III. LINEAMIENTOS GENERALES IV. PASOS … 5 Metodol… · 1 de 37 Mes METODOLOGÍA PARA LA...

Vigencia Departamento de Organización y Métodos Página

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METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

DE LA COMISIÓN NACIONAL FORESTAL

ÍNDICE

I. INTRODUCCIÓN………………………………………………………. 2

II. OBJETIVO...……………………………………………………………. 3

III. LINEAMIENTOS GENERALES……………………………………… 3

IV. PASOS FUNDAMENTALES EN LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS.……….…………………………………………. 5

V. CONCEPTO Y CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO……………. 9

VI. FORMATOS A UTILIZAR…………………………………………….. 21

VII. ANEXOS………………………………………………………………… 36

VIII. REGISTRO DE REVISIONES………………………………………… 37


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I. INTRODUCCIÓN

Con base en el Artículo 18, fracción XIX del Estatuto Orgánico de la Comisión Nacional Forestal, la

Coordinación General de Administración, por conducto de la Gerencia de Recursos Humanos, elaboró

la presente "Metodología para la elaboración de Procedimientos de la Comisión Nacional Forestal"

que servirá de herramienta de apoyo para la formulación de procedimientos que se incorporarán a un

documento denominado manual de procedimientos.

Estos procedimientos permitirán regular la operación de la Entidad, dar a conocer y agilizar los

procesos internos y externos que se realizan, así como propiciar el aprovechamiento racional de los

recursos que se utilizan en ellos, además de contar con la orientación y direccionamiento para ser

certificados conforme a la NORMA ISO 9001:2000.

Este documento contiene los lineamientos generales y la metodología para la identificación y

elaboración de procedimientos; también incluye ejemplos en cada apartado para una mejor

comprensión del lector.

Es importante señalar que este documento será actualizado constantemente, de acuerdo a los

requerimientos organizacionales que, en la materia, sean señalados por el Coordinador General de

Administración así como a la NORMA ISO 9000 vigente y aplicable.

El contenido del presente documento se sustenta en la necesidad de fortalecer la relación, articulación

e interacción que debe prevalecer entre el marco funcional básico, con el método y la forma de

concretar una actividad, con la oportunidad y la suficiencia de la información para promover la

ejecución y el logro de los resultados, dentro de una dinámica de mejora continua.


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II. OBJETIVO

Disponer de los elementos básicos para la elaboración y actualización de procedimientos, con criterios

de uniformidad y transparencia, evitando con ello disparidad, tanto de presentación como de

contenido, a fin de que las Coordinaciones y Unidades Responsables que conforman la CONAFOR,

cuenten con las herramientas necesarias que les permitan lograr la certificación de sus procesos

conforme a la NORMA ISO 9001-2000.

III. LINEAMIENTOS GENERALES

Las Coordinaciones Generales y las Unidades, dentro de sus respectivos ámbitos de competencia y

con la misma importancia de sus actividades sustantivas, deberán identificar, jerarquizar, preparar y

realizar acciones concretas y específicas orientadas a establecer, de manera transparente, los

procedimientos de las Gerencias Regionales y de Oficinas Centrales de la Comisión Nacional

Forestal.

Todo procedimiento administrativo deberá contener, invariablemente, portada, definiciones y

acrónimos, denominación, objetivo, proceso, normas de operación, alcance (ámbito de aplicación),

indicadores que permitan evaluar los resultados derivados de la aplicación del procedimiento,

descripción narrativa incluyendo conque otro u otros procedimientos tiene continuidad o congruencia

operacional y que producto o servicio se obtiene como resultado final, asimismo su diagrama de flujo,

formatos e instructivos de llenado (opcional) y registro de revisiones , así como el panel de firmas en

cada una de las páginas que conformen dicho documento.

Se deberá utilizar un lenguaje claro y preciso en la elaboración de cada procedimiento, de tal forma

que facilite su identificación e interpretación por parte del personal que lo aplica o por parte de quien

desee conocer el procedimiento del área.

Las Unidades Administrativas que presenten sus propuestas de modificaciones, actualizaciones o de

nuevos proyectos, deberán indicar las mejoras regulatorias que permitirán evaluar las condiciones de

tiempo y calidad en su aplicación.


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Cada Gerencia deberá designar una persona que funja como “enlace” ante el Departamento de

Organización y Métodos para facilitar a ambas áreas la definición y elaboración de los procedimientos

correspondientes.

El Coordinador General de Administración, tendrá la facultad de validar, y en su caso, autorizar los

procedimientos administrativos individuales generados, modificados o actualizados, antes de ser

integrados al manual respectivo.

Los manuales de procedimiento deberán contener en la portada la firma de autorización del

Coordinador General o Jefe de Unidad del área a la que correspondan dichos procedimientos, así

como la del Director General; conforme a lo establecido en el artículo 8, fracción I del Estatuto

Orgánico de la CONAFOR.

También se deberá incluir en la portada la fecha de emisión del documento, la fecha de autorización y

el total del páginas (que comprenderá del índice hasta el registro de revisiones).

Cada procedimiento deberá paginarse, con números arábigos, considerando para tal efecto el total de

páginas que lo integran desde el índice, hasta el registro de revisiones.

En la elaboración de l (los) diagrama(s) de flujo o flujogramas, se utilizará el paquete de Visio, con el

tipo de letra “Arial” y en forma de oración, siempre incluyendo la simbología convencional considerada

en la presente Metodología de Elaboración de Procedimientos de la Comisión Nacional Forestal

(Anexo AX-01).

Dichos diagramas tendrán la finalidad de facilitar la lectura rápida del procedimiento, así que deberán

ser claros y su diseño deberá ser uniforme; además las formas utilizadas deberán estar debidamente

alineadas para la mejor comprensión del documento.

Para la elaboración de todas las demás puntos del procedimiento se deberá considerar que la captura

de información se realizará en el paquete Word para Windows (Microsoft Word) con el tipo de letra

"Arial" de tamaño 10 puntos y de 11 puntos en Negrita para los títulos.


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IV. PASOS FUNDAMENTALES EN LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

La elaboración del manual de procedimientos es una tarea exhaustiva y minuciosa, que requiere

diseñar la metodología mínima necesaria que conduzca a su elaboración en el menor tiempo posible,

y con datos que reflejen la realidad del procedimiento para su análisis. Con este propósito, se enlistan

algunos de los puntos fundamentales que habrán de seguirse para su realización.

