INLEIDING XIRIS · 2019. 5. 1. · Pagina 1 INLEIDING XIRIS Het softwarepakket is bedoeld voor...

Pagina 1

INLEIDINGXIRIS

Het softwarepakket is bedoeld voor registratie van aantal-len, gewichten en bedragen per kostenplaats.Deze gegevens kunnen verzameld worden door aangeslo-ten apparatuur aan de PC, maar kunnen desgewenst ookhandmatig worden ingebracht.

Het programma is gemaakt voor registratie van de activi-teiten in een postkamer.Dit houdt echter niet in dat er alleen gegevens kunnenworden ingevoerd die met post te maken hebben.Er kunnen ook andere elementen worden ingevoerd, denkhierbij bijvoorbeeld aan kopiëer- of drukkerijkosten.

Het programma staat u toe zelf een logische indeling temaken van kosten die u wilt registreren. De naam hier-voor kunt u zelf ingegeven. Door de naam duidelijk te kie-zen krijgt u een duidelijk overzicht.

INHOUD

Pagina 3

HOOFDSTUK 1

BESTAND

IMPORTEREN ............................................................................................................................................................10CTRL+I .............................................................................................................................................................10

EXPORTEREN ...........................................................................................................................................................11CTRL+E ...........................................................................................................................................................11

BEVEILIGING .............................................................................................................................................................13INLOGGEN ......................................................................................................................................................13WIJZIGEN WACHTWOORD ...........................................................................................................................14

AFSLUITEN ................................................................................................................................................................15ALT+F4 .............................................................................................................................................................15

INHOUD

Pagina 4

HOOFDSTUK 2

REGISTREREN

FUNCTIE TOETSEN ..................................................................................................................................................17

HANDMATIG ...............................................................................................................................................................18F2 .....................................................................................................................................................................18

AUTOMATISCH ..........................................................................................................................................................19WEGEN STATISCH .........................................................................................................................................19WEGEN DYNAMISCH .....................................................................................................................................20WEGEN VLOERSCHAAL ................................................................................................................................21FRANKEREN ...................................................................................................................................................22

CONTROLEER AANBIEDING ...................................................................................................................................23MAAK AANBIEDING ........................................................................................................................................23VASTE KOSTEN..............................................................................................................................................24

INHOUD

Pagina 5

HOOFDSTUK 3

OVERZICHTEN

RAPPORTEN ..............................................................................................................................................................27PDA ..................................................................................................................................................................27FACTUUR PER KOSTENPLAATS ..................................................................................................................28AANBIEDINGSBRIEF ......................................................................................................................................29

BLADEREN .................................................................................................................................................................30AANBIEDINGEN ..............................................................................................................................................30FRANKEERGEGEVENS .................................................................................................................................31WEEGGEGEVENS ..........................................................................................................................................32LOGGEGEVENS .............................................................................................................................................33

MANAGEMENT INFORMATIE ...................................................................................................................................34GRAFIEK .........................................................................................................................................................34TABEL ..............................................................................................................................................................35

INHOUD

Pagina 6

HOOFDSTUK 4

ONDERHOUD

HOOFDMENU ............................................................................................................................................................38KLANTGEGEVENS .........................................................................................................................................39KOSTENPLAATSEN ........................................................................................................................................40KOSTENPLAATSEN ........................................................................................................................................41SOORTENWERK ............................................................................................................................................42SOORTENWERK ............................................................................................................................................43TARIEVEN PARTIJEN .....................................................................................................................................44TARIEVEN LINEAIR ........................................................................................................................................45

TOESLAGEN ..............................................................................................................................................................46TOESLAG PER STUK .....................................................................................................................................46

TOESLAGEN ..............................................................................................................................................................47PERCENTAGE .................................................................................................................................................47

TOESLAGEN ..............................................................................................................................................................48TOESLAG PER HOEVEELHEID WAARDE ....................................................................................................48

TOESLAGEN ..............................................................................................................................................................49TOESLAG PER AABIEDING ...........................................................................................................................49

VASTEKOSTEN .........................................................................................................................................................50

PARTIJSOORTEN ......................................................................................................................................................51

FRANKEERMACHINE GEGEVENS ..........................................................................................................................52

BTW PERCENTAGES ................................................................................................................................................53

GEBRUIKERS ............................................................................................................................................................54GEBRUIKERSROLLEN ...................................................................................................................................55GEBRUIKERSROLLEN MENU STRUCTUUR ................................................................................................56

RANDAPPARATUUR ..................................................................................................................................................57STATISCH WEEGSCHAAL .............................................................................................................................57DYNAMISCHE WEEGSCHAAL ......................................................................................................................58VLOERSCHAAL...............................................................................................................................................59FRANKEERMACHINE .....................................................................................................................................60

CORRECTIE ...............................................................................................................................................................61AANBIEDINGEN ..............................................................................................................................................61FRANKEREN ...................................................................................................................................................63

INHOUD

Pagina 7

HOOFDSTUK 5

HELP

INDEX .........................................................................................................................................................................65HELP-ONDERWERPEN..................................................................................................................................65

OVER XIRIS ...............................................................................................................................................................66VERSIE ............................................................................................................................................................66

TABVOLORDE INSTELLEN .......................................................................................................................................67

DATABASEVELDEN INSTELLEN ..............................................................................................................................68

TOETSEN BESCHRIJVING .......................................................................................................................................69

INDEX .........................................................................................................................................................................70

WOORDEN ................................................................................................................................................................71

BESTAND

HOOFDSTUK 1

Pagina 9

Bovenstaand scherm verschijnt wanneer in het hoofdscherm onder de optie bestand wordt geselecteerd.Nu verschijnt er een aantal keuzemogelijkheden, de uitleg van elke keuze volgt na deze pagina.

BESTAND

HOOFDSTUK 1

Pagina 10

CTRL+I

IMPORTEREN

UNDERCONSTRUCTION

BESTAND

HOOFDSTUK 1

Pagina 11

CTRL+E

EXPORTEREN

In dit menu kunt u data exporteren. U kunteen keuze maken uit twee verschillendeexport formaten, als *.txt of als een *.xlsformaat.U moet eerst de datum selecteren in onsvoorbeeld is dit de gehele maand maart.Dit doet u door met de linkermuistoets opde datum button te klikken.

U klikt vervolgens met de de linkermuistoets opde pulldown box en u kunt een keuze makenuit twee export formaten.Het *.txt formaat kunt u nadien importeren inbijvoorbeeld microsoft access of als tekst be-stand afdrukken. Alle gegevens uit de databasebevinden zich in de opgeslagen file.

Vervolgens kunt u een keuze maken uit hetaantal kostenplaatsen waarvan u de data wiltexporteren.

U klikt vervolgens met de de linkermuis-toets op de maand button. De gehelemaand is nu geselecteerd en wordt in hetcyaan weergegeven.

BESTAND

HOOFDSTUK 1

Pagina 12

CTRL+E

EXPORTEREN

U kunt de kostenplaatsen één voor éénselecteren door met de linkermuistoetsin het vakje te klikken er verschijnt vervol-gens een vinkje.U kunt ook alle kostenplaatsen selecterendoor met met de rechtermuistoets in hetwitte vlak te klikken er verschijnt dan eenPopp-up menu met de volgende drie se-lectie mogelijkheden

BESTAND

HOOFDSTUK 1

Pagina 13

INLOGGEN

BEVEILIGING

In dit scherm kunt u zichzelf inloggen.

Let op de gebruikersnaam is niet hoofd-letter gevoelig het wachtwoord is welhoofdletter gevoelig. Dit betekend dat alsu het woord hoofdletter in de vorm vanHoofdLETTER intoetst moet u datvoortaan ook altijd op deze manier doen.

Dit inloggen wordt vooral gebruikt bij hetwisselen van de personele bezetting, ofvoor die gene die daadwerkelijk met hetsysteem werkt.

BESTAND

HOOFDSTUK 1

Pagina 14

WIJZIGEN WACHTWOORD

BEVEILIGING

In dit scherm kunt u het wachtwoord wijzi-gen.

Let op het wachtwoord is hoofdletter gevoe-lig. Dit betekend dat als u het woord hoofd-letter in de vorm van HoofdLETTER ofHOOFDletter intoetst moet u dat voortaanook altijd op deze manier doen.

Het wijzigen van het wachtwoord moet utenminste éénmaal per kwartaal doen. Ditmaakt het systeem fraude bestendiger.

