คูมือคําถาม-คําตอบ

การใชงานโปรแกรมบริหารเวชภัณฑ INVC

INVC

เรยีบเรยีงโดย

เภสัชกรคมกฤช ศรีไสว เภสัชกรประมนัส ตุมทอง

เภสัชกรปรัชญา พัชรวรกุลชัย นางสาวสุภาภรณ ศรีไสว

สงิหาคม พ.ศ. 2563

I N V C - F A Q | 1

สารบญั หนาท่ี

1. คําถาม-ตอบในการติดตั้งโปรแกรม 2 1.1 การปรับแตงเมนูหลังการสราง INVC.mde 2 1.2 วิธีการโอนขอมูลจากโปรแกรม INV DOS และ DRUG ไปยังโปรแกรม INVC 3 1.3 การตั้งคา Microsoft Access กอนเริ่มใชงาน INVC 3 1.4 การแกไข Missing Reference 3

2. คําถาม-ตอบในปญหาการใชงานโปรแกรม 4 2.1 จะพิมพรายงานการตรวจรับ (RCV_Report) แตบรรทัดแรกแสดง #Error 4 2.2 วิธีการแกไขโปรแกรมข้ึนหนาตางให Enter Parameter Value 5 2.3 ปริมาณปริมาณคงเหลือในชองฐานขอมูลยาและเวชภัณฑ ไมตรงกับผลรวมคงคลังของ 6

Lot. no และ Stock card 2.4 ปญหาตัดของออกจากคลังไมได หรือตัดแลวปริมาณตัดออก เปน “0” หรือคงคลังไมพอจาย 8 2.5 ยังไมไดรับของ แตระบบแจงวารับครบแลว หรือ RCV สถานะ “N” 9 2.6 บันทึกการตรวจรับ (ครบจํานวน) หัวขอ 3.3 ในเอกสารใบตรวจรับ 10

“คางสง จํานวน....... หรือ เปนคาติดลบ 2.7 ฟองวามียาบางรายการ ยังไมไดบันทึกเพ่ือ update stock 11 2.8 การจัดทําแผนปงบประมาณไมสามารถเลือกรายการยาท่ีจะทําแผนจัดซ้ือเปนทุกรายการได 12 2.9 รับยาเขาคลังยอยไมไดเนื่องจากประมวลผลเดือนแลว 13 2.10 การตรวจสอบความคลาดเคลื่อนของรายงานรับจายประจําปงบประมาณ 13 2.11 การแกไขรายงานรับจายประจําปท่ีคลาดเคลื่อน 20 2.12 การพิมพใบอนุมัติและใบสั่งซ้ือ ท่ีมีรายการยามากกวา 7 รายการ 21

แลวทําใหรูปแบบเอกสารคลาดเคลื่อน 2.13 การปรับกลุมยาใน INVC ใหเปนกลุมยาปจจุบันตามบัญชียาหลักแหงชาติ ป 2559 22 2.14 ใบสั่งซ้ือกับหนังสือขออนุมัติระบบออกวันท่ีเดียวกันหรือไม 23 2.15 การระบุ brand ในข้ันตอนการออกใบสั่งซ้ือมีข้ันตอนอยางไร 23 2.16 การ restore ฐาน Training ไมผาน/การติดตั้งฐานขอมูลมากกวา 1 ฐานขอมูล 25 2.17 ประมวลผลเดือน มีขอความแจงเตือนตรวจสอบกอนประมวลผล “วันท่ีในใบเบิก 25

และวนัท่ีใน stock card ไมสอดคลองกัน (เลขท่ีใบสั่งซ้ือ1, เลขท่ีใบสั่งซ้ือ2) 2.18 ยอดคงเหลือจริง ไมเทากันกับ ยอดรวมของสินคาแตละล็อต 26

3. ดัชนีคนหา 27

I N V C - F A Q | 2

1. คําถาม-ตอบในการติดตั้งโปรแกรม 1.1 การปรับแตงเมนูหลังการสราง INVC.mde

- กรณีท่ีมีการสรางโปรแกรม INVC.mde ใหม จากโปรแกรม INVC.mdb ในเครื่องของตนเอง จําเปนตองมีการปรับแตงหนาจอกอนใชงานดังนี้

- กรณีใช MS Access 2003 ใหทําตามคูมือการใชงาน ใหไปท่ีเมนู Tools --> Startup แลวปรับแตงคาใหตรงตามภาพ

- กรณีใช MS Access 2007 หรือสูงกวา เขาเมนู Access Option -> Current database แลวปรับแตงคาใหตรงตามภาพ

Keyword : กําหนดคา startup, กําหนดคาเริ่มตน, การปรับแตงหนาจอ, การปรับแตงเมนู

I N V C - F A Q | 3

1.2 วิธีการโอนขอมูลจากโปรแกรม INV DOS และ DRUG ไปยังโปรแกรม INVC - INV DOS :

1. เตรียมฐานขอมูลเปลาของโปรแกรม INVC 2. ติดตั้งฐานขอมูลเปลาดวย Microsoft SQL Server 3. เตรียมขอมูลจากโปรแกรม INV DOS 4. เปดไฟล DataMigration.mdb เพ่ือโอนขอมูล

