Kainuun vanhojen potilaskertomustietojen arkistointi

eA via XA

Oper 26-27.3.2014 Hilkka Karivuo arkistopäällikkö

Kainuun sote- kuntayhtymä

Kainuun tilanne ennen 1.1.2005

• Kainuun kunnat olivat potilastietojen osalta erillisiä rekisterinpitäjiä

• Potilastietojärjestelmiä oli käytössä kolme – Kajaanissa kaksi erillistä Efficaa (esh, pth) – Ristijärvellä ei potilastietojärjestelmää lainkaan – Hyrynsalmi, Kuhmo, Paltamo, Puolanka, Sotkamo,

Suomussalmi ja Vuolijoki: käytössä Pegasos – Ptj:t otettu käyttöön vv 1992 – 2002 välillä

SM/HK

Pegasos terveydenhuoltojärjestelmät ennen 1.1.2005 • Vuolijoki 09/1998 • Paltamo 04/1994 • Puolanka 05/1997 • Suomussalmi 11/1992 • Hyrynsalmi 05/1999 • Sotkamo 05/1999 • Kuhmo 04/1996 • Ristijärvi, ei ollut sähköistä järjestelmää

SM/HK

Kainuu 1.1.2005 jälkeen

• Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden tuottajaksi Kainuun hallintokokeilulain perusteella tuli Kainuun maakunta –kuntayhtymä

• Yksi rekisterinpitäjä erikoissairaanhoidon ja

perusterveydenhuollon potilastietojen osalta. • Potilaan hoitoketjuja pth:n ja esh:n välillä tarkistettiin ja

yhtenäistettiin • Potilastietoja oli monessa järjestelmässä, potilaan hoito

hankalaa

SM/HK

Kainuu 1.1.2005 jälkeen

• Potilastietojärjestelmien välille rakennettiin aluetietojärjestelmä (Kainuussa nimi oli: alueadapteri), jolla eri järjestelmien välillä määritellyt kertomustiedot näytettiin eri järjestelmissä ratkaisu ollut kohtalaisen toimiva Kainuussa

SM/HK

Yhteinen potilastietojärjestelmä

• Kainuussa kilpailutettiin potilastietojärjestelmähankinta v. 2009-2010 – Tavoitteena oli saada yksi yhteinen potilastietojärjestelmä, jolloin

Kainuussa toteutetut potilaan hoitoketjut olisi helpompi hoitaa (kertomustiedot samassa järjestelmässä)

– Sama potilastietojärjestelmä on käytössä myös eräissä sosiaalihuollon palveluissa (kehitysvammahuollon laitoshoito, perheneuvola, vanhuspalvelut; asumispalvelut, laitospalvelut, kotihoito)

• Kilpailutuksessa huomioitiin myös se, että vanhoista potilastietojärjestelmistä tiedot voidaan siirtää valittuun järjestelmään katseltavaksi.

SM/HK

Yhteinen potilastietojärjestelmä

Valittiin Tiedon Effica, jolloin kaikki vanhat kuntien ja kuntayhtymän aikaiset Pegasos-tiedot tuli saada katselukäyttöön Efficassa. Tieto tarjosi alihankintana Avaintec X-Archive –järjestelmää, johon Pegasos-tietoja on tallennettu ja sieltä katselumahdollisuus Efficaan.

SM/HK

X-ARCHIVE

• Otettu tuotantokäyttöön syksyllä 2011, jolloin kaikki aikaisemmat Pegasos-kunnat siirtyivät Effican käyttäjiksi

• Pegasoksista kopioitu ja migroitu CDAR1-muotoon kertomusdokumentit osittain vuodesta 2003 lähtien (aikaisemmin alueadapterissa välitetyt tiedot)

• Pegasokseen jäänyt katseluun vielä mm. hoitokertomukset, kotihoidon ja asumispalveluiden kertomuslomakkeet, seurantatiedot (mm. raskaus-, diabetes-, reuma-, rokotus-, lastenneuvolatiedot).

• Arkistoitujen tietojen katselu Effican Arkistokatselusovelluksella, kontekstinhallinta (potilaan hetu ja nimi).

• Tulostaminen on mahdollista myös Effican Arkistokatselusta –tietojen luovutus muille organisaatioille pääsääntöisesti suoraan Pegasoksesta.

