INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019
Transcript of INSTITUT BISNIS No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 1
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN
PENERBITAN SURAT KETERANGAN LULUS, IJAZAH
TRANSKIP DAN SKPI
INSTITUT BISNIS MUHAMMADIYAH BEKASI
Diajukan oleh:
Kepala BAAK,
M. Ridwan, S.IQ., S.Pd.I., M.Si.
NIP. 100315003
Diperiksa oleh:
Kepala LPM,
Hamluddin, M.Si.
NIP/NIDN. 100218021/0428038101
Disetujui dan Disahkan oleh:
Wakil Rektor,
Atika Rahmi, SE., Ak., M.Si.
NIP/NIDN. 201118010/0126028006
Rektor,
Dr. H. Jaenudin, S.Ag., M.Pd.
NIP/NIDN. 100115001/0425017401
INSTITUT BISNIS
MUHAMMADIYAH BEKASI
No. Dok. : 038/SOP-BAAK/IBM/2019
Revisi Ke : 0
SOP PENERBITAN SKL,
IJAZAH, TRANSKIP DAN SKPI
Tanggal : 10 Mei 2019
Jumlah Hal : 18 Halaman
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 2
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENERBITAN IJAZAH TRANSKIP DAN SKPI
A. Ruang Lingkup
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan
Tinggi pasal 42 ayat (1) menyebutkan bahwa ijazah dan transkrip nilai diberikan
kepada lulusan akademik sebagai pengakuan terhadap prestasi belajar dan/atau
penyelesaian suatu program studi terakreditasi yang diselenggarakan oleh
perguruan tinggi. Ijazah dan transkrip nilai diterbitkan oleh perguruan tinggi yang
memuat program studi dan gelar yang berhak dipakai oleh lulusannya. Pada akhir
proses penyelenggaraan pendidikan, IBM Bekasi akan memberikan surat penetapan
berupa Surat Keterangan Lulus (SKL), ijazah, transkrip nilai dan surat keterangan
pendamping Ijazah (SKPI) bagi lulusan yang telah dinyatakan lulus dan disahkan
melalui yudisium.
Penerbitan ijazah, transkrip dan SKPI merupakan kegiatan rutin tahunan yang
dilaksanakan maksimal 1 bulan setelah kegiatan wisuda dilaksanakan. Proses
penerbitan ijazah, transkrip dan SKPI meliputi koreksi mata kuliah dan nilai
mahasiswa semester akhir oleh program studi, verifikasi data SKPI oleh LP3
translasi mata kuliah baru, sinkronisasi nama mata kuliah dalam bahasa Inggris di
Sistem Informasi Akademik, penerbitan SK Yudisium dan persyaratan penerbitan
ijazah, koreksi data mahasiswa sampai cetak ijazah dan tranksrip oleh BAAK.
B. Definisi
1. Ijazah adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh IBM Bekasi sebagai bukti
mahasiswa telah menyelesaikan seluruh kewajiban studinya dan telah
dinyatakan lulus.
2. Transkrip akademik adalah dokumen resmi yang diterbitkan IBM Bekasi
yang berisi seluruh nilai mata kuliah yang telah ditempuh oleh mahasiswa
yang telah menyelesaikan studinya dan telah dinyatakan lulus.
3. Transkrip nilai merupakan kumpulan nilai-nilai mata kuliah kumulatif yang
telah ditempuh dan dinyatakan lulus sesuai ketentuan yang berlaku sebagai
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 3
hak mahasiswa karena yang bersangkutan dapat menyelesaikan studinya
sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan.
4. Surat keterangan pendamping ijazah (SKPI) adalah surat pernyataan resmi
yang dikeluarkan oleh perguruan tinggi, berisi informasi tentang pencapaian
akademik dan kualifikasi dari lulusan pendidikan tinggi bergelar.
5. Surat Keterangan Pengganti adalah dokumen pernyataan yang dihargai sama
dengan ijazah, transkrip nilai, dan atau SKPI.
6. Surat Keterangan Lulus (SKL) adalah surat keterangan diterbitkan oleh IBM
Bekasi, yang berfungi sebagai keterangan kelulusan sementara dan untuk
keperluan tertentu, termasuk untuk melamar pekerjaan sebelum
diterbitkannya ijazah.
