Heroma Självservice

Sida 1 av 26 Version 1.0

Senast uppdaterad 181104

Sökväg till dokumentet: U:\KSF-Systemförvaltning\Förvaltningsobjekt Heroma \Nya Webben

Heroma

Självservice Manual för anställda i Haninge Kommun




Innehållsförteckning 1 Allmänt om Heroma Självservice ..................................................................................................................... 4

2 Logga in i Heroma Självservice ........................................................................................................................ 4

2.1 Logga in från arbetet ............................................................................................................................... 4

2.2 Logga in hemifrån, eller på annan plats .................................................................................................. 4

3 Startsidan ......................................................................................................................................................... 6

3.1 Inloggad som ........................................................................................................................................... 7

3.2 Byt anställning ......................................................................................................................................... 7

3.3 Ändra språk .............................................................................................................................................. 7

3.4 Lön ........................................................................................................................................................... 8

3.5 Saldon ...................................................................................................................................................... 8

3.6 Ackar ........................................................................................................................................................ 8

3.7 Mina pågående ärenden ......................................................................................................................... 9

3.8 Mina arbetstider ...................................................................................................................................... 9

4 Lönespecifikationer och kontrolluppgifter .................................................................................................... 10

5 Min anställning .............................................................................................................................................. 10

5.1 Namn och adress ................................................................................................................................... 11

5.2 Mina Barn .............................................................................................................................................. 11

6 Registrera Arbetsförändring .......................................................................................................................... 12

6.1 Registrera arbetade timmar .................................................................................................................. 12

6.2 Registrera tillgänglig tid ......................................................................................................................... 14

6.2.1 Registrera tillgänglig för flera dagar samtidigt .............................................................................. 14

6.2.2 Registrera tid över dygnsgräns ...................................................................................................... 15

6.3 Registrera övertid .................................................................................................................................. 15

6.4 Arbete under frånvaro ........................................................................................................................... 15

6.5 Registrera byten av arbetspass ............................................................................................................. 15

6.5.1 Byt tid för eget arbetspass ............................................................................................................. 15

6.5.2 Byt pass med en kollega ................................................................................................................ 16

7 Registrera Frånvaro ....................................................................................................................................... 16

7.1 Registrera Semester .............................................................................................................................. 17

7.2 Registrera Sjukfrånvaro ......................................................................................................................... 17

7.2.1 Sjukfrånvaro ................................................................................................................................... 17

7.2.2 Sjukfrånvaro, omf .......................................................................................................................... 17

7.2.3 Sjukfrånvaro Timavlönad ............................................................................................................... 17

7.3 Registrera Föräldraledighet ................................................................................................................... 18




7.3.1 Besök mödravård ........................................................................................................................... 18

7.3.2 Graviditetspenning ........................................................................................................................ 18

7.3.3 Tillfällig föräldrapenning 10 dagar i samband med barns födelse/adoption ................................ 18

7.3.4 Föräldraledig med barn under 12 år.............................................................................................. 18

7.3.5 Föräldraledighet ............................................................................................................................ 18

7.3.6 Föräldraledig ensamstående ......................................................................................................... 19

7.3.7 Föräldraledig omf ......................................................................................................................... 19

7.4 Registrera Vård av barn - VAB .............................................................................................................. 19

7.5 Registrera annan frånvaro ..................................................................................................................... 19

7.5.1 Läkarbesök ..................................................................................................................................... 19

7.5.2 Tjänstledig utan lön ....................................................................................................................... 19

8 Registrera Tillägg och Avdrag ........................................................................................................................ 20

8.1 Utlägg ..................................................................................................................................................... 20

8.2 Kilometerersättning vid tjänsteresa ...................................................................................................... 21

9 Semester och Ferie ........................................................................................................................................ 22

9.1 Semester ................................................................................................................................................ 22

9.2 Ferie ....................................................................................................................................................... 23

10 Skriva ut schema ........................................................................................................................................ 24

11 Friskvårdsbidrag......................................................................................................................................... 25

12 Kom och gå ................................................................................................................................................ 25

13 Vera – Din digitala assistent ...................................................................................................................... 26




