HNI leeromgeving 02
Transcript of HNI leeromgeving 02
Leeromgeving
Digital
Preservation
●
2 Duurzaamheid. Wat is duurzaamheid?
Duurzaamheid
Behandeld worden:
• risico’s
• het digitale document in de
architectuurpraktijk
• beantwoording problematiek
• duurzaamheidsbeleid
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Wat is duurzaamheid?
Duurzaamheidsproblematiek
wordt bepaald door
• de eisen die worden gesteld aan een
archiefdocument
in relatie tot
• de risico’s die zich voordoen m.b.t. het
verlies aan kwaliteit, informatie, vorm en
opmaak en functionaliteit
Leeromgeving
Digital
Preservation
●
2 Duurzaamheid. Wat is duurzaamheid?
Eisen aan een archiefdocument:
Waarborgen van:
• Authenticiteit
• Integriteit
• Betrouwbaarheid
• Bruikbaarheid (leesbaar, vindbaar etc.)
Het document en zijn ontstaanscontext en de
risico’s daarbij
• Organisatie / Proces
• Techniek / ICT
(opslagmedium, bitrot, hardware,
bestandssysteem, besturingssysteem,
software)
• Gebrek aan contextmetadata
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Risico’s.
Het document en zijn ontstaans-
context en levenscyclus en de
risico’s daarbij.
Een document ontstaat vanuit een
handeling of transactie binnen een
taakuitvoering of proces en bestaat uit de
presentatie van de inhoud binnen een
redactionele vorm.
Een digitaal document wordt opgebouwd
uit één of meerdere digitale objecten
en kan verschillende verschijningsvormen
hebben (bestandsformaat, resolutie etc.)
Het document kenmerkt zich door:
• bestandsformaat
• resolutie
• representatie
• look-and-feel
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Risico’s.
Papier, digitaal en duurzaamheids-
risico’s
Tussen het papieren document en het digitale
document zijn er enkele belangrijke verschillen
die duurzaamheid en preservering
beïnvloeden.
Papier:
• drager, vorm en informatie vormen een
eenheid
• nauwelijks veranderbaar
Digitaal:
• drager is gescheiden van vorm en
informatie (de bitstream kan pas met
behulp van ICT tot een bruikbare vorm van
informatie gemaakt worden)
• sterk veranderbaar
• bij openen document ontstaat er feitelijk een
nieuwe kopie, een document dat opnieuw
opgebouwd moet worden
• geen garantie dat er bij het maken van een
kopie geen informatie- en kwaliteitsverlies
optreedt
Leeromgeving
Digital
Preservation
●
2 Duurzaamheid. Risico’s.
RISICO’S
Komen voort uit
• ontstaanscontext binnen organisatie en
taakuitvoering
• technische ontstaanscontext
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Risico’s.
RISICO’SOntstaanscontext binnen organisatie
en taakuitvoering• Onduidelijk
• Gebrek aan context metadata
Archief = documentaire neerslag van de taakuitvoering van een organisatie ….
..maar de archiefordening niet altijd …
= probleem
Leeromgeving
Digital
Preservation
●
2 Duurzaamheid. Risico’s.
Risico’s ontstaanscontext binnen
organisatie en taakuitvoering
Problemen bij de access
Problemen bij opname en beheer in collectie instelling
Gebrek aan contextmetadata en beschrijvende metadata
Document is niet meer betrouwbaar en mogelijk problemen met authenticiteit
De ontstaanscontext van een document is niet meer duidelijk
Verband tussen document en zijn ontstaanscontext is onvoldoende duidelijk
of is verloren geraakt
Leeromgeving
Digital
Preservation
●
2 Duurzaamheid. Risico’s.
Risico gebrek metadata
Nodig bij:
• opname
• beheer
• digital preservation
• access
Soorten en risico:
• beschrijvende metadata
(verwant: administratieve en proces-
metadata)
• technische metadata
• preserveringsmetadata
• metadata m.b.t. herkomst en eerder
beheer
Leeromgeving
Digital
Preservation
●
2 Duurzaamheid. Risico’s.
Risico’s metadata: waar:
Mogelijke bronnen van administratieve,
beschrijvende, technische en preservation
metadata:
• in of bij het digitale bestand
(documenteigenschappen,
documentnaam, document inhouds-
elementen etc.)
