La Libreria Mauro divia Rugabella a Milanoin questi anni si è moltorinnovata grazie ancheall’adozione di unsoftware gestionale. Neparliamo con Alessandroe Antonella Burlini

Intervista con Alessandroe Antonella Burlini

La storia della Libreria Mauro inizia nel1956, quando Mauro Burlini apre la libre-ria nei locali che ancora oggi la ospitano.Nel 1978 l’attività di vendita all’ingrosso,che ha affiancato fin dagli inizi quella di ven-dita al pubblico, viene spostata dal figlio Gior-dano Burlini, in un nuovo punto vendita di3.000 mq in zona Navigli, cuore della vec-chia Milano. Dal 1999, poi, la LibreriaMauro è anche distributore della casa edi-trice Giunti di Firenze.Con sette vetrine allestite in modo temati-co e in base alle richieste del mercato, laLibreria Mauro è specializzata in testi sco-lastici per ogni ordine di scuola, dalle ele-

mentari alle medie superiori, ma ha un am-pio assortimento di libri di varia, riviste, vi-deocassette, dvd e guide turistiche. Da treanni, inoltre, la libreria ha aperto anche aiquotidiani, come servizio aggiuntivo alcliente che entra per comprare un libro eesce anche con il giornale sottobraccio.Oggi la libreria è gestita da Giordano Burli-ni insieme ai figli Mauro, Alessandro e An-tonella.

In oltre 45 anni di attività sono cambiatemolte cose nel mestiere di libraio. Potre-ste tracciare un profilo della libreria oggie del suo pubblico di riferimento?Cominciamo con alcuni dati tecnici: la Li-breria Mauro attualmente si estende suuna superficie di circa 400 mq, equamen-

te distribuiti tra il piano terra, destinato al-la vendita, e il magazzino al piano inferio-re. Per il punto vendita all’ingrosso si par-la invece di ben 3.000 mq. L’assortimen-to della libreria si compone di circa50.000 titoli di varia più un 25.000 di sco-lastica. Qui in libreria lavorano 8 addetti,mentre nell’ingrosso il personale impiega-to sale a 25. Bisogna tenere presente che noi trattiamoin buona parte libri scolastici – benché siapresente anche un ampio assortimento dititoli di varia – per cui il nostro pubblico haimparato a conoscerci in primo luogo comelibreria scolastica e solo in un secondomomento come libreria di varia. Ovvia-mente, quindi, i nostri clienti principali so-no gli studenti e i loro genitori.

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Quali sono le problematiche e le esigenzedi una libreria che deve gestire contem-poraneamente un settore di varia e un set-tore di scolastica, due realtà che hanno mo-delli e tempi di vendita molto diversi?Premetto che da circa 3 anni abbiamoadottato un software gestionale di nuova ge-nerazione, BooksManager, che consente ilcarico e lo scarico dei titoli nel magazzinopiù una serie di altre funzionalità, partedelle quali sviluppate sulla base delle esi-genze della nostra libreria. L’adozione di un software gestionale ci hapermesso di affrontare in maniera più ef-ficiente alcune della problematiche tipichedella libreria e contemporaneamente di ri-spondere in modo più efficace alle esi-genze dei nostri clienti. Ad esempio cono-scere in anticipo quali saranno le novità inuscita che avremo a disposizione o i pros-simi fuori catalogo. Da questo punto di vi-sta BooksManager ci offre un servizio di qua-lità, poiché Undernet 74, la società che sene occupa, ci fornisce aggiornamenti set-timanali dei titoli sia di varia sia di scola-stica. Questi aggiornamenti, che proven-gono direttamente da editori e distributori,vengono uniformati dal punto di vista formaleda Undernet 74 e in un secondo momentocomunicati alla libreria; in questo modo sicrea un rapporto forte e continuativo tra ifornitori e la libreria, con la mediazionedella società tecnologica.In ogni caso, uno dei maggiori problemiche una libreria deve affrontare è sicura-mente quello delle giacenze: ovvero sape-re subito e al momento della richiesta delcliente se quel titolo è presente in libreria,in quante copie ed eventualmente se èpossibile riordinarlo; è chiaro che tuttoquesto controllo prima veniva fatto a ma-no, e a volte a memoria, con indubbi limitisulla certezza del risultato. L’avere a dis-posizione uno strumento gestionale, facili-ta e velocizza queste procedure per noi li-brai e nel contempo soddisfa la richiesta delcliente, fidelizzandolo alla libreria.Un’altra funzionalità, fondamentale pernoi e praticamente impossibile senza ilsoftware, è la possibilità di estrarre reporte statistiche a livello di vendita in modo daottimizzare la fase di riordino.La libreria è stata attrezzata con diverse po-stazioni, che si interfacciano con un servercentrale dove è caricato un database di ol-tre 450.000 titoli di varia e 60.000 di sco-lastica: nel magazzino le postazioni sono abi-litate al carico dei titoli, mentre le postazionidislocate nella libreria vera e propria inprossimità delle casse registrano tutte leoperazioni di vendita (lo scarico dei titoli) e

automaticamente il software può calcolareil fabbisogno della libreria e generare il mo-dulo d’ordine che verrà poi inviato ai distri-butori o direttamente agli editori per effet-tuare il riordino dei titoli in esaurimento.

