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Progetto “Cultura Organizzativa”
I Risultati del progetto
Comune di Firenze
POR FSE OB.3 2000-2006 MISURA D2Provincia di Firenze Progetto “CULTURA ORGANIZZATIVA”
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Il progetto “Cultura Organizzativa”
L’architettura del progetto
La metodologia formativa
Gli strumenti attivati
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Obiettivo e destinatari
ObiettivoTrasferire competenze e conoscenze ai dipendenti del settore cultura in merito alle metodologie e gli strumenti per una migliore gestione, attraverso il miglioramento delle performance e lo sviluppo organizzativo
Destinatari50 Dipendenti e funzionari individuati dalla Direzione Cultura del Comune di Firenze appartenenti alle categorie B, C e D.
Criteri di selezione:
il ruolo e la funzione degli addetti in relazione al tema dello sviluppo organizzativo e gestione dei servizi;
La partecipazione a precedenti percorsi formativi, a cui il progetto “Cultura Organizzativa” si connette.
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Punti di forza del progetto
Mira al miglioramento delle performance del
Comune di Firenze nella gestione dei
servizi:
Metodologie integrate: aula - FAD
misti;
gestione diretta,
appalto.
aula;
FAD.
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Indagini per la progettazione
Analisi dei fabbisogni formativi attraverso:
Percorsi formativi precedentemente attuati dal Comune di Firenze;
Analisi e rilevazioni operate dal servizio formazione del personale interno del Comune di Firenze;
Segnalazione, da parte dell’Assessorato alla Cultura, delle esigenze del personale da formare e i gap formativi da colmare.
Definizione del percorso formativo
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Caratteristiche innovative del progetto
Processi Percorso modulare e personalizzato;
Percorso supportato da un sistema FAD:
Obiettivi Aggiornare le competenze di figure
professionali che devono gestire processi di innovazione organizzativa.
Contesto Innovazione insita nelle procedure di gestione
di servizi misti.
Reti di relazioni
Comune di Firenze in partnership con una società di consulenza privata.
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Il progetto “Cultura Organizzativa”
L’architettura del progetto
La metodologia formativa
Gli strumenti attivati e i risultati di progetto
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Unità formative capitalizzabili: 1 e 2
Modelli di sviluppo organizzativo
Unità 1
Durata:
1 giornata
Contenuti:
Gli obiettivi dello sviluppo organizzativo negli Enti Locali;
L’analisi dello schema organizzativo esistente;
La riprogettazione organizzativa come risposta ai bisogni;
Cenni sui prodotti formativi e strumenti operativi.
Metodologie e strumenti: il lavoro di gruppo e la delega
Unità 2
Durata:
2 giornate
Contenuti:
Il lavoro di gruppo;
Motivare i gruppi;
Gestione dei conflitti;
Delega e metodologie;
Controllo dei risultati.
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Unità formative capitalizzabili: 3 e 4
Atti e procedimenti amministrativi
Unità 3
Durata:
2 giornate
Contenuti:
Il nuovo modello dell’azione amministrativa alla luce dell’introduzione del testo unico;
Semplificazione amministrativa;
Dal procedimento all’atto.
La pianificazione e la gestione di un progetto
Unità 4
Durata:
1 giornata
Contenuti:
Le tecniche di progettazione;
Tecniche di project management;
La gestione e il controllo di un progetto.
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Unità formative capitalizzabili: 5 e FAD
Gli strumenti di contabilità per il settore cultura
Unità 5
Durata:
1 giornata
Contenuti:
Il bilancio;
La gestione contabile;
I fondi economati.
L’organizzazione degli enti locali
FAD
Durata:
10 ore
Contenuti:
Lo statuto;
I compiti;
La partecipazione;
Le competenze degli organi;
L’organizzazione;
La gestione associata.
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Il progetto “Cultura Organizzativa”
L’architettura del progetto
La metodologia formativa
Gli strumenti attivati e i risultati di progetto
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Sviluppare i diversi livelli dell’ apprendimento
Sapere
Saper essere
Saper fare
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Metodologie didattiche
Metodologia didattica:
Lezione frontale
Esercitazione individuale
Esercitazione di gruppo g
Lavoro di gruppo
Finalità:
Trasmettere concetti.
