Informes junta de vigilancia comites y comisiones

PLANTILLA INFORME ANUAL DE GESTIÓN

CÓDIGO: FO-GED-008

FECHA DE VIGENCIA: 26/11/13

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JUNTA DE VIGILANCIA

OBJETIVO. La Junta de Vigilancia como órgano de control social, que la ley 79 de 1988 le faculta; les da un respetuoso y cordial saludo a los Delegados y Delgadas a la Asamblea General Ordinaria XLVI 2015 y los invita continuar participando activamente dentro los valores y principios de la economía solidaria, para que nuestra cooperativa siga alcanzando los mejores resultados en balance social a favor de nuestros asociados, sus familias, la comunidad y en el entorno ecológico.

A continuación les presentamos las actividades más relevantes realizadas por la junta de vigilancia en el año 2014. Se formuló el Plan de la Junta de Vigilancia para el 2014. Se realizó la Revisión de contratos y convenios vigentes en la cooperativa, haciendo algunas recomendaciones que se ajustaran a las leyes y la norma para estos casos. Revisión de Actas: de Asamblea, del Consejo de Administración, comités, y comisiones; haciendo seguimiento, sugerencias y recomendaciones Los miembros suplentes y principales de la junta de vigilancia participamos en 47 reuniones realizadas por el consejo de administración, los diferentes comités y comisiones de Coopebis, según la afinidad y deseo de cada uno, dejando constancia en las actas de los procedimientos, sugerencias y recomendaciones respetuosas sobre los diversos temas; a fin de propiciar acciones de mejora en los procesos y eventos realizados por la cooperativa, velando porque las decisiones que se tomaran se llevaran a cabo respetando los principios de la economía solidaria tales como la igualdad, la equidad y la solidaridad. Se dio respuesta a los requerimientos por parte de la Supersolidaria sobre quejas presentadas por algunos asociados, además se dio respuesta a las diferentes comunicaciones e inquietudes presentadas por nuestros asociados. Se revisaron semanalmente los buzones de quejas, reclamos y sugerencias de los asociados , ubicados en la oficina principal y centro, direccionándolas según la solicitud, realizando seguimiento para que se le diera oportuna respuesta al asociado, sugiriéndole a la Gerencia la aplicación de correctivos que permitan el mejoramiento de comunicación y respuesta de la cooperativa; se hizo seguimiento del aplicativo WORKMANAGER, obteniéndose el reporte de SQR año 2014, se realizó el seguimiento junto con la Oficina de Planeación Oscar Oyola Moreno,teniendo como resultado lo siguiente: El resultado del cuadro general de Felicitaciones, Sugerencias, Quejas y Reclamos y derechos de petición, correspondiente al año 2014 es el siguiente:


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TIPO SQR CONCEPTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JULAGOSTOSEPT OCT NOV DICTotal

General

PORCENTAJE

DE

COBERTURA

01. Fallas en la atención al asociado 1 1 2 2 1 3 0 3 5 4 3 25 15.43

02. Falla en la comunicación 5 1 3 9 7 1 0 1 0 2 3 32 19.75

03. Demoras en el Servicio 3 2 3 0 1 1 1 11 6.79

04. Fallas en los procesos 6 4 3 5 1 1 0 2 1 5 28 17.28

05. Portafolio de servicios o eventos 0 1 1 0 0 1 1 4 2.47

06.Reglamentos Estatutarios 1 1 0.62

07. Otros 2 3 1 2 0 3 1 4 16 9.88

02. Fallas en la comunicación 0 0 1 0 1 0.62

05. Portafolio de servicios o eventos 0 1 0 0 1 1 3 1.85

07. Otros 1 0 0 0 1 0.62

08. Sugerencias 3 2 3 1 3 0 2 2 2 2 20 12.35

03. FELICITACIÓN 09. Felicitaciones 2 3 4 2 0 0 3 1 15 9.2604.DERECHOS DE

PETICIÓN 10. Derechos de petición 0 1 1 1 0 0 0 2 5 3.09

Total general 23 7 16 18 21 8 8 7 11 14 8 21 162

01. QUEJA /RECLAMO

02. SUGERENCIA

De acuerdo al cuadro la tendencia de representatividad de los conceptos para el año 2014 están reflejados en su mayoría a fallas en la comunicación con un 19.75% siendo la variable que representa más afectaciones, según lo manifestado por los asociados y de acuerdo al tipo de SQR Quejas/Reclamos, Seguido de Fallas En Los Procesos 17.28% y Fallas en la Atención al Asociado 15.43%. La anterior información tiene cobertura del 52.46% de un 100% de lo reportado.

Su distribución por Tipos de SQR se muestra a continuación:

DIRECCIONADO A 02. SUGERENCIA 01. QUEJA /RECLAMO 03. FELICITACIÓN 04.DERECHOS DE PETICIÓN Total general

SUBGERENCIA FINANCIERA 3 64 4 2 73

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA 7 25 2 34

JUNTA DE VIGILANCIA 1 1

DIRECCION COMERCIAL 15 28 5 2 50

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN 4 4

Total general25 117 15 5 162

De acuerdo al cuadro la tendencia de representatividad de los conceptos de SQR por tipo (Queja/Reclamo, Sugerencia, Felicitación y/o Derecho de petición) para el año 2014 está reflejados en su mayoría en 73% a Quejas/Reclamos Seguido de Sugerencias con 16%, Felicitación 9% y por último Derechos de petición con un 2%. Tiempos de respuesta

El porcentaje de cumplimiento del tiempo de respuesta oportuno durante (8 días tramite), en el año 2014 fue del 40%. Los

resultados se muestran en la tabla siguiente:


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TOTAL 162

PARA RESPONDER 147

CUMPLIO 59

PORCENTAJE DE

CUMPLIMIENTO40%

Se excluyen las felicitaciones del indicador de cumplimiento y se muestra la relación de los registros.

El medio más utilizado por los asociados durante el 2014 se describe a continuación, según la gráfica de distribución porcentual:

MEDIO DE RADICACION Total

1. E-mail 54 – 34%

2. Correspondencia 9 – 4%

3. Buzón 84 -53 %

4. Página Web 15- 9%

Total general 162

Se participó en la selección de asociados e hijos del estudiante “Estrella Coopebis” para el otorgamiento del auxilio educativo en convenio celebrado con el ICETEX según el decreto 2880; realizando el respectivo control social, exigiendo el cumplimiento de los reglamentos. La junta de vigilancia hizo llamados de atención a nuestros asociados que incumplieron con sus obligaciones económicas y deberes que indican nuestros estatutos y reglamentos; se le notifico el debido proceso, a un asociado quien se negó a asistir ante tres citaciones por la Junta, a fin de esclarecer las comunicaciones dadas a la Delegataria, las cuales generaron inquietud en algunos asociados. Con todos los documentos y recomendaciones se dio traslado al consejo de administración que es el ente con las facultades para sancionar. La junta de vigilancia le recomendó al consejo tener en cuenta las proposiciones y sugerencias hechas por delegados en la Asamblea de delgados del 15 y 16 de Marzo del 2014. La junta de vigilancia recomendó a la administración que la cooperativa tenga formulada e implementados los procedimientos en cuanto a política de personal y contratación de funcionarios, para así evitar la alta rotación de personal. Por ultimo agradecemos a los asociados (as) delegados(as), consejo de administración, compañeros que conforman las diferentes Comisiones y Comités; a la gerencia y empleados por la labor que desempeñan que conllevan al mejoramiento y desarrollo de nuestra gran “cooperativa estrella” de la gran familia Coopebis.

PRINCIPALES LOGROS ALCANZADOS EN EL 2014:

Insistencia permanente en reducir los tiempos de repuesta de la Administración a los asociados. La certificación Iso 9001-2008 fue revisada y verificada en diciembre 2014, en la cual la cooperativa está certificada. Unificación del trabajo en Equipo de los miembros de la Junta de Vigilancia , tanto principales como suplentes Se ha verificado que la Cooperativa ha dado cumplimiento a lo planeado en cuanto actividades de capacitación (llego a ofrecer capacitación al 10 % de los asociados) así como sociales, culturales, recreativas.

