Implementering av det ”nye” biblioteksystemet ved et fag- og forskningsbibliotek

En presentasjon på FBFs OU-seminar 5.-6. mai i Trondheim

Stein Høydalsvik, seksjonssjef IT, formidling og utvikling, UB-Tromsø

22.04.232

Nytt biblioteksystem – nye utfordringer, nye muligheter, nye fallgruber og en ny hverdag?

Dele noen tanker med dere om dette

22.04.233 22.04.233

Verden har forandret seg

22.04.234 22.04.234

”Verden har forandret seg, BIBSYS” betaUB 21. mars 2011, Ole Husby

”De fleste i BIBSYS-land vet hva blåskjermen er. Og vi hører at det er noen som skjelver litt i buksene med tanke på å miste dette velkjente verktøyet til fordel for noe nytt og annerledes (det som OCLC kaller WMS).

Men. Kanskje burde vi skjelve mer av tanken på at endringene heller kan bli for små enn for store. For verden har forandret seg siden blåskjermen kom i 1989.

Internett har kommet og revolusjonert det meste, ikke minst “vår verden” (bibliotekenes)

Nesten alt vi kjøper er i digital form, og utviklingen vil fortsette

Internett versjon 2 (også kalt 2.0) har forandret mange av oss i retning av at vi vil delta og dele

Har vi tatt dette inn over oss?”

22.04.235 22.04.235

Gamle verktøy til nye oppgaver?

22.04.236 22.04.236

Gamle verktøy til nye oppgaver?

22.04.237

Vårt landskap?

22.04.237

22.04.238 22.04.23

Institusjoneltarkiv Publisering

Elektron

iske

ressurse

r

Bibliotekka

talogen

Systemlandskapet sett fra UBT

22.04.239 22.04.239

Libraries will need to plan for and buildservices that fit new researcher workhabits, with an emphasis on theflexibility and remixing of their contentand services. ….

… The findings are that researchers are adopting socialnetwork technologies very fast and so far they have done so on their own: thelibrary has effectively been bypassed.

Brown, S. and Swan, A. (2007) Researchers' use of academic libraries and their services: a report commissioned by the Research Information Network and the Consortium of Research Libraries. Technical Report , -, Research Information Network

22.04.2310 22.04.2310

Discovery happens

elsewhere

22.04.2311 22.04.2311

Starting an information search

Only 2% of college students start their search at a library Web site.

Respondents were asked to indicate, from a list of 16 electronic resources, which they typically use to begin an information search.

College Students

Lorcan Dempsey, Wyoming Library Association, 2007

22.04.2312 22.04.2312

Fleksibilitet, forandring, mangfold

• Endringer? Dagens brukere og morgendagens brukere? Dagens ressurser og morgendagens ressurser? Dagens tjenester og morgendagens tjenester? Dagens kompetanse og morgendagens kompetanse?

• Større mangfold når det gjelder Brukerbehov Ressurser Tjenester Kompetanse

22.04.2313 22.04.2313

22.04.2314 22.04.2314

“It is not necessary to change.Survival is not mandatory.”

—W. Edwards Deming

22.04.2315 22.04.2315

Morgendagen er ukjent

- men …

22.04.2316 22.04.2316

Discovery happens elsewhere

Resources are abundant; attention scarce

Build services around workflow

Lorcan Dempsey, The University of Kansas, 2007

22.04.2317 22.04.2317

Dr Paul Miller, Talis, The Future of Academic Libraries – The Road ahead, Oslo 5.2.2008

22.04.2318 22.04.2318

Januar 2013? – Rett rundt hjørnet!

Vi har sagt til oss selv at vi skal møte det nye systemet med positiv nysgjerrighet, være aktive i prosessen fram mot januar 2013 og (forsøke å) skape interesse for endringene som kommer.

Eller sagt på en annen måte:Vi har som mål å stille godt forberedt til start i 2013.

22.04.2319 22.04.2319

Biblioteksystemansvarlig UBT

• Stillingen lyst ut 5.8.2010 Etter valg av leverandør (30.6.2010), men før

kontraktsignering (9.11.2010)

• Ansvar: Innføring og organisering av nytt biblioteksystem Systemeier for biblioteksystemet med vekt på

samspill og integrasjon med andre aktuelle systemer Organisere arbeidet internt og eksternt UBTs kontaktperson mot BIBSYS

22.04.2320 22.04.2320

Kontaktperson og kontaktpunkt

• Koordinering av informasjonen til og fra BIBSYS• Biblioteksystemansvarlig er UBTs kontaktpunkt mot

BIBSYS og UBTs kontaktperson for BIBSYS• Tydeligere kanal og tydeligere stemme

• Svært viktig når aktivitetene står i kø og tidsfristene blir korte (når, – ikke hvis).

22.04.2321 22.04.2321

Hva skal skje?

• OCLC utvikler det nye systemet• BIBSYS arbeider med nasjonale tilleggsfunksjoner

• Hva skal vi gjøre? – Er det noe vi kan gjøre?

22.04.2322

Om fremdriftsplanen – sett fra UBT

Vår-2011: • Prosjektgruppe «Store

linjer»Høst-2011:• Brukerdata og

institusjonsdata• Konsekvenser for

institusjonene• Vurdere behov for

spesialister• Planlegge innføringen

Vår/sommer-2012:• Utarbeide kursmateriell• Lære opp kursholdere• Pilottesting• Planlegge opplæringenHøst-2012:• Opplæring på

institusjonene• TestingJanuar-2013: Oppstart

22.04.2322

22.04.2323 22.04.2323

Være der når noe skjer

• Dette vil vi være med på!

