Informe Natalia

7/17/2019 Informe Natalia

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MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA CONTABLE

EN LA EMPRESA O.T OTAL TEAM. S.A.S.

NATALIA ORTIZ LÓPEZ

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO

INTERNACIONAL

PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA.

SANTA MARTA

2015

0



MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA CONTABLE

EN LA EMPRESA O.T OTAL TEAM. S.A.S.

NATALIA ORTIZ LÓPEZ

I!"#$% F&'( )% P#'*+&*' P#"!%&"'( -'#' "-+'# '( ++/(" )% C"+')"# P/(&*"

RICARDO AVIER ARAGÓN GÓMEZ

TUTOR

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO

INTERNACIONAL

PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA.

SANTA MARTA

2015

1



A D&" G#'*&', %(%$%+" !/)'$%+'(

D% +")" (" /% " -#"-"%$",

A $& E-"", P')#% 3 4%#$'".

2



Tabla de contenido0. INTRODUCCIÓN. .....................................................................5

0.1.Planteamiento Del Problema.......................................6

0.1.1. Formulación Del Problema De Ine!ti"ación#.########.#####.##..##$

0.%. &u!ti'cación ( Im)ortancia.......................................*

0.+. Ob,etio!...............................................................10

0.+.1 -enerale!..............................................................10

0.+.%. (!)ec'co!...........................................................10

0./. arco Teórico..........................................................11

0./.1. Delimitación De a Pro)ue!ta########..############..#.##..#..15

0.5.etodolo"a ............................................................16

1. -(N(R2ID2D(3 D( 2 (PR(32..........................................1*

1.1 Ra4ón 3ocial de la (m)re!a.......................................1*

1.%. Naturale4a..............................................................1*

1.+. i!ión.....................................................................1

1./. i!ión.....................................................................1

1.5. alore! Cor)oratio!...............................................%0

1.6. Or"ani"rama del 7rea Contable................................%1 1.$. De!cri)ción del 7rea donde !e Reali4a la Practica.....%%

1.*. In8ormación de la )er!ona de Contacto.....................%%

1.. Funcione! reali4ada! )or el Practicante....................%%

%. D(32RROO D( 2 PROPU(3T2 D( 2OR.........................%/

%.1. Dia"no!tico.............................................................%/

%.%. 3ituación (ncontrada...............................................%/

%.+. Plan de e,oramiento..............................................%*

%./. In8orme de -e!tión..................................................+0 %.5. Pro)ue!ta de alor...................................................++

+. CONCU3ION(3.................................................................+/

/. R(CO(ND2CION(3...........................................................+5

5. 9I9IO-R2F:2....................................................................+6

3



6. 2N(;O3.............................................................................+$

2< anual de Funcione!..................................................+*

9< anual de Procedimiento.........................................../6

C< Re"i!tro Foto"r='co...................................................5$

4



0. INTRODUCCIÓN.

O.T O#'( T%'$ S.A.S es objeto de nuestra atención por cuanto el Departamento de

Contabilidad, una de sus áreas fundamentales tiene dificultades, debido a que no se cuenta

con un documento que enmarque todas las actividades diarias, propias de sus procesos, en

los que se reúnan normas, directrices y formatos de los cuales todos los funcionarios de

dicha área deben tener conocimiento.

Actualmente se han presentado conflictos ocasionados por el mal manejo administrativo y

esto ha afectado parcialmente la Gestión perativa de la empresa.

Debido a la falta de un documento como soporte y !u"a para desarrollo de las funciones en

el #rea Contable, encuentro necesario su!erir la puesta en práctica de un manual de

funciones y procedimientos con el fin de incrementar la eficiencia, eficacia y efectividad en

el desarrollo de las actividades y tareas$ ci%endo a la &ntidad la cultura de mejoramiento

continuo, orientado a la calidad del manejo contable.

'a entidad muestra debilidad en t(rminos Contables, financieros y económicos, por tanto es

útil e importante llevar a cabo el )anual de funciones y procedimientos para t ral *eam

+.A.+, identificando cada uno de los procesos contables con su soporte re!lamentario,

procedimental y la identificación de los ies!os con el fin de !aranti-ar eficiencia y

efectividad en su aplicación.

5



0.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

&n la actualidad, ral *eam no cuenta con un documento de información que soporte las

actividades diarias en el departamento contable, adicionalmente que sea oportuno y facilite

la toma de decisiones. 'as funciones que desarrollan los diferentes empleados del área no

se coordinan ni planean, esto acarrea una duplicidad en el desarrollo de tareas. 'a

estandari-ación de procesos es una necesidad establecida si contamos con que los

empleados de esta área deben cumplir con los objetivos de eficacia de la cultura

or!ani-acional.

or lo tanto, la falta de un manual para el manejo de las responsabilidades ha conducido a

que se apliquen juicios personales en la valoración de conte/tos espec"ficos, mostrando

poca claridad frente al proceso necesario a aplicar. Al no estar los procedimientos

estandari-ados, el proceso se puede estancar en la transición de un paso a otro sin que nadie

se apersone del caso, pues no está enmarcada ni limitada la responsabilidad de cada uno de

los miembros del departamento.

De tal forma el desempe%o correcto del área es indispensable para la toma de decisiones,

correspondiendo efectivamente a la planeación contable, tributaria, financiera,

administrativa que realicen los directivos.

+i concurre la falta de coordinación entre las funciones desempe%adas por los empleados

de la dependencia Contable, las labores afectarán la ejecución de las actividades que

reali-an las áreas que de ellos dependen.

6



0.1.1 F"#$/('*& )%( -#"(%$' )% &6%+&7'*&

0&l departamento de contabilidad de la empresa O.T ORAL TEAM S.A.S, requiere el

dise%o de manuales para el mejoramiento de los procesos, operaciones y actividades que sereali-an1

7



0.2. USTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA.

'a &laboración de un )anual de funciones y procedimientos es si!nificativa en las

empresas ya que contiene una descripción detallada de actividades que los empleados

deben reali-ar a trav(s de las funciones establecidas acorde a su car!o. Adicionalmente el

manual incluye los nombres de los car!os que intervienen en el área espec"fica, precisando

sus l"mites, responsabilidades y participación.

+e observa en ocasiones que al!unas actividades se omiten ya que normalmente el

trabajador no se concentra en los asuntos pertinentes de su puesto de trabajo, la mayor

cantidad de veces no tienen claridad de porqu( y para que las ejecute y cuál es la

importancia de reali-arla con respecto a las otras actividades que se cumplen en la empresa.

Debido a esto se detectan dificultades para desarrollar sus procesos, pues estos se

encuentran mal dise%ados y por ende mal ejecutados, por consi!uiente requieren ser

revisados y redise%ados con el objetivo de mejorar la eficiencia, el control y la

productividad de los empleados.

