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in ..
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“Il Sistema Informativo come strumento-soluzione a supporto delle decisioni”
Progetto formazione
“Finanza Amministrazione e Reporting”
Modulo S.r.l.
Sede: Aula Training della Genesys Software - Bari -
..formare
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1 - Parte teorica
3 - 4 Novembre 1999
Chi, quando
2 - Applicazione pratica
9 - 10 Novembre 1999
Orari:
9 - 13
Dott. Onofrio Barresi
Dott. Giuseppe Liturri
Segreteria corso:
Rag. Anna Lisa Marangi
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Brescia Michele
Calò Antimo
Caterino Michele
Colabella Nicola
Colucci Domenico
Cristiani Francesco
D’Agostino
Mazzone Francesco
partecipanti
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“la funzione finanziaria come fase dei cicli attivo e passivo”
Finanza d’impresa
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Gestione preventiva del credito
Gestione contabile
Gestione del credito in essere
Gestione incassi
Gestione dello scaduto + legale
Acquisizione, archiviazione e
gestione documentale
Controlli documentali, verifiche e gestione delle discrepanze
Contabilizzazione fatture e rettifiche
GESTIONE FINANZIARIA
Gestione e contabilizzazione
pagamenti
Schema di SINTESI
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Il metodo
Definizione della fase o attività. (di cosa stiamo parlando?)
eventuali misure per definire l’efficacia e l’efficienza di quella fase / attività. (come misuriamo se stiamo facendo bene o male?)
Come svolgere in maniera efficace ed efficiente quella attività e quali strumenti usare? (come fare bene?)
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Perché è importante?
Impatto sulla liquidità aziendale, intesa come stock (livello)…. Ci interessa, cioè, conoscere la dotazione
(fabbisogno) permanente di risorse finanziarie determinata dal ciclo di incassi / pagamenti.
... e come flusso. Il dinamico combinarsi nel tempo di incassi e
pagamenti determina a volte, notevoli variazioni nella dotazione (fabbisogno) di liquidità.
Implica frequenti contatti con il cliente ed ha, quindi, rilevanti effetti sulla sua soddisfazione.
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Perché è importante? (2)
Non sono molto lontani i tempi in cui i tassi a breve erano al 22%!!! (1980 - 81) ed il conto economico era pesantemente inciso dai costi / proventi della gestione finanziaria!!!
Un’adeguata strutturazione del processo di “credit collection” si impone proprio ora, in una fase in cui i tassi di interesse sono ai minimi storici.
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Ciclo Attivo
gestione preventiva del credito gestione del credito in essere factoring gestione incassi lo scaduto + legale
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gestione preventiva del credito
Definizione:
assegnazione fido alla clientela ha implicazioni di tipo commerciale (bisogna valutare il potenziale di fatturato) finanziario (si deve trovare la copertura per il credito concesso) ed economico (le vendite a credito risultano aumentate).
verifica fido: seguire l’evoluzione nel tempo del fido dei clienti chiave.
blocco / sblocco forniture: impedire che siano effettuate forniture oltre i limiti del fido concesso.
Determinare la dilazione concessa al cliente.
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Il sistema informativo SIGEA
Corrette prassi operative
> completezza delle anagrafiche: è preferibile lavorare più a fondo in questa fase per evitare di trovarsi con informazioni imprecise a valle del processo, quando magari il credito è già sorto.
> Utilizzare sistematicamente servizi di informazioni commerciali meno attenti al profilo cartaceo (bilanci, vecchie visure, ecc…) e più ricchi di informazioni attinte in loco (banche locali, esperienze altri fornitori, …)
> procedure automatiche di determinazione e revisione del fido: estrarre dall’anagrafica i cosiddetti “primi 100 grandi rischi” e monitorarli con una frequenza predefinita.
> blocco dell'ordine prima del caricamento a sistema: ci sono chiare evidenze dell’importanza di questa attività; bisogna concentrare in questa fase l’attività di controllo: esposizione (fido + eventuale scaduto) + merce spedita non fatturata + ordini approvati non spediti.
