ikoskine/ohjeistus/word/TutkimuksenVaradekaaniPr… · Web viewexploit commercially any part of...

Muotoilun osasto: tutkimuksen varadekaanin tehtävät prosessikuvauksina

Luonnos!!!

Tämä ohje on epävirallinen!

Muotoilun osaston tutkimuksen varadekaanin tehtävät prosessikuvauksina

Vers 2 / 16.4.09Ilpo Koskinen

1 (58)


Muotoilun osaston tutkimuksen varadekaanin tehtävät prosessikuvauksina

1. Tausta 32. Yleistä 4

2.1 Prosessit...............................................................................................................42.2 Ympäristö.............................................................................................................52.3 Välttämättömät työt..............................................................................................6

3. Vuoden kulku ja varadekaanin työ professorin toimenkuvassa 74. Tutkimuksen prosessit 9

4.1 Säännöllisesti toistuvat prosessit..........................................................................94.1.1 Jatkokoulutusseminaarin organisointi osastolla............................................94.1.2 Jatko-opiskelijoiden hakemusten arviointi..................................................104.1.3 Vierailevien tutkijoiden hakemusten arviointi............................................11

4.2 Prosessit, joiden alkuajankohtaa ei voi ennustaa...............................................124.2.1 Tutkimushankkeista neuvotteleminen.........................................................124.2.2 Tutkimushakemukset..................................................................................134.2.3 Tutkimussopimukset...................................................................................144.2.4 Väitösprosessi.............................................................................................164.2.5 Dosentin nimeäminen.................................................................................21

4.3 Jatkuvasti toistuvat prosessit..............................................................................244.3.1 Merkinnät jatko-opinnoista.........................................................................24

4.4 Politiikkaluonteiset ohjeistukset........................................................................264.4.1 Muotoilun osaston politiikka vierailevien tutkijoiden hyväksymiseksi......264.4.2 Tutkimushankkeiden johtamisesta Muotoilun osastolla.............................29

5. Hallinnon strategiset prosessit 305.1 Säännöllisesti toistuvat prosessit........................................................................30

5.1.1 Toiminta- ja taloussuunnitelma...................................................................305.1.2 Budjettiprosessi...........................................................................................325.1.3 Kehityskeskustelu.......................................................................................33

6. Päivittäiset prosessit 356.1 Säännöllisesti toistuvat prosessit........................................................................35

6.1.1 Esittelytehtävät............................................................................................356.1.2 Tiliseurannan käytännöt..............................................................................35

6.2 Prosessit, joiden alkuajankohtaa ei voi ennustaa...............................................396.2.1 Virkamääräykset.........................................................................................39

6.3 Jatkuvasti toistuvat prosessit..............................................................................406.3.1 Pienet hankinnat..........................................................................................406.3.2 Virkavapaudet ja lomat...............................................................................426.3.3 Tutkijan matkasuunnitelma ja -lasku..........................................................43

7. Varadekaanin toimenkuvan matriisimuotoinen esitys 48Liite. Sopimuspohjia 50

Liite 1. Projektisopimuspohja..................................................................................50Liite 2. Esimerkkisopimus.......................................................................................53Liite 3. Opiskelijaprojektien oikeuksien siirto yritykselle.......................................57

2 (58)


1. Tausta

Oheinen dokumentti kuvaa Muotoilun osaston tutkimuksen varadekaanin keskeiset tehtävät. Näkökulma on korostetusti hallinnollinen, sillä varadekaanin akateeminen työ ja kolmas tehtävät liittyvät hänen professuuriinsa.

Tehtävät on kuvattu prosesseina. Ne on jaettu kolmeen pääkategoriaan:

tutkimuksen rakenteelliset prosessit strategiset prosessit päivittäisiin prosesseihin.

Työn kuva on kuitenkin matriisi, ei vektori. Kunkin kategorian voi jakaa edelleen

jatkuvasti toistuviin prosesseihin prosesseihin, joiden alkuajankohtaa ei voi ennustaa säännöllisesti toistuviin prosesseihin politiikkaluonteisiin ohjeistuksiin ja muihin avustaviin dokumentteihin.

Varadekaanin työtä tulisi kehittää rakenteellisten ja strategisten prosessien suuntaan ja politiikkaan. Jos työstä tekee seurannan, kussakin prosessikategoriassa on vuosittain 1-200 prosessia, mikä täyttää työpäivät tehokkaasti.

Prosessit on kuvattu aikajanalla. Lisäksi prosessitarkastelu paljastaa työn sitoutumisen Muotoilun osaston työyhteisöön. Keskeinen työtoveri on tutkimuksen sihteeri.

3 (58)


2. Yleistä

Varadekaanin päätyö on tutkimuksen yleisjohtaminen. Alla on esitetty kapean hallinnollinen tulkinta tämän roolin tehtävistä. Tulkinta pohjaa Luther Gulickin 1930-luvulla esittelemään malliin.

2.1 Prosessit

Rakenteellisesti katsoen keskeiset prosessit ovat samat kun missä tahansa hallinnossa.

Prosessi Kuvaus AjankohtaPlanning Tärkein prosessi on toiminta- ja

taloussuunnitelma (TTS), joka on avain koko tutkimustoiminnan strategiseen suunnitteluun.

Touko-syyskuu

Organizing Asioiden järjestäminen suunnitelmien mukaiseksi. Rakenteiden ylläpito ja luominen. Tärkein rakenne

- tutkimusstrategia; Lisäksi tärkeitä ovat

- tilat- budjetin muokkaaminen

ymmärrettäväksi

Jatkuvaa

Staffing Henkilöstön suunnittelu ja rekrytointi tutkimushankkeisiin.

Jatkuvaa

Jatko-opiskelijoiden valinta Loka-marraskuu, Maalis-huhtikuu

Directing Suunnan antaminen organisaatiolle tapahtuu paljolti TTS:n ja kehityskeskustelujen kautta, mutta myös tutkijoiden ohjaamisessa keskeisiin tehtäviin silpun sijasta.

Jatkuvaa.TTS kesän yli, painottuen syyskuuhunKehityskeskustelut painottuvat helmi-huhtikuille

Coordinating Päivittäisjohtamista, joka tapahtuu paljolti verkossa (talousasiat, matkasuunnitelmat), keskusteluissa ja kokouksissa

Jatkuvaa

Reporting Erilaiset raportit tuloksista, taloudesta ja muista asioista lähinnä osastolle, mutta osin myös keskushallintoon. Evaluaatiot.

Jatkuvaa. Talousseuranta yleensä 4 kertaa

4 (58)


vuodessa. Tulosraportti (tutkimukset) helmikuussa

Budgeting Vuotuinen työ, joka tapahtuu vuoden lopussa sen jälkeen, kun TTS on hyväksytty ja määrärahat jaettu.

Joulu-tammikuu

Listasta puuttuvat tutkijoiden johtamiseen liittyvät seikat, kuten vision luominen, ohjaus ja mentorointi. Nämä ovat periaatteessa koko professori- ja post-doc –kunnan tehtäviä, mutta varadekaanin vastuulla on kokonaiskuva ja sen vaaliminen entropiatendenssin keskellä.

Työ tehdään varadekaanista riippuen eri tavoilla. Toistaiseksi työtavat ovat vaihdelleet tehokkaan organisaation ylläpitämisestä toiveeseen luoda itseorganisoituva organisaatio.

2.2 Ympäristö

Työn painopiste on osastolla, ja sitä rytmittää rakenteellisella tasolla TTS- ja budjetointiprosessi sekä kehityskeskustelut. Työtä voi muuten luonnehtia jatkuvaksi entropian hallinnaksi; päivittäisestä työstä suurin osa kuluu erilaisten tutkijoiden keskittymistä hajottavien arvottamiseen ja hallintaan.

Ympäristön olennainen osa on oma opetus ja tutkimus, jota edellisessä puhtaasti hallinnollisessa kaaviossa ei ole.

Ympäristön keskeiset rakenteet voi erotella tason mukaan.

Taso Rakenne HuomOsasto Osastoneuvosto. Kerran kuussa

lukukausien aikana. Varadekaani valmistelee osastoneuvostolle lukuisia asioita, jotka on lueteltu johtosäännössä ja dekaanin delegointilistassa.

Dekaani. Varadekaani toimii yhteistyössä dekaanikunnan kanssa. Etenkin TTS- ja budjetointiprosessit sekä kehityskeskustelut ovat keskeisiä koordinoinnin välineitä. Muu suunnittelu yhdessä dekaanien kanssa.

Jatkuvaa

5 (58)


Osaston yhteinen tiedottaminen ja yhteisön luominen.

Toisinaan

Koulutusohjelmanjohtajat. Varadekaanilla on koti jossain koulutusohjelmassa. Hän osallistuu sen toimintaan

Jatkuvaa

Keskushallinto/Taik Raportointi, ohjeistus, sekä muut esille tulevat asiat.

Jatkuvaa

Tutkimusneuvosto ja tutkimusinstituutti.

Jatkuvaa

Tulosneuvottelut dekaanin ja rehtorin kanssa

Marraskuu

Aalto Varadekaanin suhde Aaltoon on epäselvä.

?

Yhteiskunta Erilaisia asiantuntijatehtäviä, luentoja, puheita oman mieltymyksen mukaan.

?

Kv. ympäristö Kuten yhteiskunta. ?

Varadekaanin toimikenttä on laaja, mutta välttämättömiä prosesseja on osaston ulkopuolella vähän. Tärkein on osallistuminen tulosneuvotteluun.

2.3 Välttämättömät työt

Keskeiset työt, joita muut eivät ole tekemässä ovat

TTS ja budjetointi Kehityskeskustelut tutkimushankkeiden valmistelut mentorointi

Tavoite lienee silmuun työn ohjelmointi ja delegoiminen niin paljon kuin mahdollista.

6 (58)


3. Vuoden kulku ja varadekaanin työ professorin toimenkuvassa

Kuvassa 1 on varadekaanin työn vuosirytmi. Kaavio kuvaa tärkeimmät toistuvat prosessit, joten siitä puuttuvat ne prosessit, joiden alkuajankohtaa ei voi ennustaa. Niinpä sen painotus on rakenteellinen. Loma-aikoja lukuun ottamatta työssä on jatkuvasti menossa jokin rakenteellinen prosessi.

Kaavio on jaoteltu tasoittain tämän tehtäväkuvauksen sisällysluettelon mukaan.

Kuva 1. Varadekaanin töiden vuosirytmin kuvaus

Kuvassa 2 on kuvattu varadekaanin työn tavoitejakauma oletuksilla, että varadekaani on professori, joka

7 (58)


- opettaa- osallistuu koulutusohjelmansa hallintoon- käyttää 20% työajastaan varadekaanin työhön

Kuva 2. Varadekaanin työn tavoitejakauma

Tämä tehtävänkuvaus kattaa varadekaanin työstä näin ajatellun 20 %:n osan. Osa on merkitty kuvaan 2 tummimmalla värillä. Tavoitteesta ollaan ilmeisen kaukana.

8 (58)


4. Tutkimuksen prosessit

4.1 Säännöllisesti toistuvat prosessit

4.1.1 Jatkokoulutusseminaarin organisointi osastolla

Varadekaanin tehtävä on organisoida jatkokoulutusseminaari. Tutkijakoululla on oma seminaarinsa, mutta osastolla on muitakin jatko-opiskelijoita, jotka tarvitsevat seminaaria.

Aikataulu Sisältö(toimenpiteet VetovastuuSyys- ja tammikuun alku

Seminaarin kutsuminen kokoonSeminaari kutsutaan kokoon. Varadekaani valitsee päivän ja toimittaa tutkimussihteerin kautta tiedon Tutkimusinstituutin jatko-opintolistalle.

