Indikator Mutu Pelayanan Farmasi
-
Upload
rhenie-rhryfa -
Category
Documents
-
view
1.105 -
download
136
Transcript of Indikator Mutu Pelayanan Farmasi
PENGEMBANGAN INDIKATOR MUTU PELAYANAN FARMASI
Perspektif Manajemen dan Medication Safety
IRMA RISDIANA, MPH, AptIRMA RISDIANA, MPH, AptProgram Studi Profesi ApotekerProgram Studi Profesi Apoteker
Fakultas Farmasi Universitas Ahmad Dahlan YogyakartaFakultas Farmasi Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta
Definisi Mutu/QualityDefinisi Mutu/Quality((Philip B CrosbyPhilip B Crosby))
• Mutu adalah kesesuaian terhadap permintaan Mutu adalah kesesuaian terhadap permintaan persyaratan (persyaratan (the conformance of requirementsthe conformance of requirements))
• Empat hal yang mutlak menjadi bagian integral dari Empat hal yang mutlak menjadi bagian integral dari manajemen mutu adalah :manajemen mutu adalah :- Mutu adalah kesesuaian terhadap persyaratan- Mutu adalah kesesuaian terhadap persyaratan- Sistem mutu adalah pencegahan- Sistem mutu adalah pencegahan- Standar penampilan mutu adalah tanpa cacat - Standar penampilan mutu adalah tanpa cacat ((zero defectzero defect))- Ukuran mutu adalah harga/nilai ketidaksesuaian- Ukuran mutu adalah harga/nilai ketidaksesuaian
• Persyaratan mutu/quality requirement : Persyaratan mutu/quality requirement : 1. Technical requirement1. Technical requirement2. Customer requirement2. Customer requirement
INDIKATOR
• Definisi Indikator : Suatu cara untuk menilai penampilan kerja dengan menggunakan instrumen
• Syarat Indikator (Donabedian)– Measurable (dapat diukur)– Reliable (dapat diandalkan)– Valid (benar)– Specific (tertentu)– Relevant (berhubungan)– Timely (tepat/sesuai waktu)
FUNGSI INDIKATOR
• Keamanan • Tanda adanya masalah • Menilai apakah proses sesuai standar • Menilai keberhasilan • Antisipasi agar tidak melanggar aturan • Mencari peluang perbaikan • Menilai dampak dari suatu intervensi • Untuk membandingkan (benchmarking)
Tiap-tiap indikator mempunyai tujuan:
“To replace intuition by fact”
Wettstein, T., Kueng, P., A Maturity Model for Performance Measurement Systems, at www.measure.ch/docs/wetkue2002.pdf
• Prioritas tinggi• Sederhana• Mulai dengan sedikit indikator• Data tersedia• Ditingkatkan secara bertahap• Dampak terhadap pengguna • Mengukur berbagai dimensi
PEMILIHAN INDIKATOR
Penetapan Target/Sasaran Pencapaian Indikator
Kepustakaan Hasil PenelitianBenchmarkingKepatutan
Bagaimana mengembangkan indikator mutu ?
8
Karakteristik MutuKarakteristik Mutu
MutuMutuProdukProduk
MutuMutuPelayananPelayanan
Spesifikasi dimensi dan karakteristik operasionalMasa penggunaan dan ketahananKeamanan produkKeterkaitan standar PemeliharaanPenggunaan energi dan bahan bakuDampak terhadap lingkunganBiaya operasiKeindahan
KetepatanKonsistensiTanggapan pd pelangganKeahlianKeramahan Kemudahan kontakKomunikasiPemahaman Pelanggan
KERANGKA KONSEP QUALITY IMPROVEMENT
PERSYARATAN pasien,
masyarakat, pemerintah
Perbaikan sistem manajemen mutu secara terus menerus
Tanggungjawab
manajemen
Manajemensumber
daya
RealisasiPelayanan/
produk
Penilaian,analisa, danpeningkatanpelayanan
Kepuasanpasien/
masyarakatpemerintah
INPUT
PRODUK
OUTPUT
Diambil dari Proses Model ISO 9001:2008
INDIKATOR MUTU PENGELOLAAN OBAT
Perspektif Manajemen Farmasi
Distribution
ProcurementUse
Management SupportOrganization
FinancingInformation Management
Human Resources
Selection
Drug Management Cycle
KERANGKA KONSEP PENGELOLAAN OBAT YANG EFISIEN
IFRSPFTRAB RSKebutuhan ObatSDM