- Drug : 1. เตรียมฐานขอมูลเปลาของโปรแกรม INVC 2. ติดตั้งฐานขอมูลเปลาดวย Microsoft SQL Server 3. เตรียมขอมูลจากโปรแกรม Drug (กรณี drugdata.accdb ใหแปลงเปน .mdb กอน) 4. เปดไฟล DataMigration_drug.mdb เพ่ือโอนขอมูล

หมายเหตุ : กอนการโอนขอมูลควรปดการแจงเตือน macro security, action query และ delete record กอน และสามารถดูรายละเอียดเพ่ิมเติมในคูมือการใชงานโปรแกรมบริหารเวชภัณฑ INVC ได Keyword : โอนขอมูล, migration

1.3 การตั้งคา Microsoft Access กอนเริ่มใชงาน INVC กอนใชงานตองปรับแตงคาการแจงเตือนของ Microsoft Access กอน

1.3.1 เปดการใชงานแมคโคร (enabled all macro) , Macro security - MS Access 2003: Tools -> Macro -> Security… -> Enable all macros - MS Access 2007/2010/2013: Access Option -> Trust Center -> Trust Center

Setting -> Macro setting -> Enable all macros 1.3.2 Action query และ Delete record

- MS Access 2003: Tools -> Option -> Edit/Find เอาเครื่องหมายถูกท่ี Record changes และ Action Queries ออก

- MS Access 2007/2010/2013: Access Option -> Advanced -> Editing -> Confirm -> เอาเครื่องหมายถูกท่ี Record changes และ Action Queries ออก หมายเหตุ : ดูรายละเอียดเพ่ิมเติมในคูมือโปรแกรมบริหารเวชภัณฑ INVC ขอ 14. การตั้งคา Microsoft Access กอนใชงาน หนา 138 Keyword : การตั้งคากอนใชงาน, macro, action query, การแจงเตือน

1.4 การแกไข Missing Reference

การ update เวอรชั่นอาจพบปญหานี้ได เนื่องจาก Visual Basic ของ Microsoft Access มีความแตกตางกัน มีวิธีการแกไขดังนี้ 1. เปดไฟล INVC.mdb ไปท่ี Modules เปด module อะไรก็ไดใน Design View 2. ท่ีแถบเมนขูอง Microsoft Visual Basic เลือกเมนู Tools -> references

I N V C - F A Q | 4

3. คลิกเอาเครื่องหมายถูกท่ี Available References ท่ีมีคําวา "Missing" นําหนาออก 4. สราง INVC.mde ใหม และตั้งคาเริ่มตนใหโปรแกรมพรอมใชงาน

Keyword : Missing Reference

2. คําถาม-ตอบในปญหาการใชงานโปรแกรม

2.1 จะพิมพรายงานการตรวจรับ (RCV_Report) แตบรรทัดแรกแสดง #Error

ปญหาเกิดจาก การตั้งคาพ้ืนฐาน (option) ไมเหมาะสม โดย INVC กําหนดใหมีการอางอิงคําสั่งแตงตั้ง

กรรมการตรวจรับ/กรรมการตรวจรับตามสัญญา/กรรมการตรวจรับตามใบอนุมัติซ้ือ วิธีการแกไข

1. เขาเมนู option เลือก Tab คลงัเวชภณัฑ 2. เลือกการอางถึงการแตงตั้งกรรมการตรวจรับในเอกสารตรวจรับใหถูกตอง

2.1 ถาเลือก 1 ตอง บันทึกคําสั่งแตงตั้งในเมนู ฐานขอมูล -> กรรมการ -> คําสั่งแตงตั้งกรรมการตรวจรับ

I N V C - F A Q | 5

2.2 ถาเลือก 2 จะใชคากรรมการตรวจรับที่ระบุในใบขออนุมัติ

Keyword : รายงานการตรวจรับ, RCV_Report

2.2 วิธีการแกไขโปรแกรมข้ึนหนาตางให Enter Parameter Value เม่ืออัปเดตโปรแกรมเวอรชั่นใหม อาจทําใหพบหนาตางนี้ข้ึนไดในหนาจอระบบคลังยอย และการจายยาออกจากคลังใหญ อาจเกิดจาก windows หรอื Microsoft Access รุนท่ีแตกตางกัน รวมถึงไมไดติดตั้ง Active X Control ท่ีจําเปน

I N V C - F A Q | 6

กอนดําเนินการตามวิธีการแกไขดานลาง ใหตรวจสอบท่ี c:\invc\invc.mdb กอน โดยเขาหนาจอการจายยาออกจากคลังใหญ หากไมพบปญหา ใหสราง invc.mde ข้ึนมาใหม แตหากพบปญหาใหดําเนินการตอดังนี้

