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手冊大綱

• 模組簡介

• 系統範圍

• 系統流程

• 請款流程

• 操作說明 – 6.1.0 已驗收未請款清單

– 6.1.1 開立作業

– 6.1.2.1 Overview

– 6.3.2 AP Status

• 注意事項

• Q & A

模組簡介

• 企業採購流程 Payment

• 功能包含

− 6.1.0.1 已驗收未請款清單 查詢已驗收未請款明細

− 6.1.1.1 Create-Normal & 6.1.1.2 Create-Consign 查詢可請款明細並開立一般與寄售發票

− 6.1.2.1 IR Overview 查詢、簽核、送出、取消、刪除已開立發票

− 6.3.2 AP Status 發票付款日查詢

建議操作步驟 1 2 3

3

1

2

系統範圍

• 6.3.2 AP Status 所有廠區 (資料包含2012/06/01以後)

• 6.1.2.1 IR Overview (凡於SRM系統上開立之發票均可在此查詢)

• 6.3.1 已驗收未請款清單

所有廠區 (資料包含2012/01/01以後)

資料範圍 請款方式 群創法人 廠區 廠別

原物料 費用類 電子簽章

掃描上傳

O O O X

A001, 群創光電股份有限公司

TSG/Tablet W900,T000,T001,T002,N004,N005,N009,N010,N011,N012,M000,J001,J002

O O O X MD T003,T004,W003

O O O X 台南廠區 TT01, TT02, TT03, TT04, TT05, TT07, TT08, TT09,M011,TN01,B010

O X O X Others M001,M007,M008,W000,W002,Y002

O O O X A020,群創光電股份有限公司 樹谷分公司

台南廠區 TT06, B009

O X O X O001, LAKERS TRADING LTD. Y901

O O O O A012, 南京群志有限公司 WD01,WD03

O O X O A013, 佛山群志光電有限公司 MA01, MA02, MA03, MA04, MA05, MA06, MA07, MA08, MA09

O O O O A015, 上海群志光電有限公司 WE01

O O X O A016, 寧波群輝光電有限公司 WF01

• 6.1.1.1 Create-Normal & 6.1.1.2 Create-Consign (資料包含2012/01/01以後)

※FO固資類不包含在SRM請款範圍

供應商需點選SEND 才完成系統請款作業 (發票狀態=群創處理中)

供應商 群創 結報/會計

6.1.1.1 Create-Normal

6.1.1.2 Create-Consign

6.1.2.1 IR Overview (註1)

6.1.0.1 已驗收未立帳清單

6.3.2 AP Status

6.3.3 Query Invoice by PO

發票狀態: 供應商處理中

6.1.1 IR Overview

發票狀態: 群創處理中

ERP

過帳

駁回

發票狀態: 群創駁回

發票狀態: 已開發票

6.1.0.1查詢所有未立帳的可請款明細, 再搭配6.3.3查詢這些請款明細是否曾開單處理

當發票狀態從處理中變成已開發票, 即可於6.3.2查詢付款日資訊

群創 庫房

庫房驗收或耗用

註1: 台灣廠商除了在系統上送出還需寄送紙本發票,非台灣廠商都須透過電子簽章

系統流程

若6.1.0.1有查到可請款明細,即可於6.1.1.1與6.1.1.2分別開立一般與寄售發票

開立發票後可至6.1.2.1確認發票內容, 並進行簽核(SIGN)、送出(SEND)、取消(ABORT)、刪除(REMOVE)等作業

請款流程

• 步驟1.於6.1.0.1已驗收未請款清單 確認可進行請款資料 (如:採購單號、稅別、付款條件、料號、品名、數量、金額…等)

備註:可download report以便核對資料

可搭配 6.3.3 Query Invoice by PO 確認 請款明細是否開單處理及已請款之PO Qty

• 步驟2.於6.1 invoice - 進行請款作業 6.1.1.1 Create-Normal(已驗收可進行請款作業) 6.1.1.2 Create-Consign(已領用可進行請款作業) 6.1.2.1 IR Overview(可查詢所有於SRM中進行請款之資訊)

供應商需點選SEND 才完成系統請款作業 (發票狀態=群創處理中)