SM/HK

Kainuun vanhojen potilaskertomusdokumenttien sähköinen arkistointi hanke (eA via XA)

• Kainuun vanhojen potilaskertomusdokumenttien hanke aloitettiin 1.1.2013 ja hankkeen kestoksi määriteltiin/ hyväksyttiin ensin vuosi

• Nyt teemme hanketta loppuun muutoshakemuksella eli hanke päättyy 31.12.2014

SM/HK

Hankeen tavoitteet

o Toteutetaan vanhojen jo käytöstä poistuneiden Kainuun eri kunnissa olleiden sähköisten potilaskertomustietojen konvertointi kansallisten tietomääritysten, rakenteiden ja luokitusten vaatimaan muotoon

o Tuotetaan kansalliset määritykset ja toimintamallit muille terveydenhuollon organisaatioille eArkistoon siirrettävien vanhojen tietojen oikeellisuuden tarkastusmenettelyihin

o Tuotetaan kansalliset määrittelyt ja toimintamallit muille terveydenhuollon organisaatioille vanhojen sähköisten potilas- ja asiakasdokumenttien viemisestä eArkistoon

SM/HK

Hankeen tavoitteet

o Tavoitteena on luoda tarvittavat kansalliset tietomääritykset, tietorakenteet ja luokitukset sekä toimintamallit vanhojen tietojen arkistointiprosessin eri vaiheisiin

o Kainuu testaa/ ja siirtää vanhoja potilastietoja KanTaan vuoden 2014 aikana.

o Testauksen jälkeen vanhojen tietojen arkistointiprosessi voidaan tarvittavien ja mahdollisten korjaustoimenpiteiden jälkeen hyväksyä valtakunnalliseksi toimintaprosessiksi potilaskertomusdokumenttien viemisestä KanTaan.

SM/HK

Muut hankkeeseen osallistuvat tahot

o Hanke toteutetaan HUS:n ja Kainuun sote:n hankkeina

o Yhteistyötahoina toimivat eri potilastietojärjestelmien toimittajat

o Hankkeen aikana tehdään yhteistyötä Kela:n ja THL:n OPER- yksikön asiantuntijoiden kanssa

SM/HK

Projektin tehtäväkokonaisuudet

• Käyttöönottomäärittelyssä päädyttiin alkuvaiheessa siirtämään X-Archiveen alueadapterissa olleet Pegasosten potilaskertomustiedot (excel-taulukko) vuosilta 2003 – 2011

• X-Archive –arkistoon migroitu yhteensä 3.323.927 dokumenttia

• XA:ssa valmiina eAms • Edelleen kuntien ja kuntayhtymän aikana kertyneitä

tietoja katseltavissa vain suoraan Pegasoksista (ns. erilliskonvertoitavat lomakkeet)

SM/HK

Projektin tehtäväkokonaisuudet

• Järjestelmäkartoitus : mistä järjestelmistä migraatiota tarvitaan

• Migroitavien järjestelmien tietosisällön määrittely • KanTa:n tietorakenteiden määrittely ja tarkennukset • SÄHKE2- vaatimusten toteutus vanhojen potilastietojen osalta • Mahdolliset rekisterinpitäjyyksiin liittyvät muutokset • Vanhojen potilastietojen käytön ja luovutuksen mahdollisuudet

ja näyttö omien tietojen katselussa (OTK)

SM/HK

Migraatioiden toiminnallinen prosessi

• Järjestelmien migraatioaineiston tietosisällön määrittely • Metatiedot ja niiden mahdolliset lisäykset • Migraatioajot ja arkistointi KanTaan • Tietorakenteiden ja tietosisällön eheyden testaus • Arkistonhoitajan liittymän testaus

SM/HK

Migraation prosessikuvaus

Kuvatut prosessit •Vanhojen potilaskertomustietojen konversiotyön hankintaprosessi ja potilaskertomusdokumenttien tarkastusprosessi (pohjatyö) •Tietojen hyödyntäminen •Migraatioprojekti •siirtoeräprosessi

SM/HK

Tietojen hyödyntäminen -prosessi

• Kartoitettu, mitkä käyttötarpeet koskevat tätä aineistoa • Yleiset terveydenhuollon käyttötarpeet

