Intranet-hankkeistuksen kolme isoa asiaa

Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

Perttu TolvanenIntranettien ja julkaisujärjestelmien asiantuntija

Projekti55 Oywww.projekti55.fi / www.viidestaso.fi

Intranet-hankkeistuksen kolme isoa asiaa1) Budjetti, 2) hankerajaus ja 3)

järjestelmävalinta

Koulutusmateriaali syksyltä 2012. Tiivistetty versio kokonaisuudesta esitetty myös “Sähköinen

työpöytä & intranet” –seminaarissa syyskuussa 2012.


Suhde intraan vaihtelee...


1. Hankkeen haastavuuden karkea arviointi Montako erityishaastetta sinulla on projektissasi?

Yksinkertaiset asiat saa yleensä tehtyä halvalla jos tietää mitä tekee.

Monimutkaisia hankkeita ei taas yleensä saa tehtyä halvalla vaikka itse

loppuratkaisu olisikin lopulta melko yksinkertainen. Nykytilanteen

monimutkaisuus on isoin vaikuttaja prosessin hintaan.


Useita eri liiketoiminta-

alueita

Keskeiset ”hankalat” muuttujat

Budjetti Monikielisyys

Kielipolitiikan monimuotoisuu

s

Toimintaa useassa eri maassa (eri lainsäädännöt)

Muut IT-järjestelmät ja tiedonhallinnan

arkkitehtuuri

Toiminnan luonne (tietotyö vs.

tehdas)

Toiminnan maantieteellin

en hajanaisuus


Haastavuuden arviointi (1 piste / kohta)1. Useita eri liiketoiminta-alueita tai tuotelinjoja, jotka toimivat

kohtuullisen itsenäisesti

2. Toimintaa useassa eri toimipisteessä (useita vahvoja toimipisteitä)

3. Toimintaa useassa eri maassa

4. Useita eri kieliä käytössä

5. Monimuotoinen kielipolitiikka (ei selkeitä pelisääntöjä)

6. Monimuotoista toimintaa (=tietotyötä ja

tehdastyötä/prosessityötä)

7. Heterogeeninen IT-arkkitehtuuri, ei selkeitä masterdata-sääntöjä

8. Sähköposti isossa roolissa, myös tiedottamisessa

9. Uudistat samalla kertaa ryhmätyön käytänteitä ja organisaatiosi

käyttämän dokumenttienhallinnan ratkaisun


Haastavuuden arviointi• 5 pistettä, tai enemmän = panosta

esiselvitykseen ja konseptisuunnitteluun, olet

tekemässä jotain joka vaatii tarkkaa

suunnittelua ja vaiheistamista – sekä erittäin

herkkää korvaa ja nopeata reagointia

käyttöönottovaiheessa!

• 2-4 pistettä = melko normaali intranet-projekti

toimittajalle, joka on tehnyt vaativia

intranetteja aiemminkin, mutta valitse silti

huolella tiimin jäsenet etenkin

suunnitteluvaiheeseen

• 0-1 pistettä = voit keskittyä

lanseeraussuunnitteluun ja uutisten

sisältölinjauksiin (voit ostaa intrasi melkein

vaikka digitoimistolta)

Asiakkaalta vaadittava työmäärä.


Budjetin karkea arviointi• 5 pistettä, tai enemmän = hankkeen

määrittely ja valmistelu vaatii jo useita

kymmeniä tuhansia euroja, toteutus taas

asettuu hyvin todennäköisesti yli 50 000

euron sarjaan – ja onnistunut läpivienti voi

vaatia jopa yli 200 000 euron budjetin ja

satoja päiviä sisäistä työtä

• 2-4 pistettä = hyvällä hankkeen

rajauksella, ja tekemällä toteutus tuotteen

ehdoilla budjettiluokka on 30 000 – 60 000

euroa

• 0-1 pistettä = pärjäät alle 20 000 euron

budjetilla ellet lähde leikkimään ”raskailla

leluilla” kuten SharePointilla

Huom. Ilmoitetut summat ovat ulospäin maksettavia kuluja. Yleensä vaadittavat sisäiset resurssit ovat vähintään 1:1 (= 30k euron projektibudjetti vaatii 40-50 päivää sisäistä työtä).


2. Hankkeen rajausOletko tekemässä yksinkertaista intranettia vai laaja-

alaista sähköistä työpöytää?

Mitä laajempi hanke, niin sitä enemmän sidosryhmiä ja teknisiä sidoksia, ja sitä vaikeampi

järjestelmävalinta myös – ja sitä todennäköisemmin ajaudutaan raskaaseen räätälöintiin.

