАННЯ3. Обід для 150 осіб, 1

червня 2018 року150 Формат «банкет», розсадка гостей за столами в

оптимальному для місця проведення форматі. Порційні 3 страви – закуски (салат), суп, основна страва. Обід також передбачає напої – чай, кава чи сік, узвар. Пропоноване меню необхідно додати до комерційної пропозиції. Попередній час*: 13:00-14:00

4. Вечеря для 150 осіб, 1 червня 2018 року

150 Формат «фуршет», розсадка гостей за столами в оптимальному для місця проведення форматі. Пропоноване меню необхідно додати до комерційної пропозиції. Попередній час*: 19:00-21:00

5. Вода в пляшках: 1 літр/день для 150 осіб, 1 червня 2018 року

300 пляшок 2 пляшки по 0,5 л на день, 30% газованої та 70% негазованої. Вода повинна бути на столах під час першої та другої частин заходу.

6. 2 кава-паузи для 150 осіб під час заходу 1

300 Пропоноване меню кава-пауз необхідно додати до комерційної пропозиції.

червня 2018 року Кава-пауза повинна відбуватись у суміжному з конференц-залою приміщенні.Попередній час* 1 кави-паузи: 11:00-11:30Попередній час* 2 кави-паузи: 15:30-16:00

КОНФЕРЕНЦ-СЕРВІС7. Конференц-зала з

обладнанням до 300 посадочних місць 1 червня 2018.

1,5 дні

Конференц-зала, розміром до 800 м2 або меншої площини з можливістю розміщення 150 осіб за столами по 10-15 чоловік під час першої частини заходу. Під час другої частини заходу важливо забезпечити перестановку столів/стільців для роботи в 5 міні-групах по 30 осіб. Може розглядатись варіант роботи в міні- групах у суміжних приміщеннях меншої площини за умови місткості до 30 осіб під час проведення другої частини заходу.Попередній час початку*: 9:00 – 9:30 (прибуття та реєстрація учасників)Попередній час закінчення*: 19:00. Важливо, щоб дане приміщення мало рівну й гладку підлогу, як варіант – плитка або ламінат, паркет, проте не ковролін для формування тимчасової зони для гри в боче. Може розглядатись варіант проведення гри в боче в іншому прміщенні – мінімальна площа примішення 4*6 м, вимоги до підлоги як зазначено вище. Попередній час проведення* гри в боче – 13:30-14:00, 17:30-18:00.Конференц-зала має бути доступною починаючи з 31 травня 2018 року, 16:00 для тестування обладнання й розстановки столів.

8. Оренда обладнання та меблів для заходу на 1 червня 2018 року повинно включати:• 2 демонстраційні екрани; • 2 проектори;• 2 активні звукові системи (колонки);• 5 мікрофонів;• 2 ноутбуки;• обладнання для синхронного перекладу для 150 учасників;• 5 фліпчартів;• маркери для 5 фліпчартів; • 5 блоків паперу для фліпчартів;• 1 сучасна кафедра для виступу спікерів та демонстрації презентацій;• пульт для

1,5 дні Активна звукова система «під-ключ», включає 2 колонки потужністю для забезпечення звукового покриття у пропонованому конференц просторі відповідно до площі приміщення. Система повинна включати в себе всю необхідну комутацію: подовжувачі, а також мікшер для підключення всіх мікрофонів.Дане обладнання повинно бути наявним та відповідно налаштованим. Починаючи з 31 травня 2018 р., у переддень заходу.

презентацій;• принтер/сканер або МФУ;• безперебійний інтернет;• кондиціонер;• 2 реєстраційні столи та 6 стільців;• Скотч будівельний для маркування тимчасової зони для гри в боче;

9. Оформлення приміщення: повітряними

кульками білих та синіх кольорів із відповідною символікою Європейського союзу та логотипом МОМ, у вигляді гірлянди по 4 кульки в 1-му ряду;

прапорці настільні з логотипами Європейського союзу та МОМ, формат А5 на металевій ножці.

40 пог/метрів

40 прапорців (по 20 шт. кожного)

Кулькова гірлянда повинна бути в білому та синьому кольорах із відповідною символікою ЄС та МОМ. Логотипи для друку на кульках будуть надані окремо.Гірлянда може бути розміщена біля фотозони (бренд-волу), або прикрашати місце виступу спікерів та місце проведення кава-пауз.Розстановка прапорців є прямопропорційною кількості столів на яких вони будуть розташовуватись та за якими будуть сидіти учасники заходу. Також прапорці мають бути на столах реєстрації та місці проведення кави-пауз.

10. Бренд-вол (прес-вол) 3000мм*3000мм, повний колір, з логотипами, назвою проекту та заходу із забезпеченням відповідної металевої конструкції для монтажу

1 Дизайн полотна буде наданий МОМ окремо

РОЗДАТКОВІ МАТЕРАЛИ11. Блокнот з логотипами

та назвою проекту та заходу, повний колір - формату А5, внутрішній блок - 50 аркушів, папір - 80г, 4+0, обкладинка - крейдований картон 300 г/м2, на металевій пружині

150 Макет надається МОМ додатково

Обкладинка Внутрішній папір(лицьовий бік)

Обкладинка(звороній бік)

12. Іменні бейджі на стрічці для 150 учасників розміром 148*105 мм

150 Список учасників для іменних бейджів надається МОМ додатково.