EJECUCION PRESUPUESTAL 2014 (Resumen de cifras):

La Junta de Vigilancia, no tiene asignada partida presupuestal


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PROYECCIONES PARA EL AÑO 2015:

La Junta de Vigilancia, se esforzara en continuar con las acciones de control social, a fin de cualificar y mejorar el seguimiento a los procesos que la cooperativa desarrolla en su ejercicio normal y para beneficios de todos sus asociados.

INTEGRANTES DE LA JUNTA DE VIGILANCIA

RAMIRO DELGADO SALAZAR, Presidente ISABEL ORTIZ SUÁREZ, Vicepresidente CLARA FELISA BUITRAGO R, Secretaria ISMAEL ALVARO PULIDO OVALLE, Suplente

HAROLD REINALDO AFANADOR MARTINEZ, Suplente TERESA DE JESUS MORALES, Suplente

(*) Por favor adjuntar los gráficos o cuadros necesarios para complementar el informe. (*) Por favor escribir en letra calibri tamaño 10


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COMITÉ DE BIENESTAR,CULTURA, RECREACION Y DEPORTES

OBJETIVO DEL COMITÉ:

Fomentar actividades culturales, artísticas, turísticas, recreativas y deportivas que permitan a los asociados y su núcleo familiar, así

como a la comunidad en general complementar su desarrollo integral y el aprovechamiento del tiempo libre procurando el

mejoramiento de su calidad de vida.

ACTIVIDADES DESCATADAS EN EL 2014:

1. Actividad de Juegos de Integración con una asistencia de 277 participantes. 2. Día de los niños con una asistencia de 601 participantes. 3. Dos Veladas Culturales (Mayo y Septiembre). Con una asistencia de 1737 participantes. 4. Dos Caminatas Ecológicas. (junio y Diciembre) Con una asistencia de 163 participantes. 5. Campamento Juvenil. Con una asistencia de 42 participantes. 6. Participación Media Maratón Bogotá Con una asistencia de 71 participantes. 7. Dos Actividades dirigidas a la familia (Agosto y Octubre). Con una asistencia de 594 participantes. 8. Canita al aire. Con una asistencia de 196 participantes. 9. Participación carrera de la mujer. Con una asistencia de 30 participantes. 10. Día blanco. Con una asistencia de 131 participantes. 11. Vacaciones Recreativas. Con una asistencia de 44 participantes. 12. Recorrido luces Navideñas. Con una asistencia de 252 participantes. 13. Apoyo a grupo de Danzas. 14. Patrocinio Actividades.


El comité avanza en la integración de los asociados mediante las diferentes actividades que se realizan, logrando el reconocimiento por parte de los participantes, en las áreas de recreación, deporte, cultural, así como la consolidación de una política de bienestar para la familia Coopebis.

Una amplia acogida por parte de los asistentes a las actividades como Velada Cultural, Día Blanco, Luces Navideñas, entre otras, evidenciándose en las encuestas de satisfacción realizadas.

Trabajo acucioso para responder a las solicitudes de los asociados, como lo fue la realización de las actividades de recorrido luces navideñas.

Del total de nuestra familia Coopebis, 4.178 disfrutaron de las actividades programadas.


1. Total presupuestado Comité de Bienestar $ 337.651.158 Total Ejecutado $ 273.915.622

2. Excedente Fondo de Bienestar: $ 63.735.536



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Ampliar la participación de nuestros asociados en las diferentes actividades de Bienestar.

Realizar reglamento Deportivo y de Talentos y realizar para fortalecer nuestra presencia en éstas áreas.

Continuar la promoción e información de las actividades a través de nuestra página web y redes sociales.

INTEGRANTES DEL COMITÉ:

Luis Eduardo Cruz Porras, Coordinador

Blanca Nelly Antolinez, Secretario

Doris Mercy Hernández

Eugenia González

Carlos Anibal Parra Rodríguez


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COMITÉ DE EDUCACION


Planear, dirigir, organizar y coordinar los procesos y actividades de educación, formación e información de los asociados, directivos,

delegados y empleados de cooperativa.


1. Dos cursos de cooperativismo nivel básico con asistencia de 311 asociados. 2. Un curso de cooperativismo intermedio con participación de 72 asociados. 3. Un encuentro cooperativo de delegados en Girardot con la participación de 66 delegados/as. 4. Actividades de promoción y difusión cooperativa. 5. Actividades de capacitación cooperativa para los Directivos. 6. Jornadas de inducción a nuevos asociados/as 69. 7. Un grupo de semilleros Coopebis (niños/as de 8 a 12 años) 45 niños/as. 8. Participación de Coopebis en Encuentros de integración cooperativa: Comité pedagógico Ascoop y Unidad administrativa de

organizaciones solidarias. 9. Selección de 357 “Estudiantes Estrella Coopebis” como beneficiarios de subsidios educativos a través del Icetex de 549

aspirantes. Acorde a los recursos disponibles en el marco del decreto 2880. 10.Charla régimen de transición. 35 Asociados. 11.Charla Cultura tributaria “Declaración de renta” 2014. Asistieron 41 Asociados. 12.Lanzamiento de la cartilla educación financiera. 1000 unidades. 13.Diplomado formación de formadores para 20 Docentes, directivos y funcionarios.


1. El Comité atendió una cobertura total de 1016 asociados y familiares a través de sus diferentes actividades. 10.060% del total de asociados COOPEBIS.

2. Representación de la Cooperativa en eventos a nivel local, regional y nacional. 3. La Cooperativa dio a conocer su modelo pedagógico y trabajo de Semilleritos a nivel nacional a través del Consejo Pedagógico

de Ascoop. COOPEBIS hace parte del movimiento pedagógico cooperativo. COOPEBIS hace parte activa de la Red de Comunicadores Cooperativos. Se alcanzó una cobertura de 428 asociados en educación cooperativa. Se integró a la familia de los asociados en actividades de educación solidaria Curso básico con semilleros Coopebis Girardot Se crea el grupo de Semilleritos COOPEBIS con hijos, hijas y nietos de asociados como impulso a las nuevas generaciones en el

modelo solidario. Se ejecutó el presupuesto en un 71.35% Se participó activamente en las Jornadas de la unidad administrativa de organizaciones solidarias. Se difundieron permanentes mensajes de Educación cooperativa en la Web. Se actualizó el PESEM Coopebis. Inclusión activa de 9 nuevos docentes solidarios. Este comité amplió el grupo de docentes solidarios, proyectándolo como un

equipo líder en la innovación y formación solidaria. COOPEBIS, comprometido con la educación de sus asociados, apoya a 357 nuevos beneficiarios asociados o hijos de asociados

en educación formal de pregrado y posgrado, con el auxilio “Estudiantes Estrella COOPEBIS”. En el mundo de hoy es un componente y una expresión de la exclusión social y política. Se trata, entonces, de que las

personas y las comunidades que padecen la exclusión financiera puedan tener un alternativa para resolver sus necesidades económicas y financieras en el modelo económico solidario. Por esta razón, COOPEBIS lanza su cartilla de Educación Financiera Solidaria, acompañada de procesos formativos para todos sus asociados.


CÓDIGO: FO-GED-008


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Se innovó en la convocatoria masiva del curso de cooperativismo básico, que le permitió a los participantes compartir

experiencias y el aprendizaje recibido. Se fortaleció el trabajo en equipo de los docentes COOPEBIS al compartir conocimientos y experiencias. Se continúa realizando las jornadas de inducción a los nuevos asociados y asociadas a la Cooperativa en busca del sentido de

pertenencia y conocimiento del modelo solidario.


Total presupuestado Fondo de Educación $ 261.004.444

Ejecutado en actividades $ 186.229.648

Excedente Fondo de Educación: $ 74.774.796


Consolidar el grupo de semilleros Coopebis

Incrementar en un 10% la participación en charlas de educación informal

Incrementar en un 10% la formación solidaria básica e intermedia

Consolidar un grupo de tertulias docentes solidarias.

Incorporar 200 nuevas familias de asociados a procesos de educación solidaria


María Elena Quintero Ramos, Coordinadora (colaboradora)

Clara Aminta Jaimes Abella, Secretaria

Ramiro Delgado Salazar ( J.V.)