1 Allmänt om Heroma Självservice Heroma Självservice är Haninge Kommuns system för hantering av det som rör din anställning. Här hittar du aktuell information om din lön, din frånvaro, dina arbetsförändringar, ditt semestersaldo mm. I Heroma Självservice registrerar du själv förändringar som påverkar lön, tex om du är föräldraledig, sjuk, har semester och du rapporterar dina arbetade timmar om du ärtim/ behovsanställd. Din ledare godkänner det du registrerat och lönen beräknas. Lönen beräknas ungefär i mitten av varje månad och då behöver alla typer av ändringar som påverkar lön vara registrerade i Heroma och godkänt av chef för att komma med på månadens lön. Annars sker beräkningen på nästkommande lön istället.

2 Logga in i Heroma Självservice

2.1 Logga in från arbetet Är du inloggad på en arbetsdator med ditt unika användarnamn och lösenord finns det två sätt att nå Heroma

Självservice.

Antingen söker du efter Självservice i startmenyn på din dator bland alla program. Eller så går du in på

Intranätets startsida och klickar på översta länken i den grå rutan med rubrik ”Verktyg för alla”.

2.2 Logga in hemifrån, eller på annan plats




3 Startsidan Startsidan är det första du ser efter inloggningen. Här finns Översikten och Menyn. Här når du de funktioner

du är behörig till. Heroma Självservice är anpassad efter din roll vilket innebär att endast de funktioner och

ärenden som din behörighet medger visas.

På översikten visas ”block” som Lön, Saldon, Ackar, Att göra och Mina arbetstider. Menyn (svart) finns till

höger på Startsidan. Högst upp finns ett sökfält så att du lätt kan söka och hitta i menyn.

Exempel på hur startsidan kan se ut.

För att komma åt undermenyerna klickar du på pil ned så öppnas menyn.

MENY ÖVERSIKT




3.1 Inloggad som Du ser vem som är inloggad som längst upp till höger. När du för muspekaren över ditt namn visas information

om ID-nummer samt avdelning

Om du klickar på ditt namn så får du upp dina personliga inställningar

3.2 Byt anställning Om du har flera anställningar kan du här växla mellan dessa. Du kan också bestämma vilken anställning som

ska vara standard.

3.3 Ändra språk Här kan du växla mellan svenska och engelska.




3.4 Lön I blocket med rubriken Lön ser du när nästa löneutbetalningsdag är. Här finns uppgifter om din aktuella lön

och din preliminära nettolön för nästkommande månad. Klicka på länk ”Visa din lön”.

3.5 Saldon Blocket med saldon visar de saldo som är aktuella för dig. Exempelvis ”Återstående semesterdagar” och

”Övertid”. Semesterdagar som du ansökt om och fått godkända av din ledare avräknas från saldot på en gång,

även om datumen för semestern ännu inte varit.

3.6 Ackar I blocket Ackar visas ackumulerade summor för tex lön och skatteavdrag under hela det innevarande året.




3.7 Mina pågående ärenden Under blocket Att göra ser du de ärenden du registrerat och vilken status de har. Du klickar på rubriken ”Mina

pågående ärenden”. I exemplet nedan finns en ansökan om semester mellan 181227-181228 och den är

tillstyrkt av närmsta chef/samordnare men ännu inte godkänd.

3.8 Mina arbetstider Längre ned på startsidan hittar du ditt personliga arbetsschema. Är du timanställd syns bara de pass som är

registrerade. Innevarande kalendermånad är förvald. Du kan byta kalendermånad genom att klicka på pilarna

framåt och bakåt vid månaden. Via kalendern kan du direkt registrera Arbetsförändringar, Frånvaro, mm.




4 Lönespecifikationer och kontrolluppgifter

I menyn under fliken Personligt finns Löneuppgifter. Här hittar du dina lönespecifikationer och

kontrolluppgifter under E-lönespec och E-kontrolluppgift. Du kan öppna och titta på dem, skriva ut eller spara

som PDF-filer.

Du kan även välja att få din lönespecifikation mailad till valfri mailadress. Detta gör du under fliken Personligt/

Personuppgifter/Detaljer

5 Min anställning

I Menyn under val Personligt/Personuppgifter finns uppgifter om dig och din anställning. Din adress fylls i

automatiskt från systemet. Du fyller själv i mailadress, mobilnummer och anhöriguppgifter. Under detta

menyval hittar du även samlad information om din frånvaro, dina anställningar i kommunen och aktuell

skattetabell som finns registrerad för dig.




