HƢỚNG DẪN C &UBND · 2013-12-16 · 4 3. Cán bộ, công chức HĐND&UBND cấp xã trong...

1

UBND TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

SỞ NỘI VỤ

Số: 1137/HD-SNV

CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Thừa Thiên Huế, ngày 12 tháng 12 năm 2013

HƢỚNG DẪN Công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ

vào Lƣu trữ HĐND&UBND các xã, phƣờng, thị trấn

Thực hiện Chỉ thị số 41/2013/CT-UBND ngày 30/10/2013 của UBND

tỉnh về việc tăng cường công tác quản lý, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ lưu trữ;

nhằm đảm bảo việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu theo

đúng trình tự quy định; Sở Nội vụ hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ lưu trữ đối với HĐND& UBND các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã) như sau:

I. VĂN BẢN LIÊN QUAN

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định

chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định

về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các

cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định

quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND&UBND xã,

phường, thị trấn;

- Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định

thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các

tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của UBND cấp xã và các bộ

phận chuyên môn thuộc UBND các xã, phường, thị trấn;

- Quyết định phân công nhiệm vụ của từng cá nhân trong UBND cấp xã.

II. BAN HÀNH VĂN BẢN

Căn cứ các quy định của pháp luật, UBND cấp xã quyết định ban hành

các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn, cụ thể:

- Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ;

- Danh mục hồ sơ hàng năm của UBND cấp xã;

- Các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;

- Kinh phí để tổ chức các hoạt động về văn thư, lưu trữ.

III. XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH DANH MỤC HỒ SƠ

Căn cứ vào các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và Quy

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp xã; công chức phụ trách

công tác văn thư, lưu trữ hoặc người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ hoàn

chỉnh Danh mục hồ sơ trình Chủ tịch UBND cấp xã quyết định ban hành trước

ngày 31/12 hàng năm để triển khai thực hiện trong năm kế tiếp theo phụ lục số I.

IV. TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ

1. Mở hồ sơ

2

Mở hồ sơ là ghi những thông tin cần thiết về hồ sơ như tên cơ quan, tổ

chức, tên đơn vị, số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ.

Tiêu chuẩn Bìa hồ sơ thực hiện theo tiêu chuẩn TCVN 9251:2012 được ban

hành theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học

và Công nghệ về việc công bố tiêu chuẩn quốc gia.

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, cán bộ, công chức có trách nhiệm mở hồ sơ

về những công việc đang theo dõi, giải quyết.

Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì,

khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.

Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức phải

mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình.

2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Cán bộ, công chức có trách nhiệm thu thập, cập nhật đúng và đầy đủ các văn

bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ

tương ứng từ văn bản đầu tiên cho tới các phiếu trình, ý kiến tham gia của các đơn

vị, cá nhân, ý kiến chỉ đạo, giải quyết của lãnh đạo và những tài liệu liên quan khác.

Khi thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ, cần lưu ý đến những văn bản, tài

liệu dễ bị thất lạc như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại

hội nghị, hội thảo, ảnh, băng ghi âm, ghi hình… Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ

này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc

trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ.

3. Kết thúc hồ sơ

a) Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ

có trách nhiệm:

Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần

bổ sung cho đủ.

Xem xét, loại ra khỏi hồ sơ những bản trùng thừa, bản nháp, bản thảo nếu

đã có bản chính (trừ bản thảo văn bản quy phạm pháp luật và bản thảo văn bản

về những vấn đề quan trọng có ghi các ý kiến chỉ đạo, giải quyết hay ý kiến tham gia khác nhau), tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết.

Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc

hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản... nhằm bảo đảm phản ánh được

diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết công việc trong thực tế.

Trường hợp trong hồ sơ có những tài liệu có khổ giấy lớn phải gấp lại theo kích

thước chung của khổ giấy trong hồ sơ. Đối với tài liệu ghi âm, băng hình phải có

chế độ bảo quản riêng và ghi chú thích vào hồ sơ, khi nộp tài liệu phải nộp kèm

theo hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau

(không nên tách dưới 01cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn

vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ

độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình...).

Kiểm tra thời hạn bảo quản của hồ sơ; hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ

cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong, hồ sơ).

3

b) Biên mục hồ sơ:

- Đánh số tờ: Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự

của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo

quản. Số tờ được đánh bằng chữ số ảrập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu.

Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ

đã bị bỏ sót thì đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo

thứ tự a,b,c ở sau (ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b). Số lượng tờ tài liệu bị trùng hoặc bỏ sót

có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được bổ sung vào thẻ tạm hoặc

phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó.

- Viết mục lục văn bản: Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có

trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản được in riêng hoặc phần mục lục văn bản

được in sẵn trong bìa hồ sơ.

- Viết chứng từ kết thúc: Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn

bản (nếu được in riêng) và đặc điểm của tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo

quản vào tờ chứng từ kết thúc.

- Viết bìa hồ sơ: Ghi các thông tin như tên phông, tên cơ quan, đơn vị; tiêu

đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ

sơ và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ. Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch sẽ và

đúng chính tả; chỉ được viết tắt những từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt;

Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu.

c) Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện

việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.

d) Việc viết Chứng từ kết thúc và đánh số tờ chỉ thực hiện đối với những

hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

V. YÊU CẦU ĐỐI VỚI MỖI LẬP HỒ SƠ ĐƢỢC LẬP

- Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của

HĐND&UBND cấp xã, đúng công việc mà cá nhân đang giải quyết. Không đưa

vào hồ sơ những tài liệu không liên quan đến công việc đó.

- Văn bản giấy tờ trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có mối liên hệ

lôgic, chặt chẽ, phản ánh đúng sự hình thành của tài liệu theo tiến trình giải

quyết công việc.

- Hồ sơ khi lập xong phải biên mục đầy đủ chính xác cả bên trong và bên

ngoài bìa hồ sơ giúp cho việc quản lý tài liệu được tốt và thuận lợi cho việc tra

tìm tài liệu được nhanh chóng.

VI. TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ

1. Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm quản lý chỉ đạo công tác lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ HĐND&UBND cấp xã theo quy định hiện hành

của Nhà nước.

2. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có trách

nhiệm tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý, chỉ đạo công

tác lập hồ sơ; theo dõi, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu

vào kho Lưu trữ HĐND&UBND cấp xã theo quy định hiện hành của Nhà nước.

4

3. Cán bộ, công chức HĐND&UBND cấp xã trong quá trình theo dõi, giải

quyết công việc phải lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho Lưu

trữ HĐND&UBND cấp xã theo đúng thời gian quy định.

VII. GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ HĐND&UBND

CẤP XÃ

1. Thời hạn giao nộp

a) Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc.

b) Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán.

c) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; micrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài

liệu khác: Sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.

2. Thủ tục giao nộp

a) Bộ phận, cán bộ, công chức khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho Lưu trữ

HĐND&UBND cấp xã phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

b) Cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã lập hai

bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Bên giao và bên nhận mỗi bên giữ một bản.

c) Mẫu “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu”

được thực hiện theo biểu mẫu tại phụ lục II

VIII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố Huế tăng cường chỉ

đạo triển khai thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 41/2013/CT-UBND ngày

30/10/2013 của UBND tỉnh.

2. Phòng Nội vụ các huyện, thị xã và thành phố Huế chịu trách nhiệm

hướng dẫn, kiểm tra công tác lập hồ sơ và các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo

hướng dẫn này cho UBND các xã, phường, thị trấn thuộc phạm vi quản lý.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc đề nghị liên hệ về Sở

Nội vụ (qua Chi cục Văn thư – Lưu trữ, số 16 Lê Lợi, thành phố Huế; điện thoại: 0543.846924) để được hướng dẫn./.

Nơi nhận: - UBND tỉnh (b/c);

- Giám đốc (b/c);

- UBND các huyện, thị xã và thành phố Huế;

- PNV các huyện, thị xã và thành phố Huế;

- Chi cục Văn thư – Lưu trữ (3b);

- Lưu: VT,VTLT.

KT. GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

(đã ký)

Phan Lƣơng

5

Phụ lục I

MẪU DANH MỤC HỒ SƠ CỦA UBND CÁC XÃ, PHƢỜNG, THỊ TRẤN

(Ban hành kèm theo Công văn số 1137 /SNV-VTLT ngày 12 /12/2013 của Sở Nội vụ)

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Danh mục hồ sơ năm 201…

của UBND xã, phƣờng, thị trấn

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của

Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ

Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong

hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ

quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân

dân và UBND xã, phường, thị trấn;

Xét đề nghị của …,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Danh mục hồ sơ năm 201….

của UBND xã, phường, thị trấn.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Trưởng các cơ quan, ban ngành thuộc HĐND&UBND … và cán bộ,

công chức chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

Nơi nhận: - Như điều 3;

- Chi cục Văn thư – Lưu trữ (b/c);

- Phòng Nội vụ (b/c);

- Lưu: VT.

CHỦ TỊCH

ỦY BAN NHÂN DÂN

XÃ/PHƢỜNG/THỊ TRẤN

Số: … /QĐ-UBND



…, ngày … tháng 12 năm 201…

6

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA UBND XÃ/PHƢỜNG/THỊ TRẤN

NĂM …

(Ban hành kèm theo Quyết định số …/12/201… của UBND xã/phường/thị trấn)

Số và ký

hiệu hồ sơ Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ

Thời hạn

bảo quản

Ngƣời lập

hồ sơ

Ghi

chú

(1) (2) (3) (4) (5)

A. KHỐI TÀI LIỆU CỦA HĐND XÃ/PHƢỜNG/THỊ TRẤN…

I. Tài liệu của lãnh đạo HĐND xã/phƣờng/thị trấn… (Chủ tịch và các Phó Chủ tịch)

01.HĐND

- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,

huyện/thành phố chỉ đạo, quy định, hướng

dẫn chung về các hoạt động của HĐND

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

02.HĐND

- Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo

của các cơ quan về tình hình công tác

nhiệm kỳ hàng năm của HĐND

xã/phường/thị trấn

+ Năm, nhiều năm

+ 6 tháng, 9 tháng

+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

05 năm

03.HĐND - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

tình hình hoạt động của HĐND các cấp 10 năm

II. Tài liệu về công tác chuyên môn

04.HĐND

- Tập tài liệu của các cơ quan TƯ, tỉnh,

huyện/thị xã/thành phố chỉ đạo, quy định,

hướng dẫn chung về các hoạt động của

HĐND

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

05.HĐND

- Tập văn bản của các cơ quan TW, tỉnh,


hướng dẫn chung về công tác bầu cử

HĐND các cấp

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

06.HĐND

- Tập Chương trình, Kế hoạch, báo cáo

của các cơ quan về tình hình công tác

nhiệm kỳ hàng năm của HĐND




+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

05 năm

07.HĐND

- Hồ sơ về các kỳ họp thường kỳ của

HĐND các xã/phường/thị trấn (nhiệm kỳ

20… - 20…)

Vĩnh viễn

08.HĐND

- Hồ sơ về các kỳ họp bất thường của

HĐND các xã/phường/thị trấn (nhiệm kỳ

20… - 20…)

Vĩnh viễn

ỦY BAN NHÂN DÂN

XÃ/PHƢỜNG/THỊ TRẤN



7

09.HĐND - Hồ sơ về việc tổ chức bầu cử HĐND các

cấp (nhiệm kỳ 20… - 20…) Vĩnh viễn

10.HĐND Hồ sơ về thành lập, chia tách thôn, bản, tổ

dân phố Vĩnh viễn

11.HĐND Hồ sơ hội nghị thôn, bản, tổ dân phố Vĩnh viễn

12.HĐND Hồ sơ về hương ước, quy ước thôn, bản,

tổ dân phố Vĩnh viễn

13.HĐND

- Tập văn bản trao đổi của các cơ quan

trao đổi về tình hình hoạt động của

HĐND các cấp

10 năm

.. Hồ sơ dự phòng

B. KHỐI TÀI LIỆU CỦA UBND CẤP XÃ/PHƢỜNG/THỊ TRẤN…

I. Tài liệu của lãnh đạo UBND xã/phƣờng/thị trấn… (Chủ tịch và các Phó Chủ tịch)

1. Tài liệu về công tác tổng hợp, văn phòng,… 1. CT hoặc

PCT (Nếu hồ

sơ của Chủ tịch

thì ký hiệu CT

nếu của Phó

chủ tịch ký

hiệu PCT)

