hrms.itlvn.com · Web viewChấm Công Phiên bản tài liệu V1.0 TP HCM, 07/2014 HR.04.01...

CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG THÔNG TIN FPT

CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM FPT

XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG.CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN INDO TRẦN.

TÀI LIỆU TÓM TẮT

Mã dự án iHRP_ITL

Mã tài liệu iHRP_ITL_UM_TMS_Tomtat

Phân hệ Chấm Công

Phiên bản tài liệu V1.0

TP HCM, 07/2014

iHRP_ITL – Tài liệu Hướng dẫn Sử dụng v1.0

04.01-BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 2/63


I.1. HR.04.01 Định nghĩa ca làm việc

I.1.1. Mục đích:

– Định nghĩa các loại ca làm việc sẽ được sử dụng trong hệ thống.– Quản lý giờ làm việc của các ca.

I.1.2. Đường dẫn:

– Chấm công -> Danh mục -> Ca làm việc.

I.1.3. Thao tác thực hiện:

I.1.3.1. Thêm mới

– Click “Thêm mới” để xóa trắng giao diện màn hình cho phép nhập mới thông tin. Chú ý: lần đầu vào chức năng có thể bỏ qua thao tác này.

– Nhập dữ liệu vào trường màu đỏ ( thông tin bắt buộc) ở Vùng 1o Mã ca: nhập mã của ca làm việc mới.o Tên ca: nhập tên của ca làm việc mới.



o Loại ca: chọn loại ca làm việc, hiện tại có 4 loại ca: Hành chính, Ca 1, Ca 2, Ca 3.

o Check “Ca trên số giờ công ca”o Giờ làm chính

Giờ bắt đầu Giờ kết thúc

o Giờ nghỉ trưa Giờ bắt đầu Giờ kết thúc Check “Từ giờ nghỉ trưa” Check “Cho phép đăng ký OT trong giờ nghỉ trưa”

o Tăng ca đầu giờ Giờ bắt đầu Giờ kết thúc Số giờ tăng ca tối thiểu

o Tăng ca cuối giờ Giờ bắt đầu Giờ kết thúc Số giờ tăng ca tối thiểu

o Tổng số giờ OT cho phép tăng cao Đi trễ/ về sớm

Giờ bắt đầu tính đi trễ Giờ bắt đầu tính về sớm Check “Tính đi trễ/ về sớm theo giờ làm quy định”

o Giờ tính ca đêm Giờ bắt đầu Giờ kết thúc

o Giờ công trong ngày



o Giờ bắt đầu sớm nhấto Giờ kết thúc trễ nhấto Check “Trừ OT vào đi trễ về sớm”o Check “Cho phép đăng ký OT vào giờ làm chính”

– Click “Lưu” ở Vùng 2 để lưu các thông tin thiết lập vào chương trình.I.1.3.2. Tìm kiếm

– Nhập các điều kiện lọc để tìm kiếm ở Vùng 1, chương trình tìm kiếm và thể hiện thông tin phù hợp điều kiện lọc.

– Để trống các thông tin lọc, chương trình sẽ tìm kiếm và thể hiện tất cả ca ở Vùng 3I.1.3.3. Chỉnh sửa

– Nhập thông tin ca cần điều chỉnh, click “Tìm kiếm” chương trình thể hiện ca cần điều chỉnh xuống lưới dữ liệu.

– Click vào thông tin “Mã ca” trên dòng dữ liệu: chương trình load thông tin ca cần điều chỉnh lên giao diện Vùng 1.

– Cập nhật lại thông tin cần điều chỉnh. Click “Lưu”.I.1.3.4. Xóa

– Chưa check chọn các ca cần xóa -> Click “Xóa” : chương trình không xóa và xuất hiện câu thông báo “Vui lòng chọn ít nhất 1 mẫu tin”

– Chọn các ca cần xóa ở Vùng 3 -> Click “Xóa”. Chương trình xuất hiện câu thông báo “Bạn có đồng ý xóa những dòng được chọn hay không”

o Click “OK”: chương trình sẽ xóa các thông tin được chọn.o Click “Cancel”: chương trình sẽ hủy thao tác xóa.

I.1.3.5. Xuất DL– Click “Tìm kiếm”: chương trình tìm kiếm và thể hiện các thông tin phù hợp điều kiện

lọc xuống lưới dữ liệu.– Click “Xuất DL”: xuất thông tin trên lưới dữ liệu ra excel.



I.2. HR.04.02 Lập lịch làm việc

I.2.1. Lập lịch làm việc

I.2.1.1. Mục đích

– Thiết lập lịch làm việc trong công ty.

I.2.1.2. Đường dẫn

– Chấm công -> Phân ca, phân lịch làm việc -> Lịch làm việc.

I.2.1.3. Thao tác thực hiện

I.2.1.3.1. Thêm mới

– Click “Làm mới” để xóa trắng giao diện màn hình cho phép nhập mới thông tin.Chú ý: lần đầu vào chức năng có thể bỏ qua thao tác này.

– Nhập dữ liệu vào các trường màu đỏ( thông tin bắt buộc) ở Vùng 1o Mã lịch: cho phép nhập mã của lịch làm việc.o Tên lịch: cho phép nhập tên của lịch làm việc



o Ghi chú: cho phép nhập các thông tin cần quản lý khác.o Check “Sử dụng”: cho phép xác nhận lịch làm việc này còn được sử

dụng hay không.– Click “Lưu”: chương trình tạo mới 1 lịch làm việc.– Click thông tin trong cột “Chi tiết” dòng dữ liệu mới được tạo: chương trình xuất hiện

1 màn hình mới cho phép gán ca vào lịch làm việc ở Vùng 1

I.2.1.3.2. Tìm kiếm

– Nhập các điều kiện lọc để tìm kiếm, click “Tìm kiếm” chương trình tìm kiếm và thể hiện thông tin phù hợp điều kiện lọc.

– Để trống các thông tin lọc, chương trình sẽ tìm kiếm và thể hiện tất cả thông tin.

I.2.1.3.3. Chỉnh sửa

– Nhập thông tin cần điều chỉnh, click “Tìm kiếm”: chương trình thể hiện thông tin cần điều chỉnh xuống lưới dữ liệu.

– Click vào thông tin “Chỉnh sửa” trên dòng dữ liệu: chương trình load thông tin cần điều chỉnh lên giao diện ở Vùng 1

– Điều chỉnh lại thông tin cần điều chỉnh. Click “Lưu”.

I.2.1.3.4. Xóa

– Chưa check chọn các thông tin cần xóa -> Click “Xóa”: chương trình không xóa và xuất hiện câu thông báo “Vui lòng chọn ít nhất 1 mẫu tin”.

– Chọn các thông tin cần xóa ở Vùng 3-> Click “Xóa”. Chương trình xuất hiện câu thông báo “Bạn có đồng ý xóa những dòng được chọn hay không”

o Click “Ok”: chương trình sẽ xóa các thông tin được chọn.o Click “Cancel”: chương trình sẽ hủy thao tác xóa.

I.2.1.3.5. Xuất DL

– Click “Tìm kiếm”: chương trình tìm kiếm và thể hiện các thông tin phù hợp điều kiện lọc xuống lưới dữ liệu.

– Click “Xuất DL”: xuất thông tin trên lưới dữ liệu ra excel.

I.2.2. Gán nhân viên vào lịch làm việc

I.2.2.1. Mục đích:



– Chức năng này hỗ trợ phòng nhân sự gán các ca làm việc của nhân viên vào các lịch làm việc tương ứng đã được định nghĩa trước đó.

I.2.2.2. Đường dẫn:

– Chấm công -> Phân ca, phân lịch làm việc -> Gán nhân viên vào lịch làm việc.



