Helsinki Developers | Helsinki Developers - Yhteenveto...

HELSINGIN KAUPUNKI 1HALLINTOKESKUSSosiaali- ja terveystoimi uudistuuMuutostiimi

20.6.2012

Postiosoite Käyntiosoite Puhelin Faksi Tilinro Y-tunnusPL 1 Pohjoisesplanadi 11-13 +358 9 310 1641 +358 9 655 783 800012-62637 0201256-600099 HELSINGIN [email protected]

Helsinki 17http://www.hel.fi

Alv.nroFI02012566

Yhteenveto sosiaaliviraston ja terveyskeskuksenhallinto- ja tukipalvelujen nykytilan kartoituksis-ta ja jatkotöistä

Hankintapalvelut, s. 4 – xx

Henkilöstöhankintapalvelut, s. xx - xx

Henkilöstöhallinto, s. xx – xx

Kehittäminen ja koulutus, s. xx – xx

Oikeudelliset palvelut, s. xx – xx

Taloushallintopalvelut, s. xx – xx

Tietohallintopalvelut, s. xx – xx

Tilahallintopalvelut, s. xx – xx

Viestintä, s. xx – xx

Toimistopalvelut, s. xx – xx


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen hankintapalvelujen nykytilan kartoitus

Sisällysluettelo1. Johdanto .................................................................................................................................. 4

1.1. Sosiaalivirasto ................................................................................................................... 41.2. Terveyskeskus .................................................................................................................. 41.3. Hankintakeskus ................................................................................................................. 5

2. Palvelujen tämänhetkinen organisointi ja vastuut virastoissa .................................................. 52.1. Sosiaalivirasto ................................................................................................................... 5

2.1.1. Hankintatehtävät ......................................................................................................... 62.1.2. Muut hankintayksikön tehtävät .................................................................................... 72.1.3. Palvelujen myynti virastossa ....................................................................................... 72.1.4. Palvelusetelihankinnat ................................................................................................ 7

2.2. Terveyskeskus .................................................................................................................. 82.2.1. Hankintayksikkö .......................................................................................................... 82.2.2. Tietohallintoyksikkö ..................................................................................................... 82.2.3. Sairaala-apteekki ........................................................................................................ 92.2.4. Tukipalveluyksikkö ...................................................................................................... 92.2.5. Materiaalipalveluyksikkö ............................................................................................. 92.2.7. Palvelujen myynti virastossa ....................................................................................... 92.2.8. Suun terveydenhuolto ............................................................................................... 102.2.9. Terveyskeskuksen strategiayksikkö .......................................................................... 102.2.10. Kilpailutukset ........................................................................................................... 102.2.11. Palvelusetelikokeilu ................................................................................................ 11

3. Palvelujen resurssit vakansseittain ........................................................................................ 113.1. Sosiaalivirasto ................................................................................................................. 11

3.1.1. Hankintayksikkö ........................................................................................................ 113.1.2. Hankintapalvelut - tiimi .............................................................................................. 123.1.3. Ruoka- ja siivouspalvelutiimi ..................................................................................... 123.1.4. Kuljetuspalveluryhmä ................................................................................................ 123.1.5. Muuta hankintayksikön resursseista ......................................................................... 133.1.6. Muut vastuualueet/yksiköt......................................................................................... 133.1.7. Yhteenveto vakansseista .......................................................................................... 14

3.2. Terveyskeskus ................................................................................................................ 143.2.1. Hankintayksikkö ........................................................................................................ 143.2.2. Sairaala-apteekki ...................................................................................................... 153.2.3. Tukipalveluyksikkö .................................................................................................... 153.2.4. Materiaalipalveluyksikkö ........................................................................................... 153.2.5. Suun terveydenhuolto ............................................................................................... 163.2.6. Yhteenveto vakansseista .......................................................................................... 16

3.3. Hankintakeskus ............................................................................................................... 174. Palvelujen tuottamiseen varatut määrärahat, vuoden 2012 budjetti ...................................... 17

4.1. Sosiaalivirasto ................................................................................................................. 174.2. Terveyskeskus ................................................................................................................ 17


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

5. Ko. palvelukokonaisuuden vastuulla olevat sopimukset ........................................................ 175.1. Sosiaalivirasto ................................................................................................................. 175.2. Terveyskeskus ................................................................................................................ 185.3. Hankintakeskus ............................................................................................................... 18

6. Toiminnan käytössä olevat tilat .............................................................................................. 186.1. Sosiaalivirasto ................................................................................................................. 186.2. Terveyskeskus ................................................................................................................ 19

7. Ryhmän näkemykset jatkotyön pohjaksi ................................................................................ 197.1. Sosiaalivirasto ................................................................................................................. 197.2. Terveyskeskus ................................................................................................................ 207.3. Hankintakeskus ............................................................................................................... 217.4. Ryhmän näkemyksiä jatkotyön pohjaksi .......................................................................... 21


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

1. Johdanto

Työryhmän jäsenet

Helena Ylisipola, puheenjohtaja

taloushallintopäällikkö Mikael Boström, sosiaalivirasto, sihteeri

vs. hallintopäällikkö Ann-Marie Turtiainen, terveyskeskus

hankintapäällikkö Erja Snellman, terveyskeskus

hankintapäällikkö Maritta Jääskeläinen, sosiaalivirasto

hankintajohtaja Jorma Lamminmäki, hankintakeskus

1.1. Sosiaalivirasto

Sosiaaliviraston osalta on tarkasteltu pääasiassa keskitettyjä hankintapalveluja, joi-ta tuottaa hallinto- ja kehittämiskeskuksen talous- ja suunnittelupalveluihin kuuluvahankintayksikkö mukaan lukien myös ne hankinnat, joita ei hankinta- tai muun lain-säädännön perusteella tarvitse kilpailuttaa.

Mukaan on otettu kuitenkin vanhusten palvelujen vastuualueen kokopäivätoimistenhankintasihteereiden tuottamat hankinta- ja varastopalvelut.

1.2. Terveyskeskus

Terveyskeskuksen osalta on tarkasteltu hankintapalveluja ja hankintakeskuksenkilpailuttamia yhteis- ja erillishankintoja.

Molempien virastojen osalta on tarkastelun ulkopuolelle jätetty ne hankinnat, joitakummankin lautakunnan myöntämien hankintavaltuuksien omaavat henkilöt tekevätyhteishankintayksikön kilpailuttamilta sopimuskumppaneilta (esim. tilahallinto). Li-säksi pienhankinnat (hankinnat, jotka alittavat hankintalain mukaiset kynnysarvot)on jätetty käsittelyn ulkopuolelle.

Raportissa käsitellään myös hankinnat, joita virastot tekevät niiden tahojen kanssa,joita ei hankinta- tai muun lainsäädännön perusteella tarvitse kilpailuttaa. Lisäksiraportissa mainitaan myös terveyskeskuksen tukipalvelujen myynti kaupungin muil-le hallintokunnille ja muille tahoille.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

1.3. Hankintakeskus

Helsingin kaupungin hankintakeskus on kaupungin yhteishankintayksikkö ja hankin-tojen asiantuntijavirasto. Hankintakeskus toimii kaupungin hankintojen osaamis- jakilpailuttamiskeskuksena ja tuottaa yhteisiä hankintapalveluja kaupungin hallinto-kunnille. Virasto huolehtii yhteishankintatuotteiden hankinnasta, varastoinnista jajakelusta kaupungin toimipisteisiin sekä avustaa kaupungin hallintokuntia näidenerillishankinnoissa.

Hankintakeskukselle osoitetuissa yhteishankinnoissa hankinnan toteuttaa ja hankin-tapäätöksen tekee hankintakeskus. Hallintokuntien erillishankinnoissa hankintakes-kus voi avustaa hankinnan toteuttamisessa, mutta hankintapäätöksen tekee kukinhallintokunta päätösvaltansa ja hankintavaltuuksiensa puitteissa.

Hankintakeskus vastaa myös kaupungin hankintastrategiasta ja tuottaa kaupunginjohdolle sekä hallintokunnille volyymi- ja analyysitietoa kaupungin ja sen yksiköidenhankinnoista.

2. Palvelujen tämänhetkinen organisointi ja vastuut virastoissa


Sosiaaliviraston keskitetyistä hankinnoista huolehtii hallinto- ja kehittämiskes-kukseen kuuluva talouspalvelutoimiston hankintayksikkö. Tämän lisäksi hallinto- jakehittämiskeskukseen kuuluva tietohallinto huolehtii tietotekniikka- ja puhelinhan-kinnoista sekä tietojärjestelmiin liittyvistä palveluhankinnoista yhteistyössä hankin-takeskuksen kanssa. Lisäksi vanhusten palvelujen vastuualueella toimivat hankin-tasihteerit huolehtivat tietyistä hankinta- ja varastopalveluista.

Sosiaaliviraston hankinnoista strategisesti merkittävimmän osuuden muodostavatasiakaspalveluhankinnat, joiden kustannukset vuonna 2011 olivat 249 miljoonaaeuroa. Sopimuksia on n. 190 kpl ja niiden lisäksi erityispiirteenä yli 200 mak-susitoumuskumppania.

Tyypillisten sosiaalipalvelujen lisäksi asiakkaille hankitaan mm. asunnonmuutostöitäja päihdeseuloihin liittyviä laboratoriopalveluja. Asiakaspalvelujen lisäksi sosiaalivi-rastossa hankitaan runsaasti erilaisia tukipalveluja, erityisesti ruoka- ja siivouspal-veluja. In house -hankinnoista merkittävimmät sopimukset on tehty Palmian kanssa,mm. päivähoidon, vanhusten palvelujen ja vastaanottokeskusten ruokapalveluista.Suuri toimitilamäärä ja asiakaskunnasta lähtevä tarve edellyttävät myös monenlai-sia turva- ja hälytinjärjestelmäpalveluja, joita ostetaan joko Palmialta tai ulkopuolisil-ta tuottajilta. Tavarahankinnat muodostavat alle 10 % kaikkien hankintojen vuosiar-vosta.

http://helmi/sosv/vastuualueet/hake/sivut/default.aspx





20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2.1.1. Hankintatehtävät

Sosiaaliviraston hankintayksikkö tuottaa keskitetyt hankintatoimen asiantuntijapal-velut kaikille vastuualueille. Yksikkö valmistelee ja toteuttaa lähes kaikki virastonkilpailutukset yhteistyössä vastuualueiden kanssa. Kilpailutuksia tehdään keskimää-rin 25 vuodessa, sen lisäksi tehdään toimitilojen kalustusprojekteihin saman verranminikilpailutuksia kaupungin sopimustoimittajille. Muutamia terveyskeskuksenkanssa yhteisiä kotihoito- ja palveluasumisasiakkaille tuotettavia palveluja kilpailut-taa hankintakeskus.

Hankintayksikkö valmistelee myös suorahankintapäätökset ja laatii niiden perus-teella tehtävät sopimukset sekä hoitaa suorahankintoihin liittyvät hankintalain mu-kaiset velvoitteet mukaan lukien suorahankintaperusteiden tarkistaminen ennenpäätöksen tekoa. Asiakaspalveluhankinnoissa hankintalain 67 § on mahdollistanuthyvin paljon asiakkaan edun mukaisia suorahankintoja.

Sosiaalivirastolla on n. 60 sosiaalipalvelujen ostosopimusta, joiden ehtojen mukai-sesti jokaisen vuoden palvelujen määrä ja hinta neuvotellaan aina vuodeksi kerral-laan. Näihin liittyvä neuvotteluprosessi, jonka tuloksena syntyvät sopimuskohtaisettoteuttamisohjelmat ja vuosisuunnitelmat, työllistävät hankintayksikköä runsaastikoko syyskauden. Hankinta-asiantuntijat pyytävät palveluntuottajilta tarjoukset tailähettävät sosiaaliviraston tarjouksen, sovittelevat neuvotteluajat sopimuskumppa-neiden, hankintayksikön, ja vastuualueiden henkilöiden kalenteriaikoihin ja käytössäoleviin neuvottelutiloihin. Tehtäviin kuuluu arvioida hinnan oikeellisuus, toimia neu-vottelussa sekä sihteerinä että asiantuntijana, laatia toteuttamisohjelma ja päätös-asiakirjat sekä huolehtia päätökset sopimuskumppaneille. Tämä prosessi kestääkokonaisuudessaan syksystä vuoden loppuun. Uusien kilpailutusten myötä edelläkuvatusta tavasta toimia pyritään luopumaan ja on osittain jo luovuttu.

Erityispiirteenä sosiaalivirastolla on sopimuskumppaneiden lisäksi yli 200 asiakas-palvelujen maksusitoumuskumppania, joille on sijoitettu yksi tai useampia asiakkai-ta laajalle alueelle ympäri Suomen. Hinnat neuvotellaan vuosittain tai ennen asiak-kaan sijoittamista ja tietojen ylläpidosta vastuualueittain huolehtii hankintayksikkö.

Hankintayksikkö myös ohjaa, kouluttaa ja konsultoi sosiaaliviraston henkilökuntaahankintatoimeen liittyvissä tehtävissä. Konsultointi on päivittäistä ja vastuu siitä onlähes jokaisella yksikön työntekijällä. Kirjallisista yleisistä ohjeista vastaavat sekäpääkouluttajina toimivat hankintapäällikkö ja hänen sijaisensa. Koulutusta on annet-tu vuosittaisissa uusien esimiesten koulutustilaisuuksissa ja myös räätälöitynä eriyksiköille tai ammattiryhmille sekä uusien sopimusten käyttöönoton yhteydessä ti-laajille ja/tai palveluntuottajille.

Tavarahankinnat tehdään pääosin hankintakeskuksen tai muiden yhteishankintayk-siköiden kilpailuttamien sopimusten perusteella tai suoraan hankintakeskuksen lo-gistiikkakeskuksesta. Sosiaaliviraston hankintayksikkö kilpailuttaa keskimäärin vain1-2 erikoistavarahankintaa vuodessa.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Varastopalveluja tuotetaan vain Kustaankartanon vanhustenkeskuksessa, jossakaksi hankintasihteeriä hoitaa tilaukset, tavaran vastaanoton, pakkaamisen, lasku-jen tarkastuksen, sisäisen myynnin, asiakaspalvelun ja inventaariot. Varastossa onnoin 750 nimikettä ja sen arvo on tällä hetkellä n. 49 000 euroa. Hankintamäärära-hat ovat n. 360 000 euroa vuodessa ja sisäisiä asiakkaita on 36. Varaston pinta-alaon n. 180 m2.

2.1.2. Muut hankintayksikön tehtävät

Hankintatoimeen liittyvien tehtävien lisäksi hankintayksikkö on hoitanut sosiaalivi-raston vanhojen organisaatioiden perintönä eräitä muita tehtäväkokonaisuuksia.Suurimpana niistä on järjestöjen avustushakemusten (n. 450 kpl) vuosittainen käsit-tely vastaanotosta päätöksen valmisteluun ja maksatukseen. Avustuksiin liittyvä työvie yhteensä noin yhden henkilötyövuoden, niin että prosessi on erittäin aktiivinennoin puoli vuotta ja rauhallisempi toisen vuosipuoliskon ajan. Kaupungin sähköisenavustuksenhakujärjestelmän kehittäminen on sitonut viimeisen vuoden yhden hen-kilön kokonaan tähän prosessiin.

Toinen resursseja merkittävästi vaativa tehtävä on vuosittaisen irtaimen omaisuu-den perusmäärärahan jakamiseen liittyvä valmistelu, mikä alkaa yksiköiden esittä-mien tarpeiden kokoamisesta ja päättyy johdolle tehtävään jakoesitykseen sekäpäätöksen jälkeiseen tiedottamiseen. Sosiaalivirastossa määräraha on suhteellisensuuri, 3-5 miljoonaa euroa ja kohdistuu vuosittain kymmeniin hankkeisiin.Hankintayksikkö hoitaa vastuualueiden puolesta myös eräitä muun taloushallinnontehtäviä kuten asiakaspalvelusopimusten kuukausittaisten maksuerien maksuunpa-no. Edellä mainitut tehtävät yhdessä maksusitoumuskumppaneiden tietojen ylläpi-don kanssa vievät arviolta puoli henkilötyövuotta.

2.1.3. Palvelujen myynti virastossa

Sosiaaliviraston aikuisten palvelujen vastuualueelle kuuluva työhönkuntoutus on ai-noa palveluja myyvä taho sosiaalivirastossa. Pakilan työkeskus myy kuljetus-, kier-rätys- ja remontointipalveluja muille hallintokunnille. Työhönkuntoutus myy myösvankityötä rikosseuraamusvirastolle. Kaikista myyntiin liittyvistä sopimuksista vas-taa työhönkuntoutus itse.

2.1.4. Palvelusetelihankinnat

Sosiaalivirastossa on meneillään palvelusetelikokeilu kahdeksan asiakaspalvelunosalta. Vastuu kokeilujen toteuttamisesta on asianomaisella vastuualueella, vainkokeilujen koordinointi virastossa tapahtuu keskitetysti. Hankintapäällikkö on toimi-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

nut kokeilujen ohjausryhmässä hankintayksikön edustajana ja vuoden ajan ryhmänsihteerinä.

2.2. Terveyskeskus

Terveyskeskuksessa hankinnoista huolehtivat hallinto- ja palvelukeskukseen kuulu-vat hallintopalveluyksikön hankintayksikkö ja tietohallintoyksikkö sekä tukipalvelu-yksikköön kuuluvat sairaala-apteekki ja tilahallinto. Lisäksi HPK:n strategiayksikköhuolehtii sairaanhoidollisten tukipalvelujen (HUSLAB ja HUS-Röntgen) hankinnoistaHUS:lta. Suun terveydenhuollon keskitetyt palvelut vastaa suun terveydenhuollontarvitsemista laite- ja palveluhankinnoista sekä palvelusetelikokeiluun liittyvistä pal-veluntuottajien valinnasta. Palvelusetelikokeilu koskee myös kaupunginsairaalan japsykiatrian tiettyjä palveluhankintoja.

Ostettaessa palveluja terveyskeskuksen ulkopuolelta vastuu hankinnasta on samal-la yksiköllä kuin tuotettaessa palvelu itse: esimerkiksi suun terveydenhuolto vastaasekä omasta toiminnasta että ostopalveluista. Hankintapäällikkö toimii asiantuntija-na hankintaprosesseissa ja -menettelyissä sekä erityisesti kilpailutusten toteutuk-sessa.

2.2.1. Hankintayksikkö

Hankintayksikkö tuottaa palveluja kaikille terveyskeskuksen osastoille. Yksiköntehtävänä on hankintalain mukaisten hankintojen kilpailutus yhdessä kaupunginhankintakeskuksen kanssa, palvelusopimusten ja hankintapäätösten valmistelu,tavara- ja palveluntuottajien selvittäminen, sopimustoimittajien minikilpailuttaminen,tilausten tekeminen sekä terveyskeskuksen yksiköiden neuvonta ja ohjaushankintoihin liittyvissä asioissa. Hankintayksikön lähiesimies on hankintapäällikkö,joka vastaa yksikön toiminnasta ja toimii hankintasihteerien ja taloussihteerinesimiehenä. Hankintapäällikkö osallistuu satunnaisesti toimitusjohtajan jaosastopäälliköiden päättämiin hankkeisiin, kuten esim. sopimukseen liittyvänvuokralääkärien ylityön selvittäminen.

2.2.2. Tietohallintoyksikkö

Tietohallintoyksikkö huolehtii terveyskeskuksen tietojärjestelmien, ohjelmien, tieto-koneiden ja vastaavien sekä telepalvelujen ja -laitteiden hankinnasta yhteistyössähankintayksikön kanssa kaupungin hankintakeskuksen avustuksella. Hankintayksi-kön yhden hankintasihteerin työpanos kohdistuu 100 prosenttisesti tietohallintoyksi-kön hankintojen avustamiseen/ tilaamiseen. Tietohallintoyksikössä yhden pääsuun-nittelijan (50 %) tehtävänä on hoitaa kilpailutukset ja sopimusvalmistelut.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2.2.3. Sairaala-apteekki

Helsingin kaupungin sairaala-apteekki toimii kaupungin lääkkeiden ja niihin rinnas-tettavien tuotteiden yhteishankintaelimenä käyttäen apuna kaupungin oikeuspalve-luja kilpailutuksen oikeellisuuden varmistamiseksi.

2.2.4. Tukipalveluyksikkö

Tukipalveluyksikkö (hallintopalveluyksikkö vuonna 2012) huolehtii tarvittavien tuki-palvelujen ostosta. Suurin osa hankittavista tukipalveluista hankitaan joko kaupun-gin in house -toimijoilta (kuten Palmian ruokahuolto-, kiinteistö- ja osa vahtimestari-palveluista ja kiinteistöviraston teknisen yksikön palvelut) tai hankintalain 10 §:ssätarkoitetuilta sidosyksiköiltä (kuten HUS:n liikelaitokset). Tukipalveluja hankitaanjonkin verran myös kilpailuttamalla (esim. vartiointipalvelut) yhteistyössä hankin-tayksikön ja hankintakeskuksen kanssa. Tukipalveluyksikön tilahallinto vastaa tiloi-hin liittyvien palvelujen hankinnasta (mm. kiinteistönkorjaus- ja rakennustyöpalvelu-jen ja niihin liittyvien suunnittelutehtäviä koskevien palvelujen, kiinteistön huoltoonliittyvien palvelujen hankinnat).

2.2.5. Materiaalipalveluyksikkö

Terveyskeskuksen tavarahankinnat tehdään pääosin hankintakeskuksen tai muidenyhteishankintaelinten kilpailuttamien sopimusten perusteella. Terveyskeskuksen va-rastotoiminta on keskitetty materiaalipalveluyksikön Koskelan keskusvarastoon.Keskusvarasto huolehtii suurimmasta osasta terveyskeskuksen osastojen hoito- jakulutustarvikkeiden varastoinnista ja toimittamisesta osastoille niiden tilausten pe-rusteella. Lisäksi varasto toimittaa hoito- ja kulutustarvikkeita sosiaaliviraston van-hustenkeskuksiin. Varaston toiminta sisältää päivittäisen varastotyön lisäksi tuote-neuvontaa, opastusta ja erilaista selvitystyötä. Tavaroiden tilaaminen varastoon,suoratoimitustilaukset, tavaran vastaanotto, jakeluiden kirjaaminen ja laskujen käsit-tely tehdään varastossa.

Suun terveydenhuolto, koulu- ja opiskeluterveydenhuolto ja osa terveysasemistahankkii hoito- ja kulutustavarat hankintakeskuksen logistiikkakeskuksesta.

Materiaalipalveluyksikön kuljetusyksikkö huolehtii hoito- ja kulutustarvikkeiden kulje-tuksesta terveyskeskuksen ja sosiaaliviraston vanhustenkeskuksiin ja sosiaaliviras-ton ostopalveluvanhainkoteihin.

2.2.7. Palvelujen myynti virastossa


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Tukipalveluyksikkö myy muita kuin sairaanhoidollisia tukipalveluita kaupungin hal-lintokunnille, HUS:lle ja vähäisessä määrin muille tahoille. Näitä palveluita ovat mm.lääkehuolto-, laitoshuolto-, varasto-, kuljetus- ja tekstinkäsittelypalvelut.

2.2.8. Suun terveydenhuolto

Suun terveydenhuollon keskitetyt palvelut huolehtivat osaston omista hankinnoistayhteistyössä hankintayksikön ja hankintakeskuksen kanssa. Suun terveydenhuol-lossa on hankintatyöryhmä, joka koostuu hankintatiimin jäsenistä, hammaslääkä-reistä, suuhygieenisteistä ja hammashoitajista sekä hankintakeskuksen palvelu-päälliköstä. Hankintatyöryhmä valmistelee tarjouspyyntöasiakirjoja ja laatii tarjous-vertailuja ja sopimuksia. Hankintatyöryhmän puheenjohtajana toimii keskitettyjenpalvelujen operatiivinen ylihammaslääkäri, jonka työajasta kuluu 25–30 % hankinta-tehtäviin substanssiasiantuntijana.

2.2.9. Terveyskeskuksen strategiayksikkö

Terveyskeskuksen strategiayksikkö valmistelee tiettyjen terveydenhuoltopalvelujenhankinnat kuten laboratorio- ja röntgenpalvelujen hankinnat HUS:lta ja yksityisiltäpalvelutuottajilta syöpäseulontatutkimukset (mammografia- ja papa-seulonta).Yksityisiltä hankittavat palvelut valmistellaan yhteistyössä hankintayksikön jahankintakeskuksen kanssa.

2.2.10. Kilpailutukset

Kaupungin hankintakeskus kilpailuttaa yhdessä terveyskeskuksen kanssa terveys-keskuksen omat hankinnat (erillishankinnat) ja hankinnat, jotka tehdään yhdessämuiden tahojen kanssa (yhteishankinnat). Yhteishankinnassa hankintakeskus vas-taa kilpailutuksesta osastojen määrityksen pohjalta. Terveyskeskuksen hankinta-päällikkö ja substanssiosaaja osallistuvat kilpailutustyöryhmään asiantuntijoina.Hankintapäätöksen ja sopimuksen tekee hankintakeskus. Hankintakeskuksen kil-pailuttamien yhteishankintasopimusten seurannasta vastaa pääsääntöisesti hankin-takeskus. Näiden sopimusten seurannan ja valvonnan työnjako sovitaan sopimus-kohtaisesti. Yhteishankintasopimusten pääsisältö ja käyttöohjeet löytyvät Helmenyhteisten palvelujen hankintaosion sopimustiedotteista. Hankintakeskus toimittaayhteishankintasopimusten kopiot asianosaisiin virastoihin näin sovittaessa.

Terveyskeskuksen erillishankinnat kilpailutetaan yhteistyössä hankintakeskuksenkanssa. Tarjousvertailun, hankintaesityksen ja -päätöksen tekee terveyskeskus.Myös sopimuksen teko ja sopimusseuranta on terveyskeskuksen vastuulla.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Kilpailutuksissa käytetään asiantuntijana joko kaupungin oikeuspalveluita tai han-kintakeskuksen lakimiestä. Hankintapäätökset tehdään terveyslautakunnan päät-tämien hankintavaltuuksien perusteella. Vastuu ostopalveluista ja sopimusten nou-dattamisen seuraamisesta on terveyskeskuksen osastoilla.

Terveyskeskuksen osastot osallistuvat kilpailutustyöryhmiin substanssiosaajina.Lisäksi osastot vastaavat pienhankintojen (kynnysarvon alittavat hankinnat) tar-jouspyynnöistä ja sopimuksien tekemisestä.

2.2.11. Palvelusetelikokeilu

Palvelutuottajiksi valitaan terveyskeskuksen määrittämien hyväksymiskriteerientäyttävät palvelutuottajat. Suun terveydenhuollon keskitetyt palvelut vastaavat suunterveyden palvelutuottajien hyväksymiskriteerien tarkastamisesta ja asiaakoskevista päätöksistä. Kaupunginsairaala ja Psykiatria vastaavat omistapalvelusetelikokeiluistaan.

3. Palvelujen resurssit vakansseittain



Hankintayksikön esimies on hankintapäällikkö. Yksikköön kuuluu kaksi tiimiä; han-kintapalvelut - tiimi sekä ruoka- ja siivouspalvelutiimi. Kolmen henkilön kuljetuspal-veluryhmä toimii epävirallisena tiiminä suoraan hankintapäällikön alaisuudessa.

Hankintapäällikön työajasta kuluu paljon esimiehelle kuuluvaan henkilöstöhallinnol-liseen ja työnjohtotyöhön, mutta suurin osa kuitenkin asiantuntijatehtäviin kilpailu-tusprojekteissa, alaisten tukena tai erilaisissa suorissa toimeksiannoissa joko omiltaesimiehiltä tai muilta vastuualueilta. Hankintapäällikkö on vastannut hankintalain jakaupungin ohjeiden aktivoinnista virastossa ja yhteistyöstä kaupungin tai pääkau-punkiseudun kuntien hankintayksiköiden kanssa. Hankintatoimen kehittäminen ontapahtunut eri hankintaprosesseja, asiakirjoja ja käytäntöjä uudistamalla ja erilais-ten kilpailutus- koulutus- ja muissa hankintatoimeen liittyvien projektien yhteydessä.Hankintapäällikkö on lisäksi vastannut paljolti myös tukipalvelujen, kuten siivous-, jaruokapalvelujen kilpailuttamistehtävistä ja suorahankintojen päätösvalmistelusta.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

3.1.2. Hankintapalvelut - tiimi

Hankintapalvelut -tiimiin kuuluu tällä hetkellä kuusi hankinta-asiantuntijaa, joista yk-si hoitaa pelkästään viraston kalustehankintoihin liittyviä tehtäviä, minikilpailutuksiaja tilaajien ohjausta hankintojen suunnittelussa, toteutuksessa ja reklamoinneissa.Muut viisi hoitavat päävastuunaan vastuualueiden asiakaspalveluhankintoja niin, et-tä kullakin on omat toimistotason substanssiasiakkaansa, joiden palveluihin asian-tuntija erityisesti perehtyy ja niistä ensisijaisesti vastaa. Lisäksi tiimiin kuuluu avus-tuskoordinaattori (projektitehtävä tällä hetkellä), Kosti-sovellustuki ja kilpailutussih-teeri. Avustuskoordinaattori hoitaa päätehtävänsä lisäksi mm. hankintayksikön tieto-jen ylläpitoa Helmisessä. Kosti-sovellustuki ja kalustehankinnoista vastaava hankin-ta-asiantuntija hoitavat päätehtävänsä lisäksi hankintayksikön omia hankinta- ja ta-loustehtäviä. Kilpailutussihteeri vastaa kilpailutusasiakirjoista avauksesta arkistoin-tiin, mutta hoitaa lisäksi mm. sosiaaliviraston autohankintoja ja avustaa monissapalvelujen hankintaprosesseissa. Kosti-sovellustuki ja kilpailutussihteeri hoitavatmolemmat lisäksi hallinto- ja kehittämiskeskuksen, johdon ja oman yksikön toimisto-tarvike- ja muita hankintapalveluja.

3.1.3. Ruoka- ja siivouspalvelutiimi

Ruoka- ja siivouspalvelutiimiin kuuluu ruokapalvelupäällikkö, ruokapalveluohjaaja jakaksi siivoustyön suunnittelijaa. He toimivat asiantuntijoina viraston johdolle ja vas-tuualueiden yksiköille ruoka- ja siivouspalvelusektorilla. Aikaisempi oman henkilö-kunnan ohjaustehtävä on vähentynyt huomattavasti ja tilalle on tullut Palmian sopi-musten yllättävän vaativat valvontatehtävät päivähoidon ruoka- ja osan siivouspal-veluista siirryttyä Palmialle. Vakansseja on myös vähennetty muutosten myötä.Tiimi on osaltaan valmistellut ja ohjannut ulkopuolisilta hankittavien ruoka- ja sii-vouspalvelujen hankintoja sekä valvonut tehtyjä sopimuksia. Noin 85 % sen palve-luista saa tällä hetkellä päivähoidon vastuualue. Muilla vastuualueilla on enemmänpalvelutarvetta kuin tiimi pystyy antamaan. Vajetta on paikattu ostamalla pieniämääriä asiantuntijapalveluja ulkopuolelta. Yhden ruokapalveluohjaajan vakanssinhaltija toimii tällä hetkellä pääluottamusmiehenä ja kyseiselle vakanssille ei ole otet-tu sijaista.

3.1.4. Kuljetuspalveluryhmä

Kuljetuspalveluryhmän kolme henkilöä, kaksi kuljetuspalvelusuunnittelijaa ja yksi ta-loussihteeri, edustavat lähinnä vastuualueiden tilaajien roolia, vaikka heidät on sijoi-tettu hankintayksikköön. Kaksi henkilöä valvoo vastuualueiden puolesta kuljetus-palvelusopimusten sekä Palmian matkojenyhdistämispalveluun liittyvän sopimuk-sen ehtojen noudattamista. Valvonta kohdistuu joko asiakaspalveluun tai muuhunpalvelun toteutukseen tai laskujen oikeellisuuteen. Yksi henkilö koordinoi ja hoitaaryhmäkuljetushankintoja. Kaikista kilpailutuksista kuitenkin vastaavat pääosin muut


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

asiantuntijat kuljetuspalvelusuunnittelijoiden osallistuessa asiantuntijatahona val-misteluihin.

3.1.5. Muuta hankintayksikön resursseista

Kaikki tiimit toimivat tiimityön periaatteita noudattaen ja huolehtivat vastuualueidenja muiden asiakkaiden palvelutarpeista niin, että loma- ja ruuhka-aikoina päiväkoh-taiset ja kiireisimmät tehtävät tulevat aina hoidetuksi. Ruuhkatilanteissa tehtävätpriorisoidaan lautakunnan kokousajat erityisesti huomioon ottaen ja johdon aikatau-luvaatimuksia noudattaen. Yksikössä ei voida sulkea palveluja lyhyeksikään ajaksikesälomakautena, vaan kilpailutus- ja muita tehtäviä hoidetaan tasaisesti ympärivuoden suuren viraston tarpeiden mukaisesti. (Poikkeuksena on Kosti-sovellustuentehtävä, jota ei ole täysin pystytty sijaistamaan, vaan asiakkaat ovat joutuneet odot-tamaan palvelua.)

Kaikki vakanssit yhtä em. ruokapalveluohjaajaa lukuun ottamatta on tällä hetkellätäytetty.

Päivähoidon vastuualueelle tuotettavien palvelujen osuus ilman esimiestyötä va-kansseittain on seuraava:Ruokapalvelupäällikkö 80 %, ruokapalveluohjaaja 70 %, siivoustyön suunnittelijat90 %, Kosti-sovellustuki 50 %, kalustehankinnoista vastaava hankinta-asiantuntija50 %, päivähoidon asiakaspalveluhankinnoista vastaava hankinta-asiantuntija10 %, ryhmämatkoista vastaava kuljetuspalvelusuunnittelija 5 %, kilpailutussihteeri5 % ja hankintapäällikkö 10 %.

3.1.6. Muut vastuualueet/yksiköt

Muilla vastuualueilla päätoimisia hankintapalveluihin sidottuja vakansseja on vainvanhusten palveluissa. Vanhustenkeskuksissa on yhteensä viisi hankintasihteeriä,jotka hoitavat palveltavana oleville laitoksilleen pääasiassa tavarahankintoja. Kaksiviidestä on sijoittunut Kustaankartanon keskusvarastoon.

Vanhusten palvelujen vastuualueella toimivan ostopalvelupäällikön tehtävät ovatvastaavia kuin mitä muilla vastuualueilla hoitavat useat toimisto- tai muut päällikötyhdessä kehittämiskonsulttien kanssa. Näitä tehtäviä ovat: palveluasumisen osto-palvelujen koordinointi, sopimusten valvonta ja kustannusten seuranta, kilpailutus-ten ja hankintapäätösten valmistelu yhteistyössä hankintayksikön kanssa, kaikkienostopalvelu- ja muiden yksityisten Helsingin kaupungin alueella sijaitsevien palvelu-kotien laadunvalvonta sekä ostopalvelujen hankintaan liittyvä suunnittelu ja kehit-täminen osana vanhuspalvelujen strategiaa.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

3.1.7. Yhteenveto vakansseista

Yhteenveto vuosina 2012 - 2015 vuosittain henkilökohtaisen eläkeiän saavuttavistahenkilöistä

- Hankintayksikön henkilöistä eläkeiän vuonna 2014 saavuttaa 1 henkilö ja 2henkilöä vuonna 2015. Yksi henkilö on saavuttanut eläkeiän jo 2010.

Yhteenveto avoimista täyttämättömistä vakansseista

- Hankintayksikössä on 1 avoin, täyttämätön vakanssi, joka täytetään 1.4.2012.

Yhteenveto määräaikaisesti päättyvien vakanssien määrästä

- Hankintayksikössä on 1 vakanssi joka on täytetty määräaikaisesti

Ehdotuksia mahdollisista uusista vakansseista vuoden 2013 talousarvioesitykseensekä vuodelle 2012 jo päätettyjä vielä käyttöön ottamattomia vakansseja ei ole.

3.2. Terveyskeskus


Hankintayksikössä on yhteensä 8 vakanssia. Hankintapäällikkö toimii asiantuntijanahankintaprosesseissa ja -menettelyissä sekä kilpailutuksen toteutuksessa. Hankin-tapäällikkö tekee erillispalvelukilpailutusten tarjousvertailuja ja laatii niitä koskevatsopimukset. Hän laatii myös osastojen toimeksiannosta muita sopimuksia (esim.jalkojenhoitosopimus). Hankintapäällikkö valmistelee terveyskeskuksen erillispalve-luhankinta- ja terveyslautakunnan hankintapäätökset sekä satunnaisesti pienhan-kintojen hankintapäätöksiä. Hankintapäällikkö tukee hankintasihteereitä minikilpailu-tuksissa ja niissä hankintapäätösten valmisteluissa, joita hankintasihteerit tekevät.Lisäksi hankintapäällikkö valmistelee hankintaohjeet sekä ohjeistaa ja kouluttaahankinta-asioissa. Hankintapäällikkö kehittää myös kilpailutusprosessia.

Hankintayksikössä on kuusi hankintasihteeriä ja yksi taloussihteeri. Hankintasihtee-rit tekevät tilaukset kunkin nimetylle osastolle. Lisäksi hankintasihteerit valmistele-vat hankintapäätöksiä, osallistuvat hankintakeskuksen tavarakilpailutusten kilpailu-tusryhmiin asiantuntijoina ja vastaavat hankintakeskuksen kilpailuttamien sopimus-toimittajien minikilpailutuksista. Yksi hankintasihteereistä osallistuu lisäksi tietohal-linnon investointien ja kustannusten seurantaan. Hankintayksikön taloussihteeriselvittää ulkokuntalaskuja, tekee itselleen nimetyn osaston tilaukset ja hoitaa han-kintapäällikön sihteerin tehtäviä.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

3.2.2. Sairaala-apteekki

Sairaala-apteekkari, proviisori ja farmaseutti kilpailuttavat lääkkeet ja niihin rinnas-tettavat tuotteet 2-3 vuoden välein oman työnsä ohessa. Apteekin laitekilpailutuksiinosallistuu sairaala-apteekkari, asianomainen proviisori ja kaupungin hankintakes-kuksen edustaja. Keskus-apteekin farmaseutti ja apteekin Koskelan sairaalan osas-ton farmaseutti tilaavat lääkkeet lääketukkukaupoista. Lääkkeiden tilaaminen ei olekokopäivätyötä.

3.2.3. Tukipalveluyksikkö

Tukipalveluyksikön palvelupäällikön (vuonna 2012 vs. hallintopäällikön) työajastanoin 20 % kuluu terveyskeskuksen tiloihin liittyvien palvelujen hankintaan ja terve-yskeskuksen tarvitsemien ulkopuolisten, muiden kuin sairaanhoidollisten, tukipalve-lujen ja vartioinnin hankintaan yhteistyössä hankintapäällikön ja hankintakeskuksenkanssa. Palvelupäällikkö huolehtii myös sopimusten hallinnasta sekä muiden kuinsairaanhoidollisten tukipalveluiden myynnistä kaupungin muille hallintokunnille,HUS:lle ja vähäisessä määrin myös muille tahoille.

3.2.4. Materiaalipalveluyksikkö

Materiaalipalveluyksikön Koskelan keskusvarastossa on 14 vakanssia. Lähiesimie-henä toimii varastopäällikkö. Varastosta huolehtii 7 keskusvarastonhoitajaa ja 6 va-rastonhoitajaa. Keskusvarastohoitajien tehtävät ovat ostotilausten tekeminen, las-kujen tarkastus, käsittely ja kirjaaminen SAP-järjestelmään ja laskujen lähettäminenkirjanpitoon, asiakkaiden neuvonta ja ohjaaminen sekä tiedottaminen, erilaiset sel-vitystyöt kuten tarvesuunnittelu, reklamaatiot, hankintakeskuksen tekemien sopi-mustuotteiden päivitys ja uusien nimeketietojen päivitys SAP-järjestelmään,

Varastonhoitajien tehtävät ovat asiakkaiden tilausten valmistelu, tavaroiden kerää-minen ja pakkaaminen, varastosta oton kirjaaminen ja tavarasaatelomakkeen tulos-taminen ja liittäminen toimitukseen, varastoon tulevien tavaroiden vastaanotto, tar-kastaminen ja kirjaaminen SAP-järjestelmään, tavaroiden hyllytys ja yleiset järjeste-lytyöt, asiakkaiden ohjaus ja neuvonta ja muut varastonhoitoon liittyvät työt.

Vuonna 2011 varaston vaihto-omaisuuden arvo oli 225 828 euroa, varastolisäpro-sentti 23 %, arvostettuja nimikkeitä 1538 ja ostotilauksia 8933.

Tavarakuljetuksista huolehtii 2 oman kuljetusyksikön autonkuljettajaa, 0,5 ajojärjes-telijää ja Staran kilpailuttamat kuljetusfirmat neljällä autolla. Tavarakuljetusten kulutovat 205 000 euroa sisältäen henkilöstön kulut ja osuuden kuljetusten kustannuk-sista.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

3.2.5. Suun terveydenhuolto

Suun terveydenhuollon ostopalvelun ylihammaslääkärin tehtävät ovat pääsääntöi-sesti hankintatehtäviä. Ylihammaslääkärin lisäksi ostopalvelun hankintoihin liittyviätyötehtäviä hoitavat myös yksi kokopäiväinen vastaava hammaslääkäri ja 3/5 työ-aikaa tekevä vastaava hammaslääkäri sekä kolme ostopalvelusihteeriä. Yliham-maslääkäri vastaa palveluntuottajien hausta ja hyväksynnästä yhdessä hankinta-asiantuntijoiden kanssa. Lisäksi hän vastaa ostopalvelujen hammaslääketieteelli-sestä tasosta. Ylihammaslääkäri suunnittelee myös suun terveyden hankintapro-sesseja, osallistuu kilpailutuksiin, organisoi palvelusetelihammaslääkärien palvelun-tuottajaksi hakeutumisen ja kriteerien täyttymisen tarkistuksen ja tarkistaa laskutuk-sen tilauksenmukaisuuden.

Suun terveydenhuollon hankintatiimissä on hankinnoista vastaavat kaksi suuhy-gienistiä ja yksi hankintahammashoitaja. He valmistelevat tarjouspyyntöjä, tekevättarjousvertailuja ja valmistelevat/laativat sopimuksia yhteistyössä hankintakeskuk-sen kanssa. He hyväksyvät tai hylkäävät hoitoloiden hankintaehdotukset osastonbudjetin perusteella, tekevät tilaukset ja tarkistavat ja hyväksyvät laskuja. He vas-taavat myös reklamaatioista. Lääkintälaiterekisterin ylläpito on myös vastuutettuhankintatiimille. Hankintatiimin esimiehenä toimiva johtava suuhygienisti on suunterveyden hankintatyöryhmän jäsen. Hän neuvoo osastoa hankinta-asioissa.

3.2.6. Yhteenveto vakansseista

Yhteenveto vuosina 2012 - 2015 vuosittain henkilökohtaisen eläkeiän saavuttavistahenkilöistä

- Hankintayksikön, suun terveydenhuollon hankintoja tekevistä henkilöistä javaraston henkilöistä eläkeiän vuonna 2012 saavuttaa 4 henkilöä, 2 henkilöävuonna 2013. Yksi henkilö on saavuttanut eläkeiän jo vuonna 2010. Osa-aikaeläkkeellä on 2 henkilöä.

Yhteenveto avoimista täyttämättömistä vakansseista

- hankintayksikössä on 1 avoin, täyttämätön vakanssi

Yhteenveto määräaikaisesti päättyvien vakanssien määrästä

- Hankintayksikössä määräaikaisesti päättyviä vakansseja on 3 ja suunterveydenhuollossa 1.

- Hankintayksikön 3 määräaikaista vakanssia tarvitaan myös jatkossa.

Ehdotuksia mahdollisista uusista vakansseista vuoden 2013 talousarvioesitykseensekä vuodelle 2012 jo päätettyjä vielä käyttöön ottamattomia vakansseja ei ole.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

3.3. Hankintakeskus

Hankintakeskuksessa terveyskeskuksen palvelukilpailutuksia hoitavat yksi palvelu-päällikkö ja yksi hankintasihteeri. Terveyskeskuksen aine- ja tarvikekilpailutuksiahoitavat niin ikään yksi palvelupäällikkö ja yksi hankintasihteeri. Samat henkilö-resurssit vastaavat sekä hankintakeskuksen kilpailuttamista sosiaali- ja terveystoi-mialan erillishankinnoista että sen yhteishankinnoista.

Lisäksi hankintakeskuksen hankintalakimies työskentelee satunnaisesti toimialanyhteishankintojen parissa. Toimialan tarvikkeiden logistiset järjestelyt sitovat henki-lö- ja muita resursseja hankintakeskuksen logistiikkakeskuksessa.

4. Palvelujen tuottamiseen varatut määrärahat, vuoden 2012 budjetti


Hankintayksikön vuoden 2012 budjetti on 1 056 000 euroa josta henkilöstökulut 942000 euroa.

4.2. Terveyskeskus

Hankintayksikön ja varaston vuoden 2012 budjetti on 1 903 000 euroa, josta henki-löstökulut 935 00 euroa.

Hankintayksikön kulut ovat 434 000 euroa, josta henkilöstökulut 387 000 euroa.Varaston kulut ovat 1 469 000 euroa, josta henkilöstökulut 548 000 euroa.

5. Ko. palvelukokonaisuuden vastuulla olevat sopimukset


Sosiaaliviraston hankintayksikkö huolehtii hankintaprosessista asiakirjoineen alustaloppuun niin, että tarjouspyynnöt, hankintailmoitukset, hankintapäätökset ja sopi-mus ovat asianmukaisesti ja hankintalakia noudattaen laadittu.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Alkuperäiset sopimukset toimitetaan sosiaaliviraston hallintopalveluun (entinen kir-jaamo) säilytettäväksi. Sopimuksista ja hankintapäätöksistä otetaan kopiot työkap-paleiksi niitä tarvitseville.

Kilpailutetuista hankinnoista kootaan kussakin tapauksessa koko kilpailutusmateri-aali yhteen asiakirjakansioon, joka säilytetään vähintään kaksi vuotta hankintayksi-kössä, sen jälkeen arkistossa lakisääteisen ajan. Kustakin kilpailutuksesta luodaanY-asemalle oma kansionsa, johon kootaan kaikki sähköisessä muodossa käytettä-vissä oleva materiaali.

Hankintayksiköllä on ollut vuodesta 2004 lukien käytössä excel -muotoinen sopi-musrekisteri. Sopimuksiin liittyvien optioiden aktivoinnista huolehtii hankintayksikköyhteistyössä vastuualueen kanssa.

Hankintayksikön hallinnoitavana on yhteensä noin 500 sopimusta.

5.2. Terveyskeskus

Terveyskeskuksen osastojen ja linjajohdon tehtäviin kuuluu omien sopimusten hal-linta. Sopimusten allekirjoitusten jälkeen kopio sopimuksesta liitteineen toimitetaanasianomaisille osastopäälliköille ja alkuperäinen sopimus asiakirjakeskukseen.

Terveyskeskuksella ei ole sopimusten hallintajärjestelmää, minkä vuoksi tarkka tie-to sopimuksista puuttuu. Hankintakeskuksen solmimat yhteishankintoja koskevatsopimukset säilytetään hankintakeskuksessa.

Lääkehankintojen alkuperäiset tarjousasiakirjat säilytetään sairaala-apteekissa 10vuotta. Terveyslautakunnan hankintapäätökset säilytetään kirjaamossa 10 vuotta.Allekirjoitetut sopimukset säilytetään sairaala-apteekissa.

5.3. Hankintakeskus

Hankintakeskuksen sopimusrekisteriin on kirjattu tiedot sosiaali- ja terveystoimialaakoskevista yhteishankintasopimuksista.

6. Toiminnan käytössä olevat tilat



20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Hankintayksikön käytössä on 17 huonetta Kallion virastotalossa, 14 huonetta 5. ker-roksessa ja kolme kuljetuspalveluryhmän huonetta 9. kerroksessa.

6.2. Terveyskeskus

Terveyskeskuksen hankintayksikkö sijaitsee Siltasaarenkatu 13, toisessa kerrok-sessa ja sen käytössä on 7 huonetta.

Koskelan keskusvaraston tilat sijaitsevat Koskelan sairaala-alueelle, rakennuksen Nensimmäisessä ja kellarikerroksessa. Tilat ovat varastoiminnan tarkoitukseen erit-täin puutteelliset ja myös riittämättömät koko terveyskeskuksen tarpeisiin. Osa hoi-toja kulutustarvikkeista hallinnoidaan hankintakeskuksessa puutteellisista tiloistajohtuen.

Terveyskeskuksen ja sosiaaliviraston hallinto- ja tukipalvelujen tilatVirasto Osasto (T) Vastuualue

(S)Toimisto? Vastuualue (T)

Yksikkö (S)Osoite Rakennus, nimi Rakennus,

nroKok.m2 Yht.tilat m2 Huoneet Vuokranantaja Vuokrasop.

kesto

Hankintapalvelut Terveyskeskus HPK Hallintopalveluyksikkö Hankintapalvelut Siltasaarenkatu 13, 000530 HKI KATO 81,50 41,41 7 KV/tilakeskus Toistaiseksi

Hankintapalvelut Terveyskeskus HPK Tukipalveluyksikkö Varastot Koskelantie 11, 00610 HKI Koskelan sairaala Rak. N 824,69 10 KV/tilakeskus Toistaiseksi

yht: 906,19 41,41

Hankintapalvelut Sosiaalivirasto HAKE TALSU HANKI Toinen linja 4 KAVI 229,5 136,6 17 KV/tilakeskus Toistaiseksi

7. Ryhmän näkemykset jatkotyön pohjaksi


Uudelleenorganisoinnissa on huomioitava sosiaaliviraston asiakaspalveluhankintoi-hin liittyvä vaativuus. Palveluhankinnassa asiakas ja palvelun vaikuttavuus ovat läh-tökohta, johon kaikki muu on sovitettava. Erityisesti kun käynnistetään uusia kilpai-lutuksia, tulevat vastuualueiden omat asiantuntijat voimakkaasti mukaan hankinta-prosessiin. Hankinta-asiantuntija ja vastuualueen vastuuhenkilö (toimistopäällik-kö/kehittämiskonsultti tai yksikön johtaja/tai kaikki yhdessä) tarvitsevat toisiaan jat-kuvasti ja he ”asuvat yhdessä” palvelukuvauksen ja soveltuvuusvaatimusten sekävalintakriteereiden hiomistyön aikana. Yleistyneet neuvottelumenettelyt, varsinkininnovatiivisissa kilpailutuksissa, vaativat paljon hankinta-asiantuntemusta ja yhteis-työtä.

Hankintayksikölle ei pidä enää määrätä muita kuin varsinaisia hankintatoimen asi-antuntemusta vaativia tehtäviä. Esimerkiksi avustushakemusten käsittelyn voisisiirtää pois hankintayksikön tehtävistä.

Kosti-sovellustuki tulisi järjestää yhdenmukaisella tavalla uudessa virastossa. Teh-tävää voidaan ajatella hoidettavaksi parhaiten tietohallinnossa.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Kuljetuspalvelusuunnittelijat ja laskuja tarkastava taloussihteeri tulisi asiakaspalve-luun läheisesti liittyvänä sijoittaa kokonaan muuhun tukipalveluyksikköön tai palve-lun vastuualueelle lähemmäksi asiakasrajapintaa. Tällä hetkellä sosiaalivirastossakuljetuspalvelujen asiantuntijuus on sekä hallinto- ja kehittämiskeskuksessa että ai-kuisten palvelujen vastuualueella, mikä on aiheuttanut toisinaan päällekkäistyötä jaongelmia yhteistyön sujuvuudessa.

Kustaankartanon varaston vastuuhenkilöiden tahtona on kehittää omaa toimintaan-sa ja palvella mahdollisesti myös muita vanhustenkeskuksia, mikä toivotaan otetta-vaksi huomioon.

7.2. Terveyskeskus

Terveyskeskuksen hankintatoimi on hajanainen. Hankintapäällikön resurssit eivätriitä terveyskeskuksen hankintakokonaisuuden seuraamiseen, toimittajayhteistyö-hön osallistumiseen eikä hankintojen kehittämiseen.

Kilpailutusprosessiin varattavan ajan riittävyyteen tulisi erityisesti kiinnittää huomio-ta. Riittämättömän ajan vuoksi vanhoja sopimuksia saatetaan joutua jatkamaan kil-pailutettua hintaa korkeammalla hinnalla kunnes kilpailutus on saatu tehtyä. Jatko-päätösten ja jatkosopimusten tekeminen vievät paljon aikaa ja ovat ylimääräinentyö.

Tarjouspyynnön palvelukuvauksen laatimiseen pitää myös varata riittävästi aikaa.Kuvauksen tekeminen on substanssiasiantuntijoiden tehtävä ja tätä ei aina tunniste-ta. Isoimmissa hankinnoissa tulisi harkita teknistä vuoropuhelua potentiaalisten tar-joajien kanssa. Kilpailutettujen hankintapäätösten vienti ottoharkintaa tekeville laki-miehille ja lähettäminen tarjoajille kontrollin varmistamiseksi voitaisiin resurssienniin salliessa sisällyttää hankintayksikön tehtäviin. Uudessa organisaatiossa tulisikaikkien käytössä olla yhtenäinen sopimuspohja.

Sopimukset ja sopimusten valvonta ovat osastojen vastuulla. Kliiniseen toimintaankeskittyneet osastot eivät koe hankintojen kuuluvan tehtäviinsä. Sopimusten teke-misessä ja hallinnoinnissa (mm. arkistointi, seuranta, reklamointi, sopimussakkojenperintä) on puutteita. Terveyskeskuksen erillishankintasopimusten reklamaatiotsaattavat nykyisin jäädä tekemättä, koska osastoilta ja hankintapalveluista puuttuusiihen tarvittavia resursseja. Osastot tarvitsevat nykyistä enemmän tukea näidenasioiden hoitamiseen.

Varsinaisesta kilpailutuksesta huolehtii hankintakeskus ja se sujuu hyvin, joskinhenkilöresurssien varmistamiseen poissaolotapauksissa toivotaan panostusta. Eril-lishankintojen tarjousvertailu toivottaisiin hankintakeskuksen tehtäväksi. Hankinta-keskuksen ja terveyskeskuksen työnjako ei ole riittävän selkeä. Työnjaossa (liite 9)on päällekkäisyyttä.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Kaupungin hallintokuntien kanssa tehdyt yhteistyösopimukset ovat usein liian suur-piirteisiä, jolloin sopimukset voivat kääntyä terveyskeskukselle epäedullisiksi.

Ostotilaukset olisi syytä edelleen tehdä keskitetysti. Terveyskeskuksen hankintasih-teerit tekevät pääsääntöisesti tilaukset osastoille. Pysy-ohjeessa ”Hankintoja kos-kevat ohjeet P74” on yksilöity ne asiat, mitkä muut saavat tilata.

Suun terveydenhuollon ja sairaala-apteekin hankinnat ja tilaukset toimivat hyvin jane voidaan säilyttää nykyisellään. Sairaala-apteekin kilpailutuksissa olisi kuitenkinsyytä hyödyntää hankintakeskuksen osaamista.

7.3. Hankintakeskus

Hankintakeskuksen näkökulmasta yhteistyö sekä sosiaaliviraston että terveyskes-kuksen kanssa on ollut hyvää ja monipuolista. Hankintakeskus pitää nykyistä yh-teistyömallia terveyskeskuksen kanssa erityisen hyvänä ja toimivana. Yhteistyönvastuita ja työnjakoa on tarve selkeyttää uuden sosiaali- ja terveystoimen organi-saation muodostamisen yhteydessä.

Riittävän hankinta-asiantuntemuksen säilyttäminen uudessa organisaatiossa on hy-vin tärkeää. Tämä on ennen kaikkea työnjaollinen kysymys. Sosiaali- ja terveystoi-men kilpailuttamistyön tekemiselle hankintakeskuksessa ei ole estettä, kun työnjakoon tarkoituksenmukainen ja vastuiden jakautuminen on selkeästi määritelty.

Hankintakeskuksen käyttäminen hankinta- ja kilpailutustyössä tukee Helsingin han-kintastrategian linjauksia. Hankintakeskuksen tarjoaman keskitetyn asiantuntija- jatukitoiminnon hyödyntäminen vapauttaa sosiaali- ja terveystoimen uuden organi-saation resurssit toimialan palvelutuotannon tehokkaaseen ja tuottavaan suunnitte-luun ja toteuttamiseen.

7.4. Ryhmän näkemyksiä jatkotyön pohjaksi

Uudessa sosiaali- ja terveystoimen virastossa hankintapalveluista vastaava yksikkö(seuraavassa hankintayksikkö) keskittyy hankintojen koordinointiin, johtamiseen jaohjaamiseen sekä hankintoihin liittyvän päätöksenteon valmisteluun. Hankintayk-sikkö vastaa asiantuntijatoimintona palvelutuotannossa syntyvien hankintatarpeidenlainmukaisesta suunnittelusta ja hankintaprojektien johtamisesta yhteistyössä pal-velutuotannon kanssa.

Hankintaprosessiin liittyvät rutiinitoiminnot, kuten kilpailutus ja siihen liittyvät tehtä-vät, tuotetaan kaupungin hankintakeskuksessa uuden organisaation toiminnan


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

käynnistyttyä. Hankintoihin liittyvä substanssiosaaminen tuodaan projekteihin palve-lutuotannosta uuden viraston hankintayksikön koordinoimana.

Uuden sosiaali- ja terveystoimen viraston käyttämien tuotteiden ja materiaalien ny-kymuotoinen varastointi keskitetään hankintakeskuksen logistiikkakeskukseen. Ter-veyskeskuksen Koskelan keskusvaraston ja sosiaaliviraston Kustaankartanon van-hustenkeskuksen varaston varastopalvelut tuotetaan näin hankintakeskuksen logis-tiikkakeskuksessa. Samassa yhteydessä varastotuotteiden jakeluun käytettävät kul-jetuspalvelut keskitetään hankintakeskuksen hoidettaviksi Staran kilpailuttamienkuljetuspalvelusopimusten kautta. Varastotoiminnoissa käytettävistä tietojärjestel-mistä päätetään tulevan valmistelutyön aikana.

Hankintapalvelujen uudelleenorganisoinnin yhteydessä uuden viraston hankintayk-sikön, sen käyttämien logistiikkapalvelujen ja hankintakeskuksen henkilö- ja muutresurssit säädetään vastaamaan uudistettua työn- ja vastuunjakoa. Hankintapalve-lujen uudelleenorganisoinnista laaditaan valmistelutyön jatkuessa työn- ja vastuun-jakokuvaukset sekä toimintasuunnitelmat riskianalyyseineen.

Sosiaali- ja terveysviraston hankintapalvelut ja resurssit - jatkotyö

1. Kehittämistarpeet

Tällä hetkellä hankinnat nähdään pitkälti kunkin osaston hankintoina ja lähinnä kilpailut-tamisena. Hankinnoilla on huomattavaa taloudellista merkitystä, joten niitä pitää johtaapitkäjänteisesti. Tavoitteena on näkökulman muuttaminen niin, että hankinnat nähdäänkoko viraston hankintoina ja että hankintatehtävien painopiste siirtyy strategisempaansuuntaan.

Hankintayksikön tulee tuntea alan toimijat, kilpailutilanne ja kustannusrakenteeseen liitty-vät tekijät. Sopimusten hallintaa varten tarvitaan kaupunkiyhteinen järjestelmä. Laatu-poikkeamien korjaaminen ja toiminnan kehittäminen edellyttävät selkeää reklamaatiokäy-täntöä. Koko viraston käyttöön tehdään yhteiset mallit, esimerkiksi sopimuspohjat ja so-pimusten seurannan mallit ja reklamaatio-ohjeistus.

Hankintojen kilpailutuksiin ja sopimuksiin liittyvien riskien hallitsemiseksi olisi suotavaa,että uudessa virastossa olisi juristi, jonka erikoisalueet olisivat hankintalaki ja sopimusoi-keudelliset kysymykset.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2. Hankintapalvelujen organisatorinen asema uudessa organisaatiossa

Hankintayksikkö on yksi uuden viraston talous- ja tukipalveluosaston toimistoista.