วิธีการแกไข 1. ติดตั้ง Active X โดย download ไฟลติดตั้งจาก http://164.115.40.125/inv-c ขอ 8.7 Active X Control <สําหรับแถบแสดงสถานะการประมวลผล Progress bar> 2. ถายังไมหาย ใหสังเกตุ Parameter ท่ีโปรแกรมเรียกหา เชน Forms!SMPO!SUB_PO_NO ซ่ึงหมายถึงฟอรมชือ่ SMPO 3. เปด Form ตามชื่อท่ีแสดงใน Parameter ดวยโปรแกรม INVC.mdb ในมุมมองออกแบบ 4. เพ่ิมวัตถุอะไรก็ไดใหกับ Form ท่ีเปดข้ึนมา แนะนําใหเพ่ิม Label โดยกดปุม ดังภาพ แลวพิมพขอความสั้นๆ

5. กดปุมบันทึกท่ีเมนูของ Microsoft Access หรือกด Ctrl + S แลวปด Form นั้นลง 6. เขาเมนูท่ีมีปญหาอีกครั้ง 7. เขามุมมองออกแบบของ Form เดิมอีกครั้งเพ่ือลบวัตถุท่ีแทรกเขาไปออก แลวกดบันทึก 8. สรางไฟล mde และกําหนดคาเริ่มตน (Start up) ของโปรแกรมใหมอีกครัง้

Keyword : Enter Parameter Value, INVC, พารามิเตอร

2.3 ปริมาณคงเหลือในชองฐานขอมูลยาและเวชภัณฑ ไมตรงกับผลรวมคงคลังของ Lot. no และ

Stock card สาเหตุอาจเกิดจากการไมระบุ lot no. วันหมดอายุ หรือ ระบุแตมีคาซํ้ากัน หรืออาจเกิดจากระบบเครือขายไมเสถียร ระบบจะตรวจสอบและแจงเตือนเมื่อ login เขาโปรแกรม ดังแสดงในภาพ

I N V C - F A Q | 7

วิธีการแกไข 1. เขาเมนู “ขอมูลยาและเวชภัณฑ” เพ่ือตรวจสอบดูคาในกรอบสีแดงวาคาใดผิดปกติ และให

ตรวจสอบของท่ีเหลืออยูจริงดวยวามีเหลืออยูเทาใด

INV_MD

INV_MD_C CARD

I N V C - F A Q | 8

2. ตารางท่ีเก่ียวของ มี 3 ตาราง คือ INV_MD, INV_MD_C และ CARD หากพบวาคาคงคลังในตารางใดคลาดเคลื่อน ใหเปดตารางนั้นมาแกไข ตาราง INV_MD และ INV_MD_C ใหแกไข QTY_ON_HAND, TOTAL_COST และ TOTAL_VALUE ตาราง CARD ใหแกไข REMAIN_QTY และ REMAIN_VALUE

3. วิธีคนหารายการท่ีตองการแกไขอยางงาย เม่ือเปดตารางท่ีตองการแลวใหคลิกขวาท่ี field ชื่อ WORKING_CODE แลวเลือก Filter หรือ ตัวกรอง จากนั้นใหกรอก WORKING_CODE ท่ีตองการคนหาลงไป

4. กรณีท่ีมีการรับของซํ้า อาจมี record ในตารางเกิดจริง ซ่ึงจําเปนตองลบ record นั้นออกจากตาราง INV_MD_C หรอื CARD ดวย

Keyword : ปริมาณคงเหลือ, ไมตรง, ไมสอดคลอง, Lot. No, Stock card

2.4 ปญหาตัดของออกจากคลังไมได หรือตัดแลวปริมาณตัดออก เปน “0” หรือคงคลังไมพอจาย สาเหตุเกิดจากมีหนวยเบิกคียเบิกยาหรือเวชภัณฑรายการนั้นๆ ไว แตยังไมไดตัดออกจากคลัง

INVC จะทําการจองยาหรือเวชภัณฑรายการนั้นๆ ไว และหักลบออกจากจํานวนท่ีสามารถจายออกจากคลังได เพ่ือปองกันคงคลังติดลบ

การแกไข 1. ในหนาจอจายยาและเวชภัณฑออกจากคลัง เพ่ือพบปญหา ระบบจะแสดงขอมูลดังนี้

2. กดปุม … เพ่ือดูใบเบิกท่ีมีเบิกไวแตยังไมไดตัดคลัง

I N V C - F A Q | 9

3. Copy เลขท่ีใบเบิกในกรอบสีแดง แลวนําไปคนหาใบเบิกในหนาจายยาและเวชภัณฑออกจากคลงั

4. จะเห็นวาท่ี Status เปนคาวาง แสดงวายังไมไดตัดยาออกจากคลัง หากตองการจัดจายใหกดบันทึก หากตองการยกเลิกการเบิกรายการเดียวใหคลิกขวาท่ีรายการยาเพ่ือยกเลิก หรือ กดปุมยกเลิกดานลางเพ่ือยกเลิกใบเบิกท้ังใบ

Keyword : จายออกจากคลังไมได, ปริมาณตัดออก เปน “0”, คงคลังไมพอจาย

2.5 ยังไมไดรับของ แตระบบแจงวารับครบแลว หรือ RCV สถานะ “N”

วิธีแกไข 1. ตรวจสอบตาราง MS_PO_C โดยคนหาจาก PO_NO (คนหา PO_NO จาก REAL_PO ในตาราง

