IFSWORLDczech & SLOvakIa RepubLIc Navštivte www.IFSWORLD.com.

IFS appLIcatIONS tm 8

8

2

1

2

3

4

5

Na český trh právě přichází IFS Aplikace ve verzi 8.

Ať už se chystáte zavést nový podnikový informační systémnebo upgradovat ten stávající, IFS Aplikace 8 jsou dobrouvolbou.

Hovoří pro ně mnoho argumentů, zde jsou ty nejdůležitější:

pŘÍVĚTIVÉ UžIVATELSKÉ PROSTŘEDÍ

UžIVATELSKÁ POLE A INFORMAČNÍ KARTY

PŘEHLEDNÁ NÁKLADOVÁStRuktuRa pROJektu

EFEKTIVNÍ ŘÍZENÍ VÝROBNÍ OBJEDNÁVKY

SPRÁVA DOKUMENTŮ V IFS APLIKACÍCH 8

Uživatelská přívětivost IFS Aplikací 8 ještě dále překonává své předchůdce. Inspirace snadnou pou-žitelností internetových vyhledávačů či sociálních sítí, které se postupně stávají součástí běžného života, přináší nové možnosti intuitivního ovládání, která je dle průzkumů chování zákazníků klíčová pro skutečně úspěšné využívání informačního systému.

Nové nástroje Uživatelská pole a Informační karty doplňují již dříve dostupné funkce (např. rychlé sestavy, uživatelské menu nebo uživatelské události), které umožňují rozšířit systém bez nutnosti zásahů do programového kódu jeho základní verze. To v konečném důsledku znamená další snížení nákladů nejen na pořízení, ale i provoz informačního systému.

Nová funkcionalita projektového řízení (Project Based Solutions) v IFS Aplikacích 8 umožňuje detailnější finanč-ní kontrolu projektů. K dispozici je nástroj pro zpracování a sledování detailních a přehledných rozpočtů projektů ve vztahu k požadavkům investorů, organizace i projek-tového týmu. Struktura rozpočtu může být přitom speci-fická pro daný projekt, nebo vícenásobně používanáve více projektech.

Informace a řízení výrobní objednávky jsou nyní k dispozici v reálném čase a s propojením do celé aplikace. Nová funkce, která je reakcí na častá přání uživatelů IFS Aplikací, sdružuje všechny po-třebné a požadované funkce do jedné obrazovky pro ovládání výrobních objednávek. Díky tomu je možné zcela zrušit „papírovou― formu výrobní dokumentace, časových karet, žádostí o opravua materiál, a tím zvýšit efektivitu a kvalitu práce dělníků, mistrů i vedoucích výroby. Novinka je vhodná pro všechny druhy výroby.

V nové verzi IFS Aplikací byla provedena řada vylepšení v modulu IFS Správa dokumentů, jejichž cílem je především rozšíření funkčnosti dle požadavků zákazníků a zvýšení efektivity práces dokumenty.

DŮVODŮ PROČ

8

3

6

7

8

INOVACE V ŘÍZENÍ SKLADŮNový IFS Warehouse Management, který je součástí IFS Aplikací 8, umožňuje zkvalitnit služby posky-tované zákazníkům a zároveň efektivně využívat vlastní zdroje (kapacity skladu, zásob, lidské síly)tím, že zajistí snížení inventurních rozdílů, poskytne spolehlivý přehled o aktuálním stavu zásob,zkvalitní kompletaci zboží a umožní zkrácení dodacích lhůt, zlepšení on-time delivery, zefektivněnípráce operátorů a snížení potřeby kontrolních činností. Uživatel tak může snadno automatizovat své procesy a přizpůsobit řízení skladu svým potřebám.

IFS apLIkace

SNAZŠÍ VYTVÁŘENÍ A KOORDINACE PRODEJNÍCH AKCÍ A KAMPANÍInovované CRM, které je součástí IFS Aplikací 8, umožňuje jednotný pohled na zákazníky, díky čemuž je snadné koordinovat jednotlivé prodejní akce a kampaně a díky tomu rychle produkovat zajímavé obchodní případy a ziskové obchodní příležitosti.

NOVINKY V ŘÍZENÍ SERVISU A OPRAV Aplikace IFS Component MRO, která je součástí IFS Aplikací 8, zahrnuje komplexní řízení servisníchčinností. Výhodou řešení je hlavně možnost plánování zdrojů, průběžné sledování a vyhodnocování nákladů na opravy a reklamace, zjednodušené a přesné vytváření podkladů pro fakturaci servisních činností, podpora oprav položek ve vlastnictví výrobce, ale i koncového odběratele a řešení servisupro smluvní i nesmluvní zákazníky, resp. řízení procesu směrem dovnitř společnosti (interní opravy neshod ve výrobě) i směrem ven k externím uživatelům (reklamace, externí údržba).

4

Snadnost používání aplikace považují vesměs uživatelé informačních systémů za nezbytnou, jen pak může být totiž aplikace opravdu nástrojem, který jim jejich práci usnadňuje a zjednodušuje. Z průzkumů dokonce vychází, že pro 65 % zákazníků byla jednoduchost použití primární podmínkou při výběru a nákupu jejich podnikového soft-waru. A to není zanedbatelné číslo.

PŘÍVĚTIVÉ UžIVATELSKÉ PROSTŘEDÍIFS Aplikace tradičně vynikají v intuitivnosti používání a jednoduchém ovládání. Robustní systémy,nové a nové procesy, stále větší počet funkcí a zvyšující se objem dat nemusí zákonitě znamenatsložitější uživatelské prostředí. Alespoň v pojetí IFS Aplikací ve verzi 8 ne. Jsou totiž vybavenymoderním uživatelským prostředím IFS Enterprise Explorer, které je navrženo pro vysokouefektivitu práce a maximálně intuitivní ovládání.

Intuitivní navigace - hledanou funkcionalitu je snadné nalézt s pomocí navigátoru a drobečko-vé nabídky, která ukáže veškerou příbuznou funk-cionalitu. Seznam posledních oken umožní uživa-teli přesun k předcházejícím oknům a tlačítko Domů jej navede vždy na začátek. V IFS Aplika-cích není možné se ztratit.