Teresa Peñaloza García (consejera principal)

Abel Josué Osorio

Nancy Gallego


CÓDIGO: FO-GED-008


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COMITÉ EVALUADOR DE CARTERA DE CREDITOS


Evaluar permanentemente el estado de la cartera de crédito de COOPEBIS, de acuerdo con los criterios definidos en la normatividad

vigente


1. Seguimiento permanente al indicador de la cartera en mora para evitar que se incrementara 3. Seguimiento permanente a los créditos otorgados con aval del Fondo de Garantías Comunitarias 4. Análisis y seguimiento a los créditos que tuvieron desplazamientos de categoría 5. Seguimiento a los créditos en procesos jurídicos 6. Seguimiento a los créditos colocados por modalidad crediprima 7. Seguimiento a créditos reestructurados 8. Evaluación de la cartera de créditos de acuerdo al numeral 2.4 de la circular externa 003 de 2013 de la Superintendencia de

la Economía Solidaria 9. Análisis de todas las garantías reales 10. Análisis de cartera en mora para castigo


Se logró que la administración mantuviera controlado el indicador de cartera en mora

Tal como se observa en la gráfica, se inició con un indicador alto (4.09%) y un monto de cartera improductiva de $1.842.856.575 y se

culminó el mes de diciembre de 2014 con indicador de 3.41% y un monto de $1.577.117.393


CÓDIGO: FO-GED-008


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Se logró que se controlaran los montos colocados en cartera de créditos avalados con fondo de garantías comunitarias de tal manera que en conjunto con los comités de crédito y de riesgo de liquidez y con la administración, se propuso al Consejo de Administración la modificación del Reglamento de Crédito, con lo cual se reglamentó que para créditos otorgados por caja el monto para avalar con Fondo de Garantías Comunitarias no puede superar los 10 SMMLV y por nómina no pueden superar los 20 SMMLV

Durante todo el año se efectuó seguimiento a los desplazamientos de la cartera de créditos a categorías de mayor riesgo, analizando las causas de ello y efectuando las recomendaciones pertinentes.

Para dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 2.4 de la Circular Externa 003 de 2013 de la Superintendencia de la Economía Solidaria, se efectuaron los siguientes seguimientos:

Evaluación a los créditos reestructurados, donde se puede evidenciar que uno de los 20 créditos reestructurados solo dos (2)

no han sido adecuadamente atendidos y siguen en calificación E.

Evaluación a la totalidad de la cartera: Se efectuó seguimiento a toda la cartera de créditos analizando el comportamiento de los últimos 4 años.

SALDOS DE CARTERA TOTAL COMPARATIVA AÑOS 2011 A 2014

(Cifras en millones de pesos)

AÑO Ene Feb Marz Abr May Jun Jul Agt. Sept Oct Nov Dic

2014

46,155

46,283

46,337

46,257

46,543

44,997

45,997

46,522

46,951

47,173

47,327

46,264

2013

41,705

41,866

42,109

42,674

42,975

42,426

43,122

43,723

44,347

45,037

45,518

45,089

2012

37,189

37,407

38,165

38,488

38,873

38,198

38,758

40,175

40,683

41,679

42,122

40,818

2011

30,707

31,475

32,180

33,029

33,671

32,818

33,896

35,103

36,248

36,884

37,311

36,909


CÓDIGO: FO-GED-008


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De igual manera se realiza seguimiento mensual a los desplazamientos de la cartera analizando sus causas y generando las

recomendaciones respectivas. Un caso en particular de análisis se realizó en el mes de agosto de 2014 donde se pudo

evidenciar que el no pago oportuno de crediprimas genera desplazamientos importantes hacia categorías de mayor riesgo

Algunos ejemplos son:


CÓDIGO: FO-GED-008


VERSIÓN: 00

Revisión de garantías reales: la Dra. Gloria Hélide Cuellar, Coordinadora del Comité de Cartera revisó 6 prendas de vehículo y 5 hipotecas sobre inmuebles de lo cual se generó informe con sus respectivas recomendaciones.

Análisis de cartera en mora para castigo: El Comité ha venido revisando los documentos soporte de los créditos que la administración entregó para revisión, análisis y concepto de viabilidad, con el fin de solicitar aprobación al Concejo de Administración para castigar dicha cartera. Este análisis se deja para la vigencia 2015


Efectuar la evaluación de la cartera de créditos mediante modelos estadísticos, de tal manera que se pueda lograr un mayor análisis sobre la misma

Continuar con el seguimiento a la cartera improductiva y proponer que se reduzca a menos de $1.000 millones

Realizar seguimientos por líneas de crédito con el fin de generar oportunamente las recomendaciones a que haya lugar.

Revisar los casos presentados por la administración para el castigo de cartera.


Gloria Hélide Cuellar Cuellar, Coordinador

Ana Mercedes Soto Carvajal

Mery Idalid Bohórquez Romero

Isabel Ortiz Suárez – Representante Junta de Vigilancia

Leidy Lorena Valderrama Guisao - Secretaria

Maria Esperanza Ariza Ulloa – Gerente ( E )


CÓDIGO: FO-GED-008


VERSIÓN: 00

COMITÉ DE CREDITO


Definir las directrices y normas para prestar el servicio de crédito con criterios de beneficio social, equidad y ayuda mutua,

minimizando el riesgo de la colocación y recuperación de los recursos disponibles

ACTIVIDADES DESTACADAS EN EL 2014:

Actualización al Reglamento de Crédito Revisión periódica a la colocación de créditos por caja evidenciando el cumplimiento de las obligaciones


Autorización de 30 solicitudes de apalancamiento que representa un incremento en el ahorro permanente de $ 44.657.800

Estudio de 337 solicitudes de créditos por valor de $9.178.677.726 logrando una colocación efectiva de 289 créditos a asociados por valor de $8.208.436.415

EJECUCION PRESUPUESTAL 201X (Resumen de cifras):

Total créditos aprobados por línea 289 por valor de $ 8.208.436.415

177 Créditos ordinario: $ 4.539.566.062

56 Compra de Cartera: $ 1.824.878.180

28 Apoyo a Vivienda $ 1.380.343.098

8 Vehículo $ 189.488.000

7 Reestructurados $ 134.741.075

5 Educativos $ 47.050.000

3 Credifacil $ 4.160.000

2 Mejoras de Vivienda $ 61.600.000

2 Patrimonial $ 24.610.000

1 Crediprima $ 2.000.000


Estudiar la factibilidad de modificación de las tasas de interés


MANOLO VALENCIA OREJUELA, Coordinador

JULIETA LOZANO BALLESTEROS, Secretaria

HECTOR ARSENIO ORDOÑEZ

VICTOR MANUEL GUERRERO

NIXON ANDELFO VARGAS VERANO

CLARA FELISA BUITRAGO – Junta de Vigilancia


CÓDIGO: FO-GED-008


VERSIÓN: 00

COMITÉ INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LIQUIDEZ


Apoyar al Consejo de Administración y a la Gerencia de la Cooperativa en la definición de los límites de exposición al riesgo de liquidez,

plazos, montos e instrumentos de inversión y velar por su cumplimiento.


1. Actualización del Reglamento de Inversiones Temporales de la Cooperativa 2. Seguimiento y verificación del cumplimiento de la normatividad relacionada con el Fondo de Liquidez: Porcentaje mínimo

y composición del portafolio de títulos 3. Seguimiento y verificación del GAP 4. Seguimiento al portafolio de títulos de las inversiones de tesorería 5. Verificación y análisis permanente de afiliaciones y retiros


1. Actualización del Reglamento de Inversiones Temporales, el cual tuvo entre otras las siguientes modificaciones: 1.1. Se agrega un artículo con las disposiciones generales el cual contiene: 1.1.1. Políticas de inversión 1.1.2. Manejo de las inversiones 1.1.3. Atribuciones 1.1.4. Responsabilidad del Comité Interno de Administración del Riesgo de Liquidez

1.2. Se reglamente el grado de calificación para los emisores de los títulos en los cuales invertirá la Cooperativa, donde el sector solidario debe tener calificación A o superior, mientras que para el sector fianciera es AA en adelante

1.3. Se detalla la conformación del portafolio de inversiones donde la participación del total del portafolio para el sector solidario es del 40% al y para el sector financiero del 60%.