MS_PO) ดูท่ี field ชื่อ QTY_ORDER และQTY_ORDER_RCV - กรณี QTY_ORDER (จํานวนสั่งซ้ือ) ตองมีคาเทากับจํานวนท่ีมีการสั่งซ้ือ หากมีคาเปน 0

แสดงวาขอมูลผิดพลาด - กรณี QTY_ORDER_RCV (จํานวนรับสะสม) มีคาเปน 0 (ใน INVC.mdb จะแสดงเปนคา

วาง) แสดงวาในตาราง MS_PO_C ถูกตอง คือยังไมไดรับของ แตหากพบวามีคาเปนตัวเลขอ่ืน แตจริงๆ ยังไมไดรับของแสดงวามีความผิดพลาด ใหแกคาใน field นี้ใหเปน 0 2. ตรวจสอบตาราง MS_IVO_C โดยคนหาจาก RECEIVE_NO หรอื INVOICE_NO ดูวามีขอมูลการรับ

ของยาท่ีพบปญหาหรือไม (ดูไดจาก WORKING_CODE) หากไมพบขอมูลการรับ แสดงวาขอมูลในตารางนี้ถูกตองแลว

I N V C - F A Q | 10

Keyword : ยังไมไดรับของ , รับของครบแลว

2.6 บันทึกการตรวจรับ (ครบจํานวน) หัวขอ 3.3 ในเอกสารใบตรวจรับ “คางสง จํานวน....... หรอื เปนคาติดลบ

Error ดังกลาว เกิดจากจํานวนท่ีตรวจรับมีคามากกวาจํานวนสั่งซ้ือ ใหตรวจสอบจํานวนรับท้ังหมดวาถูกตองหรือไม ตัวอยาง ซ้ือสินคา 120x50 (6,000 เม็ด ) แถม 12x50 (600 เม็ด ) แตขอมูลการรับของท่ีหนารับของ ของแถมมีคาเปน -41 (แถมจรงิ 12) ใหแกไขเปนตัวเลขท่ีถูกตอง ดังภาพ

I N V C - F A Q | 11

ไปท่ีตาราง MS_PO_C ตรวจสอบจํานวนรับใน field ชื่อ QTY_ORDER_RCV (จํานวนซ้ือ 6,000) และ QTY_FREE_RCV (จํานวนแถม 600) แตในระบบเปน 2650 แกใหเปน 600 ตามท่ีสั่งซ้ือ

Keyword : ตรวจรับ, คางสง, ติดลบ

2.7 ฟองวามียาบางรายการ ยังไมไดบันทึกเพ่ือ update stock

ในหนาจอจายยาและเวชภัณฑออกจากคลัง เม่ือมีการคียเบิกยาแลวกดปดหนาจอแตยังไมไดกดปุมบันทึก จะไดรับขอความเตือนวา “มียาบางรายการ ยังไมไดบันทึกเพ่ือ update stock ไมสามารถปดหนาจอได กดปุมยกเลิก ถาตองการยกเลิกการบันทึก”

การแกไข ตรวจสอบท่ี status ในรายการท่ีเบิกวาแสดงเปนคาวางหรือไม หากรายการนั้น update stock ไปแลว

จะแสดงคาเปน “A” และถารับเขาคลังยอยแลวจะเปน “B” และถาประมวลผลแลวจะเปน “C”

Keyword : ยังไมไดบันทึก, update stock

I N V C - F A Q | 12

2.8 การจัดทําแผนปงบประมาณไมสามารถเลือกรายการยาท่ีจะทําแผนจัดซ้ือเปนทุกรายการได เม่ือเลือกทําแผนจัดซ้ือโดยเลือกรายการยาทุกรายการ อาจจะมียาบางรายการท่ีโอนขอมูลมาจาก

โปรแกรมเกาและขาดขอมูลท่ีสําคัญในการคํานวณแผนจัดซ้ือ จะทําใหเกิด error และไมสามารถคํานวณแผนจัดซ้ือได เชน

กด debug จะพบ error ดังนี้

ตรวจสอบดูวาในตาราง inv_md มียารายการไหนท่ี std_price3 เปนคาวางหรือไม ใหกรอกขอมูลท่ีถูกตองลงไปแทนคาวาง

I N V C - F A Q | 13

กดปุมประมวลผลเพ่ือคํานวณแผนจัดซ้ืออีกครั้ง

Keyword : ทําแผนจัดซ้ือ, เลือกรายการทําแผน, ทําแผนทุกรายการ

2.9 รับยาเขาคลังยอยไมไดเนื่องจากประมวลผลเดือนแลว การประมวลผลเปนกระบวนการควมคุมเพ่ือปองกันการแกไขขอมูล เพ่ือนําขอมูลดังกลาวไปใชใน

การจัดทํารายงาน สงผลใหเม่ือประมวลผลแลวจะไมสามารถรับยาเขาคลังยอยได วิธีแกไข 1. เปดไฟล INVC.mdb 2. เปดตาราง SM_PO เลือกใบเบิกท่ีตองการแกไข แลวแกไข field ชื่อ PROCESS จาก C

เปน A และ field ชื่อ SUBS_CFM จาก R เปน S 3. เปดตาราง SM_PO_C เลือกใบเบิกท่ีตองการแกไข แลวแกไข PROCESS : จาก C เปน A Keyword : คลังยอย substock