– Chọn thông tin điều kiện lọc ở Vùng 1: chương trình cho phép nhập hoặc chọn các thông tin điều kiện lọc.

– Chọn “Lịch làm việc” từ combo, click “Tìm kiếm”: chương trình tìm kiếm nhân viên đã gán hoặc chưa gán lịch thỏa các điều kiện lọc được chọn lên hai list.

I.2.2.3.2. Gán nhân viên vào lịch làm việc

– Sau khi tìm kiếm danh sách nhân viên theo lịch và năm được chọn ở Vùng 2 :o “>”: chương trình chuyển các nhân viên được chọn từ danh sách nhân

viên chưa gán lịch sang danh sách nhân viên đã gán lịch. (chương trình tự động lưu)

o “>>”: chương trình chuyển tất cả nhân viên có trong danh sách nhân viên chưa gán lịch sang danh sách nhân viên đã gán lịch. (chương trình tự động lưu)

o “<”: chương trình chuyển các nhân viên được chọn từ danh sách nhân viên đã gán lịch sang danh sách nhân viên chưa gán lịch. (chương trình tự động lưu)

o “<<”: chương trình chuyển tất cả nhân viên có trong danh sách nhân viên đã gán lịch sang danh sách nhân viên chưa gán lịch. (chương trình tự động lưu)

I.3. HR.04.03 Thiết lập các thông số chấm công



I.3.1. Thiết lập ngày nghỉ lễ trong năm


– Được dùng để thiết lập các ngày lễ/ các ngày nghỉ trong năm, hoặc các ngày lễ/ nghỉ không theo lịch vào hệ thống theo qui định của nhà nước


– Chấm công -> Thiết lập -> Ngày nghỉ lễ/ năm.



– Nhập các điều kiện lọc để tìm kiếm, click “Tìm kiếm” chương trình tìm kiếm và thể hiện thông tin phù hợp điều kiện lọc.

– Màn hình hiển thị tất cả ngày trong năm với nội dung như sau:o Màu trắng: ngày thườngo Màu vàng : thứ 7 và Chủ nhậto Màu đỏ: ngày lễ( có thể nhấp đúp vào 1 ngày bất kỳ trên lưới để thiết lập

ngày lễ)o Màu xám: các ngày không tồn tại trong tháng.

I.3.1.3.2. Lưu

– Chọn năm cần thêm mới hay điều chỉnh ngày nghỉ lễ. Click “Tìm kiếm” chương trình tìm kiếm và thể hiện thông tin phù hợp điều kiện lọc.

– Nhấp đúp vào ngày cần thiết lập là ngày lễ.– Click “Lưu”: cập nhật thông tin thêm mới hay điều chỉnh lên chương trình.

I.3.1.3.3. Thiết lập

– Click “Thiết lập”: chương trình tự động cập nhật các ngày lễ mặc định trong năm( 1/1, 30/4,1/5, 2/9 ...)

I.3.2. Chu kỳ chấm công




– Quy định chu kỳ chấm công hàng tháng của công ty


– Chấm công -> Thiết lập -> Chu kỳ chấm công



– Chọn option “Thêm mới” ở Vùng 1– Click “Làm mới” ở Vùng 2 để xóa trắng giao diện màn hình cho phép nhập mới thông

tin.Chú ý: lần đầu vào chức năng có thể bỏ qua thao tác này

– Nhập dữ liệu o Tháng/ năm hiệu lực: tháng năm áp dụng chu kỳ chấm côngo Chu kỳ chấm công: thời gian bắt đầu và kết thúc chu kỳ công.

Từ ngày Đến ngày

– Click “Lưu” : cập nhật thông tin thiết lập vào chương trình.


– Nhập các điều kiện lọc để tìm kiếm, click “Tìm kiếm” ở Vùng 1 chương trình tìm kiếm và thể hiện thông tin phù hợp điều kiện lọc.

I.3.2.3.3. Điều chỉnh



– Nhập thông tin cần điều chỉnh, click “Tìm kiếm” : chương trình thể hiện thông tin cần điều chỉnh xuống lưới dữ liệu.

– Click vào nút “Sửa” trên dòng dữ liệu: chương trình load thông tin cần điều chỉnh lên giao diện.


I.3.2.3.4. Xóa

– Chưa check chọn dữ liệu cần xóa -> Click “Xóa”: chương trình không xóa và xuất hiện câu thông báo “Vui lòng chọn ít nhất 1 mẫu tin”.

– Chọn các thông tin cần xóa ở Vùng 1 -> Click “Xóa”. Chương trình xuất hiện câu thông báo “Những dòng được chọn sẽ bị xóa”


I.3.3. Ngày công chuẩn


– Quản lý ngày công chuẩn cho toàn công ty.


– Chấm công -> Thiết lập -> Thiết lập ngày công chuẩn theo cơ cấu





– Click “Làm mới” để xóa trắng giao diện màn hình cho phép nhập mới thông tin. Chú ý: lần đầu vào chức năng có thể bỏ qua thao tác này

– Nhập dữ liệu ở Vùng 2o Năm áp dụng: năm hiệu lực áp dụng ngày công chuẩn.o Khởi tạo mở rộng : click “Khởi tạo” chương trình hỗ trợ tạo nhanh dữ liệu

ngày công chuẩn theo 2 option Khởi tạo theo lịch làm việc: ngày công chuẩn sẽ được tạo dựa trên

lịch làm việc của nhân viên đã được thiết lập sẵn các ca Khởi tạo theo lịch năm : ngày công chuẩn sẽ được tạo theo lịch

năm với các option Không tính thứ Bảy Không tính ½ thứ Bảy Không tính Chủ nhật

– Click “Tạo” ở Vùng 3: chương trình tạo thông tin được khởi tạo xuống lưới dữ liệu, cho phép người dùng kiểm tra lại trước khi lưu.

– Click “Lưu” ở Vùng 3: cập nhật thông tin thiết lập vào chương trình.




– Nhập các điều kiện lọc để tìm kiếm, click “Tìm kiếm” ở Vùng 1 chương trình tìm kiếm và thể hiện thông tin phù hợp điều kiện lọc ở Vùng 3


– Nhập thông tin cần điều chỉnh, click “Tìm kiếm” ở Vùng 1: chương trình thể hiện thông tin cần điều chỉnh xuống lưới dữ liệu.

– Click vào thông tin “Chỉnh sửa” trên dòng dữ liệu ở Vùng 2: chương trình load thông tin cần điều chỉnh lên giao diện.




I.3.3.3.4. Xóa


– Chọn các thông tin cần xóa ở Vùng 1 -> Click “Xóa” ở Vùng 2. Chương trình xuất hiện câu thông báo “Bạn có đồng ý xóa những dòng được chọn hay không”


I.3.4. Đối tượng chấm công


– Thiết lập nhân viên thuộc đối tượng chấm công máy hay chấm công thủ công.


– Chấm công -> Thiết lập -> Thiết lập đối tượng chấm công.





– Chọn option “Thêm mới” ở Vùng 1– Click “Làm mới” để xóa trắng giao diện màn hình cho phép nhập mới thông tin.

Chú ý: lần đầu vào chức năng có thể bỏ qua thao tác này– Nhập dữ liệu ở Vùng 2

o Ngày hiệu lực: ngày áp dụng nhân viên thuộc đối tượng chấm công thủ công hay chấm công máy. Người dùng có thể tự nhập ngày hiệu lực hay gán nhanh bằng ngày vào công ty( check “Gán ngày hiệu lực bằng ngày vào làm”)

o Mặc định dữ liệu tất cả nhân viên là chấm công thủ công,điều chỉnh thành nhân viên chấm công máy thì check vào “Chấm công máy”

– Click “Tạo DL” ở Vùng 3: chương trình tạo thông tin được thiết lập xuống lưới dữ liệu, cho phép người dùng kiểm tra lại trước khi lưu.