Varadekaani > tutkimussihteeri

Aloitusseminaari Aikataulutua, seminaarin tarkoitus ja prosessit.Ensimmäisessä tapaamisessa

- sovitaan lukukauden aikataulu

- käydään läpi seminaarin keskeiset prosessit (esitelmätyypit ja -käytännöt, ajoitus, opponointi, muut resurssit, Web)

Varadekaani tai muu professori

Seminaarit Seminaarien puheenjohtajuus.Seminaarien puheenjohtajuus.


Lukukauden lopussa Merkinnät. Tarkistetaan osallistujat ja annetaan merkintä suoritetusta seminaarista.


© IK 10.2.08

9 (58)


4.1.2 Jatko-opiskelijoiden hakemusten arviointi

Jatko-opiskelijoiden hakemusten arviointi tapahtuu kahdesti vuodessa, syyslukukaudella syys- ja lokakuun taitteessa ja kevätlukukaudella maalis-huhtikuun taitteessa. Arviointiprosessi lähtee liikkeelle, kun tutkimusinstituutti saa hakemukset, tarkistuttaa kielitaitovaatimukset ja todistukset ja lähettää ne osastoille.

Osastolla prosessin organisoi tutkimuksen varadekaani. Siihen osallistuvat kutakin hakemusta ajatellen parhaat asiantuntijat.

Aikataulu Sisältö(toimenpiteet VetovastuuSyyskuun loppu ja maaliskuun loppu.Kesto n. 1 vko

Hakemukset tulevat osastolle Varadekaani

- lukee hakemukset läpi- laatii lyhyen kuvauksen

hakemuksista - lähettää hakemukset

luettavaksi professoreille ja muille asiantuntijoille.

Arvioijia valitaan 1-2 siten, että hakemus voidaan arvioida riittävän monipuolisesti.Arviointia tukee arviointilomake, joka liitetään hakemuksiin.

Varadekaani

Seuraavat 1-4 vkoa Arviointi.Professorit lukevat hakemuksen, arvioivat ne, ja vastaavat arviointilomakkeen kysymyksiin.

Professorit ja muut asiantuntijat

4-6 viikkoa hakemusten saapumisen jälkeen

Osaston suosituksen koostaminen.Kun varadekaani saa lausunnot,

- tekee hän koosteen hakemuksista

- kirjoittaa osaston suosituksen

Mikäli arvioissa on ristinriitaisuuksia, varadekaani keskustelee asian arvioijien kanssa ja tarvittaessa etsii uuden arvioijan.

Varadekaani.


Hakemukset lähetetään tutkimusneuvostolle. Varadekaani lähettää hakemukset tutkimusneuvostoon päätöstä varten.

Varadekaani

© IK 10.2.08

10 (58)


4.1.3 Vierailevien tutkijoiden hakemusten arviointi

Vierailevien tutkijoiden hakemusten arviointi tapahtuu kahdesti vuodessa, syyslukukaudella syys- ja lokakuun taitteessa ja kevätlukukaudella maalis-huhtikuun taitteessa. Arviointiprosessi lähtee liikkeelle hakemuksesta.

Osastolla prosessin organisoi tutkimuksen varadekaani. Siihen osallistuvat kutakin hakemusta ajatellen parhaat asiantuntijat.

Aikataulu Sisältö(toimenpiteet VetovastuuSyyskuun loppu ja maaliskuun loppu.Kesto n. 1 vko

Hakemukset tulevat tutkimussihteerille, joka toimittaa ne varadekaanille Varadekaani

- lukee hakemukset läpi- laatii lyhyen kuvauksen

hakemuksista - lähettää hakemukset

luettavaksi professoreille ja muille asiantuntijoille.

Arvioijia valitaan 1-2 siten, että hakemus voidaan arvioida riittävän monipuolisesti.Arviointia tukee arviointilomake, joka liitetään hakemuksiin.

Varadekaani, tutkimussihteeri

Seuraavat 1-4 vkoa Arviointi.Professorit lukevat hakemuksen, arvioivat ne, ja vastaavat arviointilomakkeen kysymyksiin.

Professorit ja muut asiantuntijat


Osaston suosituksen koostaminen.Kun varadekaani saa lausunnot,

- tekee hän koosteen hakemuksista

- kirjoittaa osaston suosituksen

Mikäli arvioissa on ristiriitaisuuksia, varadekaani keskustelee asian arvioijien kanssa ja tarvittaessa etsii uuden arvioijan.

Varadekaani.


Päätökset. Varadekaani tekee päätöksen kuultuaan asianosaisia koulutusohjelmia.

Varadekaani

11 (58)


4.2 Prosessit, joiden alkuajankohtaa ei voi ennustaa

4.2.1 Tutkimushankkeista neuvotteleminen

Tutkimushankkeista voi neuvotella kuka tahansa, kunhan uskottavuus riittää.

Asiasta pitää kuitenkin keskustella professorien ja tutkimushankkeista myös tutkimuksen varadekaanin kanssa. Hänelle on valtuudet tehdä sitoumuksia; lisäksi hän tuntee osaston tutkimusstrategian ja pystyy määrittelemään hankkeen suhteen siihen. Häneltä saa myös vinkkejä hakemuksen prosessoimiseksi ja teknistä tukea esimerkiksi rahoituksen ja sopimustekniikan suunnittelussa.

Hakija on pääsääntöisesti tutkimuksen varadekaani tai muu professori; myös post-doc –tason tutkija voi olla hakija. Pääsäännöksi suositellaan kuitenkin varadekaania tai muuta professoria.

Aikataulu Sisältö VetovastuuAlustava yhteydenotto Tutkija

Kun näyttää siltä, että intressistä tulee hakemus

Hanke toimitetaan varadekaanille ja oman koulutusohjelman professorille tiedoksi

Tutkija, varadekaani, oman koulutusohjelman johtaja

Vaihtelee Hankesuunnittelun alku; neuvottelut; sopimuksiin valmistautuminen, palkoista sopiminen

“ ja tutkimussihteeri

Vaihtelee Hakemuksen tekeminen “

Seuraavat vaiheet kuvattu eri ohjeissa.> Tutkimus: hakemusten käsittely> Tutkimus: sopimusten tekeminen

© IK 17.2.09

12 (58)


4.2.2 Tutkimushakemukset

Tutkimushakemuksia voivat ulkoisten rahoittajien sääntöjen puitteissa laatia ketkä vain. Niiden pitää kuitenkin kiertää varadekaanin ja – jos ylittävät 10.000€:n rajan – rehtorin kautta. Varadekaani antaa osaston hyväksynnän ja esittelee asian rehtorille lopullista suorituspaikan hyväksyntää varten.

1. Submissiovaihe

Aikataulu Sisältö VetovastuuHankevalmistelu Tutkimussuunnitelman laadinta ja

konsortion rakentaminenTutkija, varadekaani pidetään tietoisena

Submissiovaiheen edellä

Anomus toimitetaan varadekaanille ja tutkimussihteerille nähtäväksi

Tutkija, varadekaani, tutkimussihteeri

Submissio Anomus jätetään rahoittajalle, kun - siihen on saatu varadekaanin ja rehtorin allekirjoitus (mikä voi tapahtua sähköisesti)

Tutkija, varadekaani

Hankesuunnitelman arkistointi

Anomus diarioidaan kirjaamossa Kirjaamo

Osaston arkistointi Anomus toimitetaan tutkimussihteerille arkistoitavaksi

Tutkija, tutkimussihteeri

2. Rahoituspäätöksen saapuessa

Kun rahoituspäätös saapuu, menettely riippuu sen tuloksesta. Kielteinen päätös toimitetaan tiedoksi, mutta se ei aiheuta jatkotoimenpiteitä. Myönteinen päätös sen sijaan aiheuttaa joukon hallinnollisia tarpeita.

Aikataulu Sisältö VetovastuuPäätös saapuu kirjaamosta

Päätös toimitetaan tiedoksi tutkimussihteerille, joka toimittaa sen varadekaanille

Tutkija > tutkimussihteeri > varadekaani

1-4 vko edellisestä Tutkimussihteeri - luo projektitilin- selvittää rahoittajan

maksukäytännön

Tutkimussihteeri

Määräykset Tehdään työmääräykset (ks. erillinen ohje)

Tutkimussihteeri, tutkija ja varadekaani

Konsortiosopimukset Ks. erillinen ohje tutkimussopimuksista

Tutkija, varadekaani ja sopimusjuristi

IK 6.1.09

13 (58)


4.2.3 Tutkimussopimukset

Tutkimushankkeissa tulee tehdä tutkimussopimus, jossa sovitaan hankkeen käytännöistä, vastuista, resurssien jaosta, rakenteesta sekä riita- ja purkumenettelystä. Monenvälisissä hankkeissa sopimusta kutsutaan yleensä konsortiosopimukseksi, jos osapuolet ovat tasavertaisia sopimusosapuolia.

Aikataulu Sisältö VetovastuuRahoituspäätöksen saavuttua

1. Jos päähakija on muu laitos, odotetaan konsortiosopimuksen saapumista.2. Jos Taik on päähakija, tehdään konsortiosopimusluonnos, joka toimitetaan muille tarkistettavaksi. Luonnoksen tulee pohjautua rahoittajilta saataviin ohjeisiin

Tapauksessa 2 tutkija ja korkeakoulun sopimusjuristi

Sopimusluonnoksen sisällön tarkistaminen

Tutkija lukee sopimuksen läpi ja tarkistaa sen sisällön.

Tutkija

Osaston tarkistus Varadekaani lukee sopimuksen läpi ja tarkistaa onko se osaston etujen ja politiikan mukainen.

Varadekaani

Juridinen tarkistus Sopimusjuristi lukee sopimuksen läpi ja tarkistaa onko se korkeakoulun etujen, ohjeiden ja politiikan mukainen

Korkeakoulun sopimusjuristi

Korjaukset Mikäli sopimusluonnosta on korjattava, tehdään korjaukset ja neuvotellaan ne muiden sopimusosapuolten kanssa.

Tutkija, muut osapuolet

Tarkistus Sopimusjuristi ja varadekaani tarkistavat, onko korjattu sopimusluonnos osaston ja korkeakoulun etujen mukainen

Tutkija, varadekaani, korkeakoulun sopimusjuristi

Sopimuksen hyväksymien osastolla

Sopimukseen hankitaan osaston sitoumus, joka tapahtuu varadekaanin allekirjoituksella

Tutkija > varadekaani

Sopimuksen hyväksymien

Yli 10.000€:n sopimukseen hankitaan korkeakoulun

Rehtori

14 (58)


sitoumus, joka tapahtuu rehtorin allekirjoituksella

Sopimuksen toimittaminen muille osapuolille

Sopimus toimitetaan muille sopimusosapuolille kirjaamon kautta

Kirjaamo

15 (58)


4.2.4 Väitösprosessi

Väitösprosessin viimeinen vaihe alkaa, kun käsikirjoitus on ohjaajan mielestä niin valmis, että sen voi jättää esitarkastukseen. Prosessi kestää tämän jälkeen tyypillisesti 6-9 kuukautta tutkimusneuvoston kokousaikatauluista ja kesän ajoittumisesta riippuen.

Prosessi on opiskelijavetoinen, mutta osaston professorikunnalla on siinä useita merkittäviä rooleja, joista tärkein on valvojan rooli. Lisäksi tärkeää roolia näyttelee julkaisuyksikkö ja prosessin loppuvaiheissa tutkimussihteeri. Professorikunnan rooli on akateeminen.

Professorien roolit tyypillisesti vaihtelevat prosessin mittaan. Sama henkilö voi esiintyä useissa eri rooleissa.