Seuraavassa on esitetty neljä tyypillistä intranet-hankerajausta. Muitakin on.


Intranet

Malli A: Viestinnällinen intranet

Internet-sivusto

Perinteisin malli, jossa intranet on ”sisäverkon juttuja”, ja selkeästi myös erillään muista sisäisistä

tietojärjestelmistä. Vaikeita asioita lähinnä monikielisyys ja useat eri liiketoiminta-alueet. Myös

sosiaalisen intranetin tavoittelu tuo monimutkaisuutta nopeasti, etenkin jos pitää huomioida useita

kieliä. Jos etenkin viestinnän kehittämiseen kohdistuu paljon paineita, niin valittavan järjestelmän tulisi

olla kehittyvä ja päivittyvä. Kenties jopa palveluna ostettava ratkaisu.

Extranet

Intranet


Intranet

Malli B: Itsepalvelu-intranet

Internet-sivusto

Prosessiorganisaatiot (esim. jos on tuotantolaitoksia, suuret määrät palveluhenkilöstöä ym.) kaipaavat

intraan usein itsepalvelulomakkeita, tuntikirjauksia, erilaisten ilmoituksien ja raporttien tekemistä.

Viestinnällisten kehitysaskeleiden haaveilu on yleensä maltillista (esim. sosiaalisuuden tuominen). Projektina

yleensä onnistuu hyvin kun suhtautuu enemmän ohjelmistokehitysprojektina kuin viestinnällisen

kanavan rakentamisena. Esim. järjestelmävalinnan merkitys kohtuullisen pieni.

Extranet

Intranet


IntranetIntranet

Malli C: Microsoftin näkemys ”sähköisestä työpöydästä”

Internet-sivusto

Etenkin tietotyöorganisaatioissa ryhmätyötilat ja dokumenttien jakaminen ovat asioita

joissa käytetään paljon yhteistyökumppaneita, ja tällöin extranet-palvelu on vahvasti

sidoksissa intraan. Esimerkiksi SharePointin päälle tehtävät intranet+ryhmätyötilat –

kokonaisuudet ovat usein tällaisia intranet+extranet -yhdistelmiä. Myös Confluencen päälle

on tällaisia kokonaisuuksia tehty esim. diileriverkostolle tietojen jakamiseen.

Työtilat / extranet

Erityiskysymys 1: Mikä tieto sijaitsee intrassa, mikä työtiloissa? Miten hallitaan kokonaisuutta? Voiko dokumenttien paikan päättää?

Erityiskysymys 2: Entä kun lisätään monikielisyysvaatimus?


Intranet (viestinnällinen)Intranet

(viestinnällinen)

Malli D: Työtilamaailma

Internet-sivusto

Tämä malli on monen tietotyöorganisaation tulevaisuus. Tässä mallissa intranetin rooli

kapenee viestinnälliseksi, kenties sosiaaliseksi kanavaksi. Työtiloista taas syntyy

strateginen tietovarasto omalle henkilökunnalle, yhteistyökumppaneille ja asiakkaille.

Tämä malli vähentää olennaisesti esim. monikanavajulkaisemisesta syntyviä

hallintahaasteita, ja on usein oman henkilökunnan kannalta looginen ymmärtää.

Työtilat / extranet

Erityiskysymys: Miten monikielisyys? Voivatko työtilat olla monikielisiä? Vastaus: Kyllä, mutta eivät ”fiksusti”.


Yhteenveto: Hankkeen rajauksen eri vaihtoehdot

1. Viestinnällinen intranet, ehkä sosiaalinen jopa, mutta olennaista on irrallisuus

muusta kokonaisuudesta, ja ei ”sähköisen työpöydän haaveilua”. Useita tuotteita,

paljon eri vaihtoehtoja järjestelmiin ja kumppaneihin. Kustannukset tulevat yleensä

mm. monikielisyydestä.

2. Itsepalvelu-intranet, ehkä myös viestinnällinen. Sisältää usein paljon lomakkeita,

ja erilaisia integraatioita muihin järjestelmiin (esim. raporttinäkymiä). Kannattaa

suhtautua ohjelmistokehitysprojektina, ja kenties valita kevyin mahdollinen

järjestelmä.

3. Sähköinen työpöytä tietotyöorganisaatiolle, sisältäen ryhmätyötiloja ja

dokumenttienhallintaa ja ”vaikka mitä”. SharePointin mellastuskenttää.

