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INTRODUCCIÓN La presente práctica administrativa tiene como objetivo generar l a modernización organizacional de la administración central del municipio de Quetame a través de la elaboración de un estudio técnico, según lo establecido en el artícul o 46 de la ley 909 de 2004 para su reestructuración. El tema de la reestructuración administrativa desarrollará aspectos tales como el estudio de cargas laborales , reorganización funcional, rediseño estructural, viabilidad financiera de la planta de personal . Como consecuencia de estas acciones se podrán crear, eliminar y fusionar tanto dependencias como cargos con el objeto de flexibilizar, hacer más eficiente y eficaz a la administración central del municipio de Quetame en concordancia con el plan de desarrollo actual . La importancia de esta practica administrativa radica en dos factores centrales a saber: En primer instancia, la aplicación de los conocimientos adquiridos en la carrera y segundo, en que se avanzara en la modernización y reorganización institucional de las entidades de carácter municipal como la alcaldía del municipio de Quetame. La práctica administrativa por ser un trabajo de grado contiene un fuerte énfasis académico y una estricta sujeción a políticas y lineamientos de carácter teórico - organizacional. Para el desarrollo de esta práctica se tendrá en cuenta lo previsto en la Ley 909 de 2004 , Ley 136 de 1994, Ley 617 de 2000, Decreto 785 de 2005, entre otros y se utilizaran las metodologías que ofrece el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) en cuanto a modernización institucional, elaboración de cargas de trabajo, y la aplicación de teorías organizacionales adquiridas a través de la carrera. Dicho estudio técnico se respalda en el desarrollo de las siguientes etapas: Un Marco legal en el que se recopilarán y analizaran las normas que afectan el funcionamiento de la Administración central, un Análisis Externo para conocer la influencia de otras entidades y factores en la gestión de la alcaldía, el estudio de los Objetivos y funciones generales de la administración, la Misión y Visión de la alcaldía, una evaluación de la prestación del servicio y calidad del mismo, un análisis de la Estructura actual, de la planta de personal y la reformulación de las mismas y del Manual específico de funciones y requisitos.

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El informe presenta los siguientes contenidos: 1. La descripción del municipio de Quetame Cundinamarca. 2. Identificación del tipo de práctica administrativa y su relación con el tema a desarrollar. 3. Objetivos de la práctica administrativa . 4. Marco teórico, conceptual que constituye el fundamento y soporte del tema de la práctica administrativa . 5. Fundamentación metodológi ca para el desarrollo del tema abordado en la práctica administrativa. 6. Cr onograma de actividades 7. Presentación de resultados de la práctica administrativa .

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1. DESCRIPCIÓN DEL MUNICIPIO DE QUETAME DONDE SE REALIZA LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA. El municipio de Quetame se encuentra en el kilómetro 42 vía a Villavicencio en el departamento de Cundinamarca. El nombre del municipio Quetame proviene de la lengua chibcha de los indígenas que habitaban esa región y significa “nuestra labranza del monte”. Limita por el norte con el municipio de Fómeque, al occidente con Fosca y Cáqueza, al oriente con el departamento del Meta y al sur con el municipio de Guayabetal. Cuenta con un área total de 13847.22 Hectáreas, se encuentra entre los pisos térmicos medio y páramo cuya temperatura oscila entre 2 y 24 °C y la precipitación se presenta entre 1.800 y 4000 mm. La cabecera municipal se localiza a los 04°19´59´´ de latitud norte y a los 73°51’56´´ de longitud al oeste de Greenwich y a una altitud de 1.560 m etros sobre el nivel del mar. El municip io posee desde una topografía quebrada a muy quebrada. Dentro de los principales accidentes geográficos ubicados en la cordillera Oriental, se destacan los páramos El Atravesado y Las Burras; las lomas Granadillo, Jabonera, Las Mercedes y Santuario; el Cerro Algodonal y las Cuchillas Guamal y Portachuelo. Lo bañan los ríos Contador, Negro y Sáname. Entre sus atractivos naturales y turísticos se destacan: Los termales ubicados en la Hacienda Trapichito, la Meseta De La Laguna Verde, El Páramo El Atravesado, El Páramo Las Burras Y Por Último El Río Negro donde se práctica canotaje. 1.1. DIVISION POLITICO ADMINISTRATIVA El municipio presenta como divisiones administrativas el casco urbano determinado por el perímetro urbano y el sector rural el cual está conformado por veinticuatro (24) veredas y una inspección de policía, como se muestra en la siguiente tabla:

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CUADRO No. 1. DIVISIÓN POLITICO ADMINISTRATIVA.

Veredas Área en Hectáreas % Caimito 311.51 2.25 Chilcal Alto 312.99 2.26 Chilcal Bajo 688.7 4.97 Corraleja 558.87 4.04 Estaqueca Alto 671.86 4.85 Estaqueca Bajo 874.32 6.31 Ficalito 336.65 2.43 Granadillo 472.77 3.41 Guacapate 309.47 2.23 Guamal Alto 611.16 4.41 Guamal Bajo 597.5 4.31 Hoya Alta 171.36 1.24 Hoya Baja 485.07 3.50 Hoya Vargas 121.44 0.88 Las Mercedes 1161.51 8.39 Las Mesitas 202.41 1.46 Llano Grande 316.78 2.29 Naranjal 1373.39 9.92 Povitos 309.46 2.23 Tengavita (Trapichito) 481.35 3.48 Tibrote Alto 565.58 4.08 Tibrote Bajo 1985.81 14.34 Totumito 514.1 3.71 Yerbabuena 303.88 2.19 Centro (casco urbano) 109.28 0.79 TOTAL 13847.22 100

Fuente: Plan de Desarrollo Quetame 2004 – 2007. En cuanto a población, la proyección censo DANE 2.004 establece que la mayor población está concentrada en el campo así: el 80% es población rural y el 20% se encuentra en la cabecera municipal. Las actividades principales del municipio son la agricultura (cultivo de sagú, fríjol, maíz, arracacha, etc.), la ganadería y la actividad comercial la cual guarda relación con los productos de origen agropecuario.

