Hoe maak je een crisiscommunicatieplan?
description
Transcript of Hoe maak je een crisiscommunicatieplan?
CREATEIMPACTLET’S
RCA Group
HOE MAAK JE EEN CRISISCOMMUNICATIEPLAN?
In 9 stappen naar een efficiënt crisiscommunicatieplan
Wat is een crisis?• Vaak, maar niet altijd onverwacht• 80% is communicatie• Interne & externe communicatie• Bedreiging voor je reputatie (KT & LT)
• Gebrek aan tijd • Gebrek aan informatie• Gebrek aan organisatie• Gebrek aan eensgezindheid
Enkele kenmerken van een crisis
Waarom een crisiscommunicatieplan?• Leidraad in chaos• Vaste rolverdeling• Controle vs. improvisatie
1. Risico’s inventariseren1. Risico’s inventariseren
Welke soorten crises kunnen zich voordoen?• Omgeving• Organisatie• Proceswerking• Productgerelateerde
2. Stakeholder mapping2. Stakeholder mapping
Wie wil je bereiken?
3. Communicatiestrategie3. Communicatiestrategie
Welke strategieën zijn er?• Externe attributie• Distantiestrategie (aanval & herstel)
• Slachtofferstrategie (underdogpositie)
• Processtrategie (reputatie & doortastendheid)
• Excuusstrategie (empathisch mea culpa slaan)
4. Bepaal rollen en procedures4. Bepaal rollen en procedures
Wie heb je nodig?1. Crisisteam 2. Crisiscommunicatieteam
• Directeur communicatie• Woordvoerder• Verantwoordelijke interne
communicatie• Verantwoordelijke externe
communicatie• Jurist• Notulist• Ad hoc (back office, …)
Analyse > implementatie > oplossing
• Burgemeester, diensthoofd, CEO, …
• Directeur communicatie• Afdelingshoofden• Ad hoc (experts, …)
Wat heb je nodig?• Enkel feitelijke info• Kernboodschappen• Q&A’s
5. Kies de juiste communicatiemiddelen
Hoe communiceren?Intern
• Mail / brief / telefoon• Ad Valvas / intranet• Infosessies / vergadering• Intermediaire communicatie• …
Extern
• Persrelaties (persconferentie, persbericht, …)
• Website• Infosessies• E-mail (newsletters)• Speciaal telefoonnummer• SMS-alerts (na inschrijving)• Intermediaire communicatie• …
6. Zorg voor communicatie-faciliteiten
6. Zorg voor communicatie-faciliteiten
7. Training7. Training
Training?• Individueel: mediatraining
• In beperkte groepen: workshop
• Grootschalig: simulatie
Mediatraining?• Inzicht in de werking van media• Message training• Tips & tricks• Valkuilen vermijden• Interviewtechnieken
Workshop?• Praktijkgetrouwe enscenering van een
realistische crisiscommunicatiesituatie • Van het onaangekondigd hold-up interview tot
het diepgaande Terzake-interview• Een oefening tussen crisisteam &
crisiscommunicatieteam
Simulatie?• In praktijk brengen
• Voorbereiding communicatie-onderdeel
• Observatie en tussenkomst dag van de oefening
8. Evalueer en stuur bij waar nodig
8. Evalueer en stuur bij waar nodig
9. Crisis 2.09. Crisis 2.0
CREATEIMPACTLET’S