HOTLINE Software - Hindelanger Straße 35 - 87527 Sonthofen · Falls kein Gastkonto vorhanden ist,...
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Mehrwertsteuer Umstellung
Wichtig
Bitte prüfen Sie vor der manuellen Mehrwertsteuerumstellung, ob Sie über
eine aktuelle Datensicherung verfügen. Falls nicht führen Sie bitte
zwingend eine Datensicherung als Komplettsicherung des
Datenverzeichnisses durch.
Die manuelle Mehrwertsteuer Umstellung kann erst und ausschließlich am
01.07.2020 durchgeführt werden. Eine Durchführung eher oder später
kann zu Verschiebungen im Ausweis der Mehrwertsteuer führen.
Anleitung
Ab der ersten Anmeldung am 01.07.2020 öffnet sich im hotline frontoffice
Programm folgende Hinweismeldung:
Diese Hinweismeldung bezieht sich auf das Zusatztool der programmgesteuerten
Mehrwertsteuer Umstellung. Sie können den dafür notwendigen
Freischaltcode unter www.hotlinesoftware.de/mwst-umstellung-2020 beziehen.
Alles Weitere dazu entnehmen Sie bitte der entsprechenden Anleitung bzw. dem
Tutorial Video. Nutzen Sie die manuelle Mehrwertsteuer Umstellung, so können Sie
diese Hinweismeldung ignorieren und einfach mit Ok bestätigen.
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1. Prüfung des Buchungsrhythmus der Logis
Starten Sie zunächst das hotline Service Programm.
Öffnen Sie hier die Artikelverwaltung mit diesem Direktbutton oder
über Stammdaten, Preisgestaltung, Warengruppen/Artikel. Es öffnen
sich die angelegten Erlösgruppen.
Öffnen Sie hier den Logis Artikel mit Doppelklick oder mit Markieren und Ändern.
Bestätigen Sie die anschließende Hinweismeldung mit Ok.
Prüfen Sie in den Artikel Grundeinstellungen, unter den Einstellungen der
Buchungsoptionen den Buchungsrhythmus der Logis.
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Je nachdem, ob der Buchungsrhythmus Nicht am ersten Tag oder Nicht am letzten
Tag ist, muss der Zimmerumzug im nachfolgenden Schritt an einem jeweils
anderen Tag durchgeführt werden.
2. Aufenthalte bei Reservierungen „im Haus“ trennen
Ist der Buchungsrhythmus der Logis „Nicht am ersten Tag“, so muss der
Aufenthalt bei Zimmern „im Haus“, mit einem Aufenthalt über den 01.07.2020
hinweg, am 30.06. getrennt werden.
Ist der Buchungsrhythmus der Logis „Nicht am letzten Tag“, so muss der
Aufenthalt bei Zimmern „im Haus“, mit einem Aufenthalt über den 01.07.2020
hinweg, am 01.07. getrennt werden.
Bitte beachten Sie, ist eine Trennung des Aufenthalts am 30.06. notwendig, so
muss die Trennung in jedem Fall vor dem Tagesabschluss für den 30.06.
erfolgen. Nach erfolgtem Tagesabschluss ist eine rückwirkende Trennung von
Aufenthalten nicht mehr möglich.
Um die Aufenthalte zu trennen, öffnen Sie den Belegungsplan. Bewegen Sie hier
den Mauszeiger auf einer beliebigen Reservierung „im Haus“ auf den betreffenden
Tag (30.06. oder 01.07. in Abhängigkeit vom Buchungsrhythmus der Logis), halten
Sie dann die strg-Taste gedrückt und klicken Sie einmal auf die linke Maustaste.
Sie finden den Short-Cut für den Umzug im Zimmer auch im hotline frontoffice
Programm unter Hilfe, hotline chort-cuts.
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Es öffnet sich folgende Frage:
Bestätigen Sie diese mit Ja, wenn der Zimmerumzug am richtigen Tag
vorgeschlagen wird.
Anschließend wird die Reservierung am Belegungsplan mit getrennten Aufenthalten
angezeigt, wie oben dargestellt.
