IL PROJECT MANAGEMENT 5/6 APRILE 2008 Gian Piero Saladino.
-
Upload
petronella-randazzo -
Category
Documents
-
view
218 -
download
2
Transcript of IL PROJECT MANAGEMENT 5/6 APRILE 2008 Gian Piero Saladino.
IL PROJECT MANAGEMENT
5/6 APRILE 2008Gian Piero Saladino
1° ASSIOMA
Tutti dovremmo preoccuparci del Futuro,
perché è là che dovremo passare
il resto della Vita
(Charles Franklin Kettering - Inventore)
Il passato è passato.
Il presente è incerto, liquido, flessibile, turbolento, complesso
Il futuro esige un programma, a breve, medio e lungo termine
Il programma fallisce senza progetto, controllo e valutazione
2° ASSIOMA
Chiunque può essere
un project manager
(Marion E. Haynes – Formatore Shell Oil)
5 parole chiave
Contesto (AVIS: associazione di a. e persone)
Sistema (interdipendenza e apertura all’esterno)
Rete (superamento logiche gerarchiche)
Comunità (cooperazione, non scambio)
Relazioni (stakeholders)
Futuro è …
Innovazione e miglioramento continuo
Passare da esecuzione di compiti a gestione per obiettivi, progetti e processi
Sostituire la Leadership Individuale con una responsabilità collettiva e fluida delle Leadership
Il Project Management è …
Combinazione di uomini, risorse e fattori organizzativi
Riuniti temporaneamente
Per raggiungere obiettivi unici e definiti
Con vincoli di tempo, costo, qualità e risorse
Limitando i rischi
A che serve
Organizzare un progetto dall’inizio alla fine
Strutturare un piano che resista alle pressioni
Far sì che gli altri accettino i miei piani e li sostengano
Stabilire obiettivi di progetti quantificabili
Motivare i membri dell’equipe
Aiutare i membri dell’equipe a risolvere i problemi
Utilizzare risorse disponibili
Eliminare lo spreco di tempo e di denaro
Misurare le performance del progetto
Usare sistemi di informazione rispondenti a bisogni del progetto
Richiede competenze
Tecniche Gestionali
Relazionali
Punti di forza
Costituisce patrimonio indispensabile per una leadership diffusa
Richiede uno sforzo collettivo per promuovere un modo nuovo di “fare associazione”
Richiede la condivisione fra tutti gli attori sociali coinvolti
Genera entusiasmo per le sfide emergenti
Punti di debolezza
Muta la ripartizione dei poteri
Pone in discussione la stabilità dei ruoli
Richiede concezione anche orizzontale dell’ONP
Ridistribuisce le responsabilità a più livelli
Il PM … “facile”
Fissare l’obiettivo Coinvolgere gli attori sociali influenti Definire ambito e contenuti del progetto Gestirne le variazioni Pianificare le attività Stimare i costi Controllare l’avanzamento dei lavori Comunicare
Il PM … “responsabile”
Valenza culturale e strategica (modo di pensare)
Valenza organizzativa (modo di organizzarsi)
Valenza tecnica e co-operativa (modo di lavorare)
Metodologie, Tecniche e Strumenti …
devono essere … coerenti con
e
di ogni specifica associazione
(Es: Piano di Comunicazione)
la mappa dei valori
il sistema organizzativo
Attori sociali coinvolti
Management
Committenza
Team di progetto
Utenza
Attori sociali coinvolti
Committenza (strategia e responsabilità)
Deve essere forte, consapevole e presente
Management (principi e metodiche)
Deve saper integrare, con autorevolezza,
risorse umane e tecniche
Il project “manager” …
Consente di superare la frammentazione di responsabilità dei “gruppi funzionali”
Favorisce decisioni più rapide
Ottimizza la realizzazione dei lavori
Attori sociali coinvolti
Team di progetto (specializzazioni tecniche)
I suoi membri devono contaminarsi, superando la sindrome della “testa nel sacco”
Utenza (cooperazione al progetto)
Deve sentirsi coinvolta sin dall’inizio
Scaletta
1. Definizione del progetto
2. Caratteristiche del progetto
4. Obiettivi3. Contesto 5. Variabili
6. Ciclo di vita del progetto
7. Flusso logico del progetto
1. Definizione del progetto
Iniziativa volta al raggiungimento di uno scopo predeterminato
- Processi a flusso (garantiscono continuità operativa) e processi a impulso (discontinuità e cambiamento)
- Processi a impulso derivano da bisogno o da opportunità
- Impulso interno o esterno all’organizzazione
2. Caratteristiche del progetto
Discontinuità (innovazione)
Temporaneità (di attività e relazioni)
Unicità (non ripetitività) Incertezza (diverso livello di rischio)
Multidisciplinarietà (comunicazione)
Elaborazione progressiva (flessibilità)
3. Contesto
Concomitanza delle iniziative Impiego delle stesse persone Contesa fra capi di linea e capi progetto
Coralità degli attori sociali Molteplicità degli interessi in gioco Contesa fra progetti (e scelta delle priorità)
Contesto.
