Portafirmas Versión 2.3.1

Lección III – Enviando un documento a Portafirmas

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Elegir quién firmará el documento

Siga los pasos que se indican a continuación

Si un documento lo firma más de una persona el orden en que el sistema pasa a la firma a cada uno puede ser importante. No lo olvide.

Puede seleccionar varios firmantes a la vez haciendo clic sobre sus nombres mientras mantiene pulsada la tecla Control.

1. Pulse REDACTAR para acceder a la pantalla de redacción

2. Teclee el nombre de la persona o el puesto en el campo “Para”, o pulse el botón [ ] para mostrar una lista de destinatarios.

3. En la lista de destinatarios puede seleccionar ver las Personas, los Cargos o los Favoritos(Personas a las que suele mandarle escritos para firmar)

4. Utilice los botones (Copiar / Eliminar) para pasar candidatos (Izquierda) a firmantes (derecha).

5. Utilice los botones (Arriba/Abajo) para cambiar el orden de los firmantes.

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Lección III – Enviando un documento a Portafirmas

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Teclear el Asunto, la Referencia y el comentario

Datos importantesLos datos de Asunto y Referencia son importantes porque el firmante será lo único que vea en la lista de documentos a firmar (Ver lección II). Además podrá localizar envíos por su contenido (por ejemplo, número de expediente, o factura, destinatario último del escrito, etc.)Incluya información significativa.

Esta información es confidencial, no se almacena más que en los servidores del Consejo Audiovisual y sólo la pueden ver los remitentes y los destinatarios de cada envío.

Si lo necesita, puede incluir un mensaje aclaratorio para el firmante. Esta información NO SIRVE para localizar un envío. Utilícela solo a modo de correo adjunto para aclaraciones informales.

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Opciones Avanzadas de Envío (I)

Pulse en “Mostrar opciones avanzadas” para indicar a Portafirmas cómo tiene que tratar nuestro documento.

Recuerde: Un documento no está firmado hasta que lo han rubricado todos y cada uno de sus destinatarios, independientemente de si es en cascada o en paralelo.

Puede indicar cómo quiere que firmen el documento más de una persona:En cascada: Una detrás de otra siguiendo el orden de selección.En paralelo: El orden da igual. Lo importante es que todos los firmantes lo hagan.

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Lección III – Enviando un documento a Portafirmas

Indique cuándo quiere que le avise Portafirmas: Si el destinatario lee el documento, si lo rechazay/o si lo firma.

Indique aquí en que fecha quiere enviar el documento a firma y a partir de qué fecha el documento sin firmar se considerará “Caducado”

Un documentos caducado sigue pudiéndose firmar, lo único que ocurre es que en las listas de pendientes aparecerá en rojo.

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Opciones Avanzadas de Envío (II)

La utilización del Visto Bueno permite a un puesto intermedio validar un documento antes de ser enviado al firmante titular del mismo. El Visto Bueno no aparece en el documento firmado final, sin embargo, un documento sin el Visto Bueno no llega nunca a la bandeja de firma del firmante titular.

Además de la firma en cascada (en la que todos los firmantes deben firmar forzosamente), existe la opción de diferenciar el rol del firmante. Podemos decir que uno (o varios) firmantes dan el Visto Bueno y que uno (o varios) Firman el documento.Si un documento no recibe el Visto Bueno se considerará rechazado y no será remitido al/los firmantes.

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Lección III – Enviando un documento a Portafirmas

Se puede añadir una o más firmas a un documento firmado en un envío anterior. Esta operación no es común y para realizarla le recomendamos que lea el manual del usuario

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Adjuntando documentos para firmar

Los documentos incluidos aparecerán listados en la parte inferior de la pantalla. A la derecha dispone de una casilla para (1)indicar que no ser firme (sería como un documento de anexo), descargar una copia o eliminarlo de la petición.

Para adjuntar uno o varios documentos para firmar hay que hacer clic sobre el botón [+ Adjuntar documento]

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Lección III – Enviando un documento a Portafirmas

Se abrirá una ventana para que navegue por su ordenador y localice el o los documentos a incorporar a la petición de firma.Todos los documentos incluidos serán firmados(1) en todas sus páginas por el/los firmantes que haya seleccionado con anterioridad.

Recuerde que sólo puede adjuntar documentos tipo PDF. Si el documento se generó con WORD, además de guardarlo como docx, debe volverlo a guardar como PDF para que pueda ser firmado.

No olvide pulsar ENVIAR cuando todo esté correcto.

SIGUE EN LA LECCIÓN IV: Firmando Documentos