5.1 Namn och adress Finns under fliken detaljer

5.2 Mina Barn

När du är frånvarande för Vård av barn eller tar ut föräldraledighet kopplar du frånvaron till ett specifikt barn,

och det är här du registrerar uppgifter om ditt barn. Välj flik ”Anhöriguppgifter”. Klicka på knappen +Ny för att

registrera ett nytt barn. Du kan här fylla i uppgifter även för ett väntat barn, som du senare kan justera. Detta

för att kunna registrera en planerad föräldraledighet.




6 Registrera Arbetsförändring Arbetsförändringar registreras under menyvalet Personligt, val Registrera. Välj knappen Arbetsförändring. Du

får då upp alla alternativ till arbetsförändring som kan registreras. Arbetsförändringar kan också registreras

genom att använda kalendern på Startsidan.

6.1 Registrera arbetade timmar Detta kan du bara göra om du är behovsanställd och arbetar på timme.

Välj då menyval Personligt/Registrera – Arbetsförändring- och alternativet Timavlönad.

Du kan också registrera arbetspass via kalendern på startsidan. Du ställer dig på den aktuella dagen i

kalendern, vänsterklickar på musen och klickar på Arbetsförändring. Välj Timavlönad.

Kontrollera att datumet är korrekt.

Välj den verksamhet du har jobbat på. Om du bara har ett att välja på, behöver och kan du inte göra något val.

Om du har flera, är det viktigt att du väljer rätt. När du sedan har gjort ditt val, kommer en röd text upp. Den

kan du ignorera om du har valt rätt.




1. Fyll i klockslag när ditt pass började. 2. Fyll i klockslag när ditt pass slutade. 3. Ange hur många minuters rast du haft. 4. Välj aktivitet Timavlönad. 5. Klicka på Spara Pass!

OBS!

Du måste spara mellan varje rad, annars

försvinner informationen du har lagt in!

6. Klicka på Ny rad. 7. Är en del av passet jour registreras jourtiden på

egen rad. Välj aktivitet Jour enl Bil J. istället för timavlönad, se rad 2 i exemplet

8. Klicka på Spara Pass! 9. Klicka på Ny rad. 10. Lägg in arbetspasset dag 2. 11. Välj aktivitet timavlönad. 12. Klicka på Spara Pass! 13. OBS! Skriv in nummer på ansvar och objekt i

rutan Notering! Viktigt! 14. Om du vill/behöver, kan du även skriva ett

meddelande till chef i rutan Notering. 15. Klicka på Skicka.

Du kommer då tillbaka till startsidan.

Under Mina pågående ärenden ser du de ärenden du har skickat till chef.




6.2 Registrera tillgänglig tid Detta gäller bara dig som är anställd som timvikarie på Äldreförvaltningens bemanningscentrum. Du

registrerar tillgänglig tid via menyval Personligt/Tillgänglig tid. Klicka på knappen ny och fyll i de datum och

tider du är tillgänglig för arbete. Spara.

De pass som du registrerat kommer upp som en lista på denna sida. Du kan bläddra fram och tillbaka för att se

olika månader. Markera en rad genom att bocka i rutan för att ändra eller ta bort tillgänglig tid. Det går bara

att ändra en rad i taget.

Vill du ta bort ett registrerat pass bockar du i rutan framför valt pass och väljer knappen ”Ta bort”

6.2.1 Registrera tillgänglig för flera dagar samtidigt

Det går att registrera tillgänglig tid för flera dagar samtidigt eller återkommande tider i ett intervall, t.ex. vill

man kanske vara tillgänglig varje måndag och tisdag under en månad. Markera alternativet ”Flera dagar i

registreringsbilden för att sedan kunna välja from- och tom-datum. Därefter markeras de dagar i intervallet

som den tillgängliga tiden ska ligga på. I högerkanten visas ”Återkommande!” för att betona att det är

tillgänglig tid som upprepas under det valda intervallet.




6.2.2 Registrera tid över dygnsgräns

Det är möjligt att registrera tid över dygnsgräns för att t.ex. markera att man är tillgänglig för ett nattpass.