U vult vervolgens bij Huidig wachtwoord het wachtwoord in wat u tot nu toe heeft gebruikt u gaat verder met de Enterof Tab toets en vult vervolgens bij Nieuw wachtwoord u nieuwe wachtwoord in en ga verder met de Enter of Tab toets.Als laatste moet u nu nog eenmaal uw nieuwe wachtwoord bevestigen in de regel Bevestig nieuw wachtwoord als udit gedaan heeft klikt u met de linkermuistoets op de button OK en het nieuwe wachtwoord wordt opgeslagen en is klaarvoor gebruik.

BESTAND

HOOFDSTUK 1

Pagina 15

ALT+F4

AFSLUITEN

Het afsluiten van het systeem kunt u doendoor met de linkermuistoets de pulldown-box bestand te openen en vervolgens af-sluiten te kiezen.U kunt ook de toetsen combinatie Alt+F4gebruiken of rechts boven in het schermmet de linkermuistoets dubbelklikken ophet kruisje van schermsluiten.Het programma wordt nu beëindigd enalle data wordt automatisch opgeslagen.

REGISTREREN

HOOFDSTUK 2

Pagina 17

Bovenstaand scherm verschijnt wanneer in het hoofdscherm onder de optie onderhoud de keuze tabellen wordt geselec-teerd.Nu verschijnt er een aantal keuzemogelijkheden, de uitleg van elke keuze volgt na deze pagina.

FUNCTIE TOETSEN

F5 START WEGEN STATISCH

F6 STOP WEGEN STATISCH

F7 START WEGEN DYNAMISCH

F8 STOP WEGEN DYNAMISCH

F2 HANDMATIG

F4 VASTEKOSTEN

F11 FRANKEREN

F12 WEGEN

REGISTREREN

HOOFDSTUK 2

Pagina 18

F2

HANDMATIG

Handmatig invoeren, hierbij verstaanwe het invoeren van gegevens welkeniet automatisch kunnen worden gere-gistreerd.

U dient eerst het soortwerk te kiezen,door met de linkermuistoets op hetdriehoekje te klikken er verschijnt eenpulldownbox van alle ingevoerde ver-werkingen.

Daarna maakt u een keuze uit een vande reeds ingevoerde kostenplaatsen uitde pulldownbox kostenplaats .

Vervolgens maakt u een keuze uit deaanbiedingsdatum door met de linker-muistoets op dit vakje te klikkenvervolgens verschijnt het onderstaandescherm en u kunteen keuze maken uit één datum vanaanbieding (zie pagina 20).De systeemdatum wordt weergegeven

in het donkerblauw uw keuze wordt weergeven in het cyaan.Vervolgens maakt u een keuze uit het aanbiedingsmoment door met delinkermuistoets op het driehoekje te klikken er verschijnt een pulldownbox vanalle ingevoerde aanbiedingsmomenten.

Nu kunt de Aantal len invoeren van datgene wat u wilt registreren.Met de TAB of ENTER toets van uw computerkeyboard gaat u vervolgens ver-der naar het volgende invoerveld en u vult het Stuksgewicht in. U moet hieriets invullen want anders zal de Update button niet groen worden.Het totaalgewicht wordt door het programma uitgerekend.

Ga verder met de TAB of ENTER toets. De Waarde heeft betrekking op hetverzekerdvervoer van deze aanbieding. En wordt ingevuld in guldens.Het Bonnummer is een nummer welke geheel naar eigen keuze ingevuld kanen mag worden, het hoeft dus niet.

U kunt met de TAB of ENTER toets door alle velden springen behalve het invulveld Omschrijving deze kunt u alleenmaar met de muis benaderen.

Kixcode deze kunt u activeren of deactiveren door in het vak je te klikken met uw linkermuistoets.U kunt vervolgens Separate aanbieding activeren of deactiveren dit doet u door in het vak je te klikken met uw linker-muistoets.Separate aanbieding betekent dat een aanbieding ook daadwerkelijk separaat wordt afgedrukt op een anderaanbiedingsformulier.

Als u op de button Update klikt zal er een berekening volgens het gekoppelde tarief plaatsvinden. Als u niet op debutton Update klikt maar direct op de button Opslaan of op uw keyboard op de functietoets F10 dan zal de berekeningplaatsvinden en de verwerking automatisch opgeslagen worden. Wilt u de verwerking niet opslaan maar wel berekenendan klikt u op de button Update en vervolgens klikt u op de button Sluiten of op uw keyboard op de toets Esc .

REGISTREREN

HOOFDSTUK 2

Pagina 19

WEGEN STATISCH F12

AUTOMATISCH

Onder wegen statisch verstaan we het re-gistreren van ongelijke poststukken. On-der ongelijke poststukken verstaan we bij-voorbeeld postpakketten. Via een dynami-sche weegschaal en een automatischtoevoerapparaat.

U maakt hierbij geen gebruik van de inge-voerde soortenwerk structuur en dekostenplaatsen de ontvangst van de ge-wogen data kan worden beken in ditscherm. Dit kunt u zien als een voort-gangs controle van de gewogen post-stukken.

Dit venster is eigenlijk een dubbel vensterhet heeft twee functies zowel dynamischwegen als statisch. U kunt pas gaan re-gistreren als u de onderstaande handelin-gen heeft verricht.

U moet eerst een keuze maken uit eenvan de reeds ingevoerde kostenplaatsenin de pulldownbox kostenplaats door met de linkermuistoets op het driehoekje te klikken. Er verschijnt nu een pull-downbox van alle ingevoerde kostenplaatsen en u maakt uw keuze.Als u dit niet doet dan zal de Start W egen button niet geactiveerd worden. Vervolgens klikt u op de button Start W egenen u kunt beginnen met de automatische verwerking.

Als u klaar bent met de verwerking dan klikt u met de linkermuistoets op de button Stop W egen het scherm blijft weer-gegeven. Als u op de button sluiten klikt wordt het scherm gesloten en gaat de data verloren. Als u rechts boven in hetscherm op het kruisje met de functie scherm sluiten klikt dan wordt het scherm gesloten en de verwerking beeindigd. Dedata wordt dan automatisch opgeslagen. U ziet hier een voortgangsbalk van welke de status aangeeft.

REGISTREREN

HOOFDSTUK 2

Pagina 20

WEGEN DYNAMISCH F12

AUTOMATISCH

Onder wegen dynamisch verstaan we hetautomatisch toevoeren en registreren vanpoststukken. Via een dynamische weeg-schaal en een automatisch toevoer-apparaat.

U maakt hierbij geen gebruik van de inge-voerde soortenwerk structuur en dekostenplaatsen de ontvangst van de ge-wogen data kan worden beken in ditscherm. Dit kunt u zien als een voort-gangs controle van de gewogen post-stukken.

Dit venster is eigenlijk een dubbel vensterhet heeft twee functies zowel dynamischwegen als statisch. U kunt pas gaan re-gistreren als u de onderstaande handelin-gen heeft verricht.

U moet eerst een keuze maken uit eenvan de reeds ingevoerde kostenplaatsen

in de pulldownbox kostenplaats door met de linkermuistoets op het driehoekje te klikken. Er verschijnt nu een pull-downbox van alle ingevoerde kostenplaatsen en u maakt uw keuze.Als u dit niet doet dan zal de Start W egen button niet geactiveerd worden. Vervolgens klikt u op de button Start W egenen u kunt beginnen met de automatische verwerking.

Als u klaar bent met de verwerking dan klikt u met de linkermuistoets op de button Stop W egen het scherm blijft weer-gegeven. Als u op de button sluiten klikt wordt het scherm gesloten en gaat de data verloren. Als u rechts boven in hetscherm op het kruisje met de functie scherm sluiten klikt dan wordt het scherm gesloten en de verwerking beeindigd. Dedata wordt dan automatisch opgeslagen. U ziet hier een voortgangsbalk van welke de status aangeeft.

REGISTREREN

HOOFDSTUK 2

Pagina 21

WEGEN VLOERSCHAAL

AUTOMATISCH

UNDERCONSTRUCTION

REGISTREREN

HOOFDSTUK 2

Pagina 22

FRANKEREN F11

AUTOMATISCH

Onder frankeren verstaan we het automa-tisch registreren van de frankeerkosten.

U maakt hierbij geen gebruik van de inge-voerde tarieven en soortenwerk structuur,want de frankeermachine verstuurt de opde frankeermachine ingestelde porto naelke omwenteling via een datakabel naarde computer.De ontvangst van de data kan worden be-ken in dit scherm. U kunt hier tevens dewaarde zien van de laatste 11 franke-ringen.