1. Työn jättäminen (noin 2 kuukautta)Opiskelija ja työn ohjaaja katsovat työn valmistuneeksi ja tiedottavat siitä osaston professorille tai varadekaanille

Opiskelija, ohjaaja, valvoja ja/tai varadekaani.

1-2 kk Osaston professori lukee käsikirjoituksen ja arvioi, onko se osaston puolesta valmis jätettäväksi.

Valvoja tai varadekaani.

1-2 kk Opiskelija, ohjaaja ja osaston professori keskustelevat esitarkastajista.

Opiskelija, ohjaaja ja osaston professori

1-2 kk Osaston professori ottaa yhteyden esitarkastajiin ja pyytää näiden suostumuksen kirjallisesti ja näiden CV:n.

Professori, esitarkastajat

2 kk Ohjaaja ja osaston joku professori laativat ohjaajan suosituksen ja osaston suosituksen siitä, että työn voi jättää. Suositukset osoitetaan Tutkimusneuvostolle.

Ohjaaja ja joku osaston professoreista.

2 kk Työn jättäminen esitarkastukseen. Kun esitarkastajat on sovittu, opiskelija jättää työn ja ohjaajan puollon tutkimusneuvostoon, joka käsittelee työn ja osaston puollon. Professori toimittaa tutkimusneuvostolle

- osaston puollon - ehdotuksen esitarkastajiksi

Opiskelija.Professori.

16 (58)


2. Esitarkastus (n. 2-3 kuukautta)1 kk vaiheen 1 jälkeen

Tutkimusinstituutti - hyväksyy työn jätettäväksi esitarkastukseen ja määrää esitarkastajat- määrää työlle valvojan- toimittaa työn esitarkastukseen (kirjaamon kautta)

Tutkimusinstituutti ja –neuvosto

2 kk Esitarkastusvaihe. Väittelijä tai tämän edustajat eivät saa tässä vaiheessa olla yhteyksissä esitarkastajiin (tai päinvastoin) muuten kuin valvojan kautta.

Esitarkastajat.

4-6 vko Opiskelija ja osaston professori sekä mahdollisesti ohjaaja keskustelevat vastaväittäjästä (tai vastaväittäjistä). Professori ottaa tähän yhteyden ja pyytää suostumuksen toimia vastaväittäjänä. Vastaväittäjältä pyydetään myös CV.

Opiskelija, professori ja ohjaaja. Professori. Vastaväittäjä-kandidaatit.

2 kk Kun esitarkastajien lausunnot saapuvat, tutkimusinstituutti toimittaa ne tiedoksi osaston professorille ja väittelijälle.

Tutkimusinstituutti.

2 kk Professori valmistelee esityksen painatusluvan myöntämisestä, vastaväittäjästä, kustoksesta, sekä mahdollisesti väitöspäivästä, mikäli tämä on sovittu.

Professori.

2-3 kk Kun Tutkimusneuvosto saa esitarkastajien lausunnot, päättää se painatusluvasta ja yleensä samalla myös väitöspäivästä, vastaväittäjistä

Tutkimusneuvosto.

2-3 kk Esitarkastajien korvaukset. Väittelijä yhdessä tutkimussihteerin kanssa.

17 (58)


3. Vastaväitöksen valmistelu (n. 3 kuukautta)3.1 Vastaväittäjä2-3 kk painatusluvan myöntämisestä

Vastaväittäjä tarkastaa väitöskirjan, valmistelee kysymyksensä ja lausuntoluonnoksensa.Väittelijä tai tämän edustajat eivät saa tässä vaiheessa olla yhteyksissä vastaväittäjään (tai päinvastoin) muuten kuin valvojan kautta.

Vastaväittäjä.

3.2 Väittelijä1-4 vko Opintosuoritusten tarkistaminen ja

rekisteröinti.Väittelijä, koulutusohjelman amanuenssi, professori.

Tarvittaessa puuttuvien opintosuoritusten hyväksyttäminen professorin kanssa.

Väittelijä ja professori, minkä jälkeen koulutusohjelman amanuenssi.

1-2 vko Väitöspäivän sopiminen. Kustos ja vastaväittäjä, väittelijä.

1-2 vko Väitössalin varaaminen. Väittelijä ja harjoitusmestari.

1-4 vko Kustos ilmoittaa väitöspäivän ja –salin tutkimusneuvostolle.

Kustos.

1-3 kk Karonkan valmistelu. Väittelijä.1-3 vko Viimeisten korjausten tekeminen

käsikirjoitukseen.Väittelijä.

1-4 vko (Kielentarkastus.) Väittelijä ja kielentarkastaja.

2-6 vko Kutsulistan laadinta ja kutsujen lähettäminen väitöstilaisuuteen ja karonkkaan.

Väittelijä, lisäksi tutkimussihteeri muodollisten kutsujen osalta.

2-6 vko Väitöskirjan taitto. Väittelijä yhdessä julkaisuyksikön kanssa.

6-8 vko Väitöskirjan painaminen. Väittelijä yhdessä julkaisuyksikön kanssa.

6-8 vko Väitöskirjan pdf:n toimittaminen vastaväittäjälle heti sen valmistuttua.

Väittelijä.

8-10 vko Väitöskirjan lähettäminen vastaväittäjälle heti sen tultua painosta.

Väittelijä

8-10 vko Väitöskirjan kappaleiden jakelu Väittelijä.

18 (58)


tutkimusneuvoston jäsenille.3.2 Väittelijä, tutkimussihteeri, harjoitusmestarit, muut4-6 vko Vastaväittäjän matkajärjestelyt. Professori sopii.

Tutkimussihteeri ja väittelijä hoitavat järjestelyt.

3-6 vko Teollisessa muotoilussa väitöspöytäliinan painatus (väittelijän nimi silkkipainetaan pöytäliinaan).

Tutkimussihteeri.

4-6 vko Väitöstiedotteiden tekeminen Webiin ja lehdistölle.

Väittelijä ja tiedotusyksikkö.

Viimeinen viikko Kukkien tilaaminen. Tutkimussihteeri“ Väitöstilaisuuden jälkeisen tarjoilun

järjestäminen.Tutkimussihteeri, mahd. väittelijä

“ Salin valmistelu ja tekniikan varmistaminen.

Väittelijä ja harjoitusmestarit.

3.3 Kustos1 pvä ennen väitöstä

Vastaväittäjälle selitetään väitösrutiinit. Tämä tapahtuu normaalisti illallisella väitöstilaisuutta edeltävänä päivänä.

Kustos ja vastaväittäjä.

Väitöspäivä Väitöstilaisuus. Väittelijä, kustos, vastaväittäjä.

“ Keskustelu arvosanasta tapahtuu yleensä heti väitöstilaisuuden ja kukitusten jälkeen.

Kustos ja vastaväittäjä.

19 (58)


4. Jälkihoito (1-2 kuukautta)1-2 vko väitöksen jälkeen

Kustos laatii raportin väitöstilaisuudesta.

Kustos

“ Vastaväittäjän lausunnon (ml. arvosanaehdotus) sekä kustoksen raportin toimittaminen Tutkimusneuvostolle.

Kustos

1-6 vko Tohtorintutkinnon hyväksyminen. TutkimusneuvostoVäitöksen jälkeisen kk aikana

Vastaväittäjän kulujen ja korvausten maksaminen.

Tutkimussihteeri. Laskujen hyväksyminen tapahtuu normaalin menettelyn kautta (varadekaani)

“ Painatuskulujen hoitaminen. Tutkimussihteeri yhdessä julkaisuyksikön kanssa (mahd. myös väittelijä, mikäli on käytetty väittelijän omaa rahaa tai apurahoja). Laskujen hyväksyminen tapahtuu normaalin menettelyn kautta (varadekaani)

2-20 vko Todistuksen noutaminen. Todistuksen saa noutamalla tai pyynnöstä postitse. Jos väittelijä haluaa saada todistuksen publiikissa, tiedot publiikkien päivistä löytyvät korkeakoulun Web-sivuilta.

Väittelijä.

20 (58)


4.2.5 Dosentin nimeäminen

Tausta

Ohessa kuvataan Muotoilun osaston dosentin nimeämisprosessi. Prosessi kestää tyypillisesti noin 8-9 kk, parhaimmillaan noin 6 kk, enimmillään reilun vuoden, jos Taikin kokousaikataulut osuvat huonosti.

Tehtävät

Dosentin tehtävänä on Taikin ohjeiden mukaan- edistää alansa opetusta, tutkimusta ja taiteellista työtä- toimia alansa asiantuntijana korkeakoulussa sekä suostumuksensa perusteella

antaa opetusta, ohjata ja tarkastaa opinnäytteitä- hoitaa muita koulutukseen ja tutkimukseen liittyviä erityistä pätevyyttä

edellyttäviä tehtäviä.

Dosentin pätevyyttä koskeva nyrkkisääntönä eri yliopistoissa on, että väitöskirjan jälkeistä tuotantoa pitäisi olla väitöskirjan laajuutta vastaava määrä. Ajatus on, että koska väitöskirja on ohjattu työ, ei tutkijaa katsota sen perusteella vielä päteväksi esimerkiksi ohjaamaan tai arvioimaan väitöskirjoja. Dosentuurilla on tämä pätevyys.

Taikissa näistä säännöistä on perinteisesti joustettu, mutta tätä tapahtuu tutkimuksen kypsyessä yhä harvemmin.

Dosentuurin etuihin kuuluu mahdollisuus hakea vaativimpia asiantuntijatehtäviä ja esimerkiksi Akatemian tutkimusrahoitusta.

Hakemus ja sen liitteet

- hakemus, josta ilmenee lyhyesti perusteltu ehdotus opetus- ja tutkimusalaksi- nimikirjanote tai vastaava selvitys eli curriculum vitae, jossa myös opetukselliset ansiot on huomioitu - luettelo keskeisestä tuotannosta tai liitteinä olevista artikkeleista kahtena kappaleena- keskeinen tuotanto kahtena kappaleena (artikkelit, väitöskirja yms selvitykset)

Yleensä Muotoilun osastolla on pyydetty arvioitavaksi 7 julkaisua, joista yksi on tyypillisesti ollut väitöskirja.

21 (58)


Prosessi

Aikataulu Hakija Osasto MuutProsessi alkaa

Hakija keskustelee osaston professorien kanssa dosentuurin alasta ja tarpeesta

Hakemus Hakija jättää vapaamuotoisen hakemuksen, jossa kerrotaan:- dosentuurin ala- kenen kanssa asiasta on keskusteltuHakemus osoitetaan Taideteollisen korkeakoulun tutkimusneuvostolle ja toimitetaan kirjaamoon liitteineen

1-2 kk, riippuen osasto-neuvoston kokousai-kataulusta

Hakemus tulee rekrytointiprosessista vastaavalle osaston sihteerille ja varadekaanille

Varadekaani tai muu professori hankkii asiantuntijat ja valmistelee asian osastoneuvostolle esiteltäväksi

Noin 2 kk Osastoneuvosto käsittelee asian ja jos hakemuksen hyväksyy, tekee tutkimusneuvostolle esityksen dosentin ottamiseksi sekä esittää kahta asiantuntijaa

Noin 3-4 kk

Tutkimusneuvosto päättää, onko dosentin ottaminen tarkoituksenmukaista ja nimeää asiantuntijat

22 (58)


“ Kirjaamo toimittaa julkaisut asiantuntijoille

4-6 kk Asiantuntijat arvioivat hakijan pätevyyden

Noin 6-8 kk

Lausuntojen saavuttua osastoneuvosto järjestää opetusnäytteen ja arvostelee sen. Osastoneuvosto antaa lausunnon opetustaidosta

Noin 9 kk Tutkimusneuvosto päättää dosentin nimittämisestä.

