Intranet hankkeiden vaikeat kysymykset 2010, perttu tolvanen, v2
-
Upload
perttu-tolvanen -
Category
Technology
-
view
2.586 -
download
1
description
Transcript of Intranet hankkeiden vaikeat kysymykset 2010, perttu tolvanen, v2
Intranet-hankkeiden vaikeat kysymykset... ja vähän extranet-hankkeista.
Konsultti Perttu Tolvanen
23.9.2010
Intranet & Extranet Forum ’10
23.9.-24.9.2010Intranet-
palloExtranet
-pallo
Perttu Tolvanen
• KTM, tietojärjestelmätiede, digitaalinen media• Sisällönhallinnan konsultti, Sininen Meteoriitti, 2009-• Sisällönhallinnan konsultti (ECM), Digia• Projektipäällikkö, Sanoma-konserni & Nelonen Media• Projektipäällikkö, Kauppa- ja teollisuusministeriö
• Tyypillisiä projekteja mm.• palvelukokonaisuuksien konseptisuunnittelu (intranet / internet / extranet)• intranet & sähköinen työpöytä – palveluiden esitutkimukset, vaatimusmäärittely,
konseptisuunnittelu ja kehitystiekartat
• Sininen Meteoriitti• Henkilöstöä 80. Konsultointia & projektitoteutuksia. Teknologiana SharePoint.• Sähköinen työpöytä ja intranet-projekteja. Asiakkaina mm.: Metsäteollisuus Ry,
Varma, Fingrid, Oras, Rudus.
KUKA TIETÄÄ MISTÄ PUHUTAAN?
Käsitesekamelskaa.
IntranetExtranet
Verkkopalvelut / internet-sivustot
HenkilöhakemistoUutiskanavat
Portaalit
IntranetExtranet
Verkkopalvelut / internet-sivustot
HenkilöhakemistoUutiskanavat
Portaalit
IntranetExtranet
DokumenttienhallintaAsiakirjojen hallinta
Sähköinen asiointi
Verkkopalvelut / internet-sivustot
HenkilöhakemistoUutiskanavat
IntranetExtranet
RyhmätyötilatDokumenttienhallinta
Asiakirjojen hallinta
Sähköinen asiointi
Verkkopalvelut / internet-sivustot
Keskustelu ja kommentointiHenkilöhakemisto
Hakukone
Uutiskanavat
IntranetExtranet
RyhmätyötilatDokumenttienhallinta
Asiakirjojen hallinta
Sähköinen asiointi
Verkkopalvelut / internet-sivustot
Oma sivu
Keskustelu ja kommentointiHenkilöhakemisto
Hakukone
Uutiskanavat
Lomakkeet & työnkulut
Mittarit, liiketoimintatieto
BlogitWikit
Pikaviestintä
Sähköinen työpöytä
IntranetExtranet
RyhmätyötilatDokumenttienhallinta
Asiakirjojen hallinta
Sähköinen asiointi
Verkkopalvelut / internet-sivustot
Oma sivu
Keskustelu ja kommentointiHenkilöhakemisto
Hakukone
Uutiskanavat
Lomakkeet & työnkulut
Mittarit, liiketoimintatieto
BlogitWikit
Pikaviestintä
Sähköinen työpöytä
IntranetExtranet
RyhmätyötilatDokumenttienhallinta
Asiakirjojen hallinta
Sähköinen asiointi
Verkkopalvelut / internet-sivustot
Oma sivu
Keskustelu ja kommentointiHenkilöhakemisto
Hakukone
Uutiskanavat
Lomakkeet & työnkulut
Mittarit, liiketoimintatieto
BlogitWikit
Pikaviestintä
Sähköinen työpöytä
IntranetExtranet
RyhmätyötilatDokumenttienhallinta
Asiakirjojen hallinta
Sähköinen asiointi
Verkkopalvelut / internet-sivustot
Oma sivu
Keskustelu ja kommentointiHenkilöhakemisto
Hakukone
Uutiskanavat
Toiminnanohjaus / prosessiohjaus