Stabilizzare l’apprendimento. j
Stimolare i partecipanti a collaborare per raggiungere un risultato collettivo;
Osservare l’aula dai vari punti di vista.
Facilitare lo scambio di idee e di esperienze ;
Accelerare il processo di socializzazione tra i partecipanti ed aumentare l’interattività.
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Metodologie didattiche
Metodologia didattica:
Discussione in plenaria h
Braimstorming j
Simulazione g
Finalità:
Facilitare il confronto, la verifica del raggiungimento degli obiettivi didattici.
Raccogliere, rivedere ed integrare i vari punti di vista. j
Sperimentare situazioni vicine alle problematiche riscontrate nel lavoro di tutti i giorni.
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Valutazione delle competenze
QUESTIONARIO+
TEST IN ENTRATA
+
QUESTIONARIO+
TEST IN USCITA
=VALUTAZIONE
DELLE COMPETENZE
I TEST DI VALUTAZIONE IN ENTRATA
E IN USCITA
EQUIVALENTI
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Il progetto “Cultura Organizzativa”
L’architettura del progetto
La metodologia formativa
Gli strumenti attivati
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Strumenti attivati
Strumenti attivati
1. Analisi dei fabbisogni formativi;
2. Bilancio delle competenze in entrata;
3. Progettazione didattica di dettaglio;
4. Attivazione del tutoring;
5. Monitoraggio quali-quantitativo del progetto;
6. Erogazione dei moduli di formazione;
7. Supporto alla formazione d’aula con un sistema FAD in modalità LSS “Learning support system”;
8. Verifica delle competenze in uscita per singole unità UFC;
9. Valutazione complessiva del progetto;
10. Portfolio dei gap formativi colmati
11. Diffusione dei risultati e disseminazione del modello del progetto durante un Workshop e diffusione dei risultati su sito web.
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Strumenti attivati: 1. Analisi dei fabbisogni formativi
Strumento
Colloqui con Assessorato Cultura;
Colloqui con Direzione Cultura.
Bisogni rilevati
Far fronte alla complessità che deriva da un sistema di gestione del servizio misto, che comprende cioè attività a gestione diretta, attività affidate in appalto, attività a gestione mista.
Necessità di una più puntuale programmazione delle attività
Difficoltà a programmare e controllare l’attività dei vari consulenti incaricati per la gestione delle manifestazioni culturali
Scarsità di risorse umane e quindi necessità di utilizzare le risorse disponibili con la massima efficienza
Necessità di riprogettare le funzioni dei servizi al fine si salvaguardare come prioritarie le funzioni di coordinamento, gestione e programmazione da parte delle figure professionali interne all’Ente, affidando all’esterno le operazioni standardizzate e di routine.
Necessità di avere maggiore padronanza degli aspetti amministrativi legati alle attività del settore, nonché degli strumenti contabili interessati.
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Strumenti attivati: 2. Bilancio delle competenze in entrata
Strumento
Dati personali e formazione scolastica;
Dati professionali: posizione, anzianità lavorativa, esperienza;
Formazione pregressa;
Autovalutazione delle competenze in entrata sulle tematiche oggetto del corso;
Verifica in ingresso delle competenze delle tematiche oggetto del corso (Test a risposta multipla);
Motivazione / Aspettative.
Dati rilevati
Questionario + test in entrata.
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Strumenti attivati: 3. Progettazione didattica di dettaglio
Articolazione
Modulo 1 - Modelli di sviluppo organizzativo
Durata : 1 giornata
Data: Gruppo A: 13 febbraio 2003 - Gruppo B: 12 febbraio 2003
Docente: Ezio Guerci
Contenuti
Gli obiettivi dello sviluppo organizzativo negli Enti Locali
Lo sviluppo delle capacità di lettura dei bisogni della Comunità
L’acquisizione di una nuova dimensione della pianificazione strategica
Programmazione, gestione e controllo: la risoluzione dei conflitti esistenti e delle problematiche di ruolo tra i diversi soggetti interni agli Enti Locali;
La valorizzazione delle risorse umane.
L’analisi dello schema organizzativo esistente
Le metodologie di riferimento;
Il quadro generale dei servizi erogati e delle modalità di gestione degli stessi;
I contenuti organizzativi: la struttura organizzativa, i sistemi di gestione, i procedimenti amministrativi e i processi di lavoro;
L’organizzazione del lavoro.
