Informatieplan IOOV Aansluiting bij de praktijk. Informatieplan Stap 5 actieplan - projecten -...
-
Upload
fanny-cools -
Category
Documents
-
view
219 -
download
2
Transcript of Informatieplan IOOV Aansluiting bij de praktijk. Informatieplan Stap 5 actieplan - projecten -...
Informatieplan IOOV
•Aansluiting bij de praktijk
Informatieplan
Stap 5 actieplan- projecten- activiteiten, inzet, kosten
Stap 2 omgeving en kaders:- Rijksbrede ontwikkelingen - E-inspecties- ICT beleid VenJ- Meerjarenvisie IOOV
Gewenste situatie
migratiepad
Huidige situatieStap 1 vertrekpunt- Stand IV huidige situatie- Ambities en knelpunten- Doelstelling IV Stap 4 aanpak
- Spoor 1 – korte termijn- Spoor 2 – middellange termijn- hergebruik applicaties- aansluiten ext. ontwikkelingen
Stap 3 globale analyse- Model Informatiehuishouding- Gat met de huidige situatie- samengaan met IST
Stap 6 besluiten / acties MT
Inhoudsopgave informatieplan IOOV
Hoe4. Aanpak
a. Twee sporenb. Hergebruik applicatiesc. Aansluiten bij ontwikkelingen
5. Actieplana. Projectenb. Inzet en kosten
Wat1. Vertrekpunt
a. Huidige situatie IVb. Ambities en knelpuntenc. Doelstellingen IV
2. Omgeving en kadersa. Kadersb. Externe ontwikkelingen
3. Gewenste IVa. Model Informatievoorzieningb. Gat met de huidige situatiec. Samenwerking ISt
Huidige Informatievoorziening (IV)
Applicaties
ICT infrastructuur
Koste
n
Werkplekken- PC- Laptop- Smartphone- Externe toegang- etc.
• Werkplekken en telefonie in kaart• Gebruik applicaties in kaart van de IOOV en van andere Inspecties en VenJ (t.b.v. eventueel hergebruik)• ICT Infrastructuur in kaart• Totale kosten huidige ICT na overdracht aan VenJ € 279.318
Onderwerp Ambitie Knelpunt
A) Efficiency –sturingsinfo ontbreekt waardoor geen zicht op efficiency inzet, geen overzicht bezoekinformatie, geen mobiele werkplek en mogelijkheid om informatie vanaf een andere locaties op te roepen, onvoldoende vaardigheden m.b.t. gebruik van applicaties
X
B) Efficiency – plannen van aanpak, onderzoeksvragen zijn vooraf niet altijd goed uitgewerkt, waardoor tijdens onderzoeken ‘rework’ ontstaat
X
C) Kwetsbaarheid – kennis in de hoofden en niet gestructureerd opgeslagen, afhankelijkheid van betreffende medewerker die weet wat waar te vinden is
X
D) Effectiviteit – structureel bijhouden of de situatie is verbeterd na onderzoek
X
E) Risicoanalyse – de Minister vooraf kunnen informeren over waar de risico’s zitten (geen gestructureerde opslag van gegevens waardoor er geen analyses mogelijk zijn)
X
F) Er is behoefte aan integrale overzichten (bijv. situatie per regio of domein, trendanalyses) t.b.v. analyses, toezichteffect
X
Ambities en knelpunten
Doelstellingen IV• Structureel borgen van kennis:
– vastlegging onderzoekgegevens – (op)bouwen toegankelijk collectief geheugen – gebruik van externe bronnen t.b.v. (management)informatie,
(risico)analyses, opvolging aanbevelingen uit onderzoeken.
• Verbeteren efficiency en effectiviteit werkproces:– mobiel werken– delen bezoekinformatie– ondersteunen onderzoeksopzet– opleiding
• IOOV heeft beperkte middelen; toekomstbestendige informatiehuishouding maar kostenefficiënt
Kaders • Meerjarenvisie IOOV• VenJ beleid:
• Baseline ICT management • Digijust is voorgeschreven besluit bestuursraad• IOOV valt onder SG-lijn dus: verplichte afname GDI, DBOB-
regie is aanspreekpunt voor wensen vanuit de IOOV• Invlechting ICT in VenJ
• Overgang naar VenJ werkplek, maar datum nog niet bekend• Invlechting VenJ – consequenties en planning op ICT gebied
nog onduidelijk
Externe ontwikkelingen - VenJ en e-inspecties
Ontwikkelingen planning RealisatieAansluiting Digidoc/digijust juli 2012 planning traject onzekerOnderzoek gezamenlijk DMS eind mei 2011 vervolg nog onbekendWebbased Survey (IGZ) beschikbaar Financiering door e-Inspecties indien
vragenlijst voor eind 2011 gereed t.b.v. pilot Rampenbestrijding op Orde
HolmesBeschikbaar op ICT omgeving rijksinspectiesAansluiting overige Inspecties
Januari 20122e kwartaal 2012
Planning is onzeker
Digitale werkomgeving Inspecties (DWI)
PvE wordt opgesteld Planning onbekend
Inspectieview Bedrijven Voorziening beschikbaar
Nog besluitvorming over hoe en wanneer in te passen binnen IOOV. Vraagpunt is de kosten van het beschikbaar stellen van bronnen en of dit wenselijk is.
