دانشگاه آزاد اسالمي و آموزشهاي كاربرديسامانه دفتر توانمندسازي

عنوان دوره: گزارش نويسي

مدرس: احمدرضا فرزين

1395تابستان

شناخت اهميت و ضرورت گزارش نويسي اهميت

قـال نوشتن يا مكاتبه آسانترين ، كم هزينه ترين ، مطمئن ترين و با دوام ترين وسيله ايجـاد ارتبـاط و انت اطذلعات از زمان هاي گدشته تاكنون به شمار مي رود .

آيه از قرآن كريم ، خداوند متعال به مكاتبه ونوشتار اشاره فرموده است. در نهج البالغـه 200در بيش از نيـز "قلم"نيز با واژه هاي نظير بلغني ( به من گزارش رسيده ) به اتفاق از گزارش ياد شده است . در سوره

اوند رحمان به قلم سوگند ياد كرده است . خدبنا به داليل مختلفي از جمله شيوه هاي مديريتي در سازمان ها و موسسات ، مكاتبه از روش مشخصـي

پيروي نمي شود . آموزش كاركنان سازمان ها يكي از مهمترين عوامل در نظم بخشـيدن بـه ايـن مهـم ، بـا اصول صحيح نگارش است .هدف ايجاد يكنواختي در بكارگيري

اعتنايي به اين مسوليت عواقب كم و توجهي بي. است "مسوليت" يك نگارش اصوالً و نويسي گزارش گيريهاي مديران و مسوالن سازمانها و و عوارضي دارد كه بايد در برابر آن پاسخگو بود. غالب تصميم

رشناسان سطوح مختلف اداري تهيه و به موسسات بر مبناي گزارشهايي است كه توسط كارمندان و كاانگاري در تهيه و تنظيم گزارشها بدون شك در قضاوتها، شود. هر نوع سهل مقامات باالتر گزارش مي

كارها و به طور كلي در سرنوشت يك سازمان و نظام اداري موثر بوده گيريها، اتخاذ روشها، ارايه راه تصميماثيرات حياتي بجا بگذارد. بنابر اين در تهيه و تنظيم هر نوع گزارش از تواند ت و در حال و آينده آنها مي

ريزي تا تدوين و ارايه، بايد نهايت توجه و دقت را معمول داشت. مرحله برنامه. است ممارست و تمرين نويسي، نكته مهم و اساسي در تهيه گزارش، آشنايي با اصول و قواعد گزارش

داشتن بلكه موضوع، از موثق و كافي اطالعات داشتن نتيجه تنها نه مانع و جامع كامل، گزارش يك بنابراين .است نويسي ت در گزارشمهار و توانايي

آنچه در اين مجموعه ارائه شده است تالشي است در جهت آگاهي و آماده سازي كاركنان عزيز كه اميد ف پيش بيني شـده و تسـريع در امـور اداري فـراهم است با مطالعه و اجراي دقيق آن امكان دستيابي به اهدا

.آيد

ضرورت قوانين مختلفي وضع شده "سنديت موضوع "در اعتبار و اطمينان مكاتبات و مطالب مكتوب به عنوان

قانون مدني كشور مي گويد : 1284است به طوري كه در همين زمينه ماده "م دعوي يا دفاع قابل استناد باشد هر نوشته اي كه در مقا "سند عبارت است از :

بر همين اساس نيز كليه امالك و مستغالت و بعضي از دارايي هاي منقول مثل اتومبيل و موتور سيكلت داراي اسناد و مدارك مكتوبي هستند كه مالك و دارنده آنرا معرفي مي نمايد .

رين وسـيله ارتبـاطي در بـين سـازمان هـا و اسناد و مدارك و مكاتبات در حال حاضر به عنـوان مهمتـ موسسات دولتي و غير دولتي و حتي توافقنامه و معاهده هاي بين المللـي مـي باشـد قابـل ذكـر اسـت كـه تجهيزات و وسائل ارتباطي مثل تلفن ، تلگراف ، تلكس ، فاكس ، راديو ، تلويزيـون و سـاير سيسـتم هـاي

پيام بوده و به عنوان ابزار كمكي كـاربرد دارنـد. در ارتباطـات صوتي و تصويري و الكرونيكي وسيله انتقالرسمي و غير رسمي ممكن است با يك تلفن دستور انجام كار و يـا پرداخـت مبلغـي صـادر شـود ولـي تـا رسيدن نامه كتبي مربوط به آن ، معموال اقدامي صورت نخواهد گرفت ، چون چنين اقدامي خالف قـانون و

ها است .مقررات رسمي سازمان در اين مواقع وصول يك ياداشت كتبي سند برائت اقدام كننده به شمار مـي رود اصـل پـانزدهم قـانون

زبان و خط رسمي و مشترك مردم ايـران فارسـي "مي گويد 1358اساسي جمهوري اسالمي ايران مصوب اشد ولي استفاده از زبان هـاي است . اسناد و مكاتبات و متون رسمي و كتب درسي بايد با اين زبان و خط ب

محلي و قومي در مطبوعات و رسانه هاي همگاني و تدريس ادبيات آنها در مدارس در كنـار زبـان فارسـي "آزاد است

در نظام جريـان امـور اداري هـر سـازمان "نامه هاي اداري "بنا بر آنچه گفته شد نقش و اثر واژه مهم عي شد كه هيچ كاري را بدون نامه يا گزارش در موسسات نمـي تـوان بـه كامال مشهود است و مي توان مد

صورت رسمي انجام داد و مهمترين وسيله هماهنگي در داخل سازمان و يا خارج از سازمان نامه يـا وسـيله مكتوب ديگري مثل گزارش كار ، صورتجلسه ، آئين نامه ، بخشنامه و ... است .

نا سازي به فنون مكاتبه و تهيه گـزارش هـاي مكتـوب مـورد نيـاز در ضرورت گنجاندن اين مبحث آش انجام امور اداري مي باشد .

ضرورت مهمتر در ايجاد يكنواختي به كار گيري اصول صحيح نگارش و رعايت سلسله مراتـب انجـام كار در كليه مراحل زندگي شغلي است.

اهداف درس

اركنـان بـا مهـارت گـزارش نويسـي اسـت كـه در ايـن راسـتا اهداف كلي درس شامل آشنا سـاختن ك مشخصات يك نوشته و گزارش خوب ، ويژگي هاي گزارشگر ، اصول و مباني گزارش نويسي و روشـهاي

انجام كار از جمله مهمترين مباحث مورد نظر به شمار مي روند كه مورد بررسي قرار مي گيرند .بحث ايجاد دقـت و مهـارت عملـي در كاركنـان بـراي انجـام امـور اهداف رفتاري موردنظر ارائه اين م

گزارش نويسي است .

:گزارشاولفصل

به معني به جا آوردن، "گزاردن"درباره گزارش تعريفهاي گوناگون ارايه شده است.گزارش ازريشه فعل ي ه است. اين واژه از ريشهاين معني در تركيباتي چون سپاسگزاري و نمازگزاردن بكار رفت.انجام دادن است

به معني باز پس آوردن يا بازگشت اطالعات است. از نظر معنايي گزارش عبارت است "reporter"التين. معني اصطالحي آن، عبارت است از "شرح و تفسير قضيه، شرح و تفصيل خبر يا كاري كه انجام يافته"از:

يك موضوع مشخص به هده، تحقيق و پژوهش دربارهاي از اطالعات حاصل از مشا انتقال و انعكاس پاره روش علمي و مستند بر مدارك، شواهد و حقايق.

استنتاج و رويدادها مسايل، علل حقايق، اطالعات، نگارش مهارت" از است عبارت نويسي فن گزارش نويسي و سالم نويسي صار با رعايت اصل سادهاخت و روشني با منطقي توالي و ترتيب به كه حلي راه ارايه و

از كنار بر و منظم و مرتب صورتي به موضوع هر مطالب نويسي، گزارش از استفاده با "باشد. صورت گرفته شود. مي نقل خاصي منظور و هدف به رسيدن جهت در نارسايي و ابهام گونه هر

و مرتب عقايد افكار و توان نتيجه گرفت كه غرض از تنظيم هرگونه گزارش، ارايه منظم در مجموع مي اي كه از پيش براي تحقق هدفي خاص انتخاب شده، به همراه شرح اطالعات بر اساس طرح و نقشه

ترين شكل خود كه پاسخگوي نيازهاي خواننده باشد. ترين و اساسي تفسيرهاي آن در سادهنويسي تحقق يافته، پيام به دان وسيله سادهب كه كند مي گفتگو اصولي و روشها از نويسي موضوع گزارش

نويسي اين نيست كه نامه يا پژوهش لغت يا رسد. مقصود از ساده سرعت، صحت و روشني به خواننده مياصطالح دشوار نداشته باشد بلكه مقصود آن است كه آن لغت يا اصطالح براي خواننده به راحتي قابل فهم

وسايل ترين مهم از نويسي گزارش. گردد جايگزين ها ژهترين وا ترين و روشن بوده و كلمات مشكل با ساده اشخاص يا ها هايي كه سرپرستان سازمانها، اداره تصميم بيشتر. است اطالعات انتقال و مبادله ابزارهاي و

مربوط گزارشگران يا سرپرستي زير مسوالن و كارشناسان از كه است گزارشهايي براساس گيرند، ميدر تهيه و تنظيم گزارشها دقت كافي نشود طبعاً مبناي تصميماتي قرار خواهد شود. پس اگر مي دريافت

گرفت كه از عيب و نقص مبرا نبوده و نه تنها پيام نويسنده به درستي به خواننده نرسيده بلكه باعث زيانهايي خواهد شد.

از نويسي رششود. بنابر اين گزا دقت و حساسيت يك گزارش از سخن باال به خوبي برداشت مي بسياري اهمال، و دقت عدم صورت در گزارش نوشتن هنگام زيرا. است اطالعات مبادله وسايل ترين مشكل

قرا توجه مورد صحيح صورت به نويسي گزارش روش و منطقي طرح اگر و شده فراموش مهم مطالب از .شد نخواهد حاصل درست گزارشي نگيردر نوشتن گزارش بوجود آيد پيروي از سبكهاي ادبي است كه است د ممكن كه اشكاالتي از يكي

نويسنده گزارش ممكن است در نگارش انتخاب كند. اين سبكها با همه ارزشي كه در متون ادبي دارد، نبايد

مستلزم هنر اين در مهارت كسب و است هنر نويسندگي كه چرا گيرد قرار استفاده مورد نويسي در گزارش رسمي نوشتاري زبان و معمولي گفتار اصل بر نويسي، در افراد است اما فن گزارشريحه ق و ذوق وجود فن و است فن "نويسي گزارش" كه پذيرفت بايد رو اين از. است پذير امكان كس هر براي كه دارد تكيهي از ويسندگن كه حالي در. نمايد مي منعكس مفاهيم در را واقعيت علم و شود مي شمرده علم مقوله از خود

ديدگاه ادبيات، هنر است. در هنر الگوي مشخص وجود نداشته و تخيل و احساس نقش اساسي دارد. در اين صورت ابهام بر روشني و صراحت، برتري دارد در حالي كه در فن صراحت و روشني حرف اصلي را

زند و رفتارِ منظمي است كه بايد به آن پايبند بود. مي

سابقه گزارشهاز آغاز زندگي اجتماعي بشر، انتقال اطالعات، يكي از موضوعاتي است كه بشر به آن پرداخته و پس ا

تجربيات، مشاهدات و تفكرات خود را به صورت روايتهاي شفاهي براي همنوعان خود نقل و گزارش كرده تفاده و در سا قابل هم بعد هاي است. پس از پيدايش خط، اين روايتها و گزارشها براي انسانهاي دوره

دسترس بوده است. دبيران ساسانيان، دوره در. رسد مي ميالد از پيش سال هزار سه حدود به مكتوب نويسي گزارش سابقه نگارش در دربار را وظيفه بودند خوش خطي داراي و داشتند كافي اطالعات نيز خود زمان دانشهاي از كه

بر عهده داشتند.دوره از تاريخ كه بيشتر به صورت سنگ نوشته، پوست نوشته، الواح گلي و گاه غالب گزارشهاي اين

پادشاهان، گشايي كشور و منازعات از تاريخي روايتهاي بود، گلي هاي كاسه و ظروف روي هاي نوشتهي كاملي از مورد اخير است. اين نوع گزارشهاي اوليه و نمونه اوستا. است مذهبي متون و مذهبي تعاليم

شده است. تكلف بوده و با خطوط ميخي و پهلوي نگاشته مي ستاني طبيعتا بسيار ساده و بيباجديدي از فرهنگ و تمدن پس از حمله اعراب به ايران و واژگوني نظام پادشاهي ساساني، با دوره

ار، آيين و شويم. روايت و گزارشهاي اين دوره مربوط به رفتارهاي پادشاهان، دخل و خرج درب روبرو مي سفرنامه بيهقي، تاريخ. است مردم روز آن زندگي هاي آداب و رسوم مردم، تاريخ و بسياري از جنبه

.رود مي شمار به دوره اين گزارشهاي و ها نوشته از هايي نمونه جغرافي هاي رساله و ناصرخسرو

جديد نويسي گزارشلمي، فرهنگي، اجتماعي و به طور كلي ع هاي زمينه امتم در اطالعات انتقال اصلي امروزه گزارش شالوده

زمينه در اخير سال پنجاه ويژه به و اخير قرن دو يكي در بشر انگيز حيرت پيشرفت با. باشد خبررساني مي و جديد شرايط با نيز نويسي گزارش مسايل، به نسبت بشر رويكرد تغيير و مختلف فنون و علوم و ارتباط

د. نگرش علمي بشر به موضوعات پيرامون خود، چارچوب و قوانين ش سازگار و بقمنط روزمره نيازهاي

كار به بخشيدن سرعت در اينترنت، و كامپيوتر انگير خاصي را در اين مورد حاكم و رايج كرد. نقش حيرت جنبه از گزارشها. كرد تحول و تغيير دچار را گزارشها تنظيم فنِ و نگارش آيين رساني، اطالع و نشر

صيلي (تشريحي)، به جنبه توضيحي و اختصاري متمايل شد. در اين دوره محور اصلي گزارش تف و توصيفي گويي و مبالغه است. بيان حقايق و توضيح واقعيت بدور از هرگونه گزافه

دليل روشن اين تحول اين است كه پيامها بايست به سرعت، صحت و روشني مبادله شود. تصميمها و ه سرعت، بر مبناي گزارشها صورت گيرد. بديهي است هدف از نويسندگي در اين دوره، كما بيش اقدامات ب

پردازيهاي طوالني و كسل كننده جاي معني و اصل مفهوم بوده است. در اين دوره ظرافتهاي قلمي و سخن شود، مي عكسمن گزارش در حقايق همه كه اين عين در كه داد روشني و صريح ساده، هاي خود را به نوشته

پردازي و توضيحات بيهوده و نامربوط اجتناب شده است. خنس از و روش از همه و همه پيوستها، و نتيجه پيشنهاد، متن، تا خالصه و مقدمه از جدي نويسي فن گزارش

.دارد اساسي نقش آن در نگارشي عاليم و ها نشانه و كرده پيروي زبان قواعددارند، نيز با توجه به طبيعت مشاغل پيچيده امروز، كار و سر موضوع اين با كه افرادي نياز جهت به

گرفتن فرا كه نحوي به گرديد معمول و تكميل امروز جهان در سرعت به ويرايش و نويسي تكنيك گزارش .گردد ممكن افراد همه براي اصول و روش اين

انواع گزارش اند: بندي گزارشها از جهات مختلف قابل تقسيم

الف) گزارش از نظر رسميت تهيه اين نوع گزارش جنبه خصوصي داشته و به طور معمول اين نوع گزارش نتيجه گزارش غير رسمي: -1

و ها عالقه، كنجكاوي، ذوق و احساس شخصي است و كمتر داراي پيامدهاي حقوقي است. مانند سفرنامه .مجالت و ها روزنامه تمقاال ساده، گزارشهاي و وقايع از روزمره گزارشهاي

تهيه. شوند مي آن تهيه مامور افرادي يا فرد كه گردد مي ارايه هنگامي گزارش نوع اين :رسمي گزارش - 2وظيفه و مسوليت اداري به يك آن تهيه بنابراين گيرد، مي صورت خاصي هدف براي گزارشها نوع اين

، بازرگاني، سياسي، اجتماعي، علمي و مانند آن آيد. اين گونه گزارشها مربوط به مسايل اداري حساب ميباشد. بنابراين تهيه گزارشهاي اداري و رسمي، اغلب است و داراي پيامدهاي حقوقي و قانوني مستقيم مي

.است گير ماموريتي دقيق، پر زحمت و وقت ب) گزارش از نظر كاربرد

سطح اطالعات و معلومات دانشجو يا هدف اين نوع از گزارش باال بردن گزارش تحصيلي و پژوهشي: - 1 محقق و سطح كيفي دانشهاست.