Modulo 1
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Strumenti attivati: 3. Progettazione didattica di dettaglio
Risultati attesi
I risultati di un corso di sviluppo organizzativo sono nella capacità di trasformare i metodi e le tecniche
in percepibili incrementi della qualità dei prodotti o dei servizi
in concreti abbattimenti dei tempi produttivi o commerciali o logistici
in massicce riduzioni dei costi
in continuo affinamento della capacità di risposta alle esigenze dei Clienti.
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Strumenti attivati: 3. Progettazione didattica di dettaglio
Articolazione
Modulo 2 - Metodologie e strumenti: il lavoro di gruppo
Durata: 1 giornata
Data: Gruppo A: 15 gennaio 2003 - Gruppo B: 16 gennaio 2003
Docente: Elisa Benazzi
Contenuti Il gruppo come team di lavoro:
Il lavoro di gruppo
progettare il risultato;
fare squadra;
sviluppare relazioni collaborative;
realizzare il risultato.
Motivare i gruppi:
la motivazione;
le esigenze di base delle persone nelle organizzazioni;
la cultura di gruppo;
le fasi di vita di un gruppo;
le tipologie di leadership nel gruppo.
Modulo 2
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Strumenti attivati: 3. Progettazione didattica di dettaglio
Modulo 2
Contenuti La gestione di conflitti:
le dinamiche di gruppo;
i rapporti interpersonali;
la valorizzazione delle differenze individuali.
La delega: cenni
Contenuti
Risultati attesi
Una migliore organizzazione del lavoro all’interno dei servizi coinvolti nell’attività di formazione può derivare soltanto da una migliore divisione dei compiti e delle attività attraverso l’acquisizione di tecniche di gestione manageriale, quali il lavoro di gruppo e le tecniche per una delega efficace.
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Strumenti attivati: 3. Progettazione didattica di dettaglio
Articolazione
Modulo 3 - Atti e procedimenti amministrativi
Durata: 2 giornate
Data: Gruppo A: 26 febbraio e 6 marzo 2003 - Gruppo B: 27 febbraio e 5 marzo 2003
Docente: Matteo Billi - Chiara Pogliano
Contenuti
Il nuovo modello dell'azione amministrativa alla luce della recente introduzione del Testo Unico.
Semplificazione e snellimento dell’attività amministrativa.
Le fasi del procedimento amministrativo:
l’iniziativa;
l’istruttoria;
la determinazione del contenuto;
l’adozione dell’atto;
l’efficacia;
la comunicazione.
Dal procedimento all’atto
Gli elementi dell’atto:
l'intestazione;
Modulo 3
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Strumenti attivati: 3. Progettazione didattica di dettaglio
Modulo 3
Contenuti
l'oggetto;
il protocollo;
il preambolo;
premessa o narrativa;
la motivazione;
il dispositivo;
la data;
la sottoscrizione.
Contratti e appalti
Competenze degli Organi
Il subprocedimento per le deliberazioni degli organi collegiali.
Gli elementi accessori delle delibere e determinazioni con particolare riferimento ad eventuali pareri o visti obbligatori.
L'analisi dei diversi tipi di atto, sia monocratici che collegiali.
Diritto di accesso e diritto alla privacy.
Contenuti
Risultati attesi
Il presente modulo formativo intende fornire indicazioni per il corretto utilizzo delle tecniche di redazione di provvedimenti e deliberazioni, al fine di un'elaborazione di atti immuni da vizi. Inoltre, attraverso l'analisi dei concetti di atto amministrativo, competenza e motivazione e di come essi vanno ad incidere nella redazione delle singole parti del provvedimento, verranno individuate modalità di traduzione pratica dei concetti di base.
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Strumenti attivati: 3. Progettazione didattica di dettaglio
Articolazione
Modulo 4 - La pianificazione e la gestione dei servizi culturali attraverso nuove forme di gestione
Durata: 1 giornata
Data: Gruppo A: 19 marzo 2003 - Gruppo B: 20 marzo 2003
Docente: Matteo Billi - Ezio Guerci
Contenuti
La pianificazione strategica nei servizi culturali.
La riforma dei servizi pubblici locali prevista dalla legge finanziaria 2002.
I servizi pubblici locali privi di rilevanza industriale.