• in mapnamen en file path
• in allerlei (administratieve) applicaties
• in lijsten en overzichten
risico beperken: voldoende bronnen gebruiken
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Risico’s.
Risico’s technische
ontstaanscontext
Digitaal bestand:
• Op een bepaald opslagmedium
• Bitstream (de enen en de nullen)
• De hardware en het bestandsysteem
• Het besturingssysteem
• De software
Deze vormen de schakels die leiden tot een
bruikbaar en leesbaar bestand.
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Risico’s.
Risico’s technische
ontstaanscontext
Opslagmedium niet meer leesbaar
(hardware, stuurprogramma ontbreekt,
werkt niet met huidig besturingssysteem,
bestandssysteem niet meer bruikbaar / in
onbruik geraakt = hoe diskette geformateerd,
bussen en kabels zijn in onbruik geraakt etc.)
Bestand niet retrievable
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Risico’s.
Risico’s technische
ontstaanscontext
Bitstream
Een reeks van enen en nullen vormt de bits en bytes
binnen een digitaal bestand. Zo'n reeks noemen we
de bitstream. Deze kan alleen binnen de juiste
hardware- en softwareomgeving in correcte vorm
leesbaar gemaakt worden.
Risico: de bitstream (de enen en de nullen)
is niet meer in orde: bitrot
Bestand digitaal niet meer integer
Mogelijke oorzaken:
• kopieerfouten
• mechanische defecten aan de drager
Mogelijke beantwoording:
• Fixity checks controleren de digitale
integriteit
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Risico’s.
Risico’s technische
ontstaanscontext
Risico: Hardware en besturingssysteem
waarop de software draaide niet meer
beschikbaar, bestandssysteem niet meer
beschikbaar, in onbruik geraakt.
Bestand niet meer
• Retrievable
• Interpreteerbaar
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Risico’s.
Risico’s technische
ontstaanscontext
Risico: Software of juiste softwareversie niet
meer beschikbaar en/of niet meer bekend
binnen welke software en versie bestand
is opgemaakt.
Bestand niet meer (goed)
interpreteerbaar, leesbaar.
Er ontstaat kwaliteits- en
informatieverlies en onregelmatig-
heden bij de representatie.
Achterwaartse comptabiliteit meestal beperkt
tot een aantal versies.
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Risico’s.
Risico’s technische
ontstaanscontext
Korte oefening in oefendossier
Zoeken *.qxd (QuarkXPress) document
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Risico’s.
Ontstaanscontext:
de bron als basis
Bij de archiefvormer vindt de creatie van
documenten en de ordening van het archief
plaats.
Hier wordt voor een belangrijk deel de basis
gelegd voor kwaliteit en risico’s m.b.t. beheer
en digital preservation later.
Er zijn diverse bronnen met adviezen
voor de aanpak bij de archiefvormer.
Leeromgeving
Digital
Preservation
●
2 Duurzaamheid. Risico’s.
Risico’s, samenvatting
Het identificeren van en omgaan met
risico’s vormen de basis van digitale
duurzaamheid.
• we zijn er ons nu bewust van geworden
• er zullen altijd problemen te beantwoorden
zijn m.b.t. duurzame toegankelijkheid
van born digital documenten
• we zullen moeten leren omgaan met
risico’s en te maken keuzes
• dat doen we voor een groot deel binnen ons
duurzaamheidsbeleid en de uitvoering
daarvan binnen preservation planning
en preservation management
• daartoe moeten we beschikken over
de juiste kennis, competenties, rollen, taken,
en verantwoordelijkheden, organisatie,
processen en systemen
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Het digitale document in de
architectuurpraktijk.