6.3 Registrera övertid Använd menyval Personligt/Registrera – Arbetsförändring – Övertid. Fyll i datum och klockslag. Skriv en

notering vid behov och tryck på knappen skicka.

6.4 Arbete under frånvaro Om du är frånvarande på heltid under en period, tex tjänstledig eller föräldraledig, kan det hända att du går in

och arbetar ibland ändå. Denna arbetstid registreras på samma sätt som timavlönad se avsnitt 6.1.

Menyvalet är Personligt/Registrera – Arbetsförändring. Alternativ Arbete under frånvaro.

6.5 Registrera byten av arbetspass

6.5.1 Byt tid för eget arbetspass

Använd menyval Personligt/Registrera – Arbetsförändring – och välj alternativ ”Eget byte”. Följ instruktionerna

på sidan. Använd vänster musknapp för att markera och flytta valt arbetspass. Om flytt av pass inte är inom

samma vecka använder du knapparna . Glöm inte att spara innan du skickar förfrågan.




6.5.2 Byt pass med en kollega

Använd menyval Personligt/Registrera – Arbetsförändring – och välj alternativ ”Anställds byte”. Följ

instruktionerna på sidan. Det går inte att byta pass mellan olika dagar i samma registrering. Då får man göra

bytet i två registreringar. Glöm inte att spara.

7 Registrera Frånvaro

Frånvaro registreras under menyvalet Personligt, val Registrera. Välj knappen Frånvaro. Du får då upp alla

alternativ till frånvaro som kan registreras. Frånvaron kan också registreras genom att använda kalendern på

Startsidan.




Om du vill se all din frånvaro samlat väljer du menyval Personligt/personuppgifter –Flik Frånvaro

7.1 Registrera Semester När du registrerat semester och din ledare har godkänt din ansökan justeras ditt semestersaldo direkt, oavsett

om den aktuella semesterdagen inträffat eller inte.

Man kan inte ta semester del av dag. I vissa fall kan man växla semesterdagar mot timmar och ta Semester Tim

istället. Läs mer på intranätet om villkoren för att kunna växla semesterdagar till timmar.

7.2 Registrera Sjukfrånvaro Vid registrering av sjukfrånvaro finns det olika alternativ att välja mellan. Alternativen beskrivs i punkt 7.2.1-

7.2.3.

7.2.1 Sjukfrånvaro

Denna väljer du som regel vid tillfällig eller långvarig sjukdom där du är helt borta från arbetet. Har du gått

hem under ett arbetspass och därmed arbetat en viss tid av dagen behöver du registrera denna dag för sig.

Välj för denna dag att markera rutan ”Del av dag” och fyll i de klockslag då du varit frånvarande. Därefter

registrerar du kommande sjukdagar som en sammanhängande period.

7.2.2 Sjukfrånvaro, omf

Detta val använder du när en läkare har sjukskrivit dig på en viss procent av din arbetstid. Här kan

omfattningen vara 25%, 50% eller 75%. Du fyller i denna omfattning oavsett vilken arbetstid du har i grunden.

7.2.3 Sjukfrånvaro Timavlönad

För att ha rätt till sjuklön som timavlönad måste du uppfylla följande kriterier:

Du måste ha varit anställd i minst en månad.

Du måste ha haft minst 14 arbetspass under den senaste månaden.

Det senaste arbetspasset innan du blir sjuk får inte vara äldre än 14 dagar.

Du måste ha planerade arbetspass under den/de dagar du är sjuk.

Uppfyller du inte dessa kriterier, har du inte rätt till sjuklön.

Om du har rätt till sjuklön registrerar du först det/de arbetspass du skulle arbetat och noterar ”Sjuk” i

anteckningsfältet. Därefter registrerar du sjukfrånvaron på aktuellt pass.




7.3 Registrera Föräldraledighet Vid registrering av föräldraledighet samt ledighet relaterad till graviditet finns det olika alternativ att välja

mellan. Alternativen beskrivs i punkt 7.3.1-7.3.7.

7.3.1 Besök mödravård

Du registrerar frånvaro när du varit på besök hos mödravården. Detta är betald frånvaro precis som

läkarbesök, enligt nedan.