Lomakkeet & työnkulut
Mittarit, liiketoimintatieto
BlogitWikit
Pikaviestintä
Sähköinen työpöytä
IntranetExtranet
RyhmätyötilatDokumenttienhallinta
Asiakirjojen hallinta
Sähköinen asiointi
Verkkopalvelut / internet-sivustot
Oma sivu
Keskustelu ja kommentointiHenkilöhakemisto
Hakukone
Uutiskanavat
Toiminnanohjaus / prosessiohjaus
Lomakkeet & työnkulut
Mittarit, liiketoimintatieto
BlogitWikit
Pikaviestintä
Sähköposti, toimisto-ohjelmistot
Sähköinen työpöytä
IntranetExtranet
RyhmätyötilatDokumenttienhallinta
Asiakirjojen hallinta
Sähköinen asiointi
Verkkopalvelut / internet-sivustot
Oma sivu
Keskustelu ja kommentointiHenkilöhakemisto
Hakukone
Uutiskanavat
Toiminnanohjaus / prosessiohjaus
Lomakkeet & työnkulut
Mittarit, liiketoimintatieto
BlogitWikit
Pikaviestintä
Sähköinen työpöytä on ytimeltään ryhmätyön ja tiedonhallinnan työkalu, jonka keskeinen tavoite on tehostaa ryhmien
yhteistoimintaa ja yksittäisten tietotyöläisten ajanhallintaa.
Jos surullinen ”portaaliaikakausi” jotain opetti, niin liian maailmoja syleileviä käsitteitä ei kannata harrastaa.
Mutta esim. ”Intranet” ja ”sähköiset ryhmätyötilat” ovat myös hyvä käsitepari jota voi hyvin käyttää.
Kunhan ei puhuta portaaleista eikä yritetä tehdä sähköisestä työpöydästä taas uutta kahvitkin keittävää ja ”kaikki-ongelmat-ratkaisevaa-macgyverin-linkkuveitsi” –monsteria.
KENELLE TEHDÄÄN? ORGANISAATIOLLE VAI TIETOTYÖLÄISELLE?
Evoluutio kohti sähköistä työpöytää
TASO 0 : SähköpostikivikausiSähköposti keskeinen viestintäkanava ja dokumenttivarasto. Verkkolevyt satunnaisessa käytössä. Tieto siiloutunut toisiinsa kytkeytymättömiin tietovarastoihin. Sähköposti = työlista.
TASO 1 : Viestinnällinen intranet – tiedostojen yhteiskäyttöVerkkolevyt laajassa käytössä. Intranet sisäisen uutisoinnin ja viestinnällisten dokumenttien jakoväline (johdon propagandaväline). Yritysidentiteetin rakennusväline.
TASO 2 : Ryhmätyötilat intran rinnalla – dokumentit hallinnassaIntranet arkinen työväline, joka sisältää ryhmätyötiloja ja dokumenttivarastoja. Dokumentit hallitaan suunnitelmallisesti. Itsepalvelulomakkeet. Raportteja jaetaan mm. excel-tiedostoin.
TASO 3 : Kommentointi ja keskustelu arkipäivää - vuorovaikutus toimiiVuorovaikutus blogeissa, wikeissä, chateissä ja online-kokoustiloissa. Reaaliaikainen organisaatio: läsnäolo- ja tilatietoisuus. Intran uutisissa on kommentointi.
TASO 4 : Sähköinen työpöytä lähestyy – oma sivu yhdistää tietovirratVuorovaikutusta tukeva personoitu sähköinen työpöytä. Yritystason hakupalvelu. Tapahtumavirrat. Ryhmätyötilat. Raportit. “Oma sivu yhdistää tietovirrat”.
TASO 5 : Sähköinen työpöytä ohjaa toimintaa – mittarit ja sovelluksetLiiketoimintasovellukset osana intraa/työtiloja. Esim. “myynnin työtila”, “tuotannon työtila”, “projektipäällikön työtila”. Sosiaalinen sähköinen vuorovaikutus arkipäivää.