U kunt de frankeermachine pas gaan ge-bruiken als u de onderstaande handelin-gen heeft verricht.

U moet eerst een keuze maken uit een van de reeds ingevoerde kostenplaatsen in de pulldownbox kostenplaats doormet de linkermuistoets op het driehoekje te klikken. Er verschijnt nu een pulldownbox van alle ingevoerde kosten-plaatsen en u maakt uw keuze.Als u dit niet doet dan zal de Start button niet geactiveerd worden. Vervolgens klikt u op de button Start en u kunt be-ginnen met frankeren.

Als u klaar bent met frankeren dan klikt u met de linkermuistoets op de button Stoppen en het scherm frankeren wordtgesloten en de frankeerdata wordt vervolgens automatisch opgeslagen.

Na het indrukken van de toets K1op de FP EFS 3000 worden de be-dragen hier geregistreerd.

Na het indrukken van de toets K2op de FP EFS 3000 worden de be-dragen hier geregistreerd.

REGISTREREN

HOOFDSTUK 2

Pagina 23

MAAK AANBIEDING

CONTROLEER AANBIEDING

In dit menu kunt u een aanbieding maken,dit moet u doen alvorens u onder over-zichten - rapporten - aanbiedingen deaanbieding kunt afdrukken.

Het opstartscherm is als eerste getoondop deze pagina.

U kunt een drietal filters toepas-sen zoals getoond in het linkerscherm.

A.. Filter op aanbiedmomentB. Filter op aanbieddatumC. Filter op partijsoort

U kunt nu op de button Maakaanbiedingen klikken.Het systeem gaat vervolgens deaanbiedingen bij elkaar zoekenvolgens de door u geselecteerdeitems en maakt een interne bere-kening als deze voltooid is ver-schijnt het getoonde scherm metdaarin de resultaten.

U hoeft natuurlijk deze filters niet toe tepassen.

U kunt in het eerste scherm ook direct opde button Maak aanbiedingen klikken.Het systeem gaat vervolgens alle aanbie-dingen bij elkaar zoeken en maakt een in-terne berekening als deze voltooid is ver-schijnt het getoonde scherm met daarinde resultaten.

Als er geen aanbiedingen ge-maakt kunnen worden omdat ergeen invoer heeft plaatsgevondenof omdat de filters niet correct zijntoegepast dan verschijnt er eenpopup scherm met de volgendemelding.

REGISTREREN

HOOFDSTUK 2

Pagina 24

VASTE KOSTEN F4

VASTE KOSTEN

Onder vaste kosten verstaan we de kos-ten welke dagelijks terug komen. Of kos-ten welke gemaakt worden door de post-kamer welke niet te plaatsen zijn in PTTsjabloon.

Zoals daar zijn koeriersdiensten, verhui-zingen, opslag, verhuur van materiaal, uit-besteden van personeel, het huren vanpostbakken, rolcontainers enz.

functietoets

OVERZICHTEN

HOOFDSTUK 3

Pagina 26

OVERZICHTEN

HOOFDSTUK 3

Pagina 27

PDA

RAPPORTEN

- jaar - maand

gehele maand

+maand +jaar

gehele week

geheel jaar

één dag

PDA of te wel de Post Debiteuren Administra-tie.U kunt in dit venster een semi-PDA nota aan-maken. Selecteer eerst de datum waarvan ueen uitdraai wilt hebben.Klik daarvoor met de linkermuistoets op dezebutton er verschijnt een popup menu waar ude datum kunt selecteren. Een klik met delinkermuistoets selecteert de start datum eneen klik met de rechtermuistoets selecteert heteinde van de datum selectie. De overige selec-tie methoden worden hiernaast weergegeven.

Na dat u een datumselectie hebt uitgevoerd klikt u met de linkermuis-toets op de OK button, het datum selectie venster wordt gesloten en uklikt vervolgens op de Rapport button er wordt nu een nieuw venstergeopend met daarin een voorbeeld hoe de afdruk eruit zal gaan zien. Ukunt deze op het scherm bekijken en vervolgens afdrukken door op deprinter button te klikken of u kunt het scherm na inzage sluiten zonderaf te drukken door op de button Close te klikken.

Het voorbeeld van een afdruk op het scherm ziet er als volgt uit,

Afdrukken Sluiten

OVERZICHTEN

HOOFDSTUK 3

Pagina 28

FACTUUR PERKOSTENPLAATS

RAPPORTEN

In dit menu kunt u een factuur per kosten-plaats genereren.U klikt vervolgens met de de linkermuis-toets op de pulldown box en het onder-staande scherm wordt geopend.In dit scherm maakt u een keuze vanwelke kostenplaatsen u een factuur-overzicht wilt hebben.

Het selecteren van één enkele kostenplaats doet u door met de linker-muistoets op het vakje voor de kostenplaats te klikken.Als u alle kostenplaatsen wilt selecteren dan klikt u met de rechtermuis-toets in het invulveld, er verschijnt nu een pulldownbox met de volgendeopties:A . Selecteer inclusief onderliggende kostenplaatsen.Dit betekend dat alle kostenplaatsen zijn geslecteerd ook diegene welkeonder een andere vallen.B . Selecteer alle kostenplaatsen.Dit betekend dat alle kostenplaatsen zijn geselecteerd met uitzonderingvan de onderliggende.C . Ongedaan maken huidige selectie.Dit betekend dat alle geselecteerde kostenplaatsen kunnen worden gedeselecteerd.Vervolgens klikt u op de button Rapport en er verschijnt in het scherm een afdrukvoorbeeld, wilt u deze alsnog afdruk-ken dan klikt u op de button Printer wilt u dit overzicht alleen maar bekijken dan klikt u na het bekijken op de buttonClose.

OVERZICHTEN

HOOFDSTUK 3

Pagina 29

AANBIEDINGSBRIEF

RAPPORTEN

In dit menu kunt u een aanbiedingsbriefbekijken, aanmaken en/of afdrukken.De er zijn drie filtermogelijkhedenen een optioneel filter dat op alle keuze-mogelijkheden kan worden toegepast.Kies het te gebruiken filter door met delinker muistoets het gewenste vakje te ac-tiveren.

Bij het kiezen voor aanbiedmomentverschijnt rechts een keuzemenu met deingevoerde aanbiedingstijden.

Selecteer separate aanbieding als deverwerking apart wordt aangeboden.

Als u de afgedrukte aanbiedingsbrievenwilt bekijken selecteert u afgedrukte aan-biedingen.Bij alle keuzemogelijkheden kan eenoptioneel filter worden toegepast, metdrie mogelijkheden, geen, partijsoort ofsoort werk.Bij de keuze soort werk verschijnt eenscherm met de ingevoerde verwerkings-soorten waaruit kan worden gekozen.

Kies bij partijsoort uit de daar getoondemogelijkheden b.v. PTT Binnenland , PTTBuitenland of Pakketpost.

Selecteer met de linker muistoets de af tedrukken aanbiedingsbrief in het onderstescherm.Klik op button Afdrukken, nu verschijnteen afdrukvoorbeeld, klik op button Prin-ter om af te drukken of op Close nahet bekijken van de aanbieding (zie be-schrijving op pagina 20).

OVERZICHTEN

HOOFDSTUK 3

Pagina 30

AANBIEDINGEN

BLADEREN

Voor het zoeken naar een aanbieding omdeze te wijzigen of te verwijderen kan defunctie bladeren worden gebruikt.

Selecteer de gewenste aanbieding in hetoverzicht met de linker muistoets of ge-bruik de filters datum (zie pagina 20) en/of gebruiker .Met de rechter muistoets kan nu wordengekozen voor wijzigen (zie pagina 40) ofhet verwijderen van de aanbieding.

Het wijzigen kan nodig zijn op basis vande gecorrigeerde PTT gegevens.

Het verwijderen is noodzakelljk als b.v.de totale verzending vervalt.

OVERZICHTEN

HOOFDSTUK 3

Pagina 31

FRANKEERGEGEVENS

BLADEREN

Dit scherm toont de opgeslagen frankeer-gegevens, deze kunnen niet meer wordengewijzigd of verwijderd.

Dit scherm dient ter informatie.

Met het datum filter kunnen de frankeer-gegevens van een gekozen datum(zie pagina 20) worden getoond.