Con el propósito de corre!ir las falencias en los procesos, es importante dise%ar un manual,

donde se detalle cada actividad especificando el responsable y el marco en el que debe

basarse, esto con el fin de reducir tiempo, costos y tareas de otro personal orientadas a

incrementar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos Contables.

8



'a propuesta enmarca el dise%o de un )anual de 2unciones y rocedimientos el cual está

enfocado a reunir la información que facilite al personal el cumplimiento de las actividades

y la forma de ejecutarlas diariamente. De i!ual forma podemos decir que el manual es deobjetivo múltiple, pues no solo permite re!ular el funcionamiento interno de la empresa si

no que facilita la capacitación de nuevo personal ya que detalla las actividades por cada

puesto creado.

Como primera medida se debe reali-ar entrevistas al personal encar!ado del área, la cual

dará referencia respecto a los procedimientos que reali-a cada uno, acto se!uido se debe

documentar los datos recopilados para as" ejecutar el dia!rama de actividades y tomar los

correctivos y controles necesarios para que el desarrollo de la actividad sea acorde con el

puesto de trabajo.

9



0.8 OBETIVOS

0.8.1. OBETIVO GENERAL

Dise%ar para t ral *eam +.A.+ un )anual de funciones y procedimientos, identificando

cada uno de los procesos contables con su soporte re!lamentario, procedimental y la

identificación de los ies!os con el fin de !aranti-ar eficiencia y efectividad en su

aplicación.

0.8.2. OBETIVOS ESPECÍFICOS

• Dia!nosticar la actividad contable de la empresa, con el fin de validar los

procedimientos reali-ados por cada empleado del departamento.

• &standari-ar los procesos y procedimientos que se desarrollan en el área con el fin

de promover e interiori-ar en los empleados una cultura de mejoramiento continuo.

• roponer )anual de 2unciones y procedimiento como herramienta para la toma de

decisiones, adicionalmente para la detección de los ries!os en el ámbito laboral.

10



0.9 MARCO TEORICO.

:;U< ES UN MANUAL=

+e!ún Chiavenato 345667 un manual es 8un conjunto de instrucciones, debidamente

ordenadas y clasificadas, que proporcionan información rápida y or!ani-ada sobre prácticas

administrativas. Contiene datos e información respecto a procedimientos, instrucciones,

normas de servicio etc9.

De i!ual forma #lvare- 3455:7 ar!umenta que el manual es 8una herramienta para

transmitir conocimientos y e/periencias, porque ellos documentan la tecnolo!"a acumulad

hasta el momento sobre un tema9.

&n el mismo sentido 2ernánde- 3;<<=7 refiere que un manual es 8un documento que

e/pone, en forma ordenada y sistemática, información e instrucciones sobre pol"ticas,

or!ani-ación y procedimientos de una empresa. 'as normas que se incorporan en los

manuales son aquellas que consideran indispensables para mejor ejecución del trabajo9.

Además tero 3;<447 contempla manual 8como un medio de comunicación que permite

re!istrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una or!ani-ación.9

:;U< SON PROCEDIMIENTOS=

>ernánde- 3;<4;7 Afirma que un procedimiento es 8'a sucesión cronoló!ica o secuencial

de operaciones concatenadas, que reali-adas por una o varias personas, constituyen una

unidad y son necesarias para ejecutar una función. epresentan la rutina del trabajo, la

forma cotidiana de hacer las cosas.

11



?n procedimiento consiste en un ciclo de operaciones que afectan !eneralmente a diversos

empleados que trabajan en sectores distintos, y que se establece para ase!urar el tratamiento

uniforme de todas las operaciones respectivas para producir un bien o serviciodeterminado.9

*ambi(n Coll 3456@7 asevera que un procedimiento es 8un conjunto de acciones ordenadas

y finali-adas, es decir diri!idas a la consecución de una meta.9

)onereo 3;<<@7 clasifica los procedimientos se!ún el tipo de meta al que van diri!idos,

entre ellos encontramos los disciplinares 3?so del diccionario en len!ua7 y los

interdisciplinares 3&squemas, cuadros sinópticos, t(cnicas de anotación, etc.7. +e!ún el tipo

de re!la en el que se sustente pueden ser Al!or"tmicos 3cuando la sucesión de acciones que

hay que reali-ar se haya completamente prefijada y su correcta ejecución lleva a una

solución se!ura del problema o tarea ejemplo reali-ar una ra"- cuadrada7, y otro tipo es

heur"stico 3cuando las acciones a reali-ar comportan un cierto !rado de variabilidad y su

ejecución no !aranti-a la consecución de un resultado, por ejemplo la reali-ación de una

entrevista7.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS U OPERACIONES.

>ernánde- 3;<4;7 &/presa que los manuales de procedimiento u operaciones 8+on

documentos que incluyen ordenadamente todas las actividades que se desarrollan para una

determinada labor, con sus respectivos al!oritmos o flujo !ramas, as" como el perfil del

producto o servicio resultante y los formularios utili-ados como instrumentos de apoyo.

12



&l manual de procedimientos permite establecer las responsabilidades de los funcionarios

respecto al cumplimiento de los objetivos de la or!ani-ación.

+e confeccionan a partir del dia!nóstico de los procedimientos actuales con la finalidad deeliminar a partir de ellos, las operaciones y papeler"a innecesarias reduciendo as" los costos

y a!ili-ando las actividades.

Contar con un manual de procedimientos, permite comprender mejor el desarrollo de las

actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución de

fallas u omisiones y por ende el incremento de la productividad o eficiencia del servicio

que se brinde.9

CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

Además considera los si!uientes "tems como elementos importantes en la creación del

manual.

4. Bdentificación.

;. ndice.

. Bntroducción.

E. bjetivos de los procedimientos.

=. Alcance de los procedimientos.

:. esponsables.

@. ol"ticas o normas de operación.

6. Conceptos.

5. Descripción de las operaciones.

4<. 2ormularios o impresos.

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44. Dia!ramas de flujo.

4;. Glosario de t(rminos.

Consultando otro punto de vista, #lvare- 3;<<:7 indica que los manuales de procedimiento8documentan las tecnolo!"a que se utili-a dentro de un área, departamento, dirección,

!erencia, u or!ani-ación. &n este manual se deben contestar las pre!untas sobre lo que hace

el área y como lo hace con el fin de controlar los procesos asociados a la calidad del

producto o servicio ofrecido.

MANUAL DE FUNCIONES.