- Tập tài liệu của các cơ quan TƯ, tỉnh,


hướng dẫn về các mặt hoạt động chung

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2. CT hoặc

PCT



hướng dẫn về thực hiện chương trình phát

triển KTXH

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

3. CT hoặc

PCT


của các cơ quan về tình hình phát triển

kinh tế xã hội


+ 6 tháng,9 tháng

+ Quý, tháng

HS của lãnh

đạo để biết và

chỉ đạo; thời

hạn từ 5-10

năm

4. CT hoặc

PCT

- Thông báo ý kiến kết luận, kết quả làm

việc của các cơ quan TƯ, tỉnh, huyện/thị

xã/thành phố… về các vấn đề quản lý nhà

nước nói chung

5. CT hoặc

PCT

- Tài liệu về hoạt động của lãnh đạo (trả

lời chất vấn các kỳ họp HĐND, bài phát

biểu các sự kiện lớn, …)

6. CT hoặc

PCT

- Tập văn bản của các cơ quan về tình

hình phát triển KTXH trên địa bàn


7. CT hoặc

PCT

- Tập văn bản của các cơ quan về công tác

văn phòng

8. CT hoặc

PCT


tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ

9. CT hoặc

PCT


thi đua khen thưởng, kỷ luật

10. CT

hoặc PCT


tôn giáo

11. CT

hoặc PCT


dân tộc

8

12. CT

hoặc PCT


thanh niên

.. Hồ sơ dự phòng

2. Tài liệu về công tác địa chính – nông nghiệp – xây dựng – đô thị và môi trƣờng

1. CT hoặc

PCT


đất đai, tài nguyên, môi trường

2. CT hoặc

PCT


nông nghiệp, chăn nuôi, thú y

3. CT hoặc

PCT


lâm nghiệp (áp dụng cho các xã/thị trấn

miền núi)

4. CT hoặc

PCT


thủy sản (áp dụng cho các xã/thị trấn…

vùng ven biển)

5. CT hoặc

PCT


thủy lợi

6. CT hoặc

PCT


phòng chống lụt bão

7. CT hoặc

PCT


xây dựng cơ bản

8. CT hoặc

PCT


giao thông vận tải

Hồ sơ dự phòng

3. Tài liệu về công tác tài chính – kế toán

1. CT hoặc

PCT


tài chính – kế toán

4. Tài liệu về công tác tƣ pháp – hộ tịch

1. CT hoặc

PCT


tư pháp – hộ tịch

5. Tài liệu về công tác văn hóa – xã hội

1. CT hoặc

PCT


văn hóa, thể thao và du lịch

2. CT hoặc

PCT


thông tin – truyền thông

3. CT hoặc

PCT


lao động – thương binh và xã hội

4. CT hoặc

PCT


y tế

5. CT hoặc

PCT


giáo dục đào tạo

6. Tài liệu về công tác công an

1. CT hoặc

PCT


công an

7. Tài liệu về công tác quân sự

1. CT hoặc

PCT


quân sự

II. TÀI LIỆU VỀ CÔNG TÁC CHUYÊN MÔN

1. Tài liệu về công tác văn phòng – thống kê

9

1.1. Tài liệu về công tác văn phòng

1.VP



hướng dẫn về công tác hành chính văn phòng

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.VP


của xã/phường/thị trấn về công tác hành

chính văn phòng; văn thư, lưu trữ


+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

10 năm

3.VP - Hồ sơ về lập hồ sơ hiện hành tại


20 năm

4.VP

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy

định/hướng dẫn những vấn đề chung của

UBND xã/phường/thị trấn

Vĩnh viễn

5.VP Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện

quan trọng do UBND xã chủ trì tổ chức Vĩnh viễn

6.VP

Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác

của UBND xã/phường/thị trấn

- Tổng kết năm

- Sơ kết tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

5 năm

7.VP

Hồ sơ về hoạt động của Lãnh đạo (báo

cáo, bản thuyết trình/ giải trình, trả lời

chất vấn tại HĐND, bài phát biểu tại các

sự kiện lớn…)

Vĩnh viễn

8.VP

Tài liệu về thông tin, tuyên truyền của


- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế

hoạch, báo cáo năm

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn

trao đổi

Vĩnh viễn

10 năm

9.VP

- Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của

HĐND xã/phường/thị trấn

+ Văn bản quy phạm pháp luật

+ Chỉ thị, Quyết định, Quy định, Quy chế,

Hướng dẫn

+ Văn bản khác

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

50 năm

10.VP

- Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của


+ Văn bản quy phạm pháp luật

+ Chỉ thị, Quyết định, Quy định, Quy chế,

Hướng dẫn

+ Văn bản khác

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

50 năm

11.VP - Sổ đăng ký văn bản đến của HĐND

xã/phường/thị trấn 20 năm

12.VP - Sổ đăng ký văn bản đến của UBND


13.VP - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về 10 năm

10

công tác hành chính văn phòng

14.VP


phòng cháy, chữa cháy; phòng chống lụt

bão; dân quân tự vệ; đảm bảo an ninh; vệ

sinh môi trường

10 năm


1.2. Tài liệu về công tác tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ

1.TCCB



hướng dẫn về công tác tổ chức bộ máy, tổ

chức cán bộ

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.TCCB

- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo

của xã/phường/thị trấn về công tác tổ

chức bộ máy, tổ chức cán bộ



+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

3.TCCB

- Hồ sơ về công tác tổ chức bộ máy

(thành lập, chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn, quy chế hoạt động…) của