Blok Henk
CAD-bestand
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording
duurzaamheidsproblemen
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.Kader beantwoording duurzaamheidsproblematiek
. zelf ontwikkelen
. kopen / leasen
.aansluiten bij bestaande voorziening
Functionele en technische eisen aan een
e-depot oplossing
Informatiearchitectuur
Eisen aan organisatie, processen, systemen, metadata, informatiebeheer
Beleid en strategie implementeren
Beleid en strategie ontwikkelen
Mogelijke beantwoordingen
Eisen waaraan te voldoen
Problematiek
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Duurzaamheidsbeleid bestrijdt risico’s
De risico’s hangen samen met verval en in
onbruik raken van:
• Opslagmedia
• Hardware en bestandssystemen
• Operating systems
• Software
En hebben gevolgen voor:
• Authenticiteit
• Betrouwbaarheid
• Integriteit
• Bruikbaarheid
• Compleetheid
Leeromgeving
Digital
Preservation
●
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Significante eigenschappen
Binnen het duurzaamheidsbeleid en de
preservation strategy worden de significante
eigenschappen van een digitaal object bepaald.
Het gaat om de meest karakteristieke
eigenschappen die nodig zijn voor toegang en
een betekenisvolle representatie.
In principe moet dit voor alle veelvoorkomende
bestandsformaten bekend zijn.
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
• Bit(stream) preservation
• Functional preservation
► Emuleren
► Computer museum
► Migreren
► Printen op papier of COM (Computer
Output to Microfilm)
• Een gemixte strategie
• Ook speelt archival storage een rol bij
duurzaamheid
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies.
Kenmerken bitstream preservation
en functional preservation.
• Bit(stream) preservation
Bewaren van het document als origineel
digitaal object zonder onderscheid tussen
informatie en vorm.
• Functional preservation
Onderscheid tussen informatie en vorm.
► Emuleren
De oorspronkelijke vorm wordt binnen
een geëmuleerde omgeving zo veel
mogelijk geëvenaard.
► Migreren
Er wordt besloten in welke vorm
(bestandsformaat) informatie wordt
bewaard en welke kenmerken
(significante eigenschappen) van de
informatie, vorm en functionaliteit daarbij
worden bewaard.
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
Bitstream preservation
• De bitstream bestaat uit de enen
en nullen die de bits en bytes
van het digitale object vormen
• Je bewaart deze binnen een
veilige opslag met behoud van
digitale integriteit
• De bitstream kent alle wezenlijke
data m.b.t. de creatie die van belang zijn
voor preserveringsdoeleinden
• Daarmee leg je de basis voor toekomstige
preserveringsstrategieën
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
Bitstream preservation en waardering en
selectie
Bitstream preservation kan een onderdeel zijn
van het beleid voor waardering en selectie,
doordat je digitale bestanden en archief-
bestanddelen die je als niet als van direct van
belang beschouwd binnen je verzamelbeleid
en voor de designated community alleen als
bitstream preserveert.
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
Digitale archeologie
Het begrip digitale archeologie is verwant aan
bitstream preservation. Door alleen de
‘kale bitstream’, eventueel aangevuld met zijn
technische kenmerken op te nemen, stel je
digitaal archeologen later in staat om te trachten
- met eigen tools – bestanden weer leesbaar
te maken.
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
Rol Archival Storage
Onder meer:
• Veiligheid en toegangsbeheer
• Bewaking digitale integriteit
• Verversing van verouderde naar nieuwe
opslagmedia
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
Emuleren
De oorspronkelijke vorm wordt binnen
een geëmuleerde omgeving zo veel
mogelijk geëvenaard.
Emuleren is het nabootsen van een bepaald
computerplatform of computerprogramma op
een ander platform of programma.
Vaak gaat het daarbij om het platform
(besturingssysteem) waarop oude software
gedraaid kan worden.
