Johnson & Johnson

Implantação da METODOLOGIA Lean no

Processo de Gerenciamento de

Registros e Informações

AGENDA

› J&J

› Centro de Documentação

› Projeto Lean

› Ferramentas utilizadas

› Ações Realizadas

› Resultados Alcançados

3 Setores

•Produtos para saúde

•80 anos no Brasil

•60 anos em SJC

•5000 funcionários

J&J MEDICAL

› 1987

› Piloto na área da Qualidade

› 103.000 doc./mês para

arquivo

› 800 empréstimos p/mês

› 60.000.000 documentos

› 4 funcionários

1987

2013

CEDOC

Sistema de gestão de registros e informações

que atenda eficientemente aos seus

usuários e exceda suas expectativas.

MISSÃO

› Gerenciamento do processo de registros LA

› Arquivo de documentos da J&J Medical Brasil

› Gerenciamento de normas técnicas externas

› Manutenção da acervo técnica

RESPONSABILIDADES

› Departamento global (USA)

› Define políticas de gerenciamento

› Treinamento anual

› Gestão de recursos financeiros e técnicos

› Tabelas de classificação x necessidade de usuário

› Sistema informatizado

ESTRUTURA Aline Galdieri

Plant Quality Manager

Ana Lucia Maida

Supervisora de Registros e Informações

Monica Souza

Analista de Registros

Ariane Parras

Estagiária

Karoline Souza

Estagiária

› Fazer mais com menos (menos esforço humano, menos

equipamento, menos tempo, e menos espaço)

proporcionando aos clientes aquilo que eles querem.

› Princípios

– Processo dirigido pela demanda atual do cliente

– Melhorar o Fluxo do processo

– Redução de perdas e custos

– Padronização do trabalho

– Métricas

– Liderança

CONCEITO LEAN

Melhorar a satisfação do usuário através da

implementação da Metodologia Lean,

eliminando atividades sem valor agregado e

criando valor ao usuário

PROJETO LEAN - OBJETIVO

› Identifica claramente o fluxo dos produtos e informações.

› Vantagens

• Possibilita identificar gargalos no processo

• Ajuda a visualizar mais do que um único nível de processo.

• Proporciona uma linguagem comum

• Proporciona um rascunho p/ implementação.

• Mais útil do que ferramentas quantitativas

FERRAMENTAS UTILIZADAS: VSM

› Método de resolução de problemas

• Define (Definir),

• Measure (Medir),

• Analyze (Analisar),

• Improve (Melhorar),

• Control (Controlar).

FERRAMENTAS UTILIZADAS: DMAIC

› Sistema puxado de controle de movimentação de material, um mecanismo que dispara a movimentação de um material de uma operação para a operação seguinte.

› Vantagens

• Flexibilizar a programação;

• Aumentar a capacidade;

• Controlar visualmente em “tempo real”;

• Reduzir perdas;

Antes

Depois

FERRAMENTAS UTILIZADAS: KANBAN

› Modo simples de melhorar as relações e o ambiente, simplificando procedimentos, otimizando recursos e o seu tempo.

› Não é preciso mudar de trabalho, podemos mudar o modo de trabalhar.

› Melhor desempenho com reflexo direto na satisfação pessoal, de usuários e clientes.

› Ambiente mais agradável

› Sensos: • Utilização (Só o que necessitamos);

• Ordenação (O lugar de cada coisa);

• Limpeza (Limpar e não sujar);

• Saúde/ Padronização (arte de manter o bom estado);

• Auto Disciplina (Fazer certo naturalmente)

FERRAMENTAS UTILIZADAS: 5S

› Ouvir o cliente

86,9% 86,1% 83,6% 81,1% 95,9%

77,9%

94,3% 98,1% 98,1% 96,2% 100,0% 86,8%

0,0%

20,0%

40,0%

60,0%

80,0%

100,0%

FERRAMENTAS UTILIZADAS: VOC

› Utilizado para definir quanto o cliente está comprando

para que possa ser produzido

FERRAMENTAS UTILIZADAS: TEMPO TAKT

› Satisfação do usuário em 100%

› Redução do lead time de arquivo

• 64 para 15 dias

› Código de barras

› Eliminação de 3 arquivos

› Redução de 50% do espaço físico

› Redução de headcount

RESULTADOS

Existem diversas

maneiras de

melhorar a

qualidade de um

produto ou

serviço.

OBRIGADA

Ana Lucia Maida

Record Management Latin America

Johnson & Johnson Medical Brasil

Fone: 55 12 3932-1613

e-mail: amaida@its.jnj.com