– Click “Lưu” ở Vùng 3: cập nhật thông tin thiết lập vào chương trình.


– Nhập các điều kiện lọc để tìm kiếm ở Vùng 1, click “Tìm kiếm” chương trình tìm kiếm và thể hiện thông tin phù hợp điều kiện lọc ở Vùng 2




– Nhập thông tin cần điều chỉnh, click “Tìm kiếm” : chương trình thể hiện thông tin cần điều chỉnh xuống lưới dữ liệu.

– Click vào thông tin “Chỉnh sửa” ở Vùng 2 trên dòng dữ liệu: chương trình load thông tin cần điều chỉnh lên giao diện.( nếu check vào option Chấm công máy thì sẽ là đối tượng chấm công máy, ngược lại – bỏ dấu check là đối tượng chấm công tay)

– Điều chỉnh lại thông tin cần điều chỉnh. Click “Lưu” ở Vùng 3

I.3.4.3.4. Xóa


– Chọn các thông tin cần xóa ở Vùng 2 -> Click “Xóa”. Chương trình xuất hiện câu thông báo “Bạn có đồng ý xóa những dòng được chọn hay không”




I.3.4.3.5. Xuất DL

– Click “Tìm kiếm” chương trình tìm kiếm và thể hiện thông tin phù hợp xuống lưới dữ liệu.

– Click “Xuất DL” chương trình xuất dữ liệu ra excel.

I.3.5. Định nghĩa phép thâm niên


– Thiết lập thông tin phép thâm niên của nhân viên trong công ty.


– Chấm công -> Thiết lập -> Thiết lập phép thâm niên.



– Click “Làm mới” để xóa trắng giao diện màn hình cho phép nhập mới thông tin.Chú ý: lần đầu vào chức năng có thể bỏ qua thao tác này

– Click “Tạo” ở Vùng 1 để ra danh sách mặc định về Số năm kinh nghiệm, số phép được hưởng, Năm áp dụng.

– Nhập dữ liệu ở Vùng 2o Năm hiệu lực: năm áp dụng phép thâm niên cho nhân viên.o Đối tượng hưởng phép thâm niên :

Toàn công ty chỉ có 1 cách tính phép thâm niên thì để trắng thông tin.

Toàn công ty có nhiều cách tính phép thâm niên thì từng cách tính sẽ tương ứng từng đối tượng.

o Từ năm – đến năm : số ngày phép được hưởng .– Click “Gán” ở Vùng 3: điền nhanh thông tin phép thâm niên từ năm – đến năm: số

ngày phép được tạo xuống lưới dữ liệu.



– Click “Lưu”: cập nhật thông tin thiết lập vào chương trình.


– Nhập các điều kiện lọc để tìm kiếm, click “Tìm kiếm” ở Vùng 1chương trình tìm kiếm và thể hiện thông tin phù hợp điều kiện lọc ở Vùng 3


– Nhập thông tin cần điều chỉnh, click “Tìm kiếm”: chương trình thể hiện thông tin cần điều chỉnh xuống lưới dữ liệu

– Điều chỉnh lại thông tin cần điều chỉnh trực tiếp dưới lưới dữ liệu. Click “Lưu”.

I.3.5.3.4. Xóa



– Click “Xóa”. Chương trình xuất hiện câu thông báo “Bạn có đồng ý xóa những dòng được chọn hay không”

o Click “Ok”: chương trình sẽ xóa các thông tin.o Click “Cancel”: chương trình sẽ hủy thao tác xóa.

I.4. HR.04.05 Thông tin nghỉ

I.4.1. Thông tin nghỉ trong năm

I.4.1.1. Thiết lập thông tin phép

I.4.1.1.1. Mục đích

– Thiết lập thông tin phép của nhân viên trong công ty.

I.4.1.1.2. Đường dẫn

– Chấm công -> Thiết lập -> Thiết lập thông tin phép.

I.4.1.1.3. Thao tác thực hiện

I.4.1.1.3.1. Thêm mới



– Click “Thêm mới” để xóa trắng giao diện màn hình cho phép nhập mới thông tin.Chú ý: lần đầu vào chức năng có thể bỏ qua thao tác này

– Nhập dữ liệu ở Vùng 2o Năm hiệu lực : nhập năm áp dụng hình thức tính phép mới.o Thời gian tính phép: nhập thời gian hiệu lực của phép trong năm.o Cách tính phép

Phép năm: nhân viên sẽ được hưởng số phép tối đa khi được hưởng.

Phép tháng: nhân viên sẽ được hưởng phép theo tỉ lệ thời gian làm việc

o Ngày tính phép : tỉ lệ thời gian làm việc được tính dựa trên Ngày chính thức Ngày vào làm

o Số ngày phép tối đa chuyển: nhập số ngày phép tối đa của năm cũ chuyển sang năm sau (nếu còn dư ngày phép)

o Số ngày phép tối đa tính lương: nhập số ngày tối đa được chuyển thành lương cho nhân viên (nếu còn dư ngày phép)

o Ngày tháng hết phép cũo Thông tin tính phép năm (áp dụng cho nhân viên vào làm trong năm):

vào làm từ ngày -> đến ngày : được hưởng bao nhiêu ngày phép.o Thông tin tính phép thôi việc (áp dụng cho nhân viên đã thôi việc trong

năm): thôi việc từ ngày -> đến ngày : được hưởng bao nhiêu ngày– Click “Lưu” để lưu các thông tin thiết lập vào chương trình ở Vùng 3.

I.4.1.1.3.2. Tìm kiếm



– Nhập điều kiện lọc để tìm kiếm, chương trình tìm kiếm và thể hiện thông tin phù hợp điều kiện lọc.

I.4.1.1.3.3. Điều chỉnh

– Nhập thông tin cần điều chỉnh, click “Tìm kiếm” chương trình thể hiện dữ liệu cần điều chỉnh xuống lưới dữ liệu.

– Click vào thông tin “Chỉnh sửa” trên dòng dữ liệu: chương trình load thông tin cần điều chỉnh lên giao diện.

– Cập nhật lại thông tin cần điều chỉnh. Click “Lưu”.

I.4.1.1.3.4. Xóa



– Chưa check chọn dữ liệu cần xóa -> Click “Xóa” : chương trình không xóa và xuất hiện câu thông báo “Vui lòng chọn ít nhất 1 mẫu tin”

– Chọn dữ liệu cần xóa -> Click “Xóa”. Chương trình xuất hiện câu thông báo “Bạn có đồng ý xóa những dòng được chọn hay không”


I.4.1.1.3.5. Xuất DL


– Click “Xuất DL”: xuất thông tin trên lưới dữ liệu ra excel.

I.4.1.2. Thiết lập loại nghỉ


– Chức năng này cho phép định nghĩa tất cả các loại nghỉ phép tại ITL.


– Chấm công -> Danh mục -> Loại ngày nghỉ.


I.4.1.2.3.1. Thêm mới




– Nhập dữ liệu ở Vùng 2o Mã loại nghỉo Tên viết tắt, tên tiếng Anh, tên Tiếng Việt.o Loại nghỉ : thể hiện tất cả loại nghỉ.o Tỉ lệ hưởng BHXH : thể hiện tỷ lệ được hưởng BHXH tương ứng với

từng loại nghỉ.o Số ngày nghỉ tối đa/ năm: ràng buộc số ngày nghỉ tối đa 1 năm tương

ứng từng loại nghỉ.o Số ngày nghỉ tối đa/ lần: ràng buộc số ngày nghỉ tối đa 1 lần tương ứng

từng loại nghỉo Trừ ngày nghỉ/ lễ theo lịch làm việc:

Check: sẽ trừ các ngày nghỉ/ lễ trong đơn phép nhân viên.– Click “Lưu” để lưu các thông tin thiết lập vào chương trình.