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
Emulatie voorbeeld
Een voorbeeld is DOS games op Internet archive
(maakt gebruik van DOSBox emulator):
Klik rechts op
DOS
en kies dan bijv. om binnen het oude DOS
Word 5.5 of een game te laten draaien
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
Migreren
• je besluit op grond van je duurzaamheids-
beleid welke significante eigenschappen
je wilt bewaren voor welke bestandsformaten
• je stelt bij voorkeur een beperkt aantal
preferred formats vast waarnaar je wil
migreren
• bij de uitvoering van je duurzaamheidsbeleid
en je preservation strategy houdt je binnen
de technology watch in de gaten welke
bestandsformaten in onbruik dreigen te
raken
• op grond daarvan neem je binnen je
preservation planning besluiten om
preservation actions voor te berieden,
zoals migraties
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
Migreren, converteren en normaliseren
• Migreren is het overzetten naar en ander
bestandsformaat
• Converteren is het overzetten naar een
hogere versie van hetzelfde
bestandsformaat
• Normalisatie is de omzetting naar
een bestandsformaat dat duurzamer
wordt geacht binnen het duurzaam-
heidsbeleid en de preservation
strategy van een organisatie.
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
Migreren
Preferred formats
Is gerelateerd aan het begrip ‘Normalisatie’.
Het leveren van preferred formats kan als eis
gesteld worden aan de archiefgever, of
bestanden kunnen bij opname omgezet worden
naar een preferred format. Voor een niet
toegestaan bestandsformaat kunnen binnen
de migratie strategie één of meer preferred
formats aangewezen worden.
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
Migreren: route naar preferred formats
• afgeleide van duurzaamheidsbeleid
• houdt rekening met designated community
• relatie met ‘Normalisatie’
• basis voor preferred formats wordt gelegd door
definiëring van significante eigenschappen
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
Vuistregel: beperk schakels
Zorg er voor dat er in je reconstructieproces
van het – in onbruik geraakte – digitale object
zo weinig mogelijk schakels zitten. Elke extra
schakel levert risico op. Dit geldt met name
voor migratiestrategieën.
Leeromgeving
Digital
Preservation
●
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
Leeromgeving
Digital
Preservation
●
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies en de
access functieDe preservation strategy is gericht op
• duurzaam bewaren
• het bedienen van de designated community.
Archiveringsformaten en raadpleegformaten
• Archiveringsformaten kunnen tevens
raadpleegformaten zijn. Dit wordt Ook wel JIC
(Just in case) genoemd.
• Raadpleegformaten kunnen bij levering
‘on the fly’ of anders gezegd JIT (Just in time)
gecreëerd worden, vanuit:
► het archiveringsformaat
► het opgenomen origineel (als dit nog niet
in onbruik is geraakt)
Voordeel: je hoeft binnen e-depot niet regelmatig
migraties van grote aantallen bestanden uit te
voeren.
Migratiestrategieën moet dus in meerdere opzichten
goed doordacht zijn en de juiste afwegingen kennen.
Voor de gebruiker geldt dat hij moet kunnen
raadplegen binnen de voor hem beschikbare
hardware- en softwareomgeving. Te leveren
raadpleegformaten moeten daarop afgesteld zijn.
Leeromgeving
Digital
Preservation
●
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
Vinden van het juiste evenwicht
• tussen bestandsformaten die in onbruik
dreigen te raken en software en
viewer software die nog wel de
significante eigenschappen kan
representeren
• wat er binnen de ICT-omgeving van
de designated communicty beschikbaar
is aan software en viewers
• evenwicht vertalen naar normalisatie
en preferred formats
• kan leiden dot gelaagde preservation
strategy
► bitstreamarchivering
► redelijk duurzaam uitwisselingsformaat
► een bijna standaard (zeer veel gebruikt
en breed ondersteund)
► een officiële standaard of de-facto
standaard
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
Vinden van het juiste evenwicht
Voorbeeld van een gelaagde strategie:
Origineel Leesbaar
Bewerkbaar
Redelijk
duurzaam
Vaak
uitwisselings-
formaat
Hogere
standaard
Duurzame
standaard
.xls .csv .pdf
.txt
.xml
.dwg .dxf .stp .step
(STEP
industrie
standaard)
PDF/A-1b
en PDF/E-1)
.tiff
.jpeg
