intra-mart 文書管理システム ver5...1 第1章文書管理システムの概要 1－1...

intra-mart文書管理システム ver5.0

一般ユーザ用操作マニュアル

第 1版

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目次

頁第１章文書管理システムの概要 .................................................................................................................... 1 １－１文書管理システムの特長 ................................................................................................................. 1

第２章文書管理システムの基本操作 ............................................................................................................. 2 第３章掲示板 ................................................................................................................................................. 4 第４章最新版の文書を表示するには ............................................................................................................. 5 ４－１ツリー表示より確認 ........................................................................................................................ 5 ４－２検索機能より確認............................................................................................................................ 7 ４－３文書本文の確認 ............................................................................................................................... 8 ４－４文書ファイルの検索 ........................................................................................................................ 9 第５章発行台帳を表示するには .................................................................................................................. 10 第６章文書を制定・改訂・廃止するには .....................................................................................................11 第７章文書の立案 ........................................................................................................................................ 12 ７－１制定の場合 .................................................................................................................................... 12 ７－２改訂の場合 .................................................................................................................................... 19 ７－３廃止の場合 .................................................................................................................................... 23 ７－４立案処理の一時保存 ...................................................................................................................... 26 第８章文書の申請 ........................................................................................................................................ 27 ８－１申請文書一覧................................................................................................................................. 27 ８－２申請ルートの選択.......................................................................................................................... 28 ８－３申請ルートの編集.......................................................................................................................... 29 ８－４自動発行の設定、および送信確認................................................................................................. 32 ８－５送信確認画面................................................................................................................................. 33

第９章再申請 ............................................................................................................................................... 34 第１０章申請者による審査・承認状況の確認 ............................................................................................. 35 １０－１審査・承認状況の確認 ............................................................................................................... 36

第１１章審査・承認 .................................................................................................................................... 37 １１－１審査・承認以降の流れ ............................................................................................................... 38 １１－２審査結果の設定.......................................................................................................................... 39 １１－３審査・承認結果が“可”の場合................................................................................................. 40 １１－４審査・承認結果が“差し戻し”の場合 ...................................................................................... 41 第１２章審査・承認者による審査・承認状況の確認 .................................................................................. 42 １２－１審査・承認中文書一覧 ............................................................................................................... 42 １２－２審査・承認状況.......................................................................................................................... 43 第１３章発行処理 ........................................................................................................................................ 44 １３－１発行文書一覧 ............................................................................................................................. 44

目次

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１３－２公開日・実施日の入力 ............................................................................................................... 45 １３－３発行処理の確認.......................................................................................................................... 47 第１４章発行状況の確認 ............................................................................................................................. 48 １４－１発行状況文書一覧 ...................................................................................................................... 48 １４－２発行状況画面 ............................................................................................................................. 49 第１５章個人設定 ........................................................................................................................................ 50 １５－１個人申請ルート.......................................................................................................................... 50 １５－２個人コメント ............................................................................................................................. 52 第１６章関連文書 ........................................................................................................................................ 53 １６－１関連文書の追加削除 .................................................................................................................. 53