Tahap Pengelolaan Obat :
•Perencanaan•Pengadaan•Penyimpanan•Distribusi•Penggunaan
1. Pengukuran indikator mutu
• Perencanaan• Pengadaan• Penyimpanan• Distribusi• Penggunaan
2. Analisa
3. Rencana intervensi
4. Intervensi
•Pengel obat yang efektif dan efisien :•Kecukupan jenisdan jumlah obat •Mutu pelyn ter-Jamin•Harga terjangkau•Penggunaan obat yang rasional•Waste rendahl
INPUT PROSES OUTPUT
TAHAP PERENCANAANNama Indikator Tujuan Cara Pengukuran Target
% dana yang tersedia dengan keseluruhan dana yang sesungguhnya dibutuhkan
• Untuk mengetahui seberapa jauh persediaan dana RS diberikan kepada farmasi•Untuk meramalkan ketersediaan obat
•Mengumpulakan data rencana/realisasi anggaran dan kebutuhan/perencanaan obat dalam periode satu tahun•Realisasi/rencana anggaran dibagi kebutuhan kali 100%
100%
Perbandingan ant jml item obat yg ada dlm perencanaan dg kenyataan pemakaian
Untuk mengetahui seberapa jauh ketepatan perkiraan dalam perencanaan
•Lihat buku catatan peMbelian, lap stok obat dan pemakaian obat kemudian hitung jumlah pengadaannya dalam periode waktu tertentu•Bandingkan dengan rencana pengadaan
Menyesuaikan dengan kesepakatan/kepatutan
TAHAP PENGADAANMacam Indikator Tujuan Cara Pengukuran Standar/Target
Frek. Pengadaan tiap item obat
Untk mengetahui berapa kali obat2 tsb dipesan tiap bulannya
• Ambil 30 sampel kartu stok obat secara acak
• Catat berapa kali pengadaan obat
• Bandingkan dengan hasil EOI• Semakin rendah frek. kemungkinan penumpukan barang semakin tinggi
Frek. Kesalahan faktur Utk mengetahui berapa kali petugas melakukan kesalahan penerimaan
Ambil sampel faktur secara acakCocokkan dengan Surat pesananJika ada, lihat buku catatan penerimaan barangCatat frekuensi kesalahan faktur
Sangat MinimalSesuaikan target dengan kondisi setempat
Frek. tertundanya pembayaran oleh rumah sakit terhadap waktu yang disepakati
Utk mengetahui kualitas pembayaran RS
Melihat daftar hutang Cocokkan dengan daftra pembayaranCatat frekuensi keterlambatan pembayaran
Tidak ada yang tertunda
TAHAP PENYIMPANANMacam Indikator Tujuan Indikator Cara Pengukuran Standar/Target
Kecocokan barang & kartu stok
Utk mengetahui keandalan data penyimpanan
Lakukan sampel counting Lihat jumlah barang antara data fisik, kartu stok, data komputerCatat yang tidak cocok
100% cocok atau sesuai
Turn Over Ratio Utk mengetahui berapa kali perputaran modal
Cari data omset satu tahun dan nilai stok opname akhir tahunTOR = omset setahun/nilai stok
Industri manufaktur : ≥ 9 kaliJasa/RS : ≥ 12 kali
Sistem Penataan Gudang
Menilai sistem penataan obat di gudang
•Ambil 30 sampel obat•Cocokan nama obat, no batch, tgl ED dan tgl beli •Catat yang tidak sesuai kaidah FEFO dan FIFO
Menilai sistem penataan obat di gudang
% nilai obat ED dan rusak
Mengetahui besarnya kerugian FRS
•Cari nama, jumlah dan harga obat ED•Hitung total nilai ED•Bagi dengan total stok opname akhir tahun
≤ 1%
% Stok mati Utk mengetahui item obat yang tidak digunakan selama ≥ 3 bulan
•Cari nama, jumlah dan harga obat stok mati•Hitung total nilai stok mati•Bagi dengan total stok opname akhir tahun
≤ 1% atau ≤ 3%
% stok obat akhir tahun
Utk mengetahui nilai stok akhir obatMenilai tingkat efisiensi inventori
NIlai stok akhir dibagi jumlah nilai total persediaan
20-30%
TAHAP DISTRIBUSIMacam Indikator Tujuan Cara Pengukuran Standar/Target
Rata2 waktu melayani resep (dispensing time)
Mengetahui kecepatan pelayanan
Ambil 30 sampel pasien ralan dan ranap per pekan/mingguCatat waktu penyerahan resep sampai pemberian obat