.jpeg 2000
.png
DXF uitwisselingsformaat als archiveringformaat
- behoud van bijna alle kenmerken en functionaliteit
- niet geschikt als raadpleegformaat voor de gebruiker
PDF als archiveringsformaat en raadpleegformaat
- duurzaam archiveringsformaat en geschikt als raadpleegformaat
- bewerkbaarheid / functionaliteit gaat grotendeels verloren
- lagen uit AutoCAD DWG kunnen in gelaagde PDF behouden blijven
JPG als raadpleegformaat
- alleen geschikt als raadpleegformaat
- bewerkbaarheid / functionaliteit gaat geheel verloren
Leeromgeving
Digital
Preservation
●
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
Bestandsformaten, categorisering
naar duurzaamheid
• Proprietary bestandsformaten
(leveranciersafhankelijk)
• Uitwisselingsformaten (van nauwelijks
duurzaam tot hoog duurzaam)
• Zeer veel gebruikte en breed ondersteunde
bestandsformaten
• De-facto standaarden
• Standaarden
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
Proprietary bestandsformaten, kenmerken
• één leverancier en alleen door die
leverancier ondersteund
• vaak bedoeld voor een specifieke
taakuitvoering en gebruikt door een
specifieke groep
• softwarespecificatie niet of slechts
beperkt openbaar beschikbaar en
software niet of beperkt gedocumenteerd
• weinig kans op ondersteuning na
in onbruik raken software, ook niet
vanuit de gebruikersgemeenschap
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
Uitwisselingsformaten
• grote verschillen in duurzaamheid
• soms via één leverancier tot stand
gekomen, soms binnen een samenwerking
of standaardorganisatie
• ondersteuning kan breed of minder breed
zijn
• in een aantal gevallen goed gedocumen-
teerd en softwarespecificaties deels of in
voldoende mate openbaar beschikbaar,
in andere gevallen in grote mate gesloten
en leveranciersafhankelijk
• ondersteuning na in onbruik raken kan
per uitwisselingsformaat anders zijn
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
Zeer veel gebruikt en breed ondersteunde
bestandsformaten, kenmerken
• één leverancier
• breed ondersteund
• goed gedocumenteerd en software-
specificaties deels of in voldoende
mate openbaar beschikbaar
• veel kans op ondersteuning na
in onbruik raken software, ook
vanuit de gebruikersgemeenschap
• bijvoorbeeld: MS Office software
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
De-facto standaarden
Meest gekenmerkt doordat open specificaties
of aanbevelingen vastgelegd zijn door
niet-officiële normerende organisaties
(bijv. W3C, AIIM, OASIS, IETF).
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Preservation strategies
Officiële standaarden
• vastgelegd door officiële
standaardiseringsorganisaties, zoals
ISO, IEC, ITU, CEN, ITSI
• gelden als duurzaam en als geschikt
archiveringsformaat
• hiertoe behoren onder meer PDF/A, .txt,
.html, .tiff, .jpeg., Jpeg 2000 en .png.
Leeromgeving
Digital
Preservation
●
2 Duurzaamheid. Risico’s.
Beantwoording problematiek m.b.t.
CAD-bestanden
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Risico’s.
Beantwoording problematiek m.b.t.
CAD-bestanden (1/2)
Belangrijke kenmerken CAD-bestand
• gericht op samenwerking, synchronisatie,
versiebeheer
• CAD-modellen opgebouwd uit veel data
georganiseerd in datalagen, in hoofdzaak
gericht op het creëren van geometrische
presentaties
• bestaat meestal uit meerdere digitale
objecten
• leveranciersafhankelijke software, veel
versie-updates, vaak gebrek aan
standaarden voor uitwisseling, software
specificaties meestal niet openbaar
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Risico’s.
Beantwoording problematiek m.b.t.
CAD-bestanden (2/2)
Mogelijke duurzaamheidstrategie
• bepaal significante eigenschappen die
je wil bewaren
• significante eigenschappen hangen af
van de verzamelende instelling en van
de gebruikersgroepen
• bepaal validation properties voor een
correcte opname
• archiveer de originele bitstream en kies
bij normalisatie voor minimaal één, maar
liefst twee of drie archiveringsformaten
• archiveer grote modellen met meerdere
onderdelen in hiërarchisch georganiseerde
archival packages
Leeromgeving
Digital
Preservation
●
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Onderzoek Henk Vanstappen
‘Opname en verwerking van born
digital objecten uit een architectuurarchief’In opdracht van VAi/CVAa, april 2013.