3. Hankintapalvelujen tehtävät uudessa sosiaali- ja terveysvirastossa

Hankintayksikön tehtävä on hankintojen koordinointi, johtaminen ja ohjaaminen sekähankintoihin liittyvän päätöksenteon valmistelu ja sopimusten hallinta. Hankintayksikkövastaa asiantuntijatoimintona palvelutuotannossa syntyvien hankintatarpeiden lainmu-kaisesta suunnittelusta ja hankintaprojektien johtamisesta yhteistyössä palvelutuotannonkanssa. Hankintayksikön tehtäviin kuuluvat myös kaikki hankinnat, joita ei kilpailuteta.Hankintoihin liittyvä substanssiosaaminen tuodaan hankintoihin palvelutuotannosta uu-den viraston hankintayksikön koordinoimana. Tämä toimintamalli koskee jatkossa kokouutta virastoa mukaan lukien tietohallinto ja sairaala-apteekki.

Hankintaprosessiin liittyvät perustoiminnot, kuten hankintalain mukainen kilpailutus ja sii-hen liittyvät tehtävät tuotetaan kaupungin hankintakeskuksessa. Hankintakeskus avus-taa näiltä osin myös sairaala-apteekkia lääkekilpailutuksissa.

Kilpailutuksiin liittyvien perustoimintojen keskittäminen hankintakeskukseen tehostaa kil-pailutuksia ja resurssien käyttöä. Hankinta-asiantuntijat voivat jatkossa keskittyä luvussa4. kuvattuihin valmisteluja ohjaustehtäviin.

Erillishankintojen vastuujakotaulukossa esitetään uuden viraston toimintojen, hankintayk-sikön ja hankintakeskuksen välinen tehtävänjako.

Uuden sosiaali- ja terveysviraston käyttämien tuotteiden ja materiaalien nykymuotoinenvarastointi keskitetään hankintakeskuksen logistiikkakeskukseen. TerveyskeskuksenKoskelan keskusvaraston ja sosiaaliviraston Kustaankartanon vanhustenkeskuksen va-raston varastopalvelut tuotetaan hankintakeskuksen logistiikkakeskuksessa.

Varastotuotteiden jakeluun käytettävät kuljetuspalvelut keskitetään hankintakeskuksenhoidettaviksi Staran kilpailuttamien kuljetuspalvelusopimusten kautta. Varastotoiminnois-sa käytettävistä tietojärjestelmistä päätetään tulevan valmistelutyön aikana. Varastointi jakuljetuspalveluiden uudelleen organisointi kuvataan erillisessä raportissa.

4. Hankintapalvelujen tehtävien edellyttämät henkilöstöresurssit

Uudessa hankintayksikössä tarvitaan tehtävien hoitamiseksi seuraavat vakanssit:


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

hankintapäällikköo vastaa sosiaali- ja terveysviraston hankintojen johtamisestao johtaa yksikköä ja huolehtii lähiesimiestehtävistä (kilpailutussihteeri ja tiimi-

vastaavat)o vastaa hankintojen suunnittelusta, koordinoinnista, kehittämisestäo johtaa osastojen kanssa tehtävää yhteistyötäo seuraa toimittajamarkkinoitao toimii hankintatoimen asiantuntijanao osallistuu toimittajayhteistyöhöno osallistuu kilpailutuksiin

hankinta-asiantuntija, tiimin vetäjäo hankintatiimin esimieso osallistuu kilpailutuksiino toimii nimetyn vastuualueen yhteyshenkilönä hankintakeskukseeno osallistuu hintaneuvotteluihin ja työryhmiin oman osastonsa osaltao valmistelee sopimuskauden hintaneuvotteluto laatii ja hallinnoi sopimuksiao suorahankinnan laillisuuden selvittäminen, päätösten valmistelu, suorahan-

kintailmoitukset, suorahankintasopimukset

hankinta-asiantuntija (kullekin osastolle nimetään 1-2 hankinta-asiantuntijaa)o vastaa hankinnan sisällöstä, jota ei voi delegoida hankintakeskukselle,o toimii yhteyshenkilönä hankintakeskukseen nimetyn vastuualueen osaltao osallistuu hankintaneuvotteluihin ja työryhmiino valmistelee sopimuskauden hintaneuvotteluto laatii ja hallinnoi sopimuksiao suorahankinnan laillisuuden selvittäminen, päätösten valmistelu, suorahan-

kintailmoitukset, suorahankintasopimukset

kilpailutussihteerio hankintapäällikön sihteerio sähköisen kilpailutusarkiston hoitoo harmaan talouden seuranta (ostopalveluja palvelusetelituottajat)o hankintayksikön muita tehtäviä, mm. autohankintojen valmisteluo yksikön Ahjo-tukihenkilö

hankintasihteeri, tiimin vetäjäo tilaustiimin esimieso tilausten tekemineno hankintatyöryhmiin osallistuminen soveltuvin osino yhteydenpito toimittajiin omien tehtäviensä osaltao laskujen tarkastuso neuvonta ja ohjauso oman alueen minikilpailutukset, minikilpailutukset voidaan myös keskittää.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

o hankintapäätösten valmistelu

hankintasihteeri (kullekin osastolle nimetään hankintasihteeri)o tilausten tekemineno hankintatyöryhmiin osallistuminen soveltuvin osino yhteydenpito toimittajiin omien tehtäviensä osaltao laskujen tarkastuso neuvonta ja ohjauso oman alueen minikilpailutukset,- minikilpailutukset voidaan myös keskittääo hankintapäätösten valmistelu

Opastus, koulutus: Yksi hankinta-asiantuntijoista päävastuussa, tiimiesimies/-miehet, hankintasihteerit, hankintapäällikkö kouluttavat myös

5. Hankintapalvelujen johtamisjärjestelmä

Virastopäällikkö

Talous- ja tukipalvelutosastopäällikkö

Hankinta- ja kilpailutushankintapäällikkö

Hankintatiimi Tilaustiimihankinta-asiantuntija, tiimin vetäjä hankintasihteeri, tiimin vetäjänimetyt hankinta-asiantuntijat osastoille nimetyt tilaajat osastoille

6. Tilat

Esitetään, että hankintayksikkö sijoitetaan Kallion virastotaloon sosiaaliviraston tiloihin.Hankintayksikössä on 15 vakanssia, joten tarvitaan 15 huonetta.

7. Muuta huomioitavaa

Avustusten valmistelussa hankintaryhmä ei ole huomioinut sosiaaliviraston toimintayksi-köiden tähän käyttämää työpanosta.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen henkilöstöhankinnan nykytilan kartoi-tus

Sisällysluettelo1. Johdanto ................................................................................................................................ 272. Palvelujen tämänhetkinen organisointi ja vastuut virastoissa ................................................ 27

2.1. Palvelujen kuvaus ........................................................................................................... 282.2. Työhönotto ...................................................................................................................... 292.3. Uudelleensijoitustoiminta ................................................................................................. 302.4. Oppisopimus- ja rekrytointikoulutukset ............................................................................ 312.5. Rekrytoinnin asiantuntijatehtävät..................................................................................... 312.6. Täyttöluvat ....................................................................................................................... 322.7. Työssäoppimisjaksot ....................................................................................................... 322.8. Pysy-ohjeet ja muu viraston ohjeistus ............................................................................. 32

3. Palvelujen resurssit ................................................................................................................ 333.1. Sosiaaliviraston henkilöstöhankintayksikön vakanssit ja tehtävät ................................... 343.2. Terveyskeskuksen henkilöstöhankintayksikön vakanssit ja tehtävät ............................... 35

4. Palvelujen tuottamiseen varatut määrärahat .......................................................................... 364.1. Ko. palvelukokonaisuuden vastuulla olevat sopimukset .................................................. 37

5. Ko. toiminnan käytössä olevat tilat ......................................................................................... 385.1. Toiminnan päällekkäisyydet, työnjaon tarkistaminen ....................................................... 395.2. Palvelujen uudelleenorganisointi ..................................................................................... 395.3. Toiminnan järjestäminen uudessa organisaatiossa ......................................................... 40


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

1. Johdanto

Henkilöstöhankinnan valmisteluryhmässä on tarkasteltu sosiaaliviras-ton ja terveyskeskuksen henkilöstöhankinnan ja uudelleensijoituksentehtäviä. Ryhmään ovat kuuluneet puheenjohtajana Riitta Simoila(muutostiimi), Eija Hanni (henkilöstökeskus), sihteerinä Leena Karasvir-ta (sosiaalivirasto) ja Päivi Korpivaara (terveyskeskus). Valmisteluryh-mä on kokoontunut kolme kertaa.


Henkilöstöhankintayksiköt sijoittuvat organisatorisesti samalle tasollemolemmissa virastoissa.

Sosiaalivirasto Terveyskeskus

Sosiaaliviraston henkilöstöhankintayksikössä ei ole tiimirakennetta,mutta toiminta on jakautunut kolmeen eri ryhmään: uudelleensijoitus,työhönotto ja työvoimasuunnittelu. Väliesimiehiä ei ole, mutta lastenpäivähoidon vastuualueen ja vanhusten palvelujen vastuualueen työ-voimasuunnittelijat koordinoivat oman vastuualueensa työhönottajientehtäviä. Yksikön päällikkönä toimii henkilöstöhankintapäällikkö, jonkaesimies on henkilöstöpäällikkö. Henkilöstöhankintapäällikön sijaisenatoimii työvoimasuunnittelija.Terveyskeskuksen henkilöstöhankintayksiköllä ei ole tiimirakennetta,mutta erona sosiaaliviraston johtamisjärjestelmään yksikön päällikkönätoimiva henkilöstöhankintapäällikkö koordinoi ja johtaa koko yksiköntoimintaa. Henkilöstöhankintapäällikön esimiehenä toimii hallintopääl-likkö ja sijaisena yksikön työvoimasuunnittelija.

Hallinto- ja palvelukeskus

Hallintopalveluyksikkö

Henkilöstöhankintayksikkö

Hallinto- ja kehittämiskes-kus

Henkilöstö- ja hallintopal-velut

Henkilöstöhankintayksikkö


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2.1. Palvelujen kuvaus

Yksikköjen toiminnassa on eroa sekä henkilöstörakenteessa että toi-minnan sisällössä ja laajuudessa.

Sosiaalivirastossa keskitettiin rekrytointi- ja uudelleensijoitustoimintavuonna 2002. Alueorganisaatiossa erillään toimineista työvoimasuun-nittelijoista koottiin asiantuntijayksikkö, henkilöstöhankintayksikkö. Jo-kaisella sosiaaliviraston vastuualueella on nimetty rekrytoinnista vas-taava työvoimasuunnittelija. Rekrytoinnin toimenpiteet kohdistuvat en-sisijaisesti varhaiskasvatuksen, sosiaalityön ammattihenkilöstön ja ter-veydenhuollon ammattihenkilöstön hankinnan edistämiseen. Uudel-leensijoitusta hoitaa kolme (3) työvoimasuunnittelijaa. Yksikössä eikuuden ensimmäisen vuoden aikana ollut työhönottajia.

Vuonna 2008 – 2009 yksikköön siirrettiin vanhusten palvelujen vastuu-alueelta kolme (3) työhönottajaa. Vuonna 2010 pitkäaikaissairaaloidensiirron myötä lisäksi kolme (3) työhönottajaa siirrettiin terveyskeskuk-sesta. Näistä on myöhemmin kaksi (2) työhönottajaa siirretty lastenpäivähoidon vastuualueen työhönottajiksi ja yksi (1) vakanssi on avoin.Työhönottajien tehtävä on sijaisten hankinta vanhusten palvelujen jalasten päivähoidon vastuualueille.

Terveyskeskuksen henkilöstöhankintayksikkö perustettiin aluksi ko-keiluna vuonna 2002. Toiminta vakinaistettiin vuonna 2004. Kun koti-palvelu siirrettiin sosiaalivirastosta terveyskeskukseen vuonna 2005,siirtyi yksi (1) työvoimasuunnittelija sosiaaliviraston henkilöstöhankin-tayksiköstä terveyskeskuksen vastaavaan yksikköön. Toinen työvoima-suunnittelijan vakanssi saatiin myöhemmin uudelleensijoitustoiminnansekä työnantajan järjestämien oppisopimus- ja rekrytointikoulutustenmäärän lisääntyessä.

Terveyskeskuksen henkilöstöhankintayksikön tehtävänä on rekrytoidatyöntekijöitä pääasiassa eripituisiin hoitohenkilöstön ja laitoshuoltajiensijaisuuksiin (yli 12 pv). Yksikössä hoidetaan sijaisten rekrytointipro-sessi työpaikkailmoittelusta työhaastatteluun, sopivien ehdokkaiden va-lintaan ja heidän taustatietojensa sekä tarvittavan laillistamisen tarkis-tamiseen. Alle kahden kuukauden sijaisuudet pyritään ketjuttamaan jasaamaan aikaan hakijalle pidempi määräaikaisuus. Työhönottajat avus-tavat esimiehiä vakituisiin tehtäviin rekrytoitaessa. Terveyskeskuksenosastoilla on nimetyt työhönottajat keskitetystä työhönottoyksiköstä.

Henkilöstökeskus johtaa kaupungin strategian henkilöstön saatavuus–osiota ja siihen liittyviä hankkeita sekä vastaa niiden kustannuksista.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Henkilöstökeskus vastaa kaupunkitasoisen rekrytointisuunnitelman laa-timisesta ja toteuttamisesta, rekrytointijärjestelmän ylläpidosta ja kehit-tämisestä sekä henkilöstöhankinnan kaupunkitasoisesta ohjeistukses-ta. Laskennallisesti henkilöstökeskuksen työpanos sosiaaliviraston jaterveyskeskuksen saatavuuden edistämiseksi on 3,5 henkilötyövuotta.

Käytännön toimenpiteiden toteutus ja prosessien hoitaminen tapahtuuhenkilöstöhankintayksiköissä.

2.2. Työhönotto

Sosiaalivirastossa työhönotto hoidetaan keskitetysti ainoastaan van-husten palvelujen ja lasten päivähoidon vastuualueille. Vanhusten pal-velujen vastuualueelle kolme (3) työhönottajaa hankkii sijaisia 13 pv –2 kk kestäviin sijaisuuksiin. Lasten päivähoidon vastuualueelle kaksi (2)työhönottajaa hankkii sijaisia 2 – 5 kk kestäviin sijaisuuksiin. Lapsiper-heiden palvelujen ja aikuisten palvelujen vastuualueilla ei ole keskitet-tyä työhönottoa.

Terveyskeskuksessa työhönottoprosessi eroaa osastoittain jonkinverran osastojen tarpeiden ja toiveiden perusteella. Prosessi on yhtei-sesti sovittu osastoittain.

Kaupunginsairaalalle ja psykiatrialle työhönotto hankkii kaikki yli 12päivää kestävät sijaiset. Kotihoidossa työhönottajat osallistuvat myösvakituisten työntekijöiden rekrytointiin. Joillakin alueilla työhönottajahoitaa koko vakituisen työsuhteen rekrytointiprosessin lukuun ottamattahakijan yhteishaastattelua esimiehen kanssa ja työsopimuksen teke-mistä.

Terveysasemaosastolla yksittäisen terveysaseman rekrytointitarve onpieni, työsuhteiden ketjutukset 26 terveysaseman välillä korostuvat.Työpaikkailmoittelu on kokonaan henkilöstöhankintayksikössä. Suunterveydenhuollossa osasto hoitaa rekrytoinnit pitkälle itse. Työpaikkail-moitukset tulevat henkilöstöhankintayksikön työhönottajalle tarkistetta-viksi ja julkaistaviksi. Hakijatiedustelut ohjataan suun terveydenhuollonesimiehille.

Laitoshuollon sijaisrekrytointi ja laitoshuollon keikkatöiden välitys tapah-tuu henkilöstöhankintayksikössä.

Lääkärien rekrytointitapahtumien ja - messujen valmistelu ja koor-dinointi, työpaikkailmoittelu, kesäsijaisten haku, hakijoiden puhelin-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

haastattelut ja hakijatietojen välittäminen ylilääkäreille tehdään työ-hönottajan toimesta.

Nuorten 16 – 17-vuotiaiden kesätyöntekijöiden hakuprosessi hoide-taan sosiaalivirastossa pääosin henkilöstöhankintayksikössä ja terve-yskeskuksessa koko prosessin hoitaa henkilöstöhankintayksikkö.

Siviilipalvelusasioiden koordinointi kuuluu molempien henkilöstö-hankintayksikköjen tehtäviin.

Sähköisen rekrytointijärjestelmän eRekryn virastotason pääkäyttäjä-tehtävät hoidetaan molempien virastojen henkilöstöhankintayksiköissä.

Työpaikkalehti-ilmoittelun prosessi eroaa virastoissa siten, että so-siaalivirastossa viestintäyksikkö osallistuu pääosin prosessiin ja terve-yskeskuksessa henkilöstöhankintayksikkö hoitaa prosessin kokonai-suudessaan yhdessä mainostoimiston kanssa.

Yksiköt tekevät ennakoivaa rekrytointityötä, jossa tärkeimpinä ovatoppilaitosyhteistyön eri muodot sekä messu – ja muut rekrytointitapah-tumat ja kentän yksikköjen opiskelijainfot työssäoppimisjaksojen aika-na. Terveydenhuollon oppilaitosyhteistyö sekä rekrytointitapahtumiinosallistuminen on toteutettu yhteistyössä henkilöstöhankintayksiköidenkesken jo vuosia.

2.3. Uudelleensijoitustoiminta

Molemmissa virastoissa työvoimasuunnittelijat toimivat uudelleensijoi-tuksen yhdyshenkilöinä.Sosiaalivirastossa ei ole erillistä määrärahaa uudelleensijoitustoimin-taan.Terveyskeskuksessa varataan vuosittain uudelleensijoitustoimintaanliittyviin työkokeiluihin määrärahaa henkilöstöpooliin (75 000 euroavuonna 2011). Työkokeiluissa olevien työntekijöiden henkilöstöhallin-nolliset päätökset työkokeilujen aikana tekee henkilöstöhankintapäällik-kö.Henkilöstökeskus vastaa uudelleensijoituksen periaatteiden ja pro-sessin laadinnasta. Henkilöstökeskus hoitaa taloudellis-tuotannollisistasyistä johtuvaa uudelleensijoitusta ja terveydellisistä syistä johtuvaauudelleensijoitusta silloin, kun virastossa/liikelaitoksessa ei löydy sijoi-tettavalle uutta työtä. Henkilöstökeskus tukee taloudellisesti virasto-jen/liikelaitosten uudelleensijoitustoimenpiteitä, kuten työkokeiluja, op-pisopimuskoulutusta ja palkkakompensaatiota sekä hoitaa yhteistyössätyöterveyskeskuksen kanssa työkyvyn arvioita varhaista tukea ja uudel-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

leensijoitusta varten. Uudelleensijoitustoimintaan henkilöstökeskukses-sa on kaupunkitasoisesti käytettävissä kolme(3) henkilötyövuotta jatyökyvyn arvioihin yksi(1) henkilötyövuosi.

2.4. Oppisopimus- ja rekrytointikoulutukset

Molemmissa virastoissa työvoimasuunnittelijat koordinoivat oppisopi-mus- ja rekrytointikoulutuksia. Työvoimasuunnittelijat hoitavat haku – javalintaprosessin kokonaisuudessaan sekä vastaavat ryhmien koor-dinoinnista sekä toimintaan liittyvästä verkostoyhteistyöstä. Terveys-keskuksessa hallintoylihoitaja linjaa koulutusten suunnittelua ja toteu-tusta.

Henkilöstökeskus vastaa määrärahoillaan toteutetuista oppisopimus- jarekrytointikoulutusprosesseista. Henkilöstökeskus huolehtii koulutustenulkoisesta markkinoinnista, yhteistyöverkostoista, antaa palkkausluvanoppisopimusvaroistaan ja hakee palkkatuet valtiolta ja vastaa niiden tili-tyksistä. Henkilöstökeskus kilpailuttaa yhdessä Helsingin työ- ja elin-keinotoimiston kanssa rekrytointikoulutukset ja suunnittelee koulutustensisällöt yhteistyössä virastojen kanssa. Lisäksi henkilöstökeskus vastaakoulutusten kustannuksista ja markkinoinnista.

Oppisopimus- ja rekrytointikoulutettavien määrä vaihtelee virastoissavuosittain. Enimmillään opiskelijoita on samanaikaisesti sosiaaliviras-tossa 250 ja terveyskeskuksessa 100. Lasten päivähoidon osuus opis-kelijoista on 100.

Henkilöstökeskuksen henkilöstöresursseista kohdentuu virastojen op-pisopimus- ja rekrytointikoulutusten hoitamiseen vajaan yhden henkilöntyöpanos.

2.5. Rekrytoinnin asiantuntijatehtävät

Sosiaalivirastossa neljä (4) työvoimasuunnittelijaa vastaa kukin omanvastuualueensa rekrytoinnista, henkilöstötarpeen ennakoinnista, seu-rannasta, rekrytointisuunnitelmien laatimisesta ja toteutuksesta. Työ-voimasuunnittelijat ovat esimiesten tukena valittaessa esimiehiä ja asi-antuntijoita. He kartoittavat vastuualueen oppisopimustarpeen ja ovatvastuussa oppisopimuskoulutusprosessista ja valinnoista. Heidän teh-täviinsä kuuluu verkostojen luominen ja ylläpito, asiantuntijana ja pu-heenjohtajana toimiminen eri työryhmissä, esimiesten koulutus ja kon-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

sultointi oppisopimusasioissa, työpaikkailmoituksissa, kelpoisuuseh-doissa ja täyttöluvissa.

Lasten päivähoidon ja vanhusten palvelujen vastuualueitten työvoima-suunnittelijat vastaavat lisäksi alueensa työhönottajien tehtävien koor-dinoinnista.

Terveyskeskuksessa työhönottajat ja henkilöstöhankintapäällikköosallistuvat esimies-, ylihoitaja- ja päällikkökokouksiin rekrytoinnin asi-antuntijoina. Tapaamisissa käydään läpi rekrytointitilannetta sekäsuunnitellaan yhdessä rekrytointilinjauksia.

2.6. Täyttöluvat

Sosiaalivirastossa yksi (1) työhönottaja tarkastaa täyttölupien oikeelli-suuden ja laatii niistä listan.Henkilöstöhankintapäällikkö koordinoi täyttölupien hakuprosessia, laatiivirastotason ohjeistuksen, valmistelee ja esittelee täyttölupa-hakemukset sosiaalijohtajalle.

Terveyskeskuksessa henkilöstöhankintayksikkö ei osallistu terveys-keskuksen täyttölupaprosessiin. Molemmissa yksiköissä täyttölupiahyödynnetään uudelleensijoitustoiminnassa.

2.7. Työssäoppimisjaksot

Sosiaalivirastossa yksi (1) työhönottaja vastaa harjoittelupaikkatilaus-ten jaosta vastuualueille. Ammattikorkeakoulujen työharjottelujaksot(sosionomi) hoidetaan sekä Jobstep-järjestelmän kautta että henkilös-töhankintayksikön kautta. Lähihoitajien työssäoppimisjaksojen pyynnöttoimitetaan työhönottajalle, joka jakaa pyynnöt vastuualueiden oppilai-tosyhteyshenkilöille.

Terveyskeskuksessa henkilöstöhankintayksikkö ei osallistu opiskeli-joiden käytännön harjoittelujaksojen varaamiseen. Työssäoppimisjak-sot varataan Jobstep-järjestelmän tai kentän yhteyshenkilöiden kautta.

2.8. Pysy-ohjeet ja muu viraston ohjeistus

Sosiaalivirastossa henkilöstöhankintapäällikön vastuulla on seuraavi-en toimintaohjeiden laatiminen ja päivittäminen:


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Opiskelijoiden työssäoppiminen ja harjoittelu sosiaalivirastossa(1.2.2.3) 13.10.2011

Oppisopimuskoulutus (1.2.2.4) 27.3.2008 Uudelleensijoitustoiminta sosiaalivirastossa (1.2.2.7) 27.8.2010 Palvelukseen ottaminen sosiaalivirastossa (1.2.2.5) 23.11.2011 (rekry-

toinnin osalta) Täyttölupamenettely sosiaalivirastossa 2012, määräaikainen ohje

20.2.2012 Kelpoisuusvaatimusten soveltaminen sosiaalivirastossa (1.2.2.1)

28.4.2008 (rekrytoinnin osalta) Nuorten 16 – 17-vuotiaiden kesätyöntekijöiden palkkaaminen, määrä-

aikainen ohje 20.2.2012

Terveyskeskuksessa henkilöstöhankintapäällikön vastuulla on seu-raavan Pysy-ohjeen laatiminen ja päivittäminen: Terveyskeskuksen työpaikkailmoitusten julkaiseminen, P52,

1.9.2009

3. Palvelujen resurssit

Sosiaaliviraston resursseista lasten päivähoidon vastuualueelle koh-dentuu yhden (1) rekrytoinnin työvoimasuunnittelijan, 1,5 uudelleensi-joituksen työvoimasuunnittelijan ja kahden (2) työhönottajan työpanossekä 40 % henkilöstöhankintapäällikön työpanoksesta.

Henkilöstöhankintayksikköjen nimikkeet ja vakanssien lukumäärät vi-rastoittain


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Henkilöstöhankinta-päällikkö

Työvoima-suunnittelija

Työhönottaja Yhteensä

Sosiaalivirasto 1 8, joista yksiavoin

6, joista yksiavoin

15

joista päivähoi-don osuus

1 2 3

Terveyskeskus 1 2 13, joista yksiavoin

16

Yhteensä 2 10 19 31

Sosiaalivirastossa yksi (1) työhönottaja saavuttaa eläkeiän vuonna2013 ja terveyskeskuksessa yksi (1) työhönottaja vuonna 2012.Sosiaaliviraston henkilöstöpäällikön sihteeri antaa sihteeripalvelujahenkilöstöhankintayksikölle 10 % työajastaan.

Tehtäväkohtainen palkka on työhönottajilla sama molemmissa viras-toissa, työvoimasuunnittelijoiden palkka on korkeampi terveyskeskuk-sessa ja henkilöstöhankintapäällikön palkka on korkeampi sosiaalivi-rastossa.

Kelpoisuusehtona henkilöstöhankintapäällikön tehtävässä on ylempikorkeakoulututkinto molemmissa virastoissa. Työvoimasuunnittelijantehtävässä sosiaalivirastossa edellytetään soveltuvaa korkeakoulutut-kintoa tai vastaavaa aikaisempaa opistoasteista tutkintoa, terveyskes-kuksessa ylempää korkeakoulututkintoa. Työhönottajan tehtävän kel-poisuusehtona on soveltuva korkeakoulututkinto tai vastaava aikai-sempi opistoasteen tutkinto.

3.1. Sosiaaliviraston henkilöstöhankintayksikön vakanssit ja tehtävät

Sosiaaliviraston henkilöstöhankintapäällikön tehtävänä on henkilöstö-hankintayksikön johtaminen ja kehittäminen, rekrytoinnin, oppisopi-muskoulutuksen ja uudelleensijoitustoiminnan johtaminen ja kehittämi-nen. Tehtäviin kuuluu myös oppilaitosyhteistyöstä vastaaminen ja senkehittäminen sekä täyttölupaprosessin johtaminen, kehittäminen ja täyt-tölupaesitysten esittely sosiaalijohtajalle.Sosiaaliviraston henkilöstöhankintapäällikön tehtävässä korostuvat asi-antuntijatehtävät.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Lasten päivähoidon vastuualue:Lasten päivähoidon rekrytoinnista vastaa yksi (1) työvoimasuunnittelija.Hän vastaa myös vastuualueensa oppisopimuskoulutuksista ja lehti-ilmoittelusta.Sijaisten työhönottoa hoitaa kaksi (2) työhönottajaa. Toinen työhönotta-jista hoitaa täyttölupien oikeellisuuden tarkastamisen ja listauksen.

Lapsiperheiden palvelujen vastuualue:Lapsiperheiden palvelujen rekrytoinnista vastaa yksi (1) työvoimasuun-nittelija. Hän vastaa myös vastuualueensa oppisopimuskoulutuksista jalehti-ilmoittelusta sekä toimii siviilipalvelusasioiden yhdyshenkilönä.

Aikuisten palvelujen vastuualue:Aikuisten palvelujen rekrytoinnista vastaa yksi (1) työvoimasuunnittelija.Hän vastaa myös vastuualueensa oppisopimuskoulutuksista ja lehti-ilmoittelusta

Vanhusten palvelujen vastuualue:Vanhusten palvelujen rekrytoinnista vastaa yksi (1) työvoimasuunnitteli-ja. Hän vastaa myös vastuualueensa oppisopimuskoulutuksista ja lehti-ilmoittelustaSijaisten työhönottoa hoitaa kolme (3) työhönottajaa, joista yksi (1) onosa-aikaeläkkeellä.

Uudelleensijoitus:Sosiaaliviraston uudelleensijoitusta hoitaa kolme (3) työvoimasuunnitte-lijaa.

Lasten päivähoidolle on kohdennettu yhden (1) rekrytoinnin työvoi-masuunnittelijan, kahden (2) työhönottajan ja 1,5 uudelleensijoituksentyövoimasuunnittelijan työpanos.

3.2. Terveyskeskuksen henkilöstöhankintayksikön vakanssit ja tehtävät

Terveyskeskuksen henkilöstöhankintapäällikön tehtävänä on henki-löstöhankintapalvelujen johtaminen, kehittäminen ja koordinointi, ver-kostoyhteistyön ja rekrytointiin liittyvän oppilaitosyhteistyön kehittämi-nen sekä henkilöstöpoolin rahoituksella työkokeiluissa olevien esimie-hisyys.Terveyskeskuksen henkilöstöhankintapäällikön tehtävässä korostuutyöhönottotoiminnan johtaminen.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Kotihoito:Kotihoidon työhönottoa hoitaa kuusi ja puoli (6,5) työhönottajaa. Työ-hönottajat toimivat palvelualueittain, mutta työnjako on hyvin joustava.

Kaupunginsairaala:Kaupunginsairaalan työhönottoa hoitaa kolme ja puoli (3,5) työhönotta-jaa.

Terveysasemaosasto ja suun terveydenhuolto:Terveysasemien ja suun terveydenhuollon työhönottoa hoitaa yksi (1)työhönottaja.

Psykiatria:Psykiatrian työhönottoa hoitaa yksi (1) työhönottaja

Laitoshuolto:Laitoshuollon työhönottoa hoitaa yksi (1) työhönottaja.Myös 1 – 12 päivän sijaisuudet hoidetaan työhönoton kautta.

Työpaikkalehti-ilmoittelun yhdyshenkilöinä toimii edellä mainituista kol-me (3) työhönottajaa ja siviilipalvelusasioiden yhdyshenkilönä yksi (1)työhönottaja. Lääkärirekrytoinnin yhdyshenkilöys ja messutapahtumienjärjestelyt ovat kahden (2) työhönottajan erityistehtäviä.

Uudelleensijoitus ja oppisopimus- ja rekrytointikoulutukset:Molemmat työvoimasuunnittelijat hoitavat uudelleensijoitusyhdyshenki-löiden tehtäviä. Lisäksi toinen heistä koordinoi terveyskeskuksen oppi-sopimuskoulutuksia, toinen rekrytointikoulutuksia.

4. Palvelujen tuottamiseen varatut määrärahat

Sosiaaliviraston henkilöstöhankintayksiköllä on oma budjetti. Vuonna2012 se on 822 480 euroa, rekrytointiin tai uudelleensijoitukseen ei oleerillistä määrärahaa. Henkilöstökeskuksen keskitetyistä rekrytointira-hoista sosiaalivirastolla oli vuonna 2011 käytössä 25 000€, vuonna2012 summa on 20 000€.

Terveyskeskuksen henkilöstöhankintayksiköllä on oma budjetti, vuon-na 2012 se on 1 039 milj. euroa. Lisäksi konserniin on varattu määrä-raha viraston rekrytointikuluihin. Sitä käyttää myös terveyskeskuksenviestintä. Määrärahan käyttöä seurataan projektinumeron avulla. Vuon-na 2011 henkilöstöhankintayksikkö käytti määrärahasta 14 385 euroa.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Henkilöstökeskus on tukenut terveyskeskuksen rekrytointia erillisellämäärärahalla, joka vuonna 2011 oli 20 000 euroa. Vuodelle 2012 onsovittu, että terveyskeskus ei saa erillistä määrärahaa, vaan henkilös-tökeskus tukee rekrytointia panostamalla työnantajamielikuvan perus-teella kohdennettaviin toimenpiteisiin.

Henkilöstökeskus on tukenut virastojen rekrytointia erityisesti työvoi-mapula-aloilla. Vuonna 2011 henkilöstökeskus ohjasi sosiaaliviraston jaterveyskeskuksen työvoiman saatavuuteen yhteensä noin 8,7 miljoo-naa euroa. Tästä sosiaaliviraston osuus oli noin 6,2 miljoonaa euroa jaterveyskeskuksen osuus noin 2,5 miljoonaa euroa. Henkilöstökeskustuki virastojen uudelleensijoitustoimenpiteitä, kuten oppisopimuskoulu-tusta, työkokeiluja ja palkkakompensaatiota yhteensä noin 900 000 eu-rolla. Summasta sosiaaliviraston osuus oli noin 550 000 euroa ja terve-yskeskuksen osuus noin 350 000 euroa.

4.1. Ko. palvelukokonaisuuden vastuulla olevat sopimukset

Seure Henkilöstöpalvelut Oy:n käyttö

Sosiaaliviraston yksiköt tilaavat lyhytaikaiset sijaiset Keikkanetti - pal-velua käyttäen Seuresta vanhustenhuoltoon 1 – 12 pv kestäviin sijai-suuksiin ja päivähoitoon alle 2 kk kestäviin sijaisuuksiin.Terveyskeskuksen yksiköt tilaavat lyhytaikaiset sijaiset (1 – 12 pv)Seuresta Keikkanetin avulla. Seure hoitaa vähäisessä määrin Helsin-gin, Espoon ja Vantaan lääkäreiden sijaisrekrytointia. Ylilääkärit ilmoit-tavat haluamansa sijaisuudet Seureen ja Seure ilmoittaa avoimista teh-tävistä omilla sivuillaan. Toistaiseksi Seureen tehtyjen lääkäreiden ha-kutilausten määrä on ollut hyvin pieni.Terveyskeskuksen henkilöstöhankintayksiköllä on sopimus työpaik-kailmoittelusta Terveysportin kanssa. Sopimus tehdään vuodeksi ker-rallaan. Sen allekirjoittaa hallintopäällikkö ja vuosikustannus on 3 000euroa.

Opiskelijoiden työssäoppimisjaksojen sopimuksia hallinnoidaan so-siaaliviraston henkilöstöhankintayksikössä. Sopimukset allekirjoittaatoimitusjohtaja ja hallintopäällikkö. Sopimukset ovat voimassa toistai-seksi. Niiden irtisanomisaika on kolme kuukautta.Terveyskeskuksessa sopimuksia koordinoi hallintoylihoitaja. Hän myösallekirjoittaa kyseiset sopimukset.

Molemmilla virastoilla on sopimukset seuraavien oppilaitosten kanssa:

Ammattikorkeakoulut


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Metropolia Diakonia-ammattikorkeakoulu Arcada Laurea

Toisen asteen oppilaitokset Hesote Amiedu Helsingin Diakoniaopisto Yrkesinstitutet Prakticum Espoon seudun ammattiopisto Omnia Vantaan ammattiopisto Varia Edupoli

Lisäksi sosiaalivirastolla on seuraavat työssäoppimisjaksoja koskevatsopimukset:

Helsingin yliopisto/käyttäytymistieteellinen tiedekunta/opettajan koulu-tuslaitos / varhaiskasvatuksen koulutus

Keski-Uudenmaan ammattiopisto Keuda Seurakuntaopisto (sis. Luther-opisto) Helsingin kristillinen opisto

5. Ko. toiminnan käytössä olevat tilat

Sosiaaliviraston henkilöstöhankintayksikön tilat ovat osoitteessa Yr-jönkatu 21b, 00100 Helsinki. Yksiköllä on käytössään 454,5 m2 ja 13työhuonetta. Vuokranantajana on Helsingin kaupunki, Kiinteistövirasto,tilakeskus. Vuokrasopimus on voimassa toistaiseksi, irtisanomisaika onkuusi kuukautta. Siivoussopimus on voimassa toistaiseksi, irtisanomis-aika on kolme kuukautta. Tilat ovat osoittautuneet hyvin sopiviksi yksi-kön toimintaan.

Terveyskeskuksen henkilöstöhankintayksikkö toimii Kallion virastota-lon siipirakennuksessa os.Toinen linja 4 C. Käytössä on 12 työhuonet-ta, joista neljä on jaettu kahden työntekijän yhteiskäyttöön. Pelkästäänhenkilöstöhankintayksikön käytössä on 264 m2 ja yhteiskäytössä keski-tetyn ehkäisyneuvonnan ja tupakkaklinikan kanssa on 142 m2. Tilojensijainti on erittäin hyvä työnhakijoille.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Mikäli tulevaisuudessa kaksi työhönottajaa työskentelee samassa huo-neessa, tarvitaan yksikköön useita erillisiä haastattelutiloja. Toiminnankannalta paras ratkaisu olisi pienet yhden hengen työhuoneet. Nuortenkesätyöntekijöiden ja oppisopimuskoulutuksiin hakevien ryhmähaastat-teluissa tarvitaan riittävän isoa tilaa. Tilojen tulee olla työnhakijoille hel-posti saavutettavissa.

5.1. Toiminnan päällekkäisyydet, työnjaon tarkistaminen

Toiminnan päällekkäisyyttä on oppisopimus- ja rekrytointikoulutuspro-sessien hoitamisessa, työpaikkailmoittelun prosessissa, oppilaitosyh-teistyössä terveydenhoitoalan oppilaitosten osalta sekä rekrytointi- jamessutapahtumien järjestelyissä, tilausten tekemisessä sekä muissayksikön sisäisissä vastuutehtävissä. Nuorten 16 – 17-vuotiaiden haku-prosessit ovat lähes samanlaisia molemmissa virastoissa. Siviilipalve-lusasioiden hoito on päällekkäistä toimintaa.Yksikön johtamisjärjestelmä on päällekkäinen.

5.2. Palvelujen uudelleenorganisointi

Palveluja uudelleen organisoitaessa on kiinnitettävä erityistä huomiotasijaishankinnan erilaisiin rajauksiin (sosiaalivirastossa alle kaksi kuu-kautta, terveyskeskuksessa kaikki yli 12 pv:n sijaisuudet) sekä osasto-jen erilaisiin tarpeisiin ja eroihin nykyisessä toiminnassa.

Seuren käytön ohjeistus virastoissa on erilainen. Työt ja tehtävät onsuunniteltava nykyistä tasaisemmin toteutettaviksi ympäri vuoden. Ke-säsijaishankinta työllistää yksiköitä tammikuusta kesäkuun alkuun, jo-ten oppisopimus- ja rekrytointikoulutuksiin liittyvät hakuprosessit tulisivoida tehdä ainakin osittain syyskauden aikana.

Sosiaaliviraston työvoimasuunnittelijoiden tehtäviä on tarkasteltava yh-dessä terveyskeskuksen henkilöstösuunnittelijoiden ja sosiaalivirastonhenkilöstöasiantuntijoiden tehtävien kanssa ja linjattava mitä tehtäviähoidetaan uudesta keskitetystä yksiköstä käsin. Palkkauksen nykyiseterot ja tehtävien vaativuudet on otettava huomioon.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

5.3. Toiminnan järjestäminen uudessa organisaatiossa

Nykyiset virastojen henkilöstöhankintayksiköt tulevat toimimaan yhtenäyksikkönä yhteisissä tiloissa yhden henkilöstöhankintapäällikön alai-suudessa. Yksikön henkilöstön määrä tulee näillä näkymin olemaan 20.Toiminnan järjestämisen lähtökohtana on yksikköjen yhdistäminen si-ten, että jatkossa tarjotaan samankaltaiset palvelut työhönoton ja työ-voimasuunnittelun osalta uusille osastoille.

Vanhusten palveluissa selvitetään sijaishankinnan yhtenäistämistä ny-kyisillä resursseilla koskemaan kaikkia sijaisuuksia. Työhönotossasaavutetaan etua sillä, että sama työhönottaja hoitaa useampaa eri-tyyppistä yksikköä, joten työnjako kannattaa suunnitella kokonaan uu-della tavalla.

Kummankaan yksikön nykyiset tilat eivät riitä yhdistetyn toiminnan tar-peisiin, vaikka työhuoneita jaetaan kahden työntekijän kesken. Mikälimuut toiminnot siirtyvät Kallion virastotalon siipirakennuksesta, mahtuuuusi yksikkö terveyskeskuksen nykyisen henkilöstöhankintayksikön ti-loihin. Jos kaikki työhuoneet ovat tulevaisuudessa kahden henkilön ja-kamia, tarvitaan yksikköön runsaasti erillisiä haastattelutiloja. Yrjönka-dun tiloihin mahtuisi uusi yksikkö, mutta haastattelutiloja ei ole.Jos videohaastattelujen käyttö yleistyy, haastattelutilojen tarve väheneejonkin verran.

Toiminnalle tarvitaan ehdottomasti yhteiset tilat henkilöstöhallinnon yk-sikön yhteyteen. Yksikölle tarvitaan näillä näkymin 20 huonetta.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen henkilöstöhallinnon nykytilan kartoi-tus

Sisällysluettelo1. Johdanto ................................................................................................................................ 422. Palvelujen tämänhetkinen organisointi ja vastuut virastoissa ................................................ 42

2.1. Sosiaalivirasto ................................................................................................................. 422.2. Terveyskeskus ................................................................................................................ 422.3. Erot tehtävien organisoinnissa/hoidossa: ........................................................................ 43

3. Tehtävät nimikkeittäin ja erot tehtävissä ................................................................................ 443.1. Henkilöstöpäällikön tehtävät sosiaalivirastossa ............................................................... 443.2. Henkilöstöpäällikön tehtävät terveyskeskuksessa ........................................................... 443.3. Erot henkilöstöpäälliköiden tehtävissä ............................................................................. 453.4. Työsuojelupäällikkö sosiaalivirastossa ............................................................................ 453.5. Työsuojelupäällikkö terveyskeskuksessa ........................................................................ 463.6. Erot työsuojelupäälliköiden tehtävissä ............................................................................ 473.7. Sosiaaliviraston palvelussuhdepäällikön tehtävät............................................................ 483.8. Työmarkkinalakimiehen tehtävät sosiaalivirastossa ........................................................ 493.9. Henkilöstöasiantuntijoiden ja henkilöstösuunnittelijoiden tehtävät................................... 503.10. Eroja henkilöstöasintuntijoiden/-suunnittelijoiden tehtävissä: ........................................ 503.11. Muita eroja toiminnoissa ................................................................................................ 50

4. Palvelujen tuottaminen ja resurssit vakansseittain ................................................................. 514.1. Sosiaalivirasto ................................................................................................................. 514.2. Terveyskeskus ................................................................................................................ 51

5. Palvelujen tuottamiseen varatut määrärahat, vuoden 2012 budjetti ...................................... 525.1. Sosiaalivirasto ................................................................................................................. 525.2. Terveyskeskus ................................................................................................................ 52

6. Ko. palvelukokonaisuuden vastuulla olevat sopimukset ........................................................ 527. Henkilöstöhallinnon käytössä olevat tilat ............................................................................... 52

7.1. Sosiaalivirasto ................................................................................................................. 527.2. Terveyskeskus ................................................................................................................ 53

8. Ryhmän näkemyksiä jatkotyön pohjaksi ................................................................................ 53


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

1. JohdantoHenkilöstöhallintotyöryhmä, johon kuuluvat organisaatioasiantuntijat Riitta Simoila(pj), ja He-lena Ylisipola (sihteeri), henkilöstöpäällikkö Kaarina Valjus, terveyskeskus, henkilöstöpäällik-kö Sari Kuoppamäki, sosiaalivirasto ja palvelussuhdepäällikkö Asta Enroos, henkilöstökes-kus, on tarkastellut sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen henkilöstöhallinnon asiantuntijapal-veluiden kokonaisuuden. Esimiestyön henkilöstöosuus ja toimistotyössä tapahtuva henkilös-töasioiden päätösten valmistelu eivät kuulu tarkastelun piiriin.



Henkilöstöhallinto, on keskitetty hallinto- ja kehittämiskeskuksen henkilöstö- ja hallintopalve-lut –toimistoon, jonka toimistopäällikkönä toimii henkilöstöpäällikkö suorassa alaisuudes-saan työsuojelupäällikkö, työsuojeluvaltuutetut ja sihteeri. Toimistoon kuuluu myös 14 hen-kilön henkilöstöyksikkö, jonka esimiehenä on palvelussuhdepäällikkö. Yksikössä työskente-levät työmarkkinalakimies, toimistosihteeri, henkilöstösihteeri, kaksi sovellusneuvojaa sekäkahdeksan henkilöstöasiantuntijaa. Henkilöstöpäällikön työajasta noin 30 % kuluu toimistonjohtamiseen liittyviin tehtäviin.

Henkilöstöyksikön esimies on palvelusuhdepäällikkö. Henkilöyksikössä tehdään työtä esi-miesten tukena (esim. neuvonta, opastus) ja tuotetaan itsenäisesti henkilöstöhallinnon pal-veluja. Itsenäisesti tuotettavia palveluja ovat esim. monet palvelusuhdepäällikön ja työmark-kinalakimiehen työtehtävät, kuten lausunnot, valmistelut, kyselyihin vastaamiset ja raportoin-nit, TAE-valmistelu ja tilinpäätöstyöt.

2.2. Terveyskeskus

Henkilöstöhallinto on keskitetty hallinto- ja palvelukeskuksen hallintopalveluyksikköön tiimik-si, jonka hallinnollisen esimiehenä toimii hallintopäällikkö ja ammatillisena esimiehenä stra-tegiayksikköön kuuluva henkilöstöpäällikkö. Henkilöstöpäällikön esimies on kehittämisjohta-ja. Vakanssit ovat henkilöstöpäällikkö, seitsemän henkilöstösuunnittelijaa sekä työsuojelu-päällikkö. Henkilöstösuunnittelijat ja henkilöstöpäällikkö saavat apua hallintolakimieheltä juri-disissa asioissa.Lisäksi tukipalveluyksikön keskitettyjen toimistopalveluiden toimistosihteeri tuottaahenkilöstön muistamiseen ja henkilöstökortteihin liittyviä palveluja lähes kokopäiväisesti.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Kummassakin virastossa henkilöstöasiantuntijat /-suunnittelijat on nimetty antamaan palve-luita tietylle vastuualueelle/osastolle. Virastossa palveluja tuotetaan kaupunki – ja virasto-tasoille, vastuualueen/osaston eri tasoille ja tietyissä tilanteissa myös henkilöstölle suoraan.

2.3. Erot tehtävien organisoinnissa/hoidossa:Sosiaalivirastossa henkilöstöyksikön työmarkkinalakimies hoitaa henkilöstöhallinnon juridisetasiantuntijatehtävät, joita terveyskeskuksessa antaa lakimiestiimin hallintolakimies (0.7 h/vk)Sosiaalivirastossa työhyvinvoinnin kehittämiseen liittyvät koordinointitehtävät hoidetaanhallinto- ja kehittämiskeskuksen kehittämispalveluissa (osa erityissuunnittelijantyöpanoksesta) kun terveyskeskuksessa ne hoitaa työsuojelupäällikkö.Sosiaalivirastossa MD-Titanian ohjaus ja neuvonta on keskitetty sosiaalivirastonhenkilöstöyksikköön kun terveyskeskuksessa se on tietohallintoyksikössä ja osastojenpääkäyttäjillä.

Sosiaalivirasto

Terveyskeskus

Hallinto- ja kehittämisjohtaja

työsuojelu3

15


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

3. Tehtävät nimikkeittäin ja erot tehtävissä

3.1. Henkilöstöpäällikön tehtävät sosiaalivirastossaHenkilöstöpäällikön tehtäviin kuuluvat viraston strategiset henkilöstövoimavaran johtamiseen(HR) liittyvät asiat, eli

rekrytoinnin, työhyvinvoinnin, palkitsemisen ja yhteistoiminnan kehittämisen koor-dinointi

henkilöstöpoliittisten linjausten valmistelu virastotasoisten HR-prosessien kehittäminen ja koordinointi virastoneuvottelijan tehtävät, pääasiassa virastotasoisissa asioissa (esim. järjestely-

erä) johdon HR-tuki erityisesti muutosprosesseissa sekä yhteistyö henkilöstökeskuksen ja työterveyskeskuksen kanssa.

Lisäksi hän on jäsenenä sosiaaliviraston strategiaryhmässä ja TVA -virastoryhmässä.

Henkilöstöpäällikkö on jäsenenä seuraavissa kaupunkitasoisissa työryhmissä: HR-hankkeen ohjausryhmä (2012), työsuojeluneuvottelukunta(2012), strategisen palkitsemi-sen ohjausryhmä, työhyvinvointimittarityöryhmä, yhdenvertaisuus- ja tasa-arvoasioidenkoordinaatioryhmä, ikäaktiivivapaan seurantaryhmä ja MOK-kehittämisryhmä. Lisäksihenkilöstöpäällikkö on sosiaaliviraston tasa-arvoyhteyshenkilö ja eri-ikäisten johtamisenyhteyshenkilö.

Henkilöstöpäällikkö on viraston henkilöstötoimikunnan jäsen, työsuojelutoimikunnan pu-heenjohtaja, oppilaitosyhteistyöryhmän (Sosv ja Terke) puheenjohtaja, tulospalkkiojärjes-telmän kehittämisryhmän puheenjohtaja ja sairauspoissaolojen hallintaprojektin ohjaus-ryhmän puheenjohtaja. Lisäksi henkilöstöpäällikkö on Haken johtoryhmän jäsen.

3.2. Henkilöstöpäällikön tehtävät terveyskeskuksessa

Strategiset henkilöstövoimavaran johtamiseen (HR) liittyvät asiat ja asiantuntija-palvelut viraston johdolle

ohjaa terveyskeskuksen henkilöstövoimavarojen käyttöä strategiasuunnitelmanja konsernin kokonaisedun mukaisesti talousarvion puitteissa (toimintojen uudel-leenjärjestelyt, henkilöstömitoitukset, varahenkilöstömäärä, vakanssimuutokset,uudet vakanssit, täyttölupaesitysten tarpeellisuusharkinta. lausuntopyynnöt hen-kilöstökeskukselle) sekä huolehtii ennakoivasta henkilöstösuunnittelusta terveys-keskustasolla (hepro-yhteyshenkilö)

valmistelee henkilöstöpoliittiset ja palkkapolitiikan linjaukset (palkitsemisohjelma)ja paikalliset sopimukset yhdessä järjestöjen edustajien kanssa, seuraa ja ohjaa


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

niiden toteutumista, antaa tehtävälisälausunnot, toimii KVTES TVA-neuvotteluryhmän ja kolmen alaryhmän sekä TS-TVA -ryhmän puheenjohtajanasekä virastoneuvottelijana järjestelyvaroissa ja sopimusten tulkintakysymyksissä

valmistelee viraston/tjan esityksiä /lausuntoja terveyslautakunnalle ja kaupungin-hallitukselle tehtäväalueensa asioista (mm. uusien virkojen perustaminen) sekätoimintakertomuksen henkilöstöosuuden ja henkilöstöraportin

HPK:n johtoryhmän jäsen. MD-Titanian omistajaryhmän puheenjohtaja. tasa-arvoyhteyshenkilö, osaamisen kehittämisen yhteyshenkilö sekä heken ASKI-hankkeen ohjausryhmän ja henkilöstövoimavaran riittävyys ohjausryhmän jakaupungin muunkielisten osuuden kasvattaminen (MOK)-ryhmän jäsen

Talpan asiakasyhteistyö: vuosisopimuksen seuranta, prosessivastaava palkka-asioissa huolehtii oman alueensa koulutuksen toteuttamisesta ja tiedottamisestamm. Terissä sekä luennoi esimiestilaisuuksissa ja terveyskeskuksen tulokaspäi-villä.

.

3.3. Erot henkilöstöpäälliköiden tehtävissä

Sosiaaliviraston henkilöstöpäällikkö on toimistotason päällikkötehtävässä ja vi-raston johtoryhmän jäsen sekä kuuluu useisiin kaupunkitason HR-toiminnon ke-hittämisryhmiin. Hän on työsuojelutoimikunnan puheenjohtaja kun terveyskes-kuksessa työsuojelupäällikkö on puheenjohtaja. Virastoneuvottelijoina ja TVA-ryhmien puheenjohtajina toimivat hänen lisäkseen palvelussuhdepäällikkö jatyömarkkinalakimies.

Terveyskeskuksessa henkilöstöpäällikkö ei ole esimiesasemassa, mutta ohjaa jakehittää työtä tiimin ammatillisena esimiehenä. Hän toimii yksin virastoneuvotteli-jana ja kaikkien TVA- ryhmien puheenjohtajana. Hän koordinoi palkkalausunto-prosessien ja tehtävälisien myöntämistä sekä seuraa Talpan sopimuksen toteu-tumista ja on prosessivastaava palkka-asioissa Ko.tehtävät kuuluvat sosiaalivi-rastossa palvelussuhdepäällikön tehtäviin.

3.4. Työsuojelupäällikkö sosiaalivirastossaSosiaalivirastossa työsuojelupäällikkö toimii työsuojelun yhteistoimintahenkilönä tiiviistiyhteistyössä työsuojeluvaltuutettujen kanssa. Kaikki virastotason työsuojeluohjeet laaditaanyhteistyössä työsuojeluvaltuutettujen kanssa.Ohjeistuksia on laadittu ja päivitetty seuraavissa asioissa:

työsuojelun toimintaohjelmauhka- ja työväkivaltatilanteettyön vaarojen arviointikäsittely työyhteisötasollatyösuojelupakin seuranta vastuualueilla


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

sisäilmaongelmattyöyhteisöjen kriisitilanteet tiedottaminen työturvallisuusasioista (osallistuminen puhujana tilaisuuksiin ja artikke-

leita henkilöstölehteen eri aiheista, Helmisen päivitys työturvallisuusasioissa)yhteistoiminta.

Yhteistyössä työsuojeluvaltuutettujen kanssa on koko ajan erilaisissa koko virastoakoskevissa kehittämisprojekteissa.

Työsuojelupäällikkö osallistuu seuraaviin työyhteisöpalavereihin

vaikeat sisäilmaongelmatvaikeat työyhteisökriisitilanteet sekäaluehallintoviraston tarkastukset.

Viralliset työsuojelun kokoukset virastotasolla (työsuojelupäällikkö valmistelee/toimiisihteerinä)

työsuojelukokoukset työsuojeluvaltuutettujen kanssa kerran viikossakehittämiskokoukset työsuojeluvaltuutettujen kanssa n. kerran kuukaudessarakennuspiirustukset n. kerran kuukaudessaviraston henkilöstötoimikunta (valmisteleva sihteeri) sekätyösuojelutoimikunta (sihteeri).Työsuojelupäällikkö toimii asiantuntijana useissa virastotason kehittämisryhmissä.Lisäksi työsuojelupäällikkö osallistuu seuraaviin kaupunkitason foorumeihinkaupungin sisäilmatyöryhmä (sekä alatyöryhmien jäsenenä/puheenjohtajana) jajälkipuintityöryhmän jäsen.

3.5. Työsuojelupäällikkö terveyskeskuksessa

Terveyskeskuksessa työsuojelupäällikkö huolehtii lakisääteisten tehtävistä, joita on asi-antuntijana ja työnantajan edustajana tukea päivittäin johtoa, linjajohtoa, esimiehiä jahallintoa työsuojelu- ja työhyvinvointikysymyksissä (lainsäädäntö, ohjeet, toimintatavat,kehittäminen). Tehtävä koostuu yksilöyhteydenotoista, viraston ja osastojen johtoryh-missä aihealueen esittelyistä(kuukausittain), esimiesryhmätapaamisista (viikoittain) jahenkilöstötoimikunnissa aihealueen esittelyistä (kuukausittain) sekä työyhteisötapaami-sista (viikoittain).

Työsuojelupäällikkö tekee tiivistä yhteistyötä työsuojeluvaltuutettujen kanssa (päivittäinsekä yhteistapaamiset kahden viikon välein) sekä työterveyshuollon edustajien kanssa(päivittäin sekä vastaavien tapaamiset joka toinen kuukausi). Työsuojelupäällikkö ylläpi-tää aihealueeseensa liittyvää sivustoa Intranetissa sekä kirjoittaa aihealueesta Tervei-set-lehteen säännöllisesti.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Lisäksi tehtäviin kuuluvat:

terveyskeskuksen vuosittaisen työhyvinvointikyselyn valmistelu, toteutus ja tulostenesittely viraston johtoryhmälle

kaupungin keskitettyjen työhyvinvointihankkeiden määrärahojen haun valmistelu jamäärärahaa saaneiden terveyskeskuksen hankkeiden seuranta

sairauspoissaolo- ja työtapaturmatilastojen sekä tilastojen turvallisuuspoikkeamistaesittely johtoryhmälle

toimiminen terveyskeskuksen terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden vastuu-henkilönä

toimiminen aloiteyhteyshenkilö (aloitemoderaattori) sekä toimiminen henkilökuntakerhojen yhteyshenkilö, joka mm. yhdessä henkilöstönedustajien kanssa käsittelee määrärahahakemukset ja valmistelee esityksen, sekäseuraa kerhojen toimintaa.

Työsuojelupäällikkö on:

terveyskeskuksen työsuojelutoimikunnan puheenjohtaja terveyskeskuksen sisäilmaryhmän puheenjohtaja terveyskeskuksen henkilöstötoimikunnan sihteeri Työvuoroergonomia-hankkeen vetäjä sekä sen ohjausryhmän sihteeri.

Kaupunkitason työryhmistä työsuojelupäällikkö kuuluu:

työsuojelupakin kehittämisryhmään kaupungin sisäilmaryhmään ja sen kolmeen alaryhmään eri-ikäisten johtamisen työryhmään Ikäaktiivivapaapilotin seurantaryhmään jälkipuinnin kehittämisryhmään Helinä-idea- ja innovaatiojärjestelmän kehittämisryhmään.

Viranomaisyhteistyötahona ovat aluehallintoviraston työsuojelutarkastajat.Työsuojelupäällikkö huolehtii oman alueensa keskitetystä koulutuksesta ja tapahtumista.Koulutustilaisuuksista työsuojelupäällikkö on luennoijana mukana mm. uusien työntekijöidenperehdytystilaisuuksissa, Työsuojelupakin esittelyissä, yhteistoimintakoulutuksissa sekäergonomiseen työvuorosuunnitteluun liittyvissä koulutuksissa, myös sosiaalivirastossa jamuualla Suomessa.

3.6. Erot työsuojelupäälliköiden tehtävissä

Terveyskeskuksen työsuojelupäällikön tehtäviin kuuluu työhyvinvoinnin koordinointi ja työhyvin-vointikyselyn valmistelu, toteutus ja tulosten esittely viraston johtoryhmälle, henkilöstötoimikun-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

nan sihteeritehtävät, ergonomisen työvuorosuunnittelun jalkauttaminen, aloiteyhdyshenkilöntehtävät, laitteiden ja tarvikkeiden vastuuhenkilö.

Sosiaalivirastossa työhyvinvointikyselyn valmistelu, työhyvinvointitulosten esittely, työhyvinvoin-timäärärahojen haun koordinointi ja virastotasoisten työhyvinvointihankkeiden valmistelu, toi-meenpanon suunnittelu ja määrärahojen koordinointi kuuluu kehittämispalvelujen erityissuunnit-telijan tehtäviin. Sosiaaliviraston työsuojelupäällikkö on jäsenenä Kavin talotoimikunnassa sekäsosiaaliviraston riskienarvioinnin kehittämistyöryhmässä ja palveluverkkotyöryhmässä. Työsuo-jelupäälliköiden tehtäväkuvat eroavat siten melko paljon.