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gestione del credito in essere
Definizione:
> caricamento ordini a sistema
> emissione - contabilizzazione fatture;
> emissione - contabilizzazione rettifiche;
> controllo del credito e reporting: controllare l’ammontare complessivo dell’esposizione e dello scaduto per
- agente- canale- categoria- clienti chiave.
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Come ..
misure di efficacia ed efficienza
> tempo medio tra emissione del DDT ed emissione fattura;
> nn. Di fatture discrepanti rapportate al n. totale di fatture: una efficace e tempestiva gestione dei flussi finanziari, necessita, a monte, di attività ben strutturate; tra queste, decisiva risulta essere la emissione di fatture corrette!!!
> giorni medi di dilazione e di scaduto: misura la media (ponderata con il fatturato) dei giorni di dilazione concessi. Si calcola: totale numeri / totale fatturato, dove i numeri sono il prodotto dell’importo della singola fattura per i giorni effettivi di scopertura.
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.. come
> giorni medi medi di dilazione effettivi / gg. medi di dilazione “teorici”. (DSO gap index): è un affinamento del precedente indicatore, poiché è possibile che un aumento dei gg. Medi di dilazione sia imputabile non a peggioramento negli incassi, ma a maggiore fatturato sviluppato con clienti a dilazione maggiore. Questo indicatore svela la vera “performance” sugli incassi.
> Lo strumento classico: estratto - conto cliente su carta e in formato foglio elettronico.
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Il sistema informativo SIGEA
Corrette prassi operative
manutenzione delle anagrafiche clienti e prodotti> è decisiva la correttezza e l’aggiornamento di queste base dati per
evitare le discrepanze. definizione del ciclo di rettifica
> definire ruoli e procedure per la rapida attivazione del ciclo di rettifica. report sull’andamento del credito globale
> costruire una report che mostri la relazione crediti - fatturato e la sua evoluzione nel tempo.
situazione previsionale di incassi:> la proiezione mensile degli incassi futuri.
home banking con Corporate Banking Interbancario:> ci aiuta a risolvere uno dei problemi più gravosi, la tempestività delle
informazioni. Rilevare i movimenti (cum grano salis!) senza aspettare le contabili cartacee.
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Factoring
Pro-soluto
> la cessione di un bene aziendale (credito) ad un terzo.
> I riferimenti normativi.
> I soggetti coinvolti: cedente, cessionario (factor), debitore ceduto.
> La notifica al debitore ceduto è il momento di passaggio della titolarità del credito.
> Anticipazione dei crediti ceduti da parte del factor.
> L’attivazione della garanzia in caso di sinistro. Il “rischio valuta” per l’impresa cedente.
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Factoring
Pro-solvendo
> cessione del credito senza passaggio del rischio di insolvenza in capo al cessionario.
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Factoring
Pro-soluto senza notifica al debitore
> una forma “ibrida”: c’è la garanzia di incasso delle somme cedute, ma non c’è la gestione.
> Titolare del credito rimane il cedente e quindi il cliente continua a pagare al fornitore.
> In caso di sinistro, il factor diventa titolare del credito con apposito atto di cessione.
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Factoring
Flussi informativi sistema bancario / factor
> Presa in carico automatica delle cessioni da parte del factor.
> Presa in carico automatica degli incassi da parte del cedente.
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Gestione incassi Definizione
> generazione effetti attivi: con lo sconto di portafoglio s.b.f. si “rende liquido” una parte di credito, altrimenti condizionato dal momento di effettivo incasso, a condizioni di tassi di interesse molto basse (EURIBOR + spread)
> ricevimento contabile
> controlli e contabilizzazione
> report: monitorare i flussi di incasso su base mensile e l’analisi degli scostamenti rispetto alla situazione previsionale.
> identificazione, investigazione, risoluzione e comunicazione al cliente delle discrepanze: sono le difformità di vario tipo (fisico, di prezzo, di condizioni commerciali, di condizioni di pagamento) che, molto spesso, bloccano il regolare incasso della fattura.
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Il sistema informativo SIGEA
Corrette prassi operative> accoppiamento automatico pagamenti - fatture ed incassi
automatici con generazione di scritture in contabilità: sono il risultato immediato dell’utilizzo di strumenti di incasso elettronico dal sistema factoring ed home banking.