- IK 29.10.08

23 (58)


4.3 Jatkuvasti toistuvat prosessit

4.3.1 Merkinnät jatko-opinnoista

Merkinnät jatko-opinnoista pitäisi hakea välittömästi suorituksen jälkeen. Komplikaation muodostat opinnot muissa korkeakouluissa.

Menettely. Rekisteröinti tapahtuu opinnot heti kurssin päätteeksi lomakkeella, jonka opiskelija toimittaa oman koulutusohjelmansa amanuenssille, olipa kyseessä sitten 0.5 op:n tai 20 op:n suoritus. Kurssille pitää löytää paikka Taikin jatko-opintojen rakenteessa.

Aikataulu Sisältö VetovastuuKurssin päättyminen Opettaja arvostelee suoritukset ja

täyttää lomakkeen suorituksista.Luennoija

Mahdollinen välivaihe Jos kurssi on suoritettu muussa korkeakoulussa, opiskelijan tulee tarkistaa ohjaajalta tai osaston professorilta, miten kurssi hyväksytään.

Opiskelija, professori

Suoritusmerkinnän tekeminen

Joko1) Opettaja rekisteröi tiedot2) Tai opiskelija toimittaa

kopion kurssin suorituksesta oman koulutusohjelmansa amanuenssille, joka vie merkinnän rekisteriin

Opiskelija, luennoija, amanuenssi.

Vaihtoehtoinen tapa perustuu opintokirjaan. Opiskelija ottaa kopiot kaikista suoritetuista opinnoista joko opintorekisteristä tai paperikopioina (kurssin jälkeen), pyytää merkinnät opintokirjaan (fyysiseen), ja antaa ohjaavan professorin kirjata kaikki jatko-opinnot kerralla, kun ne on suoritettu.

Aikataulu Sisältö VetovastuuKurssin päättyminen Opettaja arvostelee suoritukset ja

täyttää lomakkeen suorituksista. Opiskelija ottaa kopion suorituslistasta tai pyytää merkinnän opintokirjaan.

Luennoija

Ohjaava professori kirjoittaa merkinnät

Professori - käy läpi opintosuoritukset- sijoittelee ne Taikin jatko-

opinto-ohjelmaan- pisteyttää ne- kirjoittaa suoritusmerkinnät- kirjoittaa suoritusmerkinnät

jatko-opinto-ohjelman

Professori

24 (58)


opintokokonaisuuksista- kirjoittaa suoritusmerkinnän

koko jatko-opinnoista

Rekisteröinti Tämän jälkeen opiskelijan opinto-ohjelman amanuenssi vie kaikki suoritukset kerralla opintorekisteriin.

Amanuenssi

Professoreista Koskinen toimii vaihtoehtoisella tavalla. Tapa toimii, jos opiskelija kerää tiedot huolellisesti ja käyttää fyysistä opintokirjaa.

IK 6.1.09

25 (58)


4.4 Politiikkaluonteiset ohjeistukset

4.4.1 Muotoilun osaston politiikka vierailevien tutkijoiden hyväksymiseksi

School of Design Policy for Visiting Researchers

Who should read this page

If you are a doctoral student or a post-doctoral researcher interested in becoming a visiting researcher at The School of Design, read this page. It describes the application procedure policy for applying to the School.

The reason for having this policy is simple. We need to make sure you benefit from your time in Helsinki; it is a major investment for you. However, we are a small department, and work in an old building that is constantly running out of space. Thus, we need to limit the number of visitors.

The policy does not apply to professors interested in visiting us.

The number of visiting researchers

Annually, we can accommodate at max four (4) researchers each semester. This is for space and computer resources. As a rule, we suggest that you stay with us for a semester.

Application deadlines

We process applications twice a year. Submit applications to amanuensis Aila Laakso (firstname.lastname (at) taik.fi) before

15 March 15 September

It is enough that you the application has a stamp that is dated before these dates.

Decisions will be sent to your e-mail in about 4-6 weeks after we receive the application. You can submit your application up to two years in advance.

Application format

Application format is free, but to make the application informative, we would like to get:

Your research plan to make sure we have something to offer to you. A letter of motivation indicating what makes you think Helsinki is particularly

interesting for you. To this end, check our research site at www.taik.fi/designresearch.

A short description of how you think visiting Helsinki would benefit you.

26 (58)

http://www.taik.fi/designresearch


A short description how you think you would benefit us. The best way to guarantee that you’ll have a good, productive period in Helsinki is that people here find your work interesting. If they do, you’ll face no problems in terms of social life while here.

Possible recommendations. To know how you learned about us, and who told you to contact us.

Acceptance criteria

In processing applications, we focus primarily on its quality. Applications are processed using the following criteria:

Relevance. Is the topic important. For which field of design, and how? Plan: theory. Is theoretical background solid, and does the plan review

literature enough? Is something missing? Plan: accuracy. Is the plan accurate enough so that you can evaluate it? Plan: execution. Is the plan realistic? Scheduling, tasks, the order of tasks, the

applicant’s background. (DA requires about 4 years of full-time work) Art, if applicable. Is the artistic quality of the plan and artwork high enough?

In addition, we expect you to have a sponsoring professor at the School. If you do not have one before contacting the School, this will become clear when you application is processed.

Upon arrival

Contact amanuensis Aila Laakso, research secretary Johanna Rauhaniemi, and your sponsoring professor. Be prepared to give a lecture about your research topic within two weeks.

Decision making

As soon as the application DL is over:

Vice dean for research gets all applications and reads them. Vice dean checks department resources and department interests with research

secretary. Vide dean asks at least one fellow professor’s opinion about the application. Then s/he submits them to the School of Design’s managerial board for

decision. Decisions are sent to the applicants soon after.

Costs

Applying is free. School of Design has no funds to assist living in Helsinki.

Working modes in Helsinki

Naturally, you should main focus should be on your own work. However, a successful exchange typically requires more.

27 (58)


We suggest that you

Take classes Participate in teaching Help in supervising BA and MA students, depending on your schedule and skills.

In addition to looking good in your CV, this integrates keeps you busy, gives things do to, and integrates you to local life.

Reapplication

If your application is turned down, you can reapply.

Transfer period

These rules are first written in September 2008. For Spring 2009, we process applications using previous, unsystematic rules.

For Fall 2009, you must submit your application by the end of March to the School of Design.

Other things to keep in mind

For accommodation, check HOAS (www.hoas.fi), which is the biggest student housing provider in the Helsinki region. By world standards, student housing in Helsinki is in general comfortable even at the lower end of the scale.

To make your stay in Helsinki productive, you should belong to the highest 5-10% range in TOEFL (or similar) English language test.

28 (58)

http://www.hoas.fi/


4.4.2 Tutkimushankkeiden johtamisesta Muotoilun osastolla

Muotoilun osastolla tutkimushankkeiden vastuullisina hakijoina ja johtajina voivat toimia pääsääntöisesti tohtorintutkinnon tehneet tutkijat.

Kaikkien hankkeiden täytyy jo hakemusvaiheessa mennä tutkimussihteerin ja varadekaanin kautta, jotta osastolla säilyy kuva kokonaisuudesta. Kokonaiskustannusmallin myötä tämän työvaiheen tärkeys korostuu entisestään.

1. Akatemiahankkeet

Akatemiatutkimuksissa ainoat realistisia mahdollisuuksia omaavat hakijat ovat professorit.

2. Tekes- ja EU -hankkeet

Tekes- ja muu soveltava rahoitus ei edellytä hakijalta tieteellistä meritoitumista, mutta Muotoilun osastolla hakijana ja johtajana täytyy toimia tohtori. Kyseessä on tarkoituksenmukaisuusasia: tämä oppiarvo ennustaa julkaisutoimintaa. Taikilla on historia hankkeista, joissa

luvataan paljon, mutta julkaisut puuttuvat näin luodaan kannustimia meritoitumiseen post-doc -tutkijoille professorien työmäärä on muutenkin riittävä akatemiahankkeiden täytyy aina mennä professorien kautta

Jos hankkeen arvovallan lisäämiseksi hakijaksi tarvitaan professori, on tämä tarkoituksenmukaisuuskysymys.

8.3.09 IK

29 (58)


5. Hallinnon strategiset prosessit


Kaikki keskeiset strategiset prosessit toistuvat vuosittain.

5.1.1 Toiminta- ja taloussuunnitelma

Tutkimuksen tärkein vuotuinen hallinnollinen prosessi Taikissa on TTS, eli Talous- ja Toimintasuunnitelma. Sen avulla luodaan tutkimusta ohjaava tahtotila, muokataan tämä tahtotila suunnitelmiksi, ja hankintaan resurssit suunnitelmien toteuttamiseen.

Tutkimuksen TTS-prosessi on varadekaanivetoinen. Hän kokoaa ja tarvittaessa luo tahtotilan ennen varsinaista suunnittelutyötä, organisoi suunnitelmien laatimisen ja hankkeiden kirjoittamisen, sekä kommunikoi dekaanin ja osastoneuvoston suuntaan.

Varadekaani siis johtaa prosessin ja huolehtii sisäisviestinnästä. Prosessi on parhaimmillaan muille erittäin kevyt, mikäli siihen on valmistauduttu kunnolla loppukeväällä ja kesällä.

Tällä sivulla kuvataan prosessi sisällöstä käsin. Prosessi kuvaa Taikin prosessin; mikäli Aalto-yliopisto tuo tähän muutoksia, selviävät ne myöhemmin.

Aikataulu Sisältö Vetovastuu((Touko-kesäkuu)) Strategian luominen.

Tutkimuksen kevät- ja kesäseminaarissa kartoitetaan intressejä, tutkitaan strategiaa ja luodaan käsitys tulevasta suunnasta.

Varadekaani organisoi, tutkijat ja tutkimussihteeri osallistuvat.

Elokuu Tahtotilan luominen. Tahtotilasta luodaan keskustelemalla tutkijoiden ja muiden osapuolten kanssa.

Varadekaani vetää, tyylillään

Syyskuun alku Aikataulutus. Kun osastosihteeri saa keskushallinnosta uuden syksyn tavoitteet, prosessin yksityiskohtaisen kuvauksen, ja aikataulut viimeisine jättöpäivineen, toimittaa hän ne dekaanille ja osastolle.

Osastosihteeri ja dekaani > varadekaani ja tutkimussihteeri

Syyskuun alku Suunnitelmien laatiminen. Varadekaani organisoi työn

Syyskuun 1-2 vko Tahtotilan koostaminen Varadekaani koostaa

30 (58)


saadun infon yhdeksi paketiksi ja päättää, mitkä ajatukset kirjoitetaan hankkeiksi.

Syyskuun 3-4 vko Hankkeiden kirjoittaminen ja budjettien laatiminen

Varadekaani sekä professorit ja tutkijat sopimuksen mukaan. Talouden osalta varadekaani ja tutkimussihteeri.

Lokakuun alku Osaston käsittely. Muotoilun osaston osastoneuvosto käsittelee hankkeet ja päättää, mitä viedään eteenpäin.

Osastoneuvosto; varadekaani esittelijänä.

Lokakuu Valmistautuminen tulosneuvotteluihin. Suunnitelmien hiominen osaksi Muotoilun osaston TTS:ää.

Varadekaani ja dekaani, muut tarpeen mukaan.

Loka- ja marraskuun taite

Tulosneuvottelu rehtorin kanssa. Varadekaani osallistuu tulosneuvotteluihin.