2.10 การตรวจสอบความคลาดเคลื่อนของรายงานรับจายประจําปงบประมาณ ในชวงสิ้นปงบประมาณ คลังเวชภัณฑตองตรวจนับยาและเวชภัณฑ ซ่ึงอาจพบความคลาดเคลื่อน

ของรายงานรับจาย ซ่ึงไมตรงกับความเปนจริง มีวิธีในการตรวจสอบดังนี้

I N V C - F A Q | 14

1. พิมพใบตรวจยอดเวชภัณฑคงคลัง

2. ประมวลผลเดือนกันยายนและประมวลผลปงบประมาณ 3. เม่ือประมวลผลเสร็จแลวตอง run SQL เพ่ือหาวารายการใดบางท่ีรายงานรับจายไมตรงกับ

ปริมาณสินคาในคลัง (QTY_ON_HAND) โดยดูท่ีผลตางคงคลังของรายงานรับจาย vs คงคลัง ท่ีไมเทากับศูนย (รายงานคงเหลือจากการรายงานรับจายประจาป ไมตรงกับปริมาณคงคลัง)

Query ท่ีใชตรวจสอบ : SELECT INV_MD.WORKING_CODE, INV_MD.DRUG_NAME, INV_MD.SALE_UNIT, cvnull([SALE_QUAN])/checkpack([STD_RATIO3]) AS จานวนจาย, cvnull([QTY_REMAIN]) AS ยกมา, cvnull([RCV_QUAN]) AS รับเขาระหวางป, cvnull([SALE_QUAN]) AS จายออกระหวางป, (cvnull([QTY_REMAIN])+cvnull([RCV_QUAN])-cvnull([SALE_QUAN])) AS คงคลังจากรายงานรับจาย,

I N V C - F A Q | 15

INV_MD.QTY_ON_HAND, (cvnull([QTY_REMAIN])+cvnull([RCV_QUAN])-cvnull([SALE_QUAN]))-[QTY_ON_HAND] AS ผลตางคงคลังรายงานรับจายvsคงคลงั FROM (RemainQTY RIGHT JOIN ((INV_MD LEFT JOIN MBS_RE_Y ON INV_MD.WORKING_CODE = MBS_RE_Y.WORKING_CODE) LEFT JOIN TBLED_NED ON INV_MD.ED_NED = TBLED_NED.EDCODE) ON RemainQTY.WORKING_CODE = INV_MD.WORKING_CODE) LEFT JOIN (GROUP1 RIGHT JOIN TBLDRUG_GROUP ON GROUP1.G1_CODE = TBLDRUG_GROUP.G1_CODE) ON INV_MD.GROUP_CODE = TBLDRUG_GROUP.G_CODE WHERE ((((cvnull([QTY_REMAIN])+cvnull([RCV_QUAN])-cvnull([SALE_QUAN]))-[QTY_ON_HAND])<>0) AND ((MBS_RE_Y.YEAR)=[forms]![FrmMainReport]![RYEAR]-"543") AND ((INV_MD.NOUSE) Is Null Or (INV_MD.NOUSE)="")) ORDER BY INV_MD.DRUG_NAME; ตัวอยาง : ยา albendazole 200 mg

- ตรวจสอบยอดคงเหลือท่ีผานมา (ยกมา) ในท่ีนี้คือ 15,000 ตรงกับคงเหลือจากรายงานรับจายประจําป

I N V C - F A Q | 16

- ตรววจสอบรวมรับ รวมจาย ระหวางป ในท่ีนี้คือ รวมรับ 4000 รวมจาย 6200 ตรงกับคงเหลือจากรายงานรับจายประจาป

สมมุติฐานคือ นาจะมีการพันยอดคลาดเคลื่อน

I N V C - F A Q | 17

12 800

I N V C - F A Q | 18

ในตัวอยางนี้เริ่มคลาดเคลื่อนท่ีลําดับ 31. เปนตนมา ซ่ึงคงเหลือสุดทายคือ 12,800 ใหแกไขขอมูลในตาราง CARD ใหถูกตอง

ตัวอยาง : ยา albumin human normal 20% 50 ml

- ตรวจสอบยอดคงเหลือท่ีผานมา (ยกมา) ในท่ีนี้คือ 428 ไมตรงกับคงเหลือจากรายงานรับจายประจําป ท่ีรายงานเปน 528

- ตรววจสอบรวมรับ/รวมจายระหวางป ในท่ีนี้คือ รวมรับ 2,100 รวมจาย 2,248 ตรงกับคงเหลือจากรายงานรับจายประจําป

I N V C - F A Q | 19

สมมติฐาน คือ ยอดยกมาคลาดเคลื่อน ? ในกรณียอดยกมาคลาดเคลื่อนอยางเดียว จะแกไขในตาราง MNTH_SUM (ตารางคงเหลือเม่ือสิ้นเดือน) ในท่ีนี้คือ เดือน 09 ป 2018