MARTHE / RITHm Ontwikkeling Planning onbekendRisico-analyse Inventarisatie Planning onbekend
Conclusie: nog veel in de planfase
• Aansluiten basisregistraties (geen landelijke planning)• Compacte rijksdienstsnota:
– Één ICT infrastructuur (DWR)– Één ICT dienstenaanbieder (SSO-ICT)– Verder werken aan één rijksinspectie
• Nota I-strategie:– Integraal actieplan hergebruik informatiesystemen > 2011– Rijksbrede informatiearchitectuur gereed in 2013 (één rijksinspectie onder één
gemeenschappelijke informatiearchitectuur)– Opstellen van een overheidscloud (beschikbaarheid gegevens, beeld en geluid >
gepland 2013)– Uitrol DWR gehele rijksoverheid in 2015– Voldoen aan de basisvoorwaarden informatiehuishouding rijk > te implementeren
in 2015– Archiefachterstanden (digitalisering) in 2020 weggewerkt
Conclusie: ook hier nog veel in planfase
Externe ontwikkelingen – rijksbreed > DGOBR
Externe ontwikkelingen - aanbevelingen
Externe ontwikkeling Actie Volgen StatusInspectieraad Basisregistraties X Business Case (e-Inspecties)Holmes X Fit-gap analyse (e-Inspecties)Digitale werkomgeving Inspecties (DWI) X Prog. van Eisen (e-Inspecties)
Inspectieview Bedrijven X X Presentatie in PL-overleg. Korte Termijn aansluiten voor gebruik. Langere termijn eventueel aanleveren gegevens
MARTHE / RITHm X Risico-analyse X Bespreken inventarisatieronde en factsheetMinisterie VenJ Invlechting VenJ X Bespreken in stuurgroepVenJ werkplek X Bespreken in stuurgroepAansluiting Digidoc/digijust X Juli 2012 samenvoegenPentagroep Onderzoek gezamenlijk DMS X Inventarisatieronde (e-Inspecties)Webbased Survey (IGZ) X Voorstel in PL-overleg en MTRijksbreed Compacte Rijksdienst X I-strategie X
Gewenste IV – huidig primaire proces als basis
7. Afronden en evalueren
1. Voororiëntatie
2. Uitvoeren oriëntatie
4. Uitwerken onderzoeks- instrumentarium
5. Veldwerk / analyse
6. Beoordelen
Fase 1
Fase 3
Fase 2
II. Structureel toetsingskader (indicatoren + normering + weging)
IIIa Risicoanalyse
3. Opstellen Plan van Aanpak
Trigger thematisch/incidenten/actualiteiten
systematisch
cyclischewerkwijze
I. Informatie vergaren
IIIb Doorlichting
8. EffectmetingProces nog niet uitgekristalliseerd, nog geen eenduidige zienswijze
Gewenste IV - model informatievoorziening
broninfo onderzoek doc
Analyse
toetskaders
bro
nnen
Kw
alite
its-co
ntro
le
Bevraging
projectplanning
Werkstroom beheer
Sta
kehold
ers
Toezich
tsobje
cten
Vraag/antwoord
Interventie
BedrijfsvoeringBedrijfsvoering (F, P, productie)
Gewenste IV – gat met de huidige situatie
broninfo onderzoek doc
Analyse
toetskaders
bro
nnen
Kw
alite
its-co
ntro
le
Bevraging
projectplanning
Werkstroom beheer
Sta
kehold
ers
Toezich
tsobje
cten
Vraag/antwoord
Interventie
BedrijfsvoeringBedrijfsvoering )
Excel, SPSS
MS-projects
P-direct, BINK
Digidoc
Gewenste IV – vergelijking met ISt
broninfo onderzoek doc
Analyse
toetskaders
bro
nnen
Kw
alite
its-co
ntro
le
Bevraging
projectplanning
Werkstroom beheer
Sta
kehold
ers
Toezich
tsobje
cten
Vraag/antwoord
Interventie
Bedrijfsvoering
Excel, SPSS
MS-projects
TKG
Isist
TKG
Bedrijfsvoering )P-direct, BINK
Gewenste IV – kansen samenwerking IOOV/ISt
Kansen samenwerking ISt Actie Toelichting
Gezamenlijke webportal X Quick Win: Bespreken met ISt
Implementeren TKG X Quick Win: Datum volgt (afhankelijk van invlechting VenJ)
Gezamenlijk informatiemanagement
X Quick Win: • Afgestemde afvaardiging in overleggen• Selecteren, inkopen, ontwikkelen ICT voorzieningen
ISIST X • Overnemen Bezoekinformatiesysteem (afhankelijk van invlechting VenJ• Onderzoek of ISIST bruikbaar is voor Document • Management en werkstroombeheer IOOV
