Il report di progetto Perché scrivere il report del progetto? Chi sono i destinatari del report?...
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Il report di progetto
• Perché scrivere il report del progetto?
• Chi sono i destinatari del report?
• Quali sono i diversi tipi di report?
• Come dovrebbe essere organizzato un report
• Come semplificare la redazione di un report
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Perché scrivere il report di progetto?
Alcune motivazioni:
• perché ci viene richiesto• per imparare a mantenere memoria scritta di
quanto accade durante il progetto• per evidenziare successi ed insuccessi• per noi stessi, per dare organicità a quanto stiamo
realizzando
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• per comunicare ai nostri responsabili i progressi del nostro impegno
• per confrontarci con gli altri ed incoraggiarli ad intraprendere progetti di miglioramento
• per determinare progetti futuri
• per valutare
• per la Direzione
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Perché scrivere il report di progetto
• Il report non è qualcosa da considerare separato rispetto al progetto, ma una sua parte integrante
• Un progetto non è completo se le sue fasi non vengono monitorate. Il monitoraggio deve essere documentato e comunicato. Questa forma di comunicazione scritta è il report
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Chi sono i destinatari del report?
• Il responsabile del progetto
• Il gruppo coinvolto nel progetto
• Il reponsabile dell’Unità Operativa
• La Direzione dell’Azienda
• I colleghi di altre Unità Operative/Dipartimenti
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Chi sono i destinatari del report?
Il responsabile del progetto ed il gruppo di progetto sono i maggiori beneficiari dell’attività di report perché….
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• le informazioni ed i dati che rimangono nella testa delle singole persone non sono organizzati
• le informazioni ed i dati eventualmente non rilevati possono essere identificati
• le attività di valutazione sono facilitate• si chiariscono le relazioni tra attività (input) e
risultati (output)• aiuta a produrre delle modifiche negli obiettivi,
nelle strategie e/o nelle attività in progetti futuri
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A chi indirizzare ilreport
Principali vantaggi
Il responsabile delprogetto
Imparare abilità quali: organizzare le idee escriverle; identificare i punti di forza e didebolezza (che spesso rimangono inespressi senon scritti) i successi e gli insuccessi. Lo scriverein sé migliora le capacità di valutare.
Il gruppo di progetto Consente di “vedere” i progressi fatti.I risultati (raggiungimento degli obiettiviprefissati) infondono soddisfazione edincoraggiamento a migliorare
Il responsabile diUnità Operativa
E’ consapevole dei risultati raggiunti rispetto allerisorse impiegate
La Direzioneaziendale
Può beneficiare di informazioni utili ad attività dipianificazione. Migliora l’immagine dell’Azienda
I colleghi di altreUnità Operative
Imparano che realizzare un progetto è possibile esono incoraggiati ad impegnarsi in progetti dimiglioramento
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• Quando si scrive un report bisogna quindi pensare a tutti questi soggetti come potenziali destinatari
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Quali sono i diversi tipi di report?
In generale:
l’attenzione va focalizzata sui risultati delle
attività e non sulle attività svolte
In particolare:
vi sono fondamentalmente due tipologie di
report:
a) i report periodici sull’andamento del progetto
b) il report finale di progetto
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Il report periodico
• E’ un documento redatto dal responsabile di progetto utile a monitorare l’andamento del progetto stesso
• Va ancorato alle criticità evidenziate nel progetto in fase di pianificazione: queste costituiscono infatti i punti intermedi di controllo che sono chiaramente verificabili da parte di terzi
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Il report periodico
• Evidenziare le criticità a priori serve a valutare lo stato di avanzamento di un progetto ed è determinanti per il rispetto della cornice temporale definita in fase di pianificazione.
• Se le criticità evidenziate subiscono degli slittamenti temporali, ciò rappresenta un segnale negativo per il rispetto dei tempi previsti dal progetto
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Il report periodico
• Il report periodico è il canale di comunicazione tra il responsabile del progetto ed il gruppo di lavoro
• La stesura del report periodico prevede un passaggio intermedio, una sua discussione all’interno del gruppo di lavoro. Serve quindi a tenere unito il gruppo di lavoro e ad evitare equivoci, incomprensioni ed insoddisfazioni
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Il report periodicoGli elementi fondamentali per redigere un report periodico
sono:• obiettivi ed attività relativi al periodo preso in
considerazione (cfr. diagramma di Gantt)• indicatori che testimoniano il raggiungimento degli
obiettivi rispetto agli standard attesi nel periodo di riferimento
• stato di avanzamento del progetto rispetto alle criticità evidenziate
• eventuali scostamenti tra quanto pianificato e quanto realizzato e relative motivazioni
• valutazioni e strategie per le successive fasi del progetto
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Il report periodico
La frequenza del report periodico varia in relazione alla dimensione del progetto.
In ogni caso è un’attività che andrebbe pianificata in corrispondenza delle criticità evidenziate nel progetto e a supporto delle riunioni del gruppo di progetto
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Il report finale
La redazione di un report finale di progetto sarà facilitata:
• dalla predisposizione di un documento preliminare che rappresenterà il piano del progetto
• dall’utilizzo di un archivio di progetto in cui conservare i report periodici e la relativa documentazione
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Il report finale
Il piano di progetto semplificherà il report finale perché potrà essere usato sia come schema di riferimento che come check list di controllo
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Schema generale per la presentazione di un progetto/redazione di un report
1. Titolo del progetto, responsabile del progetto, data di redazione del report
2. Introduzione3. Definizione del problema (che cosa ha portato
all’identificazione del problema/opportunità ed alla decisione di predisporre un progetto ad esso dedicato)
4. Obiettivi (quali sono gli obiettivi da raggiungere nel progetto?)
5. Piano di azione- quali sono le attività da svolgere; - quali sono i tempi di queste attività;
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- quali risorse sono richieste perché il progetto funzioni;
- quali di queste sono disponibili e possono essere utilizzate;
- qual è il personale impegnato nel progetto;
- quali report verranno preparati, quanto spesso, per chi;
- quali sono i canali di comunicazione;
- quali sono i risultati previsti di queste attività;
- quali sono le principali criticità;
- come viene verificato lo svolgimento delle attività ed il raggiungimento degli obiettivi;
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6. Monitoraggio e valutazione
- quali dati andranno raccolti sistematicamente
- quali sono gli indicatori stabiliti per i vari obiettivi
- chi monitorerà ed analizzerà i dati del progetto, con quale frequenza
- quando sono previste le valutazioni e chi vi parteciperà
7. Costi (se possibile)
8. Allegati (eventuale documentazione, numerata e titolata)
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Il report finale
Un’interessante integrazione allo schema proposto è costituita dalla descrizione dei risultati raggiunti che non erano stati previsti in fase di pianificazione
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Report finale: suggerimenti per scrivere un report efficace
Un buon report di progetto è un report che viene letto
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Report finale: suggerimenti per scrivere un report efficace
Per far sì che un report venga letto bisogna sapere
• chi lo leggerà
• quali sono i motivi per cui lo leggerà
• cosa i destinatari del report vogliono sapere sul progetto
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Report finale: suggerimenti per scrivere un report efficace
E’ più facile che un report di alcune pagine venga letto rispetto ad un report molto lungo.