• Kijk op inhoud en structuur van een
architectuurarchief
• Stappen nodig voor opname en nodige
instrumenten
• Aanbevelingen selectie archiefbestanden
• Overzicht met kennis over software,
opslagmedia en bestandsformaten
• Voorbereidingen nodig bij het ontwikkelen
van een preserveringsstrategie.
Over de preservering van CAD-bestanden verscheen
april 2013 ook het Technology Watch Report Preservering
Computer Aided Design (CAD). VK, DPC
(Digital Preservation Coalition) en DCC (Digital Curation Centre).
Leeromgeving
Digital
Preservation
●
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Onderzoek Henk Vanstappen
‘Opname en verwerking van born
digital objecten uit een architectuurarchief’In opdracht van VAi/CVAa, april 2013.
Methode
• Overzicht van alle bestanden per drager
• Analyse van bestandsformaten
• Ordeningen (analyse en gevolgen voor
opname)
• Dragers (opslagmedia, analyse en
gevolgen voor opname)
• Overzicht van CAD-software en zijn
kenmerken
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Onderzoek Henk Vanstappen
‘Opname en verwerking van born
digital objecten uit een architectuurarchief’In opdracht van VAi/CVAa, april 2013.
Archiveringsformaten voor CAD-bestanden.
• CAD bestandsformaat; kenmerken en
functies
• CAD representatiemethoden
• Eisen aan een CAD archiveringsformaat
► Bewaarstrategieën
► Algemene kenmerken van een
archiveringsformaat
► Kenmerken van een een CAD-bestand
► Twee mogelijke migratietrajecten en hun
kenmerken en voor- en nadelen
► Analyse van bestandsformaten in relatie
tot bovenstaande
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Onderzoek Henk Vanstappen
‘Opname en verwerking van born
digital objecten uit een architectuurarchief’In opdracht van VAi/CVAa, april 2013.
Tests
Hoe gedragen bestanden zich bij een of
meerdere migraties naar een ander formaat
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Tests
behoud van basisvormen (lijnen en volumes);
behoud van referentiebestanden;
behoud van informatie met betrekking tot lagen;
behoud van voorkeursinstellingen met betrekking tot
zichtbaarheid van lagen;
behoud van kleur;
behoud van overige ‘intelligentie’, zoals schaal, afmetingen,
labels;
behoud van lijndiktes;
behoud van tekst (geen omzetting naar vectorgebaseerd
element);
behoud van krommen (geen ‘meshing’).
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Onderzoek Henk Vanstappen
‘Opname en verwerking van born
digital objecten uit een architectuurarchief’In opdracht van VAi/CVAa, april 2013.
Conclusies
Scoren van bestandsformaten op vier
preserveringskenmerken.
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Onderzoek Henk Vanstappen
‘Opname en verwerking van born
digital objecten uit een architectuurarchief’In opdracht van VAi/CVAa, april 2013.
Migratietrajecten voor de belangrijkste
bestandsformaten
• Basisgegevens bestandsformaten
• Mogelijke archiveringsformaten
• Mogelijke tools
Leeromgeving
Digital
Preservation
●
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Beantwoording problematiek
Gezien
• Strategieën
• Voorbeelden
• Beantwoording in de praktijk binnen
onderzoek Henk Vanstappen
Welke beeld is er nu bij de deelnemers?
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Oefeningen
Wat zijn voor ons de voor- en nadelen
bij het toepassen van de verschillende
strategieën?
Drie korte oefeningen voor de groep
en een opdracht.
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Oefening 1
Adlib data
□ hoe duurzaam ?
□ hoe bewaren ?
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Oefening 2
Top 50 Archieven in Excel sheet
□ hoe duurzaam ?
□ hoe bewaren ?
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Oefening 3
Dossier
Hoe duurzaam is dit dossier ?
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.
Opdracht ca. 10 min
Ga naar oefendossier
• identificeer 3 veel voorkomende
bestandformaten in het dossier
• wat denk je over de duurzaamheid
en hoe zou je ze duurzaam
bewaren?
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.