Le forme di gestione dei servizi culturali:
In economia;
Istituzione;
Azienda speciale;
Società di capitali;
Affidamento a terzi.
Le nuove forme di gestione dei servizi culturali e del tempo libero:
Associazioni e Fondazioni costituite o partecipate dagli enti locali.
La gestione associata dei servizi culturali.
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Strumenti attivati: 3. Progettazione didattica di dettaglio
Modulo 4
Risultati attesi
Il corso di propone di fornire agli operatori della Direzione Cultura le tecniche che consentano loro di gestire e controllare progetti, al fine di permettere loro di far fronte ad un ruolo che richiede sempre di più capacità di relazionarsi con operatori esterni, programmando e controllando la loro attività.
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Strumenti attivati: 3. Progettazione didattica di dettaglio
Articolazione
Modulo 5 - Gli strumenti di contabilità utilizzati dal settore cultura
Durata: 2 giornate
Data: Gruppo A: 3 e 9 aprile 2003 - Gruppo B: 2 e 10 aprile 2003
Docente: Giulio Balocchi - Pier Carla Delpiano
Contenuti
Il Bilancio:
principi;
struttura;
modello;
indicatori di struttura finanziaria;
allegati al Bilancio.
Aspetto finanziario e aspetto economico: il Prospetto di Conciliazione (cenni)
La gestione contabile.
Ciclo passivo:
assegnazione,impegno,liquidazione,ordine e pagamento.
il visto di regolarità contabile e la copertura finanziaria.
Ciclo attivo:
accertamento,riscossione,versamento
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Strumenti attivati: 3. Progettazione didattica di dettaglio
Modulo 5 importanza dell’accertamento a fronte della crescente autonomia
finanziaria dell’Ente
I fondi economati:
il ruolo dell’agente contabile
utilizzo e limiti di spesa.
La pianificazione e il controllo di gestione
Il nuovo contesto di riferimento in cui opera la pubblica amministrazione
L’innovazione normativa
I controlli alla luce del D.Lgs. 286/99:
Gli strumenti di pianificazione
Il processo di pianificazione
I livelli di pianificazione: organi e competenze.
Gli strumenti di programmazione:
la Relazione Previsionale e Programmatica
il Piano esecutivo di gestione
il piano dettagliato degli obiettivi
La definizione degli obiettivi
La costruzione del Piano Esecutivo di Gestione:
Il piano dettagliato degli obiettivi
Contenuti
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Strumenti attivati: 3. Progettazione didattica di dettaglio
La definizione degli indicatori.
Gli strumenti di controllo
I livelli del controllo:
Il sistema di monitoraggio:
Il sistema di reporting:
Contenuti
Risultati attesi
Modulo 5
Tale modulo formativo è volto a garantire una migliore organizzazione del lavoro attraverso la fornitura di strumenti che rendano più chiara agli operatori del settore cultura la lettura degli aspetti contabili del loro lavoro.
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Strumenti attivati: 3. Progettazione didattica di dettaglio
Articolazione
Modulo FAD (Formazione a Distanza) - L’organizzazione degli Enti Locali
Durata: 10 ore
Contenuti
Il percorso formativo proposto prevede anche l’erogazione di n.° 10 ore di formazione a distanza su piattaforma Consiel. La tematica affrontata sarà quella relativa all’organizzazione degli enti locali e si articolerà nei seguenti moduli:
1. Lo Statuto;
2. I compiti;
3. La partecipazione;
4. Le competenze degli organi;
5. L’organizzazione;
6. La gestione associata.
Modulo FAD
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Strumenti attivati: 4.Attivazione del tutoring
Un tutor è stato presente in aula
durante ogni giornata di lezione.
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Strumenti attivati: 5.Monitoraggio quali-quantitativo del progetto
a 1) Dati quantitativi FORMAZIONE IN AULA
Strumento Registro d’aula
Risultati N° PARTECIPANTI 50
DI CUI DONNE 3774%
UOMINI 1326%
FREQUENZA MEDIA 1785 ore su 2100 85%
FREQUENTANTI > 80% DEL PERCORSO 44 88%
FREQUENTANTI > 75% DEL PERCORSO 47 94%
ISCRITTI NON FREQUENTANTI 1 2%
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Strumenti attivati: 5.Monitoraggio quali-quantitativo del progetto
a 2) Dati quantitativi FORMAZIONE FAD
Strumento Registro FAD
Risultati N° ISCRITTI 50
N° FREQUENTANTI FAD 36 72%
FREQUENZA MEDIA
per frequentante 9,5 ore su 10 95%
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Strumenti attivati: 5.Monitoraggio quali-quantitativo del progetto
b) Dati qualititativi
Strumento
Questionario di valutazione di ogni modulo formativo:
Valutazione metodologia didattica;
Valutazione docenza;
Valutazione interesse delle tematiche;
Suggerimenti per i prossimi moduli.
