Indhold - kom.aau.dkkom.aau.dk/~lpj/old-control/PV/PV 2011/PV7 Handouts, Ressourcer.pdf · 4...

1

Få styr på projektet

PV 7 Efteråret 2011Bachelor i IT og informatik

Datalogi og Software

Lars Peter Jensen, [email protected]

Billede: http://www.bvs.zh.ch/ © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Struktureringsværktøjer - Brainstorm, fremtidsværksted, struktur- og flowdiagrammer

Værktøjer til ressourcestyring – Traditionelle tidsplaner, ressourceplaner, milepælsplaner.

Indhold

p p p p

Projektledelse

Målgruppeanalyse v.Christina

Gruppearbejde – efter frokost….

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Læringsmål

På kort sigt at blive i stand til at afprøveen række redskaber til projektstyring og projektledelse

På længere sigt at kunne redegøre for redskabernes anvendelse i gruppen og reflektere over potentialerne i forhold til jeres fremtidigt projektarbejde.


Værktøjer til strukturering

Billede: www.debanae.net/ clipart/choice.gif

Et kort ville hjælpe


BrainstormBrainstorm er et værktøj til IDEgenerering

Spillereglerne er (Asborn, 1941/1948)

Det definerede tema/problem skal være velkendt for alle deltagere.g

Lad tankerne ”flyde over”.

Kritik finder først sted senere.

Jo flere ideer jo bedre.

Bliv inspireret undervejs.

© SLP-gruppen, Aalborg Universitethttp://perspectives-la.com/images/img.brainstorm.gif

Post-It brainstorm

Bliv enige om, hvad udgangspunktet for brainstormingen skal være

Generer ideer hver for sig og skriv dem på Post-it sedlersedler

Læs hinandens ideer og strukturer ideerne i fællesskab ved at flytte lapper indenfor samme kategori sammen

Diskuter og vurder forslagene ud fra valgte kriterier, f.eks. interesser, realiserbarhed, ressourcer eller relevans.

© SLP-gruppen, Aalborg Universitethttp://www.cs.kuleuven.ac.be/~eddy/IMAGES/postit.gif

2

Struktur og diagrammer

http://www.nicolaiwallner.com/pictures/csr2004/flowdiagram.jpg © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Mind-map

Brainstorme ud fra dette spørgsmål og marker dem

h b id il

Skaber overblik og ideer ved at:

Skrive et aktuelt spørgsmål på midten af et stort stykke papir

som hybrider til spørgsmålet.

Tegne grene imellem spørgsmål og ideer, og brug forgreningerne til at detaljere forslagene.

© SLP-gruppen, Aalborg Universitethttp://www.brainboxx.co.uk/A3_ASPECTS/images/JFmindmap.gif

Eksempler på mind-map

Kilde: http://www.emu.dk/gym/projektarbejde/vaerktoej/mindmap5.html

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

3

Årsags-virkningsdiagrammer

© SLP-gruppen, Aalborg UniversitetReference: Mikkelsen & Riis (1998:424)

Mål middel diagrammer


digital

datapakkeKædet liste

15datastrukturer

Sorter

træ

træ

5 min. summemøde om strukturering

Opgave: Lav en eller flere strukturer, dvs. en ordning af (nogle af) disse ord/elementer i en helhed – vær parat til at fortælle om jeres resultater.

Regler: I må gerne ændre ordene fra/til navne- til/fra udsagns- til/fra tillægsord og fra engelsk til dansk – men kun således, at ordets stamme bibeholdes og er genkendelig. I må også gerne tilføje enkelte hjælpeord for at skabe strukturen.