ها، نهادها و به طور معمول اين نوع از گزارش در سازمانهاي اداري، شركتها، وزارتخانه گزارش اداري: - 2 گيرد. ريزي، اتخاذ تصميمات اداري مورد استفاده قرار مي شود و در جهت برنامه بانكها تهيه مي

ظر منابع و اندازهگزارش از ن پ) شود. اطالعات اين نوع از گزارشها تنها به منابع دست اول اكتفا مي در تهيه گزارش ساده: - 1در اين نوع از گزارش براي كسب اطالعات به منابع وسيعي مراجعه شده و عالوه بر گزارش تفصيلي: - 2

تر و قابل ي اين گزارشها حقيقي نتيجهشود. بنابراين منابع دست اول از منابع دست چندم هم استفاده مي اعتمادترند.

ت) گزارش از نظر انعكاس اطالعات و مطالباطالعات و مطالب منعكس شده در اين نوع از گزارشها به صورت متن و نوشته گزارش انشايي: -1

باشد. مياز جدول، نمودار، در اين نوع از گزارش براي انعكاس اطالعات، عالوه بر متن ساده :گزارش مختلط - 2

شود. منحني، فرمول و تصوير هم استفاده مي

نكات قوت يك گزارشتهيه و ارايه با يكديگر متفاوت هستند ولي در اگر چه گزارشها از نظر منظور و هدف، كاربرد، نحوه

رد كه توان نكاتي راياد آوري ك برخي از مشخصات با هم مشتركند. ازاين رو براي يك گزارش خوب مي ي ويژگي همه گزارشهاست: بيان كننده

Ø حقايق باشد. در هيچ موردي اطمينان بيجا و غيرِ مستند نداده و عقايد و گزارش بايد تنها منعكس كننده شود.ن داده دخالت آن در شخصي هاي احساسات و سليقه

Ø ضروري و يا غير مفيد مبرا گزارش بايد سرشار از اطالعات الزم و كافي بوده و از هر گونه مطلب غير باشد و به صورت صحيح و منظم تقسيم بندي شده باشد.

Ø اي مفصل باشد اندازه گزارش بايد نه خيلي طوالني و مفصل و نه خيلي كوتاه و مختصر باشد؛ يعني بهت و كه همه نكات قابل ذكر را دربر گيرد و از طرفي در خواننده ايجاد مالل و خستگي نكند، بلكه رغب

او را به خواندن و مطالعه برانگيزد تا خواننده مطالب آن را به طور دقيق و جزء به جزء درك نمايد. عالقهØ حل مسايل و مشكالت و ازدياد معلومات گزارش بايد از صفت تازگي و ابتكار بر خوردار باشد و به

كمك كند.Ø باشد و از حدس و احتمال بدور باشد تا گزارش بايد بر اساس تفكري صحيح و منطقي تدوين شده

خواننده به آن اعتماد كند و در مطا لب آن تضاد و دوگانگي نبيند.Ø ي مسايل مشكوك و اظهارات مبهم به دور باشد. گزارش بايد از اظهار نظر صريح و قطعي درباره Ø د.نقل قولها بايد بدون تحريف و با دقت تمام با ذكر منبع و ماخذ آورده شو

Ø .قواعد درست نويسي و سجاوندي در آن رعايت گردد

نكات ضعف يك گزارش تحقيقي توان نكات زير را نام برد: از نكات ضعف و نقايص يك گزارش مي

Ø شود. كه موجب نارسايي گزارش مي بندي و اعمال سبك غير علمي ضعف انشا و جمله Ø سازد مي كننده گمراه و مبهم را گزارش كه وضوعاتم بندي پاراگراف و بندي تركيب غلط از نظر فصل. Ø گزارش اشتباه، مشكوك يا غير واقعي اش ارايه انتخاب روش غلط و غير اصولي پژوهش كه نتيجه

است. Ø عدم دقت در ارايه مطالب درست به گزارش خلل وارد كرده و اي بسا حقيقتي را وارونه جلوه داده و

سازد. دگرگون ميسرنوشت فرد يا افرادي را Ø آورد؛ زيرا اظهار نظر اظهار نظر كمي بدون ارايه آمار و ارقام، ارزش گزارش را در نظر خواننده پايين مي

قطعي وقتي ارزش واقعي دارد كه مبتني بر آمار و ارقام و جداول دقيق و درست باشد.Ø شود و موجب وب ميوجود تناقص در قسمتهاي مختلف يك گزارش نيز از نقاط ضعف آن محس

گردد. كاهش اعتماد خواننده مي

قالب و ساختار گزارشامروز قالب گزارش يا پژوهش همان قدر اهميت دارد كه محتواي گزارش يا پژوهش. اگر شما زيباترين

جاي ترين انديشه را در قالبي بهنجار و زيبا فكر را در قالبي ناهنجار ارايه دهيد، همچنان است كه فرسوده دهيد.انديشه گزارشگر و پژوهشگر و قصد و در گزارشها و پژوهشهاي سازماني، مساله مهم اين است كه

تن م به توجه موازات به كه اين مگر گيرد، هدف او به روشني به خواننده منتقل شود. اين انتقال صورت نميگزارش را باز شناسيم و حقوق هر يك و محتواي گزارش، به قالب گزارش نيز اهميت دهيم و اجزاي قالبِ

اريم.ذرا بگ

مراحل چهارگانه گزارش نويسيپس از آنگه مفهوم گزارش نويسي روشن شد و با كليات مربوط به گزارش نويسي آشنا شديم اكنون به

ن به مراحل چهارگانه اي مي پردازيم كه هر گزارشي از مرحله تكوين فكر خام تا مرحله تجسم و تبلور آشكل مكتوب از سر مي گذراند . الزم است كه مراحل چهارگانه و ترتيب آنها بخوبي درك شوند ، هيچ يك از مراحل نامبرده نبايد حذف و يا بي اهميت تلقي گردد ، نبايد مرحله اي را با مرحله ديگر اشتباه كرد

بي سر و ته و مغشوش در عدم رعايت اين مراحل موجب مي شود كه گزارش بصورت نوشته اي مبهم ،

آيد كه نه گزارشگر را رضايتي دست مي دهد و نه گزارشخواه را فايدتي و نتيجه كار صرف بيهوده وقت ، انرژي ، مواد يا حتي موجب خسارت و زيان خواهد بود .

مراحل چهارگانه گزارش نويسي عبارت است از : مرحله برنامه ريزي ، تداركات و تهيه مقدمات - 1

 تنظيم و سازماندهي گزارش ( طرح ربط منطقي مطالب ) مرحله - 2

 مرحله نگارش - 3

 مرحله تجديد نظر و اصالح و تهيه متن نهايي - 4

مرحله اول گزارش نويسي : برنامه ريزي

هرچه در مزاياي برنامه ريزي براي انجام امور سخن بگوئيم كم است ، فردي كه در كارهايش برنامه هم آوردن شكست در كارها ، برنامه دارد . بدون برنامه كاركردن به مانند پر كاهي ندارد مسلماً براي فرا

بودن بر امواج درياي مسائل زندگي است ، دستخوش امواج گوناگون مشكالت كه اورا به هر سو مي كشند مي و مي برند . مساله مقدمات و برنامه ريزي براي تهيه گزارش بر حسب نوع آن متفاوت است در مواردي

توان تمام روند برنامه ريزي را در ذهن خود آماده و متمركز كنيم و نيازي به پياده كردن آن برروي كاغذ نمي باشد در واقع اكثر گزارشات مختصر و توضيحي ، بدين صورت در مي آيد . در موارد ديگر تهيه

صالح زياد دارد . مقدمات و تداركات كار نياز به صرف وقت فراوان و فراهم آوردن مواد و مبراي برنامه ريزي و تهيه مقدمات روشهاي گوناگوني وجود دارد اما اگر هدف ما جستجوي واقعيت و

اعمال دقت باشد ، بهترين روش همان است كه محققان و پژوهشگران بكار مي برند كه به روش علمي ف حقايق و نتايج قابل تاييد هستند لذا مشهور است . نويسندگان گزارشهاي اداري و فني نيز ، بدنبال كش

بهتر آن است كه در مرحله برنامه ريزي و تهيه مقدمات از اين روش استفاده شود . در صفحات بعد دو واژه بصورت وجوه عام و خاص يك مقوله بكار رفته است . "گزارش "و "تحقيق "

مراحل روش علمي تحقيق د از :مراحل روش علمي تحقيق عبارتن

 تعريف مساله به صورت مشخص براساس معيارمنطقي تعريف -1

 طرح مقدماتي تحقيق -2

 انتخاب روشي مناسب براي تحقيق -3

 جمع آوري اطالعات و داده ها -4

 تحليل و تفسير -5

 نتيجه گيري براساس داده ها و تفسير ها -6

تعريف مساله-1ام و كوتاه بيان شود . تعريف بايد جامع و مانع تعريف مساله بايد در عبارتي روشن ، دقيق ، بدون ابه

باشد ، يعني همه مصاديق خود را در بر بگيرد و مانع انواع ديگر گردد . مساله مورد گزارش بايد به طور مشخص و محدود تعريف شود ، در اين تعريف بايد حتي المقدور از كالماتي كه قابل مشاهده ، محاسبه و

ه گردد . صورت مساله را مي توان به سه وجه بيان كرد : اندازه گيري باشد استفاد الف ) عبارت مصدري : كشف علل غيبت زياد در واحد توليد

ب ) عبارت سوالي : چه عاملي باعث غيبت زياد در واحد توليد مي شود ؟ ج ) عبارت اجباري : ميخواهيم به علل غيبت زياد در واحد توليد پي ببريم

تر و مشخص تر كردن تعريف، گزارشگر بايد پرسشهاي را مطرح سازد مانند :براي دقيق  از كجا مي دانيم كه ميزان غيبت در واحد توليد زياد است ؟ -

 ميزان غيبت در واحد توليد چقدر است ؟ -

 ميزان غيبت در واحد هاي ديگر سازمان چقدر است ؟ -

بت در واحد هاي ديگر يا در صنعت مشابه تا چه اندازه ميزان غيبت در واحد توليد ، با ميزان غي - قابل مقايسه است ؟.

 آيا علت غيبت چيزي است كه تحت كنترل نهاد است ؟ -

 اگر بتوان علت غيبت را كنترل كرد بهترين روش تقليل آن كدام است ؟ -

رده اين گونه سواالت و سواالت مشابه به گزارشگر كمك مي كند كه مساله را به نحو بهتري تعريف ك و مشخصات الزم را در آن بگنجاند . همين تعريف دقيق مساله است كه بعداً به صورت موضوع و مقدمه

گزارش متجلي مي شود . طرح مقدماتي دقيق ( گزارش ) -2

طرح مقدماتي دقيق شامل چهار موضوع است :  حدود تحقيق –تعيين هدف تحقيق 2 - 1

 معيارهاي انتخاب متدولوژي تحقيق 2 - 2

 طرح سواالت ، مشكالت و تنگناها 2 - 3

  گزارشخواه كيست و دانستن نظر او نسبت به مساله مورد بحث 2 -4 

تعيين هدف تحقيق ( گزارش ) 1-2 الف ) اطالع : صرف بيان حقايق و يا توصيف رويدادها

اطالع همراه با تفسير داده ها و ذكر علل ب ) علل و استنتاج به انضمام ارايه پيشنهاد و راه حل ج) اطالع همراه با تفسير داده ها ، ذكر

د ) تعيين حدود گزارش ه ) تعيين موضوعات اصلي و فرعي

معيارهاي انتخاب متدولوژي تحقيق ( گزارش ) 2-2

معيارهاي انتخابي متدولوژي تحقيق ( گزارش) ، با توجه به ويژگي هاي روشهاي جمع آوري اطالعات ، پرسشنامه ، مشاهده ، تجربه و آزمايش ، مراجعه به كتابخانه ، اسناد و مدارك است و با كه شامل مصاحبه

در نظر گرفتن مطالب زير صورت مي گيرد : الف ) ماهيت تحقيق ( گزارش )

ب ) هزينه تحقيق ( گزارش ) ج) فوايد ممكن

د ) حدود زمان و دقت الزم براي تحقيق ( گزارش ) يه در ارتباط با موضوع تحقيق ( گزارش )و ) تنظيم يك فرض

طرح سواالت ، مشكالت و تنگناها 3-2

  آيا وقت كافي براي انجام تحقيق ( گزارش ) داريم ؟ - آيا امكان مالي فراهم است ؟ -

 آيا منابع الزم مانند افراد ، مواد و تسهيالت در دسترس است ؟ -

 م است ؟آيا در انجام تحقيق ( گزارش ) همكاري ديگري الز -

آيا در تحقيق ( گزارش ) مورد نظر به دانش تخصصي كه تحقيق كننده ( گزارشگر ) ندارد ، مورد - نياز است ؟

 آيا همه مطالب و موضوعات به صورت منطقي صورت برداري و محلوظ شده است ؟ -

نظر گزارشخواه 4-2

امكانات و نگرشها به مساله و در مقصود ديدن مساله از ديدگاه و از زاويه ديد گزارشخواه است . بررسي . ميان گذاشتن اين مسائل با گزارشخواه

انتخاب روش مناسب براي تحقيق ( گزارش ) -3اكنون كه با توجه به روشهاي جمع آوري اطالعات با معيار هاي انتخاب آشنا شده ايم مي توانيم عمالً

امه و يا مخلوطي از دو روش را .يك روش را برگزينيم مثالً روش مصاحبه ، يا پرسشن جمع آوري ، تنظيم و طبقه بندي اطالعات -4

قبالً با روشهاي جمع آوري اطالعات سر و كار داشته ايم اكنون عمالً به جمع آوري اطالعات بر اساس روش انتخاب شده مي پردازيم .

يافتن علل مساله يا به راه حل مساله صرف جمع آوري در هم و آشفته مقداري اطالعات نمي تواند به كمكي بكند . هر چند وجود اطالعات صحيح و دقيق و مربوط الزم است ، اما اطالعات به خودي خود موادي خام هستند كه گزارشگر بايد بتواند آنها را طبقه بندي و تنظيم كند و درمرحله بعد مورد تفسير و

بزند . در مقام تشبيه مي توان آمار و اطالعات به مواد خام براي تحليل قرار دهد و آن را دست به استنتاجآشپزي تشبيه نمود ، درست است كه براي پختن غذا مواد خام به مقدار كافي و به صورت مناسب الزم است تركيب اين مواد به صورت درست است كه از آنها غذايي ماكول مي پزد . اطالعات و آمار نيز آنگاه

شود كه طبقه بندي و تنظيم و سپس تفسير و تحليل شود .معني دار مي تنظيم و طبقه بندي آمار واطالعات شامل چهار مرحله است .

 Classification of dataالف ) طبقه بندي داده ها

 Objectivity  ب ) عينيت گرايي

 Analyzing Qualitative dataج) تحليل داده هاي كيفي

Analyzing Quantitative dataتحليل داده هاي كمي د ) ) Qualitative) است يا غير مقداري ( Quantitativeاطالعات بطور كلي يا مقداري (

تجزيه و تحليل اطالعات مقداري آسانتر است ، زيرا با استفاده از روشهاي آماري قابل تحليل و بررسي هم به اطالعات مقداري تبديل نمود تا نسبت است. در بسياري از موارد مي توان اطالعات غير مقداري را

به پاسخ حاصله و تقليل اشتباهات اطمينان حاصل گردد . در موارد اطالعات غير مقداري يا كيفي مانند رنگ مو يا نژاد ، مليت ، كد گذاري ، در صدها و كسرها به صورت كمي ارايه داد ، براي تبديل اطالعات

است : كيفي به مقادير و صور كمي ممكن الف ) مشاهدات و اطالعات كيفي شمارشي و به صورت عدد منعكس گردد .