)ontalván 345557, instituye que el manual de funciones es 8un documento muy útil cuando

se sabe usar, pues facilita la identificación de los puestos, sus l"mites, soporta a la

or!ani-ación en el orden que necesita para su buen funcionamiento, y sobre todo, permite la

fluide- del trabajo, su complementación y eficiencia.9 &ste debe estar inte!rado por el

nombre del puesto, descripción !en(rica, funciones, tareas, relaciones de los puestos y por

l"neas de autoridad.

De i!ual forma Gon-ále- 3;<<E7 afirma que los manuales de funciones 8son un instrumento

o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada

funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado t(cnicamente basados en los

respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de !u"as y

orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las

capacidades intelectuales, ni en la autonom"a propia e independencia mental o profesional

de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las

decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con

claridad la responsabilidad, las obli!aciones que cada uno de los car!os conlleva, sus

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requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos

anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las

labores reali-adas en el per"odo, los problemas e inconvenientes y sus respectivassoluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente

por los respectivos jefes para !aranti-ar un adecuado desarrollo y calidad de la !estión.9

0.9.1 DELIMITACIÓN DE LA PROPUESTA.

+e pretende con esta ropuesta enfocar los procedimientos de la empresa para una

ejecución con bajo o nulo mar!en de error, !uiando a los empleados del departamento de

contabilidad de la empresa .* A' *&A) +.A.+ a la mayor productividad posible.

'a práctica profesional inicio el d"a = de &nero de ;<4= con duración de : meses, con

asistencia en tiempo parcial de E horas por Dia de 'unes a Fiernes, en la empresa .*

A' *&A) +.A.+ identificada con el it 5<<.;<=.<:=HE, ubicada en la Dirección Calle

; I E J ;@ 'ocal 44: &d. Centro &jecutivo, en la ciudad de +anta )arta.

15



0.5. METODOLOGIA.

'as modalidad de !rado como la prácticas profesionales, se refiere a la metodolo!"a y la

manera como se va a poner en marcha de la investi!ación en .* A' *&A) +.A.+.

Conceptos )etodoló!icos.

'a observación, descripción y e/plicación, serán las fórmulas para el tipo de estudio que

reali-are, con el fin de se%alar la clase de información que se necesita e i!ualmente el nivel

de análisis, tomando como punto de partida los objetivos y pre!untas planteadas en el

desarrollo de esta propuesta entre las que encontramos

D%*#&-+&6"> *eniendo en cuenta que el Control Bnterno de los procesos está orientado a la

descripción de sus caracter"sticas y beneficios de tal manera que la información

suministrada sirva como !u"a a la administración y funcionarios de .* A' *&A)

+.A.+. especialmente para la búsqueda del mejoramiento continuo y la e/celencia en el

servicio.

&n el proceso de elaboración de la propuesta de .* A' *&A) +.A.+, se pudo observar

el funcionamiento de los servicios que presta, la calidad de talento humano con el que

cuenta, cuáles son las funciones de los departamentos y especialmente el evaluación a los

procesos utili-ados en el área contable, ra-ón de la investi!ación.E?-(&*'+&6"> Gracias al sistema de control interno contable se permite centrali-ar una serie

de procedimientos, normas o parámetros a trav(s de la inda!ación y la observación para

evaluar los procesos actuales e incluir aquellos que se considere necesarios se!ún los

criterios sustentados en la propuesta.

16



&s si!nificativo precisar y demarcar en el )anual de rocedimientos Contables, las tareas

espec"ficas y funciones de cada empleado, para lo!rar establecer parámetros de medición

del avance de la &mpresa.M@+")" )% O%#6'*& &l desarrollo y la investi!ación están basados en procesos ya

fundados y que se llevan a cabo por el personal de la sección de contabilidad, con base a

sus actividades diarias y procedimientos reali-ados prácticamente.Con esta propuesta se pretende mejorar los procedimientos a trav(s de la centrali-ación de

las normas en manuales de procedimientos que pretenden buscar la efectividad y eficiencia

en la sección de contabilidad.

I!"#$'*&> ara lo!rar cumplir con el lo!ro de los objetivos del propuesta de laimplementación del manual de procedimientos en el área contable, el problema de

investi!ación se inicia a trav(s de la observación directa, por lo que se reali-aron

entrevistas al personal inmerso en el área contable de . * A' *&A) +.A.+, se

detallaron las actividades y los roles de los funcionarios del departamento, lo cual permitió

definir las particularidades para ahondar en el problema tra-ado.

1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA.

17



1.1. RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA.

1.2 NATURALEZA.

'a &mpresa .* A' *&A) +.A.+ de naturale-a Kur"dica está identificada con el it

5<<.;<=.<:=HE, tiene como epresentante 'e!al a Kuan 2ernando eyes >enao y seencuentra ubicada en la Dirección Calle ; I E J ;@ 'ocal 44: &d. Centro &jecutivo.

.* A' *&A) +.A.+ es una entidad que reali-o su inscripción en la Cámara de

Comercio de +anta )arta el : de )ar-o del ;<<6, bajo el número <<<;4@: del libro BL, se

constituyó la persona jur"dica * A' *&A) +.A.+.

COMPOSICION ACCIONARIA.

+e!ún lo fijado en el certificado de e/istencia y representación le!al e/pedido por la

cámara de comercio de santa marta, el único accionista de la &mpresa .*. A' *&A)

+.A.+ &+ Kuan 2ernando eyes >enao identificado con cedula de Ciudadan"a o.

5E.E.:@4, con un total de acciones de E<<, a un valor nominal de M 4<.<<<.oo cada una,

para un valor total de capital de M E.<<<.<<<.oo mNcte.

SERVICIOS ;UE PRESTA LA COMPAIA>

18



• ehabilitación oral.• rtodoncia.• Dise%o de +onrisa.• eriodoncia.• &ndodoncia.• peratoria Dental.• dontopediatria.• Ciru!"a ral.• Ciru!"a )a/ilofacial.• Bmplantolo!ia.• Atención prioritaria 3ur!encia7.• Olanqueamiento dental Poom

1.8. MISION

+er el l"der de Bma!en y Dise%o Dental en +anta )arta, l"der en la prestación de servicios

odontoló!icos, teniendo como bandera el enfoque del paciente como ser biopsicosocial$

donde predominen siempre la (tica y altos estándares de calidad.

1.9. VISION

+er en el a%o ;<;< una entidad pionera en la salud oral de los +amarios, con lo más

avan-ado en tecnolo!"a y con especialistas e/celentes, lo!rando má/ima satisfacción en

nuestros pacientes e ir más allá de sus e/pectativas, deseando establecer una relación

duradera con cada paciente basada en el tratamiento personali-ado y nuestra e/periencia.