OVERZICHTEN

HOOFDSTUK 3

Pagina 32

WEEGGEGEVENS

BLADEREN

De gegevens van de gewogen verwerkingen worden hier getoond.Selectie kan worden uitgevoerd op datum, kostenplaats en partij soort.

A. Klik op de button Datum voor het kiezen van een dag ,week , maand etc.( zie pagina 20, datumselectie).

B. Selecteer Kostenplaats , nu verschijnt een scherm waarbij er drie zoekmogelijkheden zijn ;kostenplaatsnaam , kostenplaatsnummer of zoeknummer (een door de gebruiker toegekend nummer).Dubbelklik op de kostenplaats om te selecteren , gebruik de rechtermuistoets om de inhoud te wijzigen.

C. Selecteer partijsoort om een partij te zoeken, hierna zijn er twee zoekopties, partijsoort en soort werk.Dubbelklik om de keuze te selecteren en gebruik de rechtermuistoets om de gegevens te wijzigen.

OVERZICHTEN

HOOFDSTUK 3

Pagina 33

LOGGEGEVENS

BLADEREN

Dit scherm geeft een overzicht van de ver-werkingen met vermelding van de datum,de naam van de verwerker en een door degebruiker toegekend bonnummer.

Selecteer datum voor het gewenste over-zicht ( zie pagina 20, datumselectie).

Dit scherm is informatief, er kan hier nietsworden afgedrukt, verwijderd of gewijzigd.

OVERZICHTEN

HOOFDSTUK 3

Pagina 34

GRAFIEK

MANAGEMENT INFORMATIE

Dit scherm geeft een overzicht van de ver-werkingen met vermelding van de datum,de naam van de verwerker en een door degebruiker toegekend bonnummer.

Selecteer datum voor het gewenste over-zicht ( zie pagina 20, datumselectie).

Dit scherm is informatief, er kan hier nietsworden afgedrukt, verwijderd of gewijzigd.

OVERZICHTEN

HOOFDSTUK 3

Pagina 35

GRAFIEK


Dit scherm geeft een overzicht van deaantallen in gewichts trappen in een gra-fiek vorm. Het geeft een overzicht van deoutput van een postkamer. Of eenfacilitair postservicecentrum.Dit is een grafische weergave. Als men deaantallen exact wil weten dan moet meneen tabel vorm produceren zie pagina 36.

OVERZICHTEN

HOOFDSTUK 3

Pagina 36

TABEL


Dit scherm geeft een overzicht van deaantallen in gewichts trappen in tabelvorm. Het geeft een overzicht van de out-put van een postkamer. Of een facilitairpostservicecentrum.Per gewicht worden de aantallen weerge-geven.

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 38

HOOFDMENU

TABELLEN

Bovenstaand scherm verschijnt wanneer in het hoofdscherm onder de optie onderhoud de keuze tabellen wordt geselec-teerd.Nu verschijnt er een aantal keuzemogelijkheden, de uitleg van elke keuze volgt na deze pagina.

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 39

TABELLEN

Bij het aanmaken van een aanbiedings-brief zijn er een aantal specifieke gege-vens nodig om deze brief volledig inge-vuld te krijgen. Namelijk de klant-gegevens.

U klikt met de linkermuistoets op de toets Nieuw en het onderstaande scherm verschijnt. Dit scherm kunt u vervolgensinvullen met de gegevens welke vanbelang zijn voor het aanbiedings-formulier.

Aanbiedkantoor is het kantoorwaar de verzending wordt aangebo-den.Aanbiedmoment is het momentwaarop de verzending wordt aange-boden. Het kan mogelijk zijn dat erop een aantal momenten per dagkan worden aangeboden. Hiervoorgeldt dan meestal een anderkortingspercentage, de zogenaamde

Tijd/plaats korting , en veelal een ander debiteurennummer.U moet nu dus meerdere nieuwe klantgegevens invoeren met dezelfde gegevens maar alleen met een afwijkendAanbiedingsmoment en Tijd/plaats korting .Debiteurennummer is het debiteurennummer welke door de PTT wordt gehanteerd.Naam is de naam van diegene welke de verzending aanbied. Adres is het adres van diegene welke de verzending aan-bied, in combinatie met de postcode en woonplaats en deze laatste hoeft niet gelijk te zijn aan het Aanbiedkantoor .

Als u alle gegevens correct hebt ingevuld klikt u met de linkermuistoets op de toets OK en alle gegevens worden opge-slagen.

Heeft u één van de bovenstaande gegevens niet correct ingevuld, of mocht u het Aanbiedmoment en of Debiteuren-nummer willen wijzigen dan klikt u met de linkermuistoets u de toets Wijzigen

Wilt u een Aanbiedmoment verwijderendan klikt u met de linkermuistoets op detoets de regel welke u wilt verwijderen enu klikt op de rechtermuistoets het onder-staande schermverschijnt dan.Na bevestigingmet de linker-

muistoets wordt er een nogmaals om een bevestiging gevraagd in de vorm van een Ja / Neescherm. U kunt op dit moment nog een laatste keuze maken.

KLANTGEGEVENS

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 40

TABELLEN

KOSTENPLAATSENMet het beheren van kostenplaatsen wordtbedoeld het opnemen van kostenplaatsenin de tabel en het geven van een specifieknummer en naam aan deze kostenplaats.

U klikt met de linkermuistoets op de toets Nieuw en het onderstaande scherm verschijnt. Dit scherm kunt u vervolgensgeheel of gedeeltelijk invullen.De items welke ingevuld moeten worden zijn Kostenplaatsnummer en Naam, alle andere items zijn van belang voorde verdere verwerking van de kostenplaats.

Kostenplaatsnummer is een identiek nummer welkemag bestaan uit meerdere cijfers en niet uit een combi-natie van cijfers en letters. Deze regel heeft een zoekfunctie in het systeem.Naam (1) is een identieke naam van de kostenplaatswelke een combinatie mag zijn uit letters en cijfers.Deze regel heeft een zoek functie in het systeem.Naam (2) is een extra invoerregel welke betrekkingheeft op de naam (1) van de kostenplaats. Een extravermelding. Deze regel heeft geen zoek functie in hetsysteem en hoeft dus ook niet ingevuld te worden.Adres is het adres, postbus of plaats van de kosten-plaats en hoeft niet ingevuld te worden.Postcode is de postcode van de kostenplaats en hoeftniet ingevuld te worden.Debiteurennummer is het debiteuren nummer van dekostenplaats en hoeft niet ingevuld te worden.Telefoon is het telefoonnummer van de kostenplaatsintern of extern en kan naar behoefte worden ingevuld.Fax is het faxnummer van de kostenplaats intern of ex-tern en kan naar behoefte worden ingevuld.Email is het Emailadres van de kostenplaats intern ofextern en kan naar behoefte worden ingevuld.Kostenplaats mag verwerkt worden betekend dat debetreffende kostenplaats actief is u kunt deze kosten-plaats ook deactiveren, dit wil zeggen dat de kosten-plaats tijdelijk of permanent niet gebruikt mag worden.Valt onder een andere afdeling betekend dat deze

kostenplaats een onderafdeling is en dat alle kosten automatisch worden doorbelast naar de afdeling waar deze kosten-plaats onder valt.Contractkorting ook intern betekend dat de externe korting ook intern van toepassing is.Kwantumkorting ook intern betekend dat de externe korting ook intern van toepassing is.KIX Code korting betekend dat de externe korting ook intern van toepassing is.

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 41

TABELLEN

KOSTENPLAATSENToeslagen betekend het belasten van een kostenplaats met een vaste toeslag deze moet dan wel van te voren zijn aan-gemaakt anders kan er geen keuze gemaakt worden. Dit doet u in het menu onderhoud, tabellen, toeslagen.

Klik met de rechtermuis toets op het woord Nee er verschijnt een buttonNieuw klik nu met de linkermuistoets op Nieuw nu wordt er een popupscherm geopend kostenplaats toeslag waaruit u een keuze kunt makenuit de gemaakte toeslagen zie onderstaande voorbeeld.

De toeslag is na het selecteren ervan nog niet actief. Om de toeslag te activeren kunt una de toets OK te hebben gedrukt het vakje actief selecteren.U kunt nadien de toeslagen activeren en deactiveren door in dit popup met de rechter-

muistoets te klikken op Ja of Nee er verschijnt dan een popup menu waar men de keuze kan maken zie onderstaandvoorbeeld.

U kunt in dit menu na het activeren van de toe-slagen nog een memoveld invullen. Klik met delinkermuistoets op het Tabblad Memo en vuldit veld in.