1. Investigación

Para llevar a cabo la investigación correspondiente previa a la integración del manual respectivo, es

necesario planear las acciones pertinentes respecto a la identificación, captación, y diseño de los

programas donde se consignen los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la

ejecución del mismo, para definir o conocer sus características, propiedades, alcances o fines, e influir

en su contenido, mediante procesos subsecuentes de análisis y diseño. Se debe designar al

responsable de la conducción del trabajo en la Coordinación General, Unidad o Gerencia que se trate,

mismo que integrará el documento basado en los lineamientos y recomendaciones que se dan a

conocer en la presente Metodología, con el propósito de guardar homogeneidad en cuanto al

contenido y presentación de los mismos. La investigación en materia de sistemas y procedimientos

tiene una metodología propia que en lo general se conforma y parte de un plan de investigación,

cuyas actividades básicas son las siguientes:

1. El reconocimiento para este caso, de las áreas en que se trabajaran, de su estructura

organizacional y de sus fuentes de información disponibles, tales como normas, manuales y

otros documentos afines, la revisión visual del medio; y la opinión o comentarios directos del

personal.

2. La definición de los métodos para la investigación, tales como: la visita guiada, la

observación directa, la lectura documental, la entrevista abierta o dirigida, entre otras. Se

recomienda la entrevista abierta, en la cual se necesita una gran capacidad de retención y

descripción.


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3. El diseño y la aplicación de medios y materiales de apoyo tales como: la encuesta, la guía de

entrevista o de observación, los cuestionarios, las fichas de información, los cuadros de

problemas, necesidades y éxitos, el muestreo estadístico, etc.

4. La identificación de las normas, atribuciones, funciones y actividades básicas y

complementarias.

5. El inventario de procedimientos, tales como: la cantidad, homogeneidad, la vigencia y las

actividades que aun no cuentan con descripción de procedimientos y con posibilidades de

documentarse.

6. La identificación de los requerimientos, tales como: la depuración, actualización,

modificación, sistematización o la creación de nuevos procedimientos.

La integración de la información se hará de tal modo que facilite el análisis, permita identificar las

necesidades, resuelva los problemas de operación o productividad, canalice las ideas sobre mejora

continua e innovación, plantee el objetivo, y jerarquice y de secuencia lógica a los pasos o la

operaciones de las actividades; así como articular éstas con el marco funcional y normativo del área

unidad responsable.

2. Análisis

Es una categoría metodológica que permite estudiar, así como, distinguir las partes de un todo

(institucional, unidad responsable, etc.), además de identificar, conocer los principios (sustancia y

esencia), los elementos (atribuciones, estructura, funciones, procesos, recursos e interacciones) y los

fines (objetivos, metas, indicadores y resultados), de su composición, contando así con las bases y

los conocimientos necesarios para actuar, en su caso, sobre sus propiedades y características, e

influir en su integración, transformación, funcionamiento u operación.

Con la aplicación de esta categoría se examinan, por ejemplo: características, elementos constitutivos

y hechos representativos del funcionamiento de una institución (todo) o de sus unidades responsables

(partes). Cabe abundar que dentro de este aspecto se incluyen las interacciones entre las

atribuciones, funciones y los objetivos con los procedimientos de trabajo.


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La base de la información para la realización del análisis de los procedimientos, se encuentra en los

resultados de la investigación, en la aplicación de los conocimientos metodológicos, y desde luego, en

la disposición del personal responsable del mismo, el cual comprenderá tres etapas:

Primera. El estudio de los antecedentes para conocer el principio y la evolución tanto de

la organización, como del funcionamiento de la unidad responsable, y verificar la validez

o procedencia de la manera en que se realizan una o varias actividades, con el fin de

comprender la situación vigente y posibilitar las acciones de mejora continua e

innovación.

Segunda. La revisión de la situación actual de la institución y de sus unidades

responsables para conocer la articulación y correspondencia de atribuciones, objetivos,

estructuras orgánicas, normas y políticas, competencias, funciones, actividades,

procedimientos, operaciones, puestos y plazas. Adicionalmente, se debe conocer la

situación vigente de los tramos de control, las cargas de trabajo, la comunicación y

coordinación, el ambiente de trabajo y las relaciones del personal.

Tercera. El análisis de la información existente para responder a las preguntas

siguientes:

o ¿Qué actividad u operaciones se realizan? Con alusión a la naturaleza y

los fines de la función de la cual se desprenden las actividades las cuales aún no

cuentan con una descripción de procedimientos, actualizar, redimensionar o

suspender.

o ¿Para qué? Finalidad de las actividades, operaciones y de los resultados de la

ejecución.

o ¿Quién (es)? Descripción de los órganos o puestos responsables del desarrollo

de las actividades.

o ¿Cómo se realiza? Explicación del método de trabajo y del uso de los

instrumentos, equipos, espacios y materiales, para lograr los objetivos de una

actividad.


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o ¿Cuándo se realiza? Relativo al señalamiento de los tiempos de ejecución y

obtención de los resultados, según las normas, políticas y lineamientos del

procedimiento, la metodología de trabajo y los requerimientos de los usuarios,

demandantes o beneficiarios.

o ¿Dónde se realiza? Referencia de la ubicación tanto del área responsable, los

puestos de trabajo, así como de sus usuarios.

o ¿Con qué se realiza? Señalamiento de los insumos, equipo y demás medios

utilizados para la ejecución y logro de los resultados.

3. Diseño

Acción que con una metodología y técnicas ex profeso permite transformar o traducir secuencial y

cronológicamente las ideas, actividades u operaciones en textos escritos o en imágenes (gráficas o

audiovisuales) procesadas, manual, mecánica o electrónicamente con apoyo de medios modernos de

tecnología de la información. Después del análisis de la información se procede al registro de la

misma, es decir a la integración del manual, observando el contenido que se indica en el apartado V y

VI, de la presente Guía.


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V. CONCEPTO Y CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO

Concepto de procedimiento

Es una serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesión cronológica y el modo de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado, de manera detallada y documentada.