Teh
ost
um
inen
& y
hte
ish
enki
Inspiraatiota otettu useista eri lähteistä. Mm: Razorfish intranet maturity model & Peltola, T.: Tiedonhallinta – avain tietotyön tuottavuuteen. Kirja 2009.
Organisaatio järkeistää toimintaansa ja
rakentaa yhteisiä toimintatapoja.
Yksilön tehokkuus tavoitteena.
Työkaluja tietotyöläiselle.
Evoluutio kohti sähköistä työpöytää
Organisaation ja yksilön hyödyt tulevat olla tasapainossa jotta käyttöönotto onnistuu. Tietotyövälineitä ei voi
pakottaa käyttöön.
HANKKEEN VALMISTELUKriittiset tehtävät ja päätöspisteet.
1. Esitutkimus – mitä ongelmia ratkaistaan?
2. Intran ja extranetin suhde?3. Tuotevalinta vai räätälöity
toteutus?
1. ESITUTKIMUSHankkeen valmistelun kriittinen tehtävä:
Esitutkimuksen tavoitteet ja tulokset
• Tavoite 1: Mitkä ovat tiedonhallinnan ja yhteistyön kipupisteet?
• Tavoite 2: Mikä on hankkeen suhde muihin projekteihin ja tietojärjestelmiin?
• Tavoite 3: Millaisia toimintatapamuutoksia edellytetään organisaatiolta?
• Tulokset:1. Hankkeen rajaus & tavoitteet/visio
2. Lisäselvityskohteet & uusien työvälineiden pilotointi/tutustuminen
3. Toimintatapamuutosten hankkeistaminen
”Tieto on siiloutunut useisiin tietovarastoihin.””Ei ole selvää kuvaa minne mikäkin tieto kuuluu.”
”Samasta dokumentista liikkuu useita eri versioita. Vaikea selvittää mikä on viimeisin.”
”Asiakkaille jaellaan vanhoja versioita dokumenteista joista sisäisesti on jo uudempia käytössä.”
”Tietoa jaetaan vasta kun se on jonkun komitean hyväksymä.”
”Keskeneräisistä hankkeista tai asioista ei saa mistään tietoa...”
”Jos ei tiedä keneltä kysyä, niin ongelmiin on vaikea löytää vastauksia.”
”Tehokkuusvaatimukset ovat kasvaneet valtavasti – miten hallita omaa työlistaa? Mistä tietää mitkä ovat tärkeitä ja mitkä vähemmän tärkeitä työtehtäviä? Apuja priorisointiin!”
”Etänä ei pääse käsiksi keskeisiin tietoihin ja työkaluihin.”
”Sähköpostitennikseen hukkuu paljon tärkeitä asioita – unohtuu että kuka hoitaa asiat loppuun!”
”Kaikki hukkuvat jo sähköpostiin – mutta silti pitäisi jakaa enemmän tietoa. Mikä neuvoksi?”
”Miten erotella tietotulvasta tärkeitä ja vähemmän tärkeitä asioita?”
”Diginatiivit tulevat ja jyräävät meitin!”
Sähköiset lomakkeet
Vanha intranet
Sähköisen työpöydän kehitysprojekti
Identiteetinhallintajärjestelmä (2011 keväällä v1)
Windows 7 työasemiin
Lotus Notes
Verkkolevyt
Office-paketti päivitetään
Pikaviestintä
Toiminnanohjausjärjestelmän päivitys (SAP-hanke)
Levyjakojen & postituslistojen kartoitus &
yhtenäistäminen ollut suunnitteilla pitkään...
Active Directory kuntoon!
Ryhmätyötilat
Hakukone
Avoimuuden lisääminen (johto!)