Vĩnh viễn

4.TCCB

- Hồ sơ về công tác cán bộ (điều động, bổ

nhiệm, thuyên chuyển, phân công, kỷ luật,

nâng lương …) của xã/phường/thị trấn

70 năm

5.TCCB - Hồ sơ gốc cán bộ, công chức Vĩnh Viễn

6.TCCB - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ 10 năm


1.3. Tài liệu về công tác thi đua khen thƣởng, kỷ luật

1.TĐKT



hướng dẫn về công tác thi đua khen

thưởng, kỷ luật

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.TĐKT Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/ quy

định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởng Vĩnh viễn

3.TĐKT


của xã/phường/thị trấn về công tác thi đua

khen thưởng, kỷ luật


+ 6, 9 tháng

+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4.TĐKT - Hồ sơ về khen thưởng cho các tập thể và

cá nhân của xã/phường/thị trấn Vĩnh viễn

5.TĐKT - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật 10 năm


1.4. Tài liệu về công tác tôn giáo

1.TG - Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh, Theo hiệu Hồ sơ

11


hướng dẫn về công tác tôn giáo

lực văn bản nguyên

tắc

2.TG


của xã/phường/thị trấn về công tác tôn giáo


+ 6, 9 tháng

+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

Tài liệu về thực hiện chính sách dân tộc

và tôn giáo; hoạt động tự do tín ngưỡng

và tôn giáo ở địa phương

Vĩnh viễn

3.TG

- Hồ sơ về tình hình hoạt động của Đạo

Phật, Đạo Thiên chúa, Đạo Cao Đài, Đạo

Tin lành… trên địa bàn xã/phường/thị trấn

20 năm

4.TG - Hồ sơ về xây dựng các nơi thờ tự, đền

chùa … trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm

5.TG - Tập văn bản trao đổi của các cơ quan về

công tác tôn giáo 10 năm


1.5. Tài liệu về công tác dân tộc

1.DT



hướng dẫn về công tác dân tộc

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.DT


của xã/phường/thị trấn về công tác dân tộc



+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

3.DT


hình hoạt động trong lĩnh vực dân tộc trên

địa bàn xã/phường/thị trấn

20 năm

4.DT - Tập văn bản trao đổi của các cơ quan về

công tác dân tộc

10 năm


1.6- Tài liệu về công tác thanh niên

1.TN



hướng dẫn về công tác thanh niên

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.TN


của xã/phường/thị trấn về công tác thanh niên



+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

3.TN

- Hồ sơ về tuyên truyền, phổ biến, giáo

dục pháp luật cho thanh niên trên địa bàn


20 năm

4.TN - Tập văn bản trao đổi của các cơ quan về

công tác thanh niên 10 năm


1.7. Tài liệu về công tác tổng hợp – thống kê

12

1.TH-TK



hướng dẫn về thực hiện chương trình phát

triển khinh tế - xã hội

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.TH-TK


của xã/phường/thị trấn về tình hình công

tác và các mặt hoạt động chung



+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

3.TH-TK

- Thông báo ý kiến kết luận, kết quả làm

việc của lãnh đạo huyện/thị xã/thành phố

…, xã/phường/thị trấn… về các vấn đề

quản lý nhà nước nói chung

20 năm

4.TH-TK

- Hồ sơ về hoạt động của lãnh đạo

xã/phường/thị trấn … (trả lời chất vấn các

kỳ họp HĐND, bài phát biểu các sự kiện

lớn,…)

Vĩnh viễn


2. Tài liệu về công tác địa chính – nông nghiệp – xây dựng – đô thị và môi trƣờng

2.1. Tài liệu về công tác đất đai, tài nguyên, môi trƣờng (Theo TT 11/2013/BTNMT)

1.ĐĐ



hướng dẫn về công tác đất đai, tài nguyên,

môi trường

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.ĐĐ

- Tập văn bản của UBND xã/phường/thị

trấn… chỉ đạo hướng dẫn về công tác đất

đai, tài nguyên, môi trường

Vĩnh viễn

3.ĐĐ


của xã/phường/thị trấn về công tác đất

đai, tài nguyên, môi trường


+ 6, 9 tháng

+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4.ĐĐ

- Hồ sơ thẩm tra xác định nguồn gốc, hiện

trạng đăng ký và sử dụng đất đai trên địa

bàn xã/phường/thị trấn

Vĩnh viễn

5.ĐĐ - Hồ sơ theo dõi biến động đất đai trên địa

bàn xã/phường/thị trấn Vĩnh viễn

Sổ địa chính đã được đăng ký, cấp Vĩnh viễn

6.ĐĐ Tài liệu thống kê đất đai hàng năm, kiểm kê

đất đai 5 năm, bản đồ địa chính điều chỉnh Vĩnh viễn

7.ĐĐ

Hồ sơ về qui hoạch, kế hoạch sử dụng đất

được UBND quận, huyện và thành phố

phê duyệt

Vĩnh viễn

8.ĐĐ

Hồ sơ các loại công trình, kế hạch, đề án

phát triển nông, lâm ngư nghiệp đã được

cấp trên phê duyệt

Vĩnh viễn

9.ĐĐ Hồ sơ về đăng ký nhà ở, đất ở đã được Vĩnh viễn

13

cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở

và quyền sử dụng đất ở đô thị

10.ĐĐ

Hồ sơ địa chính gồm:

+ Bản đồ địa chính

+ Sổ địa chính

+ Sổ mục kê

+ Sổ theo dõi biến động đất;

+ Biểu thống kê diện tích đất

Vĩnh viễn

11.ĐĐ

Hồ sơ về phân vạch địa giới, điền địa giới

hành chính (thôn, xóm, đường, ngõ) đã

được phê duyệt

Vĩnh viễn

12.ĐĐ Tài liệu về kênh, rạch, sông trên địa giới

hành chính Vĩnh viễn

13.ĐĐ Tài liệu về các tiêu mốc đo đạc, mốc địa

giới, mốc lộ phí Vĩnh viễn

14.ĐĐ - Hồ sơ về công tác khai thác tài nguyên

khoáng sản trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm

15.ĐĐ

- Hồ sơ về giải quyết khiếu nại, tố cáo,

tranh chấp về đất đai, tài nguyên, môi

trường trên địa bàn xã/phường/thị trấn

+ Vụ việc nghiêm trọng

+ Vụ việc khác

Vĩnh viễn

20 năm

16.ĐĐ


đất đai, tài nguyên và môi trường trên địa


20 năm

17.ĐĐ - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác đất đai, tài nguyên và môi trường 10 năm