También se debe entender como una descripción detallada del método y orden secuencial de las actividades o pasos que se siguen para desarrollar una función, un programa o ejercer una atribución y obtener un resultado predeterminado (trámite, servicio o bien), de acuerdo con las normas y políticas de operación aprobados.

Contenido del manual de procedimientos

Cada procedimiento deberá incorporar, en éste orden y de acuerdo a la NORMA ISO 9001-2000, la información siguiente:

Por manual de procedimiento:

A. Portada B. Índice C. Introducción D. Marco Jurídico E. Definiciones y acrónimos F. Registro de revisiones

Por procedimiento

G. Nombre, objetivo, alcance y proceso H. Normas de operación e indicadores I. Descripción narrativa J. Diagrama de flujo K. Formato(s) e instructivo(s) de llenado (opcionales) L. Firmas de conformidad

(Se incluyen formatos para cada uno de estos conceptos, ver apartado de formatos a utilizar).


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A.- PORTADA La portada deberá contener la imagen de la CONAFOR, así como indicar que se trata de un manual de procedimientos y el área a que corresponde. Deberá incluir la fecha de emisión del documento, la fecha de autorización y el total de páginas del manual de procedimientos (que comprenderá del índice hasta el registro de revisiones), así como la firma de autorización del Coordinador General o Jefe de Unidad del área a que correspondan los procedimientos, y la del Director General. La portada no deberá de numerarse y no se imprimirá nada al reverso.

B.- ÍNDICE En el índice se relacionarán los nombres de los capítulos y subcapítulos que constituyan la estructura del manual.

C.- INTRODUCCIÓN Deberá explicar al usuario del documento, los motivos y propósitos del mismo y mostrar el contenido que lo integra; así como el objetivo general del manual; es decir, el qué y el para qué. Asimismo, deberá ser breve y fácil de entender, mencionando para tal efecto, el ámbito de aplicación del manual, y en su caso prever quienes son los destinatarios o usuarios del documento.

D.- MARCO JURÍDICO Se relacionarán los nombres de los principales ordenamientos jurídicos - administrativos vigentes que regulan los procedimientos que integrarán el manual en cuestión. Los ordenamientos jurídicos - administrativos, deberán indicarse siguiendo un orden jerárquico descendente, según se muestra:

Disposiciones Constitucionales

Leyes y Códigos

Reglamentos

Decretos

Acuerdos

Convenios

Tratados

Normas Oficiales Mexicanas

Avisos

Otras Disposiciones Dentro de cada ordenamiento jurídico-administrativo, deberá seguirse el orden cronológico en que fue expedido cada uno de ellos, iniciando con el de fecha anterior y terminar con la fecha de la última modificación (en su caso, fecha de publicación en el Diario Oficial de la Federación).


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Se describirá el nombre completo de los ordenamientos jurídico - administrativos y la fecha de su publicación en el Diario Oficial de la Federación, la cual deberá anotarse con números arábigos, el día y el año, y números romanos para el mes, en el orden: día, mes y año. Por ejemplo: 10-XII-2001.

E.- DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS Debido a la naturaleza de algunos procedimientos y a la diversidad de especialidades en las coordinaciones Generales y Unidades de la CONAFOR, es conveniente incorporar la definición de la terminología técnica – administrativa y acrónimos (siglas utilizadas) señalados en los propios procedimientos. Por lo cual, se recomienda integrar en un apartado denominado “DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS” una lista por orden alfabético de las definiciones (términos técnico - administrativos) y acrónimos más comúnmente empleados en el cuerpo del procedimiento elaborado, con su respectivo significado.

F.- REGISTRO DE REVISIONES

En este apartado se deberán incorporar las revisiones efectuadas al procedimiento administrativo, con el propósito de contar con un registro actualizado de las adecuaciones realizadas. El registro de revisiones deberá encontrarse al final del documento.

G.- NOMBRE, OBJETIVO, ALCANCE Y PROCESO El NOMBRE o denominación del procedimiento en cuestión, deberá permitir a los usuarios su identificación clara y precisa. Ejemplo:

ASESORÍA Y APOYO TÉCNICO PARA LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

En el OBJETIVO se definirá la finalidad que se pretende lograr con el desarrollo de las actividades que integran el procedimiento, se iniciará con un verbo en infinito (emitir, turnar, elaborar, etc.), y deberá evitarse el uso de adjetivos calificativos, en su definición.

Para hacer más fácil la estructuración del objetivo, deberá tomarse en cuenta y responder a las siguientes preguntas:

¿Qué? ¿Cómo o mediante qué? Se hace ¿Para qué?


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Estas preguntas no necesariamente deberán tener un orden específico, podrán ser aplicadas de tal manera que su redacción sea clara y de fácil comprensión al usuario o lector.

Ejemplo:

Brindar la asesoría y apoyo técnico necesario que requieran las Coordinaciones Generales, Unidades, Gerencias Regionales y Estatales que conforman la CONAFOR para la elaboración de sus procedimientos administrativos, supervisando la adecuada aplicación de los lineamientos y

metodología establecida para tal efecto.

En el ALCANCE se deberá determinar el área de estudio o territorial (límites de las acciones o ámbito de aplicación) de las actividades indicadas en el procedimiento emitido.

También, el alcance delimita el campo de acción del procedimiento, es decir, departamentos, actividades, funciones, documentos, procesos o productos a los que se aplica. Ejemplo:

Aplicable a las Coordinaciones Generales y Unidades que conforman la Comisión Nacional Forestal.

Se entenderá como PROCESO al conjunto de procedimientos secuenciales que realizan una transformación de una serie de insumos (material, mano de obra, capital, información, etc.) en los resultados deseados (bienes y/o servicios) añadiendo valor.

Un proceso es un sistema en donde a través de la transformación de insumos se logra un resultado final deseado que da valor a los usuarios internos y/o externos. Dentro de esta sección tendrá que señalarse el proceso que se lleva a efecto para desempeñar la (s) función (es) que tiene asignada (s) y que está vinculado con el procedimiento que se elabora. Ejemplo:

Integración de manuales de procedimientos, validación y registro.