Sesuaikan dengan permintaan dan harapan pelangganStandar resep paten dan racikan berbeda
% obat generik yang dilayani
Mengetahui ketersediaan obat generik
Ambil 100 resep secara acakHitung total item generik yang diserahkan dibagi yang diresepkan
100%
% obat terlayani Meengetahui kemampuan menyediakan resep
Ambil data jumlah pasien rawat jalanKurang 10% (asumsi mondok atau pem diagnosa)Ambil data jumlah resepBagi jumlah resep dengan jumlah pasien ralan kalikan 100%
≥ 95%
% obat dilabeli dengan benar
Mengetahui penguasaan petugas ttg info pokok yang hrs dicantumkan
Ambil sampel 30 resepHitung jumlah obat yang dilabeli benarMeliputi : nama pasien, aturan pakai,
100%
TAHAP USE (WHO,1993)Macam Indikator Tujuan Tujuan Standar/Target
Jml item obat/lembar resep
Mengukur derajat polifarmasi Ambil sampel 100 resep secara acakHitung jumlah peresepan generik, jumlah obat tiap lembar resepResep mengandung AB, injeksi, vitamin dan analgetik serta resep yang mengandung obat formularium dan non formularium
Berkisar antara 1,3 – 2,2 obat/lbrIndonesia : 3,3 obat/lbr
% penulisan obat generik
Mengukur kecenderungan penulisan obat generik
Berkisar ≥ 82% atau ≥ 94%Indoensia : ≥ 80%
% penulisan resep antibitotika
Mengukur penggunaan antibiotika secara berlebihan
Berkisar antara 29% - 43 %Yaman : 22,7%
% penulisan resep analgetik
Mengukur penggunaan analgetik yang berlebihan
Belum ada standar tertentuSebagai kontrol peresepan analgetik yg berlebihan
% penulisan resep injeksi
Mengukur penggunaan injeksi yang berlebihan
Berkisar 0,2% - 48%Yaman : 17.2%
% penulisan resep vitamin
Mengukur penggunaan vitamin yang berlebihan
Belum ada standar tertentuSebagai kontrol peresepan vitamin yg berlebihan
% penulisan resep sesuai formularium
Mengukur kepatuhan thd formularium Tanzania : 88%
Indicator of Prescribing Quality (WHO, 1999)
• Rata-rata jumlah obat per lembar resep• Prosentase obat yang diresepkan dengan nama
generik• Prosentase antibiotic yang diresepkan • Prosentase injeksi yang diresepkan• Prosentase obat esensial dan obat formularium yang
diresepkan• Peresepan yang mematuhi standar terapi/standar
pelayanan medik• Prosentase pasien yang tidak diberikan terapi obat• Prosentase pasien yang puas dengan pengobatan
yang diterima
Indikator Dispensing (WHO,1999)
• Rata-rata waktu pelayanan obat• Rata-rata waktu pemberian informasi obat• Prosentase obat diresepkan yang dapat dilayani• Prosentase obat yang diberi label dengan
benar/lengkap (meliputi : nama pasien, nama obat, dosis dan frekuensi penggunaan)
• Pengetahuan pasien tentang dosis yang tepat
NO DESKRIPSI INTERPRETASI
1 Indikator Waktu tunggu pelayanan resep racikan 25 menit dan non
racikan 10 menit
2 Ukuran prosentase
3 Target Cakupan kesesuaian waktu tunggu 85% untuk resep
racikan dan 80% untuk resep non racikan
4 Sumber Data Lembar pemantauan waktu tunggu
5 Jumlah Data per Periode
Updating
30 pengamatan per minggu
6 Pengumpulan data :
Cara Pengambilan Data
Mencatat waktu dari mulai resep masuk sampai obat
diserahkan
Waktu Pengumpulan Tiap minggu
Alat Bantu Stop watch, lembar pemantauan waktu tunggu
9 Cara Penghitungan
tan
tantan
pengamajumlahTotal
darssesuaipengamaJumlahx 100%
10 Penyajian Data Tabel
11 Update Data Perbulan
12 Periode Evaluasi Per 3 bulan
13 Evaluasi Buat evaluasi atau validasi pencapaian sasaran mutu
( Quality Objective) dan tentukan langkah tindak lanjut
berupa:
Bila target tercapai: perbaiki target, kembangkan
sasaran mutu lain.