2.2. Tài liệu về công tác nông nghiệp, chăn nuôi, thú y

1.NN



hướng dẫn về công tác nông nghiệp, chăn

nuôi, thú y

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.NN


trấn chỉ đạo hướng dẫn về công tác nông

nghiệp, chăn nuôi, thú y

Vĩnh viễn

3.NN


của xã/phường/thị trấn về công tác nông

nghiệp, chăn nuôi, thú y


+ 6, 9 tháng

+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4.NN - Tập văn bản về tình hình sản xuất nông

nghiệp trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm

5.NN

- Tập văn bản của. các cơ quan về phòng

chống dịch bệnh đối với cây trồng và vật

nuôi trên địa bàn xã/phường/thị trấn

20 năm

6.NN Hô sơ về phát triển các ngành, nghề

truyền thống và tổ chức ứng dụng các tiến Vĩnh viễn

14

bộ kỷ thuật để phát triên Các ngành nghê

mới trên địa bàn xã/phường/thị trấn

7.NN - Hô sơ về xây dựng nông thôn mới trên

địa bàn xã/phường/thị trấn Vĩnh viễn

8.NN


hình hoạt động về công tác nông nghiệp,

chăn nuôi, thú y trên địa bàn


20 năm

9.NN Tập văn bản của các cơ quan trao đôi về

công tác nông nghiệp, chăn nuôi, thú y 10 năm


2.3. Tài liệu về công tác lâm nghiệp (áp dụng cho các xã, thị trấn miền núi)

1.LN


huyện chỉ đạo, quy định, hướng dẫn về

công tác lâm nghiệp

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.LN Tập văn bản của UBND xã/phường/thị trấn

chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lâm nghiệp Vĩnh viễn

3.LN

- Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo của

xã/phường/thị trấn về công tác lâm nghiệp



+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4.LN - Tập văn bản về quản lý, phát triển rừng và

bảo vệ rừng trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm

5.LN Hồ Sơ về công tác phòng cháy chữa cháy

rừng trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm

6.LN Hồ sơ về quản lý và sử dụng đất lâm

nghiệp trên địa bàn xã/phường/thị trấn Vĩnh viễn

7.LN

Hồ sơ về xử 1ý những vụ vi phạm trong

lĩnh vực làm nghiệp trên địa bàn


+ Vụ việc nghiêm trọng

+ Các vụ việc khác

Vĩnh viễn

20 năm

8.LN Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác lâm nghiệp 10 năm


2.4. Tài liệu về công tác thủy sản (áp dụng cho các xã/thị trấn vùng ven biển và hải đảo)

1.TS



công tác thủy sản

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.TS - Tập văn bản của UBND xã/thị trấn chỉ

đạo, hướng dẫn về công tác thủy sản Vĩnh viễn

3.TS


của xã/thị trấn… về công tác thủy sản



+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4.TS - Tập văn bản về tình hình sản xuất ngư

nghiệp, diêm nghiệp… trên địa bàn xã/thị trấn 20 năm

15

5.TS - Tập văn bản về tình hình hoạt động trong

công tác thủy sản trên địa bàn xã/thị trấn 20 năm

6.TS - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác thủy sản 10 năm


2.5. Tài liệu về công tác thủy lợi

1.TL



dẫn về công tác thủy lợi

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.TL - Tập văn bản của UBND xã/phường/thị trấn

chỉ đạo, hướng dẫn về công tác thủy lợi Vĩnh viễn

3.TL


của xã/phường/thị trấn về công tác thủy lợi



+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4.TL

- Hồ sơ về xây dựng các công trình thủy

lợi nhỏ, tu bổ đê điều trên địa bàn


Theo tuổi

thọ công

trình

5.TL

- Hồ sơ về công tác quản lý vào bảo vệ đê

điều trên địa bàn xã/phường/thị trấn

+ Nghiêm trọng

+ Các vụ khác

Vĩnh viễn

20 năm

6.TL

- Hồ sơ về các vụ vi phạm việc bảo vệ đê

điều trên địa bàn xã/phường/thị trấn

+ Nghiêm trọng

+ Các vụ khác

Vĩnh viễn

20 năm

7.TL

- Hồ sơ về di dân, tái định cư vùng sạt lở

ven sông, ven biển và sạt lở núi trên địa


Vĩnh viễn

8.TL - Hồ sơ về nạo vét các kênh mương nội

đồng trên địa bàn xã/phường/thị trấn 10 năm

9.TL - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác thủy lợi 10 năm


2.6- Tài liệu về công tác phòng chống lụt bão

1.PCLB



dẫn về công tác phòng chống lụt bão

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.PCLB


trấn chỉ đạo, hướng dẫn về công tác

phòng chống lụt bão

Vĩnh viễn

3.PCLB


của xã/phường/thị trấn về công tác phòng

chống lụt bão



+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4.PCLB - Hồ sơ về công tác phòng chống lụt bão 10 năm

16

thiên tai trên địa bàn xã/phường/thị trấn

5.PCLB - Hồ sơ về tình hình thiệt hại do bão lụt, hạn

hán gây ra trên địa bàn xã/phường/thị trấn 10 năm

6.PCLB

- Hồ sơ về hỗ trợ kinh phí, hàng hóa khắc

phục hậu quả lũ lụt trên địa bàn


10 năm

7.PCLB - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác khí tượng thủy văn 10 năm

8.PCLB - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác phòng chống lụt bão 10 năm