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H .- NORMAS DE OPERACIÓN E INDICADORES

Las NORMAS DE OPERACIÓN deberán ser definidas por los responsables de la operación y/o aplicación del procedimiento y serán validadas y autorizadas por el Titular del Área que corresponda (Gerente de Área, Subgerente de Área, Gerente Regional, Jefe de Departamento, ú Homólogos a éstos). Para su elaboración deberán considerarse las disposiciones oficiales relativas a horarios, requisitos, trámites, responsables y usuarios que intervengan o participen en la operación o aplicación del procedimiento. Las normas de operación deberán ir numeradas. Ejemplo:

1. El Departamento de Organización y Métodos deberá de proporcionar la asesoría y el apoyo técnico necesario que soliciten las Coordinaciones Generales y Unidades que integran la Comisión Nacional Forestal (CONAFOR) para la elaboración de los procedimientos administrativos respectivos.

Los INDICADORES son parámetros de medición y se constituyen como instrumentos referentes que permiten evaluar los procedimientos que se elaboran para prevenir o detectar desviaciones en el logro de los objetivos y contribuyen a mejorar la operación monitoreando el cumplimiento de dichos procedimientos. El apartado de indicadores del procedimiento administrativo deberá contar con el contenido siguiente:

Nombre del indicador.- Es la denominación que se le da en función al objeto que se quiere medir.

Ejemplo: asesorías otorgadas, número de observaciones, reclamaciones recibidas, etc.

Responsable de obtenerlo.- Deberá anotarse el área responsable de evaluar el procedimiento de referencia.

Ejemplo: Departamento de Organización y Métodos (Nivel Central), Gerencia de Recursos

Humanos, etc.

Periodicidad.- Será la requerida o acordada para el logro de los objetivos y estará en función de lo que se mide.

Ejemplo: Mensual, trimestral, semestral, anual, etc.

Unidad de Medición.- Es la variable que permite conocer el status que guarda un sistema, proceso o procedimiento y que puede ser expresado en números, porcentajes, promedios, documentos, etc.

Ejemplo: porcentaje de avance, balance de plazas autorizadas, etc.


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I.-DESCRIPCIÓN NARRATIVA En la descripción narrativa se establecerá la secuencia lógica de las actividades a realizar y definir en forma clara y concisa quién, cuándo, cómo y dónde se ejecutan dichas actividades, iniciando con un verbo en presente (recibe, realiza, emite, comunica, etc.). Ejemplo:

Elabora en original y copia comunicado, solicitando la asesoría y apoyo técnico necesario para la elaboración de sus procedimientos administrativos.

Envía a la Gerencia de Recursos Humanos el original del comunicado, recaba en la copia del mismo el acuse de recibido y la conserva para su seguimiento correspondiente.

Recibe de Coordinación General de Administración la solicitud de asesoría y apoyo técnico con las instrucciones pertinentes para su atención.

Realiza el análisis del requerimiento del Área Solicitante y obtiene un diagnóstico preliminar.

Determina conjuntamente con la Subgerencia de Política Laboral las acciones a realizar, a fin de proporcionar la asesoría y apoyo técnico solicitado.

Se deberán especificar los puestos que intervienen directamente en la realización de las actividades indicadas en el procedimiento. Utilizado solamente en la narración de actividades las denominaciones de los puestos que se encuentran registrados en la estructura de la Comisión Nacional Forestal ante la Secretaría de la Función Pública de mandos medios y superiores, tales como:

Coordinador General de... Jefe de la Unidad de… Gerente de... Director de la…

Subgerente de... Subdirector de la…

Jefe de Departamento de... En una serie de actividades continúas, se anotará el nombre de la Unidad Responsable en la primera de estas actividades para evitar su repetición. Las actividades del procedimiento, deberán numerarse de manera progresiva, aun en los casos en que existan varias alternativas de decisión. Así como, la redacción de cada actividad deberá ser clara y sin abreviaturas para evitar interpretaciones erróneas. Al finalizar la descripción del procedimiento de referencia, se deberá señalar el número total de actividades, así como el producto o servicio que se obtiene como resultado final y con que otro procedimiento tiene continuidad o congruencia operacional.


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J.- DIAGRAMA DE FLUJO

Se refiere a la representación gráfica de las actividades señaladas en la descripción narrativa del procedimiento, además de mostrar los órganos, unidades responsables o puestos que intervienen en cada actividad. Simbología Para la diagramación de cada procedimiento, se empleará la SIMBOLOGÍA convencional que se indica en el Anexo AX-01. Condiciones Generales La unión entre símbolos deberá representarse mediante flechas rectas, horizontales y verticales o la combinación de ambas, evitando su cruce (no confundir con el cruce de líneas de símbolos con el de columnas).

La unión de una columna con otra se representara mediante líneas rectas combinándose las horizontales con las verticales: Incorrecto

Incorrecto Correcto


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Correcto Se evitará utilizar en el símbolo de actividad varias líneas de salida:

El diagrama de flujo podrá seccionarse en tantas columnas como puestos participen en el

procedimiento.

Cada columna señalará los puestos que participan en el procedimiento, de acuerdo al orden de aparición de éstas.

Puestos Puestos Puestos Puestos


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Guía Técnica

Emite y turna la Guía

Técnica de

Procedimientos

(1)

Documento

Descripción breve de la actividad

Número de actividad

Guía Técnica

5Oficio

O

Elabora y envía oficio

original y 5 copias

5 Copias

Original

(4)

Se deberá centrar en la columna que corresponde, el símbolo que se representará en el diagrama de flujo. Condiciones Específicas La descripción de cada actividad deberá especificarse mediante enunciados breves y sencillos, iniciando con un verbo en presente, acompañándola, cuando sea necesario, con el símbolo de “documento” el cual deberá contener el nombre de la forma o reporte que se mencione, por ejemplo: Cuando se presente un documento en original y copias, el primero se identificará con la letra “O” y la cantidad de copias con números arábigos (1, 2, 3, etc.). Se anotará en la parte inferior derecha del símbolo. Los “conectores de actividad”, se utilizarán para indicar la continuidad de una actividad con otra, cuando se haya provocado una interrupción necesaria, y deberán ser identificados alfabéticamente en forma progresiva, dependiendo del orden de aparición en el diagrama de flujo.

