TélétravailComment les entreprises doivent-elles s'y adapter (technologies, organisation…) ?

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Sommaire

1. Le télétravail aujourd’hui►

2. Bénéfices / risques

3. Les bonnes pratiques

21 mai 2015 - Propriété de Solucom, reproduction interdite

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Situation actuelle

Définition du télétravail Travailler en dehors de son lieu de travail habituel

au moins un jour par semaine.

Utilisation du télétravail 17% des salariés en France contre 20 à 35% dans

les pays anglo-saxons. (ANACT, 2013, Ministère de l’Economie numérique)

Au taux supérieur chez les cadres : environ 35% (Cadreo / Regionsjobs, 2014)

Des résultats encourageants D’après 20 grands groupes interrogés, le télétravail a permis en moyenne une hausse de

la productivité de 22% (Cabinet Greenworking, 2012). Plus de 90% des salariés pratiquant le télétravail sont satisfaits

Une dynamique positive Le télétravail a doublé en dix ans en France. Près de six salariés sur dix (59 %) aimeraient pouvoir télétravailler quelques jours par

semaine ou par mois. Cette proportion monte même à 71 % chez les cadres (institut Odoxa, mars 2015) .

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► 2. Bénéfices / risques

3. Les bonnes pratiques

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Bénéfices du télétravail

Économie financière : moins de dépenses en termes de locaux, un bureau de passage suffit.

Gain de productivité : du temps de travail économisé sur les trajets et des salariés volontaires plus motivés.

Gain de flexibilité : plus de souplesse en cas de variation d’activité de l’entreprise, de déménagement de sites…

Avantage RH : Fidélisation des employés : satisfaction des salariés

vis-à-vis de leur employeur. Image moderne de l’entreprise : plus d’attrait pour les

nouvelles recrues.

Développement durable (RSE) : moins de déplacements donc moins de pollution.

Plus de solutions pour les personnes à mobilité réduite.

Gain de temps et réduction de la fatigue : moins de trajets domicile-entreprise.

Gain d’autonomie et de responsabilisation : expérience enrichissante où l’on doit se prendre en main et se montrer à la hauteur.

Plus de libertés : beaucoup plus de latitude pour s’organiser à son aise, plus personne « au-dessus de son épaule ».

Meilleures conditions de travail : espace de travail personnalisé et confort du domicile. Travail au calme comparé à un open space.

Conciliation vie professionnelle et vie privée : beaucoup plus simple pour mener les 2 de concert. Plus de temps passé auprès de ses proches.

Meilleure cadre de vie : Résider à distance de son lieu de travail afin de bénéficier d’un meilleur cadre de vie et un coût de la vie moins élevé.

Pour l’entreprise Pour les salariés

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Risques du télétravail

Obstacle à la cohésion d’entreprise : difficile de fédérer des collaborateurs distants les uns des autres.

Obstacle au travail d’équipe et au partage d’information : plus compliqué à organiser quand les collaborateurs ne sont pas réunis.

Limitation du partage de compétences : réduit par une collaboration à distance.

Obstacle au contrôle managérial : plus difficile à effectuer quand le collaborateur n’est pas physiquement présent dans l’entreprise.

Risque pour la sécurité des données de l’entreprise : accru par une utilisation hors des murs.

Isolement : risque de se déconnecter d’avec ses collègues et l’entreprise.

Affaiblissement du sentiment d’appartenance à l’entreprise : « loin des yeux, loin du cœur ».

Aménagement d’un espace de travail approprié chez soi parfois difficile : nécessité d’un espace dédié, au calme et bien équipé.

Nécessité de planifier son activité au maximum pour mieux se discipliner et préserver sa productivité.

Conflits vie professionnelle et vie privée : parfois difficile de ne pas les mélanger.

Risque de procrastination accentué par le fait de pouvoir basculer très facilement sur une activité privée

Pour l’entreprise Pour les salariés

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5 étapes pour mettre en place le télétravail

Vérifier que le travail peut être fait à distance

S’assurer que le salarié est volontaire et sa personnalité adaptée au télétravail Motivation et implication du salarié Capacité à travailler en solo, en autonomie.