2.7- Tài liệu về công tác xây dựng cơ bản

1.XDCB



dẫn về công tác xây dựng cơ bản

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.XDCB


của xã/phường/thị trấn về công tác xây

dựng cơ bản



+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

3.XDCB

- Hồ sơ về xây dựng trụ sở làm việc, xây

dựng các công trình…, trên địa bàn


Theo tuổi thọ

công trình

4.XDCB

- Hồ sơ về cấp giấy phép cải tạo, xây

dựng các công trình và nhà ở riêng lẻ trên


10 năm

5.XDCB

- Hồ sơ về kiểm tra việc thực hiện pháp

luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp

luật về xây dựng cơ bản trên địa bàn


+ Nghiêm trọng

+ Các vụ khác

20 năm

5 năm

6.XDCB

- Tập văn bản về tình hình hoạt động

trong lĩnh vực xây dựng cơ bản trên địa


20 năm

7.XDCB - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác xây dựng cơ bản 10 năm


2.8- Tài liệu về công tác giao thông vận tải

1.GTVT



dẫn về công tác giao thông vận tải

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.GTVT


của xã/phường/thị trấn về công tác giao

thông vận tải



+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

17

3.GTVT

- Hồ sơ về đầu tư xây dựng, tu sửa các dự

án đường, cầu, cống trên địa bàn


Theo tuổi

thọ công

trình

4.GTVT

- Hồ sơ về xử lý các hành vi xâm phạm

đường giao thông trên địa bàn


+ Nghiêm trọng

+ Các vụ khác

20 năm

5 năm

5.GTVT

- Hồ sơ về huy động sự đóng góp tự

nguyện của nhân dân để xây dựng đường

giao thông, cầu, cống trên địa bàn


20 năm

6.GTVT

- Tập văn bản về tình hình hoạt động của

lĩnh vực giao thông vận tải trên địa bàn


20 năm

7.GTVT - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác giao thông vận tải 10 năm


3. Tài liệu về công tác tài chính – kế toán

1.TCKT



dẫn về lĩnh vẹc tài chính, kế toán, mua

sắm tài sản, trang thiết bị

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.TCKT


của xã/phường/thị trấn về công tác tài

chính, kế hoạch



+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

3.TCKT

- Hồ sơ về giao chỉ tiêu, dự toán thu, chi

ngân sách nhà nước trên địa bàn


Vĩnh viễn

4.TCKT

- Hồ sơ về kiểm tra, thanh tra tài chính tại


+ Nghiêm trọng

+ Các vụ việc khác

Vĩnh viễn

10 năm

5.TCKT

- Tập văn bản của các cơ quan về xin kinh

phí, cấp kinh phí, hỗ trợ kinh phí cho


20 năm

6.TCKT

- Tập Báo cáo quyết toán quý, năm của


+ Năm

+ Tháng, quý, 6 tháng. 9 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

7.TCKT - Tập chứng từ kế toán của UBND


8.TCKT - Tập chứng từ nhập kho, xuất kho của

UBND xã/phườn/thị trấn 5 năm

9.TCKT - Hồ sơ bàn giao và thanh lý, điều chuyển,

kiểm kê, sở hữu tài sản cố định của

18


+ Nhà đất

+ Tài sản khác

Vĩnh viễn

20 năm

10.TCKT

- Tập sổ sách kế toán của UBND

xã/phường/thị trấn (sổ cái, sổ quỹ, sổ nhật

ký, sổ kế toán tổng hợp…)

+ Sổ tổng hợp

+ Sổ chi tiết

20 năm

10 năm

11.TCKT - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác tài chính, kế toán 10 năm


4. Tài liệu về công tác tƣ pháp- hộ tịch

1.TP-HT



dẫn về công tác tư pháp, hộ tịch

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.TP-HT


của xã/phương/thị trấn về công tác tư

pháp - hộ tịch



+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định,

hướng dẫn về công tác pháp chế do

UBND xã chủ trì

Vĩnh viễn

3. TP-HT

- Tập văn bản về tuyên truyền, phổ biến,

giáo dục pháp luật trên địa bàn


Vĩnh viễn

4.TP-HT Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luật Vĩnh viễn

5.TP-HT

- Hồ sơ về kiểm tra, rà soát các văn bản

quy phạm pháp luật của HĐND&UBND


20 năm

6.TP-HT

- Hồ sơ về theo dõi, quản lý tủ sách pháp

luật, tổ chức phục vụ nhân dân nghiên

cứu luật và tổ chức lấy ý kiến nhân dân

trên địa bàn xã/phường/thị trấn… về tham

gia xây dựng pháp luật

20 năm

7.TP-HT

- Tập sổ sách quản lý, theo dõi công tác

hộ tịch (quốc tịch, khai sinh, khai tử, kết

hôn,…) trên địa bàn xã/phường/thị trấn

Vĩnh viễn

8.TP-HT - Tập sổ sách quản lý, theo dõi công tác

chứng thực 10 năm

9.TP-HT - Tập tờ khai giấy đăng ký kết hôn, ly hôn

trên địa bàn xã/phường/thị trấn 10 năm

10.TP-HT - Tập lưu bản chứng thực của


11.TP-HT - Hồ sơ về quản lý, theo dõi công tác thi

hành án trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm

12.TP-HT - Hồ sơ về quản lý, theo dõi công tác hòa 20 năm

19

giải trên địa bàn xã/phường/thị trấn

13.TP-HT


trong lĩnh vực tư pháp – hộ tịch trên địa


20 năm

14.TP-HT - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác tư pháp – hộ tịch 10 năm