Gällande blivande föräldrars rätt till ledighet för att besöka mödravårdscentral så gäller kollektivavtalet §29 mom 4. Det innebär att om det är

nödvändigt att besöket sker på arbetstid så har medarbetaren i egenskap av blivande förälder rätt till ledighet för att besöka mödravårdscentral vid

högst 2 tillfällen. Under sådan ledighet utges ersättning motsvarande 100 % av lönen. Detta innebär ingen ovillkorlig rätt att besöka mödravårdscentral

under arbetstid. Omständigheterna ska vara sådana att besök under annan tid inte är möjligt.

Välj datum, bocka i rutan Del av dag och fyll i klockslag för frånvaron. Om du skulle haft rast på den

frånvarande tiden bockas även denna ruta i.

7.3.2 Graviditetspenning

Detta val används vid beviljad graviditetspenning från försäkringskassan.

7.3.3 Tillfällig föräldrapenning 10 dagar i samband med barns födelse/adoption

Denna frånvaro används när partner är hemma de 10 första dagarna med nyfött eller adopterat barn.

Alternativet benämns ”Tfp 10 d föd/adop” i Självservice. Barnet måste vara registrerat i Heroma innan du kan

lägga in frånvaron, då frånvaron kopplas till aktuellt barn. Se avsnitt ”Mina barn”

7.3.4 Föräldraledig med barn under 12 år

Enligt gällande kollektivavtal har du rätt att arbeta deltid om du har barn som ännu inte fyllt tolv år.

Ledigheten är max 25%. Alternativet benämns ” Föräldraledig barn < 12 år omf” i Självservice.

7.3.5 Föräldraledighet

Detta val används när du är föräldraledig på heltid och får föräldrapenning. Under de första 180 dagarna har

du rätt till föräldrapenningtillägg som utbetalas av Haninge Kommun om anställningen varat mer än ett år. Läs

mer på intranätet om detta. De första 120 dagarna av din föräldraledighet med varje barn, upp till 2 år,

intjänar du dessutom betalda semesterdagar.




7.3.6 Föräldraledig ensamstående

Detta val används när du är ensamstående med ditt barn, och föräldraledig på heltid och får föräldrapenning.

Under de första 180 dagarna har du rätt till föräldrapenningtillägg som utbetalas av Haninge Kommun om

anställningen varat mer än ett år. Läs mer på intranätet om detta. De första 180 dagarna av din

föräldraledighet med varje barn, upp till 2 år, intjänar du dessutom betalda semesterdagar.

7.3.7 Föräldraledig omf

Detta val används när du är föräldraledig på en viss procent av din ordinarie arbetstid och får föräldrapenning.

7.4 Registrera Vård av barn - VAB Vård av barn (vab) registreras med koppling till barn, så du behöver registrera ditt barn innan du kan registrera

frånvaron. Se avsnitt Mina barn.

Om du vabbar under en del av en arbetsdag gör du alltid denna registrering för sig själv. Bocka i rutan Del av

dag och fyll i aktuella klockslag samt om rast ingår i frånvarotiden. Hela vab-dagar registrerar du som en hel

period.

Även timanställda kan registrera vab. Barn måste först registeras. Lägg sedan in planerade arbetspass, men

anmärkningen ”VAB” i noteringsfältet. Registrera därefter frånvaron.

7.5 Registrera annan frånvaro Du kan registrera all frånvaro själv i Självservice. Det som inte finns med som en egen knapp finns under

alternativ Övrig Frånvaro. Vid användning av knappen ”Övrig frånvaro” noterar du själv anledning i

anteckningsfältet innan du skickar begäran till din chef.

Nedan några fler frånvaroexempel.

7.5.1 Läkarbesök

Du registrerar frånvaro när du varit på läkarbesök. Välj datum, bocka i rutan Del av dag och fyll i klockslag för

frånvaron. Om du skulle haft rast på den frånvarande tiden bockas även denna ruta i.

7.5.2 Tjänstledig utan lön

Registrera din tjänstledighet. Om du är delvis tjänstledig väljer du Tjänstledig, omf. Tjänstledigheten påverkar

din lön och dina betalda semesterdagar. Ha noggrann kontroll på att tjänstledigheten är rätt registrerad så att

det inte felaktigt utgår lön till dig. Var också aktsam på ditt uttag av semesterdagar om du vet att du planerar

eller har haft tjänstledighet under året.

