Intro om SharePoint 2010 - Campus Kalvskinnet · 2011-09-09 · Intro om SharePoint 2010 2010 side...
Transcript of Intro om SharePoint 2010 - Campus Kalvskinnet · 2011-09-09 · Intro om SharePoint 2010 2010 side...
Opphavsrett: Forfatter
Avdeling for informatikk og e-læring, Høgskolen i Sør-Trøndelag
Intro om SharePoint 2010 Stein Meisingseth
09.09.2011
Lærestoffet er utviklet for faget LO205D Microsoft SharePoint
1. Intro om SharePoint 2010
Resymé: Denne leksjonen inneholder en intro om hva SharePoint 2010 kan brukes til og hva
som er nytt i SharePoint 2010.
Innhold
1. INTRO OM SHAREPOINT 2010 ........................................................................................................... 1
1.1. INNLEDNING ..................................................................................................................................... 2 1.2. MICROSOFT SHAREPOINT SERVER 2010 ............................................................................................ 2 1.3. HVA ER NYTT I MICROSOFT SHAREPOINT SERVER 2010 ..................................................................... 3
3.1.1 Nytt brukergrensesnitt ....................................................................................................................... 3 3.1.2 Dokumentbehandling ........................................................................................................................ 5 3.1.3 Forbedret kalender ........................................................................................................................... 6 3.1.4 SharePoint Workspace 2010 ............................................................................................................. 7 3.1.5 Forbedrede wiki- og gruppeområder ................................................................................................. 8 3.1.6 Administrer flere elementer i en SharePoint-liste på en mer effektiv måte: ........................................ 9 3.1.7 Administrasjon av blogger .............................................................................................................. 10 3.1.8 Vise og arbeide med SharePoint-informasjon fra mobilenheten ....................................................... 11 3.1.9 Sosial databehandling ..................................................................................................................... 11 3.1.10 Innholdsbehandling for dokumenter, poster, digitale aktiva og webinnhold for virksomheter. ....... 12 3.1.10.1 Behandling av taksonomier og metadata .................................................................................... 12 3.1.10.2 Behandle en levering eller ett arbeidsprodukt som inneholder flere dokumenter med dokumentsett.
................................................................................................................................................................ 12 3.1.10.3 Dokumentbehandling på et sted med forbedret områdemal ......................................................... 12 3.1.10.4 Nye funksjoner for policy- og postbehandling ............................................................................. 13 3.1.10.5 Forbedrede funksjoner for webinnholdsbehandling .................................................................... 13 3.1.11 Søk ................................................................................................................................................ 13 3.1.12 Områdeadministrasjon og tilpassing ............................................................................................. 14
1.4. INFOPATH OG SHAREPOINT DESIGNER ............................................................................................ 17
Intro om SharePoint 2010 2010 side 2 av 17
Opphavsrett: Forfatter og stiftelsen TISIP
1.1. Innledning
Før man skal starte å arbeide med SharePoint er det viktig å skape seg et bilde hva SharePoint
egentlig er. Man kan si at SharePoint er en komplett plattform som legger til rette for
samhandling både mellom menneske og datamaskin men også samhandling mellom flere
applikasjoner. SharePoint er en web plattform som er laget for å samle og sentralisere flere
web applikasjoner på et sted og har veldig mange funksjoner. Eksempler på slike funksjoner
kan være dokument behandling eller internettportal (hjemmeside) for organisasjonen.
For å bruke kjente applikasjoner og tjenester på hva SharePoint kan brukes til kan man
sammenligne med Google Docs, Etherpad, Dropbox og “facebook lite”.
Google Docs tilbyr dokumentlagring og samtidig redigering mellom flere brukere gjennom
nettleser, det samme gjør Etherpad. Men Etherpad tilbyr kun lagring per URL, slik at man må
enten skrive ned eller huske hvilken URL Etherpad dokumentet ligger på.