5. Tài liệu về công tác văn hóa – xã hội

5.1. Tài liệu về công tác văn hóa, thể thao và du lịch

1.VH-TT-

DL



dẫn về công tác văn hóa, thể thao và du lịch

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.VH-TT-

DL


của xã/phường/thị trấn về công tác văn

hóa, thể thao và du lịch



+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

3.VH-TT-

DL

- Hồ sơ về bảo vệ và phát huy giá trị của

các di tích lịch sử, danh lam thắng cảnh

trên địa bàn xã/phường/thị trấn

Vĩnh viễn

4.VH-TT-

DL

- Hồ sơ về tổ chức các lễ hội cổ truyền

trên địa bàn xã/phường/thị trấn 10 năm

5.VH-TT-

DL

- Hồ sơ về phong trào toàn dân đoàn kết

xây dựng đời sống văn hóa khu dân cư

nông thôn, gia đình văn hóa trên địa bàn


20 năm

6.VH-TT-

DL

Hồ sơ về xây dựng hương ước, quy ước ở

thôn, tổ dân phố dân cư nông thôn, gia đình

văn hóa trên địa bàn xã/phường/thị trấn

Vĩnh viễn

7.VH-TT-

DL

- Hồ sơ về tổ chức ngày “Đại đoàn kết

dân tộc” của các cụm, thôn, tổ dân phố,…


20 năm

8.VH-TT-

DL


trong lĩnh vực văn hóa, thể thao và du lịch


20 năm

9.VH-TT-

DL

- Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác văn hóa, thể thao và du lịch 10 năm


5.2. Tài liệu về công tác thông tin – truyền thông

1.TT-TH



dẫn về công tác thông tin, truyền thông

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.TT-TH


của xã/phường/thị trấn về công tác thông

tin, truyền thông



+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

20

3.TT-TH

- Hồ sơ về cung cấp các thông tin về tình

hình kinh tế - xã hội trên địa bàn


20 năm

4.TT-TH - Tập văn bản về tình hình hoạt động

trong lĩnh vực thông tin, truyền thông 20 năm

5.TT-TH - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác thông tin, truyền thông 10 năm


5.3. Tài liệu về công tác lao động, thƣơng binh và xã hội

1.LĐ-

TBXH



dẫn về công tác lao động, thương binh và

xã hội

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.LĐ-

TBXH


của xã/phường/thị trấn về công tác lao

động thương binh và xã hội



+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

3.LĐ-

TBXH

- Hồ sơ về thống kê, điều tra cơ bản dân

số, lao động, việc làm, các ngành nghề


Vĩnh viễn

4.LĐ-

TBXH

- Hồ sơ về theo dõi số lượng và tình hình

biến động các đối tượng chính sách lao

động, thương binh và xã hội trên địa bàn


20 năm

5.LĐ-

TBXH

- Hồ sơ về theo dõi việc thực hiện chi trả

các chế độ đối với người hưởng chính

sách xã hội và người có công cách mạng


20 năm

6.LĐ-

TBXH

- Hồ sơ về thực hiện chương trình xóa đói

giảm nghèo trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm

7.LĐ-

TBXH

- Hồ sơ về tổ chức các hoạt động từ thiện,

nhân đạo, vận động nhân dân giúp đỡ các

gia đình khó khăn, người già cô đơn,

người tàn tật,… trên địa vàn


20 năm

8.LĐ-

TBXH

- Tập văn bản về tình hình hoạt động trong

lĩnh vực lao động thương binh xã hội 20 năm

9.LĐ-

TBXH

- Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác lao động thương binh xã hội 10 năm


5.4. Tài liệu về công tác y tế

1.YT



dẫn về công tác y tế

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.YT

- Hô sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo

của xã/phường/thị trấn về công tác y tế


Vĩnh viễn

21


+ Quý, tháng

20 năm

5 năm

3.YT - Hồ sơ về tổ chức thực hiện các chương trình

y tế cơ sở trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm

4.YT - Hồ sơ về phòng chống các loại dịch

bệnh trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm

5.YT

- Hồ sơ về thực hiện chương trình dân số

và kế hoạch hóa gia đình trên địa bàn


20 năm

6.YT


trong lĩnh vực y tế trên địa bàn


20 năm

7.YT - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác y tế 10 năm


5.5- Tài liệu về công tác giáo dục đào tạo

1.GDĐT



dẫn về công tác giáo dục đào tạo

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.GDĐT


của xã/phường/thị trấn về công tác giáo

dục, đào tạo



+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

3.GDĐT - Tập văn bản về phát triển sự nghiệp giáo

dục trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm

4.GDĐT

- Hồ sơ về quản lý, kiểm tra các hoạt

động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường

mầm non trên địa bàn xã/phường/thị trấn

20 năm

5.GDĐT

- Hồ sơ về tình hình hoạt động các trường

tiểu học và trung học cơ sở trên địa bàn


20 năm

6.GDĐT


trong lĩnh vực giáo dục đào tạo trên địa


20 năm

7.GDĐT - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác giáo dục đào tạo 10 năm


6. Tài liệu về công tác công an

1.CA



tình hình an ninh chính trị, trật tự an toàn

xã hội và phòng chống các loại tội phạm

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.CA


của xã/phường/thị trấn về tình hình an

ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội và

phòng chống các loại tội phạm


Vĩnh viễn

22


+ Quý, tháng

20 năm

5 năm

3.CA

- Hồ sơ về công tác đấu tranh phòng

chống tệ nạn xã hội, ma túy, mại dâm trên


20 năm

4.CA - Hồ sơ về công tác phòng chống các loại

tội phạm trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm

5.CA

- Hồ sơ về công tác phòng chống tham

nhũng, buôn lậu trên địa bàn


20 năm

6.CA

- Hồ sơ về xây dựng phong trào quần

chúng bảo vệ an ninh tổ quốc trên địa bàn


20 năm

7.CA - Hồ sơ về quản lý hộ khẩu trên địa bàn

xã/phường/thị trấn Vĩnh viễn

8.CA

- Hồ sơ về đăng ký tạm trú, tạm vắng,

quản lý việc đi lại của người nước ngoài


20 năm

9.CA

- Hồ sơ về xử lý các vụ vi phạm khiếu nại,

tố cáo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã

hội và phòng chống các loại tội phạm

+ Vụ việc nghiêm trọng;

+ Vụ việc khác.