Det finns fler variander på denna frånvaro som du kan välja, tex tjänstledig för studier, tjänstledig för fackligt

arbete mm. Du ser alternativen bland frånvaroorsakerna i Självservice.




8 Registrera Tillägg och Avdrag

Följande utlägg ska du själv rapportera i självservice

Km.ers med egen bil ( max 1200 km)

P-avgift ( max 500 belopp)

Taxiresor ( max belopp 1500 kr.)

Komplettering livs/fika ( max belopp 500 kr.)

Lokala resor SL/Båt ( max belopp 500 kr.)

Övriga utlägg ska skickas till ekonomi avdelningen.

Du registrerar genom att välja menyval Personligt/Registrera – Flik Tillägg/Avdrag – klicka på den stora

knappen med namn Tillägg/Avdrag.

8.1 Utlägg Välj typ av utlägg i rullisten genom att klicka på nedåtpilen. När du gjort ett val klickar du på knappen skapa

ärende.

Lägg in rätt datum och belopp.




Skriv in inköp som du har gjort,då kan chefen se detta i loggen. Skanna kvittot, bilaga är obligatoriskt i pdf-

format.

Originalkvittot ska lämnas till chefen.

Skicka ärendet när du är klar.

När chefen godkänner ärendet så är noteringsrutan tom och kan skicka en notering tillbaka till dig.

8.2 Kilometerersättning vid tjänsteresa Se instruktion 8.1. Du väljer alternativ ”Km.ers” och fyller i antal km samt anledning till resa.

Klicka på knappen Skicka.




9 Semester och Ferie

Under menyval Personligt/Semester hittar du aktuell information om din semester respektive Ferie.

9.1 Semester Du ser här antal kvarvarande semesterdagar, och hur många av dessa som är sparade. Du ser också vad du

tagit ut. Här finns också information om hur många semesterdagar du har rätt till och om du har haft frånvaro

som påverkat din semester. Slutligen finner du din semesterkvot här. Den gäller främst de som arbetar deltid

eller på oregelbundet schema. För varje semesterdag du tar ut kommer antal dagar multiplicerat med

semesterkvoten att dras från ditt semestersaldo.




9.2 Ferie Ferieanställda får Semesterdagtillägg för de dagar de har semesterrätt till, beroende på ålder. Ferieanställda

tjänar in sin betalda Ferieledighet under läsåret. Om man ej arbetat hela läsåret tjänar man inte in full betald

Ferie, utan de dagar man tjänat ihop utbetalas tills de tar slut. Feriedagarna avser kalenderdagar dvs helgerna

ingår. Se nedan.




10 Skriva ut schema

Välj Rubriken Rapporter i Menyn. Klicka på ”Schemaexport”, Sätt en bock i rutan Personlig arbetstid web. Nu

kan du välja datum för din schemaperiod och vilka aktiviteter du vill ha med. När du är nöjd välj knappen

”Skapa”.

Ditt schema visas nu i utskriftsformat, se nedan. Högerklicka med musen och välj ”Skriv ut”.




11 Friskvårdsbidrag

Under Menyvalet Förmåner hittar du fliken Wellnet. Via denna kommer du direkt in på Wellnets hemsida och

kan ta del av de friskvårdsalternativ som finns samt får översikt på ditt friskvårdsbidrag.

12 Kom och gå

För dig som använder Kom & gå, kommer du åt websidan för via Menyval Personligt/Kom och Gå.

Vill du se dina tidigare stämplingar och saldon på flexkontot väljer du menyval Arbetstider/Översikt

stämplingar alt Saldo och stämplingar. Se nedan bilder.

Observera att stämplingar i Kom&gå ibland kan ha någon dags fördröjning innan det registreras.




13 Vera – Din digitala assistent I Självservice finns här och där en symbol.

Där denna syns finns det ibland beskrivningar och förklaringar till de olika ytorna eller funktionerna.

Klicka på knappen så kommer beskrivningsrutan upp.

Heroma Självservice

Documents

Transcript of Heroma Självservice