Joulukuun loppupuoli Budjetointi. Kun rehtorin päätös rahanjaosta saadaan, tehdään budjetti. (budjetoinnista eri ohjeistus)

Varadekaani ja tutkimussihteeri suunnitelmien ja tulosneuvottelun asettamissa puitteissa.

© IK 10.2.08

31 (58)


5.1.2 Budjettiprosessi

Budjetointiprosessi alkaa, kun rehtorin määrärahapäätös tulee yleensä joulukuun alussa. Budjetti laaditaan joulukuun aikana ja muokataan käyttösuunnitelmaksi tammikuun loppupuolella tilinpäätöksen jälkeen.

Prosessi on varadekaanivetoinen, mutta tutkimussihteerin rooli on merkittävä.

Aikataulu Sisältö VetovastuuJoulukuun alkupuoli Rehtorin määrärahapäätös

saapuu osastolleDekaanikunta, osastosihteeri

Joulukuun loppupuoli Dekaanisto ja koulutusohjelmien johtajat tutkivat päätöksen ja laativat yleislinjat määrärahojen käytöstä

Tutkimuksen osalta varadekaani, joka konsultoi tutkimuksesta vastaavia professoreita

“ Alustavat tilinpäätöstiedot, joista saadaan selville uudelle vuodelle siirtyvät määrärahat ja mahdollinen vastattava

Varadekaani ja tutkimussihteeri

Tammikuun alku Alustavan budjetin laadinta Varadekaani ja tutkimussihteeri

“ KonsultaatiokierrosVaradekaani keskustelee professorien kanssa ja tarkistaa tahtotilan seuraavalle vuodelle

Varadekaani

Tammikuun loppu Käyttösuunnitelman laadinta Varadekaani ja tutkimussihteeri

Tammikuun loppu Osastonneuvoston päätöksetOsastoneuvosto päättää budjetin

Varadekaani esittelee

Tammikuun loppu Tilien laadinta Tutkimussihteeri

6.1.09 Ilpo Koskinen

32 (58)


5.1.3 Kehityskeskustelu

Kehityskeskustelu on tutkimuksen osalta varadekaanin työtä. Se käydään vuosittain helmi-huhtikuussa. Varsinainen keskustelu kestää keskimäärin vajaan tunnin, mutta sen taustalla on paljon tutkijoille näkymätöntä työtä.

Kehityskeskustelussa päätetään nk. "vaatitaso" ja määritellään suoriutuminen. Vaatitaso määritellään tutkijan ja varadekaanin yhteisellä sopimuksella, ja dokumentit sitä varten löytyvät Taikin intranetistä (joka kulkee 2009 lähtien nimellä Onni). Suoritustason varadekaani määrittelee yleensä vasta käytyään koko kierroksen, jolloin näin tietää yleisen suoritustason.

Prosessi alkaa, kun dekaanisto saa ohjeet Taikin keskushallinnosta (joko hallinto- tai koulutuspäällikkö). Prosessi päättyy työnantajan päätöksiin vaatimus- ja suoritustasosta sekä mahdollisten erimielisyyksien käsittelyyn 3-4 kuukautta myöhemmin.

Keskustelua varten tutkijan pitää kerätä joitain dokumentteja ja toimittaa ne varadekaanille:

CV käsiteltävän vuoden osalta Toiveet ja ajatukset kuluvalle vuodelle tavoitteiden asettamista varten Mahdollisesti myös selostus muuttuneesta toimenkuvasta.

Keskustelujen jälkeen seuraa päätöksentekovaihe, joka ei näy tutkijoille.

Aikataulu Sisältö Vetovastuu1. Alustava vaiheHelmikuun puoliväli Dekaanisto saa

kehityskeskustelua koskevat ohjeet keskushallinnosta

Taikin hallinto- ja koulutuspäälliköt, tutkimuksen varadekaani

Helmikuun loppu Varadekaani sopii - kehityskeskustelujen

ajankohdat tutkijoiden kanssa - suunnittelee keskustelujen

kulun- kerää muut tarvittavat

dokumentit keskushallinnosta sekä Onnista

Varadekaani

Maaliskuun alku Dekaanisto keskustelee keskenään tavoitteista ja politiikasta

Dekaanisto ja studiopäällikkö

2. Valmistautuminen keskusteluun3-4 päivää ennen keskustelua

Tutkija kerää keskustelua varten tarvittavat dokumentit (ks. yllä) ja lähettää ne varadekaanille

Tutkija

33 (58)


Päivä ennen keskusteluja

Varadekaani perehtyy dokumentteihin.

Varadekaani

3. Keskustelut Maaliskuun alku –huhtikuun puoliväli

Kehityskeskustelut. Varadekaani käy keskustelut tutkijoiden kanssa

Varadekaani ja tutkijat

Maaliskuun loppu – huhtikuun puoliväli

Dekaanisto jakaa kokemuksia ja vaihtaa kysymyksiä keskustelujen kuluessa

Dekaanisto ja studiopäällikkö

4. Analyysi- ja koostevaiheHuhtikuun kaksi viimeistä viikkoa

Varadekaani - analysoi keskustelut- tekee suoritusarvioinnin- koostaa näkemyksen

muutostarpeista

Varadekaani

“ Lomakkeet toimitetaan Taikin henkilöstöhallintoon

Varadekaani

5. Viestintä- ja päätöksentekovaiheHuhtikuun loppu Varadekaani keskustelee muiden

dekaanien kanssa ja sopii toimenpiteistä saadun palautteen pohjalta

Tutkimuksen varadekaani, dekaani, opetuksen varadekaani, studiopäällikkö

“ Tiedotustilaisuus Muotoilun osasto:n henkilöstölle

Dekaanit esittelevät kehityskeskustelujen tulokset ja niistä aiheutuvat toimenpiteet osaston henkilöstölle

6. Työnantajan päätöksentekoToukokuu Työnantajan päätökset Työnantajan edustajista

muodostuva ryhmäToukokuu-syksy Valitusprosessit Erimielisyyksien

sattuessa tutkija voi valittaa, jolloin valitus käsitellään erikseen työnantajan toimesta

8.3.09 Ilpo Koskinen

34 (58)


6. Päivittäiset prosessit

Päivittäiset prosessit toistuvat sellaisenaan päivittäin tai viikoittain. Pääsääntö on, että tutkimuksen varadekaani tekee suuremmat päätökset ja hyväksyy kulut, mutta vetovastuu on lähinnä tutkimussihteerillä.

Hallinnollinen kaari on siis yleensä:

- tutkija esittää- tutkimuksen varadekaani päättää- tutkimussihteeri hoitaa- tutkimuksen varadekaani hyväksyy kulut ja raportit

Tutkimussihteeri voi tehdä pienempiä hankintoja budjetin puitteissa. Syy varadekaanivetoisuuteen isommissa asioissa on nimenkirjoitusoikeus.


6.1.1 Esittelytehtävät

Varadekaani toimii kuukausittain esittelijänä osastoneuvostolle seuraavissa asioissa:

- osaston tutkimustoiminnan kehittämissuunnitelma (katso yllä 5.5.1 Toiminta- ja taloussuunnitelma)

- tutkimusneuvoston jäsenyydet ja varajäsenyydet- esitys dosentin ottamiseksi ja dosentuurin lakkauttamiseksi (katso yllä 4.2.5

Dosentin nimeäminen)- opetusnäyte dosentiksi hakevalle tai erityisestä syystä vapauttaa hakija

opetusnäytteen antamisesta ja lausunto hakijan opetustaidosta (ks. 4.2.5)

6.1.2 Tiliseurannan käytännöt

Tiliseurannan käytännöt:

6.1.2.1 Yleistä6.1.2.2 Rutiiniseuranta6.1.2.3 Ohjeita asiatarkastusoikeudet omaaville tutkijoille6.1.2.4 Vastuut6.1.2.5 Seurannan rytmit6.1.2.6 Poikkeustilanteet6.1.2.7 Tiedotus6.1.2.8 Menettely, jolla tutkija saa tilitietoja itselleen

35 (58)


6.1.2.1 Yleistä

Tiliseuranta keskittyy tutkimuksen varadekaanille ja tutkimussihteerille. Tässä sivulla on kuvattu käytäntö, jota on noudatettu viimeiset vuodet Muotoilun osastolla.

Avainasemassa on tutkimussihteeri; varadekaani ei sähköisillä työvälineillä pysty seuraamaa kokonaisuutta.

Tutkimuksen osalta kokonaistaloudellinen vastuu on tutkimuksen varadekaanilla.

6.1.2.2. Rutiiniseuranta

Tiliseurantaa tehdään normaalin maksuliikenteen ohessa. Tutkimussihteerillä on pääsy tilihallinnan järjestelmiin ja hän tuntee tilien tarkan tilanteen.

Tutkimussihteeri ja tutkimuksen varadekaani käyvät tutkimuksen juoksevat asiat – tilit, määräykset, ym. – läpi kerran viikossa.

Tutkimuksen varadekaani käy tilit läpi noin kolmen kuukauden välein ja tekee projektion loppuvuodelle, sekä arvioi tulevat, tiedossa olevat kulut. Jos jossain on korjaustarvetta, toimitaan tarpeen mukaisesti.

Seuranta tiivistyy alkusyksystä, jotta budjetti ei ylittyisi.

Laajempaa tiliseurantaa vältetään; se on pois muusta työstä.

6.1.2.3 Ohjeita asiatarkastusoikeudet omaaville tutkijoille

Strategisten hankkeiden osalta tutkijat, joilla on asiatarkastusoikeus omaan budjettiin saavat seurantatiedot käyttöönsä samalla rutiinilla kuin tutkimuksen varadekaani. Tämä koskee ennen muuta tutkijakoulua.

6.1.2.4 Vastuut

Vastuussa ovat:

- tutkimuksen varadekaani, jolla on kokonaisbudjettivastuu- tutkimussihteeri, joka vastaa tilien seurannasta ja kirjanpidosta sekä muista

laskelmista

- hankeraportoinnin osalta edellisten lisäksi ao. Tutkija- jos tutkijalla on oma budjetti, saa hän tietoonsa sen tilitiedot pääasiallisesti

samalla rutiinilla kuin tutkimuksen varadekaani

36 (58)


- osastosihteeri ja hallintotiimi avustaa tarvittaessa

6.1.2.5 Seurannan rytmit

Vuoden lopussa tiliseurantaa harjoitetaan tavallista ahkerammin etenkin tiukalla olevien tilien kanssa. Työ tiivistyy tilinpäätöksen lähestyessä joulukuussa.

Tutkimussihteeri ja varadekaani hoitavat rahojen siirrot budjetin sisällä tileiltä, joissa on käyttämättömiä varoja tileille, joilla on vajetta. Normaalisti tämä tehdään vasta tilinpäätöksen yhteydessä.

6.1.2.6 Poikkeustilanteet

Rutiinin ohella seurantaa tehdään poikkeustilanteissa, joita ovat esim.

- välitilinpäätös- tilintarkastus- hankeraportointi niitä koskevien tilien osalta

6.1.2.7 Tiedotus

Normaalioloissa tutkimuksen rahatilanteesta kerrotaan tutkijoiden aamupalavereissa tammikuussa käyttösuunnitelman valmistuttua, TTS-prosessin alkaessa loppukeväästä, ja kerran alkusyksyllä.

Muu mahdollinen tiedotustarve liittyy poikkeustilanteisiin.

6.1.2.8 Menettely, jolla tutkija saa tilitietoja itselleen

Tutkija saa tarvittaessa itseään koskevien tilien tilanteen seuraavalla menettelyllä, kunhan tarve on perusteltu. Jos tutkimussihteeri katsoo, että tarve ei ole perusteltu, hän keskustelee tutkimuksen varadekaanin kanssa pyynnön mielekkyydestä.