Ris
ulta
tiLEGENDA1 Non soddisfatto2 Poco soddisfatto3 Soddisfatto4 Molto soddisfatto
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Strumenti attivati: 5.Monitoraggio quali-quantitativo del progetto
ModuloValutazione docente Valutazione corso
Gruppo A
Gruppo B
Media Gruppo A
Gruppo B
Media
Modulo 1 - Modelli di sviluppo organizzativo
3 3 3 3,2 3 3,1
Modulo 2 - Metodologie e strumenti: il lavoro di gruppo
3 3,2 3,1 3,15 3,12 3,14
Modulo 3 (1° parte) - Atti e procedimenti amministrativi
3,3 3,3 3,2 3,5 3,21 3,36
Modulo 3 (2° parte) - Atti e procedimenti amministrativi
2,8 3,2 3 2,95 3,12 3,04
Modulo 4 - Gli strumenti di contabilità utilizzati dal settore cultura
3 3,2 3,1 3,15 2,84 3
Modulo 5 (1° parte) - Gli strumenti di contabilità utilizzati dal settore cultura
3 3,2 3,1 3,16 3,07 3,12
Modulo 5 (2° parte) - Gli strumenti di contabilità utilizzati dal settore cultura
3,4 3,4 3,4 3,5 3,65 3,58
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Strumenti attivati: 6. Erogazione dei moduli di formazione
Modulo Data Docente
Modulo 1 - Modelli di sviluppo organizzativo
Gruppo A: 13 febbraio 2003
Gruppo B: 12 febbraio 2003
Ezio Guerci
Ezio Guerci
Modulo 2 - Metodologie e strumenti: il lavoro di gruppo
Gruppo A: 15 gennaio 2003
Gruppo B: 16 gennaio 2003
Elisa Benazzi
Elisa Benazzi
Modulo 3 (1° parte) - Atti e procedimenti amministrativi
Gruppo A: 26 febbraio 2003
Gruppo B: 27 febbraio 2003
Matteo Billi
Chiara Pogliano
Modulo 3 (2° parte) - Atti e procedimenti amministrativi
Gruppo A: 6 marzo 2003
Gruppo B: 5 marzo 2003
Chiara Pogliano
Chiara Pogliano
Modulo 4 - Gli strumenti di contabilità utilizzati dal settore cultura
Gruppo A: 19 marzo 2003
Gruppo B: 20 marzo 2003
Ezio Guerci
Ezio Guerci
Modulo 5 (1° parte) - Gli strumenti di contabilità utilizzati dal settore cultura
Gruppo A: 3 aprile 2003
Gruppo B: 2 aprile 2003
Giulio Balocchi
Giulio Balocchi
Modulo 5 (2° parte) - Gli strumenti di contabilità utilizzati dal settore cultura
Gruppo A: 9 aprile 2003
Gruppo B: 10 aprile 2003
Giulio Balocchi
Giulio Balocchi
Pro
gett
o “
Cult
ura
Org
aniz
zati
va”
Fir
enze
, 2
1 o
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re 2
00
3 –
Laura
Zass
o
38
Strumenti attivati: 7. FAD in modalità LSS “Learning support system”
Titolo Aggiornamento normativo
Periodo di fruizione Dal 1 febbraio al 30 giugno 2003
Modalità
Assegnazione di “username” e “password” individuale
Collegamento in qualsiasi momento della giornata
Tutor FAD disponibile in orario d’ufficio (9.30 – 13.30 / 15.00 – 18.30) per assistenza tecnologica e smistamento “domande” all’”esperto risponde”
Servizio “Esperto risponde”: invio quesiti specifici – risposta entro 48 ore
Pro
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00
3 –
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39
Strumenti attivati: 8.Verifica delle competenze in uscita per singole unità UFC
Strumento Questionario di uscita (1° parte):
Dati rilevati
Verifica delle competenze acquisite
(Test a risposta multipla).