13. Еко-ручка з нанесеними логотипами та назвою проекту та заходу,1+0, колір ручки темно-синій

150 Макет ручки надається МОМ додатково

14. Картонна папка з логотипами та назвою проекту та заходу, матова ламінація, 4+0 (формат А4, з двома клапанами, з прорізом для візиток), 350 г/м2

150 Макет надається МОМ додатково

15. Друкована мапа розсадки учасників з логотипами та назвою проекту та заходу , формат А4 на офісному папері, А4, 80г/м2, колір, односторонній друк,

150 Текст для мапи надається МОМ додатково

16. Порядок денний з логотипами та назвою проекту та заходу, на офісному папері, А4 80г/м2, колір, односторонній друк

150 Текст порядку денного надається МОМ додатково

17. Текстильні сумки бежевого кольору з повнокольоровим друком брендингу проекту та логотипів, розмір: 42 см * 35 см, вертикальний

150 Макет надається МОМ додатково

18. Індивідуальні подяки за участь у проекті на металевій основі з назвами 49 громад та 25 громадських організацій. Металева поверхня, дерев’яна основа розмірами 220*300 мм

74 подяки Індивідуальні списки та дизайн подяки будуть надані МОМ додатково

ТРАНСФЕР19. Трансфер учасників

заходу: «залізничний вокзал – місце проведення» (7 трансферів для 135 чоловік); «місце проведення – залізничний вокзал» (7 трансферів для 135 чоловік ).

14 трансферів

Забезпечення трансферу учасникам заходу 31 травня 2018 та 2 червня 2018 маршрутом: Залізничний вокзал у м. Київ – місце проведення заходу – залізничний вокзал. Оскільки серед учасників заходу будуть люди з інвалідністю (на візках) – 4 особи, важливо забезпечити зручності для їхнього пересування та трансферу.Координація та складання графіків відбуття, прибуття учасників та інші питання логістики залишаються за організаторами заходу

ПЕРСОНАЛ ДЛЯ РЕЄСТРАЦІЇ ТА СУПРОВОДУ ЗАХОДУ20. 1 модератор (ведучий

заходу) 10 люд/год Під час подання комерційної пропозиції, прохання додати

резюме.21. 5 фасилітаторів для

роботи в групах (з 14:00 до 17:00)

15 люд/год МОМ надасть із порядком денним розклад залучення персоналуФасилітатори, які працюють в групах повинні бути обізнаними в тематиках: адвокація прав ВПО та постарждалого населення, сталого розвитку громад. Під час подання комерційної пропозиції, прохання додати резюме пропонованих фасилітаторів

22. 2 адміністратора для забезпечення реєстрації учасників заходу та допомозі в залі у першій частині заходу1 червня 2018 року з 8:00 до 13:00

10 люд/год 2 особи залучені для реєстрації учасників, а також допомагають модератору у проведенні першої частини заходу. Під час подання комерційної пропозиції, прохання додати резюме

23. Послуги фотографа, 1 червня 2018 року з 9:00 до 18:00

8 люд/год Під час подання комерційної пропозиції, прохання додати резюме

24. Послуги синхронного перекладу, 2 перекладачі, 1 червня 2018 року, з 9:00 до 18:00

16 люд/год Під час подання комерційної пропозиції, прохання додати резюме

* Детальна програма заходу та сценарій буде надана МОМ пізніше.

Додаткові вимоги:

Просимо подавати кілька варіантів місць проведення заходу, вказуючи назву місця проведення, що пропонується до розгляду;

Пропоноване меню обіду, вечері та кава – пауз необхідно додати до комерційної пропозиції;

Додати резюме для додаткового персоналу, який здійснюватиме супровід заходу; Присутність як мінімум 1 представника від організаторів обов’язкова протягом всього

терміну проведення заходу з 16-00 20 травня 2018 по 22 травня 2018. Вимоги до поліграфічної продукції: • у встановленому порядку, беручи до уваги

призначення, інформацію до розміщення, якість, вартість та кількість поліграфічної продукції, замовленої МОМ. Виконавець повинен своєчасно виготовити зазначену вище продукцію (впродовж 2 календарних тижнів після дати підписання контракту). Виконавець повинен надати зразки поліграфічної продукції.

Специфікації комерційних пропозицій учасників тендеру повинні бути еквівалентними вищенаведеним вимогам.

Комерційна пропозиція повинна бути дійсною не менше 30 календарних днів з дати закриття тендеру, про що повинно бути зазначено в комерційній пропозиції.

Вартість послуг в комерційних пропозиціях вказується в гривнях.

Необхідно звернути увагу також на те, що ціни на послуги в комерційних пропозиціях вказуються без ПДВ. Пропозиції, подані з ПДВ, будуть відхилені.

Комерційні пропозиції, які не відповідають цим вимогам не будуть враховані МОМ.