Kom med nogle eksempler påjeres strukturer …

Struktur - 1

digital

Ordnende princip: Farve

User interface

designdatastrukturer

dataflowdiagramDynamisk lagerallokering

18

Eventuelt struktureringsprincip: Regnbuens farver

tabel

Sorter

træ

4

Struktur - 2 Ordnende princip: Grammatik

Udsagnsord: Navneord: Tillægsord:

b d

19

tabel

træ

brænde Dynamisk

digital

Struktur - 3 Ordnende princip: Alfabetisk

Algorithms d t t kt

dataflowdiagram

datapakke

20

digital

brænde

Algorithms datastrukturer

Dynamisk lagerallokering

Struktur - 4 Ordnende princip: Sprog

Engelsk: Dansk:

Algorithms

21

User interface

Power supply

Refresh time

svartid

træ

kravspecifikation

Struktur - 5

kravspecifikation

Strukturerende princip: Flow/sekventielt forløb

22

kravspecifikation

design

Struktur - 6Strukturerende princip: Hierarkisk

program

23

Algorithms

trætabelKædet liste

datastrukturer

Sorter

træLav

Et par eksempler på sekventielle strukturer

24

5

… og her er det

komponenter

Flowdiagram

25

Her er det

processer

Struktureringsprincipper

Stigende talværdier (talsystemet)

Alfabetisk rækkefølge (telefonbogen)

Kronologisk rækkefølge (kongerækken)

26

g g ( g )

Sekventiel rækkefølge (flow diagram)

Hierarkisk opbygning Top-down

Bottom-up

Få styr på ressourcerne

http://www.primus.com.gr/images/library/timemanagement.gif © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Projektledelse (management)

Projekteter og deres mål og rammer

Management af tid (tidsplaner)

M t f k Management af mennesker

Projektarbejde

Et projekt er karakteriseret ved: En unik engangsopgave, som

indeholder mange og komplekseindeholder mange og komplekse aktiviteter og derfor kræver mange projektmedarbejdere med forskellige kompetencer. Projektet er målorienteret, begrænset i

tid og ressourcer, og ender op med et færdigt resultat.

Vær sikker på at i er enige om målet, ellers når i det ikke!

6

Tag hensyn til jeres forskellige forudsætninger Tidsplaner

Deadline is deadline !

Ressourceplanlægning

Estimér et realistisk tidsforbrug for hver enkelt

Fordél ressourcer –hvem gør hvad hvornår?

gaktivitet – lad personen selv være med til at gøre det!

Lav en tids- og ressourceplan, inkl. milepæle og delprodukter – tag hensyn til ferier, fravær, sygdom etc.


7

Aktivitetsplaner

Bestem de nødvendige aktiviteter (aktivitetsliste = ’at gøre’ liste)

© SLP-gruppen, Aalborg Universitethttp://www.impactconsulting.co.uk/Img/planning-operational-activity.jpg

Skriv aktiviteterne på Post It lapper,

og sortér i nødvendig rækkefølge (aktivitetsdiagram = ’at gøre’ liste på grafisk form)

Eksempel på aktivitetsplan

Tidsplaner

Skéln mellem kortsigtet og langsigtet tidsplan: Kortsigtet – fra milepæl til milepæl - detaljer Langsigtet – hele projektperioden - overblik

Fire typer af milepæle:–Koordinationsmilepæle–Vejledermøder–Færdiggørelse af arbejdsblade–Aflevering

© SLP-gruppen, Aalborg Universitethttp://www.caravantelecom.com/timeplanning_files/image002.jpg

Gantt-kort

X-aksen er en tidsakse

–een enhed per projekt minimodul

Y-aksen er aktivitetslisten

En kollonne til start-sluttidspunkt


En kolonne til tidsressourcer

En kolonne til arbejdsressourcer

En kolonne til bemærkninger

Deadlines/milepæle er klart identificerbare

Forskellige signaturer for planlagt og aktuelt tidsforbrug

http://www.ganttchart.com/Baseline%20Gannt.png


Eksempler på tidsplaner

Tegnet af Helle Algreen Ussing © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