• Biblioteksystemansvarlig er med i prosjektgruppa ”Store linjer”

• Vi kommer spesielt til å ha fokus på tjenester for elektroniske ressurser i det nye systemet

• og vi deltar gjerne i pilottesting

22.04.2324 22.04.2324

Medvirkning og informasjon

Think, engage and act!

Hvis vi skal oppnå dette i egen organisasjon så forutsetter det både informasjon og medvirkning.

Og dette vil helt sikkert bli en utfordring fordi informasjonskildene sitter langt fra UBT.

Den største utfordringen med implementering av ERP systemer er forankring i ledelsen, som igjen må forankre dette i organisasjonen gjennom å motivere de ansatte. Vi ser litt for ofte at denne type implementeringer har fokus på det tekniske som skal leveres og ikke like mye på hvordan løsningen påvirker organisasjonen og deres arbeidsprosesser”.

Siv Iren Larsen, prosjektleder med ti års erfaring med ERP implementeringer

22.04.2325 22.04.2325

Bare nytt grensesnitt?

Største endringen siden innføringen av BIBSYS!Noen opplagte konsekvenser: • Informasjon bæres digitalt: Et moderne biblioteksystem må

effektivt håndtere digital informasjon, også digitaliserte utgaver av tradisjonell informasjon

• Effektiv tilrettelegging av multimedialt materiale – både for biblioteket og for brukerne

• Brukeren blir mer aktiv: Forventer omgivelser der det er mulig selv å legge igjen informasjon, kommentarer, delta i diskusjoner etc.

• Tjenester virker sammen: Enkle og standardiserte mekanismer for integrasjon med andre system, f eks innkjøp, økonomi og Cristin

22.04.2326 22.04.2326

Noen endringer av system, arbeidsoppgaver, arbeidsflyt, ansvarsområder

Effektivisere anskaffelse og klargjøring av materiale

• Utnytte metadata fra eksterne leverandører

• Redusere behovet for lokal katalogisering

• Utnytte hylleferdige bøker

Generell effektivisering • Utnytte selvbetjening og automatisering • Databasen må ta imot data fra andre

innholdstjenester via avtalte kommunikasjonsprotokoller og i avtalte metadataformater.

Integrasjon med institusjonens administrative og andre systemer

• Integrasjon med systemer for innkjøp, betaling og regnskapsføring i sammenheng med bibliotekanskaffelser og andre tjenester.

Statistikk, rapportering og styringsdata for forvaltning av bibliotekets ressurser

• Statistiske verktøy for analyser og forvaltning av ressurser og for rapportering av bibliotekstatistikk

22.04.2327 22.04.2327

Dr Paul Miller, Talis, The Future of Academic Libraries – The Road ahead, Oslo 5.2.2008

22.04.2328 22.04.2328

22.04.2329 22.04.2329

Endringer i institusjonens systemlandskap

• Fra ”å være til for brukerne” – til ”å leve av brukerne”

• Fra campus-brukere – til flere-campus brukere• Fra dag-studenter – til heldøgn-studenter

• Hva betyr dette for systemene og tjenestene? eCampus-løsninger 24/7 – drift Nye tilgangsmodeller ?

22.04.2330 22.04.2330

Kan noe gå feil?

• Hva er risikoen i innføringsprosjektet?

• Bibliotekene er (nesten) uten erfaring, etter 30 år med samme system.

• Finnes det sammenlignbare erfaringer vi kan gjøre oss nytte av?

22.04.2331 22.04.2331

Erfaringer fra andre innføringsprosjekter?

Internasjonale studier utført av Gartner* viser at bare 30 % av større IT-implementeringer innfrir sine målsettinger. De øvrige 70 % mislykkes enten med implementeringsstrategi (60 %), løsningens funksjonalitet (5%) eller begge deler (5%).

Harvard Business Review ”Leading Change; Why Transformation Efforts Fail”, 2007.

*) Gartner, Inc. (NYSE: IT) is the world’s leading information technology research and advisory company.

22.04.2332 22.04.2332

Erfaringer fra implementeringsprosjekter

• Implementering av et ERP-prosjekt vil involvere og påvirke en rekke personer, og for mange vil det nye systemet medføre endring i måten å jobbe på.

• Virksomheter som kun fokuserer på de tekniske sidene av et implementeringsprosjekt løper en stor risiko for å mislykkes.

• Ofte vil en slik implementering innebære endring av innarbeidede arbeidsprosesser, noe som oppleves som vanskelig og unødvendig.

• God endringsledelse er kritisk for å adressere de personellmessige sidene av et implementeringsprosjekt og unngå mangelfull forståelse,

frustrasjon og motvilje mot prosjektet.

Hallvard Selboe, Leder for systemvalg og implementering i Ernst & Young.*) ERP – Enterprise resource planning, er et system som støtter opp om et flertall av en bedrifts virksomhetsområder, som produksjon, lager, salg, innkjøp og økonomi

22.04.2333 22.04.2333

Sentrale årsaker til manglende måloppnåelser

• Underbudsjettering av tid og kostnader

• Manglende ressursavsetning

• Mottaks- og utrullingsprosjektet er for dårlig planlagt

• Mangelfull gjennomføringsstrategi og prosjektledelse

• Utilstrekkelig funksjonsbeskrivelser og feil valg av ERP-system

• Manglende forankring i toppledelsen og involvering

• Motstand mot endring

• Manglende kommunikasjon

• For lite opplæring

• Urealistiske forventninger til gevinster

Hallvard Selboe, Leder for systemvalg og implementering i Ernst & Young.

22.04.2334

Think

engage

act

22.04.2335 22.04.2335

Takk for oppmerksomhetenog lykke til med resten av seminaret!

Spørsmål eller kommentarer?

stein.hoydalsvik@uit.no