Rychlé vyhledávání - stejně jako na Googlu jemožné rychle vyhledávat i v IFS Aplikacích. Není tedy třeba vědět, kde je informace uložená, pro hledání je k dispozici jedno pole, kam je jen nutné zadat hledanou informaci. IFS Aplikace seřadí výsledky podle relevance a respektuje přitom přístupová oprávnění.

Spolupráce - je-li třeba předat kolegovi informaciv IFS Aplikacích, stačí mu jen odeslat e-mailem odkaz na libovolný záznam (nebo skupinu zázna-mů) a kolega si pak vše v IFS Aplikacích zobrazí jedním kliknutím. K tomu je možné na záznamy „přilepit“ žlutý papírek s požadovanou informací. Kromě e-mailu se dá využít i vnitřní nástroj pro úkoly.

Podmíněné formátování - údaje, které jsou vý-znamné a důležité, je možné barevně odlišit. Čer-veně faktury po splatnosti, oranžově objednávky, ve kterých chybí nějaké položky, modře výrobní příkazy po termínu. Na první pohled je pak vidět, co je nutné přednostně řešit.

Výběry - odkazy na různé záznamy (položkyk vyřazení, faktury k zaúčtování, výrobní příkazyk uzavření apod.) lze snadno uložit a pak se k nim kdykoliv na jedno kliknutí vrátit. Není tedy třeba opisovat čísla záznamů, nic se neztratí a navíc je možné je sdílet i s kolegy.

Workflow - systém umí upozornit na všechny důležité události. Uživatel tak získá okamžitou informaci o přečerpání kreditu zákazníka, chybějí-cí položce pro výrobu nebo překročení termínu činnosti na projektu.

Základními prvky prostředí IFS Enterprise Explorer jsou:

Obr.: Ukázka prodejní objednávky v IFS Aplikacích 8.

5

A MOBILNÍ APLIKACEDotykové ovládáníIFS Aplikace 8 jsou navrženy tak, aby se daly ovlá-dat dotykem, a to jak na dotykové obrazovce stolní-ho počítače, tak i na tabletu. Díky tomu mohou mítuživatelé všechny informace z IFS Aplikací kdykolivk dispozici - ať už jsou na poradě v zasedací míst-nosti nebo komunikují s kolegy přímo ve skladovéči výrobní hale.

IFS aplikace nyní nabízejí mnohem více:

Vedle dotykového ovládá-ní určeného pro tablety vyvinula společnost IFSi mobilní aplikace pro chytré telefony. Tyto apli-kace umožňují vykonávat rutinní činnosti odkudkoliv a kdykoliv - na cestách,v dopravní zácpě či na autobusové zastávce- a efektivně tak využítdosud neproduktivní čas. Mobilní aplikace se dajísnadno stáhnoutz obchodů výrobců telefo-nů. Nyní jsou k dispozici aplikace pro Apple iOS (iPhone), telefony s OS Android i Windows Phone.

Mobilní aplikace pro chytré telefony

Mobilní aplikace IFSSales Companion jeurčena pro obchodníky, kteří tak mají všechnykontakty a schůzky ze CRM kdykoliv při sobě. Ihned mohou zazname-nat výsledek schůzky. Nemusejí pak zpětnědo systému dopisovat,co se u zákazníka udá-lo.

Mobilní aplikace IFS Time Tracker sloužípro vykazování časuna projektech. Ať užjsou zaměstnanciv kanceláři, ve zkušebně, anebo na cestě domů, snadno a rychle mohou vykázat odpracovaný čas. Projektový manažer má tak kdykoliv k dispozici reálné údaje

Mobilní aplikace IFS Quick Reports dodá do mobil-ního telefonu libovolnou sestavu IFS Aplikací. Po-třebné informace z jakékoliv oblasti tak mohou mít zaměstnanci kdykoliv po ruce - ať už jde o výkaz zisku, stav projektu, mzdové náklady, odpracovaný čas, vykrytí objednávek atd.

Mobilní aplikace IFS Quick Facts najde odpověď na klíčové údaje, jako například kdo je dodavatelem tohoto dílu, detaily o koordinátorovi, katalogové číslo položky apod.

Mobilní aplikace IFS Support Companion umožní rychle zadat požadavek na podporu IFS Aplikací. Problém se tedy začne řešit dříve, než se zaměst-nanec dostane ke svému počítači.

Mobilní aplikace IFS Notife Me slouží ke schvalová-ní nákupních požadavků, objednávek, cestovních výdajů a dodavatelských faktur. Po příchodu do práce mohou mít zaměstnanci vše potřebné schvá-leno a zahájit práci na svých projektech.

Mobilní aplikace IFS Trip Tracker slouží pro vykazo-vání cestovních výdajů. Už v průběhu pracovní cesty si tedy může každý všechny výdaje zaznamenata vyúčtování je pak otázkou několika minut.

Hlavní přínosy:

• Nečekáte, až dojedete do kanceláře, reagujete okamžitě

• Snadná orientace v datech

• Větší přehled o probíhajících aktivitách

• Rychlejší vnitrofiremní komunikace

• Méně času na papíry

Pavel Bláhovec, IFS Czech

6

UžIVATELSKÁ POLE

Jedním z častých požadavků zákazníků a uživatelů podni-kových informačních systémů je doplnění nových polí pro evidenci údajů, které jsou specifické pro jejich předmět podnikání, a zobrazení existujících nebo nových polí i do dalších úloh systému. Zakládání nových polí umožňujíIFS Aplikace provádět v podstatě do všech svých úloh,a to na úrovni administrace systému, tedy vlastními sila-mi, bez nutnosti programátorovy asistence.

Obr.: Uživatelská pole připojená k úlohám mohou být různého typu.

Uživatelská pole podporují důležité vlastnosti spojené s používáním polí v systému. Jde především o podporu přístupových práv, použití v uživatelských událostech (lze využít například pro odeslání e-mailu v případě změny hodnoty v tomto poli), uživatelských menu, rychlých se-stavách, výstupních kanálech nebo v nastavení podmíně-ného formátování. Samozřejmostí je i uchování vlastností polí koncových uživatelů v uživatelských profilech.

V případě, že jsou IFS Aplikace využívány ve vícejazyčném režimu, je možné pro každou jazykovou mutaci nadefino-vat vlastní popis.