ب ) اطالعات و حقايق كيفي به صورت درصد ( پورسانت ) ذكر شود .ج ) اطالعات و مشاهدات كيفي به صورت درجات و طبقات بيان شود ( مانند درجه يك ، درجه دو كه

. حاكي از درجه كيفيت باشد )

ت شخصي افراد را نسبت به امري بصورت درجات طبقه بندي شود و براي هر درجه و طبقه د ) تمايالنمره اي وارزشي تعيين گردد ، مثالً در مورد تمايل افراد به ديدن مسابقه فوتبال ممكن است آنها را به سه

طبقه الف ، ب و ج طبقه بندي نمود و سپس براي هر طبقه نمره اي در نظر گرفت . ل و تفسير داده ها و ارزش گزاري آنها ( استنتاج )تحلي-5

پس از آنكه اطالعات دسته بندي و تجزيه و تحليل شد ، گزارشگر مي تواند براساس تجزيه و تحليل آماري ، اطالعات را توجيه منطقي نموده و به كشف و استنتاج راه حل مشكل موفق گردد .

اطالعات موجود به نتيجه برسد و در توجيه منطقي و مستدل به منظور براي آنكه گزارشگر از مطالعه رسيدن به كنه مطلب و پاسخ مشكل موفق گردد الزم است استدالل خود را كامالً مشخص نمايند . معموالً

جهت استدالل و نتيجه گيري از روشهاي استقرار ، قياس و تمثيل استفاده مي شود .

نتيجه گيري -6ن مرحله گزارشگر پس از ذكر مختصر درباره مشكل ، ياد آوري نكات عمده حقايق مكشوفه به در اي

نتيجه گيري كلي و در واقع به اظهار نظر در باره عوامل و موجبات مساله مي پردازد و سپس راه حلهاي پيشنهادي را براي ارايه در گزارش خود آماده مي سازد .

ويسي : ساختار گزارش مرحله دوم گزارش ن

نحوه تنظيم گزارش عاملي مهم در پذيرش گزارش است . ساختار وسازمان هر گزارش بطور كلي بر سه اصل قراردارد :

الف ) هر گزارش بايدداراي موضوع ، مقدمه ، بدنه اصل ( متن ) و پايان باشد . موضوع

مقدمه بدنه اصل ( متن )

پايان گزارش ( گزارشخواه ) ممكن است نتايج و پيشنهادات گزارشگر را بپذيرد يا نپذير ب ) هر خواننده

ج ) نكات ونظريات عمده بايد مورد تاكيد قرار گيرد .

مقدمه گزارش با پيشرفت سريع تكنولوژي و پيچيدگي سازمانهاي توليدي و خدماتي ديگر اين فرصت نيست تا

شها را جزء به جزء از آغاز تا انجام بخوانند . آنها انتظار دارند تنظيم مديران و سرپرستان مطالب گزاركنندگان گزارش هاي مبسوط ، ضمن آوردن مقدمه اي در يك يا دو صفحه ، نظري كلي درباره مطالب مورد گزارش ارائه دهند. مقدمه گزارش بايد به گونه اي آغاز شود كه خواننده در راستاي موضوع گزارش

د ، يعني در همان دو ، سه سطر اول بداند موضوع گزارش چيست . براي نيل به اين هدف مقدمه قرار گيربايدبا جمله اي آغاز شود كه بگويد گزارش درباره چيست و چرا تهيه گزارش الزم بوده است بطور كلي

مقدمه بايدسه هدف را دنبال كند : سازد كه براي خواننده قابل فهم و با معني باشد الف ) گزارش را در ارتباط با موضوع به گونه اي مطرح

ب ) در خواننده نسبت به موضوع ايجاد عالقه كند ج ) بايد به خواننده بگويد كه از گزارش چه انتظاري داشته باشد .

متن يا بدنه اصلي گزارش

، بيان معيارها و اثبات متن يا بدنه اصلي گزارش محل ارايه آمارها ، داده ها و تحليل و تفسير آنها مدعي است .

پايان گزارش

پايان گزارش شامل نتيجه گيري ، ارايه پيشنهادات و راه حل است كه همراه باخالصه نكات عمده گزارش(در مورد گزارشات مفصل ) مي باشد

يك قانون طاليي در مورد صورت و شكل گزارش مي گويد : د به طور مختصر اعالم كنيد .در مقدمه آنچه را كه مي خواهي

درمتن بگوييد و در پايان آنچه را كه گفته ايد ، بار ديگر به طور مختصر ياد آوري كنيد

از آنجا كه مقدمه و متن وپايان گزارش در شكل نوشتاري آن عمالً به صورت پاراگرافهايي جداگانه ري درباره شكل گزارش در ارتباط با پاراگراف ظاهر مي شوند در بحث راجع به پاراگراف توضيحات بيشت

نويسي داده خواهد شد .

عدم پذيرش آن از سوي گزارشخواه تنظيم گزارش از جنبه پذيرش يا

در مورد خواننده اي كه احتمال مي رود گزارش و نتايج آن را بپذيرد و يا نسبت به : Deductive )الفز روش قياسي استفاده كرد يعني پيشنهادات اصلي و فوايد آن ذكر نتايج و پيشنهادات قضاوتي كند ، بايد ا

گردد و سپس بقيه متن گزارش صرف ارايه داليل ، اسناد ، آمار و اطالعات براي تاييد پيشنهاد گردد. ر مورد خواننده اي كه گمان مي رود در برابر قبول نتايج و پيشنهادات مقاومت ورزد بايد دlnductive :ب)

قرايي استفاده گردد بدين قرار كه بدواً آمار و اطالعات ارايه مي شود و پس از تجزيه و تحليل آنها روش است و استنتاجات الزم ، پيشنهادات و راه حلها مطرح مي گردد .

بنابر اين شناخت قبلي از نگرشها ، سوابق ، طرز تفكر ونحوه برخورد گزارشخواه با مسائل و شخصيت ظيم گزارش عاملي بسيار مهم بشمار مي رود .او در نحوه تن

اصل تاكيد درگزارش

چون خوانندگان گزارش معموالً آنچه راكه در آغاز و پايان مطلبي مي خوانند ، به ياد مي سپارند . بنا بر اين الزم است نكات عمده در آغاز و پايان گزارش قيد گردد . اين امر در مورد نكات عمده هر بخش ازگزارش و در هر پاراگراف نيز بايد مراعات شود . خوانندگان گزارش همچنين كليات را بهتر از جزئيات به خاطر مي سپارند .قدرت به خاطر سپاري مطالب و نكات عمده از سوي گزارشخواه بستگي به اين دارد كه

سازد و چگونه نكات عمده را گزارشگر چگونه اين نكات را با نكاتي كه گزارشخواه قبال مي دانسته مرتبط به هم ربط دهد . معموالً تعداد نكات عمده نبايد از هفت يا هشت مورد تجاوز كند .

چگونه نكات عمده را مورد تاكيد قرار دهيم ؟

همانطور كه قبال گفته شد بايد آغاز و پايان گزارش باشد . :جاي نكته در گزارشالف ) يي كه براي يك نكته و يا مطلبي در نظر گرفته مي شود ، تعيين كننده مقدار فضا: اندازه و تناسبب)

اهميت آن است . هر چه نكته اي مهمتر باشد جاي زياد تري را به خود اختصاص مي دهد.كلمات همگي ازقوت و اثر بخشي يكساني برخوردار نيستند جمالت بايد روشن ، محكم : زبان تاكيدج)

نكته اساسي و عباراتي از اين "، "مهممترين عامل "ود و عبارت وصفي مانند و موثر باشند بكاربردن قي گونه توجه خواننده راجلب مي كند

خط كشيدن زير مطلب عمده ، رنگي نشان دادن جمالت و عبارات ، نوشتن كلمات به : كاربرد عالئمد ) ري و غيره عامل مهم در تاكيد صورتي درشت تر از بقيه كلمات ، نوشتن به صورت ايتاليك ، نمره گذا

گزاردن بر مطلب است

الگوهاي ساختاري گزارش

 Deductive الگوي قياسي - 1

الگوي بسياري از گزارشات اداري و بازرگاني قياسي است . در اين الگو نكته اصلي و يا مهمترين ننده بدنبال مي آيد. پيشنهاد در آغاز ارايه مي شود و سپس جزئيات و توضيحات و داليل تاييد ك

فايده الگوي قياسي آن است كه آنچه كه خواننده براي تصميم گيري الزم است بداند مستقيماً و بالفاصله در اختيار او قرار مي گيرد ونيازي به خواندن تمام گزارش پيدا نمي كند مگر آنگه شخصاً

ي خواننده اي كه به نتايج گزارش جهت مند باشد كه بداند نتايج چگونه بدست آمده است براقه عالگيري قبلي ندارد و بيم مخالفت اوليه از سوي وي نسبت به پيشنهاد و راه حل ارايه شده نمي رود

ميتوان از اين الگو استفاده نمود .اگرخواننده گزارش جهت گيري خاص ويك سويه اي داشته باشدممكن است قبل از مطالعه تمام

نحوه نتيجه گيري كلي و پيشنهاد ارائه شده بر ضد پيشنهاد و يا نتيجه ، جبهه يق واطالعات و حقابگيرد و سپس بر اثرتعهد رواني كه نسبت به مخالفت اوليه در وي ايجاد مي شود ديگر به داليل و

توجيهات گزارش توجه نكند ، در چنين حالتي استفاده از الگوي قياسي مناسب نيست .  lnductive الگوي استقرايي - 2

تركيب الگوي استقرايي عكس تركيب قياسي است بدين قرار كه اول آمار و اطالعات و حقايق ارايه مي شود ، سپس بر پايه آنها استدالل و نتيجه گيري شده و نهايتاً پيشنهاد و يا راه حل مساله مورد نظر

ارايه مي گردد .در تهيه گزارش بصورت استقرايي مورد توجه قرار گيرد مساله وقت خواننده عاملي است كه بايد

خواننده بايد با حوصله باشد و با اطالعات و داده ها آشنا گردد تا بعداً به نقطه نظر گزارشگر برسد . همچنين وقتي حدس زده مي شود كه خواننده جهت گيري منفي نسبت به پيشنهاد داشته باشد كاربرد

را تشويق به مطالعه گزارش و دريافت حقايق كند و درجه احتمال مخالفت روش استقرايي مي تواند او اورا با پيشنهادات كاهش دهد .

 الگوي گزارش برحسب ترتيب اهميت -3

وقتي گزارش را بر حسب درجه اهميت مطالب تنظيم مي كنيم ، مي توان از مهمترين يا از كم مشكالت متعدد مي توان از مشكالت جزئي شروع و به اهميت ترين مورد آغاز نمود . مثال ً در مورد

مشكالت عمده ختم كنيم يا برعكس در مورد مسائلي كه مورد منازعه و اختالف است ترتيب ذكر مسائل از كم اهميت تر به مهمترين مناسب است زيرا خواننده را قدم به قدم آماده پذيرش نقط نظرها و

و اوج مطلب برسد . در گزارشات شفاهي ، بايد از كم اهميت حقايق مي كند تا آنكه به نكته اساسيترين شروع و به مهمترين نقطه ختم كرد زيرا مهمترين نكته كه در آخر كار ارايه مي شود مورد توجه

شنونده قرار گرفته و آن را به خاطر خواهد سپرد .  الگوي تقدم زماني -4

ق تقدم و تاخر زماني صورت مي گيرد بكار اين الگو براي گزارش حوادث و وقايعي كه طب مي رود ، مانند گزارشات پليس ، آتش سوزي ، حوادث و گزارش مسافرتهاي اداري براي بازديد و برنامه

انجام كار .  الگوي قدم به قدم -5

دستگاه اين الگو كه شكل ويژه اي از الگوي تقدم زماني است براي توضيح و توصيف طرز كار يك يا يك ماشين بكار مي رود .

 راه حل –الگوي مساله -6

اين الگو درواقع نوعي الگوي استقرايي است و در موردي بكار مي رود كه شرايط نامناسبي در امري وجود داشته باشد و گزارش شامل پيشنهاد براي رفع آن مشكل باشد . نويسنده گزارش از توصيف و

كند و سپس راه حل مناسب را انتخاب و پيشنهاد خود را ارايه مي دهد . ضمناً تشريح مشكل شروع مي مزايا و محدوديتهاي پيشنهاد را نيز ذكر مي كند .

 اقدام –الگوي معيار -7

هرگاه الزم شود كه متغيرهاي چندي را با معيار واحدي بسنجيم و مزايا و معايب هر يك را تعيين و اقدام استفاده مي كنيم در مورد خريد –ن متغير ها انتخاب كنيم از الگوي معيار سپس يك متغير را از بي

يك دستگاه براساس معيار مورد نظر مي سنجيم ، مثالً با معيار هزينه ، عمر مفيد ، قابليت انعطاف ، ري سرويس پس از فروش و غيره ، آنگاه يكي از آن ساختها را كه با معيارهاي ما توافق و تجانس بهت

دارد ، انتخاب و پيشنهاد مي كنيم .استفاده از اين الگو از هنگامي مفيد است كه بخواهيم عواقب احتمالي يك اقدام بخصوص را تجربه

و تحليل كنيم . تلفيق زماني و علت و معلولي نيز امكان پذير است ، البته يك معلول ممكن است چند د .علت و يا يك علت چند معلول داشته باش

در اين الگو از عوامل شناخته شده بسوي عامل ناشناخته حركت ميكنيم اين ترتيب در مورد سواالتي كه جنبه پيش بيني دارد مفيد است ، مثالً اگر به قيمت اجناس دو درصد اضافه كنيم ، با توجه

به كشش عرضه اين كاال در سود چه تاثيري خواهد داشت ؟

سي : نگارش مرحله سوم گزارش نويپس از آنكه در مرحله اول ودوم گزارش نويسي پايان گرفت آنگاه نوبت مرحله سوم كه نگارش

گزارش باشد فرا مي رسد درمرحله اول كوشش ما اين بود كه مواد و مصالح گزارش را فراهم كنيم كه وم در اين كار بوديم كه بينديشيم كه چه مي خواهيم چرا ميخواهيم و براي كه ميخواهيم. در مرحله د

ساختار گزارش بايد داراي چه صورت و قالبي باشد در مرحله سوم مي خواهيم آن مواد و مصالح را كه به درستي و بادقت و به اندازه كافي فراهم كرده ايم بر اساس ساختاري كه از پيش طرح آن را ريخته ايم بكار

مرحله از مهمترين مراحل گزارش نويسي است زيرا به منزله بريم و عمالً ساختمان گزارش را بنا نهيم اين سند محسوب مي شود و بنا بر اين بايد بكوشيم كه اين سند حد االمكان بي عيب و نقص از كار در آيد و

كه بخاطر آن گزارش تهيه شده ايفا نمايد .  نقش خود را در پيشبرد هدفي م :در مرحله نگارش ما با چهار مساله روبرو هستي

 تهيه پيش نويس - 1

 مساله سبك نگارش - 2

 مساله كلمات و جمالت - 3

 مساله پاراگراف - 4

تهيه پيش نويس-1

كمال مطلوب آن است كه بدون ترديد و تامل ، محتواي گزارش را ضمن تمركز كامل فكر ، روي يك كارهاي مقدماتي و يا چند صفحه كاغذ به عنوان پيش نويس بياوريم ، هيچ نويسنده تازه كاري ، هرچند

طرح ريزي را بدرستي انجام داده باشد ، نبايد انتظار داشته باشد كه نوشته اش در همان وهله اول بي عيب و نقص باشد . بنابر اين تا زماني كه مهارت پيدا نكرده ناچار به تمرين زياد و تهيه پيش نويس است تا

را درآن معمول دارد در پيش نويس ممكن است رعايت بدين وسيله بتواند بعداً تغييرات و تجديد نظرها نقطه گذاري قواعد دستوري ، جمله بندي و رسايي كالم زياد رعايت نشده باشد ولي براي نويسنده فرصت كافي هست تا تمام نقص ها را برطرف كند و اصالحات الزم را بعمل آورد . پيش نويس به منزله اسكلت و

وز از گوشت و پوست و ظرافت ها و نكته سنجي ها بي بهره است و ستون فقرات گزارش است و هن كارهاي زياد ديگري بايد بر آن انجام گيرد .