目次

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第１章文書管理システムの概要

１－１文書管理システムの特長（１）確実な最新版管理

◆ 文書はサーバで一元管理され、確実な版管理が行われます。

◆ 実施日がくると最新版文書が自動的に公開され、改訂された文書は旧版に移動するので、最新版と旧版の

混在を防止できます。

◆ 管理者以外は旧版を参照できません。

（２）充実した文書登録機能

◆ 複数ファイルを組み合わせて１つの文書を作成できます。

◆ 電子化できない文書はハードコピーの保管先を登録できます。

◆ 文書同士の関連付けが可能で、文書間の相互関係を明確化することが可能です。

◆ ISO9000s、ISO14000s で要求される”審査・承認”を必要とする文書から、一般的な文書まで幅広い管理が

可能です。

（３）審査・承認のスピードアップ

◆ 文書ごとに審査ルートを自由に設定できます。

◆ 同一役割のメンバーには同時送信することができるので、迅速な稟議が可能です。

◆ 差し戻し時にはファイルを添付可能なので、否認理由を明確にすることができます。

（４）多彩な文書表示機能

◆ Web ブラウザで、必要な文書を必要なときに閲覧できます。

◆ ツリー表示機能により、グラフィカルに文書体系を確認できます。

文書管理システムの構成

第１章文書管理システムの概要

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第２章文書管理システムの基本操作

◎システムへのログイン

①所定の URL を入力します。

②「ユーザ名」「パスワード」を入力し「ログイン」ボタンをクリックします。

◎ログイン後の操作

【メニュー操作方法】

フォルダアイコン

クリックすると、このフォルダに属するフォルダもしくはページが表示されます。

ページアイコン

クリックすると、該当する画面が青枠線内に表示されます。

第２章文書管理システムの基本操作

①

②

3

◎入力禁止文字

以下の文字はシステム内部で使用する文字のため入力することができません。

◎ファイルのダウンロード方法

◎その他制限事項

ブラウザの「戻る」ボタンはクリックしないでください。

誤動作の原因になります。

‘ シングルクォーテーション

“ ダブルクォーテーション

¥ 円マーク

, カンマ

~ チルダ

～から

| パイプ

# シャープ

文書ファイル名リンクをクリックして上記のメッセージが

表示される場合、右記の操作より、ファイルをダウンロー

ドして閲覧してください。

①文書ファイル名リンク上で右クリック

②「対象をファイルに保存」をクリック

③対象ファイルをローカル PC上に保存

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第３章掲示板

掲示版では下記の情報を確認することができます。

分類掲載内容

①管理部門からのお知らせ・文書の実施通知

（「○○文書が制定されます。」などのメッセージ）

アクセス権のある文書が通知対象となります。

・システム管理者からのお知らせ

②新着タスク・個人宛の通知

審査・承認依頼

差し戻し通知

③新着情報・新規に制定された文書情報および文書本文

・改訂された文書情報および文書本文

・廃止される文書情報

アクセス権のある文書が通知対象となります。

◆[掲示板]→[掲示版]をクリックしてください。

◎｢新着情報」の詳細操作方法

第３章掲示板

①

②

③

④

⑤

④表示方法を「制定文書」「改訂された文書」「廃止された文書」および「全文書」で切り替え

ることができます。

⑤一覧で表示された文書は「文書名」「登録番号」「実施日」「立案部門」「種別」および「昇順」

「降順」でソートすることができます。

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第４章最新版の文書を表示するには

最新版文書は下記の方法より確認することができます。

・ツリー表示より確認

文書種別（=フォルダ）を階層構造で確認することができます。

閲覧したい文書の保存先（=文書種別）が判明している場合や、文書体系を確認したい場合は

この機能を使用してください。

・検索機能より確認

様々な検索条件から文書を探し出し、閲覧することができます。

閲覧したい文書の保存先（=文書種別）がわからない場合等に、この機能を使用してください。

４－１ツリー表示より確認

◆メニューの[閲覧]→[文書ツリー表示]をクリックしてください。


ホームアイコンこのアイコンをクリックすると第１階層の文書種別（フォルダアイコン）が表

示されます。フォルダアイコン（=文書種別）クリックすると、下位の文書種別や文書が表示されます。

アクセス権がなければ表示されません。文書アイコンクリックすると別ウィンドウで文書が表示されます。

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◎アクセス権

上位階層の文書種別にアクセス権があれば、その配下の文書種別の文書はアクセス権がなくても閲覧することができます。

【例】

上の図はログインユーザが「種別２」にアクセスできる状態のツリー表示です。

「種別２」および配下の種別（「種別３」、「種別４」）の文書は閲覧できますが

「種別１」、「種別５」、「種別６」にはアクセス権がないため文書アイコンが表示されません。

種別１

種別２

種別３

文書A

文書B

種別４

文書C

文書D種別５

種別６

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４－２検索機能より確認

◆メニューの[閲覧]→[文書検索]をクリックしてください。


以下の検索条件を入力して検索することができます。・「キーワード」欄文書名検索用キーワード、立案部門、立案者を検索対象とします。

・「承認者等」欄審査・承認者の所属、氏名を検索対象とします。

・「文書種別」欄検索対象とする文書種別を指定してください。指定がない場合は全文書が検索対象となります。文書種別を選択した場合[アクセス権一覧]ボタンより、その種別のアクセス権を参照できます。アクセス権のない文書種別を選択して検索した場合はエラーとなります。・「立案部門」検索対象とする立案部門を指定してください。・「登録番号」検索する文書の登録番号を入力してください。

・「適用部門」検索する文書の適用部門を入力してください。・「実施日」検索する文書の実施された日付を検索開始日～検索終了日で指定してください。

①検索条件を入力後、検索結果の表示件数を指定し、

[検索]ボタンをクリックします。

② ①で入力した条件に合致する文書が一覧で表示されます。

文書の内容は「文書名」リンクをクリックして確認ください。

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４－３文書本文の確認各画面の文書名リンクをクリックすることにより、文書の内容が確認できます。