Technicky je řešení navrženo tak, že nová pole nejsou součástí základních databázových tabulek, ale jsou ulo-ženy v samostatných tabulkách, což umožňuje jejichsnadnější správu ve vztahu k základní verzi aplikace. To se kladně projeví v jednodušším přenosu definovaných polí do vyšších verzí aplikace (upgrade).

Další užitečnou vlastností je také možnost provést export připravených polí. Umožňuje to přípravu nových políve vývojovém/testovacím prostředí a až následně po dokončení nasazení do produktivního prostředí.

Pokud přidávané pole pouze zobrazuje hodnoty jiného již existujícího pole, může ukazovat jeho přesnou nebo vypo-čítanou hodnotu. Zároveň jemožné k poli definovati výčet povolených hodnotnebo stanovit jejich interval.Uživatelská pole přitom mo-hou být přidána ve formulá-řových i přehledových úlo-hách.

Obr.: Definice výčtupovolených hodnot a jejich jazykových mutací.

Možnost přizpůsobení informačního systému dle vlastních potřeb bez nutnosti programátor-ských zásahů a úprav je pro každého uživatele velkou výhodou. A nejen pro uživatele, ocení toi management firmy, která systém provozuje, neboť se nemusí obávat vícenákladů. IFS Aplikacepřinášejí ve verzi 8 dvě zásadní novinky, které tuto vlastnost mají. Jedná se o Uživatelská pole(Custom Fields) a Informační karty (Information Cards).

Hlavní přínosy:

• Snadné nastavení, které šetří Váš čas a peníze

• Méně programových úprav umožňující jednoduš- ší správu aplikace, vč. převodu na vyšší verze

• Integrovaná podpora dalších možností využití polí v systému

• Jednoduché ovládání díky podpoře IFS klientů Enterprise Explorer a Web Client

7

A INFORMAČNÍ KARTYDruhou významnou novinkou je nástroj Informační karty.Cílem této inovace je umožnit uživateli zobrazit ve formu-lářové úloze pro jednotlivé záznamy podstatné informacev přehledné a ucelené formě.

V určitých aspektech lze nalézt podobnosts Uživatelskými poli, ale ve výčtu vlastností jsou patrnéodlišnosti:

• způsob zobrazení údajů – jde v podstatě o plovoucí okno spojené s konkrétní úlohou – není proto nutné měnit rozložení polí v úloze

• údaje jsou určeny pouze ke čtení

• lze spojit pouze s formulářovými okny nikoliv s přehledovými

• jako zdroj lze vedle běžných polí použít i Uživatelská pole

Rámec obsahu neboli seznam polí, která mohou být nakonkrétní informační kartě zobrazená, určí administrátorsystému. Finální podobu si ale může dle svých potřeba zvyklostí upravit konečný uživatel. A to je pro každéhouživatele příjemná zpráva.

Uživatelská pole a Informační karty popsané v tomto článku doplňují již dříve dostupné nástroje (např. rychlé sestavy, uživatelské menu nebo uživatelské události) umožňující rozšířit systém bez nutnosti programátorských prací dodavatele informačního systému a zásahů do pro- gramového kódu jeho základní verze. To v konečném dů- sledku znamená další snížení nákladů na pořízení, ale i provoz informačního systému.

Daniel Kulveit, ALTEC

Obr.: Uživatelské přizpůsobení vzhledu Informační karty.

Obr.: Informační karta na formuláři je plovoucí.

8

Cost ElementsStructure Nodes

Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5

Servises

Procurement

Manufacturing

Total

Admin

BulkItems

Tools

MainItems

LiquidChemicals

Metal

Ceramic Aluminium

Brass

Steel

NÁKLADOVÁ STRUKTURA PROJEKTU Projektové řízení představuje pro řadu oborů klíčovou funkcionalitu informačního systému. Výroba,stavebnictví či služby jsou díky ní schopni efektivně řídit své zakázky a mít přehled o finančních,materiálových i personálních nákladech. V IFS Aplikacích verzi 8 je do funkcionality rozpočtya předpovědi začleněna i nákladová struktura projektů (CBS - Constraint Based Scheduling).Nákladová struktura může být specifická pro konkrétní projekt, nebo použitá ve více projektech.Skládá se z nákladových uzlů, které tvoří hierarchii. Do uzlů je možné přiřazovat již existující ná-kladové a výnosové složky projektu. CBS přináší do procesu plánování nákladů projektu mož-nost řídit rozpočet prostřednictvím vlastní struktury nákladů, jejíž elementy se používajív činnostech projektu.

Využití CBS

Lepší finanční kontrola projektů

Rozpočet projektu je určen pro projektové manažery od-povědné za přípravu a udržování projektových rozpočtů.Nově integrovaná funkcionalita nákladové struktury pro-jektu umožňuje seskupení nákladů, přičemž skupinya také přiřazení nákladových složek jsou dynamicky vytvá-řené uživatelem.

Vznikla z důvodu potřeby různých přístupů k řízení roz-počtu, a to ve fázích:

• Tvorby rozpočtu - definovat náklady je možné „svrchu“, tzn. pro jednotlivé uzly struktury.

• Realizace projektu - náklady se projevují podle vývoje projektu ve vztahu ke konkrétním činnos- tem projektu. Skutečné náklady se projevují v nákladové struktuře podle přiřazených náklado- vých složek.

Nová funkcionalita, kterou IFS Aplikace ve verzi 8 posky-tuje rozšíření možností v řízení finanční kontroly projektů.

Nákladová struktura projektu je k dispozici pro všechny uživatele, kteří vyžadují nástroj pro zpracování rozpočtů projektů ve vztahu k požadavkům investorů, organizace a projektového týmu.

Efektivně pomáhá vytvořit a sledovat rozpočet projektupodle struktury, která může být speci-fická pro projekt, nebo vícenásobněpoužívána ve více projektech.