Troppi progetti?
Pressione sui risultati
Situazioni di ambiguità
Incertezza del risultato
Molteplicità di interessi
Contesa di risorse
Obiettivi instabili
Scelta delle priorità
Urgenza
DELEGA TILT
ARCHIVIO PROGRAMMAZIONE
Importanza
4. Obiettivi
Semplici (e chiari)
Misurabili
Attrattivi
Realistici
Temporizzabili
N.B. Tutti gli attori sociali devono essere consapevoli, il che non significa essere necessariamente tutti d’accordo
5. Variabili (tempi, costi e requisiti)
Bilanciamento dei 3 fattori
Elaborazione progressiva
Concetto di “fattore driver”
Fattori complementari: Rischi e Risorse
Concetto di “Variante”
N.B. Bisogna passare dall’idea del “triangolo di ferro” a quello di “robusto materiale elastico”
Problemi comuni ai portafogli clienti
Troppi progetti attivi (l’eccesso penalizza la qualità e schiaccia sul “fare”)
Progetti sbagliati (danno poco valore e sono poco legati agli obiettivi strategici)
Portafoglio sbilanciato (breve-lungo termine, tattici-strategici, efficienza dei costi-efficacia sul mercato)
6. Ciclo di vita del progetto4 fasi si prefiggono 3 tipi di risultati
Definizione
Programmazione
Attuazione pratica
Completamento
Risultati Tecnici
Risultati Gestionali
Risultati Utente
3 tipi di risultati
RT: sono tappe necessarie per la progressione del progetto ma che da sole non lo rendono fruibile
- il progetto cartaceo
RG: derivano dai processi necessari per l’impostazione, il coordinamento e il controllo
- il piano delle attività da seguire
RU: che consentono fruibilità parziale o totale- disponibilità di una sacca/di una
cura
Ciclo di vita e 7. Flusso logico
Legato al contenuto del prodotto-servizio
Ne segue il suo sviluppo tecnico
Descrive i processi di project management
Per iniziare, sviluppare e concludere con successo il progetto
Plausibilità
Definire gli obiettivi
Definire il contesto
Identificare gli attori sociali rilevanti
Analizzare costi/benefici e rischi/opportunità (SWOP)
Formulare e valutare possibili alternative
Fattibilità
Definire requisiti di qualità e formulare l’ipotesi tecnica
Scegliere la strategia di gestione
Gestire le aspettative
Pianificare le attività
Stimare i costi e analizzare i rischi
Redigere il Project Plan
Realizzazione
Motivare il Team di lavoro
Curare la Comunicazione
Gestire le specifiche
Gestire l’avanzamento dei lavori
Coinvolgere i futuri utenti, interni o esterni (*)
Gestire le varianti e i risultati prodotti
Fruizione
Completare il progetto
Raggiungere l’autonomia degli utenti
Definire e applicare le regole di gestione del servizio
Misurare i benefici ottenuti
Flusso logico e attori sociali
Interazione fracommittente – capo progetto – utente
Committente e Capo Progetto non dialogano
Committente “diffidente o invadente” fa il capo progetto
Capo Progetto “solo” supplisce Committente “latente”
Capo Progetto “ingenuo” non coinvolge Utente
Utente che non assume responsabilità
Altre figure del “sistema” di attori del progetto
Team di lavoro (cooperazione - briefing periodici)
Utenti finali (analisi
bisogni/informazione/assistenza)
Utenti campione (interviste - focus tematici)
Sponsor (rapporto con committenza/found raicing)
Influenzatori (PR e lobbying)
Utenti campioneSe gli utenti sono troppi per essere tutti coinvolti
Quale rapporto hanno con il committente?
Quali funzioni associative sanno ricoprire?
Quale autorità hanno ricevuto sul progetto ?
Quali sono le loro aspettative sul progetto?
Sono disponibili a collaborare al progetto?
Le 4 fasi (del ciclo di vita del progetto)
1. Definizione: - determinare gli obiettivi
- scegliere la strategia
2. Programmazione:
- scrivere le “specifiche di qualità”
- determinare le scadenze
- quantificare il budget
.
3. Attuazione pratica
- controllare le performance
- avviare azioni correttive
4. Completamento
- consegnare il risultato
- perfezionare i dettagli
- valutare l’esperienza