نويسنده گزارش بايد هنگام تهيه پيش نويس نكات زير را مورد توجه قرار دهد : را بتوان در فاصله ميان سطر هاي پيش نويس دو تا سه سانتي متر باشد تا تغييرات و تجديد نظر ها -

 آن وارد كرد . معموال پيش نويس را بايد يك سطر در ميان نوشت .

 تا آنجا كه ممكن است پيش نويس ، خوانا باشد و زياد قلم خوردگي نداشته باشد . -

 زير مطالبي كه بايد درشت و برجسته نوشته شود ، بايد خط ممتد كشيده شود . -

تا پنج سانتي مترباشد تا در صورت لزوم محل حاشيه چهار طرف صفحات پيش نويس بايد سه - كافي براي مطلب اضافي وجود داشته باشد .

 روي تمام پيش نويس جايي براي شماره صفحه تعيين و شماره ها هميشه درهمان محل درج گردد -

در صورتي كه پس از شماره گذاري الزم شود يك يا چند صفحه به پيش نويس اضافه گردد براي - اشتباه بهتر است از شماره تكراري استفاده شود ، مثال :جلوگيري از

3 -14 2 -14 1 -14 14

.پس از اتمام پيش نويس ، گزارشگر مي تواند به متن نهايي بپردازد

سبك نگارش -2گزارش بايد با سبكي بديع ، خالق ، روشن و دقيق ارائه گردد. نويسنده گزارش بايد بكوشد حين اينكه

لمي و رسمي گزارش حفظ مي شود حالت خشكي و بي روحي در آن نمودار نگردد . گرچه جنبه عگزارش چندان جنبه ادبي ندارد ليكن شك نيست كه اگر نويسنده بتواند سادگي و دقت را با زيبايي بيان همراه كند به ارزش و قابليت قبول گزارش مي افزايد يك سبك روان ، روشن و گويا به جالب نمودن و

رسايي مطلب كمك بزرگي مي كند . نويسنده گزارش بايد با بكار بردن سبك مناسب مطالب خويش را ساده و در عين حال گويا و خالي از لغات و عبارات سنگين و دور از ذهن خواننده گزارش نمايد .

اده روز داده امروزه در گزارش نويسي كلمات ثقيل جاي خود را به كلمات آشنا ، ساده و مورد استف است گزارش نويس بايد بكوشد كه از نكات ضعف زير پرهيز كند :

الف ) بكار بردن كلمات و جمالت اغراق آميز مانند : هرگز ، بي نهايت ، يك دنيا ب ) بكار بردن كلمات و جمالتي كه حس اطمينان دور از عقل و منطق در خواننده ايجاد مي كند مانند :

"بايد گفت بدون ذره اي شبهه"خود را به جاي من "يا "كوته فكران اينطور فكر مي كنند "ج ) برانگيختن احساسات خواننده مانند :

"بگذاريد "هر شخص عاقلي مي پذيرد كه ... "د ) جنبه تبليغاتي دادن به گزارش :

ه) قضاوت بي جا به گزارش و ) اعمال احساسات شخصي در گزارش و در نتيجه دادن جهت خاصي

الزم "يا "بديهي است كه "ز ) سعي در قبوالندن مسايل بدون ارايه داليل منطقي با اداي جمالتي مانند : و از اين قبيل "همه كس مي داند كه ... "و "به گفتن نيست

ح) استدالل غلط ط ) نارسايي و بي دقتي

ر را رعايت كند در مقابل پرهيز از نكات فوق ، نويسنده بايد نكات زي الف ) كامل بودن در عين اختصار

ب ) واضح و روشن بودن جمالت ج ) سادگي و رسايي

كلمات و جمالت -3

: تعريف ، اقسام و اصول آن جملهجمله مجموعه اي از كلمات است كه بر روي هم پيامي را مي رساند . هر جا جمله تمام : تعريف جمله

شود ، نقطه مي گذاريم . : اقسام جمله

تعجبي يا عاطفي . –امري –پرسشي –از لحاظ معني و مفهوم ، جمله پنج گونه است : اخباري از لحاظ فعل جمله يا ساده است يا مركب .

از لحاظ كمال در معني ، جمله يا ناقص است يا كامل . از لحاظ ارتباط با جمالت ديگر ، جمله يا مستقل است يا پيرو .

اصول جمله

اصل وحدتالف ) يك جمله بايد فقط شامل يك مضمون و نكته اصلي باشد . اين اصل در عين سادگي داراي اهميت

بسيار است . حتي اگر مسايل مربوط به ايده و مضمون اصلي در جمالت پيرو ذكر گردد وحدت جمله زيربايد مورد توجه به منظور حفظ وحدت جمله نكاتمضمون واحد آن نبايد ازبين برود. واصليت

قراربگيرد: هيچ يك ازنكات الزم براي قابل درك نمودن مفهوم وفكر اصلي نبايد ازجمله حذف شود. –اول هيچ نكته اضافي وغيرالزم درجمله گنجانيده نشود. –دوم قواعد صحيح دستورزبان ازنظرفاعل وفعل ، مفعول وغيره به دقت مورد توجه قرارگيرد. –سوم

روابط بين مضمون وايده هاي اصلي وفرعي با به كاربردن حروف ربط صحيح وبه جا نشان داده –چهارم شود، دراين مورد نكته ضروري آنست كه حروف ربط تنها به منظور ارتباط دوعبارت به كار نمي رود بلكه

ديده مي "است مثالوظيفه اساسي ومهم آنها درعين ايجاد ارتباط بين عبارات ، نشان دادن نحوه ارتباط آنها بيجاوبه صورت غلط استفاده مي شود به طوري كه ارتباط عبارات را "از"و "و "شود كه ازحروف ربط

آن گونه كه مورد نظراست نمي رساند مانند جمله زير: "اوكوشش خواهد كرد وازهرموقعيت براي تحصيل استفاده خواهد نمود. "

ضموني باشد كه دربردارد لذا بايد افكار مستقل را درتركيب چون جمله بايد نماينده فكر وم –پنجم جمالت مستقل و افكار فرعي را درجمالت فرعي وتبعي قرارداد.

نبايد درميان جمله، جهت فكررا بيش ازيك بارتغييرداد. درغيراين صورت رشته افكار اصلي وفرعي –ششم سررشته مطلب را ازدست او مي گيرد.ازدست مي رود ودرذهن خواننده اغتشاش به وجود مي آورد و

و امثال آنها دريك جمله پشت "نكهٱ "، ". . . يكه "، "كسيكه "، "كه "بايد از به كاربردن كلمات –هفتم سرهم اجنتاب كرد تا جمله گنگ، نارسا وپيچ درپيچ نشود ومانند جمله زيرازآب درنيايد:

اتومبيل تصادف كردند، كه الحمداهللا بخيرگذشت، باالي آن مرد، چنانكه ديروز ديديد، همانجايي كه دو"خيابانيكه منزل پدرشما درآن جااست ، آن كسي كه چندبار درباره اوباهم صحبت كرده ايم ، جان سالم به

"دربرده است.ازنوشتن جمالت دراز كه حفظ معاني ودرك ارتباط بين فاعل ومفعول ومراجع ضمير را مشكل -هشتم ازد بايد پرهيزكرد.مي سبايد ازعالئم نقطه گذاري به نحودقيق وصحيح استفاده كرد تا معاني جمالت تغييرنكند( به ضميمه –نهم

مربوط به نقطه گذاري مراجعه شود)

اصل ربط –ب كلمات وقسمتهاي جمله بايد چنان به هم متصل ومرتبط باشند وبا يكديگر تركيب شوند كه معني اصلي د نظر خود را ازدست ندهند. رعايت اصل ربط درجمله سبب مي شود كه جمله دوپهلو، مبهم وبي ومور

معني نگردد. براي حفظ اصل ربط نكات زير بايد مورد نظر قرارگيرد:كلمات را به ترتيب صحيح درجمله قرارداد وبه خصوص دربه كارگرفتن قيود و وجوه وصفي بايد –اول

با "لمات وصفي را بايد نزديك كلمه اي كه آن را وصف مي كند، قرارداد، مثالدقت خاصي نمود، قيود وك متفاوتي بدست آورد. "درجاهاي مختلف جمله زيرمعاني كامال "فقط "به كارگيري كلمه قيدي

."اومي تواند ازرئيس بانك براي مصاحبه وقت بگيرد "هاي ادبي مورد استفاده است درگزارش نويسي دوپهلويي ودومعنايي جمالت كه گاهي به خاطر ايجاد ظرافت

مي تواندموجب سوء تفاهم واشتباه گردد وناگزيربايد ازآن پرهيزكرد. جمالت زيرهركدام داراي دومعناي مختلف هستند

"من تورا ازپدرت بيشتردوست دارم. "

"همه درست بود. "منتقد پنج غلط ازمقاله اوگرفت كه اتفاقا " عل وعمل را به فاعل آن ربط ونسبت داد نه مانند جمله زير:بايد هميشه هرف –دوم

"شما مي توانيد پس ازبسته بندي كاالي خود را تحويل بگيريد "اگرچند مطلب ازنظر خصوصيات دستوري دريك رديف وهم وزن باشند بايد براي ارائه آنها –سوم

ني آنها حفظ شود. جمالت زيرنشان درجمله ازحروف ربط وجه فعل طوري استفاده كرد كه ارتباط وهم وز دهنده ازبين رفتن هم وزني است:

"گرفته شود مي باشد. "آغاز سال مالي، هنگام مناسبي براي سرمايه گذاري مجدد اينكه موجودي كامال " "خريد، فروش و وصول كردن مطالبات هرسه داراي اهميت فراوان است."

بايد ازتكميل آن مطمئن شد، نبايد مقايسه را به صورت اگر درجمله مقايسه اي صورت گرفته –چهارم ناقص تمام كرد.

"منزل شما درتهران زيباترازكاشان است. "جمله غلط : به كاربردن ضماير داراي اهميت بسيار است. جمالت را بايد به گونه اي نوشت كه يك ضمير به –پنجم

دواسم راجع نشود واسم مربوط به ضميرمشخص باشد. مبهم : وقتي معلم با شاگرد صحبت كرد او اطمينان يافت فردا مدرسه تعطيل است.جمله

اصل تاكيد –ج

تاكيد، جمله را محكم واطمينان خواننده را نسبت به آن بيشترمي كند. تاكيد يعني قراردادن مطالب اره جا ونحوه تاكيد وافكارمهم جمله درمحل مناسب به طوري كه به گيرايي جمله كمك كند. آنچه كه درب

درساختار گزارش ( مرحله دوم) گفته شد درمورد جمالت نيزصادق است. به طورخالصه تا آنجاكه به نگارش كلمات وجمالت مربوط است نكات زيربايد رعايت گردد:

صريح نويسي-1 :"يعني خودداري ازبكاربردن لغات واصطالحات مبهم وكلماتي كه داراي معاني قطعي نيستند.مثال

بنويسيم ننويسيم بعدازظهر 3فردا ساعت خيلي زود يكصدنفر –ده كيلو - ٪90 خيلي ٪87يا - ٪51 اكثريت

گفته شده "به جاي استفاده ازوجه مجهول مانند. "درجمالت وعبارات نيزبايد صريح نوشت . مثال مديركل "يا "رئيس اداره حسابداري گفته است " "بايد نوشت مثال "تصميم گرفته شده است "يا "است

"تصميم گرفته است.

فاعل مشخص نباشد ويا نتيجه عمل مورد نظر باشد ونه كننده آن "مورد استثناء وقتي است كه واقعا صراحت دربيان ، موجب رفع سوء تفاهم وتفسير مختلف ازجمالت خواهد شد.

ساده نويسي-2

يعني : بنويسيم ننويسيم گرانبها ذي قيمت به كلي ، به يكباره بالمره ، هم اكنون "عمال بالفعل جاندار ذي روح

وديگرلغات ازاين دست. كوتاه نويسي (ايجاز)-3 حذف كلمات واصطالحات تكراري- احتراز ازهمانگويي وتكيه كالم- ك بهترگزارش نمي كند.حذف مطالب زايد كه كمكي به در-

درمورد جمالت وعبارات نيزبايد صراحت، ساده نويسي وكوتاه نويسي رعايت شود. فصاحت وبالغت-4

كالم فصيح كالمي است كه زيبا ودلپسند باشد وكالم بليغ يا رسا كالمي است كه جامع ومانع، روشن وخالي بليغ نيست. "لزوماازابهام باشد. هركلمه بليغي فصيح هست. ولي هركلمه فصيح

بهترين تعريف درمورد فصاحت وبالغت منقول ازحضرت علي (ع) است كه فرموده اند: "خيرالكالم ما قلّ ودلّ ولم يمل " "يعني بهترين سخن آن است كه درعين كوتاهي برتمام مقصود گوينده داللت كند وهرگزمالل نياورد. " روشهاي كوتاه كردن جمله-5

ويرگول ، نقطه ويرگول به جاي حروف ربطبه كاربردن -الف حذف كلمات مترادف -ب حذف صفات وقيود غيرالزم ( به نمونه هايي كه درصفحه بعدداده شده مراجعه نماييد.) -ج

درست نويسي-6 شامل:رعايت دستورزبان فارسي وموارد مهم آن مانند مطابفت فعل با فاعل ، روشن بودن ضمير مرجع، –الف

ا قرينه واستفاده درست از زمان فعل ومواردي ديگر كه دربخش مربوط به اصول جمله حذف فعل ب ذكرگرديد.

استفاده ازعالمت گذاري –ب رعايت شيوه امالء فارسي

نيمه رسمي –لحن محاوره اي –ج "نان "به جاي "مقصود ازبه كاربردن لحن محاوره اي اين نيست كه كلمات را به طورشكسته بنويسيم مثال

يا استفاده ازكلمات عاميانه درگزارش نويسي قابل قبول نيست ، بلكه منظور، صفا، سادگي، بي "نون"تكلفي ، صراحت وكوتاهي مورد استفاده درمحاره است، كه همين ويژگي نيزبايد درگزارش بكاررود.

نيست. درگزارش نويسي محلي براي اظهارفضل، قلمبه گويي ، اغراقهاي بيهوده وقلم فرسايي د: دقت

و: وضوح ا : اختصار

نمونه كلماتي كه حذف آنها ازمعنا چيزي نمي كاهد واز درازاي كالم جلوگيري مي كند. با مراجعه به سوابق با مراجعه به سوابق گذشته

صعود كرد (باالرفت) به طرف باال صعودكرد عقيده عمومي عقيده عمومي بسياري ازمردم

نكات اساسي يا نكات مهم ات اساسي مهمنك احاطه شده ازهمه طرف احاطه شده

مساوي مساوي "عينا تمام تمام "كامال مساوي مساوي "كامال

پيش دستي كرد جلوتر پيش دستي كرد مساعي كردند ... تشريك ... با يكديگر تشريك مساعي كردند

... متحد شدند با يكديگر متحد شدند مخصوص مخصوص "امالك

اولين يا نخستين اولين ونخستين اول ارديبهشت درتاريخ اول ارديبهشت

"غالبا دربسياري موارد خواند مورد مطالعه قرارداد هميشه درتمام اوقات سال

"اخيرا دراوقات اخير صدها عبارات ديگر ازاين قبيل يافت مي شود كه مي توان به اين فهرست اضافه كرد.

پاراگراف بندي-4

ضمن بحث درباره ساختارگزارش گفته شده هرگزارش بايد داراي سه جزء باشد: مقدمه متن

نتيجهخواننده گزارش ياري مي دهد تامقدمه، متن پارگراف بندي درگزارش وسيله وتكنيكي است كه به

ونتيجه را ازلحاظ ساختاري ازيكديگر تميزدهد، عالوه براين پارگراف بندي داراي وظايف وقواعد مهم ذكرخواهد شد. "ديگري نيزهست كه بعدا

پارگراف واپسين پاره ساختماني هرمقاله وگفتاري است كه موضوعي ومطلبي درآن درج وپرورده سخن گفتيم، اكنون به شرح وتوضيف پاراگراف وبيان ويژگي هاي آن "مي شود. درباره كلمه وجمله قبال

مي پردازيم.