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2. IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE PRÁCTICA ADMINISTRATIVA Y SU RELACION CON EL TEMA A DESARROLLAR. La presente práctica administrativa se enmarca en el tema procesos de asesoría y/o consultoría, ya que a través de estos se realizará la reestructuración de la administración central del municipio de Quetame . La asesoria o consultoria se define como el servicio profesional que se presta a un directivo para identificar, analizar y solucionar problemas que son inherentes a la alta gerencia y que son fundamentales para la institución en materia de consecución de objetivos, eficiencia administrativa y reorganización institucional. Con el fin de contribuir con el fortalecimiento de la capacidad de gestión en la administración central del municipio de Quetame, principalmente dos acciones se van a desarrollar en el marco de la práctica administrativa:

1. Diagnóstico para el mejoramiento institucional : se recopilará información y se establecerá un estado actual -real de la organización en términos de su funcionamiento y cumplimiento de mandatos legales.

2. Reforma organizacional : de acuerdo con el objetivo de la práctica y

teniendo en cuenta el diagnostico mencionado anteriormente se procederá a formular el estudio técnico, para modificar de manera parcial o total la estructura y organización funcional de la administración central del municipio.

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3. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

General Result ados

1. Elaborar el estudio técnico que soporta la reestructuración administrativa del municipio de Quetame.

1. Estudio Técnico de reestructuración administrativa del municipio de Quetame.

Específicos Resultados 1.1. Elaborar el diagnóstico

organizaci onal del municipio de Quetame.

1.2. Diseñar la organización y

estructura administrativa del municipio de Quetame.

1.3. Elaborar el diseño de la

planta de personal del municipio de Quetame.

1.4. Diseñar el manual

específico de funciones y requisitos por cargos del m unicipio de Quetame.

1.5. Diseñar una propuesta

para implementar el sistema de control interno en la Alcaldía de Quetame.

1.6. Elaborar los proyectos de

actos administrativos para la adopción de la estructura, planta de personal y manual de funciones y requisitos.

1.1. Diagnóstico organizacional del municipio de Quetame. 1.2. Propuesta de

organización y estructura administrativa del municipio de Quetame.

1.3. Propuesta de la planta

de personal del municipio de Quetame.

1.4. Manual especifico de

funciones y com petencias laborales del municipio de Quetame.

1.5. Documento propuesta de

organización del sistema de control interno.

1.6. Propuesta de actos

administrativos para la adopción de la estructura, planta de personal y manual de funciones y requisitos.

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4. MARCO TEORICO, CONCEPTUAL QUE CONSTITUYE EL FUNDAMENTO Y SOPORTE DEL TEMA DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA Con el fin de poder realizar una práctica administrativa acorde a los conocimientos adquiridos a través de la carrera y enmarcarla en la corriente de pensamiento administrativo que sin lugar a dudas es el derrotero a seguir, se realizará una breve descripción de los elementos teóricos mínimos en la elaboración de una reestructuración como son la definición y descripción de una organización, sus tipos de estructuras y características; luego se mencionaran sucintamente las teorías que enmarcan actualmente el quehacer del estado a nivel mundial y la acción estatal en Colombia a nivel nacional para finalmente desarrollar dos temas cruciales que enmarcan las reestructuraciones a nivel municipal: el problema fiscal del país y la descentralización. Así mismo se hará referencia al marco legal procedente en este tipo de consult orías y una breve alusión al control interno. 4.1. LA ORGANIZACIÒN Muchas y muy variadas son las definiciones que se encuentran acerca de las organizaciones; es necesario mencionarlas para así encontrar cual de ellas se ajusta a nuestras necesidades . CUADRO 2. DEFINICIONES DE ORGANIZACIÓN.

AUTOR DEFINICION Agustín Reyes Ponce.

"Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados".

Eugenio Sixto Velasco. "Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir."

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Beckles, Carmichael y Sarchet.

"Estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos".

Chester Barnard "un sistema de actividades o fuerzas conscientemente coordinadas de dos o más personas. Supone una situación concreta en la que se dé cooperación y sus componentes constituyen varios sistemas diferentes (físicos, biológicos, psicológicos) pero lo que les unifica y relaciona es la organización"

Koontz O'Donnell. "Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa"

Joseph L. Massie. "La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes"

Blanco, Mercedes y otros. “Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos.”

Max Weber "Un grupo corporativo entendido éste como una relación social que, o bien está cerrada hacia fuera, o bien, limitada mediante reglas y disposiciones de admisión de personas ajenas. Este objetivo se logra gracias a que tales reglas y ordenes se llevan a la práctica a través de la actuación de individuos específicos (director, jefe) y de un grupo administrativo".

Ansfried B. Weinert "una organización es un conjunto colectivo con límites relativamente fijos e identificables, con una ordenación normativa, con un sistema de autoridad jerárquico, con un sistema de comunicación, y con un sistema de miembros coordinado ; este conjunto colectivo está formado por una base relativamente continua dentro de un entorno que le rodea y se dedica a acciones y actividades que normalmente tienen una meta final u objetivo, o una serie de metas finales u objetivos".

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Teniendo en cuenta las definiciones anteriores se podría presentar una organización como: el sistema mediante el cual se agrupan, dividen y coordinan las diferentes y múltiples actividades y relaciones presentes en la consecución de unos objetivos por un grupo de personas, a través del aprovechamiento de una serie de recursos humanos y materiales . Elementos de la organización: Una vez definida debemos conocer que elementos componen una organización; por ello se enumeran a continuación los principales elementos que conforman una organización. § Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y correlación de las funciones y actividades necesarias para lograr los objetivos. § Coordinación. Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia. § Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar, implica la necesidad de agrupar, di vidir y asignar funciones a fin de promover la especialización y no redundar en tareas necesarias. § Jerarquía. La organización como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. § Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. Teniendo claro el concepto de organización pasamos a revisar que es la estructura y que tipos de ella existen para la organización. 4.2. LAS ESTRUCTURAS Existen varias posibilidades (modelos) de estructura que una organización puede tomar, pero antes de mencionarlas debemos aclarar que es una estructura y para que sirve. Una estructura organizaci onal se puede definir como los diferentes patrones de diseño para organizar una entidad pública, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado. Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que cada entidad públ ica es diferente, la