Wilt u na dat u alle gegevens hebt ingevulddeze opslaan dan klikt u met uw linkermuis-toets op de toets Opslaan , wilt u door gaanzonder op te slaan dan klikt u op de toets An-nuleren.

U kunt nadien natuurlijk nog wijzigingen aanbrengen, klik met de linkermuistoets op de kostenplaats welke u wilt wijzi-gen en klik daarna op de toets Wijzigen. Breng eventueel uw wijzigingen aan en klik op de toets Opslaan.

Wilt u een kostenplaats verwijderen, selecteer dan met de linkermuistoets een kostenplaats en klik vervolgens met uwrechtermuistoets er verschijnt dan een popup menu verwijderen en klik dan met uw linker muistoets ter bevestiging erwordt nu nogmaals om een bevestiging gevraagd.

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 42

SOORTENWERK

TABELLEN

Onder het soortenwerk vestaan we hettype postverzending.Of een postverwerking welke door de ge-bruiker gedefinieerd kan worden. Hierbijdenken we aan een dienst welke alleenvoor intern gebruik geschikt is.

U klikt met de linkermuistoets op de toets Nieuw en het onderstaande scherm verschijnt. Dit scherm kunt u vervolgensinvullen. We beginnen bij het soortwerk.

Soortwerk betekend de naam van de postzending of dienst, deze naam wordt ook afgedrukt op de aanbiedingsbrief ende PDA nota. Deze naam dient zorgvuldiggekozen te worden en moet uniek te zijn.Dit vergemakkelijkt het zoeken tijdens hethandmatig- of automatisch registreren.

Partijsoort betekend door wie en of hoede postverzending of verwerking wordtverwerkt. U kunt kiezen uit voor-gedefinieerde Partijsoorten maar let opdeze moeten dan wel zijn aangemaaktdoor de gebruiker in het hoofdstuk Onder-houd, Tabellen, Partijsoorten.

Tariefspecificatie:Externtarief betekend het tarief welke isvastgesteld door de PTT, dit zijn de tarie-ven uit het PTT tarievenboekje.

Interntarief/specifiek betekend een tariefwelke alleen maar wordt gebruikt voor in-

tern gebruik. Voor doorbelasting naar de kostenplaats of afdeling.Interntarief/percentage betekend dat u niet kiest voor een ingevoerde tarievenstructuur maar voor een percentage inprocenten. De berekening zie er dan als volgt uit; als extern tarief wordt in trap 1 van een stuksprijs van 0.71 gulden ge-bruik gemaakt. U heeft een percentage van 10% ingevuld, het programma gaat nu uit van de volgende berekening voorhet interne tarief, stuksprijs 0.71 + (10% van 0.71)= 0.71+0.071=0.781PDA activiteit betekend een PDA nota afdrukken Ja of Nee, als het vakje geactiveerd is betekend dit wel afdukken.Aanbieding printen betekend een aanbiedingsbrief afdrukken Ja of Nee, als het vakje geactiveerd is betekend dit welafdrukken.Kwantumkorting betekend dat er wel of geen kwantumkorting van toepassing is, als het vakje geactiveerd is betekenddit dat er wel een kwantumkorting van toepassing is.

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 43

TABELLEN

SOORTENWERKTijd/plaatskorting betekend dat er wel of geen tijd/plaats van toepas-sing is, als het vakje geactiveerd is betekend dit dat er wel een tijd/plaatskorting van toepassing is.KIX betekend dat als u deze hebt geactiveerd u ook gebruik maakt vaneen KIX. Een KIX is een speciale streepjescode welke bij het adreswordt afgedrukt. U moet dan wel een omzetdrempel in één van de vast-gestelde productgroepen halen. Deze productgroepen staan vermeld inhet tarievenboekje van de PTT.Toeslagen dit betekend de toeslagen welke betrekking hebben op depostzending of de door de gebruiker gedefinieerde verwerking of dienst.De toeslag is dus niet kostenplaats afhankelijk.U kunt hier na het aanklikken van de gewenste toeslag ook gelijk aan-klikken of ze op intern of extern actief moeten zijn.In het scherm onder het tabblad wordt de status van de toeslagen weer-gegeven. Zie het voorbeeld.De status van de toeslagen kan worden gewijzigd door met de rechter-muistoets te klikken op de de betreffende toeslag er verschijnt dan eenPop-Up menu als u voor wijzigenkiest kunt u de status wijzigen inwel en niet actief op intern en ex-tern.

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 44

TARIEVEN PARTIJEN

TABELLEN

Onderhoud tarieven betekent het invoerenvan de tarieven welke bij een bepaaldepostverzending behoren.De naam dient zo gekozen te worden datdeze nadien gemakkelijk terug te vindenis en ook past bij het soortwerk wat aan-gemaakt gaat worden.

Partijentarief is of betekend de post-verzending welke door de PTT daadwer-kelijk als partijen post wordt geaccep-teerd.

Kwantumkorting is een korting welkedoor de PTT wordt gegeven voor een be-paalde hoeveelheid aangeboden post-stukken en is contractueel vastgelegd, ditnatuurlijk in combinatie met het tijdstipvan aanbieden.Hetzelfde geldt voor de contractkorting.

Het minimum aantal is het minimum aantal poststukken welke in deze vorm aangeboden mag worden.Van gewicht tot gewicht is het gewicht van de stuks post-verzending waar het specifieke tarief onder valt. Deze wordengegeven in grammen dus bijvoorbeeld van 0 gram tot 3000gram.

Invullen van de tarieven: dubbelklik met de linker muistoets opTrap 1, er verschijnt een popup menu waar u het onder gewichtin grammen invult druk nu op de ENTER of op de TAB toets envul het boven gewicht in grammen in. Let op de gewichten lo-pen van tot. Dit betekent dat als het boven gewicht 20 gram isvan trap 1 dat het ondergewicht van trap 2 met 20 gram begint.Trap 1: Ondergewicht 0 gram: Bovengewicht 20 gram.Stuksprijs in centen.Trap 2: Ondergewicht 20 gram: Bovengewicht 50 gram.Stuksprijs in centen.Trap 2 opent u door met de rechtermuistoets te klikken er ver-schijnt dan een popup menu waar u de keuze maakt met uwlinkermuistoets uit nieuw er verschijnt in het tarieven menu detrap 2 welke u weer invult. U bent niet gebonden aan vastegewichtstrappen maar u kunt deze geheel naar eigenkeuze in-vullen. U kunt ook in plaats van de rechtermuistoets de Inserttoets van uw computerkeyboard gebruiken.

Aanbiedingsbrief is het type formulier welke door de PTTwordt gehanteerd voor het registeren van een postzending.

BTW tarief is het tarief welke door de PTT wordt gehanteerd voor de postzending.

48 uurs wil zeggen of de postzending binnen 48 uur wordt afgehandeld of binnen 24 uur.Als u het vakje actief maakt betekend dit een afhandeling binnen 48 uur.

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 45

TABELLEN

TARIEVEN LINEAIRBelstuk dit betekend dat de postzending wel of niet door de brievenbus past.Als het vakje actief wordt gemaakt betekend dit dat de postzending niet door de brievenbus past.Lineair tarief is of betekent de postverzending welke door de PTT daadwerkelijk als lineaire post wordt geaccepteerd.Meestal zijn hier contractuele afspraken voor gemaakt, over de tijd van aanbieden de plaats van aanbieden de hoeveel-heid en de hierbij horende kortingen.

Invullen van de tarieven: dubbelklik met de linker muistoets opTrap 1, er verschijnt een popup menu waar u het onder gewichtin grammen invult druk nu op de ENTER of op de TAB toets envul het boven gewicht in grammen in. Let op de gewichten lo-pen van tot. Dit betekent dat als het boven gewicht 15 gram isvan trap 1 dat het ondergewicht van trap 2 met 15 gram begint.Trap 1: Ondergewicht 0 gram: Bovengewicht 15 gram.Tarief per stuk in centen en het tarief per gram in centen plusde minumum aantallen.

Trap 2 opent u door met de rechtermuistoets te klikken er ver-schijnt dan een popup menu waar u de keuze maakt met uwlinkermuistoets uit nieuw er verschijnt in het tarieven menu detrap 2 welke u weer invult. U bent niet gebonden aan vastegewichtstrappen maar u kunt deze geheel naar eigenkeuze in-vullen. U kunt ook in plaats van de rechtermuistoets de Inserttoets van uw computerkeyboard gebruiken.