Obr.: Schéma struktury nákladů v IFS Aplikacích 8

Přínosy a zlepšení finanční kontrolyjsou aplikovány zejména do následujících oblastí:

• Flexibilní nastavení nákladových a výnosových

složek pro libovolný segment účtu

• Vytvoření a použití výnosových složek v roz- počtu a plánu projektu

• Evidence času podle nákladových složek

• Zlepšení zpracování hodnoty přínosu a podpora při hodnocení průběhu činností

9

pROJect-baSeD SOLutIONS

cbS vs. WbSV předchozí verzi IFS Aplikací byla k dispozici struktura činností projektu (WBS, Work Breakdown Structure),jejímž prostřednictvím měl možnost projektový manažer vkládat, sledovat a vyhodnocovat nákladové složky pro-jektu. Výnosové složky projektu byly řízeny na úrovniPlánu fakturace.

V nové verzi IFS Aplikací je promítnuto řešení, které bylo připraveno již v předchozí verzi 7.5 pod názvem PBS(Project Based Solution). Toto řešení přináší komplexní změnu do přístupu k složkám výnosů, které lze stejnějako složky nákladů přiřadit k činnostem projektu.

Nový rozměr v možnostech přístupu k tvorbě strukturynákladů projektu poskytuje existence nové strukturynákladů projektu (CBS), která existuje vedle klasickéWBS.

Obr.: Duální Navigátor WBS a CBS v IFS Aplikacích 8

co všechno cbS umí?Funkčnost nákladové struktury projektu umožňuje:

• Seskupení nákladových a výnosových složek v uzlech struktury

• CBS a WBS Navigátor může být zapnutý, nebo vypnu-

tý při práci uživatele s rozpočtem projektu

• Náklady se mohou předpovědět na libovolné úrovni CBS

• Procházením po struktuře se automaticky zobrazují

výsledky v tabulce nákladů

• Nová záložka pro Shrnutí WBS - umožňuje výběr úrovně a zobrazení detailního rozboru jejích nákladů

• Nová záložka pro Shrnutí CBS - umožňuje výběr úrov- ně a zobrazení detailního rozboru jejích nákladů

• Automatické potlačení zobrazení řádků s nulovými

hodnotami

Jozef Kovačik, IFS Slovakia

10

ŘÍDÍCÍ PANEL PRO

Malý příběh z praxeZaměstnanec přichází na pracoviště a přihlásí se k terminálu svojí ID kartou. Zobrazí se seznam jemu určených operací, které má za tuto směnu zpracovat. Vybere si operaci. Připraví nástroje a na terminálu si projde dokumentaci pro daný díl.

Z připravených materiálů načte přes čárový kód sériová čísla komponent potřebných pro montáž. Začne montovat podle pracovního návodu. Dojde k poruše pneumatického šroubo- váku. Zaměstnanec zadá přerušení a přivolá pracovníky údrž-by. Po opravě nářadí pokračuje v montáži. Při odchodu na svačinu se odhlásí svou ID kartou a čas vykazovaný na ope-raci se zastaví. Při odvádění počtu dílů vykáže jeden zmetek a vydaný materiál se automaticky navýší. Změřené parametry výrobku zadá do kontrolního plánu kvality. Před koncem smě-ny zastaví čas na výrobní operaci a zvolí režijní činnost pro úklid. Při odchodu se odhlásí pomocí své ID karty.

Ano i takto může vypadat využití nové části IFS Aplikací 8s názvem „Shop Floor Workbench― (SFW). Její velkou

IFS Aplikace ve verzi 8 přinášejí významnou novinku, která umožňuje řízení výrobní objednávky na pra-covišti a nabízí všechny potřebné informace v reálném čase. Tato funkcionalita vznikla na základě čas-tých požadavků samotných uživatelů a nabízí prostor pro výrazné zvýšení efektivity práce a snížení chybo-vosti. Velkou výhodou je propojení na ostatní moduly IFS Aplikací a přizpůsobení prostředí podle prefe-rencí konkrétního zákazníka.

Hlavní přínosy IFS Shop FloorWorkbench

• Jediná obrazovka pro vše, co je třeba k řízení výrob- ních objednávek

• Intuitivní grafické ovládání umožňující rychlé osvojení

• Zvýšení efektivity práce a přirozená eliminace chyb

• Nastavitelné podle potřeb zákazníka

• Dokonalé propojení s ostatní- mi moduly IFS Aplikací

Vše v jedné obrazovce

výhodou je, že si každý zákazník může vybrat úroveň podrob-nosti, s jakou chce sledovat dění kolem výrobních objedná-vek.

Vykazování výroby a sledování výkonů na pracovišti prošlov IFS Aplikacích velkým vývojem - od „Registrace docházky“― přes „Seznam úkolů pracoviště“―až k SFW. Tato nová funkce sdružuje všechny potřebné a požadované údaje do jedné obrazovky – palubní desky pro ovládání výrobních objedná-vek. Vše potřebné k výrobní objednávce je v přehledné formě a v reálném čase na jednom místě.

Funkce SFW je vhodná pro všechny typy společností a výrob, neboť umožňuje jak anonymní vykazování, tak i detailní pře-hled nákladů s vazbou na projekt. SFW zefektivňuje a přiro-zeným způsobem zkvalitňuje práci dělníků, mistrů a vedou-cích výroby. Díky filtrům a přihlášení jsou připraveny pouze správné podklady a nemůže dojít k zadání chybných údajů. Výkazy v reálném čase umožňují kvalitní plánování a včasné reakce na průběh výroby.

Obr.: Pracovní stůl v dílně - Činnosti

11

VÝROBNÍ OBJEDNÁVKYvzhled a ovládáníNový nástroj SFW je navržen tak, aby se dal provozovat na dotykových i standardních terminálech. Obrazovka se dá zmenšovat a zvětšovat. Ovládání je intuitivní a snadné i díky použitým grafickým symbolům. Obrazovka je rozdělena naněkolik částí s odlišnou funkcí a obsluha si na využívání rychle přivykne. V horní části je identifikace pracovníka a pra- coviště a filtrování příslušných následných informací. Pod identifikací je část zobrazující dostupné operace, jejich stava další podrobnosti. Ke zvolené operaci se o panel níže zob-razují vlastnosti dané objednávky: pracovní směrnice, ná-

stroje, materiály atd.

Ve spodní části obrazovky jsou umístěny přílohy – výkresy, montážní návody atd. Zvolený dokument se otevře nad obra-zovkou SFW.