3.7. Sosiaaliviraston palvelussuhdepäällikön tehtävätHenkilöstöhallinnon asiantuntija-, konsultointi – ja neuvottelutehtävät:

henkilöstöyksikön johtaminen ja henkilöstöhallinnon linjausten tekeminen yhteistyössätyömarkkinalakimiehen ja henkilöstöpäällikön kanssa

työlainsäädännön, työehtosopimusten ja kaupungin ja viraston ohjeiden tulkinta järjestöneuvotteluiden puheenjohtajana toimiminen ja neuvonpidot pääluottamusmies-

ten kanssa palkka- ja palvelussuhdeasiat tulkinta, neuvonta, ohjeistuksesta vastaaminen ja tarvit-

taessa myös kouluttaminen osallistuminen tarvittaessa vaikeisiin palvelussuhdeneuvotteluihin ym. esimiehen tuke-

na (esim. kurinpidot, organisaatiomuutokset) TVA – KVTES –viraston arviointiryhmän puheenjohtaja ja liitekohtaisten ryhmien toi-

minnasta ja TVA työstä vastaaminen (myös muut LS ja TS), TVA työn linjausten vie-minen palkkaukseen

nimike- ja palkkalausuntopyyntöprosessin hallinta Talpan asiakasyhteistyö: yhteistyöpalaverit, vuosisopimuksen valmistelu ja seuranta,

prosessivastaava palkka-asioissa uusien seurantajärjestelmien ja ohjelmistojen käyttöönotto ja tarvittaessa kouluttami-

nen (Titania, HR-työpöytä, eHijat, eHijatin palvelukseenotto, Laske henkilöstöhallinnonosuus)

yhteistyö muiden henkilöstöhallinnon ja siihen kiinteästi liittyvien toimijatahojen kanssa(Heke, Talpa, Opev, Tyke)

ohjaustyöryhmiin osallistuminen (palvelusuhdepäällikkö: FBM, tulospalkkiot, Suunnitte-lu – ja seurantaryhmä (Suse), Tuottavuus, Laske, Sairauspoissaolojen hallinta projekti(projektipäällikkö), sosv strategiaryhmässä varalla)

kaupunkitason työryhmiin osallistuminen ja/tai kehittäminen (esim. HR hanke, tietohal-linto)

henkilöstöasioihin liittyvä tiedottaminen, osallistuminen sisäiseen tiedottamiseen Uuso,Helminen.

Henkilöstösuunnittelu ja osaamisen kehittäminen


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

pitkän aikavälin henkilöstösuunnittelua ja suunnitelmien päivitystyö TAE henkilöstöstrategiaosuuden tekeminen, palkkojen ja vakanssien laskeminen

(henkilöstömenolaskelma), virkojen lakkauttamisesitykset, tilinpäätös ja henkilöstöker-tomustekstit henkilöstöosio: tekstit, luvut ja sitovat tavoitteet. Palkkojen ennustaminenja palkankorotusten laskeminen yhteistyössä talouden kanssa. Uusien virkojen ja TAE-vakanssien perustamisprosessien hallinta

henkilöstökoulutusten suunnittelu ja tarvittaessa koulutusten tilaaminen kouluttajilta(eHijat, palvelukseenotto, jaksotyö ym.) yhteistyössä Kehin kanssa.

3.8. Työmarkkinalakimiehen tehtävät sosiaalivirastossaHenkilöstöhallinnon juridiset asiantuntijatehtävät

oikaisuvaatimusten, valitusten, lausuntojen, kanteluiden ja korvausvaatimusten val-mistelu sosiaalilautakunnalle ja muille viranomaistahoille

virkavalintojen valmistelu toimistopäällikkötaso ja sitä ylemmät

Palvelussuhdeasioiden asiantuntijatehtävät:

palkkausasiat (järjestelyerät) KVTES, TS, TTES TVA; KVTES hinnoittelemattomien alatyöryhmän puheenjohtaja ja jäsenenä TVA-virastoryhmässä sekä teknisten (TS) TV-virastoryhmän puheenjohtaja

sopimusasioiden konsultointi kurinpitoasioiden konsultointi palvelussuhdeasioiden koulutus esimiehille ohjeiden valmistelu henkilöstöhallinnon linjausten tekeminen yhteistyössä palvelussuhdepäällikön jahenkilöstöpäällikön kanssa

Neuvottelutoiminta palvelussuhdeasioissa

palkkausta, muita sopimusasioista ja luottamusmiesjärjestelmää koskevat neuvotte-lut.

Henkilöstöhallinnollinen päätöksenteon valvonta

ottoharkinta henkilöstöhallinnon päätösten osalta.

Muut asiat kaupungin virkamatkaohjausryhmän jäsen viraston M2-yhteyshenkilö viraston työsuhdematkalippuyhteyshenkilö.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

3.9. Henkilöstöasiantuntijoiden ja henkilöstösuunnittelijoiden tehtävätSosiaaliviraston henkilöstöasiantuntijoiden (8) ja terveyskeskuksenhenkilöstösuunnittelijoiden (7) tehtävät ovat lähes samansisältöiset ja niihin kuuluvatseuraavat tehtävä-alueet: henkilöstöstrategia-asiat, ennakointi ja henkilöstösuunnittelu,palvelukseenotto, työehtosopimuksen tulkinta ja palvelussuhdeasiat, osaamisenkehittäminen ja henkilöstöhallinnonkoulutus, tehtävien uudelleenjärjestelyt,työhyvinvointiasiat, palkitseminen ja henkilöstöedut, eläkeasiat sekä muuthenkilöstöasiat.

3.10. Eroja henkilöstöasintuntijoiden/-suunnittelijoiden tehtävissä:

Sosiaaliviraston henkilöstöasiantuntijoidentehtäviin kuuluu laajemmin koulutuksen, henki-löstöhankinnan ja uudelleensijoituksen tehtäviä, joista taas terveyskeskuksessa ulkopuo-listen koulutusten järjestelyyn liittyvät asiat keskitetty koulutussihteerille, oppisopimuskou-lutus- ja siviilipalvelusasiat keskitetty henkilöstöhankintayksikköön. Henkilöstöhankin-tayksikön työvoimasuunnittelijat hoitavat varsinaiset uudelleensijoitukset ja esimiestenpääasiallisen ohjauksen niihin liittyvissä asioissa.

Terveyskeskuksessa päättäjät ovat siirtäneet allekirjoitusoikeuden työkokemuslisissähenkilöstösuunnittelijoille. Palveluksesta eronneilta vapautuneiden henkilökohtaisten lisi-en seuranta ja uudelleen käyttöön ohjaamisen päävastuu henkilöstösuunnittelijoilla.

Terveyskeskuksessa on yksi tulospalkkiojärjestelmä, jonka päävastuu on strategiayksi-kön erityissuunnittelijalla.

Sosiaalivirastossa M2 yhteyshenkilönä on työmarkkinalakimies, terveyskeskuksessa hal-lintosihteeri.

Sosiaalivirastossa henkilöstöasiantuntijoille kuuluu henkilöstötietojen tuottaminen tuotta-vuusmatriisin ja henkilöstöraporttien tulkinta tarvittaessa.

3.11. Muita eroja toiminnoissa

Terveyskeskuksessa täyttöluvat puoltaa henkilöstöpäällikkö, sosiaalivirastossa henki-löstöhankintapäällikkö esittelee ne sosiaalijohtajalle.

Sosiaalivirastossa henkilöstöyksikön toimistosihteeri tekee henkilöstökorttitilaukset ja –myös niitä varten tarvittavat kuvaukset . Terveyskeskuksessa henkilöstökorttitilauksethoitaa tukipalveluiden toimistosihteeri ja kuvaukset tekee tukipalveluiden vahtimestari.

Sosiaalivirastossa henkilöstö- ja hallintopalvelujen sihteeri koordinoi kunnia- ja ansio-merkkien hakuprosessia ja toimii viraston Timecon-pääkäyttäjänä. Sihteeri on myöshenkilöstö- ja hallintopalvelujen johtoryhmän sihteeri ja viraston henkilöstötoimikunnan


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

sihteeri. Sosiaalivirastossa henkilöstö voi itse hakea/hankkia muistamislahjan kostitila-uksella. Kunnalliset ansiomerkit annetaan viraston yhteisessä juhlatilaisuudessa.

Terveyskeskuksessa kunnia- ja ansiomerkkien hakuprosessi kuuluu henkilöstösuunnit-telijoiden tehtäviin. Henkilöstön muistamislahjatoiveet kokoaa tukipalveluiden toimis-tosihteeri hankintayksikölle tilattavaksi. Terveyskeskuksessa kunnalliset ansiomerkit japalveluvuosiin perustuvat muistamislahjat jaetaan yhteisessä muistamisjuhlassa. Pro-sessi vaatii paljon työpanosta.

Sosiaalivirastossa on kaksi Titania-sovellusneuvojaa: Titania-sovellus on käytössämyös muissa kuin jaksotyössä eli yleistyöajassa, 37 h/viikko ja toimistotyöajassa. Tita-nia-sovellusneuvojat vastaavat Titanian sovelluneuvonnasta ja kouluttamisesta sekäkäyttäjätunnusten hallinnoinnista.

4. Palvelujen tuottaminen ja resurssit vakansseittain


Sosiaaliviraston henkilöstöhallinnossa on henkilöstöpäällikön, työsuojelupäällikön, sih-teerin, palvelussuhdepäällikön, työmarkkinalakimiehen, toimistosihteerin vakanssit sekäkaksi sovellusneuvojan, kahdeksan henkilöstöasiantuntijan ja yksi henkilöstösihteerinvakanssi. Uusia vakansseja henkilöstöhallintoon ei ole tulossa. Yhteensä vakansseja on17.

Henkilöstöyksikössä on lisäksi yksi henkilöstöasiantuntijan avoin vakanssi, jolle on haet-tu täyttölupa vuoden 2012 loppuun asti. Työmarkkinalakimies saavuttaa henkilökohtai-sen eläkeiän kesäkuussa 2013.Henkilöstöpäällikkö työskentelee vuoden 2012 sosiaalijohtajan johdon tukiyksikössä.Henkilöstö- ja hallintopalvelujen toimistopäällikön tehtäviä hoitaa vuonna 2012 hallinto-päällikkö.

Sosiaaliviraston sosiaalisen ja taloudellisen tuen työhönkuntoutuksen tuntipalkkaistenpalkanlaskentaa hoitaa kaksi palkkasihteeriä. Tuntipalkkaisista suuri osa on sosiaali-huoltolain mukaisia työntekijöitä (aikaisemmin suojatyössä työskenteleviä). Heidänpalkkauksensa menee omien sääntöjensä mukaan, joten Talpa ei ole halunnut tehtä-vää.

4.2. TerveyskeskusTerveyskeskuksessa vakanssit ovat henkilöstöpäällikkö, seitsemän henkilöstösuunnit-telijaa sekä työsuojelupäällikkö. Kaikki 9 vakanssit on täytetty. Yksi henkilöstösuunnit-telija on määräaikaisessa palvelussuhteessa perhevapaan sijaisena. Yksi vakinainen


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

henkilöstösuunnittelija hoitaa toisen kaupungin viraston tehtävää ja sijaisuus on haus-sa.Vuonna 2012 henkilöstöpäällikkö ja 2015 yksi henkilöstösuunnittelija saavuttavathenkilökohtaisen eläkeiän.

Tukipalveluyksikön keskitettyjen toimistopalveluiden toimistosihteeri tilaa terveyskes-kuksen henkilöstökortit sekä kokoaa tiedot ja lahjatoivomukset henkilöstön muistamis-ta varten ja toimittaa ne hankintapalveluihin lahjojen tilaamista varten. Vakanssin,henkilön, tila- ja kustannustiedot sisältyvät tähän selvitykseen.


5.1. SosiaalivirastoHenkilöstöpäällikön, sihteerin ja työsuojelun (mukana ei työsuojeluvaltuutettujen palkka- javuokramenoja) menot ovat vuonna 2012 yhteensä 255 917 euroa. Näistä henkilöstömenot(palkat sivukuluineen) ovat 216 733 euroa.Henkilöstöyksikön 2012 Tubu on 1 009 338 euroa. Tästä henkilöstökulut ovat 892485 euroa.Palveluiden ostoon kuuluvat erikseen Talpalta tilattavat raportit, jotka eivät kuulu sopimuksenpiiriin.Henkilöstöhallinnon menot ilman työsuojeluvaltuutettuja ovat vuonna 2012 yhteensä 1 262 255euroa, joista henkilöstömenojen osuus on 1 089 191 euroa.

5.2. TerveyskeskusTerveyskeskuksen henkilöstöhallinnon kokonaiskustannukset (henkilöstömenot, tilat) vuonna2012 ovat 701 250 euroa, joista henkilöstömenojen osuus on 584 000 euroa .

6. Ko. palvelukokonaisuuden vastuulla olevat sopimuksetHenkilöstöhallinnon vastuulla ei ole sopimuksia kummassakaan virastossa.

7. Henkilöstöhallinnon käytössä olevat tilat

7.1. SosiaalivirastoHenkilöstöpäällikön, työsuojelupäällikön sekä sihteerin käytössä on Kallion virastotalon 11.kerroksessa 50 m2. Tilat soveltuvat hyvin nykyiseen käyttöön. Työsuojeluvaltuutettujen tilat ovatKallion virastotalon 8. kerroksessa.Henkilöstöyksikön käytössä on Kallion virastotalossa tilat 9. krs:ssa ja tilojen yhteisneliömääräon 201, 5 m2.. Tilat soveltuvat hyvin yksikön toimintaan ja ovat keskeisellä paikalla.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Henkilöstöhallinnolla (ilman työsuojeluvaltuutettuja) on siis käytössään Kallion virastotalossayhteensä 251,5 m2.

7.2. TerveyskeskusKallion toimistotalon 3 krs:ssa on henkilöstösuunnittelijoiden 7 huonetta sekä työ-suojelupäällikön ja toimistosihteerin huoneet. Henkilöstöpäällikön huone on 4krs:ssa. Käytössä on yhteensä 155,2 m2 ja lisäksi osuus yhteisistä tiloista 96,69m2. Vuokrasopimus tilakeskuksen kanssa on voimassa toistaiseksi.

8. Ryhmän näkemyksiä jatkotyön pohjaksi

strategisten HR-asioiden vastuuhenkilön tulisi olla viraston johtoryhmän jäsen osastojen johdolle tulisi varmistaa vahva tuki HR-asioissa nimikkojärjestelmä tulisi säilyttää isoja osastoja varten tarvitaan vähintään kaksi HR-asiantuntijaa työhyvinvoinnin koordinointi tulisi sijoittaa henkilöstöhallintoon.

Henkilöstöhallinnosta voitaisiin keskittää kaupunkikonsernitasolla:Sosiaalivirastossa ja terveyskeskuksessa työajan suunnitteluja seurantajärjestelminä MD-Titania ja Timecon, joista kummallakin virastolla on omat sopimukset järjestelmätoimittajienkanssa. Samat järjestelmät ovat käytössä myös monissa muissa kaupungin virastoissa.Kaupunkitason sopimuksella ja keskittämällä niiden järjestelmätuki ja sovellusneuvontasaataisiin yhteiskäyttöisyyttä ja selvää taloudellista säästöä koko kaupungille.Henkilöstökeskuksen suunnitelma palvelussuhdeasioiden neuvonnan ja ohjeistuksenkeskittämisestä henkilöstökeskukseen varmistaisi kaupunkiyhteiset tulkinnat ja menettelyt sekämahdollistaisi korkean tason asiantuntemuksen virastoille esimerkiksi työsuhteen päättämiseenliittyvissä kysymyksissä. Resurssit siirrettäisiin suurimmista virastoista (sosiaalivirasto,terveyskeskus, opetusvirasto) ko. toimintaan. Sote-organisaatiomuutos aiheuttaa vuosina 2012–2013 sosiaali- ja terveystoimen henkilöstöhallinnossa siinä määrin lisätyötä, että resurssienirrottaminen ei ole mahdollista ennen vuotta 2014. Vuoden 2013 ajaksi on sosiaali- jaterveysvirastolle ja päivähoitovirastolle varmistettava resurssit ja osaaminenhenkilöstöhallintoon, muutoksessa tarvittavaan esimiestukeen, -neuvontaan ja koulutukseen.Uudelleensijoituksen keskittämisestä kaupunkitasolla on valmisteilla periaatepäätös,Tavoitteena on uudelleensijoitusprosessin sujuvoittaminen ja resurssien tehokkaampi käyttö.Henkilöstöhankintatyöryhmän mukaan keskittäminen merkitsee yhteensä neljän vakanssin jahenkilön siirtämistä sosiaaliviraston (3 vakanssia) ja terveyskeskuksen (1 vakanssi)henkilöstöhankintayksiköistä henkilöstökeskukseen.HR-hankkeeseen liittyvä prosessien kehittäminen on tarkoituksenmukaista aloittaa keväällä2012 henkilöstökeskuksen projektipäällikön johdolla sosiaalivirastossa ja terveyskeskuksessa.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Kaupungilla on tavoitteena yhtenäinen TVA-järjestelmä ja siihen uuden HR-järjestelmän tuki.TVA-arviointiryhmät on kuitenkin virastotasolla jatkossakin hoidettavia ja TVA:nyhdenmukaistaminen vaatii koordinointia.Seuraavissa asioissa voitaisiin harkita keskittämistä tai henkilöstöhallinnon henkilöstörakenteenkehittämistä siten, että näistä tehtävistä vastaisivat muut kuin ylemmän korkeakoulututkinnonsuorittaneet henkilöstöasiantuntijat:

järjestelyvaraprosessin käytännön valmisteluun ja täytäntöönpanoon liittyvät tehtä-vät, esim. järjestelyvaralistaukset ja erän kohdentamiseen liittyvät vaihtoehtolaskel-mat

Hijat-oikeuksien -hallinta on nykyisin kaikilla henkilöstöasiantuntijoilla/-suunnittelijoilla, mutta se voitaisiin keskittää.

Koulutusten ostot ulkopuolisilta kouluttajilta voidaan keskittää (eHijat, sähköinen palvelukseenotto, jaksotyöaikakoulutus).Henkilöstökorttiprosessi (valokuvaus voitaisiin ulkoistaa).

Virastotasolla jatkossakin hoidettavia asioita:

päätöksenteon valmistelu ja neuvotteleminen (neuvonpidot) ja otto-oikeusharkinta henkilöstösuunnittelun osaaminen (esim. TAE, tilinpäätös, henkilöstökertomus, en-nakointi)

työryhmiin / ohjausryhmiin osallistuminen ja kehittämiseen liittyvä työ yhteyshenkilö Talpaan (palkkoihin ja M2) eli sopimusneuvotteluosaaminen raportit henkilöstöhallinnon sekä osastojen ja toimistojen käyttöön Henkilöstöasioista tiedottaminen, sisäinen tiedotus ja tarvittaessa viraston pysyoh-jeiden valmistelu. Helmisen henkilöstösivujen ylläpito ja päivitys. Sisäisen viestinnänja henkilöstöhallinnon kiinteä yhteistyö tulee varmistaa uudessa organisaatiossa.

Organisaatiomuutosprosessien valmistelu ja tuki.

Henkilöstöyksikön ja henkilöstöhankinnan tehtävätHenkilöstöresurssien suunnittelu ja käytön ohjaus on keskeinen uudessa virastossa ja se tuleeselkeästi vastuuttaa joko henkilöstöyksikköön tai henkilöstöhankintayksikköön ja varmistaayhteistyö talous- ja tukipalvelun kanssa niin vuotuisessa toiminnan ja talouden suunnittelussakuin lyhyen aikavälin suunnittelussa ja seurannassa (toteumaennusteet) javakanssisuunnittelussa ja täyttölupien käsittelyssä.Oppilaitosten kanssa tehtävät sopimukset on tarkoituksenmukaista keskittää kun taas toisenasteen opiskelijoiden käytännön jaksojen järjestämisvastuu on mahdollista hajauttaa yksiköihin(Terken nykyinen käytäntö).Henkilöstöhankinnan palvelut tulee turvata vuoden 2013 aikana. Uudessa organisaatiossa onvälttämätöntä turvata sijaisten saatavuus. Samoin pitää turvata ja kehittää yhteistyötä Seurenkanssa. Suuret osastot tarvitsevat henkilöstöhallinnon tukea henkilöstön saatavuudenturvaamisessa sekä rekrytoinnin kehittämisessä.Työpaikkailmoittelua on tarpeen yhdenmukaistaa.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

On huomattava, että henkilöstökeskus käyttää runsaasti työpanosta sosiaaliviraston jaterveyskeskuksen rekrytoinnin tehostamiseen. Työnjakoa on jatkossa tarkasteltava.

Muita kehittämisehdotuksiaTalpan kanssa yhteistyössä on kehitettävä prosesseja palkanlaskennan oikeellisuudenvarmistamiseksi. Prosessivastuuhenkilön rooli virastossa on keskeinen, silläprosessipoikkeamia (virheet ja liikaa maksetun palkan takaisinperinnästä aiheutuva työ) ontarpeen seurata myös virastossa ja käsitellä Talpan yhteistyökokouksissa.Virka- ja työehtosopimusosaaminen Talpassa on varmistettava, kun se järjestääpalvelualueensa vastaamaan uuden viraston palkanlaskennan tarpeita. Virastojenhenkilöstöhallintoon ja esimiehille ei voida siirtää tehtäviä (sairausloman palkkaetujenseuraaminen), jotka palkanlaskennan oikeellisuuden vuoksi on pidettävä Talpassa.Sähköisten poissaolojen esimiesrekisterin ylläpito on työllistävä ja tietoja joudutaanilmoittamaan erikseen Talpaan ja järjestelmätukeen.Osastoille tuotettavien palvelujen yhdenmukaistaminen valmistellaan henkilöstöhallintojenyhteisessä seminaarissa ja palvelukonseptista sovitaan osastojen kanssa 30.11.2012 mennessä(yhteiset koulutus- ja perehdyttämismateriaalit).

Henkilöstöasioissa tehtävät voivat olla asiantuntijuusalueen mukaan osittain keskitettyjäesim. jaksotyön osaaminen. Tämä voidaan toteuttaa siten, että henkilöstöasiantuntijoi-den/-suunnittelijoiden tehtäviin sisältyy myös koko viraston tasoisia ohjaus- ja koor-dinointitehtäviä kullekin sovitulla asiantuntemusalueella. Toinen vaihtoehto on se, ettäosa henkilöstöasiantuntijoista/-suunnittelijoista keskittyy vain oman asiantuntemusalu-eensa asioihin.

Työhönkuntoutuksen tuntipalkkaiset (n. 80) pyritään siirtämään kk-palkkaisiksi, mikävähentäisi hallinnollista työtä.

Sosiaali- ja terveysviraston henkilöstöhallinnon ja -hankinnan tehtävät ja re-surssit jatkotyö

3. KehittämistarpeetHenkilöstöpalvelut-yksikkö tukee sosiaali- ja terveysviraston johtamista ja päätöksentekoa,osaavan ja riittävän henkilöstön saamisen varmistamista ja työhyvinvointia. Lakisääteinentyösuojelu ja yhteistoiminta sekä kunnallisten virka- ja työehtosopimusten soveltaminen janeuvottelut kuuluvat tehtäviin. Uudessa organisaatiossa tulee turvata, että viraston johdolla jakaikilla osastoilla on strategisten henkilöstöasioiden asiantuntemus ja tuki edellä mainituillatehtäväalueilla osaston toiminnan edellyttämässä laajuudessa.Uuden viraston henkilöstöpalvelut-yksikköä muodostettaessa on tarkasteltavahenkilöstöhallintoon kuuluvia toimintoja kokonaisuutena, johon kuuluu sosiaaliviraston


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

henkilöstöyksikössä ja terveyskeskuksen henkilöstötiimissä sekä virastojenhenkilöstöhankintayksiköissä hoidetut tehtävät. Lisäksi on tarkasteltava henkilöstöhallinnon netehtävät, joita sosiaalivirastossa on tähän asti hoidettu myös koulutus- ja kehittämisyksikössäkuten työhyvinvointiasiat ja henkilöstötarpeen ennakointi.

4. Henkilöstöpalvelujen organisatorinen asema uudessa sosiaali- ja terveysvirastossaUudessa sosiaali- ja terveysvirastossa henkilöstöpalvelut on toimistotasoinen yksikkö, jonkapäällikkönä on henkilöstöpäällikkö. Henkilöstöpalvelut sijoittuu henkilöstö- ja kehittämisosastoonja siihen kuuluu kaksi yksikköä: henkilöstöyksikkö, esimiehenä palvelussuhdepäällikkö jahenkilöstöhankintayksikkö, esimiehenä henkilöstöhankintapäällikkö.

5. Henkilöstöpalvelut-yksikön tehtävät uudessa sosiaali- ja terveysvirastossaHenkilöstöyksikkö: sosiaali- ja terveysviraston strategisen henkilöstövoimavaran johtamiseen jahallintaan liittyvät tehtävät, henkilöstöpoliittisten ja palkitsemisen linjausten valmistelu,virastotasoisten HR-prosessien kehittäminen, johdon ja osastojen tuki sekä työsuojelun,työhyvinvoinnin ja yhteistoiminnan toteuttaminen.Henkilöstöhankintayksikkö: henkilöstöhankinnan kehittäminen ja esimiesten tuki rekrytoinnissasekä henkilöstöhankinta- ja työhönottopalvelut ydintoimintojen osastoille ja laitoshuoltoon,oppisopimus- ja rekrytointikoulutus, siviilipalvelusasiat, henkilöstön sijoittaminen virastonsisäisissä muutostilanteissa, viraston työpaikkailmoittelu, opiskelijayhteistyö sekärekrytointitapahtumien ja messujen järjestely, sosiaalialan sijaispoolin järjestäminen,muunkielisten rekrytoinnin edistämisen tuki osastoille sekä ammatillisen suomen kielenkehittämishankkeen tehtävät (riittävän kielitaidon varmistaminen osana potilasturvallisuuttayhdessä osastojen kanssa).

Henkilöstöpalvelut toimii yhteistyössä henkilöstökeskuksen kanssa kaupungin henkilös-töstrategian toteuttamiseksi sekä työsuojelu- ja työhyvinvointi -asioissa myös työterveys-keskuksen kanssa


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

6. Henkilöstöpalvelun tehtävien edellyttämät henkilöstöresurssit

Henkilöstöpalvelun johtaminen

Henkilöstöpäällikkö (1)

HenkilöstöhankintaTyövoimasuunnittelijat (4)

- oppisopimus- ja rekrytointikoulutukset (2 vakanssia)- muut henkilöstöhankintatehtävät ja sisäiset henkilöstön sijoitukset (2 vakanssia)

Työhönottajat (16);- sairaala-, kuntoutus- ja hoivaosastolle antaa palveluja 12 vakanssia, joista 6,5 koti-

hoito, 2,5 kaupunginsairaala ja kuntoutus, 3 vanhustenkeskukset- terveys- ja päihdepalvelujen osastolle antaa palveluja 2,5 vakanssia, joista psykiatria

ja päihdehuolto 1 vakanssi, päivystystoiminnot 1 vakanssi ja terveysasemat 0,5 va-kanssia (sisältää suun terveydenhuollon tarpeet)

- perhe- ja sosiaalipalvelujen osastolle antaa palveluja 0,5 vakanssia, joka kohdentuuneuvolatoimintaan ja koulu- ja opiskeluterveydenhuoltoon

- hallinto- ja tukipalvelujen osastolle antaa palveluja 1 vakanssi, palvelu kohdentuu lai-toshuoltoon

HenkilöstöyksikköPalvelussuhdepäällikkö (1)Työsuojelupäällikkö (1)Henkilöstöasiantuntija (15), joista

- 3 Perhe- ja sosiaalipalvelut,- 4 Terveys- ja päihdepalvelut,- 4 Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut,- 2 hallinnon kolmelle osastolle (Henkilöstö- ja kehittämispalvelut. Talous- ja tukipalve-

lut, Tietohallinto- ja viestintäpalvelut)- työhyvinvoinnin asiantuntija (koko virasto) (1)- henkilöstösuunnittelun ja ennakoinnin asiantuntija (sis. täyttöluvat, koko virasto) (1)Sovellusneuvoja (Titania) (1)Toimistosihteeri (3)


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen kehittämisen- ja koulutuksen nykytilankartoitus

Sisällysluettelo1. Johdanto ................................................................................................................................ 592. Kehittämis- ja koulutuspalveluiden tämän hetkinen organisointi ja vastuut ............................ 59

2.1. Koulutuspalvelut .............................................................................................................. 622.1.1. Täydennyskoulutus ................................................................................................... 622.1.2. Oppisopimustoiminta ................................................................................................ 652.1.3. Harjoittelupaikat sekä oppilaitosyhteistyö ................................................................. 672.1.4. Opintojen tukeminen ................................................................................................. 70

2.2. Kehittämispalvelut ........................................................................................................... 712.2.1. Arviointityö ja laatutyö ............................................................................................... 712.2.2. Toiminnan ja palveluiden kehittäminen ..................................................................... 73

2.3. Pääkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus socca ................................................ 772.4. Muut tarkasteltavat palvelut ............................................................................................. 82

2.4.1. Tutkimusluvat ............................................................................................................ 822.4.2. Työnohjauksen hankinta ja ohjeistus ........................................................................ 842.4.3. Työhyvinvointitoiminnan organisointi ........................................................................ 852.4.4. Tietopalvelu .............................................................................................................. 862.4.5. Kansainvälisyysasiat ................................................................................................. 86

3. Palvelujen resurssit vakansseittain ........................................................................................ 864. Palvelujen tuottamiseen varatut määrärahat, vuoden 2012 budjetti ...................................... 935. Ko. palvelukokonaisuuden vastuulla olevat sopimukset ........................................................ 946. Ko. toiminnan käytössä olevat tilat ......................................................................................... 947. Ryhmän näkemyksiä jatkotyön pohjaksi ................................................................................ 94


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

1. JohdantoKehittäminen ja koulutus -valmisteluryhmä on tarkastellut seuraavia toimintoja:täydennyskoulutus, oppisopimustoiminta, harjoittelupaikat, opintojen tukeminen, arviointi- ja laa-tutyö, toiminnan ja palveluiden kehittäminen, tutkimusluvat, työnohjaus, työnhyvinvointi, tieto-palvelu, kansainväliset asiat ja pääkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Soccan toimin-ta.

Valmisteluryhmän jäsenet: Pia Sutinen (pj), Hanna-Leena Nuutinen, Katariina Ilves, Pirjo Mar-jamäki, Timo Hakala ja Ulla Tyyskä (siht.)

2. Kehittämis- ja koulutuspalveluiden tämän hetkinen organisointi ja vastuut

YLEINEN KUVAUS PALVELUJEN TUOTTAMISESTA JA RESURSSEISTA

Sosiaalivirasto

Sosiaalivirastossa kehittämis- ja koulutuspalvelut tuotetaan suurelta osin keskitetysti hallinto- jakehittämiskeskuksessa. Kehittämispalvelut on hallinto- ja kehittämiskeskuksen alainen toimis-to, jossa on neljä yksikköä

1. Koulutusyksikkö, 11 vakanssia2. Arviointi- ja kehittämisyksikkö, 10 vakanssi + 2 ilman vakanssia3. Toimiva Koti, 4 vakanssia4. Pääkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca, 8 vakanssia + 10 ilman vakans-

sia + Heikki Waris -instituutti, 6 tutkijasosiaalityöntekijän vakanssia.

Lisäksi Lapsen Ääni kehittämisohjelmalle (Kaste-hanke) on perustettu tilapäinen yksikkö tä-män hankekauden loppuun (31.10.2013), 1 vakanssi + 14 ilman vakanssia (hankkeissa).

Kehittämispalveluita johtaa kehittämispäällikkö. Hänen alaisuudessa toimivat yksikköjen esimie-het (5 kpl). Heidän lisäkseen kansainvälisiä asioita hoitava erityisasiantuntija on suoraan kehit-tämispäällikön alainen.

Lisäksi hallinto- ja kehittämiskeskuksen osastopäällikön suorassa alaisuudessa on 3 va-kanssia, joista pääasiassa 2 vakanssia liittyy kehittämiseen. Näistä 1 on johtavan asiantuntijan(palveluseteli) ja 1 kehittämiskonsultin vakanssi (riskien hallinta ja turvallisuus).

Lapsiperheiden palvelujen vastuualueella, aikuisten palvelujen vastuualueella sekä vanhustenpalvelujen vastuualueella (osastotasot) on toiminnan ja johtamisen tai johdon tuki-yksiköt.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Lapsiperheiden palvelujen vastuualueella on toiminnan ja johtamisen tuki -yksikkö. Yksikössäon yhteensä 8 vakanssia, joista 6 on kehittämiskonsultin, 1 erityissuunnittelijan ja 1 johtavan ke-hittämiskonsultin vakanssi.

Aikuisten palvelujen vastuualueella on johdon tuki -yksikkö. Yksikössä on yhteensä 14 vakans-sia, joista 11 on kehittämiskonsultin, 1 suunnittelusihteerin ja 1 johtavan kehittämiskonsultin va-kanssi. Lisäksi yksikköön on sijoitettu Helsingin kaupungin vammaisasiamiehen vakanssi.Sosiaalista kuntoutusta tukee myös 1 erityissuunnittelija, jonka vakanssi ei ole johdon tuessa.

Vanhusten palvelujen vastuualueella on toiminnan ja johtamisen tuki -yksikkö. Yksikössä on yh-teensä 13 vakanssia, joista 5 on kehittämiskonsultin, 3 hoitotyön asiantuntijan, 2 suunnittelijan,1 vanhussosiaalityön asiantuntija (vanhempain vapaa), 1 johtava kehittämiskonsultti (avoin) ja1 vanhustyön kehittämispäällikön vakanssi. Lauttasaari-hankkeen projektihenkilökunta (1 pro-jektipäällikön ja 1 projektityöntekijän) on suoraan vanhuspalvelujohtajan alaisuudessa.

Sosiaalijohtajan alaisuudessa toimii johdon tuki. Johdon tuessa on yhteensä 6 vakanssia (2johtavan asiantuntijan, 1 strategiapäällikön, 1 projektipäällikön, 1 johdon assistentin ja 1 sihtee-rin vakanssi). Johdon tukeen on sijoitettu virastotasoinen asianohjaus ja tehtävien valmistelu,strategioiden valmistelu ja strategiatyön ohjaus, erillishankkeiden ohjaus ja koordinointi, tutki-musyhteistyö, viraston johtoryhmätyön koordinointi ja viraston johtamista tukevat sosiaalijohta-jan osoittamat valmistelutehtävät.

Terveyskeskus

Terveyskeskuksessa kehittämis- ja koulutuspalveluita tuotetaan sekä keskitetysti että hajaute-tusti. Keskitetyt toiminnot ovat sekä kehittämisen että koulutuksen osalta sijoitettu omana osas-tonaan toimivan Hallinto- ja palvelukeskuksen (HPK) kahteen toimistotasoiseen yksikköön,jotka ovat strategiayksikkö (Strat) ja hallintopalveluyksikkö (Halpy).

Strategiayksikkö vastaa terveyskeskuksen kehittämis- ja tutkimustoiminnan koordinoinnista jasinne on sijoitettu strategian kannalta merkittävimmät kehittämishankkeet ja niiden työntekijätsekä laatupäällikkö (1 vakanssi) ja tutkimustoiminnan koordinaatioryhmän sihteeri (25 % yhdenerityissuunnittelijan työpanoksesta).

Hallintopalveluyksikössä toimivat kullekin terveyskeskuksen osastolle nimetyt toiminnansuunnittelijat (6 henkilöä) osallistuvat terveyskeskuksen laatutyöhön samoin kuin osastojenomat laaturyhmät. Koko terveyskeskuksen laaturyhmänä toimii terveyskeskuksen johtoryhmä

Keskitetyn koulutuksen suunnitelman toteuttamisesta vastaa hallintopalveluyksikössä toimivakoulutussihteeri (1 vakanssi) ja hänen lisäkseen koulutusasioihin suunnataan yhden hallintopal-veluyksikössä toimivan potilasasiamiehen työpanosta (25 %). Keskitetyn koulutuksen suunni-telmaan sisältyy hallintopalveluyksikössä tietohallintoyksikön laatima suunnitelma tietohallinto-yksikön tarjoamista vuosittaisista tietojärjestelmiin liittyvistä koulutuksista. Tähän sisältyy verk-ko-opetuksena suoritettavien koulutusten suunnitelma.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Hallinto- ja palvelukeskusta johtaa kehittämisjohtaja, jonka suorassa alaisuudessa ovat strate-giyksikön työntekijät sekä hallintopäällikkö ja palvelupäällikkö, joilla kummallakin on omat alai-sensa.

Hallinto- ja palvelukeskuksen lisäksi terveyskeskuksessa on viisi muuta osastoa (organisatori-sesti vastaavat sosiaaliviraston vastuualueita), jotka ovat (osastopäälliköt suluissa):

- terveysasemat, Tas (terveysasemien johtaja)- kotihoito, Koho (kotihoidon johtaja)- suun terveydenhuolto, Suunte (johtajahammaslääkäri)- psykiatria, Psyk (johtajapsykiatri)- kaupunginsairaala, Kausa (johtajalääkäri).

Kullakin osastolla on hallinto- ja palvelukeskuksen hallintopalveluyksikössä nimetty toiminnansuunnittelija (yhteensä 6 henkilöä), joka toimii, kuten edellä mainittiin, laatutyössä sekä muissaosaston palvelujen suunnitteluun ja kehittämiseen liittyvissä asiantuntija- ja valmistelutehtävissä,joita ovat toiminnan vuosisuunnittelu, seuranta, tietohuolto, arviointi ja kehittäminen, hankkeisiinja projekteihin osallistuminen sekä osallistuminen johtoryhmätyöskentelyyn. Osastoille suunnat-tujen työtehtävien lisäksi heillä voi olla myös koko terveyskeskusta koskevia vastuualueita. Täl-laisia ovat esimerkiksi oman työn osana toteutuvat viraston ympäristöyhteyshenkilön tehtävät(yhdellä suunnittelijalla), työnohjaustoiminnan suunnittelu-, kilpailutus-, sopimus ja yhteydenpi-toasioista vastaaminen (yhdellä suunnittelijalla), vanhus-kuusikkotietojen kerääminen (yhdelläsuunnittelijalla) ja järjestöjen avustushakemusten valmistelu terveyslautakunnan päätöstä var-ten.

Terveyskeskuksessa hajautettu kehittämis- ja koulutustoiminta toteutetaan osastojen johtoryh-mien johdolla normaalitoiminnan osana sekä erillisissä kehittämishankkeissa. Osa kehittämis-hankkeista toteutetaan oman työn ohella ja osa erillisrahoituksella ja hankkeeseen irrotetuilla taiulkopuolelta palkatuilla työntekijöillä.

Osastoissa toimii laatu-, kehittämis- ja koulutusryhmiä, jotka suunnittelevat ja toteuttavat kehit-tämistoimia ja koulutuksia. Lisäksi joitakin henkilöitä on kokonaan tai osittain osoitettu kehittä-mis- tai koulutustehtäviin.

Terveyskeskuksen toimitusjohtajan suorassa alaisuudessa on osastopäälliköiden lisäksikuusi vakanssia, joista yksi projektipäällikkö on suunnattu toiminnan kehittämiseen (mm. palve-lusetelit).

Keskeisimmät erot

Kehittämis- ja koulutuspalvelujen järjestämisessä sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen välillä oneroja sekä organisoinnissa että resursoinnissa. Sosiaalivirastossa ko. palvelut on keskitettyomaan toimistotasoiseen yksikköön kuin taas terveyskeskuksessa ko. palvelut toteutetaan pää-osin muun toiminnan osana.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2.1. Koulutuspalvelut

2.1.1. Täydennyskoulutus

Sosiaalivirasto

Täydennyskoulutus tuotetaan suurelta osin keskitetysti hallinto- ja kehittämiskeskuksen kehit-tämispalvelujen koulutusyksiköstä. Koulutusyksikössä on nimikkokonsultti jokaiselle vastuualu-eelle. Vuosittainen täydennyskoulutusohjelma hyväksytään vastuualueiden johtoryhmissä syk-syllä. Sen valmistelusta ja käytännön toteutuksesta vastaa nimikkokonsultti (kehittämiskonsultti),joka on valmistellut ohjelman joko substanssin edustajista nimetyn koulutus- / kehittämisryhmänkanssa tai toimistojen johtoryhmien kanssa. Koulutusyksikön kehittämiskonsultit toimivat asian-tuntijoina osaamisen kehittämisessä ja täydennyskoulutuksessa. Koulutusyksikkö toimii vastuu-alueen johdon strategisena kumppanina osaamisen kehittämisessä ja vastaa koulutuksiin jatyön kehittämiseen liittyvistä menetelmällisistä ratkaisuista.

Koulutusyksikkö myös konsultoi tarvittaessa työyhteisöjen kehittämisessä ja tekee työyhteisöjenkanssa kehittämistyötä.

Tämän lisäksi myös vastuualueet, toimistot ja työyhteisöt järjestävät ja ostavat itse jonkin verrantäydennyskoulutusta.

Täydennyskoulutuksen lisäksi koulutusyksikön palveluita ovat myös: työn ja työyhteisöjen kehittäminen tukipalvelut koulutus- ja kehittämistilaisuuksien järjestäjille työnohjauspalvelujen koordinointi työhyvinvointikyselyn toteuttaminen

Keskitettyä koulutusmäärärahaa on käytettävissä noin 700.000 euroa / vuosi. Vastuualueet ovatmyös varanneet omiin budjetteihinsa koulutusmäärärahaa.

Koulutusyksikkö on tehnyt Oiva Akatemian kanssa kumppanuussopimuksen, jossa on sovittuostettavaksi Oivalta koulutuksia erityisesti johtamiseen, turvallisuuden ja työhyvinvoinnin kehit-tämiseen, asiakaspalvelutilanteisiin, hygieniaan, tekstiilihuoltoon ja kv-koulutuksiin liittyen. Oivanostot vuodelle 2012 ovat noin 150.000 e.

Täydennyskoulutusta tuotetaan koko sosiaaliviraston henkilöstölle, osittain myös muille kau-pungin hallintokunnille ja pääkaupunkiseudun kunnille (esim. päihde- ja mielenterveys, lähisuh-deväkivalta).

Vuonna 2011 sosiaaliviraston täydennyskoulutuspäivien määrä oli 35 336. Keskimäärin koulu-tuspäiviä oli 2,8 / työntekijä. Koulutuskustannukset olivat yhteensä 1 627 448 euroa. Koulutus-kustannukset / työntekijä oli 129,25 euroa.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

(Tietohallinnon koulutukseen kohdentamat henkilöstöresurssit kuvattaneen tietohallintoja selvit-tävässä valmisteluryhmässä.)

PYSY-ohje 1.3.29: Koulutuksesta päättäminen sekä koulutus- ja virkamatkatietojen seuraami-nen

(Kehittämispalvelut / Koulutusyksikkö, 11 vakanssia, sis. koko yksikön, myös sihteerit. Kuvauk-sessa ei ole eroteltu tähän tehtävään kohdentuvia yksittäisiä vakansseja, koska koko koulu-tusyksikön tehtävänä on välittömästi tai välillisesti tukea koulutuspalveluita)

Terveyskeskus

Terveyskeskus järjestää henkilöstön täydennyskoulutusta itse ja ostaa sitä budjettivaroillaan ul-kopuolelta. Osa koulutuksesta järjestetään keskitetysti ja osasta huolehtivat terveyskeskuksenosastot itse. Kaupungin tasolla täydennyskoulutusta järjestää Oiva Akatemia, jonka koulutus onhallintokunnille osin maksutonta. Terveyskeskus hankkii Oivalta myös maksullisia koulutuksia.

Terveyskeskuksessa järjestetään keskitettyä henkilöstön täydennyskoulutusta, johon voi osal-listua tarpeen mukaan riippumatta siitä, missä osastossa työskentelee. Keskitetyn koulutuksensuunnitelma laaditaan terveyskeskuksen johtoryhmän antamien linjausten mukaisesti ja osasto-jen ehdotuksia kuullen. Vuosisuunnitelma ja siihen liittyvä rahoitus käsitellään terveyskeskuksenjohtoryhmässä edellisen vuoden syksyllä ja toimitusjohtaja tekee siitä päätöksen. Vuosisuunni-telmaan sisältyy Hallinto- ja palvelukeskuksen hallintopalveluyksikössä toimivan tietohallintoyk-sikön tuottama tietojärjestelmäkoulutus. (Tietohallinnon koulutukseen kohdentamat henkilöstö-resurssit kuvattaneen tietohallintoja selvittävässä valmisteluryhmässä.)

Tietohallintoyksikön koulutussuunnitelmaan sisältyy myös suunnitelma terveyskeskuksen tar-joamasta verkko-opetuksesta, jonka aiheita ovat Pegasos-potilastietojärjestelmä, SAP-hankintajärjestelmä sekä lääkehoitoon liittyen suonensisäisen lääkityksen opintomateriaalit jakokeiden suoritus. Ylläpitoon on varattu 20 % yhden tietohallinnossa toimivan suunnittelijan työ-panoksesta.

Lisäksi terveyskeskuksen osastot laativat kukin oman koulutussuunnitelmansa, jonka hyväksyyosastopäällikkö.

Keskitetyn koulutuksen suunnitelman valmistelusta ja toteutuksen koordinoinnista vastaa hallin-toja palvelukeskuksen hallintopalveluyksikössä kokopäiväinen koulutussihteeri. Lisäksi hallin-topalveluyksikössä työskentelee koulutussuunnittelija-potilasasiamies, jonka työpanoksesta 25% kohdennetaan keskitetyn koulutuksen suunnitteluun.

Terveyskeskuksen osastot (terveysasemat, kotihoito, suun terveydenhoito, psykiatria, kaupun-ginsairaala sekä hallinto- ja palvelukeskus) ostavat ja järjestävät itse koulutusta omien tar-peidensa ja suunnitelmiensa mukaan. Osastoilla on koulutus- ja kehittämistyöryhmiä jotkasuunnittelevat osastokohtaisia ja eri ammattiryhmien koulutusta ja kehittämistä. Lisäksi osas-toissa on joitakin työntekijöitä, joiden työpanos on kokonaan tai osittain suunnattu koulutukseen.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Osastojen koulutus- ja kehittämisryhmien kokoonpanot ja tehtävät sekä koulutuk-seen/opetukseen liittyvät työntekijät kuvataan siinä yhteydessä kun osastojen toimintaa kartoite-taan. Koulutukseen ja/tai kehittämiseen nimettyjä työntekijöitä ovat esim. strategiayksikön päih-dehoidon koordinaattori, terveysasemien koulutusylilääkäri, kotihoidon projektipäällikkö, psykiat-rian kouluttajalääkäri ja kaupunginsairaalan kehittämistehtäviin nimetty ylilääkäri.

Terveyskeskuksessa henkilöstön koulutukseen on varattu vuonna 2012 yhteensä 2,6 miljoonaaeuroa. Tästä osastojen omissa budjeteissa on yhteensä noin 1,5 miljoonaa euroa ja keskitetystijaettava 1,1 miljoonaa euroa. Siitä varataan koulutuksellisiin ulkomaisiin virkamatkoihin 638 000euroa, keskitetysti toteutettavaan koulutukseen 352 000 euroa ja koulutuksia varten toimitusjoh-tajan käyttöön 110 00 euroa.

Lisäksi osastojen tulosbudjetteihin sisältyvät oppilaitoksilta saatavat hoitotyön opiskelijoiden oh-jauspalkkiot ja lääkärikoulutuksen erityisvaltionosuudet (EVO), josta 150 000 euron määrärahaon osoitettu mahdollistamaan erikoistuvien lääkärien koulutuksellisia ulkomaan virkamatkoja.

Vuonna 2011 henkilöstön koulutuspäiviä oli yhteensä 28 481. Terveyskeskuksen järjestämiäkoulutuspäiviä oli 13 045 (näistä keskitetysti järjestetty koulutus oli n. 3 300 päivää), kaupunginoman koulutuksen (sisältää Oivan) osuus oli 3 392 päivää ja kaupungin ulkopuolisen koulutuk-sen osuus 12 044 päivää. Yhteensä koulutuspäiviä päätoimista henkilöä kohden oli 3,4.

Henkilökunnan täydennyskoulutus on lakisääteistä ja velvoittaa niin työnantajaakuin työntekijää huolehtimaan ammattitaidon ylläpidosta.

PYSY-ohje P162: Terveydenhuollon täydennyskoulutus

(HPK/Halpy: 1,25 vakanssia)

Keskeisimmät erot

Henkilöstön täydennyskoulutuksen järjestämisessä sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen välilläon eroja sekä organisoinnissa että resursoinnissa. Sosiaalivirastossa koulutuspalvelut on keski-tetty omaan yksikköön, jossa osaamisen kehittämisen asiantuntijoina toimivat nimikkokonsultitlaativat ja toteuttavat osastojen täydennyskoulutussuunnitelmat yhteistyössä osastojen kanssa.Terveyskeskuksessa koulutuspalvelut toteutetaan muun toiminnan osana lukuun ottamatta kes-kitetyn koulutuksen osuutta.

Molemmat virastot ostavat Oiva Akatemialta koulutuksia vuosisuunnitelman mukaisesti. Hankit-tavat koulutukset on sosiaalivirastolla kirjattu kumppanuussopimukseen Oivan kanssa kun taasterveyskeskuksen hankinnat Oivalta tehdään alustavan vuosisuunnitelman pohjalta erillisten tar-jousten perusteella.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2.1.2. Oppisopimustoiminta

Sosiaalivirasto

Sosiaalivirastossa järjestetään oppisopimuskoulutusta sekä vakinaisessa palvelussuhteessa ole-ville henkilöille että työnhakijoille. Kummassakin tapauksessa koulutuksen on perustuttava viras-tossa hyväksyttyyn suunnitelmaan.

Vakinaisessa palveluksessa olevien henkilöstöryhmien osallistumista oppisopimuskoulutukseentuetaan silloin, kun on kysymys sovitun suunnitelman mukaisesta täydennys- tai lisäkoulutukses-ta. Koulutuksen toteuttamisen tarpeet perustuvat tehtävien vaatimustason ja viraston toiminnanpainopistealueiden muutoksiin ja yksittäisen henkilön kohdalla esim. uudelleensijoitukseen. Vaki-naisen henkilökunnan koulutustarpeita kartoittaa sosiaaliviraston kehittämispalvelun koulutusyk-sikkö, jossa hoidetaan myös oppisopimuskoulutuksen sisältöön ja teoriaopintoihin liittyviä tehtä-viä yhteistyössä opetusviraston oppisopimustoimiston kanssa. Koulutusyksikössä on oppisopi-musasioihin nimetty vastuuhenkilö, jonka tehtävänä on koordinoida toimintaa mm. järjestämälläsäännöllisesti yhteisiä kokouksia eri toimijoiden kanssa.

(Kehittämispalvelut / Koulutusyksikkö, 11 (koko yksikkö, myös sihteerit. Kuvauksessa ei oleeroteltu tähän tehtävään kohdentuvia yksittäisiä vakansseja, koska koko koulutusyksikön tehtä-vänä on välittömästi tai välillisesti tukea koulutuspalveluita)

Ohessa oppisopimustoimistosta saadut tiedot (10.2.2012) oppisopimusopiskelijoista oppilaitok-sittain ja tutkinnoittain (ei eriteltynä vakinaisen henkilöstön ja rekryn oppisopimuksia), yhteensä311 opiskelijaa.

Oppilaitoksittain:1. Edupoli 12. Kristliga Folkhögskolan i Nykarleby 13. Luksia, Länsi-Uudenmaan aikuisopisto 14. Markkinointi-instituutti 15. Rastor Oy / Rakennustekniikan opisto kommandiittiyhtiö Heimo Rahtu 16. Mercuria kauppiaitten kauppaoppilaitos 27. Verutum Oy 28. Rastor Oy 89. Edupoli, Helsingin toimipiste 1410. Järvenpään Seurakuntaopisto 1411. Oiva Akatemia 1512. Pro koulutus ja konsultointi Oy 1713. Amiedu 1914. Rastor Oy Helsinki 2515. Seurakuntaopisto 5116. Helsingin Diakoniaopisto 5317. Helsingin sosiaali- ja terveysalan oppilaitos/Laakson koulutusyksikkö 86

Tutkinnoittain:1. Grundexamen i barn- och familjearbete 12. Hotelli-, ravintola- ja suurtalousesimiehen erikoisammattitutkinto 13. Kotityö- ja puhdistuspalvelujen perustutkinto 1


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

4. Laitoshuoltajan ammattitutkinto 15. Siivoustyönohjaajan erikoisammattitutkinto 16. Kehitysvamma-alan erikoisammattitutkinto 37. Lasten ja nuorten erityisohjaajan ammattitutkinto 38. Sihteerin ammattitutkinto 79. Vanhustyön erikoisammattitutkinto 1010. Liiketalouden perustutkinto, merkonomi 1311. Johtamisen erikoisammattitutkinto 1512. Sosiaali-, terveys- ja liikunta-ala, lisäkoulutus 1713. ATK-Mentor 1814. Tuotekehittäjän erikoisammattitutkinto 3115. Lapsi- ja perhetyön perustutkinto, lastenohjaaja 6216. Sosiaali- ja terveysalan perustutkinto, lähihoitaja 127

PYSY-ohje 1.2.2.4: Oppisopimuskoulutus sosiaalivirastossa.

Terveyskeskus

Terveyskeskuksessa valtaosa oppisopimuskoulutuksesta on työvoimapoliittista ja sen tavoittee-na on tukea uuden henkilökunnan rekrytointia. Tätä kautta saadaan varsinkin lähihoitajia koti-hoitoon ja kaupunginsairaalaan. Lisäksi terveyskeskus tukee pienemmällä panoksella vakinai-sessa palvelussuhteessa olevan henkilöstön osallistumista oppisopimuskoulutukseen silloin,kun on kysymys henkilön pätevöityminen tehtävien vaativuuden tai toiminnan muutosten joh-dosta muuttuneisiin tehtäviin. Yksittäisen henkilön kohdalla voi perusteena olla kehityskeskuste-lussa todettu täydennyskoulutus- tai uudelleensijoitustarve. Oman vakinaisessa palveluksessaolevan henkilön hyväksymisestä oppisopimuskoulutukseen sopivat työnantajan edustajanaesimies ja opetusviraston oppisopimustoimisto yhdessä. Uudelleensijoituksiin liittyen organi-soinnissa on mukana hallinto- ja palvelukeskuksen henkilöstöhankinnan kaksi työvoimasuunnit-telijaa. Lisäksi järjestetään rekrytointikoulutusta (ks. myöh.). Koulutuskokonaisuutta koordinoihallintoylihoitaja, joka järjestää kolmasti vuodessa oppisopimus- ja rekrytointikoulutuksen ohja-usryhmän kokouksen.

Opetusviraston oppisopimustoimistosta saatujen tietojen mukaan (10.2.2012) terveyskeskuk-sessa on seitsemän eri oppilaitoksen (Verutum Oy, Rastor Oy, Edupoli/Helsingin toimipiste,Haaga-Helia AMK, Oiva Akatemia, Amiedu ja Helsingin sosiaali- ja terveysalan oppilaitos, HE-SOTE/Laakson koulutusyksikkö) oppisopimusopiskelijoita yhteensä 115:

- sosiaali- ja terveysalan perustutkinto, lähihoitaja 77 (kotihoito ja kaupunginsairaala)- laitoshuoltajan ammattitutkinto 14 (laitoshuolto)- kotityö ja puhdistuspalvelujen perustutkinto 6 (kotihoito)- kaupan ja hallinnon ala, lisäkoulutus 4- johtamisen erikoisammattitutkinto 4 (JET, osastonhoitajien koulutusta)- sihteerin ammattitutkinto 3- liiketalouden perustutkinto, merkonomi 3- tuotekehittäjän erikoisammattitutkinto 2- siivoustyönohjaajan erikoisammattitutkinto 2 (laitoshuolto).


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Edellä mainituista sosiaali- ja terveysalan perustutkintoon (lähihoitaja) tähtäävä koulutus on työ-voimapoliittista ja se järjestetään yhteistyössä TE-keskuksen, henkilöstökeskuksen ja Helsinginsosiaali- ja terveysalan oppilaitoksen kanssa. Opiskelijalle solmitaan koulutuksen ajaksi määrä-aikainen työsopimus. Valtaosin muut yllä mainitut oppisopimusopiskelijat ovat vakinaisessa työ-suhteessa.

Lisäksi terveyskeskus ja sosiaalivirasto järjestävät yhdessä maahanmuuttajasairaanhoitajienrekrytointikoulutusta pätevöitymiskoulutuksena, jolloin työsuhdetta kaupunkiin ei synny. Koulut-tajatahona on Diakonia-AMK ja rahoittajana Henkilöstökeskus, Aloituspaikkoja on n. 20/vuosi jasisällä on nyt n. 60 opiskelijaa. Näissä koulutuksissa ovat yhteyshenkilöinä hallinto- ja palvelu-keskuksen strategiayksikössä toimiva hallintoylihoitaja ja hallintopalvelukeskuksen henkilöstö-hankintayksikön kaksi työvoimasuunnittelijaa muun työn ohella.

PYSY-ohje T-HE12.8: Oppisopimus- ja rekrytointikoulutukset terveyskeskuksessa

Keskeisimmät erot

Oppisopimuskoulutuksen toteuttamisessa sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen välillä on erojatavoitteissa, opiskelijamäärissä, toiminnan organisoinnissa ja resursoinnissa. Sosiaalivirastossaopiskelijoita on huomattavasti enemmän kuin terveyskeskuksessa. Sosiaalivirastossa koulu-tusyksiköstä käsin hoidetaan oppisopimuskoulutuksen järjestäminen silloin, kun se sisältyy vas-tuualuekohtaisiin täydennyskoulutussuunnitelmiin. Koulutusyksikössä on oppisopimusasioihinnimetty vastuuhenkilö, jonka tehtävänä on koordinoida toimintaa mm. järjestämällä säännölli-sesti yhteisiä kokouksia eri toimijoiden kanssa, kuten henkilöstökeskuksen, viraston henkilöstö-hankinnan, oppilaitosten ja oppisopimustoimiston kanssa.

Terveyskeskuksessa järjestelyt on hajautettu niin, että niistä vastaa koulutustyypistä riippuenopiskelijan esimies tai henkilöstöhankintayksikön kaksi työvoimasuunnittelija. Toimintaa koor-dinoi hallintoylihoitaja.

2.1.3. Harjoittelupaikat sekä oppilaitosyhteistyö

Sosiaalivirasto

Opiskelijoiden harjoittelupaikkojen koordinointi, lukuun ottamatta yliopistoharjoittelijoita, kuuluusosiaalivirastossa henkilöstöhankintayksikölle. Sosiaalivirasto on solminut eräiden sosiaali- jaterveysalan kanssa koko virastoa koskevat sopimukset työssäoppimisen/ harjoittelun järjestämi-sestä. Näillä sopimuksilla sosiaalivirasto sitoutuu järjestämään opiskelijoille työssäoppimis/ har-joittelupaikkoja. Sopimukset ovat voimassa toistaiseksi.

Tarvittaessa voidaan muiden sosiaali- ja terveysalan oppilaitosten kanssa solmia määräaikaisiasopimuksia yksittäisten opiskelijoiden työssäoppimis/harjoittelupaikoista. Yksittäisen opiskelijantyössäoppimis / harjoittelupaikkaan liittyvät asiat hoidetaan henkilöstöhankintaan,jossa valmistellaan kaikki oppilaitosten kanssa tehtävät sopimukset.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

PYSY-ohje 1.2.2.3. Opiskelijoiden työssäoppiminen ja harjoittelu sosiaalivirastossa

Sosiaalityön maisteriopiskelijoiden käytännön opetuksen organisoi pääkaupunkiseudun sosiaa-lialan osaamiskeskus Soccan yhteydessä sijaitseva Heikki Waris -instituutti, jonka tehtävät jaresurssit on tarkemmin kuvattu Soccaa koskevassa tekstissä. Sosiaalityön yliopisto-opetuksensisältyy vähintään 55 opintopistettä käytännön opetusta.

Lastentarhanopettajien ja varhaiskasvatuksen erityisopettajien harjoittelun järjestämisestä sosi-aalivirastolla on Helsingin yliopiston käyttäytymistieteellisen tiedekunnan kanssa sopimus. Har-joittelu tapahtuu nimetyissä päiväkodeissa. Harjoittelua koordinoi päivähoidon vastuualue.

Oppilaitosyhteistyö:Yhteistyökumppaneita ovat pääkaupunkiseudun sosiaalialan oppilaitokset, korkeakoulut ja yli-opisto.

Vanhusten palveluissa tehdään ammattikorkeakouluyhteistyötä hoito- ja sosiaalialan ammattiinvalmistuvien kanssa (tiedotus). Tällä tavalla välitetään tietoa Helsingin kaupungin palveluista jatoimintamalleista.