Dropbox tilbyr lagring på nett, men alle dokumentene ligger lagret på din lokale PC slik at
man kan jobbe når man ikke er koblet til internet – deretter synkroniseres det man har lagret
når man kobler til internet. Filene lagres her i en filstruktur på samme måte man lagrer filer i
mapper på PC-en.
I dette eksempelet brukes engels versjon, men du kan velge å bruke norsk versjon eller andre
språk.
1.2. Microsoft SharePoint Server 2010
Hva er så “facebook lite”? I SharePoint 2010 har man lagt enda mer fokus på det sosiale
aspektet, hver bruker har egen profil der man kan fylle ut både personlige opplysninger og
jobbrelaterte opplysninger, man kan legge til venner og man kan søke opp personer gjennom
interessesøk, kompetansesøk etc.
Følgende illustrasjon vil gi en oversikt over hvilke muligheter SharePoint gir og hva man det
kan brukes til.
Intro om SharePoint 2010 2010 side 3 av 17
Opphavsrett: Forfatter og stiftelsen TISIP
1.3. Hva er nytt i Microsoft SharePoint Server 2010
For å beskrive de nye funksjonene i SharePoint kan vi sepå Microsofts egen hjemmeside som
kilde og egne erfaringer med programmet da dette gir en fin oversikt over funksjonene.
SharePoint 2010 inneholder flere nye funksjoner. Innledningsvis er det nytt at man kan
arbeide på tvers av flere nettlesere. Det Microsoft lister opp som offisiell støtte er Microsoft
Internet Explorer 7 eller nyere, Firefox 3.0 eller nyere og Safari 3.0. Også Google Chrome ser
ut til å støttes på lik linje med Firefox. Men støtten for å åpne Office filer støttes ikke av
Google Chrome, heller ikke Internet Explorer 64 Bit versjon:
Om man ser på teksten som er markert viser det seg at man ikke kan åpne dokumenter uten å
bruke Microsoft Internet Explorer. Ved å bruke kompabilitetsmodus i IE x64 kan dette omgås.
3.1.1 Nytt brukergrensesnitt
En av de største visuelle forandringene i SharePoint 2010 er brukergrensesnittet. Microsoft
har designet verktøylinjen i likhet med verktøylinjen man finner fra Microsoft Office Word og
Powerpoint 2007 samt alle Microsoft Office 2010 programmer. Er man kjent med disse lærer
man seg fort å navigere blant funksjonene i SharePoint.
Slik ser det ut hvis man skal behandle et dokument.
En annen funksjon som er ny i SharePoint 2010 er muligheten til å knytte det til Microsoft
Office Web App, dette skal jeg beskrive senere, men vil vise et bilde av brukergrensesnittet:
Intro om SharePoint 2010 2010 side 4 av 17
Opphavsrett: Forfatter og stiftelsen TISIP
Her kjenner man igjen brukergrensesnittet til Office Word 2010.
Brukergrensesnittet er forandret på administrasjonssiden. Det forutsetter at man har installert
Microsoft Silverlight i nettleseren man bruker. Om man ikke installerer Silverlight vil man få
et brukergrensesnitt som ligner på det som var i Microsoft SharePoint 2007.
Bildet viser en administrasjonsside for å opprette en nye side i SharePoint 2010 uten
Silverlight installert i nettleseren.
Intro om SharePoint 2010 2010 side 5 av 17
Opphavsrett: Forfatter og stiftelsen TISIP
Bildet her viser hvordan administrasjonssiden ser ut med Silverlight installert (vi kommer
tilbake til oppretting av en ny side senere)
Som bildene viser er det nye brukergrensesnittet mye mer oversiktlig enn det gamle.
Sammenlignet med de gamle versjonene av SharePoint er SharePoint 2010 mye mer
oversiktlig og enklere å navigere i.
3.1.2 Dokumentbehandling
Det Microsoft har lagt mest vekt på i SharePoint 2010 er tilretteleggingen for samhandling.
Man kan sitte flere personer å redigere et Word-dokument, PowerPoint presentasjon eller et
regneark i Excel. Filene er da lagret i et SharePoint bibliotek og man åpner dem gjennom å
koble seg til gjennom nettleser. (vi kommer tilbake til dette i ene egen leksjon).