Puesto


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Puesto Puesto Puesto Puesto

A

A

Puesto Puesto Puesto Puesto

1

Órganos o Puestos

1

Órganos o Puestos Órganos o Puestos Órganos o Puestos

A cada “conector de actividad” de salida corresponderá uno de entrada y se anotará en ambos la misma letra y de contar con otro conector se anotará la letra siguiente alfabéticamente siguiente, conservando el formato de cada conector en cuanto a tamaño y diseño.

Los "conectores de página" deberán enumerarse (con números arábigos) en forma progresiva. A cada conector de página de salida corresponderá un conector de página de entrada, identificándose por el mismo número, y deberá representarse en la columna correspondiente, verificando que se conserve el formato en cuanto a tamaño y tipo de letra, en caso necesario solo se identificara con un solo conector de entrada, cuando varios pasos del proceso se unen a una actividad específica.


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Guía Técnica

Emite y turna la Guía

Técnica de

Procedimientos

(1)

Las casillas (rectángulos con descripción de actividad) que se identifican en el diagrama de flujo, deberán contener de forma breve los mismos datos asentados en la descripción narrativa del procedimiento y a lado de la casilla el número correspondiente que viene especificado en la descripción narrativa. Todos los diagramas de flujo o flujogramas que se deriven de los procedimientos, deberán ser presentados en forma vertical.

K.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO Se considerarán todos aquellos formatos o formas que de acuerdo con su orden de aparición en el procedimiento se señalen. Los formatos deberán contener el nombre y en el ángulo superior derecho, el número de anexo que deberá ser congruente con el asignado en la descripción narrativa del procedimiento. Ejemplo:

Solicitud de Empleo Detección de Necesidades de Capacitación de la CONAFOR Control de Formas Valoradas Oficio de Habilitación de Pagadores Informe Mensual de Actividades Reporte de Plazas Autorizadas

Cada uno de los formatos que se indiquen en el procedimiento requerirá invariablemente de instructivos de llenado, donde se especificará de manera detallada lo que se debe de anotar en los espacios de la forma.

Puesto


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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

C.P. Joel Arreguin Casillas Gerencia de Recursos

Materiales y Obras

AUTORIZÓ

EMISIÓN PÁGINA

DIA MES AÑO

1 de 31 4 Abril 07

Lic. Arturo de Jesús González Ocampo Subgerencia de Adquisiciones y

Almacenes

REVISÓ

Lic. Abel Díaz Mora Departamento Control de

Activos

ELABORÓ

Lic. Carmen Quezada Pérez

Departamento de Organización y Métodos

El espacio de dicha forma, se debe identificar con un número progresivo, iniciando de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, hasta cubrir todos los campos del formato que corresponda.

L.- FIRMAS DE CONFORMIDAD En cada hoja que conforma el procedimiento emitido, se deberá incluir el nombre completo, nombre del puesto y firma autógrafa del responsable del procedimiento (ELABORÓ), del Jefe Inmediato del responsable del procedimiento (REVISÓ), del Jefe Inmediato del revisor del procedimiento (AUTORIZÓ) respectivamente y pasará por el visto bueno del área de Organización y Métodos como supervisión de la utilización correcta de la metodología contenida en esta guía, hasta el nivel de coordinación, donde, en caso necesario, el que elabora y revisa ocupen del mismo puesto a nivel de mandos medios y superiores.


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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

COORDINACIÓN GENERAL

DE ADMINISTRACIÓN

Documento No. MPCGA-020 Revisión: 0


Ing. José de Jesús Infante de Alba

Coordinación General de Administración

AUTORIZÓ EMISIÓN PÁGINA

DIA MES AÑO 1 de 11

30 07 08

M.B.A.Tania Ananí Limón Magaña

Gerencia de Recursos Financieros

REVISÓ

C.P. Lourdes Navarro Huerta

Subgerencia de Fideicomisos y Mandatos

ELABORÓ



VI. FORMATOS A UTILIZAR

Los formatos que se utilizarán para la elaboración de procedimientos administrativos, están previamente diseñados. Invariablemente cada uno de estos formatos, deberán incluir la siguiente información:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS En esta sección se deberá anotar el nombre completo de la Coordinación General o Unidad a la que pertenece el procedimiento elaborado o revisado correspondiente.

Ejemplo:

Coordinación General de Administración

Unidad de Asuntos Jurídicos, etc…


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Documento No.

En este apartado se deberá anotar la nomenclatura que representa la identificación única del procedimiento. El Departamento de Organización y Métodos establecerá el Listado Maestro con las claves que correspondan dependiendo de la Unidad Administrativa a la que correspondan los manuales. Dicha nomenclatura se conformará de la siguiente manera:

Las siglas “MP” indicando que es un manual de procedimiento

Seguido de las siglas de la Coordinación General o Unidad de acuerdo al Anexo AX-02

Numero compuesto por tres dígitos que le corresponden a la Gerencia o Dirección de acuerdo al Listado Maestro.

Ejemplo:

Revisión:

A ésta sección le corresponde el número consecutivo asignado al procedimiento cada vez que es modificado; indica la edición del documento. Un procedimiento nuevo se emite con revisión 0 (cero).

Ejemplo:

Emisión

El día, mes y año correspondiente a la elaboración o revisión del procedimiento administrativo en comento. El número consecutivo de cada página con respecto al total de las mismas.

Ejemplo:

EMISIÓN PÁGINA

DÍA MES AÑO 1 de 8

18 03 2009

Documento No. MPCGA- 010

MP: Manual de

procedimientos

CGA: Coordinación

General de Administración

010: Gerencia de

Recursos Humanos

Revisión: 1

Número consecutivo de

revisión


Día Año

01 02 2009

23 de 37

Mes



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

COORDINACIÓN GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN



Lic. Carlos Rodríguez Combeller Director General Adjunto

AUTORIZÓ

EMISIÓN PÁGINA

DIA MES AÑO

0 de 51 24 02 09

Lic. Antonio Ortuño Sahagún Titular de la Unidad de Comunicación Social

REVISÓ

Lic. Baby Jeannette Martínez Jacquez

Departamento Administrativo

ELABORÓ



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y

CONTROL DOCUMENTAL

Autoriza:

JOSÉ DE JESÚS INFANTE DE ALBA JOSÉ CIBRIÁN TOVAR COORDINADOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECTOR GENERAL

Fecha de emisión: Febrero de 2009 Fecha de Autorización: Febrero de 2009

Número de Páginas: 51

PORTADA Contendrá el nombre del manual de procedimientos, así como las firmas de autorización correspondientes, no se enumerará ni se tomará en cuenta al numerar el documento.