Duurzaamheidsbeleid
De beantwoording van de duurzaamheids-
problematiek wordt gestuurd vanuit het
duurzaamheidsbeleid.
Leeromgeving
Digital
Preservation
●
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.
Duurzaamheidsbeleid
Gewenst volwassenheidsniveau
• ‘pro actief’: wel al beginnen aan de
ontwikkeling
• eerst moeten archival storage, ingest
en data management op orde zijn
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.Kader problematiek en duurzaamheidsbeleid
. zelf ontwikkelen
. kopen / leasen
.aansluiten bij bestaande voorziening
Functionele en technische eisen aan een
e-depot oplossing
Informatiearchitectuur
Eisen aan organisatie, processen, systemen, metadata, informatiebeheer
Beleid en strategie implementeren
Beleid en strategie ontwikkelen
Mogelijke beantwoordingen
Eisen waaraan te voldoen
Problematiek
Leeromgeving
Digital
Preservation
●
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.
Duurzaamheidsbeleid
• Doel
• Waaraan moet het voldoen?
• Als afgeleide van collectie- en
acquisitiebeleid
• Duurzaamheidsbeleid en de gebruiker
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.
Duurzaamheidsbeleid
Doel
Besturing over de duurzaamheid van de
digitale collectie en de digital preservation
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.
Duurzaamheidsbeleid
Waar moet het aan voldoen?
Onder meer de volgende zaken:
• heldere grondslag / motieven
• heldere organisatie, rollen, verantwoor-
delijkheden
• bestuursverantwoordelijkheid helder
• preservation strategy, normalisatie,
preferred formats etc. helder gedefinieerd
• overzicht aard en inhoud te verwerven
archieven
• beleid wordt onderhouden en ge-update
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.
Duurzaamheidsbeleid
Afgeleide van het collectiebeleid
Duurzaamheidsbeleid en collectiebeleid
en beleid voor acquisitie, waardering en
selectie hangen sterk samen.
Afstelling en integratie
Het duurzaamheidsbeleid is een afgeleide van
de missie en het collectiebeleid, net als het
beleid voor acquisitie, waardering en selectie
dat is. Er zal dus een grote mate van integratie
en afstelling nodig zijn tussen deze
beleidsgebieden.
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.
DuurzaamheidsbeleidDuurzaamheidsbeleid en de
archiefgever en gebruiker
Verantwoording van het duurzaamheidsbeleid
t.o.v. de archiefvormer en de gebruiker.
• Je werkt met materiaal van anderen ten
behoeve van bepaalde gebruikersgroepen.
• Daarom moet je je verantwoorden
• Richting de archiefvormers beschikken over
► een mission statement
► overdrachts- en beheerovereenkomsten
► beleidsdocumenten
► gedocumenteerde beschrijvingen van
procedures en workflows
► documentatie van te bewaren significante
eigenschappen
• gedocumenteerde verantwoording tegenover
de gebruikers (designated community)
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.
Duurzaamheidsbeleid
Definiëring van de gebruikersgroepen
(designated community)
Zonder een goede definiëring van de
gebruikersgroepen kunnen het duurzaam-
heidsbeleid en de accessfunctie niet
goed ontwikkeld worden. De gebruikersgroepen
moeten bij het opstellen van het duurzaam-
heidsbeleid gedefinieerd worden.
(zie Access voor meer)
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.
Duurzaamheidsbeleid
Scoremodel digitale duurzaamheid
Het scoremodel digitale duurzaamheid is een
tool voor zelfevaluatie en geeft aan welke
de sterke en zwakke punten zijn van je
organisatie en formuleert waar mogelijk
aanbevelingen voor het verkleinen van deze
risico's.
http://www.den.nl/standaard/383/
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.
Duurzaamheidsbeleid
Certificering van digitale repositories
Voor digitale repositories in Nederland zijn
verschillen niveaus van certificering mogelijk
Data Seal of Approval
Nestor Seal
ISO certificering
Lees meer:
NCDD Brochure ‘Doe ik het goed?’
Roadmap naar certificering van digitale repositories
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.