:تعريف بند يا پاراگراف ونحوه استفاده ازآن ف عبارت است ازجمله يا مجموعه جمله هايي كه فكرواحدي را بيان كند.بند يا پاراگرا هرنوشته به بند يا بندهايي ( بخش هايي) تقسيم مي شود. هريك ازاين بندها ( بخشها) جمله يا

ا مجموعه هايي است كه بين آنها ارتباط وهمبستگي لفظي ومعنايي بيشتري وجود دارد وروي هم مطلب ي مفهوم كامل ومستقلي را مي سازد . به هريك ازآن بخش ها دريك گفتار، بند يا پاراگراف گويند.

اهميت پاراگراف

گاهي پارگرافي دربيست سطر يا بيشتر نوشته مي شود وناگزيريم همه را به ذهن بسپاريم دراين صورت رفهم مقصود دچاراشتباه مي شويم. از اين برخي از اجزاي مهم را فراموش مي كنيم ونتيجه آنكه د "غالبا

) -روالزم است هريك از اجزاي مهم پاراگراف را درسطرهاي زيرهم آورده ، با شماره يا خط تيره ( مشخص سازيم.

بايد با هم پيوند -ضمن تمايزازيكديگر –بديهي است همانطوركه افكار يا محتواي بندهاي هرنوشته اصلي هرپاراگراف نيزچنين است. نزديك داشته باشند، اجزاي

هرچه بندهاي يك نوشته زيادترباشند، تنوع بيشتر، خستگي كمتر، وبهره گيري زيادتر مي شود. اگراجزاي فرعي هرپاراگراف زيرهم قرارگيرد خواننده، بهترمي تواند مسيرفكرنويسنده را دنبال كند

وپيام اورا، روشن تروسريعتر دريافت كند.بند، بهترين وطبيعي ترين وسيله براي نشان دادن طرح وساخت گزارش است. چون فكرهاي زايد

واضافي گزارش دهنده، درنظام پاراگراف ها انعكاس مي يابد. آغاز هربند به نسبت سايرسطرها بايد يك راگراف سانت تورفتگي داشته باشدو اين خود موجب برجسته شدن هربند وپيداكردن شروع نوشته هرپا

مي شود.ارزش هرنوشته دراين است كه با يك نگاه بتوان عنوانهاي اصلي وفرعي آن را بازشناخت وفكرنويسنده

رابدون هيچ ابهامي تا پايان دنبال كرد.ن تاثير اين تقسيم بندي ازنظركمك به خواننده، به مراتب بيش ازتاثيرظاهري آن است ، براي مثال به متو

كه هريك شاخه هاي –كتابهاي قديمي نگاه كنيد كه درآنها مطالب اصلي وفرعي يا مباحث مهم علمي داراي حاشيه نويسي هاي مزاحم "پشت سرهم، تودرتووبدون هيچ نشانه اي آمده وغالبا -زيادي نيزدارد

نيزهست.. همانطوركه يك سخنران ورزيده چقدربايد فكرنويسنده وخواننده خسته شود تا پيامي را درست دريابد

مي تواند توجه شنوندگان را درتمام مدت سخنراني جلب نمايد، وبا تصرفي كه درروح آنها مي نمايد، نگذارد لحظه اي به جاي ديگر فكركنند ، يك نويسنده گزارش هم نبايد بگذارد، توجه خواننده به جايي

ر امكان پذيرنيست، مگرآن كه ازطرح تقسيم بندي غيراز پيام ومحتواي گزارش منحرف شود، و اين ام موضوع ومطلب وسايرراهنماهاي نگارش استفاده كند.

–طول بندهاي پربار كه هركدام، دريك يا دوصفحه مي گنجد وكمترين تنوعي نيزدرآن ديده نمي شود چندان كمكي به خواننده نمي كند. –هرچند روان وپخته هم نوشته شده باشد

هرخواننده تا حدود معيني مي تواند فكرخود را روي يك مطلب يا موضوع تمركزدهد و وقتي خسته شد حداقل آن است كه نوشته را كنار مي گذارد.

بند به نوشته تنوع مي بخشد ونمي گذارد دررشته افكارنويسنده ، گسستگي به وجود آيد، ازاين روآن را بدين مفهوم نيزتعريف كرده اند:

پارگراف پرورش منسجم يا هماهنگ يك فكر واحد ازيك نوشته است كه با سايربندهاي آن نوشته « ».پيوند ناگسستني دارد

يكي از مطمئن ترين وسايلي كه افكارنويسنده را به صورت روشن ومتمايز به خواننده منتقل مي سازد، درمورد چگونگي استفاده ازپارگراف ، ويژگيها، فوايد پاراگراف است. بنابراين بهتراست هرگونه ترديدي كه

وارتباط آن با طرح كلي گزارش داريم، قبل ازآغاز نگارش ازميان برداريم. واگرمطلب گزارش خود را به تنوع يا تظاهر به "پاراگرافهاي كوتاه وبلند تقسيم مي كنيم ، بايد بدانيم كه اين كار ضرورت دارد، نه صرفا

گارش باشد. بايد به خاطرداشت كه خواننده مي تواند داوري كند ودريابد كه آوردن رعايت قواعد ن "پاراگراف هاي مختلف دريك نوشته وتوجه به ارتباط منطقي آنها، تاچه اندازه فهم را آسان مي كند . اساسا

ودش شروع هرپارگراف ، خود فرصتي براي خواننده است تا تجديد قواكرده ، فكرتازه اي را درمغزخبپذيرد ودفع نكند. درمورد ميزان كوتاهي وبلندي پاراگراف ها معيارمشخصي وجود ندارد، ولي نويسنده

تشخيص خواهد داد كه برحسب سنگيني يا سادگي –خود آگاه يا ناخود آگاه –مجرب هنگام ارائه مطالب ابد، پس ازاين تشخيص چقدر زمان الزم است تا او مطالب را خوب دري واهميت مطالب براي خواننده ،

است كه نوشته را به اجزايي مناسب تقسيم مي كند. هرپاراگراف سه وظيفه اصلي به عهده دارد: جلب توجه خواننده به موضوع وفكراصلي نوشته. –الف پرورش فكراصلي نوشته به كمك بندها براي جلوگيري ازانحراف فكر خواننده وقطع عالقه او. –ب يجه.اعالم نت –ج

براي اينكه اين سه نكته خوب انجام شود، بايد ابتدا موضوع را به اجزاي فرعي تقسيم كرد. ممكن است درگزارش هاي توضيحي يا نوشته هاي تحليلي وپژوهشي ، "هرجزء ، چندپاراگراف داشته باشد. معموال

خالصه نيزمي آيد. "مقدمه واحيانااگراف را به پيشنهاد يانتيجه اختصاص بايد داد . به عنوان مثال ، درپايان هرگزارش، حداقل يك پار

هرگاه موضوع اصلي تحقيق ، دورنماي سوخت وانرژي باشد، اجزاي فرعي آن عبارت است از:

مقدمه- انرژي هسته اي - انرژي جذر ومد وانرژي امواج) –انرژي آبي ( انرژي آبشارها - انرژي باد - گاز ازفضوالت حيوانات وتهيه الكل ازگياهان)تهيه انرژي بيوگاز ( - انرژي ژئوترمال ( نيروي حرارتي تحت االرضي) - سوختهاي فسيلي مانند نفت،گاز ، ذغال سنگ وغيره . . . - نتيجه -

با اين تقسيم بندي، نويسنده خواهد توانست به روشني ، محتواي هرموضوع يا جزء فرعي را به ترتيب به خوانندگان امكان دهد تا پيام وفكراصلي گزارش را كه درموضوع وجمله هاي اوليه مقدمه زيرهم نوشته ،

يا متن آمده است ، به سرعت دريابد.

دوباره تاكيد مي كنيم كه تقسيم بندي مطالب گزارش ازاهميت ويژه اي برخوردار است وفشار رواني را برخواننده تعديل خواهد كرد.

.رافها ازنظرنوع ارتباط داراي حاالت زيرهستندپاراگ

الف ) ممكن است پاراگراف ها ازنظر نوع پيوندي كه با هم دارند مرتب بوده، به دنبال هم آمده باشند وبه عبارت ديگررابطه علت ومعلولي با هم داشته باشند، به اين معني كه پاراگراف اول ، موضوع يا علت

وم، موضوع يا علت پاراگراف سوم ، وهمين روش تا پايان گزارش ادامه يافته پاراگراف دوم، وپاراگراف دباشد. چنين نوشته يا گزارش كه براساس روابط علت معلولي ( ربط منطقي) تنظيم شده باشد، فكر خواننده را بدون هيچ زحمتي ازمقدمه به نتيجه هدايت مي كند و هيچ درنگي صورت نمي گيرد، درست چون

ناگزير است راه تهران، سمنان ، دامغان ، شاهرود ، سبزوار ونيشابوررا پشت سربگذارد وبه مسافري كهدرصورتي كه مي داند راه –مقصد مشهد برسد. حال اگر اين مسافر مسيرهاي ديگري را برگزيند

بديهي است به دردسرخواهد افتاد. –ميان بري هم وجود ندارد به صورت افكاري كه با يكديگر مغايرت دارند ارائه شوند وطبيعت گزارش ب ) ممكن است پاراگرافها

چنين مغايرتي را ايجاب كند. مثال :برود. پس از عزيمت به اهواز » اهواز« به كارمندي دستورمي دهند كه براي مصاحبه استخدامي به

مون كتبي نيز به عمل آورد . اعالم وانجام موفقيت آميز مصاحبه، ازوي مي خواهند ازداوطلبان استخدام آزدستوراخير ، سرو صدا ايجاد مي كند وكارمند ناگزير مي شود، گزارشي ازماموريت خويش تهيه كند وبراي

سرپرست خود بفرستد. نظام پاراگرافها بدين ترتيب است: "دراين گزارش معموال

.يك پاراگراف به مقدمه وشرح آغاز ماموريت اختصاص مي يابد- جريان مصاحبه نوشته مي شود. درپاراگراف دوم ، - درپاراگراف سوم، ازحساسيت داوطلبان استخدام دربرابراعالم آزمايش كتبي بحث مي شود. - درپاراگراف چهارم، جمع بندي مطالب ، اظهارنظر، پيشنهاد ويا توصيه كارمند مطرح مي گردد. - زسرپرست تقاضا مي شود نظرنهايي خود را اعالم نمايد.درپاراگراف آخر، با توجه به همه جهات ، ا -

پ) ممكن است پاراگرافها مقايسه ميان دو راه حل مساله يا دومعيار را برعهده داشته باشند. ت ) ممكن است پاراگرافها به وسيله عبارات يا جمله هاي ربطي به يكديگر بپيوندند.

فوايد استفاده ازبند يا پاراگراف

 ختي.شكستن يكنوا - 1

 كمك به درك تقسيم بندي موضوع. - 2

 مشخص ساختن جزئي ازكل موضوع. - 3

 گذاشتن فاصله سفيد براي بهتر ديدن. - 4

 جلب توجه خواننده به تغيير موضوع يا موضوعات فرعي. - 5

 آساني مراجعه به هرمطلب. - 6

مرحله چهارم گزارش نويسي : تجديدنظر

شود، مرحله چهارم گزارش نويسي را شامل مي مدت زماني كه صرف بررسي ، انتقاد وتجديد نظر مي گردد.

بعداز آنكه كارنگارش به پايان رسيد وتمامي جريانات فكري مربوطه ، براساس اطالعات جمع آوري شده و( طرح از پيش تنظيم شده برروي كاغذ آمد نوبت به اين مي رسد كه مروري دوباره برآن داشته باشيم

ه دنبال هم ومرتبط با هم نوشته شده اند؟) آيا احتياج هست كه جاي بندها را عوض وببينيم كه آيا مطالب برعايت شده اند؟ آيا ازعالمت گذاري به درستي وبه جا استفاده شده است؟ "كنيم؟ آيا اصول نگارش تماما

ه آيا مطالب نوشته شده؟ صريح، ساده ، كوتاه ودرست مي باشند؟ آيا به امالء صحيح كلمات توجه شداست؟ وباالخره آنچه كه درمورد گزارش نويسي مطرح است ، درگزارش ما رعايت گرديده است يا خير؟ وچنانچه نقصي يا نقائصي دركاربود، به اصالح آنها مي پردازيم تاگزارش ماخالي از اشكال بوده ومشكلي را

كن است زحمات نويسنده ايجاد ننمايد. درحقيقت بدون ارزيابي وتجديدنظر آنچه به نگارش درآمده، مم گزارش به هدر رود ونتيجه مطلوب عايد نگردد.

پيروي ازچهارمرحله مذكور، اجتناب ناپذير است. اگر شخص به درستي ازآنها پيروي نمايدومرحله اي را با مرحله ديگر مخلوط نكند، متوجه خواهد شد كه گزارشش ازطرح وشكل هوشمندانه اي برخوردار

د هدفي را كه بدان منظور نوشته شده است تحقق بخشد. توجه دقيق به هنگام بررسي وانتقاد است ومي توان وتجديد نظر درآنچه شخص مي نويسد موجب پيشرفت اومي گردد.

پرسشنامه براي مرور وتجديدنظردرنوشته

تجديد نظراول: گزارش را از نظر مطالب ومواد مندرجه بررسي كنيد:

في مي باشد؟آيا حاوي اطالعات كا- آيا مثالهاي بيشترالزم است؟- آيا حقايق، نياز به شرح بيشتري دارد؟ - آيا منابع اطالعاتي ، بهترين منابع قابل دسترس است؟ -

آيا بيشتر ازاندازه مطلب گنجانيده شده است؟ - آيا نوشته منطقي مي باشد؟ -

تجديد نظردوم : بررسي كنيد:گزارش را ازنظر موثر بودن وترتيب كلي آن

آيا موضوع به طور واضح بيان شده است؟- آيا موضوع به مراحل وروشن تقسيم شده است؟ - آيا ربط بين مراحل واضح است؟ -

تجديد نظرسوم: نوشته را ازنظر جمله بندي ، انتخاب لغت ، طرز تحرير، نشانه گذاري وشيوه خط فارسي بررسي كنيد:

ند؟آيا جمله ها صحيح وموثر مي باش- آيا با ايجاد تنوع درطول جمله ، ازيكنواختي احتراز شده است؟- آيا كلمات به جاي اينكه مفاهيم كشدارومهم داشته باشند، داراي معاني قطعي وروشن هستند؟ - آيا اسلوب تحرير، مناسب است؟ -فاعلي ، مي توان آيا با حذف زائد وتعويض افعالي كه دروجه مفعولي به كاررفته اند به افعال دروجه -

جمله ها را بهتر و روشن ترنمود؟ آيا اصول و قواعد نشانه گذاري وشيوه خط فارسي درگزارش به صورتي رعايت شده است؟ -

دوباره بنويسيد:كليه كلمات ، جمالت وسايرمواردي را كه درتجديد نظرها اصالح گرديده است ، عوض كنيد وگزارش را

دوباره بنويسيد.

ارشآراستن گز

نا كردن امكانات بصري كه بحث شما را بآراستن يك گزارش براي تاكيد بيشتر روي نكات مورد نظر و پشتيباني كند ازتكنيك هاي مهم گزارش نويسي است.

:طراحي مناسب براي گزارش ازطريق استفاده به جا ازموارد زيرفراهم مي آيد استفاده ازدايره ها يا مربع هاي توپر كوچك- ط كشيدن زيرنوشته هاخ- استفاده ازحروف بزرگ وپررنگ-

عنوان بندي- امكانات بصري موثر- تاكيد بربعضي نتيجه گيري ها ازمطالب - نمايش وسازماندهي پايه هاي پيچيده -

ابزار نگارش مثل دايره ها يا مربع هاي توپر، خط كشيدن زيرنوشته ها، استفاده ازحروف بزرگ وپررنگ ندي مي تواند به تمركز وتوجه خواننده كمك كند. زيرا:وعنوان ب .نكات اصلي را تقويت مي كنند 

.برشكل گيري منطقي بحث تاكيد مي نمايد 

.بخش هاي طوالني را تفكيك مي كنند ونمايش يك صفحه را بهبود مي بخشند 

تقويت نكات اصلي

، عبارات پشتيباني كننده بوده، تنها يك يا درهريادداشت كوتاه ودرهربخش ازيك گزارش بلند، اكثرمتن دونكته اصلي است كه نويسنده مي خواهد خواننده آن را به خاطر داشته باشد . اينها نكاتي هستند كه به موضوع شكل وساختار مي دهند، توسعه وتداوم بحث را نشان مي دهند ، يا بحث قبلي را خالصه مي كنند.