Terveyskeskus

AMK- ja toisen asteen koulutuksen harjoittelupaikkojen järjestäminen

Ammattikorkeakoulujen terveysalan opiskelijat (Metropolia, Laurea, Diak-AMK ja Arcada) va-raavat harjoittelupaikat itse sähköisestä Job-Step-järjestelmästä, johon terveyskeskuksen yksi-köt ovat syöttäneet tiedot tarjolla olevista paikoista. Toisen asteen oppilaitosten opiskelijoiden(Hesote, Diakoniaopisto, Omnia, Varia, Amiedu, Edupoli ja Prakticum) harjoittelupaikat sovitaanopettajien kautta. Harjoittelupaikka tarjotaan yhteensä n. 2 500:lle ammattikorkeakoulun tai toi-sen asteen opiskelijalle vuodessa.

Oppilaitosyhteistyötä koordinoi ja hallinnoi hallintoylihoitaja, joka pitää säännöllisesti yhteistyö-kokouksia oppilaitosten ja kussakin terveyskeskuksen osastossa ja sairaalassa harjoittelupaik-kojen yhdyshenkilöinä toimivien ylihoitajien kanssa. Opiskelijaohjauksen tilannetta seurataanjohtavien ylihoitajien kokouksissa. Hallintoylihoitaja kuuluu myös oppilaitosten hoitotyön kehit-tämistä ja opiskelijaohjausta käsitteleviin toimielimiin ja ryhmiin.

Suun terveydenhuollon AMK-opiskelijoiden (suuhygienisti) ja toisen asteen opiskelijoiden (suunterveydenhuoltoon suuntautuvat lähihoitajat sekä välinehuoltajat) harjoittelupaikkoja on kaikissahoitoloissa ja opiskelijoita on vuosittain yhteensä n. 100. Harjoittelujaksojen koordinoinnista vas-taavaa suun terveydenhuollossa toimiva ylihoitaja.

Terveyskeskus tekee keskitetysti terveyslautakunnan päätösten mukaisesti sopimukset opiskeli-joiden ohjauksesta pääkaupunkiseudun sosiaali- ja terveydenhuollon oppilaitosten kanssa (hal-lintoylihoitaja allekirjoittaa). Muualta Suomesta tulevien opiskelijoiden ohjauksesta sopimuksettekee osaston johtava ylihoitaja. Oppilaitosten maksamat henkilökunnan ohjauspalkkiot ohjau-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

tuvat terveyskeskukselle (niitä ei makseta työntekijöille henkilökohtaisesti). Saadut varat käyte-tään työntekijöiden ohjaustaitojen ylläpitämiseen ja kehittämiseen.

PYSY-ohje T-TA103: Opiskelijoiden ohjauspalkkiot

Lääketieteen opiskelijoiden harjoittelupaikkojen järjestäminen

Terveyskeskus tarjoaa lääketieteen perusopintojen opiskelijoille opiskelun eri vaiheissa erilaisiaharjoittelu- ja opintojaksoja, joiden organisoinnista vastaavat terveyskeskuksen osastot ja siellänimetyt yhdyshenkilöt ja ohjaajat. Kuluihin saadaan varoja erityisvaltionosuudesta (nk. lääkäri-koulutuksen EVO-rahat).

Tämä lääketieteen perusopintojen opiskelijoiden terveyskeskusopetus on osa laajempaa koko-naisuutta, johon kuuluu myös erikoislääkärikoulutusta ja sitä toteutetaan terveyskeskuksen eriosastoissa.

Hammaslääketieteen opiskelijoiden kliininen harjoittelu

Helsingin terveyskeskus vastaa Helsingin yliopiston hammaslääketieteen opiskelijoiden kliini-sestä hoitoharjoittelusta, joka suoritetaan kolmannen, neljännen ja viidennen opintovuoden ai-kana (n. 50 opiskelijaa/vuosikurssi eli 150 opiskelijaa/vuosi). Kliinistä hoitoharjoittelua annetaanSuun terveydenhuollonyliopistohammasklinikassa, joka toimii yliopistolta vuokratuissa tiloissa.Opetusta antavat terveyskeskuksen palkkaamat kliiniset opettajat (perus- ja erikoishammaslää-käreitä) sekä hoitohenkilökunta yhteistyössä yliopiston professoreiden ja lehtorien kanssa. Asi-asta on ”Sopimus hammaslääketieteen perusopetuksen kliinisestä koulutuksesta Helsingin ter-veysvirastossa” (31.12.2011, allekirjoittajana terveyskeskuksen toimitusjohtaja). Suun tervey-denhuollossa toteutetaan myös erikoishammaslääkärikoulutukseen liittyviä osiota.

Keskeisimmät erot

Opiskelijoiden harjoittelupaikkojen koordinoinnissa on eroja toisen asteen ja ammattikorkeakou-luopiskelijoiden osalta siten, että sosiaalivirastossa tehtävä on keskitetty henkilöstöhankintayk-sikköön kun taas terveyskeskuksessa hajautettu osastoihin siten, että kussakin niistä toimii yksiesimies yhdyshenkilönä.

Opiskelijoiden ohjauksesta maksettavien palkkioiden kohdentamisessa on eroa siten, että sosi-aalivirastossa ohjauspalkkio maksetaan työntekijälle itselleen kun taas terveyskeskuksessa oh-jauspalkkiot tilitetään terveyskeskukselle, joka järjestää tällä rahalla työntekijöille koulutusta jatukea. Tämä voi olla esimerkiksi kursseja, opintokäyntejä ja opetusmateriaaleja (kirjat, videot).

Käytännön opetuksen rahoituksessa on eroja sosiaalivirastossa ja terveyskeskuksessa. Lääke-tieteen opiskelijoiden harjoitteluun kunta saa korvausta valtiolta, mutta vastaavaa rahoitusta eisosiaalityön opiskelijoiden harjoitteluun ole.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2.1.4. Opintojen tukeminen

Sosiaalivirasto

Kun sosiaalivirastossa työskentelevä henkilö on työn ohessa suorittanut työnantajaa hyödyttä-vän tutkinnon tai muun laajan opintokokonaisuuden, häntä voidaan palkita 200–2000 euron ra-hasummalla. Opintosuorituksesta voidaan palkita vakinaisessa ja määräaikaisessa palvelussuh-teessa olevia. Jos koulutus on henkilön työtehtävien hoidon kannalta välttämätön, työnantajamäärää henkilön osallistumaan koulutukseen ja maksaa kaikki koulutuksesta aiheutuvat kus-tannukset. Tällöin opintosuorituksesta ei makseta rahapalkkiota.

Tieteellinen jatkokoulutus (tohtorin ja lisensiaatin tutkinnot) suoritetaan palkattoman virkavapaantai työloman aikana eikä työnantaja osallistu koulutuskustannuksiin. Työnantaja voi kuitenkinmyöntää yksittäisiä koulutuspäiviä tai kuluja, mikäli opiskelu hyödyntää työnantajaa ja se voi-daan katsoa osittain sovellettavaksi osana täydennyskoulutusvelvoitetta. Esimerkiksi sosiaali-työn ammatillinen lisensiaatinkoulutus, ylempi ammattikorkeakoulututkinto tai terapiakoulutusvoivat olla tällaisia erikseen sovittavia koulutuksia. Näistä osa voidaan hyväksyä täydennyskou-lutukseksi ja osittain korvata esim. työaikana ja/tai korvaamalla matkakustannuksia yms.

PYSY-ohje Opintosuorituksesta palkitseminen (ei numerointia)

Sosiaalityöntekijäksi (Khs 2008- 569 § 25) ja erityislastentarhanopettajaksi (Khs 2010–1006 §52) pätevöityville voidaan kaupunginjohtajan päätöksellä myöntää palkallista työlomaa 3 kkajaksi opintojen loppuun saattamiseksi. Tällöin erillistä rahapalkkiota ei makseta.

Terveyskeskus

Oppisopimuskoulutuksen teoriapäivistä voidaan tiettyjen ehtojen täyttyessä suorittaa työajalla 7pv/vuosi (enintään). Työllistämisvaroin palkattujen oppisopimusopiskelijoiden sekä lähihoitajiksioppisopimuksella opiskelevien vakituisten kodinhoitajien koko oppisopimuksen kesto on palkal-lista. Uudelleenkoulutuksen tarve arvioidaan kaupungin linjausten mukaan ja joissain tapauksis-sa maksetaan koulutusajalta palkkaa ja matkakustannusten korvaukset. Jatkokoulutus, uuteentutkintoon/kelpoisuutteen tai vaativampiin tehtäviin tai kokonaan toiseen tehtävään tähtääväkoulutus tapahtuu omalla ajalla eikä työnantaja osallistu koulutuksen kustannuksiin.

Terveyskeskuksen palveluksessa olevilla henkilöillä on mahdollisuus hakea terveyskeskukseltavuosittain henkilökohtaista tutkimusapurahaa hankkeisiin, jotka edistävät terveyskeskuksenstrategian toteutumista. Apurahaa voidaan myöntää myös väitöskirjoihin, mutta ei muihin opin-näytetöihin. Apurahan käyttöajaksi tulee anoa palkaton virkavapaus ja apurahasta pidätetäänverot ja henkilösivukulut. Apuraha on pienempi kuin henkilön kuukausipalkka.

Pysy-ohje P162: Terveydenhuollon täydennyskoulutus

Opintosuorituksesta voidaan työntekijälle myöntää rahallinen tunnustus tiettyjen ehtojen täytty-essä (250 – 500 euroa) samoin kuin väitöskirjatyöstä (1000 -2000 euroa)


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Pysy-ohje P120: Tunnustusten antaminen opintosuorituksesta sekä merkkipäivälahjat terveys-keskuksessa

Keskeiset erot

Opintojen tukemisessa on eroja tieteelliseen jatkokoulutuksen tukemisen osalta siten, että sosi-aalivirastossa virkaan pätevöittävän, esim. ammatillisen lisensiaattitutkimuksen (erityissosiaali-työntekijä, asetus 568/2005) suorittamiseen voidaan myöntää palkallisia koulutuspäiviä ja/taimatkakorvauksia täydennyskoulutuksellisin perustein. Terveyskeskuksessa jatko-opintoihin tu-lee ottaa palkatonta virkavapautta. Virkavapauden kustannuksiin voi hakemuksen perusteellamahdollisesti saada toimitusjohtajan myöntämän tutkimusapurahan, joka on pääsääntöisestiomaa kuukausipalkkaa alempi.

2.2. Kehittämispalvelut

2.2.1. Arviointityö ja laatutyö

Sosiaalivirasto

Sosiaaliviraston kehittämispalvelut – toimistossa on arviointi- ja kehittämisyksikkö, jonka perus-tehtävänä on vaikuttavuuden arvioinnin edistäminen, jolloin työ painottuu kouluttamiseen, kon-sultointiin ja arviointitutkimukseen.

Arviointipalveluilla tuetaan vastuualueita sosiaalipalvelujen tuloksellisuuden ja vaikuttavuudenarvioinnissa kehittämällä arvioinnin työvälineitä ja menetelmiä sekä tekemällä arviointitutkimuk-sia. Keskeisenä tehtävänä on lisätä henkilöstön arviointiosaamista. Arvioinnin toimeksiannot tu-levat vastuualueilta ja liittyvät vastuualueiden keskeisiin tavoitteisiin. Lapsiperheiden palveluidenvastuualueella on oma arviointityön nimikko (arviointipäällikkö), yksi konsultti on vanhusten pal-veluiden vastuualueen ja aikuisten palveluiden vastuualueen sosiaalisen kuntoutus- toimistonnimikko ja yksi konsultti on muun aikuisten palveluiden vastuualueiden nimikko.Sosiaaliviraston laatutyötä toteutetaan osana perustyötä. Itsearviointia (mm. EFQM, CAF) teh-dään säännöllisin väliajoin kaupunkitason ohjeistuksen mukaisesti.

(Kehittämispalvelut / Arviointi- ja kehittämisyksikkö, 3 vakanssia )

AsiakaspalauteSosiaaliviraston asiakaspalautejärjestelmän ylläpito, koordinointitehtävät ja kehittäminen onkeskitetty kehittämispalvelut -toimistoon. Keskitettynä palveluina tuotetaan palauteraportointeja,tehdään vastuualueille asiakastyytyväisyystutkimuksia sekä edistetään osallistavien menetelmi-en käyttöä. Tärkeä palvelu on avustaa vastuualueita tekemään itse asiakastyytyväisyystutki-muksia sekä opastaa kyselytutkimuksissa käytettävän Digiumohjelman käyttöä. Vuosittain tuo-tetaan sosiaaliviraston asiakastilinpäätös, joka sisältää virastotason tietoja asiakaskokemuksistanumeroina ja tarinoina.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

(Kehittämispalvelut / Arviointi- ja kehittämisyksikkö, 1 vakanssi)

Kuusikkotyö (kuuden suurimman kunnan kustannus- ja palvelutasoselvitykset kuuden sektorinosalta)Helsingin sosiaaliviraston hoitaa Kuusikkokuntien työryhmien ja ohjausryhmän työskentelyynliittyvät valmistelu-, tiedonkeruu- ja raportointitehtävät. (tutkijatehtävät sekä valmisteluja sih-teeritehtävät.) Sopimus on voimassa 31.12.2013 saakka. Tehtävää hoidetaan kehittämispalve-luiden arviointi- ja kehittämisyksikössä.

(Kehittämispalvelut / Arviointi- ja kehittämisyksikkö, 2 vakanssia)

TerveyskeskusTerveyskeskus laatii vuosittain strategiasuunnitelman, jonka pohjalta terveyskeskuksen osastotlaativat vuosittain toimintasuunnitelmat. Niissä kuvataan terveyskeskuksen strategiasuunnitel-man toimeenpano. Strategiasuunnitelman toteutumisen seurannan ja arvioinnin välineitä ovatterveyskeskuksen talousarvio, toimintakertomus, henkilöstöraportit, laatumittaukset, johdon kat-selmukset, asiakastyytyväisyyskyselyt, väestökyselyt, työhyvinvointikyselyt, itsearvioinnit ja ul-koiset arvioinnit. Näiden valmistelu on vastuutettu eri asiantuntijoille (mm. suunnittelupäällikkö,viestintäpäällikkö, henkilöstöpäällikkö, laatupäällikkö).Toiminnan laadun arvioinnissa on käytetty vuodesta 2002 alkaen Euroopan laatupalkintomallia(EFQM), jonka mukaan on valmisteltu terveyskeskuksen yhteinen sekä osastotasoiset toimin-nan kuvaukset ja toteutettu itsearvioinnit. Laatutyön avainhenkilö on terveyskeskuksen täysipäi-väinen laatupäällikkö, joka työskentelee HPK:n strategiayksikössä.(Hallintopalvelukeskus/ Strategiayksikkö, 1 vakanssi)Laatupäällikön tehtäviä ovat laadunhallinnan organisointi, ohjaus ja tuki, toiminnan laadun jaasiakastyytyväisyyden arviointitehtävät ja niihin liittyvä raportointi, johdon katselmuksen valmis-telu ja raportointi, keskitetty laatukoulutus ja potilasturvallisuustyön koordinointi. Laatutyöstävastaa terveyskeskuksen laaturyhmänä toimiva terveyskeskuksen johtoryhmä. Laatutyötä tuke-vat osastojen laaturyhmät, jotka voivat olla erillisiä laaturyhmiä tai sitten osaston johtoryhmätoimii samalla laaturyhmänä.Terveyskeskus julkaisee vuosittain laatupäällikön kokoaman laaturaportin. Siinä raportoidaantulokset laatumittauksista, jotka perustuvat terveyskeskuksen johdon vuosittain päättämiin stra-tegisiin toimintamittareihin ja niiden pohjalta koottavaan seurantatietoon. Laaturaportin ko-koamiseen osallistuvat mm. hallinto- ja palvelukeskuksen hallintopalveluyksikön toiminnansuunnittelijat (6 vakanssia) ja yksi strategiayksikön erityissuunnittelija osana omaa työtään.

AsiakaspalauteTerveyskeskuksen keskeisiä asiakkaita ovat terveyspalveluja käyttävät helsinkiläiset ja ulkokun-talaiset. Asiakkaiden tarpeita ja odotuksia kartoitetaan joka toinen vuosi tehtävillä asiakastyyty-väisyyskyselyillä ja joka neljäs vuosi tehtävillä väestökyselyillä. Näistä vastaa laatupäällikkö.

Spontaania palautetta saadaan jatkuvasti eri toimipisteissä olevien asiakaspalautelaatikoiden jainternetin välityksellä sekä välittömässä vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa. Asiakkaidentekemät muistutukset, kantelut, selvityspyynnöt jne. tilastoidaan. Asiakaspalautetta ja sen pe-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

rusteella tehtyjä kehittämistoimia käsitellään vuosittain toimitusjohtajan osastoille tekemissäjohdon katselmuksissa.

Pysy P180: Asiakaspalautteiden käsittely terveyskeskuksessa>ohjetta ollaan uusimassa, laajaa selvitystyötä tehty, vastuuhenkilö on laatupäällikkö

KuusikkotyöHallinto- ja palvelukeskuksen strategiayksikön nimetty erityissuunnittelija ja hallintopalveluyksi-kön kotihoitoon suunnattu toiminnan suunnittelija keräävät ja toimittavat terveyskeskuksen tiedotvaltakunnallisiin Kuusikko-vertailuihin osana omaa työtään sovitun työnjaon mukaisesti.

Keskeiset erot

Arviointi- ja laatutyössä sosiaalivirasto ja terveyskeskus toimivat kaupungin yhteisten ohjeidenmukaisesti, mutta eroja on käsitteiden ja mallien käytössä, organisoinnissa ja resursoinnissa.Terveyskeskuksessa käytetään termiä laatutyö ja toiminta perustuu EFQM-malliin. Sosiaalivi-rastossa laatutyö tapahtuu perustyön osana. Sosiaalivirastossa on keskitetty arviointi- ja kehit-tämisyksikkö, jollaista terveyskeskuksessa ei ole. Sosiaaliviraston arvioinnin tuen tehtävänä ontuoda vaikuttavuuden arviointi osaksi johtamista, kehittämistä ja toimintakäytäntöjä.

2.2.2. Toiminnan ja palveluiden kehittäminen

Sosiaalivirasto

Sosiaalivirastossa substanssipalvelujen kehittäminen toteutetaan keskitetysti erityisissä tukiyk-siköissä. Toiminnan ja johtamisen tuen (lapsiperheiden palveluiden vastuualue ja vanhustenpalveluiden vastuualue) ja johdon tuen (aikuisten palveluiden vastuualue) tehtävänä on toimiaasiantuntijana sisältöpalvelujen suunnitteluja kehittämisprosesseissa. Toiminnan ja johtamisentuki ja johdon tuki -yksiköt hankkivat, tuottavat ja välittävät tietoa sekä arvioivat sitä johdon jahenkilöstön käyttöön. Tukiyksiköt vastaavat usein myös hankkeista ja hankehallinnosta.

Tukiyksiköiden kokonaistyöajasta noin 50 prosenttia kuluu valmisteluun ja 40 prosenttia kehit-tämiseen ja suunnitteluun. Ad hoc -valmistelutehtävien osuus on noin 10 prosenttia. Toiminnanja johtamisen sekä johdon tuki -yksikköjä johtavat johtava kehittämiskonsultti (lapsiperheidenpalveluiden vastuualue ja aikuisten palveluiden vastuualue) tai vanhustyön kehittämispäällikkö(vanhusten palveluiden vastuualue). Heidän esimiehinä ovat osastopäälliköt. Tukiyksiköt saavattoimeksiannot pääasiassa osastopäälliköltä.

Sosiaalivirastossa toiminnan ja substanssipalveluiden kehittäminen tehdään toiminnan ja johta-misen tukiyksiköissä. Lapsiperheiden vastuualueen toiminnan ja johtamisen tuki vastaa lasten-suojelun (avo-, sijais- ja jälkihuolto), kotipalvelun ja varhaisen tuen sekä perheneuvola ja perhe-oikeudellisten asioiden suunnittelusta ja kehittämisestä. Lisäksi yksikkö vastaa kuluvana val-tuustokautena lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelman koordinoinnista1. Yksikkö palvelee per-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

hekeskustoiminnan, perheneuvolan ja perheoikeudellisten asioiden ja sijaishuollon toimisto-tasoisia yksiköitä sekä kotipalvelun ja varhaisen tuen yksikköä.

Aikuisten palvelujen vastuualueen johdon tuki vastaa toimeentulotuen ja aikuissosiaalityön,päihde- ja mielenterveyskuntoutujien palvelujen, asunnottomien asumispalvelujen, vammaistenja kehitysvammaisten palvelujen, työllisyyden hoidon2 ja maahanmuuttajapalveluiden suunnitte-lusta ja kehittämisestä. Yksikkö palvelee sosiaalisen ja taloudellisen tuen, sosiaalisen kuntou-tuksen ja vammaistyön toimistotasoisia yksiköitä.

Vanhusten palvelujen toiminnan ja johtamisen tuki vastaa vanhussosiaalityöstä, lähityöstä, pal-velukeskustoiminnasta, omaishoidosta, päivätoiminnasta, lyhytaikaishoidosta, arviointi- ja kun-toutustoiminnasta, pitkäaikaisesta ympärivuorokautisesta palveluasumisesta ja vanhainkotihoi-dosta sekä monipuolisesta vanhustenkeskustoiminnasta. Vanhusten palvelut vastaavat yhdes-sä aikuisten palvelujen kanssa myös omaishoidon tuen kehittämisestä. Toiminnan ja johtamisentuki palvelee sosiaali- ja lähityön, vanhainkoti- ja palveluasumisen sekä pitkäaikaishoidon toi-mistotasoisia yksiköitä.

Yllä mainittujen tehtävien lisäksi sosiaalivirastossa valmistelutyö tehdään toiminnan ja johtami-sen sekä johdon tuki -yksiköissä. Valmistelutyö sisältää mm. lautakuntavalmistelun, pysyväisoh-jeiden valmistelun, kyselyihin ja selvityspyyntöihin vastaamisen. Lautakuntavalmistelun määräsosiaalivirastossa on noin kaksinkertainen verrattuna terveyskeskukseen. Lisäksi kaikki tukiyk-siköt vastaavat vastuualueiden vuosittaisesta talousarvioesitysten valmistelusta ja käyttösuunni-telmien laadinnasta sekä talous- ja suoriteseurannasta. Tukiyksiköt edustavat tarvittaessa vas-tuualueitaan erilaisissa työ- ja ohjausryhmissä.

1Suunnitelma on uuden lastensuojelulain mukaan laadittava valtuustokausittain2 Henkilöstökeskus koordinoi työllisyysasioiden hoitoa kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen hyväksymientavoitteiden mukaisesti

Sosiaalivirastossa on vuosittain haettavissa ns. pienhankerahaa (60.000 e). Tarkoituksena ontukea perustyössä syntyneitä uusia kehittämisideoita ja testata niiden toimivuutta. Kehittämis-palveluiden arviointi- ja kehittämisyksikkö koordinoi, ohjeistaa ja tukee pienhankkeita.(Kehittämispalvelut / Arviointi- ja kehittämisyksikkö, noin 50 % yhden vakanssin työajasta)

Työyhteisöjen kehittämistä tuetaan keskitetysti tarjoamalla mm. työyhteisöarviointeja, työyhtei-sökonsultaatioita, työyhteisökoulutusta ja olemalla mukana toteuttamassa erilaisia kehittämis-prosesseja. Kehittämispalvelut tuottavat tätä palvelua keskitetysti.

(Kehittämispalvelut / Koulutusyksikkö, 1 kokoaikainen vakanssi + nimikkokonsulttien työajasta10 %)

Toimiva KotiToimiva Koti on informaatiokeskus ja näyttely, joka esittelee esteettömän ja turvallisen asumi-sen ratkaisuja, teknologiaa, apuvälineitä ja tuotteita. Vuosittain vaihtuva näyttely rakennetaanyhteistyössä monen alan ammattilaisen kanssa ja siinä pyritään huomioimaan mahdollisimmanmonenlaisia asumisen haasteita.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

(Kehittämispalvelut, 4 vakanssia)

Lähisuhdeväkivalta-työryhmäKaupunginjohtajan toimikaudeksi 2011–2014 asettama lähisuhdeväkivaltaa ehkäisevä monihal-lintokuntainen työryhmä, jonka sihteerin tehtävät ovat kehittämispalveluissa. Työryhmässä onmukana useita kaupungin eri hallintokuntia ja sidosryhmiä. Ryhmä järjestää teemaan liittyviäkoulutuksia, tiedotusta sekä oppaita työntekijöille.(Kehittämispalvelut / arviointi- ja kehittämisyksikkö, 1 vakanssi)

LAPSEN ÄÄNILapsen ääni -kehittämisohjelma on osa valtakunnallista KASTE-ohjelmaa. Lapsen Äänen pää-tavoite on lasten, nuorten ja lapsiperheiden hyvinvoinnin ja osallisuuden edistäminen ja syrjäy-tymisen ehkäiseminen varhaisella tuella ja intensiivisillä, nuoriin kohdistuvilla työmenetelmillä japalvelujen rakenteilla sekä toiminnan vaikuttavuudella. Lapsen ääni -kehittämisohjelmassa on14 osahanketta, joissa työskentelee noin 40 työntekijää eri puolilla Etelä-Suomea.

Kehittämisohjelma saa valtionavustusta STM:n hallinnoimasta Kaste-ohjelmasta. Kuntien rahoi-tus on noin 30 % kokonaisbudjetista eli 1,5 miljoonaa euroa. Lapsen ääni -kehittämisohjelmankokonaisbudjetti on noin 5 miljoonaa euroa ja toiminta-aika on 31.10.2013 asti. Vuoden 2012liikevaihto on 3,8 miljoonaa euroa ja vuoden 2013 liikevaihto on 1,1 miljoonaa euroa. Osahank-keita on eri puolilla Etelä-Suomea 14.

Sosiaaliviraston kehittämispalveluissa toimii Lapsen ääni – kehittämisyksikkö, jonka koor-dinoimat hankkeet toimivat päivähoidon ja lapsiperheiden vastuualueilla. Lapsen ääni -kehittämisyksikkö vastaa Lapsen ääni -kehittämisohjelman hallinnoinnista koko Etelä-Suomenalueella. Kehittämisyksikkö hallinnoi myös joitakin EU-rahoitusta saavia hankkeita.

Helsingin sosiaalivirastossa toimivia osahankkeita on 9, joissa työskentelee 1 vakituinen ja 14määräaikaista työntekijää. Näistä osahankkeista päättyy viisi osahanketta 31.12.2012, joissatyöskentelee yhdeksän työntekijää. Muut osahankkeet päättyvät 31.10.2013 mennessä.

Vuonna 2012 Kehin kirjanpidossa olevien osahankkeiden budjetit ovat yhteensä 1,8 miljoonaaeuroa ja vuonna 2013 noin 400 000 euroa.

Terveyskeskus

Terveyskeskuksessa toiminnan ja palvelujen kehittämistä toteutetaan sekä keskitetysti että ha-jautetusti oman työn osana ja lisäksi erillisissä kehittämishankkeissa. Hankkeet jaotellaan seu-raavasti:1. Ulkopuolista rahoitusta saavat hankkeet (rahoittajina esimerkiksi valtio, kaupungin omat ra-

hastot, EU, SITRA, TEKES, Työsuojelurahasto, säätiöt ym.). Osa hankkeista on terveyskes-kuksen omia, osassa terveyskeskus on mukana yhtenä osapuolena.

2. Terveyskeskuksen kokonaan rahoittamat terveyskeskuksen sisäiset hankkeet kuten yhtäosastoa tai useampaa terveyskeskuksen osastoa koskevat hankkeet.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

3. Ulkopuolisen toimijan kanssa toteutettavat yhteistyöhankkeet, jonka rahoituksesta ja muustaresursoinnista vastaavat kaikki osapuolet yhdessä tai joku osapuoli.

4. Osasto- tai tulosyksikkökohtaiset pienehköt kehittämishankkeet (esimerkiksi laadun kehittä-mishankkeet).

Pienimuotoisten kehittämishankkeiden käynnistämiseen (kohta 4) riittää osastopäällikön tai tu-losyksikön johtajan lupa. Muiden hankkeiden tulee hakea käynnistämislupa toimitusjohtajalta.

Pysy-ohje P192: Kehittämishankkeisiin liittyvien lupien myöntäminen terveyskeskuksessa

Hallinto- ja palvelukeskus huolehtii viraston kehittämistehtävistä ja sen strategiayksikkö vastaaterveyskeskuksen kehittämistoiminnan koordinoinnista ja sinne on sijoitettu strategian kannaltamerkittävimmät kehittämishankkeet ja niiden työntekijät. Tällä hetkellä näitä henkilöitä ei ole.

Hajautettu kehittämistoiminta toteutetaan osastojen johtoryhmien johdolla normaalitoiminnanosana ja erillisissä osastojen kehittämishankkeissa. Osastoissa toimii kehittämisryhmiä, jotkasuunnittelevat ja toteuttavat kehittämistoimia. Lisäksi joitakin henkilöitä on kokonaan tai osittainosoitettu kehittämis- tai koulutustehtäviin (mm. strategiayksikön päihdehoidon koordinaattori jakaupunginsairaalan kehittämistehtävien ylilääkäri). Osastojen kehittämistoimintaa tukevat Hallin-toja palvelukeskuksen hallintopalveluyksikössä työskentelevät kullekin osastolle nimetyt toi-minnan suunnittelijat (aikaisemmin mainitut 6 henkilöä). He toimivat mm. asiantuntijoina ja val-mistelijoina osastojen palvelujen suunnitteluja kehittämisprosesseissa.

(Hallinto- ja palvelukeskus/ Hallintopalveluyksikkö, 6 vakanssia, joista 1 tällä hetkellä tyhjä per-hevapaan takia)

Terveyskeskuksen toimitusjohtajan suorassa alaisuudessa toimiva projektipäällikkö toimii osinkehittämistehtävissä (mm. palvelusetelit).

Valmistelutyö toteutetaan terveyskeskuksessa toimitusjohtajan määräämällä tavalla asian luon-teesta riippuen. Hän määrää asiaa valmistelevan osaston ja kyseinen osastopäällikkö nimeäävalmistelusta vastaavan henkilön. Näitä ovat useimmin hallinto- ja palveluyksikön strategiayksi-kön työntekijät sekä hallintopalveluyksikön toiminnan suunnittelijat.

Terveyskeskuksessa työyhteisön kehittäminen on osa normaalia toimintaa ja siitä vastaavatesimiehet. Tarvittaessa he hankkivat ulkopuolisia asiantuntijoita ja/tai palveluja avuk-si/konsulteiksi tai käynnistävät erillisiä hankkeita.

Keskeiset erot

Toiminnan ja palvelujen kehittämisen osalta sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen välillä on sel-viä eroja sekä organisoinnissa että resursoinnissa.

Terveyskeskus toteuttaa kehittämistoimintaa pääsääntöisesti erillisissä kehittämishankkeissa jamuun toiminnan osana. Sosiaaliviraston vastuualueilla on vastaavasti omat kehittämisestä vas-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

taavat tukiyksiköt. Sosiaaliviraston tukiyksiköt (toiminnan ja johtamisen tuki tai johdon tuki) vas-taavat keskitetysti paitsi toiminnan kehittämisestä myös valmistelusta. Lautakuntavalmistelunmäärä on sosiaalivirastossa noin kaksinkertainen verrattuna terveyskeskukseen. Lisäksi sosiaa-livirastossa on keskitetty kehittämispalvelut -toimisto, jonka toiminnot on kuvattu aiemmin.

2.3. Pääkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus socca

Johdanto

Soccan toiminnan perusta poikkeaa muista sosiaaliviraston yksiköistä: perusta on omassa lain-säädännössä, pääkaupunkiseudun toimijoiden tekemässä yhteistyösopimuksessa sekä hallin-toa määrittävässä toimintasäännössä. Suhde sosiaalivirastoon pohjaa kaupunginhallituksen hy-väksymään yhteistyösopimukseen, jossa todetaan Soccan hallinnollista ympäristöä koskevassakohdassa seuraavasti: ”Socca on hallinnollisesti osa Helsingin kaupungin sosiaalivirastoa jaHelsingin kaupunki mahdollistaa osaamiskeskukselle seudullisen toimintaympäristön. Helsinginsosiaalivirasto palkkaa osaamiskeskuksen johtajan ja toimintaan osoitettujen varojen puitteissamuun tarvittavan henkilökunnan. Helsingin kaupungin palkkaama osaamiskeskuksen henkilö-kunta on Helsingin kaupungin henkilöstöä. Osaamiskeskuksen johtajalle ja tarvittaessa muullehenkilöstölle delegoidaan toiminnan kannalta riittävä päätösvalta”.

Tässä kuvataan Soccan toimintaa kokonaisuudessaan, mutta painottaen niitä näkökohtia, jotkaliittyvät nimenomaan yhteistyöhön Helsingin sosiaaliviraston ja joissakin tapauksissa myös ter-veyskeskuksen kanssa.

Toiminnan perusta: lainsäädäntö ja pääkaupunkiseudulla tehdyt ratkaisut

Socca on osa valtakunnallista sosiaalialan osaamiskeskusverkostoa, ja sen toiminta perustuulakiin (1230/2001) ja asetukseen (1411/2001) ja se saa toimintaansa valtionavustusta. Laissaon määritelty osaamiskeskuksen tehtävät, hallinto ja henkilöstö. Asetuksessa on puolestaanmääritelty kunkin yhdeksän osaamiskeskuksen maantieteelliset alueet. Yksi yhdeksästä on Ete-lä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus ESO). ESO:n alueen kunnat ovat kuitenkin 31.5.2002sopimuksella sopineet, että Etelä-Suomessa on kolme itsenäistä yksikköä, joista yksi – sittem-min nimeltään Socca – toimii pääkaupunkiseudulla. Asetusta ei ole muutettu vastaamaan tosi-asiallista tilannetta, mutta valtionavustus kyllä maksetaan erikseen kullekin kolmelle Etelä-Suomen yksikölle.

Vuonna 2006 pääkaupunkiseudun sosiaali- ja terveysjohto päätti, että Helsingin sosiaalivirastonyhteydessä toimiva sosiaalityön käytäntötutkimukseen ja -opetukseen keskittynyt Heikki Waris -Instituutti ja Socca yhdistetään yhteisen johdon ja hallinnon alle. Tämä toteutui vuoden 2009alusta. Instituutti toimii nykyisin yhtenä tutkimus- ja kehittämisyksikkönä Soccan yhteydessä jasen toimintaa rahoittavat pääkaupunkiseudun kunnat yhdessä yliopiston kanssa. Lisäksi sosi-aalivirasto on osoittanut 6 sosiaalityöntekijän vakanssia (vakiintunut nimitys on tutkijasosiaali-työntekijä) Instituutin käyttöön. Tästä taustasta johtuen Soccan toiminta profiloituukin hyvin vah-vasti yliopistoyhteistyöhön.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Muut sosiaalialan osaamiskeskukset

Sosiaalialan osaamiskeskukset ovat jo lainsäädäntönsä pohjalta verkosto-organisaatioita ja nii-den hallintomuoto on jätetty ratkaistavaksi kunkin omalla alueella. Kaikki erilaiset hallintomuo-dot ovat osoittautuneet toimiviksi ja muutoksia ei 10 vuoden aikana ole tapahtunut muualla kuinSoccan (vuonna 2004) ja Verson (vuonna 2011) alueella.

Tällä hetkellä viisi osaamiskeskuksista on osakeyhtiöitä, kolme on organisoitunut kunnan taikuntayhtymän yhteyteen, kaksi ovat yhdistyksiä ja yhdellä isäntäorganisaationa on ammattikor-keakoulu. Kaikissa organisointimuodoissa tärkeänä on pidetty sitä että yhteys kuntiin olisi vah-va ja mikään osaamiskeskuksista ei esimerkiksi sijoitu yliopiston yhteyteen. Kaikissa osaamis-keskuksissa etsitään tällä hetkellä yhteistyötä sairaanhoitopiireissä sijaitsevien perusterveyden-huollon kehittämisyksiköiden kanssa, joiden tehtävät on lainsäädännössä määritelty hyvin sa-manlaisiksi kuin sosiaalialan osaamiskeskusten.

Palvelujen tämänhetkinen organisointi ja vastuut virastoissa

Johtamisjärjestelmä

Socca kuuluu hallinnollisesti sosiaaliviraston hallinto- ja kehittämiskeskukseen ja on siellä Kehit-tämispalveluiden yksi yksikkö. Soccalla on lisäksi johtokunta, jonka tehtävät on määritelty yh-teistyösopimuksessa. Johtokunnan tehtävänä on mm hyväksyä pitkän aikavälin strategia sekävahvistaa tutkimus- ja kehittämishankkeet sisältävän vuosittaisen toimintasuunnitelman ja hy-väksyä taloussuunnitelma ja valvoa sen toteutusta.

Lainsäädännön mukaan osaamiskeskuksessa on oltava johtaja. Soccan johtajan tehtävät javastuut on määritelty toimintasäännössä, mutta vain niissä puitteissa kun sosiaaliviraston yleisetdelegointisäännöt sallivat. Mitään poikkeuksia sosiaaliviraston henkilöstö- tai taloushallinnondelegointisääntöihin ei Soccan osalta ole tehty vaan johtajan päätösvalta vastaa 4. tasolle mää-riteltyä päätösvaltaa.

Johtokunnassa on edustettuna Helsinki, Espoo, Vantaa, Kauniainen, Helsingin yliopisto, am-mattikorkeakoulut ja järjestöt. Johtokunnan nimittää kunkin tahon esitysten pohjalta Helsinginsosiaali- ja terveysasioista vastaava apulaiskaupunginjohtaja.

Sosiaalijohtajan hyväksymässä Soccan toimintasäännössä on määritelty organisaatio, johtami-nen ja päätöksenteko, johtokunnan ja johtajan tehtävät, henkilöstö, asiantuntijaryhmät ja ohja-usryhmät, hankkeet ja eräitä muita asioita kuten esimerkiksi yliopiston ja kuntien vuosittainenneuvottelu siitä, ovatko resurssit kaikkia osapuolia hyödyttävässä käytössä.

Tuotetut asiantuntijapalvelut

Soccalla on asiantuntijatehtäviä sekä pääkaupunkiseudulla että valtakunnallisesti. Sosiaalialanosaamiskeskusjohtajat ovat edustettuina kaikissa sosiaalialan keskeisissä valtakunnallisissa


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

työryhmissä, jonne ne kokoavat alueiden näkemyksiä ja tuovat ehdotuksia keskusteltavaksioman alueen kuntiin. Soccan työntekijät ovat haluttuja kumppaneita Helsingin, Espoon, Van-taan ja Kauniaisten omiin kehittämishankkeisiin ja uudistuksiin sekä pyydettyjä alustajia koulu-tustilaisuuksiin. Valtakunnallisia asiantuntijapyyntöjä on melko paljon, samoin mahdollisuuksiaosallistua asiantuntijana kansainvälisiin konferensseihin ja välittää sieltä tietoa edelleen pää-kaupunkiseudulle.

Socca saa suoria toimeksiantoja eri ministeriöiltä ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselta (THL).Tällaisia ovat tällä hetkellä maahanmuuttajien kotouttamiseen liittyvät toimeksiannot työ- ja elin-keinoministeriöltä (3) ja peliklinikan koordinaatio- ja tutkimustehtävät THL:ltä.

Sisällöllisesti Soccan kehittämistyö on laajaa koskien lähes koko sosiaalialaa ja viime aikoinamyös laajemmin hyvinvointialaa. Socca kokoaa kehittämistyöhön pääkaupunkiseudun ammatti-laiset, asiakkaat, tutkijat, opettajat ja opiskelijat. Tällä hetkellä kehittämistyötä on menossa var-haiskasvatuksessa, lastensuojelussa, aikuissosiaalityössä, asunnottomuudesta, peliriippuvuu-desta ja savuttomuuden edistämisestä. Kehittämistyö on lähes aina koko pääkaupunkiseudunyhteistä ja Socca tarjoaakin kuntien työntekijöille mahdollisuuden oppia toisiltaan ja löytää par-haimmat toimintatavat. Hankkeiden lisäksi Socca ylläpitää ja kokoaa säännöllisesti kokoontuviasosiaalialan työntekijöiden kehittämisverkostoja. Soccan hankkeille tyypillistä on, että niissä onmukana niin kuntia kuin järjestöjä ja niissä hyödynnetään myös valtakunnallisia kumppaneitakuten terveyden- ja hyvinvoinnin laitosta, valtakunnallisia järjestöjä tai myös muita yliopistoja.Silloin kun kysymys on koko pääkaupunkiseudun yhteisestä sosiaalialan kehittämistyöstä, sitähalutaan useimmiten tehdä Soccan koordinoimana.

Soccan lakisääteisenä tehtävänä on:1) turvata sosiaalialalla tarvittavan asiantuntemuksen kehittyminen2) turvata peruspalvelujen ja erityispalvelujen kehittyminen3) turvata sosiaalialan perus-, jatko- ja täydennyskoulutuksen ja käytännön työn monipuoli-

nen yhteys4) turvata sosiaalialan tutkimus-, kokeilu-, ja kehittämistoiminta

Heikki Waris -instituutti: Praksis-toiminta ja käytäntötutkimus

Soccan yhteydessä toimiva Heikki Waris -instituutti organisoi Helsingin yliopiston sosiaalityönmaisteriopiskelijoiden käytännön opetuksen pääkaupunkiseudulla. Opetus tapahtuu ns. Prak-sis-toimipisteiden rakentumassa olevassa verkostossa, joka koostuu lastensuojelun avohuollonja aikuissosiaalityön yksiköistä Helsingissä, Vantaalla ja Espoossa. Opiskelijoita on vuosittain yli120 eri opiskeluvaiheissa ja eripituisilla jaksoilla. Käytännön opetus koostuu viidestä käytäntö-jaksosta, jotka ovat yhteensä 55 opintopistettä. Laadukas käytännön opetus edellyttää, että yli-opistolla on tiivis yhteys käytännön sosiaalityöhön ja sosiaalityöntekijöihin. Niinpä opetustasuunnitellaan ja toteutetaan ja tutkitaan yhteistyössä Praksis-toimipisteiden kanssa. Viimeiselläkäytännön opetusjaksolla opiskelija tekee käytäntötutkimuksen, jonka aihe tulee käytännön so-siaalityöstä.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Heikki Waris -instituutti tarjoaa ympäristön, jossa jako teoreettisen yliopisto-opetuksen ja käy-tännön asiakastyön välillä ylittyy. Yliopisto-opettajat vastaavat käytännön opetuksen toteuttami-sesta ja kehittämisestä yhdessä laajan sosiaalityön käytäntöverkoston kanssa. Yksi tärkeä osaon käytännön opettajien ohjaaminen ja kouluttaminen. Helsingin yliopiston sosiaalitieteiden lai-tos ja Socca järjestävät vuosittain 15 opintopisteen laajuisen Käytännön opettaja sosiaalityönkehittäjänä -koulutuksen ja ylläpitävät käytännön opettaja verkostoa.

Heikki Waris -instituuttiin sijoittuu myös kuusi Helsingin sosiaaliviraston sosiaalityöntekijän va-kanssia (tutkijasosiaalityöntekijä), joista kaksi vakanssia on suunnattu käytännön opetuksen jamuut käytäntötutkimukseen. Vakanssit täytetään aina kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Käytäntö-tutkimus tehdään yhdessä käytännön sosiaalityöntekijöiden kanssa, tutkimus palvelee välittö-mästi sosiaalityön kehittämistä ja siihen liittyy myös sosiaalityöntekijöiden opetus. Tutkimusva-kanssien yhteydessä tehdään myös tieteellisiä jatko-opintoja, kuten neljävuotista ammatillisenlisensiaatin tutkintoa ja tohtorin tutkintoa. Heikki Waris -instituutissa tehdyn työn pohjalta onvalmistunut jo useita ammatillisia lisensiaattitöitä, sekä tieteellisiä artikkeleita.

Palvelujen resurssit vakansseittain

Soccassa on 8 vakituista vakanssia: johtaja, johtava tutkijasosiaalityöntekijä, tiedottaja, erikois-tutkija, kaksi erityissuunnittelijaa ja kaksi toimistotyöntekijää. Näistä 6 rahoitetaan valtionavus-tuksella ja Helsinki rahoittaa 2 vakanssia, jotka ovat johtavan sosiaalityöntekijän ja toimistonhoi-tajan vakanssit. Lisäksi Espoo, Vantaa ja Kauniainen sekä yliopisto rahoittavat yhdessä yhdenprofessorin ja kaksi lehtoria ja Metropolia-AMK ½ lehtoria, jotka hallinnollisesti ovat omien orga-nisaatioidensa työntekijöitä, mutta työskentelevät osana Soccaa. Henkilöstörakenteeseen voi-daan vielä lukea ne 6 sosiaaliviraston sosiaalityöntekijän (tutkijasosiaalityöntekijän) vakanssia,jotka sosiaalivirasto on osoittanut Heikki Waris – instituutin käyttöön. Ilman vakanssia oleviahanketyöntekijöitä on tällä hetkellä 9, määrä vaihtelee kymmenen henkilön molemmin puolinajankohdasta riippuen. Kunnat voivat sijoittaa myös omia työntekijöitään Soccaan ja tällä hetkel-lä esimerkiksi Lapsen äänen työntekijöistä kolme työskentelee Soccassa.Palvelujen tuottamiseen varatut määrärahat

Perusavustus 628 871 euroaTutkijasosiaalityöntekijöiden budjetti 374 000 euroa (Kehittämispalvelut)tiedossa oleva ulkopuolinen hankerahoitus 1 174 000 euroa

Palvelukokonaisuuden vastuulla olevat sopimukset

Pääkaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Soccan toiminnan järjestäminen- allekirjoittajat Helsinki, Espoo, Vantaa, Kauniainen sekä Helsingin yliopiston ja Metropolia

ammattikorkeakoulun rehtorit- voimassa toistaiseksi, sopimusta voidaan muuttaa kirjallisesti kaikkien sopijaosapuolten alle-

kirjoituksin. Irtisanomisaika yksi vuosi.- sopimuksen kustannukset kuluvana vuonna Helsingille 120 000 euroa


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Lisäksi hankekohtaisia sopimuksia useita, mutta vain muutamat olemassa olevista jatkuvat vuo-den 2012 jälkeen. Merkittävin Peliklinikkaa koskeva sopimus 2012 -2015, jossa sopimuskump-paneina THL ja Helsingin sosiaalivirasto. Ei kustannuksia Helsingille.

Toiminnan käytössä olevat tilat- osoite Käenkuja 3 a B -1 ja 2 krs- neliöt 743 m2- vuokranantaja AKR Suomi Ky- vuokrasopimuksen kesto toistaiseksi- osoite (peliklinikka) Kaisaniemenkatu 2 B- neliöt 79 m2- vuokranantaja keskinäinen henkivakuutusyhtiö Suomi- vuokrasopimuksen kesto toistaiseksi

Lisäksi

Soccan nykyinen hallinnollinen sijoittuminen sosiaaliviraston Kehittämispalveluiden yhdeksi yk-siköksi ei ole tarkoituksenmukainen. Malli ei riittävästi tue koko pääkaupunkiseudun yhteistä ke-hittämistyötä tai tarjoa sellaista joustavaa toimintamallia, jota pääasiassa ulkopuolisen rahoituk-sen varassa toimiva verkosto-organisaatio vaatisi.

Yhteistyö perusterveydenhuollon yksikön kanssa:- Uudessa terveydenhuoltolaissa säädettiin kuhunkin sairaanhoitopiirin sijoittuvasta peruster-

veydenhuollon yksiköstä (35 §), jolla on samankaltaiset tehtävät kuin sosiaalialan osaamis-keskuksilla. HUS:n sijoittuva yksikkö on vasta organisoitumassa, mutta sitä tärkeämpää olisijo tässä vaiheessa huolehtia monialaisen tutkimuksen ja opetuksen syntymisestä tukemaansosiaali- ja terveydenhuollon käytännön yhteistyötä. Uuden Soccan hallinnolliset puitteet ei-vät ainakaan saisi vaikeuttaa yhteistyötä – mieluummin kannustaa siihen. Minimi ehkä olisiko yksiköiden välinen kumppanuussopimus, jossa kunnat ja molemmat yliopistolaitokset si-toutuisivat jonkinasteiseen yhteistyöhön kehittämisessä, tutkimuksessa sekä lääkärien ja so-siaalityöntekijöiden opetuksessa.

Palvelujen tuottaminen Helsingille:- Socca voi perustehtävänsä mukaisesti ottaa palveluntuottamistehtäviä vastaan kunnilta.

Monilla osaamiskeskuksilla tällaisia sopimuksen perustuvia erityistehtäviä onkin. Soccantehtäväksi sopisivat hyvin tehtävät, jotka ovat pääkaupunkiseudun kuntien yhteisiä tai tehtä-vät joissa on kysymys kuntien ja korkeakoulujen välisestä yhteistyöstä tai tehtävät jossa ha-lutaan erityisesti kannustaa siihen, että uusia toimintatapoja syntyisi sosiaali- ja terveyden-huollon kesken tai laajemmin eri ammattilaisten kesken. Helsinki tekee kehittämistyötä yhäenemmän yhdessä Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kanssa ja siihen Soccalla on jo valmiittoimintamallit ja rakenteet.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2.4. Muut tarkasteltavat palvelut

2.4.1. Tutkimusluvat

Sosiaalivirasto

Sosiaalivirastossa tutkimustoimintaa toteutetaan neljällä tavalla. Omaa tutkimusta toteutetaanoman henkilöstön toimesta tai yhteistyössä eri tahojen kanssa. Tämä tutkimustoiminta on pitkältitilasto-, arviointi- ja asiakaspalautetutkimusta. Toiseksi tutkimusta tehdään erilaisissa hankkeis-sa, esimerkiksi jonkin sektorin kehittämistutkimusta. Kolmanneksi tutkimuksia ja selvityksiä tila-taan ulkopuolisilta. Neljänneksi tutkimuskohteita ja aineistoja tarjotaan ulkopuolisille. Oman tut-kimustoiminnan ohella kehittämisen tueksi saadaan tietoa myös muualla tehdyistä tutkimuksis-ta. Sosiaaliviraston kaltaisessa asiantuntijaorganisaatiossa on tärkeää, että työntekijät seuraa-vat jatkuvasti oman alansa tutkimustietoa ja kehittävät näin osaamistaan. Eritasoisia opinnäyte-töitä tehdään sosiaaliviraston sisällä paljon.

Päätöksen tutkimusluvasta tekee sen vastuualueen johtaja, jonka alueella tutkimus suoritetaan.Jos tutkimus koskee kahta tai useampaa vastuualuetta, antavat ko. vastuualueiden johtajat taikehittämispalveluiden tutkimuslupavalmistelija lausunnon hakemuksesta, jonka jälkeen päätök-sen tutkimusluvasta tekee sosiaalijohtaja.

Päättäjä voi tarvittaessa pyytää eettisen toimikunnan lausuntoa hakemuksesta. Ennen luvan an-tamista päättäjän on varmistettava myös se, ettei tietojen antaminen johda henkilötietolain vas-taiseen rekisterinpitoon.

Asianomaisen vastuualueen johtaja ja laajemmissa, useampia vastuualueita koskevissa hank-keissa sosiaalijohtaja päättää tutkimusluvan myöntämisestä tai hakemuksen hylkäämisestä.

Jokaiselle vastuualueelle on nimetty tutkimuslupavastaava, joka valmistelee vastuualuejohtajal-le tutkimusluvat. Kehittämispalveluiden arviointi- ja kehittämisyksikössä on tutkimuslupien val-mistelun koordinointi. Myös eettisen toimikunnan asiantuntijasihteeri on kehittämispalvelut-toimistossa.

(Kehittämispalvelut / Arviointi- ja kehittämisyksikkö, noin 20 % yhden vakanssin työajasta)

Tutkimuslupia myönnettiin v. 2011 noin 200, joista päivähoidon vastuualueelle 40 %.

Tutkimuslupien määrä vuonna 2010Lupia %

Päivähoito 74 32,9

Lapsiperheet 62 27,6

Aikuiset 48 21,3

Vanhukset 30 13,3


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Hake 3 1,3

Vastuualueiden yhteiset 8 3,6

Yhteensä 225 100,0

PYSY-ohje 1.7.1. Opinnäyte- ja muu ulkopuolinen tutkimustoiminta sosiaalivirastossa

Terveyskeskus

Terveyskeskuksessa toteutetaan tutkimus- ja kehittämistoimintaa neljällä eri tavalla:terveyskeskus1. tutkii ja kehittää itse,2. hankkii tutkimuksia ja selvityksiä ulkopuolisilta tutkimuslaitoksilta, yrityksiltä ja tutkijoilta,3. tukee oman henkilökunnan tutkimus- ja kehittämisintressejä,4. tarjoaa tutkimuskohteita ja aineistoja ulkopuolisille toimijoille.

Kaikkiin terveyskeskuksessa toteutettaviin tutkimuksiin ja kehittämishankkeisiin tarvitaan toimi-tusjohtajan myöntämä lupa. Muilla viranhaltijoilla ei ole toimivaltaa luvan myöntämiseen. Toimi-tusjohtaja tekee päätöksen luvan myöntämisestä tutkimustoiminnan koordinaatioryhmän (TUT-KA:n) annettua lausunnon hakemuksesta. Lupa haetaan hakemuslomakkeella, joka on netissäja hakemus lähetetään kaupungin kirjaamoon, jossa se tallennetaan Ahjoon.

TUTKA:n kokoonpanossa (10 jäsentä + sihteeri) huomioidaan eri osastojen ja tieteenalojenedustus ja jäsenyys toteutuu oman työn osana. Ryhmään on nimetty myös kaupungin tietokes-kuksen edustaja. Puheenjohtajana on kehittämisjohtaja. TUTKA:n tehtävänä on varmistaa, ettätutkimus tai kehittämishanke täyttää tutkimuseettiset ja muut terveyskeskuksen kannalta oleelli-set kriteerit. Erityistä huomiota TUTKA kiinnittää tietosuojaan ja siihen, että potilaita informoi-daan oikealla tavalla. TUTKA pyytää terveyskeskuksen asianomaiselta osastopäälliköltä lau-sunnon hakemuksesta sen varmistamiseksi, että tutkimus tai hanke ei kuormita osastoa liikaa.TUTKA:n kokousten esityslistat valmistelee sihteeri (strategiayksikön kokopäiväinen erityis-suunnittelija, jonka työajasta n. 25 % kohdentuu tutkimus- ja kehittämistoimintaan), joka myösvalmistelee tutkimuslupapäätökset Ahjossa. TUTKA kokoontuu kerran kuukaudessa lukuun ot-tamatta heinäkuuta.

Toimitusjohtajan myönteinen tutkimuslupapäätös annettiin vuonna 2011 yhteensä 113 hake-mukselle (vuonna 2010: 108), joista kehittämishankkeita oli 3 (vuonna 2010: 5) ja loput olivattutkimushankkeita. Kielteinen päätös annettiin 12 hakemukselle (vuonna 2010: 6), jotka kaikkiolivat tutkimushankkeita.

Pysy-ohje P56: Tutkimuslupien myöntäminen terveyskeskuksessa

(Hallinto- ja palvelukeskus/ Strategiayksikkö, 0,25 % erityissuunnittelijan työpanos TUTKA:n sih-teerinä)

Keskeiset erot


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Tutkimuslupahakemuksia käsitellään sosiaalivirastossa enemmän kuin terveyskeskuksessa.Lupien myöntämisen osalta sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen käytännöt eroavat siten, ettäsosiaalivirastossa päätöksenteko on hajautettu osastopäälliköille kun taas terveyskeskuksessane on keskitetty toimitusjohtajalle ja ne kirjataan Ahjoon. Päätösesityksen valmistelun tekee so-siaaliviraston kullakin vastuualueella yksi nimetty henkilö kun taas terveyskeskuksessa monitie-teinen ryhmä.

Lääketieteellisten tutkimusten (sisältäen hoito- ja terveystieteellisen, liikuntatieteellisen ja ravit-semustieteellisen tutkimuksen) eettinen ennakkoarviointi tehdään lakisääteisesti (tutkimuslaki488/1999, muutokset 295/2004 ja 794/2010) sairaanhoitopiirien eettisissä toimikunnissa ja toi-mikunnan lausunto tulee olla liitetty terveyskeskukselle lähetettävään tutkimuslupahakemuk-seen. Sosiaalialan tutkimuksille ei yleensä edellytetä lakisääteisesti eettistä ennakkoarviointiaSosiaaliviraston eettinen toimikunta antaa tarvittaessa eettisen lausunnon tutkimuslupahake-muksesta.

2.4.2. Työnohjauksen hankinta ja ohjeistus

Sosiaalivirasto

Sosiaalivirastossa on kilpailutettu työnohjaajat. Työnohjaajalistojen (omien ja kilpailutettujen)ylläpidosta vastaa koulutusyksikkö, joka myös tarjoaa tiedotusta, ohjausta ja tukea työnohjauk-seen liittyen. Koulutusyksikkö vastaa sosiaaliviraston työnohjaukseen liittyvistä ohjeista, järjes-tää täydennyskoulutusta sosiaaliviraston omille sisäisille työnohjaajille sekä seuraa työnohjaus-palvelujen käyttöä, tarkoituksenmukaisuutta, hyödyllisyyttä ja toimivuutta.

(Kehittämispalvelut/ koulutusyksikkö, vähäinen työmäärä)

Ohje: Sosiaaliviraston työnohjauksen järjestämistä koskevat ohjeet, 2.11.2010 (ei pysy)

Terveyskeskus

Terveyskeskuksessa asiakas- ja potilastyön työnohjauksesta sovitaan aina esimiehen kanssa jase järjestetään joko ulkoisena työnohjauksena (ostopalveluna) tai sisäisenä työnohjauksena(terveyskeskuksen palveluksessa olevan henkilön toimiessa ohjaajana). Esimiesten, johtajien jatyöyhteisöjen työnohjaus järjestetään erityyppisinä valmennus- ja koulutusohjelmina tai erillisinohjaus- ja konsultointisopimuksin.

Terveyskeskuksen ulkoiset työnohjauspalvelut hankitaan hankintalain mukaisesti. Luettelo pal-veluntuottajista on terveyskeskuksen intrassa. Terveyskeskuksen sisäisenä työnohjaajana voitoimia kaksivuotisen työnohjaus- tai (psyko)terapiakoulutuksen saanut terveyskeskuksen työn-tekijä. Psykiatriassa myös kokeneempi työntekijä voi toimia ammatissaan kokemattomammantyöntekijän työnohjaajana. Sisäisenä työnohjaajana toimimisesta sovitaan aina oman esimiehenkanssa. Luettelo terveyskeskuksen sisäisistä työnohjaajista on intrassa.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Työnohjausta tarvitseva työntekijä tai -ryhmä esimiehineen valitsee listalta itselleen sopivimmanohjaajan työnohjaustarpeensa ja määrärahojensa mukaisesti. Kokoaikaisessa työsuhteessaoleva työntekijä voi osallistua työajallaan terveyskeskuksen järjestämään työnohjaukseen kor-keintaan kaksi kertaa kuukaudessa. Tällöin toinen kerta on ryhmämuotoista työnohjausta.Työnohjauksen koordinoinnista vastaa Hallinto- ja palvelukeskuksen hallintopalveluyksikössätyöskentelevä nimetty suunnittelija oman työnsä osana.

Pysy P163: Työnohjaus Helsingin terveyskeskuksessa

2.4.3. Työhyvinvointitoiminnan organisointi

Sosiaalivirasto

Koulutusyksikkö vastaa vuosittain tehtävästä sosiaaliviraston työhyvinvointikyselystä, avustaavastuualueita ja yksikköjä kyselyn toteuttamisessa ja tulosten hyödyntämisessä. Lisäksi koulu-tusyksikkö vastaa työhyvinvointiin tarkoitetun määrärahan jakamisesta henkilöstötoimikunnantekemän suunnitelman mukaisesta. Koko viraston työhyvinvointityöhön tarkoitettu määräraha on400 000 e, josta noin 200 000 e käytetään viraston keskitettyyn tyhytoimintaa. Suunnitelma kä-sitellään työsuojelutoimikunnassa ja viraston henkilöstötoimikunnassa, joiden kanssa myös ar-vioidaan edellisen vuoden toiminta. Tästä summasta maksetaan myös sosiaaliviraston omankuntosalin vuokra (n. 80 000€).Koulutusyksikkö koordinoi kaupungin keskitettyjen tyhyhankerahojen hakua sosiaalivirastossa jatekee henkilöstöpäällikön kanssa viraston henkilöstötoimikuntaan esityksen hakemusten prio-risoinnista ja hankerahojen hakemisesta.