วิธีการใชงาน Query ในการตรวจสอบคงคลังเดือน กันยายน ปท่ีผานมา 1. เปด Query ใน MS ACCESS เขามุมมอง SQL 2. Copy คําสั่ง SQL ดานลางไปวาง SELECT A.WORKING_CODE, CARD.OPERATE_DATE, CARD.REMAIN_QTY, RemainQTY.YEAR, RemainQTY.MONTH, RemainQTY.QTY_REMAIN FROM RemainQTY INNER JOIN (CARD INNER JOIN [SELECT Max(CARD.RECORD_NUMBER) AS MaxOfRECORD_NUMBER, CARD.WORKING_CODE FROM INV_MD INNER JOIN CARD ON INV_MD.WORKING_CODE = CARD.WORKING_CODE WHERE (((CARD.OPERATE_DATE)<#10/1/2019#)) GROUP BY CARD.WORKING_CODE]. AS A ON CARD.RECORD_NUMBER = A.MaxOfRECORD_NUMBER) ON RemainQTY.WORKING_CODE = CARD.WORKING_CODE WHERE (((RemainQTY.QTY_REMAIN)<>[REMAIN_QTY])); 3. เขามุมมองออกแบบตรวจสอบวันท่ี CARD.OPERATE_DATE)<#10/1/2019# โดย วัน/เดือน/ป เปน ค.ศ. 4. ตองเปดหนาตางรายงานแบบกําหนดเองและเลือกปงบประมาณท่ีตองการรายงานดวย 5. เลอืกมูมมอง datasheet view เพ่ือตรวจสอบขอมูล (Query จะแสดงรายการท่ีคงคลงัใน Card ไมตรงกับ ในรายงานประมวลผล MNTH_SUM

I N V C - F A Q | 20

2.11 การแกไขรายงานรับจายประจําปท่ีคลาดเคล่ือน กรณีท่ีรายงานรับจายประจําปคลาดเคลื่อนใหแกไขดังนี้ 1. เขาเมนู "ประมวลผล" เลือกปุม "แกไขรายงานการรับจายประจําป" ตามภาพ

2. กดปุม “แกไขรายงานการรับจายประจําป” จะปรากฎหนาจอดังภาพ

I N V C - F A Q | 21

3. เลือกหรือกรอกขอมูลในชองสีทําเครื่องหมาย / สีเขียว 4. เลือกรายการยาท่ีมีปญหา จะปรากฎขอมูลรายการยาท่ีมีปญหาท้ังหมดให (รายการท่ีมีปญหา

ตรวจสอบโดย จํานวนคงเหลือในรายงาน ท่ีไมตรงกับคงเหลือใน card ณ สิ้นปงบประมาณ 5. ตรวจสอบ Highlight สีเหลือง คือจํานวนจายท้ังปงบประมาณ (เกิดความคลาดเคลื่อนไดจาก

การเลือกเบิก ยาใน lot ท่ี 2 แตไมไดเบิก lot แรก แลวจํานวนเบิกใน lot แรก เปนคาวาง ทําใหการเบิกครั้งนั้นไมถูกนํามารวม แกไขแลวในเวอรชั่นหลังจากนี้)

6. ตรวจสอบจํานวนและมูลคาท่ีวงสีน้ําเงินและสีแดงไว หากตรงไหนไมตรงกับ ใหกด update

7. กรณีในขอ 5 ไมแสดงขอมูล ในชอง ตางๆ ใหใส 0 กอนกด update 8. เสร็จแลวกด refresh เพ่ือตรวจสอบรายการท่ีมีปญหา Keyword : รายงานรับจาย

2.12 การพิมพใบอนุมัติและใบส่ังซ้ือ ท่ีมีรายการยามากกวา 7 รายการ แลวทําใหรูปแบบเอกสาร

คลาดเคล่ือน กรณีรายการยาท่ีสั่งซ้ือมีมากกวา >7 รายการ/ใบสั่งซ้ือ จะทําใหเอกสารมีความยาวเกิน 1

หนากระดาษ และแบงยอหนาผิดไป INVC มีฟงกชั่นใหแยกรายการยาท่ีจัดซ้ือออกเปนเอกสารแนบไดโดยกําหนดในการตั้งคาพ้ืนฐาน

Keyword : ใบสั่งซ้ือ, หลายรายการ, เกินหนากระดาษ

I N V C - F A Q | 22

2.13 การปรับกลุมยาใน INVC ใหเปนกลุมยาปจจุบันตามบัญชียาหลักแหงชาติ ป 2559 INVC ใชกลุมยาตามขอมูลเดิมท่ีมีการ migrate มาจาก INV DOS ซ่ึงเปนกลุมยาเกาท่ีไมเปนปจจุบัน

จึงไดมีการปรับปรุงกลุมยาใหมใหเปนปจจุบัน โดยแบงกลุมยาเปน 4 ระดับ เชน Infections / Antibacterial drugs / Cephalosporins, cephamycins, and other beta-lactams / First generation cephalosporins ทําใหมีตารางเพ่ิมมาใหม 5 ตาราง ไดแก TBLDRUG_GROUP, GROUP1, GROUP2, GROUP3, GROUP4 ซ่ึงมีการเชื่อมความสัมพันธกันดังภาพ