1.5 VALORES CORPORATIVOS.

SERVICIO Y SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS

19



&s estar atentos a las necesidades de nuestros clientes, tomando de ellos información para

anticiparnos a sus !ustos y preferencias y as" superar sus e/pectativas respeto al servicio

prestado.RESPONSABILIDAD POR RESULTADOS

&s la capacidad de superar con (/ito las metas y objetivos propuestos por la empresa,

usando los recursos de forma efica- y revisando los resultados frecuentemente, para

sustentar informes con datos espec"ficos.

ECELENCIA

&s ser siempre el mejor.

COMPETITIVIDAD

+e refiere a tener los mejores estándares de calidad al menor costo y un equipo humano

entrenado y capacitado, fle/ible al cambio, con una !ran vocación de servicio.

1. ORGANIGRAMA DEL AREA CONTABLE

20



21



1.. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA O DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZA LA

PRÁCTICA.

'a práctica profesional la desarrollo en el departamento de contabilidad, dicha área no se

encuentra adecuada bajo los cuidados respectivos para el manejo y se!uridad de la

información contable, pues se debe laborar en un consultorio odontoló!ico, en el cual

contamos con un computador al cual tiene acceso cualquier persona, en este equipo se

encuentra instalado el +oftQare de Contabilidad Rorld ffice, este si cuenta con las

respectivas contrase%as.

&ste consultorio es muy ameno, cuenta con suficiente iluminación, aire acondicionado,

ba%o, escritorio, archivadores. &n proyecto se encuentra la oficina Contable.

1. INFORMACIÓN DE LA PERSONA DE CONTACTO.

ossana Fiana ú%e-

Contador úblico

Dirección Carrera S I 4@ J ;@ ficina 4; &dificio e/.

*el(fono E;H44:.

&Hmail vianayasociadosT!mail.com

1.. FUNCIONES ASIGNADAS AL PRACTICANTE.

• &laboración de Documentos y Comprobantes diarios.• Bmplementación de +oftQare Rorld ffice.• 'iquidación de restaciones +ociales

22

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]



• &laboración y pa!o de ómina Uuincenal.• 'iquidación de Aportes arafiscales y de se!uridad +ocial.• )anejo de libros 'e!ales de Contabilidad 3)ayor y Oalance, Diario, Bnventario

y Oalances7.• Archivo de Bnformación.• )anejo de Cartera y roveedores.• &laboración de Bnformes para declaraciones de etención en la 2uente.• )anejo de 'ibros Au/iliares.• Conciliaciones Oancarias.

2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR.

2.1. DIAGNOSTICO.

23



A partir de una entrevista con las personas a car!o del Departamento de Contabilidad en la

empresa O.T ORAL TEAM S.A.S, se revela el manejo y el flujo que se le da a la

información y a los procesos contables, lo!rando as" un acercamiento con las actividadesque all" se reali-an.

De esta manera hallamos fortale-as y debilidades, las cuales determinaran un patrón que

permitirá el establecimiento de necesidades dentro de la empresa y as" poder enfocar la

su!erencia que se desee desarrollar.

2.2 SITUACION ENCONTRADA.

+e evidencian falencias respecto a los car!os, pues sus funciones no están bien

estructuradas !enerándoles confusión a los colaboradores al momento de enfrentar las

responsabilidades en el curso normal de su trabajo, adicionalmente se presenta saturación

de labores, caso que no permite el desarrollo funcional de las actividades, por tal motivo es

importante estructurar y refor-ar estrate!ias de supervisión y control a los procesos que seejecutan.

'a capacitación del personal para al!unas circunstancias dadas en el !iro normal de la

empresa no es idónea para el car!o que se ejerce, dando mar!en de error en las tareas

asi!nadas, por tal motivo es necesario Bnvertir recursos en para la formación de los

empleados, acto que ayudara a mejorar el servicio y contribuirá con el desarrollo de la

estructura or!ani-acional y el flujo de la actividad empresarial.

2alta parametri-ación en el +oftQare Contable espec"ficamente en la facturación ya que se

si!ue elaborando el documento en f"sico con resolución actuali-ada, pero inspeccionando

24



los documentos se encuentra resolución emitida por la Dian para facturar por computador,

haciendo un trabajo innecesario el cual alar!a la Di!itación y procesamiento de la

Bnformación, debido a este acontecimiento se dilata la entre!a de los datos para laelaboración de los respectivos informes mensuales, declaraciones tributarias y entre!as

semestrales ante la súper intendencia de +alud.

o e/iste un control total sobre la facturación que se recibe y el pa!o a proveedores pues la

di!itación se hace de forma e/temporánea, es decir pasados los d"as del hecho contable se

re!istra en el softQare, ocurriendo la misma situación que con los in!reso, pues se elabora

el comprobante f"sicamente y lue!o se di!ita, ejecutándose doble trabajo y dándole poca

funcionalidad al softQare contable.

As" como se encuentran debilidades tambi(n se hallan fortale-as, dentro de las mismas

destacamos

•

'a apropiada plataforma estrat(!ica con la que cuentan la empresa.• +e elaboran planes de cumplimiento de metas y as" las ejecutan, brindando

satisfacción a la empresa y orden a la planeación operativa.• &stimulan al empleado con incentivos mensuales.• Cuentan con un recaudo de cartera apropiado !enerando constante flujo de caja

dentro de la actividad diaria.• +e percibe un ambiente de trabajo a!radable y sano tanto para el personal como para

el cliente.

A continuación detallo mediante un D2A el dia!nostico el cual nos dirá cómo estamos,

cómo vamos. &ste le servirá a los directivos como elemento para tomar decisiones para as"

25



asumir conciencia de la realidad, pues cuando conocemos nuestra realidad, casi siempre

sabemos qu( hacer.

FORTALEZAS OPORTUNIDADESBmplementación de +oftQare.Capacitación al ersonal.Amplio 2lujo de Caja.oca Cartera.Documentación 'e!al y *ributaria al D"a.&/celentes Bnstalaciones.Dedicada atención al Cliente.

Bnnovación&strate!ias ublicitarias.Afluencia constante de clientes.econocimiento.

DEBILIDADES AMENAZASConflictos Bnternos.2alta de &standari-ación en los rocesos. o e/iste definición del erfil, ni nombre delos car!os por escrito.2alla de Control de los soportes contables.

Competencia.Demandas, pleitos.oco entusiasmo de los empleados paradesarrollar sus tareas.+anciones de la +uperintendencia de +alud.+anciones de Dirección de Bmpuestos yAduanas acionales.