– Potilastietojen käyttö hoitotilanteessa – alueen sisällä – alueen ulkopuolella

SM/HK

Tietojen hyödyntäminen -prosessi

Organisaation muu käyttö • Tietosuojastrategian mukaiset lokiajot, tietojen käytön valvonta • Virheellisen tiedon korjaaminen • Asiakas/ potilas tietojen tarkastaminen • Virheellisen tiedon korjaamisvaatimukset • Lokitarkastuspyynnöt • Potilasasiamies; potilasvahinkoasiat, vastineen antaminen

viranomaiselle • Hallintoylilääkäri/terveysjohtaja/organisaation rekisterin vastuuhenkilö;

vastineen antaminen valitusasioissa • Organisaatio; toiminnan ja hallinnon kehittäminen • Arkistointivelvoitteen täyttäminen • tutkimuskäyttö

SM/HK

Tietojen hyödyntäminen -prosessi

• Kartoitetaan mikä on migraation kokonaisvaikutus toiminnallisesta näkökulmasta – viime kädessä arkistointivelvoitteen täyttäminen

• Potilaan hoito: Tiedot saatavilla organisaation/ alueen sisällä 24/7 (vrt.nykykäytäntö paperilla tai erillisillä tunnuksilla eri järjestelmistä)

• Toteutuuko ”terveydenhuollon ammattihenkilö: potilastietojen käyttö hoitotilanteessa” jatkossa KanTan kautta? Toistaiseksi STM:n linjaus on, että ei luovuteta muille, kuin omalle organisaatiolle

• Toteutuuko ”Organisaatio; Tietojen luovuttaminen viranomaisille , vakuutusyhtiöille” jatkossa KanTasta? Toistaiseksi STM:n linjaus on että ei

SM/HK

Tietojen hyödyntäminen -prosessi

• Mitkä käyttötarpeet toteutuvat heikommin kuin aikaisemmin? • Miten ”Organisaatio: Toiminnan ja hallinnon kehittäminen” käyttötarve toteutuu

KanTasta?

• Kartoitetaan migraation kustannusvaikutukset – Nykyiset kustannukset järjestelmästä – Vuosimaksut/ ylläpitomaksut – Mitkä ovat kustannukset käyttötarpeiden toteuttamisesta ennen migraatiota – Mitkä ovat migraatioprojektin kustannukset? – Mitkä ovat kustannukset migraation jälkeen?

• KanTa ylläpitomaksut, tietoliikennekustannukset, allekirjoituspalvelun ylläpito yms.

SM/HK

Tietojen hyödyntäminen -prosessi

• Käyttötarpeen mukaan jaoteltuna – Mitkä asiat tehdään operatiivisen potilastietojärjestelmän kautta

(joka lukee KanTa:sta) – Tietosuojavaltuutetun toimiston kannanoton perusteella esim.

asiakkaan oman näkemyksen lisääminen vanhaan potilastietojärjestelmän tekstiin potilastietojärjestelmässä arkistonhoitajan käyttöliittymän kautta

SM/HK

Migraatioprojekti -prosessi

• Sopimus: lähdejärjestelmän toimittaja, migraation toteuttaja ja asiakas

• Sovitaan osapuolien vastuut ja toteutettavat muutokset • Sovitaan missä ja miten hyväksyminen tapahtuu

– toimintatapa jos hyväksymistestauksessa todetaan, että aineisto ei ole vielä valmis tuotantokäyttöön

– miten aineisto siirtyy hyväksymistestauksen jälkeen tuotantokäyttöön

– Hyväksytään aineiston käyttöönotto

SM/HK

Migraatioprojekti -prosessi

• Lopputuloksena lähdejärjestelmän aineisto jakautuu seuraaviin osajoukkoihin

o Tiedot jotka on migroitu hyväksytysti ja ovat hyödynnettävissä kohdejärjestelmässä

o Tiedot, jotka sovitaan jätettäväksi jälkitoimitukseen o Tiedot, jotka on päätetty olla siirtämättä sähköisesti ja arkistoidaan

vain paperilla o Tiedot jotka ovat vielä lähdejärjestelmässä ja joiden migrointi

odottaa lisäselvitystä

SM/HK

Migraation jälkeinen hävittäminen • Seuraavat asiat on huomioitava • Jos lähdejärjestelmä jää vielä käyntiin niin jääkö aineisto sinne?