1.4. Dentro de los reportes mensuales que debe suministrar la administración las inversiones se registran por su valor histórico y por separado el acumulado de rendimientos financieros, con el fin de llevar un control, evaluación y seguimiento a la rentabilidad del portafolio

2. Seguimiento y verificación del cumplimiento de la normatividad relacionada con el Fondo de Liquidez:

2.1. Fondo de Liquidez: Durante todo el año la Cooperativa cumplió con el porcentaje mínimo requerido en los Decretos 790 y 2280 de 2003 y en la Circular Básica Contable y Financiera de la Superintendencia de la Economía Solidaria Capítulo XIV – Controles de Ley – Numeral 1. Fondo de Liquidez en los cuales en los cuales se exige como porcentaje mínimo, un 10% del total de los depósitos, de igual manera dando cumplimiento a la política interna la cual indica que dicho porcentaje no debe ser inferior al 11%


CÓDIGO: FO-GED-008


VERSIÓN: 00

DEPOSITOS CDTs AHORROS

A LA VISTA

TOTAL

FONDO DE

LIQUIDEZ

ENERO 27,069.8 2,807.2 90.2 2,897.4 10.70%

FEBRERO 27,401.6 2,817.5 120.3 2,937.8 10.72%

MARZO 27,068.4 2,827.2 160.4 2,987.6 11.04%

ABRIL 27,395.8 2,837.4 160.5 2,997.9 10.94%

MAYO 27,389.7 2,998.4 50.0 3,048.4 11.13%

JUNIO 27,470.6 3,009.6 60.1 3,069.7 11.17%

JULIO 28,043.5 3,020.0 90.1 3,110.1 11.09%

AGOSTO 28,221.4 3,031.6 90.2 3,121.8 11.06%

SEPTIEMBRE 28,520.4 3,042.5 120.3 3,162.7 11.09%

OCTUBRE 28,600.7 3,052.3 141.7 3,193.9 11.17%

NOVIEMBRE 28,619.7 3,064.0 166.8 3,230.8 11.29%

DICIEMBRE 28,521.3 3,075.9 206.9 3,282.8 11.51%

CIFRAS EN MILLONES DE PESOS

MES

PORCENTAJE DE

FONDO DE

LIQUIDEZ

FONDO DE LIQUIDEZ

2.2. Composición del portafolio de inversiones: Durante todo el año el Comité de Administración del Riesgo de liquidez, efectuó seguimiento y comprobó que el portafolio de títulos mantuviera la composición y cobertura establecida en el Reglamento de Inversiones. Para el Ejemplo, registramos la composición del portafolio a diciembre 18 de 2014

2.3. Seguimiento a la composición del portafolio de inversiones de tesorería desde agosto hasta diciembre de 2014

TITULOS AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

COOPCENTRAL 1.155.772.683,26 1.155.772.683,00 1.476.466.315,38 1.476.466.315,38 1.487.006.416

BANCAMIA 887.277.562,66 887.277.562,00 501.754.471,54 - -

BANCO DE BOGOTA 1.296.679.520,00 1.296.679.520,00 1.227.924.048,00 1.206.057.433,00 1.705.576.832

BANCO DE OCCIDENTE 1.146.819.295,00 1.146.819.295,00 1.357.015.615,00 1.994.349.899,00 2.163.372.623

BANCO COLPATRIA 2.132.409.963,99 2.132.409.963,00 2.353.538.190,09 2.353.538.190,09 2.374.298.168

BANCO BBVA 1.186.157.835,60 1.186.157.835,00 1.186.157.835,60 1.197.867.149,70 1.197.867.150

FINANCIERA JURISCOOP 650.000.000,00 651.556.640,00 656.745.440,00 656.745.440,00 658.600.493


CÓDIGO: FO-GED-008


VERSIÓN: 00

FIDUPREVISORA A LA VISTA 883.889.111,44 1.383.889.111,00 1.077.676.514,00 778.705.592,57 1.583.575.303

CORREVAL 99.176.582,41 799.176.582,00 621.881.616,19 292.469.435,19 655.286.278

DAVIVIENDA 89.736.373,97 90.105.359,00 120.250.863,95 399.755.013,00 399.755.013

DAVIVIENDA CARTERA COLECTIVA 150.283.431,00 50.337.434,00 450.931.270

DAVIVIENDA CTA DE AHORRO 120.250.863,95 166.653.938

TOTAL 9.527.918.928,33 10.729.844.550,00 10.729.694.340,75 10.526.542.765,88 12.842.923.485

3. Seguimiento y verificación del GAP: Durante todo el año el Comité de Administración del Riesgo de Liquidez efectuó seguimiento y comprobó que la Administración liquidara y reportara el GAP.

SALDO <= > 1 > 2

A LA FECHA 1 MES y <= 2 MESES y <= 3 MESES

946,605,418 523,495,254 425,494,234

BRECHA ACUMULADA DE LIQUIDEZ 946,605,418 1,470,100,672 1,895,594,905

2,170,746,772 381,016,820 676,822,407

BRECHA ACUMULADA DE LIQUIDEZ 2,170,746,772 2,551,763,591 3,228,585,998

1,894,896,671 562,694,537 1,825,400,780


2,670,283,119 2,388,903,793 145,664,474


3,935,106,603 20,473,471 596,955,637


3,487,930,744 647,265,797 940,979,729


BRECHA DE LIQUIDEZ 3,926,387,211 1,013,382,050 870,989,314


BRECHA DE LIQUIDEZ 3,607,423,613 913,399,258 838,663,587


BRECHA DE LIQUIDEZ 3,651,333,029 849,465,281 1,182,034,489


BRECHA DE LIQUIDEZ 3,590,198,613 1,275,282,192 441,241,067





BRECHA ACUMULADA DE LIQUIDEZ 4,157,235,285 4,666,962,017 5,093,507,446 DICIEMBRE

-

SEPTIEMBRE-

OCTUBRE-

NOVIEMBRE-

MES CONCEPTO

VR EN

RIESGO DE

LIQUIDEZ

JULIO

ENERO

MARZO

ABRIL

-

-

BRECHA DE LIQUIDEZ

JUNIOBRECHA DE LIQUIDEZ

-

AGOSTO

-

-

FEBREROBRECHA DE LIQUIDEZ

-

-

MAYO-

BRECHA DE LIQUIDEZ

BRECHA DE LIQUIDEZ

BRECHA DE LIQUIDEZ


CÓDIGO: FO-GED-008


VERSIÓN: 00

4. Seguimiento al Portafolio de Títulos de Tesorería: El Comité realizó seguimiento mensual al portafolio de títulos tanto del fondo de liquidez como de las inversiones de tesorería, verificando entre otros los siguientes aspectos: Emisor del título Plazo Tasa Custodia del título Se destaca que durante el año el Comité solicitó a la administración de la Cooperativa, entre otros los siguientes aspectos

Reportar los vencimientos de títulos un día antes de dicho vencimiento, con el fin de contar con el tiempo suficiente para realizar las respectivas recomendaciones

Reportar en el informe mensual el interés obtenido por cada una de las inversiones con el fin de medir la rentabilidad d elos títulos – Esta tarea se empezará a realizar a partir de enero de 2015

5. Verificación y análisis permanente de las afiliaciones y retiros de asociados: Durante todo el año el Comité de Riesgo de Liquidez verificó la información aportada por la administración respecto de las afiliaciones y retiros de los asociados, tal como se muestra en el siguiente cuadro