Bila tidak tercapai, lakukan tindakan koreksi dan
pencegahan (lihat formulir tindakan koreksi dan
pencegahan
PEDOMAN
PENGUKURAN
INDIKATOR
SASARAN MUTU PIC AKTUAL TARGET Dibuat Oleh Disetujui Oleh
Kaur. Farmasi Rawat
Jalan Direktur Meningkatkan cakupan pelayanan resep dengan waktu tunggu
pelayanan resep racikan 25 menit dan non racikan 10
Ka.Ur. farmasi Rawat Jalan
R= 76.28%
NR= 84.75%
R= 80% NR= 85%
Irma R, SSi., Apt.
dr. H.A.Hidayat, Sp.OG, M.Kes
Relevansi dengan Kebijakan Mutu Batasan/Definisi Operasional
ANTUSIAS dalam pelayanan Waktu tunggu adalah waktu yang dibutuhkan mulai dari resep diterima sampai obat diserahkan
Monitoring (mingguan) No Action Plan PIC
Jan Feb Maret April Mei Juni 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. 2. 3. 4.
5
Evaluasi jadwal dan metode kerja SDM Mengatur jadwal istirahat Menjamin ketersediaan obat Mengusulkan penambahan tenaga untuk mencapai rasio resep banding pegawai yang ideal. Penambahan dan peremajaan alat kerja
Kaur. Farmasi Ralan
No Sumber / Jenis Data PIC Rekap Hasil Monitoring (Bulanan)
BULAN 1.
Lembar monitoring waktu tunggu resep Kaur. Farmasi Ralan
Januari Februari Maret
Cara Perhitungan / Pengukuran
tan
tantan
pengamajumlahTotal
darssesuaipengamaJumlahx 100%
FTKP No. FTKP No. FTKP No
BULAN April Mei Juni
Bila Sasaran Mutu tidak tercapai saat Monitoring, segera lakukan Analisa dengan menggunakan Form FTKP
FTKP No. FTKP No. FTKP No
LEMBAR MONITORING PENGUKURAN INDIKATOR
INDIKATOR MUTU PELAYANAN FARMASI
Perspektif Medication Safety dan Clinical Pharmacy
MEDICATION USE SYSTEM
Seleksi dan Seleksi dan pengadaan obatpengadaan obat
monitoringPenyiapan
dan dispensing PemberianPeresepan
formularium Penilaian pasien;menentukan Kebutuhan terapi obat ; pemilihan obat dan peresepan
Pembelian dan penyimpanan obat; review dan konfirmasi ; penyiapan obat; distribusi ke pasien/ unit perawatan, pemebrian informasi obat
Review obat yang diserahkan dan order; penilaian pasien dan pemberian
Menilai respon pasien terhadap obat; pelaporan reaksi pasien dan terjadinya error
Klinisi dan administra
tor
Dokter/ Prescriber
Farmasis Perawat/profesi kesehatan lain
Seluruh praktisi plus pasien dan /atau keluarga
outpatient
inpatient
INPUT PROSES OUTPUT
Indikator Prescribing Error1. Rata-rata jumlah item obat per lembar resep 2. Jumlah kejadian penulisan resep obat yang tidak diperlukan oleh
pasien (unnecessary drug theraphy).3. Jumlah kejadian penulisan resep obat yang salah (wrong drug) 4. Jumlah kejadian penulisan resep obat dengan dosis terlalu kecil/rendah
(dosage too low) 5. Jumlah kejadian penulisan resep obat dengan dosis terlalu besar/tinggi
(dosage too high)6. Jumlah kejadian penulisan resep dengan 2 obat atau lebih yang
berinteraksi (potential drug interaction)7. Persentase antibiotik kombinasi yang diresepkan. 8. Persentase peresepan yang tidak mematuhi standar terapi yang
ditetapkan. 9. Persentase pasien yang puas dengan pengobatan yang diterima. 10. Persentase kesalahan terkait dengan incompatibilitas (pharmaceutical
issues) 11. Persentase kesalahan dalam penulisan resep atau ketidakjelasan
penulisan resep
Indikator Dispensing Error
1. Rata-rata waktu pemberian informasi obat. 2. Persentase kesalahan pengambilan obat 3. Persentase kesalahan pemberian etiket/label
obat 4. Persentase kesalahan peracikan obat 5. Persentase kesalahan penyerahan obat pasien 6. Persentase kesalahan penulisan copy
resep/salinan resep
Indikator Administration Error1. Jumlah kesalahan memberi obat pada pasien (wrong medication) 2. Jumlah kesalahan pemberian dosis obat (wrong dose)3. Jumlah kejadian lupa memberikan obat pada pasien 4. Jumlah kesalahan pemilihan pelarut injeksi (wrong diluent error) 5. Jumlah kesalahan dalam penentuan kecepatan pemberian obat (wrong
rate error) 6. Jumlah ketidapatuhan terhadap metode aseptic (process errors
associated with poor aseptic technique)