เบื้องหลังการ update โปรแกรมเวอรชั่น 31/10/2559 จะมีการปรับโครงสรางนี้โดยอัตโนมัติ ซ่ึงการปรับกลุมยาใหเปนปจจุบันสามารถใชการ mapping ขอมูลกับรหัส GPU code เพ่ือ update ขอมูลอัตโนมัติได ซ่ึงหมายความวา รพ.ท่ีจะทําการกลุมยาเปนกลุมใหมโดยอัตโนมัตินี้จะตองมีการ mapping รหัส TMT code ไดสมบูรณแลว เม่ือ update โปรแกรมเปนเวอรชั่น 31/10/2559 การใชงานกลุมยาใหมจะเปนดังนี้

I N V C - F A Q | 23

ขอมูลกลุมยาใหมนี้จะ update ใหแลวตามบัญชียาหลักแหงชาติป 2559 และมีปรับเพ่ิมกลุมเองเล็กนอยเพ่ือใหไดรายละเอียดท่ีครบถวนมากข้ึน กรณีท่ีมีกําหนดกลุมยาใหมๆ ออกมาภายหลังในบัญชียาหลักแหงชาติในปตอๆ ไป รพ.ตางๆ จะตองเพ่ิมขอมูลเหลานี้เอง โดยเลือกสรางกลุมยาตามลําดับจากบนลงมาดานลาง แลวจึงนํากลุมยาใหมนี้ไปเลือกระบุในหนาขอมูลยาและเวชภํณฑ

Keyword : กลุมยาในบัญชียาหลักแหงชาติป 2559, GPUcode, TMTcode

2.14 ใบส่ังซ้ือกับหนังสือขออนุมัติระบบออกวันท่ีเดียวกันหรือไม

ใบสั่งซ้ือกับหนังสือขออนุมัติระบบออกวันท่ีเดียว วันท่ีสั่งซ้ือระบบมีตัวเลือกใหระบุวันท่ีเปนวันเดียวกับท่ีขออนุมัติได หรือเวนวันท่ีไว หรือเวนวางไวท้ังหมดเลย สําหรับ รพ.ท่ีไมไดใชระบบสงใบสั่งซ้ือ แตหาก รพ.ท่ีใชระบบสงใบสงซ้ือ รวมถึงระบบ EDI จะทําใหสามารถแสดงวันท่ีสั่งซ้ือจริงๆ โดยอัตโนมัติท่ีใบสั่งซ้ือได ซ่ึงสามารถกําหนดตัวเลือกไดในการตั้งคาพ้ืนฐาน

Keyword : ใบสั่งซ้ือ,หนังสือขออนุมัติ

2.15 การระบุ brand ในข้ันตอนการออกใบส่ังซ้ือมีข้ันตอนอยางไร

กรณีออกใบสั่งซ้ือบริษัทท่ีเปน Distributor เชน Zuellig, DKSH จะมีประวัติการซ้ือของหลาย

Brand แตตอนออกใบสั่งซ้ือไมสามารถเลือกชื่อการคาของบริษัทผูผลิตท่ีตองการได ตองทําอยางไรครับ อยางเชน Zuellig เคยซ้ือ Gabapentin ของ Pfizer (Neurontin) แตตอมาเปลี่ยนเปนซ้ือจาก Sandoz (Gabapentin Sandoz) ถาออกใบสั่งซ้ือโดยกําหนดใหออกเปนตามชื่อการคาเพ่ือแฟกซเขาไปสั่งซ้ือ ใบสั่งซ้ือจะยังออกเปน Neurontin อยูนะครับ เปนไปไดม้ัยครับท่ีจะเหมือน INV-DOS ท่ีสามารถเลือกบริษัทผูผลิตไดในข้ันตอนการออกใบสั่งซ้ือ

การแกไข ระบบออกแบบใหตองระบุขอมูลชื่อการคากอนออกใบสั่งซ้ือ จึงไมไดใหเลือกผูผลิตตอนท่ีออกใบสั่ง

ซ้ือ เพราะคิดวากําหนดตรงนี้แลว และถามีการเลือกผูผลิต ท่ีไมมีการบันทึกในขอมูลชื่อการคา จะทําใหโปรแกรม error ได ในเวอรชั่นกอนหนานี้ซอนเอาไวเพราะคิดวาโปรแกรมกําหนดใหอยูแลว แตเวอรชั่นลาสุดตอนนี้มีใหเลือกผูผลิตเพ่ิมเองไดดวย อยูตอทายดานหลัง โดยเลือกไดเฉพาะผูผลิตท่ีมีอยูในขอมูลชื่อการคา รายการใหเลือกจะเปลี่ยนไปตามรายการยา เพราะฉะนั้นรายการเกาท่ีออกใบสั่งซ้ือไปแลว แสดงเปนคาวางก็ไมตองตกใจ ถาจะกลับไปแกไข ตองเลือกรหัสยาซํ้า

I N V C - F A Q | 24

Keyword : การออกใบสั่งซ้ือ,BRAND, ชื่อการคา

I N V C - F A Q | 25

2.16 การ restore ฐาน Training ไมผาน/การติดตั้งฐานขอมูลมากกวา 1 ฐานขอมูล การ restore ฐานขอมูล INVC ไมสําเร็จ หรือตองการติดตั้งฐานขอมูลมากกวา 1 ฐานขอมูล ปกติ