8

Kilde:P2 procesanalyse B212, juni 2004

Eksempler på milepælstidsplanMandag formiddag Tirsdag eftermiddag Onsdag eftermiddag Fredag eftermiddag

Samle alt på skrift,læse det og lavedisposition tilarbejdsbladene ogpræsentationen tilstatusseminaret

Alle

Udarbejde tids- ogaktivitetsplan fortiden efterstatusseminaret

PiaOleSigne

statusseminaretUdarbejdetoverheads tilfremlæggelsen

HenrikSørenRobert

Få sammenhæng ide arbejdsblade vihar valgt at sende,skriv spørgsmål opvi ønsker atdiskutere og senddem til supplerings-gruppe og vejleder

Alle

Pia og Henrik haransvaret for atsende arbejdsblade

Alle

Øve fremlæggelse AlleMilepæl: Forberedelse til statusseminar i uge 43

Eksempel på personlig ugeplan


PAUSE 15 min.

48

9

Tidsplaner

Et konkret eksempel8X

10X

10X

4X

2X

6X 6X

14X

50

4X

X X

2X

2X

Ialt: 70X

Hvordan finder vi X ?

Vi skal bruge 70 X

Der er 6 personer i gruppen

Der er 35 halve projektdage til aflevering

51

Hvad er så X ?

X = 35/70 [½projektdage] = ½ [½projektdage] ?

X = (35/70)x6 [½persondage] = 3 [½persondage]

Uge 43 44 45 46 48 49 50 51

dag F m o f m t o f m o f m t o f m o t f m o t f m

52

Uge 43 44 45 46 48 49 50 51


Problemanalyse 6

53

Uge 43 44 45 46 48 49 50 51


Problemanalyse 6

Procesanalyse 3

Kravspecifikation 3

54

10

Uge 43 44 45 46 48 49 50 51


Problemanalyse 6

Procesanalyse 3

Kravspecifikation 3

Valg af delproces 6

Kodning delproces 2

Kodning delproces 2

55

Kodning delproces 2

Procesmodel 2

Procesmodel 2

Kodning model 4

Test+vurdering 6

Teknologi..+samfund6

Afslutning 6

Justering af tidsplan

Ved hver overskredet milepæl/deadlines vurderes: Hvorfor har det taget længere tid ?

Kan vi arbejde forsinkelsen ind ?

56

Kan vi arbejde forsinkelsen ind ?

Kan vi organisere arbejdet på en anden måde ?

Kan vi skære noget af projektet fra ?

Hvad bliver konsekvenserne af vores forskellige valgmuligheder ?

Management af mennesker

Projektledelse, hvorfor og hvad?

Ledelsesopgaver

Ledelsesformer

Ledelsesroller

Med hensyn til bedre projektstyring og strukturering har vi i gruppen diskuteret, hvilke forbedringer, der evt. kunne afhjælpe samme problemer i kommende projekter.

Vores problemer har primært drejet sig om strukturering af arbejdet:

Hvem sørger for mails og dagsordner til

58

Hvem sørger for mails og dagsordner til vejlederne?

Hvem sørger for at tidsplanen bliver overholdt?

Hvem sørger for kontakten ud af huset? Uddelegering af opgaver?

Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis

Gruppen blev enige om, at en projektleder kan afhjælpe problemer af den slags.

Lederrollen er så at stå for alle praktiske opgaver, samt at bevare overblikket over projektet.

Ved praktiske opgaver menes

59

p pgeksempelvis mail- og telefonkorrespondance ud af huset, kontakt med vejlederne og ansvar for at holde gruppen underrettet om møder.


I gruppen har vi diskuteret os frem til tre mulige former for lederskab.

En lederrolle kan både gå på skift i gruppen eller varetages af én enkelt person gennem hele forløbet.

En tredje mulighed er, at de nævnte

60

lederopgaver bliver uddelegeret til forskellige individer, for på den måde at undgå, at en person sidder med presset.