Penyajian Data dan Analisa
Bentuk Penyajian Data • Tabel• Grafik :
a. Pieb. Balok dan Bar chartc. Control chart (p chart, u chart, XmR chart) dll
• Narasi: terutama untuk data yang bersifat kualitatif seperti jam buka pelayanan, kelengkapan dokumen, tingkat pendidikan dan kompetensi karyawan dll
Contoh Grafik Pie:% Ketidaklengkapan Label Obat
Persentase Ketidaklengkapan Label Obat
12,8%
8,7%
56,4%
9,2%
12,9%
Tanggal R/ tak ditulis
Nama tidak benar
Cara pakai tidak lengkap
No R/ tak ditulis
Nama obat tak ditulis
% peresepan non formularium(chart control)
Indikator % penulisan resep non formularium
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Bulan
% r
es
ep
no
n f
orm
ula
riu
m
Analisa data % non formularium
• Adanya spsesial variation (statistical process) :a. Adanya 2 titik yang menonjol penyimpangannyab. Adanya peningkatan yang berurutan pada periode tertentu
• Kejadian tertentu yang spesifik menjadi penyebab dari penyimpangan
Dispensing Time
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
rera
ta d
isp
tim
e (
me
nit
)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112131415161718192021222324252627282930
tanggal
dispensing time resep non racikan
Series2
Tampilan data pre dan post intervensi
Proporsi Coverage pelayanan resep rawat jalan
0
20
40
60
80
100
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des
bulan
% c
ove
rag
e re
sep
Series1
TAHAP-TAHAP DLM FOLLOW UP HASIL
• EVALUASI PADA ASPEK ATAU AREA YANG SPESIFIK
• MENCARI FAKTOR PENYEBAB• PELAJARI BUDAYA YANG BERLAKU SAAT
INI• MOTIVASI UNTUK PERUBAHAN• PILIH DAN LAKUKAN INTERVENSI• UKUR KEBERHASILAN INTERVENSI
EVALUASI PADA ASPEK ATAU AREA YANG SPESIFIK
• Fokus pada tujuan perbaikan (misal aspek manajemen atau klinik) atau isu-isu penting lainnya
• Sesuaikan dengan tujuan dan fokus perhatian yang ditetapkan RS dalam visi misi
• Pilih aspek yang berpengaruh penting pada proses pelayanan atau
• dampak perbaikan yang diharapkan cukup signifikan
• Kemudahan dalam melakukan intervensi
Follow up question
Rata-rata jumlah obat per lembar
• Jika lebih tinggi dari standar :Apakah prescriber kurang pengetahuan/pelatihan ttg obat
Apakah financial insentif berpengaruh dalam peresepan?
• Jika lebih rendah dari standar :Ketersediaan obat?
Apakah ada regulasi pembatasan peresepan?Kurang pelatihan/pengetahuan tentang terapi obat?
Prosentase Obat generik
• Supply factor• Prescriber factor• Health problem factor
Persentase Peresepan Antibiotik
• Kecenderungan peresepan antibiotik tertentu (bentuk sediaan, spektrum AB, harga)
• Faktor-faktor yang mempengaruhi peresepan antibiotik
• Dampak peresepan antibiotik
Persentase peresepan injeksi
• Kecenderungan penggunaan injeksi tertentu (penyakit, umur pasien, alternatif bentuk sediaan lain)
• Faktor yang kemungkinan mempengaruhi penggunaan injeksi
• Dampak penggunaan injeksi berlebihan
Persentase peresepan formularium
• Peresepan obat tertentu di luar formularium (nama obat, penyakit, generik atau branded )
• Supply factor• Karakteristik formularium
dibandingkan dengan formularium RS lain
Rata-rata waktu pemberian informasi
• Aspek fasilitas kesehatan• Faktor prescriber• Karakteristik interaksi antara
pasien dan petugas farmasi (farmasis)
Rata-rata dispensing time
• Aspek fasilitas kesehatan• Latar belakang dispenser• Karakteristik hubungan dan
interaksi pasien dan dispenser
Percentage of drugs adequately labelled
• Specify inadequate labelling pemberian label obat apa yang spesifik sering salah, penulisan nama, dosis,cara pakai atau tanggal dan nomer resep sering tak ditulis.in adequate labelling terjadi pada karyawan tertentu.
• Reason for inadequate labellingmasalah pribadi, kurang pelatihan, resep yang tidak terbaca jelas atau alasan lainnya.
Poin Penting :
Farmasis harus memiliki pengetahuan pendukung
yang memadai untuk mengembangkan “follow
up question” pada indikator yang lain