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Il Project Management nelle Aziende Il Project Management nelle Aziende SanitarieSanitarie
Tipologie di progetti nelle ASL-AOTipologie di progetti nelle ASL-AO
I progetti possono essere classificati a partire dalla dimensione di governo e dalla prerogativa sulla variabile ‘programmazione’:
I progetti possono rientrare nella dimensione di governo:
Government – i progetti non prevedono organica concertazione / negoziazione con altri soggetti
Governance – i progetti richiedono la capacità di portare a sintesi la spinta propositiva, progettuale e realizzativa dei diversi attori territoriali Programmazione - I progetti possono derivare da un livello sovraordinato di programmazione:
Unione Europea - Ministero Salute - Regioni
Programmazione
Tipologie di progetti nelle ASL-AO (esempiTipologie di progetti nelle ASL-AO (esempi)
Government:
Sviluppo / Introduzione di nuovi servizi (portale on line di servizi)
Comunicazione pubblica, semplificazione, accesso ai servizi
Business Process Rengineeering
Costruzione di infrastrutture (Lavori Pubblici / Project Financing)
CUP territoriale
Introduzione di nuove soluzioni gestionali (es. sistema di valutazione delle performance)
Rilevazione qualità delle prestazioni
ASL
ASSOCIAZIONI PAZIENTI IMPRESE
INTERMEDIARI FINANZIARI
COOP SOCIALI
ASSOCIAZIONI VOLONTARIATO
PA LOCALE
Tipologie di progetti nelle ASL-AO (esempi)Tipologie di progetti nelle ASL-AO (esempi)
Governance (in correlazione con la pianificazione strategica):
Rete Urgenza/Emergenza
Sviluppo rete cure palliative
Trasferibilità innovazioni tecnologiche
Partecipazione a progetti VII PQ
Progetti ex lege 68/1999
Agenda 21
ASSOCIAZIONI UTENTI
IMPRESE
INTERMEDIARI FINANZIARI
ASSOCIAZIONI VOLONTARIATO
PA LOCALE
COOP SOCIALI
ASL
Tipologie di progetti nelle ASL-AO (esempi)Tipologie di progetti nelle ASL-AO (esempi)
Programmazione livelli istituzionali sovraordinati:
Unione Europea:
• Fondo Sociale Europeo/FESR
• Fondi settoriali
•Amministrazioni centrali
• Ministero Welfare
• Sviluppo e-procurement
Amministrazioni Regionali
• Programma regionale di sviluppo
• Programma Operativo Regionale
La dimensione progettuale La dimensione progettuale nell’organizzazione dell’ASL-AOnell’organizzazione dell’ASL-AO
Strutture flessibili:• Aggregazioni temporanee di risorse
(progetto)• Composizione variabile• Costituibili anche in modo
continuato nel tempo (processo)• Output variabili
Organizzazione per Progetti
Organizzazione per Processi
Strutture stabili (tradizionali)
Rischi di:
• Rigidità
• Eccessiva articolazione delle strutture
• Scarsa integrazione orizzontale
Occorre riprogettare semplificando e creando integrazione
Definizione di ProgettoDefinizione di Progetto
• Un progetto consiste in un’impresa complessa,
unica e di durata determinata, rivolta al
raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito
mediante una continua pianificazione e controllo
di risorse differenziate e con obiettivi (vincoli)
interdipendenti di costi – tempi – qualità.