Ejemplo:


Día Año

01 02 2009

24 de 37

Mes





DE ADMINISTRACIÓN


INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………………. 2

MARCO JURÍDICO……………………………………………………………………………………. 3

DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS…………………………………………………………………….. 4

PROCESOS…………………………………………………………………………………………….. 5

1. Transferencias Primarias……………………………………………………………………………………… 8

2. Préstamo y consulta de archivos.…………………………………………………………………………….. 15

3. Baja Documental……………………………………………………………………………………………….. 19

ANEXOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO……………………………………………………….... 29

REGISTRO DE REVISIONES……………...……………………………………………………….... 50

ÍNDICE


José de Jesús Infante de Alba

Coordinador General de Administración

AUTORIZÓ

EMISIÓN PÁGINA


20 06 08

Ing. Jorge Ivan Arce Rodríguez

Gerente de Recursos Materiales y Obras

REVISÓ

Prov: C. Carolina Olivares Álvarez

Departamento de Organización y Control Documental

ELABORÓ



ÍNDICE Se enumeran los elementos de su contenido, así como el número de página correspondiente.

Ejemplo:


Día Año

01 02 2009

25 de 37

Mes





DE ADMINISTRACIÓN


Como parte del programa de documentación y en base al artículo 18, fracción XIX del Estatuto Orgánico de la Comisión Nacional Forestal, la Gerencia de Recursos Humanos elaboró el presente manual de procedimientos que servirá como herramienta para el control de procesos de la unidad, todo ello siguiendo los lineamientos establecidos en la “Guía Técnica para la Elaboración de Procedimientos Administrativos” y con la información proporcionada por la Gerencia de Recursos Materiales y Obras.

Este manual de procedimientos contiene los objetivos, el alcance, proceso, normas de operación, indicadores, narración de actividades, diagramas y anexos de los procedimientos necesarios para la comprensión de los mismos.

El manual de procedimientos de Organización y Conservación de Archivos es un instrumento que apoyará a que el personal externo al área conozca la operación del Archivo de Concentración, además, colaborará a que el personal involucrado en el área logre desarrollar y cumplir con la tarea de operar la correcta organización de archivos y conservación de los documentos y expedientes que se generen, obtengan, adquieran, conserven o se transformen en la CONAFOR; en éste manual se describen los procesos necesarios para la recepción, registro, seguimiento, organización, clasificación, uso, transferencia , resguardo, conservación, selección y destino final de los archivos

INTRODUCCIÓN




AUTORIZÓ

EMISIÓN PÁGINA


20 06 08



REVISÓ



ELABORÓ



INTRODUCCIÓN Cada manual de procedimientos cuenta con una breve introducción al área, esto con el fin de darle al usuario conocimientos suficientes para entender a lo que se refiere el manual, la introducción se elaborará preferentemente en un máximo de dos cuartillas.

Ejemplo:


Día Año

01 02 2009

26 de 37

Mes



MARCO JURÍDICO



DE ADMINISTRACIÓN





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20 06 08



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ELABORÓ



LEYES Y CÓDIGOS

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

D.O.F. 12-VII-2002

Ley Federal de Responsabilidades de los servidores públicos.

D.O.F. 13-VI-2003

REGLAMENTOS

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

DOF 11-VI-2003

OTRAS DISPOSICIONES

Lineamientos Generales para la Organización y conservación de Archivos de las dependencias y entidades de la Administración Publica Federal

D.O.F. 2- II-2004.

Criterios y procedimientos para la organización y conservación de expedientes y archivos de la CONAFOR.

CONAFOR VIII-2006

Instructivo para el trámite y control de bajas de documentación del Gobierno Federal.

Archivo General de la Nación IV-2006

Convenio 1016/090/2006 para la donación del papel de desecho a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos.

Mayo 2006





DIA MES AÑO

3 de 50



REVISÓ



ELABORÓ







DIA MES AÑO

3 de 50



REVISÓ



ELABORÓ



MARCO JURÍDICO El manual consta de un Marco Jurídico, este solo debe de contener los documentos normativos que afecten directamente al área.

Ejemplo:


Día Año

01 02 2009

27 de 37

Mes






AUTORIZÓ

EMISIÓN PÁGINA


20 06 08



REVISÓ



ELABORÓ





DE ADMINISTRACIÓN


DEFINICIONES:

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de principios, procedimientos y métodos archivísticos que se interesan no solo por la conservación, uso y localización de la documentación administrativa, sino que atienden a la producción, circulación y selección de los propios documentos.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Unidad responsable de la administración de documentos, cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades que pertenecen en él hasta su destino final.

ARCHIVO DE TRÁMITE: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa.

ARCHIVO HISTÓRICO: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.

BAJA DOCUMENTAL: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.

CARPETA: Contenedor formado por dos tapas de papel o material flexible que sirve para integrar documentos de archivo. Se le conoce como “folder”

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL: Registro general y sistemático que establece valores documentales, plazos de conservación, vigencia documental, clasificación de reserva o confidencialidad y destino final.

ACRÓNIMOS:

AGN: Archivo General de la Nación

CONAFOR: Comisión Nacional Forestal

CONALITEG: Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos

CRITERIOS: Criterios y procedimientos para la organización y conservación de expedientes y archivos de la Comisión Nacional Forestal.

IFAI: Instituto Federal de Acceso a la Información

LFTAIPG: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS

HOJA DE DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS

En este apartado se describe en orden alfabético el significado de aquellos términos técnicos – administrativos o siglas que se utilizan y que requieren una explicación previa.

Ejemplo:


Día Año

01 02 2009

28 de 37

Mes





DE ADMINISTRACIÓN





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PROCEDIMIENTO

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

OBJETIVO

Trasladar, de manera controlada, los expedientes propiedad de las Unidades Administrativas de la CONAFOR que haya cumplido con el plazo de conservación de archivo en trámite hacia el archivo de

concentración, convirtiéndose en archivos de consulta esporádica.

ALCANCE

Todos los expedientes propiedad de las Unidades Administrativas de la CONAFOR y que hayan cumplido su tiempo de guarda en el Archivo de Trámite.