Pravá část obrazovky je věnována ovládacím tlačítkům. Díky přehledným grafickým symbolům je osvojení funkcí dílem okamžiku. Zde se ovládají všechny potřebné akce: spuštění, zastavení, přerušení, změny, přihlášení týmu atd.

co vše SFW umí

Proces řízení a vykazování výrobní objednávky je možno libo-volně nastavovat podle požadavků a povahy výroby. Spolu-práce týmů, časy na přestavbu a volby režijních prací, to vše je možné konfigurovat podle potřeby.

Odpověď je vlastně prostá: vše, co souvisí s výrobní objed-návkou, je možné ovládat z prostředí SFW. Je tedy možné například připojovat členy týmu, překrývat operace, přenést sledování pracovního času do docházky, zjistit počet a důvo-dy přerušení práce na pracovišti, definovat posloupnost ope-rací a povinnost dokončení operace či vykazovat i režijní prá-ce. Režijní činnosti jsou navíc automaticky odlišně účtoványa také se automaticky ukončí operace, když pracovník odejdez pracoviště.

Funkcí a možností je daleko více, vždyť nová funkcionalita reflektuje přání samotných uživatelů a ti dobře vědí, co ke své práci potřebují...

Obr.: Pracovní stůl v dílně. Radim Mrkvička, ALTEC

12

JAK ŘÍDIT SKLADY PŘEHLEDNĚ A EFEKTIVNĚ?Efektivní řízení skladu je úkolem, na který se zaměřuje stále více vedoucích pracovníků výrobních a obchod-ních společností. Jak zabezpečit uložení zboží na místo s odpovídajícími skladovacími podmínkami? Jak docí-lit úsporu času při vyhledávání vhodného skladového umístění a jak ovlivnit pracnost procesu přípravy zbožípro expedici? Na tyto a další otázky odpovídá inovovaný Warehouse Management, který je součástíIFS Aplikací ve verzi 8.

Pokud je stejné zboží uloženo na mnoha místech v rámci roz-sáhlého skladovacího komplexu, může být klasický způsob výběru zboží podle FIFO (First In – First Out) časově náročný. Proto je třeba nalézt řešení, které by zajistilo optimalizaci práce při přípravě zboží a jeho expedici. A to může být pro každou společnost odlišné.

Warehouse Management IFS Aplikací verze 8 s variantnostípotřeb počítá. Pomocí pružné struktury skladu s množstvím nastavitelných parametrů a nového grafického navigátoru je možné nastavit si řešení na míru a upravovat je podle měnících se požadavků uživatele. Pro vyhodnocení nastavených parame-trů a optimalizaci práce ve skladu jsou využity moderní principy strategie zaskladnění.

K efektivnímu zpracování skladových úloh je možné využít i mo-bilní řešení pro sklad IFS Warehouse Data Collection, vyvinuté na základě dotykové technologie a dostupné pro různé velikosti obrazovky.

Nový grafický navigátor

Parametry nastavení

Nový grafický navigátor IFS Aplikací verze 8 je založený na prv-cích již dříve používaného systému skladových umístění (místo, sklad, sektor, řada, patro, zásobník) a jeho použití velmi usnad-ňuje a zpříjemňuje vytváření a administraci skladových struk-tur. V navigátoru je možné zobrazit nejen detaily a parametry

jednotlivých umístění, aletaké obsah jednotlivýchlokací.

Každé skladové umístění má svůj jednoznačnýčíselný kód a je zařazenov rámci skladové struktu-ry do konkrétního sklado-vého prostoru a jeho dal-ších úrovní, přičemž není nutné vždy využít všechny úrovně skladové struktury.

Jednotlivé úrovně skladové struktury jsou také zaevidoványv systému, aby další přidávaná umístění byla vkládána v rámciexistujících struktur.

Jako alternativa k použití grafického navigátoru skladových umís-tění zůstává v aplikaci aktivní i původní přehled s možností vklá-dání a editace dalších skladových umístění.

Jednotlivým prvkům systému skladových umístění je možné přiřa-dit parametry určující jak kapacitu a způsobilost lokace k usklad-nění určitých typů zboží, tak i skladovací podmínky a další údaje potřebné pro optimalizaci využití oblastí skladu.

Kapacita je určena šířkou, výškou a hloubkou, používaná je také hodnota objemu. Skladovací podmínky jsou určeny především rozsahy teplot a vlhkostí. Způsobilost skladových umístění definu-je vhodnost použití daného umístění pro určitý typ zboží. Může se jednat například o prostory určené ke skladování hořlavin, žíravina podobných látek. V rámci nastavení parametrů je také možné definovat skupiny zboží, které mohou být uloženy do určitéhoumístění nebo oblasti skladu.

Obr.: Zobrazení skladových umístění v přehledu.

Obr.: Nový grafický navigátor.

13

Obr.: Při provádění skladové úlohy je možné graficky zobrazit cestu k cílovému umístění nebo zobrazit obrázek zboží.

Obr.: Záložka pro vložení kapacit umístění a skladovacích podmínek

Martina Tůmová, IFS Czech

Strategia zaskladnění -

K vychystávání mate-riálu pro výrobu, vy-chystávání zboží prozákaznickou objed-návku i pro přesunyv rámci skladu využíváWarehouse Manage-ment skladové úlohy.Ty jsou připraveny pro použití s mobilní-mi řešeními pro sklad,jako je například IFSWarehouse Data Col-lection. Toto mobilnířešení je aktuálněpřipraveno pro klientyIFS Enterprise Explo-rer, Android a html,a připravuje se rozšířenína další klienty.

IFS Warehouse Date Collection

algoritmus PUTAWAY Konfigurace standardních transakcí pro sběr dat se nastavujev rámci intuitivního uživatelského rozhraní, umožňuje nastavenísekvencí a smyček a využívání přednastavených hodnot. Přístupová práva jsou řešena pomocí standardního nastavení práv v aplikaci, navíc s možností zpřístupnit nebo znepřístupnit konfigurace pro společnosti, místa nebo určené uživatele.