Viestinnän kanavien linjaaminen & kouluttaminen
Sähköisten asiakirjojen hallinta
(Jari vastaa)
Tietohallinnon wiki-ympäristö
Extranet isoille asiakkaille
Markkinoinnin projektityötila-extra
Vanha eLearning-työkalu (HR
omistaa)
MS Project Server 2003 (ei laajassa
käytössä)
Liiketoimintatiedon jakelu (BI)
Tiedonhallinnan kehityshankkeita ei tule aloittaa helpoista kohteista.
Tietotyön tehokkuuden kehittämisessä on kyse samantyyppisestä ekosysteemin rakentamisesta kuin uuden kaupunginosan tekemisessä. Jos ei ensin kaavoita ja vedä vesijohtoja, niin asuinalueen kasvu tulee olemaan hidasta.
2. INTRAN JA EXTRANETIN SUHDE
Hankkeen valmistelun kriittinen tehtävä:
Sähköposti, toimisto-ohjelmistot
Sähköinen työpöytä
IntranetExtranet
RyhmätyötilatDokumenttienhallinta
Asiakirjojen hallinta
Sähköinen asiointi
Verkkopalvelut / internet-sivustot
Oma sivu
Keskustelu ja kommentointiHenkilöhakemisto
Hakukone
Uutiskanavat
Toiminnanohjaus / prosessiohjaus
Lomakkeet & työnkulut
Mittarit, liiketoimintatieto
BlogitWikit
Pikaviestintä
Sähköinen työpöytä
IntranetExtranet
RyhmätyötilatDokumenttienhallinta
Asiakirjojen hallinta
Sähköinen asiointi
Verkkopalvelut / internet-sivustot
Oma sivu
Keskustelu ja kommentointiHenkilöhakemisto
Hakukone
Uutiskanavat
Toiminnanohjaus / prosessiohjaus
Lomakkeet & työnkulut
Mittarit, liiketoimintatieto
BlogitWikit
Pikaviestintä
Sähköposti, toimisto-ohjelmistot
Kärjistetysti: Joko tehdään yhteistä kokonaisuutta tai täysin erillisiä kokonaisuuksia.
Perustelu: Käyttäjien tulisi tallentaa tiedot vain yhteen paikkaan JA tietojen tulisi myös myöhemmin löytyä tästä kyseisestä paikasta.
Ohjaava periaate: Tietojen tallentaminen moneen paikkaan ei ole järkevää. Piste. Sitä ei pidä tavoitella.
3. TUOTEVALINTA VAI RÄÄTÄLÖITY TOTEUTUS?
Hankkeen valmistelun kriittinen tehtävä:
... vai jotain muuta?
Portaalin perilliset
”helposti laajennettava tuote”
”räätälöintialusta”Eikö räätälöinnin idea
olekaan tehdä puhtaalta pöydältä ilman rajoitteita?
Jos tuotteen tärkein ominaisuus on
laajennettavuus, niin onko se enää tuote?
”Argh!”
Mikä on tuote?Käyttöliittymässä on selkeä, yhtenäinen visio. Käyttöliittymä
on viimeistelty.
Tuotteella on tietty, täsmällinen määrä
ominaisuuksia. Näitä on mahdollista esitellä
etukäteen.
Laajennettavuus on rajallista, jopa tiukasti
rajoitettua.
Mikä on alusta?”Alustasta löytyy tuhansittain eri
toimintoja ja mahdollisuuksia aivan
valmiina!”
”Kaiken saa muokattua juuri sellaiseksi kuin
asiakas haluaa!”
... ja usein täytyykin tehdä kaikki itse, koska
suoraan paketista alustat eivät yleensä
tee mitään hyvin!
Erilaisia vaihtoehtoja
räätälöity alusta tuote palvelu
Erittäin kallis ja haastava toteutus.
Laajentuu, muokkautuu ja
muuttuu. Ei lisenssikuluja.
Kallis. Toteutuksen laatutaso paljon kiinni
integraattorin osaamisesta.
Laajentuu isolla rahalla.
Kustannustehokas jos omat
vaatimukset vastaavat tuotetta.
Laajennettavuus rajallista.