PROCESO

Operación del Archivo de Concentración

HOJA DE TEXTO Esta parte del manual básicamente servirá para plasmar la información correspondiente a la denominación del procedimiento, su objetivo, el alcance, así como el proceso del que se deriva.

Ejemplo:


Día Año

01 02 2009

29 de 37

Mes





DE ADMINISTRACIÓN





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REVISÓ



ELABORÓ



NORMAS DE OPERACIÓN

1. Apego a los criterios y procedimientos para la organización y conservación de expedientes y archivos de la Comisión Nacional Forestal.

2. Cada Unidad Administrativa de la CONAFOR deberá designar un enlace de archivo de trámite.

3. Todos los expedientes a transferir, deberán contar con una portada, y en dicha portada los siguientes datos:

o Unidad Administrativa o Fondo o Sección o Serie o Número de tomo (1/2,2/2) o Fecha de apertura y, en su caso, de cierre de expediente.

4. Cada expediente deberá señalar en la ceja o lomo: o Sección o Serie o Nombre o breve descripción del expediente (en su caso) o Número de tomo (1/2,2/2) o Año al que pertenece el expediente o Clave del expediente (Ver criterios en apartado de archivos de trámite)

INDICADORES

Nombre del Indicador: Transferencia de archivos de trámite al archivo de concentración

Responsable de Obtenerlo: Departamento de Organización y Control Documental

Periodicidad: Continua

Unidad de Medición: Número de archivos de trámite transferidos / Número de archivos transferidos

relacionados en los formatos de transferencia primaria

Esta segunda hoja se empleara para incorporar la información de las normas de operación e indicadores del procedimiento correspondiente.

Ejemplo:


Día Año

01 02 2009

30 de 37

Mes





DE ADMINISTRACIÓN


RESPONSABLE ACTIVIDAD

No. DESCRIPCIÓN

Unidad Administrativa solicitante


Unidad Administrativa solicitante



1

2

3

4

5

6

7

8

Solicita por correo electrónico o por llamada telefónica asesoría para realizar la transferencia de archivo.

Asesora al área solicitante e informa si la vigencia en el archivo en trámite de los archivos que pretende transferir permite su transferencia al archivo de concentración.

Envía, por medio de su enlace de archivo de trámite, un oficio dirigido al Gerente de Recursos Materiales y Obras (Coordinador del archivo) (AX-01); solicitando espacio para guarda precautoria de los expedientes y anexa el formato de transferencia primaria (AX-02); el cual incluye el inventario de transferencia.

Recibe oficio y anexos y turna al Jefe de Departamento de Organización y Control Documental.

Recibe documentos y envía a la Unidad Administrativa solicitante un memorándum de confirmación de recepción de transferencia (AX-03), donde establece la fecha y hora para el traslado de los expedientes.

Recibe los expedientes del enlace de archivo de trámite.

Compara físicamente los expedientes con la información contenida en el formato de transferencia primaria previamente enviado.

¿EXISTE ALGUNA DIFERENCIA AL COMPARAR?

SI EXISTE DIFERENCIA

Informa, en el momento, al enlace de archivo de trámite la diferencia encontrada y devuelve el formato de transferencia primaria para las adecuaciones correspondientes.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Transferencias Primarias PR-01




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REVISÓ



ELABORÓ



HOJA DE DESCRIPCIÓN

Para su elaboración, se deberá observar lo siguiente: La hoja de descripción, se utilizará para narrar en forma clara y precisa las actividades del procedimiento en cuestión.

Ejemplo:


Día Año

01 02 2009

31 de 37

Mes





DE ADMINISTRACIÓN


RESPONSABLE ACTIVIDAD

No. DESCRIPCIÓN Departamento de Organización y

Control Documental

Enlace de Archivo de Trámite


9

10

11

12

13

14

Pasa a actividad 6 NO EXISTE DIFERENCIA Revisa los expedientes y verifica que cumplan con los requisitos de transferencia. ¿CUMPLE CON LOS REQUISITOS DE TRANSFERENCIA? NO CUMPLE Regresa los expedientes al enlace de Archivo de Trámite para que realice las modificaciones y correcciones, dándole un plazo para su nueva entrega, dependiendo del número de expedientes devueltos. Realiza las correcciones indicadas y entrega al Departamento de Organización y Control Documental. Pasa a actividad 9 SI CUMPLE Otorga visto bueno en el formato de transferencia primaria, firma y recaba firma del enlace de Archivo de Trámite. Entrega copia del formato de transferencia primaria firmado. Acomoda en el Archivo de concentración los expedientes, asignándoles las claves topográficas que correspondan. FIN DEL PROCEDIMIENTO

TOTAL DE ACTIVIDADES: 14

PRODUCTO O SERVICIO QUE SE OBTIENE: Transferencia primaria al Archivo de Concentración

CON QUE PROCEDIMIENTO SE VINCULA: Préstamo y consulta de archivos





AUTORIZÓ

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20 06 08



REVISÓ



ELABORÓ



Al final de la hoja de descripción del procedimiento, se anotará el total de actividades que se emplean, tal como el producto o servicio que se obtiene y con que otro procedimiento se vincula.


Día Año

01 02 2009

32 de 37

Mes





DE ADMINISTRACIÓN


Formato de

transferencia primaria

Formato de

transferencia primaria

Momorándum de

confirmación de

recepción de

transferencia

Formato de

Transferencia

Primaria

Oficio

Unidad Administrativa Solicitante Departamento de Organización y

Control Documental

Gerente de Recursos

Materiales y Obras

(Coordinador de Archivo)

Solicita asesoría para

realizar la transferencia

de archivo(1)

INICIO

Asesora al área e

informa si la vigencia de

los documentos permite

su transferencia al

archivo de concentración(2)

Envía oficio y anexos

al coordinador de

archivo, solicitando

espacio para guarda

precautoria (3)

Formato de

Transferencia

Primaria

Oficio

Recibe oficio y anexos

y turna al Jefe de

Departamento de

Organización y Control

Documental (4)

Formato de

Transferencia

Primaria

Oficio

Recibe documentos y envía al

solicitante un memorándum de

confirmación de recepción de

transferencia estableciendo

fecha y hora de traslado (5)

Recibe los expedientes

del enlace de archivo de

trámite(6)

Compara los expedientes

con la información del

formato(7)

¿EXISTE ALGUNA

DIFERENCIA?