①メインフレーム ②で選択された文書ファイルが表示されます。

この文書の立案時にメイン表示に指定された文書ファイルが最初に表示されま

す。

②文書ファイルフレーム文書ファイル（電子ファイル・ハードコピー・コメント）および改訂履歴を一覧

表示させます。クリックした文書ファイルをメインフレームに表示させます。

③履歴フレーム文書情報および、文書の審査・承認者の氏名およびその日付が表示されます。

④関連文書フレームこの文書に関連する文書(アクセス権のある文書種別の文書のみ)を表示します。

①メインフレーム ②文書ファイル

フレーム

③履歴フレーム

④関連文書

フレーム


クリック

クリック

文書ツリー表示画面から

文書検索結果画面から

9

４－４文書ファイルの検索文書ファイル（電子ファイル・ハードコピー・コメント）による検索を行い閲覧することができます。

ファイル名及び他の検索条件でアクセス権のある文書種別の文書に属する文書ファイルを検索することができます。

◆メニューの[閲覧]→[文書ファイル検索]をクリックしてください。


①最新版文書の検索と同様に対象の文書ファイルを検索します。

③文書ファイルの内容が表示されます。 ②検索結果一覧表示されます。文書ファイル名リンクをクリッ

クすると、別ウィンドウで文書ファイルが表示されます。

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第５章発行台帳を表示するには

発行台帳では、アクセス権のある文書種別の文書の最新版文書情報、審査・承認履歴、および各版の改訂履歴が

確認できます。

◆メニューの[発行台帳]→[発行台帳検索]をクリックしてください。

発行台帳表示画面は、①最新版文書情報 ②審査・承認履歴 ③改訂履歴より構成されています。

①最新版文書情報最新版文書情報（文書名・立案部門・立案者など）が表示されます。

②審査・承認履歴最新版文書の審査・承認履歴が表示されます。

③改訂履歴最新版文書が第１版の場合

承認日、実施日が表示されます。（第１版なので改訂履歴はありません。）

最新版文書が第２版以上の場合（旧版文書が存在する場合）

最新版の承認日、実施日と最新版以外の旧版文書の版数・承認日・実施日・改訂履

歴が表示されます。

「改訂履歴-“文書の登録番号”」をクリックすると別ウィンドウで改訂履歴の内容

が表示されます。

①最新版文書情報

第５章発行台帳を表示させるには

②審査・承認履歴

③改訂履歴

②文書が一覧表示されます。

閲覧したい文書の[発行台帳]ボタンをクリックします。

①最新版文書の検索と同様に対象の文書を検索します。

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第６章文書を制定・改訂・廃止するには

文書の制定・改訂・廃止は次の手順で行います。詳細は各章を参照してください。

第６章文書を制定・改訂・廃止するには

立案

申請

審査・承認

発行

閲覧

第７章参照

第４章参照

第１３章参照

第１１章参照

第８章参照

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第７章文書の立案

「立案」には「制定」「改訂」「廃止」の３種類の方法があります。

・制定‥文書を新規に作成した場合です。

・改訂‥既に発行されている文書を改訂する場合です。

・廃止‥既に発行されている文書を廃止する場合です。

７－１制定の場合文書を制定する場合、以下の手順で処理を進めます。


立案>>制定の処理手順

文書情報の入力

ファイルのアップロード

情報の確認後送信

関連文書を指定

文書ファイルを指定

サーバへ登録します。

申請処理へ

８章参照

13

◆[立案]→[制定]アイコンをクリックしてください。

◎文書情報の入力（制定） ※アクセス権のある文書種別の文書に限ります。

文書の基本情報を入力します。

①文書情報を各欄に入力します。（入力項目については、表 7.1 参照）

②[次へ]ボタンをクリックします。

初期画面には一時保存されている文書が一覧表示されま

す。（一時保存については７－４を参照してください。）一時保存を再開する場合は、[再開]ボタンをクリックします。新規に制定する場合は[新規登録] をクリックします。


14

◎立案部門および文書種別の指定方法

立案部門および文書種別は下記の操作でデータを指定することができます。

（操作は共通です。）

①立案部門（文書種別）リンクをクリックすると

選択画面が別ウィンドウで表示されます


・「審査・承認あり」の文書種別

申請⇒審査・承認処理を経て最新版文書とし

て閲覧できるようになります。

・「審査・承認なし」の文書種別

立案処理完了後、最新版文書として閲覧でき

るようになります。

②表示方法を「ツリー表示」「すべて表示」

もしくは「キーワード」より検索します。

◎「ツリー表示」の場合

③立案部門（文書種別）を指定、［決定］ボタンをクリックしてください。

ログインユーザの所

属部門および、その

上位部門が表示され

ます。

◎「すべて表示」「キーワードより検索」の場合

④一覧より立案部門（文書種別）を指定、［決定］ボタンをクリックしてください。

立案部門選択画面

立案部門選択画面

文書種別選択画面

文書種別選択画面

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◎文書ファイルのアップロード

今までに入力してきた文書情報に対して、文書ファイル（文書の本文）をアップロードします。

◎電子ファイルの追加

Word、Excel などのアプリケーションにより作成したファイルを文書ファイルとしてアップロードします。

◎ハードコピー

電子化できない文書は、ハードコピー（紙）の保管場所を記入し、文書ファイルとして登録します。

①上記の画面で文書ファイルの[追加・削除]ボタンをクリックしてください。


②「内容」欄の「電子ファイル」をクリックしてください。 ③「ファイル名」を入力、および「参照」ボタンより電子フ

ァイルを指定し、[追加]ボタンをクリックしてください。

④「内容」欄の「ハードコピー」をクリックしてください。 ⑤「ファイル名」を入力、および「ハードコピーの保管先」

を入力します。「標準の保管先」をクリックすると入力を簡

略化できます。

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◎コメント

量の少ない文書は画面から直接コメントとして登録することができます。

◎メイン表示の指定

文書本文のタイトルをクリックした時に表示される文書ファイルを指定することができます。

初期状態では一番上の文書ファイルがメイン表示になります。

＊＊注意！＊＊

「電子ファイル」「ハードコピー」「コメント」、いずれかの文書ファイルを１つ以上指定してください。

⑧例として「注意事項」をメイン表示に変更し、

［前画面へ戻る］をクリックします。

⑥「内容」欄の「コメント」をクリックしてください。 ⑦「ファイル名」を入力、および「内容」を入力し、[追加]

