Advokat Gro Amdal, Sanntidsseminaret 2015

Investering i teknologiske systemer Handlingsrom i forhold til regelverket om offentlige

anskaffelser

25. mars 2015

Dagens regelverk - oversikt • Lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser

• To sentrale forskrifter: • Klassisk sektor; forskrift 7. april 2006 nr. 402 • Forsyningssektorene; forskrift 7. april 2006 nr. 403

• Bygger på EU-direktiver fra 2004 • Direktiv for klassisk sektor (B&A, varer og tjenester) 2004/18/EF • Direktiv for forsyningssektorene (vann, energi, transport og posttjenester) 2004/17/EF

2

Nylig revisjon i EU • Februar 2014: Vedtatt nye direktiv for klassisk sektor og forsyningssektoren • Formålet med revisjonen:

• Klargjøre rettstilstanden • Integrere sosiale hensyn, fremme innovasjon og SMB-ers adgang til markedet • Forenkle og delvis imøtekomme behovet for mer fleksible ordninger, f.eks. gjennom i større grad

å åpne for konkurranse med forhandlinger og gi større åpning for endringer av konkurransegrunnlaget.

• Direktivene skal implementeres i Norge • 17. mars 2015; utkast til nye anskaffelsesregler foreligger, høringsfrist 17. juni

2015 • Planlagt ikrafttredelse våren 2016

3

Hva gjelder – klassisk eller forsyning? • Forsyningsforskriften:

• Stille til rådighet eller drive rutenett beregnet på ytelse av offentlige tjenester i forbindelse med busstransport

• Klassisk forskrift: • Gjelder i utgangspunktet ikke for oppdragsgivere som driver forsyningsvirksomhet • Men et viktig unntak: • Alle offentlige myndighetsorganer skal uansett følge forskriften i klassisk sektor, selv om de

driver forsyningsvirksomhet • Kommuner og fylkeskommuner som stiller til rådighet eller driver rutenett for busstransport

• Fra 2016: Forsyningsforskriften for alle, dvs kommuner/fylkeskommuner skal også bruke forsyningsforskriften

4

Teknologianskaffelser • Utfordringen: Behovet for fleksibilitet i forhold til fremtidig teknologiutvikling

versus anskaffelsesregelverkets bestemmelser

• Konkurransefasen • Valg av konkurranseform • Kravet til klarhet i konkurransegrunnlaget • Forbudet mot vesentlige endringer – risiko for ulovlig direkteanskaffelse

• Kontraktsfasen • Forbudet mot vesentlige endringer - risiko for ulovlig direkteanskaffelse

5

Teknologianskaffelser - konkurransefasen • Ytelsesbeskrivelsen («spekken») ved teknologianskaffelser

• Konkurransegrunnlaget må gi uttrykk for det oppdragsgiver vil ha – bordet fanger • Funksjonskrav eller detaljerte spesifikasjoner • Forbudt å henvise til et bestemt merke eller produkt • Oppstille minstekrav? • Åpne for alternative tilbud? • Beskrive opsjoner? • Dialogkonferanse?

• Reglene om rådgiverhabilitet

6

Teknologianskaffelser - konkurransefasen • Valg av konkurranseform ved teknologianskaffelser

• Anbudskonkurranse • Kan alltid benyttes, med er ofte ikke optimalt ved anskaffelse av komplekse teknologiske

systemer

• Konkurranse med forhandling • Kan alltid benyttes i forsyningssektorene, kun unntaksvis tillatt i klassisk sektor • I forslaget til nye regler utvides unntaksbestemmelsene i klassisk sektor

7

Teknologianskaffelser - konkurransefasen • Konkurranse med forhandling i klassisk sektor – dagens regler

• Særlige tilfeller der kontraktens art eller risiko ikke tillater samlet prisfastsettelse på forhånd • Ved tjenestekontrakter der det ikke i tilstrekkelig grad kan fastsettes så nøyaktige spesifikasjoner

at anbudskonkurranse kan benyttes

• Konkurranse med forhandling i klassisk sektor – det nye direktivet (2016) • Design eller innovative løsninger • Nødvendig med tilpasninger i allerede tilgjengelige løsninger • Anskaffelsens art, risiko, kompleksitet, rettslige eller finansielle sammensetning gjør det

nødvendig å forhandle • Kravspesifikasjonene kan ikke utformes tilstrekkelig presist ved henvisning til en «standard,

europeisk teknisk bedømmelse, felles teknisk spesifikasjon eller teknisk referanse»

8

Teknologianskaffelser - konkurransefasen • Konkurranse med forhandling i klassisk sektor – det nye direktivet (2016)

• Departementet uttaler at det «antar at vilkårene vil omfatte de aller fleste anskaffelser der oppdragsgiver vil ha et legitimt behov for å gjennomføre forhandlinger, dvs. hvor forhandlinger er nødvendig for å sikre at oppdragsgivers behov blir oppfylt»

9

Teknologianskaffelser - konkurransefasen • Valg av konkurranseform ved teknologianskaffelser (forts.)

• Konkurransepreget dialog ved «særlig komplekse kontrakter» • Kun regulert i klassisk sektor, men antagelig også tillatt etter forsyningsforskriften

• En kontrakt er særlig kompleks når oppdragsgiver ikke er i stand til objektivt å presisere de tekniske, juridiske eller finansielle vilkår som kan oppfylle deres behov og formål

• EU-Kommisjonen og departementet nevner teknologisk kompliserte anskaffelser som et eksempel på tilfeller der konkurranseformen kan benyttes

• Utvidet adgang til bruk av prosedyren etter de nye direktivene (2016)

10

Teknologianskaffelser - konkurransefasen • Konkurransepreget dialog (forts.)