6.1.0.1已驗收未立帳清單

6.3.3 Query Invoice by PO

2. 點擊QUERY查詢

1. 可選擇查詢條件縮小查詢範圍

操作說明 - 6.1.0.1已驗收未請款清單

說明：

1. 可依[狀態]欄位說明進行下一步操作。

2. 請參考查詢結果*廠區*幣別*TaxCode*Payment Term*PO類型*驗收日期做為 6.1.1.1 請款時的查詢條件。

3. 此處沒出現資料表示未驗收(可至5.2已收未驗清單確認)或不屬於系統可請款範圍。

狀態說明： 1. 未完全驗收表示尚在串簽流程還無法開立發票。 2. 收料PO類型異常表示一張GR收兩種以上PO類型物料, 導致無法請款需聯繫採購修正PO類

型或分單收料。 3. 依原有作業方式就表示按照原本作業不需在SRM上操作（若不清楚請詢問採購）。

操作說明 - 6.1.0.1已驗收未請款清單(欄位說明)

操作說明 - 6.1.1.1 Create-Normal

說明： 1. 請先選擇供應商, 其他下拉選項會根據此供應商可請款的驗收記綠進行調整。

2. 當日完成驗收之待請款明細,於系統內可能暫時撈不到資料,請於隔日再進行請款。 (系統資料更新需要時間)

3. 於6.1.0.1已驗收未請款清單內確認有可請款清單, 但於6.1.1.1create-normal or 6.1.1.2 create-consign 查無可請款資料,請先確認 *廠區、*稅別、*付款條件、*PO類型是否篩選有誤或*驗收日期(是否於設定之區間內)。

4. 法人:群創光電股份有限公司，廠區:TSG/Tablet-竹南T0.T1.T2.M000、TP南科廠;MD-竹南T3.T4廠;台南廠區-TN FAB1~5.FAB7~8.USL.LCM1.4

5. 法人:群創光電股份有限公司樹谷分公司，廠區:台南廠區-TN FAB6

滑鼠移過去會顯示該項可請款廠區

操作說明 - 6.1.1.1 Create-Normal

說明： 1. GR NO.(103)為收貨單號,相同的收貨單號不可拆開請款,若出現反灰無法選取代表未完全驗

收,待全部驗收即可勾選。（可參考6.1.0狀態欄）

2. GR Amount欄位於2014/5/1之後不得修改，單價差異採購將以Debit Note追回

Mat(P/N)左邊的方框打勾表示全選亦可單選

選取想開發票單號

若反灰表示未完全驗收

操作說明 - 6.1.1.1 Create-Normal

說明： 1. 點選 可至IR Overview頁面做電子簽章並送出發票。

(國內紙本發票請務必寄出才能進行請款作業) 2. 點選 可繼續開立發票。

點選 後會彈出下列視窗

說明： 1. 按下 可以匯出Excel檔 2. 發票號碼與日期可於IR Overview按下Send後再輸入 3. 發票號碼不得重覆, 也不能超過16碼 4. 稅別(Tax code)為PA(即開立國內零稅率統一發票) 且currency為外幣,則可輸入匯率,否則匯率由系統自動代出。 另,匯率進行修改時,台幣金額也會自動調整; 若總價(台幣)與稅額(台幣)有匯差時,可自行微調金額。

操作說明 - 6.1.1.2 Create-Consign

說明： 1. 請先選擇供應商, 其他下拉選項會根據此供應商可請款的驗收記綠進行調整。

2. 當日完成領用之待請款明細,於系統內可能暫時撈不到資料,請於隔日再進行請款。 (系統資料更新需要時間)

3. 於6.1.0.1已驗收未請款清單內確認有可請款清單, 但於6.1.1.1create-normal or 6.1.1.2 create-consign 查無可請款資料,請先確認 *廠區、*稅別、*付款條件是否篩選有誤或*驗收日期(是否於設定之區間內)。

4. 法人:群創光電股份有限公司，廠區:TSG/Tablet-竹南T0.T1.T2.M000、TP南科廠;MD-竹南T3.T4廠;台南廠區-TN FAB1~5.FAB7~8.USL.LCM1.4

5. 法人:群創光電股份有限公司樹谷分公司，廠區:台南廠區-TN FAB6

操作說明 - 6.1.1.2 Create-Consign

選取想開發票

操作說明 - 6.1.1.2 Create-Consign

說明： 1. 點選 可至IR Overview頁面做電子簽章並送出發票。

(國內紙本發票請務必寄出才能進行請款作業) 2. 點選 可繼續開立發票。

點選 後會彈出下列視窗

說明： 1. 按下 可以匯出Excel檔 2. 發票號碼與日期可於IR Overview按下Send後再輸入 3. 發票號碼不得重覆, 也不能超過16碼 稅別(Tax code)為PA(即開立國內零稅率統一發票) 且currency為外幣,則可輸入匯率,否則匯率由系統自動代出。 另,匯率進行修改時,台幣金額也會自動調整; 若總價(台幣)與稅額(台幣)有匯差時,可自行微調金額。