ボタンをクリックしてください。

⑨文書本文のタイトルをクリックした時に

メイン表示に指定した文書ファイルが表示されます。


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◎関連文書の追加

立案する文書に関連のある文書を指定します。※アクセス権のある文書種別の文書に限ります。

・関連文書を確認する場合は４－３文書本文の確認を参照してください。

関連文書

関連文書立案する文書

発行後、最新版文書表示より関連文書が閲覧可能

関連文書の設定は立案時に

行います。

文書

文書立案する文書

①関連文書の[追加・削除]ボタンをクリックします。

②関連文書に指定したい文書の条件を入力し、[検索]ボタンをクリ

ックします。アクセス権のある文書を指定することができます。


③[追加]ボタンをクリックすると、関連文書に追加されます。

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◎文書情報の確認

今まで登録してきた情報を確認し、立案処理を完了します。

表 7.1 立案-制定時の入力項目

文書名

必須入力項目

文書名を入力する欄です。

立案部門

必須入力項目

立案部門を選択します。初期値：ログインユーザ所属部署。

登録番号

必須入力項目

文書につける番号を入力します。既に使用されている番号は使用できません。

文書種別

必須入力項目

「フォルダ」を選択します。

一覧ボタン文書種別選択後押下することでその文書種別のアクセス権を確認できます。

版数版数 NO.=1 の版数が表示されます。

キーワード文書を検索する際に使用されるキーワードを入力する欄です。

適用部門文書の適用範囲（適用する部門など）を入力する欄です。

文書用ファイル

必須入力項目

文書表示画面（文書の表示形態参照）のメインフレームに表示させる文書ファイルを

指定します。１つ以上指定してください。

文書ファイルには電子ファイル・ハードコピー・コメントの３種類があります。

電子ファイル…何らかのアプリケーションで作成された電子化されたファイルです。

ハードコピー…電子ファイルとして保管不能のファイルがあるとき（紙ベースで保管さ

れている場合）、この保管先を指定し、表示させるファイルです。

コメント …電子ファイルとして作成するには文書量が少ない場合、テキストエリア

に直接打ち込んだものを、コメントとして登録させるファイルです。

関連文書立案する文書に関連のある規定文書を指定します。任意入力項目、複数指定可

※アクセス権のあるものに限ります。

[OK]ボタンをクリックすると立案処理は完了します。

引き続き申請処理を行ってください。

（第８章文書の申請参照）


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７－２改訂の場合文書を改訂する場合、以下の手順で処理を進めます。

改訂の場合、まず改訂対象とする文書を検索し、

その後、改訂履歴（前版との変更点）を指定する必要があります。

その他の操作は制定の場合と変わりありません。（⇒操作の説明は「制定」の場合を参照ください。）


立案>>改訂の処理手順

文書情報の変更


情報の確認後送信関連文書を指定

文書ファイルを指定


申請処理へ

改訂する文書の検索

改訂履歴を指定

20

◎改訂する文書の検索 ※アクセス権のある文書種別の文書に限ります。

◆[立案]→[改訂]アイコンをクリックします。

◎改訂文書の検索

最新版文書より、改訂する文書を検索します。

＊＊注意！＊＊

改訂権限があたえられている文書しか改訂できません。

アクセス権がある文書種別の文書しか改訂できません。

①改訂したい文書の検索条件を入力します。

②[検索]ボタンをクリックします。

画面上部には一時保存されている文書が一覧表示されま

す。（一時保存については７－４を参照してください。）一時保存を再開する場合は、[再開]ボタンをクリックします。新規に改訂する場合は[改訂文書検索画面へ] をクリックします。


③[改訂]ボタンをクリックすると改訂処理が開始されます。

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◎改訂履歴の指定

前版との変更点を「電子ファイル」もしくは「コメント」の形式で登録することができます。

◎電子ファイルの追加

Word、Excel などのアプリケーションにより作成したファイルを文書ファイルとしてアップロードします。

◎コメント

量の少ない文書は画面から直接コメントとして登録することができます。

①改訂履歴の[追加・削除]ボタンをクリックしてください。 ②上記画面より改訂履歴を指定します。


③「内容」欄の「電子ファイル」をクリックしてください。 ④「ファイル名」を入力、および「参照」ボタンより電子フ

ァイルを指定し、[追加]ボタンをクリックしてください。

⑤「内容」欄の「コメント」をクリックしてください。 ⑥「ファイル名」を入力、および「内容」を入力し、[追加]

ボタンをクリックしてください。

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表 7.2 立案-改訂時の入力項目

文書名

必須入力項目

文書名を入力する欄です。

立案部門

必須入力項目


一覧ボタン文書種別選択後押下することでその文書種別のアクセス権を確認できます。

版数前版＋1の版数が表示されます。

キーワード文書を検索する際に使用されるキーワードを入力する欄です。


文書用ファイル

必須入力項目

文書表示画面（文書の表示形態参照）のメインフレームに表示させる文書ファイルを

指定します。１つ以上指定してください。

文書ファイルには電子ファイル・ハードコピー・コメントの３種類があります。


ハードコピー…電子ファイルとして保管不能のファイルがあるとき（紙ベースで保管さ

れている場合）、この保管先を指定し、表示させるファイルです。



改訂履歴

必須入力項目

改訂履歴を記したファイルを指定します.必須入力項目です.