•
Caratteristiche di un ProgettoCaratteristiche di un Progetto
• Sistema complesso: insieme di attività la cui realizzazione
prevede l’impiego e il coinvolgimento di più unità org.ve in
modo trasversale (multidisciplinareità / multisettorialità)
• Innovativo: non si riferisce all’attività ordinaria dell’org.ne,
ma nasce da cambiamenti dell’ambiente interno o
esterno che comportano l’esigenza di innovare, realizzando
un risultato specifico, unico, non ripetibile
• Temporaneo: il progetto è unico e caratterizzato da un
inizio e una fine ben identificati
DRIVERS DEL PROJECT MANAGEMENT NELLE ASL-AODRIVERS DEL PROJECT MANAGEMENT NELLE ASL-AO
• Sistemi di valutazione delle prestazioni tarati sulla effettiva partecipazione e ottenimento di risultati in progetti
• Sistema di incentivazione correlato all’attività su progetto (anche attraverso progetti di miglioramento a margine dell’attività professionale)
• Sistemi di programmazione e controllo strutturato in progetti• Presenza di una responsabilità di progetto nelle job description• Costituzione di unità di progetto e di professionals di progetto • Finanziamenti comunitari / nazionali richiedono iter di progetto
Strumenti di pianificazione e Strumenti di pianificazione e controllo di un progettocontrollo di un progetto
IL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO/ 1 IL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO/ 1
• DEFINIRE IL PM, IL TEAM E STRUTTURARE IL PROGETTO
• DESCRIVERE OBIETTIVI E SPECIFICHE DELLE ATTIVITÀ
•
• PREPARARE IL PROGRAMMA TEMPORALE
• DEFINIRE / VERIFICARE IL BUDGET DEL PROGETTO
• COORDINARE IL TEAM E CONTROLLARE IL PROGETTO
DIVIDERE IN FASI E DEFINIRE LE MILESTONES
DEFINIRE IL RETICOLODELLE ATTIVITÀ
DEFINIRE E VERIFICARE L’IMPEGNO DELLE RISORSE
ANALIZZARE I RISCHI E LE OPPORTUNITA’
COMUNICARE IL PIANO E GLI AVANZAMENTI
Dimensione di Pianificazione
Strumento operativo Finalità
Inquadramento del progetto
Scheda di progetto Descrive in modo sintetico il progetto.
MAPPA STRATEGICA DEGLI STAKEHOLDERS
Individuare le aspettative / bisogni degli stakeholders (portatori di interesse) del progetto
Cosa WBS(Work Breakdown Structure)
Permette di scomporre un progetto in pacchetti di lavoro elementari (WP).
Chi OBS(Organisational Breakdown Structure)
Definisce la struttura organizzativa un progetto.
Quando Reticolo delle attività Permette di individuare il cammino critico di un progetto.
GANTT Evidenzia la pianificazione delle attività di un progetto nel tempo.
Come (con che risorse)
CBS(Cost Breakdown Structure)
Definisce la struttura dei costi associati a un progetto.
Istogramma delle risorse Individua il fabbisogno di risorse nel tempo.
Analisi dei rischi Piano di contingenza Individua in anticipo le contromisure da adottare in caso di eventi che pregiudicano la riuscita del progetto.
SCHEDA PROGETTO ________________
Descrizione dell’intervento:
Responsabile di progetto:
Obiettivi specifici:
Risultati Previsti:
Budget complessivo:
Cliente:
Beneficiari del progetto:
Soggetti Interni Coinvolti
Soggetti Esterni Coinvolti
Risorse di personale, finanziarie e strumentali (stima significativa)
Data avvio progetto:
Data prevista di conclusione del progetto:
Date / frequenza previste controllo stato di avanzamento:
Criticità / rischi:
WBS Work Breakdown WBS Work Breakdown StructureStructure
Struttura di scomposizione del progetto• Strumento operativo per la scomposizione del progetto in Work
Packages• Struttura gerarchica ad albero (i livelli più bassi rappresentano
porzioni sempre più specifiche e piccole del progetto)• Il completamento di tutti i WP garantisce la realizzazione del progetto
WP Work PackageWP Work Package
Insieme di attività che determinano un progresso misurabile nella realizzazione del progetto e che è relativo all’ottenimento / raggiungimento di un risultato intermedio
Ogni WP viene affidata ad un membro del progetto
WP = unità elementare di monitoraggio e controllo dello stato di avanzamento del progetto nel tempo
Organizational Breakdown Structure Organizational Breakdown Structure (esempio)(esempio)Membro del team Ruolo nel Progetto Aree di competenza U.O. di provenienza
PROJECTMANAGER
RESP.Contenuti
RESP.Sistemi Informativi
Web DesignerRESP.