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estructura deberá acoplarse y responder a la planeación, además debe reflejar la situación de la organización. Peter Drucker sostiene que la mejor estructura será aquella que facilite el desempeño y los aportes de sus integrantes, ya que toda organización debe tener como propósito liberar y movilizar las energías humanas Siguiendo a Henry Mintzberg para establecer una estructura organizacional se deben tener en cuenta los siguientes componentes básicos. 1) Cumbre estratégica o administración superior. Aquí están las personas encargadas de la responsabilidad general de la organización. Están encargados de asegurar que la organización cumpla su misión de manera efectiva y también que satisfaga las necesidades de aquellos que controlan o que tienen poder sobre la organización. 2) Núcleo operativo. Está compuesto por las personas que realizan los trabajos medulares o básicos de la organización, relacionados directamente con la fabricación de los productos o la prestación de los servicios que la organización presta a la comunidad. 3) Línea Media. Es la cadena de altos gerentes hasta supervisores de contacto. Se forma a medida que la organización crece y aumenta la necesidad de ejercer supervisión directa. Hacen de nexo entre la cumbre estratégica y el sector operativo. 4) Tecnoestructura o Estructura técnica. Son las llamadas asesorías o staff, que son grupos de personas fuera de la línea o jerarquía que se preocupan de estandarizar o diseñar sistemas referidos al planeamiento formal y al control del trabajo. Pueden entrenar al personal para que realice los trabajos, pero no lo hacen ellos mismos. 5) Staff de apoyo. Personal que proporciona servicios indirectos al resto de la organización. Pueden estar fuera de ella. Su ubicación es fuera de la corriente operacional. 6) Ideología. Es la denominada cultura de la organización. Está constituida por el conjunto de valores dominante, abarcando las creencias y tradiciones que distinguen a la organización de otras e infunden una cierta vida al esqueleto de su estructura. Comprende a la cultura propia de la institución y a las subculturas que enmarcan a cada sector en particular. La ideología imperante en las organizaciones públicas tiene como valor central el respeto por las formas y la norm a escrita. Hay casos interesantes, por ejemplo, en el sector educativo de la Provincia de Buenos Aires, en cuya organización existe una orientación al Recurso Humano; el servicio como valor central; el compromiso del personal docente y administrativo, la garantía constitucional del servicio educativo gratuito e igualitario para todos

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los ciudadanos de la Provincia y el carácter esencial del docente como sostén de la cultura del país. Entre los modelos más acertados para establecer una estructura se encuent ran cinco tipos o modelos: lineal, matricial, circular, por departamentalización e híbrida. Ø Estructura Lineal: Esta forma de organización se conoce también como simple y se caracteriza por que es utilizada por pequeñas empresas que se dedican a generar uno o pocos productos en un campo específico del mercado. Debido a su forma, ésta es rápida, flexible, de mantenimiento de bajo costo y su contabilidad es clara; además la relación entre superiores y subordinados es cercana y la toma de decisiones se hace ágil. Ø Estructura Matricial Esta estructura consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales que son asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se crean así, equipos con integrantes de varias áreas de la organización con un objetivo en común: El Proyecto, dejando de existir con la conclusión del mismo. Ø Estructura por Departamentalización: Esta estructura consiste, como su nombre lo indica, en crear departamentos dentro de una organización; esta creación por lo general se basa en las funciones de trabajo desempeñadas, el producto o servicio ofrecido, el comprador o cliente objetivo, el territorio geográfico cubierto y el proceso utilizado para convertir insumos en productos. El método o los métodos usados deben reflejar el agrupamiento que mejor contribuiría al logro de los objetivos de la organización y las metas de cada departamento. De acuerdo a lo anterior la departamentalización se puede dar de varias formas: Funcional: Una compañía que está organizada funcionalmente, separa el trabajo sobre la base de pasos, procesos o actividades que se llevan a cabo para obtener un determinado resultado final. Por Producto: Se organiza de acuerdo a lo que se produce ya sean bienes o servicios; esta forma de organización es empleada en las grandes compañías donde cada

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unidad que maneja un producto se le denomina “divisiones” estos poseen subunidades necesarias para su operación. Ø Estructura Circular: Son aquellas donde los niveles de autori dad son representados en círculos concéntricos, formados; por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, y en su alrededor círculos que constituyen un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefe s inmediatos, y se les liga con las líneas que representa los canales de autoridad y responsabilidad. Ø Estructura Híbrida: Esta estructura, reúne algunas de las características importantes de las estructuras anteriormente vistas, la estructura de una organización puede ser de enfoque múltiple, ya que utiliza al mismo tiempo criterios de productos y función o producto y geografía. Este tipo de estructuración es utilizada cuando las empresas crecen y tienen varios productos o mercados, es característic o que las funciones principales para cada producto o mercado se descentralicen y se organicen en unidades específicas., además algunas funciones también se centralizan y localizan en oficinas centrales cuya función es relativamente estable y requiere economías de escala y especialización profunda. 4.3. PLANTA DE PERSONAL Según el Departamento A dministrativo de la Función Pública una planta de personal es el conjunto de los empleos permanentes requeridos para el cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a una organización, identificados y ordenados jerárquicamente y que corresponden al sistema de nomenclatura, clasificación y remuneración de cargos de una entidad. Tipos de Plantas de Personal La elaboración de una planta de personal puede darse bajo dos modalidades: Planta de Personal Estructural: Mediante esta modalidad, se establecen formalmente los cargos para cada una de las dependencias presentes en la organización interna de la institución. Sin embargo, cualquier modificación en su configuración o en la redistribución de los empleos implica un nuevo trámite de aprobación ante las entidades que hacen gobierno para el efecto.