関連文書立案する文書に関連のある規定文書を指定します。任意入力項目、複数指定可

※アクセス権のあるものに限ります。



（第７章文書の申請参照）


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７－３廃止の場合文書を廃止する場合、以下の手順で処理を進めます。

廃止の場合、まず対象とする文書を検索し、

その後、改訂履歴（廃止理由）を指定する必要があります。

その他の操作は制定、改訂の場合と変わりありません。（⇒操作の説明は「制定」「改訂」の場合を参照ください。）


立案>>廃止の処理手順

廃止情報の入力


情報の確認後送信


申請処理へ

廃止する文書の検索

改訂履歴（廃止）を指定

24

◎廃止する文書の検索 ※アクセス権のある文書種別の文書に限ります。

◆[立案]→[廃止]アイコンをクリックします。

◎廃止文書の検索

最新版文書より、廃止する文書を検索します。

＊＊注意！＊＊

改訂権限があたえられている文書しか廃止できません。

アクセス権がある文書種別の文書しか廃止できません。

①廃止したい文書の検索条件を入力します。

②[検索]ボタンをクリックします。


③[廃止]ボタンをクリックすると廃止処理が開始されます。

画面上部には一時保存されている文書が一覧表示されま

す。（一時保存については７－４を参照してください。）一時保存を再開する場合は、[再開]ボタンをクリックします。新規に廃止する場合は[廃止文書検索画面へ] をクリックします。

25



表 7.3 立案-廃止時の入力項目

廃止部門

必須入力項目



改訂履歴

必須入力項目

改訂履歴を記したファイルを指定します.必須入力項目です.






（第８章文書の申請参照）


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７－４立案処理の一時保存途中で中断した立案処理を再開することができます。（下記のケースに該当します。）