o Jää, koska kaikkia tietoja ei voida siirtää. Tehtävä suunnitelma siitä, siirretäänkö, vai onko aineisto sellaista, joka voidaan hävittää

o Tämän jälkeen tehtävä päätös lähdejärjestelmän sulkemisesta o Lokitiedot, kannattaako siirtää KanTaan – on helpompi käyttää

lähdejärjestelmästä suoraan

SM/HK

Migraation jälkeinen hävittäminen

Poiminta-aineiston säilytys o Tarvittaessa voidaan tehdä migraatio uusiksi ilman

uudelleenpoimintaa

o Tarkistusprosessin ajan voidaan säilyttää

o Kun migroitu aineisto on laatutarkistettu ja hyväksytty, ei aineistolla ole säilytystarvetta.

o Varmistettava, että migraation aikaiset tekniset kopiot on hävitetty kaikilta osapuolilta

SM/HK

Organisaation laatukontrolli

• Organisaation tehtävät:

o Laatukontrolli: eli aineisto on käyttökelpoista kohdejärjestelmän kautta o Ulkoasut riittävät o Metatiedot vastaavat tarvetta – asiakirjat löydettävissä o Käyttöoikeusrajoitukset toimivat

SM/HK

Organisaation laatukontrolli

• Tarkastamistapa o Satunnaispoiminta potilaista o Kattavasti erilaisia asiakirjatyyppejä siirtoerän aineistosta o Vertaaminen siitä, miten aineisto näkyy lähdejärjestelmässä ja

miten se näkyy nyt kohdejärjestelmässä

o Tarkastetaan myös aineiston laajuus o Tehdään tarkastuspöytäkirja

SM/HK

Tietojen siirto eArkistoon

SM/HK

Kartoitetaan Arkistoitavat

Pegasos-tiedot

Määriteltyjen potilas- Kertomusdokumenttien Konvertointi ja migrointi

eArkisto Määrittely, validointi, Migrointi+CDAR2 ja

siirto eArkistoon

Tallennus X-Archiveen

Dokumentteihin Lisätään

metatiedot

Tietojen käyttö Katselimella (ptj tai muu)

Mitä Kainuussa on tehty

o Järjestelmäkartoitus o Luettelot/ kartoitukset eri vanhoista potilaskertomusjärjestelmistä

on tehty o Pegasos järjestelmän tietosisällön kuvaus on tehty ja arvioitu

potilasasiakirjallisen tiedon osuus

o Pegasoksesta saadaan sen aikaisilla määrityksillä olevat lomakkeet ja valtakunnalliset koodistot

o Lomakkeet ja otsikot ovat pääsääntöisesti olleet yleisesti ja valtakunnallisesti käytettyjä otsikoita, mutta eivät nykyisiä määrityksiä vastaavia

SM/HK

Mitä Kainuussa on tehty

o Edellä mainitut prosessit on kuvattu ja niiden mukaan aloitetaan testaus huhtikuussa 2014

o Aineistoksi on valittu Suomussalmen kunnan perusterveydenhuollon aineisto

SM/HK

Kevät 2014

Kevään 2014 aikana o Testiaineiston nouto/ muunto arkistosta (Avaintec) o Suomussalmen perusterveydenhuollon aineistosta ajalta 2003-2011 o Muunto CDRA1 muotoon CDRA2 muotoon Avaintecin

muuntotyökalulla, joka samalla allekirjoittaa muunnetut CDRA2- asiakirjat

o Testiaineiston luovutus Kainuulle ja aineiston testaaminen aloitetaan

n. 15.4.2014

SM/HK

Kevät 2014

o Testatun testiaineiston toimittaminen Kelalle o ensin lähetetään yksittäisten testipotilaiden kertomusaineisto

o Testaus Kelan kanssa alkaa n. 15.5.2014, jolloin mahdollinen

massasiirto Kelalle, mikäli yksittäisen potilaiden testiaineisto on ollut ok

o Tehtävät tehdään kuvaamiemme prosessikuvausten mukaisesti, jolloin testataan myös prosessikuvauksien oikeellisuus/muutostarpeet

o Nimetty Pegasos pääkäyttäjä päätoimisesti testaukseen

SM/HK

Kiitos mielenkiinnosta

SM/HK