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Este modelo de planta rígida, se enmarca dentro de las tradicionales formas de administración de las entidades, no recomendable, por cuanto en la actualidad no funcionan adecuadamente en razón de que las situaciones tanto internas como externas están en permanente cambio y se necesita de una mayor flexibilidad. Planta de Personal Global: Es importante tener en cuenta que la planta de personal desde el punto de vista de su aprobación se puede conformar en forma global, pero técnicamente debe responder a un estudio previo de necesidades y a la configuración de la organización. La planta de personal Global consiste en la relación detallada de los empleos requeridos para el cumplimiento de las funciones de una entidad, sin identificar su ubicación en las unidades o dependencias que hacen parte de la organización interna de la institución. Se procederá a relacionar los empl eos de cualquier nivel jerárquico cuyo ejercicio implica confianza, que tengan asignadas funciones de asesoría institucional, asistenciales o de apoyo y que estén al servicio directo e inmediato y adscritos a estos Despachos: Gobernador, Alcalde Distrital, Municipal o Local, Contralor o Personero, Presidente, Director o Gerente de Establecimiento Público, entre otros, los cuales deben ser especificados en forma separada para cada una de tales dependencias, con el fin de guardar concordancia con las normas de carrera administrativa. Los demás empleos, de los distintos niveles, pasarán a conformar la “Planta de Personal Global” la cual estará compuesta por un determinado número de cargos, identificados y ordenados de acuerdo con el sistema de clasificación, nomenclatura y remuneración que le corresponda a la entidad. Con este modelo se debe otorgar facultad al Presidente de la Asamblea, Presidente del Concejo Municipal o Jefe del Director General de la entidad territorial correspondiente), para distribuir los empleos y ubicar el personal, de acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio de las funciones, la organización interna, las necesidades del servicio y los planes, programas y proyectos trazados por la entidad. 4.4. LOS PROCESOS Se hace necesar io hacer referencia a los procesos ya que ellos serán analizados en concordancia con lo que exige el decreto 1227 de 2005. De acuerdo la Guía de Racionalización de Tramites, Procesos y Procedimientos un proceso se “define como una serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfacción de una necesidad.

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En las entidades, las dependencias tienen nombres muy definidos pero los procesos no. Es así como los procesos aparecen fragmentados, muchas veces invisibles por la estructura organizacional; se les asignan responsabilidades a directivos y se rinden cuentas de un área o dependencia en particular, pero no se asigna la responsabilidad por el trabajo completo, esto es, por el proceso. ” UN PROCESO INSTITUCIONAL es toda actividad que desarrolla una institución para conseguir sus metas y objetivos, con el fin de llegar a cumplir su misión y visión. El valor agregado es una parte fundamental de todo proceso, el agregar valor a una actividad es lo importante de un proceso ejecutado correctamente. TIPOS DE PROCESOS En la administración pública existen tres tipos de procesos fundamentales: Los Estratégicos o Misionales, los Técnicos y los de Apoyo. Procesos Estratégicos o Misionales: Un proceso estratégico es todo aquel que hace referencia al diseño de políticas, planes y programas y se encuentra en la alta dirección de las organizaciones. En este tipo de proceso se definen las acciones y cursos a seguir para lograr las metas y objetivos de la institución y es fundamental que sea el proceso a que mayor cuidado se le brinde ya que si esta mal ejecutado, si sus inputs o outputs son deficientes la organización no podrá desarrollar de manera correcta los procesos que de ellos dependen. Generalmente estos procesos tratan del diseño y formulación de políticas tanto misionales como de soporte y según la entidad pueden ser para los usuarios (internos y externos) y/o para el sector. Procesos Técnicos u Operativos: Los procesos técnicos son aquellos en los que se presenta el Know -How de las políticas y estrategias diseñadas en la alta dirección por medio de los procesos misionales. Estos procesos están a cargo de la gerencia media de la organización; son el puente de coordinación entre la alta gerencia y los niveles de base, y ellos supervisan y guían la ejecución de las políticas, el cumplimiento a los parámetros o normas que emanan, etc. Procesos de Soporte o Apoyo: Son los procesos que hacen posible que la entidad desarrolle o ejecute sus labores pues aunque se clasifican como soporte sin estos no podría operar la organización; se encargan del manejo del personal y otras labores diferentes

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de los procesos misionales pero que son indispensables para l a organización, aunque se puede contratar a terceros (outsourcing) para realizarlos. 4.5. DE LAS REFORMAS ORGANIZACIONALES Dentro de los procesos de asesoria y consultoria las reestructuraciones son los procesos de mayor importancia para la organizacion es ya que con ellas se logra adecuar la estructura de la organización a sus objetivos y se logra establecer que fallas y desordenes se están cometiendo en el trasegar de la entidad, corrigiéndolos para perfeccionar de una forma racional el funcionamiento de la misma. De acuerdo con la Guía de Reestruct uración Entidades Territoriales del DAFP, el fin último de toda reestructuración debe ser mejorar sustancialmente el desempeño de las entidades públicas, en consonancia con los mandatos constitucionales y legales, con las prioridades del Plan Nacional de Desarrollo, el Plan de Desarrollo Departamental o Municipal y el Plan de Gobierno correspondiente. Para ello se debe elaborar y aplicar un diagnóstico integral a la organización y realizar su evaluación crítica, para conocer a fondo su situación actual. Diagnosticado el estado actual de la organización, reconocidos los problemas, las tendencias críticas de la gestión interna y detectadas las necesidades de redireccionamiento, se procede a fijar las políticas, definir objetivos y plantear alternativas de cambio y estrategias para satisfacer las demandas sociales. 4.6. TENDENCIA INTERNACIONAL La necesidad de poder contar con recursos para cumplir con los objetivos propuestos y hacer que el estado y todas sus entidades se encuentren inmersas en un proceso de eficiencia ha llevado a las organizaciones que guían el quehacer administrativo en el mundo y América Latina a proponer una serie de reformas de carácter económico en la estructura administrativa del estado, basándose en las teorías de Friedrich von Hayek y Milton Friedman para reorganizarla de forma tal que se liberen recursos económicos y se inviertan en tareas estatales diferentes del gasto en funcionamiento . Con base en ello entidades como el Banco Mundial, el Fondo Monetario Internacional, las Naciones Unidas a través de la CEPAL, entre otros, han realizado acuerdos, tratados y misiones en la región para apoyar estos procesos estatales que generen una confianza internacional y un equilibrio financiero en las estructuras administrativas de los diferentes países.