• Oppdragsgiver kan føre en dialog med leverandørene på et tidlig stadium, for å få kunnskap om hvilke løsninger som finnes på markedet

• Altså før det endelige konkurransegrunnlaget utformes • Dialogen kan skje i flere faser for å begrense antall løsninger • Endelig tilbud innhentes på grunnlag av løsninger som fremkommer under dialogen • Ulemper ved prosedyren

• Kostnader ved gjennomføring

• En del uavklarte fortolkningsspørsmål

11

Teknologianskaffelser - konkurransefasen • Etter kunngjøringen: Adgang til ikke-vesentlige endringer, rettelser og

suppleringer av konkurransegrunnlaget

• Konkurranser med forhandling • Ikke-vesentlige endringer frem til endelig tilbud

• Anbudskonkurranser • Ikke-vesentlige endringer frem til tilbudsfristens utløp

12

Teknologianskaffelser - kontraktsfasen

13

• Vesentlige endringer av kontrakten er ikke tillatt • Er å anse som en ny anskaffelse – ulovlig hvis ikke kunngjort

• Hva er en vesentlig endring? • Viktig: Hvordan ville markedet respondert? • Momenter:

• Introduseres vilkår som ville gjort det mulig for andre leverandører å konkurrere om kontrakten? Ville en annen leverandør kunne vunnet med de nye vilkårene?

• Utvides kontrakten til å gjelde ytelser som opprinnelig ikke ble dekket?

• Endres den økonomiske balansen i favør av leverandøren på en måte som ikke følger av vilkårene til den opprinnelige kontrakten? (I favør av oppdragsgiver er ansett å være ok)

• Utskiftning på leverandørsiden er vesentlig endring, med mindre leverandørbyttet er hjemlet i kontrakten.

Teknologianskaffelser - kontraktsfasen

14

• Endringen er i samsvar med en revisjonsklausuler/endringsklausuler i kontrakten

• Tillatt, men bare dersom det fremgår klart av klausulen hvilke endringer som kan foretas, i hvilket omfang og på hvilke vilkår

• Opsjoner må utformes med en tilstrekkelig grad av klarhet: • Usikkert hvor terskelen ligger • Må være noenlunde klar med tanke på varighet, hvilket omfang det er snakk om, og prisen

må være rimelig fastsatt, eller fastsatt gjennom en forutsigbar prismekanisme. • Partene må ha fastlagt det sentrale innholdet i opsjonsteksten, ikke i senere forhandlinger

Tillatte endringer i eksisterende kontrakt

• Tillatt ved nødvendige tilleggsarbeider som utføres av opprinnelig leverandør og der bytte av leverandør ikke er mulig av tekniske eller økonomiske grunner

• For eksempel fordi tilleggsleveransene må kunne erstatte eller være kompatible med eksisterende utstyr, software, tjenester eller installasjoner som ble anskaffet ved den opprinnelige kontrakten

• Tilleggsvilkår at skifte av leverandør vil føre til betydelige vanskeligheter eller merkostnader

• Tillatt i øvrige tilfeller når endringen • skyldes forhold som en aktsom oppdragsgiver ikke kunne forutse, og • ikke endrer kontraktens karakter • prisen ikke er høyere enn 50 % av den opprinnelige kontrakten

• Vesentlig endring hvis: • Endringen, hvis med i opprinnelig grunnlag, kunne muliggjort

• valg av annen leverandør enn den som opprinnelig ble valgt eller

• deltakelse av andre leverandører i konkurransen

• Endrer den økonomiske balansen i favør av leverandøren og på en måte som kontrakten ikke foreskriver

• Betydelig utvidelse av avtalen • Ny leverandør (dog noen unntak her)

Tillatte endringer i eksisterende kontrakt

Tillatte endringer i eksisterende kontrakt • En endring skal –uavhengig av alle de øvrige bestemmelsene – alltid være tillatt

dersom verdien av endringen • Ikke overstiger EØS - terskelverdien, og • Er under 10 % av den opprinnelige kontrakten for tjenester og varer og 15 % for bygge- og

anleggskontrakter, og • Kontrakten ikke endrer overordnet karakter • Ved flere påfølgende endringer skal disse vurderes samlet i forhold til %-grensen.

Unntak fra kravet om konkurranseutsetting • Der ytelsen av tekniske grunner bare kan presteres av én bestemt leverandør

• Meget snever unntaksbestemmelse • Oppdragsgiver har bevisbyrden

• Presisering i utkastet til nye regler (2016) • Konkurranse skal være umulig • Bare tillatt når det ikke finnes «rimelige alternativer og den manglende konkurransen ikke

skyldes at oppdragsgiver har tilpasset konkurransegrunnlaget til en bestemt leverandør»

18

Unntak fra kravet om konkurranseutsetting • Tilleggsleveranser

• Til delvis fornyelse etter utvidelse av normale leveranser eller installasjoner

• Vilkår: Skifte av leverandør vil pålegge oppdragsgiver å anskaffe utstyr som er teknisk uforenlig med eksisterende utstyr, eller som skaper uforholdsmessig store tekniske vanskeligheter ved drift og vedlikehold

• Varigheten for den opprinnelige kontrakten og tilleggsleveransen må normalt ikke overstige 3 år

19

Sanksjoner • Før kontraktsinngåelse

• Midlertidig forføyning – stans av anskaffelsesprosessen

• Etter kontraktsinngåelse • «Uten virkning» • Gebyr for ulovlig direkteanskaffelse

20

Advokat Gro Amdal

Takk!

www.kluge.no