Edullisin. Yleensä paras käytettävyys.
Erittäin rajallinen laajennettavuus.
räätälöity alusta tuote palvelu
Esitutkimus
Vaatimusten kuvaaminen &
priorisointi
Tuotteiden arviointi priorisoidun listan
avulla
Tuotteen ehdoilla tapahtuva toteutus
Tuotevalinta
Tiimin ja teknologioiden
valinta
Räätälöity toteutus
Esitutkimus
Vaatimusten kuvaaminen &
priorisointi
Tuotteiden arviointi priorisoidun listan
avulla
Alustan päälle tehty toteutus
Tuotteen ehdoilla tapahtuva toteutus
Tuotevalinta
Tiimin ja teknologioiden
valinta
Palvelumallin valinta
Räätälöity toteutus
Priorisoi vaatimukset ja tee tuotevalinta tärkeimpien vaatimuksien perusteella.
Jos haluat valmiita ominaisuuksia, niin valitse tuote ja tee sen ehdoilla. Jos haluat räätälöidä, niin valitse alusta tai räätälöi ”aidosti”.
Alustat eivät ole hopealuoteja vaikka niin jatkuvasti väitetäänkin.
KÄYTTÖÖNOTTOKriittiset tehtävät ja päätöspisteet.
4. Käyttöönottostrategian valinta5. Stabilointivaiheen budjetointi6. Organisaation tiedonhallinta
tarvitsee päällikön
4. KÄYTTÖÖNOTTO-STRATEGIAN VALINTA
Käyttöönottovaiheen kriittinen tehtävä:
Erilaisia strategioita
1. Suoran vaihdon strategia‒ Kustannustehokkain aina, mutta riskikerroin on suuri. Ongelmatilanteissa voi
aiheuttaa merkittäviä maineongelmia. Perinteisin. Eniten väärinkäytetty.
2. Rinnakkaisstrategia‒ Uusi järjestelmä vanhan rinnalla kunnes toimivuus on varmistettu. Haasteena
kustannukset ja vaadittavat resurssit. Yleensä vieroksuttu ilman hyviä perusteita.
3. Pilottistrategia‒ Joitain organisaation osia käytetään pilottiryhmänä ennen laajempaa
lanseerausta. Laajempi lanseeraus tehdään yleensä suoran vaihdon strategialla tai vaiheistetulla strategialla. Pidetään usein kalliina mallina, koska suhtaudutaan pilotointiin kuten ennakkotestaukseen. Mainettaan parempi – erityisesti tiedonhallintahankkeissa.
4. Vaiheistettu strategia‒ Voidaan vaiheistaa organisaation osien tai tietojärjestelmän ominaisuuksien
mukaan. Vaatii paljon ennakkoviestintää. Tulisi olla oletusmalli tiedonhallintajärjestelmien käyttöönotoissa.
Tiedonhallintajärjestelmien erityispiirteitä
1. Osa toiminnoista tuottaa isoimmat hyödyt vasta kun koko organisaation käytössä (esim. pikaviestintä, wikit).
‒ Perinteinen pilotilla testaaminen ei näin tuota hyötyjä useissa tapauksissa. Myös käyttöönottomallia valittaessa huomioitava tämä.
2. Osa toiminnoista vaatii organisaatiolta, tiimeiltä ja yksilöiltä poikkeuksellisen paljon oppimista ja toimintatapojen ”hoksaamista” (esim. ryhmätyötilat).
‒ Vain pilotoiva & vaiheistettu käyttöönotto sallivat organisaation oppimisen ja tämän hyödyntämisen seuraavissa aalloissa.
Luovuutta käyttöönottomallien suunnitteluun!
Tiedonhallintajärjestelmien käyttöönotoissa keskeistä on a) uusien toimintamallien ajaminen sisään ja b) yksilön kokemien hyötyjen varmistaminen. Näitä ei ymmärretä ilman oppimisaikaa eikä näitä voi pakottaa!