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4.7. COLOMBIA Colombia se ha destacado en el contexto regional por la aplicación de est as teorías en el nivel nacional especialmente; en la administración vigente se han realizado ingentes esfuerzos de carácter fiscal para poder dar un equilibrio a las finanzas públicas a través de una ejecución eficiente de los recursos y la reorganización de las entidades públicas en busca de la generación de un ahorro y una mejora organizacional que redunde en la cristalización del proceso de descentralización impulsando con el ejemplo las reformas necesarias para la finalización del mismo. A través del Programa de Renovación de la Administración Pública (PRAP) Colombia se encuentra inmersa en un proceso de renovación de la administración pública que pretende la creación y consolidación de un Estado gerencial, que presupone una gestión transparente e íntegra, austera en el manejo de los recursos públicos y al servicio del ciudadano. Este proceso tiene por objeto lograr una nueva cultura de lo público, la modernización y gestión de la Administración Pública y el establecimiento de un Estado gerencial que se caracterice por su responsabilidad fiscal. El cumplimiento de estos logros llevará a una mejor calidad y eficiencia en la prestación de los servicios públicos, en la promoción de la equidad y la eliminación de la corrupción. Teniendo en cuenta la delicada situación de la economía nacional, la Administración Pública deberá convertirse en ejemplo de austeridad. Para ello se reducirá sustancialmente el costo del Estado, de la burocracia y de los privilegios1. 4.7. LA DESCENTRALIZACION El perfeccionamiento del proceso de descentralización política y administrativa es uno de los factores clave en la reestruct uración de una entidad del orden territorial. El objetivo de este es la consolidación de la autonomía territorial para que cada uno de los niveles de gobierno ejerza eficientemente sus funciones y cumpla con los fines esenciales del Estado2. Este proceso comenzó con acto legislativo 1 de 1,986 en el que se estableció la elección popular de alcaldes, las consultas populares y con el aumento de ingresos propios, con la participación en el IVA y después con las transferencias a los municipios y se ha venido consolidando con la devolución de funciones a los municipios, como la descentralización educativa, la determinación de competencias para las entidades territoriales , la participación de los usuarios en las juntas directivas de las entidades descentralizadas que prestan servicios públicos, la participación comunitaria, las juntas administradoras locales y a las diversas formas de participación

1 Programa de Renovación de la Administración Pública, www.dnp.gov.co/ 2 Guía de Reestructuración Entidades Territoriales, DAFP.

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popular ( referéndums, cabildos abiertos, consultas, revocatoria del mandato, iniciativa legislativa) 3; la Constitución de 1991 lo ha profundizado y le ha otorgado a los diferentes entes territoriales diversas y variadas funciones en pro de acercar la administración al ciudadano y que este pueda participar efectivamente para que decida cuales son las prioridades de sus necesidades en las que la administración debe concentrarse y controle y revise los resultados de las mismas. Desde mediados de la década pasada, la descentralización se ha visto afectada por la insolvencia de buena parte de los departamentos, distritos y municipios, como consecuencia de la desaceleración de los recaudos, el desequilibrio entre ingresos y gastos de funcionamiento, la desproporción de la deuda pública respecto a la capacidad real de endeudamiento y las dificultades para atender los pasivos en general. Los departamentos y municipios se han integrado a esta tendencia realizando también reformas que les permiten ser mucho más eficientes y liberar recurso de funcionamiento para poder dedicarlos a la inversión en las tareas misionales que les han sido encomendadas por la Constitución Política y la Ley. De acuerdo a lo establecido por la ley 489 de 1998 en el proceso de descentralización, delegación y desconcentración “l os organismos y entidades administrativos deberán ejercer con exclusividad las potestades y atribuciones inherentes, de manera directa e inmediata, respecto de los asuntos que les hayan sido asignados expresamente por la ley, la ordenanza, el acuerdo o el reglamento ejecutivo. Se entiende que los principios de la función administrativa y los principios de coordinación, concurrencia y subsidiariedad consagrados por el artículo 288 de la Constitución Política deben ser observados en el señalamiento de las competencias propias de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva y en el ejercicio de las funciones de los servidores públicos. ” Es pertinente aclar ar que en materia administrativa las competencias de la Nación, el Departamento y el Municipio se establecen a través de varias normas, entre ellas la ley 489 de 1998 y la ley 715 de 2001. la primera en su artículo 5 establece que: “Los organismos y entidades administrativos deberán ejercer con exclusividad las potestades y atribuciones inherentes, de manera directa e inmediata, respecto de los asuntos que les hayan sido asignados expresamente por la ley, la ordenanza, el acuerdo o el reglamento ejecutivo. Se entiende que los principios de la función administrativa y los principios de coordinación, concurrencia y subsidiariedad consagrados por el artículo 288 de la Constitución Polít ica deben ser observados en el señalamiento de las 3 http://cabildo.com.co/Arti culos/descentralizaci%C3%B3n73.htm

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competencias propias de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva y en el ejercicio de las funciones de los servidores públicos. ” La Ley 715 de 2001 asigna competencias a los entes territoriales, así: CUADRO No. 3. COMPETENCIAS ESTATALES POR NIVELES.

NACION DEPARTAMENTO MUNICIPIO Promover los mecanismos de participación ciudadana en todos los niveles de la administración pública.

Asesorar y prestar asistencia técnica, administrativa y financiera a los Municipios y a las instituciones de prestación de servicios para el ejercicio de las competencias asignadas por la ley, cuando a ello haya lugar.

Realizar procesos integrales de evaluación institucional y capacitación, que le permitan a la administración local mejorar su gestión y adecuar su estructura administrativa, para el desarrollo eficiente de sus competencias, dentro de sus límites financieros.

Dictar las normas científicas, técnicas y administrativas para la organización y prestación de los servicios que son responsabilidad del Estado

Realizar el seguimiento y la evaluación de la acción de los municipios y de la prestación de los servicios a cargo de estos e informar los resultados de la evaluación y seguimiento a la Nación, autoridades locales y a la comunidad.

Adelantar las actividades relacionadas con la reorganización de la administración local con el fin de optimizar su capacidad para la atención de sus competencias constitucionales y legales, especialmente: El pago de indemnizaciones de personal originadas en programas de saneamiento fiscal y financiero por el tiempo de duración de los mismos; y, el servicio de los créditos que se contraten para ese propósito

Por ello se busca una administración municipal que concentre sus esfuerzos en la erradicación de la miseria, en la búsqueda de equidad social y de condiciones de seguridad. Una administración que se esfuerce por que los recursos lleguen a los ciudadanos. Un municipio para la gente, que implique la responsabilidad política de la par ticipación ciudadana en la definición de las tareas públicas, su ejecución y vigilancia. 4.8. MARCO LEGAL De otro lado se encuentran las normas que ponen en el terreno de la práctica dichas corrientes de pensamiento y que deben ser consideradas como elementos teóricos en el momento de elaborar una reestructuración administrativa; en este orden de ideas los artículos 150,189, 209, 300, 305 a 307, 311, 313, 315, 319 y 321 de la Constitución Política, las Leyes de carácter fiscal como la Ley 4 de 1992, ley 136 de 1994, Ley 617 de 2000, Ley 715 de 2001 y Ley 819 de 2003; y las Leyes y decretos de carácter organizacional como la Ley 489 de 1998, la Ley 909 de 2004 y los decretos 785 de 2005, 1227 de 2005, 2504 de 1998, 2150 de 1995, entre otros son parte funda mental del diseño optimo, eficiente y eficaz de una organización.