A partir de la resentación del modelo D2A, se tra-an las si!uientes estrate!ias para la

respectiva aplicación y obtención de resultados positivos, pues se contribuye a la

eliminación de aspectos importantes que afectan el funcionamiento de la or!ani-ación

• Conse!uir el compromiso de la !erencia, en cuanto a la implantación de normas que

re!ulen los compromisos para la !eneración de un plan de mejoramiento con

compromiso.• Dise%ar el manual de funciones para cada car!o que infiere en el área contable• Anali-ar la necesidad de los principales clientes.• Definir un proceso para la selección del personal, priori-ando en el perfil

profesional y e/perimental.• Bnstaurar mecanismos de inte!ración y comunicación para los empleados para

fortalecer trabajo en equipo.

26



• &stablecer planes de incentivos mensuales para los empleados para estimularlos a

trabajar con a!rado y que ten!an sentido de pertenencia.• Capacitar y desarrollar pro!ramas, cursos y toda actividad que vaya en función del

mejoramiento de los conocimientos del personal del área contable.

2.8. PLAN DE MEORAMIENTO.

OBETIVOS METAS ESTRATEGIAS ACTIVIDADES RESPONSABLEC"+#"('# ("S"-"#+% 3P#"*%"C"+'(%.

Dar estructurasólida alciclocontable yfinancieroque se

presentaDiariamente.

Dise%ar planesque permitanla supervisióny los filtroscorrectos de lainformacióncontable en

cada área.

+upervisar aspectos defacturaciónrecibida, defacturaciónemitida, derecibos de caja,

de comprobantesde &!reso, deotros soportescontables.Di!itar en el+oftQarecontable la

Contador úblico,Au/iliar Contable

y +ecretaria.

27



&jecución del>echo&conómicoDiariamente.

Bmprimir yArchivar laBnformacióncuando terminedicho acto.

M%"#'# (")&*% )%S'+&!'**&L'"#'(.

Bntentar quelosempleados sesientan a!usto en su

ambientelaboral paraas" dispon!ade sentido de pertenenciacon laempresa.&vitar ConflictosBnternosentre

empleados uotro personal.

OrindarlescapacitaciónContinua.)ejorar latabla de

incentivos.

esaltar elempleado del)es.>acer inte!raciones o

actividades'údicas.frecerleslanes de saludocupacional

ecursos>umanos y

Gerente.

E('"#'# (')%!&&*& )%(P%#!&( 3"$#% )%(" *'#7".

Bmpedir quelos car!osten!anmúltiplesfuncionesque no est(ndentro del parámetro,evitando as"que sesobrecar!ueal empleadocon labores

Definir lacantidad deCar!ose/istentes enla empresa.Darle nombrea cada uno deacuerdo a lalabor quereali-a y as"darle forma al perfil delcar!o.

&stablecer tareasenumeradas y por escrito.Determinar unmanual defunciones dondese establecen losresponsables delcar!o.

ecursos>umanos.

28



adicionales.C"+#"('# ('*"$-#' )%I/$" 3

E(%$%+" )%A%".

>acer un+e!uimientoa la entrada y

salida deBnsumos delAlmac(n.

evisar lasfacturas decompra que

son entre!adasen recepción.Controlar los&lementosadquiridos para Aseo yCafeter"a.

Comparar que loentre!ado seacorrecto con lo

facturado.evisar lase/istenciasconstantemente.)anejar elVarde/.

+ecretaria

A'(&H'# ('%*%&)')%-#&*&-'(%)% ("

*(&%+%.

Atraer másclientes ara"- de lasatisfacción

personalofrecida y atrav(s de lavo- a vo-.

Darle plenasatisfacción en sutratamientoodontoló!ico y

brindarles un presupuestoajustado a susnecesidades.

re!untar a losclientes sobre sus!ustosespec"ficos en

cuanto al !(nerode música queescucha, con elcual podamoscomplacerlosiempre quelle!ue a una cita.&star atento a lafecha decumplea%os.

+ecretaria,>i!ienista,Au/iliar de

dontolo!"a y

dontólo!os.

2.9 INFORME DE GESTIÓN.

&l d"a = de &nero de ;<4= inicie mi práctica profesional autori-ada por el Doctor Kuan

2ernando eyes >enao, epresentante 'e!al y la Contadora ublica, ossana Fiana

ú%e-, en la &ntidad O.T ORAL TEAM S.A.S, ese mismo d"a se reali-ó el conocimiento

del área de trabajo. roceso que duro apro/imadamente una semana incluyendo la

inducción y acople de las actividades, se!uido por el inicio de las actividades contables

asi!nadas, 3Di!itación, elaboración de omina, pa!o a proveedores, 2acturación7, en tres

semanas lo!re el dominio de la información, tomando parte del mes de enero y las dos

primeras semanas de 2ebrero.

29



*omando en cuenta que deb"a reali-ar un trabajo con el cual contribuyera a mejorar una

falencia en la entidad, me dedique a detallar las actividades en que incurr"a la empresa

diariamente y en qu( aspecto de su ejecución contaba con errores, es por eso que opte por reali-ar un manual de funciones y procedimiento, el cual permitiera or!ani-ar y re!ular los

conocimientos y las t(cnicas empleadas en el área contable. Despu(s de tomar esta

decisión, dise%e un plan de trabajo el cual me encuentro ejecutando dentro de lo planeado

en el crono!rama de actividades ya tra-ado. lantear el problema basándome en lo que he

observado del desarrollo de la empresa fue esencial ya que defin" parámetros y delimite las

acciones sobre los cuales ejecutar mi plan, este elemento importante dentro de mi trabajo de

!rado lo ejecute finali-ando el mes de enero, para poder continuar en el mes de mar-o con

la definición y distribución del crono!rama de actividades, de esta manera continuo con el

análisis detallado de cada actividad que reali-a el personal de la empresa correspondiente al

área contable y financiero, el cual está conformado por cuatro personas, adicionalmente los

documentos que se incluyen en cada procedimiento.

&ncontrando las falencias de la empresa dise%e un modelo de entrevista, en el cual pude

resaltar los temas a afian-ar, posteriormente la ejecut( a las cuatro personas que hacen parte

del área contable 3Contador, +ecretaria, Au/iliar Contable y *esorera7. De esta entrevista

obtuve unos resultados los cuales analice y tabule, finali-ando el mes de )ar-o con la

!eneración de mi concepto personal y de i!ual manera un dia!nostico preliminar conforme

a lo ejecutado hasta la fecha, lo cual me tomo dos semanas apro/imadamente en el mes de

Abril.

30



'a conclusión preliminar de la actividad reali-ada fue en la semana tres y cuatro del mes de

abril, se!uido en el mes de mayo por las recomendaciones, las cuales quedan consideración

del epresentante 'e!al y los directivos, si deciden ponerlas en funcionamiento, junto conel plan de procedimientos que se dise%ará.