Intro om SharePoint 2010 2010 side 6 av 17
Opphavsrett: Forfatter og stiftelsen TISIP
3.1.3 Forbedret kalender
SharePoint 2010 har også forbedret kalenderfunksjonen sin. Det er enklere å holde oversikt
over timeplaner og avtaler. Punkter som er med på å forbedre kalenderen er:
Visning av flere SharePoint- og Exchange-kalendere på en side
Man kan legge til hendelser i kalender ved å klikke på en dato og legge inn detaljer om hendelsen uten å gå ut av kalenderen.
Man kan bruke dra og slipp elementer innenfor kalenderen, slik kan man enkelt flytte hendelser uten å måtte inn å forandre på dato og tid.
I SharePoint 2010 har man en gruppekalender der man kan legge til flere brukere. Denne funksjonen er fin når man skal planlegge møter.
Intro om SharePoint 2010 2010 side 7 av 17
Opphavsrett: Forfatter og stiftelsen TISIP
3.1.4 SharePoint Workspace 2010
SharePoint Workspace er et verktøy som følger med Microsoft Office 2010 Profesjonell Plus.
Dette gjør det mulig å arbeide med SharePoint -områder, -biblioteker og -lister i frakoblet
modus og synkronisere endringene når man kobler til firmanettverket. Slik gjør man det mulig
å jobbe mot SharePoint-området når man ikke har tilgjengelig internett.
Her ser man et bilde av SharePoint Workspace koblet til et SharePoint område. Her får man
opp alt bortsett fra kalender og undersider til området. Verktøylinjen kjenner man igjen fra
nettleseren.
Viktige fordeler med SharePoint Workspace 2010:
Man kan raskt vise, legge til og slette SharePoint-bibliotekdokumenter eller -
listeelementer i frakoblet modus.
Toveis synkronisering mellom datamaskin og nettverket. Oppdatering av data på
datamaskinen eller i nettverket foregår automatisk når man er tilkoblet nettverket.
Man kan bruke den nye funksjonen for eksterne lister til å arbeide mer effektiv med
forretningsdata i en database. Vi kommer tilbake med mer om lister senere.
Intro om SharePoint 2010 2010 side 8 av 17
Opphavsrett: Forfatter og stiftelsen TISIP
3.1.5 Forbedrede wiki- og gruppeområder
Med å forbedre disse områdene vil det være enklere å dele informasjon med andre. Nye
fordeler med disse områdene er:
Sette inn og formatere innhold direkte på siden med det nye redigeringsprogrammet
for rik tekst.
Bla gjennom etter bilder på den lokale datamaskinen eller i nettverket og sette dem inn
i området uten å forlate siden du er på.
I bakgrunnen ser man siden man er på.
Intro om SharePoint 2010 2010 side 9 av 17
Opphavsrett: Forfatter og stiftelsen TISIP
3.1.6 Administrer flere elementer i en SharePoint-liste på en mer effektiv måte:
Her er alle dokumentene i listen merket av. Her kan man for eksempel sjekke ut alle
dokumentene samtidig.
Intro om SharePoint 2010 2010 side 10 av 17
Opphavsrett: Forfatter og stiftelsen TISIP
3.1.7 Administrasjon av blogger
På samme måte som på wikisidene kan man enkelt administrere blogger med forbedrede
redigeringsverktøy og ny navigasjon.
Rediger tekst med det nye redigeringsprogrammet for rik tekst
Bla gjennom bilder på lokal datamaskin eller i nettverker og sette dem inn i bloggen
uten å forlate siden.
Bla gjennom blogginnlegg etter dato samt etter kategori. Man kan se antallet innlegg
for hver måned eller kategori i sanntid. En ny arkivkobling gir tilgang til en visning av
alle måneder siden bloggen ble startet, og innleggene er oppført etter kategori innenfor
hver måned.