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Hay que tener en cuenta para el caso especifico el plan de desarrollo de Quetame en el que se encuentran plasmados los principales temas que pretende abordar la administración y para los cuales la estructura y la planta de cargos debe ser un medio que permita conseguir los fines propuestos en él. Una de las normas fundamentales en el tema de reestructuración organizacional de carácter fiscal es la Ley 617 de 2000 en la que se dictan disposiciones tendientes a fortalecer la descentralización y a la racionalización del gasto público nacional. Esta ley se constituye como instrumento dirigido a la recuperación de la viabilidad financiera de los departamentos y municipios. Su objetivo es establecer límites de funcionamiento de los entes territoriales, situación que eventualmente permitirá generar un margen de ahorro dirigido a la inversión. En cumplimiento de sus disposiciones se obliga a estos a que no destinen en sus labores propias más de lo que reciben por rentas propias. La Ley 617 de 2000 estableció, para los entes territoriales metas de gastos acordes con los niveles de ingresos corrientes de libre destinación que se perciban, y es sobre esta base que los municipios deben ajustar su estructura administrativa y financiera en la búsqueda de una gestión mas económica y eficiente4. Otra norma que influye de manera importante en la administración municipal es la Ley 715 de 2001; en ella se establecen los porcentajes de participaciones y el destino que deben tener cada uno de estos en la asignación de inversión que hace el gobierno nacional a los entes territoriales para que puedan cumplir con las competencias principalmente en materia de salud, educación, saneamiento básico y agua potable, recreación, cultura, vivienda. En una gran cantidad de los municipios de 4, 5 y 6ta categoría los recursos provenientes de esta participación son la base fundamental de sus ingresos5, por ello es necesario conocerla bien para poder apalancar procesos que redunden en una mayor participación. 4.9. CONTROL INTERNO Así mismo en el presente trabajo se hará énfasis en el diseño de una propuesta para implementar el sistema de control interno para la administración central del municipio de Quetame y por ello es necesario definirlo para poder enmarcar las acciones a seguir de acuerdo a la ley 87 de 1993. Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas,

4 ESAP, Serie de documentos Pensamiento Administrativo Público. Finanzas Municipales y Ajuste

Fiscal. Enero de 2004. 5 Ibíd. Pág. 42.

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procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos6. Se puede entonces realizar un análisis desglosando la definición de la ley 87 sobre el sistema de control interno siguiendo a Gonzal o Gaviria así7:

- Es un sistema: En cuanto que se presenta como toda una filosofía, un método, una forma, un modo, diseño o estilo especial de control, integrado por controles de gestión, financieros y administrativos.

- Es interno: Porque surge como un cont rol al interior de la misma

administración a quien compete dicha responsabilidad, debiendo estar intrínseco en todos los procesos, instancias y facetas de la administración. Es un control de carácter preventivo que, más que represivo es asesor y orientador . Es un sistema de ayuda para la administración.

- Es un conjunto de planes métodos, principios, normas, procedimientos

y mecanismos de verificación y evaluación: Significando con ello que es un modelo de administración gerencial que comprende todo el conjunto de directrices, técnicas y elementos gerenciales no solo de carácter financiero sino administrativos. Abarca por tal motivo, todo el esquema organizacio nal y las diferentes instancias, facetas y dependencias de la estructura administrativa (planeación, organización, dirección y control) que constituyen e identifican a cada entidad.

Señala además, la definición, el claro propósito u objetivo general del sistema de control interno, orientado no solamente a salvaguardar los bienes y recursos públicos, si no a garantizar el cabal cumplimiento de las políticas planes y metas propias de la entidad, cuidando de hacer efectivos los principios rectores de toda administración moderna, prescritos por la nueva Carta Política.

También en el artículo 1 de la 87 se enuncia que el ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales.

6 Ley 87 de 1993. Artículo 1. 7 Gaviria Correa, Gonzalo. EL CONTROL INTERNO manual para su aplicación en las entidades nacionales, departamentales y municipales. Biblioteca jurídica Dike.1994.

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Estos principios consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia son el fundamento de este sistema y en general del que hacer institucional del Estado8 .

- Principio de legalidad: En razón de este principio, el sistema de control interno deberá garantizar que la función administrativa se desarr olle dentro del marco legal que le ha sido asignado y en atención y acatamiento a las normas disciplinarias y a las órdenes y directrices emanadas de del Contralor General de la República, el Contador y el Procurador General de la Nación dentro de la órbi ta de sus competencias.

- Principio de Igualdad: Este principio entendido en el sentido más

moderado, prudente y racional debe servir de guía a la administración pública para que sus acciones y decisiones respecto de los administrados se generen en igualdad de condiciones. Es preciso, sin embargo, en la aplicación de este principio administrativo y democrático, cuidarse de caer en los excesos a que se refiere Montesquieu cuando expresara: “La democracia debe evitar dos excesos: el espíritu de desigualdad, que conduce a al gobierno de uno solo; y el espíritu de igualdad extremo, que conduce al despotismo de uno solo”.

- Principio de moralidad: con fundamento en este principio el sistema

de control interno se dirige a rodear los actos de la administración de claros y definidos principios éticos que reflejen una gestión pública, pulcra y transparente. Es este el antídoto que ponga freno a todo intento de corrupción, de deshonestidad, de despilfarro, de malversación y de irresponsabilidad en el ejercicio público. De igual forma debe ser, además, este principio garantía permanente frente al confrontamiento vicioso de funcionarios públicos arrogantes, soberbios, desidiosos o negligentes en el desempeño de sus funciones.

- Principio de eficacia: El sistema de control interno deberá velar

porque todas las actividades y recursos de la entidad estén dirigidos al logro de sus objetivos y metas, exigiendo la elaboración y oportuna ejecución de los planes y programas, así como verificando su idoneidad y debido cumplimiento e identificando oportunamente los ajustes necesarios.

8 Gaviria Correa, Gonzalo. EL CONTROL INTERNO manual para su aplicación en las entidades nacionales, departamentales y municipales. Biblioteca jurídica Dike.1994.