C. Tujuan
1. SOP ini dibuat untuk membantu tenaga kependidikan pada Biro Administrasi
Akademik dan Kemahasiswaan dalam pembuatan SKL, Ijazah, Transkrip niai
dan SKPI kepada lulusan IBM Bekasi.
2. SOP ini dibuat dengan tujuan untuk menjelaskan alur kerja mengenai proses
pencetakan transkrip akademik. Transkrip dapat juga diberikan kepada
mahasiswa yang membutuhkan seperti untuk beasiswa, pindah Perguruan
tinggi, melamar pekerjaan atau kepentingan lainnya.
3. SOP ini dibuat untuk menjelaskan alur kerja mengenai proses pencetakan
ijazah di IBM Bekasi.
D. Indikator Keberhasilan
Proses penerbitan ijazah dan transkrip dinyatakan berhasil jika ijazah, transkrip dan
SKPI telah tercetak, ditanda tangani oleh Rektor dan Dekan serta sudah terlegalisir.
E. Pihak yang Terlibat
1. Rektor / Wakil Rektor
2. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK)
3. Pusat Data Sistem Informasi Akademik
4. Fakultas dan Program Studi
5. Mahasiswa yang Bersangkutan
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 4
F. Acuan Kegiatan
1. Peraturan Akademik Institut Bisnis Muhammadiyah Bekasi.
2. Pedoman Akademik Institut Bisnis Muhammadiyah Bekasi
3. Standar Mutu Akademik Institut Bisnis Muhammadiyah Bekasi.
4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor
81 Tahun 2014 tentang Ijazah, Sertifikat Komptensi dan Sertifikat Profesi
Pendidikan Tinggi.
5. SK Permenristek No 63 Tahun 2016 tentang Gelar dan Tata Cara Penulisan
Gelar di Perguruan Tinggi.
6. SK Ketua mengenai Hasil Yudisium
G. Ketentuan Umum
1. Mahasiswa telah dinyatakan lulus melalui sidang yudisium.
2. SK Yudisium telah diterbitkan sebagai dasar pembuatan ijazah dan transkrip
nilai.
3. Penggunaan kertas ijazah harus tercatat dan terdokumentasi peruntukannya.
4. Ijazah dapat diberikan kepada lulusan minimal 1 (satu) bulan setelah kegiatan
wisuda.
5. Ijazah dan 10 (sepuluh) lembar legalisir tidak dikenakan biaya atau mengikuti
ketentuan yang diterapkan di IBM Bekasi.
6. Legalisir selanjutnya dikenakan biaya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
7. Mahasiswa dinyatakan lulus berdasarkan berita acara yudisium dan SK
Rektor mengenai hasil Yudisium.
8. Nomor Ijazah dan nomor transkrip ditetapkan oleh BAAK merujuk kepada
Penomoran Ijazah Nasional (PIN) dari Kemendikbud RI dan SK Rektor
mengenai hasi yudisium, yang disusun berdasarkan NIM dan prodi.
9. Mahasiswa wajib melengkapi Formulir pernyataan penulisan nama pada
ijazah dan SKPI sesuai dengan nama yang tercantum pada akta kelahiran.
10. BAAK wajib memastikan bahwa penulisan nama pada ijazah, transkrip nilai
dan SKPI sesuai dengan yang terdapat pada PDDIKTI.
11. BAAK melakukan pencetakan transkrip nilai sementara, draft penulisan
Ijazah, dan draft SKPI pada kertas A4 untuk diperiksan dan disetujui oleh
Rektor dan Wakil Rektor IBM Bekasi.
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 5
12. Ijazah, transkrip nilai dan SKPI diberikan kepada mahasiswa paling lambat 1
(satu) bulan setelah pelaksanaan wisuda.
13. Penerbitan ijazah, transkrip nilai dan SKPI didasarkan pada prinsip kehati-
hatian, akurasi, dan legalitas.