Créer un espace de travail adapté Espace dédié à la maison Espace de coworking

Fournir des outils de communication et de collaboration numérique Moyens télécoms Portails collaboratifs, coédition…

Définir une nouvelle organisation favorisant la collaboration à distance Tout un mode de fonctionnement à repenser : relation du salarié avec son supérieur, lien de

confiance, engagements du salarié, évaluation Formations pour les managers et les collaborateurs Équilibre vie privée / vie professionnelle

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Vérifier que le travail peut être fait à distance

Étant donné l’évolution rapide des métiers et des technologies, il est difficile de dresser une liste des métiers qui peuvent facilement s’exercer en télétravail. Toutefois, à ce jour, les situations suivantes s’y prêtent bien :

Les professions et les cadres spécialisés (architectes, comptables, cadres, commerciaux, les chargés de relations publiques, ainsi que la plupart des métiers liés aux ressources humaines et à la finance)

Les métiers de supports (traducteurs, correcteurs, documentalistes, téléassistance, etc.)

Les personnels mobiles ou itinérants (représentants, vendeurs, enquêteurs, consultants, journalistes, agents d’assurances, agents de maintenance, etc.)

Les spécialistes des technologies de l’information (analystes, programmeurs, ingénieurs, développeurs et concepteurs de sites Internet, webmestres, etc.)

Les spécialistes de l’information (journalistes, rédacteurs, photographes, etc.)

Les métiers de création intellectuelle (musiciens, auteurs, graphistes, publicitaires, etc.)

Les employés de bureau : saisie, télévente, comptabilité, secrétariat, suivi téléphonique d’activités…

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Salarié volontaire et personnalité adaptée

Avant de décider de se lancer dans le télétravail, le salarié doit être conscient des avantages et des inconvénients et cerner ses motivations.

Le succès du télétravail reposant avant tout sur la relation de confiance entre le salarié et son entreprise, toute démarche unilatéralement imposée réduirait les chances d’atteindre l’objectif escompté.

Plus vous obtenez de oui, moins vous êtes un bon candidat au télétravail :

Vous avez besoin d’être boosté par les autres pour vous y mettre ?

Vous avez besoin d’être informé(e) en temps réel des derniers rebondissements de la vie de l’entreprise, tout comme de la dernière blague du voisin de bureau ?

Vous et l’organisation, soyons honnête, ça fait deux ?

Volontaire

Personnalité adaptée : petit Quizz

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Créer un espace de travail adaptéL’étude Regus alerte sur le fait que 61 % des télétravailleurs possèdent une pièce réservée au travail, mais que seuls 51 % décrivent cet espace comme un « bureau professionnel ».

Il est primordial, lorsqu’on travaille de chez soi, d’avoir une pièce réservée au travail.

À défaut, le télétravailleur pourra mettre à profit des espaces de coworking situé à proximité de son lieu de résidence.

L’entreprise devra s’assurer que le salarié bénéficie de bonnes conditions de travail et dans certains cas participer au financement des éventuels frais engendrés.

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Fournir des outils de communication fiables

Avant de décider de se lancer dans le télétravail, le salarié doit être conscient des avantages et des inconvénients et cerner ses motivations.

Le succès du télétravail reposant avant tout sur la relation de confiance entre le salarié et son entreprise, toute démarche unilatéralement imposée réduirait les chances d’atteindre l’objectif escompté.

Plus vous obtenez de oui, moins vous êtes un bon candidat au télétravail :

Vous avez besoin d’être boosté par les autres pour vous y mettre ?

Vous avez besoin d’être informé(e) en temps réel des derniers rebondissements de la vie de l’entreprise, tout comme de la dernière blague du voisin de bureau ?

Vous et l’organisation, soyons honnête, ça fait deux ?