I.4.1.2.3.2. Tìm kiếm



– Nhập điều kiện tìm kiếm ở Vùng 1– Click “Tìm kiếm” ở Vùng 2 chương trình tìm kiếm và thể hiện thông tin phù hợp điều

kiện lọc ở Vùng 3




– Nhập thông tin cần điều chỉnh , click “Tìm kiếm” chương trình thể hiện dữ liệu cần điều chỉnh xuống lưới dữ liệuở Vùng 3

– Click vào thông tin “Chỉnh sửa” trên dòng dữ liệu ở Vùng 3: chương trình load thông tin cần điều chỉnh lên giao diện ở Vùng 1

– Cập nhật lại thông tin cần điều chỉnh. Click “Lưu”.

I.4.1.2.3.4. Xóa


– Chọn các dữ liệu cần xóa ở Vùng 1-> Click “Xóa”. Chương trình xuất hiện câu thông báo “Bạn có đồng ý xóa những dòng được chọn hay không”


I.4.1.2.3.5. Xuất DL


– Click “Xuất DL”: xuất thông tin trên lưới excel.

I.4.1.3. Thiết lập phép chuẩn theo cơ cấu


– Thiết lập phép chuẩn cho nhân viên theo cơ cấu công ty.


– Chấm công -> Thiết lập -> Thiết lập phép chuẩn theo cơ cấu


I.4.1.3.3.1. Thêm mới



– Chọn option “Thêm mới”– Click “Thêm mới” để xóa trắng giao diện màn hình cho phép nhập mới thông tin ở

Vùng 1.Chú ý: lần đầu vào chức năng có thể bỏ qua thao tác này.

o Cho phép thiết lập phép chuẩn theo: Cơ cấu công ty : Công ty – Đơn vị - Phòng ban – Tổ nhóm Loại nhân viên: chính thức, thử việc … Chức vụ Cấp bậc nhân viên.

o Ngày phép chuẩn: quy định số ngày phép nhân viên được hưởng trong 1 năm.

o Ngày hiệu lực: ngày áp dụng số ngày phép được quy định.– Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, ấn lưu ở Vùng 2. Dữ liệu sẽ được hiển thị ở

Vùng 3

I.4.1.3.3.2. Tìm kiếm



– Chọn option “Tìm kiếm”.– Nhập điều kiện tìm kiếm ở Vùng 1– Click “Tìm kiếm” ở Vùng 2 chương trình tìm kiếm và thể hiện thông tin phù hợp điều

kiện lọc ở Vùng 3


– Chọn option “Tìm kiếm” .– Nhập thông tin cần điều chỉnh, click “Tìm kiếm” chương trình thể hiện dữ liệu cần

điều chỉnh xuống lưới dữ liệu.– Click vào thông tin “Chỉnh sửa” trên dòng dữ liệu ở Vùng 3: chương trình load thông

tin cần điều chỉnh lên giao diện ở Vùng 1– Cập nhật lại thông tin cần điều chỉnh. Click “Lưu”.

I.4.1.3.3.4. Xóa



– Chọn option “Tìm kiếm”.– Ấn nút “Tìm kiếm, dữ liệu đã thiết lập ngày phép theo cơ cấu hiển thị theo điều kiện

tìm kiếm.– Check chọn dữ liệu cần xóa -> Click “Xóa” : chương trình không xóa và xuất hiện câu

thông báo “Vui lòng chọn ít nhất 1 mẫu tin”– Chọn các dữ liệu cần xóa -> Click “Xóa”. Chương trình xuất hiện câu thông báo “Bạn

có đồng ý xóa những dòng được chọn hay không”o Click “OK”: chương trình sẽ xóa các thông tin được chọn.o Click “Cancel”: chương trình sẽ hủy thao tác xóa.

I.4.1.3.3.5. Xuất DL

– Click “Xuất DL”: xuất thông tin trên lưới excel.

I.4.2. Phòng nhân sự nhập trực tiếp dữ liệu nghỉ vào hệ thống.

I.4.2.1. Nhân sự nhập trực tiếp dữ liệu nghỉ của nhân viên


– Chức năng này được sử dụng để phòng nhân sự nhập/ điều chỉnh/ xóa trực tiếp đơn xin nghỉ phép của nhân viên vào hệ thống.


– Chấm công -> Thông tin nghỉ -> Nhập đơn nghỉ phép cá nhân.


I.4.2.1.3.1-1. Nhập đơn phép nhân viên



– Chọn nhân viên cần nhập nghỉ phép ở Vùng 1– Nhập thông tin nghỉ phép ở Vùng 2

o Năm: nhập năm muốn xin nghỉ phépo Loại ngày nghỉ: chọn loại nghỉ tương ứng.o Nghỉ từ ngày – đến ngày: nhập thời gian xin nghỉ phép.o Lý do nghỉ o File đính kèm: chương trình cho phép đính kèm giấy tờ liên quan.

– Click “Tính phép”: chương trình tính số ngày nghỉ theo khoảng thời gian đăng ký và thông tin phép được phép nghỉ của nhân viên

– Click “Lưu” ở Vùng 3 chương trình lưu đơn nghỉ phép nhân viên theo thông tin nhập.

I.4.2.1.3.1-2. Nhập thêm đơn phép

– Click “Làm mới” chương trình load lại giao diện ban đầu, cho phép tiếp tục nhập các đơn phép khác.

– Thao tác nhập phép mới tương tự như nhập phép.

I.4.2.1.3.1-3. Kiểm tra phép

– Click “Danh sách”: chương trình thể hiện 1 chức năng mới cho phép kiểm tra thông tin phép nhân viên.

I.4.2.2. Xem danh sách đơn nghỉ phép


– Quản lý thông tin danh sách đơn nghỉ phép của nhân viên.


– Chấm công -> Thông tin nghỉ -> Danh sách đơn nghỉ phép.


I.4.2.2.3.1. Tìm kiếm



– Click “Làm mới” để xóa trắng giao diện màn hình cho phép chọn mới thông tin ở Vùng 1.Chú ý: lần đầu vào chức năng có thể bỏ qua thao tác này

– Click “Tìm kiếm”: chương trình tìm kiếm và thể hiện các thông tin phù hợp xuống lưới dữ liệu ở Vùng 3

I.4.2.2.3.2. Xuất DL

– Click “Tìm kiếm”: chương trình tìm kiếm và thể hiện các thông tin phù hợp xuống lưới dữ liệu.

– Click “Xuất DL”: chương trình xuất dữ liệu ra excel.

I.4.2.2.3.3. Nhập DL

– Click “Nhập DL” : mở màn hình Import– Lấy file template dùng import -> Click “Xem định dạng”– Nhập thông tin vào file excel– Chọn file excel để import

o Click vào “Browse” để chọn file importo Click “Chọn” để upload file import lên hệ thống.o Click “Hủy” hủy file import ra khỏi hệ thống.

– Xem dữ liệu file excel trước khi import o Đánh dấu vào checkbox các file excel cần import.o Click “Xem dữ liệu”

– Lưu thông tino Chọn dữ liệu cần lưu: Đánh dấu vào checkbox các dòng dữ liệu cần lưu.o Click “Lưu”

– Thông báo lỗi sau khi lưu.o Xuất dữ liệu lỗi.o Chỉnh sửa dữ liệu lỗi.o Thực hiện import lại trên dữ liệu đã chỉnh sửa.