Trap 2: Ondergewicht 15 gram: Bovengewicht 18 gram.Tarief per stuk in centen en het tarief per gram in centen plusde minumum aantallen.

Aanbiedingsbrief is het type formulier welke door de PTTwordt gehanteerd voor het registeren van een postzending.

BTW tarief is het tarief welke door de PTT wordt gehanteerd voor de postzending.

48 uurs wil zeggen of de postzending binnen 48 uur wordt afgehandeld of binnen 24 uur.Als u het vakje actief maakt betekend dit een afhandeling binnen 48 uur.

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 46

TABELLEN

TOESLAGENTOESLAG PER STUKDe toeslagen zijn onderverdeeld in viercategorieen. Een toeslag per stuk, eenpercentage, een toeslag per hoeveelheidwaarde en een toeslag per aanbieding.

Invoeren van een nieuwe toeslag gaat alsvolgt. Klik met de linkermuistoets op debutton nieuw er verschijnt nu een schermmet een tekst regel voor de naam van detoeslag welke u geheel naar eigenkeuzekunt invullen.Ga verder met de Enter of Tab toets envul het type toeslag in.

Bij de toeslag per stuk vult u een bedragin en u gaat vervolgens verder met deEnter of Tab toets, het activeren van dekontractkorting en of een

kwantumkorting welke alleen maar van toepassing zijn op de toe-slag is geheel naar eigenkeuze toepasbaar.De PTT code is van toepassing als de toeslag een PTT toeslag is.BTW Percentage moet worden ingevuld, u kunt een keuze maken inde pulldown box uit de vooraf gedefinieerde BTW Percentages.

Na het invullen klikt u met de linkermuistoets op de button OK en denieuwe toeslag wordt opgeslagen en is klaar voor gebruik.

U kunt natuurlijk nadien eventueel een wijziging aanbrengen, u kliktdan met de linkermuistoets op de button wijzigen er verschijnt danhet zelfde scherm als bij de nieuwe invoer u voert vervolgens de cor-rectie uit en klikt op de button OK de wijziging wordt opgeslagen en

is klaar voor gebruik.

Wilt u een toeslag verwijderen ga dan metde muisaanwijzer op de bewuste regel staanen klik met de rechtermuistoets er verschijnteen popup-menu met de melding verwijde-ren. Klik vervolgens met de linkermuistoetsen de toeslag is verwijderd.

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 47

TABELLEN

TOESLAGENPERCENTAGEDe toeslagen zijn onderverdeeld in viercategorieen. Een toeslag per stuk, eenpercentage, een toeslag per hoeveelheidwaarde en een toeslag per aanbieding.


Bij de toeslag percentage vult u een per-centage in procenten in deze is alleen vantoepassing op de interne tarieven enwordt berekend over het interne tarief u

gaat vervolgens verder met de Enter of Tab toets.BTW Percentage moet worden ingevuld, u kunt een keuze maken inde pulldown box uit de vooraf gedefinieerde BTW Percentages.


U kunt natuurlijk nadien eventueel een wijziging aanbrengen, u kliktdan met de linkermuistoets op de button wijzigen er verschijnt dan hetzelfde scherm als bij de nieuwe invoer u voert vervolgens de correctieuit en klikt op de button OK de wijziging wordt opgeslagen en is klaarvoor gebruik.


ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 48

TABELLEN

TOESLAGENTOESLAG PERHOEVEELHEID WAARDEDe toeslagen zijn onderverdeeld in viercategorieen. Een toeslag per stuk, eenpercentage, een toeslag per hoeveelheidwaarde en een toeslag per aanbieding.


Bij de toeslag per hoeveelheid waardevult u een bedrag in bij,tarief per Hfl waarde en of bij,per Hfl 1000 en of bij,

maximale totaalwaarde en u gaat vervolgens verder met de Enter ofTab toets, het activeren van de kontractkorting en of eenkwantumkorting welke alleen maar van toepassing zijn op de toeslagis geheel naar eigenkeuze toepasbaar.De PTT code is van toepassing als de toeslag een PTT toeslag is.BTW Percentage moet worden ingevuld, u kunt een keuze maken inde pulldown box uit de vooraf gedefinieerde BTW Percentages.


U kunt natuurlijk nadien eventueel een wijziging aanbrengen, u kliktdan met de linkermuistoets op de button wijzigen er verschijnt dan het

zelfde scherm als bij de nieuwe invoer uvoert vervolgens de correctie uit en klikt opde button OK de wijziging wordt opgeslagenen is klaar voor gebruik.


ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 49

TOESLAGENTOESLAG PER AABIEDINGDe toeslagen zijn onderverdeeld in viercategorieen. Een toeslag per stuk, eenpercentage, een toeslag per hoeveelheidwaarde en een toeslag per aanbieding.


Bij de toeslag per aanbieding vult u eenbedrag in en u gaat vervolgens verder metde Enter of Tab toets, u vult vervolgens inwat de methode van doorberekening moet

zijn, u kunt een keuze maken uit de volgende drie methodes.Naar rato aantal stuks per deelpartij ofnaar rato gewicht per deelpartij ofelke kostenplaats gelijk bedrag

Het activeren van de kontractkorting en of een kwantumkortingwelke alleen maar van toepassing zijn op de toeslag is geheel naareigenkeuze toepasbaar.De PTT code is van toepassing als de toeslag een PTT toeslag is.BTW Percentage moet worden ingevuld, u kunt een keuze maken inde pulldown box uit de vooraf gedefinieerde BTW Percentages.

Na het invullen klikt u met de linkermuistoets op de button OK en denieuwe toeslag wordt opgeslagen en is klaarvoor gebruik.

U kunt natuurlijk nadien eventueel een wijzi-ging aanbrengen, u klikt dan met de linker-muistoets op de button wijzigen er ver-schijnt dan het zelfde scherm als bij denieuwe invoer u voert vervolgens de correc-tie uit en klikt op de button OK de wijzigingwordt opgeslagen en is klaar voor gebruik.

Wilt u een toeslag verwijderen ga dan metde muisaanwijzer op de bewuste regel staanen klik met de rechtermuistoets er verschijnteen popup menu met de melding verwijde-ren. Klik vervolgens met de linkermuistoetsen de toeslag is verwijderd.

TABELLEN

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 50

VASTEKOSTEN

TABELLEN

Onder vastekosten verstaan we, het boe-ken van de kosten welke maandelijks te-rug komen. U kunt deze kosten boekenover alle kostenplaatsen of over éénkostenplaats.

U klikt met de linkermuistoets op de button Nieuw en het onderstaande scherm verschijnt. Dit scherm kunt u vervolgensinvullen. We beginnen bij de naam u vult dit geheel naar eigen keuze in. Daarna vult u het bedrag in. Het BTW percen-tage dient ook ingevuld te worden u kunt hier kiezen uit de vooraf gedefinieerde percentages.Bij doorbelasting kunt u kiezen uit doorbelasting over alle kostenplaatsen of uit maar één kostenplaats, als u kiest voor

één kostenplaats kunt u naast de tekst in depulldown box de betreffende kostenplaats se-lecteren.Als u het vakje naast de PDA activiteitactiveerd dan verschijnt onder de tekst eenvakje waar de PTT code ingevuld kan worden.Na het invullen sluit u dit scherm door met delinkermuistoets op OK te klikken.

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 51

PARTIJSOORTEN

TABELLEN

Onder partijsoorten verstaan we de bena-ming van de postverzending.De benamingen kunnen vrij worden geko-zen.Deze optie vergemakkelijkt het zoeken enkan als filteroptie gebruikt worden als u depostverzending met een duidelijke partij-soortbenaming definieert.

Klik met de linkermuistoets op de buttonnieuw er verschijnt nu een scherm meteen tekst regel welke u geheel naar eigen-keuze kunt invullen.Na het invullen van de regel klikt u met delinkermuistoets op de button OK en departijsoort wordt opgeslagen en is klaarvoor gebruik.

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 52

FRANKEERMACHINEGEGEVENS

TABELLEN

Indien er een frankeermachine is gekoppeld aan het systeem dienen er een aantal gegevens te worden ingevuld diespecifiek voor de aangesloten frankeermachine zijn.

Ook hiervoor wordt er weer een invoerscherm getoond dat het mogelijk maakt deze gegevens vast te leggen.