&l primer informe se entre!ó en la tercera semana del mes de mayo, para evaluación y

aprobación del docente de área,

Aprobado una ve- el primer informe, procedemos a elaborar una justificación al proyecto

de !rado, de la misma manera nos planteamos unos objetivos !enerales y especifico de

acuerdo a lo que queremos implementar en la empresa, y as" terminamos la !estión del mes

de mayo de ;<4= dentro de la or!ani-ación de mi trabajo de !rado.

&n el mes de junio iniciamos con determinación de la plataforma estrat(!ica de la empresa,

debido a que ya e/iste, tome lo más relevante y lo plasme en mi "tem, entre lo que tomamos

de la empresa está la misión, la visión, el or!ani!rama, tambi(n los valores que impartentanto dentro como fuera de la entidad, y la cantidad de servicios que ofrecen a sus clientes.

Dentro del curso del proyecto de !rado en el mes de Kunio desarrollo el plan de

mejoramiento para la empresa, acto se!uido, me deten!o a reali-ar el marco teórico, en el

que podemos especificar el que tipo de trabajo reali-aremos y a que hace referencia

históricamente el tipo de problema que vamos a desarrollar, i!ualmente cito autores con los

cuales me identifico en cuanto a los manuales de funcione y procedimiento.

31



+e dise%a una propuesta de valor y se inicia con la ejecución del informe de !estión,

terminado de esta manera y con este proceso el mes de junio, para darle paso a la entre!a

del se!undo informe preliminar.

&n el mes de julio me dispon!o a dise%ar el respectivo manual de funciones y

procedimiento para el departamento contable de la empresa O.T ORAL TEAM S.A.S.

tarea que toma apro/imadamente las tres primeras semanas del mes de julio, pues es la base

de mi proyecto, por tanto e/i!e abundante atención y dedicación.

'a conclusión final la elaboro la última semana del mes de julio, de i!ual manera cito las

biblio!raf"as y Qeb !raf"as consultadas con anterioridad, elaboro los ane/os. Con este

proceso doy fin a mi trabajo de !rado, para la presentación final y aprobación de los

directivos, la respectiva sustentación y le!ali-ación de prácticas profesionales, llevándolas a

feli- t(rmino ante la institución que contribuyo a mi desarrollo acad(mico.

'a primera semana de a!osto termina mi proceso tanto ante O.T ORAL TEAM S.A.Scomo ante la UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA, con la le!ali-ación de

mi proceso de práctica empresarial y profesional.

2.5 PROPUESTA DE VALOR.

+e pretende dise%ar un manual de normas y procedimiento enfocado al área contable de la

empresa O.T. ORAL TEAM S.A.S, con el propósito de darle una estructura a las

actividades relacionadas con el proceso contable$ dándole cumplimiento de forma

eficiente, efica- y efectiva tanto a las obli!aciones adquiridas con proveedores, y

empleados, como los deberes para con los clientes. 3Fer Ane/o A y O7.

32



8. CONCLUSIONES.

Generalmente las empresas presentan falencias en el control interno, dejando amplio

mar!en de error en las actividades que all" se reali-an, comúnmente por falta de

comunicación, de esta manera se incurre en fallas, pues no se dise%an e implementan

manuales de funciones y procedimientos espec"ficos para cada labor, que d( directrices a

los empleados para reali-ar una tarea determinada. &n O. T. ORAL TEAM S.A.S ocurre

este caso de manera frecuente en el #rea contable.

'a introducción de un manual de funciones y procedimientos para el área contable en la O.

T. ORAL TEAM S.A.S admitirá el eficiente cumplimiento de los objetivos pactados, pues

33



as" se efectuará un control estricto a las actividades contempladas en el manual, admitiendo

un aumento en la comunicación interna entre empleados , as" mismo por parte del área

contable con las diferentes áreas de la empresa, suministrando a los superiores informaciónoportuna, confiable y útil para la toma de decisiones.

&l dise%o de este manual de funciones y procedimientos e/presa una necesidad que tiene la

empresa, la cual no permite cumplir a cabalidad, de manera efica- y efectivas las metas y

objetivos propuestos, tanto para la calidad del servicio como para el funcionamiento y

control interno que deber"a ejecutarse en la entidad, i!ualmente obstruye las operaciones

confiables, la entre!a de información se!ura y correcta, y la competitividad.

9. RECOMENDACIONES.

• &stablecer l"mites dentro de un car!o a otro, con el fin de evitar inconvenientes al

momento de afrontar una responsabilidad en la comisión de una falta !rave o leve,

se!ún sea el caso.

• &stablecer mejoras en la estructura or!ani-acional, contribuyendo al fortalecimiento

de la misma pues a%o tras a%o sur!en nuevas e/i!encias presentadas por el mercado,

las normas, las leyes.

• Bmplementar el uso adecuado del softQare, e/plicando su respectiva

parametri-ación y as" concienti-ar del ahorro de trabajo.

• &jecutar de manera Diaria los comprobantes.

34



• eali-ar un manual de normas y procedimientos del #rea Contable de . *. A'

*&A) +.A.+ que le permita a las personas involucradas conocer detalladamente

todo el proceso que se encuentra inmerso en una relación cliente J empresa J

proveedor, para sortear fallas que actualmente se presentan y darle calidad a

muchos aspectos relevantes que tiene amplia incidencia en el proceso que afronta

diariamente la empresa.

• Aprobar y entre!ar el manual de normas y procedimientos en el área contable, para

su aceptación y posible implementación.

5. BIBLIOGRAFIA.

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&dición. )(/ico )c GraQ >ill.

• 3)artin G. #lvare- *orres, 455:, p. ;7 )anual para &laborar )anuales de ol"ticas y

rocedimientos. rimera &dición. )(/ico. anorama &ditorial +.A.

• 3'uis 2ernando D"a- Kim(ne-, ;<<=, p. ;:E7 Análisis y laneamiento con aplicaciones a la

or!ani-ación pol"tica, rimera &dición. +an Kos( Costa ica. &?&D.

• 3)ar"a *eresa tero Alvarado, ;<44, p 447 rotocolo y &mpresas, rimera &dición.

Oarcelona. &ditorial ?C.

• 3Carlos >ernánde- ro-co, ;<4;, p. 4<7 Análisis Administrativos. *(cnicas y )(todos.

*ercera &dición. +an Kos( de Costa rica &?&D

• 3Cesar Coll, 456:, p @E7 )arc Curricular per a B enseyament obli!atori. Oarcelona.

• 3Carles )onereo, ;<<@, p. 4<57 +erie Didáctica N Dise%o y desarrollo curricular. Doceava

&dición, )(/ico, &ditorial Grao.

