INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO # 5

LEY 1474 DE 2011

JEFE DE CONTROL INTERNO: PERIODO EVALUADO:

JAVIER HUMBERTO HOLGUIN S. DICIEMBRE-12 MARZO 2013

ABRIL 1° de 2013

INTRODUCCIÓN

La implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) en la E.S.E. HOSPITAL DIVINO NIÑO, en el marco del cumplimiento del Decreto 1599 de 2005, ha logrado altos porcentajes de avance en los tres subsistemas. La Oficina de Control Interno y Gestión en cumplimiento de su Plan de Acción anual y como parte de su función, evalúa el nivel de avance e implementación de cada elemento dentro de la institución . A continuación se presenta el estado actual del MECI de acuerdo con la encuesta de evaluación aplicada por la Oficina de Control Interno y Gestión, ordenada por el Departamento Administrativo de la Función Pública para la elaboración del Informe Ejecutivo Anual a diciembre de 2012 y 1° trimestre del 2013.-

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Avances:

Dificultades:

• La Institución desarrolló el Plan de Gestión y el Plan de Desarrollo para el período 2012 – 2016.-

• Se desarrolló el estudio Técnico para dar cumplimiento a la Ley 1438 de 2011.-

• Se suscribieron los Acuerdos de Gestión entre la Gerencia y las dos Subgerencias

• Se elaboraron 4 proyectos de inversión los cuales fueron presentados a nivel municipal y nacional.-

• No se ha actualizado el normograma institucional teniendo en cuenta la normatividad vigente.

• Los procedimientos están siendo actualizados debido al cambio en el sistema de

• Falta mejorar los procesos relacionados con Gestión Humana tales como capacitaciones, bienestar social, inducción y re inducción, estímulos e incentivos.-

• Falta resocializar la plataforma estratégica de la institución, esto debido a la rotación constante del personal.-

• La poca claridad de los responsables de los procesos en la actualización de los mapas de riesgos.-

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

Avances:

• Se tienen los procesos y procedimientos documentados, aunque falta actualizarlos.-

• Se tienen definidos unos indicadores gerenciales, administrativos y asistenciales que permiten hacer seguimiento a los procesos misionales y de apoyo.-

• Se asignó el responsable del proceso de comunicaciones.- • Se realizó la sistematización de los procesos misionales y de apoyo

mediante un software hospitalario.- Dificultades:

• Falta actualizar la información electrónica como formularios y trámites en la página web.-

• Se realizó la audiencia de rendición de cuentas, pero no se dejó evidencia de dicha evaluación por parte de los usuarios y grupos asistentes a la misma.-

• Falta mejorar la socialización del Plan de Comunicaciones.- • Falta de compromiso de algunos servidores para lograr el cumplimiento

total de la documentación de los procesos

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

Avances:

• Se realizó la autoevaluación de gestión y de control en los tiempos estipulados.-

• Realización por parte de la Oficina de Control Interno del informe pormenorizado del sistema de control interno cada 4 meses.-

• Se obtuvo una calificación del 100% en la auditoría realizada por la Contraloría Departamental al cumplimiento de la acciones correctivas de los

hallazgos encontrados en la auditoria general realizada en el año 2011 al período 2009 – 2010.-

Dificultades:

• No se dio cumplimiento al 100% al programa de auditorías por cuanto que las fechas se cruzaron con visita de la contraloría, auditorías de las EPS., y que los responsables de los procesos fueron cambiados.-

• No se realizaron planes de mejoramiento individual por cuanto que las calificaciones de la evaluación del desempeño laboral obtuvieron el máximo puntaje.-

• Continúa siendo recurrente la ausencia de procedimientos descritos para cumplir los requerimientos del MECI sobre planes de mejoramiento institucional e individual.-

ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Una vez realizada las encuestas presentadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública en lo relacionado con la autoevaluación y la evaluación independiente al sistema de control interno de la institución, esta arrojó una calificación de 86.68%, lo que indica que el modelo muestra un buen desarrollo, lo que nos lleva a concluir que se requiere de unos planes de mejora en los procesos y procedimientos que muestran algunas falencias para mejorar en esos aspectos.- La implementación de planes de mejora da a la entidad soporte para una buena integración y un adecuado manejo y control de los elementos del MECI y los requisitos de la norma de calidad para la efectividad en su gestión, cumplimiento de metas y logro de los objetivos institucionales.- La oficina de Control Interno con base en la autoevaluación realizada por los responsables de los procesos y la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno y teniendo en cuenta los resultados de las auditorías realizadas puede afirmar que el sistema se encuentra en un alto nivel de implementación y desarrollo, garantizando así que los procesos y operaciones puedan desarrollarse adecuadamente; sin embargo, es importante aclarar que los elementos: Evaluación de Desempeño, Comunicación Organizacional y Comunicación Informativa, Desarrollo del Talento Humano, Plan de Mejoramiento Individual, como el componente Administración del Riesgo, no se encuentran implementados en su totalidad. En cuanto al elemento Información Secundaria se debe de realizar la actualización de las tablas de retención documental.- De otra parte, teniendo en cuenta las observaciones realizadas por los órganos de control internos y externos la Institución ha concertado Planes de Mejoramiento

con las diferentes áreas, asegurando así que las acciones de mejora contribuyan a la optimización de los procesos.-

RECOMENDACIONES

Realizar la actualización y evaluación de los riesgos de cada proceso.- Actualización de procedimientos mejorando las estrategias de mantenimiento y mejoramiento de los sistemas de gestión.- Resocialización de las políticas institucionales implementando estrategias que permitan fortalecer la apropiación y divulgación de las políticas de operación adoptadas dentro del sistema.- Expedición de un acto administrativo que reglamente la formulación, mantenimiento, control, seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento a nivel de la entidad en lo relacionado con plan de mejoramiento institucional, control interno y los planes de mejoramiento individual.- Las tablas de retención documental son una herramienta fundamental para la toma de decisiones por cuanto es en esa herramienta donde se define la administración de gran parte de la información de la empresa, que constituye la memoria institucional, razón por la cual es necesario que lo más pronto posible se inicie la actualización de las mismas, con el fin de fortalecer los procesos de gestión documental.- La Oficina de Control Interno dando cumplimiento a la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) al igual que el Decreto0019 de 2012 (Anti trámites) ha divulgado y resaltado la importancia de estas normas y solicitando la implementación de las mismas; es así, que con la colaboración de la Oficina de Planeación se está trabajando en la construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción, definiéndose inicialmente la Estrategia Anticorrupción y de Atención al Ciudadano en cumplimiento del artículo 73 de dicha Ley.-

JAVIER HUMBERTO HOLGUIN SABOGAL Jefe Oficina Control Interno

E.S.E. Hospital Divino Buga Valle.-