・立案中、他のメニューをクリックした場合。

・立案中、ブラウザの×（閉じる）ボタンをクリックした場合。

・立案中、intra-mart のセッションが切れた場合。

「制定」「改訂」「廃止」の各書記画面に、一時保存文書一覧が表示されます。

[再開]ボタンより、前回の入力した内容から再開することができます。


27

第８章文書の申請

立案した文書に対して審査・承認者の設定を行います。

この時、事前に作成した「申請ルート」を選択することで、

審査・承認者の設定を簡略化することができます。

申請ルート審査・承認の順番などの設定情報。

下記２パターンのルートを事前に登録しておくことができます。

・個人設定‥ログインユーザ自身が設定することができるルート

設定したユーザ自身にしか使用できません。

・管理設定‥システム管理者ユーザが設定することができるルート

システム全体で利用します。

８－１申請文書一覧 ◆[申請]→[申請]アイコンをクリックすると、立案が完了した文書の一覧が表示されます。

文書一覧に表示される文書は、ログインユーザが立案した文書のみです。


[文書名]リンクをクリックすると立案された文書が表示されます。

[文書情報]ボタンをクリックすると文書の基本情報が表示されます。

[削除]ボタンをクリックすると申請処理を取りやめることができます。

①[申請]ボタンをクリックすると申請ルート選択画面が表示されます。

28

８－２申請ルートの選択事前に登録した「申請ルート」を指定します。

（「申請ルート」を作成していない場合は、一からルートを作成する形となります。）

◎旧版の審査・承認履歴について

申請種別が改訂、廃止の場合、旧版となる文書の審査・承認履歴のリンクが表示されます。

①最初に「個人設定」（=個人ルート）「管理設定」（=管理ル

ート）を選択します。

②次にルートを選択し[ルート選択]ボタンをクリックして

ください。


③ルート内容が表示されます。

この内容でよければ[ルート決定]ボタンをクリックして

ください。

29

８－３申請ルートの編集選択した申請ルートをベースに下記の編集を行います。

・審査・承認グループの追加、変更、削除

・メンバーの追加、削除

◎申請処理後のイメージ図

・グループ内のメンバーへ同時に依頼が送られます。

・グループ内のメンバー全員が認可すると次のグループへ送信されます。

・１人でも差し戻すか、期限が切れると次へ進みません。

・最終グループにはメンバーを１人しか設定できません。

◎審査・承認グループの追加

①[グループ追加]ボタンをクリックします。 ②グループの順番、役割、期限、期限切れの後の処理を設定します。

③[登録]ボタンでグループが追加されます。


申請者審査グループ１審査グループ２承認グループ

点線内を「申請」で設定します。

30

◎審査・承認グループの変更

グループ情報の変更およびメンバーの追加・変更・削除を行うことができます。

①変更するグループの[変更]ボタンをクリックします。 ②グループの順番、役割、期限、期限切れの後の処理を変更できます。

①


③メンバーを追加する際は[メンバー追加]ボタンをクリック

します。

④[メンバー選択]ボタンよりメンバーを指定します。

⑤審査・承認者のコメント、およびコメントをメールで送信し

たい場合は[メール送信]のチェックをつけてください。

⑥メンバーを変更する際は該当メンバーの[変更]ボタンをク

リックします。

⑦メンバー追加時と同様の方法で変更してください。

⑧メンバーを削除する際は該当メンバーの[削除]ボタンをク


内容を確認後[OK]ボタンをクリックするとメンバーが削除さ

れます。

31

◎審査・承認グループの削除

表 8.1 審査・承認グループの説明

順番追加、変更する役割（審査・承認）の順番を指定します。

小さい順から処理が行われます。

役割追加、変更する役割を審査・承認より選択します。

期限追加、変更する役割に対して、期限を設定します。

“（審査・承認者が）受信してから○日後”という形で指定します。

期限切れの場合期限がすぎた場合の処理は「次へ送信」「申請者に戻す」から選択します。


①削除するグループの[削除]ボタンをクリックします。 ②内容を確認後[OK]ボタンをクリックするとグループが削除されます。

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８－４自動発行の設定、および送信確認

審査・承認者の設定等が終了したら、自動発行の設定を行います。

自動発行設定後のフローを以下に記します。

公開日、実施日ついて、１３－３公開日・実施日の入力参照

・自動発行

最終グループのメンバーが認可した時点で、文書の発行処理（公開日、実施日の設定）を行います。

（申請者は公開日、実施日を設定し、最終グループのメンバーが修正します。）

・手動発行

最終グループのメンバーが認可後、処理が文書の立案者へ戻り、文書の発行処理は立案者自身が行います。


概略図

申請

送信確認

申請ルートの設定・「審査・承認」の設定・自動発行の設定

自動発行手動発行

自動発行送信確認

審査・承認 …

最終グループ終了最終メンバーによる公開日・実施

日の再設定

自動発行する

最終グループ終了公開日・実施日の設定はなし。

自動発行しない

発行（申請者が行う。）

公開日、実施日の設定。

閲覧

公開日に、掲示板に掲載され

る。実施日制定…最新版として表示。改訂…旧版と最新版差換え。廃止…文書が旧版に移行。

公開日、実施日の設定

「ルート設定」画面の[次へ（自動発行設定）]ボタンで「自動発行処理」へ、[次へ]ボタンで「手動発行処理」へ移ります。

自動発行の場合、次画面で「公開日」「実施日」の設定を行います。

33

◎公開日・実施日の設定画面

自動発行した場合、公開日、実施日を指定します。

（手動発行の場合、公開日および実施日は入力しません。）

８－５送信確認画面

[OK]ボタンをクリック後、処理は最初の審査・承認グループに送信されます。

また、メンバー追加画面等で[メール送信]にチェックをつけた場合、メールが送信されます。

①公開日、実施日の確認項目が表示されています。

②送信してよければ、[OK]ボタンをクリックしてください。

①公開日、実施日の確認項目は表示されません。

②送信してよければ、[OK]ボタンをクリックしてください。


自動発行時手動発行時

①公開日・実施日を「○○日後」という形で入力します。

②[次へ]ボタンをクリックしてください。

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第９章再申請

下記ケースの場合、申請者は文書の必要な情報のみ変更することで再度申請することできます。

１．審査・承認者による差し戻し

文書の内容に誤りがあって、結果を「差し戻し」とした場合

