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INFORME DE PRÁCTICAS FINALES PRE-PROFESIONALES DE LA CARRERA DE
SECRETARIADO EJECUTIVO
PRACTICANTE :
Saona Vilchez Liliana
ESPECIALIDAD :
Secretariado Ejecutivo
INSTITUCIÓN :
Instituto Superior Tecnológico Privado “Bitec”
Chimbote-Perú
2015
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Informe de Prácticas Pre- Profesionales
Carrera: Secretariado Ejecutivo Saona Vilchez Liliana
DEDICATORIA
Quiero dedicarle este trabajo
A Dios que me ha dado la vida y fortaleza
para terminar este proyecto,
A mis Padres por estar ahí cuando más los necesité; en
especial a mi madre por su ayuda y constante cooperación.
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AGRADECIMIENTO
Primero y antes que nada, dar gracias a Dios, por estar
conmigo en cada paso que doy, por fortalecer mi corazón e
iluminar mi mente y por haber puesto en mi camino a
aquellas personas que han sido mi soporte y compañía
durante todo el periodo de estudio.
Agradecer hoy y siempre a mi familia por el esfuerzo
realizado por ellos. A mis padres y demás familiares ya que
me brindan el apoyo, la alegría y me dan la fortaleza
necesaria para seguir adelante.
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INTRODUCCIÓN
A continuación mediante el presente documento, pongo a
disposición a las personas interesadas del ISTP “Bitec” el
Informe del Desarrollo de las Prácticas Pre Profesionales
Intermedias de la Carrera de Secretariado Ejecutivo que se
llevó a cabo en la I E N° 89002 La Gloriosa 329 las cuales
fueron realizadas durante el año 2015 con la finalidad de
dar a conocer la infraestructura, organización y función que
cumple dicha institución para que sea de conocimiento
para otras personas interesadas
Las practicas pre profesionales son de mucha importancia
en la formación de los profesionales que se desempeñan en
el mercado laboral tanto a nivel local regional o nacional ya
que en la actualidad la tecnología y los diferentes procesos
que se realizan en las empresas públicas y privadas se
desarrollan con celeridad y es necesario que la futura
secretaria ejecutiva conozca y aplique estas tecnologías.
Dar a conocer detalladamente mis actividades realizadas
así como mis datos generales como practicante entre otros
datos importantes y materiales e inmuebles que utilice en la
realización de mis practicas durante el periodo de
ejecución, con esto espero dar a conocer la experiencia que
he obtenido durante mi permanencia de prácticas.
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Informe de Prácticas Pre- Profesionales
Carrera: Secretariado Ejecutivo Saona Vilchez Liliana
ÍNDICE
Dedicatoria
AgradecimientoIntroducciónÍndice Esquema de Informe de Prácticas Pre-Profesionales
I.- Contenido
1.1.-Apellidos y Nombres del Practicante1.2.- Tipo de Informe1.3.- Institución1.4.- Especialidad1.5.- Lugar de Presentación
1.6.- Fecha de PresentaciónII.- Datos Generales del Centro de Prácticas
2.1.-.Razón Social2.2.- Dirección del Centro de Prácticas2.3.- Periodo de Ejecución de la Práctica2.4.- Total de Horas Acumuladas2.5.- Área de Trabajo2.6.- Área de Desarrollo de Prácticas
III.- Detalles de la Institución
3.1.-Antecedentes de la institución3.2.-Funciones generales3.3.-Objetivo Social3.4.-Misión3.5.-Visión3.6.-Servicios3.7.-Organización administrativa3.8.-Función de la organización estructural3.9.-Distribución infraestructural3.10.-Recursos
IV.- Relación de Prácticas Pre-Profesionales
4.1.- Departamento del Área de práctica4.2.- Periodos de Prácticas4.3.- Ubicación4.4.- Tareas Asignadas4.5. Descripción del área de trabajo
V.- Conclusiones Y Recomendaciones
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ESQUEMA DE INFORME DE PRÁCTICAS PRE- PROFESIONALES
I.- CONTENIDO
1.1.- APELLIDOS Y NOMBRES DEL PRACTICANTE
Saona Vilchez Liliana
1.2.- TIPO DE INFORME
Informe de prácticas Intermedias
1.3.- INSTITUCIÓN
Instituto Superior Tecnológico Privado “Bitec”
1.4.- ESPECIALIDAD
Secretariado ejecutivo
1.5.- LUGAR DE PRESENTACIÓN
Jr. José Olaya Nº 569- Chimbote Dpto. Ancash
1.6.- FECHA DE PRESENTACIÓN
01 de octubre – 30 noviembre 2015
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II.- DATOS GENERALES DEL CENTRO DE PRÁCTICAS
2.1. RAZÓN SOCIAL:
I E. N° 89002 – “La Gloriosa 329”
2.2. DIRECCIÓN DEL CENTRO DE PRÁCTICAS:
Jr. Leoncio prado N° 227
2.3. PERIODO DE EJECUCION DE LA PRÁCTICA:
INTERMEDIAS:
Inicio : 01/10/2015
Termino : 30/11/2015
2.4. TOTAL DE HORAS ACUMULADAS:
360 Horas – Intermedias
2.5. ÁREA DE TRABAJO:
Oficina
2.6. ÁREA DE DESARROLLO DE PRÁCTICAS:
I E. N° 89002 – La Gloriosa 329
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III. DETALLES DE LA EMPRESA:
3.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA:
Reseña Histórica IE N° 89002 “Gloriosa 329”
Nuestra institución Educativa se creó el 29 de octubre de 1954 mediante R.M.N°1065 como
escuela de primaria N° 329, ocupando desde entonces el actual local situado en Leoncio Prado
N°227, su Director fundador fue el profesor ROOSVELT MENACHO DUQUE, ilustre pedagogo que
dejo ejemplos notable .