5. STABILOINTIVAIHEEN BUDJETOINTI
Käyttöönottovaiheen kriittinen tehtävä:
Stabilointivaiheen ennakkosuunnittelu
• Stabilointivaihe tarkoittaa tietojärjestelmän käyttöönoton jälkeisiä kuukausia, joiden on havaittu olevan ratkaisevia laajojen sisällönhallintajärjestelmien käyttöönottojen onnistumisessa.
• Lähteenä akateemisia tutkimuksia joissa on arvioitu sisällönhallintajärjestelmien käyttöönottojen ja projektien onnistumista pidemmän seurantajakson jälkeen.
• Avainkysymykset: ‒ Millainen käyttöönottostrategia?‒ Kehitetäänkö järjestelmää edelleen aktiivisesti myös
käyttöönoton jälkeisenä 6kk:n aikana?‒ Onko käyttäjille tarjolla koulutusta, tukea ja valmennusta
ensimmäisen 6kk:n aikana?
Ensimmäinen kuusi (6) kuukautta ratkaisee käyttöönoton onnistumisen! Budjetoi ja
suunnittele sen mukaisesti.
Budjetoi vähintään 1/3 perustoteutuksen kehityskustannuksista ensimmäisen 6kk aikana tapahtuviin pienmuutoksiin, parannuksiin ja ”stabilointiin”. Varaa resurssit!
Suunnittele ensimmäinen 6kk tarkkaan. Ole aktiivinen! Unohda palaute-excel!
6. ORGANISAATION TIEDONHALLINTA TARVITSEE PÄÄLLIKÖN
Käyttöönottovaiheen kriittinen tehtävä:
Tiedonhallinta tarvitsee päällikön
• Kuka omistaa ryhmätyön?• Kuka vahtii metatietomallia?• Kuka järjestää koulutuksia, tukee käyttäjiä?• Kuka perustaa ryhmätyötilat, kuka vahtii arkistoitumista?
• Johtopäätös: Jatkuvaa kehitystä tärkeämpää on nimittää organisaatioon selkeä vastuuhenkilö tiedonhallintaan ja ryhmätyön kehittämiseen.
• Perustelu: Uusia toimintoja on vaikea ottaa käyttöön jos edes perusasiat (tallennus, löydettävyys, jakaminen) eivät pysy hallinnassa organisaatiossa.
Käsittele vastuukysymykset ja tulevan järjestelmäkokonaisuuden päällikkyys hankkeen alussa – tai viimeistään käyttöönottovaiheessa!
Tiedonhallinnan vastuuta on vaikea hajauttaa. Perinteiselle IT:lle vastuu istuu huonosti ja viestintä katsoo asiaa usein liian yksipuoleisesti.
Harkitse esimerkiksi ”sähköisen työpöydän päällikkö” –nimikkeen perustamista.
Yhteenveto: Ratkaisuja vaikeisiin kysymyksiin
1. Määrittele käsite & rajaa hanke.
2. Tasapainota organisaation ja yksilön hyödyt.
3. Tee esitutkimus laajalla näkökulmalla.
4. Priorisoi tiedonhallinnan kipupisteet.
5. Tee priorisoitu vaatimusluettelo.
6. Vertaile tuotteita priorisoinnin perusteella.
7. Valitse tuote joka ratkaisee suoraan paketista tärkeimmät vaatimukset.‒ ... tai suhtaudu hankkeeseen räätälöitynä tietojärjestelmänä.
8. Valitse käyttöönottostrategia käyttäjien näkökulmasta.
9. Budjetoi ensimmäiselle 6kk ajalle kehitysrahaa 1/3 perustoteutuksen kustannuksista. Käytä se raha.
10. Nimitä organisaatioon ”Sähköisen työpöydän päällikkö”.
Lisätietoa Sinisestä Meteoriitista, SharePointista ja sähköinen työpöytä –hankkeista: http://www.meteoriitti.com
Lisää pohdintoja, väittämiä ja markkinatietoa Perttu Tolvasen blogista:
http://viidestaso.wordpress.com