Wiederholen Sie diesen Vorgang bei allen Reservierungen/Zimmer „im Haus“, bis
bei allen Reservierungen mit Aufenthalt über den 01.07.2020 der Aufenthalt am
jeweils 30.06. oder 01.07. getrennt wurde.
3. Aufenthalte abrechnen
Anschließend müssen alle Aufenthalte bis zum 30.06. bzw. 01.07.
abgerechnet werden, um diese noch mit dem alten Steuersatz zu verbuchen.
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Um die Aufenthalte abzurechnen, öffnen Sie zunächst die betreffende Reservierung
wie gewohnt am Belegungsplan. Prüfen Sie nun zunächst, ob in der Reservierung
mindestens ein weiteres Rechnungskonto (Gastkonto) vorhanden ist.
Falls kein Gastkonto vorhanden ist, legen Sie dieses unter oben rot markiertem
Button an. Das Konto kann auf die Adresse des Bestellers angelegt werden.
Klicken Sie im Gastdatenbildschirm anschließend auf Besteller, Rechnung wie oben
abgebildet.
Es öffnet sich der Abrechnungsbildschirm.
Hier werden die Leistungen der getrennten Aufenthalte in verschiedenen Zeilen
dargestellt. Um nur den ersten der beiden Aufenthalte abzurechnen, müssen
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zunächst die Leistungen des 2. Aufenthalts (untere Zeile) auf ein anderes
Rechnungskonto verschoben werden.
Bitte beachten Sie, dass Festpreisarrangements mit Trennung des
Aufenthalts nicht getrennt werden können. Entscheiden Sie in diesem Fall,
ob Sie das ganze Paket noch mit der alten oder bereits mit der neuen
Steuer, also vor oder nach der Umstellung abrechnen möchten.
Ziehen Sie die Leistungen des zweiten Aufenthalts (untere Zeile) mittels Drag &
Drop nach rechts auf das zweite Rechnungskonto. Verschieben Sie gegebenenfalls
auch andere Leistungen, die bereits mit dem neuen Steuersatz abgerechnet werden
sollen auf die rechte Seite. Auf der linken Seite bleiben nun nur noch die Leistungen
des ersten Aufenthalts bis zum 30.06. bzw. 01.07. oder weitere Leistungen stehen,
die noch mit dem alten Steuersatz abgerechnet werden sollen.
Erstellen Sie anschließend für alle Leistungen auf der linken Seite
(Besteller Seite) wie gewohnt mit dem Konto Abrechnen Button eine
Rechnung.
Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis bei allen Reservierungen/Zimmern „Im Haus“
der erste Aufenthalt abgerechnet ist.
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4. Paymaster/Passantenrechnungen abrechnen
Nutzen Sie Paymasterkonten, die keinem Zimmer zugeordnet sind, z. B. für den
monatlichen Rezeptionsverkauf, so müssen diese ebenfalls vor der Mehrwertsteuer
Umstellung abgerechnet werden, wenn sie noch auf den alten Steuersatz verbucht
werden sollen.
Dasselbe gilt für alle offenen Passantenrechnungen, die noch mit dem alten
Steuersatz verbucht werden sollen.
Um Paymasterkonten oder Passantenrechnungen abzurechnen, klicken Sie
auf diesen Direktbutton in hotline frontoffice.
Offene Paymaster oder Passantenrechnungen erkennen Sie an der roten Markierung im
Feld „R“ (Rechnung).
Rechnen Sie ab wie gewohnt.
5. Checkout/Tagesabschluss
Wenn Sie die Aufenthalte zum 30.06.2020 getrennt
haben, dann führen Sie nun in allen ersten Aufenthalten
den Checkout durch.
Führen Sie anschließend den Tagesabschluss für den 30.06.2020 wie gewohnt
durch.
Die zweiten Aufenthalte können nun eingecheckt werden.
Wenn Sie die Aufenthalte zum 01.07.2020 getrennt haben. So führen Sie nun
zuerst den Tagesabschluss für den 30.06.2020 durch.
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Checken Sie anschließend alle ersten Aufenthalte wie
gewohnt aus.