H. Penerbitan SKL, Ijazah, Trankip dan SKPI
1. Penerbitan SKL
a. SKL diterbitkan 14 (empat belas) hari setelah yudisium, sambil
menunggu proses diterbitkannya ijazah dan transkrip nilai asli.
b. SKL bersifat sementara dan memiliki batas waktu penggunaan. Setelah
ijazah dan transkrip nilai diterbitkan, maka SKL dinyatakn tidak
berlaku.
c. SKL dapat digunakan sebagai pengganti ijazah dalam melamar
pekerjaan, selama proses penerbitan ijazah belum selesai.
d. SKL paling sedikit memuat hal-hal sebagai berikut:
1) Nomor SKL
2) Nama Mahasiswa
3) NIM
4) Program Studi
5) Alamat
6) IPK
7) Predikat kelulusan
e. SKL ditandatangani oleh Rektor IBM Bekasi
2. Penerbitan Ijazah
a. Isi dari ijazah sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2014 tentang
ijazah, Sertifikat Kompetensi, dan Sertifikat Profesi Pendidikan Tinggi.
b. Blanko Ijazah direncanakan diadakan secara mandiri oleh IBM Bekasi
sesuai dengan jumlah calon mahasiswa dan jumlah ijazah.
c. Pencetakan blanko ijazah dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa yang
kompeten di bidangnya.
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 6
d. Untuk keamanan blanko ijazah menggunakan sistem pengamanan
dokumen, seperti penggunaan invisible ink, cetak emboss dan lain-lain
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
e. Kriteria blanko ijazah adalah sebagai berikut:
1) Menggunakan security paper, dengan nomor seri tercantum pada
sudut kiri atas.
2) Menggunakan sistem pengamanan dokumen antara lain
penggunaan invisible ink (Logo IBM Bekasi), cetak emboss,
hologram.
3) Ukuran kerta A4, jenis kertas security paper berat kertas 200
mgm.
4) Bentuk persegi panjang dengan posisi horizontal.
5) Tulisan pada ijazah menggunakan tipe huruf sebagai berikut:
a) Teks : Nama Font (Ukuran: 22)
b) Nama Prodi : Nama Font (Ukuran: 22)
c) Gelar : Nama Font (Ukuran: 25)
d) Nama Mahasiswa : Nama Font (Ukuran: 27)
f. Ijazah paling sedikit memuat hal-hal sebagai berikut:
1) Nomor Seri Ijazah
2) Logo Perguruan Tinggi
3) Nama Perguruan Tinggi
4) Nomor SK Pendirian Perguruan Tinggi
5) Program Pendidikan (Sarjana)
6) Nama Program Studi
7) Nama lengkap Pemilik Ijazah
8) Nomor Induk Ijazah
9) Tempat dan Tanggal Lahir Ijazah
10) Gelar yang diberikan beserta singkatannya
11) Tanggal, bulan, dan tahun kelulusan
12) Tempat, tanggal, bulan, dan tahun penerbitan ijazah
13) Ijazah ditanda tangani oleh Rektor dan Dekan masing-masing
Fakultas.
14) Stempel perguruan tinggi
15) Foto mahasiswa
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 7
g. Ijazah ditulis dalam Bahasa Indonesia
h. Nomor seri Ijazah adalah sistem pengkodean kepemilikan ijazah yang
mencakup kode prodi, tahun lulus, nomor urut, dan nomor random dari
sistem pin ijazah nasional pendidikan tinggi.
i. Pencantuman nomor seri ijazah dilakukan pada sudut kiri atas.
j. Pengisian blanko ijazah dicetak dengan menggunakan computer dan
tinta warna hitam yang tidak mudah pudar.
k. Penyimpanan dan pengendalian blanko ijazah:
1) Blanko ijazah merupakan dokumen berharga, maka sebelum
didistribusikan atau digunakan, harus disimpan secara baik dan
aman.
2) Setiap penggunaan blanko ijazah harus dibuatkan Berita Acara
Serah Terima Blanko Ijazah. Penggunaan blanko ijazah termasuk
yang tidak digunakan atau rusak, diserahkan kembali oleh Kepala
BAAK disertai Berita Acara Penggunaan Blanko Ijazah.
3) Ijazah asli sebelum didistribusikan kepada lulusan, disimpan
dalam bentuk hardcopy dan softcopy scan.