Som eksempel kan nævnes, at en person kan koordinere vejledermøder, en anden kan stå for kontakten ud af huset, og så fremdeles.


11

Projektledelse - citater

Vi vil ikke have nogen projektleder til at bestemme hvad vi skal – vi ønsker en demokratisk ledelse ikke nogen gbussemand!

Citat af en projektgruppe

på Tek.-Nat. basis

Projektledelse - citater

”Det er som at være en lus mellem 2 negle. Ledelsen vil have at jeg skal være leder i traditionel forstand. Projektdeltagerne vil have, jeg skal være praktisk gris. Og jeg selv har mest lyst til at være almindelig projektdeltager!”

Citat: Projektledelse – i tværfaglige teams af Michael Karø s. 195

Hvorfor er projektledelse relevant? Projektledelse

Skelne mellem 2 begreber:

Projektledelse - en funktionj

Projektlederen – en person

Hvad er ledelse?

Tannenbaum 1961 ”Ledelse er den proces, hvor personlig indflydelse

d iudøves i en situation, og som ved hjælp af kommunikation går mod opnåelse af specifikke mål”

Hvad er ledelse?

Blake og Moutons def. fra 1985

”Ledelse vil sige at opnå resultater –målt if. O i ti ålOrganisationens mål – gennem og ved hjælp af medarbejderne”.

12

Lederegenskaber

Passende intelligens

Sund dømmekraft og tænkning

Kunne motivere

Faglig kunnen

Kommunikations- Tillid til og tro på sig

selv og andre

Ansvarsfølelse

Social interesse for andre mennesker

evne

Tåler stress

Klip fra KrønikenMøde i ledelsesgruppe

Hvad foregår der?

Hvordan praktisererHvordan praktiserer

man ledelse?

Hvordan er

stemningen?

Hvordan er kulturen?

Lederopgaver Agne Lundquist

Instrumentelle Varetagelsen af den faglige side af arbejdet herunder planlægning og kontrol

Emotionelle

g

Vedrører forholdet til og mellem medarbejderne samt deres forhold til arbejdsopgaverne

Lederopgaver

Repræsentative Består i at repræsentere firmaet, afdelingen

ll b jdeller arbejdsgruppen udadtil.

Lederroller

Adizes´lederroller

Producentrollen (P)

Ad i i t t ll (A)

Hør ham selv forklare sine ideer.

Administratorrollen (A)

Entrepreneurrollen (E)

Integratorrollen (I)

Hvis en af disse roller ikke varetages fører det til ”mismanagement”.

Producentrollen

Lederen skal skabe resultater Må være i besiddelse af viden og g

handlekraft og have en stærk præsentationstrang Indgående kendskab til branchen,

virksomheden og markedet samt den teknolog, der skal til for at skabe resultater

13

Administratorrollen Lederen skal opstille retningslinier for

arbejdets udførelse, udarbejde detailplaner og koordinere og kontrollere aktiviteternekontrollere aktiviteterne

Må besidde sans for systematik, orden og detaljer.

Entrepreneurrollen Lederen skal tænke langsigtet, sætte

mål og udforme strategier.

Dette kræver kreativitet, risikovillighed samt et vågent øje forsamt et vågent øje for nye muligheder og trusler

Integratorrollen Skabe samarbejde, enighed og effektive

grupper til at løse nye opgaver.

Lederen må have interesse og sans for mellemmenneskelige relationermellemmenneskelige relationer, indfølingsevne samt lyst og evne til at få andre til at samarbejde.

Pause 15 min.

Efter pausen:

Målgruppeanalyse

Indhold - kom.aau.dkkom.aau.dk/~lpj/old-control/PV/PV 2011/PV7 Handouts, Ressourcer.pdf · 4...

Documents

Transcript of Indhold - kom.aau.dkkom.aau.dk/~lpj/old-control/PV/PV 2011/PV7 Handouts, Ressourcer.pdf · 4...