Gleich im Anschluss können Sie alle zweiten Aufenthalten
wieder einchecken.
Die Durchführung des Tagesabschluss ist bei Kunden ohne zwingenden
Tagesabschluss nicht zwingend notwendig.
Bei nicht durchgeführtem Tagesabschluss ist Folgendes zu beachten:
In allen Buchungen vor dem 01.07.2020, die nach der Umstellung bearbeitet
werden, wird dann der neue Steuersatz zugewiesen.
Beachten Sie, dass auch alle Zimmer, die am 01.07.2020 auschecken, vor
der Umstellung abgerechnet werden müssen.
6. Anlage der neuen Steuersätze
Um nun die neuen Steuersätze anzulegen öffnen Sie wieder das hotline Service
Programm.
Ignorieren Sie auch hier die Hinweismeldung zur programmgestützten
Mehrwertsteuer Umstellung und bestätigen Sie diese Meldung mit Ok.
Öffnen Sie im hotline Service Programm das Menü Finanzen, Einstellungen.
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Wählen Sie dort die Registerkarte Steuersätze, um zu den Einstellungen für die
Steuersätze zu gelangen.
Tragen Sie hier bei #5 den Steuerstatz von 16% und bei #6 den Steuersatz von
5% ein, wie oben beispielhaft dargestellt. Das richtige Mehrwertsteuerkonto
erhalten Sie von Ihrem Steuerberater.
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Vorübergehend kann beim Steuersatz #5 für 16% das Konto des Steuersatz #1 für
19% und beim Steuersatz #6 für 5% das Konto des Steuersatz #2 für 7%
übernommen werden. Die Hinterlegung eines Vorsteuer (VSt.) Kontos ist nicht
zwingend notwendig.
Bitte beachten Sie, dass vor der nächsten Auslagerung über hotline finance
die richtigen Mehrwertsteuerkonten für die Steuersätze 16% bzw. 5% hier
hinterlegt sein müssen. Nutzen Sie nicht die Schnittstelle hotline finance, so
spielt dies keine Rolle.
Speichern Sie anschließend alle Änderungen mit Übernehmen und Ok.
7. Neue Steuersätze in Aufwandskonten (Ausgabenartikel) hinterlegen
Die neuen Steuersätze müssen nun zum einen in allen Aufwandskonten
(Ausgabenartikeln) hinterlegt werden. Sie finden die Einstellungen für die
Ausgabenartikel Verwaltung im hotline Service Programm unter Stammdaten,
Preisgestaltung, Ausgaben.
Es öffnet sich eine Liste aller angelegten Ausgabenartikel. Alle Artikel mit
Steuersatz 1 oder 2, die entsprechende Anzeige in der Liste ist oben markiert,
müssen bearbeitet werden. Artikel mit Steuersatz 0 (0%) müssen nicht angepasst
werden.
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Um einen Ausgabenartikel zu bearbeiten, führen Sie einen Doppelklick auf dem
entsprechenden Artikel aus oder markieren Sie diesen und klicken Sie dann auf
Bearbeiten.
Es öffnen sich im unteren Bereich des Fensters die Einstellungen des gewählten
Ausgabenartikels:
Ändern Sie hier den Steuersatz auf 5 für Artikel mit 16% Steuer und auf 6 für
Artikel mit 5% Steuer. Passen Sie zudem die Bezeichnung gegebenenfalls
entsprechend an, z. B. von Wareneingang 19% auf Wareneingang 16%.
Passen Sie zudem gegebenenfalls die Kontonummer an. Bei Fragen zum jeweils
richtigen Konto wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. Bei Nutzung der
hotline finance Schnittstelle müssen bis zur nächsten Auslagerung alle Konten
korrekt hinterlegt sein. Andernfalls spielt dies keine Rolle.
Speichern Sie anschließend die Änderungen.
Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis in allen
Ausgabenartikeln/Aufwandsartikeln der richtige Steuersatz hinterlegt ist.
8. Neue Steuersätze in Erlößkonten (Artikeln) hinterlegen
Zum anderen müssen die neuen Steuersätze auch in allen Erlößkonten
(Artikeln) hinterlegt werden.