２．申請者自身による引き戻し

申請者自身が文書の誤りに気づき文書を引き戻した場合。

◎文書の引き戻し方

◎文書ファイルの差し換え

まず修正する内容によって「文書ファイルの差し替えあり or なし」を決定します。

・文書ファイルの差し換えあり

「文書本文を差し替える」場合はこちらを選択してください。

前回のルートをベースに、申請ルートを自由に変更することができます。

・文書ファイルの差し換えなし

「文書本文を差し替える」必要がない場合はこちらを選択してください。

前回のルートをベースに申請ルートを変更することができますが、

「審査・承認結果を“可”とした人の変更」および

「結果を“可”とした人が所属するグループの削除」は不可です。

◎その後の処理

文書ファイルの差し換え後、申請ルートの設定を行います。

その後は、申請処理と同様の操作を行ってください。

①[申請]-[状況]メニューをクリックし、引き戻ししたい文

書の[状況]ボタンをクリックします。

第９章再申請

②[再申請]ボタンをクリックすると文書の引き戻しがで

きます。

35

第１０章申請者による審査・承認状況の確認

自身が申請した文書の審査・承認状況を確認することができます。

審査・承認処理が滞留している場合などはこの機能より確認してください。

◆[申請]→[状況]アイコンをクリックすると、現在、審査・承認中の文書が一覧表示されます。

① [文書名]リンクをクリックすると立案された文書が表示されます。

② [文書情報]ボタンをクリックすると立案された文書情報が表示されます。

③ [状況]ボタンをクリックすると審査・承認状況が確認できます。


36

１０－１審査・承認状況の確認

審査・承認状況文書一覧画面の[状況]ボタンをクリックすると、状況画面が表示されます。


② [コメント]アイコンから差し戻しコメントが閲覧可能です。

③ [再申請]ボタンをクリックすると、処理が[申請]→[再申請]に移ります。

④ 状況画面の表示項目の意味を次の表に示します。

表 10.1 状況画面の表示項目

文書名文書名を表示します。

申請種別申請種別を表示しています。

制定…制定された文書です。

改訂…改訂された文書です。

廃止…廃止された文書です。

役割役割を表示します。

期限審査・承認の期限を表示します。

期限切れ期限が切れた場合の処理内容です。

戻す…期限が切れた場合、申請者に処理が戻ります。

次へ…期限が切れた場合、自動的に次のグループへ処理が移ります。

所属・役職・氏名グループメンバーの所属、役職、氏名を表示します。

結果審査・承認結果を表示します。

未 …審査・承認を行っていない状態。

可 …審査・承認結果が“可”の状態。

差し戻し…審査・承認結果が否認され、差し戻された状態。

処理日処理完了日が表示されます。

コメント（送信／返信）送信…申請者が審査・承認者に送信したコメントが表示されます。

返信…審査・承認者が申請者に送信したコメントが表示されます。

メール送信メールが正しく送信されたか表示されます。

添付ファイル差し戻し時の添付ファイルが表示されます。

現在の状況現在、処理を保持している処理名（審査中など）が表示されます。


37

第１１章審査・承認

[審査・承認]→[審査・承認]をクリックした場合、

もしくはログイン直後のポータル画面（設定されている場合）に

自分宛に依頼のきている文書が一覧で表示されます。

ポータル画面では[審査・承認画面へ]をクリックすると下記の画面へ遷移します。

◆[審査・承認]→[審査・承認]をクリックした場合



③ [申請内容]ボタンをクリックすると申請者が設定した申請情報（審査・承認設定）が確認可能です。

④ [審査]ボタン（承認時は[承認]ボタン）をクリックすると、審査・承認の情報入力（結果）画面が

表示されます。


38

１１－１審査・承認以降の流れ審査・承認以降のフローを以下に示します。

審査・承認の流れ

申請者

発行（申請者が行う。）

公開日・実施日の設定

審査・承認の依頼

審査・承認者

次へ送信

自動発行なし

自動発行あり

文書表示

公開日

掲示板に掲載される。

実施日

制定…最新版として表示。

改訂…旧版と最新版差換え。

廃止…文書が旧版に移行。

申請者

審査・承認者

差し戻し

審査・承認文書一覧文書情報確認

申請情報確認

結果入力

差し戻し先・コメント・添付

ファイルを指定。

可

コメント入力画面最終グループかどうか？

・自動発行あり

公開日・実施日入力

・自動発行なし

設定項目なし

YES NO

再申請


39

１１－２審査結果の設定

① 審査・承認一覧で[審査]ボタン（承認時は[承認]ボタン）をクリックすると、審査・承認の情報入

力（結果）画面が表示されます。

② 結果を“可”“差し戻し”から選択し[次へ]ボタンをクリックします。

③ 審査結果は審査履歴に残ります。

可 or差し戻しを選択します。


40

１１－３審査・承認結果が“可”の場合

① 結果を“可”と指定した場合、コメントを入力する画面が表示されます。

② 必要な項目を入力し、[次へ]ボタンをクリックすると右下の確認画面が表示されます。

③ [OK]ボタンをクリックすると審査・承認が終了します。

④ 申請者が「自動発行あり」と設定した場合、最終グループのメンバーは公開日、実施日を入力しま

す。その後、最新版文書として閲覧可能です。

コメント入力画面確認画面


最終グループのメンバーで自動発行ありの場合

申請者が自動発行ありと設定した場合、最終グループのメンバーは、コメント、メールの他に、公開日、実施日を設定してくださ

い。

コメント入力＋公開日・実施日入力画面確認画面

41

１１－４審査・承認結果が“差し戻し”の場合

① 結果を“差し戻し”と指定した場合、コメント・差し戻し先を入力する画面が表示されます。

② 差し戻し先は以下を参照してください。

・申請者には必ず差し戻されます。

・結果を「可」とした人には、選択して送信することができます。

差し戻し対象となったメンバーには「コメント」「添付ファイル」が送信されます。

③ 添付ファイル追加画面では、電子ファイルのファイル名とパスを入力してください。

④ 必要な項目の入力が終了したら、[次へ]ボタンをクリックしてください。送信確認画面が表示され

ます。

⑤ [OK]ボタンをクリックすると処理が終了します。

コメント・差し戻し先入力画面添付ファイル追加画面

送信確認画


42

第１２章審査・承認者による審査・承認状況の確認

１２－１審査・承認中文書一覧 ◆[審査・承認]→[状況]アイコンをクリックすると、現在、審査・承認中の文書が一覧表示されます。

◆審査・承認を行った文書の状況を見ることができます。



③ [状況]ボタンをクリックすると審査・承認状況が確認できます。


43

１２－２審査・承認状況