(Kehittämispalvelut / Koulutusyksikkö, 50 % yhden vakanssin työpanoksesta )

PYSY-ohje:Työhyvinvointitoiminnan pysyväisohje

Terveyskeskus

Terveyskeskus varaa osastojensa käyttöön vuosittain työhyvinvointi-rahaa, jota käytettiin vuon-na 2011 yhteensä 310 000 euroa (vuodelle 2012 on budjetoitu 238 000 e). Kaupungin osarahoi-tuksella (henkilöstökeskus) toteutetaan vuosittain joitakin työhyvinvointihankkeita. Ergonomiaanliittyvät tavoitteet ja toimintaperiaatteet sisältyvät terveyskeskuksen työhyvinvoinnin ja työsuoje-lun toimintaohjelmaan. Sisäilmasta johtuvien ongelmien ehkäisemiseksi virastossa toimii mo-niammatillinen sisäilmatyöryhmä.

Työhyvinvointitoiminnan tavoitteiden toteutumista edistetään mm. osallistumalla erilaisiin koulu-tuksiin ja työhyvinvointikyselyn ja -hankkeiden tulosten hyödyntämisellä. Henkilöstön omia voi-mavaroja tuetaan esimerkiksi tupakoinnin vähentämisen ja lopettamisen tuella, kuntoremonteillaja erilaisilla kuntoutusryhmillä. Myös erilaisia työpaikkojen liikuntaryhmiä tuetaan ja työpaikkojenhenkilökuntakerhojen toimintaa rahoitetaan vuosittain 200 000 eurolla.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Terveyskeskuksen osastot järjestävät myös ns. työhyvinvointipäiviä, näihin rahoitus tulee yksik-köjen omista budjeteista. Lisäksi hyödynnetään kaupungin eri yksiköiden ja virastojen kaupun-gin henkilöstölle järjestettyä toimintaa osallistumalla, esim. henkilöstöliikunnan tarjoamiin liikun-tapalveluihin.

2.4.4. Tietopalvelu(myös viestintä-ryhmä käsittelee)

Sosiaalivirasto

Tietopalvelun tarjoamat palvelut ovat ammattikirjallisuuden lainaus, tiedonhaut, kaukopalvelut,lehtikierto, tietokantojen käytännön opastus. Lisäksi tietopalvelulla on sosiaaliviraston julkaisu-sarjojen koordinointi ja sarjoihin tulevien julkaisujen toimittaminen. (Kehittämispalvelut/ Arviointi-ja kehittämisyksikkö, 1 vakanssi)

Terveyskeskus

Terveyskeskuksen HPK:n hallintopalveluyksikössä toimii täysipäiväinen tietopalvelusuunnittelija,jonka työpanoksesta 70 % ohjautuu tietopalveluun ja 30 % viestintään.

(Hallinto- ja palvelukeskus / hallintopalveluyksikkö, 1 vakanssi, josta 70 % tietopalveluun)

2.4.5. Kansainvälisyysasiat (myös viestintä-ryhmä käsittelee)

Sosiaalivirasto

Sosiaaliviraston keskitettyjä kansainvälisyys asioita hoidetaan kehittämispalveluissa. Tehtävinämm. kansainväliseen toimintaan liittyvien linjausten, suunnitelmien ja ohjeistusten valmistelu,kansainvälisiin kontakteihin liittyvä yhteydenpito ja ohjelmavalmistelu sekä kv-toiminnan kehit-täminen. Vastuualueilla on nimetyt kansainvälisen toiminnan vierailuyksiköt.

(Kehittämispalvelut, 1 vakanssi)

Terveyskeskus

Terveyskeskuksen kansainvälisyysasioita hoitaa oman toimen ohella terveyskeskuksen verkko-tiedottaja tukenaan viestintäpäällikkö.



20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Henkilöstöhallinnon valmisteluryhmä tuottaa keskitetysti henkilöstölistaukset, jotka liitteenä (eisähköisenä).Sanallinen kuvaus vakansseista tehtävineen on alla.

Sosiaalivirasto

Lapsiperheiden vastuualue – Toiminnan ja johtamisen tuki

Sosiaaliviraston lapsiperheiden palvelujen vastuualueen toiminnan ja johtamisen tukiyksikönesimiehenä toimii johtava kehittämiskonsultti. Hänen lisäkseen yksikössä työskentelee kuusikehittämiskonsulttia, yksi erityissuunnittelija ja yksi koordinaattori (ulkopuolinen rahoitus) ja yksimääräaikainen kehittämiskonsultti.

Johtavan kehittämiskonsultin tehtävänä ovat yksikön esimiestehtävät, lapsiperheiden palvelujenvastuualueen talous- ja toimintasuunnittelun koordinointi, valmistelu ja valmistelun koordinointisekä lastensuojelun asiakassovelluksen omistajuuteen liittyvä tiedonhuolto, ohjeistus ja kehit-täminen sekä osallistuminen viraston yhteisiin kehittämishankkeisiin.

Yhden kehittämiskonsultin tehtäviin kuuluu lapsiperheiden vastuualueella monikulttuuristentyömenetelmien ja osaamisen kehittäminen. Lisäksi hänen tehtäviinsä sisältyy virasto- ja kau-punkitasoisen maahanmuuttajatyön kehittäminen ja vapaan liikkuvuuden mukanaan tuomienilmiöiden seuraaminen.

Yhden kehittämiskonsultin tehtävänä on henkilöstön työhyvinvointiin liittyvät tehtävät ja työhy-vinvoinnin kehittäminen, osaamisen kehittäminen sekä vastuualueen tutkimuslupien valmisteluja koordinointi.

Yhden kehittämiskonsultin asiantuntemusalueeseen kuuluu lapsiperheiden varhaisen tuen jakotipalvelun suunnittelu ja kehittäminen sekä viraston kärkihankkeen suunnittelu ja koordinointi.

Yhdellä kehittämiskonsultilla on vastuualueen tila- ja yhdyskuntasuunnitteluun liittyvien tehtävi-en valmistelu ja koordinointi sekä lastensuojeluprosessien kehittäminen ja tuki.

Yhden kehittämiskonsultin tehtäviin kuuluu koko vastuualueen eri toimintojen tietojen kokoami-nen, analysointi ja raportointi vastuualueen johdolle mm. vuosisuunnitteluun liittyen, ulkopuolisil-le tahoille sekä valtakunnallisiin julkaisuihin.

Erityissuunnittelijan tehtäviin kuuluu lastensuojelun organisointiuudistusten valmistelutuki, vas-tuualueen Helminen-sivustojen kehittäminen, käyttäjäläheisten palvelujen edistäminen asiakas-palautekokonaisuuden koordinoinnilla ja kehittämisellä sekä tiedotusasioiden koordinointi.

Määräaikaisessa palvelussuhteessa oleva kehittämiskonsultti työskentelee kokopäiväisesti las-tensuojelun muutoshankkeessa.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Kaikille yksikössä työskenteleville kuuluvat hallinnollisten toimistotöiden lisäksi asiantuntemus-alueensa mukaiset valmistelu- (lausunnot, kirjeet ym.) ja ohjeistustehtävät.

Aikuisten palvelut – Johdon tuki

Sosiaaliviraston aikuisten palvelujen vastuualueen johdon tukiyksikön esimiehenä toimii johtavakehittämiskonsultti. Hänen lisäkseen yksikössä työskentelee 11 kehittämiskonsulttia, yksi suun-nittelusihteeri ja koko Helsingin kaupungin vammaisasiamies.

Johtavan kehittämiskonsultin tehtävänä on tukiyksikön työn johtamisen lisäksi toiminnan ja ta-louden suunnittelu-, seuranta ja arviointi, valmistelu ja valmistelun koordinointi, asiantuntijatukija konsultointitehtävät, johtoryhmä- ja vastuualuetason strategiatyöskentely, tilastoinnin kehittä-minen sekä osallistuminen viraston yhteisiin kehittämishankkeisiin, esimerkkinä palveluseteli jahenkilökohtainen budjetti.

Yhden kehittämiskonsultin vastuulla ovat toimeentulotuen sähköisen asioinnin hanke, sosiaali-sen ja taloudellisen tuen strategiatyö ja muu vuosisuunnitteluun liittyvä työ, sosiaalisen ja talou-dellisen tuen organisaationuudistusten raportointi, ohjeistuksen teko ja seuranta sekä Aikalisä-toiminnan koordinointi koko kaupungin tasolla.

Yhden kehittämiskonsultin tehtävinä ovat sosiaalisen ja taloudellisen tuen yksiköiden neuvonta-ja päivystyspalvelujen ja etuuskäsittelytyön kehittäminen, lapsiperheiden asunnottomuuteen liit-tyvät tehtävät, nuorten asiakkaiden sosiaalityö, maahanmuuttajapalvelut (mm. maahanmuuttaji-en kotoutumistyö ja turvapaikanhakijoiden vastaanotto) ja ihmiskaupan uhrien auttamiseen liit-tyvän toiminnan tukeminen.

Yhdelle kehittämiskonsultille kuuluvat toimeentulotukeen liittyvien prosessien kehittäminen sekäsosiaalisen ja taloudellisen tuen päällikön päivittäisjohtamisen ja johtoryhmän työskentelyn tu-keminen ja Kuusikko-vertailut.

Yhden kehittämiskonsultin työpanosta käytetään aikuissosiaalityön (sisällöllinen ja menetelmäl-linen) kehittämiseen ja prosessia tukevan dokumentoinnin suunnitteluun. Kehittämiskonsulttivastaa myös työllisyyden hoidon prosessin tukemisesta, tilastoseurannasta ja tiedontuotannos-ta. Lisäksi hänelle kuuluu aikuisten palvelujen vastuualueen tutkimuslupien koordinointi.

Yhdelle kehittämiskonsultille kuuluvat aikuisten päihdepalvelujen ja asunnottomien palveluidensekä alle 65-vuotiaiden ja mielenterveyskuntoutujien palveluasumisen prosessien kehittäminen,tukeminen ja seuranta sekä rakennemuutoksen suunnittelu ja tuki. Lisäksi kehittämiskonsultillekuuluu sosiaalisen kuntoutuksen talouden ja toiminnan seuranta, tuottavuusmatriisit, vuosi-suunnittelu, tilastoinnin kehittäminen sekä päihdehuollon ostopalveluiden seuranta. Lisäksi teh-täviin kuuluu uusien hankintatapojen kehittäminen (innovatiivisten hankintojen hanke, päihde-huolto) ja Kuusikko-vertailut.

Yhden kehittämiskonsultin tehtäviin kuuluu sosiaalisen kuntoutuksen päällikön päivittäisjohtami-sen ja johtoryhmän työskentelyn tukeminen, sosiaalisen kuntoutuksen strategiatyö, tulospalk-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

kiojärjestelmä, kärkihankkeen raportointi, asiakastyytyväisyyskysely ja uusien palautejärjestel-mien kehittäminen ja toimiston sisäinen viestintä.

Yksi kehittämiskonsultti työskentelee kaikkia sektoreita koskevien asioiden parissa (esimerkiksitila- ja kaavoitusasiat, vapaaehtoistyö) sekä toimii vastuualueen asianohjaajana ja Ahjo-ohjaajana.

Yhden kehittämiskonsultin tehtäviin kuuluu aikuisten palvelujen vastuualueen kärkihankkeisiinkuuluvan ASU-hankkeen (Kehitysvammaisten henkilöiden yksilöllisen asumisen kehittämishan-ke, joka sisältää mm. laitosrakenteen purkamisen ja uusien palvelumuotojen kehittämisen)suunnittelu, koordinointi sekä hankkeen eri osioiden toteutumisen edistäminen.

Yhden kehittämiskonsultin tehtävänä on kuljetuspalvelukokonaisuuden koordinointi asiakastyös-tä kuljetusten järjestämiseen. Tehtävä sisältää kuljetuspalvelujen maksujärjestelmän uudistami-sen ja liikennöinnin uudelleen organisoinnin yhdessä Palmian kanssa, ryhmämatkojen organi-soimisen uudistamisen sekä asiakastyytyväisyyden seurannan ja raportoinnin. Lisäksi tehtäviinkuuluu uusien hankintatapojen kehittäminen (innovatiivisten hankintojen hanke, vammaispalve-lut).

Yhden kehittämiskonsultin tehtäviin kuuluvat vammaistyön uusien palvelujen ja tukitoimien ke-hittäminen ja käynnistäminen ja käytön ohjeistus, vammaispalvelujen arvioinnit, sisäiseen tie-donvälitykseen liittyvät suunnittelu-, tuotanto- ja kehittämistehtävät sekä muut vammaistyön joh-tamista tukevat, erikseen määrätyt tehtävät.

Yhden kehittämiskonsultin tehtävinä ovat vammaispalvelujen strategiatyö sekä palveluverkonkehittäminen, vammaisten ja kehitysvammaisten sosiaalityön prosessin tukeminen, erityishuol-lon johtoryhmätyö sekä vammaisten ja kehitysvammaisten työn ja päivätoiminnan sekä omais-hoidon tuen prosessien tukeminen ja kehittäminen.

Vammaisasiamiehen tehtävänä on vammaisten yhdenvertaisuuden, tasa-arvon ja perusoikeuk-sien toteutumisen edistäminen koko Helsingin kaupungissa. Vammaisasiamies toimii myösvammaisneuvoston sihteerinä.

Sosiaalisen kuntoutuksen tukena toimivan erityissuunnittelija tehtäviin kuuluu korvaushoidonprosessin tukeminen ja kehittäminen, potilasturvallisuus, katkaisuhoidon integrointi, terveyden-huollon toiminnan kehittäminen sekä alkoholipotilaan hoitokokonaisuuteen liittyvä erityisasian-tuntijuus. Vakanssi on ehkäisevän päihdetyön vakanssi.

Vanhusten palvelut – Toiminnan ja johtamisen tuki

Sosiaaliviraston vanhusten palvelujen vastuualueen toiminnan ja johtamisen tukiyksikön esi-miehenä toimii vanhustyön kehittämispäällikkö. Hänen lisäkseen yksikössä työskentelee 5 kehit-tämiskonsulttia, 3 hoitotyön asiantuntijaa, 2 suunnittelijaa ja 1 vanhussosiaalityön asiantuntija.Johtavan kehittämiskonsultin toimi on täyttämättä.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Vanhusten palveluissa on ollut vuodesta 2005 lähtien menossa rakennemuutos pitkäaikaisestalaitoshoidosta avopalvelujen suuntaan. Tämä vaikuttaa koko ajan toiminnan ja johtamisen tuentehtäviin.

Vanhustyön kehittämispäällikkö toimii yksikön esimiehenä ja hänen tehtävänään on toiminnanja talouden suunnittelu-, seuranta ja arviointi, valmistelu ja valmistelun koordinointi, asiantuntija-tuki ja konsultointitehtävät, johtoryhmä- ja strategiatyöskentely sekä osallistuminen viraston yh-teisiin kehittämishankkeisiin. Hän vastaa vastuualueen työhyvinvointihankkeista, henkilöstö-suunnittelusta, tiedotuksesta, vanhusten palvelujen omien selvitysten ja tutkimusten toteuttami-sesta yhteistyössä, tutkimusyhteistyöstä yliopistojen kanssa, osallistuu hoitotyön kehittämiseenomana erityisalueena vanhusten ravitsemus ja toimii tarvittaessa vastuualueiden päälliköidensijaisena.

Yksi kehittämiskonsultti on kehittämisvastuussa ympärivuorokautisesta hoidosta (palveluasumi-nen ja vanhainkotihoito) ja sen kehittämisestä sisältäen mm. toiminnan ja laadun seurannan,asiakasmaksut, toimintaan liittyvän ohjeistuksen, mitoituksen ja paikkamäärien seurannan, kou-lutusten suunnittelun sekä RAI-sopimusasiat THL:n kanssa ja toimimisen vanhainkoti- ja palve-luasumisen toimiston nimikkokehittämiskonsulttina.

Yksi kehittämiskonsultti on kehittämisvastuussa palvelukeskustoiminnasta, monikulttuurisestavanhustyöstä, ikäihmisten hyvinvointia edistävästä verkostosta, Vuorovaikutteinen videoneuvot-telupalvelu ikääntyneille -hankkeesta (kilpailutus meneillään) ja tietoturva-asioista. Hän toimiivastuuhenkilönä yhdessä SLIC II EU–hankkeessa sekä projektipäällikkönä kaupungin innovaa-tiorahaston Seniorit ja syrjäytyneet atk-aikaan hankkeessa.

Yksi kehittämiskonsultti on kehittämisvastuussa sosiaalityön ja lähityön asioista, sosiaalilain-säädäntöön liittyvistä asioista, SAS-asioista, gerontologisesta sosiaalityöstä, iäkkäiden päihde-työstä ja ATJ:sta vanhuspalvelujen näkökulmasta sekä toimii sosiaali- ja lähityön toimiston ni-mikkokehittämiskonsulttina.

Yksi kehittämiskonsultti on kehittämisvastuussa päivätoiminnasta, hoitotyön kehittämisestä jakoulutuksen suunnittelu, terveydenhuollon lainsäädännön vaatimusten seuraamisesta, asiakas-turvallisuudesta, uramallien ja osaamiskartoitusten kehittämisestä sekä TerveysEfficasta van-huspalvelujen näkökulmasta.

Yksi kehittämiskonsultti on kehittämisvastuussa omaishoidosta, hyvinvointia tukevista kotikäyn-neistä, lakisääteisestä palvelutarpeen arvioinnista, sosiaali- ja lähityön laatuseurannasta, palve-luseteleistä, Kuusikko-yhteistyöstä ja vapaaehtoistoiminnasta.

Yksi suunnittelija (vakanssi siirtyi pitkäaikaishoidon siirron yhteydessä) on kehittämisvastuussalyhytaikaishoidosta, saattohoidosta, gerontologisesta hoitotyöstä, vanhusten palvelujen vastuu-alueen tutkimusluvista sekä toimii Kelan yhdyshenkilönä ja pitkäaikaishoidon toimiston nimikko-kehittämiskonsulttina.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Yksi suunnittelija on kehittämisvastuussa tilahankkeista, toimii kaavoituksen ja aluesuunnittelunyhdyshenkilönä, seuraa kaupunkisuunnittelua (vanhusten asuintalot ja senioriasuminen) sekäseuraa ja toimii erilaisissa teknologiahankkeissa.

Yksi sosiaalityön asiantuntija (työntekijä vanhempainvapaalla) on kehittämisvastuussa sosiaali-työn menetelmien kehittämisestä yhdessä erityissosiaalityöntekijöiden ja johtavien sosiaalityön-tekijöiden kanssa, (= gero -hankkeen tulosten käyttöönotto), sosiaalityön toiminnan seuraami-sesta (tilastot, toimintasisällöt, muutokset), sosiaalityön kirjaamisen kehittämisestä, sosiaalityönsisällön ja menetelmien kehittämisestä.

Yksi hoitotyön asiantuntija on kehittämisvastuussa kirjaamisen kehittämisestä ja koulutuksestakaikissa vanhusten palvelujen toimipisteissä (kouluttaa henkilökuntaa yksiköissä) sekä toimiivanhusten palvelujen oppilaitosten yhdyshenkilönä.

Yksi hoitotyön asiantuntija on kehittämisvastuussa RAI-instrumentin käytön koulutuksesta jakoulutusten koordinoinnista (kouluttaa henkilökuntaa yksiköissä), RAI-tulosten käsittelystä van-husten palvelujen eri organisaatiotasoilla sekä toimii RAIsoftLTC ja RAIsoftHC -pääkäyttäjänä.Asiantuntija toimii tiiviissä yhteistyössä hoitotyön kirjaamisen asiantuntijan kanssa.

Yksi hoitotyön asiantuntija on kehittämisvastuussa hygienia-asioista (vakanssi sovittiin perustet-tavaksi pitkäaikaishoidon siirron yhteydessä), niihin liittyvästä koulutuksesta (kouluttaa henkilö-kuntaa yksiköissä) ja ohjeistuksesta, tekee yhteistyötä muiden asiantuntijoiden kanssa terveys-keskuksessa ja HUS:ssa, ja huolehtii lääkintälaitteisiin liittyvistä asioista.

Johtava kehittämiskonsultti (avoin)

Kehittämispalvelut – toimisto

Sosiaaliviraston kehittämispalvelut – toimiston esimiehenä toimii kehittämispäällikkö, jonka teh-tävänä ovat johtaminen ja kehittäminen.

Arviointi- ja kehittämisyksikkö

Sosiaaliviraston kehittämispalveluiden arviointi- ja kehittämisyksikön esimiehenä toimii johtavakehittämiskonsultti, jonka tehtävänä ovat yksikön esimiestehtävät, arviointi- ja kehittäminen, vi-raston pienhanketyön koordinointi sekä innovaatiopalkintokilpailun toteuttaminen.

Arviointipäällikön tehtävänä ovat arviointi ja kehittäminen.

Yksikössä työskentelee kolme kehittämiskonsulttia, joista kaksi tekee arviointia ja kehittämistä.Yhden kehittämiskonsultin tehtäviin kuuluvat edellä mainittujen töiden lisäksi myös sosiaaliviras-ton tutkimusluvat ja eettisen toimikunnan sihteerin työt. Kolmannen kehittämiskonsultin tehtävä-nä ovat terveyden edistäminen ja hän toimii myös lähisuhdeväkivaltatyöryhmän sihteerinä.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Erikoistutkijalle kuuluvat sosiaaliviraston asiakaspalautteet, asiakastyytyväisyyskyselyt ja asia-kastilinpäätökset.

Kaksi projektitutkijaa tekee pääsääntöisesti vain Kuusikko-työtä; tiedonkeruuta, raportointia, työ-ryhmien sihteerityötä ja Kuusikko-työn kehittämistä.

Informaatikolle kuuluvat tietopalvelun työt; aineiston lainaus, tiedonhaut, lehdet, kirjat ja tieto-kannat.

Hallintosihteeri toimii sekä kehittämispäällikön että Arviointi- ja kehittämisyksikön sihteerinä.

Erityissuunnittelijan tehtävänkuva on tällä hetkellä määrittelemättä .

Koulutusyksikkö

Sosiaaliviraston kehittämispalveluiden koulutusyksikön esimiehenä toimii johtava kehittämis-konsultti, jonka tehtävänä ovat yksikön esimiestehtävät sekä täydennyskoulutusten suunnitteluja toteuttaminen.

Yksikössä työskentelee viisi kehittämiskonsulttia, joista neljälle kehittämiskonsultille kuuluvatviraston täydennyskoulutuksen suunnittelu ja toteuttaminen sekä työyhteisöjen kehittämistyö, jayksi kehittämiskonsultti tekee pelkästään työyhteisöjen ja työn kehittämistöitä.

Yhden erityissuunnittelijan tehtävinä ovat viraston työhyvinvointitoiminnasta vastaaminen, senkehittäminen, tyhymittaukset sekä raportointi.

Koulutuskoordinaattori toimii Helmisen pääkäyttäjänä ja sivustojen kehittäjänä sekä kehittämis-konsulttien tukena ja koulutusyksikön asiakaspalvelutehtävissä.

Toimistonhoitajalle kuuluvat yksikön toimistotehtävät.

Koulutussihteeri huolehtii koulutuskalenterin ylläpidosta, ilmoittautumisjärjestelmästä, koulu-tusyksikön asiakaspalvelutehtävistä sekä tiedotteista.

Koulutustilojen kahdelle toimistosihteerille (osa-aikaiset 50 %) kuuluvat koulutustiloista huoleh-timinen ja koulutuksiin osallistuvien palvelut.

Toimiva koti

Sosiaaliviraston kehittämispalveluiden Toimivan kodin esimiehenä toimii toiminnanjohtaja, jonkatehtävänä ovat yksikön esimiestehtävät sekä näyttelyiden koordinointi ja markkinointi sekä yri-tysyhteistyö.

Toimivassa kodissa toimii kolme toiminnanohjaajaa joiden töihin kuuluvat näyttelyiden suunnit-telu ja toteuttaminen sekä asiakaspalvelutehtävät.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Lisäksi kehittämispalveluissa työskentelee erityisasiantuntija, jonka tehtävinä on viraston kan-sainvälisten asioiden koordinointi.

Lapsen ääni-projektiEi vakinaista toimintaa, loppuu 31.10.2013

Terveyskeskus

Terveyskeskuksen koulutus- ja kehittämisvakanssit (yht. 8,5 vakanssia):

Koulutussihteeri (HPK/Halpy), 100 %, keskitetyn koulutuksen suunnittelu, toteutus ja koulutta-minen. Lisäksi terveyskeskuksen virkamatkayhteyshenkilön tehtävät.

Potilasasiamies/koulutussuunnittelija (HPK/Halpy), 25 %, keskitetyn koulutuksen suunnittelu javerkkokoulutuksen kehittäminen

Laatupäällikkö (HPK/Strat), 100 %, laadunhallinnan organisointi, ohjaus ja tuki, toiminnan laa-dun ja asiakastyytyväisyyden arviointitehtävät ja niihin liittyvä raportointi, johdon katselmuksenvalmistelu ja raportointi, keskitetty laatukoulutus ja potilasturvallisuustyön koordinointi.

Erityissuunnittelija (HPK/Strat), 25 % tutkimustoiminnan koordinaatioryhmän sihteeri ja tutki-mukseen ja kehittämiseen liittyvien pysyväisohjeiden valmistelu

Toiminnan suunnittelijat (HPK/Halpy), 6 henkilöä (1 perhevapaalla, ei vielä sijaista), 100 %. Jo-kaista osastoa kohden on yksi toiminnan suunnittelija, jolla on oma nimikko-osastonsa. Toimin-nan suunnittelijan tehtäviin kuuluu:- toiminnan vuosisuunnittelu, seuranta, tietohuolto, arviointi ja kehittäminen ko. osastossa yh-

dessä taloussuunnittelijan kanssa- osaston johtoryhmätyöskentelyyn osallistuminen- laadunhallintaan liittyvät asiat- osaston, terveyskeskuksen ja yhteistyökumppaneiden kanssa toteutettavat hankkeet ja pro-

jektit- omaan erityisosaamiseen kuuluvat tehtävä- hallinto- ja palvelukeskuksen suunnittelijan tehtäviin kuuluvat myös viraston ympäristöyh-

teyshenkilön tehtävät- kotihoidon suunnittelijan tehtäviin kuuluvat myös kotihoitoon liittyvien Kuusikko-tietojen toi-

mittaminen- psykiatrian suunnittelijan tehtäviin kuuluvat myös työnohjaustoiminnan suunnittelu-, kilpailu-

tus-, sopimus ja yhteydenpitoasioista vastaaminen sekä järjestöjen avustushakemustenvalmistelu terveyslautakunnan päätöstä varten.



20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Taloushallinnon valmisteluryhmä tuottaa taloustiedot.

Terken hallinto- ja palvelukeskuksen koulutus-, kehittämis- ja toiminnan suunnittelun 8,5 va-kanssin budjetissa 2012 olevat kulut ilman poistoja ovat 615 000 euroa, joista henkilöstömenoja481 000 euroa. Kustannukset kohdennetaan yleiskustannuslisässä terveyskeskuksen osastoilletulosbudjetin raamien suhteessa.

Sosiaaliviraston toiminnan ja johtamisen sekä johdon tuen yksikköjen budjetit ovat seuraavat:Lapsiperheiden vastuualueen toiminnan ja johtamisen tuen henkilöstömenot ovat 468 658 (kokobudjetti 538 958) euroa, aikuisten palvelujen johdon tuen henkilöstömenot ovat 840 900 euroa(koko budjetti 944 080) ja vanhusten palvelujen toiminnan ja johtamisen tuen henkilöstömenotovat 920 481 euroa (koko budjetti 1 117 857 euroa). Aikuisten palvelujen luvut sisältävät vam-maisasiamiehen ja suunnittelusihteerin henkilöstömenot ja vanhusten palvelujen vastuualueenhenkilöstömenot sisältävät neljän toimistosihteerin henkilöstömenot.

Sosiaaliviraston kehittämispalveluiden budjetti on 2 610 000e, joka sisältää henkilöstömenot,vuokrat, palvelut ja aineet ja tarvikkeet. Lisäksi hallinto- ja kehittämiskeskuksen keskitetyissämäärärahoissa on budjetoitu koko viraston henkilöstön täydennyskoulutukseen 700 000 e, työ-hyvinvointiin 400 000 e, kansainväliseen toimintaan 60 000 e, pienhankkeisiin 60 000 e ja lä-hisuhdeväkivalta –työryhmän toimintarahaa 160 000 e (kaupunkitason työryhmä), yhteensä1 380 000 e.


Sosiaalivirasto

Sosiaaliviraston sopimukset on kuvattu erikseen.

Terveyskeskus

Terveyskeskuksen sopimukset on kuvattu erikseen.

6. Ko. toiminnan käytössä olevat tilatTilahallinnon valmisteluryhmä on tuottanut tilatiedot. Ne on kuvattu erikseen.


Sosiaalivirasto

Keskitetyssä koulutustoiminnassa vahvoja kehittäjiä ja pedagogeja osaamisen kehittä-misen turvaamiseksi


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Sosiaalivirastossa kehittämis- ja koulutustoimintaan on panostettu paljon sekä laadullisesti ettämäärällisesti. Keskitetyn koulutusyksikön tehtävänä on toimia koko viraston osaamisen kehittä-misen asiantuntijana ja osastojen kumppanina työn ja osaamisen kehittämiseen liittyvissä asi-oissa. Jotta riittävä ja laadukas osaamisen kehittäminen on keskitetysti mahdollista turvata, onjokaisella nimikkokonsultilla kaksoisosaaminen; oman nimikkoalueensa substanssiosaamisenlisäksi myös kehittäjäosaaminen. Keskitetty koulutustoiminta tuottaa synenergiaa, jolloin koulu-tuksia pystytään tarjoamaan tarpeen mukaan kaikille työntekijöille vastuualueista riippumatta.Sosiaalivirastossa on tarjolla paljon pitkiä koulutusohjelmia, mm. vuorovaikutukseen, kriiseihin,asiakkaan kohtaamiseen ja johtamiseen liittyen. Keskitetystä yksiköstä käsin on mahdollista to-teuttaa koko viraston näkökulmasta suunnitelmallista täydennyskoulutusta.

Kansallisesti arvokasta arviointiosaamista

Sosiaalipalvelujen vaikuttavuuden arviointi on edelleen haasteellista niin Suomessa kuin kan-sainvälisestikin. Sosiaaliviraston arvioinnin kehittämistyö, sekä tieteellinen että käytännön arvi-ointiosaaminen on erittäin korkealla tasolla ja on saanut arvostusta yliopistotahoilta ja muistakunnista. Sosiaalipalvelujen arvioinnissa päämääränä on tuottaa näyttöön perustuvaa tietoatoimintaprosesseista ja asiakkaiden hyvinvoinnin muutoksista, jotta vaikuttavuutta voidaan tode-ta. Tämä on myös yksi EFQM itsearvioinnin tuloksellisuuden perusta. Asiakasvaikutusten mit-taamiseen tarvitaan tehokkaita välineitä ja menetelmiä, jotka eivät kehity itsestään ja asiakaspa-laute ei ole riittävä keino todeta toiminnan tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta. Standardoitujen mit-tarien käyttö sosiaalipalvelujen arvioinnissa on toistaiseksi ollut erittäin vähäistä. Arviointi- ja ke-hittämisyksikön arviointityössä on kyetty aloittamaan ja pilotoimaan standardimittareiden käyttöosana sosiaalipalvelujen vaikuttavuuden arviointia.

Asiakastieto osaksi toiminnan johtamista ja kehittämistä

Asiakaspalautejärjestelmään on panostettu useita vuosia siten, että on pyritty tuomaan systee-minen ja tutkimuksellinen lähestymistapa järjestelmän eri osioihin. Palautejärjestelmän kehittä-misen ytimenä on tuottaa tutkimuksellisesti laadukasta kokemustietoa. Asiakastiedon ja koke-musten tarkoituksena on toisaalta kertoa mitä mieltä asiakkaat ovat saamistaan palveluista,mutta yhtä tärkeä osa on miten kerätty kokemustieto on muuttanut toimintakäytäntöjä. Jälkim-mäisessä osiossa on hyvin paljon haasteita.

Osaaminen uuden organisaation käyttöön

Arviointi- ja kehittämisyksikön arviointi- ja tutkimuksellinen osaaminen on tällä hetkellä erittäinkorkealla tasolla ja sitä ei pitäisi ”hukata” virastojen yhdistämisessä. Arviointityön haasteenaovat tällä hetkellä vastuualueiden ja arviointi- ja kehittämisyksikön jossain määrin erilliset tehtä-vät. Näiden osaamisalueiden ylläpito ja jossain määrin keskittäminen uudessa organisaatiossatoisi hyötyjä sekä terveys- että sosiaalipalveluille. Yksikössä on myös erittäin hyvää projek-tiosaamista, joka tarkoittaa sitä, että osataan ohjata projektien suunnittelua, toteutusta, talouden


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

hallintaa, arviointia ja raportointia. Arviointi- ja kehittämisyksikkö on esim kouluttanut joitakinterveysviraston hankkeita (kuntalaisen käyttöliittymä) arviointiin.

Socca, katso s.24

Terveyskeskus

Projektien/hankkeiden hallinnan (varsinkin talousasioiden) jäntevöittäminen

Terkessä ongelma: Projektipäälliköillä ja hankevastaavilla ei aina ole tarvittavaa osaamista talo-uspuolen asioista ja/tai tietoa niihin liittyvistä ohjeista, määrärahojen käytöstä, raportoinnista,hankinta-asioista jne.

Ehdotus: Uudessa organisaatiossa voisi olla projekteihin ja hankkeisiin osoitettu koordinaatto-ri/koordinaattoreita, jonka/joiden työnä olisi kaikkien projektien ja hankkeiden kokonaisbudjettienvalvominen/hoitaminen. he olisivat vastuussa rahojen käytön suunnittelusta, seurannasta, mak-satuksista ja raportoinnista ja hoitaisivat lisäksi hankintojen ja sopimusten valmiste-lun/tekemisen. Voisivat mahdollisesti tukea myös hankkeiden/projektien muussa työssä, esim.tilaisuuksien järjestelyt tms.

Ulkomaan virkamatkustuksen selkeämpi koordinointi ja vastuutus

Terkessä ongelma: matkoille lähtijät eivät tunne virkamatkojen suunnittelu-, toteutus- ja seuran-takäytänteitä, joten tapahtuu paljon virheitä, joiden korjailuun kuluu paljon resursseja

Ehdotus: Ulkomaan virkamatkojen järjestelyjen toteuttamisen, M2-suunnitelmien tarkastukset javirkamatkalaskujen tarkastamisen ja hyväksymisen voisi keskittää johonkin yksikköön, jossa oli-si hyvä tietämys virkamatkustuksesta, sen säännöistä ja ohjeista. Näin olisi kaikille yhtenäisetkäytännöt ja säännöt. Vuosisuunnitelmat ja niiden toteutuksen seuranta sekä kaupungin virka-matkaohjausryhmän jäsen olisi myös tässä yksikössä. Ohjausryhmän jäsen voisi olla sellainenhenkilö joka tietää käytännössäkin miten virkamatkajärjestelyitä hoidetaan. Tällä hetkellä kau-pungin virkamatkaohjausryhmässä sosv:stä työmarkkinalakimies ja terkestä koulutussihteeri.

Verkkokoulutuksen kehittämisen tukeminen

Tilanne sosv:ssä ja terkessä: Verkkokoulutusta ei sosv:ssä ei tällä hetkellä ole. Terkessä onkäytössä Fronter-alusta, jossa on jonkin verran verkkokoulutuksia. Käytössä vain 20 % suunnit-telijan työpanosta kurssien päivittämiseen, uusien kurssien tekemiseen ei ole tällä hetkellä ai-kaa. Olisi pohdittava haluttaisiinko verkko-oppimista hyödyntää laajemmin ja monipuolisemminpaitsi tietojärjestelmien osalta niin myös muun toiminnan (mm. hoito ja hoiva) tukena esim. klii-nisinä kursseina. Esimerkiksi tulevaisuudessa on lain mukaan tarkistettava työntekijöiltä ennenkäyttöoikeuksien myöntämistä, että hän osaa potilastietojärjestelmän vaatimat asiat. Mahdolli-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

sesti verkkokurssina voisi järjestää myös tällaisen kurssin. Laajentaminen edellyttäisi uusia re-sursseja.

Osastopäällikön ympärillä olevaa tiimiä kannatetaan jatkossakin

Saadun kokemuksen mukaan kunkin osastopäällikön ympärille koottu ”johtamisen tiimi” on hyväja selkeä kokonaisuus, joka koostuu hallintosihteeristä, henkilöstösuunnittelijasta, taloussuunnit-telijasta ja toiminnan suunnittelijasta. Tiimin jäsenet työskentelevät hallinto- ja palvelukeskuk-sessa (ei nimikko-osastonsa johdon alaisena), jolloin rooli johdon tukena nimenomaan ”konser-nitasolla” pysyy selkeänä. Näin varmistetaan kokonaisuuksien laaja-alaisempi huomioiminensekä konsernina yhteisen edun ylläpito. Malli vaatii onnistuakseen tiedonkulun ja tiedolla johta-misen kehittämistä. Toiminnan suunnittelijoilla on paljon erilaista valmistelutyötä, erilaisissaryhmissä toimimista ja kehittämistyötä, laatu- ja arviointityötä sekä monia erityistehtäviä mm.tiedon tuottaminen ja yhteistyö ”ulkopuolisten kanssa”. Myös uudessa organisaatiossa on huo-mioitava, että nämä erityisosaamista vaativat tehtävät säilytetään selkeänä kokonaisuutena niitäriittävästi osaavilla / perehtyneillä asiantuntijoilla ja näiden tehtävien toteuttamiseen varataanriittävästi resursseja.

Tutkimuslupahakemusten keskitettyä käsittelyä kannatetaan jatkossakin

Terveyskeskuksessa on hyviä kokemuksia tutkimuslupa-asioiden keskittämisestä yhdelle val-mistelijalle ja yhdelle lausunnon antavalle koordinaatioryhmälle. Näin toimittaessa hakijoidenkohtelu on tasapuolista ja hakemusten tarkastelu monipuolista. Osastopäälliköiltä pyydetäänlausunto heidän osastoilleen suunniteltujen tutkimusten hakemuksista ennen lausunnon antoa,joten heidänkin näkemyksensä tulevat esiin, mutta heitä ei rasiteta itse päätöksenteolla. Uudes-sa organisaatiossa hakemuskäsittelyn keskittäminen olisi siis suotavaa, mutta tarvittaessa pro-sessin voisi osittaa esim. parille valmistelijalle ja ryhmälle esim. hakemusten tason (toisen as-teen + AMK-opinnäytetyöt ja pro gradut + tieteelliset tutkimukset) mukaan, samoin jakoa voisitehdä sosiaalialan ja terveysalan tutkimusten välillä.

Opiskelijaohjauksen koordinoinnin vastuutusta osastojen edustajille kannatetaan jatkos-sakin

Terveyskeskuksessa opiskelijoiden harjoittelupaikkojen koordinoinnista vastaavat osastoilta ni-metyt yhteyshenkilöt. Tätä pidetään jatkossakin kannatettavana menettelytapana, koska nämähenkilöt tunteva hyvin yksikköjen tilanteet ja osaavat arvioida mitä harjoiteluja missäkin paikas-sa on mahdollista toteuttaa. Kokoava henkilö hoitotyön koulutuksen osalta on hallintoylihoitaja,jonka toimenkuvaan tehtävä sopii erittäin hyvin.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen hallinto- ja tukipalvelujen oikeudellis-ten palvelujen nykytilan kartoitus

Sisällysluettelo1. Johdanto ................................................................................................................................ 992. Palvelujen tämänhetkinen organisointi ja vastuu virastoissa ................................................. 99

2.1. Lautakuntapalvelut ........................................................................................................ 1022.1.1. Lautakuntapalvelut sosiaalivirastossa ..................................................................... 1022.1.2. Lautakuntapalvelut terveyskeskuksessa ................................................................. 105

2.2. Jaostopalvelut (vain sosiaalivirastossa) ........................................................................ 1062.3. Oikeudelliset palvelut (Sosv ja Terke) ........................................................................... 110

2.3.1. Sosiaaliviraston oikeudelliset palvelut ..................................................................... 1102.3.2. Terveyskeskuksen oikeudelliset palvelut ................................................................ 111

2.4. Potilasasiamies- ja sosiaaliasiamiestoiminta (Sosv ja Terke) ........................................ 1142.4.1. Sosiaaliviraston sosiaaliasiamiestoiminta ja potilasasiamies .................................. 1142.4.2. Terveyskeskuksen potilasasiamiestoiminta ............................................................ 1152.5. Muut sosiaaliviraston lakimiesvakanssit/-tehtävät ...................................................... 115

2.6. Sosiaaliviraston päivähoidolle antamat oikeudelliset palvelut........................................ 1162.6.1. Sosiaaliviraston päivähoidolle antamat lautakunta- ja jaostopalvelut ...................... 117

3.Palvelujen resurssit vakansseittain ....................................................................................... 1174. Palvelujen tuottamiseen varatut määrärahat, v. 2012 budjetti ............................................. 1185. Ko. palvelukokonaisuuden vastuulla olevat sopimukset ...................................................... 1206. Ko. toiminnan käytössä olevat tilat ....................................................................................... 1217. Ryhmän näkemyksiä jatkotyön pohjaksi .............................................................................. 122


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

1. JohdantoOikeudellisten palvelujen työryhmän kokoonpano

Helena Ylisipola, organisaatioasiantuntija, pj.Helena Calonius, vs. kehittämisjohtaja Terke, siht.Harri Lehtonen, hallintolakimies TerkeAnneli Levänen, hallintopäällikkö SosvKarri Välimäki, johtava lakimies SosvLeena Moisander, hallintolakimies Terke (osallistuu vain johtosäännön ja lautakun-tatyöskentelyn osalta ryhmän työskentelyyn)

Tarkasteltavat palvelut ja rajaukset

Tässä selvityksessä ei yksityiskohtaisesti kuvata niitä aihepiiriin kuuluvia valmistelu-tehtäviä ja päätöksentekoa, joita terveyskeskuksen kliinisten osastojen ja sosiaalivi-raston elämänkaari-osastojen esimiehet ja heidän avustajinaan toimiva toimisto-henkilökunta hoitavat osana omaa johtamistehtäväänsä.

Terveyskeskuksen hallintopalveluyksikköön kuuluvien oikeudellisia palveluja hoita-vien henkilöiden lisäksi tässä kuvataan myös strategiyksikön hallintolakimiehen se-kä terveyskeskuksen keskitettyjen toimistopalvelujen yksikköön kuuluvien henkilöi-den tehtäviä siltä osin, kun ne liittyvät lautakuntapalveluihin.

Sosiaaliviraston hallintoyksikön alaisuuteen kuuluvat toimisto- ja vahtimestaripalve-lut on myös kuvattu raportin lukuihin 2.5. ja 2.6. kuuluvina.

2. Palvelujen tämänhetkinen organisointi ja vastuu virastoissa

Sosiaalivirasto

Oikeudellisten asioiden valmisteluryhmä on tarkastellut lautakunta- ja jaostotyös-kentelyä, lakimies- ja muita oikeudellisia palveluja sekä sosiaaliasiamiestoimintaa.

Näitä toimintoja koskevat palvelut tuotetaan henkilöstö- ja hallintopalvelujen hallin-toyksikössä (Hali) ja oikeudellisten asioiden ja jaostovalmistelun yksikössä (Oija).


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Sosiaalivirasto

Hake

Halpa

Hali

Oija

Kehi Talsu Tiha

Henk

Henha

Vine

- Lautakuntapalvelut- Jaostopalvelut

- Vahtimestaripalvelut

- Oikeuspalvelut

- Sosiaaliasiamiespalvelut

- Jaostovalmistelu


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Sosiaalitoimessa päätöksenteko tapahtuu sosiaalilautakunnan lisäksi viidessä jaos-tossa, joiden tehtävät on määritelty johtosäännössä.

Terveyskeskus

Terveyskeskuksessa lautakuntapalvelut sekä hallintolakimiesten ja potilasasiamies-ten palvelut tuotetaan organisaatiokaaviosta ilmenevissä hallinto- ja palvelukeskuk-sen hallintopalvelu- ja strategiayksiköissä, hallintosihteerit ja asiakirjakeskus kuulu-vat tukipalveluyksikköön.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Terveystoimessa päätöksenteko tapahtuu lautakunnassa, jaostoja ei ole. Terveys-lautakunnan tehtävät on määritelty johtosäännössä.

2.1. Lautakuntapalvelut

2.1.1. Lautakuntapalvelut sosiaalivirastossa


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Sosiaalilautakunnan keskitetyt palvelut tuotetaan hallinto- ja kehittämiskeskuksenhenkilöstö- ja hallintopalvelujen hallintoyksikössä ja ne kuvataan jäljempänä. Lauta-kuntaan tulevat asiat kirjataan keskitetysti kaupungin kirjaamossa, vastuualueidensekä hallinto- ja kehittämiskeskuksen valmistelijat valmistelevat listatekstit vastuu-aluejohtajan / Hakejn johdolla. Kun vastuualuejohtaja on hyväksynyt listatekstin, sesiirretään Ahjo-koontisovellukseen, minkä jälkeen tapahtuvan työstämisen hoitavatjohdon assistentti, lautakunnan sihteeri ja vs. hallintosihteeri. Työn tuloksena syntyyensin esityslistaluonnos listapalaveriin, johon osallistuvat sosiaalijohtaja, vastuu-aluejohtajat, hallinto- ja kehittämisjohtaja, strategiapäällikkö, ruotsinkielisten sosiaa-lipalvelujen päällikkö, johdon assistentti ja lautakunnan sihteeri. Esityslistaan teh-dään palaverissa sovitut muutokset, minkä jälkeen esityslista toimitetaan sosiaali-johtajan hyväksyttäväksi. Hyväksytty lista siirretään Ahjo-kokoussovellukseen ja jul-kaistaan julkisilta osin Internetiin.

Esityslistalla olevat asiat käsitellään lautakunnan kokouksessa, johon osallistuu lau-takunnan jäsenten lisäksi kaupunginhallituksen edustaja, sosiaali- ja terveystoimenapulaiskaupunginjohtaja, sosiaalijohtaja (esittelijä), vastuualuejohtajat, viestintä-päällikkö, henkilöstön edustaja ja pöytäkirjanpitäjä (lautakunnan sihteeri).

Kokouksen jälkeen pöytäkirjanpitäjä siirtää asiat Ahjo –koontisovellukseen ja laatiipöytäkirjan, josta kopio lähetetään sähköisesti Stj-rooteliin kaupunginhallituksen ot-toharkintaa varten. Vs. hallintosihteeri liittää pöytäkirjan paperikappaleeseen liitteet,huolehtii allekirjoitusten hankkimisesta sekä toimittaa pöytäkirjan kaupungin kirjaa-moon nähtävänä pitoa ja arkistointia varten. Nähtävänä pitopäivää seuraavana päi-vänä hän postittaa asianosaisille lähetettävät pöytäkirjanotteet muutoksenhakuoh-jeineen.

Sosiaalilautakunnan esityslistatekstit valmistellaan ao. vastuualueella tai hallinto- jakehittämiskeskuksessa. Jotkut asiat valmistellaan vastuualueen ja Haken yhteis-työnä.

Lautakunta kokoontuu pääsääntöisesti joka toinen viikko. Ylimääräisiä kokouksiapidetään tarvittaessa. Joulun aikaan ja kesällä on pidempi kokoustauko.

Lautakuntapalveluja tuotetaan kuntalaisille, lautakunnan jäsenille, esittelijöille javastuualuejohtajille sekä esityslistatekstien valmisteluun liittyvää neuvontaa valmis-telijoille.Palvelut kuuluvat hallinto- ja kehittämiskeskuksen henkilöstö- ja hallintopalvelujenhallintoyksikköön (Hake, Halpa, Hali).

Yksikköä johtaa hallintopäällikkö, lautakuntapalvelut -alayksikön (ent. toimisto- jajaostotiimien) lähiesimiehenä toimii vs. hallintosihteeri ja vahtimestaripalvelujen lä-hiesimiehenä toimii ylivahtimestari.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Lautakuntapalvelujen hoitamiseen osallistuvat henkilöt ja heidän tehtävänsä

Hallintopäällikkö (sosiaalilautakunnan sihteeri)

Lautakuntaan liittyvät työtehtävät (n. 70 % työajasta)- lukee sosiaalilautakunnan esityslistan ja tekee listaan korjauksia ja muutoksia

valmistelijoiden kanssa yhteistyössä ennen listapalaveria sekä listapalaverin jäl-keen palaverissa tehdyt muutokset

- lähettää lautakunnan kokoukseen osallistuville (ja Soslkn varajäsenille) ilmoituk-sen (kutsun), että lautakunnan lista on siirretty Ahjo –kokoussovellukseen

- pitää pöytäkirjaa lautakunnan kokouksissa ja huolehtii kokousjärjestelyistä- laatii pöytäkirjan lautakunnan kokouksen jälkeen ja lähettää sen Khn ottoharkin-

taan- allekirjoittaa ulkopuolisille otteiden saajille lähetettävät pöytäkirjanotteet- hoitaa lautakunnan iltakoulujen järjestelyt, osallistuu tarvittaessa lautakunnan

seminaarien valmisteluun

Muut tehtävät (n. 30 % työajasta)- toimii hallintoyksikön esimiehenä- ohjeistaa kuntalain mukaista päätöksentekoa- neuvoo tarvittaessa päätösten valmistelussa yms.- laatii yleishallintoa koskevia pysyväisohjeita- osallistuu erilaisiin Ahjo- ym. työryhmiin- Ahjo -asianohjaus

Hallintosihteeri vs. (tiimiesimies)

- tekee annettuja korjauksia Soslkn esityslistaan, viimeistelee Soslkn esityslistan,siirtää hyväksytyn listan Ahjo -kokoussovellukseen ja Internetiin

- auttaa pöytäkirjan kokoamisessa mm. liittää arkistoitavaan paperikappaleeseenliitteet, huolehtii allekirjoitusten hankkimisesta, lähettää allekirjoitetun pöytäkirjankirjaamoon nähtävänä pitoa varten ja arkistoitavaksi, tekee pöytäkirjanotteet jalähettää ne

- hoitaa lautakunnan tarjoilutilaukset (Kosti)- huolehtii lautakunnan jäsenten yhteystietojen ajantasaisuudesta- hankkii lautakunnan jäsenten tiedot kunnalliskalenteriin- toimii lautakunnan ja jaostojen kokouksissa Ahjo -sovellusneuvojana- toimii tarvittaessa jaostossa pöytäkirjanpitäjänä- auttaa valmistelijoita sekä lautakunnan sihteeriä ja jaostojen sihteereitä Ahjoon

käyttöön liittyvissä asioissa

Muut tehtävät- toimii lautakuntapalvelut –yksikön lähiesimiehenä- on Ahjo –pääkäyttäjä- sijaistaa tarvittaessa Timecon –kellokorttiasioiden hoitajaa


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

(Ko. henkilön oma vakinainen vakanssi on toimistosihteeri 35026, tällä vakanssillaei ole sijaista.)

2.1.2. Lautakuntapalvelut terveyskeskuksessa

Terveystoimessa päätöksenteko tapahtuu terveyslautakunnassa, jaostoja ei ole.Lautakuntaan tulevat asiat kirjataan keskitetysti kaupungin kirjaamossa ja ne tallen-netaan viikoittain päivitettävään Y:asemalla ylläpidettävään työlistaan. Toimitusjoh-tajan, kehittämisjohtajan tai muiden osastopäälliköiden määräämät valmistelijat laa-tivat listatekstit, jotka lautakunnan sihteeri kokoaa esityslistaluonnokseksi. Esityslis-ta viimeistellään ns. listapalaverissa, joka pidetään lautakunnan kokousta edeltävä-nä torstaina ennen listan julkaisemista perjantaina.

Toimitusjohtaja toimii esittelijänä ja lautakunnan kokouksissa ovat läsnä esittelijänja sihteerin lisäksi kaupunginhallituksen edustaja, sosiaali- ja terveystoimen apu-laiskaupunginjohtaja, osastopäälliköt sekä viestintäpäällikkö. Terveyslautakunta ko-koontuu kolmen viikon välein tiistaisin lukuun ottamatta kesä- ja joulutaukoa.

Lautakuntapalvelun hoitamiseen osallistuvat henkilöt ja heidän tehtävänsä:

Strategiayksikön hallintolakimies

Työaika 60 % täydestä työajasta eli 21 tuntia 45 minuuttia/viikossa, josta lautakun-nan asiat muodostavat noin 35% eli 1-2 työpäivää/vk.

Hallintolakimiehen tehtävät:

- esitysten valmistelu terveyslautakunnan esityslistalle,- terveyslautakunnalle valmisteltujen esitysten oikeudellinen tarkastaminen- terveyslautakunnan esityslistan valmistelu, koonti ja julkaisu- terveyslautakunnan kokousten pöytäkirjanpitäjä- terveyslautakunnan pöytäkirjan valmistelu, koonti, julkaisu ja päätösten lä-

hettäminen täytäntöönpanoon

Lautakuntatyöskentelyä avustavat lisäksi tukipalveluyksikön keskitettyihin toimisto-palveluihin kuuluvan asiakirjakeskuksen suunnittelija (Ahjon pääkäyttäjä) sekä

hallintosihteeri (toimii johtajalääkärin sihteerinä, lautakunnan teknisen sihteerin työvie otteiden määrästä riippuen 1-2 työpäivää/kk). Hallintosihteeri kuuluu tukipalve-luyksikön keskitettyjen toimistopalvelujen yksikköön.

- terveyslautakunnan päätösten otteiden muodostaminen Ahjossa ja postitus- lautakunnan kokouspalkkioiden maksatus


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Terveyslautakunnan sihteerillä on valmisteilla lautakuntatyöskentelyn yksityiskoh-tainen Ahjossa tapahtuvan prosessin kuvaus. Prosessikuvaus voidaan toimittaamyöhemmin tämän raportin liiteaineistoksi.

2.2. Jaostopalvelut (vain sosiaalivirastossa)

Sosiaalitoimessa päätöksenteko tapahtuu sosiaalilautakunnan lisäksi viidessä jaos-tossa:

- lapsi ja perhejaosto,- 1. aikuispalvelujen muutoksenhakujaosto,- 2. aikuispalvelujen muutoksenhakujaosto,- vanhuspalvelujen muutoksenhakujaosto sekä- ruotsinkielisten palvelujen muutoksenhakujaosto.

Jaostopalvelut tuotetaan lähes kokonaan keskitetysti hallintoyksikössä (Hali) sekäoikeudellisten asioiden ja jaostovalmistelun yksikössä (Oija).

Vain lasten päivähoitoa koskevat asiat valmistellaan ao. vastuualueella.

Jaostovalmistelu hoidetaan keskitetysti Oijassa. Listapalavereja ei jaostojen listojenosalta ole, mutta valmistelua ja esityslistaa tehdään yhteistyössä ao. esittelijöidenkanssa. Jaostossa esittelijänä toimii vastuualuejohtaja tai hänen määräämänsä vi-ranhaltija (toimistopäällikkö). Ruotsinkielisen muutoksenhakujaoston asiat esitteleeruotsinkielisten palvelujen päällikkö.

Hallintoyksikön hallintosihteerit kokoavat esityslistat, toimivat pöytäkirjanpitäjinä ja-ostojen kokouksissa ja laativat pöytäkirjat vastaavasti kuin edellä on kuvattu lauta-kunnan kohdalla. Ruotsinkielisten palvelujen muutoksenhakujaoston esityslistankokoaa ja kokousten pöytäkirjanpitäjänä toimii ruotsinkielinen jaostovalmistelija (Oi-ja).

Pöytäkirjan valmistuttua se lähetetään kaupungin kirjaamoon nähtävänä pidettä-väksi ja arkistoitavaksi.

Sosiaalilautakunnan jaostojen palveluja hoitavat henkilöt ja heidän tehtävänsä

Oikeudelliset palvelut ja jaostovalmistelu (Oija)

Johtava lakimies- toimii Oijan päällikkönä.

Lakimies


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

- toimii sekä jaostovalmistelijoiden että sosiaaliasiamiesten tiimiesimiehenä.Johtavan lakimiehen ja lakimiehen tehtävät kuvataan tarkemmin kohdassa2.3.1.

Viisi jaostovalmistelijaa

- valmistelee tällä hetkellä sosiaalihuollon asiakkaiden viranhaltijoiden yksilö-huoltoa koskevista päätöksistä tekemiä muutoksenhakuja jaostojen ratkais-taviksi. Valmistelijoilla ei ole vastuualuekohtaista työnjakoa, vaan kaikki val-mistelevat kaikilla vastuualueilla tehtyihin päätöksiin kohdistuvia muutoksen-hakuja. Tämän lisäksi he kirjoittavat vastineita ja selityksiä Helsingin hallinto-oikeudelle ja korkeimmalle hallinto-oikeudelle tuomioistuinten käsitellessävalituksia jaostojen tai jatkovalituksia hallinto-oikeuden päätöksistä.

Kaupungin kirjaamo diarioi muutoksenhaut ja hallinto-oikeuden sekä korkeimmanhallinto-oikeuden lausuntopyynnöt ja lähettää ne Ahjossa Oijaan.

Valmistelijat pyytävät vastuualueilta muutoksenhaun käsittelyä varten selvityksiäerityisesti vammais- ja vanhuspalveluista.

Jos muutoksenhakua käsiteltäessä käy ilmi, että viranhaltijan päätös on olennaises-ti virheellinen valmistelija pyytää häntä oikaisemaan päätöksen. Kun päätös on oi-kaistu, asiakas yleensä peruuttaa muutoksenhakunsa.

Tarvittaessa valmistelija konsultoi lakimiestä/johtavaa lakimiestä tai pyytää tätä lu-kemaan valmistellun päätösehdotuksen.

Hallintosihteerit oikolukevat ja kokoavat esityslistat.

Valmistelija keskustelee vastuualueen esittelijän kanssa tämän edellyttämistä muu-toksista.

Jaosto tekee asiassa päätöksen.

Jaostovalmistelu tuottaa palveluja sosiaalihuollon asiakkaille, jotka ovat tyytymät-tömiä viranhaltijan tekemään heidän sosiaalipalveluaan tai toimeentulotukea koske-vaan päätökseen.

Jaostovalmistelijoiden tehtävät

Jaostovalmistelijat (6 vakanssia) valmistelevat sosiaalihuollon asiakkaiden viranhal-tijoiden yksilöhuoltoa koskevista päätöksistä tekemiä muutoksenhakuja jaostojenratkaistaviksi.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Yksi jaostovalmistelijoista hoitaa omien tehtäviensä ohella ruotsinkielisten palvelu-jen muutoksenhakujaoston sihteerin tehtävät.

Tämän lisäksi he kirjoittavat vastineita ja selityksiä Helsingin hallinto-oikeudelle jakorkeimmalle hallinto-oikeudelle tuomioistuinten käsitellessä valituksia jaostojen taijatkovalituksia hallinto-oikeuden päätöksistä

Hallintoyksikön jaostotyöhön osallistuvat hallinto- ja toimistosihteerit ja heidän tehtävänsä

Hallintosihteeri (2. aikuispalv. ja vanhuspalvelujen muutoksenhakujaostot)- toimii toisen aikuispalvelujen muutoksenhakujaoston ja vanhuspalvelujen muu-

toksenhakujaoston sihteerinä ja hoitaa kokousjärjestelyt- oikolukee jaostojen esityslistat, tekee korjauksia yhteistyössä valmistelijoiden

kanssa sekä esittelijän antamat korjaukset- laatii pöytäkirjat ja lähettää otteet- tekee pöytäkirjoista ja sen liitteistä paperiversion kirjaamoon- sijaistaa tarvittaessa muita jaostojen sihteerejä- huolehtii jaoston jäsentietojen ajantasaisuudesta

Hallintosihteeri (lapsi- ja perhejaosto)- toimii lapsi- ja perhejaoston sihteerinä ja hoitaa kokousjärjestelyt- kokoaa ja oikolukee esityslistan ja tekee siihen tarvittavat korjaukset yhteistyös-

sä valmistelijoiden ja esittelijän kanssa- laatii pöytäkirjan ja lähettää otteet- tekee pöytäkirjasta ja sen liitteistä paperiversion kirjaamoon- sijaistaa tarvittaessa muita jaostojen sihteerejä- huolehtii jaoston jäsentietojen ajantasaisuudesta- oikolukee myös ensimmäisen aikuispalvelujen muutoksenhakujaoston esityslis-

toja jaoston sihteerin avuksi (listat ovat hyvin suuria)

Muut tehtävät- toimii lastensuojelun asiantuntijatyöryhmän hallintosihteerinä, kokoaa asiakirjat

työryhmän kokouksiin, auttaa lastensuojelun sosiaalityöntekijöitä lausuntojenlaatimisessa, Ahjon käytössä ym., lähettää huostaanottoasiakirjat hallinto-oikeuteen, ylläpitää kuntarekisteriä Helsinkiin sijoitetuista lapsista. Asiantuntija-työryhmän hallintosihteerin tehtävät vievät huomattavasti suuremman osan työ-ajasta kuin lapsi- ja perhejaoston sihteerin tehtävät.