Pääsääntöisesti tietoja saa hankkeesta, josta on vastuussa tai selvästi asianosainen sen suhteen.

Aikataulu Sisältö VetovastuuTarve ilmenee Kysymys tutkimussihteerille Tutkija,

tutkimussihteeriYleensä 1-3 päivää Tutkimussihteeri voi halutessaan

tarkistaa varadekaanilta, voiko Tutkimussihteeri

37 (58)


tiedot toimittaa.Yleensä 1-3 päivää Tutkimussihteeri tekee

tietokoneajon ja toimittaa tulokset tutkijalle

Tutkimussihteeri

Myöhemmin Tutkimussihteeri kertoo asiasta tutkimuksen varadekaanille, jos muistaa

Tutkimussihteeri, tutkimuksen varadekaani

© IK 17.2.09

38 (58)


6.2 Prosessit, joiden alkuajankohtaa ei voi ennustaa

6.2.1 Virkamääräykset

Virkamääräyksen tekemisessä tärkeintä on toimenkuvan laatiminen ja keskustelu vaatitasosta.

Aikataulu Sisältö VetovastuuToimenkuvan laadinta Tutkija laatii esimiehen kanssa

toimenkuva, jos siihen tarvitaan muutoksia

Tutkija, varadekaani

Vaatitason tarkistus Esimies tarkistaa vaatitason Varadekaani, osastosihteeri, tutkimussihteeri, tarvittaessa hallintojohtaja

Tietojen toimittaminen Tutkija toimittaa tutkimussihteerille henkilö- ja verotustiedot


Määräyksen yksityiskohtien tarkistus

Esimies ja tutkimussihteeri tarkistavat määräyksen keston ja varmistavat rahoituksen

Varadekaani, mahdollinen muu esimies, tutkimussihteeri

Määräyspaperien tekeminen

Tutkimussihteeri tekee määräyspaperit saamiensa ohjeiden pohjalta

Tutkimussihteeri

Määräyksen tekeminen

Varadekaani hyväksyy esityksen Varadekaani

Määräyksen vieminen eteenpäin

Tutkimussihteeri toimittaa esityksen hyväksyttäväksi dekaanille tai muulle esimiehelle

Tutkimussihteeri

IK 6.1.09

39 (58)


6.3 Jatkuvasti toistuvat prosessit

6.3.1 Pienet hankinnat

Seuraava ohje koskee pieniä hankintoja, joita eivät koske valtionhallinnon kilpailuttamismääräykset eivätkä Taikin hankinnoille asettamat rajat.

Tutkimuksessa hankinnat hoidetaan varadekaanikeskeisesti:

1. Kaikki hankinnat hyväksyy tutkimuksen varadekaani, jolla on budjettivastuu. Niinpä kaikki hankinnat pitää hyväksyttää hänellä. Etenkin isommat, budjettiin vaikuttavat hankinnat täytyy sopia tutkimuksen varadekaanin kanssa. Esimerkkejä näistä ovat tietokoneet ja niiden tarvikkeet. Asiatarkastajana toimii yleensä tutkimussihteeri.

2. Toimiston kulut – tulostinten mustepatruunat yms. – menevät tutkimussihteerin kautta. Tutkimuksen varadekaani hyväksyy nämäkin hankinnat. Asiatarkastajana toimii tutkimussihteeri.

3. Strategisiksi katsotuista hankkeista vastaavilla tutkijoilla voi olla asiatarkastusoikeudet ja oma budjetti. He voivat tehdä pienehköjä hankintoja tämän budjetin puitteissa ilman, että keskustelevat varadekaanin kanssa. Varadekaani hyväksyy nämäkin hankinnat; tutkimussihteeri seuraa budjetin pitävyyttä.

Huomaa, että prosessi ei pääty hankintaan, vaan aiheuttaa työtä etenkin tutkimussihteerille, varadekaanille ja hallinnolle sen jälkeenkin.

6.3.1.1 Normaalit pienet hankinnat (tyypillisesti alle 100€)

Aikataulu Sisältö VetovastuuTarve ilmenee Keskustelu/maili tutkimuksen

varadekaanin kanssa (toimiston osalta tutkimussihteerin kanssa)

Tutkija, varadekaani ja toimiston osalta tutkimussihteeri

Yleensä 1-3 päivää Varadekaani tarkistaa budjetin Varadekaani, tutkimussihteeri

1 vko Varadekaanin hyväksyttyä hankinnan otetaan yhteyttä hankintavastaavaan

Tutkija, hankintavastaava

Vaihtelee Hankintavastaava hoitaa hankinnan

Hankintavastaava

Vaihtelee Asiatarkastus Yleensä tutkimussihteeri

1-3 päivää edellisestä Hyväksyntä Varadekaani1-3 päivää edellisestä Maksatus Hallinto osaston

ulkopuolella

40 (58)


6.3.1.2 Toimiston hankinnat (kuten kynät, mustekasetit yms.)

Aikataulu Sisältö VetovastuuTarve ilmenee Keskustelu/maili

tutkimussihteerin kanssaTutkimussihteeri

Yleensä 1-3 päivää Tutkimussihteeri tarkistaa budjetin

Tutkimussihteeri

1-2 päivää Tutkimussihteeri ottaa yhteyden hankintavastaavaan

Tutkimussihteeri, hankintavastaava

Vaihtelee Hankintavastaava hoitaa hankinnan

Hankintavastaava

Vaihtelee Asiatarkastus Yleensä tutkimussihteeri

1-3 päivää edellisestä Hyväksyntä Varadekaani1-3 päivää edellisestä Maksatus Hallinto osaston

ulkopuolella

6.3.1.3 Delegoidut asiatarkastusoikeudet ja oman budjetin omaavat tutkijat

Aikataulu Sisältö VetovastuuTarve ilmenee Tutkija päättää hankinnasta

budjettinsa puitteissa- jos kyse on hankinnasta, hän ottaa yhteyttä hankintavastaavaan, joka kysyy asiaa varadekaanilta

Tutkija

1-5 päivää Laskutuksen valmistelu. Tutkija toimittaa laskun tutkimussihteerille Rondoon vietäväksi


Alle viikko edellisestä Asiatarkastus Tutkija1-3 päivää edellisestä Hyväksyntä Varadekaani1-3 päivää edellisestä Maksatus Hallinto osaston

ulkopuolella

© IK 17.2.09

41 (58)


6.3.2 Virkavapaudet ja lomat

Virkavapauden ja loman hakeminen on kevyt prosessi, joka lähtee liikkeelle hakijan aloitteesta.

Aikataulu Sisältö VetovastuuLoma- tai virkavapaushakemuksen täyttäminen

Tutkija täyttää loma- tai virkavapauslomakkeen.

Tutkija

Hakemuksen hyväksyminen

Tutkija toimittaa lomakkeen tutkimussihteerille, joka vie lomakkeen hyväksyttäväksi varadekaanille

Tutkija > tutkimussihteeri > varadekaani

Jälkihoito Tutkimussihteeri toimittaa lomakkeen eteenpäin

Tutkimussihteeri

IK 6.1.09

42 (58)


6.3.3 Tutkijan matkasuunnitelma ja -lasku

SCHOOL OF DESIGN PROCESS: RESEARCHER’S TRAVEL PLAN AND TRAVEL CLAIM

This page gives you information for traveling. It describes our policy, and also the process for booking/planning trips. The basic aim is to maximize funds for travels, which requires your cooperation. The better we organize things, the more money there is.

When traveling, keep in mind a few things.1. Trips for salaried people only. We pay trips for those students only who are

salaried.2. Who approves? All trips MUST be agreed upon with associate dean for

research before you travel. He typically consults our supervisor about the trip, unless it is a conference. You can’t organize trips without their approval; they’re responsible for budgets.

3. Book through travel agency. All trips MUST be booked through a travel agency. At the end of 2008, through Suomen Matkatoimisto. Trust them: they are good. However, see comment 8 below: it is important not to take the suggestions of the travel agency at face value.

Policy:4. How many trips? Our budget is calculated on the premise that everyone on

our payroll gets ONE trip a year.5. We pay conferences primarily. However, one trip a year is not your

birthright. We pay only trips for conferences in which you present a paper – but can consider though discourage workshop organizations, posters, and in some cases other trips too. For these other trips, you need an approval from associate dean responsible for budget.

6. Days on the road. When you travel, only a minimum number of days are paid. Thus, is you go to a 2-day conference, we typically pay a three-day trip.

7. No combined vacations. Vacations cannot be combined to work trips. The logic is simple: extra days on road are off from work at the workplace, and hence, not allowed. This is not a matter of SoD policy: we follow Finnish law here.

In addition, there are good practices to be followed:8. Check prices. We need to book through travel agency, but ALWAYS check

prices before you go from the Web. Our travel agencies tend to offer expensive flights and hotels by default. Even though they do not probably have deals with airlines and hotel chains, they are not using their money when paying the trips. And, the more business they direct to Finnair and SAS, the better their deals are. They have an incentive to put you to expensive place; this is not in our interest.

9. Book in time: flights and hotels get increasingly expensive when the travel date gets closer, esp. in cities like New York. IN genral, book at least three weeks in advance.

43 (58)


10. If you go to a conference, go to conference hotel. They are typically the best offers in town, and convenient.

Concerning price scale, some policy trips (this is year 2008):11. Flights: always aim at less than 300 Euros in European trips. Associate deans

typically do not approve flights if they cost more. When flying to North America and Asia, flights should cost less than 1000 Euros.

12. Accommodation: Hotels should cost less than 15o Euros/night. By booking in advance, this ought to be easy to organize even in the world’s most expensive cities. Associate dean will routinely turn down hotel bookings if they are in the order of 200 Euros.

TUTKIJA / RESEARCHER SIHTEERI / SECRETARY

1. Matkustaja sopii esimiehen (varadekaani) kanssa matkasta ja sen budjetista (mitä rahaa käytetään: osasto vai tutkijakoulu) sekä tekee matkavarauksen itse Suomen Matkatoimistosta (ohje alla). Virkamatka on tehtävä mahdollisimman edullisesti.

The traveller discusses with his/her superior (vice dean) the details of the trip including budget (department or DCGS) and makes the reservation him/herself at Suomen Matkatoimisto (instructions below). The trip has to be made with as low budget as possible.

2. Matkasuunnitelma on laadittava Personec Travel –ohjelmalla hyvissä ajoin ennen matkaa. Hyväksytty suunnitelma takaa matkustajavakuutuksen ja luvan lähteä matkalle. Huom! Info-kulujen merkintä (esim. lennot, hotellit tms. jotka laskutetaan eli tutkija ei maksa itse). Lähetys sihteerille käsittelyyn.

44 (58)


A travel plan in Personec Travel –program must be filled in well before the trip. An accepted plan guarantees traveller’s insurance and a permission to leave for the trip. (Remember to mark the “info costs” that are invoiced to TaiK, so you don’t pay yourself). The plan is forwarded to the secretary for handling.

3. Sihteeri tekee matkan asiatarkastuksen ja täyttää tai tarkastaa tiliöinti-kentän. Hän joko palauttaa vaillinaisen suunnitelman kommentin kera takaisin matkustajalle tai hyväksyy ja lähettää sen varadekaanille hyväksyttäväksi.

The secretary checks the details of the trip and fills in or verifies the bookkeeping line to be correct. She then either returns the incomplete plan to the traveller or accepts it and sends it to the vice dean for approval.