3. Penerbitan Transkip Akademik
a. Transkrip nilai paling sedikit memuat hal-hal sebagai berikut:
1) Logo Perguruan Tinggi;
2) Nama Perguruan Tinggi;
3) Nomor SK Pendirian Perguruan Tinggi;
4) Nomor transkrip akademik;
5) Program pendidikan (sarjana);
6) Nama Program studi;
7) Nama lengkap pemilik transkrip nilai;
8) Tempat dan tanggal lahir pemilik transkrip nilai;
9) Nomor Induk Mahasiswa (NIM);
10) Tanggal, bulan, tahun masuk dan tahun kelulusan;
11) Tempat, tanggal, bulan dan tahun penerbitan transkrip akademik;
12) Transkrip nilai yang ditandatangani oleh Rektor IBM Bekasi;
13) Stempel perguruan Tinggi;
14) Foto mahasiswa;
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 8
15) Semua Mata kuliah yang ditempuh dan lulus, bobot sks, dan nilai
yang telah diperoleh mulai dari semester pertama sampai dengan
semester akhir;
16) Indeks Prestasi
b. Transkip nilai ditulis dalam Bahasa Indonesia
c. Predikat kelulusan berdasarkan Indeks Prestasi Kumulati (IPK) sebagai
berikut:
1) Predikat kelulusan terdiri atas tiga tingkat, yaitu memuaskan, sangat
memuaskan, dengan pujian (cumlaude), yang dinyatakan pada
transkrip nilai.
2) IPK sebagai dasar penentu predikat kelulusan program sarjana
strata satu (S1) adalah:
IPK Predikat Kelulusan
2,50 s.d. 3.00 Memuaskan
3.01 s.d. 3.50 Sangat Memuaskan
3.51 s.d. 4.00 Dengan Pujian (Cumlaude)
3) Predikat Kelulusan Dengan Pujian/Cum Laude dapat diberikan
apabila masa studi mahasiswa maksimal 8 (delapan) semester dan
tidak ada mata kuliah dengan nilai kurang dari B.
4) Ketentuan lain menyangkut penilaian, dapat dilihat pada SOP
Yudisium dan Pedoman Akademik IBM Bekasi.
4. Penerbitan SKPI
a. SKPI Paling sedikit memuat hal-hal sebagai berikut:
1) Logo dan Kop Perguruan Tinggi;
2) Informasi tentang identitas diri Pemegang SKPI:
a) Nama Lengkap;
b) Tempat dan tanggal lahir;
c) Nomor Induk Mahasiswa (NIM);
d) Tahun Masuk;
e) Tahun Lulus;
f) Nomor Ijazah;
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 9
g) Gelar/Sebutan Lulusan;
3) Informasi tentang identitas penyelenggara program:
a) Nama Perguruan Tinggi;
b) Status Akreditasi Perguruan Tinggi Saat SKPI
ditandantangani;
c) Nomor SK Akreditasi PT Saat SKPI ditandatangani;
d) Nama Program Studi;
e) Status Akreditasi Program Studi saat SKPI ditandatangani;
f) Nomor SK Akreditasi Prodi saat SKPI ditandatangani;
g) Jenis Pendidikan (akademik);
h) Jenjang Kualifikasi Sesuai KKNI;
i) Persyaratan Penerimaan;
j) Bahasa Pengantar Kuliah;
k) Sistem Penilaian (urutan gradasi penilaian dan
penjelasannya);
l) Lama Studi regular;
m) Jenis dan jenjang pendidikan lanjutan;
n) Status profesi (bila ada);
4) Informasi tentang isi kualifikasi dan hasil yang dicapai;
a) Bagian ini berisi capaian pembelajasan (CP) lulusan yang
berdasarkan UU Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Tinggi yang dinyatakan sebagai kompetensi
lulusan (KP), dituangkan dalam deskripsi sikap dan tata
nilai, kemampuan di bidang kerja, pengetahuan yang
dikuasai dan hak/wewenang dan tanggung jawab;
b) Tambahan informasi terkait dengan prestasi lulusan
(selama menjadi mahasiswa) dapat ditambahkan di SKPI,
seperti perolehan penghargaan, sertifikat, atau
keikutsertaan yang bersangkutan dalam berbagai organisasi
yang dikredibel;
5) Sistem pendidikan tinggi di Indonesia dan Kerangka Kualifikasi
Nasional Indonesia (KKNI).