In de Elektronische frankeermachine, die aan het systeem kan worden aangesloten, zitten een tweetal PTT-tellers. Dezetellers houden het totale aantal en het totale bedrag bij dat met deze machine is verwerkt. Deze tellers worden dan ookdoor de PTT uitgelezen om tot een uiteindelijke afrekening te komen voor het gebruik van deze machine.

De standen van deze tellers kunnen ook inge-bracht worden in het systeem. De gevraagdewaarden zijn op de EFS (Frankeermachine) opte vragen door eerst het gevraagde nummer inte toetsen, een 1 of een 2, en daarna op de re-gister toets te drukken. De gevraagde waardenworden dan zichtbaar in het display van deEFS.

Ook kunnen er keuzedrukstempels op de frank-eermachine zijn aangebracht. Deze stempelskunnen dan ook benoemd worden in het sys-teem. Deze namen komen dan ook weer terugop het scherm bij het werken met de frankeer-machine. Zie het linker voorbeeld.

Het invullen van de gegevens gaat als volgt:

FR Nummer : betekend het frankeermachinenummer van deaangesloten frankeermachine.

FR Aantal : betekend het totaal aantal gefrankeerde post-stukken oftewel Register 2 van de frankeermachine.

FR Bedrag : betekend het totaal gefrankeerde bedrag ofte-wel Register 1 van de frankeermachine.

Toeslag/stuk : betekend een toeslag per gefrankeerd post-stuk en wordt opgeteld over het externe tarief. Deze toeslagis niet kostenplaats afhangkelijk maar geldt voor alle in sys-teem aanwezige kostenplaatsen. U bent geheel vrij in hetwel of niet toepassen van deze kostenplaats en in de

hoogte van de toeslag, de toeslag mag zowel positief als negatief zijn.

Procentuele toeslag : betekend een toeslag in procenten over het externe tarief. Dus niet over het tarief plus toeslag/stuk.

BTW Percentage : betekend dat u een keuze kunt maken uit de door u vooraf gedefinieerde BTW percentage’s.

Keuzedruk : betekend de manier waarop de post wordt verstuurd oftewel de verzendwijze. Stempel 0 betekend als depost zonder een verzendwijze definitie verstuurd wordt de gewone briefpost of standaardpost.De overige stempels zijn de stempels welke op de frankeermachine gemonteerd zijn.

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 53

BTW PERCENTAGESBTW percentages kunt u voor alle bereke-ningen gebruiken. U bent geheel vrij in hetbepalen van het BTW percentage.U bent niet afhangkelijk van één BTWpercentage u kunt meerdere verschillendepercentages aanmaken, u kunt er echtermaar één tegelijk toepassen op een bere-kening of kostenplaats of toeslag.

Invoeren van een nieuw BTW percentagegaat als volgt. Klik met de linkermuistoetsop de button nieuw er verschijnt nu eenscherm met een tekst regel welke u ge-heel naar eigenkeuze kunt invullen.Ga verder met de Enter of Tab toets envul het BTW percentage in.Na het invullen van de regel klikt u met delinkermuistoets op de button OK en hetnieuwe BTW percentage wordt opgesla-gen en is klaar voor gebruik.

U kunt natuurlijk nadien eventueel een wij-ziging aanbrengen, u klikt dan met delinkermuistoets op de button wijzigen erverschijnt dan het zelfde scherm als bij denieuwe invoer u voert de correctie uit enklikt op de button OK de wijziging wordtvervolgens opgeslagen en is klaar voorgebruik.

Wilt u een BTW percentage verwijderenga dan met de muisaanwijzer op de be-wuste regel staan en klik met de rechter-muistoets er verschijnt een popup-menumet de melding verwijderen. Klik vervol-gens met de linkermuistoets en het BTWpercentage is verwijderd.

TABELLEN

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 54

TABELLEN

GEBRUIKERSDit is een beheerders optie.

Onder gebruikers verstaan we het perso-neel wat daadwerkelijk met het systeemwerkt.

Deze gebruikers worden in de regel doorde beheerder aangemaakt.

Invoeren van een nieuwe gebruiker gaat als volgt. Klikmet de linkermuistoets op de button nieuw er verschijnt nu een scherm meteen tekst regel welke u geheel naar eigenkeuze kunt invullen.Ga verder met de Enter of Tab toets en vul de rol van de gebruiker in door eenkeuze te maken uit de pulldownbox, deze moet natuurlijk bij het scherm gebrui-kers rollen zijn aangemaakt.Ga verder met de Enter of Tab toets en vul de inlogcode in, ga verder met deEnter of Tab toets en vul het wachtwoord in. Na het invullen van de regel kliktu met de linkermuistoets op de button OK en de nieuwe gebruiker wordt opge-slagen en is klaar voor gebruik.

U kunt natuurlijk nadien eventueel een wijziging aanbrengen, u klikt dan met delinkermuistoets op de button wijzigen er verschijnt dan het zelfde scherm alsbij de nieuwe invoer u voert de correctie uit en klikt op de button OK de wijzi-ging wordt vervolgens opgeslagen en is klaar voor gebruik.

Wilt u een ge-bruiker verwij-

deren ga dan met de muisaanwijzer op de bewuste re-gel staan en klik met de rechtermuistoets er verschijnteen popup-menu met de melding verwijderen. Klik ver-volgens met de linkermuistoets en de gebruiker is ver-wijderd.

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 55

GEBRUIKERSROLLENDit is een beheerders optie.

Onder de gebruikersrollen verstaan we hettype gebruiker welke gebruik maakt vanhet systeem en het nivo.Deze naam kan geheel willikeurig gekozenworden. Dit is natuurlijk bedrijfscultuurafhangkelijk en u bent daar geheel vrij in.Onder het nivo verstaan de verschillendeopties van het systeem waar een gebrui-ker rechten toe heeft.Als een beheerder een nieuwe gebruikeraanmaakt dan is daar automatisch eennivo aan gekoppeld.Een overzicht hiervan vindt u op de vol-gende pagina.

Klik met de linkermuistoets op de buttonnieuw er verschijnt nu een scherm meteen tekst regel welke u geheel naar eigen-

keuze kunt invullen.Ga verder met de Enter of Tab toets en vul het nivo in van de nieuwe gebruikersrol.Na het invullen van de regel klikt u met de linkermuistoets op de button OK en de nieuwe gebruikersrol wordt opgesla-gen en is klaar voor gebruik.U kunt natuurlijk nadien eventueel een wijziging aanbrengen, u klikt dan met de linkermuistoets op de button wijzigener verschint dan het zelfde scherm als bij de nieuwe invoer u voert de correctie uit en klikt op de button OK de wijzigingwordt vervolgens opgeslagen en is klaar voor gebruik.

TABELLEN

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 56

MENU STRUCTUUR XIRIS INCLUSIEF DE NIVO’S

Bestand 0Importeren Ctrl+IExporteren Ctrl+EBeveiliging 0

Inloggen 0Wijzigen wachtwoord 10

Afsluiten 0Registreren 10

Handmatig F2 14Automatisch 15

Wegen 16Statisch 17Dynamisch 18Vloer 19

Frankeren 16Controleer aanbieding 25Vaste kosten

Overzichten20Rapporten 25

PDA 29Fakturen 28Aanbieding 27

Bladeren 20Aanbiedingen 23

Wijzigen 40Verwijderen 50

Frankeergegevens 21Wijzigen 40Verwijderen 50

Weegegevens 22Wijzigen 40Verwijderen 50

Loggegevens 30Wijzigen 40Verwijderen 50

Onderhoud 30Tabellen 35

Klant gegevens 50Toevoegen 55Wijzigen 60Verwijderen 65

Kostenplaatsen 50Toevoegen 55Wijzigen 60Verwijderen 65

Soorten werk 50Toevoegen 55Wijzigen 60Verwijderen 65

Tarieven 50Toevoegen 55Wijzigen 60Verwijderen 65

Toeslagen 50Toevoegen 55Wijzigen 60Verwijderen 65

Vaste kosten 50Partijsoorten 50

Toevoegen 55Wijzigen 60Verwijderen 65

Aanbiedingsbrieven 50Frankeermachinegegevens 50BTW percentages 50

Toevoegen 55Wijzigen 60Verwijderen 65

Gebruikers 50Toevoegen 55Wijzigen 60Verwijderen 65Lock verwijderen 70

Gebruikers rollen 50Toevoegen 55Wijzigen 60Verwijderen 65

Randapparatuur 35Statische schaal 60Dynamische schaal 60Vloer schaal 60Frankeermachinegegevens 60

Correctie 35Aanbiedingen 40Frankeermachine 40

Help 0Index 0Over RLS 0

GEBRUIKERSROLLEN

TABELLEN

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 57

STATISCH WEEGSCHAAL

RANDAPPARATUUR

Dit menu is een beheerders nivo.