Intro om SharePoint 2010 2010 side 11 av 17
Opphavsrett: Forfatter og stiftelsen TISIP
3.1.8 Vise og arbeide med SharePoint-informasjon fra mobilenheten
I SharePoint 2010 blir websidene optimalisert for visning på små enheter. Man kan nå vise og
arbeide med dokumenter, blogger, wikier, administrere data og områder på mobiltelefonen.
Disse funksjonene er verdt å nevne:
Bruk dette grensesnittet og navigasjonen for å få tilgang til SharePoint-
dokumentbiblioteker, lister, wikier, blogger, webdelsider (webpart sites) og
forretningsdata fra en database
Bruk den mobile søkeopplevelsen til å finne personer, kontaktinformasjon og
SharePoint-innhold og til å finne data i egendefinerte databaser
Abonner på SMS-varsling og endringer i dokumenter i SharePoint eller et SharePoint-
dokumentbibliotek eller en liste
Vis Microsoft Office Word-, Excel- og PowerPoint- documenter i mobile lesere
Integrasjon med gatewayer som ISA 2007 eller Forefront Threat Management
Gateway 2010 (TMG) for tilgang over brannmurer
En mobil utviklingsplattform til å bygge egendefinerte SharePint mobilløsninger
utover standardopplevelsen
3.1.9 Sosial databehandling
I SharePoint Server 2010 er det lagt til rette for enda mer “sosiale aktiviteter”. Med de nye
funksjonene i SharePoint Server 2010 kan man finne innhold og holde seg informert om
personer og interesseområder som betyr mest for deg. Med ulike nye funksjoner kan man:
Følge personer med nyhetsfeeder, sosial merking og rangeringer slik at man enklere
kan holde oversikt over kollegaenes aktiviteter samt dele relevant innhold.
Forbedrede “Mine områder” eller “My Site”. Disse skal gjøre det enklere å dele
spesialkunnskaper med kollegaer. Man kan legge til interesser og ansvarsområder i
profilene slik at det blir enklere for kollegaer å finne hverandre gjennom nyhetsfeeder,
ved å stille og besvare spørsmål og kommunisere på andre måter.
Intro om SharePoint 2010 2010 side 12 av 17
Opphavsrett: Forfatter og stiftelsen TISIP
3.1.10 Innholdsbehandling for dokumenter, poster, digitale aktiva og webinnhold for virksomheter.
I SharePoint Server 2010 er det kommet nye funksjoner for innholdsbehandling - disse skal
gjøre at behandlingen av dokumenter, post, digitalt innhold og publiserte websider mer
effektivt og enklere å administrere.
3.1.10.1 Behandling av taksonomier og metadata
Den nye tjenesten for forvaltede metadata i SharePoint 2010 har et sett av funksjoner som
organisasjoner kan bruke til å behandle taksonomier og metadata på en enhetlig måte i hele
virksomheten. Med den nye tjenesten kan man:
Publisere og dele innholdstyper på tvers av områdesamlinger og webprogrammer
Bruke termlageret til å behandle begreper og taksonomier
En taksonomi er en hierarkisk organisasjon av begreper. Brukeren kan bruke disse begrepene
på innhold på området hvis man legger til den nye kolonnen for forvaltede metadata i lister,
biblioteker og innholdstyper. Taksonomier og begreper kan behandles sentralt i
organisasjonen eller man kan integrere forvaltede metadata med sosial merking slik at brukere
kan foreslå begreper når de merker innhold.