Como Escuela Primaria de Varones N° 329; se hace merecedor de ser llamado “LA GLORIOSA”
por su trayectoria en nuestra Ciudad y los lauros ganados en los desfiles campeonatos deportivos,
concursos de conocimientos, artísticos y por la férrea voluntad de lucha de sus maestros, nombre
con el cual hasta hoy se le conoce como escuela, funcionó hasta el año 1977 fecha en que adoptael centro educativo N° 89002 por R.D.Z.N° 00105 de fecha 09-03-77para atender los niveles:
Primaria y Secundaria.
En 1975 por cese del profesor ROOSVELT MENACHO DUQUE, asume la Dirección del plantel el
profesor CESAR BASILIO VILLANUEVA OROPESA, En el año de 1978 el centro educativo que venía
brindando servicios educativos en el I y II ciclo de educación básica regular, lo amplia al III ciclo de
E.B.R. Equivalente a educación secundaria.
A partir del 31 de marzo de 1971 y por R.M. N° 1117 de clasificación, funcionó integración e
identificación de los centros educativos .Nuestra I E, cambia de nomenclatura a la colegio N°
89002 “Glorioso 329”,
Actualmente ocupa la Dirección de la institución educativa el Mg. LUIS JUAN TOLENTINO ROJAS, la
sub dirección de formación general el profesor WALDEMAR JOSE TINOCO MARIÑOS y la sub
dirección de educación primaria el profesor LUIS ALBERTO YUPANQUI MERCEDES, acompañados
de la plana jerárquica y tutores quienes están planteando nuevas estrategias para implementar
los preceptos de calidad y modernidad en educación y brindar un servicio acorde con los avances
científicos y tecnológicos. La institución educativa cuenta en el nivel primaria son 25 nombrados
que atienden a 700 alumnos distribuidos en sus 31 aulas todos ellos con mística de trabajo y
entrega a su labor docente , En si se atienden a 1900 educandos de los dos niveles satisfacción
compartida con la sociedad chimbotana.
La “Gloriosa329” como se le conoce está preparado para afrontar el reto de la nueva educación y
de ser una institución educativa competitivo en nuestra región, de ahí la gran demanda por parte
de la comunidad de nuestra provincia del santa.
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3.2 FUNCIONES GENERALES:
Brindar un servicio de calidad y seguridad a los ciudadanos con constante supervisión y
monitoreo, desarrollándose cada uno en un su área de trabajo.
3.3 OBJETIVO SOCIAL:
Concientizar a la familia en la enseñanza de sus
Se realizan el día del logro dos veces al año en julio y noviembre en el fin de dar a
conocer a la comunidad en general las enseñanzas de sus hijos de que el Perú en la
educación avanza y nadie se queda atrás
3.4 MISIÓN:
Somos una empresa dedicada a la educación con valores y principios éticos.
3.5 VISIÓN:
Convertirnos en la mejor empresa formando estudiantes con capacidades y
habilidades que se pueden desarrollar intelectualmente.
3.6 ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL:
Es una organización organizada conformada por un equipo de profesionales, que
orientan su gestión a brindar calidad de prestación de servicios. Su organización es la
siguiente:
El director de la institución
El sub director de la institución
La secretaria.
Personal de servicio Docentes
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ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA N° 89002 “GLORIOSA 329”
3.6 FUNCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL:
A. FUNCION DEL DIRECTOR DE LA INSTITUCIÓN :
Dirige todo la institución que cada docente haga bien su trabajo
Supervisa la enseñanza de los docentes y los orienta hacerlo mejor
Supervisa al personal de servicio
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SECRETARIA PERSONAL DESERVICIO
SUB DIRECTOR
PRIMARIA SECUNDARIA
DIRECTOR DE LA IE
DOCENTES
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B. FUNCION DEL SUB DIRECTOR :
Cuando el Director se va a la Ugel Santa hacer trámites, el sub Director hace
las veces del Director
El director con el sub director hacen el trabajo cooperativamente en acuerdo
C. FUNCIÓN DE LA SECRETARIA :
Atiende al cliente
Realiza la documentación que se requiere
Mantiene al día la agenda del Jefe
Recepción documentos
Recepción de llamadas
D. FUNCION DEL PERSONAL DE SERVICIO:
El personal de servicio es el encargado de mantener el plantel de la
institución bien limpio, también rotan el personal para que pueden estar
abriendo la puerta central.