Volontaire

Personnalité adaptée : petit Quizz

Pour 85% des sondés (étude Regus), les outils en ligne permettent de surmonter certains obstacles. Les nouvelles technologies aident notamment les télétravailleurs à ne plus se sentir isolés et à partager plus facilement leurs documents de travail, essentiellement en passant par le Cloud.

Les outils peuvent être : Outils de communication temps réels : Téléphonie,

messagerie instantanée, visioconférence Outils de communication persistants : Emails,

portails collaboratifs, gestion documentaire, communautés de projet, réseaux sociaux d’entreprise

Outils temps réels + persistants : Coédition documentaire temps réel (par exemple Office 365)

L’enjeu est alors de disposer de matériels adaptés et d’une connexion rapide (si possible fibre optique) et d’une facilité de connexion aux outils de l’entreprise.

Sur un autre registre, 73% des cadres et dirigeants estiment que des systèmes informatiques spécifiques devraient être mis en place pour surveiller et mesurer la productivité des travailleurs à distance.

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Définir une nouvelle organisation du travail

Avant de décider de se lancer dans le télétravail, le salarié doit être conscient des avantages et des inconvénients et cerner ses motivations.

Le succès du télétravail reposant avant tout sur la relation de confiance entre le salarié et son entreprise, toute démarche unilatéralement imposée réduirait les chances d’atteindre l’objectif escompté.

Plus vous obtenez de oui, moins vous êtes un bon candidat au télétravail :

Vous avez besoin d’être boosté par les autres pour vous y mettre ?

Vous avez besoin d’être informé(e) en temps réel des derniers rebondissements de la vie de l’entreprise, tout comme de la dernière blague du voisin de bureau ?

Vous et l’organisation, soyons honnête, ça fait deux ?

Volontaire

Personnalité adaptée : petit Quizz

Attrayant de prime abord pour le télétravailleur, celui-ci doit apprendre à gérer cette nouvelle situation non seulement pour rester efficace, mais aussi pour bien la vivre !

Cela passe par différents types d’actions comme : Mettre en place un système de formation au télétravail pour les managers et les collaborateurs : nouvelles

méthodes de management, utilisation des nouveaux outils de collaboration numérique. 75 % des cadres et dirigeants soulignent qu’une formation serait nécessaire pour aider les managers concernés à gérer efficacement leurs équipes à distance (étude Regus).

S’assurer du lien de confiance entre le collaborateur et son supérieur hiérarchique Clarifier les engagements du télétravailleur Souligner l’importance de la flexibilité auprès du télétravailleur (par exemple si une réunion importante est

placée le jour du télétravail) Mettre en place de processus spécifiques pour permettre de travailler en équipe à distance Évaluer le travail davantage sur les résultats que sur le temps passé (85% des sondés favorables)

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Synthèse

Cette analyse met en évidence 2 enseignements : Le télétravail présente globalement autant d’avantages que d’inconvénients. Ainsi, il ne

convient pas à toutes les entreprises ni à tous les salariés. Il appartient donc à chaque organisation et à chaque individu de se reconnaître ou non dans ce mode de travail alternatif.

Le télétravail est un choix structurant qui nécessite, en plus d’outils performants, d’être encadré et accompagné, et qui se pratique de préférence à temps partiel.

Certaines études, du cabinet Bain notamment, jugent que jusqu’à 50 % des salariés pourraient être à terme concernés.

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Références

http://www.omninnov.com/2015/07/teletravailfaitpourvous/ Designing the digital Workplace - Connectivity, communication, collaboration -

Strategy& Manuel du télétravail, www.zevillage.net http://www.elaee.com/2015/04/13/23209-teletravail-pourquoi-pas-moi http://

www.lesechos.fr/economie-france/social/021207339470-dans-le-prive-une-pratique-encore-occasionnelle-1137781.php

http://www.focusrh.com/actualites-rh/a-la-une/actualites/2015/07/22/72-des-managers-seraient-favorables-au-teletravail-a-condition-de-bien-lencadrer.html

http://www.decision-achats.fr/Thematique/faits-chiffres-1038/Breves/Teletravail-benefices-conditions-succes-257823.htm