Vĩnh viễn

20 năm

10.CA - Tập văn bản về tình hình hoạt động

trong công tác công an 20 năm

11.CA - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

lĩnh vực an ninh 10 năm


7. Tài liệu về công tác quân sự

1.QS



công tác quốc phòng, biên phòng

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.QS


của xã/phường/thị trấn về công tác biên

phòng, quốc phòng



+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

3.QS

- Hồ sơ về tổ chức tuyên truyền, giáo dục

xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng

làng xã chiến đấu trong khu vực phòng

thủ địa phương

20 năm

4.QS - Hồ sơ về công tác tuyển quân trên địa

bàn xã/phường/thị trấn Vĩnh viễn

5.QS - Hồ sơ về đăng ký, quản lý quân nhân dự bị

động viên trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm

6.QS

- Hồ sơ về xây dựng, huấn huyện, sử

dụng lực lượng dân quân tự vệ trên địa


20 năm

23

7.QS - Hồ sơ về công tác tìm kiếm cứu nạn trên

địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm

8.QS - Hồ sơ về tình hình hoạt động trong lĩnh

vực biên phòng, quốc phòng 20 năm

9.QS - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác quốc phòng, biên phòng 10 năm


C. TÀI LIỆU CỦA CÁC TỔ CHỨC ĐOÀN THỂ CẤP XÃ/PHƢỜNG/THỊ TRẤN…

I, Tài liệu về công tác Đảng

1.ĐT



dẫn về công tác đảng

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.ĐT


về công tác đảng của xã/phường/thị trấn

+ Tổng kết năm, nhiệm kỳ

+ Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

3.ĐT

- Tập văn bản của các cơ quan về việc

thực hiện, triển khai các Nghị quyết, các

đợt sinh hoạt chính trị, các cuộc vận động

lớn trong Đảng ủy, Chi bộ của


Vĩnh viễn

4.ĐT - Hồ sơ về phân loại và xét tổ chức đảng,

đảng viên trong sạch vững mạnh Vĩnh viễn

5.ĐT - Tập văn bản về tình hình hoạt động

trong công tác đảng 20 năm

6.ĐT - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác đảng 10 năm


II. Tài liệu về công tác công đoàn, đoàn thanh niên

1.ĐT



dẫn về công tác công đoàn, đoàn thanh niên

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.ĐT


về công tác công đoàn, đoàn thanh niên

của xã/phường/thị trấn

+ Tổng kết năm, nhiệm kỳ

+ Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

3.ĐT - Tập văn bản về tình hình hoạt động trong

công tác công đoàn, đoàn thanh niên 20 năm

4.ĐT - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về

công tác công đoàn, đoàn thanh niên 10 năm


III. Tài liệu về công tác mặt trận và các hiệp hội

1.ĐT



dẫn về công tác mặt trận và các hiệp hội

đoàn thể

Theo hiệu

lực văn bản

Hồ sơ

nguyên

tắc

2.ĐT - Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo

về công tác mặt trận và các hiệp hội đoàn

24

thể của xã/phường/thị trấn



+ Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

3.ĐT - Hồ sơ về tình hình hoạt động của Hội

Liên hiệp phụ nữ xã/phường/thị trấn 20 năm


Cựu chiến binh xã/phường/thị trấn 20 năm


Nông dân xã/phường/thị trấn 20 năm

6.ĐT - Hồ sơ về tình hình hoạt động của Ủy

ban Mặt trận Tổ quốc xã/phường/thị trấn 20 năm


Bản Danh mục hồ sơ này có ….. hồ sơ, bao gồm:

- …… hồ sơ có bảo quản vĩnh viễn

- ….. hồ sơ bảo quản có thời hạn

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

25

Phụ lục II

BIỂU MẪU VỀ THỦ TỤC GIAO NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ

(Ban hành kèm theo Công văn số 1137 /SNV-VTLT ngày 12 /12/2013 của Sở Nội vụ)

Biểu mẫu 1: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

Biểu mẫu 2: Biên bản giao nhận tài liệu

26

Biểu mẫu 1: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƢU

Năm 20…

Hộp/

cặp

số

Số, ký

hiệu

HS

Tiêu đề hồ sơ

Thời

gian TL

Thời

hạn bảo

quản

Số

tờ

Ghi

chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Mục lục này gồm: .................... hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Viết bằng chữ: ............................................................ hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Trong đó có:

........................... hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn;

........................... hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn.

................, ngày ......... tháng ...... năm 20 ....

Ngƣời lập

(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)

Hƣớng dẫn cách ghi các cột:

Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao nộp.

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.Cột 6: Ghi tổng

số tờ tài liệu có trong hồ sơ.

Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của văn

bản có trong hồ sơ./.

UBND XÃ/PHƯỜNG/THỊ TRẤN

BỘ PHẬN NỘP LƢU



…, ngày … tháng … năm 201…

27

Biểu mẫu 2: Biên bản giao nhận tài liệu

BIÊN BẢN

Về việc giao nhận hồ sơ, tài liệu lƣu trữ

Căn cứ Thông tư số 14/2011/TT- BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy

định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;

Căn cứ ... (Danh mục hồ sơ năm ..., Kế hoạch thu thập tài liệu...),

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: (tên đơn vị, bộ phận giao nộp tài liệu), đại diện là:

- Ông (bà): ...................................................……...................................

Chức vụ công tác/chức danh: ................................................................

BÊN NHẬN: (Lưu trữ HĐND&UBND xã/phường/thị trấn), đại diện là:

- Ông (bà): .......……..........................................................

Chức vụ công tác/chức danh: ............................................

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:

1. Tên khối tài liệu giao nộp: ...............................................

2. Thời gian của tài liệu: ......................................................

3. Số lượng tài liệu:

- Tổng số hộp (cặp): .............................................................

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): .......... Quy ra mét giá: ........... mét

3. Tình trạng tài liệu giao nộp: ..................................................................

4. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.

Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ một

bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên và ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên và ghi rõ họ tên)

UBND XÃ/PHƯỜNG/THỊ TRẤN

BỘ PHẬN NỘP LƢU



…, ngày … tháng … năm 201…

HƢỚNG DẪN C &UBND · 2013-12-16 · 4 3. Cán bộ, công chức HĐND&UBND cấp xã trong...

Documents

Transcript of HƢỚNG DẪN C &UBND · 2013-12-16 · 4 3. Cán bộ, công chức HĐND&UBND cấp xã trong...