– Đóng màn hình import dữ liệu.

I.4.2.3. Điều chỉnh đơn nghỉ phép cá nhân




– Cho phép điều chỉnh đơn nghỉ phép của nhân viên.


– Chấm công -> Thông tin nghỉ -> Điều chỉnh đơn nghỉ phép.



– Nhập thông tin cần điều chỉnh, click “Tìm kiếm” ở Vùng 1 chương trình thể hiện dữ liệu cần điều chỉnh xuống lưới dữ liệu.

– Click vào thông tin “Chỉnh sửa” trên dòng dữ liệu ở Vùng 2: chương trình load màn hình chức năng nhập phép cho người dùng điều chỉnh lại dữ liệu.

– Điều chỉnh lại thông tin phép ở Vùng 1 :o Thời gian nghỉ phép.o Loại phép.

– Click “Tính phép”: chương trình tính phép dựa trên thông tin mới.– Click “Lưu” ở Vùng 2 : thông tin phép mới điều chỉnh được lưu lên chương trình.



I.4.2.3.3.2. Xóa


– Chọn dữ liệu cần xóa -> Click “Xóa”. Chương trình xuất hiện câu thông báo “Bạn có đồng ý xóa những dòng được chọn hay không”

o Click “OK”: chương trình sẽ xóa các thông tin được chọn.o Click “Cancel”: chương trình sẽ hủy thao tác xóa

I.4.2.3.3.3. Xuất DL



I.4.3. Phòng nhân sự nhập trực tiếp dữ liệu ngày phép năm được chuyển qua năm sau


– Chức năng này được dùng cho phòng nhân sự cập nhật trực tiếp dữ liệu ngày phép được chuyển sang năm của nhân viên vào hệ thống mà không cần thông qua quy trình phê duyệt.


– Chấm công -> Thông tin nghỉ -> Kết phép năm


I.4.3.3.1.1. Kết phép



– Chọn option “Thêm mới” ở Vùng 1– Click “Làm mới” để xóa trắng giao diện màn hình.– Click “Kết phép” ở Vùng 2 chương trình tính số phép còn dư theo thiết lập thể hiện

xuống lưới dữ liệu ở Vùng 3o Số ngày phép tối đa chuyển: thể hiện số phép thiết lập mặc định chuyển

năm sau.( có thể điều chỉnh)o Số ngày phép tối đa tính lương: thể hiện số ngày phép thiết lập mặc định

tính lương.( có thể điều chỉnh)– Click “Lưu” ở Vùng 4: thông tin chuyển phép của nhân viên được cập nhật lên

chương trình.




– Chọn thông tin cần kết phép năm ở Vùng 1– Click “Tìm kiếm” ở Vùng 2: chương trình tìm kiếm và thể hiện các thông tin phù hợp

xuống lưới dữ liệu ở Vùng 3– Điều chỉnh trực tiếp thông tin lưới dưới dữ liệu. Click “Lưu” ở Vùng 4.

I.4.3.3.1.3. Xóa

– Chọn option “Tìm kiếm” ở Vùng 1, click tìm kiếm ở Vùng 2.– Chọn dữ liệu cần xóa ở Vùng 3 -> Click “Xóa”. Chương trình xuất hiện câu thông báo

“Bạn có đồng ý xóa những dòng được chọn”o Click “OK”: chương trình sẽ xóa các thông tin được chọno Click “Cancel”: chương trình hủy thao tác xóa.

I.4.3.3.1.4. Nhập DL

– Click “Nhập DL” : mở màn hình Import

– Lấy file template dùng import -> Click “Xem định dạng”



– Nhập thông tin vào file excel– Chọn file excel để import

o Click vào “Browse” để chọn file import.o Click “Chọn” để upload file import lên hệ thống.o Click “Hủy” hủy file import ra khỏi hệ thống.





I.4.3.3.1.5. Xuất DL



I.4.4. Phòng nhân sự nhập trực tiếp dữ liệu ngày nghỉ bù được chuyển qua năm sau


– Chức năng này được dùng cho phòng nhân sự cập nhật trực tiếp dữ liệu ngày nghỉ bù được chuyển sang năm của nhân viên vào hệ thống mà không cần thông qua quy trình phê duyệt.


– Chấm công -> Thông tin nghỉ -> Kết phép nghỉ bù


I.4.4.3.1.1. Kết phép nghỉ bù



– Chọn điều kiện cần kết phép nghỉ bù ở Vùng 1– Chọn option “Thêm mới” ở Vùng 2– Click “Làm mới” để xóa trắng giao diện màn hình.– Click “Kết phép” ở Vùng 3 chương trình tính số phép còn dư theo thiết lập thể hiện

xuống lưới dữ liệu ở Vùng 4o Số ngày phép nghỉ bù tối đa chuyển: thể hiện số phép thiết lập mặc định

chuyển năm sauo Số ngày phép nghỉ bù tối đa tính lương: thể hiện số ngày phép thiết lập

mặc định tính lương– Click “Lưu” ở Vùng 5: thông tin chuyển phép của nhân viên được cập nhật lên

chương trình.




– Chọn điều kiện cần điều chỉnh kết phép nghỉ bù ở Vùng 1

– Click “Tìm kiếm” ở Vùng 2 : chương trình tìm kiếm và thể hiện các thông tin phù hợp xuống lưới dữ liệu ở Vùng 1

– Điều chỉnh trực tiếp thông tin lưới dưới dữ liệu ở Vùng 3– Click “Lưu”.

I.4.4.3.1.3. Xóa

– Chọn option “Tìm kiếm”– Chọn dữ liệu cần xóa -> Click “Xóa”. Chương trình xuất hiện câu thông báo “Bạn có

đồng ý xóa những dòng được chọn”o Click “OK”: chương trình sẽ xóa các thông tin được chọno Click “Cancel”: chương trình hủy thao tác xóa.

I.4.4.3.1.4. Nhập DL









I.4.4.3.1.5. Xuất DL



I.5. HR.04.06 Thông tin ngoài giờ

I.5.1. Phòng nhân sự nhập trực tiếp dữ liệu ngoài giờ

I.5.1.1. Nhân sự nhập trực tiếp dữ liệu ngoài giờ


– Chức năng này cho phép phòng nhân sự nhập trực tiếp thông tin đăng ký làm ngoài giờ của nhân viên vào hệ thống mà không cần thông qua quy trình phê duyệt.


– Chấm công-> Thông tin ngoài giờ -> Nhập thông tin ngoài giờ


I.5.1.1.3.1. Thêm mới




– Nhập dữ liệu vào trường màu đỏ ( thông tin bắt buộc) ở Vùng 2o Ngày đăng kýo Thời gian đăng ký: từ giờ - đến giờ

– Click “Tạo DL” ở Vùng 3: chương trình tạo dữ liệu dựa trên thiết lập xuống dưới lưới dữ liệu cho phép người dùng kiểm tra thông tin trước khi lưu.

– Click “Lưu” ở Vùng 3: chương trình lưu thông tin đăng ký làm ngoài giờ của nhân viên.

I.5.1.1.3.2. Tìm kiếm



– Click “Tìm kiếm” ở Vùng 2: chương trình tìm kiếm và thể hiện các thông tin phù hợp theo điều kiện lọc ở Vùng 1 xuống lưới dữ liệu ở Vùng 3.

I.5.1.1.3.3. Xóa

– Chọn option “Tìm kiếm” ở Vùng 1– Click “Tìm kiếm” ở Vùng 2: chương trình tìm kiếm và thể hiện các thông tin phù hợp

xuống lưới dữ liệu.– Chưa check chọn các thông tin cần xóa -> Click “Xóa”: chương trình không xóa và

xuất hiện câu thông báo “Vui lòng chọn ít nhất 1 mẫu tin”.