CANTIDAD DEUDA APORTES PERMANENTE AHORROS TOTAL AHORRO SALDO A PAGAR

ENERO 149 114 82,846,015 224,362,261 144,886,773 5,379,574 374,628,607 291,782,593

FEBRERO 178 134 107,568,075 236,608,844 153,054,602 28,300,406 417,963,852 310,395,777

MARZO 161 121 73,174,618 186,945,322 122,030,410 1,813,216 310,788,948 237,614,331

ABRIL 155 102 116,952,858 211,464,568 139,292,180 3,113,659 353,870,407 236,917,549

MAYO 100 135 116,097,724 258,217,131 151,854,590 1,674,404 411,746,126 295,648,402

JUNIO 49 93 97,277,601 186,902,336 125,114,865 9,179,153 321,196,354 223,918,752

JULIO 91 124 119,114,204 233,539,363 152,960,027 2,684,265 389,183,656 270,069,451

AGOSTO 67 130 75,330,712 193,175,719 127,606,851 1,656,972 322,439,542 247,108,830

SEPTIEMBRE 106 93 101,699,789 186,926,431 109,275,425 3,704,137 299,905,993 198,206,204

OCTUBRE 93 133 135,312,175 227,459,216 141,302,158 1,574,158 370,335,532 235,023,357

NOVIEMBRE 121 82 75,536,925 168,505,696 108,303,844 5,310,740 282,120,280 206,583,355

DICIEMBRE 70 86 59,829,862 180,021,668 117,626,797 537,006 298,185,471 238,355,609

TOTALES 1340 1347 1,160,740,559 2,494,128,555 1,593,308,523 64,927,690 4,152,364,768 2,991,624,209

AFILIACIONES Y RETIROS ASOCIADOS AÑO 2014

RETIROSAFILIACIONESMES


Efectuar evaluación de las afiliaciones y retiros para establecer el costo de oportunidad de los recursos que ingresan y salen producto del comportamiento de la base social

Evaluar la rentabilidad del portafolio de inversiones


Clemente Garay Gómez - Coordinador

Gregorio Medina

Víctor Julio Carrero

Harold Reinaldo Afanador – Representante Junta de Vigilancia

Dorian herrera – Tesorero

Maria Esperanza Ariza Ulloa – Gerente ( E )


CÓDIGO: FO-GED-008


VERSIÓN: 00

COMITÉ DE NIIF


Planear, dirigir, organizar y coordinar los procesos y actividades del proceso de Implementación de NIIF, formación e información a los directivos, delegados y empleados de cooperativa.


1 Diplomado Universidad Javeriana (1 Consejero – 1 Directivo) 2 Diplomado Corporación Universitaria de Asturias (3 Consejeros) 3 Participación II Encuentro NIIF ASCOOP (2 Directivos – 1 Funcionario) 4 Seminario Taller NIIF directivos y funcionarios Abril 11 y 12 (Funceydes) 5 Taller plan de implementación 25 Abril (Funceydes) (1 Consejero – 1 Funcionario) 6 Pasantía Cofincafe 2 de mayo directivos y funcionarios (11 Consejeros – 9 Funcionarios – 2 Directivos) 7 Congreso NIIF XBRL Mayo 14 (IFRS MASTERS COLOMBIA SAS) (1 Funcionario) 8 Diplomado NIIF (Asoriesgo) (4 Funcionarios - 1 Directivo) 9 Curso III Encuentro NIIF 29 Agosto (Ascoop) (4 Funcionarios) 10 Asesoría consultor externo COSECOOP 11 Sensibilización Delegados Pre Asamblea 2014


1 Firma de Contrato Consultor Externo COSECOOP (Duración 20 meses , Valor $38.400.000 + IVA) 2 Conformación del Comité de NIIF 3 Elaboración de Manual de Políticas de COOPEBIS 4 Elaboración de Políticas de Activos y Patrimonio 5 Levantamiento del inventario físico de muebles e inmuebles de COOPEBIS. 6 Participación activa en las Jornadas de Capacitación de NIIF 7 Creación de las mesas técnicas de trabajo para la implementación de NIIF 8 Elaboración de los manuales de Activos Fijos, Fondo de Liquidez, Caja Menor y Tesorería 9 19 reuniones celebradas por parte del Comité de NIIF

10 Se midieron los primeros impactos causados por la entrada en vigencia de las NIIF en los Estados Financieros

EJECUCION PRESUPUESTAL 2014(Resumen de cifras):

Total presupuestado Implementación NIIF $ 100.000.000

Seminario Taller Directivos y Funcionarios $ 5.100.000

Taller Plan de Implementación NIIF $ 160.000

Pasantía COFINCAFE $ 7.642.000

Congreso XBRL $ 626.400

Diplomado NIIF $ 12.400.000

Curso III Encuentro NIIF $ 1.392.000

Asesoría Consultor Externo COSECOOP $ 14.665.994

Sensibilización Delegados Pre Asamblea 2014 $ 800.000

Capacitación Funservicoop Delegados y Funcionarios $ 8.280.358

Nómina funcionarios proyecto NIIF $ 22.936.374

TOTAL EJECUTADO $ 74.003.126

PRINCIPALES DIFICULTADES AÑO 2014

Levantamiento de Inventario Total de Muebles de la Cooperativa

Depuración de cuentas sin terceros

Rotación de personal en el Departamento de Contabilidad

Aprobación de Manual de Políticas


CÓDIGO: FO-GED-008


VERSIÓN: 00

ACCIONES PREVENTIVAS ANTE LA IMPLEMENTACION DE NIIF FRENTE A LOS APORTES SOCIALES

Incremento de valor en el Fondo de Amortización de Aportes por parte de la Asamblea.

Aumento de Capital Mínimo Irreductible por Estatutos

Socialización de Cartilla Instructiva de Implementación de NIIF para los Delegados

Incremento de provisiones de Cartera de acuerdo con la Norma, para disminuir el Impacto de la aplicación de Método de Perdida Esperada de acuerdo con NIIF.


Elaborar las políticas de Pasivos

Involucrar a los funcionarios en la elaboración de manuales y procedimientos para el manejo de NIIF

Depuración de cuentas contables al 100%

Trabajo continuo en sistema de Norma Colombiana y Norma Internacional

Presentación y Socialización del Estado Financiero de Apertura (ESFA) a 31 de diciembre de 2014.


Clemente Garay Gómez , Coordinador

Ligia Vega Soler , Secretaria

Ana Mercedes Soto Carvajal

Blanca Yaneth Ibagué Meza

Gregorio Medina

Marisol Manjarres

María Esperanza Ariza


CÓDIGO: FO-GED-008


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MESA TECNICA DE AUDITORIA Y GESTION DE RIESGOS

OBJETIVO DEL COMITÉ

Evaluar el sistema de control interno de la Cooperativa, así como de su mejoramiento continuo para generar

recomendaciones conducentes a mejorarlo y/o reforzarlo.

Servir de apoyo y complemento en la definición y supervisión de las políticas de control interno y en la toma de decisiones para su implementación y mejoramiento.

Velar porque la Cooperativa esté cumpliendo razonablemente con las leyes y regulaciones pertinentes y que en los negocios se dirijan y se mantengan los controles efectivos frente a los conflictos de interés de los empleados y el fraude, revisando, para el efecto, los casos significativos de conflictos de interés de los empleados y de malas conductas o fraudes.

Generar recomendaciones en relación a los niveles de exposición de riesgo, las implicaciones para la cooperativa y las medidas adoptadas para su control o mitigación.

ACTIVIDADES DESCATADAS EN EL 2014

Inicio de las actividades de la mesa técnica de Auditoria y de Gestión de Riesgos, establecida por el Consejo de

Administración.

Generación de directrices de trabajo enfocadas en los componentes de riesgo, de carácter operacional y de negocio y, el componente de planeación.

Desarrollo de actividades conducentes a conocer el estado del sistema de gestión de riesgos de la Cooperativa, con el fin de evaluar y obtener un diagnóstico del estado y la madurez de la organización para empezar a formular recomendaciones al consejo de administración y a los diferentes estamentos de la Cooperativa al respecto.

Inicio de actividades para la elaboración del proyecto con el enfoque (P) Planear (H) Hacer (V) Verificar (A) Actuar, para identificar y determinar las responsabilidades, alineando los procesos de la Cooperativa bajo esas definiciones.

Revisión al programa de Auditoria establecido para el periodo 2014, con el fin de evaluar su evolución y cumplimiento.

Elaboración del primer borrador de Manual de Auditoria, para llevar a cabo su implementación en la Cooperativa.