審査・承認状況文書一覧画面の[状況]ボタンをクリックすると、状況画面が表示されます。

① [文書名]リンクをクリックすると立案された文書の表示形態が表示されます。

② [コメント]アイコンから〔送信／返信〕コメントが閲覧できます。


文書名文書名を表示しています。

申請種別申請種別を表示しています。




役割役割を表示します。

期限審査・承認の期限を表示します。

期限切れ期限が切れた場合の処理内容です。

戻す…期限が切れた場合、申請者に処理が戻ります。

次へ…期限が切れた場合、自動的に次のグループへ処理が移ります。

所属・役職・氏名グループメンバーの所属、役職、氏名を表示します。

結果審査・承認結果を表示します。

未 …審査・承認を行っていない状態。

可 …審査・承認結果が“可”の状態。

差し戻し…審査・承認結果が否認され、差し戻された状態。

処理日処理完了日が表示されます。

コメント（送信／返信）送信…申請者が審査・承認者に送信したコメントが表示されます。

返信…審査・承認者が申請者に送信したコメントが表示されます。

メール送信メールが正しく送信されたか表示されます。メールの送信結果

添付ファイル差し戻し時の添付ファイルが表示されます。

最終グループ後の処理自動発行の有無を表示します。


44

第１３章発行処理

１３－１発行文書一覧申請時に手動発行と設定した場合、ここで公開日、実施日の設定を行います。

◆[発行]→[発行]アイコンをクリックすると、発行文書一覧が表示されます。

◆文書一覧に表示される文書は、ログインユーザが立案・申請し、審査・承認が終了した文書のみです。



③ 発行を取りやめる場合は、[削除]ボタンをクリックします。

④ [発行]ボタンをクリックすると公開日、実施日入力画面が表示されます。


45

１３－２公開日・実施日の入力

この画面では公開日、実施日を設定します。公開日、実施日については、下記の図を参照してください。


承認日実施日公開日

発行状況で確認可。申請者と管理

ユーザのみ閲覧可能。

掲示板に掲載されます。

なお発行状況でも確認可。

最新版の文書として閲覧可能。

発行状況で確認可。申請者と管理


掲示板に掲載されます。

なお発行状況でも確認可。


発行状況で確認可。


発行状況で確認可。


旧版文書になります。

制定

最新版と

なる文書

旧版とな

る文書

改訂

廃止発行状況で確認可。申請者と管理


掲示板で通知されます。なお発行

状況でも確認可。最新版の文書と

して閲覧可能。

旧版文書になります。

46


② 公開日を入力してください。ただし過去の日付は入力できません。

③ 実施日を入力してください。ただし過去の日付と公開日以前の日付は入力できません。

④ [次へ]ボタンで発行確認画面が表示されます。

47

１３－３発行処理の確認

公開日、実施日の入力が終了したら、この画面が表示されます。

① この結果でよい場合、[OK]ボタンをクリックしてください。

② 実施日以前…発行状況

実施日以降…閲覧、旧版、発行台帳

上記のメニューで確認できます。


48

第１４章発行状況の確認

１４－１発行状況文書一覧発行が終了してかつ実施日以前のものが表示されます。

◆[発行]→[状況]をクリックすると、実施前文書一覧が表示されます。

[状況]ボタンをクリックすると発行状況画面が表示されます。


49

１４－２発行状況画面

発行状況文書一覧画面の[状況]ボタンをクリックすると、状況画面が表示されます。

この画面から公開日、実施日が確認できます。


文書名文書名を表示しています。クリックすると文書が表示されます。実施種別実施種別を表示しています。




立案部門立案した部門が表示されます。

立案日立案日が表示されます。

登録番号登録番号が表示されます。

版数版数が表示されます。

適用部門文書の適用部門が表示されます。

承認日最終グループ処理が完了した日付が表示されます。

公開日掲示板に掲載される日付です。

実施日制定…立案した文書が最新版文書として閲覧可能になる日。

改訂…旧版と立案した文書がさしかわる日。

廃止…立案した文書が廃止される日。


50

第１５章個人設定

１５－１個人申請ルート

申請画面で利用する「申請ルートの雛型」を事前に作成することができます。

（申請時にルートを作成する手間を省くことができます。）

◆[個人設定]→[個人申請ルート]をクリックします。

◎申請ルートの追加


①[ルート追加]ボタンをクリックしてください。 ②[ルート名]を入力した後、[グループ追加]ボタンをクリック

してください。

③順番、役割、期限、期限切れの場合を設定しグループを追加

します。（[登録]ボタンをクリックします。）

④グループに対し、メンバーを追加します。（[変更]ボタンをク

リックします。）

⑤[メンバー追加]ボタンをクリックし、下段フレームで追加す

るメンバーの情報を入力します。その後[追加]ボタンをクリ

ックするとメンバーが追加されます。

⑥グループをさらに追加する場合は、②～⑤の処理を再び行っ

てください。[登録]ボタンをクリックすると個人申請ルート

に登録されます。

51

◎申請ルートの変更

◎申請ルートの削除

①ルートを選択し、[変更]ボタンをクリックしてください。 ②追加の場合と同様の方法で、内容を変更してください。

[変更]ボタンをクリックすると内容が変更されます。

①削除するルートを選択し、[削除]ボタンをクリックしてく

ださい。

②[OK]ボタンをクリックすると、このルートは削除されます。


52

１５－２個人コメント

コメント入力の手間を省くために、あらかじめコメントの雛型を登録することができます。

「申請ルート設定時」「審査・承認認可時」「審査・承認差し戻し時」のコメントを設定します。

◆[個人設定]→[個人コメント]をクリックしてください。

（１）コメントの新規入力、変更

新規入力、変更したいコメントの処理名を選択します。


内容を変更し、[OK]ボタンで登録完了です。

[簡略入力]ボタンクリックで、コメントが挿入されます。

申請のメンバー追加画面

53

第１６章関連文書

１６－１関連文書の追加削除最新版文書同士の関連付けを編集することができます。

自身が作成した文書で、なおかつアクセス権がある文書種別の文書のみ編集することができます。

◆ [関連文書]→[追加・削除])をクリックしてください。

第１６章関連文書

①編集したい文書を検索します。 ②検索結果が一覧表示されます。 [追加・削除]ボタンをク


③下部の検索画面より、新たに関連付けを行いたい文書を

検索します。

④[追加]ボタンをクリックすると文書の関連付けが行われ

ます。

[削除]ボタンをクリックすると文書の関連付けが解除され

ます。

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