Kustannustehokkuutta pakettien kautta, kenties versio 2013 hieman madaltaa

projektikustannuksia. SharePointin filosofia on vahvasti ”rytökasan tekemisessä”, ei

tyylipuhtaissa kokonaisuuksissa.

4. Työtilamaailma, tietotyöorganisaatioiden tulevaisuuden haavekuva. Dokumentit ja

sisältösivut sijaitsevat 99% työtiloissa. Intran rooli kapenee pikaoppaaksi ja

keskustelualueeksi. Ei vielä realismia monessakaan paikassa, koska

toimintatapamuutoksessa kestää vielä vuosia – mutta moni asia tuntuu vievän tähän

suuntaan.


3. Järjestelmät SuomessaMitä vaihtoehtoja mihinkin kokonaisuuteen on?

Jos aiot suhtautua intraasi projektina, niin järjestelmävalinnan merkitys on

olennaisesti pienempi ja voit ehkä reilusti kilpailuttaa – tai tehdä ketterästi

hyvän kumppanin kanssa. Jos taas aiot tehdä jatkokehitystä

kustannustehokkaasti, niin järjestelmävalinta ratkaisee.


Vaihtoehtoja Suomessa vuonna 2012

• ... ja luonnollisesti intranetteja tehdään kaikilla ”perinteisilläkin”

web-julkaisujärjestelmillä – mutta vain viestintä/itsepalvelu-

intranetteja.

SharePoint, raakana tai

intranet-tuotepaketit

Drupal

ConfluenceLifeRay

+ Alfresco

harmaa = avointa koodiatumma = suljetumpaa


Drupal

• Drupal soveltuu puhtaasti viestinnällisten intranettien järjestelmäksi parhaimmillaan erittäin hyvin.

Intranettiin pitää vain asennoitua hyvin samankaltaisesti kuin julkiseen verkkosivustoon, eli ”tiivis, pieni

porukka tekee julkaisua isolle, melko anonyymille käyttäjäporukalle”.

• Esim. sosiaalisen median sovellukset voidaan räätälöidä Drupalin päälle kohtuullisen

kustannustehokkaasti, ja samoin hallinnat saadaan tehtyä sen päälle hyvin.

• Drupalilla tehdyn intranetin ei kuitenkaan saa odottaa kasvavan ”sähköiseksi työpöydäksi” tai

”ryhmätyötiloiksi” tai ylipäätään minkäänlaiseksi ”työvälineeksi” (ainakaan ilman raskasta räätälöintiä).

Palikkakokoelma vaativiin, isoihin

verkkopalveluihin.

Drupalilla tehdään makeita verkkopalveluita.

”Web CMS”

- Firmoja Suomessa mukavasti. Osaajia myös ”jopa satoja”.

- Projektit yleensä yli 50 000 euroa, koska työkalu ei ole mikään simppeli.

- Intranetteihin tarjolla esim. ”Open Atrium” paketointi, joka soveltuu wikityyppisiin ryhmätyötilaratkaisuihin (jotka kuitenkin halutaan tehdä jotenkin omanlaisiksi, eli räätälöidä melko paljon).

- Sopii viestinnällisiin introihin, ja mahdollistaa ”sosiaaliset intranetit” räätälöimällä ja on myös järkevä alusta pienräätälöinneille


Confluence

• Confluence tarjoaa ehkä parhaat työkalut tällä hetkellä viestinnällisten ja ”sosiaalisten

introjen” toteutukseen. Confluence on myös korostuneesti _tuote_, joten

tukimateriaalia ja ohjeita löytyy verkosta.

• Lisenssit ovat kohtuulliset, ja lisenssillä saa paljon rahalle vastinetta.

• Confluencella tehdyn intranetin ei saa odottaa kasvavan ”sähköiseksi työpöydäksi” tai

edes välttämättä ryhmätyötiloiksi aivan ”lopullisena ratkaisuna”.

Ryhmätyötilat, wikitoiminnot,

keskustelu.

Erittäin pätevä intranet-työkalu viestinnällisiin konsepteihin.

Wiki

- Firmoja Suomessa muutamia. Osaajia useita kymmeniä.

- Projektit yleensä 20-40 000 euroa, ja harvoin räätälöintiä.

- Hyviä lisäosia tarjolla, joiden avulla intranet-käyttöä voidaan monipuolistaa.

- Ei ole oikein soveltuva räätälöinteihin, tai isojen konsernien ”vaikeisiin introihin”. Suomessa tosin esim. Delta Motor Group intranet-käyttäjä, ja monia täsmäkäyttäjiä.