35



• 3)artin G. #lvare- *orres, ;<<:, p. ;=7 )anual para &laborar )anuales de ol"ticas y

rocedimientos. D(cimo Cuarta &dición. )(/ico. anorama &ditorial +.A.

• 3Cesar )ontalván Garc(s, 4555, p. ;=7 los recursos humanos para la peque%a y mediana

empresa. rimera edición. )(/ico. ?niversidad iberoamericana.

• 3Gilberto Gon-ále- +ánche-, ;<<E7 Comisión estatal de derechos humanos. uevo león

)(/ico.

• á!inas Qeb.

36



. ANEOS

ANEO A.

M'/'( )% F/*&"% )%( Á#%' C"+'(%

O.T. ORAL TEAM S.A.S

MANUAL DE FUNCIONES

MF OTS 008

CARGO C*AD ?O'BCAREA D&A*A)&* D& C*AOB'BDAD

EFE INMEDIATO G&&*& J B&*AB

PERFIL RE;UERIDO

37



EDUCACION *"tulo de 2ormación ?niversitaria en Contadur"a ública.FORMACION Conocimientos en aspectos tributarios, con e/periencia en

reporte de Bnformes para la +úper Bntendencia de +alud en Bps

rivadas.4ABILIDADES Calidad de *rabajo, comunicación laboral, buenas relaciones

interpersonales, lidera-!o.EPERIENCIA Dos A%os de e/periencia comprobada en Bps pública o privada.

ELABORADO POR> REVISADO POR> APROBADO POR>


MANUAL DE FUNCIONES

MF OTS 008

FUNCIONES DEL CARGO

4. lanificar y coordinar todas las funciones relacionadas con el área contable y de

impuestos con el fin de obtener la consolidación de los &stados 2inancieros y dar el

debido cumplimiento de las obli!aciones tributarias.;. Coordina la ejecución de pol"ticas relacionadas con el área contable, ase!urándose

que se cumplan los principios de contabilidad y las normas internacionales, al i!ual

que las pol"ticas de la &ntidad y las normas fiscales vi!entes.. &laborar estados financieros semestrales con información oportuna y ver"dica.E. Ferificar y depurar cuentas contables.=. evisar causaciones, corroborando los cálculos presentados especialmente en los

porcentajes de las retenciones en la fuente.:. &laborar las declaraciones de impuestos acionales y Distritales.@. evisar y comparar !astos mensuales.6. &laborar y presentar información *ributaria a la DBA y +ecretaria de >acienda.5. Cierre contable anual y elaboración de &stados 2inancieros anuales.4<. esponder requerimientos de la +ecretar"a de hacienda y DBA.

38



44. evisar los certificados de in!resos y retenciones de empleados.4;. Colaborar con el #rea Administrativa 3Caja, *esorer"a, ecursos >umanos7 para

mantener establecer las mejoras prácticas contables.


;;;;;;


MANUAL DE FUNCIONES

MF OTS 008

CARGO +&C&*ABA H &C&CBB+*A

AREA D&A*A)&* D& C*AOB'BDAD

EFE INMEDIATO G&&*& H B&*AB

PERFIL RE;UERIDO

EDUCACION *"tulo de 2ormación *(cnico o tecnólo!o en secretariado con

(nfasis en contabilidad.

2ormación *(cnica en Atención al úblico.FORMACION Conocimientos básicos en contabilidad, planeación y

or!ani-ación,4ABILIDADES Calidad de *rabajo, comunicación efectiva, tanto oral como

escrita., buenas relaciones interpersonales, lidera-!o, tomas

decisiones, creatividad, manejo de conflictos, sentido de

pertenec"a.

39



EPERIENCIA *res A%os de e/periencia en un car!o a fin.



MANUAL DE FUNCIONES

MF OTS 008

FUNCIONES DEL CARGO

4. esponder por el archivo, re!istro y custodia de documentos oficiales entre!ados y

recibidos.;. Correspondencia con los bancos.. ecepcionar llamadas.E. ro!ramar Citas con especialistas.=. Bn!resar al +oftQare los datos básicos de los clientes.

:. 'lamar a los clientes para confirmar los las citas m(dicas.@. >acer control de las >istorias Cl"nicas.6. Coti-ar rocedimientos dontoló!icos en diferentes especialidades.5. )antener en orden y actuali-ado el archivo de documentos contables 3notas,

ecibos de caja, Declaraciones, etc.7


40




MANUAL DE FUNCIONES

MF OTS 008

CARGO *&+&AAREA D&A*A)&* D& C*AOB'BDAD

EFE INMEDIATO G&&*&, C*AD.

PERFIL RE;UERIDO

EDUCACION rofesional en las áreas de Contadur"a, &conom"a,

Administración de &mpresas o profesiones relacionadas con las

ciencias económicas.FORMACION 'a persona que aspire a desempe%ar el car!o deberá ostentar

altas calidades morales y profesionales.4ABILIDADES Calidad de *rabajo, comunicación efectiva, tanto oral como

escrita, buenas relaciones interpersonales, lidera-!o, toma

decisiones, creatividad, manejo de conflictos, sentido de pertenec"a.



41




MANUAL DE FUNCIONES

MF OTS 008

FUNCIONES DEL CARGO

4. 2acturar las ventas en el +oftQare Rorld ffice.;. eali-ar los correspondientes recibos de pa!o.. Control de la caja menor.E. Desembolsar los pa!os por todo concepto aprobados por el !erente.=. Custodiar el efectivo.

:. Dili!enciar diariamente el libro au/iliar de caja.@. reparar diariamente el estado de flujo de efectivo e informar al Gerente sobre

los e/cesos de liquide- para la toma de decisiones.6. Dili!enciar el libro au/iliar de bancos cuando se presenten movimientos

asociados a ello.5. e!istrar las operaciones activas de cr(dito.4<. &fectuar las liquidaciones de aportes y cr(ditos de la empresa y descontar todos

los compromisos con terceros por conducto de (ste.44. Bnformar oportunamente al Contador sobre las situaciones que deban re!istrarse

contablemente.4;. Acatar las decisiones del Gerente.



MANUAL DE FUNCIONES

MF OTS 008

CARGO A?LB'BA C*AO'&AREA D&A*A)&* D& C*AOB'BDAD

42



EFE INMEDIATO C*AD.

PERFIL RE;UERIDO

EDUCACION rofesional en las áreas de Contadur"a, &conom"a,

Administración de &mpresas o profesiones relacionadas con las

ciencias económicas.FORMACION 'a persona que aspire a desempe%ar el car!o deberá ostentar

altas calidades morales y profesionales.4ABILIDADES Calidad de *rabajo, comunicación efectiva, tanto oral como

escrita, buenas relaciones interpersonales, lidera-!o, toma

decisiones, creatividad, manejo de conflictos, sentido de pertenec"a.