مولي دربدنه متن، اهميت آنها را كم رنگ تر مي كند.رها كردن اين نكات به صورت معخواننده را به سمت دايره ها يا مربع هاي توپر، خط كشيدن زيرجمالت، حروف بزرگ وپررنگ ،

نكات اصلي گزارش مي كشاند. ابزاري كه انتخاب مي كنيد به نكته اي كه مي خواهيد بيان سازيد بستگي دارد.ربعهاي توپروقتي بيشترين تاثير را دارند كه بخواهيد برروي بيشترازيك ادعا تاكيد كنيد، دايره هاي ويا م

باشد.» عبارت يك خط يا كمتر« وهمين طور هنگامي كه همچنين اين عاليم ممكن است دريك عبارت آغاز كننده براي مشخص كردن عناوين به كاررفته

توجه كنيد. –كه دريك گزارش آمده –ن مقدمه درگزارش مورد استفاده قرارگيرند. به اياگرچه مادرپنج سال گذشته با سرمايه گذاري دراستفاده ازتكنولوژي جديد وبهبود كارآيي ، گامهاي بزرگي «

برداشته ايم، ولي براي رسيدن به صرفه جويي كامل بايد: .ورود ، ذخيره وخروج داده ها را مكانيزه كنيم 

اس خطوط توليد ازنوسازمان دهيم فعاليتهاي خود را براس« گويد كه دواصل درصرفه جويي چيست اين عبارتهاي مقدمه،بطورواضح وروشن به خواننده مي

وگزارش چگونه تنظيم خواهد شد ونيزبحث مكانيزه كردن برسازماندهي دوباره پيشي مي گيرد.

اين روش به خصوص وقتي مناسب خط كشيدن زير عبارتها راه ديگري براي توجه خواننده است . طوالني باشد واين امكان وجود داشته باشد كه نكته برجسته مورد نظر نويسنده درميان » عبارت« است كه

عبارتها وجمالت پاراگراف از نظر خواننده پنهان بماند.رآنها خط وقتي كه زيريكسري ازنظرات دريك بخش خط مي كشيد، بايد همه نظرات وايده هايي كه زي

كشي شده داراي اهميت مساوي بوده ودريك سطح ازخالصه نويسي قرارداشته باشند.خط كشيدن زير يك نكته اصلي وسپس خط كشيدن زيرنكات تاييد كننده، خواننده را گيج وبه جاي

شده تاكيد، او را ازبحث اصلي منحرف مي سازد. دريك گزارش كوتاه جمله هايي كه زيرآنها خط كشيده ميتواند جايگزين عناوين بخشها شوند، واين وقتي است كه بحث اصلي نتواند به يك عبارت كوتاه كاهش

يابد.استفاده ازحروف بزرگ وپررنگ به عنوان يك ابزار بصري نگارش، مي تواند به طورموثر دريك سري

ومجموعه اي از عوامل استفاده شود.

: ن بحثكمك به خواننده براي دنبال كردعنوان بندي مثل استفاده ازدايره ها ويا مربع هاي توپر وحروف بزرگ وپررنگ توجه خواننده را جلب

كرده، متن را تقسيم مي كند. عالوه براينكه عنوان بندي به عنوان عاليم راهنما، اين هوشياري را به خواننده ويد كه چگونه موضوع، به بخشهاي مي دهد كه يك موضوع جديد درحال آغاز است وبه آنها مي گ

ديگرگزارش مربوط ميگردد.عنوان بندي معقول ومناسب نوشته ها، به خواننده چارچوب بحث را نشان مي دهد. چون اغلب مديران

فقط عناوين را مي خوانند، يك نويسنده خردمند ازآنها براي ساخت نكات اصلي گزارش خود استفاده مي كند.ن شما روشي خاص براي عنوان بندي مشخص نمي كند، مي توانيد روش مخصوص به خود اگرسازما

را باتوجه به قواعدذيل شكل دهيد: .هرعنوان يا زيرعنوان بايد به طورمعني دارمطالبي را كه دنبال مي كند، توضيح دهد 

.هرعنوان بايد به تنهايي وبه خودي خود قابل درك باشد 

ه داراي يك سطح ازكليت است، بايد ساختار همسنگ داشته باشد.درداخل هربخش ، عناويني ك 

.عناوين بايد قالب سازگار را دنبال كنند 

عناوين ايجاد توقع مي كند، عناوين با مشخص كردن ايده هايي خاص، خواننده را درانتظار مي گذارد. ولي به خواننده ، هيچ چيز درمورد اگرچه متن را تقسيم مي كنند. » مالحظات« و » تاريخچه« عناويني نظير

بحث نمي گويند.

به طور مثال درگزارشي كه درباره مواد سمي دركودهاي شيميايي تهيه شده است ، عناويني مثل اقدامات اوليه مي تواند « نسبت به عنوانهايي مثل » مالحظات بلندمدت«و» مالحظات كوتاه مدت«

كم ارزشترند.» ي بلندمدت ، مسموميت را حذف خواهد كردبرنامه ها« و » مسموميت را كاهش دهدعناوين بايد به تنهايي معني دار باشند، هرعنواني بايد بدون مراجعه به متن قابل درك باشد، تا خواننده

اي كه ازگزارش سطحي ميگذرد ، بتواند ازطريق عناوين ، مطلب ر ادريابد.باشد كه به وسيله بحث قابل استنتاج باشد، عالوه براين ، نبايد داراي بنابراين هرعنوان بايد شامل فعلي

واژه هاي تعريف شده درمتني كه بعداز عنوان مي آيد باشند.عناوين بايد همسنگ باشند، به عبارت ديگر عناوين وزير عنوانها درهرعنوان ، بايد قالب وفرم همسنگي

خشهاي نزديك و وابسته ، بايد ازلحاظ ساختاري مشابه باشند تا نشان داشته باشند، به بيان ساده عناوين درب دهند كه آن بخشها به يكديگر مرتبط هستند عناوين بحث درمورد يك فرآيند بايد شبيه عناوين ذيل باشند:

عمليات جاري كارخانه را ارزيابي كنيد.- سيستم گردش كار درخط مونتاژ را بازنگري كنيد.- يغاتي را ازنو بسنجيد.فعاليتهاي تبل -

همه عناوين باالداراي فعل معلوم هستند. گروه عناوين ذيل ناموزون اند: ارزيابي عمليات جاري كارخانه- بازنگري سيستم گردش كاردرخط مونتاژ- سنجش مجدد فعاليتهاي تبليغاتي -

ارتباط نداشتن بخش سوم با عالوه براين ، استفاده ازاسم درعنوان آخر به جاي يك جمله، نشان دهنده به ساختارهاي همسنگ به عنوان يكي ازنشانه ها وكليدهاي ارتباط "دوبخش قبلي است، خوانندگان غالبا

وهمبستگي نگاه مي كنند.عناوين بايد يك قالب سازگار را دنبال نمايند. محل قرارگيري روي صفحه واندازه ماشين شده عناوين،

خواننده مشخص مي كند. عنواني كه جاي مناسب خود را ازدست داده ، پيامي اهميت موضوع را براياشتباه براي خواننده دربرخواهد داشت . ناسازگاري مشخص مي نمايد كه نويسنده توجه كافي به جزئيات

نمي كند.

وين را براجتناب ازهرسردرگمي ، مي توانيد ورقه اي تهيه كرده، درآن شكل كلي ودلخواه تنظيم عنا مشخص كنيد. سپس ماشين نويس شما يك مرجع خواهد داشت وشما ازپرداختن به توضيحات درنيمه راه ،

گزارش اجتناب مي كنيد.براي يك گزارش خيلي طوالني ممكن است اندازه عناوين را با يك دايره كه درآن الف ، ب ، ج آمده

است. درآن صورت ماشين نويس به كليد راهنما است. مشخص كنيد كه نشان دهنده ارزش واهميت آنها برروي ورقه نگارش رجوع مي كند.

جذاب كردن موضوعكسل كننده است. اين متن ها افكارخواننده را سرگردان مي كند. مي صفحه هاي يك متن پيوسته ،

به صورت جدول ها توانيد اگر ممكن باشد صفحه را با قراردادن عناوين ويا با گذاشتن بعضي از اطالعاتيا نمودارها، شكسته وآنها را از پيوستگي خسته كننده برهانيد. البته نبايد اجازه دهيد كه زيبا كردن بي جهت

، نحوه آرايش مطالب شما را به سمت تاكيد برنكات فرعي يا انحراف بحث سوق دهد.ننده ورساندن بهتر پيام شما دارد، ازآنجاكه ابزار و تكنيكهاي نگارش نقش مهمي درتمركز داشتن خوا

مهم است كه دراستفاده ازآنها كمال دقت را داشته باشيد. مي توانيد توفيق خود را دراين زمينه ، با سرعت وبا ناقدانه نگاه كردن به گزارش يا مرور عناوين ونكات برجسته ، ارزيابي كند.

آيا صفحه ها جذاب است؟- ي كند؟آيا عناوين، موضوع را مطرح م- دربدنه متن برجسته شده اند؟ –كه خواننده بايد به خاطر بياورد –آيا نكات اصلي -

بعضي ازگزارش ها يا يادداشت هاي خود را بازنگري كنيد، وببيند:آيا مي توانيد ازدايره ها ويا مربع هاي توپرسياه خط كشي زيربعضي عبارت ها يا حروف بزرگ وپررنگ -

اده كنيد؟براي تاكيد بهتراستف آيا نحوه نمايش سازگار است؟ - آيا الزم است هيچيك ازعنوان ها تغييركند؟ -چيزي را كه هم اكنون درحال نوشتن هستيد بخوانيد، آيا مي توانيد آنرا با تاكيد برنكات اصلي بهبود -

ببخشيد؟ با افزودن چطور؟ -

جدول ها ونمودارها –ساختن نكات بصري بخشي ضروري –نمودار ناميده مي شود "كه درگزارش هاي مربوط به مديريت عموما –نكات بصري

درهرگزارش بلند و بسياري ازگزارش هاي كوتاه است. طراحي اين نكات بخشي ازوظيفه شما به عنوان كه شامل –يك گزارش نويس است. خيلي از نويسندگان درزمينه مسائل مديريت، جدول ها يا نمودارها را

به عنوان بخشي ازفرآيند حل مساله مطرح مي سازند. نويسندگان دريافته اند كه اين –رامها است دياگجدول ها ونمودارها دركشف روابط مهم ويا معني دار بودن روند هايي كه درغيراين صورت ناديده گرفته

اوليه ، نمودارهايي مي شدند، به آنها كمك زيادي مي كند. گزارش نويسان با تجربه ، قبل از نوشتن متن پيش نويس مي كنند، حتي اگر ازآنها به عنوان ابزار حل مساله استفاده نكنند.

ساختن نمودارها وجدول ها دراين مرحله به شما اجازه مي دهد كه نتيجه گيري را كنترل كنيد . وقتي بنا كرده ايد، كم رنگ كه با نموداركار مي كنيد ممكن است ارتباطي كه قسمتي ازبحث خود را روي آن

شده، يا حتي غيرمعقول به نظرآيد. براي موثرين استفاده ازنمودارها بايد: آنها را با زيركي وهوشياري به كاربگيريد.- فرم وشكل مناسب را انتخاب كنيد. - به خواننده بگوييد چرا نمودار مهم است. - سادگي آن را حفظ نماييد. - ودار به تنهايي گوياست ولي آن را به متن پيوند بزنيد.اطمينان حاصل كنيد كه نم - كنترل كنيد نمودار ، اشتباه راهنمايي نكند. - محصول تكميل شده ر ارزيابي كنيد. -

جدول ها ونمودارها را با زيركي وهوشياري به كاربگيريد.ارزش آنها را ازبين نويسندگان گزارش هاي مديريتي ممكن است با استفاده بيش ازحد ازنمودارها

ببرند. اين كارممكن است به دودليل صورت گيرد:آنها اميدوارند كه متصل كردن وضميمه كردن اوراق متعدد ازنمودارها وگرافها جايگزين يك بحث "اوال

تنظيم شده و متقاعد كننده گردد.ت بصري به عنوان بخشي ازفرآيند آنها سرمايه گذاري سنگيني اززمان وانرژي براي ساختن نكا "ثانيا

حل مساله انجام داده اند ونسبت به دورانداختن هريك ازآنها بي ميل هستند.اگر مي بينيد كه تمايالت فوق درشما وجود دارد خود را تحت فشارقراردهيد تا جلوي زيانهاي بعدي

بحث شده مهيج هستند، چون كه به "را بگيريد.نمودارها وجداول نمايشي ، مانند ابزار نگارش كه قبالچشم مي آيند. اضافه كردن نمودارهاي غيرضروري سبب بي ارزش شدن نمودارهايي مي شوند كه

برمهمترين نكات تاكيد كرده اند. يك بار ديگربه خواننده فكركنيد وتنها آن ابزار گرافيكي را استفاده كنيد كه:

نمايش مي دهند.اطالعات پيچيده را به سادگي وروشني - 1 برنكات مهم دربحث تاكيد مي كنند.- 2

–اگر دروقت خواننده صرفه جويي كرده ونكات شما را موثرتر مي كند –هميشه مطالب قابل ارايه را به صورت جدول يا گرافيك درنظر بگيريد.

روابط ونسبتهاي مهم تاكيد استفاده ازنمودار نه تنها اطالعات پيچيده را مختصر ومفيد مي كند بلكه بر مي نمايد.

وغيرقابل مجبور كردن خواننده براي مشخص كردن ومعني دار بودن جرياني ازاطالعات پرحجم ( هضم) وي را وادار مي كند كه كارشما را براي شما باقي بگذارد وممكن نيست آنها به نتيجه اي كه شما

انتظار داريد برسند.

:نكته مهمتصميم درمورد اين كه ازيك جدول ويا نمودار مشخص استفاده كنيد، بستگي به مطالبي دارد كه

مي خواهيد نمايش دهيد.جدول ها مقدار زيادي ازداده هاي كمي را دريك فضاي كوچك يكپارچه مي كنند، بدون اينكه هيچ

را روي يك منحني رسم مي كنيد اتفاق مي افتد) عددي را ازدست بدهند.( همانطور كه نقاطدر زمينه رشد يا كاهش دارد، ولي آنها را "اگرچه يك جدول داللت ضمني برروابط ونسبتها، مخصوصا

به وضوح نشان نمي دهد وبنابراين جدول ها ساده تر از نمودارها اشتباه تفسير مي شوند.مسائل تحليلي وآموزشي است ازجدول واگرگزارش درزمينه توصيه مي شود اگرگزارش شما درباره

اطالع رساني و تصميم گيري مديريتي است ازنمودار استفاده نماييد.

نموداربايد گويا وكامل تهيه شودخواننده بايد قادر باشد كه با يك نگاه به نمودار، محتوا ومعني آن را بدون خواندن درك كند. خيلي

رش را با نگاه كردن به عكسهاي آن ورق مي زنند، يك نمودار خوب بايد توجه خواننده را ازمسئوالن، گزاجلب كرده، پيام را انتقال دهد. اگر عنوان آن معني آن را مشخص نمايد، و اگراجزاي آن بطور روشن عنوان

ا را درمتن وقتي كه مي توانيد جدول ها يا نمودارهمودار خود توضيح دهنده خود است .گذاري شوند، ن يك گزارش بلند ادغام كنيد، آنها را تاحد ممكن نزديك به محلي كه به آنها اشاره شده است قراردهيد.

نمودارهاي موجود دربخش ضميمه ممكن است هيچوقت ديده نشوند. هرچند ، مستقل ازاينكه دار يا جدول را بيان كنيد، به نمودارها را كجا قرارمي دهيد، بايد درخود گزارش با يادداشت ، آدرس هرنمو

ترتيبي كه خواننده را منحرف نكرده ، نكته خود را بيان دارد. .خواننده را مجبور نسازيد كه خواندن را متوقف كرده وبه نمودار نگاه كند

درصد 45مشخص شده، بالغ بر 2همانطور كه درنمودار شماره « خيلي بهتراست گفته شود "مثال را 2نمودار شماره « تا اين كه بگوييم » صرف حقوق ومزايا شده است 1375اي سال مالي بودجه ما بر

».براي ارقام بودجه ببينيد اگر نياز به نمودار براي بسط كردن نكته درمتن نداريد، بايد نمودار را حذف كنيد.