เม่ือ restore ฐานขอมูลจะใหมีการระบุชื่อฐานขอมูลท่ีจะ restore แตชื่อไฟลจะเปนชื่อไฟลชื่อเดิม ดังนั้น หากมีการ restore ฐานขอมูลไปยังคอมพิวเตอรท่ีเคยติดตั้งฐานขอมูล INVC ไวแลว จําเปนจะตองตรวจสอบและเปลี่ยนชื่อของไฟล .mdb และ .idf ดวย ดังแสดงในตัวอยาง

Keyword : restore, database, การติดตั้งฐานขอมูล

2.17 ประมวลผลเดือน มีขอความแจงเตือนตรวจสอบกอนประมวลผล “วันท่ีในใบเบิกและวันท่ีใน stock card ไมสอดคลองกัน (เลขท่ีใบส่ังซ้ือ1, เลขท่ีใบส่ังซ้ือ2) การประมวลผลจะนําขอมูลจาก stock card มาประมวลผล ดังนั้นระบบจําเปนตองมีการตรวจสอบ

ความสอดคลองของขอมูล วามีการแกไขวันท่ีตรวจรับหรือวันท่ีเบิกภายหลังหรือไม ซ่ึงทําใหรายงานเกิดความคลาดเคลื่อนได

วิธีแกไข ไมควรเปลี่ยนวันท่ีตรวจรับหรือวันท่ีเบิกของ เม่ือมีการตัด stock card ไปแลว แตหากพบ

ขอความเตือนใหกลับไปแกไขวันท่ีตรวจรับหรือวันท่ีเบิกของใหตรงกับ stock card

Keyword : ประมวลผลไมได, ขอความแจงเตือน, ตรวจสอบกอนประมวลผล, วันท่ีในใบเบิกและ stock card ไมสอดคลอง

I N V C - F A Q | 26

2.18 ยอดคงเหลือจริง ไมเทากันกับ ยอดรวมของสินคาแตละล็อต สาเหตุเกิดจาก ไมไดระบุวันหมดอายุหรือเลขท่ีผลิต หรือระบุแลว แตวันหมดอายุและเลขท่ีผลิตมีคา

ซํ้ากัน ทําใหการตัด stock ของล็อตยาผิดไป (วันหมดอายุและเลขท่ีผลิตในตาราง INV_MD_C ตองไมเปนคาวาง และตองไมซํ้ากัน) หาก INVC พบวาขอมูลดังกลาวมีความคลาดเคลื่อน จะแสดงขอมูลเตือนดังแสดงในภาพ

เม่ือเขาไปดูท่ีหนาจอขอมูลยาและเวชภัณฑจะพบความไมสอดคลองกันดังแสดงในภาพ

วิธีแกไข : ตรวจสอบคงคลังวาจริงๆ แลวของเหลืออยูเทาไร แลวทําการแกไขตาม FAQ ขอ 1.3.3 ปริมาณคงเหลือในชองฐานขอมูล vs Lot. และ Stock card ไมตรงกัน

Keyword : ยอดคงเหลือ, ยอดรวม, ไมเทากัน

I N V C - F A Q | 27

ดัชนีคนหา

หนาที่ หนาที ่

action query 3 Enter Parameter Value 5 GPUcode 22 Lot. No ไมตรง 6 macro 3 migration 3 Missing Reference 3 RCV_Report 4 restore database 25 Stock card ไมตรง 6 substock 13 TMTcode 22 กลุมยาในบัญชียาหลักแหงชาติ 22 การแจงเตือน 3 การตั้งคากอนใชงาน 3 การติดตั้งฐานขอมูล 25 การปรับแตงเมนู 2 การปรับแตงหนาจอ 2 การออกใบสั่งซ้ือ 23 กําหนดคา startup 2 กําหนดคาเริ่มตน 2 ขอความแจงเตือน 25 คงคลังไมพอจาย 8 คลังยอย 13 คางสง 11 จายออกจากคลังไมได 8

ชื่อการคา 23 ตรวจรับ 11 ตรวจสอบกอนประมวลผล 25 ติดลบ 11 ทําแผนจัดซ้ือ 12 ทําแผนทุกรายการ 12 ใบสั่งซ้ือ 21, 23 ใบสั่งซ้ือเกินหนากระดาษ 21 ประมวลผลไมได 25 ปริมาณคงเหลือไมตรง 6 ปริมาณคงเหลือไมสอดคลอง 6 ปริมาณตัดออก เปน “0" 8 พารามิเตอร 5 ยอดคงเหลือ ยอดรวม ไมเทากัน 26 ยังไมได update stock 11 ยังไมไดบันทึก 11 ยังไมไดรับของ 9 รับของครบแลว 9 รายงานการตรวจรับ 4 รายงานรับจาย 20 เลือกรายการทําแผน 12 วันท่ีในใบเบิกและ stock card ไมสอดคลอง 25 สั่งซ้ือหลายรายการ 21 หนังสือขออนุมัติ 23 โอนขอมูล 3