操作說明 - 6.1.2.1 Overview

View：查看發票明細

( Normal IR Detail & Consignment IR Detail)

Delete：刪除發票，刪除後此發票明細可重新開單

Cancel：取消發票

(取消已是群創處理中的發票)

Excel：匯出發票明細

(需附在紙本發票的明細就是此項）

Send：傳送請款資訊才能進行請款作業

Sign： 電子簽章

Upload ： 上傳已簽章紙本發票

務必記得選取群創法人與廠區

點選Search查詢

操作說明 - Normal IR Detail

操作說明 – Consign IR Detail

Sign與Upload分辨方式

Company Action

A001 (群創光電)

A020 (群創-樹谷分公司)

A012 (南京群志)

A013 (佛山群志)

A015 (上海群志)

A016 (寧波群輝)

台灣供應商(A)

手動上傳 V V

寄送發票 V V V

電子回簽 V V

大陸供應商(B)

手動上傳 V V V V

寄送發票 V V V V

電子回簽 V

國外供應商(C)

手動上傳 V V

寄送發票 V V

電子回簽 V V V

操作說明 - 6.1.2.1 Overview-Sign

說明： 1. 點Sign，選擇正確憑證按確定進行簽章，成功時檔案圖示會從 變成 。

2. 若無法使用電子回簽時, 可將滑鼠移至SIGN按鈕查詢原因。 3. 若電腦所插隨身碟內含有其他憑證，請先拔除才不會受影響。 4. 如以上確認無誤，請重新下載並安裝CAPI元件或重新註冊憑證。 5. 國外供應商一律必須簽核（除了與南海交易需上傳） 6. 台灣供應商對大陸必須簽核（除了與南海交易需上傳）

操作說明 - 6.1.2.1 Overview-Upload

說明： 1. 若200*與大陸地區交易（南海另外）, 須上傳發票正本後才能點選SEND送出 2. 點Upload，點上傳，選擇正確檔案，成功時檔案圖示會變成 3. 點選刪除檔案的 可刪除傳錯檔案 4. 上傳檔案需與寄過來的檔案一致。

操作說明 - 6.1.2.1 Overview-Upload

說明： 1. 與南海(A013)、寧波(A016)交易, 皆須上傳發票正本與合同之後才能點選SEND送出

2.點Upload，選擇正確檔案，成功時檔案圖示會變成

3.點選刪除檔案的 可刪除傳錯檔案

4.上傳檔案需與寄過來的檔案一致。

操作說明 - 6.1.2.1 Overview-Send

說明：

1. 狀態若是供應商處理中的發票，按下Send後狀態會變為群創處理中，此時輪到群創結報

或會計處理發票。 （需寄紙本者,此時即可將Excel與紙本發票寄出）

操作說明 - 6.3.2 AP Status

點選發票號碼可到下一層查看詳細資訊

注意事項 適用群創光電股份有限公司

1. Company code:群創光電股份有限公司/Ref no(統一編號):12800225。

2. 發票抬頭、發票號碼、日期、金額、金額大小寫、匯率…等,系統傳送出之資料與紙本發票皆需相符。

3. 寄出發票請款文件(發票、附件-請款明細excel、零稅率需附上回郵信封) 。

4. 請務必在確認系統按下Send出後三天內寄出國內統一發票

台灣供應商寄件地址:

(1).TSG/Tablet與MD廠區，地址: 350 苗栗縣竹南鎮竹南科學園區科學路160號 會計部收

(2).台南廠區，地址: 74147 台南市新市區台南科學園區環西路一段3號 會計部收

注意事項 適用群創光電股份有限公司樹谷分公司

1. Company code:群創光電股份有限公司樹谷分公司

/Ref no(統一編號):13111612。

2. 發票抬頭、發票號碼、日期、金額、金額大小寫、匯率…等,系統傳送出之資料與紙本發票皆需相符。

3. 寄出發票請款文件(發票、附件-請款明細excel、零稅率需附上回郵信封) 。

4. 請務必在確認系統按下Send出後三天內寄出國內統一發票

台灣供應商寄件地址:

台南廠區，地址: 74147 台南市新市區台南科學園區環西路一段3號 會計部收

注意事項

適用南京群志光電有限公司 &上海群志光電有限公司

境內供應商原有正本發票開立作業不變 1. 於系統上開立發票後, 需上傳正本發票掃描檔才能SEND。

2. 寄出正本發票時, 須寫上於SRM系統上所填寫的發票號碼與日期。

境外供應商需使用電子簽章 1. 於系統上開立發票後, 需電子簽章後才能SEND。

2. 無須寄出紙本發票。

供應商編碼原則 • 台灣廠商: A+8碼台灣統編, Ex. A12800225 • 中國大陸廠商: 2開頭7碼數字, Ex. 2000021 • 海外廠商: 3開頭7碼數字, Ex, 3000182