In dit menu kunt u de communicatie in-stellen welke nodig is voor de data over-dracht tussen de verschillende soortenrandapparatuur en de computer.

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 58

DYNAMISCHEWEEGSCHAAL

RANDAPPARATUUR


In dit menu kunt u de communicatie in-stellen welke nodig is voor de data over-dracht tussen de verschillende soortenrandapparatuur en de computer.

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 59

VLOERSCHAAL

RANDAPPARATUUR

UNDERCONSTRUCTION

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 60

FRANKEERMACHINE

RANDAPPARATUUR


In dit menu kunt u de communicatie in-stellen welke nodig is voor de data over-dracht tussen de frankeermachine en decomputer.

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 61

AANBIEDINGEN

CORRECTIE

Met het corrigeren van een aanbiedingwordt de mogelijkheid geboden om nader-hand een aanbieding welke reeds aange-boden was aan de PTT te corrigeren.

U kunt de aanbieding corrigeren op aan-tallen of op het totaalgewicht. Het sys-teem berekend automatisch de nieuwe to-talen.

U gaat als volgt te werk: selecteer met delinkermuistoets een aanbieding en klikvervolgens op de button Corrigeren u zietvervolgens in het bovenste deel van hetscherm de gegevens staan van de aanbie-

ding, zoals de datum het aanbiedmoment de aantallen en het gewicht.U wijzigd vervolgens de aantallen en het totaalgewicht in grammen.

In het rechter gedeelte van het scherm onder de tekst Corrigeer de geselecteerde kostenplaats ziet u vervolgens dedoor het systeem herberekende gegevens. De button Corrigeer is nu actief geworden, als u nu op deze button klikt zul-

len de gecorrigeerde gegevens opgeslagenworden onder de geselecteerde kostenplaats.

U kunt de aantallen en gewicht ook over ver-schillende kostenplaatsen verdelen. U ziet hiereen voorbeeld van in het onderste scherm.

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 62

AANBIEDINGEN

CORRECTIE

Er blijft na het corrigeren naar één kosten-plaats een bepaald aantal over. Dit aantalkunt u verdelen over andere kosten-plaatsen of naar een specifieke kosten-plaats corrigeren welke speciaal daarvooris aangemaakt voor het beheer van gecor-rigeerde aanbiedingen, dan klikt u op debutton Corrigeer naar nieuwe kosten-plaats.

Er verschijnt vervolgens een nieuwscherm waar u een een keuze kunt makenuit een kostenplaats u kunt hier tevenszoeken op naam of debiteurennummer.

Als u een kostenplaats heeft geselecteerdklikt u op de OK button en de gegevensworden opgeslagen en er verschijnt eenscherm met de melding dat partij is ge-corrigeerd en gegevens zijn opgesla-gen vervolgens wordt het scherm automa-tisch gesloten en verschijnt het hoofd-menu.

ONDERHOUD

HOOFDSTUK 4

Pagina 63

FRANKEREN

CORRECTIE

UNDERCONSTRUCTION

HELP

HOOFDSTUK 5

Pagina 65

HELP-ONDERWERPEN

INDEX

HELP

HOOFDSTUK 5

Pagina 66

VERSIE 1.1

OVER XIRIS

In dit scherm vindt u gegevens over deapplicatie, zoals het versienummer en decopyright gegevens.

HELP

HOOFDSTUK 5

Pagina 67

TABVOLGORDE

TABVOLGORDE

In dit scherm kunt u de tab of enter volg-orde instellen naar eigen gebruik.De tabvolgorde vindt plaats na opslaan.Dit betekend dat wanneer er een hand-matige invoer heeft plaats gevonden en

deze is opgeslagen. Dat de volg-orde van invoer kan worden in-gesteld.Een voorbeeld: Na een invoerwordt de verwerking opgeslagen.Na het opslaan komt het invoerscherm terug. Nu kunt u dekeuze maken waar de cursor alseerste terug komt. Bij het soort-werk, kostenplaatsnummer,kostenplaatsnaam, datum,aanbiedmoment, kixcode ofseparate aanbieding. Na dezevelden springt de cursor naarhet veld aantal. Deze moet altijdworden ingevuld vandaar datdeze niet meer voorkomt in hetoptie veld.

Het openen van het keuze veldgaat als volgt: plaats de muis-aanwijzer ergens op het grijzegedeelte van het invoerschermen klik met de rechtermuistoets.Het optie scherm wordt geopend

en u kunt uw tab of enter volgorde instel-len.

HELP

HOOFDSTUK 5

Pagina 68

DATABASE VELDEN

DATABASE VELDEN

Onder database velden verstaan we deschermweergave. Deze zijn instelbaarvoor een aantal schermen. Hieronder wor-den de schermen benoemd waar dedatabasevelden instelbaar zijn.Klantgegevens, kostenplaatsen, soorten-werk, tarieven, toeslagen, vastekosten,partijsoorten en BTW percentages.

De databasevelden zijn instelbaar in eenpopup menu dit popup menu kunt u op-roepen door met de muisaanwijzer op hetwitte gedeelte van bijvoorbeeld het onder-houd klantgegevens scherm te gaanstaan en dan met de rechter muistoets teklikken.

Het menu wordt nu geopend en u kunt de verschillende items van de source list naar de destination list verplaatsen.De source list is de lijst met de aanwezige items. De destination list is de lijst met de door de gebruiker ingestelde itemswelke weergegeven moeten worden.

De items kunt u van de source list naar de destination list verplaatsen doordeze met de muis te activeren en ze dan vervolgens te verplaatsen met depijltjes toetsen in het midden van het menu. Met de enkele toetsen ver-plaats u een enkel item. Met de dubbele pijltjes toetsen worden alle itemstegelijk van en naar de source en destination list.Dit is geheel naar inzicht van de gebruiker instelbaar.

HELP

HOOFDSTUK 5

Pagina 69

TOETSEN BESCHRIJVING

Het maken van een lineairtarief

Het maken van een partijtarief

Het maken van een berekening

Het invoeren van nieuwe gegevens

Het wijzigen van gegevens

Het sluiten van een geopend scherm

Het bevestigen van een handeling

Het opheffen van een handeling

Het opslaan van een handeling

Het naar de printer sturen van gegevens

Het maken van een aanbieding

Het maken van een notitie

of

of

Het invoeren van nieuwe gegevens

XIRIS

INDEX

Pagina 70

XIRIS

A

aanbieding maken 18aanbiedingsbrief 28aanbiedingsdatum 13aanbiedingsmoment 13afsluiten 12Alt+F4 12

B

bonnummer 13

C

computerkeyboard 13contractkorting 28corrigeer naar nieuwe kostenplaats 51

D

datakabel 17direct 18

F

filters 18frankeerdata 17frankeerkosten 17frankeermachine 42frankeren 17fraude bestendiger 11functietoets F10 13

H

handmatig 2handmatig invoeren 13hoofdletter 10huidig wachtwoord 11

I

inloggen 10

K

keuzedrukstempels 42kostenplaats 13kostenplaats toeslag 30kostenplaatsen 29

M

memo 30

N

nieuw wachtwoord 11

O

opstartscherm 18overzicht 2

P

partij is gecorrigeerd en gegevens zijn opgeslagen 51personele bezetting 10porto 17PTT-tellers 42

S

soort werk 13start 17stoppen 17

T

totaalgewicht 13

V

versienummer 54

W

wachtwoord 11

Z

zoeken op naam of debiteurennummer 51

VERKLARENDE WOORDENLIJST

Pagina 71

WOORDENBUTTON Toets waarop men met de muisaanwijzer kan klikken.

PULLDOWNBOX Een keuze scherm wat verschijnt na het aanklikken van een selectie driehoekje.

POPUP menu Een tweede scherm wat verschijnt na het aanklikken van een selectie of opdracht.

TABBLAD Verdeling in een menu waarop men met de muisaanwijzer kan klikken voor de diverse opties.

PDA Post Debiteuren Administratie.

INLEIDING XIRIS · 2019. 5. 1. · Pagina 1 INLEIDING XIRIS Het softwarepakket is bedoeld voor...

Documents

Transcript of INLEIDING XIRIS · 2019. 5. 1. · Pagina 1 INLEIDING XIRIS Het softwarepakket is bedoeld voor...