– Chọn các thông tin cần xóa ở Vùng 3 -> Click “Xóa”. Chương trình xuất hiện câu thông báo “Bạn có đồng ý xóa những dòng được chọn hay không”


I.5.1.1.3.4. Xuất DL



I.5.1.2. Xem danh sách đăng ký ngoài giờ


– Quản lý thông tin đăng ký làm ngoài giờ của nhân viên.


– Chấm công-> Thông tin ngoài giờ -> Danh sách đăng ký ngoài giờ.


I.5.1.2.3.1. Tìm kiếm

– Click “Làm mới” để xóa trắng giao diện màn hình cho phép chọn mới thông tin.Chú ý: lần đầu vào chức năng có thể bỏ qua thao tác này

– Click “Tìm kiếm” ở Vùng 2: chương trình tìm kiếm và thể hiện các thông tin phù hợp ở Vùng 1xuống lưới dữ liệu ở Vùng 3.

I.5.1.2.3.2. Nhập DL04.01-BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 41/63








I.5.1.2.3.3. Xuất DL



I.5.1.3. Điều chỉnh đăng ký ngoài giờ


– Cho phép điều chỉnh đăng ký ngoài giờ của nhân viên.


– Chấm công-> Thông tin ngoài giờ -> Điều chỉnh đăng ký làm ngoài giờ.


I.5.1.3.3.1. Tìm kiếm



– Click “Làm mới” để xóa trắng giao diện màn hình cho phép chọn mới thông tin.Chú ý: lần đầu vào chức năng có thể bỏ qua thao tác này

– Click “Tìm kiếm” ở Vùng 2: chương trình tìm kiếm và thể hiện các thông tin phù hợp xuống lưới dữ liệu ở Vùng 1




– Nhập thông tin cần điều chỉnh ở Vùng 1, click “Tìm kiếm” chương trình thể hiện dữ liệu cần điều chỉnh xuống lưới dữ liệu ở Vùng 3

– Điều chỉnh dữ liệu nhân viên ở Vùng 4– Đối với trường hợp điều chỉnh thông tin hàng loạt.

o Điền các thông tin cần điều chỉnh: ca, số giờ ngày, số giờ đêm, số giờ nghỉ bù.

o Check chọn các dòng dữ liệu nhân viên cần điều chỉnho Click “Điền”, dữ liệu thay đổi sẽ được điền hàng loạt vào các ô thông tin

tương ứng.– Click “Tính lại” ở Vùng 5: chương trình tính lại dữ liệu tăng ca nhân viên dựa trên

thông tin thay đổi.– Click “Lưu”: chương trình lưu thông tin đăng ký làm ngoài giờ sau khi điều chỉnh của

nhân viên.

I.5.1.3.3.3. Xóa

– Click “Tìm kiếm”: chương trình tìm kiếm và thể hiện các thông tin phù hợp xuống lưới dữ liệu ở Vùng 1


– Chọn các thông tin cần xóa -> Click “Xóa”. Chương trình xuất hiện câu thông báo “Bạn có đồng ý xóa những dòng được chọn hay không”


I.5.1.3.3.4. Xuất DL





I.6. HR.04.07 Import dữ liệu điểm danh vân tay từ máy chấm công

I.6.1. Import và xử lý dữ liệu điểm danh vân tay

I.6.1.1. Upload dữ liệu quẹt thẻ


– Chức năng dùng để kết nối dữ liệu chấm công từ máy chấm công đến iHRP.


– Chấm công -> Chấm công quẹt thẻ -> Upload dữ liệu quẹt thẻ.


I.6.1.1.3.1. Upload dữ liệu chấm công vân tay

– Chọn máy chấm công cần lấy dữ liệu chấm công thủ công ở Vùng 1– Chọn file dữ liệu chấm công thủ công của nhân viên xuất ra từ máy chấm công theo

template thiết lập mặc định từ chương trình.– Click “Upload” ở Vùng 2 xử lý cập nhật dữ liệu chấm công thủ công của nhân viên

trong file lên chương trình.

I.6.1.1.3.2. Xuất DL


I.6.1.2. Xử lý dữ liệu quẹt thẻ


– Xử lý dữ liệu điểm danh vân tay




– Chấm công -> Chấm công quẹt thẻ -> Xử lý dữ liệu quẹt thẻ.


I.6.1.2.3.1. Xử lý dữ liệu chấm công


– Chọn điều kiện xử lý dữ liệu chấm công ở Vùng 1:o Khoảng thời gian chấm công: từ ngày – đến ngày.o “Xử lý cho toàn bộ nhân viên theo điều kiện lọc”.o “Chỉ xử lý cho những nhân viên có dữ liệu quẹt thẻ trong khoảng thời

gian”.– Click “Xử lý” ở Vùng 2: chương trình tạo dữ liệu công cho nhân viên dựa trên dữ liệu

quẹt thẻ từ máy chấm công.

I.6.1.2.3.2. Kiểm tra công

– Click “Danh sách”: chương trình thể hiện 1 chức năng mới cho phép kiểm tra thông tin các ngày công nhân viên.

I.6.1.2.3.3. Xuất DL


I.6.2. Xem danh sách dữ liệu quẹt thẻ


– Quản lý danh sách dữ liệu quẹt thẻ.


– Chấm công -> Chấm công quẹt thẻ -> Danh sách dữ liệu quẹt thẻ.






– Click “Tìm kiếm” ở Vùng 2 chương trình tìm kiếm các thông tin phù hợp điều kiện lọc ở Vùng 1 thể hiện xuống lưới dữ liệu ở Vùng 3

I.6.2.3.2. Xóa



– Click “Tìm kiếm” chương trình tìm kiếm các thông tin phù hợp điều kiện lọc thể hiện xuống lưới dữ liệu.


– Chọn các thông tin cần xóa ở Vùng 1-> Click “Xóa” ở Vùng 2. Chương trình xuất hiện câu thông báo “Bạn có đồng ý xóa những dòng được chọn hay không”


I.6.2.3.3. Xuất DL

– Click “Tìm kiếm” chương trình tìm kiếm các thông tin phù hợp điều kiện lọc thể hiện xuống lưới dữ liệu.


I.7. HR.04.08 Khởi tạo dữ liệu chấm công thủ công

I.7.1. Mục đích:

– Chức năng dùng để khởi tạo chấm công tay cho đối tượng chấm công thủ công.

I.7.2. Đường dẫn:

– Chấm công -> Chấm công -> Khởi tạo dữ liệu chấm công.

I.7.3. Thao tác thực hiện

I.7.3.1. Khởi tạo dữ liệu công




– Chọn dữ liệu cần tạo công ở Vùng 1.o Tháng, Nămo Từ ngày – đến ngày: load dữ liệu mặc định từ ngày – đến ngày theo chu

kỳ chấm công, cho phép điều chỉnh lại thời gian khởi tạo công– Click “Khởi tạo DL” ở Vùng 2 : xử lý khởi tạo dữ liệu công cho các nhân viên là đối

tượng chấm công thủ công. (Lưu ý: Tháng đã khóa tổng hợp công thì không cho khởi tạo – chương trình thông báo cho người dùng biết ngày đã được khóa chấm công trong tháng).

– Click “Lưu” ở Vùng 4: check chọn các dòng dữ liệu ở Vùng 3, chương trình tạo công cho các dòng dữ liệu được chọn.

– Check “Lưu dữ liệu sau khởi tạo/ khởi tạo lại”: hỗ trợ thao tác nhanh của chương trình, tích hợp chức năng của 2 nút “Khởi tạo DL” và “Lưu”.