4. Tehdään matka / Trip takes place.

5. Matkan jälkeen (viimeistään 2 kk:n kuluttua) matkustaja tekee matkalaskun Personec Travel -ohjelmassa ja merkitsee siihen tarkat menot. Laskuun tulee liittää skannattuna kaikki kuitit, e-ticket ja boarding pass, sekä mahdolliset taksin tai oman käytön kulut perusteluineen todisteeksi matkustamisesta ja kuluista. Kuitit ja todisteet teipataan matkakululomakkeeseen ja sen liitesivuille ja annetaan

45 (58)


sihteerille. Matkalasku lähetetään sihteerille hyväksyttäväksi.

After the trip (within 2 months) the traveller changes the travel plan into a travel claim in the Personec Travel program. All receipts, e-ticket, boarding passes and possible taxi or own car use must be attached and explained as proof of the trip and the expenses. Receipts are taped to a travel claim form and given to the secretary. The electronic claim is sent to the secretary for approval.

6. Matkalaskun saavuttua Travel-systeemissä sihteerin käsiteltäväksi matkakululomake ja liitteet skannataan ja liitetään matkalaskun liitteiksi. Tehdään asia- ja numerotarkastus. Jos puutteita matkalaskussa, keskustellaan matkustajan kanssa tai palautetaan lasku, kunnes kaikki tarvittava on tehty, jolloin lasku hyväksytään ja lähetetään varadekaanille hyväksyttäväksi.

After receiving the claim in the Travel-system the secretary scans the receipts and attaches them to the electronic claim. She then checks the claim and clarifies missing points, if needed, with the traveller. When the claim is complete the secretary sends it to the vice dean for approval.

46 (58)


SUOMEN MATKATOIMISTO OY (Sopimuskausi/contract duration: 1.10.2008 - 30.9.2012):

Lento- ja hotellivaraukset / Flight and hotel reservations:

- Online-itsevarauspalvelussa (suositeltava: edullisin palvelumaksu / online-reservation recommended: low service rate)- Puhelimitse/by telephone: 010 8268 600 - Sähköpostitse/email: [email protected]

PERSONEC TRAVEL: https://travel.tietoenator.com/TaiK/

QUESTIONS & PROBLEMS: [email protected] or [email protected]

© Eeva Tella and Ilpo Koskinen, Oct-Nov 2008

47 (58)

mailto:[email protected]


https://travel.tietoenator.com/TaiK/


https://e-travelmanagement22.amadeus.com/login/ftbtaik


7. Varadekaanin toimenkuvan matriisimuotoinen esitys

Varadekaanin toimenkuvan voi hahmottaa parhaiten matriisina.

Jokapäi-väiset prosessit

Ajallisesti ennakoi-mattomat prosessit

Sään-nöllisesti toistuvat prosessit

Politiikka-luonteisia ohjeistuksia

Huom

Tutki-muksen rakenteel-liset prosessit

Merkinnät jatko-opinnoista

Tutkimus-hakemusten käsittely

Seminaarit Kuka voi johtaa hankkeita?

Tutkimus-hanke-neuvottelut

Jatko-opiskeli-joiden hakupro-sessi ja hyväksy-minen

Jatko-opiskelijoiden opintosuori-tuksia koskevia periaatteita

Tutkimuksen sopimusten tekeminen

Vieraile-vien tutkijoiden hakupro-sessi ja hyväksy-minen

Väitöspro-sessitDosentuu-rien haku

48 (58)


Hallinnon strategiset prosessit

Jokapäiväiset prosessit


Säännöllisesti toistuvat prosessit

Politiikkaluonteisia ohjeistuksia

TTSBudjetointiKehityskeskustelut

Jokapäiväiset prosessit


Säännölli-sesti toistuvat prosessit

Politiikka-luonteisia ohjeistuksia

Päivittäiset hallinnolliset peruspro-sessit

Pienet hankinnat Virkamää-räykset

Esittely-roolit

Virkavapaudet ja lomasuun-nitelmat

Tiliseuranta

Matkojen hyväksyminen

49 (58)


Liite. Sopimuspohjia

Liite 1. Projektisopimuspohja

PROJEKTISOPIMUS

YRITYS ja Taideteollinen korkeakoulu ovat tehneet keskenään seuraavan sopimuksen.

1. SopijapuoletTilaajana on YRITYS, myöhemmin tilaaja.Toimittajana on Taideteollinen korkeakoulu / Muotoilun osasto / Teollisen muotoilun koulutusohjelma, myöhemmin toimittaja. 2.ToteutusProjektin ohjaajana ja vastaavana johtajana toimii TAIKIN VIRANHALTIJA. Toteuttaja/ina on Teollisen muotoilun JOKIN OSAPUOLI (MA-OPISKELIJAT, TUTKIJAT, PRFOESSORIT), myöhemmin tekijä. Toimittaja huolehtii tekijöiden ja itsensä välisestä työn tulosten siirto-oikeudesta, josta tilaajalle annetaan kopio liitteeksi sopimukseen.

3. Projektin kohdeProjektin tavoitteena on suunnitella TÄHÄN PROJEKTIN TAVOITTEET LAUSEELLA. TARKEMPI MÄÄRITTELY LIITTEESSÄ

LISÄKSI KUVATAAN LUVATUT DELIVERAABELIT

MISSÄ TAVOITTET ON KUVATTU YKSITYISKOHTAISESTI

4. Projektin vaiheet ja aikataulu

Projektin vaiheet ovat:

KUVATAAN PROJEKTIN VAIHEET YLEISLUONTOISESTI. TARKEMPI KUVAUS LIITTEESSÄ.

YKSILÖITY KUUKAUSI/VIIKKOAIKATAULU

5. YhdyshenkilötTilaajan puolesta yhdyshenkilönä toimii NIMI (YRITYS). Toimittajan puolesta yhdyshenkilönä toimii NIMI (TAIK).

6. Korvaus ja maksuehdotTilaaja suorittaa toimittajalle maksun seuraavasti: Korvaussumma on SUMMA,- € + ALV 22 %. Tilaaja suorittaa maksun laskutuksen perusteella. AIKA. Maksuehto on 30 pv/netto.

50 (58)


Jatkokehittelystä sovitaan erikseen.

MAHDOLINEN LUNASTUSPYKÄLÄ, ESIM:Tilaaja lunastaa toimittajalta toteutetut DELIVERAABELIT (KONSEPTIT, PROTOT) maksamalla SUMMA euron hinnan kustakin DELIVERAABELISTA erikseen asianomaiselle opiskelijalle tai opiskelijaryhmälle. Lunastus astuu voimaan kun tilaaja on maksanut lunastushinnan konseptin tekijän tilille.

Konseptin tekijä on itse verovelvollinen saamastaan tulosta.

Jos lunastettu konsepti sisältää keksinnöllisyyttä siinä määrin, että tilaaja voi patentilla suojata lunastamansa konseptin teollisoikeudelliseksi omaisuudeksi, tulee tilaajan suorittaa mallin tekijälle (keksijälle) erillinen palkkio keksinnöstä. Tekijä ja tilaaja sopivat palkkiosta erikseen. 7. Luovutuskielto

Tätä yhteistyösopimusta ei voi siirtää kolmansille osapuolille ilman sopijapuolten suostumusta.

8. Oikeudet tuloksiin

Tilaajalla on yksinoikeus lunastaa projektin tuloksina syntyneet konseptit.Lunastus tulee tehdä vuoden VUOSILUKU aikana, muussa tapauksessa oikeudet projektin tuloksiin säilyvät tämän sopimuksen perusteella opiskelijoille ja toimittajalla. Oikeudet konseptin teolliseen hyödyntämiseen siirtyvät tilaajalle kun tilaajan korvaussumma on kokonaisuudessaan tilaajan tilillä ja konseptin lunastus on astunut voimaan.

Henkiset tekijänoikeudet jäävät aina tekijälle, mutta hänellä ei ole oikeutta myöhemminkään lunastuksen yhteydessä siirrettyjen teollisoikeuksien kaupalliseen hyödyntämiseen missään muodoissa.

Lunastuksen jälkeen toteuttajan tulee pitää konseptiin liittyvät kuvat, mallit, mallinnukset ja muut asiakirjat salaisina yhden (1) vuoden ajan, tämän jälkeen hänellä on oikeus käyttää yo. aineistoa osana omaa työ- ja opiskeluportfoliotaan.

9. Tulosten julkisuus

Projektin tulokset ovat julkisia. Niiltä projektin osilta, jotka tilaaja on lunastanut, julkisuuden rajat on mainittu pykälissä 6, 7 ja 8.

10. Sopimuksen purkaminen

Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, mikäli työ viivästyy tai toimittaja ei muuten täytä sopimuksen velvoitteita. Toimittajalla on oikeus purkaa sopimus, mikäli tilaaja ei täytä sopimuksen velvoitteita.

11. Riitakysymysten ratkaiseminen

Tämän sopimuksen työtehtäviä ja aikataulua voidaan muuttaa tai täydentää molempien sopijapuolten yhteisellä sopimuksella. Mahdolliset riitakysymykset tämän sopimuksen osalta pyritään ratkaisemaan sovintomenettelyllä ja molempien osapuolten hyväksymän ulkopuolisen asiantuntijan avulla.

51 (58)


Mikäli sovintoa ei synny kohtuullisessa ajassa, ratkaistaan riitakysymykset Helsingin käräjäoikeudessa, Suomen lakia soveltaen.

12. Muut sopimusehdot

Toimittaja ei tietoisesti sisällytä projektissa syntyvään aineistoon mitään kolmansien immateriaalioikeuksin suojattua, eikä ilmaise tilaajan liikesalaisuuden piiriin kuuluvaa projektin yhteydessä hänelle uskottua tietoa kolmannelle osapuolelle.

Sopijapuoli vastaa toiselle sopijapuolelle tai kolmansille osapuolille aiheuttamastaan vahingosta. Sopijapuolet eivät kuitenkaan ole vastuussa toisilleen projektin yhteydessä aiheuttamastaan epäsuorasta tai välillisestä vahingosta.

Sopijapuolen vastuun ylärajana toista sopijapuolta kohtaan on kaikissa tapauksissa kohdassa 6 sovittu korvaussumma.

Tätä sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi TILAAJALLE ja yksi Taideteolliselle korkeakoululle.

Helsingissä PÄIVÄYS

tilaaja:YRITYKSEN NIMI

______________________________________YRITYKSENALLEKIRJOITTAJA

toimittaja:Taideteollinen korkeakoulu _____________________________________

dekaaniNIMI

______________________________________koulutusohjelman johtajaNIMI

______________________________________projektin vastaava johtajaNIMI

52 (58)


Liite 2. Esimerkkisopimus

PROJEKTISOPIMUS

YRITYS Oy ja Taideteollinen korkeakoulu ovat tehneet keskenään seuraavan sopimuksen.

1. SopijapuoletTilaajana on YRITYS Oy, myöhemmin tilaaja.Toimittajana on Taideteollinen korkeakoulu / Muotoilun osasto / Teollisen muotoilun koulutusohjelma, myöhemmin toimittaja. 2.ToteutusProjektin ohjaajana ja vastaavana johtajana toimii professori Ilpo Koskinen. Toteuttaja/ina on Teollisen muotoilun maisteriopiskelija/t, myöhemmin tekijä. Toimittaja huolehtii tekijöiden ja itsensä välisestä työn tulosten siirto-oikeudesta, josta tilaajalle annetaan kopio liitteeksi sopimukseen.