Hallintosihteeri (1. aikuispalvelujen muutoksenhakujaosto)

- toimii ensimmäisen aikuispalvelujen muutoksenhakujaoston sihteerinä ja hoitaakokousjärjestelyt

- kokoaa ja oikolukee esityslistan ja tekee siihen osaltaan korjauksia tarvittavatkorjaukset yhteistyössä valmistelijoiden ja esittelijän kanssa


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

- laatii pöytäkirjan ja lähettää otteet- tekee pöytäkirjasta ja sen liitteistä paperiversion kirjaamoon (usein lähes 500 si-

vua yhteensä)- sijaistaa tarvittaessa muita jaostojen sihteerejä- huolehtii jaoston jäsentietojen ajantasaisuudesta

Toimistosihteeri (2. aikuispalvelujen muutoksenhakujaosto ja lastensuojelun asiantuntijatyöryh-mä) kokoaa toisen aikuispalvelujen muutoksenhakujaoston esityslistan ja tekee siihen esittelijänantamat korjaukset

- osallistuu hallintosihteerin avuksi lastensuojelun asiantuntijatyöryhmään liittyvientehtävien hoitamiseen

Toimistosihteeri (1. aikuispalvelujen muutoksenhakujaosto)- kokoaa ensimmäisen aikuispalvelujen muutoksenhakujaoston esityslistan, tekee

siihen esittelijän antamat korjaukset ym. listan tekemiseen liittyvät työt (asia-määrältään suurin jaosto)

Kirjaaja • Diarioi saapuvat muutoksenhaut, HAO:n, KHO:n jaAVI:n lausuntoja selvityspyynnöt ja päätökset• Laittaa alueelle akti- ja kommentointipyynnön (vanhus- /vammaispalvelu)• Merkitsee diaariin valmistelijan kun valmistelija ottaamuutoshakemuksen työn alle• Peruttu muutoksenhaku kirjataan ratkaistuksi

Valmistelija

HallintosihteeritToimistosihteerit

Lakimiehet

Esittelijä

• Valmistelee asian ja on tarvittaessa yhteydessä alueelle• Varmistaa muutoksenhaun peruutuksen• Tarkistaa muutoksenhauista kanteluun viittaavatvaatimukset ja selvät oikaistavat asiat• Valmistelee lausunnot ja selvitykset HAO:een, KHO:eenja AVI:oon• Kirjaa ATJ:ään oikeuksien päätökset ja referoi päätöksenasiakkaan muistiinpanoihin

• Kokousmateriaalin koonti jaesityslistan postitus

• Esityksen ja valmistelun tarkastaminen• Tarvittaessa esittävät korjausehdotuksia

• Hyväksyy esityslistan• Tarvittaessa tekee muutoksia• Vetää asian pois esityslistalta kokouksessa

Jaostot • Hyväksyy tai hylkää muutoshakemuksen• Jättää muutoshakemuksen tutkimatta• Jättää asian pöydälle• Jaostovalmistelija mukana asiantuntijana

Jaostovalmistelun prosessikaavio

Viranhaltija • Oikaisee päätöksen muutoaoksenhaunperusteella• Ilmoitus valmistelijalle

• Oikoluku ja esityslistankokoaminen

3.3.2010


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2.3. Oikeudelliset palvelut (Sosv ja Terke)

2.3.1. Sosiaaliviraston oikeudelliset palvelut

Oikeudelliset palvelut ja jaostovalmisteluSosiaalivirastossa johtava lakimies toimii Oijan päällikkönä ja lakimies toimii jaosto-valmistelijoiden ja sosiaaliasiamiesten tiimiesimiehenä.

Oikeudellisia palveluja hoitavat henkilöt ja heidän tehtävänsä

Valmistelija- valmistelee lakimiehen (vahingonkorvausvaatimus < 1000€) ja johtavan lakimie-

hen (vaatimus1000-2000 €) päätökset sekä Soslk:n päätökset (vaatimus >2000€) ja Soslk:n päätökset lakimiesten päätöksistä tehtyihin oikaisuvaatimuk-siin vahingon korvaamista koskevissa asioissa.

Perintätarkastaja (osa-aikaeläkkeellä)- suorittaa toimeentulotuen jälkitarkastusta. Kun verotietojen ja toimeentulotuen

maksatustietojen ristiin ajossa ilmenee, että esimerkiksi työssä käynyt henkilösaanut koko verovuoden toimeentulotukea, perintätarkastaja selvittää toimeen-tulotukea myöntäneeltä työntekijältä perusteet tuen myöntämiselle työssäkäyn-nistä huolimatta ja jos asiakas on salannut työssäkäynnin, kyseessä lieneeyleensä petos, jolloin sosiaaliaseman johtava sosiaalityöntekijä pyytää oikeus-palveluja ryhtymään asiassa toimenpiteisiin.

- Oikeuspalvelut tekee tutkintapyynnön poliisille ja edustaa kaupunkia mahdolli-sessa rikosoikeudenkäynnissä sekä perii tuomioistuimen määräämät korvauksetsyylliseltä tarvittaessa ulosoton kautta.

Lainopillinen avustaja- laatii tutkintapyynnöt poliisille, lasten huoltajuutta koskevat hakemukset lasten-

suojelun toimeksiannosta ja hakemukset edunvalvojan sijaisen määräämiseksi(perheensisäiset epäillyt lapsen pahoinpitelyt, jolloin huoltaja on usein esteelli-nen). Edustaa virastoa hallinto-oikeudessa lastensuojeluasioissa järjestettävissäsuullisissa käsittelyissä ja valmistelee viraston lausuntoja kanteluasioissa. Li-säksi työntekijöiden puhelinneuvonta yksilöhuollon asioissa sekä ”Lakimiehettiedottaa”-tiedotteen toimittaminen.

Lainopillinen avustaja, osa-aikainen 40 %- laatii viraston lausunnot kanteluihin lähinnä eduskunnan oikeusasiamiehelle ja

Etelä-Suomen aluehallintovirastolle. Hänen toimenkuvaansa ollaan laajenta-massa.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Lakimies (kaksi vakanssia, joista toinen avoin)- toimii jaostovalmistelijoiden ja sosiaaliasiamiesten tiimiesimiehenä. Hän avustaa

viranhaltijoita yksilöhuollon päätöksenteossa ja huolehtii osaltaan toimistosihtee-rin kanssa kuntien välisestä perinnästä HaO:ssa ja KHO:ssa. Lakimiehelle kuu-luu kouluttaminen ja erilaisiin työryhmiin osallistuminen sekä sopimus ja osal-taan vahingonkorvausasiat ja myös vähäisessä määrin Sosv:n lausuntojen val-mistelu kanteluihin.

Johtavalle lakimiehelle- kuuluvat oikeudellisten asioiden ja jaostovalmistelun johtaminen ja henkilöstö-

hallinnolliset esimiestehtävät sekä yksikön talouteen liittyvät tehtävät yhteistyös-sä toimistosihteerin kanssa. Tehtäviin kuuluu myös viraston työntekijöiden oh-jaaminen neuvotteluissa, puhelinkonsultaatioissa, laatimalla sosiaalihuollon jahallinnon ohjeita sekä kouluttamalla. Johtava lakimies valmistelee lausuntojakanteluasioissa, käyttää lautakunnan puhevaltaa hallinto-oikeudessa lastensuo-jeluasioissa sekä satunnaisesti käräjäoikeudessa lapsen huol-toa/tapaamisoikeutta, koskevissa asioissa.

2.3.2. Terveyskeskuksen oikeudelliset palvelut

Terveyskeskuksen hallintopalveluyksikössä työskentelee kaksi hallintolakimiestäsekä tietosuojapäällikkö (juristi). Heidän esimiehensä on hallintopäällikkö. Hallinto-päällikkö ohjaa lakimiehille kirjaamon kautta tai terveyskeskuksen johdolta suoraantulevat tehtävät ja toimeksiannot käyttäen asianohjaustoimintoa Ahjossa.

Hallintolakimies, 2 vakanssia

Molemmilla hallintolakimiehillä on samanlainen tehtäväkuvaus, mutta heidän ensisi-jaiset tehtävänsä tai vastuut painottuvat jonkin verran eri tavoin kunkin kokemuk-seen ja erityisosaamiseen perustuen:

1. 30 % työajastaVahingonkorvausasiat:- Vahingonkorvausasioiden valmistelu kehittämisjohtajan päätöspöytäkirjaan- vahingonkorvausasioiden valmistelu terveyslautakunnalle- vahingonkorvauspäätöksistä tehtyjen oikaisuvaatimusten valmistelu terveyslautakunnalle- lausuntojen valmistelu vahingonkorvauspäätöksistä tehtyjen valitusten johdosta hallinto-oikeuksille

Maksupäätökset:- pitkäaikaisista laitoshoitomaksuista päättäminen- pitkäaikaisen laitoshoidon maksupäätöksistä tehtyjen oikaisuvaatimus-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

ten valmistelu terveyslautakunnalle- peruuttamattoman vastaanottoajan sakkomaksusta päättäminen- peruuttamattoman vastaanottoajan sakkomaksupäätöksistä tehtyjen

oikaisuvaatimusten valmistelu terveyslautakunnalle- kotihoidon maksupäätöksistä tehtyjen oikaisuvaatimusten valmistelu terveyslau-

takunnalle- lausuntojen valmistelu pitkäaikaisen laitoshoidon ja kotihoidon maksupäätöksis-

tä sekä sakkomaksupäätöksistä tehtyjen valitusten johdosta hallinto-oikeuksille

Muut maksuasiat:- Asiakasmaksujen poistovaatimusten valmistelu osastopäällikön päätös-

pöytäkirjaan ja asiakasmaksun koskiessa useampaa osastoa valmistelu teh-dään toimitusjohtajan päätöspöytäkirjaan

- osastopäälliköiden ja toimitusjohtajan päätöksistä em. asioissa tehtyjen oi-kaisuvaatimusten valmistelu terveyslautakunnalle

- lausuntojen antaminen asiakasmaksupäätöksistä tehtyjen valitustenjohdosta hallinto-oikeuksille

2. 30 % työajastaOikeudellinen neuvonta:- Henkilökunnan, potilaiden ja heidän omaistensa ym. sidosryhmätahojen oikeu-

dellinen neuvonta ja ohjaus maksusitoumuksia, ulkokuntalaskutusta, kuntalas-kutusta, potilaan valinnanvapautta hoitopaikkaansa, pitkäaikaishoitomaksuja,kotihoidon asiakasmaksuja ja muita asiakasmaksuja, kotihoitoa, ulkomaalaisten,turvapaikanhakijoiden, pakolaisten ja paluumuuttajien hoitoa, maksuja ja valtionkorvauksia, kotikuntaa, henkilöstöä, sopimuksia, salassapitoa, lokitietopyyntöjä,potilasasia- ym. asiakirjoja ja niiden luovuttamista, potilasasiakirjamerkintöjä,potilaan ja heidän omaistensa oikeuksia, ammattihenkilöstön velvollisuuksia,sairaala-apteekkia ja lääkkeiden toimitusta sekä yksityisten sosiaalihuollon pal-velun tuottajia koskevissa asioissa.

- terken esimiesten, päälliköiden, osastopäälliköiden, kehittämisjohtajan ja toimi-tusjohtajan ohjaus ja neuvonta kaupungin ohjeistuksen, lainsäädännön, oikeus-ja viranomaiskäytännön sekä terveyslautakunnan päättämien linjausten mukai-sesti

- yhtiö- ja yhteisöoikeudellinen sekä sopimuksiin liittyvä konsultaatioavun antami-nen hankintoja, palveluseteliä, ostopalveluja, yksityisiä sosiaalihuollon palvelun-tuottajia, verotusta sekä työ- ja virkasuhdetta koskevissa asioissa

- henkilöstösuunnittelijoiden ohjaus ja neuvonta- kunnallisesta virkasuhteesta johtuvien erimielisyysasioiden valmistelu ja käsitte-

ly työyksiköissä ja terveyslautakunnassa tehtävää päätöksentekoa varten sekänäiden asioiden muutoksenhakuja hallinto-oikeuksissa käsiteltäessä

- hallintoriitojen ja kuntalaskutuksesta tehtävien valitusten valmistelu ja käsittelyhallinto-oikeudessa


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

- päätösten ottoharkinta (muut kuin tja ja os.päälliköt)- talousasioiden arviointi oikeudellisesta näkökulmasta

- henkilökunnan kouluttaminen ulkomaalaisten hoitoa, maksuja ja korvauksia, sa-lassapitoa yms. käsiteltävissä asioissa

- henkilökunnalle laadittavien ohje-, määräys ym. luonnosten tarkistaminen- lausuntojen valmistelu uusista lainsäädäntöehdotuksista ja lakihankkeista- pysyväisohjeiden päivitys ja laadinta

3. 30 % työajasta- työryhmiin osallistuminen (mm. kotihoidon maksutyöryhmä, kaupunginsairaala,

psykiatria, terken ja sosiaaliviraston yhteiset työryhmät, viraston ulkopuolisettyöryhmät, esim. STM)

- muiden tekemien esitysten ja lausuntojen, sopimusten ym. valmisteltavien asioi-den oikeudellinen arviointi ja kommentointi

- yksityisistä sosiaalipalveluista säädetyssä laissa tarkoitettujen palvelun tuottaji-en ilmoitusten arviointi ja tarkastaminen kotihoito-osaston puolesta

- epäiltyä rikosta koskevan tutkintapyynnön laatiminen poliisiviranomaiselle- potilasasiamiesten ohjaus ja neuvonta- Kela-asiat ja sairausvakuutuslainsäädännön tulkinta- toimitusjohtajan ja osastopäälliköiden vastausten ja lausuntojen valmistelu vali-

tuksiin ja muistutuksiin- hallintopäällikön sijaistaminen- potilasasiamiesten sijaistaminen- terveyslautakunnan sihteerin sijaistaminen- toiminnan kehittäminen

4. 10 % työajasta- Eduskunnan oikeusasiamiehen, oikeuskanslerin, Valviran, aluehallintoviraston,

tietosuojavaltuutetun toimiston, työsuojelupiirin, potilasvakuutuskeskuksen, poti-lasvahinkolautakunnan ym. viranomaisten pyytämien lausuntojen ja selvitystenvalmistelu kanteluihin ja valituksiin.

Tietosuojapäällikön tehtävät:

- Tietosuoja ja salassapitoasiatLakisääteisenä tietosuojavastaavana toimiminen

- Asiakirjojen luovuttaminen/luovuttamisesta kieltäytyminenPotilasasiakirja-arkistojen ohjeistus, mm. säilytysajat

- Potilaslain soveltaminen ja potilasasiamiesten neuvominen erityisestipotilasasiakirjoja ja tietosuojaa koskevissa asioissa

- Tutkan konsultointi tutkimustoimintaan liittyvää tietojen luovutusta jasalassapitoa koskevissa asioissa

- Väestörekisteri


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Rekisteriselosteiden laatiminen henkilörekistereille- Lokitietopyyntöjen, tietosuojarikkomusepäilyjen yms. selvitysten tekeminen ja

vastauskirjeiden valmistelu, tietosuojavaltuutetun selvityspyyntöihin ja muihinkantelu - ja selvityspyyntöasioihin liittyvä vastausten valmistelu, poliisille tehtävättutkintapyynnöt

- Pysyväisohjeiden laatiminen ja päivitys, potilasasiakirjojen tietosuoja,rekisterinhallinto, tietoturvallisuusohjeet, potilastietojärjestelmienkäyttöoikeuksiin liittyvä neuvonta

- Terken tietosuojaryhmän puheenjohtajuus, tietosuojavaltuutetun Tellu-ryhmänjäsenyys

- Työskentely hallintolakimiesten tiimissä, sijaistus, työskentelytietohallintoyksikön tiimeissä

- Henkilökunnan ja toissijaisesti myös potilaiden/asiakkaiden juridinen neuvonta,koulutus, perehdytys

- Tietosuojaan liittyvänä asiantuntijana toimiminen erilaisissa projekteissa

2.4. Potilasasiamies- ja sosiaaliasiamiestoiminta (Sosv ja Terke)

2.4.1. Sosiaaliviraston sosiaaliasiamiestoiminta ja potilasasiamies

Sosiaaliasiamiehet kuuluvat hallinto- ja kehittämiskeskuksen henkilöstö- ja hallinto-palvelujen oikeudellisten asioiden ja jaostovalmistelun yksikköön ja heidän esimie-hensä on johtava lakimies. Sosiaaliasiamiehen vakansseja on 3, joista yksi avoin.

Lisäksi vanhuspalvelujen vastuualueella toimii yksi potilasasiamies noin 30 % teh-tävistä potilasasiamiehen tehtäviä.

Sosiaaliasiamiesten keskeiset tehtävät

Sosiaaliasiamiehet neuvovat sosiaaliviraston asiakkaita heille sosiaalihuollon asiak-kaan asemasta ja oikeuksista annetussa laissa säädettyjen oikeuksien käyttämi-sessä ja avustavat tarvittaessa asiakaslain 23 §:ssä säädetyn asiakkaan kohteluakoskevan muistutuksen tekemisessä.

Lisäksi sosiaaliasiamiehet tiedottavat asiakkaiden oikeuksista sekä toimivat muutoinkin heidän oikeuksiensa edistämiseksi.

Sosiaaliasiamiehet seuraavat asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä kaupun-gissa ja antavat siitä vuosittain selvityksen kaupunginhallitukselle.

Sosiaaliasiamiehet palvelevat kaikkia sosiaalihuollon asiakkaita, sosiaalihuoltoa ha-kevia tai käyttäviä henkilöitä, jotka eivät ole tyytyväisiä saamaansa palveluun.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2.4.2. Terveyskeskuksen potilasasiamiestoiminta

Terveyskeskuksessa toimii kaksi potilasasiamiestä. Toinen potilasasiamies hoitaasuunnittelijan nimikkeellä 25% työajastaan koulutussuunnittelijan tehtäviä.Potilasasiamiehet toimivat terveyskeskuksen hallintopalveluyksikössä hallintopäälli-kön alaisina ja he kuuluvat lakimies- ja potilasasiamiespalveluiden tiimiin.

Potilasasiamiehet konsultoivat terveyskeskuksen hallintolakimiehiä ja tietosuoja-päällikköä lainsäädäntöön sekä hallintopäällikköä ja strategiayksikön hallintoylilää-käriä potilashoitoon ja potilasasiakirjoihin liittyvissä kysymyksissä.

Potilasasiamiesten tehtävät

- neuvoo Helsingin terveyskeskuksen toimintaan liittyvissä asioissa- neuvoo potilasta, omaisia sekä henkilökuntaa ns. potilaslain (laki potilaan ase-

masta ja oikeuksista) soveltamiseen liittyvissä asioissa- neuvoo ja tarvittaessa avustaa potilasta mm. muistutuksen tekemisessä, poti-

lasvahinkoasioiden käsittelemisessä ja vahingonkorvausasioissa- toimii potilaan oikeuksien edistämiseksi ja toteuttamiseksi- tiedottaa potilaan oikeuksista

Potilasasiamiestehtävään ei liity päätäntävaltaa, vaan tehtävä on neuvova, ohjaava.ja avustava. Potilasasiamies ei ota kantaa lääketieteelliseen hoitoon eikä tehtyihinhoitoratkaisuihin.

Potilasasiamies- toimii kokopäiväisesti potilasasiamiestehtävissä. Hänen ensisijaiselle vastuul-

leen kuuluvat kaupunginsairaalan, psykiatrian ja kotihoidon sekä ruotsinkielistenasiakkaiden palvelut.

Potilasasiamies / suunnittelija- tekee potilasasiamiehen tehtäviä ¾ työajastaan. Muut tehtävät ovat koulutus-

suunnittelijana, erityisesti verkkokoulutuksen vastuuhenkilönä toimiminen sekäterveyskeskuksen eettisen työryhmän sihteerin tehtävät. Hänen ensisijaisellevastuualueelleen kuuluvat terveysasemien ja suun terveydenhuollon sekä osto-palvelutoiminnan asiakkaiden palvelut.

2.5. Muut sosiaaliviraston lakimiesvakanssit/-tehtävät

Lapsiperheiden palvelujen vastuualueen perheneuvola ja perheoikeudellisten asioi-den perheoikeudelliset asiat –yksikössä (Perho)lakimiehen virka, jossa tehtävinä- isyysasiat


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

- lasten huolto- tapaamisoikeus- lasten asuminen- elatusapu- elatussopimussekälakimiehen virka, jossa tehtävinä- elatussopimus- elatuskanne- sijoitettujen lasten perintäpäätökset- edunvalvojan ja edunvalvojan sijaisen hakeminenMolempien lakimiesten tehtävät liittyvät olennaisesti perheoikeudellisten asioidenyksikön tehtäviin.

Aikuisten palvelujen vastuualueen sosiaalisen ja taloudellisen tuen talous- ja velka-neuvontayksikössälakimiehen virkatehtävinä- velkajärjestelylaki- velkajärjestely- sosiaalinen luotto- yksikön päällikön sijaistaminen- velkaneuvontaLakimiehen tehtävät liittyvät olennaisesti talous- ja velkaneuvontayksikön tehtäviin.

2.6. Sosiaaliviraston päivähoidolle antamat oikeudelliset palvelut

Lautakunnan päätöksistä päivähoitoa koskevien pykälien määrä ja osuus on vuosit-tain n. 80 pykälää ja n. 19 % kaikista sosiaalilautakunnan käsittelemistä asioista.

Jaostossa käsitellään esiopetusta, aamu- ja iltapäivätoimintaa sekä varhaiskasva-tussuunnitelmia koskevat asiat, joita vuonna 2011 oli 10 §:ää, minkä lisäksi jaostokäsitteli 6 lasten päivähoitoa koskevaa yksilöhuollon muutoksenhakuasiaa, jotkakaikki koskivat maksuasioita.

(Yhteisiä kaikkia vastuualueita koskevia pykäliä ovat kokouksen laillisuus ja päätös-valtaisuus, päätösten täytäntöönpano, ilmoitusasiat ja ottoharkinta-asiat, jotka eivätsisälly em. päivähoidon pykälien lukumääriin.)

Päivähoito käyttää arviolta keskimäärin 4 h/kk Oijan oikeudellisia palveluja, jossaovat puhelin- ym. konsultaatiot päiväkotien, päivähoidon kehittämiskonsultin ja päi-vähoidon asiantuntijan kanssa sekä viraston lausuntojen valmistelu päivähoitoonkohdistuvien asiakkaiden kantelujen johdosta (keskim. 5/vuosi).


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Oikeudelliset asiat ja jaostovalmistelu –yksikkö ei valmistele päivähoitoa koskeviayksilöhuollon muutoksenhakuja, vaan ne valmistellaan lasten päivähoidon vastuu-alueella. Päivähoitomaksuasiat hoidetaan hallinto- ja kehittämiskeskuksen talous- jasuunnittelupalvelujen asiakasmaksuja perintäyksikössä.

2.6.1. Sosiaaliviraston päivähoidolle antamat lautakunta- ja jaostopalvelut

Sosiaalilautakunnan sihteerin (hallintopäällikön) työpanoksesta n. 4,5 h/vk eli 12,4%, lapsi- ja perhejaoston sihteerin (hallintosihteeri) työpanoksesta n. 2 h/vk eli 5 %ja vs. hallintosihteerin työpanoksesta n. 7,25 h/vk eli 20 % kohdentuu päivähoidonlautakunta- ja jaostopalveluihin.


Sosiaalivirasto

Halin lautakunta- ja jaostopalveluissa toimii hallintopäällikkö, 4 hallintosihteeriä ja 2 toi-mistosihteeriä

1. hallintopäällikkö, eläkeikä 16.7.20122. hallintosihteeri 53. toimistosihteeri 2

Täyttämättömiä avoimia vakansseja tai määräaikaisesti päättyviä vakansseja eiole, paitsi yllä mainittu hallintosihteeri vs/va, täytetty määräaikaisesti31.12.2012 saakka, vakinainen vakanssin haltija jää eläkkeelle 1.7.2012.

Uusia tai käyttöön ottamattomia vakansseja ei ole.

Oijan päällikkönä toimii johtava lakimies.Lakimies toimii sekä jaostovalmistelijoiden että sosiaaliasiamiesten tiimiesimiehenä.

Oikeudellisia palveluja hoitavat henkilöt vakansseittain:

1. Johtava lakimies2. Lakimies3. Valmistelija4. Perintätarkastaja, osa-aikaeläkkeellä5. Lainopillinen avustaja 1,4


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Jaostovalmistelijat 7 vakanssia ja 2 toimistosihteerin vakanssia.

Sosiaaliasiamiehet 3 vakanssia, joista yksi avoin

Vanhuspalvelujen vastuualueella toimii potilasasiamies.

Terveyskeskus

Terveyskeskuksen oikeudellisissa palveluissa työskentelevät seuraavat henkilöt:

1. Hallintolakimies strategiayksikkö, 60 % osa-aikatyö2. Hallintolakimies hallintopalveluyksikkö3. Hallintolakimies hallintopalveluyksikkö4. Tietosuojapäällikkö hallintopalveluyksikkö (juristi)

5. Potilasasiamies hallintopalveluyksikkö6. Potilasasiamies hallintopalveluyksikkö 75% (koulutus 25%)

Em. henkilöistä hallintolakimies jää eläkkeelle v. 2013. Avoimia täyttämättömiä va-kansseja tai määräaikaisesti päättyviä vakansseja ei ole, kuten ei myöskään esityk-siä tai päätöksiä uusista vakansseista.

Edellä mainittujen henkilöiden lisäksi oikeudellisten palvelujen resursseihin kuuluvatpieneltä osaltaan:

- hallintosihteeri avustaa lautakunnan sihteeriä 1-2 päivää/kk otteiden yms. ja-kelussa

- hallintopäällikkö/vs. kehittämisjohtaja jakaa Ahjolla asianohjaajan tehtävässälakimiesten työjonoihin kirjaamosta johdon postin kautta tulevat valmistelu-tehtävät (kehittämisjohtajan tai toimitusjohtajan päätöspöytäkirjaan laaditta-vat vahingonkorvauspäätökset, lokitietojen luovutukset yms.) n. 15 tuntia/kk.

4. Palvelujen tuottamiseen varatut määrärahat, v. 2012 budjetti

Palvelukokonaisuus: Oikeudelliset palvelut

BUDJETTI (1000 e)

Terke Sosv Päiväh % Sosv ilman


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

ph

Hallinto-osastot0%

Budjetti 2012Kulut ilman poistoja 435 1367 0 0Josta henkilöstömenoja: 397 1158 0

Muut osastot

0%Budjetti 2012Kulut ilman poistoja 0 0 0Josta henkilöstömenoja: 0

0%Investoinnit 0 0 0

0%Vakanssimäärä (kpl) 5,75 32 0 0Hallinto-osastotmuut osastot

halpy 2333oikeudell 4,75halpy 32osuus 0,148438

346,3047strat 89

435,3047

SosiaalivirastoSosiaaliviraston aikaisemmin toimittamat oikeudellisia palveluja koskevat budjettiluvut ovat seuraavat. Sosiaaliviraston taloushallinnon toivotaan toimittavan edelläolevaan taulukkoon sosiaalivirastoa ja päivähoidon osuutta koskevat tiedot lasket-tuna samalla kaavalla, kuin on terveyskeskuksen osuudessa.

Palvelujen tuottamiseen varatut määrärahat vuoden 2012 budjetissa (Hali)


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Lautakunta- ja jaostopalvelujen- käyttömenot 471 984 euroa- josta henkilöstökulut 407 978 euroa

Koko yksikön- käyttömenot 1 437 570 euroa- josta henkilöstökulut 916 368 euroa

Palvelujen tuottamiseen varatut määrärahat, vuoden 2012 budjetissa (Oija)

Oikeudellisten palvelujen - käyttömenot 894 734 euroa - josta henkilöstökulut 749 734 euroa

Koko yksikön - käyttömenot 1 114 176 euroa - josta henkilöstökulut 951 611 euroa

Ei sisällä Vavassa toimivaa potilasasiamiestä.

Ei sisällä Lavan kahta ja Aivan yhtä lakimiestä.


TerveyskeskusTerveyskeskuksessa ei ole oikeudellisiin palveluihin liittyviä sopimuksia.

SosiaalivirastoSosiaalivirastossa ei ole ko. palvelukokonaisuuden vastuulla olevia sopimuksia.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566


TerveyskeskusTerveyskeskuksessa luvussa 3. mainituilla kuudella henkilöllä on kullakin käytös-sään oma työhuone, noin 15 neliömetriä. Työtilat sijaitsevat terveyskeskuksen hal-lintokeskuksessa Kallion toimistotalossa osoitteessa Siltasaarenkatu 13, 00530 Hki,3. ja 4. kerroksessa. Lisäksi käytössä on yhteisiä kokous- yms. tiloja.

Terveyskeskuksen tilahallintoyksikön 13.3.2012 toimittaman taulukon mukaan em.kuuden henkilön tilojen kokonaisneliöt ovat 101,25 ja yhteiset tilat 68,0 neliötä,

Sosiaalivirasto

Sosiaalivirastossa ko. toiminnan käytössä olevat tilat ovat

Toinen linja 4 A, 00530 Helsinki, Kallion virastotalon 8. ja 11. kerrok-sessa lautakunta- ja jaostopalvelujen käytössä on yhteensä 7 huonetta (jyvittämä-tön neliömäärä 101 m2), vuokra 39 000 euroa/v.

hallintopäällikkö 17vs. hallintosihteeri 13,5hallintosihteeri 13,5hallintosihteeri 18hallintosihteeri 112 toimistosihteeriä 23,5kopiohuone (yhteiskäytössä) 4,5yhteensä 101

Jaostovalmistelijoiden ja sosiaaliasiamiesten tilavuokrat 98 000.

Sosiaaliviraston tilahallinnon 13.3.2012 toimittaman taulukon mukaan oikeudellisten pal-veluiden (HAKE, HALPA, LAKI) käytössä Kallion virastotalossa on 18 huonetta, joista ko-konaisneliöt ovat 258,5 ja yhteiset tilat 152,2.

sosiaaliasiamies 11,5sosiaaliasiamies 17sosiaaliasiamies 17jaostovalmistelija 9,5jaostovalmistelija 8,5jaostovalmistelija 11


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

jaostovalmistelija 10,5jaostovalmistelija 11,5jaostovalmistelija 11,5lakimies 16johtava lakimies 17,5lainopillinen avustaja 17,5lainopillinen avustajatoimistosihteeri 17,5

18,5

toimistosihteeri 12perintätarkastaja 17,5valmistelija 17kopio- ja fax huone ½ 4yhteensä 270


Sote-seminaarissa 20.3.2012 esitellyn organisaatiokaavion mukaan tulevassa sosi-aali- ja terveysvirastossa oikeudelliset palvelut ja hallintoyksiköt siltä osin, kun nehoitavat lautakunta- ja jaostovalmistelua ja muita juridiikkaan liittyviä asioita, onsuunniteltu yhdistettäväksi Henkilöstö- ja kehittämispalvelut -osaston Kehittämis-palvelut -toimiston alaiseksi Lakipalvelut -yksiköksi. Varhaiskasvatusviraston tarvit-semat oikeudelliset palvelut eriytetään nykyisestä sosiaalivirastosta siltä osin, kunne siirtyvät uuden varhaiskasvatusviraston hallintotoimistojen tehtäviksi.

Uudessa sosiaali- ja terveysvirastossa toimii sosiaali- ja terveyslautakunta, jolla onkolme jaostoa, yksi niistä ruotsinkielinen. Varhaiskasvatusvirastolla on oma lauta-kunta, ei jaostoja.

Lakipalvelut -yksikön päällikön tehtävien hoitamisesta tai yksikön muusta organisoi-tumisesta ei ole vielä tehty suunnitelmaa.

Molempien nykyisten lautakuntien sihteerit ovat ilmoittaneet jäävänsä eläkkeellevuoden 2013 alkupuolella.

Jatkotyönä on sovittava, ketkä toimivat uuden terveys- ja sosiaalilautakunnan sekäsen jaostojen sihteereinä/pöytäkirjanpitäjinä.

Myöskin on sovittava, kuka toimii varhaiskasvatuslautakunnan sihteerinä ja siirre-täänkö tämä resurssi (ja mahdollisesti myös muut sihteeriresurssit) nykyisestä so-siaaliviraston hallintoyksiköstä päivähoitovirastoon.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Uusien kolmen jaoston jaostovalmistelijoiden ja sihteerityövoiman resurssit on arvi-oitava uudelleen. Uusille jaostoille tulee myös muutoksenhakuasioiden käsittelyäterveyspuolelta, määrä kuitenkin pykälinä vähäinen (5-10%).

Lakimiesten/hallintolakimiesten tehtävät ja työnjako tulee tarkastella uudelleen.

Vahingonkorvausasioiden ja maksuasioiden muutoksenhakujen valmistelussa voi-taneen saada synergiaetuja molempien entisten virastojen töitä yhdistelemällä.

Terveyskeskuksen ja sosiaaliviraston potilasasiamiestoiminta kannattanee yhdistääja sopia ensisijaiset vastuualueet uudelleen. Sosiaaliasiamiestoiminnan ja poti-lasasiamiestoiminnan mahdolliset yhtymäkohdat ja synergiat tulee myös selvittää.

Tietosuojapäällikön rooli sosiaalitoimen asioiden osalta tulee pohtia.

Uuden lakiasioiden yksikön esimies- ja johtosuhteet tulee suunnitella, kun selviää,onko kyse toimistotasoisesta yksiköstä, vai miten se organisatorisesti asettuu.

Samoin yksikön jakautuminen tiimeihin tulee suunnitella, onko esim. kolme tiimiäluonteva jako (lautakunta- ja jaostoasioiden tiimi, muiden lakimiestehtävien tiimi jasosiaali- ja potilasasiamiestoiminnan tiimi ?). Tarvitaanko väliesimiehiä / tiiminvetä-jiä?

Myös hallintosihteereiden ja toimistosihteereiden asema on epäselvä, ovatko hetämä uuden yksikön työntekijöitä, vai kuuluvatko he keskitettyihin toimistopalvelui-hin.

Uuden lakipalvelujen yksikön osalta on myös päätettävä, miten asianohjaus ja työn-johto/ töiden jako toteutetaan, ohjaako kaupungin kirjaamo asioita suoraan valmis-telijoille vai toimiiko yksikön esimies tai johtava lakimies asianohjaajana. Samoin onvielä epäselvää, millä tavalla toiminnallisilta osastoilta tulevat tehtävät ja toimek-siannot ohjataan ja hoidetaan lakimiespalveluissa.

Sosiaaliviraston perheoikeudellisten asioiden yksikön sekä talous- ja velkaneuvontayk-sikön lakimiehiä ei ole perusteltua siirtää keskitettyyn lakipalvelut -yksikköön.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Lakipalvelut, jatkotyö


Uudessa organisaatiossa tarvitaan juridista asiantuntemusta sekä johdon että ydintoimintojen jahallinto- ja tukipalvelujen osastojen tueksi. Lautakunta- ja jaostovalmistelu ja muu juridiikkaan(esim. työmarkkinajuridiikka, hankintajuridiikka) liittyvä osaaminen tulee uudessa sosiaali- ja ter-veysvirastossa keskittää lakipalveluihin. Keskittämisellä turvataan lakimiespalvelujen saatavuusja varmistetaan lakimiesten osaaminen ja riittävän monipuolinen tehtäväkuva.

Uuden viraston lakipalveluja muodostettaessa on tarkasteltava lakipalveluihin luontevasti kuulu-via toimintoja. Tällaisia toimintoja ovat esim. asiamiestoiminta (potilasasiamies, sosiaa-liasiamies, vammaisasiamies) sekä tietosuoja.

Samantyyppisiä tehtäviä hoitavien nimikkeet tulee yhdenmukaistaa. Jos ydintoimintojen osas-toilla on vakansseja, joissa pätevyysvaatimuksena on lakimieskoulutus, nämä vakanssit ja niihinliittyvät tehtävät tulee sijoittaa uuteen lakipalvelut–yksikköön.

2. Oikeudellisten palvelujen organisatorinen asema uudessa organisaatiossa

Uudessa sosiaali- ja terveysvirastossa lakipalvelut sijoittuvat henkilöstö- ja kehittämispalvelut–osastoon. Lakipalvelut on yksi henkilöstö- ja kehittämisosaston toimistotasoisista yksiköistä.

3. Oikeudellisten palvelujen tehtävät uudessa sosiaali- ja terveysvirastossa

Lakipalvelut vastaavat laaja-alaisesti sosiaali- ja terveysviraston oikeudellisten palvelujen asian-tuntemuksesta esim. työmarkkinajuridiikka, tietosuoja. Kaikki lakimiestehtävät esitetään keski-tettäväksi lakipalveluihin. Lakipalvelut huolehtivat lautakunta- ja jaostovalmistelusta. Lakimies-ten tehtäviin kuuluvat jatkossa myös vahingonkorvausvaatimusten valmistelutehtävät.

Uudessa virastossa lautakunnan sihteeritehtävien hoitamiseen tulee osoittaa juristityöpari. Li-säksi tarvitaan hallintosihteeri ja hänelle sijainen. Tarkoituksenmukainen ratkaisu on, että sekälakimiehen että hallintosihteerin tehtävää hoitaa työpari (50 % + 50 %). Työpareille osoitetaantällöin myös muita tehtäviä.

Lautakuntaan tulevien asioiden ohjaus tulee olla selkeä. Uudessa virastossa siitä vastaa henki-löstö- ja kehittämispalvelujen osastopäällikkö. Uudessa virastossa on tarkoituksenmukaista ot-taa käyttöön keskitetysti ylläpidettävä esittelysuunnitelma. Lisäksi tarvitaan valmisteluaikataulu.

Jaostovalmistelu jatkuu edelleen keskitettynä. Terveyskeskuksesta siirtyy jaostoissa käsiteltä-väksi joitakin kymmeniä potilasasioita (vuonna 2011 potilasmaksuja koskevia asioita 38, tartun-tatautilain mukaisia työstä pidättämisiä 7).


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Ensimmäiselle ja toiselle jaostolle nimetään omat sihteerit ja heille sijaiset. Lisäksi tarvitaan yksijaostovalmistelija, joka toimii ruotsinkielisen jaoston sihteerinä (20 %). Hän valmistelee tarvitta-essa myös suomenkielisiä asioita. Jaostovalmistelijat valmistelevat myös jaostolle tulevat asia-kasmaksun muutosvaatimukset. Lausunto pyydetään omasta yksiköstä. Lautakunnan sihteerittoimivat tarvittaessa myös jaostojen sihteerien sijaisena.

Nykyinen asianohjausprosessitoimi hyvin ja se voi jatkua myös uudessa virastossa. Asiakasoh-jausprosessi kuvataan erillisessä liitteessä.

Asiamiehet kootaan tähän yksikköön. Vuonna 2011 potilasasiamiesyhteydenottoja oli 2177 jasosiaaliasiamiesyhteydenottoja oli 1347.

Tietosuojapäällikön ja mahdollisesti perustettavan hankintalakimiehen vakanssit keskitetään tä-hän yksikköön, edellytetään juridista koulutusta. Sosiaaliviraston perheoikeudellisten asioiden jataloudellisen ja sosiaalisen tuen juridista osaamista edellyttävien vakanssien keskittämistä laki-miespalveluihin selvitettiin. Selvitystyön perusteella päädyttiin siihen, ettei ydintoimintaan kiinte-ästi liittyvien lakimiestehtävien keskittäminen ole tarkoituksenmukaista.

4. Oikeudellisten palvelujen tehtävien edellyttämät henkilöstöresurssit

Asiamiestoiminta (esitys 5 vakanssia)Sosiaaliasiamies 2Potilasasiamies 2Vammaisasiamies 1

Lautakuntatyö (esitys 2 vakanssia)Lakimies 1Hallintosihteeri 1

Jaostotyöskentely (esitys yhteensä 10)Jaoston sihteeri 2Jaoston toimistosihteeri 2Jaostovalmistelija (yksi valmistelija tekee 20 % jaoston sihteerin tehtäviä) 6

Muut lakimiespalvelut (esitys yhteensä 15)Työmarkkinalakimies 1Tietosuojapäällikkö 1Hankintalakimies 1Lakimies 5Lainopillinen avustaja 1Perintätarkastaja. 1

Nykytilanteeseen verrattuna vakanssit vähenevät seuraavasti: sosiaaliasiamies (1), jaoston sih-teeri (1), jaostovalmistelija (1), valmistelija (1). Vakansseja vähenee yhteensä 4.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

5. Oikeudellisten palvelujen johtamisjärjestelmä

Lakipalvelujen päällikkönä toimii johtava lakimies, jonka esimies on henkilöstö- ja stra-tegiaosaston osastopäällikkö. Johtava lakimies johtaa lakipalveluja ja hän toimii laki-palvelujen työntekijöiden esimiehenä.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen taloushallintopalvelun nykytilan kar-toitus

Jokaisessa kohdassa on kuvattu ko. toiminnan nykyinen tilanne erikseen sosiaaliviraston jaterveyskeskuksen osalta.

Sisällysluettelo1. Johdanto ........................................................................................................................... 1282. Palvelujen tämänhetkinen organisointi ja vastuut virastoissa ............................................ 128

2.1. Terveyskeskus .............................................................................................................. 1282.2. Sosiaalivirasto ............................................................................................................... 129

3. Palvelujen resurssit vakansseittain.................................................................................... 1414. Palvelujen tuottamiseen varatut määrärahat, vuoden 2012 budjetti .................................. 1425. Taloushallinnon palvelukokonaisuuden vastuulla olevat sopimukset ................................ 1426. Taloushallinnon palvelukokonaisuuden käytössä olevat tilat ............................................. 1437. Ryhmän näkemyksiä jatkotyön pohjaksi ............................................................................ 143


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

1. JohdantoTaloushallintopalvelujen osalta tarkastelussa ovat olleet mukana talouden suunnittelun jaseurannan palvelut, laskentapalvelut sekä muut taloushallinnon erillistehtävät, asiakasmaksuja perintätehtävät. Erillistehtävät, kuten avustusten käsittely, erilaisten korvausten haku sekäerilliset seurantatehtävät on sisällytetty tässä tarkastelussa laskentapalvelujen tehtäväkoko-naisuuteen.

Taloushallinnon tehtäviin on sisällytetty sekä hallinto-osastoilla että vastuualueilla kokopäi-väisesti taloushallinnon tehtäviä tekevät henkilöt siten, että raportissa eritellään keskitetyn jahajautetun taloushallinnon resurssit. Toimistohenkilökunnan osalta ei raporttiin tässä vai-heessa ole sisällytetty osittain taloushallinnon tehtäviä tekeviä henkilöitä, vaan toimistohenki-lökunnan tarkastelu tapahtuu myöhemmässä vaiheessa.

Taloushallinnon valmisteluryhmään nimettiin Riitta Simoila (pj), Mikael Boström, Mikael Ka-rell, Mauno Rönkkö, Helena Calonius ja Jussi Lind. Työryhmä kokoontui 5 kertaa.


2.1. Terveyskeskus

Terveyskeskuksen taloushallinnon palvelujen järjestämistapa on keskitetty. Talous-hallinnon palvelut on keskitetty hallinto- ja palvelukeskukseen, jonka sisällä toimijatlöytyvät strategiayksiköstä (2) sekä hallintopalveluyksiköstä (7). Terveyskeskuksenkliinisillä osastoilla ei ole taloushallinnon henkilökuntaa.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Terveyskesku

ksen

org

anisaa

tio

Terveyskeskuksen taloushallinnon organisaatio

Hallinto- japalvelukeskusStrategiayksikkö(virastotasonkeskitettyvalmistelu) (2)

Kotihoito6 kotihoidon palvelualuetta, 140 kotihoitotiimiä

Suun terveydenhuolto37 hammashoitolaa

Psykiatria5 psykiatrian poliklinikkaa ja Auroran sairaala

KaupunginsairaalaHaartmanin, Herttoniemen, Laakson,Malmin/Marian ja Suursuon sairaalat

Toimitusjohtaja

Terveysasemat26 terveysasemaa

Hallinto- japalvelukeskusHallintopalveluyksikkö(osastokohtaisettaloushallinnon tehtävätsekä keskitetytlaskentapalvelutja erillistehtävät (7)


Sosiaaliviraston taloushallinnon palvelujen järjestämistapa on sekä keskitetty ettähajautettu.

Keskitetysti taloushallinnon palveluja antaa hallinto- ja kehittämiskeskuksen talous-ja suunnittelupalvelutoimisto, jonka sisällä toimii talous- ja laskentayksikkö, (20,55)sekä asiakasmaksuja perintäyksikkö (39). Tämän lisäksi on johdon laskenta-asiantuntijoita aikuisten (1), vanhusten (1), lapsiperheiden (1) ja päivähoidon (1)vastuualueella johdon tuissa.

Aikuisten- ja vanhusten vastuualueen sektoreilla toimii tämän lisäksi 8 kpl taloussih-teereitä jotka vakanssinimikkeen perusteella hoitavat pääosin taloushallintoa. Talo-ussihteereitä toimii mm. Kustaankartanon, Riistavuoren, Kontulan ja Roihuvuorenvanhustenhuollon keskuksissa. Aikuisten vastuualueella taloussihteereitä toimii mmtyöhönkuntoutuksessa, maahanmuuttopalveluissa ja eteläisellä sosiaaliasemalla.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Sosiaaliviraston taloushallinnon organisaatio

Yhteenvetotaulukko sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen taloushallintopalvelujenvakanssit 16.3.2012

Virastonjohdon tuki

Keskitetytpalvelut

Asiakas-laskutus japerintä

Vastuualu-eiden joh-don tuki

Vastuualuei-den toimin-tayksiköissä

Yh-teensä

Terveyskeskus 2 7 9

Sosiaalivirasto 21,05 39 4 8 72,05josta päivähoito 2 8,5 1

Yhteensä 2 28,05 39 4 8 81,05

Edellä mainittujen vakanssien lisäksi sosiaalivirastossa on 4 täyttämätöntä vakans-sia.

Talouden suunnittelu ja seuranta

Virastojen vuosisuunnittelu ja seuranta nivoutuvat koko kaupungin suunnittelupro-sessiin, joten aikataulutus on pääkohdissaan sen mukainen. Kaupunginvaltuustokäy lähetekeskustelun talousarvioehdotuksesta helmikuun alussa. Kaupunginhalli-tus hyväksyy maaliskuussa raamin, kannanotot ja laatimisohjeet. Viralliset ennus-teet laaditaan 31.3., 31.7., 30.9. ja 30.11. tilanteesta.

Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen prosessit poikkeavat toisistaan.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Terveyskeskuksen talousarvioesityksen laadinnassa on tärkeä rooli strategiayksi-kön suunnittelupäälliköllä. Terveyskeskuksen talousarvion linjaukset pohjautuvatterveyskeskuksen strategiasuunnitelmaan, joka päivitetään keväisin. Strategia-suunnitelman laadinnassa huomioidaan kaupunkitasoiset strategiset linjaukset sekävuosittain päivitettävä toimintaympäristön analyysi, jonka pohjalta esitys strategia-suunnitelmaksi valmistellaan strategiayksikön ja osastojen yhteistyönä. Strategia-suunnitelman laadintatyössä keskeinen rooli on kehittämisjohtajalla. Strategiasuun-nitelma käsitellään terveyskeskuksen johtoryhmässä, minkä jälkeen se menee ter-veyslautakunnan käsittelyyn samassa yhteydessä kuin talousarvioesitys.

Suunnittelupäällikkö laatii keskitetysti talousarvioesityksen toimitusjohtajan antami-en ohjeiden pohjalta osastoja ja hallinto- ja palvelukeskuksen asiantuntijoita konsul-toiden terveyskeskuksen johtoryhmäkäsittelyä varten. Talousarvioesityksen tuleeluonnollisesti olla linjassa strategiasuunnitelman tavoitteiden kanssa.

Terveyskeskustasoinen talousarvioesitys päätyy johtoryhmäkäsittelyn jälkeen ter-veyslautakuntaan, joka hyväksyy talousarvioesityksen keväisin toukokuun loppuunmennessä.

Terveyskeskuksen taloushallintopalvelut on keskitetty hallinto- ja palvelukeskuksenhallintopalveluyksikköön. Jokaista kliinistä osastoa (5) kohden on yksi taloussuun-nittelija. Lisäksi yksi (1) taloussuunnittelija hoitaa viraston keskitettyjä tehtäviä. Ta-loussuunnittelijan tehtäviin kuuluvat:

- Osastokohtaisten tulosbudjettien laadinta,- Osastokohtaisten tulosbudjettien toteutumisen seuranta ja ennusteen laadin-

ta- Sisäinen laskenta,- Yhteydenpito taloushallintopalveluihin,- Osastopäällikön ja osaston tulosyksiköiden avustaminen taloussuunnitteluun

liittyvissä tehtävissä- Osastojen johtoryhmätyöskentelyyn osallistuminen ja asioiden valmisteluun

ja esittelyyn osallistuminen- Erilaisten hankkeiden kustannusten seuranta sekä- Muut mahdolliset erillistehtävät

Terveyskeskuksen ennusteet laaditaan kuukausittain, ei kuitenkaan tammikuulta ei-kä kesäkuulta, toimistotasoisten (=yksi taso osastosta alaspäin) yksiköiden tasolla,mikä merkitsee, että ennustavia yksiköitä on noin 35. Taloussuunnittelijan tehtävä-nä on yhdessä osaston tulosyksiköiden kanssa kuukausittain laatia talouden ennus-te. Osastokohtaiset ennusteen toimivat lähtökohtana virastokohtaiselle kokonaisen-nusteelle, jonka osalta kokonaisarvioinnin suorittaa suunnittelupäällikkö.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Hallintopalveluyksikössä työskentelevien taloussuunnittelijoiden (6) sekä laskenta-päällikön (1) esimiehenä toimii hallintopäällikkö. Strategiayksikössä työskentelevi-en henkilöiden (2) esimiehenä toimii kehittämisjohtaja. Talous- ja toiminnan suunnit-telijat muodostavat talous- ja suunnittelutiimin. Suunnittelupäälliköllä on ammatilli-sissa kysymyksissä ohjausfunktio.

Sosiaalilautakunnan strategiaseminaari pidetään yleensä maaliskuussa tai huhti-kuun alussa. Tämän jälkeen sosiaaliviraston johtoryhmä käsittelee vastuualueidenlopullisia raameja huhtikuun alussa. Tämän jälkeen talousarvioehdotuksen lopulli-nen valmistelu tapahtuu vastuualueilla viikoilla 12–15 yhteistyössä taloussuunnitteli-joiden kanssa. Keskitetty valmistelu ja koonti tapahtuu talous- ja laskentayksikössäviikoilla 15-17 jonka jälkeen sosiaaliviraston johtoryhmä käsittelee talousarvioehdo-tuksen toukokuun alussa. Sosiaalilautakunta hyväksyy talousarvio-ehdotuksen tou-kokuussa.

Keskitetyllä talous- ja laskentayksiköllä on tärkeä rooli taloussuunnittelussa. Jokais-ta vastuualuetta varten on nimetyt taloussuunnittelijat: aikuisten vastuualueella (2),vanhusten vastuualueella (2), lasten päivähoidossa (1), lapsiperheiden vastuualu-eella (1) ja hallinto- ja kehittämiskeskuksella (2).

Sen lisäksi käytössä on 2,55 erityissuunnittelijaa, joiden tehtäviin mm kuuluu talo-usarvioehdotuksen, käyttösuunnitelmien, tulosbudjetin ja ennusteiden koordinointi,ohjeistus, valmistelu ja laadinta sosiaaliviraston osalta. Ruotsinkielisiin taloushallin-non palveluihin on kohdennettu 0,55 henkilön työpanos. Prosessin omistaa talous-suunnittelupäällikkö (1), joka toimii esimiehenä ja vastaa prosessin täytäntöön-panosta. Taloussuunnittelupalveluja johtaa taloushallintopäällikkö (0,5), jonka työ-ajasta noin puolet kohdistuu taloushallintoon, lopun kohdentuessa tilayksikön jahankintayksikön johtamiseen.

Sosiaalivirastossa taloussuunnittelijoiden tehtävät poikkeavat keskeisiltä osiltaanterveyskeskuksen taloussuunnittelijoiden tehtävistä siten, että heille ei kuulu lasken-tatehtäviä samassa määrin kuin terveyskeskuksessa. Terveyskeskuksen talous-suunnittelijat eivät puolestaan osallistu keväällä talousarvioehdotuksen valmiste-luun.

Sosiaalivirastossa taloussuunnittelijoiden tehtäviin kuuluu:

Talousarvion valmistelu ja laadinta- vastuualueen talousarvioehdotuksen ja taloussuunnitelmaehdotuksen laadin-

taan osallistuminen- viraston kokonaisuuden yhteensovittamiseen osallistuminen- vastuualueiden raamien ja tulosbudjettien laadinta ja laadinnan tuki- vastuualueiden käyttösuunnitelmien laadinnan tuki

Toiminnan ja talouden seuranta- toteumien seuranta ja ennusteiden laadinta vastuualueiden kanssa


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

- vastuualueiden tulosohjauksen seuranta ennusteen yhteydessä- vastuualueiden tuki kirjanpidossa (sosiaaliviraston omat tunnisteet)

Vastuualueiden päätöksenteon tuki- aineistojen valmistelu- toimenpide-ehdotusten valmisteluun osallistuminen- erillisselvitykset

Muut asiantuntijatehtävät- suunnittelun ja seurannan kehittämiseen osallistuminen- muu vastuualueyhteistyö- laskentajärjestelmien ohjelmatuki & koulutus (Sap, FPM, Analyzer, BO)- erilaisiin työryhmiin osallistuminen

Sosiaalivirastossa vastuualueen johdon laskenta-asiantuntijoiden tehtäviin kuuluu:- toimia vastuualueen johdon tukena toiminnan ohjauksessa ja siihen liittyväs-

sä taloudellisessa päätöksenteossa,- taloudellisten analyysien tuottaminen ja tulkinta vastuualueen johdolle,- osallistuminen toiminnan kehittämiseen ja rakennemuutosten läpiviemiseen,- työskentely vastuualueen johtoryhmässä ja vastuualueen johdon strategise-

na kumppanina toimiminen.

Vastuualueen johdon laskenta-asiantuntijoille kuuluvat myös laskentatoimen asian-tuntijatehtävät:

- määrärahojen käytön suunnittelun ja seurannan koordinointi vastuualueella- osallistuminen vaihtoehtoisten toimintatapojen suunnitteluun, laskentaan ja

analysointiin- vastuualueen toiminnan ja resurssien yhteensovittaminen vastuualuejohtajan

tukena- vastuualueen toiminnan taloudellisuuden valvonta ja taloudellisen ajatteluta-

van vahvistaminen vastuualueella.- osallistuminen vastuualueen toimintatapojen ja -prosessien sekä työnkulku-

jen kehittämiseen yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa.- osallistuminen viraston informaatiotuotannon kehittämiseen.

Kaupunginvaltuusto vahvistaa pääsääntöisesti marraskuussa talousarvion seuraa-valle vuodelle. Talousarvion vahvistamisen jälkeen kaupunginhallitus päättää vuo-sittain talousarvion noudattamista koskevista ohjeista edellisen vuoden joulu-marraskuussa ja saattaa ohjeet lautakunnille noudatettavaksi.

Sosiaalivirastossa vastuualueet valmistelevat johdon laskentatoimen asiantuntijoi-den (4) johdolla tulosbudjetteja kesä – lokakuussa. Tähän sisältyy mm vastuualu-een määrärahakohdennukset ja resurssien jakoperiaatteet (henkilöstö, suoritteet,määrärahat). Sosiaalijohtaja käy vastuualueittain neuvottelut kohdennuksista syys-kuussa – lokakuussa. Ehdotus tulosbudjetiksi valmistellaan toimintayksiköissä. Läh-tökohtana on yksikön edellinen tilinpäätös ja nykyinen toiminta, ennuste, tulevat


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

mahdolliset muutokset. Valmisteluohje tulosbudjetin laatijoille teetetään keskitetystitalous- ja laskentayksikössä. Yleensä talous- ja laskentayksikkö esivalmistelee eh-dotuksen yksikön tulosbudjetiksi johon sisältyy ainakin henkilöstökustannukset jaesimerkiksi tilakustannukset. Sopeutukset tehdään yhteistyössä toimistojen ja yksi-köiden kanssa toimisto- ja vastuualuetasoiseen raamiin.

Sosiaalitoimen kokonaisuutta käsitellään viraston johtoryhmässä marraskuussa.Sosiaalijohtaja hyväksyy vastuualueiden käyttösuunnitelmat joulukuussa. Sosiaali-lautakunta hyväksyy sosiaalitoimen käyttösuunnitelman joulu- tammikuussa. Käyt-tösuunnitelma sisältävät vastuualueiden laatimat käyttösuunnitelmat ja tulosbudjetitTulosbudjetit siirretään kirjanpitojärjestelmään seurannan pohjaksi seuraavan vuo-den tammi- helmikuussa.

Sosiaaliviraston virallisten ennusteiden lisäksi laaditaan ennusteita viraston omaankäyttöön tarpeen mukaan 2-3. Viralliset ennusteet toimitetaan kaupungin kes-kushallintoon, Taskeen, osaksi koko kaupungin talousarvion toteutumisennustetta.Ennusteet laaditaan yksikkö-toimisto-vastuualue-virasto -tasolla.

Tulosbudjetti ja ennusteet tehdään Financial Performance Management (FPM) -ohjelmaan. Sosiaalivirastossa ennusteen laadinta on hyvin hajautettu. Alla olevataulukko kuvaa nykyisen prosessin laajuutta sosiaalivirastossa. Luvuissa on muka-na myös ennustajien varahenkilöt.

Käyttäjäoikeuksien määrä FPM:n osalta vastuualueittain (sis. myös varat)

Päivähoidonvastuualue

Aikuistenvastuualue

Vanhustenvastuualue

Lapsiperheidenvastuualue

Hallinto- jakehittämiskeskus

FPM tulosbudjetin tekijät 194 53 58 53 50

FPM ennustajat 21 54 57 54 50

Vastualueen taloussihtereiden tehtäviin kuuluu1. Taloushallinnon tehtävät- budjetin valmistelu ja seuranta- ennusteen laatimiseen osallistuminen yhdessä johtajan kanssa- taloushallinnon ohjeiden ja raporttien seuranta, tiedotus ja neuvonta- palkkioiden maksu-, matkalasku ja -hankintaesitysten ja päätösten valmistelu- laskujen tarkistus ja tiliöinti- tilausten tekeminen- kassan varavastaava, kassan sijaistaminen

2. Yleishallinnon tehtävät- erilaisten sopimustekstin kirjoittaminen ja sopimusten seuranta- arkistointitehtävät- muut yksikkökohtaiset tehtävät

http://helmi/Sosv/henkilosto/palkkausjapalkitseminen/TVAkuvaukset/Toimistoala/taloussihteerit%20Vava%20vanhustenkeskukset.doc#%091,1070,1984,0,,1.%20Taloushallinnon%20teht%C3%A4v%C3%A4t%0D-%20bu













20.6.2012



Alv.nroFI02012566

3. Henkilöstöhallinnon tehtävät- päätösluettelon ja lomakepäätöksien valmistelu- tunti-ilmoitukset (keikkalaiset) tarkistus ja vienti Hijattiin- lyhytaikaisten (määräyskirjat) sijaisten työsopimusten vienti Hijattiin- sijaistaminen henkilöstöhallinnon tehtävissä- toimistohenkilöstön esimiestehtävät, lomakepäätösoikeus

Laskentapalvelut ja muut taloushallinnon erillistehtävät

Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen menettelytavat laskentapalveluissa eroavattoisistaan.