SI NO

Informa la diferencia y

devuelve el formato para

las adecuaciones

correspondientes (8)

Revisa los expedientes y

verifica que cumplan con

los requisitos de

transferencia (9)

A

1





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20 06 08



REVISÓ



ELABORÓ



HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO

Se usará para desarrollar la representación gráfica de cada procedimiento, conforme a la simbología convencional indicada en el Anexo 1

La presentación del diagrama de flujo, deberá hacerse de manera vertical, conforme a la descripción de las actividades y unidades administrativas que participan en el desarrollo del procedimiento.

Ejemplo:


Día Año

01 02 2009

33 de 37

Mes





DE ADMINISTRACIÓN


NOMBRE DEL FORMATO: Memorándum de Confirmación de Transferencia Primaria ANEXO-01




AUTORIZÓ

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20 06 08



REVISÓ



ELABORÓ



1

2

3

4

5

COORDINACION DE ARCHIVOS

** DE ***** DEL ****

MEMORANDUM AC/***/**

AVISO DE CONFIRMACIÓN DE RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

_______________________

COORDINADOR GENERAL DE PRODUCCION Y PRODUCTIVIDAD

PRESENTE

Por medio de la presente me permito comunicarle que su solicitud

de recepción de transferencia primaria de fecha 28/06/2007 ha sido

atendida y aceptada. Se le informa que el día 02/07/07 a las 10:30 hrs, se le

cita en el Archivo de concentración para revisar y trasladar los expedientes

relacionados en el formato de transferencia primaria.

Sin otro particular reciba un cordial saludo.

ATENTAMENTE

______________________________

RESPONSABLE DEL

ARCHIVO DE CONCENTRACION

HOJA DE FORMATO

Esta hoja se utilizara para incorporar los formatos (los que se señalen en la descripción narrativa) que se emplean en el procedimiento descrito.

Los formatos a integrar deberán insertarse como una imagen escaneada o pegada directamente del archivo electrónico como imagen de metarchivo mejorado a través de un pegado especial de Word. Dicha imagen deberá ser clara, de tal modo que permita su legibilidad; además deberá ocupar exclusivamente el espacio destinado para ello.

Ejemplo:


Día Año

01 02 2009

34 de 37

Mes



NOMBRE DEL FORMATO: Memorándum de Confirmación de Transferencia Primaria IN-01



DE ADMINISTRACIÓN





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20 06 08



REVISÓ



ELABORÓ



ESPACIO No. DESCRIPCIÓN

** DE ***** DEL ****

AC/***/**

_____________________

02/07/07 a las 10:30 hrs

_______________

1 2 3 4 5

Anotar la fecha de envío del memorándum. Indica el número de Memorándum, conforme al control del área del Archivo de Concentración. Indicar el nombre y cargo del responsable del área que solicitó espacio en el Archivo de Concentración. Indica el día y la hora en que se programó la revisión y traslado de los expedientes. Nombre y firma del responsable del Archivo de Concentración.

HOJA DE INSTRUCTIVO DE LLENADO

Cada espacio del formato deberá ser identificado con un número progresivo, iniciando de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha, hasta cubrir todos los campos (espacios de llenado).

Ejemplo:


Día Año

01 02 2009

35 de 37

Mes





DE ADMINISTRACIÓN


Revisión Descripción del Cambio Autor

Fecha de Implantación

0 Elaboración del manual de procedimientos del Departamento de Organización y Control Documental enfocado a la metodología ISO 9000

Organización y Control Documental /

Organización y Métodos

Junio 2008

REGISTRO DE REVISIONES




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20 06 08



REVISÓ



ELABORÓ



HOJA DE REGISTRO DE REVISIONES Es el documento que muestra el historial o proporciona evidencia de las modificaciones realizadas al contenido del procedimiento y será indispensable incorporar la información que a continuación se cita:

Revisión.- Número consecutivo asignado al procedimiento cada vez que es modificado; indica la edición del documento. Un procedimiento nuevo se emite con revisión 0 (cero).

Descripción del cambio.- Especificar la acción que se realiza, precisando el motivo del cambio o modificaciones al procedimiento.

Autor.- Indica el área que procedió a efectuar el cambio o modificaciones al procedimiento.

Fecha de implantación.- El mes (con letra) y año correspondiente a la revisión del procedimiento.

Ejemplo:


Día Año

01 02 2009

36 de 37

Mes



VII. ANEXOS

ANEXO 1: SIMBOLOGÍA

SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Inicio o Fin Señala donde se inicia o termina

un procedimiento.

Actividad

Representa la ejecución de una o más actividades de un

procedimiento.

Decisión

Indica las posibles alternativas (sí o no) dentro del flujo del

procedimiento.

Documento

Señala cualquier escrito que entre, se genere o se emita en el

procedimiento.

Conector de Actividad

Señala el enlace de una actividad con otra dentro del procedimiento.

Conector de Página

Representa el enlace de

actividades en hojas diferentes de un mismo procedimiento.

Conector de

Procedimiento

Representa el enlace de un procedimiento con otro que se

encuentre dentro de un proceso o dé origen a otro.

Dirección de Flujo o Línea de Unión

Conecta los símbolos, indicando el orden en que deben realizarse las

distintas actividades.

Base de Datos o archivo

electrónico

Señala la información contenida (archivo) en algún tipo de

dispositivo magnético u óptico


Día Año

01 02 2009

37 de 37

Mes



REGISTRO DE REVISIONES

Revisión Descripción del Cambio Autor Fecha de

Implantación

0 1 2

Elaboración de la Guía Técnica (Metodología orientada hacia requerimientos de la Norma ISO 9001:2000) Modificación del listado maestro por cambios de denominación de puestos conforme al nuevo Estatuto Orgánico Se actualiza y sustituye documento, creando la Metodología para la elaboración de Procedimientos de la CONAFOR

Departamento de Organización

y Métodos


y Métodos


y Métodos

Enero/ 2006

Noviembre/2006

Febrero / 2009

III. LINEAMIENTOS GENERALES IV. PASOS … 5 Metodol… · 1 de 37 Mes METODOLOGÍA PARA LA...

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