E. FUNCION DE LOS DOCENTES NIVEL PRIMARIA:
Los docentes de primaria están encargados a enseñar solo el nivel
primario, cualquier cosa que sucede con los alumnos que no vienen a
clases varios días lo informa al Director mediante un informe.
F.
FUNCION DE LOS DOCENTES NIVEL SECUNDARIA : Los docentes de Secundaria realizan sus clases por horas ,donde los
estudiantes tienen varios docentes conforme a los cursos que tienen
Cualquier cosa que sucede con los alumnos que no vienen a clases varios
días lo informa al Director mediante un informe.
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IV.- RELACIÓN DE TAREAS DE PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES
4.1. DEPARTAMENTO DEL AREA DE PRÁCTICAS:
Secretaria
4.2. PERIODO DE PRÁCTICAS:
INTERMEDIAS:
Inicio : 01/10/2015
Termino : 30/11/2015
4.3. UBICACIÓN:
Jr. Francisco Bolognesi N° 825-Oficina 504
4.4. TAREAS ASIGNADAS
En las tareas asignadas en el área de secretaria pude realizar lo siguiente:
a) Atención al cliente
b) Recepción de llamadas
c)
Archivar documentosd) Llevar el control de la agenda
e)
Redacción de documentos
4.5. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO
a) Atención al cliente
El servicio de atención al cliente es el servicio que proporciona una
empresa para relacionarse con sus clientes.
En la institución donde realice mis practicas pre profesionales llegabanpadres de familia para solicitar información de matrículas, pensiones,
informar alguna queja, solicitar certificados o constancias, por lo tanto
todo documento no debía tener error alguno.
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b) Recepción de llamadas
El teléfono es la primera impresión que tiene una personal del lugar a
donde llama, por lo que es necesario:
Tener actitud positiva
Diferenciar el uso del teléfono: profesional / personal
Saber escuchar
Mi trabajo consistió en contestar las llamadas telefónicas, respondía
primero saludando, seguido el nombre de la institución y en que puedo
ayudarle luego la persona explicaba el motivo de su llamada a veces era
para hablar con el director, otras para recibir respuesta directa de algún
documento, entre otras, en caso que no estuviera el director presente le
preguntaba el nombre y que le devolvería la llamada cuando él estuviera de
regreso.
c) Archivar documentos
Se puede definir el concepto de archivar como el hecho de proteger
guardar y controlar la documentación .Asimismo, se considera la custodia
de la documentación.
Detalles básicas antes de archivar.
Organizar nuestro archivo debe convertirse en una tarea
prioritaria, podríamos decir que una labor de base y que mejoraramucho otros aspectos de nuestra practica laboral diaria.
Archivar lleva tiempo. El tiempo que nos dediquemos a archivar,
tendremos que dedicarlo a buscar la documentación que no
sabemos dónde está .Cada día que aplazamos el archivo correcto y
sistemático de nuestra documentación se hace más difícil.
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Lo primero que realice es ordenar todos los archivadores, luego de allí fue
archivando las nóminas de matrícula de acuerdo a los grados y niveles,
asimismo archivaba los oficios u otros documentos que llegaban a mesa de
partes, una vez registrados los colocaba en su respectivo archivador.
d) Llevar el control de la agenda
Controlar la agenda es controlar el cuándo el cómo de nuestras actividades
y de las del jefe;
Lleva un registro de nuestras actividades y apuntes al respecto de
ellas en el teléfono móvil.
No olvidar nunca una fecha importante ,un aniversario ,reunión oevento
Manejar los gastos los pagos pendientes
Una función que realice fue tomar el control de la agenda, anotar en la
agenda las actividades o eventos a la cual debía asistir el jefe y también las
actividades que debía realizar mientras el jefe está ausente
e) Redacción de documentos
La redacción es indispensable en una secretaria. Para saber cómo redactar un
oficio , en principio hay que tener en cuenta que existen dos tipos de este tipo
de comunicación : el oficio simple o directo que es cuando el contenido va
dirigido a una sola personal , y el oficio múltiple que es el que se utiliza cuando
el mismo contenido va dirigido a distintos y varios destinatarios .
En la práctica los documentos que más redacte fue memorándum los
también los oficios lo imprimía doble una era el cargo y el otro se
entregaba a la entidad destinada.
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V.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
El presente informe fue realizado siguiendo criterios y procedimientos establecidos por el
instituto para dejar una constancia de haber realizado las practicas pre profesionales las
cuales son de suma importancia para la obtención del título profesional técnico.
La consolidación de la formación de los profesionales, se realiza a través de la ejecución de
prácticas porque les permite contrastar la teoría con la práctica y desarrollar sus
habilidades y destrezas en las tareas que desarrollan en el centro de prácticas
Que las instituciones nos permiten a los practicantes obtener experiencias reales acerca
del ambiente donde se trabajará y lograr la capacidad para tener una buena formación
profesional.
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RECEPCIONANDO LOS
DOCUMENTOS
JUNTO CON LA SEÑORA
ANTONIA SECRETARIA DEL
DIRECTOR
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