Marketing
RESPONS.HW
RESPONS.SW
RESP.Servizi on-line
Reticolo delle attivitàReticolo delle attivitàdescrive la sequenza cronologica secondo la quale dati risultati (WP) devono essere raggiunti se si vuole completare il progetto nel suo complesso
A B C
A
B
C
C
A
B
1 – Attività sequenziali
In questa situazione B può cominciare quando A è conclusa e C quando B è conclusa.
In questa situazione B e C possono cominciare e procedere in parallelo quando A è conclusa.
In questa situazione C può cominciare solo quando sia A che B sono concluse.
3 – Attività confluenti
2 – Attività in parallelo
Reticolo delle attività (es. Progetto CUP territorialmente Reticolo delle attività (es. Progetto CUP territorialmente diffuso)diffuso)
A (15w)
E (10w)
C (10w)
G (15w) H (10w)
B (5w)
F (10w)
D (12w)
Individuazione Canali tematici e Servizi
Progettazione Servizi Modalità erogazione Servizi
Contenuti canali tematici
Piattaforma Hardware Installazione Sotware
Integrazione sito Lancio e promozione Portale
Gantt di progettoGantt di progettoID Nome attività
1 1. Analisi e Fotografia dell'esistente
2 1.1Analisi politiche del personale
3 1.2 Analisi Clima Organizzativo
4 1.3 Creazione rapporto e condivisione risultati
5 2. Definizione metodo valutazione
6 2.1 Definizione metodologia
7 2.2 Sperimentazione e implementazione
8 2.3 Creazione rapporto e condivisione risultati
9 3. Metodo per determinazione fabbisogni organico
10 3.1 Definizione metodologia
11 3.2 Sperimentazione e implementazione
12 3.3 Creazione rapporto e condivisione risultati
13 4. Conclusione
14 4.1 Preparazione relazione conclusiva
15 4.2 Presentazione risultati progetto
CN
GV
CN
EN
FN
MI
MI
EN
gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov2002
CBS di progettoCBS di progetto
WBS
CBS
PROGETTO 100
LAVORO 40
SISTEMI 50
CONSULENZE 10
PROGETTO 100
WP A 15
WP B 45
WP C 40
6 18 16
7.5 22.5555
20
1.5 4.5 4
Monitoraggio e Controllo di progettoMonitoraggio e Controllo di progetto
Ambito / fase del progetto Metodi / strumenti
Valutazione stato di avanzamento Criteri stato di avanzamento
Monitoraggio e controllo delle
attività
Scheda di monitoraggio in Excel
GANTT con barre di avanzamento
WBS con stati di completamento
Momenti di integrazione (riunioni, piano di
comunicazione di progetto)
Reporting di progetto Indicatori e sistema di reporting
Classificazione dei progetti, ruolo del Project Classificazione dei progetti, ruolo del Project Manager e ricadute organizzative del Project Manager e ricadute organizzative del Project
ManagementManagement
Il Responsabile di Progetto
• è responsabile dell’attuazione del progetto di cui è incaricato e risponde dei relativi risultati.
• gestisce in autonomia le risorse assegnate al progetto.
• assicura il perseguimento dei risultati attesi dal processo/progetto nel rispetto dei tempi e delle risorse attribuite;
• definisce il piano operativo di attuazione del processo/progetto di concerto con il proprio referente diretto e attraverso la gestione delle relazioni con i principali stakeholders;
• garantisce il controllo dell’attuazione del processo/progetto e la sistematica informazione dello stato di avanzamento ai soggetti interessati allo stesso.
Responsabile di progettoResponsabile di progetto
Le caratteristiche del Project Manager Le caratteristiche del Project Manager
flessibilità, spirito di adattamento
predisposizione alla leadership
fiducia in sé stesso
capacità d’organizzazione e coordinamento
capacità di comunicare
abile negoziatore
capacità di individuare problemi
propensione a prendere decisioni
generalista piuttosto che specialista
se specializzato, in programmazione e controllo
Ciclo di vita di un progettoCiclo di vita di un progetto
Livello di picco
Definizione Realizzazione
Tempo
Imp
ieg
o d
i ri
sors
e
Declino
Ideazione
IL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO/ 2IL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO/ 2