Potrebbe fare un esempio concreto diuna problematica che è stata risolta gra-zie all’introduzione di BooksManager?Come per tutte le librerie, le rese sono an-che per noi un bel «grattacapo». Poteva ac-cadere che un libro restasse per anni in li-breria senza essere reso, si parla di 4-5 an-ni, il che poteva comportare tenersi il libro«per sempre» perché nel frattempo era an-dato fuori catalogo. Questo accadeva sem-plicemente perché il libraio non poteva ri-cordarsi di tutti i titoli in magazzino. Con ilsoftware abbiamo la possibilità di control-lare da quanto tempo abbiamo un deter-minato titolo, se è mai stato movimentatoe quante copie sono state vendute e, quin-di, decidere se sia il caso di renderlo al-l’editore o se abbia ancora potenzialità diessere venduto. È ovvio che questo è un pro-blema che ha molto più a che fare con lavaria piuttosto che con la scolastica; inogni caso è un problema che ora non ab-biamo più.

Questo per quanto riguarda la gestionedella libreria lato «fornitore», che cosa hacomportato invece l’adozione di questosoftware gestionale nel rapporto con ilcliente finale?Sicuramente l’effetto maggiormente visibi-le per il cliente è la velocità delle procedu-re d’acquisto; soprattutto a settembre,quando la vendita di libri scolastici rag-giunge il suo picco massimo, siamo riusci-ti a eliminare le spiacevoli code che si for-mavano alle casse. Il programma può infattiessere integrato con il registratore di cas-sa e quindi al passaggio della penna otticasul libro riusciamo a ottenere immediata-mente a video il totale di spesa del clien-te. In secondo luogo riusciamo a monitorarecostantemente la giacenza dei titoli e quin-di a effettuarne il riordino prima che sianoesauriti. Nella scolastica è essenziale teneresotto controllo il fabbisogno della libreria eordinare le quantità giuste al momento giu-sto, in modo che il cliente non si senta di-re che quel titolo non è disponibile e deveessere riordinato. Da non sottovalutareanche la possibilità che il software offre diinterrogare il database secondo diversiparametri, compresi il titolo, o parti di es-so, l’autore e l’editore: spesso infatti iclienti non conoscono, o non si ricordanocon esattezza, tutti i dati del volume che stan-

no cercando e mentre prima andava fattoun lavoro di ricerca manuale, oggi riuscia-mo a trovare il titolo desiderato in temporeale e con minimi margini di errore.Operando poi la Libreria Mauro in modomassiccio nel settore scolastico, era per noiindispensabile gestire anche gli ordini del-le singole classi, in termini di libri adotta-ti: il software rende possibile ottenere perogni titolo l’elenco di tutte le classi in cuiè stato prenotato e viceversa risalire a tut-ti i titoli adottati per ogni singola classe.

E per il marketing della libreria?BooksManager consente anche la costru-zione di un database clienti, sfruttando ilquale la Libreria Mauro è in grado di indi-rizzare campagne promozionali e di mar-keting mirate a specifici segmenti di clien-ti; potremmo arrivare a fare direct mailing.Inoltre il sistema permette di gestire l’or-dine del singolo cliente, di tenere traccia de-gli ordini effettuati in precedenza e di darecomunicazione ai clienti affezionati dei ti-toli che avevano richiesto.

Un software quindi «su misura» per la Li-breria Mauro. Ci può spiegare meglio co-me è nata questa partnership?Fino a tre anni fa, noi avevamo solo un pic-colo gestionale per l’ingrosso, poi, a seguitodella crescita del volume di titoli movi-mentati in libreria, abbiamo sentito l’esi-genza di uno strumento che ci permettes-se di organizzare in automatico l’attivitàgiornaliera. A questo punto sono iniziati i con-tatti con Undernet 74, che ha effettuatoun’analisi approfondita delle problemati-che e dei processi esistenti in libreria e hastudiato un software che ne consentisse lagestione. Questo strumento, BooksMana-ger appunto, è stato inizialmente «tarato»sulle nostre esigenze, oggi però il prodot-to offre un alto grado di personalizzazionee scalabilità, e ne esistono delle versioniper le piccole librerie di scolastica e per quel-le multimagazzino, in grado di gestire tra l’al-tro anche l’usato. Non è il nostro caso, mapossiamo vantarci di essere stati il «casostudio» per il lancio del prodotto.(intervista a cura di P. Mazzucchi)

Librerie: gestione