Duurzaamheidsbeleid
Eisen aan de beheerorganisatie
Beschikt over:
• Duidelijke missie en organisatiedoelen
• Organisatorische en financiële
continuïteit
• Adequate organisatiestructuur en formatie
• Adequaat beleid en procedures
• Heeft voor het beheer alle noodzakelijke
contracten, vergunningen en/of licenties
en verplichtingen vastgelegd
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.
Eisen aan de beheerorganisatie
Waar staan we? Wat hebben we?
Onderdeel Analoog Digitaal
OrganisatieProcessenVerantwoor-delijkhedenFormatieCompetenties
……………….. …………………
Financiering ……………….. ………………..
Beleid en procedures
……………….. ………………..
Beleid W&S ……………….. ………………..
Beleid conservering
……………….. ………………..
Contracten,licenties etc.
……………….. ………………..
Informatie & applicaties
……………….. ………………..
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.
Duurzaamheidsbeleid
Overige eisen / voldoen aan
normen en standaarden
ISO 14721 (OAIS)
NEN-ISO 15489. Informatie- en archiefbeheer.
NEN 2082 Eisen voor functionaliteit van
informatie- en archiefmanagement in
programmatuur.
NEN-ISO 23081 Beheren van metagegevens
voor archiefbescheiden.
ISO 16363 Trustworthiness of digital
repositories
Metadata. SCAPE geef een
‘Guidance Policy’ voor metadata.
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.
Oefening.
Wie wil wat m.b.t. een digitaal
archief (belangen en gezichtspunten)
Gebruiker
InstellingArchiefgever
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.
Digitale duurzaamheid
Begrippen
e-Depot
Een e-depot is het geheel van organisatie,
beleid, processen en procedures, financieel
beheer, personeel, databeheer, databeveiliging
en aanwezige hard- en software, dat duurzaam
beheren en raadplegen van te bewaren digitale
archiefbescheiden mogelijk maakt.
Een e-depot is dus veel meer dan een
archiefbeheerapplicatie voor duurzaam beheer
van digitale archieven.
Een e-depot omvat ook alles wat daarom heen
nodig is.
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.
Digitale duurzaamheid
OAIS
Implementatie duurzaamheidsbeleid
vindt plaats binnen de OAIS functies
rond e-depot
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.
Duurzaamheidsbeleid en de
implementatietraject ervan binnen
een e-depot
• Duurzaamheidsbeleid
• Implementatie in preservation strategy
• Moet bij implementatie binnen e-depot
gedocumenteerde procedures kennen
• Preservation strategy moet via monitoring
functie up-to-date worden gehouden
(technology watch en monitoring
veranderingen bij de gebruiker)
• Alle acties die er in een e-depot binnen
de uitvoering van de preservation planning
worden uitgevoerd ten opzichte van de
digitale objecten moeten via
gedocumenteerde procedures plaatsvinden
en alle data die verslag doen van de acties
moeten duurzaam bij het digitale object
bewaard worden
Leeromgeving
Digital
Preservation
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.
Duurzaamheidsbeleid en preservation
strategy
De praktijk
Goed traject bij het definiëren van het
duurzaamheidsbeleid is het bouwen van een
heldere business case.
DPC Step by step guide to building a business case
Heeft de werking van een checklist voor de
• Onderwerpen
• Stappen
• Beslissingen
Die je af moeten handelen in het traject naar
het duurzaamheidsbeleid.
Leeromgeving
Digital
Preservation
●
2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.
Duurzaamheidsbeleid
• Wat is het
• Waarom
• Waaraan moet het voldoen
• Gezichtspunten vormer, instelling, gebruiker
• Hoe goed doe ik het?
• Begrippen
Verwerking de rapportering resultaten.
Wat we geleerd en nog niet of onvoldoende geleerd hebben zal gebruikt worden voor de rapportage van de leerresultaten binnen de vier resultaatgebieden.
Resultaatgebied Geleerd Nog onvoldoendegeleerd
Opvolging
Kennisontwikkeling en aanlerenbasisvaardigheden
Bijdrage aan eisen aan processen, systemen en informatie
Bijdrage eisen aan competenties, rollen, vaardigheden en taken
Bijdrage aan eisenaan bestuur, organisatie en beleid
Tools en methodieken