Öffnen Sie dazu im hotline Service Programm die Artikelverwaltung
mit diesem Direktbutton oder über Stammdaten, Preisgestaltung,
Warengruppen/Artikel. Es öffnen sich die angelegten Erlösgruppen.
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Auch hier müssen alle Artikel mit Steuer 1 oder 2 bearbeitet werden. Die
betreffende Spalte ist wieder oben rot markiert.
Um einen Artikel zu bearbeiten, führen Sie einen Doppelklick auf dem
entsprechenden Artikel aus oder markieren Sie diesen und klicken Sie dann auf
Ändern.
Bestätigen Sie die Hinweismeldung über die Unveränderbarkeit der Artikelnummer
mit Ok. Es öffnen Sich daraufhin die Artikel Grundeinstellungen:
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Ändern Sie hier den Steuersatz auf 5 für Artikel mit 16% Steuer und auf 6 für
Artikel mit 5% Steuer. Passen Sie zudem die Bezeichnung gegebenenfalls
entsprechend an, z. B. von Restaurant 19% auf Restaurant 16%.
Ändern Sie zudem zwingend die Kontonummer. Die Änderung der Kontonummer
ist notwendig, da das Konto in anderen Artikeln mit einem anderen Steuersatz
vergeben sein kann und ein und dieselbe Kontonummer nicht für zwei verschiedene
Steuersätze vergeben werden kann. Der Artikel kann sonst nicht gespeichert
werden. Bei Fragen zum jeweils richtigen Konto wenden Sie sich bitte an Ihren
Steuerberater. Bei Nutzung der hotline finance Schnittstelle müssen bis zur
nächsten Auslagerung alle Konten korrekt hinterlegt sein. Andernfalls spielt dies
keine Rolle.
Speichern Sie anschließend die Änderung mit Speichern. Führen Sie diesen Schritt
bei allen Artikeln mit Steuer 1 oder 2 durch. Artikel mit Steuer 0 (0%) müssen nicht
angepasst werden. Schließen Sie dann die Artikelverwaltung.
Bitte beachten Sie, dass Sie für die Zuteilung der jeweils richtigen
Steuersätze selbst die Verantwortung tragen. Wenden Sie sich bei Fragen
dazu bitte an Ihren Steuerberater.
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9. Reorganisation
Führen Sie nun noch zwingend über diesen Direktbutton oder über
System, Wartung Reorganisation eine Datenreorganisation durch.
Sind der Direktbutton oder der Menüpunkt Reorganisation ausgegraut, so schließen
Sie das hotline Service Programm und alle hotline frontoffice Programme und
versuchen Sie es dann erneut. Die Datenreorganisation kann nur im nicht
eingeschränkten Modus von hotline Service durchgeführt werden.
10. Test
Zum Test der Einstellungen öffnen Sie in einigen vorhandenen Reservierungen
eine Proberechnung und überprüfen Sie dort die richtige Ausweisung der
Mehrwertsteuer.
Legen Sie zudem eine neue Reservierung mit einem Standardarrangement und
eine neue Reservierung mit einem Festpreisarrangement (falls Sie mit diesen
arbeiten) an und prüfen Sie auch hier in der Proberechnung die korrekte
Ausweisung der Mehrwertsteuer.
Ist die Ausweisung in allen Tests richtig, dann ist die manuelle Mehrwertsteuer
Umstellung damit abgeschlossen.
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Impressum
Anleitung zur manuellen Mehrwertsteuer Umstellung
SoftTec GmbH Hindelanger Straße 35 87527 Sonthofen
Deutschland Telefon: +49 (0)8321 / 6749 0 Fax: +49 (0)8321 / 6749 18
E-Mail: [email protected] www.hotlinesoftware.de
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Wir weisen darauf hin, dass die in dieser Anleitung verwendeten Bezeichnungen und Markennamen, der jeweiligen Firmen, im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen. Diese Anleitung wurde für hotline frontoffice, ab Version 21, mit Microsoft Word 2019 erstellt. ©1986-2020 SoftTec GmbH, alle Rechte vorbehalten.
Stand: Juni 2020