نمودارها وجداول خود را ارزيابي كنيد:تهيه نمودارهاي شما گذشته است، به آنها بدون تعصب وپيش داوري نگاه هنگاميكه حداقل يك روز از

كنيد اولين چيزي كه بايد ارزيابي نماييد، اين است كه درنشان دادن حقايق افراط كرده ايد ياخير؟يك تصويرممكن است كارهزار كلمه را انجام دهد ، ولي هزارتصوير مي تواند يك مته خرد كننده

باشد.شما مي توانيد كارخود را با نشان دادن نكات تصويري به همكاراني كه آشنا به موضوع نيستند،

افراد با اظهارنظردرمورد كارهاي » آيا آنچه را كه تالش داريد بگوييد درك مي كنند؟«بسنجيد. ازآنها بپرسيد هنرنمي دانم، ولي مي من چيزي را درباره« گرافيكي احساس راحتي مي كنند اين يك حالت كالسيك از

است.» دانم كه چه دوست دارماگر به شما درمورد زيبا سازي پيشنهادي مي شود ، درمورد داليلي كه درپشت پيشنهادهاوجود دارند

سئوال كنيد، سپس تصميم بگيريد. آيا نمودار، بحث شما را براي خواننده روشن بيان مي سازد؟- 1 ك نكته را بيان مي كند؟آيا نموداريك نكته وفقط ي- 2 آيا عنوان نمودار معني داربودن آن را براي خواننده مشخص مي سازد؟- 3 آيا نمودار با دقت روابط را نشان مي دهد؟- 4

استفاده ازعناوين درگزارش هاروش ديگري كه امروز معمول ومراجعه به قسمتهاي مختلف گزارش را براي خواننده بسيارآسان

استفاده از عناويني است كه بخشهاي مختلف گزارش را از يكديگر متمايز مي سازد. ساخته است،زماني مي تواند سودمند باشد كه "اين عناوين براي خواننده درحكم نقشه راه محسوب مي شود وطبعا

نويسنده همه راهنمايي هاي مربوط به گزارش را رعايت كرده باشد. درآن صورت است كه استفاده عناوين ، راهگشاي خواننده براي دريافت سريعتر وروشنتر مطالب وگرفتن پيغام خواهد بود. هنوز بهترين از

راه براي استفاده ازعناوين ، معرفي نشده ، وهرچه نويسنده اي براساس تجربه ونوع نوشته خويش كن است از چند نوع وشناختي كه ازخواننده دارد، ازعنوان خاصي استفاده مي كند وگاهي دريك نوشته مم

عنوان استفاده كرد.انعطاف پذيري وتصرف درنحوه انتخاب عنوان ، بستگي به مهارت نويسنده و ذوق او درنوشتن مقاالت

مطالب اصلي هرنوشته ، زيريك عنوان اصلي قرارمي گيرد وسايرمطالب "با تنظيم گزارش ها دارد. معموال درزيرعنوانهاي فرعي آورد. را برحسب اهميت وربط منطقي مي توان

ترجيح داشتن ساده نويسي برپيچيده نويسيبا سواد ترين خواننده نيز دربرابريك رشته كلمات طوالني وپيچيده درمي ماند ويا درفهم مطلب

دچارترديد مي شود. هرعقل سليمي ساده نويسي را مي پسندد وپيچيده نويسي را ناپسند مي داند. گاهي رين كلمه يا عبارات، مشكل ترين وپيچيده ترين كلمه يا عبارت است ، درآن صورت ناگزير بايد مناسبت ت

آن را به كاربرد، ولي بايد كوشيد معادلي ساده براي آن برگزيد. –چنانچه گفتيم گاهي درنوشتن ، ثانيه ها اهميت پيدا مي كند، دراين صورت هرچه كوتاهتر باشد

هتراست.ب –چنانچه رسا باشد متعقد و مي دانستند»وقارومتانت«نويسي را وپيچيده»سبكي«روزگاري نه چندان دور،ساده نويسي رانشانه

بودندآدم فاضل وعالم بايد طوري بنويسد كه همه كسي نفهمد وبكوشد الفاظ غيرمصطلح ودوراز فهم عمومي بكار برد، وگرنه ازعوام شناخته نمي شود(؟).

ي رسا وبزرگ است كه داراي افكارخوب وبزرگ باشد . اين سخن درستي است كه گفته اند زبان آن ملت ».مردان بزرگ واژه هاي كوچك بكارميگيرند ومردان كوچك واژه هاي بزرگ وسنگين«

را مي » مرگ « و » رشد« ، » زادن« مراحل سه گانه –مانند انسان وتمدنهاي بشري –هركلمه اي اند وبه عبارت بهتر زبان هم مثل لباس ، خوي وطرز فكرانسان پيوسته درتحول وانتقال است. هركلمه گذر

اي وقتي درست است كه بيشتر افراد به ويژه اهل لغت وادب آن را درست بدانند وبه كاربرند.ذهن افراد يك زادن كلمه هنگامي است كه « دكترخانلري استاد مسلم زبان وادبيات فارسي معتقد است:

جامعه لفظي را براي بيان مفهومي مي پذيرد .نحوآن عبارت است ازاينكه معاني وسيع ومتعددي به لفظ ، ارتباط داده شود، ناتواني وبيماري كلمه آن است كه ديگر آن كلمه برآن معنايي كه مقصود نويسده است

د كه اهل زبان دريابند ديگر نمي توانند داللت نكند وازآن ترديد زايد . مرگ كلمه نيززماني فرا مي رس ».مقصود خود را با آن بيان وبه اين ترتيب آن واژه ارزش واقعي خود را ازدست دهد

به همان اندازه كه واژه مشكل وپيچيده فهم مطالب را دشوار مي كند، عبارات وجمله هاي طوالني هايي را بكارببريم، الزم است با استفاده ازنشانه وپيچده نيزچنين است. اگرناگزيريم چنين عبارات وجمله

ها، فهم مطالب را براي خواننده آسان سازيم.

زشت نيست ، آنچه زشت است پيچيدگي "زيبا نيست وهرجمله بلندي طبعا "هرجمله كوتاهي الزاما بكارگرفتن لغات وابهام دركالم است.هنرنويسنده تنها درانتخاب لغات نيست، بلكه هنر بزرگتر او نحوه

وتركيب آن است . تركيبي كه خوشايند باشد وپيام را بهتروسريعتر برساند. به اين سه جمله توجه كنيد: جهت ملحوظ افتادن آن جناب ارسال واعاده آن ملحوظ اين اداره "پرونده محكومين را منحصرا

 است.

.ازاستقصاء موارد مطروحه تحاشي نكنيد 

وصيف من پرداخت.او از راه تهكم برت 

چه لزومي دارد كه انسان ، خود وخواننده را به سنگالخ انداخته ، جمله هايي پيچيده ونارسا رديف كند؟ ! حال آنكه خيلي راحت به جاي آن سه جمله مي توانيم بگوييم:

ازمطالعه ) براي مالحظه جنابعالي ارسال مي شود، خواهشمند است بعد "(قطعا "پرونده محكومين مسلما- آن را برگشت دهند.

ازپژوهش درباره موارد مطرح شده سرباز نزنيد.- اواز راه ريشخند مرا ستود.-

خالصه اين كه ساده نويسي بيشترمتوجه معني است تا لفظ، عبارت پيچيده وكلمات نامانوس ، نوشته را ازسادگي و روشني منحرف وفهم معني رابراي خواننده ، دشوارمي سازد.

پرهيزازبه كاربردن لغات وتركيبات دورازذهن ونامانوس

اگرخواننده، معناي واژه هايي را كه به كاررفته، نفهمد، مقصود شما را نيزدرك نخواهد كرد. چرا »مالئت شخص مورد نظرمسلم نيست« يا »بندماقبل آخرمندرج درظهرورقه« به جاي عبارت:

با آوردن چنين »دارايي ( ثروت ) آن شخص مسلم نيست« يا»، پشت صفحهيك بند مانده به آخر« نگوييم: عبارات يا جمله هايي ، نه تنها شان انسان باال نمي رود، بلكه ازمرتبه اوكاسته مي شود.

يك اصطالح حقوقي است، "كه به معني ثروت ودارايي امده وصرفا» مالئت« چه بسا واژه اي چون آن درمحفل قضايي وحقوقي منحصرباشد، اگر چنين است، هيچ واژه اي جان جانشين نداشته باشد وكاربرد

با آن آشنايي ندارد يايد آن "آن را نمي گيرد، ولي وقتي ما آن لغت را براي خواننده اي مي نويسيم كه ابدا را به نحوي درپرانتز يا پاروقي توضيح بدهيم.

آوردنن حقايق ، بي آنكه مبالغه شود

نظيم هرنوعت گزارش ، رساندن پيام وبيان كردن حقايق وواقعيات است. دراين رهگذر هرنوع منظور ازت مبالغه يا بيش و كم ، خواننده را ازهدف نويسنده دور مي كند وپايه هاي اعتماد ميان نويسنده وخواننده را

سست مي سازد.اننده احساسات خواننده است اگر درطبيعت يك گزارش ، مطالبي است كه خود اين مطالب برانگيز

چنين گزارش منطقي واطمينان بخش است، ولي اگرطبيعت گزارش ، ومبالغه اي درآن صورت نگرفته است ،برانگيزاننده احساسات نيست ولي با تالش دروغين نويسنده اين تحريف وكژي صورت گرفته وخواننده را

ش نيست، چه درگزارش سخن ازمسئوليت است.گزار "تحت تاثير قرارداده است ، چنين گزارشي، اساسابهترين تاثيررا درخواننده "گزارشي كه ازآغاز تا پايان به روشني وسادگي تنظيم شده باشد، عمال

مي گذارد.

انتخاب واژه ها، رعايت تقدم وتاخر بديهي است تالش نويسنده گزارش درنحوه تركيب كلمات ، نشانه گذاري وسايرراهنماهاي نگارش ، وظيفه اي اجتناب ناپذيراست ، ولي برانگيختن مطالب، توجه به امر

تمام تالش نويسنده را خنثي واجرش را ضايع خواهد ساخت –اگرمغاير با واقعيت باشد –احساسات ازميان خواهدبرد. –كه درنتيجه گذشت زمان حاصل آمده است –واعتماد خواننده را

ت كردن نيمه رسمينوشت به صورت صبح

درنگارش بايد كوشيد همانگونه كه دريك جلسه نيمه رسمي سخن مي گوييم، بنويسيم، منظور ازاين راهنمايي آن است كه افكار خود را با دقت وصراحت ودرنهايت روشني وكوتاهي ( بدون تكلف وسقوط

ست هريك ازاركان جمله ، فعل ، فاعل، درسنگالخ الفاظ پيچيده و عبارات چند پهلو) بنگاريم. تنها كافي ا مفعول را سرجاي خود بنشانيم.

دربعضي اززبانها ، زبان گفتار با زبان نوشتار چندان فرقي ندارد، مردم همانگونه مي نويسند كه سخن پربارتر مي گويند. اما در برخي اززبانها ، زبان گفتار با زبان نوشتار فرق مي كند. هرچه زبان ادبيات ملتي

وقديمتر باشد، فرق ميان زبان گفتار با نوشتار آن زبان بيشتراست.زبان فارسي ازجمله زبانهايي است كه شكل گفتاري آن با شكل نوشتاريش تفاوت دارد . زبان گفتاري

درهرشهر، بلكه درهرروستا فرق مي كند، حال آنكه زبان نوشتاري درهمه جا يكسان است، اگردرنگارش زبان گفتاري نيمه رسمي تكيه مي شود. مقصود آوردن زبان گفتاري نيست، بلكه هدف رعايت سادگي روي

زبان گفتاري در زبان نوشتاري است. ».نظرم اين است.« بلكه مي نويسيم » نظرم اينه.« بديهي است هرگز درنوشته خود نمي آوريم

: خالصه نويسيدومفصل

ي مطالب ز استخراج مفهوم و موضوعهاي اصلي يك نوشته به شكلي كه نمايانندهخالصه عبارت است ا مشروح باشد. هدف از خالصه نويسي در سيستم اداري ايجاد سهولت دستيابي به اطالعات، آزاد نمودن

رد بود خواهند قادر كوتاه زماني در اداري هاي نوشته هاي ي خالصه باشد. مديران با مطالعه وقت مديران مي موضوع حساسيت درجه. بپردازند مديريت اعمال به نهايت در و اتخاذ را مناسب تصميم خاص موارد

گيري مسوالن و مديران، مسوليت كسي كه اين مهم تصميم در ها سازي، با توجه به تاثير اين خالصه خالصه ر باشد:باشد. بنابراين اين شخص بايد داراي ويژگيهاي زي گيرد سنگين مي را بر عهده مي

عالقه مندي؛ - داشتن سواد و دانش كافي؛ - خط خوش؛ - داري؛ امانت - داشتن حوصله كافي؛ - سرعت كافي در درك و انتقال مفاهيم؛ - آگاهي به مسايل كاري؛ - نظم و وقت شناسي. -

ويژگيهاي يك خالصه خوبده در كمال امانت تهيه شده باشد. يك خالصه زماني كارايي الزم را خواهد داشت كه جامع و كامل بو

:بگيريم نظر در آن تهيه در را زير اصول است الزم اي براي داشتن چنين خالصه سطح سواد و موقعيت شخص يا اشخاصي كه قرار است از اين خالصه استفاده كنند؛ گرفتن نظر در - رعايت اصل ساده نويسي و استفاده از جمالت ساده، صريح و روشن؛ - يز از بكاربردن كلمات و جمالت مبهم.پره -

مراحل نگارش خالصهكنيم تا از دريافت همه موضوعهاي مطرح شده در ابتدا متني كه قرار است خالصه شود را مطالعه مي -

گزارش يا نوشته مطمئن شويم؛ كشيم؛ در مرحله بعد با مطالعه مجدد، زير كلمات و جمالت كليدي خط مي - كنيم؛ مي يادداشت نويس ي را در پيشمطالب مهم و اصل - كنيم؛ مي ويرايش و بازبيني را نويس پيش -

نماييم. يم پاكنويس را شده ويرايش خالصه آخر مرحله در -خالصه تهيه شده را در صورتي كه قرار است به عنوان بخشي از گزارش ارايه شود در جاي خود، قبل

كنيم. از متن اصلي گزارش، درج ميگاهي كار تهيه خالصه مكاتبات اداري به عنوان يك وظيفه و مسوليت اداري به صورت مستمر انجام عنوانهاي ذكر با طرف، چهار از الزم هاي شود، در اين صورت بايستي در كاغذ مناسب، با رعايت فاصله مي :شود تنظيم و تدوين ذيل شماره و تاريخ نوشته: ... : ...نوشته نوع

ول: ... ارسال كننده: ...تاريخ وص امضا كننده و سمت: ... موضوع: ...

پژوهش و تحقيق هاي : شيوهسومفصل

هر گزارشگري براي تهيه مواد خام گزارش خود، نيازمند گردآوري اطالعات است. پژوهشگر به آشنايي ماخذ و مراجع آن از ادهاستف نحوه و گوناگون ماخذ و مراجع به دستيابي هاي اهر پژوهش، هاي با شيوه عبارت اطالعات گردآوري هاي آيد. مهمترين راه هاي گوناگون بدست مي راه از اطالعات اين. است نيازمند :از است

اي؛ مشاهده تحقيق - 1 عمومي؛ تحقيق - 2 .اينترنت هاي وشتاري اعم از كتاب يا نوشتهن منابع از استفاده يا اي كتابخانه تحقيق - 3 Iيق مشاهده. روش تحق

دهد. در در اين نوع تحقيق، پژوهشگر مراكز و موارد تحقيق را حضوراً مورد بررسي و مشاهده قرار مي اي اي يا موسسه اين مورد، پژوهشگر ممكن است بازرس و حسابرس باشد كه به اقتضاي ماموريت از اداره

ي مشاهده بايد مورد توجه قرار گيرد يوهآورد. از مهمترين نكاتي كه در ش بازديد يا بازرسي به عمل مي توان نام برد: موارد زير را مي

الف) تمام مشاهدات به طور دقيق ثبت شود؛ ب) كار مشاهده تا حد ممكن گروهي باشد نه فردي.

IIروش تحقيق عمومي .