Putaway je proces přesunu přijatých skladových zásob z příjmu,překladiště nebo úseku výroby do skladového umístění. Jedná seo proces zaskladnění a je používán také pro přesuny zásob uvnitřskladu a k doplňování vybraných skladových umístění z rezervníchumístění. Každé uložení zboží do skladového umístění je procesem zaskladnění. Při zaskladnění řízeném aplikací vyhodnotí systémpomocí algoritmu Putaway všechny nastavené parametry a nalezne nejvhodnější volné umístění pro zaskladňovanou položku.

V rámci řešení pro Warehouse Management IFS Aplikací verze 8je algoritmus Putaway používán při příjmu z výroby nebo nákupui při přesunech položek ve skladu. Aktuální přesuny jsou prováděny pomocí přepravních úloh.

Zkvalitnění služeb zákazníkům

V prvé řadě umožňuje zkvalitněníslužeb zákazníkům. Snížením in-venturních rozdílů, zlepšením pře-hledu o aktuálním stavu zásoba díky rychlejší a kvalitnější komple-taci zboží dokáže firma efektivněvyužívat zdroje – kapacity skladu,zásob, lidské práce.

To vše dohromady přinese i zkráce-ní dodacích lhůt a zlepšení on-timedodávek. Tím se také práce operá-torů a kontrolorů stává jednoduššía kontrolních činností ubývá.

14

SNAžŠÍ KOORDINACE KAMCustomer relationship management (CRM) není jen nástrojem pro obchodní týmy. Jedná seo strategii budování vztahu se zákazníky, dodavateli a prodejci. Cílem této strategie je fungujícíobchod a zvýšení celkové spokojenosti zákazníků. K tomu je zapotřebí mít k dispozici kvalitnínástroj, jako například CRM, které je součástí IFS Aplikací verze 8.

Pro získání jednotné informace o zákazníkovi je potřebazcentralizovat data z několika různých zdrojů zobrazova-ná v různých prostředích. CRM z osmé verze IFS Aplikacíprávě toto umí a díky tomu je žádaným operativníma strategickým nástrojem pro oddělení marketingu, obcho-du a služeb.

Řízení vztahů se zákazníky

mobilní technologie

Technická zlepšení a změny

Čtyři základní cíle IFS CRM

Jako plně integrovaný CRM systém nabízí IFS Aplikacespoustu funkcí pro podporu automatizace prodejníhoprocesu. Do systému je možné komfortně integrovat do-kumenty přímo z aplikací sady Microsoft Office, a to napouhé kliknutí myší. Díky tomu se uživatelé s IFS CRM cítíjako doma. Všechny schůzky a kontakty se navíc snadnoaktualizují s mobilním zařízením uživatele a díky mobilitěje pak řízení vztahů se zákazníky doslova hračkou.

Novinkou CRM v IFS Aplikacích veverzi 8 je aplikace Sales Companion (Prodejní asistent), která plně pod-poruje režim práce online/offline.

Znamená to, že je-li k dispozici sig-nál, pracuje systém v on-line režimu, pokud však signál dostupný není,jsou informace uložené lokálně a je možné s nimi pracovat offline. Poopětovném obnovení signálu sedatabáze automaticky aktualizuje.

IFS Sales Companion je k dispozici na platformě IOSa brzy bude k dispozici na Android a Windows Mobile 8 platformách. Tato verze má pevně stanovenou datovou strukturu, do které není možné přidat vlastní pole.

IFS CRM nyní podporuje instalaci na jedno kliknutí. To je stejná metoda, která se používá v rámci celých IFS Aplikací a znamená nasazení chytrého klienta, který je nastaven přes web. Klientské aktualizace jsou automaticky stahove-ny, kdykoliv je to potřeba.

IFS CRM nyní podporuje připojení k centrální databázi pomocí HTTP protokolu. Tato metoda je stejná jakov IFS Aplikacích a používá stejné rozšířené rozhraní serveru. Pro připojení IFS CRM klienta není třeba mít lo-kálně instalován Oracle. To je velmi výhodné pro uživatele,

kteří jsou stále on-line.

Základním cílem IFS CRM je řízení obchodních příležitostí, správa kampaní, správa a řízení kontaktů a aktivit a řízení zakázek.

Podpora instalace na jedno kliknutí

Podpora pro připojení databáze pomocí HTTP

Díky efektivnímu řízení obchodních příležitostí se dařírychle produkovat zajímavé obchodní případy a ziskovéobchodní příležitosti.

IFS CRM podporuje postupný a přehledný proces získává-ní nového zákazníka, od vzniku příležitosti, přes vytvořenípotenciálního zákazníka, až k získání zákazníka stávajícího.

Řešení také poskytuje přehled o aktuální pozici v rámciprodejního procesu, jedná se o informace, jako napříkladjaká jednání právě probíhají a jaké jsou odhadovanépříjmy v závislosti na pravděpodobnosti. Vedení obchodutak může snadno sledovat a monitorovat výkon jednotli-

vých prodejců.

To je důležité pro každodenní práci prodejců a pro dlou-hodobé strategické plánování. Tato informace může býttaké k dispozici prostřednictvím různých sestav, grafů či

jiných nástrojů.

I) Řízení příležitostí

• Správa obchodních příležitostí

• Řízení prodejního procesu

• Otevřené příležitosti – budoucí projekty (pipeline)

• Cenové nabídky

• Předpovědi obratů

IFS CRM umožňuje optimalizovat a maximálně využít čas strávený se zákazníkem, zkrátit prodejnícyklus, a zvýšit tak spokojenost zákazníků.

15

PANÍ S INOVOVANÝM CRM

Přehledná správa kampaní umožňuje uživatelům jedno-duše zacílit na potenciální nebo stávající zákazníky čidodavatele na základě mnoha kritérií, například zájmuo produkt, velikosti organizace nebo obchodní oblasti,a tyto informace použít k vytváření nových aktivit.

Uživatelé mají plnou kontrolu nad akcemi, společnostmia lidmi, které kontaktovali, díky čemuž mohou vybudovata posilovat marketingovou komunikaci.