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 10
b. Pengesahan SKPI
1) Tanggal
2) Tanda tangan
3) Nama jelas
4) Jabatan
5) Cap perguruan tinggi
c. SKPI ditulis dalam Bahasa Indonesia
d. Lampiran, lampiran ini bersifat pilihan yang berisi tambahan informasi
terkait dengan prestasi lulusan (selama menjadi mahasiswa) seperti
perolehan penghargaan, sertifikat atau keikutsertaan yang bersangkutan
dalam berbagai organisasi yang kredibel.
e. Akuntabilitas SKPI dan lampiran SKPI
Perguruan tinggi bertanggung jawab sepenuhnya atas informasi yang
disampaikan pada SKPI, nomor SKPI disusun dalam kerangka sebagai
berikut:
I. Kehilangan/Kerusakan Pada Ijazah Transkip dan/atau SKPI
1. Jika Ijazah, transkrip nilai, dan/atau SKPI rusak/hilang/musnah, harus
dibuktikan dengan surat keterangan tertulis dari pihak kepolisian untuk dapat
diterbitkan Surat Keterangan Pengganti.
2. Surat Keterangan Pengganti Ijazah, transkrip nilai, dan/atau SKPI rusak,
hilang, atau musnah harus diterbitkan oleh BAAK dengan mencantumkan
nomor dan tanggal keterangan tertulis mengenai kehilangan tersebut.
3. Surat Keterangan Pengganti Ijazah dan Transkrip Nilai ditulis dalam Bahasa
Indonesia, SKPI ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
J. Pengesahan Foto Copy (Legalisir) Ijazah, Transkip dan SKPI
1. Pengesahan fotokopi ijazah, transkrip nilai, dan SKPI dilakukan oleh BAAK.
2. Pengesahan Surat Keterangan Pengganti dilakukan oleh BAAK.
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 11
3. Pengesahan Fotokopi Ijazah, transkrip nilai, dan Surat Keterangan Pengganti
ditandatangani oleh Wakil Rektor.
K. Gelar dan Tata Cara Penulisan Gelar
1. Penetapan gelar diberikan sesuai dengan SK Permenristek No 63 Tahun 2016
tentang Gelar dan Tata Cara Penulisan Gelar di Perguruan Tinggi. Sarjana,
ditulis di belakang nama lulusan program sarjana denga mencantumkan huruf
“S” dan diikuti inisial pohon dalam rumpun ilmu pengetahuan dan teknologi
atau inisiasi nama program studi.
2. Gelar sarjana diberikan kepada mahasiswa yang telah menyelesaikan semua
persyaratan yang dibebankan dalam mengikuti suatu program studi dan
dinyatakan lulus sesuai SK Yudisium.
3. Gelar dan inisial gelar diberikan di belakang nama yang berhak atas gelar
tersebut. Inisial gelar berbasis pada program studi.
4. Penulisan gelar menggunakan dan mengikuti kaidah bahasa Indonesia.
5. Gelar yang diperoleh secara sah tidak dapat dicabut, kecuali pelanggaran
akademik.
6. Gelar Lulusan pada Program Studi di Institut Bisnis Muhammadiyah Bekasi
adalah sebagai berikut:
Program Studi Gelar Singkatan
Akuntansi Sarjana Akuntansi S.Ak.
Manajemen Sarjana Manajemen S.M.
Ekonomi Islam Sarjana Ekonomi S.E.
Ekonomi Pembangunan Sarjana Ekonomi S.E.
Teknik Informatika Sarjana Komputer S.Kom.
Ilmu Komunikasi Sarjana Ilmu Komunikasi S.I.Kom
L. Prosedur Cetak Ijazah, Transkrip dan SKPI adalah:
a. BAAK menerima berita acara siding skripsi/TA, sebagai dasar
pemasukan nilai mata kuliah Skripsi/TA.
b. BAAK mengumpulkan data-data mahasiswa seperti Ijazah SMA,
SKHUN, KTP, dan Akta Kelahiran untuk mencocokan nama lengkap
dan tanggal lahir mahasiswa.
