Hotline: 0800 13 25 74 de 8h30 à 18h00 (le mercredi de 9h00 à17h30) ou hotlinenotesdefrais.fr@capgemini.com

Le prestataire numérise la note de frais et les

justificatifs

Les données sont archivées dans l'application avec

accusé de réception électronique

Le collaborateur saisit sa note de frais dans

Ulysse

Il envoie sa note de frais et ses justificatifs au

centre de numérisation

La cellule de Contrôle des Fraisvérifie les dépenses à partir des

images numérisées Work Flow

Le manager valide la note de frais

La comptabilité rembourseles notes de frais

L'assistante de gestion refacture le client

€

Les gestes utiles pour l’envoi des frais

JUILLET 2007 : EMBARQUEZ AVEC ULYSSE POUR LA SAISIE DE VOS NOTES DE FRAIS

qui permet

qui repose sur

Un nouveau processus de remboursement commun aux Business Unit de Capgemini en

France

11

une solution unique permettant la dématérialisation totale du processus

Validation électronique

des dépenses

Validation électronique

des dépenses

22 33

Ce qui change

Meilleur délai de remboursement : vous êtes remboursés 2 fois par mois

Flexibilité : vous pouvez saisir et envoyer vos frais à tout moment, n'attendez plus la fin du mois

Visibilité: vous pouvez consulter à tout moment l’avancement de vos demandes de remboursement et l’historique de vos dépenses

Justificatifs en vrac et sans agrafe: vous les joignez à l’impression de l'état de synthèse dans un enveloppe pré-imprimée à l’adresse du centre de numérisation

Simplicité : vous saisissez vos dépenses de carte Corporate directement à partir de votre relevé de carte

Convivialité : vous saisissez vos frais à l'aide des icones

Une application de la politique de

remboursement uniforme et maîtrisée

Une fluidification du processus

Une simplification du contrôle et de la

récupération de TVA

Conditions à remplir pour être remboursé

Créer une note de frais dans l'application Ulysse

La note de frais doit avoir été validée par un supérieur hiérarchique et contrôlée par la cellule de contrôle des frais

Imprimer l’état de synthèse de la note de frais (sur lequel apparaît le code barre)

Envoyer au centre de numérisation l’état de synthèse accompagné des justificatifs originaux dans l’enveloppe pré-imprimée Les justificatifs doivent avoir été reçus et numérisés

Numérisation et archivage

électronique des justificatifs originaux

Numérisation et archivage

électronique des justificatifs originaux

Synthèse du process

1 justificatif =1 ligne de frais

11

Pensez à imprimer l’état de synthèse de votre note de frais et envoyez le, accompagné des justificatifs originaux, au centre de numérisation dans l’enveloppe pré-imprimée

1 seul état de

synthèse et ses

justificatifs associés

par enveloppe !

Pas d'agrafe

Pas de colle

EN VRAC !

Pour vous connecter à Ulysse: http://ndf.fr.capgemini.com

NOMBusiness Unit

Centre de numérisation

Pour toutes vos questions sur la politique de remboursement, contactez votre RH ou votre manager

Envoyez l'état de

synthèse même pour

les forfaits et les IK22+