Elaboración del primer borrador de Marco de Gestión de Riesgo para su implementación en la Cooperativa.

PRINCIPALES LOGROS ALCANZADOS EN EL 2014

Conformación de la Mesa Técnica de Auditoria y Gestión de Riesgos.

Inicio de actividades y direccionamiento de algunas tareas de mediano y largo plazo de utilidad para la Cooperativa en

relación a la Gestión de Riesgos.

EJECUCION PRESUPUESTAL 2014(Resumen de cifras)

Esta mesa técnica no tiene rubro presupuestal asignado.


CÓDIGO: FO-GED-008


VERSIÓN: 00

PROYECCIONES PARA EL AÑO 2015

Realizar la implementación del Manual de Auditoria como Carta de navegación para todas las actividades de evaluación y de

control al interior de la Cooperativa.

Diseñar, elaborar e implementar el Marco de Gestión de Riesgos para la Cooperativa.

Generar la cultura de Autocontrol en la Cooperativa, a través de las evaluaciones realizadas por la Auditoría Interna.

INTEGRANTES DEL COMITÉ

Rafael Pino Vargas – Coordinador Dori Vargas Molina – Secretaria Carlos Aníbal Parra – Presidente del Consejo de

Administración

Jhon Fredy Moreno – Director de Planeación Juan Carlos Hernández – Auditor Interno


CÓDIGO: FO-GED-008


VERSIÓN: 00

COMITÉ DEL GASTO Bogotá D.C., 26 de Febrero de 2015 Señores CONSEJO DE ADMINISTRACION Ciudad Informe de la Comisión del Gasto: La presente comisión conformada por la señora Ana Mercedes Soto, consejera Principal, el Señor Luis Alberto Cagua Niampira y el Señor Francisco Hernando Niquepa Guasca como Consejeros Delegados, se reunieron a partir de la convocatoria realizada por la Administracion de la Cooperativa, en el mes de noviembre de 2014. Durante este tiempo la Comisión del Gasto ha llevado a cabo sus actividades, tratando los siguientes temas:

1. Elaboración del plan de trabajo de la comisión del gasto para ejecutarlo durante la presente vigencia.

2. Elaboración del Reglamento de la comisión del Gasto para someterlo a aprobación del Consejo de Administracion.

3. Elaboración de la propuesta de Manual de Contratación con el fin de someterlo a consideración y aprobación del Consejo de Administración.

4. Revisión de las políticas de compras y reglamento de caja menor.

5. Revisión de algunos gastos tales como:

a. Revisión de la asignación de los incentivos 2013.

b. Revisión del contrato de mantenimiento del aplicativo cygnus.

c. Revisión de reglamentos de cajas menores

d. Revisión a algunos gastos en los que se incurrió para la realización de la Velada Cultural de Mayo y Septiembre de

2014.

e. Honorarios y canon de arrendamiento de las impresoras.

f. Revisión al Contrato suscrito con la Firma Cosecoop, respecto a la consultoría en NIIF.

Durante el cumplimiento de las actividades mencionadas se observó:

1. Se utilizaron los incentivos navideños, para otras actividades de la Cooperativa.

2. A la fecha (16 de diciembre de 2014) todavía se encontraban asociados reclamando el incentivo navideño

correspondiente al año 2013.


CÓDIGO: FO-GED-008


VERSIÓN: 00

3. La Asamblea aprobó un valor de $360.000.000, como incentivo navideño para los asociados de los cuales se cobraron

incentivo navideño por un valor de $366.652.776.

Es anotar que no se revisó el 2014 en razón a que no se había culminado con el proceso.

4. Contrato a un año (enero a diciembre), con tres pagos. El último pago se canceló el 1 de octubre. En dichos contratos

no se evidencia la firma del asesor Jurídico de la Cooperativa, como constancia de su revisión.

5. No se evidencia renovación del contrato de mantenimiento del aplicativo correspondiente al 2013-2014.

6. Las políticas de compras fueron elaboradas e implementadas por la gerencia.

7. El detalle de los libros auxiliares, no es uniforme lo que imposibilita la sumatoria.

8. Falta seguimiento del interventor del contrato de asesoría para NIIF.

SE SUGIERE:

1. Reglamentar un procedimiento debidamente documentado para el manejo de los incentivos.

2. Que los incentivos de fin de año se destinen para tal fin y los incentivos no reclamados sean adicionados para la siguiente vigencia.

3. Todos los contratos deben ir firmados por el asesor jurídico en señal de aprobación y revisión.

4. Que repose un archivo independiente para cada contrato.

5. Aprobar el manual de contratación y de proponentes y, documentar los términos de referencia.

6. Que exista uniformidad en la descripción de los gastos en los libros auxiliares, que permitan su consolidación.

7. Que se tenga en cuenta la comisión del gasto para la revisión previa de los proveedores, cuando se realicen

compra de bienes y servicios con una cuantía superior a 35 smmlv y, para la revisión previa del presupuesto que se presenta al Consejo de Administración.

8. Que se lleve un expediente por evento en el cual se consolide detalladamente la participación de los asociados y

familiares.

9. Que en cada uno de los contratos haya un interventor, preferiblemente el líder del proceso, en aras de garantizar el seguimiento, control y el cumplimiento de cada uno de los contratos suscritos.


CÓDIGO: FO-GED-008


VERSIÓN: 00

10. Que se constituya un certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) que respalde el cumplimiento de cada uno de los contratos.

Fortalezas:

Para el desarrollo de las actividades de la mesa técnica del Gasto, se resalta la disposición de la administración

representada en el Señor Juan Carlos Hernández Dussan Auditor Interno de la Cooperativa, a través del cual se pudo

acceder a toda la información requerida, de manera oportuna y sin ninguna restricción.

Cordial saludo

LUIS ALBERTO CAGUA NIAMPIRA FRANCISCO HERNANDO NIQUEPA Coordinador Secretario


CÓDIGO: FO-GED-008


VERSIÓN: 00

COMITÉ DE PERSONAL Y SISTEMAS DE GESTIÓN


Asesorar a la Administración de la Cooperativa, en el desarrollo e implementación de políticas para el talento humano y en sostenimiento y mejora continua de los sistemas de gestión implementados.


Generación de lineamientos que contribuyeron a fortalecer la propuesta de Nivelación Salarial y Generación de nuevos cargos en la Planta de Personal presentada por la Administración.

La Comisión realizó el estudio de la estructura organizacional propuesta por DINAMIZAR respecto la estructura del año 2012 y la estructura actual, encontrando una aplicabilidad del 90%

Realización el análisis y evaluación de la Primera Medición de Telefónica de la Cooperativa, generando lineamientos tendientes a realizar una medición más al detalle y mejoras a la calidad de la atención telefónica.

Diseño de Herramienta para la medición del clima organizacional de la cooperativa

Se generaron recomendaciones que contribuyeron a establecer el Plan de Acción que se estableció como resultado de la encuesta de percepción del Personal realizado en el mes de Junio.

Se modificó el reglamento del Comité de Personal, ampliando su alcance a hacia los Sistemas de Gestión. Se socializó ante el Consejo de Administración para su aprobación.

Se realizó el proceso de estudio y modificación de la propuesta de Políticas de Talento Humano presentada por la Administración, proceso que actualmente se encuentra en curso.

Definición de variables de calificación para el otorgamiento del incentivo de fin de año a los funcionarios.

Se justificó la inclusión en la Planta de Personal del cargo de Auxiliar de Informática, el cual había sido suprimido por la administración anterior sin un estudio previo objetivo.

Se justificó ante Consejo de Administración la propuesta de establecer la Dirección de Comunicación Social, dada la importancia de las comunicaciones como elemento de carácter transversal en toda la organización y con la finalidad de consolidar la imagen institucional de la Cooperativa en el sector y fortalecer los procesos de comunicación interna.

Se justificó y se presentó propuesta de perfil de cargo y funciones, ante el consejo de Administración, para la creación del Cargo de Asesor de Servicio al Asociado, con la función principal de retener al asociado a través de alternativas reales de solución a sus necesidades.