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- Principio de eficiencia: El sistema de control interno deberá garantizar que todas las actividades de la entidad se realicen eficientemente, es decir, que produzcan los mayores logros y resultados y que a sus recursos se les dé el máximo y adecuado aprovechamiento, de tal forma que se obtengan los objetivos esperados y los efectos satisfactorios.

- Principio de economía: Es el que sin duda alguna orienta a la

entidad pública hacia una política de san a austeridad y mesura en el gasto, hacia una medición racional de costos en el gasto público y hacia un equilibrio conveniente y necesario en la inversión, garantizando así la debida proporcionalidad y conformidad de resultados en los términos de costo – beneficio.

- Principio de celeridad: El sistema de control interno, requiere

diseñarse en consecuencia con una permanente dinámica de suficiente agilidad y celeridad en los procesos y desarrollos administrativos, con el propósito de obtener resultados óptimos y oportunos.

- Principio de Imparcialidad: El sistema de control interno, debe

garantizar mecanismos que orienten y posibiliten un tratamiento, desarrollo o comportamiento justo e imparcial de la administración, respecto de los administrados, sujetos o beneficiarios de la correspondiente entidad.

- Principio de publicidad: Todas las actuaciones y procedimientos de

la administración , así como los propósitos y resultados deben ser del conocimiento público de los ciudadanos, para lo cual la administración proveerá a todas sus dependencias de los instrumentos y mecanismos adecuados de publicidad. Este principio deberá garantizar un conocimiento pleno, oportuno, preciso y veraz de todos los actos administrativos, que posibiliten a propios y extraños una imagen cl ara nítida y además confiable de la gestión del Estado.

- Principio de responsabilidad: En virtud de este principio los

administradores públicos deberán responder con suficiente diligencia y cuidado no solamente por el desarrollo de las funciones a ellos encomendadas sino por las omisiones y actuaciones irresponsables que comprometan no sólo a los bienes públicos sino el cumplimiento eficiente de los fines del Estado.

- Principio de valoración de costos ambientales: El ejercicio de la

función pública deberá desarrollarse de tal forma que las actuaciones y decisiones administrativas consulten los costos y consecuencias ambientales.

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En el siguiente esquema se esboza de acuerdo a Gonzalo Gaviria el sistema de control interno. FIGURA No. 1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Representante legal del

organismo o entidad.

OBJETIVOS

Ayudar a la administración, dirección o gerencia al mejor y eficaz desempeño de sus funciones y el logro de resultados.

DEFINICIÓN

Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

PRINCIPIOS

Legalidad Igualdad Moralidad Eficacia Eficiencia Economía Celeridad Imparcialidad Publicidad Responsabilidad

ELEMENTOS

Planeación Organización Información Verificación Evaluación Análisis

REQUISITOS

DESTINATARIO

Organismos y entidades de las ramas del poder público. Organización electoral. Organización de control. Establecimientos públicos. EIyCE.

Diagnostico. Establecimiento de políticas, planes y programas. Diseño de la estructura organizativa. Formulación de estrategias y mecanismos de información, Establecimiento de auditoría interna.

IMPLANTACION

Flexibilidad Equilibrio Sistematización Idoneidad Verificación Publicidad

RESPONSABLE

EL CONTROL INTERNO

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El sistema de control interno es una herramienta muy importante para los entes de cualquier nivel, ya que es “fundamental incorporar a la administración pública los conceptos de administración centrada en principios y valores que direccionen y conduzcan el día a día institucional, generando en el servidor público un alto sentido de pertenencia e identificación con su organización, de tal manera que los principios de la función administrativa así como los objetivos del Sistema de Control Interno, se den por si mismos como un desarrollo natural del quehacer organizacional 9” En esta medida se deben conocer los objetivos primarios que el Control Interno debe lograr, para entender la magnitud e importancia de su aplicación, implementación y uso continuo. Estos objetivos son los siguientes: 1. Confiabilidad e integridad de la información. 2. Cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, leyes y

regulaciones. 3. Sal vaguardia de los bienes. 4. Uso eficiente y económico de los recursos. 5. Cumplimiento de objetivos establecidos y de metas de operaciones y

programas.

9 Comité interinstitucional de control interno, consejo asesor del gobierno nacional. Guía para el diseño y la implantación del sistema de control interno. Santafé de Bogotá, D.C., noviembre de 1997.

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5. FUNDAMENTACION METODOLOGÍCA PARA EL DESARROLLO DEL TEMA ABORDADO EN LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA.

Para el desarrollo de la práctica administrativa se trabajaran en 3 fases o etapas;

PRIMERA FASE. RECO LECCIÓN DE LA INFORMACIÓN: Esta etapa se desarrollara utilizando las diferentes técnicas que para ello existen. Se recopilara inform ación del municipio en lo referente a las normatividad específica que rige a esta entidad, al funcionamiento real de la administración central y a los objetivos, misión y visión de la misma. Del Departamento administrativo de la función pública se tomaran las guías para Medición de Cargas de Trabajo en el Sector Público, la Guía de Modernización de las Entidades Públicas y la guía para la reestructuración de las entidades territoriales. Igualmente s e utilizaran documentos especializados en los temas com o la elaboración de manuales de requisitos y funciones y organizaciones. En este lapso de tiempo se obtendrá la siguiente información: INFORMACION LEGAL: En esta tarea se recopilaran los decretos, acuerdos y resoluciones que den cuenta de la planta de pe rsonal, la estructura administrativa y el manual de funciones y requisitos. Además de las leyes del nivel nacional que rigen la administración municipal. INFORMACIÓN PARA EL ANÁLISIS EXTERNO: En esta fase se recopilarán los datos de carácter historio de l a entidad territorial, así como información sobre el entorno social, económico, político y tecnológico. INFORMACIÓN MISIONAL: se registrará la misión y la visión actuales del municipio. INFORMACIÓN FUNCIONAL: se investigaran los objetivos y funciones del municipio. INFORMACIÓN DE CARGAS DE TRABAJO: Se evaluaran por procesos y procedimientos las necesidades de personal de cada dependencia o unidad productiva, identificando posibles déficits o excedentes de empleados. INFORMACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS: Es necesario establecer la calificación y ubicación del personal, así como la experiencia de las personas