Autovalutazione competenze acquisite;
Pro
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o “
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Org
aniz
zati
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Fir
enze
, 2
1 o
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re 2
00
3 –
Laura
Zass
o
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Strumenti attivati: 9.Valutazione complessiva del progetto
Strumento in uscita
Questionario di uscita (2° parte):
Dati rilevati Valutazione adeguatezza offerta formativa;
Valutazione interesse/utilità offerta formativa;
Valutazione didattica complessiva.
Risultati Vedi sezione “Monitoraggio quali-quantitativo”
Pro
gett
o “
Cult
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Fir
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, 2
1 o
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3 –
Laura
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Strumenti attivati: 10. Portfolio dei gap formativi colmati
Strumento
Confronto fra test d’ingresso e test d’uscita (in auto ed etero valutazione)
Metodologia
La metodologia applicata per la correzione dei test è di seguito riportata.
I test sono stati suddivisi in 2 sezioni:
VERIFICA MODULI
AUTO VALUTAZIONE
A ciascuna di queste sezioni è stata attribuita un criterio di valutazione diverso. Nella fattispecie:
Verifica dei moduli = 70%
Auto-Valutazione = 30%
Ogni domanda della Verifica Moduli presenta punteggi diversi.
Nei test d’entrata, per tale sezione, la suddivisione è la seguente:
risposta giusta = 2 punti
risposta sbagliata = 0 punti
Nei test d’uscita invece, i punteggi da assegnare cambiano a seconda della difficoltà che, su indicazione dei docenti, la domanda presenta (0,5; 1 ; 1,5).
Pro
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ura
Org
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Fir
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, 2
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3 –
Laura
Zass
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Strumenti attivati: 10.Portfolio dei gap formativi colmati
Risultati
Utenti Test in ingresso
Test in uscita Incremento %
Bianchi Antonio
58,00% 78,25% 20,25%
…… ..,..% ..,..% ..,..%
Incremento finale medio 26,23%
% Incremento
53,09%
79,32%
0,00%10,00%20,00%30,00%40,00%50,00%60,00%70,00%80,00%90,00%
1
Test Ingresso
Test Uscita
Pro
gett
o “
Cult
ura
Org
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Fir
enze
, 2
1 o
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00
3 –
Laura
Zass
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Strumenti attivati: 10. Portfolio dei gap formativi colmati
UtentiTest in ingresso Test in uscita Incremento %
Aut. Mod. Tot. Aut. Mod. Tot. Aut. Mod. Tot.
Bianchi Antonio 16,00%
42,00%
58,00%
24,00%
54,25%
78,25%
8,00%
12,25%
20,25%
..,..% ..,..% ..,..%
Incremento finale medio 6,32%
19,91%
26,23%
GAP FORMATIVI
6,32%
19,91%
26,23%
0,00%
5,00%
10,00%
15,00%
20,00%
25,00%
30,00%
AUTOVALUTAZIONE 6,32%
VERIFICA SU MODULI 19,91%
TOTALE GAP 26,23%
Autovalutazione
Pro
gett
o “
Cult
ura
Org
aniz
zati
va”
Fir
enze
, 2
1 o
ttob
re 2
00
3 –
Laura
Zass
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Strumenti attivati: 11.Diffusione dei risultati
Workshop “Cultura Organizzativa”
I risultati del progetto FSE – Mis. D2 e i riflessi all’interno del settore cultura.
Firenze – Via Ghibellina, 30
Salone degli specchi
Distribuzione durante il
Workshop di un CD con i
materiali del corso e i
risultati del progetto.
Inserimento dei risultati di
progetto nel sito del Comune di
Firenze.
Il presente documento è di supporto ad una presentazione orale. I contenuti potrebbero quindi non essere correttamente interpretati in assenza dei commenti orali di chi ne ha curato la stesura
Progetto “Cultura Organizzativa”
Firenze, 21 ottobre 2003
Allaxia spa Laura Zazzo [email protected]
Comune di Firenze
POR FSE OB.3 2000-2006 MISURA D2Provincia di Firenze Progetto “CULTURA ORGANIZZATIVA”