3.1.10.2 Behandle en levering eller ett arbeidsprodukt som inneholder flere dokumenter med dokumentsett.
SharePoint Server 2010 innfører dokumentsett. Dokumentsett er en ny innholdstype som man kan bruke til å opprette og behandle arbeidsprodukter som går over flere dokumenter. En innholdstype er: “En gruppe innstillinger for en innholdskategori, og som kan brukes på nytt. Bruk innholdstyper for å behandle metadata, maler og virkemåter for elementer og dokumenter konsekvent. Innholdstyper defineres på områdenivå og brukes i lister og biblioteker.” Sitat fra http://office.microsoft.com/nb-no/sharepoint-server-help/hva-er-nytt-i-microsoft-sharepoint-server-2010-HA010370058.aspx: “Dokumentsett konfigureres akkurat som andre innholdstyper. De kan settes opp med et sett av standarddokumenter som brukerne så kan tilpasse når de oppretter en ny forekomst av et dokumentsett. Dokumentsettfunksjoner som delte metadata, arbeidsflyter og versjonskontroll gjør det mulig for grupper å behandle utviklingen av et arbeidsprodukt eller innholdssett på en effektiv måte. Et vanlig eksempel på et dokumentsett er et spesielt markedsføringshefte som brukes av en salgs- og markedsføringsgruppe til å gruppere ulike dokumenttyper for en produktkampanje.”
3.1.10.3 Dokumentbehandling på et sted med forbedret områdemal
I SharePoint Server 2010 er områdemalen for dokumentsenteret forbedret. Her er den nye
metadatabaserte navigasjonsfunksjonen. Denne funksjonen kan man nå blant annet gjennom
innhold i en lang liste eller et stort bibliotek ved å bruke metadata i stedet for
mappeplassering. Unike dokument-Id gjør det også enklere å finne innhold uansett plassering.
Intro om SharePoint 2010 2010 side 13 av 17
Opphavsrett: Forfatter og stiftelsen TISIP
3.1.10.4 Nye funksjoner for policy- og postbehandling
Med den nye funksjonen kan man velge om man vil behandle og søke etter innhold på stedet
eller i et sentralt repositorium. Nye postbehandlingsfunksjoner:
Postbehandling på stedet. Man kan nå lagre poster på stedet ved siden av innhold
under arbeid
Oppbevaringspolicyer som nå inneholder komplekse planer
For større arkiver er arkivsenterområdet forbedret med en hierarkisk filplan.
3.1.10.5 Forbedrede funksjoner for webinnholdsbehandling
Nye og forbedrede funksjoner gjør det enklere å opprette og behandle områder. Dette gjør det
også enklere å publisere websider.
SharePoint Server 2010 har støtte for direkteavspilling av video
Redigering av webinnhold er forbedret og forenklet gjennom det nye båndet
(Oppgavelinjen).
Forbedret eksport, logging og rapportering
Innebygde funksjoner for webanalyse gir støtte til trafikkfunksjoner, søkefunksjoner
og lageranalyserapporter
Ny støtte for medier omfatter et nytt aktiva-bibliotek med visninger, støtte for videoer
som en SharePoint-innholdstype, en infrastruktur for direkteavspilt video og en
Silverlight-mediespiller med skallfunksjonalitet.
Store sidebibliotek forenkler behandlingen av webområder med mange sider.
Oppretting og behandling av ulike versjoner eller “variasjoner” av
publiseringsområder eller sider er en operasjon som nå sendes til en kø, og foregår i
bakgrunnen slik at brukerne kan fortsette å arbeide i SharePoint mens operasjonen
fullføres. Den nye kommandoen Vis endringer gjør det mulig å sammenligne en eldre
versjon av en webside med en nyere.
3.1.11 Søk
I SharePoint Server 2010 gjør nye søkefunksjoner det enklere å finne mer relevant
informasjon, samt finne kollegaer raskt og effektivt. “Forbedringene omfatter et nytt
resultatoppsett som deler informasjonen inn i kategorier samt bedre beskrivelser og metadata.
Personer som befinner seg i den sosiale sirkelen din, vil også vises øverst i søkeresultatene.”
Med de nye funksjonene vil man få bedre svar raskere:
Begrensninger: Denne funksjonen bidrar til å informere om resultater og gir mulighet
til å begrense resultatene etter bestemte typer. For eksempel områder, forfatter eller
dato.
Forhåndsutfylte spørringsforslag, relaterte søkekoblinger og utvidelser av akronymer
Mulighet til å kjøre spørringer i dokumenter ved hjelp av boolsk syntaks. (OG.
ELLER og IKKE) og jokertegn(*).