Aportes para la definición de variables en el otorgamiento del Auxilio Educativo que los Olivos otorga para los funcionarios de la Cooperativa

Generación de recomendaciones a la Administración para el manejo de las incapacidades y ausentismos del personal.

Generación de lineamientos respecto al uso de uniformes y protocolos del servicio de los trabajadores.

Generación de directrices respecto a la formación de Auditores Internos de Calidad, con la finalidad de contar con personal competente que permita impulsar la Cultura de la Calidad dentro de la Cooperativa.

Seguimiento a la certificación y Recertificación ISO 9001

Seguimiento al desempeño del Sistema de Gestión de Calidad y recomendaciones para la ampliación del alcance

Lineamientos para la implementación de la ISO 27000

Lineamientos para la formación de trabajadores y Consejeros en la Continuidad del Negocio (BCM)


Elaboración del Reglamento del Comité, dando alcance a los Sistemas de Gestión.

Lograr la aprobación del Consejo de Administración, para la inclusión en la planta de personal, de los cargos de Auxiliar de Informática y Asesor de Servicio al Asociado para la fidelización, así como la creación de la Dirección de Comunicaciones

Mantenimiento de la política de formación de Auditores Internos de Calidad.

Apoyo a la Administración en la obtención de la ampliación del alcance del Sistema de Gestión de Calidad, incluyendo el Proceso de Bienestar.



CÓDIGO: FO-GED-008


VERSIÓN: 00

El comité de Personal y Sistemas de Gestión no maneja presupuesto.


Para el año 2015 el Comité impulsará los siguientes proyectos:

Culminación e implementación de las Políticas de talento Humano de la Cooperativa

Implementación del Sistema Integral de Gestión (HSEQ) – ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001.

Implementación de la Gestión del Conocimiento.


Carlos Aníbal Parra Rodriguez - Consejero Principal, Coordinador

Carmen Julia Jiménez - Delegada Colaboradora, Secretaria

Manolo Valencia Orejuela – Consejero Principal

Carmen Elisa Quitian – Delegada Colaboradora

Luis Carlos Ruíz – Delegado Colaborador

Ismael Álvaro Pulido – Invitado Junta de Vigilancia

María Esperanza Ariza Ulloa - Gerente

Damaris Reyes Castro – Subgerente Administrativa

Jhon Freddy Tamayo Pabón – Director de Planeación


CÓDIGO: FO-GED-008


VERSIÓN: 00

COMITÉ DE SOLIDARIDAD Y MUTUAL


Brindar a los(as) asociados(as) un auxilio económico que contribuya a superar situaciones calamitosas, como acceder subsidiariamente a servicios preventivos o de alto costo.

Contribuir a obras para lograr un desarrollo sostenible del medio ambiente y de la comunidad, de conformidad con las políticas generales aprobadas por el órgano competente de la organización solidaria.

Donar esporádica u ocasionalmente posibles calamidades de los trabajadores o por hechos que generen catástrofes o perjuicios colectivos en el entorno de la organización solidaria.


1 Realización de la capacitación de verificación documental 11 de Octubre de 2014, legalidad de documentos civiles y sus

diferentes versiones dirigida por los asesores Jurídicos de la Cooperativa, formación que permitió fortalecer los conocimientos y competencias para los integrantes del comité y los funcionarios administrativos que hacen parte del proceso de otorgamiento de auxilios.

2 Desarrollo de varias reuniones, en las que se ha trabajado el proyecto de reforma para el nuevo reglamento del fondo de Solidaridad (Acuerdo 055 de 18 de junio de 2011).

3 Seguimiento permanente a los compromisos del comité 4 Los integrantes del comité, procuraron dar acompañamiento a los asociados en momentos de calamidad de los cuales se tuvo

conocimiento (enfermedad y duelo). 5 Se realizó el estudio de propuestas para la renovación de la póliza vida grupo del fondo mutual, se presentan las propuestas de

Seguros la Equidad y Liberty Seguros 6 El comité de solidaridad ha encaminado sus actividades a otorgar respuestas oportunas a las solicitudes recibidas, teniendo en

cuenta la reglamentación vigente establecida y el soporte jurídico relacionado, dichas respuestas han propiciado un mayor acercamiento con los asociados.

7 El comité socializo los resultados del informe de revisoría fiscal y control interno, donde obtuvimos un concepto favorable de la gestión del comité, resaltando el cumplimiento en la elaboración de actas.

8 El comité de solidaridad, como acción de mejora continua, ha realizado algunas sugerencias a la administración con el fin de fortalecer la prestación del servicio y disminuir el nivel de quejas relacionadas con este.

9 El comité ha presentado propuestas a la administración de tips ambientales, para que sean socializados a los asociados a través de la página web.

10 Informe FRASEG, vigencia 1 de Agosto 2013 – 1 de Agosto 2014

CONCEPTO VALOR CASOS PORCENTAJE

MUERTE $ 132.000.000 8 75%

INCAPACIDAD TOTAL Y PERMANENTE $ 22.500.000 3 13%

ENFERMEDADES GRAVES $ 22.500.000 3 13%

TOTAL $ 177.000.000 14 100%


CÓDIGO: FO-GED-008


VERSIÓN: 00

VALOR PAGADO

MUERTE 132.000.000

INCAPACIDAD TOTAL Y PERMANENTE 22.500.000

ENFERMEDADES GRAVES 22.500.000

TOTAL 177.000.000

132.000.000

22.500.000 22.500.000

177.000.000

020.000.00040.000.00060.000.00080.000.000

100.000.000120.000.000140.000.000160.000.000180.000.000200.000.000

SINIESTROS PAGADOS FRASEG

11 Informe Seguros La Equidad: durante la vigencia 2014, 1 de Agosto de 2014 – 31 de Diciembre de 2014

VALOR PAGADO

MUERTE 112.500.000

INCAPACIDAD TOTAL Y PERMANENTE 0

ENFERMEDADES GRAVES 0

TOTAL 112.500.000

112.500.000

0 0

112.500.000

0

20.000.000

40.000.000

60.000.000

80.000.000

100.000.000

120.000.000

SINIESTROS SEGUROS LA EQUIDAD


1 Ejecución presupuestal en un 100% 2 El desarrollo de actividades de control y revisión previa de documentos, ha permitido la disminución de tiempos y reprocesos,

dando transparencia, interacción y coordinación entre el comité y la administración. 3 Se ha dado un cumplimiento del 100% al cronograma de reuniones del comité 4 Resumen grafico de auxilios entregados por el comité de solidaridad


CÓDIGO: FO-GED-008


VERSIÓN: 00

5 En el mes de agosto se realiza la renovación de la póliza vida grupo (Fondo Mutual), quedando a partir de la fecha en mención el cubrimiento con Seguros La Equidad Amparo Básico (muerte por cualquier causa) Valor asegurado $17.500.000

*Invalidez Valor asegurado $8.750.000

*Anexo de enfermedades Graves anticipo del básico 50% del valor asegurado $8.750.000

*Auxilio Funerario suma única $1.500.000

6 El comité ha contribuido a fortalecer la prestación del servicio en la cooperativa realizando un acompañamiento solidario a los asociados en momentos de calamidad, así mismo atendiendo oportunamente sus solicitudes de auxilio de acuerdo a la normatividad vigente (Acuerdo 055 de 18 de junio de 2011).

7 El comité ha fortalecido la revisión documental que soporta las solicitudes de auxilio, con miras a disminuir los tiempos de reproceso, generando en el asociado una entrega de documentación completa y legible que de transparencia y legalidad al proceso de asignación de auxilios.


Total Presupuestado Comité de Solidaridad y Mutual


CÓDIGO: FO-GED-008


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11. Total Ejecutado Comité de Solidaridad y Mutual

TOTAL EJECUTADO EN AUXILIOS $ 160.331.200,00

Traslado a Fondo de gestión Empresarial Acta 45 Asamblea $ 10.135.212,00

Causación doble auxilio Aura Edilma Canelo $ 308.000,00 TOTAL EJECUTADO FONDO DE SOLIDARIDAD $ 170.774.412,00

SALDO POR EJECUTAR RESPECTO A LO APROBADO $ 15.340,44


CÓDIGO: FO-GED-008


VERSIÓN: 00


Culminar el proyecto de reforma del reglamento de solidaridad teniendo en cuenta la normatividad vigente y los recursos asignados.