- Sopii viestinnällisiin introihin, ja tarjoaa myös ”sosiaalista intranettia” sekä wiki-ryhmätyötilat


Liferay + Alfresco

• Liferay Alfrescolla täydennettynä tarjoaa etenkin finanssisektorille kustannustehokkaan vaihtoehdon

extranet- ja intranet-portaaleille.

• Lisenssit eivät ole yksiselitteiset, mutta kilpailijoihin verrattuna hyvin pienet. Paras soveltuvuus kun

halutaan esim. paljon asiointipalveluita, jotka integroituvat taustajärjestelmiin.

• Alfresco on järeä dokumenttienhallintajärjestelmä, jossa on myös ryhmätyötilatoimintoja. Voisi sanoa, että

se on järeämpää kamaa kuin SharePoint jopa. Liferay taas on portaali, joka on tehty nimenomaan

extranetteja varten – eli ei tarjoa suoraan paketista kovin paljon, vaan mahdollistaa omanlaiset toiminnot.

Dokumenttienhallinta + ryhmätyötilat

Raskaat finanssialan

extranet-ratkaisut

Portaali

- Firmoja Suomessa muutamia. Osaajia useita kymmeniä.

- Projektit yleensä 150-400 000 euroa, ja paljon räätälöintiä.

- Ei varsinaisesti mikään sisällönhallintaratkaisu, vaan ponnistaa enemmän portaalimaailmasta.

- Esim. Itä-Suomen yliopiston intranet-palvelu on Liferaylla.

- Sopii viestinnällisiin introihin, ja tarjoaa myös ”sosiaalista intranettia” sekä wiki-ryhmätyötilat


SharePoint

• SharePoint on suoraan paketista otettuna hyvin samankaltainen ”raakile” kuin Liferay. Erona on

lähinnä se, että SharePoint osaa dokumenttienhallinnan kunnolla tuotteena, ja SharePointin

päälle on tehty intranet-tuotteistuksia.

• Lisenssien hinnoittelulla kannustetaan hyödyntämään mahdollisimman laajamittaisesti tuotetta.

• SharePoint on tuote dokumenttienhallintaan, ryhmätyötiloihin, hakuun ja puhelinluetteloon.

Muihin asioihin se on kuten Liferay tai Drupal – ehkä jopa raskaampi kuin kumpikaan noista.

Ryhmätyötilat

Microsoft-maailman

integroinnit

Viestinnällinen intranet ja

dokumenttienhallinta

- Firmoja Suomessa paljon. Osaajia jopa satoja.

- Projektit yleensä 60-200 000 euroa, ja aina jonkin verran räätälöintiä.

- Lisenssit mitoitettu raskaaseen käyttöön (dokumentit, ryhmätyötilat ym).

- Sopii viestinnällisiin introihin, ja sähköisen työpöydän konsepteihin.


Yhteenveto

1. Arvioi monimutkaisuus ja budjetoi sen mukaan.

2. Linjaa hankekokonaisuus, ja konseptoi ”isolla tasolla”

kokonaisuutesi. Päätä haluatko projektin vai tuotteen.

3. Valitse järjestelmä budjetin ja valitun kokonaisuuden

mukaan.

Confluence (viestinnällinen,

sosiaalinen, kustannustehoka

s, kehittyvä)

SharePoint (työtiloja,

dokumenttienhallintaa ja ties mitä, mutta

kovalla hinnalla)

Drupal (viestinnällinen

sivusto tai itsepalvelukanav

a, projektina paras)

Liferay + Alfresco (raskasta

itsepalvelua, räätälöintiprojekt

i)

SharePoint-tuotteistukse

tTietotyöorganisaatioille.

Prosessiorganisaatioille.

Monimutkaisiin

kokonaisuuksiin.

Kiitos.

Web-projektien ja julkaisujärjestelmien asiantuntija

Perttu Tolvanen, Projekti55 Oy

050-3685199

[email protected]

www.projekti55.fi

Vinkkejä web-projekteihin ja julkaisujärjestelmävalintoihin:

twitter.com/perttutolvanen & http://www.vierityspalkki.fi

Blogi tietotyöstä ja intranet-projekteista:

http://www.viidestaso.fi

Presentaatiot ja koulutusmateriaalit:

slideshare.net/perttutolvanen

Yhteystiedot

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Intranet-hankkeistuksen kolme isoa asiaa

Business

Transcript of Intranet-hankkeistuksen kolme isoa asiaa