> eliminazione delle partite minime: è necessario fissare una soglia minima al di sotto della quale la partita contabile viene chiusa senza ulteriori attività.
> univocità e tempestivo aggiornamento di tutte le base dati di prezzo, condizioni commerciali e di pagamento. E’ un argomento solo apparentemente lontano dalla gestione finanziaria, ma è, invece, una pre - condizione essenziale per l’incasso di una fattura.
> Gestione concessione informale di condizioni: non si deve negare la flessibilità, ma la si deve gestire; in caso di condizioni non codificate si deve immediatamente attivare un flusso informativo verso l’amministrazione.
> Punto di contatto esclusivo per la risoluzione delle discrepanze: fornire al cliente un punto univoco di riferimento è uno strumento di indubbia utilità.
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lo scaduto + legale
Definizioni:
> analisi e recupero crediti: identificare tempestivamente lo scaduto e attivarsi per il suo recupero.
> passaggio al legale ed accantonamenti: valutare il momento opportuno per attivare procedure coattive di recupero del credito e darne i corretti riflessi in bilancio.
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lo scaduto + legale
Corrette prassi operative:
estratto conto:> si analizza per cliente, l’esposizione complessiva e lo scaduto dettagliato
per anzianità (nel mese, tra 30 gg. e 60, tra 60 e 90 ed oltre).
> Scaduto per anzianità (aging) (nel mese, tra 30 gg. e 60, tra 60 e 90 ed oltre): fornisce una importante informazione sulla qualità del credito e dello scaduto, in particolare l’incisività delle azioni da intraprendere risulta condizionata dalle informazioni ricevute da questo prospetto; allo stesso modo è condizionato il livello di prevedibilità dei flussi finanziari.
procedure e lettere di sollecito> è il primo strumento attivato in seguito alla verifica dello scaduto. A
seconda delle situazioni, può essere inviato alcuni giorni prima della scadenza, (come promemoria) o seguire la scadenza delle fatture con una frequenza standard.
> Costituisce una preziosa fonte informativa sul comportamento del cliente.
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lo scaduto + legale canali di comunicazione alternativi (contatto pre -
pagamento).> Non è una procedura facilmente standardizzabile, ma è da attivare
preferibilmente con i clienti “rilevanti” per la loro esposizione, soprattutto cercando di stabilire un buon contatto personale con la persona “chiave” dell’impresa cliente.
Cessioni pro - soluto in blocco di partite in sofferenza:> si ripulisce il bilancio da quei crediti, anche di modesto importo unitario,
per i quali l’eventuale azione legale sarebbe non profittevole, cedendoli in blocco per una percentuale del loro valore e contabilizzando la perdita deducibile.
Articolo 66 TUIR, in vigore dal 1 gennaio 1998
- MINUSVALENZE PATRIMONIALI, SOPRAVVENIENZE PASSIVE E PERDITE
3. Le perdite di beni di cui al comma 1, commisurate al costo non ammortizzato di essi, e le perdite su crediti sono deducibili se risultano da elementi certi e precisi e in ogni caso, per le perdite su crediti, se il debitore e` assoggettato a procedure concorsuali.
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Ciclo PassivoLe diverse fasi:
Acquisizione, archiviazione e
gestione documentale
Controlli documentali,
verifiche e gestione delle discrepanze
Contabilizzazione fatture e rettifiche
Gestione e contabilizzazione pagamenti
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Acquisizione, archiviazione e gestione documentale
Definizione: > Attività di ricevimento della fattura passiva ed
inserimento in un organizzato sistema di archiviazione documentale.
Corrette prassi operative:> Necessità di reperire fisicamente i documenti: è
buona norma concentrare i documenti nel luogo di emissione, ricevimento.
> Prevenire e combattere il rischio di moltiplicazione indiscriminata degli archivi cartacei.
> Promuovere l’unificazione degli ingressi delle fatture.
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Controlli, verifiche e gestione delle discrepanze
Definizione
> Attività di controllo della fattura del fornitore sotto il profilo formale (regolarità ai fini IVA) e sostanziale (corrispondenza dei prezzi e delle quantità o dei servizi descritti, rispetto all’ordine), termina con la dichiarazione di pagabilità.