26

que actualmente conforman la administración central; para ello es necesario realizar una revisión de las hojas de vida de los funcionarios y realizar una entrevista con cada uno de ellos. INFORMACIÓN DE CONTROL INTERNO: Es necesario consultar los documentos y avances existentes en la implementación del sistema de control interno en la entidad. Se pretende con esta recopilación tener el acervo informativo necesario de la situación actual y real de la entidad para poder modificarla y mejorarla en forma óptima. TÉCNICAS A APLICAR EN LA RECOLEC CIÓN DE LA INFORMACIÓN Para realizar esta recopilación se aplicaran las siguientes técnicas: Entrevista: se realizara a cada uno de los funcionarios de la administración central para determinar su nivel de pertenencia, de conocimiento de los objetivos de su dependencia y de la administración y de comodidad en el cargo. Encuesta: se diseñaran y aplicaran formularios para obtener una información precisa acerca de las funciones que realmente realizan los funcionarios. Observación: se utilizara esta técnica para poder aplicar la metodología de las cargas de trabajo y medir en tiempo real la ejecución de funciones de los integrantes de la administración. Revisión Documental: se hará una revisión detallada de los documentos organizacionales -legales que posee la administración central. Investigación: A través de diferentes medios de consulta como Internet y consultas especializadas en bibliotecas públicas se buscarán nuevas informaciones para complementar y actualizar el proceso de reestructuración.

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SEGUNDA FASE. ANÁLISIS Y PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: En esta etapa se realizara un diagnostico del municipio de Quetame con base en la información obtenida. Este proceso tardara aproximadamente 6 semanas. Un diagnostico institucional es un proceso de investigación que consiste en la evaluación de la situación presente en la organización, en el estudio sistemático y presentación de conclusiones sobre la misión que desarrolla la entidad. El objetivo de esta fase es comparar la situación actual de la alcaldía con la situación legal vigente y establecer la forma óptima que podría tomar para el desempeño sus funciones y el logro de sus objetivos. Puntualmente se analizaran los siguientes aspectos para llevar a cabo el diagnostico:

Ø Reseña Histórica de la Entidad: Una investigación acerca del origen del municipio, sus principales características y la administración que ha llevado en los últimos años.

Ø Análisis del Entorno Externo: Aquí se plasmara la interacción de la

entidad con el medio ambiente y con otras instituciones del contexto, se examinara el entorno social, político, legal, económico y tecnológico para establecer de que forma afectan el accionar de la entidad y como se pueden manejar en pos de lograr una mejora en las finanzas de la misma.

Ø Análisis Interno de la Organización: aquí se revisarán los objetivos

de la entidad, su misión y visión y la concordancia de estas con el plan de desarrollo y con los lineamientos legales y constitucionales que delimitan la función administrativa municipal.

Ø Estructura Interna: Se determinara el tamaño de la organización, de las dependencias y su funcionamiento.

Ø Planta de Personal: Una vez analizados los factores anteriores se procederá a ejecutar la técnica de medición de cargas de trabajo para determinar las necesidades de personal de la entidad.

Ø Sistema Salarial: se revisará el sistema salarial vigente que se

ejecuta en la entidad.

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Ø Recursos físicos, financieros, humanos y tecnológicos: se realizara una revisión acerca de los recursos con los que cuenta la entidad para el desarrollo de sus actividades.

Ø Viabilidad Financiera: existen muchas leyes que determinan la

forma de funcionar de las entidades territoriales y principalmente son las de carácter fiscal las que obligan a una revisión estructural de las entidades, por ello se tendrá en cuenta el factor económico en el análisis y propuesta de la nueva organización de la administración central.

Ø Manuales de Funciones y Competencias Laborales: Se estudiarán las funciones y requisitos establecidos en los manuales para la alcaldía y se modificarán conforme a los requerimientos legales vigentes.

Ø Análisis de Procesos y Procedimientos: se realizara un estudio

acerca de la manera en que se realizan en la entidad los procesos tanto misionales como de apoyo para determinar si son causa de fallos en la gestión y si son necesarios en la misma.

Ø Evaluación de la prestación de los servicios: se examinaran y

analizaran los productos y servicios que presta la alcaldía y se establecerán las deficiencias en los mismos.

El objetivo de esta fase es comparar y corregir la situación actual de la alcaldía con la situación legal y establecer la forma optima que podría tomar para el desempeño de sus funciones y el logro de sus objetivos. TERCERA FASE. ELABORACIÓN DEL ESTUDIO TÉCNICO. Una vez obtenida, analizada y procesada la información se procederá a realizar las propuestas y estudios necesarios para la reestructuración del municipio, además se reportarán los costos en los que se incurriría para llevar a cabo la reestructuración, teniendo en cuenta para ello los parámetros que establece las Leyes 489 de 1998 y 909 de 2004 y los decretos reglamentarios 785, 1227 y 25 39 de 2005. El estudio técnico contiene la propuesta de organización y estructura para la planta de cargos, el manual de funciones y competencias laborales y el documento para el desarrollo de la implementación del sistema de control interno. Igualmente se elaborarán y entregaran las propuestas de actos administrativos para la adopción de la estructura, la planta de cargos, el sistema salarial, los manuales de requisitos y funciones.

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6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 ACTIVIDADES

SE

MA

NA

1ª

SE

MA

NA

2ª

SE

MA

NA

3ª

SE

MA

NA

4ª

SE

MA

NA

5ª

SE

MA

NA

6ª

SE

MA

NA

7ª

SE

MA

NA

8ª

SE

MA

NA

9ª

SE

MA

NA

10ª

SE

MA

NA

11ª

SE

MA

NA

12ª

SE

MA

NA

13ª

SE

MA

NA

14ª

SE

MA

NA

15ª

SE

MA

NA

16ª

1

RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN.

X X X X

2 ELABORACIÓN DEL DIAGNOSTICO.

X X X X X X X X

3 ELABORACION DOCUMENTO DEL ESTUDIO TÉCNICO QUE SOPORTA LA REESTRUCTURACIÓN DE LA ALCALDIA DE QUETAME.

X X X X X X

PL

AN

DE

TR

AB

AJ

O

4 ELABORACION DOCUMENTO PROPUESTA DE ACTOS ADMINISTRATIVOS.

PR

IME

R A

VA

NC

E

X X X X

SE

GU

ND

O A

VA

NC

E

INF

OR

ME

FIN

AL