MANUAL DE FUNCIONES

MF OTS 008

FUNCIONES DEL CARGO.

4. &laborar re!istros contables sobre todos los movimientos económicos de e!resos

que se !eneren en el curso normal de la empresa.

43



;. ecibir, or!ani-ar y archivar los comprobantes de !astos diarios de las distintas

áreas.. Au/iliar en la depuración de cuentas.

E. Archivar toda la documentación que se !enere y reciba en el área.=. Au/iliar en la elaboración del presupuesto anual de e!resos.:. 'levar el control de au/iliares al d"a.


ANEO B.

M'/'( D% P#"*%)&$&%+" 3 F(/"7#'$'.

P'#' E('"#'*& D% F'*+/#' D% C"$-#' Y C"$-#"'+% D% E7#%".

1. R%*%-*&"&+'.

4.4 ecibe la factura de proveedor para codificación,

4.;. 2irma la autori-ación y recibido de la factura.

4.. asa a Contabilidad.

2. A/?&(&'# C"+'(%.

;.4. ecibe la 2actura autori-ada.

44



;.;. evisa la codificación y determina las cuentas contables que deberán afectarse para larespectiva captura en el +istema de Contabilidad.

;.. Bmprime la factura y la valida a fin de detectar errores en contabili-ación.

;.E. +i la 2actura contiene errores, re!resa al +istema Contable, corri!e en pantalla eimprime nuevamente.

;.=. +i la 2actura es correcta, imprime la 2actura, recauda firmas de &laborado, evisado yAutori-ado.

'A DC?)&*ACBW &+*A B*&GADA C&C*A)&*& X & +?**A'BDAD

;.:. 'a factura pasa a *esorer"a.

8. T%"#%#'.

.4. ?na ve- contabili-adas y verificadas todas las facturas, procede a reali-ar elcomprobante de e!reso.

.; evisa que la información haya sido aplicada correctamente y en su totalidad en elcomprobante.

.. otifica a al proveedor del pa!o 3'o Cita7.

.E. a!a.

.=. &ntre!a a au/iliar contable el comprobante ya firmado.

9. A/?&(&'# C"+'(%

E.4 ecibe comprobantes firmados.

E.;. Archiva el Comprobante.

45



46



47



M'/'( D% P#"*%)&$&%+".

E('"#'*& D% C"+&H'*&, F'*+/#' D% V%+' Y C"$-#"'+% D% I7#%".

1. R%*%-*&"&+'.

4.4 ecibe amablemente al cliente.

4.;. Despu(s de la valoración se procede a coti-ar el procedimiento.

4.. &l cliente acepta la Coti-ación.

4.E. +e pasa el comprobante de Coti-ación a Au/iliar Contable.

2. A/?&(&'# C"+'(%.

;.4. ecibe la Coti-ación con los datos personales del Cliente.

;.;. e!istra al cliente si es nuevo, si no lo es y ya está re!istrado en softQare lo busca.;.. +e !enera la factura de Fenta.

;.E. +i la 2actura contiene errores, re!resa al +istema Contable, corri!e en pantalla eimprime nuevamente.

;.=. +i la 2actura es correcta, imprime la 2actura, recauda firmas de &laborado, evisado yAutori-ado.

'A DC?)&*ACBW &+*A B*&GADA C&C*A)&*& X & +?**A'BDAD

;.:. 'a factura pasa a *esorer"a.

8. T%"#%#'.

48



.4. ?na ve- contabili-adas y verificadas la factura, se procede a reali-ar el comprobantede ecibo de Caja.

.;. +i es en efectivo solo se elabora este comprobante de ecibo de Caja.

.. +i es con tarjeta de Cr(dito o Debito se elabora el paso .; y adicionalmente unComprobante de Consi!nación ya parametri-ado en el softQare.

.E. +e le ane/a al comprobante de consi!nación el Ooucher de la transacción.

.=. evisa que la información haya sido aplicada correctamente y en su totalidad en elcomprobante.

.:. +e recibe el pa!o en efectivo o en datafono.

.@. +e le entre!a copia de la factura y los respectivos comprobantes al Cliente, donde se

re!istró la transacción.

.6. &ntre!a a au/iliar contable el comprobante ya firmado.

9. A/?&(&'# C"+'(%

E.4 ecibe comprobantes firmados.


49



50



51



M'/'( D% P#"*%)&$&%+"

E('"#'*& D% D%*('#'*& D% R%+%*& E L' F/%+%.

1. A/?&(&'# C"+'(%.

4.4. +e consulta mensualmente el calendario tributario del a%o !ravable en curso.

4.;. ?na semana antes del vencimiento de la Declaración de etención en la fuente se!enera un Ane/o o Au/iliar de la respectiva cuenta.

;.. +e le hace entre!a en medio f"sico o electrónico al Contador.

2. C"+')"# PJ(&*".

;.4. ecibe la Bnformación.

;.;. +e encar!a de evisar la Bnformación, debe estar aritm(ticamente correcta y losconceptos bien aplicados.

;.. +i no está correcta, re!resa a Au/iliar Contable.

;.E. +i esta Correcta se procede a in!resar al ortal )uisca de la Dian.

;.=. +e efectúa la declaración.

;.:. +e firma di!italmente.

;.@. asa a *esorer"a.

8. T%"#%#'.

.4. ecibe declaración en debida forma, con el recibo de pa!o !enerado en el portal con lafecha de pa!o.

.;. +e !enera en el softQare el recibo de pa!o.

.. +e efectúa el pa!o ante la entidad bancaria.

52



.E. +e adjunta el recibo de pa!o oficial de la Dian con el comprobante de pa!o emitido por el softQare.

9. A/?&(&'# C"+'(%

E.4 ecibe comprobantes.


53



54



A%?" C.

R%7&+#" F"+"7#K!&*" )%( S"!+'#%.

P'%( P#&*&-'( "#() O!!&*%.

55



C#%'*& )% C"$-#"'+% N/%6" D"*/$%+".

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R%*&" )% C''.

57



C"&7'*& B'*'#&'.

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C"$-#"'+% )% E7#%".

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I!"#$% C"+'(% 3 F&'*&%#".

I!"#$% G%%#'(%.

59



I!"#$% )% I$-/%+".

60



I!"#$% A%?" ' R%+%*& % (' F/%+%.

61



E/&-" A)$&&+#'+&6" 3 M%)&*".

63

Informe Natalia

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Transcript of Informe Natalia