I.7.3.2. Tìm kiếm


I.7.3.3. Làm mới

– Click “Làm mới”: chương trình load lại giao diện ban đầu.

I.7.3.4. Xuất DL





I.8. HR.04.09 Quy trình xác nhận bảng chấm công chi tiết

I.8.1. Phê duyệt bảng chấm công chi tiết

I.8.1.1. Admin Phòng ban


– Admin tiến hành kiểm tra lại dữ liệu chấm công chi tiết và có thể điều chỉnh lại nếu thông tin chưa đúng đồng thời cập nhật rõ lý do nếu có điều chỉnh.


– Dịch vụ cá nhân -> Chấm công Online -> Admin phòng ban xác nhận bảng chấm công chi tiết.




I.8.1.1.3.1. Chuyển cấp phê duyệt

– Vùng 2 : Click “Làm mới” để xóa trắng giao diện màn hình cho phép thao tác thông tin mới. Chú ý: lần đầu vào chức năng có thể bỏ qua thao tác này

– Vùng 2 : Click “Tìm kiếm” chương trình tìm kiếm và thể hiện các thông tin phù hợp điều kiện lọc xuống lưới dữ liệu. (Dữ liệu được lấy từ bảng xác nhận của nhân viên với tình trạng: "Chuyển xác nhận". Đối với trường hợp nhân viên không xác nhận thì hệ thống tự động lấy dữ liệu từ bảng công phòng nhân sự).



– Vùng 4 : Cho phép điều chỉnh thông tin ca thay đổi, giờ vào thực tế, giờ ra thực tế. Nếu thiếu thông tin phép, ngoài giờ, đi công tác thì admin gửi yêu cầu nhân viên bổ sung thông tin hay hỗ trợ nhập thông tin cho nhân viên.

– Vùng 4: Click “Tính lại”: chương trình sẽ tính lại dữ liệu công nhân viên theo thông tin mới điều chỉnh.

– Vùng 4 : Click “Lưu”: cập nhật dữ liệu công của nhân viên sau khi điều chỉnh vào chương trình.

– Vùng 2 : Click “Chuyển”: chương trình sẽ chuyển dữ liệu công cho cấp phê duyệt. Admin phòng không thể điều chỉnh lại dữ liệu

Chú ý: Vào lúc 8h sáng ngày 22 mỗi tháng admin phụ trách chấm công của mỗi phòng ban sẽ vào hệ thống để tông hơp bang chấm công của toàn nhân viên trong phòng ban.Sau 20:00 ngày 22 tháng đó nếu Admin không xác nhận chuyển đi, hệ thống sẽ tự động chuyển sang cấp phê duyệt tiếp theo.

I.8.1.1.3.2. Xuất DL

– Thông tin chấm công chi tiết của nhân viên đang hiển thị trên lưới.– Click “Xuất DL”: chương trình xuất dữ liệu trên lưới ra excel.

I.8.1.2. Cấp phê duyệt


– Bảng chấm công sau khi được tiến hành kiểm tra từ admin sẽ được chuyển để phê duyệt.


– Dịch vụ cá nhân -> Chấm công Online -> Phê duyệt Bảng chấm công chi tiết.


I.8.1.2.3.1. Phê duyệt Bảng công



– Vùng 2 : Click “Làm mới” để xóa trắng giao diện màn hình cho phép thao tác thông tin mới. Chú ý: lần đầu vào chức năng có thể bỏ qua thao tác này

– Vùng 2 : Click “Tìm kiếm” chương trình tìm kiếm và thể hiện các thông tin phù hợp điều kiện lọc xuống lưới dữ liệu. (Dữ liệu được lấy từ bảng xác nhận phê duyệt của Admin Phòng ban. Đối với trường hợp Admin Phòng Ban không xác nhận thì hệ thống tự động lấy dữ liệu từ bảng công xác nhận của nhân viên)

– Kiểm tra thông tin thể hiệno Cấp phê duyệt sau khi kiểm tra dữ liệu chính xác và chấp nhận.Ở vùng 2

Click “Đồng ý”: Hiển thị xác nhận người dùng đồng ý duyệt hay không? Nếu đồng ý: hệ thống duyệt Bảng chấm công chi tiết của nhân viên

Sau khi thực hiện hệ thống sẽ gửi email thông báo cho nhân viên, cấp phê duyệt tiếp theo và các thành viên liên quan

Chú ý: Cấp cuối cùng của cây phê duyệt thì yêu cầu này chuyển qua chức năng phòng nhân sự xác nhận.

Ngược lại thì hủy thao tác duyệt.o Cấp phê duyệt sau khi kiểm tra dữ liệu, không đồng ý.Click “Từ chối”:

Hiển thị xác nhận người dùng trả lại bảng chấm công hay không?



Nếu đồng ý: hệ thống trả bảng chấm công cho admin phụ trách chấm công để điều chỉnh thông tin. Sau khi thực hiện hệ thống sẽ gửi email thông báo cho nhân viên và các thành viên liên quan

Ngược lại thì hủy thao tác trả lại bảng chấm côngo Cấp phê duyệt sau khi kiểm tra dữ liệu, thông tin còn thiếu hay sai sót.

Click “Bổ sung thông tin”: Hiển thị xác nhận người dùng đồng ý trả lại bảng chấm công hay

không? Nếu đồng ý: hệ thống trả về cấp phê duyệt trước đó. Sau khi thực

hiện hệ thống sẽ gửi email thông báo cho nhân viên, cấp phê duyệt tiếp theo và các thành viên liên quan

Ngược lại thì hủy thao tác trả lại bảng chấm công.

Sau 20:00 ngày 23 tháng đó nếu Trưởng bộ phận không xác nhận chuyển đi hệ thống sẽ tự động chuyển qua bộ phận nhân sự để thực hiện chấm công tính lương.Chú ý sau thời gian quy định của mỗi cấp, người sử dụng sẽ không đươc sử dụng chức năng này cho tới khi đươc mở lại vào tháng sau

I.8.1.2.3.2. Xuất DL

– Thông tin chấm công chi tiết của nhân viên đang hiển thị trên lưới.– Click “Xuất DL”: chương trình xuất dữ liệu trên lưới ra excel.

I.8.2. Phòng nhân sự điều chỉnh trực tiếp bảng chấm công chi tiết


– Chức năng này hỗ trợ phòng nhân sự trực tiếp điều chỉnh các thông tin trong bảng chấm công chi tiết của nhân viên ngay cả khi bảng công đã được phê duyệt.


– Chấm công -> Chấm công -> Chấm công chi tiết.


I.8.2.3.1.1. Thêm mới



– Chọn option “Thêm mới” ở Vùng 1– Chọn chu kỳ chấm công ở Vùng 2

o Tháng/ Năm: chọn tháng/ năm cần tạo dữ liệu chấm côngo Từ ngày – đến ngày: dữ liệu load mặc định theo chu kỳ, cho phép người

dùng điều chỉnh– Click “Tạo mới”: dữ liệu theo thiết lập được tạo xuống lưới dữ liệu, cho phép người

dùng kiểm tra lại dữ liệu trước khi lưu ở Vùng 3– Click “Lưu”: cập nhật dữ liệu các ngày công của nhân viên vào chương trình.




– Chọn option “Tìm kiếm” ở Vùng 1– Click “Tìm kiếm”: chương trình tìm kiếm các thông tin cần điều chỉnh thể hiện xuống

lưới dữ liệu.– Chọn dữ liệu cần điều chỉnh ở Vùng 2.– Điều chỉnh trực tiếp dữ liệu dưới lưới dữ liệu. – Click “Tính lại”: chương trình sẽ tính lại dữ liệu công nhân viên theo thông tin mới

điều chỉnh– Click “Lưu” ở Vùng 3: cập nhật dữ liệu các ngày công của nhân viên sau khi điều

chỉnh vào chương trình.