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 12
c. BAAK mengeluarkan draft transkip nilai untuk pada kertas A4 nutuk
diperiksa oleh Kaprodi.
d. Kaprodi memeriksa draft transkip nilai, mencocokan dengan KHS
mahasiswa bersangkutan, melakukan koreksi mata kuliah dan nilai
mahasiswa semester akhir jika ditemukan ketidak sesuaian.
e. Setelah draft transkip disetujui oleh Kaprodi dan Wakil Rektor, maka
BAAK mencetak transkip nilai yang sudah final pada kertas transkip.
f. Pada saat pencetakan transkip, transkip diberi nomor sesuai dengan PIN
yang sudah dipadankan.
g. Transkip yang telah tercetak kemudian diperiksa kembali.
h. Jika kesalahan masih terdeteksi, maka transkrip dicetak ulang dengan
persetujuan Wakil Rektor dan kaprodi. Transkrip yang salah cetak akan
dimusnahkan dengan berita acara pemusnahan transkrip
i. Transkip yang sudah tidak terdapat kesalahan kemudian ditandatangani
oleh Rektor IBM Bekasi dan di stempel perguruan tinggi.
j. Setelah transkip ditanda tangani dan distempel, kemudian:
1) Transkip di foto copy untuk disiapkan legalisirnya sebanyak 10
lembar dan untuk diarsipkan sebanyak 2 lembar.
2) Transkip di scan untuk arsip BAAK.
k. Transkrip asli diserahkan kepada lulusan pada jadwal yang ditetapkan
dan mahasiswa mengisi tanda terima transkrip nilai.
l. BAAK mengeluarkan formulir pembuatan ijazah untuk diisikan oleh
mahasiswa yang telah dinyatakan lulus. Formulir ini ditujukan agar
mahasiswa menulis dan menyetujui nama dan tanggal lahir yang akan
dicantumkan pada ijazah.
m. BAAK mengurutkan data lulusan berdasarkan program studi, tanggal
kelulusan dan NIM, Kemudaian melakukan pencetakan draft Ijazah
pada kertas A4.
n. Draft Ijazah diberikan kepada Wakil Rektor dan Kaprodi untuk
mendapatkan persetujuan sebelum dicetak di atas kertas ijazah.
o. Setelah draft diperiksa dan tidak ditemukan kesalahan, serta telah
disetujui. Kemudian Ijazah dicetak di atas kertas Ijazah.
p. Ijazah yang telah dicetak kemudian diperiksa kembali sekali lagi untuk
memastikan tidak terdapat kesalahan.
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 13
q. Jika tetap masih ada kesalahan yang tidak terdeteksi sebelumnya, maka
ijazah harus dicetak ulang dengan persetujuan Wakil Rektor dan
Kaprodi. Ijazah yang salah kemudian dimusnahkan dengan Berita
Acara Pemusnahan Ijazah.
r. Ijazah yang telah diperiksa, ditandatangani oleh Rektor dan Dekan
Fakultas terkait kemudian di stempel IBM Bekasi.
s. Setelah ijazah di tandatangani dan distempel, kemudian:
1) Ijazah difotokopi dan disiapkan legalisirnya sebanyak 10 lembar
dan untuk arsip sebanyak 2 lembar.
2) Ijazah discan untuk arsip BAAK.
3) Ijazah asli diserahkan kepada lulusan pada jadwal yang
ditetapkan dan mahasiswa mengisi tanda terima ijazah.
M. Rekaman (Quality Record)
1. Berita Acara Yudisium
2. SK Yudisium
3. Ijazah SMA, SKHUN, KTP Mahasiswa
4. Fomulir Pembuatan Ijazah
5. Ijazah, Transkip dan SKPI
6. Tanda Terima Ijazah, Transkip, dan/atau SKPI
7. Berita Acara Pemusnahan Ijazah, Transkip, dan/atau SKPI.
8. Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian
9. Legalisir Dokumen Asli Ijazah, Transkrip, dan SKPI
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 14
N. Diagram Alir Cetak Ijazah, Transkip dan SKPI
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 15
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 16
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 17
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Standar Operasional Prosedur Penerbitan Ijazah, Transkip dan SKPI | 18