Toegang en analyse bronbestanden
X Gezamenlijk onderzoek naar mogelijkheden bronbestanden
Onderzoeksdatabase X Gezamenlijk onderzoek naar applicaties/ontwikkeling
Analyse- en bevragingstools X Gezamenlijk onderzoek naar tools
Aanpak• Twee sporen:
– Spoor 1 korte termijn acties en quick wins• Realisatie in 2011
– Spoor 2 middellange termijn – structureel borgen van kennis• Voorbereiding in 2011• Realisatie 2012
• Uitgangspunten– Zoveel mogelijk hergebruik van bestaande applicaties– Zoveel mogelijk aansluiten op ontwikkelingen inspectieraad,
Pentagroep en VenJ
Actieplan – spoor 1 – korte termijn
Projecten spoor 1 Aanleiding Status
1. Plaats- en Tijdongebonden werken knelpunten/ambities A Loopt
2 Toetsingskader Generator (TKG) knelpunten/ambities B Loopt
3. Inspectieview Bedrijven (gebruik) Inspectieraad Starten
4. Webbased Survey Pentagroep Starten
5, Overdracht ICT Invlechting IOOV in Ministerie VenJ Loopt
6. Webportal IOOV en Ist Fusie IOOV / Ist Starten
7. Quick Wins Informatiemanagement - afvaardiging overleggen - selectie, ontwikkeling en inkoop ICT
Fusie IOOV / Ist Starten
Actieplan – spoor 2 – middellange termijn Projecten spoor 2 Aanleiding Status
1. Kennisbank - Informatiebehoefte - Applicatiekeuze - Realisatie en implementatie
knelpunten/ambities C, D, E en F Starten
2. Applicatieportfolio - hergebruik applicaties / nieuwe applicaties
3. Informatiemanagement - borgen informatiemanagementfunctie inspectie
4. Aansluiting e-inspecties - aansluiting basisregistraties - Holmes - DWI - MARTHE/RITHm - Risicoanalyse - gezamenlijk DMS
Inspectieraad, Pentagroep Loopt
5. Digidoc / Digijust Invlechting IOOV in Ministerie VenJ Loopt
Actieplan – besluiten / acties MT1. Akkoord te gaan met de lijn van dit informatieplan en het
actieplan voor spoor 1 en spoor 2
2. Migratie naar VenJ werkplekKnelpunt: Het is van groot belang dat IOOV z.s.m. aansluit op het VenJ-netwerk i.v.m. communicatie met departement, TKG, Bist. Om ook de BZK faciliteiten (Digidoc en e-mail) te kunnen blijven gebruiken is een externe toegang tot het BZK-netwerk nodig. Dit is nog niet gerealiseerd. Aanvraag hiertoe is ingediend door de projectleider TKG.
Opdracht aan VenJ en BZK om versneld toegang te regelen.
Actieplan – besluiten / acties MT3. Realisatie mobiele werkplek.
Knelpunt: beveiligingsbeleid staat niet toe dat een laptop op het Lokale Netwerk op kantoor wordt aangesloten. Dit betekent in feite dat per medewerker twee werkplekken (dubbele kosten) noodzakelijk zijn indien mobiel werken wordt doorgevoerd (bij 40 PC’s ca. € 100.000 extra).
Actie naar PSG?:- óf toestemming voor gebruik van laptop op kantoor- óf financiële dekking voor dubbele werkplekken
4. InspectieraadActie naar Jenny Thunnissen en Ferry de Rijcke - Bekostigen activiteiten e-Inspecties uit budget e-Inspecties:
-Webbased Survey -Aansluiting basisregistraties (actielijn 3 Pentagroep)
- Planning voor het uitvoeren van de activiteiten:- Fit-gap analyse HOLMES- Prog. van Eisen Digitale Werkomgeving Inspectie- Inventariseren gezamenlijk Document Management Systeem
Actieplan – besluiten / acties MT5. Kansen samenwerking met ISt
- Gezamenlijke webportal- Implementeren TKG- Gedeelde afvaardiging in overleggen (mbt ICT)- Selecteren, inkoop en ontwikkelen ICT voorzieningen- Bezoekinformatiesysteem overnemen- Inventariseren:
- Mogelijkheden ISIST;- Toegang en analyse bronbestanden- Onderzoeksdatabase- Analyse- en bevragingstools.
Actie naar: Wouter MeursBespreken en afspraken over gezamenlijke aanpak