Misure di efficacia ed efficienza:
> tempo medio tra contabilizzazione e pagabilità della fattura.
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Come ...
Corrette prassi operative: Chi controlla le fatture per servizi?
> Queste fatture si rivelano, sistematicamente, le più delicate da controllare, per la frequente mancanza di un sistema formalizzato di ordine e di una conferma del ricevimento del servizio.
Allineamento informazioni con il fornitore (prezzi, condizioni, ecc..):> Nuovamente, è una pre - condizione essenziale per la
rapida esecuzione del ciclo di controllo della fattura. Anche se, l’impressione immediata è quella di guadagnare qualcosa (si paga più tardi!) da informazioni non corrette inserite dal fornitore in fattura, il dispendio di hh./uomo è un costo occulto da considerare e misurare.
> gestione flusso di comunicazione interna con magazzino ed ufficio acquisti: l’amministrazione deve avere disponibili le informazioni
generate nelle funzioni a monte.
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Contabilizzazione fatture e rettifiche Definizione:
> registrazione nel sistema amministrativo - contabile.
Corrette prassi operative:
> registrare con tempestività senza aspettare l’avvio e la conclusione del processo di controllo che fornirà la dichiarazione di pagabilità.
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Gestione e contabilizzazione pagamenti Definizione:
> Generazione liste di pagamento ed individuazione delle priorità.
> Emissione dei documenti di pagamento: assegni, bonifici.
> Contabilizzazione delle somme relative e gestione dei rapporti informativi con gli istituti di credito.
Misure di efficacia e di efficienza
> gg. medi di dilazione da fornitori come misura della capacità di finanziamento e della sua variabilità.
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.. pagamenti
Corrette prassi operative:
> scadenzario e mandato di pagamento: Lo strumento fondamentale per la gestione di questa fase è
la lista dei pagamenti ordinati per: scadenza, tipo carta (RI.BA, bonifico, assegno). Consente al tesoriere di articolare i flussi in uscita secondo le disponibilità e le priorità del momento.
> creazione di processi semplificati ed a basso impiego di hh/uomo per pagamenti di piccolo importo;
> scambio elettronico di informazioni con il fornitore: evitare tutta la pesante fase di caricamento di dati, ridurre i
casi di discrepanze ed avere le situazioni contabili perfettamente allineate.
> flussi informativi per il sistema bancario: generazione di bonifici inviati con l’home banking.
![Page 33: in.. “Il Sistema Informativo come strumento-soluzione a supporto delle decisioni” Progetto formazione “Finanza Amministrazione e Reporting” Modulo S.r.l.](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081602/5542eb76497959361e8dfb35/html5/thumbnails/33.jpg)
In conclusione ... La gestione finanziaria non va intesa in senso stretto,
come momento di incassi e pagamenti, ma va esaminato tutto il processo, che parte dall’ordine del cliente o dall’ordine al fornitore, perché è durante questo processo che si generano le determinanti essenziali di flussi finanziari positivi.
Esaminati in dettaglio gli aspetti finanziari e gestionali del ciclo attivo e passivo, va aggiunto che ci sono altri cicli di attività, seppure dominati da logiche di funzionamento diverse, che hanno effetti sulla gestione finanziaria: ciclo delle imposte dirette ed indirette ciclo degli investimenti ciclo del costo del personale
![Page 34: in.. “Il Sistema Informativo come strumento-soluzione a supporto delle decisioni” Progetto formazione “Finanza Amministrazione e Reporting” Modulo S.r.l.](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022081602/5542eb76497959361e8dfb35/html5/thumbnails/34.jpg)
… In conclusione In sintesi quella che può apparire come una
semplice attività amministrativa - burocratica genera valore per l’azienda, sotto due aspetti:
maggiore disponibilità di risorse finanziarie per lo sviluppo, attraverso la tempestività e la corretta pianificazione delle operazioni di incasso e pagamento.
impiego efficiente di risorse umane in attività potenzialmente ricche di numerose sacche di inefficienza. (Basti pensare a cosa sarebbe il factoring senza la trasmissione / ricevimento elettronico dei flussi informativi!)
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Arrivederci
Domande e risposte