Mulighet til å søke i SharePoint-innhold fra en datamaskin som kjører Windows 7
Intro om SharePoint 2010 2010 side 14 av 17
Opphavsrett: Forfatter og stiftelsen TISIP
Ved å bruke søk sammen med funksjonene for sosial databehandling og samarbeid vil
man kunne gjøre følgende:
o Søke etter ekspertise for finne noen som har ferdighetene man trenger
o Bruke fonetisk navneoppslag for å finne navn som høres like ut
o Begrense søkeresultater ved å bruke kategorier som avdeling eller jobbtittel
Andre søkeforbedringer er at søkemodellen bruker egenskapene som “du” eller datamaskinen
oppgir for dokumentene du søker på. Søkefunksjonen finkjemmer nå innholdet etter
nøkkelfraser som kan lokalisere manglende eller unøyaktige egenskaper. Dette bidrar til å
forbedre relevansen på søket.
3.1.12 Områdeadministrasjon og tilpassing
I SharePoint Server 2010 er det enklere å behandle tillatelser og områder. Nye funksjoner for
behandling av tillatelser, områdeutforming og et internasjonalt brukergrensesnitt optimaliserer
måten man kan bruke, utforme og få tilgang til SharePoint -områder og -innhold på.
Intro om SharePoint 2010 2010 side 15 av 17
Opphavsrett: Forfatter og stiftelsen TISIP
Man kan vise og juster tillatelsesnivåer (Permissions)
Her kan man justere tillatelser på elementnivå, for en bestemt bruker eller gruppe ved hjelp av
nytt verktøy for behandling av tillatelser. Man kan enkelt legge til eller fjerne brukere eller
grupper, endre tillatelsesnivår, bryte arv og behandle anonym tilgang på alle
områdesamlinger, områder, lister eller listelementer med de nye funksjonene. Man kan også
vise og justere alle tillatelsesnivåer gitt til en bestemt bruker eller gruppe:
Intro om SharePoint 2010 2010 side 16 av 17
Opphavsrett: Forfatter og stiftelsen TISIP
Man kan også endre farger og skrifttyper for et område ved hjelp av nye temafiler. Man kan
bruke det eksiterende temagalleriet som følger med SharePoint Server 2010. Man kan også
generere egne temafiler fra Microsoft PowerPoint og legge dem til i galleriet.
Områdene kan også gjøres globalt tilgjengelig ved å endre språket, man kan med riktig
språkpakke installert vise innstillingssider, hjelp og programinnhold som listetitler og
kolonnenavn på det språket man velger.
Intro om SharePoint 2010 2010 side 17 av 17
Opphavsrett: Forfatter og stiftelsen TISIP
1.4. InfoPath og SharePoint Designer
Det er nå blitt enklere å tilpasse SharePoint -lister, -visninger og -arbeidsflyter gjennom en
sterkere integrering mellom InfoPath, Microsoft SharePoint Designer 2010 og SharePoint
Server 2010.
InfoPath kan brukes til å tilpasse SharePoints listeskjemaer. Du kan endre skjemaets utseende,
bytte til oppsett med flere kolonner, dele opp skjemaet i inndelinger, validere informasjonen
som legges inn, forhånds utfylte felt og få deler av skjemat til å vises eller skjules automatisk.
SharePoint Designer gjør det mulig å lage sammensatte programmer ved å konfigurere eller
utforme komponenter som datakilder, lister, innholdstyper, visninger, skjemaer, arbeidsflyter
og eksterne innholdstyper – uten å skrive kode. SharePoint Designer er et veldig godt verktøy
og enkelt å bruke for å tilpasse innhold til dine områder på SharePoint, man kan åpne
SharePoint Designer direkte fra SharePoint sidene:
SharePoint Designer 2010 har fått nytt brukergrensesnitt som gjør det enklere å finne alle de
viktige komponentene i et område eller en løsning som lister og innholdstyper, visninger og
skjemaer, arbeidsflyter, datakilder og eksterne innholdstyper, sideoppsett og
hoveddokumenter. Det er også enkelt å se hvordan de ulike komponentene er relatert til
hverandre.