• SRM請款作業同一個103單號必須開成同一張發票，但每張發票有金額上限，該如何請款? – 如：某供應商一張發票的金額上限是10萬，103單號的金額為18萬，請供應商開

兩張發票，但發票號碼需連號，如12537210、12537211，前端user在做結報維護發票號碼欄位時就維護成12537210-11即可。(先前已開立發票, 但不連號情況)

• 針對人民幣部份只有增值稅發票，但系統必須要上傳合同&發票，人民幣沒有合同，是否可以不上傳? – 目前系統設定為必須上傳，建議可以上傳PO訂單，於PO訂單蓋上雙方的合同章取

代合同，若貴司無合同章則以公司章代替 。

注意事項 適用佛山群志光電有限公司&寧波群輝光電有限公司

開票例子 SRM填寫方式

(發票一欄) 請款資料

(1) 一個69單號對應一份發票

單份發票：04734045 04734045 不需填寫發票號碼,只需填寫69單號

(2) 一個69單號對應多份發票

1) 連號發票-->儘量向供應商宣導開連號發票

例子：07143614、07143615……620

07143614-20 (注：不可以key成"071473614~20"或"07143614/20")

不需填寫發票號碼,只需填寫69單號

2) 供應商只能開部份連號、部份不連號的發票

例子：07143614、615、616……620、07143631、632、633

07143614-620/631

a.將紙本發票由小到大排序 b.在發票小紙條上寫上完整的發票號碼：07143614-620/631-33 c.填寫69單號

3) 供應商開兩張不連號發票

例子：07143614、02906051 07143614/2906051 不需填寫發票號碼,只需填寫69單號

4) 供應商開多份不連號發票

例子：07143614、29060511、12345678

07143614/1234567

a.將紙本發票由小到大排序 b.在發票小紙條上寫上完整的發票號碼：07143614/12345678/29060511 c.填寫69單號

注意事項 適用佛山、南京、上海、寧波法人

Q＆A

1. 請供應商務必詳閱 6.0 SOP, 先釐清請款步驟及操作上的問題

2. 供應商常詢問某張訂單應已完成收料驗收為何於6.1.0.1 已驗收未請款清單仍搜尋不到可請款明細?! Ans: 於當日完成驗收,系統更新需要時間,請於隔日再進系統內進行請款作業; 另可先於 6.3.3 Query Invoice by PO 確認訂單(PO NO.)已請款數量 (是否已請款了但忘記了又要重複請款?) 若確認未請款但仍撈取不到資料,請與物管或採購確認是否已完成收料驗收。

3. 供應商已於 6.1.0.1 已驗收未請款清單 確認可請款明細了,但於6.1.1.1Create-Normal (6.1.1.2 Create-Consign) 撈不到資料?! Ans: 請確認清楚搜尋條件,如:*廠區、*幣別、*稅別、*付款條件*PO類型是否篩選有誤或*驗收日期(是否於設定之區間內),大多是供應商篩選錯誤而導致撈取不到請款明細

4. 於 6.1.1.1 Create-Normal 點選search後,出現查詢結果(Query Result), 標題為GR NO.(103)是 INX 之收貨單號,相同的收貨單號不可拆開請款, 若出現反灰無法選取代表未完全驗收,待全部驗收即可勾選。

Q＆A

5. GR Amount欄位於2014/5/1之後不得修改，單價差異採購將以Debit Note追回

6. 供應商於 6.1.1.1 Create-Normal 或 6.1.1.2 Create-Consign 進行請款作業後,務必於 6.1.2.1 IR overview 內,將 status 為供應商處理中 之請款文件,點選“Send“,才能完成系統請款作業。 * 供應商時常忘了點選“send“,群創接收不到請款資訊,無法進行請款作業 ==>>請供應商特別注意!

7. 當 status為 群創處理中 時,發現請款資訊填寫有誤(如:發票日期、發票號碼…等),可點選“cancel“,再重新撈取請款資料。

8. 供應商於系統完成請款作業後,請將”6.1.2.1Excel檔’’“國內紙本發票“寄給群創會計部,會計再收到紙本發票對應系統請款資訊才能完成請款作業。

THE END

如遇請款作業問題，請先行與我司下單窗口（採購or物控）聯繫或聯繫客服,

客服聯繫方式如下 - 客服Mail (srm.service@innolux.com)

- 客服專線 +886-37-586000 #63619