Realizar el acompañamiento en el proceso de empalme a los nuevos integrantes del comité de solidaridad

Realizar la capacitación a los miembros del comité sobre el alcance y cobertura de la póliza de vida

Presentar al comité de educación la propuesta de la capacitación sobre manejo de duelo para los asociados.

Proponer la integración de los diferentes comités con miras a fortalecer los diferentes procesos y actividades ejecutados por cada uno de ellos.

Realizar los acercamientos necesarios con el jardín Botánico para establecer el programa de siembra de árboles.

Realizar la propuesta para implementar la campaña de manejo integral de residuos.

Realizar una campaña de actualización de beneficiarios.

Realizar la retroalimentación con diferentes cooperativas, para conocer su funcionamiento y establecer los aspectos de mejora que pueden implementarse en COOPEBIS relacionados con el fondo de solidaridad y mutual.


Teresa de los Ángeles Sánchez Tibambre, Consejera Principal

Flor del Carmen Ramírez del Pomar, Consejera Suplente

Mabel Casas Zúñiga, Delegada

Teresa de Jesús Morales, Junta de Vigilancia


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COMITÉ DE AFILIACIONES Y RETIROS


Recibir y tramitar las solicitudes de Afiliación y retiro de los asociados haciendo cumplir el estatuto, los reglamentos y las políticas del

Consejo de Administración.


1 26 reuniones 2 Capacitación en Siplaft para los integrantes del comité 3 Total Afiliaciones aprobadas: 1341 4 Total Afiliaciones aplazadas:15 5 Total Afiliaciones rechazadas:4 6 Total Retiros: 1348 por un valor total de $2.417.494.650


A través de las sugerencias expuestas por este comité, obtenidas del análisis a las observaciones y motivos plasmadas en las

solicitudes de retiro, se creó la necesidad de implementar una oficina especializada en atención al asociado con el propósito

de ofrecer orientación y alternativas para la permanecía del asociado ( Pre pensionados, independientes y asociados con

endeudamiento alto)

EJECUCION PRESUPUESTAL 2014(Resumen de cifras):

Si bien este comité no maneja como tal un presupuesto el valor total de los retiros para esta vigencia fue de $2.417.494.650


Seguimiento permanente a las jornadas de inducción de los nuevos asociados

Realizar reuniones conjuntas con los comités de crédito y educación con el fin de unificar criterios para evitar la deserción de los asociados

Actualizar los formatos de solicitud de afiliación y retiro, con variables que nos permitan hacer un análisis especializado que contribuya a buscar alternativas de mejora

Con base en lo anterior realizar la actualización del reglamento de afiliaciones y retiros


Manolo Valencia Orejuela, Coordinador

Maureen Rodriguez Pabón, Secretaria

Gustavo Alfonso Torres, Integrante

Isabel Ortiz, Junta de Vigilancia

Johana Castillo González, Apoyo administrativo


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COMITÉ DE SISTEMAS


Planear, dirigir, organizar y coordinar el desarrollo de la perspectiva de procesos internos relacionada con Tecnología de Información

planteado en el Plan Estratégico de la Cooperativa.


1 Reestructuración plataforma de Comunicaciones. 2 Proyecto de Reestructuración Eléctrica. 3 Proyecto Tarjeta Debito Cupo Rotativo. 4 Pagos Electrónicos Botón PSE con Banco de Bogotá; 5 Reforzamiento de Seguridad Instalaciones Físicas; cambios y adiciones cámaras, sensores movimiento, reflectores,

controles de acceso. 6 Seguridad de la Información. 7 Renovación Estaciones de Trabajo. 8 Proyecto Legalización licenciamiento Oracle. 9 Capacitación Módulos Aplicativo Financiero “Cygnus”;.


Incremento canales de comunicación con reducción de costos de operación de $15.000.000 anuales. Implementación central telefónica Voz IP. Cumplimiento con estándares de adecuación eléctrica, mitigación del riesgo. Desarrollo de aplicativo cargue archivos tarjeta Debito Cupo Rotativo, colocadas 179 tarjetas, más de $568.000.000. 375 transacciones, pagos por $180.000.000. por medios electrónicos botón PSE. Creación File Server, Directorio Activo, replicación datos datacenter externo. Renovación 20% equipos Cooperativa. Cumplimiento normas derecho de autor licenciamiento Oracle. Capacitación Funcionarios Software Core “CYGNUS” Avance Portal WEB, modulo transaccional y elecciones delegados. Avance Sistema audio respuesta.


Total presupuestado $ 65.000.000

Adecuación Eléctrica: $ 32.000.000

Portal WEB: $ 23.200.000 Excedente: $ 9.800.000


CÓDIGO: FO-GED-008


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Lanzamiento Portal WEB.

Lanzamiento Sistema Audio Respuesta.

Implementación Generador Eléctrico.

Implementación Plan de Continuidad del Negocio.

Cerramiento Perimetral.

Digitalización archivo de gestión.

Proyecto cambio Aplicativo Financiero.


Carlos Aníbal Parra Rodríguez, Coordinador

John Freddy Moreno, Secretario

Nubia Liliana Sarmiento Moreno, Integrante

Ruby Esmith Galeano Blanco, Integrante

Raúl Hernán Díaz Jiménez, Integrante


CÓDIGO: FO-GED-008


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COMISION DE GESTION EMPRESARIAL


Cumplir el mandato de la Asamblea General con el fin de documentar y estructurar las ideas de negocio, para crear líneas de crédito

que apoyen al emprendimiento de los asociados a COOPEBIS


1 Revisión de documentación existente en COOPEBIS sobre formación en emprendimiento 2 Consulta y selección de entidades solidarias que ejecutan programas de apoyo a ideas de negocios. 3 Estudios de casos y presentación al Consejo de posibles entidades que nos puede apoyar en la implementación de la

línea de emprendimiento en COOPEBIS. 4 Afiliación de COOPEBIS a COOMEVA con el fin de obtener los apoyos técnico y tecnológico de la Fundación COOMEVA,

buscado la asesoría y el acompañamiento, e utilización de la plataforma tecnológica 5 Elaboración del reglamento interno de la Comisión, con el apoyo de la Gerencia, la revisión Jurídica por los asesores de la

Cooperativa y la presentación ay aprobación del Consejo de Administracion 6 Participación de Coopebis en Encuentros de integración cooperativa. 7 Se realizaron 9 reuniones en la carpeta de la Comisión se encuentran las respectivas actas.


Aprobación por parte de la Asamblea General Ordinaria de 2014, de un partida por valor de 10 millones, recibidos de

Organización los Olivos, que servirán como capital semilla para el arranque de la Línea de crédito empresarial Aprobación por parte del Consejo de Administracion del reglamento interno de la Comisión de Gestión Empresarial, el día 21

de diciembre de 2014


1 No aplica, no se utilizaron recursos, por no contar con el reglamentado Interno Aprobado.

Nota. Al 31 de diciembre de 2014, COOPEBIS cuenta por concepto de aportes a COOMEVA, la suma de $119.115


Asignar recursos por parte de la Asamblea General o del Consejo de Administracion, para realizar el plan de acción del 2015 a través de las diferentes estrategias planteadas, que contemplan: Formación y educación, Divulgación y comunicación , Implementación de la línea de crédito, acompañamiento de iniciativas, Evaluación, seguimiento y Ajuste

Solicitar al Consejo el cambio de Comisión a Comité de Gestión empresarial para ajustarlo al Estatuto y normas vigentes, teniendo en cuenta que la Comisión es de carácter transitorio y se cumplió con el objetivo solicitado por la Asamblea.


Aroldo Villanueva Perruelo, Coordinador

Alicia Morales Panqueba, Secretaria

Ana Gertrudis Alvarado de Zamudio

Francisco Antonio Gámez Fuyer.

Ismael Pulido Ovalle. Junta de Vigilancia


CÓDIGO: FO-GED-008


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Informes junta de vigilancia comites y comisiones

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