گيرد: اين نوع تحقيق به دو طريق مصاحبه و پرسشنامه انجام مي آيد؛ توان به دست آورد كه از طريق كتابخانه و مطالعه به دست نمي به، نكاتي را ميالف) مصاحبه: در مصاح

آيد كه گاهي بسيار خواهيم بحث كنيم پيش مي دانيم و مي زيرا ضمن مصاحبه، مطالبي غير از آنچه ما مي مفيد است.

نكاتي كه در مصاحبه بايد رعايت كرد: بگيريم؛ . قبال از مصاحبه شونده وقت مالقات1 . علت مصاحبه را براي او بيان كنيم؛2. نشاني و شماره تلفن به او بدهيم تا در صورت لزوم و داشتن قصد تغيير وقت مصاحبه، بتواند با ما 3

تماس بگيرد؛ . درست در ساعت مقرر براي مصاحبه حاضر شويم؛4 . سوالها را مشخص كرده و نوشته باشيم؛5

رسش نكنيم؛. اصرار در گرفتن پاسخ پ6 . از نظر وقت، رعايت حال مصاحبه شونده را بكنيم؛7 . به آداب اجتماعي و شخصيت او توجه كنيم و شرط ادب را رعايت نماييم؛8 . در صورت كمي وقت و بسياري پرسشها تقاضاي تجديد وقت كنيم؛9

. مطالب را متضاد و غلو آميز يادداشت نكنيم؛10 جنجالي نكات آوردن بند در و نكنيم تفسير خويش ي سليقه و ميل به خود گزارش در را او هاي . گفته11

نباشيم؛ كنيم؛ عمل خود ي وعده به و بفرستيم برايش را مصاحبه از اي نسخه كه دهيم وعده و كنيم تشكر. 12 رش خود بياوريم.گزا فهرست در را مصاحبه تاريخ و سمت شونده، مصاحبه نام. 13

هايي است با سوالهاي تنظيم شده، كه گروهي ويژه آنرا تكميل ه، برگ يا برگهب) پرسشنامه: پرسشنام دهد. ي تنظيم آن توضيح مي ي نحوه اي به همراه دارند كه درباره كنند و به طور معمول نامه مي

نكاتي كه بايد در پرسشنامه رعايت كرد: . جاي كافي براي پاسخ باشد؛1 ختصر باشد؛. سعي شود كه پرسشنامه كوتاه و م2 . پرسشها از آسان شروع و تدريجا به سوالهاي دشوار برسد؛3 . پرسشها واضح و روشن باشد؛4 . دادن پاسخ به سواالت مربوط به امور خصوصي، آزاد باشد؛5 . تمام پرسشها با يك روش منطقي به هم مربوط باشند.6

IIIاي . روش تحقيق كتابخانه ي و تحقيق خود را از راه مطالعه ماخذ و مراجع گوناگون اعم از كتاب يا در اين روش، پژوهشگر بررس

:دارد وجود روش اين در عمده منبع دو. دهد مي انجام اينترنت هاي نوشته الف) منابع اينترنتي(ديجيتال)

شود. جيتال منتشر ميدي بصورت وب صفحات در اول دست اطالعات از بسياري اخير هاي در دهه مطالب و استفاده از منابع اينترنتي بسيار آسان و كم هزينه است. بنابر اين بايد در گزينش و استفاده از انتشار

اين منابع نهايت دقت را داشته باشيم. براي استفاده از اين منابع ذكر نكاتي بصورت مختصر الزم و ضروري است:توان با جستجوي موضوعهاي مختلف نها ميموتورهاي جستجو مهمترين ابزارهايي هستند كه با كمك آ

با استفاده از يك واژه، يك عبارت يا يك جمله منابع مختلفي را شناسايي و مورد استفاده قرار داد.

در استفاده از منابع اينترنتي توجه به سايت و منبع خبر و اطالعات شرط الزم در يك تحقيق سالم پردازند. طبيعتا ي به صورت تخصصي به موضوعهاي گوناگون مياست. سايتها و منابع مختلف اينترنت

روند. سايتهاي تخصصي معتبر منابع خوبي براي تحقيق بشمار مي اي ب) منابع نوشتاري و كتابخانه

ي استفاده از آنها بايد به نكات زير اي و نحوه براي دستيابي به مراجع، ماخذ و منابع مختلف كتابخانه توجه داشت:

Iنويسند مي زير شرح به برگه سه روي را كتاب مشخصات معتبر، هاي ي كتابخانه . در همه: مولف؛ ي برگه) الف كتاب؛ نام يا عنوان ي برگه) ب .موضوع ي برگه) ج

توان كتاب مورد نظر خود را ي هر يك از آنها مي بوسيله و شده تنظيم الفبايي صورت به ها برگه اين توانيم آن را ي كتابي بدانيم، مي ي باال را درباره بارت ديگر اگر ما تنها يكي از سه مشخصهبدست آورد. به ع

ي تحوالت عقايد اقتصادي تنها نام كتاب را بدانيم يا نام مولف ي كتاب تاريخچه پيدا كنيم. مثال اگر دربارهتوانيم ر موضوع اقتصاد است، ميكه دكتر علي اكبر مدني است براي ما معلوم باشد و يا فقط بدانيم كه آن د

ي مربوط بدست آوريم. آن كتاب را از روي برگه جداگانه و مستقل هاي قفسه يا دانها برگه در گانه سه هاي برگه اين از يك هر ها، امروز در بيشتر كتابخانه كردن كتابي كه نام پيدا براي. است يافته ترتيب مستقلي الفبايي فهرست دسته، هر براي و شده داده قرار

دانيم ي نام مولف مراجعه كنيم و براي كتابي كه موضوع يا عنوان آن را مي دانيم بايد به قفسه مولف آن را مي دان موضوع يا عنوان مراجعه نماييم. بايد به برگه

ي نام نهگا هس هاي برگه ي همه يعني. است شده الفبايي يكجا، برگه دسته سه اين ها در برخي از كتابخانه اند، مثال سه برگه تحت عنوان مولفان، نام كتابها و موضوع كتابها به ترتيب الفبايي دنبال هم قرار داده شده

بينيم كه اولي نام مولف كتابي است و دومي موضوع را دنبال هم مي "آرياييهاي هند"آرياييها، "، "آريايي" ست.يكدسته از كتابها و سومي عنوان كتاب مخصوصي ا

IIذكر با كتابخانه آن در موجود رساالت و نشريات و كتب فهرست مهم، هاي يا بيشتر كتابخانه . در همه مراجعين دسترس در و شود مي چاپ جزوه و كتاب صورت به يك هر مولف و موضوع محتوا، مشخصات،

حقيقي معتبر فرستاده ت و انتشاراتي مراكز و مراجع و ها كتابخانه به آن از اي نسخه نيز و گيرد مي قراري آن كتابخانه را بگيرد و تواند با مراجعه به يك كتابخانه، فهرستنامه نويس مي شود. محقق و گزارش مي

ي مورد نياز خود را در صورتي كه در آنجا موجود باشد مطالعه كند و اگر در آن كتابخانه كتاب يا نشريه آن در را مختلف هاي كتابخانه هاي تواند فهرستنامه ي نبيند، مينباشد و يا مطالب مندرج در آن ماخذ را كاف

است آسانتر برايش بدان مراجعه كه اي كتابخانه هر از را خود نياز مورد ماخذ و منابع و كند مرور كتابخانه .آورد بدست

IIIلعه است؛ مطا مورد متن ماخذ فهرست به توجه تحقيق، از مختلف منابع از استفاده هاي . يكي ديگر از راهكنيم و مطالب كتابي كه در دست ي اقتصاد خارجي تحقيق مي بدين معني كه اگر به طور مثال در زمينه

توانيم از روي فهرست ماخذ آن، به ديگر متون منابع مراجعه و مطالعه است، براي تحقيق ما كافي نيست، مي رفع اشكال كنيم.

IVبيشتر بر اساس موازين زير است: الف) دقت نويسنده؛ ب) ي تحقيقي ديگر . ارزش هر كتاب يا نوشته ،ي بحث؛ ت) اعتبار و شهرت نويسنده؛ ث) متناسب بودن مطالب كتاب تازگي مطالب؛ پ) وسعت و دامنه

كتاب نظير آمار و ارقام و نمودار و ...؛ چ) داشتن فهرستهاي الزم، با موضوع تحقيق؛ ج) معيارهاي علمي ت، ماخذ، اعالم، تصاوير و جز آن.مانند فهرست مندرجا

Vاي را براي مراجعه انتخاب كرد كه حتي االمكان اي چند در دسترس باشد بايد نسخه . اگر از كتابي نسخهي جديد و چاپ انتقادي را مقدم ي جديد و قديم داشته باشد بايد نسخه دقيق و صحيح باشد كه اگر نسخه

ي مطلب مورد تحقيق، ن و كتابداران مدد گرفت. همچنين اگر دربارهتوان از استادا داشت. در اين مورد مي دو يا چند ماخذ موجود باشد بايد از ماخذي كه دست اول يامعتبر است استفاده كرد.

فهرست "ي مورد نياز، نخستين كاري كه بايد بكنيم مراجعه به پس از بدست آوردن كتاب يا نشريه ي بخش يا فصل مربوط بپردازيم. روي آن بدون اتالف وقت، به مطالعهاست تا از "مطالب و مندرجات

يعني فهرست موضوعي دارند و از روي آن به وجه آسانتري "اندكس"در ضمن برخي از كتابها توان مطالب الزم را پيدا كرد. ميVIلب استخراج شده ي مطا گيرد بايد همه ي موضوعي، از چند ماخذ و متن صورت مي . اگر تحقيق درباره

را به دقت مورد مطالعه و بررسي و مقايسه قرار داد و نكات و مضامين تكراري را حذف و بقيه را با رعايت ها و نظم و تسلسل منطقي و علمي، تنظيم و تلفيق كرد. اولويت

VII از . هر پژوهشگر بايد براي مساله مورد تحقيق خود آرشيو كوچكي ترتيب دهد تا در مواقع ضرورتكند الزم الست تمام مقاالت و كتابها و ي بودجه مطالعه و تحقيق مي آن استفاده كند. مثال كسي كه درباره

مجالت مربوط به بودجه را در اختيار داشته باشد و از سوي ديگر براي بدست آوردن آخرين مقاالت و دازد در تماس باشد.پر مي اخبار مربوط به آن بايد با سازماني كه به امر برنامه و بودجه

VIII:در هنگام مطالعه توجه به نكات ذيل الزم است . الف) بررسي و تجزيه تحليل مطالب مورد نظر به دقت؛

تر نكات مهم و اگر موفق به درك و كشف آنها نشديم از افراد مطلع كمك بخواهيم؛ ي دقيق ب) مطالعه يم؛ج) در مسايلي كه ترديد داريم چند منبع را مقايسه كن آيد يادداشت كنيم؛ د) پيشنهادهايي كه در هنگام مطالعه به نظر مهم مي

كار بنديم. شود به برداري ضمن مطالعه توصيه مي ي تلخيص و يادداشت هـ) نكاتي را كه دربارهبرداري است كه به خاطر اهميتش اي كه در هنگام مطالعه بايد به آن توجه كنيم يادداشت و) مهمترين نكته

پردازيم. ورت مفصل به آن ميص به

يادداشت برداريپردازيم. واضح است كه به طور معمول براي كسب اطالعات و افزايش معلومات به خواندن كتاب مي

به مدتي از پس مطالب و دارد نگه خود در را ها آموخته و مطالب درازي مدت براي تواند ي ما نمي حافظهگزيند دوست، روشي را برمي ي دقيق و دانش . خوانندهگردد مي فراموش كلي به گاهي و رود مي ذهن زواياي

اي نيز فراهم سازد كه در موقع برد، از اين راه گنجينه كه عالوه بر بهره و سودي كه از مطالعه خود ميمطالعه اي را عرضه كند و در موقع تدوين مطلبي مجبور به مرور و ضرورت، به مدد آن بتواند نوشته يا مقاله

مجدد و سير در منابع و ماخذ نباشد.كنيم و زير عبارتهايي كه مورد توجه و نياز پردازيم قلم و كاغذي آماده مي ي كتابي مي وقتي به مطالعه

گذاريم. بدين طريق كشيم يا در حاشيه كتاب، كنار هر برگ يا جمله، عالمت مي است با مداد خط ميخص كرده، پس از اينكه مطالعه كتاب به پايان رسيد، آنچه را قابل ضبط و بندهاي مورد نظر خود را مش

. كنيم مي ضبط برگه، طرف يك روي سانتيمتر، 12 در 8 تقريبي ي اندازه به هايي يادداشت است، روي برگهكه برداري توجه كنيم. بدين معني كه عبارتهايي را يادداشت و ضبط قواعد به بايد مطالب، مستقيم نقل براي

طور دقيق شود، داخل گيومه بگذاريم و در پايان نقل، مشخصات ماخذ خود را به عينا از ماخذي نقل ميانگاري شود، هم ناچار خواهيم شد با صرف وقت زيادتر و مرور مجدد ثبت كنيم. چنانچه در اين كار سهل

به عيناً را ديگري سخن و فكر كه شده امانت رعايت عدم به متهم هم و كنيم اقدام ها نسبت به اصالح برگه ايم. نيز اين عمل، نوعي سرقت ادبي و علمي است. نام خود آورده

كند. به عنوان مثال را در باالي برگه يادداشت مي "عنوان تحقيق"در كارهاي تحقيقي، پژوهشگر ابتدا برخورد "خاويار" درباره تحقيق كند، اگر در منبعي به مطلبي "شيالت ايران" خواهد درباره كسي كه مي

كشد و سپس نويسد و زير آن خطي مي را مي "خاويار"كند، ابتدا در باالي برگه، در سمت راست، كلمه نويسد و در پايان، صفحه و سطر و ساير مشخصات منبع مورد استفاده را قيد مطلب خود را روي برگه مي

ي تواند باالي همان برگه كلمه طلبي برخورد، ميكند. چنانچه در باب صيد و صدور خاويار نيز به م مي هر براي موفق، نويسندگان. بنويسد اي جداگانه ي برگه روي را آن يا و نمايد درج هم را "صدور و صيد"

به چون. نمايند مي بندي دسته را آنها سپس و كنند مي تهيه اي جداگانه هاي برگه خود، پژوهش از قسمت گيرد؛ به مطلب مورد نظر نيز به سهولت انجام نمي دسترسي شود، مي افزوده شده هنوشت هاي برگه زمان مرور

نيز كار ي ادامه در را شيوه همين و كنيم مرتب الفبايي ترتيب به را آنها كار آغاز از است الزم رو اين از .نماييم دنبال

ط بيت يا سخن حكمت آميز، از ي كاغذ بستگي به موضوع و نوع يادداشت دارد. براي ضب اندازه انتخاب توان نيز مي A4گيريم اما در مورد شرح حال يك شاعر از كاغذهايي نظير كاغذ برگه كوچك بهره مي .نمود مرتب الفبايي ترتيب به را آنها شد گفته ها اي كه در مورد برگه استفاده كرد و به شيوه

ي كل بردارنده در كوتاهي، و اختصار رعايت منض كه معني بدين. باشد كامل و صحيح بايد يادداشتها تر تر و پيچيده ي آنها را بياد آورد. مطالب اضافي، كار شروع نگارش را مشكل مطالب مورد نظر باشد و همه

گيرد. با اين حال بايد تر انجام مي كند. هر چه ميزان اطالعات محدودتر باشد كار شروع نوشتن راحت مي .سازد دك و ناقص هم، خوب نياز ما را برآورده نميبدانيم كه اطالعات ان

خالصه،: است شده پيروي ضبط صورت و شيوه كدام از كه كرد مشخص بايد مطلب يادداشت هنگام و خالصه را مطالب پژوهشگر و شود مي نظر صرف مطالب قول نقل از معمول طور به. تفسير يا قول نقلي نقل قول استفاده از شيوه بايد جذاب و گيرا هاي گفته يا مهم موارد در اما نويسد؛ مي خود سبك و زبان به

ي تفسيري برداري به شيوه شود. اين گونه يادداشتها بايد خوانا و تميز و كامل باشد. در ساير موارد، يادداشتته حفظ گيرد تا مطالب با كلمات و لغات خود پژوهشگر آميخته و بيان شود و يك دست بودن نوش انجام مي

گردد.