Terveyskeskuksessa sisäinen laskenta, mikä sisältää mm. toiminnallisen tilinpää-töksen laadinnan kuuluu edellä mainittujen keskitettyjen taloussuunnittelijoiden teh-täviin oman nimikko-osastonsa osalta.

Hallintopalveluyksikössä on lisäksi laskentapäällikkö (1) sekä taloussuunnittelija (1),joiden tehtäväkentät kattavat osastojen yli meneviä keskitettyjä taloushallinnon teh-täviä, kuten esimerkiksi taloushallinnon suunnitteluja seurantajärjestelmien ylläpi-totehtäviä sekä kirjanpitoon ja sisäiseen laskentaan liittyviä keskitettyjä tehtäviä.

Keskitettyjä tehtäviä hoitavan em. taloussuunnittelijan tehtäviin kuuluu lisäksi mm.avustusten käsittelyä, sekä mm. pakolaisten ja paluumuuttajien erityiskustannus-korvausten haku, lääkäreiden koulutus erityisvaltionosuuden korvausten haku, osahallinto- ja palvelukeskuksen taloussuunnittelun tehtävistä sekä eräät muut erillis-tehtävät, kuten koodistojen ylläpito.

Taloushallinnollisia tehtäviä hoitaa lisäksi strategiayksikössä työskentelevä erityis-suunnittelija (1). Strategiayksikössä työskentelevän erityissuunnittelijan tehtävät liit-tyvät mm. virastotasoisten kustannusvertailutietojen (kuten kuusikkovertailu, asu-kaskohtaiset kustannusanalyysit sekä suurten kaupunkien terveydenhuollon kus-tannusvertailut) tuottamiseen, hallinto- ja palvelukeskuksen taloussuunnittelun teh-täviin, tukipalvelujen ostojen ja myyntien koordinointiin sekä virastotasoisen tulos-palkkiojärjestelmän hoitamiseen. Lisäksi hänelle kuuluu johdon raportoinnin tietojär-jestelmän omistajan tehtäviä sekä ylläpitoa. Osa strategiayksikön erityissuunnitteli-jan tehtävistä liittyy strategiayksikössä tehtäviin virastotasoisiin tietohuollon- ja jär-jestelmien tehtäviin.

Terveyskeskuksen ympäristöasioita hoitaa hallinto- ja palvelukeskuksen toiminnansuunnittelija, jonka resurssi kokonaisuudessaan sisältyy kehittämisen ja koulutuk-sen työryhmän raporttiin.

Sosiaaliviraston talous- ja laskentayksikön laskentaryhmässä toimii 5 laskenta-asiantuntijaa ja 1 taloussihteeri. Jokaista vastuualuetta varten on nimetty laskenta-










20.6.2012



Alv.nroFI02012566

asiantuntijat: aikuisten vastuualueella 1, vanhusten vastuualueella 1, lasten päivä-hoidossa 1, lapsiperheiden vastuualueella 1. Tämän lisäksi maahanmuuttokorvauk-sia käsittelee 1 laskenta-asiantuntija. Taloussihteeri koordinoi viraston taksikorttejaja hoitaa erilaisia tilityksiä.

Laskenta-asiantuntijoiden tehtäviin kuuluu mm:

- Johdon päätöksentekoa ja toiminnan ohjausta tukevien talousselvitysten jakustannuslaskelmien laatiminen ja analysointi (mm. toiminnallinen tilinpää-tös, tuottavuuslaskenta, matriisiperusteinen tuottavuudenlaskenta, yksikkö-kustannuslaskenta)

- Kehittämis- ja koordinointitehtävät (mm. johdon raportointi, tuottavuusmatrii-si, sisäisen laskennan prosessit)

- Raportointi sekä tilitykset (valtionosuus yms.) ulkoisille sidosryhmille. (mm.kuusikkotilastot, talous- ja toimintatilasto)

- Taloushallinnon asiantuntijuuteen liittyvät koulutus-, neuvonta- ja ohjausteh-tävät.

- Lisäksi laskenta-asiantuntijat hoitavat valtion korvaushakemuksia ja tilityksiäkuten esim sotilasvammatilitykset ja pakolaisten- ja paluumuuttajien kustan-nusten korvausten hakua. Viraston taksikorttejen koordinointi hoidetaanmyös talous- ja laskentayksikön laskentaryhmässä.

Talous- ja laskentayksikössä lisäksi yksi (1) laskenta-asiantuntijan vakanssi on re-sursoitu asiakasmaksuasioiden valmisteluun ja laadintaan. Lisäksi hän hoitaa asia-kasmaksuihin liittyvät asiantuntija tehtävät ja ohjeistuksen. Tehtäviin kuuluu myöstaloushallinnon pysyväisohjeiden koordinointi ja päivittäminen.

Talous- ja laskentayksikössä toimii myös yksi (1) ympäristöasiantuntija, jonka teh-täviin kuuluu sosiaaliviraston energia- ja ympäristötehtävät.

Lisäksi Talous ja laskentayksikössä yhden (1) henkilön tehtäviin kuuluu yritysasiak-kaiden yritysanalyysit, valtionperintäasiat sekä sopimusjuridiikka.

Yhteenvetona sosiaaliviraston talous- ja laskentayksikössä henkilöstöresurssit ovatseuraavat: taloussuunnittelijat (8), laskenta-asiantuntijat (6), taloussihteeri (1), eri-tyissuunnittelijat (3,55), ympäristöasiantuntija (1) ja yritystutkija (1). Esimiehenätoimii taloussuunnittelupäällikkö (1). Päivähoidon vastuualueen nimikkoina toimii 1taloussuunnittelija ja 1 laskenta-asiantuntija.

Yhteenvetona voidaan todeta, että keskeisin ero laskentapalvelujen järjestämista-vassa virastojen välillä on, että talouden suunnittelu ja seuranta sekä laskentapal-velut sisältyvän samojen henkilöiden työnkuvaan terveyskeskuksessa. Sosiaalivi-rastossa tehtävät on eriytetty. Toinen keskeinen ero laskentapalvelujen hoidossaon, että terveyskeskuksessa sisäisiä eriä kohdennetaan juoksevasti, kun sosiaalivi-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

rastossa kulujen sisäinen vyörytys tehdään jälkikäteen toiminnallisen tilinpäätöksenyhteydessä.

Asiakasmaksut ja perintä

Asiakasmaksut ja perintäpalvelut on sosiaalivirastossa ja terveyskeskuksessa jär-jestetty eri tavoin. Sosiaalivirasto huolehtii näistä tehtävistä lähes kokonaan itse.Terveyskeskus hankkii vastaavat palvelut Talpasta.

Terveyskeskus hankkii kaikki laskutuksen ja perinnän palvelut taloushallintopalve-luista (Talpa), joten terveyskeskuksella ei ole laskutusta tai perintää hoitavia henki-löitä.

Sosiaaliviraston asiakasmaksuja perintäyksikkö huolehtii sosiaaliviraston tu-losidonnaisten asiakasmaksujen määrittelystä ja päättämisestä. Tähän kuuluumyös omana kokonaisuutena harkinnanvaraisten asiakasmaksujen alentaminen taikokonaan perimättä jättäminen. Lisäksi yksikköön kuuluu 1.1.2012 siirtynyt perintä-tiimi, joka huolehtii lastensuojelun asiakasmaksujen perinnästä ja toimeentulotuentakaisinperinnästä.

Yksikköön kuuluu 1 asiakasmaksupäällikkö, 2 tiiminvetäjää, 19 taloussihteeriä, 1toimistoesimies sekä 16 perintäsihteeriä. Näistä 9 taloussihteeriä tekee osin tai ko-konaan töitä päivähoidolle ja asiakasmaksupäällikkö 30 %:n osuudella.

Palvelut on tällä hetkellä organisoitu kolmeen tiimiin.

Vanhusten asumisen ja kehitysvammahuollon tiimiin kuuluu tiiminvetäjä ja 11 talo-ussihteeriä. Tiimin tehtävät ovat:

Vanhusten palveluasumisen, vanhusten laitospalvelujen sekä kehitysvamma-huollon maksujen määrittely, tämä eroaa terveysviraston käytännöstä.

Lapsiperheiden kotipalvelumaksujen määrittely tapahtuu alueella, kuten terve-yskeskuksenkin kotipalvelu. Kotipalvelun laskutus kuitenkin kulkee yksikön kaut-ta, samoin laskujen korjaus.

Kehitysvammahuollon tallennustehtävät kuuluvat osana tämän hetkiseen yksik-köön. Näitä tallennustehtäviä ovat: tilapäinen ja pitkäaikainen asuminen, tu-kiasuntojen ja asuntoloiden peruspalvelumaksut, asuntoloiden ja työtoiminnanateriat. Lisäksi tehtäviin kuuluu ei tulosidonnaisten kehitysvammahuollon omais-hoitajien vapaapäivien laskutus.

Kuntalaskutus:o Kotikuntalakiin liittyvä laskutus, johon kuuluu Helsinkiin muuttavien osalta

sopimuksen teko ja laskutus.o Kehitysvammahuollon kuntalaskutus.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Manuaalilaskutukset ovat sosiaalihuoltolain 17§ ja 234§:n mukaisia laskuja.Vammaisten henkilöiden yksilölaskutus/käsilaskutus silloin, kun he käyttävät ke-hitysvammahuollon palveluita, joita ei voi ATJ:lle laskuttaa.

Lisäksi yksikössä huolehditaan vanhusten palveluasumisen ostopaikkojen las-kujen tarkastamisesta, laskun hyväksyminen tapahtuu vanhusten vastuualueel-la.

Kerran vuodessa kerätään sotasiirtolaisista vammaisista henkilöistä listaus. Näi-tä 4 kpl vuonna 2011 ja talous- ja suunnittelupalvelut laskuttaa täyden korvauk-sen THL:ltä.

Vuonna 2011 lähti laskuja seuraavasti:o kehitysvammahuollon laskuja 15.347 kpl, 7.057.516,00 eo vanhustenkeskuksen asiakkaille 22.396,00 eo vanhusten palveluasumisen asiakkaille 30.338 kpl, 29.391.182,00eo lapsiperheiden kotipalvelun asiakkaille 12.507 kpl, 1.400.985,00 e

Perintätiimi, johon kuuluu toimistoesimies ja 16 perintäsihteeriä, huolehtii seuraavis-ta osa-alueista:

Toimeentulotuen 20 §:n perintäo Perintä kohdistuu asiakkaan varallisuuteen, tuloihin, kuolinpesäosuuksiin,

hautauksien osalta avohuollon kuolinpesiin tai elatusvelvollisuuden lai-minlyöntiin. Perintäpäätöksen tekee sosiaalityöntekijä, sosiaaliohjaaja taietuuskäsittelijä samalla, kun myöntää asiakkaalle toimeentulotukea. pe-rintäsihteeri pyytää asiakasta ottamaan yhteyttä selvittääkseen, kuinkaaikovat maksaa perittävän summan takaisin.

o Tulot ovat parin viime vuoden aikana laskeneet, koska perinnän painopis-teet ovat olleet toimeentulotuen 23 §:n perinnässä.

o Vuonna asiakastapauksia oli 369 kpl ja tuloja tuli 46.629,00 euroa.o Panostus on tällä hetkellä vähäistä resurssipulan takia.

Toimeentulotuen 23 §:n perintäo Sosiaalityöntekijä tekee perintäpäätöksen henkilön saadessa toimeentu-

lotukea. Perittäviä tuloja ovat mm. asumistuet, sairauspäivärahat, eläk-keet, elatustuki, opintotuki, vakuutuskorvaukset, työttömyyspäivärahat,jne.

o Vuonna 2011 perintäpäätöksiä tehtiin 28.032 kpl ja saatuja tuloja 14.875kpl. Nettotuloja oli 5,3 milj. euroa.

o Tähän on resursoitu 7,2 henkilöä. Lastensuojelun asiakasmaksujen perintä (AML 7§ 1-3 mom.)

o Lastensuojelun sijoitettujen lasten molemmille vanhemmille voidaan mää-rätä elatussopimukseen perustuva maksu elatusavusta. Mikäli elatusso-pimusta ei ole, pyydetään vanhempia ottamaan yhteyttä perheoikeudenyksikköön. Jos vanhemmat kieltäytyvät tai laiminlyövät elatusmaksun,maksu voidaan periä Kelalta.

o Tuloista talletetaan lapsen/nuoren tilille vähintään 40 % itsenäistymisva-raksi, joka maksetaan ulos viimeistään 21-vuotispäivänä.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

o 31.12.2011 oli asiakasmaksuperinnässä 1.024 lasta, elatusvelvollisia1.145 ja elatustukia 1.086 kpl.

Itsenäistymisvarojen hoitamineno Jokaiselle lapselle avataan lapsen nimellä oleva pankkitili, jota hallinnoi-

daan asiakasmaksuja perintäyksikössä. Lapsella/nuorella tai heidänperheellään ei ole tileihin käyttöoikeutta.

o Lapsen/nuoren tililtä voidaan maksaa/ostaa tarvittaessa lapselle huone-kaluja tai muuta vastaavaa. Päätöksen tilin käytöstä tekee sosiaalityönte-kijä.

o Pankkitilejä on n. 12.000 kpl ja varoja tileillä n. 3,3 milj. euroa.o Pankkitileiltä maksamiseen on käyttöoikeudet kolmella (3) perintäsihtee-

rillä.o Toimistoesimies ja yksi taloussihteeri toimivat myös järjestelmän pääkäyt-

täjinä. Pitkäaikaishoidossa olevien vanhusten varojen välitys (AML 14 §)

o Mikäli pitkäaikaisessa laitoshoidossa olevan vanhuksen hoitomaksut ovatmaksamatta muutamalta kuukaudelta, voidaan hänen eläkkeensä ottaavälitykseen AML 14 §:n perusteella. Tieto maksujen laiminlyönnistä tuleelaitoksesta tai asiakasmaksuja perintäyksikön toisen tiimin taloussihtee-riltä.

o 31.12.2011 välitysasiakkaita oli 40 kpl. Vammaispalvelujen perintä vakuutusyhtiöltä

o Vammaispalvelun perintäpäätöksen tekee vammaispalvelun sosiaalityön-tekijä. Perinnän kohteina ovat mm. asumispalvelumaksut, henkilökohtai-sen avustajan kustannukset, asunnon muutostyöt, jne.

o 31.12.2011 perintätapauksia oli 25 kpl. ja tuloja tuli 216.720 euroa. Tiliasioiden hoitaminen

o Kaikkiin edellä oleviin tehtäviin kuuluu pankkitilien hoitaminen. Tiimillä onkäytössä kolme pankkitiliä, joista ttl 23 §:n tuot kirjautuvat automaattisestikirjanpitoon. Kahdelta muulta pankkitililtä tulot kirjataan käsin kolmelle eriohjelmalle.

o Kuukausittain kirjataan manuaalisesti 1.800 vientiä.o Pankkitilit täsmäytetään kuukausittain

Lasten päivähoidon maksutiimiin kuuluu tiiminvetäjän (1) lisäksi kahdeksan (8) talo-ussihteeriä

Tiimi huolehtii tulosidonnaisten asiakasmaksujen määrittelystä ja päättämisestälasten päivähoidon osalta. Joka toinen vuosi on indeksitarkistusvuosi, jolloin kai-kille perheille tehdään uusi asiakasmaksupäätös. Lisäksi joka vuosi tarkistetaanlakisääteisesti bruttotulot perheiltä, joilla ei ole korkein maksu. Perheen koonmuuttuessa, lapsen hoitoajan muuttuessa tai perheen tulojen muuttuessa teh-dään uusi asiakasmaksupäätös.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Tiimissä hoidetaan myös kehitysvammaisten koululaisten iltapäivähoitomaksut.Osalle lapsista/nuorista on erityishuolto-ohjelma ja tällöin hoito on maksuton.Perhe voi myös hakea harkinnanvaraista maksunalennusta.

Leikkipuiston välipalamaksu on 1-2 luokkalaisille koululaisille suunnattu palvelu,joka kulkee tämän tiimin kautta. Myös näihin maksuihin voi hakea alennusta.

Harkinnanvaraisten maksun alennusten ja/tai perimättä jättämisen valmistelu japäättäminen. Taloussihteeri valmistelee asiakkaan hakemuksen perusteella net-totuloista ja menoista alennuspäätöksen ja asiakasmaksupäällikkö päättää.

Kuntalaskutus:o Pääkaupunkiseudun sopimukseen kuuluva laskutus. Maksusitoumusten

pyytäminen (myynti) ja antaminen (osto), laskujen tarkastus. Tilastointikoko pääkaupunkiseudun osalta on Helsingin vastuulla.

o Toiseen kuntaan sijoitettujen lasten päivähoidon osuuden mak-susitoumusten teko (ostopalvelu), laskujen tarkastaminen, hyväksymisentekee asiakasmaksupäällikkö. Tarvittaessa myös Helsingin myydessä ko.palvelua.

Opetusvirasto ostaa ruotsinkielinen päivähoidon tulosidonnaisten asiakasmak-sujen valmistelun, harkinnanvaraisten asiakasmaksujen valmistelun, kuntalasku-tuksen valmistelun sekä näihin liittyvän asiakasmaksupäällikön tuen. (Tästä eikyllä rahaa ole liikkunut vuonna 2011 - 2012).

Opetusvirasto ostaa myös koululaisten iltapäivätoiminnan harkinnanvaraisenmaksun alentamisen laskelman teon.

Kaksi kertaa vuodessa tarkastetaan Kemikalioviraston henkilökunnan lastenpäivähoidon tiedot ja tehdään laskutuspyynnön pohja, jonka talous- ja lasken-tayksikkö laskuttaa valtiolta.

Lasten päivähoidon asiakasmaksulaskuja lähti vuonna 2011 yhteensäo 164.880 kpl, 31.627.109,00 euroa.

Asiakasmaksupalvelujen ja perinnän töiden organisointi ja johtaminen sosiaaliviras-tossa

Perintä- ja vanhusten asumisen tiimit ovat jakautuneet kolmeen soluun ja lastenpäivähoidon tiimi toimii yhtenä tiiminä. Lisäksi yksi taloussihteeri on suoraan asia-kasmaksupäällikön alaisena. Tiiminvetäjät toimivat lähiesimiehinä ja heille on dele-goitu 5.tason päättäjän vastuu. Asiakasmaksupäällikkö toimii heidän esimiehenään.Tiiminvetäjillä lähiesimiesvastuu vie suuren osan työajasta, mutta heillä kaikilla onmyös perustyötä esimiehisyyden ohella. Heidän rooliinsa kuuluu erilaisten selvitys-ten ja vastausten laatiminen asiakkaille. Puhelinpalvelu kuuluu myös tärkeänä osa-na koko yksikön toimintaan. Kaikki tiimit toimivat tiimityön periaatteella ja huomioi-tavaa on, että mitään tiimiä ei voida sulkea lomien ajaksi, vaan toiminta pyörii ym-päri vuoden täysipainoisena.

Asiakasmaksupäällikkö huolehtii yksikön toiminnallisesta johtamisesta ja osa työstäkuluu henkilöstöasioiden hoitamisessa ja rekrytoinnissa. Toimenkuvaan kuuluu


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

myös erilaisiin reklamaatioihin vastaaminen sekä puhelinpalvelu hankalissa tapauk-sissa. Asiakasmaksupäällikkö toimii pääkaupunkiseudun lasten päivähoidon mak-sutyöryhmän puheenjohtajana. Lisäksi hän toimii sosiaaliviraston maksutyöryhmäs-sä ja antaa asiantuntija-apua vastuualueille.

Talpa huolehtii edelleenkin vielä päihdehuollon maksujen määrittelystä. Lapsiper-heiden kotipalvelun tulosidonnaiset asiakasmaksujen määrittely tapahtuu lapsiper-heiden vastuualueella eikä sosiaaliviraston keskistetyssä taloussuunnittelupalve-luissa.

Terveyskeskuksen ulkokuntalaisten laskutuksen pohjana olevat maksusitoumuk-set valmistellaan hallintopalveluyksikössä osastopäälliköiden päätettäväksi. Tehtä-vä ei kuulu taloushallinnon henkilöstölle terveyskeskuksessa.


Terveyskeskus

Taloushallinnon palveluissa työskentelee 9 henkilöä. Täyttämättömiä vakansseja eiole, ei myöskään sellaisia määräaikaisia vakansseja, jotka vapautuisivat. Vuoden2012 talousarvioesityksessä ei ole päätettyjä vakanssilisäyksiä, eikä vuoden 2013talousarvioesitykseen tulla esittämään lisäyksiä. Henkilökohtaisen eläkeiän saavut-tavia ei ole vuosina 2012-2015.

Sosiaalivirasto

Talous- ja laskentayksikössä työskentelee 20,55 henkilöä. Näistä yhden vakanssinmääräaikaisuus päättyy 31.7.2012. Noin 2 vakanssia on resursoitu päivähoidonvastuualueelle. Vakansseista kolme saavuttaa henkilökohtaisen eläkeiän vuosina2012- 2015. Talous ja laskentayksikössä on lisäksi 4 avointa vakanssia. Vuoden2012 talousarvioesityksessä ei ole päätettyjä vakanssilisäyksiä, eikä vuoden 2013talousarvioesitykseen tulla esittämään lisäyksiä.

Aikuisten-, vanhusten ja lapsiperheiden vastuualueella toimii yhteensä 3 vastuualu-een johdon laskenta-asiantuntijaa. Näistä 2 saavuttaa henkilökohtaisen eläkeiänvuosina 2012- 2015.

Aikuisten- ja vanhusten vastuualueella toimii 8 taloussihteeriä

Asiakasmaksu- ja perintäyksikössä työskentelee 39 henkilöä. Näistä kaksi henkilöäon virkavapaalla ja heillä sijaiset, joiden määräaikaisuus päättyy, kun vakituinenhenkilö palaa virkavapaalta töihin 31.12.2012 mennessä. 2 henkilöä on osa-aikaeläkkeellä, 1 osa-aikaisella kuntoutustuella 31.12.12 asti ja 8 henkilön henkilö-kohtainen eläkeikä täyttyy vuosina 2012 - 2015. Avoimia vakansseja ei tällä hetkellä


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

ole. Vuoden 2012 talousarvioesityksessä ei ole päätettyjä vakanssilisäyksiä, eikävuoden 2013 talousarvioesitykseen tulla esittämään lisäyksiä.

Aikuisten- ja vanhusten- ja lapsiperheiden vastuualueelle tekevät töitä asiakasmak-supäällikkö (70 %), n. 13 taloussihteeriä ja 17 perintäsihteeriä ja 1 toimistoesimies.

Lasten päivähoidolle on resursoitu n. 8 taloussihteerin vakanssia, jotka tekevät töitämyös opetusvirastolle, ruotsinkielisen päivähoidon osalta. Lisäksi 50 % taloussih-teerin ja 30 % asiakasmaksupäällikön tehtävistä on resursoitu tähän käyttöön.


Terveyskeskus

Toiminnan käyttömenot ilman poistoja ovat 0,647 milj. e, josta henkilöstömenojenosuus on 0,529 milj. e. Taloushallinnon kustannukset käsitellään yleiskustannuksenluonteisena eränä, jolloin palvelun kustannukset sisältyvät osastoille kohdennetta-vaan yleiskustannuslisään, joka jaetaan osastojen budjettien suhteessa.

Terveyskeskus maksaa Talpalle 7,7 milj. e vuonna 2012, josta laskutuksen osuuson 3,173 milj. e. Maksunmäärityksen osuus laskutuksen osuudesta on 0,159 milj. e.

Sosiaalivirasto

Toiminnan käyttömenot ilman poistoja ovat n 3,547 milj e (päivähoidon osuus n0,440 milj e), josta henkilöstömenojen osuus on 3,157 milj. e (päivähoidon osuus n0,440 milj e). Asiakasmaksu- ja perintäyksikön osuus toiminnan käyttömenoista onn. 1,615 milj e (päivähoidon osuus n 0,329 milj e), josta henkilöstömenojen osuuson n 1,317 milj e (päivähoidon osuus 0,329 milj e).Toiminnallisen tilinpäätöksen yhteydessä taloushallintomenot vyörytetään vastuu-alueille palkkamenojen suhteen jälkilaskentana.

Sosiaalivirasto maksaa Talpalle 7,7 milj. e vuonna 2012, josta laskutuksen osuuson 0,692 milj. e.

5. Taloushallinnon palvelukokonaisuuden vastuulla olevat sopimukset

Terveyskeskus

Taloushallinnon palveluilla ei ole omia sopimuksia. Taloushallinnon tietojärjestelmiinliittyvät sopimukset sisältyvät tietohallinnon sopimuksiin. Taloushallintopalvelujenvuotuinen palvelusopimus on budjetoitu viraston keskitettyihin toimintoihin.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Sosiaalivirasto

Sosiaaliviraston talouspalveluilla ei ole varsinaisesti omia sopimuksia.Budjettivastuutaloushallinnon tietojärjestelmistä sisältyvät viraston keskitettyihin tietohallintoon.Taloushallintopalvelujen vuotuinen palvelusopimus on budjetoitu viraston keskitet-tyihin toimintoihin.

6. Taloushallinnon palvelukokonaisuuden käytössä olevat tilatTerveyskeskus

Toiminnan käytössä on 154 m2, työhuoneita on 9. Tilat soveltuvat hyvin tämänhet-kiseen käyttöönsä.

Sosiaalivirasto

Sosiaaliviraston taloushallintopalvelujen toiminnan käytössä on yhteensä n. 850m2, työhuoneita on 59 kpl. Tilat soveltuvat tämänhetkiseen käyttöön.

Edellä mainitut tilat jakaantuvat siten, että talous- ja laskentayksikön käytössä on230 m ja 16 työhuonetta. Asiakasmaksu- ja perintäyksikön käytössä on 470 m2 ja32 työhuonetta. Loput tiloista ovat hajautettuina vastuualueille.


Terveyskeskus

Terveyskeskuksen näkemyksen mukaan terveyskeskuksen taloushallinnon palvelutvoivat nykyisellä miehityksellä täyttää tehtävänsä. Henkilöiden väliset työnjaot toi-minnon sisällä ovat sinänsä selkeitä, kun kullakin henkilöllä on pääsääntöisesti omanimikko-osastonsa.

Ongelmakohdan muodostavat sellaiset prosessin osat, joissa on useita toimijoita,esimerkiksi terken taloushallinto- talpa- terveyskeskuksen tietohallinto, joissa saat-taa jäädä katvealueita siten, että osapuolille ei aina ole selkeää mitä kukin tekee.

Niukka resursointi aiheuttaa niin ikään sen, että uusien esiin tulevien erillistehtävienresursointi on ongelmallista, jos esiin tulee uusia laajoja selvitystä vaativia tehtäviä,jolloin normaali virkatyö syö resurssista niin merkittävän osan, ettei se mahdollistairrottautumista erillistehtävän hoitamiseen.

Terveyskeskuksessa vallitseva näkemys on, että suunnittelun ja seurannan sekäsisäisen laskennan tehtävät kannattaa sisällyttää samojen henkilöiden toimenku-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

vaan. Tämä siksi, että näin muodostuu mielekäs kokonaisuus, jossa henkilön onhelpompi muodostaa kokonaiskuva yksikön taloudesta ja toiminnasta, joka kuiten-kin on keskeisin johdon odottama palvelu.

Erillistehtävien hoitamisessa tulee turvata riittävä resursointi ja osaaminen. Erityi-sesti tämä pätee tehtäviin joissa toimijana on monta osapuolta ja jotka edellyttävättietoteknistä ja -huollollista osaamista.

Asiakaslaskutuksen ja perinnän osalta yhteinen vallitseva näkemys on, että sellais-ten tehtävien osalta,

- joissa Talpaan keskittämisestä ei synny lisäarvoa,- joissa maksuja koskeva päätöksenteko tapahtuu virastoissa sekä- joissa tarvitaan substanssi sekä oikeudellista asiantuntemusta,

tulisi palvelu siirtää myös terveyskeskuksen osalta pois Talpasta yhteiseen uuteenvirastoon sen asiakasmaksuista vastaavaan yksikköön.

Sosiaalivirasto

Sosiaaliviraston näkemyksen mukaan sosiaaliviraston taloushallinnon palvelut voi-vat nykyisellä miehityksellä täyttää tehtävänsä. Vastuualueiden toiminta on hyvinerilaista ja monimuotoista verrattuna terveyskeskukseen. Tämän osalta resursointi-tarve on erilainen verrattuna terveyskeskukseen. Sosiaaliviraston näkemyksen mu-kaan suurempi hallintohenkilöiden määrä merkitsee sitä, että taloushallinnon työ-tehtäviä on keskitetty taloushallinnon henkilöstölle pois esimiehiltä. Sosiaaliviras-tossa on muutamia taloussihteereitä isoissa taloissa, terveyskeskuksella taloushal-linnon tehtävät kuuluvat esimiestehtäviin. Sosiaaliviraston mukaan pelkän vakans-sien määrän perusteella ei voi tehdä päätelmiä siitä kuinka paljon tehtäviin käyte-tään henkilötyövuosia.

Tulevaisuuden ongelman muodostaa se että moni avainhenkilö saavuttaa henkilö-kohtaisen eläkeiän vuosina 2012 - 2015. Uuden henkilön sisäänajo vaatii perehdyt-tämistä, aikaa ja resursseja.

Ongelmakohtia tulee myös eteen silloin kun uusia projekteja kuten esim Laske vie-dään taloushallinnon kautta läpi virastossa. Muutostilanteissa tarvitaan resurssejaja osaamista jotta projektit voidaan saattaa loppuun. Sosiaaliviraston kenttä on hy-vin laaja. Esimerkkinä voidaan mainita että sosiaalivirastossa laskentatunnistekou-lutukseen osallistui vajaat 1000 henkilöä. Tämä on haasteellista organisaation kan-nalta.

Ongelmakohtia ovat myös sellaiset prosessit, joissa on useita taloushallinnon toimi-joita kuten esim Talpa/ toinen virasto ja sosiaalivirasto. Syntyy usein tilanne ettäesim Talpa määrittelee että tämä asia ei heille kuulu ja sosiaaliviraston taloushallin-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

topalvelut joutuvat ottamaan kopin tässä asiassa. Taloushallintopalveluissa joudu-taan usein hoitamaan myös muuta taloushallintopalvelua joka ei muuten tulisi hoi-dettua. Sosiaaliviraston näkemyksen mukaan resursointi on nykyisellä henkilöstö-määrällä hyvin niukka, joten tämä tuottaa ongelmia asioiden hoitamisessa.

Erillistehtävissä ja projekteissa tulee turvata riittävä resursointi ja osaaminen. Erityi-sesti tämä pätee muutostilanteissa jossa moni toimija osallistuu.

Päivähoidon osuus sosiaaliviraston taloushallintopalvelujen vakansseista(16.3.2012)

Virastonjohdon tuki

Keskitetytpalvelut

Asiakas-laskutus japerintä

Vastuualu-eiden joh-don tuki

Vastuualuei-den toimin-tayksiköissä

Päivä-hoitoyhteen-sä

Sosiaalivirasto 21,05 39 4 8josta päivähoidonnimikot

2 8,5 1 11,5

arvio päivähoidonasioiden hoitoonkäytetyistä muistaresursseista

2 2

Taloushallinnon valmistautuminen uuden sosiaali- ja terveysviraston käynnistymi-seen 1.1.2013

Kokouksessa 3.4.2012 sovittiin, että terveyskeskuksen laskentapäällikkö sekä sosi-aaliviraston erikseen nimeämä henkilö aloittavat välittömästi organisaatiokoodistonrakenteen linjausten valmistelun. Työryhmä, puheenjohtajanaan Helena Caloniuskäy läpi ehdotuksen, minkä jälkeen se toimitetaan muutostiimille 31.5.2012.

Budjettien laadintaperiaatteet, sisäisen laskennan sekä raportoinnin periaatteet tu-lee sopia yhdessä.

Terveyskeskuksen maksunmäärittelyn siirtäminen Talpasta uuteen sosiaali- ja ter-veysvirastoon tulee sopia.

Sosiaalivirasto käynnistää päivähoidon palvelujen osuuden erottaminen tulee suunnitel-la yhteistyössä varhaiskasvatusviraston muutoksen valmistelijoiden kanssa.

Sosiaali- ja terveysviraston taloushallinnon tehtävät ja resurssit jatkotyö


Taloushallintoyksikön tehtävänä on tukea suuren toiminnaltaan monipuolisen viraston joh-tamista ja päätöksentekoa. Keskeisenä linjauksena on taloushallinnon palvelujen keskittä-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

minen, missä erityisenä haasteena on varmistaa, että viraston johdolla ja toimintayksiköilläon käytössään riittävä asiantuntemus ja tuki.

Taloushallintopalvelu on tukitoimintaa, jonka tehtävänä on varmistaa, että toimiva johto pää-see toteuttamaan ydintehtäväänsä, eli mahdollisimman tehokkaasti ohjaamaan toimintaa va-littujen strategisten linjausten mukaisesti. Tämä merkitsee, että taloushallinnon vastuualueeton määritelty niin selkeästi, ettei osastoraja muodosta minkäänlaista raja-aitaa, kun palvelujatuottavan yksikön johtaja tarvitsee palveluja.

Keskitetty malli merkitsee, että taloushallintopalvelun tehtäviin kuuluu viraston kokonaisedunvaaliminen, mikä edellyttää yksiköltä vahvaa ohjausfunktiota.

Virastojen nykyinen taloushallinnon resursointi poikkeaa toisistaan. Tulevan sosiaali- ja ter-veysviraston resursoinnissa tulee aikaansaada tasapaino, jossa talouden hallinnointi hoide-taan mahdollisimman virtaviivaisesti talousyksikköä ja ennen kaikkea tulosyksiköitä mahdol-lisimman vähän työllistävällä tavalla, samanaikaisesti kuitenkin myös erilaiset rutiinit tuleehoitaa huolellisesti. Sosiaali- ja terveydenhuollon taloushallinnossa on useita erillisiä tehtä-väkokonaisuuksia, joista osassa tapahtuu merkittävää laskutusta ulkopuolisilta. Näiden teh-tävien resursointi tulee varmistaa, koska liian alhainen resursointi saattaa aiheuttaa merkit-tävää taloudellista haittaa kaupungille.

2. Taloushallintopalvelujen organisatorinen asema uudessa sosiaali- ja terveysviras-tossa

Uudessa virastossa taloushallintopalvelut sijoittuvat toimistotasoisena yksikkönä talous- jatukipalvelujen osastoon. Taloushallintopalvelut jakautuvat kolmeen alayksikköön, jotka ovat:

taloussuunnitteluyksikkö, erillistehtävien yksikkö, asiakasmaksuja perintäyksikkö.

3. Taloushallintopalvelujen tehtävät uudessa organisaatiossa

Taloussuunnitteluyksikkö vastaa talousarvion valmistelusta ja laadinnasta sekä tulosbudjet-tien laadinnasta viraston johdon antamien linjausten pohjalta. Taloussuunnitteluyksikön toi-minnassa lähtökohtana on, että palveluja antavilla osastoilla on omat nimikkohenkilönsä, jot-ka toimivat kiinteässä yhteistyössä osastojen kanssa. Nimikkohenkilöiden tehtäviin kuuluubudjetoinnin ja ennusteiden laadinnan lisäksi myös osastojen päätöksenteon tuki sekä muutasiantuntijatehtävät. Tavoitetilana on, että sama henkilö osaa toimia monipuolisena taloudel-lisen informaation analysoijana ja osaa antaa kokonaisvaltaista ja oleellista taloudellista tie-toa toimivalle johdolle. Nimikkohenkilön tehtäviin kuuluu myös osastojen erilaisten ulkopuo-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

lista rahoitusta saavien hankkeiden kustannusseuranta, jolloin yksi henkilö pystyy antamaankokonaisrahoituksen kuvan ko. yksikön toimivalle johdolle.

Erillistehtävien yksikkö vastaa budjetointi- ja ennusteprosessiin liittymättömistä taloushallin-non erillistehtävistä. Tässä yksikössä hoidetaan uuden sosiaali- ja terveysviraston avustus-ten valmistelu, korvausten haku valtiolta mm. pakolaisten, EVO-korvausten ja sotainvalidienosalta. Yksikössä hoidetaan myös taloushallintoon liittyvien järjestelmien vastuu- ja pääkäyt-täjätehtävät sekä niiden kehittäminen. Erillistehtävien yksikön tehtäviin sisältyy toiminnallisentilinpäätöksen tekninen ohjeistus sekä ympäristölaskennan kehittäminen ja ympäristötilin-päätös. Yksikössä tehdään asiantuntemusta vaativaa taloudellista analysointia yritysasiak-kaiden osalta. Yksikkö vastaa myös ulkopuolisille tehtävien talous- ja toimintatilastojen laa-timisesta, mukaan lukien kuusikko- ja suurten kaupunkien kustannusvertailu. Lisäksi erillis-tehtävien yksikölle kuuluu maksujen perintään (ml. ulkokuntalaskutus) liittyvä ohjeistus. Ta-voitetilana on, että erillistehtävien yksikköön keskitetään sellaiset järjestelmäosaamista jamuuta erityisosaamista vaativat tehtävät, joissa tarvittavaa erityisosaamista ei ole tarkoituk-senmukaista hajauttaa. Tämän lisäksi yksikköön sijoittuvat sosiaaliviraston nykyisten vas-tuualueiden taloussihteerit (8).

Asiakasmaksuyksikkö vastaa sosiaaliviraston nykyisistä asiakasmaksuja perintätehtävistä,minkä lisäksi yksikköön siirretään taloushallintopalvelu-liikelaitoksen (Talpa) nykyisin hoita-mat terveyskeskuksen maksunmäärittelytehtävät (3 htv). Yksikköön siirretään myös terveys-keskuksen kotihoidossa nykyisin hoidettavat asiakkaiden maksunmäärityksen tehtävät (10htv) ja sosiaaliviraston lapsiperheiden kotipalvelun maksupäätökset (3 htv). Asiakasmaksu-yksikköön siirtyvien uusien tehtävien resurssitarve on yhteensä 16 htv.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen hallinto- ja tukipalvelujen tietohallin-topalvelujen nykytilan kartoitus

Sisällysluettelo1. Johdanto .............................................................................................................................. 150

1.1. Tietohallintopalvelut ....................................................................................................... 1501.2. Erot ................................................................................................................................ 1511.3. Kaupunkitasoinen yhteistyö ........................................................................................... 152

2. Tietohallintopalvelujen organisointi ja vastuut virastoissa .................................................... 1522.1. Sosiaalivirasto ............................................................................................................... 152

2.1.1. Tietohallintopalvelujen vastuut ja tehtävät .............................................................. 1542.1.2. Sosiaaliviraston tiedon hallinnan koordinointi ......................................................... 1552.1.3. Arkistopalvelut ........................................................................................................ 1552.1.4. Tietohuolto- ja tilastopalvelut .................................................................................. 1562.1.5. Toimipisterekisteri ja karttapalvelut ......................................................................... 1572.1.6. Tietotekniikkapalvelut ............................................................................................. 158

2.1.6.1. Tietoteknisen infrastruktuurin kehittäminen ja ylläpito ...................................... 1582.1.6.2. Telepalvelut ...................................................................................................... 1592.1.6.3. Tietojärjestelmien ylläpito ja kehittäminen ........................................................ 1592.1.6.4. Sovellustuki ...................................................................................................... 1622.1.6.5. Atk-lähituki ........................................................................................................ 162

2.1.7. Muut tietohallintopalvelujen toimialaan liittyvät asiantuntijapalvelut .................... 1632.1.7.1. Tietoturva ja tietosuoja ..................................................................................... 1632.1.7.2. Hankehallinta ................................................................................................... 1632.1.7.3. IT-hankkinnat .................................................................................................... 1632.1.7.4. IT-sopimusten valmistelu, seuranta ja hallinta .................................................. 164

2.2. Terveyskeskus ........................................................................................................... 1642.2.1. Tietohallintopalvelujen vastuut ja tehtävät .............................................................. 1652.2.2. Arkistopalvelut ........................................................................................................ 1652.2.3. Tietohuolto- ja tilastopalvelut .................................................................................. 1672.2.4. Tietoteknisen infrastruktuurin kehittäminen ja ylläpito ............................................. 1672.2.5. Telepalvelut ............................................................................................................ 1682.2.6. Tietojärjestelmien ylläpito ja kehittäminen .............................................................. 1682.2.7. ATK-lähituki ............................................................................................................ 1722.2.8. ATK- koulutus ......................................................................................................... 1722.2.9. Tietojärjestelmien kilpailutus ja IT-sopimusten valmistelu, seuranta ja valvonta ..... 1722.2.10. Muita palveluja ...................................................................................................... 173

3. Palvelujen resurssit vakansseittain ...................................................................................... 1733.1. Sosiaalivirasto ............................................................................................................... 1733.2. Terveyskeskus .............................................................................................................. 173


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

3.2.1. Tietohallintoyksikkö ................................................................................................. 1733.2.2. Arkisto ..................................................................................................................... 174

4. Palvelujen tuottamiseen varatut määrärahat, vuoden 2012 budjetti .................................... 1754.1. Sosiaalivirasto ............................................................................................................... 1754.2. Terveyskeskus .............................................................................................................. 176


5. Tietohallintopalvelujen vastuulla olevat sopimukset ............................................................. 1775.1. Sosiaalivirasto ............................................................................................................... 1775.2. Terveyskeskus .............................................................................................................. 177

5.2.1. Tietohallintoyksikkö ................................................................................................. 1775.2.2 Arkisto ...................................................................................................................... 177

6. Tietohallintopalvelujen käytössä olevat tilat ......................................................................... 1776.1. Sosiaalivirasto ............................................................................................................... 1776.2. Terveyskeskus .............................................................................................................. 178


7. Ryhmän näkemyksiä jatkotyön pohjaksi .............................................................................. 179


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

1. JohdantoHelena Ylisipola, muutostiimi (pj)Antti Iivanainen, muutostiimiTurtiainen Ann-Marie, terkeJanne Romo, terkeKalle Pesonen, sosv. (siht.)Markku Raitio, taske

Tietohallintopalvelujen ryhmä on tarkastellut sosiaaliviraston ja terveyskeskuksennykyisten tietohallintopalvelujen järjestämistä ja organisointia. Tietohallintopalvelu-jen kokonaisuuteen on sisällytetty tietotekniikka-, tietojärjestelmä-, tietohuolto- ja ti-lastopalvelut sekä tele-, arkisto- ja aluetuen palvelut.

1.1. TietohallintopalvelutVirastojen tietohallintopalvelut vastaavat viraston tiedon hallintaan liittyvistä tehtä-vistä ja palveluista.

Tietotekniikkapalvelut käsittävät tietoteknisen infrastruktuurin kehittämisen ja ylläpi-don, telepalveluista ja keskitetyistä tietojärjestelmistä vastaamisen sekä atk-tuen.

Tietohallintopalvelut tuottavat aineistoja ja tilastoja omalle virastolleen. Lisäksi tilas-toja ja aineistoja sekä erilaisia lakisääteisiä tietoja tuotetaan kaupungin keskusviras-toille sekä eri valtionhallinnon toimijoille. Tietohallintopalvelut vastaavat myös erilai-sista tietohallinnon alaan liittyvistä asiakkaiden tietopyyntöjen valmisteluista ja toimi-tuksista. (mm. arkisto ja lokitietopyynnöt). Tietohallinto palvelee myös ulkoisia toi-mijoita, kuten ostopalvelutoimijoita.

Arkistopalvelut huolehtivat virastojen asiakirjojen arkistoinnista sekä asiakaspalve-luja tietopalvelutehtävistä eli tiedon välityksestä, asiakirjojen toimituksesta, ohja-uksesta ja neuvonnasta.

Tietohallintopalvelut antavat asiantuntijapalveluja kaikille virastojen osastoille janiissä toimivalle henkilökunnalle. Lisäksi palveluja annetaan myös kaupungin muillevirastoille.

Tietohallintopalveluja ovat myös IT-hankinnat, IT-käyttökustannusten hallinnointi jaIT-investointihankkeiden hallinnointi ja koordinointi.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Tietohallintoyksiköt vastaavat kaupunkitasoisen tietotekniikkastrategian toteutuksensuunnittelusta ja siihen liittyvästä päätöksenteon valmistelusta virastonsa osalta.

Sosiaaliviraston tietohallintopalvelut tuottaa eräin osin myös opetusviraston ruotsin-kielisen päivähoidon edellyttämät tietohallinnon alaan liittyvät palvelut, ja terveys-keskus kolmen sosiaaliviraston vanhustenkeskuksen potilastietojärjestelmään liitty-vät palvelut.

Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen yhteisiä tietohallintopalveluasioita koordinoi-daan virastopäälliköiden johdolla yhteisessä tietohallintoasioita käsittelevässä ko-kouksessa, joka kokoontuu n. 3 kertaa vuodessa.

1.2. Erot Arkistopalvelu

Sosiaalivirastolla on tietohallinnossa oma arkisto-yksikkö, joka hoitaa keskitetys-ti viraston asiakirjojen arkistoinnin, sekä neuvonta tai tietopalvelutehtävät. Sa-moin asioinnin kaupungin arkiston kanssa. Terveyskeskuksessa manuaalisenaineiston arkistointia tehdään osin osastoilla ja osin arkistossa. Lisäksi tietohal-lintoyksiköt vastaavat sähköisten järjestelmien arkistointiasioista.

Tilasto- ja tietohuoltopalvelutTerveyskeskuksessa tietohallinto hoitaa viraston tekniset tilastointiin ja tietohuol-topalveluihin liittyvät tehtävät, sekä osallistuu myös sisällöllisiin tehtäviin. Lisäksiterveyskeskuksella on hallintopalveluyksikössä tietohuollon asiantuntija, jokahoitaa sisällöllisiä tietohuoltotehtäviä. Samoin hallintopalveluyksikön toiminnan-suunnittelijoiden työpanoksesta kuluu noin 2 vakanssin verran aikaa tietohuolto-tehtäviin.Sosiaaliviraston tietohuolto- ja tilastopalveluista huolehtii tietohallintopalvelujentietohuolto- ja tilastoyksikkö. Yksikössä toimii kaksi tiimiä. Lisäksi yksikössä onsosiaaliviraston tietohuollon asiantuntija.

SovellustukiTerveyskeskuksessa pääasiakasjärjestelmillä on pääkäyttäjäverkosto osastoilla.He antavat mm. neuvoja ohjelmiston käyttöön liittyen. Sen lisäksi tietohallinnos-sa on järjestelmille järjestelmävastaavat, jotka vastaavat sovelluksen neuvon-nasta ja toimivuudesta virastossa. Järjestelmävastaavat asioivat myös järjestel-mien toimittajien kanssa. Pegasos potilastietojärjestelmän osalta terveyskes-kuksessa on lisäksi 5 hengen pegasos-ryhmä, joka antaa loppukäyttäjille neu-vontaa ja sovellustukea. Lisäksi he testaavat ja kouluttavat Pegasos ohjelma-versioita ja -osioita.Sosiaaliviraston sovellustuki eroaa terveyskeskuksen sovellustuesta lähinnätoiminnan laajuuden osalta. Sosiaalivirastossa on viisi pääasiakastietojärjestel-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

mää, joille on toiminnan puolella omat pääkäyttäjäverkostonsa. Sosiaaliviratonpalvelutoiminnan käyttämien päätietojärjestelmien ja käyttäjien suuri määräedellyttää myös varsin mittavaa sovelluskoulutusta, josta tietohallinnon sovellus-tuki vastaa. Sosiaaliviraston tietohallinnon sovellustuki vastaa myös opetusvi-raston ruotsinkielisen päivähoidon sovellustukitarpeista.

1.3. Kaupunkitasoinen yhteistyö

Helsingin kaupungin talous- ja suunnittelukeskuksen tietotekniikkaosasto ohjaa jakoordinoi kaupungin tietotekniikan kehittämistä, huolehtii kaupungin tietotekniikankokonaistoimivuudesta sekä edistää hallintokuntien välistä tietotekniikkaan liittyvääyhteistyötä. Kaupungin tietotekniikkaosasto vastaa runkoverkkoylläpidosta ja lähi-verkon ja langattoman tietoliikenneverkon sekä ulkoisten tietoliikenneyhteyksienmäärityksistä ja suunnitteluratkaisuista. Työasema- ja palvelininfrastruktuuri onkaupunkitasoisesti vakioitu. Kukin hallintokunta vastaa kuitenkin omista työasema-vakioiden laajennuksista.

Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen tietohallintopalvelut osallistuvat kaupunki-tasoiseen yhteistyöhön, mm. talous- ja suunnittelukeskuksen tietotekniikkaosastonkanssa, osallistumalla lukuisiin kaupunkitasoisiin valmistelu-, seuranta ja kehitys-ryhmiin.

Helsingissä kaupungin tietokeskuksen alaisuudessa toimiva kaupunginarkisto joh-taa arkistolain tarkoittamalla tavalla kaupungin arkistotointa ja toimii kaupungin kes-kusarkistona. Arkistotoimen päällikkö johtaa kaupunginarkistoa sekä mm. koordinoiHelsingin kaupungin arkistonmuodostajien arkistotoimen hoitoa. Kaupunginarkistovastaa yli 20 vuotta vanhojen, pysyvästi säilytettävien potilasasiakirjojen ja pitkääntai pysyvästi säilytettävien hallinnon asiakirjojen arkistoinnista.

2. Tietohallintopalvelujen organisointi ja vastuut virastoissa

2.1. SosiaalivirastoSosiaalivirastossa tietohallintopalvelut on organisoitu toimistotasoiseksi palveluyk-siköksi viraston hallinto- ja kehittämiskeskukseen. Tietohallintopalvelut käsittääkolme tulosvastuussa olevaa toimintayksikköä: arkisto, tietohuolto- ja tilastoyksikköja tietotekniikkayksikkö.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Hallinto- ja kehittämisjohtaja

TietohallintopalvelutTietohallintopäällikköTB 5,2 milj. €; Hlöstö: 81

TietotekniikkayksikköTietotekniikkapäällikköTB 3,4 Milj. €; Hlöstö 55

Tietohuolto- ja tilastoyksikköTietohuolto- ja tilastopäällikköTB 1,1 Milj. €; Hlöstö 17

ArkistoArkistopäällikköTB 0,33 Milj. €; Hlöstö 6

Tietojärjestelmätiimi (24)Tiimin esimies

Infratiimi (14)Tiimin esimies

Aluetukitiimi (15)Tiimin esimiesLAV-tiimi (11)

Tiimin esimies

LPH-tiimi (4)Tiimin esimies

ToimistotiimiToimistoesimies +2

Sosiaalijohtaja

Tietoturva ja tietosuojavastaavaHankekoordinointi

Tietohuollon asiantuntija

Sosiaaliviraston tietohallintopalvelujen organisaatio 2012

Tietohuolto- ja tilastoyksikössä on kaksi palvelutehtävien mukaan muodostettua tii-miä, josta LAV-tiimi vastaa lapsiperheiden palvelujen, aikuistenpalvelujen ja van-husten palvelujen tilastoja tietohuollon palveluista. Vastaavasti LPH-tiimi vastaalasten päivähoidon vastuualueen tilastoja tietohuollon palveluista. Lisäksi yksi-kössä on sosiaaliviraston tietohuollon asiantuntija.

Tietotekniikkayksikössä on kolme tiimiä: Aluetukitiimi, Infratiimi ja tietojärjestelmistävastaava AJH-tiimi. Lisäksi yksikkössä on sosiaaliviraston tietoturvasta ja tie-tosuoja asioista vastaava atk-asiantuntija. Hän toimii myös viraston hanke koor-dinaattorina.

Toimistotiimi vastaa tietohallintopalvelujen yksiköiden henkilöstö-, talous- ja yleis-hallinnon toimistotehtävistä ja eräiden järjestelmien pääkäyttäjä-/tukihenkilöpalveluista (Ahjo, Kela Soky Katso, M2, HR, esimiesrekisteri, VTJ, so-pimusrekisteri, Timecon) , koulutussihteeripalveluista sekä hankintapäätösten val-mistelun tuesta. Toimistotiimi vastaa myös tietohallintopalveluihin keskitettyjen so-siaaliviraston IT-käyttömenojen ja investointimenojen seurannasta, laskutuksesta jahankintojen toteuttamisesta. Tulosbudjetin rakenteessa toimistotiimi ja tietohallinto-päällikkö muodostavat tietohallintopalvelut yksikön.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen tietohallintopalvelujen organisointia koskevathierarkkiset erot ilmenevät kaaviossa Liite1_SOSV_TERKE_ORG.

2.1.1. Tietohallintopalvelujen vastuut ja tehtävätSosiaaliviraston tietohallintopalvelut vastaa viraston tiedon hallintaan liittyvistä teh-tävistä ja palveluista. Palvelut tuotetaan tietohallintopalveluissa keskitetysti sosiaa-liviraston johdolle ja kaikille sosiaaliviraston vastuualueille (lasten päivähoito, lapsi-perheiden palvelut, aikuistenpalvelut, vanhusten palvelut ja hallinto- ja kehittämis-keskus), toimintayksiköille ja henkilöstölle. Ruotsinkieliset sosiaalipalvelut on sijoi-tettu aikuisten palvelujen vastuualueelle omana toimintayksikkönään, lukuun otta-matta ruotsinkielistä lasten päivähoitoa, joka siirrettiin opetusvirastoon vuonna2011. Sosiaaliviraston tietohallintopalvelut tuottaa eräin osin myös opetusvirastonruotsinkielisen päivähoidon edellyttämät tietohallinnon alaan liittyvät palvelut (tieto-järjestelmäpalvelut, sovellustuki ja neuvonta, sekä tilastopalvelut).

Sosiaaliviraston tietohallintopalvelut vastaa osana hallinto- ja kehittämiskeskustaseuraavista viraston tiedon hallintaan liittyvistä tehtävistä ja palveluista:

arkistopalveluto arkiston hoidon ohjaus ja neuvontao käyttöpalvelu (lainaus ja tietopalvelu)o asiakirjojen säilytys

tietohuoltopalvelut tilastopalvelut toimipisterekisteri ja karttapalvelut Tietotekniikkapalvelut

o viraston tietoteknisen infrastruktuurin ja arkkitehtuurin ylläpito ja kehit-täminen

o tele- ja puhelinpalveluto järjestelmäpalvelut

keskitetysti ylläpidettävistä tietojärjestelmistä vastaaminen –koko elinkaaren ajan

muiden järjestelmien koordinointi lähi- ja sovellustukipalvelut, koulutus

o Atk-lähituki muut tietohallintopalvelujen toimialaan liittyvät asiantuntijapalvelut tietohallinnon hankinta- ja sopimuspalvelut viraston tiedon hallinnan tehtävien koordinointi

Lisäksi tietohallintopalveluihin on keskitetty sosiaaliviraston IT-käyttökustannustenhallinta, IT-hankintojen ja IT-investointihankkeiden hallinta ja koordinointi. Tietohal-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

lintopalvelut vastaa sosiaaliviraston osalta kaupunkitasoisen tietotekniikkastrategiantoteutuksen suunnittelusta ja siihen liittyvän päätöksenteon valmistelusta.

Tietohallintopalvelut ylläpitää ja kehittää osaltaan kaupunkitasoista toimipisterekis-teriä ja karttapalvelua, sekä tuottaa kaupungin keskushallinnon edellyttämät sosiaa-liviraston toimintaa koskevat tilastotiedot.

Tietohallintopalvelut tuottaa sosiaaliviraston ja Helsingin kaupungin keskushallinnonedellyttämien tilastotietojen lisäksi myös erilaisia lakisääteisiä tietoja valtiohallinnolleja eräille muille toimijoille, sekä vastaa erilaisista tietohallinnon alaan liittyvistä asi-akkaiden tietopyyntöjen valmistelusta ja toimituksesta (mm. arkisto ja lokitietopyyn-nöt).

2.1.2. Sosiaaliviraston tiedon hallinnan koordinointi

Sosiaaliviraston tiedon hallintaan liittyviä asioita koordinoi Tiedon hallinnan ohjaus-ryhmä, jossa on edustajat kaikilta sosiaaliviraston vastuualueilta ja hallinto- ja kehit-tämiskeskuksesta, tietohallinnosta ja kehittämiskeskuksesta. Ohjausryhmän toi-minnan tausta-ajatuksena on, että vastuualueiden edustajien välityksellä tiedon hal-lintaan liittyviä kysymyksiä, tarpeita ja tavoitteita koskeva keskustelu toteutuisi laaja-alaisesti ja kaksisuuntaisesti.Sosiaaliviraston tiedonhallinnan ohjausryhmän tehtävänä on:

koordinoida tiedonhallintaan liittyviä asiakokonaisuuksia viraston toiminnannäkökulmasta

valmistella strategisia ja viraston johdon näkökulmasta linjattavia tiedonhal-lintaan liittyviä kysymyksiä viraston johtoryhmässä käsiteltäväksi

Strategiset ja linjattavat kysymykset, jotka valmistellaan viraston johdon kä-sittelyyn, liittyvät karkealla tasolla seuraaviin kolmeen kokonaisuuteen:1. Tietotekniikkastrategiaan liittyvät kysymykset2. Tietoturvaan liittyvät strategiset kysymykset3. Tietotarpeisiin/palveluihin ja palvelujen kehittämiseen liittyvät strategisetkysymykset

2.1.3. Arkistopalvelut

Sosiaaliviraston arkisto antaa viraston yksiköille arkistohoidon neuvontaa ja ohjaus-ta, käyttöpalveluita ja säilytykseen liittyviä palveluita. Kuntalaisia arkisto palveleeasiakirjojen julkisuuteen liittyvissä kysymyksissä.

Neuvonta- ja ohjauspalveluArkisto neuvoo ja ohjaa sosiaaliviraston yksiköitä arkistonhoitoa ja asiakirjahallintoakoskevissa kysymyksissä.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Käyttö- ja asiakaspalveluKäyttöpalvelu sisältää asiakkaille tehdyt tiedonhaut, asiakirjalainaukset tai-selvitykset ja kopioinnit sisäisille asiakkaille ja kuntalaisille.

SäilytyspalveluArkisto säilyttää sille luovutettuja asiakirjoja ja valmistelee niitä päätearkistoon siir-toa varten. Helsingin kaupungissa päätearkistona toimii kaupunginarkisto.

Sosiaaliviraston toimintayksiköt vastaavat asiakirjojen määräaikaisesta säilyttämi-sestä toimintayksiköiden omissa käsi- ja lähiarkistoissa ja hävittämisestä säilytys-ajan umpeuduttua. Viraston arkisto ottaa vastaan yleensä 10 vuotta vanhemmanasiakirja-aineiston.

Sosiaaliviraston arkiston palveluista ja prosesseista on laadittu erilliset kuvaukset.

2.1.4. Tietohuolto- ja tilastopalvelutSosiaaliviraston keskitetystä tietohuollosta vastaa tietohallintopalvelujen tietohuolto-ja tilastoyksikkö. sosiaaliviraston palveluluokitus ja muut luokitukset ja käsitemääritelmät, organi-

saatiolyhenteet, tiedon hallinnan strategiatyö palveluluokituksen päivittäminen ja ylläpito talouden, vastuualueiden, henkilös-

töhallinnon ja tilastojen tarvitsemalla ja toivomalla tavalla kansallisen sosiaalihuollon luokitustyön seuraaminen ja sen kehitykseen vaikut-

taminen

Sosiaaliviraston tarvitsemat tilastotiedot tuottaa tietohallintopalvelujen tietohuolto- jatilastoyksikkö.Tuottaa eri tahojen tarvitsemia tilastotietoja (mm. viraston johdon ja toiminnan tuek-

si).Tehtäväkokonaisuudet: kuukausitilastot, vuositilastot, toistuvat tietopyynnöt, ad hoc -tietopyynnöt tilastojen laatiminen (usein yhdessä tietotalojen kanssa) tilaston tarvitsijan toi-

vomalla tavalla

Kuva 1. Sosiaaliviraston asiakastyön tilastointijärjestelmä


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

6

Operat.kanta

THL-TT/LS- Hilmo

ATJ

Erillis-tilastot

Poiminta

Operat.kanta

EfficaLph

Tilastoportaali

SOSDW

BO

kk- ja vuosi-tilastot

MuokkausLataus

Poiminta

LPHDW

BO

kk- ja vuosi-tilastot

MuokkausLataus

Excel

Tallennus

Tilastot

Manuaalitilastot

Sosiaaliviraston asiakastyön tilastointijärjestelmä

YPH

kk-poimintakk-poiminta

Poiminta

LPH

kk-poiminta

MuokkausLataus

Kela

MuokkausLataus

Poiminta

kk-poiminta

Kotihoidon jayksityisenhoidon tuki

Työmarkkinatuki

Poiminta

kk-poiminta

BO:nitsenäiskäyttö

listaukset

Poiminnat

MuokkausLataus

Terveys-Effica/Päih

MuokkausLataus

MaMuT

SOSDW

EfficaLS

Tilastointijärjestelmää (DW) käytetään viraston kuukausi- ja vuositilastojen tuottami-seen sekä erillisten tilastojen ja tietotarpeiden toteuttamiseen. DW:stä tuotetaankerran kuussa myös ennustamisen avuksi tarvittavat suoritteet Business Planning -järjestelmään (BP), ja suoritetietoja yksikkökustannuslaskentaa varten kaupunginHeta-raportointijärjestelmään. Järjestelmään kerätään tietoa operatiivisista järjes-telmistä (ATJ, Efficat, Pegasos) ja muista tietolähteistä (mm. KELA, erilliset excel-taulukot).