II) Správa kampaní

• Plánování

• Výběr cílové skupiny respondentů

• Realizace

• Generování hromadných aktivit

• Zaznamenání reakce respondentů

• Sledování

• Statistická analýza

IV) Kontakty & Řízení aktivit

• Správa Kontaktů

• Vícenásobné komunikační kanály

• Řízení a analýza obchodních aktivit

• Analýza a kategorizace kontaktů

• Sdílení informací v rámci organizace

• Správa dokumentů

• Integrace s Outlook nebo Lotus Notes

• CTI integrace

IFS CRM plně podporuje proces řízení zakázek. Pomocíkomplexní zákaznické historie, která je uloženav IFS CRM a porovnáním uzavřených obchodů s potřebamizákazníka, které jsou známé nebo očekávané, může být například rozšířena nabídka a navýšen prodej. Díky lepší-mu přizpůsobení se potřebám a požadavkům partnerů, je zase možné získat více loajálních a spokojenýchzákazníků.

III) Řízení zakázek

Díky správě kontaktů a řízení aktivit je každý kontakt se zákazníkem zaznamenán v zákaznicky orientované histo-rii. Tato komponenta poskytuje ideální platformu pro to,aby se zaměstnanci z různých oddělení mohli podílet naIFS CRM procesu a sdílet informace o aktivitách se zá-kazníky.

Do IFS CRM se zapisují informace o všech jednáních se zákazníky, včetně dokumentů a e-mailů. Patří sem fakta,jako jsou jména, role, telefonní čísla, ale také informaceo tom, jakou má daná osoba rozhodovací pravomoc.Všechny aktivity, kontakty a úkoly jsou uživatelům auto-maticky k dispozici i v poštovním klientovi Outlook nebo Lotus Notes.

Obr.: Ukázka propojení na externí systémy v IFS CRM. Pavel Míl, ALTEC

16 Obr.: Servisní objednávka (CRO)

SLEDOVÁNÍ A VYHODNOCOVÁNÍSERVISNÍCH ČINNOSTÍ

IFS Component MRO - Řízení servisu a oprav

Sledování a řízení servisních činností v podmínkách neustálých změn a inovací začíná být stále náročnější a schopnost rychlé reakce či dodávky opravených dílů nebo zařízení koncovým zákazníkům se stává prvořa-dým cílem každého výrobce resp. prodejce. Proto spo-lečnost IFS vyvinula v rámci nové verze IFS Aplikacířešení IFS Component MRO (Maintenance, Repair,Operations), které zvládá a podporuje různé úrovně servisů a oprav a komplexně řeší oblast péče o zákaz-níka.

Životní cyklus produktu nekončí pouze prodejem výrobků koncovým spotřebitelům. Součástí pé-če o zákazníka je i poprodejní servis a možnost záručních či pozáručních oprav. Vysoká kvalitaservisu je v případě výrobních a obchodně servisních společností nezbytná pro upevnění pozicena trhu a udržení konkurenceschopnosti.

Jednoduché ovládání, snadná obsluha

Aplikace Řízení servisu a oprav zahrnuje oblast servisua údržby, běžných nebo generálních oprav různýchkomponent, dílů, výrobků nebo zařízení. Řešení můžebýt použité jak v prostředí Pracovních objednávek(servis a údržba), tak i v prostředí Výrobních objedná-vek (výroba a opravy), a to hlavně pro řízení jednodu-chých nebo složitých servisních zásahů či oprav(záruční a pozáruční servis, repase a inovace, generál-ní opravy apod.).

Aplikace MRO zahrnuje komplexní řízení servisníchčinností od správy smluv, zakládání servisních zakázek, přes příjem dílů vlastněných zákazníky, posouzenía realizaci opravy, nákup externích služeb, až po dodání opravených komponent a fakturaci vykonaných prací.Řešení je možné použít např. v odvětvích výroby, slu-žeb a servis managementu, v letectví a obraně.

Přicházející požadavky na opravu se evidují prostřednic-tvím Servisní objednávky (CRO), která zastřešuje celý pro-ces a jeho následující činnosti. Obsahuje informaceo zákazníkovi a položkách, přičemž je možné zaevidovat chybové hlášení (popis vady/problému, typ chyby, sympto-my apod.).

Řešení IFS Component MRO zahrnuje tyto oblasti:

• Správa servisních smluv a evidence servisních poža- davků

• Příjem reklamovaných položek na servis nebo opravu

• Posouzení rozsahu servisu nebo opravy

• Realizace více možnostmi (interní oprava, externí oprava, servisní výjezd, oprava ve výrobě apod.)

• Sledování a vyhodnocovaní nákladů

• Příjmy externích služeb a fakturace od dodavatelů

• Dodávky a fakturace servisních činností a oprav zá- kazníkům

• Řízení pohledávek a závazků vyplývajících z procesů a činností servisu a oprav

17

...NEBYLO NIKDY SNAZŠÍ

Obr.: Pracovní objednávka

Radovan Antalík, IFS Slovakia

Následuje příjem a případně rezervace položek na sklad(příjem zákazníků vlastněných položek). Po posouzenírozsahu a stanovení složitosti opravy je možné si zvolit,jakým způsobem bude proces pokračovat – přes Pracov-ní objednávku, Výrobní objednávku na opravu (i víceúrov-ňovou), Externí servisní objednávku nebo přes Dispozičnívýrobní objednávku.

Některé činnosti je možné automatizovat např. zadánímTypu servisu a Kódu opravy podle předdefinovaných šab-lon. Do Pracovních nebo Výrobních objednávek se doplnípotřebné údaje k opravě (standardní práce, materiál,pracovní postupy apod.), aby se nemusely zadávat manu-álně. Cena za opravu může být stanovena různým způso-bem – fixní cena, skutečná cena na základě použitých zdrojů (materiál, práce), bez ceny (záruční oprava) nebobude zohledněná v rámci plánu faktur v servisní smlouvě(např. roční poplatky za podporu).

Samozřejmostí je definování záznamu příslušenství, po-třebného pro použití s položkami opravy (napájecí kabely,dálkové ovládače, nářadí apod.). Pro zjednodušené hlá-šení vykonaných prací a odpisu materiálu je možné pou-žít předpřipravené Formuláře oprav nebo Záznam pracov-ních úloh, které jsou známy z Dílenského řízení výroby(Dispečinku).