3. Projektin kohdeProjektin tavoitteena on suunnitella uusia innovatiivisia tuotekonsepteja, joissa huomioidaan tilaajan:

- näkökulma- brändille asettamat vaatimukset- taloudelliset rajoitteet (tuotteiden hintaluokka: osa alle 300€, osa 300-10.000€)- kokoelmanäkökulma- materiaalirajoitteet: PET ja kierrätyspaperi- mielellään pienikokoisia tuotteita

Tuotteista tehdään konseptit, jotka huomioivat nämä rajoitteet tilaajan antamien materiaali- ja tuotantoteknisten rajoitteiden puitteissa. Lisäksi voidaan tuottaa tietokonemallinnuksia ja prototyyppejä, jotka illustroivat konsepteja.

Tavoitteena on luoda vähintään 4-5 kokoelmakonseptia, joissa kussakin on 3-6 tuotetta. Projektin työnimi on PET CONCEPTS.

Projektin yleistavoitteet on kuvattu tilaajan 19.2. pitämässä esityksessä. Projektin yksityiskohtaiset tavoitteet ja em. rajaukset esitellään tilaajan 20.3. pitämissä luennoissa.

4. Projektin vaiheet ja aikataulu

Projektin vaiheet ovat:

I Projektin aloitusviikot

Tutustuminen

1. kestävän kehityksen designiin 2. tilaajan nykyisiin malleihin, teknologiaan ja tuotantoon luentojen avulla3. tilaajan näkemykseen markkinatilanteesta ja asiakasryhmistä

53 (58)


Projektin ensimmäisten kolmen viikon aikana määritellään millaiset ominaisuudet menestyvällä tuotteella tulisi olla, tunnistetaan tilaajan tuoteperheen vaatimukset ja tuotetaan alustavat tuotekonseptit.

II Projektin I- välikokous, tavoitteiden täsmennys (3. huhtikuuta)

4. Tutkitaan ensimmäiset tuoteideat ja päätetään, mitkä niistä viedään eteenpäin konseptityöhön. Tätä varten tuotetaan visualisoituja tuotekonsepti- ja kokoelmavaihtoehtoja5. Sovitaan konseptointisuunnittelun vaiheistus ja täsmennetty aikataulu 6. Tehdään alustava arvio eri vaihtoehtojen valmistettavuudesta ja hinnanmuodostuksesta

Projektin II-välikokous, lopullisten konseptien määrittely ja rajaus (huhtikuun loppu)

7. Valitut konseptit esitellään tilaajalle palautetta varten. 8. Päätetään, mitkä konseptit viimeistellään toukokuun aikana, ja missä muodossa (esityskuvina, tietokonemallinnuksina, prototyyppeinä)

20.5. Projektin loppuesittely tilaajalle ja konseptisuunnitteluvaiheen sulkeminen

Esitellään:8. valitut konseptit ja kukin kokonaisuus periaatteet kaksi- ja kolmiulotteisina esityskuvina, tietokonemallinnuksina tai prototyyppeinä.9. konsepteihin liittyvä tarina.10. konseptien tuotantoon liittyvät ympäristönäkökohdat .

Yksilöity viikkoaikataulu

16.3. alkava viikko Kurssin aloitus, tietosisällöt, tilaajan spesifikaatiot23.3. alkava viikko Taustatutkimus, konseptisuunnittelun aloitus30.3. alkava viikko Alustavien konseptien viimeistely esityskuntoon,

välikokous I5.4. alkava viikko Valittujen konseptien yksityiskohtainen suunnittelu alkaa14.4. alkava viikko Konseptien suunnittelu jatkuu, ympäristönäkökohtien

selvittäminen. Paketoinnin suunnittelu alkaa20.4. alkava viikko Konseptien muuntaminen kokoelmiksi alkaa27.4. alkava viikko Konseptien tuotantoteknisten näkökohtien tutkiminen.

Välikokous II4.5. alkava viikko Konseptien viimeistely11.5. alkava viikko Design management –tehtävät; esitysten laatiminen20.5. Projektin loppuesittely.

5. YhdyshenkilötTilaajan puolesta yhdyshenkilönä toimii projektipäällikkö ARVO AALTO. Toimittajan puolesta yhdyshenkilönä toimii professori Ilpo Koskinen.

6. Korvaus ja maksuehdotTilaaja suorittaa toimittajalle maksun seuraavasti: Korvaussumma on 15.000,- € + ALV 22 %. Tilaaja suorittaa maksun laskutuksen perusteella; 20.5.2009. Maksuehto on 30 pv/netto.

Jatkokehittelystä sovitaan erikseen.

54 (58)


Tilaaja lunastaa toimittajalta harjoitustyön yhteydessä toteutetut konseptit maksamalla 1000 euron hinnan kustakin konseptista erikseen asianomaiselle opiskelijalle tai opiskelijaryhmälle. Lunastus astuu voimaan kun tilaaja on maksanut lunastushinnan konseptin tekijän tilille.

Konseptin tekijä on itse verovelvollinen saamastaan tulosta.

Jos lunastettu konsepti sisältää keksinnöllisyyttä siinä määrin, että tilaaja voi patentilla suojata lunastamansa konseptin teollisoikeudelliseksi omaisuudeksi, tulee tilaajan suorittaa mallin tekijälle (keksijälle) erillinen palkkio keksinnöstä. Tekijä ja tilaaja sopivat palkkiosta erikseen. 7. Luovutuskielto

Tätä yhteistyösopimusta ei voi siirtää kolmansille osapuolille ilman sopijapuolten suostumusta.

8. Oikeudet tuloksiin

Tilaajalla on yksinoikeus lunastaa projektin tuloksina syntyneet konseptit.Lunastus tulee tehdä vuoden 2009 aikana, muussa tapauksessa oikeudet projektin tuloksiin säilyvät tämän sopimuksen perusteella opiskelijoille ja toimittajalla. Oikeudet konseptin teolliseen hyödyntämiseen siirtyvät tilaajalle kun tilaajan korvaussumma on kokonaisuudessaan tilaajan tilillä ja konseptin lunastus on astunut voimaan.

Henkiset tekijänoikeudet jäävät aina tekijälle, mutta hänellä ei ole oikeutta myöhemminkään lunastuksen yhteydessä siirrettyjen teollisoikeuksien kaupalliseen hyödyntämiseen missään muodoissa.

Lunastuksen jälkeen toteuttajan tulee pitää konseptiin liittyvät kuvat, mallit, mallinnukset ja muut asiakirjat salaisina yhden (1) vuoden ajan, tämän jälkeen hänellä on oikeus käyttää yo. aineistoa osana omaa työ- ja opiskeluportfoliotaan.

9. Tulosten julkisuus

Projektin tulokset ovat julkisia. Niiltä projektin osilta, jotka tilaaja on lunastanut, julkisuuden rajat on mainittu pykälissä 6, 7 ja 8.

10. Sopimuksen purkaminen

Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, mikäli työ viivästyy tai toimittaja ei muuten täytä sopimuksen velvoitteita. Toimittajalla on oikeus purkaa sopimus, mikäli tilaaja ei täytä sopimuksen velvoitteita.

11. Riitakysymysten ratkaiseminen

Tämän sopimuksen työtehtäviä ja aikataulua voidaan muuttaa tai täydentää molempien sopijapuolten yhteisellä sopimuksella. Mahdolliset riitakysymykset tämän sopimuksen osalta pyritään ratkaisemaan sovintomenettelyllä ja molempien osapuolten hyväksymän ulkopuolisen asiantuntijan avulla.

Mikäli sovintoa ei synny kohtuullisessa ajassa, ratkaistaan riitakysymykset Helsingin käräjäoikeudessa, Suomen lakia soveltaen.

12. Muut sopimusehdot

55 (58)


Toimittaja ei tietoisesti sisällytä projektissa syntyvään aineistoon mitään kolmansien immateriaalioikeuksin suojattua, eikä ilmaise tilaajan liikesalaisuuden piiriin kuuluvaa projektin yhteydessä hänelle uskottua tietoa kolmannelle osapuolelle.

Sopijapuoli vastaa toiselle sopijapuolelle tai kolmansille osapuolille aiheuttamastaan vahingosta. Sopijapuolet eivät kuitenkaan ole vastuussa toisilleen projektin yhteydessä aiheuttamastaan epäsuorasta tai välillisestä vahingosta.

Sopijapuolen vastuun ylärajana toista sopijapuolta kohtaan on kaikissa tapauksissa kohdassa 6 sovittu korvaussumma.

Tätä sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi YRITYS Oy:lle ja yksi Taideteolliselle korkeakoululle.

Helsingissä 18.3.2009

tilaaja:YRITYS Oy _______________________________

Toimitusjohtaja Heikki Raha

toimittaja:Taideteollinen korkeakoulu ______________________________

dekaaniProfessori Pirjo Hirvonen

_______________________________koulutusohjelman johtajaProfessori Turkka Keinonen

______________________________projektin vastaava johtajaProfessori Ilpo Koskinen

56 (58)


Liite 3. Opiskelijaprojektien oikeuksien siirto yritykselle

Tämän lomakkeen täyttää opiskelija, joka toimittaa sen Taikiin. Kun lomake toimitetaan edelleen Taikista yritykselle, saa yritys lunastettua tekijänoikeudet, kun maksaa oikeuksista sovitun summan.

AGREEMENT OF TRANFER OF THE RIGHTS YRITYS Oy and Taideteollinen korkeakoulu have done following agreement. 1. Partners Customer is YRITYS Oy, later customer. Supplier is Taideteollinen korkeakoulu / Industrial design programme, later supplier. 2. Realisation Project tutor and responsible leader is Professor Ilpo Koskinen. Realisers are ID MA-students, later creator. 3. Project target Project target is to create innovative promotion product concepts that take into account: - COMPANY perspective - brand requirements - economic requitements (part of the products <500€, part 300-10000€) - collection design perspective - materials: PET AND RECYCLED PAPER- preferably products of small size The project creates collection concepts that take into account these requirements. In addition, concepts can have CAD models and prototypes that illustrate the concepts. Each collection is supposed to have from 3 to 6 products. The name of the projects is THE NAME OF THE PROJECT. 4. Contact persons As a contact person from customer side acts ARVO AALTO. As a contact person from supplier side acts Ilpo Koskinen. 5. Compensation and terms of payment for creator(s) Customer will honor realized concepts, which were created during the project, from supplier by paying SUMMA, - euros of each concept to each creator separately. Honoring is valid after the payment has reached creators bank-account. Concept creator is obliged to take care of his personal taxation with authorities.

57 (58)


If honored concept has qualities which could be protected as Intellectual Property for customer, should customer pay creator a separate bonus, which is negotiable between creator and customer. 6. Rights on results Customer has a sole right on honoring the concepts created in the project. Rights for industrial and commercial utilization of a concept come into force after the payment has reached creators bank-account. Creator has intellectual copyrights on his (hers) creation, but he has no rights to exploit commercially any part of the honored concept later. After transaction creator should keep all material connected to the concept (pictures, models, digital-models and other documents) classified a period of one (1) year or until customer has released the concept-product, if it happens sooner than one year. After that creator has right to use his own material as a part of his study and professional port-folio. 7. Other conditions Supplier and creator do not deliberately link any material which is IP-property for the third party. Creator does not reveal any clients material which he has come acquainted through project work with client to any third party. 8. Customer has announced to honor following concepts of cretors ((Company announces this later with a letter or an e-mail)) E-mail dd.mm.yyyy hh.min / by whom A statement regarding honoring ((this appears later)) Names of students This signed document will be sent to YRITYS Oy. One copy to creator and The University of Art and Design. Helsinki 24th / June 2009 Concept creator: THE STUDENT’S NAME

Signature: Address: Telephone: Bank account:

58 (58)

ikoskine/ohjeistus/word/TutkimuksenVaradekaaniPr… · Web viewexploit commercially any part of...

Documents

Transcript of ikoskine/ohjeistus/word/TutkimuksenVaradekaaniPr… · Web viewexploit commercially any part of...