I.8.2.3.1.3. Xuất DL

– Chọn option “Tìm kiếm”– Click “Tìm kiếm”: chương trình tìm kiếm và thể hiện các thông tin phù hợp xuống lưới

dữ liệu.– Click “Xuất DL” chương trình xuất dữ liệu ra excel.

I.8.3. Mở khóa chấm công chi tiết




– Chức năng này hỗ trợ phòng nhân sự mở khóa chấm công chi tiết để có thể điều chỉnh lại thông tin chấm công chi tiết đã bị khóa.


– Chấm công -> Chấm công -> Mở khóa chấm công chi tiết.


I.8.3.3.1.1. Mở khóa

– Click “Làm mới” để xóa trắng giao diện màn hình cho phép thao tác thông tin mới. Chú ý: lần đầu vào chức năng có thể bỏ qua thao tác này

– Click “Tìm kiếm” chương trình tìm kiếm và thể hiện các thông tin phù hợp điều kiện lọc ở Vùng 1 xuống lưới dữ liệu ở Vùng 3

– Chọn thông tin cần mở khóa ở lưới dữ liệu ,click “ Mở Khóa” ở Vùng 2: chương trình sẽ mở khóa dữ liệu công nhân viên. Dữ liệu bảng công chi tiết được mở, nhân sự có thể điều chỉnh lại dữ liệu.



I.8.3.3.1.2. Xuất DL



I.8.4. Phòng nhân sự tổng hợp bảng công


– Chức năng này hỗ trợ phòng nhân sự trực tiếp điều chỉnh các thông tin trong bảng chấm công chi tiết của nhân viên ngay cả khi bảng công đã được phê duyệt.


– Chấm công -> Chấm công -> Tổng hợp chấm công.


I.8.4.3.1.1. Tìm kiếm


– ở Vùng 1 : Chọn tháng cần tổng hợp công để tìm kiếm.o Tháng/ Năm: chọn tháng/ năm cần tạo dữ liệu chấm công



o Tình trạng : Đã khóa/Chưa khóa : trạng thái dữ liệu tổng hợp công.o Từ ngày – đến ngày: dữ liệu load mặc định theo tháng tổng hợp công.

– ở Vùng 1 :Chọn ở vùng 1 các dữ liệu cần tìm kiếm : Theo nhân viên, phòng ban,chức danh.

– Click “Tìm kiếm” chương trình tìm kiếm và thể hiện các thông tin phù hợp điều kiện lọc xuống lưới dữ liệu ở Vùng 3

I.8.4.3.1.2. Tổng hợp

– ở Vùng 1 : Chọn tháng cần tổng hợp côngo Tháng/ Năm: chọn tháng/ năm cần tạo dữ liệu chấm côngo Tình trạng : Đã khóa/Chưa khóa : trạng thái dữ liệu tổng hợp công.o Từ ngày – đến ngày: dữ liệu load mặc định theo tháng tổng hợp công.

– Chọn ở Vùng 1 các dữ liệu cần tổng hợp : Theo nhân viên, phòng ban,chức danh.– Click “Tổng hợp” dữ liệu theo thiết lập được tạo xuống lưới dữ liệu ở Vùng 3, cho

phép người dùng kiểm tra lại dữ liệu trước khi lưu .– Lựa chọn “Tổng hợp và lưu tất cả theo điều kiện lọc” : kết hợp giữa nút Tổng hợp và

Lưu, khi hệ thống tổng hợp sẽ lưu trực tiếp.– Click “Lưu”: cập nhật dữ liệu các ngày công của nhân viên vào chương trình.



I.8.4.3.1.3. Khóa

– Chọn tháng tổng hợp công cần khóa ở Vùng 1o Tháng/ Năm: chọn tháng/ năm cần khóao Tình trạng : Đã khóa/Chưa khóa : trạng thái dữ liệu tổng hợp công.o Từ ngày – đến ngày: dữ liệu load mặc định theo tháng tổng hợp công.

– Chọn ở vùng 1 các dữ liệu cần khóa : Theo nhân viên, phòng ban,chức danh.– Click “Tìm kiếm” chương trình tìm kiếm và thể hiện các thông tin phù hợp điều kiện

lọc xuống lưới dữ liệu ở Vùng 3– Chọn danh sách nhân viên ở dưới lưới,click “Khóa” dữ liệu theo thiết lập được tạo

xuống lưới dữ liệu, cho phép người dùng khóa dữ liệu để có thể tính lương cho nhân viên.

– Lựa chọn “Khóa tất cả dữ liệu theo điều kiện lọc : Kết hợp giữa nút Khóa và toàn bộ dữ liệu được lọc ra sau khi tìm kiếm.

I.8.4.3.1.4. Nhập DL

– Click “Nhập DL” : mở màn hình Import



– Lấy file template dùng import -> Click “Xem định dạng”– Nhập thông tin vào file excel– Chọn file excel để import

o Click vào “Browse” để chọn file import.o Click “Chọn” để upload file import lên hệ thống.o Click “Hủy” hủy file import ra khỏi hệ thống.





I.8.4.3.1.5. Xuất DL



I.8.5. Xóa/Mở khóa tổng hợp công


– Chức năng này hỗ trợ phòng nhân sự xóa/mở khóa chấm công chi tiết để có thể điều chỉnh lại thông tin tổng hợp công đã bị khóa.


– Chấm công -> Chấm công -> Xóa/Mở khóa tổng hợp công.


I.8.5.3.1.1. Xóa




– Click “Tìm kiếm” ở Vùng 2 chương trình tìm kiếm và thể hiện các thông tin phù hợp điều kiện lọc ở Vùng 1 xuống lưới dữ liệu ở Vùng 3

– Chọn danh sách nhân viên cần xóa dữ liệu ở Vùng 3 ,click “ Xóa”: chương trình sẽ xóa dữ liệu đã tổng hợp công của nhân viên. Ở màn hình Tổng hợp công, sẽ không còn xuất hiện dữ liệu đã xóa nữa.

– Option “Xóa tất cả dữ liệu theo điều kiện lọc” : Dùng thay cho chức năng chọn tất cả, khi lựa chọn option này và click “Xóa” hệ thống sẽ xóa hết dữ liệu dưới lưới.

I.8.5.3.1.2. Mở khóa




– Click “Tìm kiếm” chương trình tìm kiếm và thể hiện các thông tin phù hợp điều kiện lọc ở Vùng 1 xuống lưới dữ liệu ở Vùng 3

– Chọn danh sách nhân viên ở dưới lưới, click “ Mở khóa”ở Vùng 2: chương trình sẽ xóa dữ liệu đã tổng hợp công của nhân viên. Ở màn hình Tổng hợp công, sẽ không còn xuất hiện dữ liệu đã xóa nữa.

– Option “Mở khóa tất cả dữ liệu theo điều kiện lọc” : Dùng thay cho chức năng chọn tất cả, khi lựa chọn option này và click “Khóa” hệ thống sẽ Khóa hết dữ liệu dưới lưới.

I.8.5.3.1.3. Xuất DL


Click “Xuất DL” chương trình xuất dữ liệu ra excel.


hrms.itlvn.com · Web viewChấm Công Phiên bản tài liệu V1.0 TP HCM, 07/2014 HR.04.01...

Documents

Transcript of hrms.itlvn.com · Web viewChấm Công Phiên bản tài liệu V1.0 TP HCM, 07/2014 HR.04.01...