Výhody řešení IFS Component MRO

• Flexibilní, rychlé a přehledné zpracování ser- visních činností při vykonávání záručních, pozáručních nebo interních oprav komponent

• Možnost plánování zdrojů

• Průběžné sledování a vyhodnocování nákladů na opravy a reklamace

• Zjednodušené a přesné vytváření podkladů pro fakturaci servisních činností

• Podpora oprav položek ve vlastnictví jak vý- robců, tak i koncového odběratele

• Řešení servisu pro smluvní i nesmluvní zákaz- níky — resp. řízení procesu směrem dovnitř společnosti (interní opravy neshod ve výrobě) i směrem ven k externím uživatelům (reklamace, externí údržba).

Největším přínosem je však spokojený zákazník.

18

IFS SPRÁVA DOKUMENTŮ

Přístup k dokumentům

V nové verzi IFS Aplikací byla provedena řada inovací i v rámci modulu IFS Správa dokumentů. Jejich cílem je především rozšíření funkčnosti dle požadavků zákazníků a zvýšení efektivity práces dokumenty, proto se vývojáři systému zaměřili v prvé řadě na logické strukturování složek do-kumentů, zlepšení přístupu k dokumentům, rychlé a jednoduché připojení dokumentuk objektům, zpracování korespondence a snadné vytvoření nového dokumentu.

V oblasti přístupu k dokumentům byla provedena zlepše-ní pro větší přehled, údržbu a kontrolu přístupových práv uživatelů. Pomocí tvorby šablon je možné předdefinovat přístupová práva k dokumentům, a to jak pro jednotlivé uživatele, tak i pro skupiny. Záložka na formuláři Verze dokumentu byla rozdělena do dvou podřízených záložekDefinice a Výsledek. V záložce Definice se definujía aktualizují řádky s přístupovými právy uživatelů a skupin uživatelů, v záložce Výsledek se pomocí stisku tlačítkaGenerovat výsledky zobrazí celkový seznam všech osoba uživatelů s přístupem k dokumentu. Pokud mají mítk dokumentu přístup všechny aktivní osoby, je možné do pole ID osoby zadat znak hvězdičky ‘*’.

Obr.: Připojení dokumentuke dvěma objektům v novézáložce Připojit objekt.

Struktura složek dokumentů

Rychlé připojení dokumentu k objektům

Nová funkčnost pro vytvoření a údržbu struktur složek dokumentů, kterou přináší modul IFS Správa dokumentů, umožní lepší zobrazení a strukturní sdružování dokumen-tů, stejně jako rychlejší nalezení potřebného dokumentu. Dokumenty je možné do struktury přidávat i ze struktury odebírat jednoduchým způsobem. Struktura složek doku-mentů je uživatelsky definovatelná v potřebných úrovnícha lze ji jednoduše upravovat i popotažením s pomocímyši.

Velmi často je požadováno připojení stejného dokumentuk více objektům. Uživatelé např. požadují připojení tech-nického výkresu ke Konstrukční položce, Kusovníku této

položky nebo k Výrobníobjednávce této položky.Pro tento požadavekbyla vytvořena ve formu-láři Verze dokumentu nová záložka Připojeník objektu, kde lze díkynové funkčnosti totopřipojení rychle provésta udržovat z jednohomísta a s minimálnípracností.

Obr.: Přístup k dokumentům.

19

SNADNÁ PRÁCE S DOKUMENTY

Asistent vytvoření dokumentu v IFSDo osmé verze IFS Aplikací bylo přidáno také několiknových způsobů, jak v modulu IFS Správa dokumentůvytvořit nový dokument. Jedním z nich je Asistentvytvoření dokumentu, který je uveden jako nová volbav Navigátoru. Pomocí této funkčnosti je možno po krocích vytvořit nový dokument a zároveň jej hned připojit kesložce a k jednomu nebo více objektům. Tato funkčnost zjednodušuje a urychluje proces vytvoření nového doku-mentu ze souboru nebo šablony a uvítají ji předevšímnoví uživatelé modulu IFS Správa dokumentů.

Kroky vytvoření dokumentu pomocí Asitenta:

• Vložení informací o dokumentu (Třída dokumentu, Verze, Číslo dokumentu, Jazyk, atd.)

• Připojení souboru dokumentu (import souboru nebo vytvoření nového)

• Výběr záložky dokumentu (volitelné)

• Připojení k objektům (volitelné)

Přínosy a zlepšení Správy dokumentů:

• Snazší orientace v dokumentech - logické strukturování složek dokumentů

• Větší přehled díky zlepšení přístupu k dokumentům

• Rychlé a jednoduché připojení dokumentu k objektům

• Pohodlné zpracování korespondence

• Snadné vytvoření nového dokumentu

Jaroslav Husák, IFS Czech

Obr.: Přímá vazba z Outlooku pomocí Plug-in do Korespondence v IFS Správa dokumentů.

Zpracování korespondenceDo aplikace byly přidány některé atributy umožňující uklá-dat přímo do IFS Správa dokumentů informace o elektro-nické korespondenci. Tyto atributy se automaticky nasta-ví při instalaci nového Office Add-In.

Pro tuto funkčnost byla ve formuláři Verze dokumentupřidána nová záložka Korespondence, kde je možnoukládat korespondenci jako specifické dokumenty.

Obr.: Navigátor složek dokumentů.

vnášíme systém do životů a život do systémů

Společnost ALTEC se řadí mezi přední dodavatele

ERP systémů v České republice. Jako česká akciová

společnost se základním kapitálem více než

10 mil. Kč působí na trhu s informačními technolo-

giemi od roku 1991. Jejím hlavním zaměřením je

vývoj a dodávky podnikových informačních sys-

témů včetně jejich implementace a servisu. Tým

společnosti tvoří více než 55 vysoce kvalifikova-

ných odborníků s dlouholetými zkušenostmi.

ALTEC vyvíjí a dodává vlastní sadu podnikových

aplikací pro řízení výroby, obchodu, ekonomiky

a financí, mezd, personalistiky, systémy pro pod-

poru rozhodování (BI), ale je rovněž distributorem

a implementačním partnerem dalších významných

světových výrobců IT technologií a podnikových

informačních systémů, společností

IFS a Oracle. Více informací naleznete

na www.ALTEC.cz

ALTEC a.s., Poděbradova 2014, 544 01 Dvůr Králové nad Labem, Czech Republic, Tel. +420 499 309 011, Fax +420 499 309 010