Tilastojen jakelua ja katselua varten on rakennettu käyttöliittymä eli Tilastoportaali,johon on linkki sosiaaliviraston sähköisestä työpöydästä (Helminen).

2.1.5. Toimipisterekisteri ja karttapalvelutSosiaaliviraston toimipisterekisterin ylläpidosta ja karttapalveluista vastaa tietohal-lintopalvelujen tietohuolto- ja tilastoyksikkö. sosiaaliviraston toimipistetietojen ja palvelujen ylläpito ja päivittäminen. Sosiaali-

viraston organisaatiokuvauksen päivittäminen. Tilattujen karttaesitysten tekemi-nen.

Uusien ja lopettaneiden toimipisteiden ja muutosten vieminen toimipisterekiste-riin päätösten mukaisesti sekä eri lähdejärjestelmien tietojen ajantasaisuudentarkistaminen. Karttapalvelussa lähinnä MapInfo-ohjelmalla tuotettujen karttojenkokoaminen tilausten mukaisesti.

Lisäksi tietohuolto- ja tilastoyksikössä ylläpidetään sosiaaliviraston valvontavelvolli-suuden piiriin kuuluvien yksityisten sosiaalipalvelujen tuottajien rekisteriä.

http://sosvs000064/tilastoportaali/

http://helmi/Sosv/tyontuki/Sivut/default.aspx


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2.1.6. TietotekniikkapalvelutSosiaalivirasto tietoteknisen infrastruktuurin ja arkkitehtuurin ylläpidosta ja kehittä-misestä, tele- ja puhelinpalveluista, keskitetysti ylläpidettävistä tietojärjestelmistä(koko elinkaaren ajan), muiden järjestelmien koordinoinnista, sekä lähi- ja sovellus-tukipalveluista, IT-koulutuksesta, sekä viraston sähköisten lomakkeiden toteutuk-sesta vastaa tietohallintopalvelujen tietotekniikkayksikkö.

2.1.6.1. Tietoteknisen infrastruktuurin kehittäminen ja ylläpitoKaupungin tietoliikenneverkossa sosiaalivirastolla on yhteensä noin 6000 työase-maa, joista kiinteitä 5500 ja kannettavia 500. Tulostimia on noin 2000. Lisäksi tie-toliikenneverkossa sosiaalivirastolla on lukuisa määrä tietoliikennekytkimiä, langat-tomia tukiasemia ja muita tietoliikenneverkkoon liittyvää oheislaitteistoja. Sosiaalivi-rasto ostaa konesalipalveluja kolmelta palvelutuottajalta. Käytössä yhteensä noin80 palvelinta, joista 40 on omia.

Kaupunkitasoisten perustietotekniikkaan liittyvien järjestelmien ja ohjelmistojen, ku-ten Helsinki1 AD, Office - ja Outlook osalta sosiaaliviraston tietohallintopalvelut to-teuttaa kaupunkitasoiset kehittämistoimenpiteet erillisen vuosisuunnitelman mukai-sesti. Tietohallinto ylläpitää ja tekee toiminnan kannalta muutokset sosiaalivirastonhakemistorakenteeseen ja Helsinki1–tunnuksiin. Sosiaalivirastossa on käytössänoin 13900 Helsinki 1 tunnusta ja noin 480 käyttöoikeusryhmää. Sähköpostitunnuk-sien lukumäärä on noin 13 200. Sähköpostitunnusten lukumäärään sisältyy henki-lökohtaisten tunnusten lisäksi myös ryhmätunnukset.

Laitteistoja ja työasemalisenssejä hallitaan laiterekisterin avulla (Efecte). Työ-asemien uusimissykli on noin 4 vuotta. Rikkoontuneet työasemat, näytöt ja tulosti-met korvataan välittömästi. Vuosittain uusitaan noin 1500 työasemaa.

Sosiaaliviraston tietoteknisen infrastruktuurin ja arkkitehtuurin ylläpitoon ja kehittä-miseen liittyvistä palveluista vastaa pääasiassa tietotekniikkayksikön infra-tiimi (si-sältää perustietotekniikka ja telepalvelut). Infratiimi tuottaa seuraavia palveluja:

vastaa keskitetysti sosiaalitoimen servereistä ja työasemista sekä korvaavuosittain tarvittavan määrän laitteistoja uusilla.o vastaa työasemiin valittavasta ohjelmistopaketista ja sen yhteensopivuu-

desta muiden käytettävien ohjelmien kanssao osallistuu teknologisiin innovaatiohankkeisiin it-asiantuntemusroolissao antaa teknistä asiantuntijapalvelua sosiaaliviraston intranetin ylläpidossa

ja kehittämisessäo tuottaa pääkäyttäjäpalvelut sähköpostin ja kalenterien käytössä ja asian-

tuntija- ja asennuspalvelua niiden mobiilikäytössäo osallistuu AHJO-järjestelmän pääkäyttäjäpalvelujen tuottamiseen yhteis-

työssä Hake/Halpan kanssao vastaa kytkinten ylläpidosta ja tarvittavasta uushankinnasta


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

o hankkii tarvittavat kaapeloinnit sosiaaliviraston toimipisteisiino hankkii keskitetysti viraston puhelinpalvelut ja opastaa käyttäjiä sekä pi-

tää liittymäkirjanpitoao selvittää ja korjaa epäselvää laskutusta ja lakkauttaa tarpeettomat liitty-

mät

Tarkemmat palvelukuvaukset löytyvät myös seuraavista määritellyistä palveluista: Helsinki1 vakiotyöasemien kehitys ja ylläpito Y-aseman (SOSV Hakemisto) ylläpito Asiakaspäätteet

2.1.6.2. TelepalvelutSosiaalivirastossa on käytössä noin 8600 kiinteää puhelinliittymää (faxit, hälytysliit-tymät, tulevan liikenteen ryhmänumerot, GSM-liittymien 310-numerot ja puhekäy-tössä olevat puhelinlinjat) ja noin 6600 matkapuhelinliittymää, joita älypuhelimia onnoin 330.Sosiaaliviraston puhelin ja telepalveluihin liittyvistä palveluista vastaa keskitetystitietotekniikkayksikön infratiimiin sijoitettu tele- ja puhelinpalvelutiimi. Laitetilauksiatulee noin 1500 vuodessa, ja tilattava laitemäärä (puhelimet, akut, kuulokkeet ym.lisätarvikkeet) on yhteensä 2000 laitteen luokkaa.Palvelukuvaukset on tehty seuraavista palveluista:

telepalvelun tilaaminen (asiantuntijapalveluna) telepalvelun HelpDesk-palvelu (asiantuntijapalvelu) Merex-muutospyyntöjen hyväksyminen ja päivitys

Puhelin ja muut laitetilaukset tehdään kaupunkitasoiselta sopimustuottajalta.Palmia välittää kaupungin yhteisiin numeroihin tulevan puhelinliikenteen oikeillevastaanottajille, ylläpitää välityksessä tarvittavaa Merex-tietokantaa ja huolehtii jul-kisiin luetteloihin menevistä numeroista. Lisäksi Palmia on mukana valitsemassaTasken kanssa kaupungille valittavia matkapuhelinmalleja ja valvoo operaattoritoi-minnan yleistä laatutasoa.

Sosiaaliviraston toimintayksiköiden hallinnassa olevissa kiinteistöissä käytettävienerilaisten kulunvalvontaja hälytysjärjestelmien ja -liittymien hankinnan, ylläpidon jahallinnoinnin osalta käytännöt vaihtelevat suuresti. Useimmiten tietohallintopalve-luilla ei ole ollut roolia hankintavaiheessa.

2.1.6.3. Tietojärjestelmien ylläpito ja kehittäminenSosiaalivirastossa on yhteensä noin 120 erilaista järjestelmää, joista lain viranomai-sen toiminnan julkisuudesta (621/1999) mukaisia asiakastyön tietojärjestelmiä onyhteensä 38. Tietojärjestelmäluettelo on liitteenä1_SOSV_TietojärL.

Kuva 1. Sosiaaliviraston järjestelmäarkkitehtuuri


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

SOSV tietojärjestelmätSosiaaliviraston kokonaisarkkitehtuuri 2010

Sosiaaliviraston järjestelmäarkkitehtuuri kuvattiin vuonna 2010 osana kokonaisarkki-tehtuurityötä. Kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen toinen vaihe on meneillään ja to-teutetaan yhdessä terveyskeskuksen kanssa.

Kuva 2. Sosiaaliviraston asiakastyön pääjärjestelmät

ATJ(2700 käyttäjätunnusta)•Toimeentulotuki•Vanhuspalvelu, tilannearvio, suunnitelma,päätökset

•Rava, toimintakykymittari•Vammaispalvelu (sis. Kehitysvammaistenpalvelut), tilannearvio, suunnitelma,päätökset•Päihdehuolto, tilannearvio, suunnitelma,päätökset•Omaishoidon tuki•Lapsiperheiden kotipalvelu•Asunnottomien majoitustoiminta•Kuntouttavan työtoiminta•Eläkkeiden välitys•Kotouttamistuki•Kuljetustuki, päätökset

Toiminnot•Päätökset•Maksatus•Laskutus•Perintä•Asiakasdokumentaatio•Sijoitusten seuranta

Sosiaali Effica

LPH (4500 käyttäjää)•Lasten päivähoito

•Hakemukset•Hoitopaikkapäätökset•Suunnitelmat•Hoitokirjaukset

Toiminnot•Asiakasdokumentaatio•Hoitopaikat•Läsnäolotiedot•Laskutusaineistonmuodostus

YPH (1800 käyttäjää)•Lastensuojelu

• Ilmoitukset•Asiakkuus•Sijoitukset•Avustukset

Toiminnot•Päätökset•Maksatus•Asiakasdokumentaatio•Hoitojaksojen seuranta

Pegasos(950 käyttäjää)Pitkäaikaishoito/terveys-keskuksesta siirtyneetpalvelut (siirtymävaihe)

Kivelä, Koskela,Myllypuro

•Hoitojärjestelmä•Asiakaskertomus

DW

Tietovarasto

Vuositilastot2011

SOSIAALIVIRASTON ASIAKASTYÖNPÄÄJÄRJESTELMÄT

TITEK/LL 23.3.2010/Päivitetty 1.4.2011/kp

Terveys Effica(3000 käyttäjää)Vanhustenhuolto(laitos- jaasumispalvelut,päivätoiminta)

• Hoitojärjestelmä• Asiakaskertomus• Terveydenhuollonkirjaukset

Vammaispalvelut•Hoitojärjestelmä

•Asiakaskertomus• Terveydenhuollonkirjaukset

SOKU + Päihdehuolto•Hoitojärjestelmä

•Asiakaskertomus• Terveydenhuollonkirjaukset•Avopalveluidentilastot (DW)

VAIN VIRKAKÄYTTÖÖN

Sosiaalivirastossa käytettävien asiakastyön pääjärjestelmien hallinnoinnin hoitaa tie-totekniikkayksikkö. Muiden järjestelmien osalta tietotekniikkayksikkö koordinoi järjes-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

telmien ylläpitoa, mutta varsinainen hallinnointi on vastuualueilla tai toimistois-sa/yksiköissä.Asiakastietojärjestelmä (ATJ) (2700 käyttäjää) on sosiaaliviraston avo- ja laitos-palvelun asiakastyötä palveleva tietojärjestelmä, jota käytetään mm. toimeentulotu-essa, vanhus- ja vammaispalvelussa, kehitysvammahuollossa, päihdehuollossa, ma-joitustoiminnassa ja perheiden palveluissa. ATJ:ää käytetään asiakaspalvelun toimi-pisteissä, sosiaaliviraston omissa laitoksissa ja palvelutaloissa sekä osassa hallinto-palvelukeskuksen toimintoja ja myös joissakin toiminnoissa sosiaaliviraston ulkopuo-lella. ATJweb on järjestelmän selainversio, joka otettiin käyttöön kattavana käyttöliit-tymänä syksyllä 2008.

TerveysEffica (TEF) (3000 käyttäjää) on laitos- ja avoterveydenhuollonjärjestelmä,jota käytetään sosiaaliviraston vanhustenpalvelu- ja kehitysvammalaitoksissa, van-husten palvelutaloissa ja päivätoimintayksiköissä, päihdehuollon yksiköissä, nuori-soasemilla jaSiltamäen palvelukodissa.

Lasten päivähoitosovellus Effica (LPH) (4500 käyttäjää) on lasten päivähoidonasiakastyön tietojärjestelmä. Sen käyttäjiä ovat lasten päivähoidon toimipisteiden se-kä päivähoidon hallinnon henkilöstö.

Yksilö- ja perhehuoltosovellus Effica (YPH) (1800 käyttäjää) on avo- ja laitos-hoidon tietojärjestelmä,. jota sosiaalivirastossa käytetään lastensuojelussa. Käyttäji-nä ovat perhekeskukset, lastensuojelulaitokset, sosiaalipäivystys ja hallinnollisissatoiminnoissa.

Pegasos (950 käyttäjää) Vanhusten pitkäaikaishoito/terveyskeskuksesta siirtyneetpalvelut (siirtymävaihe) Kivelä, Koskela, Myllypuro.

Sosiaaliviraston tietojärjestelmäpalveluista vastaa tietotekniikkayksikköön si-joitettu AJH-tiimi, joka tuottaa seuraavat erikseen kuvatut järjestelmäpalvelut:

Pääjärjestelmien jatkuvat palvelut: sovellusten käyttöpalveluiden hankinta ja valvonta sovelluksen sovellustuki häiriöselvitys ja -ratkaisu versionvaihto muutoksenhallinta käytön valvonta ohjeiden ja rekisteriselosteiden ylläpito jatkuvuussuunnitelma

Palvelujen kohderyhmä on pääsovelluksia (ATJ, Effica LPH, EfficaYPH, ja TerveysEffica, Pegasos) käyttävät vastuualueet.Tavoitteena on, että sovellukset ovat toiminnassa keskeytyksettä nii-den palvelutasosta riippuen.Palvelun tuottavat tiimin suunnittelijat yhdessä sovellustoimittajien jaalihankkijoiden kanssa.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Pääjärjestelmien jatkuvia palveluja seurataan säännöllisesti yhdessämuiden palveluntuottajien kanssa pidettävissä tuotannonseuranpala-vereissa.

Muut tietojärjestelmäpalvelut , joista löytyy erilliset palvelukuvaukset: tetojärjestelmien kehittämispalvelu asiakastietojärjestelmien käyttöönottopalvelu hanke- ja projektipalvelut sovellustuki koulutus asiantuntijapalvelu tietohallintoon liittyvät palvelu

Lisäksi tiimin tehtäviin kuuluu viraston kokonaisarkkitehtuurista vastaaminen.

Lisäksi sosiaalivirasto käyttää kaupunkiyhteisiä taloushallinnon, henkilöstö-hallinnon, ja viestinnän järjestelmiä, sekä Ahjo-asianhallintajärjestelmää, joi-den osalta päävastuu ja omistajuus on muualla kuin tietohallintopalveluissa.

2.1.6.4. SovellustukiSovellustuki vastaa sosiaaliviraston keskeisten asiakastietojärjestelmien tues-ta ja käyttäjäkoulutuksesta. Kouluttajat toimivat myös sovellustuessa, jotenerillisiä kouluttajia ei tietohallinnossa ole. Vuonna 2011 koulutusta järjestettiinseuraavasti:

Lasten päivähoidon henkilöstölle järjestettiin taulukossa mainittujen (EfficaLPH) 67 päivän ja 604 koulutetun henkilön lisäksi Titaniakoulutusta yhteensä12 koulutuspäivää 123 henkilölle.

2.1.6.5. Atk-lähitukiHelpDesk-palvelujen koordinoinnista vastaa sopimuksen mukaisesti Tieto oy.Puhelimitse tai Jeesin kautta tulleet tukipyynnöt, joita ei voida ratkaista keski-tetysti, HelpDesk ohjaa aluetuelle. Sosiaaliviraston atk-tuelle osoitettuja tuki-pyyntöjä tulee vuosittain noin 6700. Atk-lähituen palveluista vastaa tietotek-niikkayksikköön sijoitettu atk-lähituen tiimi, joka vastaa noin 700:n ympäriHelsinkiä hajallaan olevan toimipisteen ja viiden etäpisteen (Lohja, Vihti, Kirk-konummi, Sipoo, Hyvinkää)

sosiaaliviraston atk-laitteiden ylläpidosta

Sovelluskoulutus vuonna 2011Sovellus päiviä Henkilöitä

ATJ 12 40

Effica LPH 67 604

Effica YPH 76 309

Effica-Terveys 54 437yht. 309 1390


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

työasema- ja kirjoitinympäristön ylläpito ja ongelmien selvityksistä käyttäjätunnushallinnasta (helsinki1 ja s-posti) lähiverkko-ongelmien selvitysistä/korjauksista/huoltokutsuista Sosiaalilautakunnan ja jaostojen tekniset päivystykset Yksiköiden muutot

Atk-tukihenkilöiden tehtäviin kuuluvat käyttäjäongelmien selvitys, vastuualu-een työasemanympäristön hallinta, uusien työasemien verkkoon asennuksetja vanhojen työasemien uudelleen asennukset, sovellusasennukset, tulostin-ten määritykset, käyttäjätunnushallinta, laiterekisteritietojen ylläpito, tiimipa-lavereihin ja yksikön kokouksiin osallistuminen, lähiverkko ongelmien selvi-tykset/korjaukset/huoltokutsut, osallistuminen sovittuihin toimeksiantoihin,asiakkaiden tietoturvallisen työskentelyn varmistaminen, työyhteisön kehit-täminen, virustorjunta.

2.1.7. Muut tietohallintopalvelujen toimialaan liittyvät asiantuntijapalvelut

2.1.7.1. Tietoturva ja tietosuojaSosiaaliviraston tietoturvavastaavana ja lain (Laki sosiaali- ja terveydenhuol-lon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 9.2.2007/159) edellyttämänä tie-tosuojavastaavana toimii tietohallintopalvelujen tietotekniikkayksikön ATK-asiantuntija. Tietoturvan riskienhallinta on 8.2.2012 lukien vastuutettu virastonriskienhallinnan kehittämisryhmälle, johon atk-asiantuntija kuuluu. Tietoturva-vastaavan tehtävään kuuluu osallistuminen kaupunkitasoiseen tietoturvatoi-mintaan ja tietoturvan toteutumisen valvonta ja tietoturvan ja tietosuojan asi-antuntijatehtävät virastossa. Lisäksi tehtäviin kuuluu tietoturvan ja tietosuojankouluttaminen viraston henkilöstölle. Tietoturvaa toteutetaan myös tietoturva-auditoinneilla ja sisäisen tarkastuksen tarkastuksilla.

2.1.7.2. HankehallintaTietotekniikkayksikön atk-asiantuntija toimii myös viraston hankekoordinaatto-rina. Kaupunkitasoisen hankehallinnan menetelmän mukaisesti kaikki viras-ton hankkeet, joihin liittyy tietotekniikan kehittämistä, tulee kirjata virastonhankeohjelmaan. Hankekoordinaattorin tehtävänä on hallinnoida virastonhankekortteja ja hankeohjelmaa yhteistyössä tietotekniikkayksikön järjestel-mäasiantuntijoiden, sekä hankehallinnan ryhmän kanssa.

2.1.7.3. IT-hankkinnatIT-Investointihankkeisiin ja IT-käyttötalouteen liittyvät hankinnat valmistellaantietohallintopalvelujen kussakin yksikössä. Toimistotiimi tukee päätöksenteonAhjovalmistelua. Kilpailutusta edellyttävät hankinnat valmistellaan yhdessäkaupungin hankintakeskuksen kanssa.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2.1.7.4. IT-sopimusten valmistelu, seuranta ja hallintaSosiaaliviraston tietohallintopalvelujen ulkopuolisilta toimittajilta ostamat pal-velut ja niihin liittyvät sopimukset valmistellaan ja niiden toimeenpanoa seura-taan tietohallintopalvelujen kussakin yksiössä. Sopimusrekisteriä ylläpitääkeskitetysti tietohallintopalvelujen toimistotiimi.

2.2. Terveyskeskus

Tietohallintoyksikkö kuuluu hallinto- ja palvelukeskukseen (HPK), joka on yksi ter-veyskeskuksen kuudesta osastosta. Osasto jakaantuu kolmeen tulosyksikköön,strategiayksikköön, hallintopalveluyksikköön ja tukipalveluyksikköön.

Kuva : Terveyskeskuksen tietohallintopalvelujen organisaatiokuva

Tietohallintoyksikkö kuuluu yhtenä yksikkönä hallintopäällikön johtamaan hallinto-palveluyksikköön, johon tämän lisäksi kuuluu 2 muuta yksikköä. Tietohuoltoon liitty-viä tehtäviä tekevät myös hallintopäällikön suorina alaisina toimivat tietohuollon asi-antuntija, sekä osin toiminnan suunnittelijat. Lisäksi hallintopalveluyksikön tie-tosuojapäällikkö toimii hallinnollisen tietoturvan, sekä tietosuojan alueen tehtävissä.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Tietohallintoyksikön toiminnasta vastaa lähiesimiehenä toimiva tietohallintopäällik-kö, jonka suorina alaisina kaikki tietohallintoyksikön henkilöt toimivat. Tietohallinto-päällikön esimies on hallintopäällikkö.

Arkistopalvelujen organisaatioTerveyskeskuksen arkisto on toinen hallinto- ja palvelukeskuksen tukipalveluyksik-köön kuuluvasta toimistopalveluyksiköstä. Toinen toimistopalveluyksikön yksiköistäon tekstinkäsittely. Arkiston toiminnasta vastaa lähiesimiehenä toimiva toimistopal-velupäällikkö. Hänen esimiehensä on palvelupäällikkö. Vaikka arkistoissa on omat,kustakin nimetystä arkistosta vastaavat arkistonhoitajansa, arkistohenkilökunta toi-mii arkistojen toimintakyvystä vastaavana tiiminä, jolloin varsinkin sairaaloiden lä-hiarkistojen henkilökunta siirtyy mahdollisuuksien mukaan tukemaan tarvittaessatoisen sairaalan lähiarkistoa tilanteen sitä vaatiessa.

2.2.1. Tietohallintopalvelujen vastuut ja tehtävät

Terveyskeskuksen tietohallinto vastaa osana hallinto- ja palvelukeskuksen hallinto-palveluyksikköä seuraavista viraston tiedonhallintaan liittyvistä tehtävistä ja palve-luista:

Tietotekniikkapalveluto viraston tietoteknisen infrastruktuurin ja arkkitehtuurin ylläpito ja kehit-

tämineno tele- ja puhelinpalveluto järjestelmäpalvelut

keskitetysti ylläpidettävistä tietojärjestelmistä vastaaminen –koko elinkaaren ajan

muiden järjestelmien koordinointi sovellustukipalvelut, koulutus

o Atk-lähituki muut tietohallintopalvelujen toimialaan liittyvät asiantuntijapalvelut tietohallinnon hankinta- ja sopimuspalvelut

Terveyskeskuksen tietohallintoyksikkö ja hallintopalveluyksikkö vastaavat yhdessä Tietohuoltopalveluista Tilastopalveluista

Lisäksi terveyskeskuksen arkisto vastaa viraston arkistopalveluista.

2.2.2. ArkistopalvelutHallinto- ja palvelukeskuksen tukipalveluyksikköön kuuluvan toimistopalveluyksikönalaisuudessa toimiva arkisto vastaa manuaalisten potilasasiakirjojen arkistoinnista.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

viiden sairaalan yhteydessä toimivissa lähiarkistoissa; näistä neljä vastaakaupunginsairaalan potilasasiakirjojen, yksi psykiatrian sairaalatoiminnan po-tilasasiakirjojen arkistoinnista

sairaaloissa muodostuneiden potilasasiakirjojen päätearkistona toimivassasairaala-arkistossa ja

avoterveydenhuollon päätearkistossa. Avoterveydenhuollon päätearkistovastaa osaltaan myös terveyskeskuksen vanhojen hallinnollisten asiakirjojenarkistoinnista. Sivulla 15 on kuvattu em. arkistojen sijainti organisaatiossa(organisaatiokaavio).

Hallinto- ja palvelukeskuksen hallintopalveluyksikköön kuuluva tietohallinto vastaasähköisten asiakirjojen arkistoinnista.

Terveyskeskuksen toimintayksiköiden vastuu arkistointitehtävistä on kuvattu31.3.1999 valmistuneessa arkistonhoidon toimintaohjeessa (päivittäminen on me-neillään).

Asiakirjojen arkistointitehtäviä hoidetaan myös terveyskeskuksen muissa toimin-tayksiköissä. Vastuu manuaalisten asiakirjojen käsittelystä ja arkistoinnista näissäyksiköissä jakautuu pääsääntöisesti seuraavasti:

Terveyskeskuksen työntekijät ja työntekijäryhmät, erityistyöntekijät tms. säi-lyttävät käsiarkistossaan omasta toiminnastaan syntyneitä ja työssään jatku-vasti tarvitsemiaan asiakirjoja työtehtävien vaatimusten mukaisen määräajanja siirtävät asiakirjat yksikön lähiarkistoon tai hävittävät asiakirjat annettujaohjeita ja sovittuja menettelytapoja noudattaen.

Terveyskeskuksen osastojen avoterveydenhuollosta vastaavien tulosyksi-köiden toimipaikoissa (mm. terveysasemilla, hammashoitoloissa, psykiatrianpoliklinikoilla) yksikön johtajan nimeämät arkistovastaavat huolehtivat vas-tuulleen nimetyn arkiston asiakirjojen vastaanotosta, käyttöönotosta ja säilyt-tämisestä sekä siirtämisestä päätearkistoon tai hävittämisestä säilytysajanumpeuduttua.

AsiakaspalvelutehtävätAsiakirjapalvelutehtäviä ovat mm. asiakirjojen vastaanottamiseen liittyvät tehtävät,tiedon antaminen arkistossa olevista asiakirjoista ja asiakirjojen lainaaminen taitoimittaminen muihin yksiköihin sovitulla tavalla ja olemassa olevien lupakäytäntö-jen mukaan sekä arkistonhoitoon liittyvistä tehtävistä tiedottaminen, opastaminen jaohjaaminen.

Arkistojen hoitoArkisto huolehtii haltuunsa annetuista asiakirjoista, seuloo niitä ja hävittää asianmu-kaisella tavalla sekä pitää yllä aineistoon hallintaan ja käsittelyyn liittyviä dokument-teja. Arkisto huolehtii myös asiakirjojen mikro- ja digikuvaamisesta.

Arkistoon liittyvien asioiden opastus ja ohjaus


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Arkistojen rooli arkistointiin liittyvien asioiden opastuksessa ja ohjauksessa on tär-keä ja tarpeellinen, mutta ei vielä selkeästi yhdeksi palvelumuodoksi tunnustettu.

2.2.3. Tietohuolto- ja tilastopalvelut

Tietohallinto hoitaa pääosan viraston tilastoista ja tietohuoltopalveluista. Tämänalueen tietojärjestelmien ylläpito- ja kehittäminen, sekä tietohuollon koordinointi japrojektitehtävät, hoidetaan tietohallinnossa.

Lisäksi terveyskeskuksella on hallintopalveluyksikössä tietohuoltoasiantuntija. Hä-nen työpanoksestaan 75 % kuluu tietohuoltotehtäviin ja hän työskentelee tiiviisti tie-tohallinnon kanssa mm. johdon tietojärjestelmähenkilöstön kanssa. Hallintopalvelu-yksikön toiminnansuunnittelijoiden työpanoksesta noin 2 vakanssin verran kohdis-tuu toiminnan seurantatietojen keräämiseen, tarvittavien mittareiden, raporttien ke-hittämiseen, tiedon analysointiin ja johdon käyttöön valmistelemiseen.

2.2.4. Tietoteknisen infrastruktuurin kehittäminen ja ylläpito

Terveyskeskuksen tietoliikenneverkossa on yhteensä 6300 työasemaa ja lähes4000 kirjoitinta sekä 600 kannettavaa sekä suuri määrä tietoliikennekytkimiä, lan-gattomia tukiasemia ja muuta tietotekniikkaan liittyvää oheislaitteistoa. Lisäksi käy-tössä on lukuisa määrä erilaisia palvelimia. Terveyskeskuksella on käytössäänmyös citrix-ympäristö, jota käytetään tällä hetkellä potilastietojärjestelmien

Laitteistoja ja työasemalisenssejä hallitaan ATK-laiterekisterin avulla, jota tietohal-lintoyksikkö ylläpitää. Laitekannasta uusitaan vuosittain yli 20 %:a. Tietohallintoyk-sikkö valmistelee hankinnat yhdessä hankintayksikön hankintasihteerin kanssa jatietohallintopäällikkö hyväksyy hankinnat.

Kaupunkitasoisen perustietotekniikkaan kuuluvien kuten Hki1, AD, Office- ja Out-look osalta toteutetaan tietohallintoyksiköstä käsin käyttöoikeushallintaa sekä teh-dään kaupunkitasoisten linjausten mukaista kehittämistä. Helsinki1 tunnuksia onterveyskeskuksessa tällä hetkellä n. 13000, käyttöoikeusryhmiä n. 1300 ja sähkö-postitunnuksia n. 10 000 kpl. Henkilöstöä suurempi määrä johtuu mm. ryhmätun-nusten suuresta määrästä.

Tietohallintoyksikkö huolehtii viraston osalta tietoturvan noudattamisesta kaupunki-tasoisten ohjeiden mukaan. Lisäksi terveyskeskuksessa on tietoturvaryhmä, jokakoordinoi virastotasolla tietoturvan noudattamista.

Lisäksi tietoturvaa toteutetaan mm. tietoturva-auditoinneilla, ulkoisten toimittajientoimesta.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Lisäksi infrastruktuuria ylläpidetään mm. kytkinten (talo ja kerroskytkimet) asennuk-silla ja ylläpidolla, kaapelointien koordinoinnilla sekä osallistumalla kaupunkitasoi-seen infrastruktuurin kehittämishankkeisiin sekä yhteistyöryhmiin.

2.2.5. Telepalvelut

Terveyskeskuksen käytössä on noin 3 500 kiinteää puhelinliittymää ja noin 4 500matkapuhelinliittymää, joista n. 150 on älypuhelimia. Puhelinvastaava hoitaa keski-tetysti viraston kaikkien ATK-palveluiden, -laitteiden ja puhelinten hankinnat toimin-nasta tulevien huolto ja puhelintilausten perusteella sekä puhelinlaskujen muutok-set/oikaisut

Lisäksi tietohallintoyksikkö hoitaa kaikki taskutoimistoasennukset ja älypuhe-linasennukset. Älypuhelinten käyttäjiä on tällä hetkellä 143 kpl eli lisäystä edelliseenvuoteen on 13 %. Älypuhelinpalveluihin liittyvä käyttäjien opastus, neuvonta sekä yl-läpito on lisääntynyt vuosi vuodelta.

Koko virastossa on meneillään takaisinsoittojärjestelmän käyttöönotto.

2.2.6. Tietojärjestelmien ylläpito ja kehittäminen

Terveyskeskuksen käytössä on yli 60 erilaista tietojärjestelmää, joista noin kolmas-osa liittyy terveydenhuoltoalaan. Terveyskeskuksen pääjärjestelmiä ovat Pegasosterveydenhuollon järjestelmä ja Effica hammashuollon järjestelmä. Pegasos ja Effi-ca ovat käytössä ympäri vuorokauden kaikissa niitä käyttävissä terveyskeskuksentoimipisteissä. Pegasoksen käyttäjiä on noin 6000 ja Efficaa käyttää noin 800 ter-veyskeskuksen työntekijöistä. Lisäksi ostopalveluresursseista Pegasosta käyttäänoin 250 ja Efficaa noin 150 henkilöä. Lisäksi sekä Pegasos että Effica sisältävätsähköisen asioinnin ominaisuudet ja niillä on yhteys asiointi.hel.fi portaaliin.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Pegasoksessa on noin 20 liittymää muihin järjestelmiin mm. Hus:n laboratorio jaröntgenjärjestelmiin, päivystyksen toiminnanohjausjärjestelmään Clinisoftiin, Palmi-an Mysli- ruoantilausjärjestelmään, SAI- sairaalainfektiojärjestelmään jne. Yllä ole-vasta kuvasta näkyy kaikki Pegasoksen liittymät.

Potilas- ja asiakastietojärjestelmien lisäksi suuri kokonaisuus, josta tietohallintoyk-sikkö vastaa, on johdon tietojärjestelmät, jotka pitävät sisällään potilas- ja asiakasti-lastoinnin kuin myös tiedon tuottamisen niistä johdon käytössä oleviin järjestelmiin.Johdon tietojärjestelmät sisältävät myös lukuisan määrän liittymiä. Johdon tietojär-jestelmiä ovat: Hoito DW, HETA, Gentia, Ecomed, ETL QA, Code server, Alueelli-nen Code server sekä tilastoportaali.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Edellä mainittujen järjestelmien osalta tietohallintoyksikkö toteuttaa: sovelluksenkehittämistä (pienkehittäminen ja isommat muutostarpeet), niiden ylläpitoa, infra-struktuurin kehittämistä, käyttäjätukea, vika- ja ongelmatilanteiden selvitystä, ver-sionvaihtojen testausta, versionvaihtoja, käytön valvontaa (pegasoksen omistaja ontietohallintoyksikössä), ohjeiden ja rekisteriselosteiden tekoa ja muutoksia sekäosallistuu mm. Pegasoksen osalta suurten kuntien kehittämistyöfoorumeihin.

Edellä mainittujen järjestelmien käyttö on 24/7/365, joten järjestelmien tulee ollatoimintakykyisiä aina. Jatkuva ja tiivis yhteistyö sekä järjestelmätoimittajien ettäkäyttöpalvelusta vastaavan toimittajan kanssa on edellytys.

Muita terveyskeskuksella käytössä olevia järjestelmiä:

SAP (Lääkejakelu, materiaali- ja kuljetusjärjestelmät), Leo varastoautomaatiojärjes-temäRAI – arviointijärjestelmät, Titania- työsuunnittelujärjestelmä, Navitas aluetie-tokanta sekä muita pienempiä järjestelmiä kuten ; KOKI, ATC-Host, kulunvalvontaja työajanseuratantajärjestelmät, Miratel hoitajakutsujärjestelmät, Merex ja yksittäi-sillä työntekijöillä olevia järjestelmiä ja sovelluksia kuten esim. Veteraani järjestelmä


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

veteraaniasiamiehellä tai Populus laitoshuollon rekrytointijärjestelmä henkilöstö-hankintayksikössä.

Lisäksi terveyskeskus käyttää kaupunkiyhteisiä taloushallinnon, henkilöstöhallin-non, viestinnän järjestelmiä, AHJO- asiankirjahallintajärjestelmää jne. joiden pää-asiasiallinen vastuu on muualla kuin tietohallinnossa. Helmen yksi pääkäyttäjä ontietohallinnossa.

Kaikille keskitetysti käytössä oleville tietojärjestelmille on nimetty omistajat ja omis-tajaryhmät, joiden tehtävänä on tietojärjestelmien vuosisuunnitelmien valmistelu jatoteutumisen seuranta yhdessä tietohallintoyksikön vastuuhenkilöiden kanssa. Hevastaavat myös tietojärjestelmän käyttöönotoista ja tarkoituksenmukaisesta käytös-tä, kentän kehittämistarpeiden kokoamisesta sekä rekisterihallinnon tehtävistä yh-teistyössä tietohallinnon asiantuntijoiden kanssa.

Tietohallintoyksikkö vastaa terveyskeskuksen yhteisten tietojärjestelmien sovellus-tuesta ja käyttöönottokoulutuksesta. Pegasosta varten tietohallinnon Pegasos-ryhmä hoitaa help desk toiminnan. Pegasos help deskiin ohjautuu vuosittain noin3500 kpl tukipyyntöä. Pegasos help osallistuu myös uusien versioiden testaami-seen sekä tuotekehittelyyn yhdessä toiminnan ja toimittajan kanssa sekä kouluttaapääsääntöisesti myös pääkäyttäjiä ja vastuupääkäyttäjiä.

Effican osalta järjestelmävastaava yhdessä toiminnan pääkäyttäjien kanssa vastaahelp desk toiminnasta. Myös Effican osalta järjestelmävastaava testaa uusia versi-oita ja osallistuu toiminnan ja toimittajan kanssa tuotekehittelyyn.

Lisäksi tietohallintoyksikön tietojärjestelmien vastuuhenkilöt ja järjestelmävastaavatantavat sovellustukea mm. Titanian osalta myös KVTES:stä ja sen soveltamisestaTitania työjanasuunnittelujärjestelmän käytössä.

Lisäksi tietohallintoyksikön järjestelmävastaavat pitävät yllä järjestelmiä (organisaa-tiomuutokset, käyttöoikeusmuutokset, uudet ominaisuudet) sekä ovat mukana jär-jestelmien kehitystyössä yhdessä järjestelmätoimittajien kanssa ja osallistuvat tes-tauksiin mm. versionvaihtoihin liittyen.

Tietohallinto yksikkö tekee vuosittain vuosisuunnitelman joka pitää sisällään to-teuman edellisen vuoden toiminnasta ja kustannuksista sekä tulevan vuoden suun-nitelmat mm. järjestelmien versionvaihdot, infrastruktuurissa tapahtuvista muutok-sista, uusien järjestelmien käyttöönotoista ja kustannuslaskelmat menoista.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2.2.7. ATK-lähituki

ATK-tukipalvelut tuottaa hallinto- ja palvelukeskuksen tietohallintoyksikkö. Terveys-keskuksella on 9 atk tukea, jotka antavat palveluja kaikille terveyskeskuksen yksi-köille. Tukipyyntöjä atk-tuelle tulee vuosittain n. 6300, joista kiireellisiä tukipyyntöjäon n. 700 kpl. Atk-tuet vastaavat atk-laitteiden huoltoon lähettämisestä, työasema-ja kirjoitinympäristön ylläpidosta ja ongelmien selvittämisestä, atk-laitteiden sekäkirjoittimien laiterekisterimuutoksista sekä verkko-ongelmien selvittelystä sekä osaatk-tukihenkilöistä osallistuu tietohallinnon projekteihin kuten esim. versionvaihdotsekä mobiilikäyttöisten järjestelmien käyttöönottoprojektiin.

HelpDesk-palvelujen koordinoinnista vastaa sopimuksen mukaisesti Tieto oy. Puhe-limitse tai Jeesin kautta tulleet tukipyynnöt, joita ei voida ratkaista keskitetysti,HelpDesk ohjaa aluetuelle.

2.2.8. ATK- koulutus

Tietohallinto vastaa myös terveyskeskuksen yhteisten tietojärjestelmien kuten Pe-gasos, Effica jne. tuesta ja käyttöönottokoulutuksesta. Kouluttajat toimivat myös so-vellustuessa, joten erillisiä kouluttajia ei tietohallinnossa ole. Sovellustuki huolehtiimyös demokoulutuksista ryhmille sekä käytössä on myös verkko-oppimisalustaFronter, jonne on tuotettu useita kymmeniä verkkokursseja useista eri järjestelmistäja niiden osioista. Koulutuspäiviä annetaan vuodessa yhteensä n. 30 – 40 pv, jaet-tuina vielä selvästi useampiin koulutustilaisuuksiin.

Toimistopalveluyksikön suunnittelija kouluttaa ja ohjeistaa koko virastoa AHJO - jär-jestelmän käytössä. Se vie 2/3 hänen työajastaan.

Lisäksi tietohuollon asiantuntija kouluttaa jonkin verran Gentia-järjestelmän käyttöätai antaa yleistä tietohuoltokoulutusta.viraston henkilökunnalle, sekä hallintopalve-luyksikön koulutussihteeri kouluttaa e-Taika koulutuksenhallintajärjestelmän käyt-töä.

2.2.9. Tietojärjestelmien kilpailutus ja IT-sopimusten valmistelu, seuranta ja valvonta

Tietohallinto tekee pääjärjestelmien osalta osan kilpailutukseen liittyvistä tehtävistäyhdessä hankintapalvelujen ja hankintakeskuksen kanssa.

Ohjelmisto- ja käyttöpalvelut tietohallintoyksikkö ostaa ulkopuolisilta toimittajilta javastaa niihin liittyvien sopimusten tekemisestä ja valvonnasta.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2.2.10. Muita palveluja

Asiakkaiden ja potilaiden hoitoon liittyvästä lääkintä ja muusta teknologiasta vas-taavat osastot. Teknologia koostuu mm. info-tv- järjestelmistä kutsu- ja hälytysjär-jestelmistä, lääketieteellisestä ja hoitotyön teknologiasta (esim. paksunsuolen jamahalaukun tähystysten endoskopialaitteet, sydämen ultraäänitutkimuslaitteet, val-vontamonitorit päivystysyksiköissä ja hengitystä tukevat laitteet), apuvälineteknolo-giasta ja turvallisuusteknologiasta. Vastuu tietotekniikan perusosaamisen hankkimi-sesta kuuluu kullekin osastolle.

Tietohallintoyksikkö huolehtii viraston osalta tietoturvan noudattamisesta kaupunki-tasoisten ohjeiden mukaan. Lisäksi tietoturvaa toteutetaan mm. tietoturva-auditoinneilla, ulkoisten toimittajien toimesta. Lisäksi hallintopalveluyksikön tie-tosuojapäällikkö toimii hallinnollisen tietoturvan, sekä tietosuojan alueen tehtävissä.


3.1. SosiaalivirastoTietohallintopalvelujen henkilöstön kokonaisvakanssimäärä on vuoden 2012 alussayhteensä 81 vakanssia josta 6 arkistossa, 17 tietohuolto- ja tilastoyksikössä, 55 tie-totekniikkayksikössä ja 3 tietohallintopalvelujen toimistotiimissä.

Arkiston 6 vakanssista 3:llä on vakituinen hoitaja (arkistopäällikkö, keskusarkiston-hoitaja ja toimistosihteeri), 1 (arkistonhoitaja) hoidetaan osa-aikaisesti (60 %), 1(toimistosihteeri) vakanssin hoitaja on hoitovapaalla ja 1 (arkistonhoitaja) vakanssion avoin.

Lasten päivähoidon tietohallinnon alaan liittyvissä tehtävissä on yhteensä noin13,45 laskennallista vakanssia, joista tietotekniikkayksikössä yhteensä 9 laskennal-lista vakanssia ja yksi määräaikanen projektihenkilö ja 3,45 laskennallista vakans-sia tietohuolto ja tilastoyksikössä. Päivähoidon palvelujen osuus Arkistossa on var-sin vähäinen, noin 1 h/viikossa .

3.2. Terveyskeskus


Tietohallintoyksikön henkilöstön kokonaisvakanssimäärä on vuoden 2012 alussa 42henkilöä.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Tietohallintopäällikön lisäksi yksikössä on toimisto- ja koulutusasioiden hoitoon 2sihteeriä, 24 tietojärjestelmäryhmässä työskentelevää henkilöä ja 15 teknisessäryhmässä työskentelevää henkilöä. Tietojärjestelmäryhmästä 6 toimii Pegasosryhmässä ja muut eri järjestelmien suunnittelu- tai vastuutehtävissä. Teknisessäryhmässä on 6 teknistä suunnittelijaa ja 9 on atk-lähitukihenkilöä.

Lisäksi hallintopalveluyksikössä työskentelevä tietohuollon asiantuntija ja 5 toimin-nan suunnittelijaa osittain (n. 2 vakanssin verran), työskentelevät tilastointi ja tieto-huoltoasioissa.

Tietohallintoyksikössä työskentelee 1 henkilö, joka on jo saavuttanut eläkeiän. Vuo-sina 2012 - 2015 henkilökohtaisen eläkeiän saavuttaa yksi henkilö 2012, yksi 2013,yksi 2014. Ei yksikään 2015.

Tällä hetkellä tietohallintoyksikössä on 2 avoinna olevaa täyttämätöntä atk-suunnittelijan vakanssia, joista toisen täyttöprosessi on kesken, haastattelut ovatkäynnissä ja toisen avoimen vakanssin kohdalla täyttölupaa tullaan anomaan mah-dollisimman pian.

Määräaikaisesti päättyviä vakansseja on 2 kpl. Kumpikin on projektipäällikön va-kansseja, joista toinen päättyy 31.12.2012 ja toinen 31.12.2013.

Vuodelle 2012 on virastossa päätetty perustaa toinen suunterveydenhuollon Effica-järjestelmävastaavan vakanssi.

3.2.2. Arkisto

Arkiston lähiesimies toimistopalvelupäällikkö johtaa arkiston lisäksi myös tekstinkä-sittely-yksikköä. Arkistossa on 23,5 vakanssia, joista 1 on vastaavan arkistonhoita-jan, 21 arkistonhoitajan ja 2 keskusarkistonhoitajan vakanssia.

Vastaavan arkistonhoitajan tehtävänä on huolehtia vastuulleen nimetyn arkistonasianmukaisesti järjestettyjen asiakirjojen vastaanotosta ja säilyttämisestä arkistoin-tisuunnitelmassa määrätyn ajan, asiakirjojen hävittämisestä arkistosta säilytysajanumpeuduttua, aineistojen valmistamisesta väli- tai päätearkistoon siirtoa varten jaasiakirjojen lainauksesta terveysviraston antamia ohjeita noudattaen.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Keskusarkistonhoitajien tehtävänä on vastata arkistotoiminnasta, toiminnan seu-rannasta ja valvonnasta ja uusien työntekijöiden perehdyttämisestä ja opastamises-ta omassa työyksikössään. Keskusarkistonhoitaja tekee yhteistyötä muiden arkisto-jen kanssa.

Arkistonhoitajien tehtävänä on arkistonhoidon järjestäminen, asiakirjojen seulonta,luovutusten vastaanotto, asiakirjojen sisäiset siirrot ja arkistotilojen käytön valvonta.Arkistonhoitaja huolehtii asiakirjalainauksista, selvityksistä ja kopioinnista. Arkiston-hoitajien tehtäviin kuuluu myös asiakaspalvelu.

Eläkeiän on saavuttanut 1 henkilö vuonna 2009 ja yksi henkilö 2011. Kaksi henkilöäsaavuttaa eläkeiän 2012 ja yksi 2013. Yksi henkilö on osa-aikaisella eläkkeellä ja 2henkilöä tekee 50 % työaikaa.

Yksi osa-aikainen vakanssi on täyttämättä. Kolmessa vakanssissa on määräaikai-nen sijainen.

Uuden arkiston valmistuessa vuoden 2013 syksyllä pitää arkiston luovuttaa 4 va-kanssia kattaakseen lupaamansa säästöt. Tästä syystä em. 3 määräaikaista va-kanssia ei ole täytetty toistaiseksi.


4.1. SosiaalivirastoTietohallintopalvelujen käyttötalouden tulosbudjetti 2012 on yhteensä 5.2 milj. eu-roa, josta henkilöstömenot ovat yhteensä 4,2 milj. euroa (palkat ja palkkiot 3,2 milj.euroa ja henkilöstösivukulut 1,0 milj. euroa).Tietohallintopalveluihin keskitetyn IT-käyttötalouden budjetti on 7,3 milj. euroa ja IT-investointihankkeisiin on varatun yhteensä 5,6 milj. euroa.

Sosiaaliviraston tietohallintopalvelut vastaa keskitettyjen IT-käyttötalouden ja inves-tointitalouden suunnittelusta, seurannasta ja toteutumisennusteiden laadinnasta.ITkäyttötalouden kustannuksia seurataan ennustetaan ja raportoidaan paitsi vas-tuualue ja sektoritasoisesti, myös järjestelmäkohtaisesti keskeisten järjestelmienosalta.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Vuonna 2011 keskitetyn IT-käyttötalouden kustannukset jakaantuivat seuraavastitoimintasektoreittain ja vastuualueittain:

Keskitetyt IT-käyttömenot 2011 yht.

DIM00_LEVEL_5 Kum. Tot 122011 VA %

300180Y, lasten päivähoito 1 446 102 PHVA 21,5300181Y, lastensuojelu 815 777 LPVA 16,3300182Y, muut perh.palvelut 283 909 AIVA 27,5300183Y, vammaispalvelu 236 539 VAVA 17,4300184Y, kehitysvammahuolto 165 434 ylisekt.palv. 17,3300185Y, vanhuspalvelu 1 173 856 yht 100,0300186Y, päihdehuolto 107 327300187Y, toimeentulotuki 1 342 357300188Y, muu sosiaalihuolto 465 044300189Y, yhteiset tukipalvelu 92 648300190Y, hallinto 611 608Keskitetyt IT-käyttömenot 2011 yht. 6 740 601

Lasten päivähoidon IT-käyttökustannuksista oli vuonna 2011 yhteensä 1,45 milj.euroa (21,5% sosiaaliviraston keskitetystä IT-käyttömenoista).

4.2. Terveyskeskus


Tietohallinnon käyttötalousbudjetti on 8,974 miljoonaa euroa vuodelle 2012. Käyttö-kustannuksissa ovat mukana keskitetysti kaikki terveyskeskuksen IT-käyttömenot,sekä THY:n omat menot. Henkilöstökulut (= palkat + henkilöstösivukulut) ovat käyt-tötalousbudjetista 2,311 Me.

Tietohallinnon investointibudjetti on 5,4 miljoonaa euroa vuodelle 2012.

Tietohallinnon käyttökustannukset jaetaan terveyskeskuksen kliinisille osastoillePegasos ja Effica työasemien suhteessa.

4.2.2. Arkisto

Arkiston käyttötalousbudjetti on 1,912 milj. euroa ja henkilöstökulut 904 000 euroa.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

5. Tietohallintopalvelujen vastuulla olevat sopimukset

5.1. SosiaalivirastoSosiaaliviraston tietohallinnon toiminnan alaan liittyvien sopimusten sopimusrekiste-riä pidetään tietohallintopalveluissa. Sopimusten noudattamisen valvonnasta, päi-vittämisestä, uudistamisesta ja kilpailutuksen valmistelusta vastaa ensisijaisesti yk-sikkö, jonka toimialaan sopimus liittyy. Uusien sopimusten hyväksymisessä nouda-tetaan normaalia sosiaaliviraston hankintaprosessia. Päätökset tehdään hankinta-valtuuksien puitteissa. Sopimusluettelot kuvataan erikseen.

5.2. Terveyskeskus


Tietotekniikkaan ja –järjestelmiin liittyvät sopimukset valmistelee tietohallintoyksikköja päättää ja allekirjoittaa taho, joka riippuu hankintavaltuuksista. Yli miljoona eu-roa, 4 v. aikana, ylittävät sopimukset hyväksyy terveyslautakunta. Sopimusten hal-linnoinnin ja -seurannan tekee tietohallintoyksikkö. Sopimukset maksetaan keski-tetyistä IT-budjeteista. Investoinnit IT-investointibudjetista ja ylläpito tietohallinnonkäyttötalousbudjetista. Sopimusluettelot kuvataan erikseen

5.2.2 Arkisto

Arkistolla on yhteensä 11 sopimusta.

6. Tietohallintopalvelujen käytössä olevat tilat

6.1. SosiaalivirastoSosiaaliviraston tietohallintopalvelujen henkilöstö työskentelee pääosin Vironkatu 2 toimi-tiloissa. Arkiston sijaitsee kaupungin virastotalossa, Toinen Linja 4 ja atk-lähituella ontyöpisteitä 10 eri osoitteessa eri puolilla kaupunkia


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

6.2. Terveyskeskus


Tietohallinnolla on käytössään 1 115,1 m2 tilaa, joka on 51 huonetta.

Pääosa toiminnasta sijaitsee Laakson sairaalan yhteydessä, osoitteessa Lääkärin-katu 8, rak. 1 4 krs. Siellä on 41 työhuonetta, yhteensä 966,1 m2.

Siltasaarenkatu 13:ssa on 2 työhuonetta yht. 24,6 m2. Muut tietohallinnon tilat, jotkaovat pääasiassa atk-tuen ja varastotiloja on yhteensä 434,82 m2.

Tietohallinnon osalta nykytilanne on kohtuullinen. Meillä on paljon kokouksia, joten2 neuvottelutilaa olisi kuitenkin hyvä. Atk-luokka tilojemme yhteyteen, kuten nyt on,on välttämätön. Samoin keskeinen sijainti on tärkeää, ettei matkustukseen menekohtuuttomasti aikaa.

Atk-tukihenkilöiden tilat ovat pääsääntöisesti tosi pieniä ja laitevarastotilaa on nytriittämättömästi. Sijainnit ovat nykytoimintaan liittyen hyvät.

6.2.2. Arkisto

Arkistolla on käytössään 4 420,5 m2 tilaa, joka on 26 huonetta.

Useissa eri selvityksissä ja tutkimuksissa on todettu että terveyskeskuksen nykyisetarkistotilat eivät vastaa arkistolaitoksen antamia arkistomääräyksiä ja ohjeita(KA1386/40/2007, 21.8.2007). Nykyiset arkistotilat eivät näin ollen täytä arkistolain831/1994 vaatimuksia. Selvityksissä on todettu, että nykyiset arkistotilat ovat lähi-vuosien toiminnalle sopimattomat ja päätearkistojen osalta täysin riittämättömät.Terveyskeskus tarvitsee päätearkistotilaa yhteensä noin 20 000 hyllymetriä (max5000 m²). Mitoituksessa on arvioitu 20 vuoden tilantarve ottaen huomioon arkistois-sa tällä hetkellä säilytettävien asiakirjojen määrä, uusi kertyvä asiakirja-aineisto se-kä vanhojen asiakirjojen vuosittain toteutettavat hävitykset.

Uuden päätearkiston ennakoidaan valmistuvan vuoden 2013 lopulla. Se korvaavalmistuessaan nykyiset käytössä olevat päätearkistotilat. Tarkoitus on yhdistääterveyskeskuksen avoterveydenhuollon ja sairaaloiden päätearkistot samaan ra-kennukseen ja siirtää kyseiseen tilaan myös terveyskeskuksen eri kiinteistöjen lä-hiarkistoissa ja kellaritiloissa olevat pitkäaikaista arkistointia vaativat potilas- ja hal-linnolliset asiakirjat.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566


missä kohdin nyt tuotettavissa palveluissa tai palvelujen tuottamisen prosesseissa on suju-voittamisen tarvetta, työnjaon tarkistamisen tarvetta ja päällekkäisyyttä

o Toiminnallisilla osastoilla tai yksiköillä on tietotekniikkaa sisältäviä projekteja tms.,joista tietohallinnolla ei välttämättä ole tietoa

mihin asioihin tulisi erityisesti kiinnittää huomiotao Koulutetun työvoiman saatavuus tiukkenee lähivuosina myös tietohallinnon sektorilla.

Uuden viraston tietohallintopalvelujen kilpailukyvystä työvoimamarkkinoilla tulisi huo-lehtia nykyistä paremmin.

o Tietohallintopalvelujen toimistopalvelut edellyttävät perustoimistopalveluijen (yleis-, ta-lous- ja henkilöstöhallinnon toimistotehtävät) lisäksi tietohallinnon substanssiin liittyviätehtäviä, tietotekniikkahankintojen avustaminen, koulutus, keskitettyjen IT-hankintojentilaukset ja IT-menojen laskutus.

o Toiminnan (sosv vastuualueet ja Terken kliiniset osastot) resursointi asiakasjärjestel-mien vastuupääkäyttäjiin ja kehittämishankkeisiin on osin riittämätöntä

o Tietohallintomenojen osuus virastojen toimintamenoista on 1-1,5 %. Esimerkiksi sai-raanhoitopiirien tietohallintomenot ovat 3-4 % toimintamenoista ja valtionhallinnon vi-rastojen ja laitosten n. 13 % (lähde : VVM, Tietoja valtion tietohallinnosta 2010 – ra-portti).

ajatuksia miten ko. toiminta parhaiten tulisi järjestää uudessa organisaatiossao Uuden viraston tietohallintopalvelujen organisoinnin perusrakenteena voisi toimia so-

siaaliviraston tietohallintopalvelujen organisointimalli. Malli luotiin sosiaaliviraston or-ganisaatiouudistuksen 2005 yhteydessä ja se on osoittautunut varsin toimivaksi.Oleellista on tietohallintopalvelujen vastuulla olevien palvelujen tuottamisen ja johta-misen kannalta tarkoituksenmukaisen yksikkö- ja tiimirakenne.

Sosiaali- ja terveysviraston tietohallinnon tehtävät ja resurssit - jatkotyö

1. KehittämistarpeetUuden sosiaali- ja terveysviraston tietohallinnolla kaksi keskeistä toisiaan täydentävääroolia. Tietohallintopalvelujen keskeinen tehtävä on osaltaan mahdollistaa ja tukea uu-den viraston palvelutoimintaa, sen kehittämistä ja johtamista. Toisaalta viraston tietohal-linnolla on merkittävä rooli kaupunkiyhteisen tietohallinnon toimijana ja kehittäjänä. Hel-singin kaupungin tietotekniikkaohjelma 2012 - 2014 :sta kuvataan kaupunkitasoiset tieto-hallinnon kehittämistä ohjaavat periaatteet (s.10) ja määritellään tietotekniikkaohjelman

http://helmi/yhteisetpalvelut/tietotekniikka/tietotekniikan_ohjaus/Documents/Tietotekniikkaohjelma%202012-2014.pdf

http://helmi/yhteisetpalvelut/tietotekniikka/tietotekniikan_ohjaus/Documents/Tietotekniikkaohjelma%202012-2014.pdf


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

painopistealueet ja niitä koskevat tavoitteet (ss. 11-18). Yhtenä keskeisenä tavoitteenaon IT-tehokkuuden ja osaamisen lisääminen (ss.16-17). Tavoitteiden saavuttamiseksiohjelmassa on kuvattu kaupungin uusi tietohallinnon toimintamalli, joka määrittää kau-pungin tietoja viestintätekniikan johtamisen, palveluiden kehittämisen ja tuottamisen se-kä hallinnan roolit ja vastuut (ss. 19-22).

Tietotekniikkaohjelman toimeenpanon varmistamiseksi ohjausmallia kehitetään seuraa-vasti:

Ohjauselimien rakenne ja roolit uudistetaan ja kytketään tukemaan digitaalistakaupunkikehitystä, kaupungin oman toiminnan uudistamista ja kaupungin tarvit-semien IT-palvelujen tehostamista yli hallintokuntarajojen.

Kokonaisarkkitehtuurijohtamista vahvistetaan tietojärjestelmien yhteensopivuudenvarmistamiseksi kaupungin sisällä ja ulos.

Hankeohjausta ja hankejohtamista parannetaan ja niihin liittyvää valmistelua ja pää-töksentekoa selkeytetään päällekkäisyyksien karsimiseksi.

Kaupunkiyhteisiä IT-palveluja laajennetaan edelleen ja tehostetaan resurssien käyt-töä ja toimittajahallintaa yli hallintokunta-rajojen

Sosiaali- ja terveysviraston tietohallinnon keskeiset kehittämisalueet liittyvät saumatto-masti tietotekniikkaohjelmassa määriteltyihin kaupunkitasoisiin tavoitteisiin. Keskeisintietohallintopalvelujen kehittämisen väline on kevään 2012 aikana käynnistetty SoTe-kokonaisarkkitehtuuriprojekti, jonka avulla tietohallintopalvelujen kehittäminen kytkeytyykiinteästi palvelutoiminnan prosesseihin ja kehittämistarpeisiin

Sosiaali- ja terveysviraston toiminnan kehittämistavoitteiden tukeminen, lähivuosille sijoit-tuva asiakas-/potilastietojärjestelmän hankinta, palvelujen ja palveluprosessien sähköis-tämiseen liittyvät tavoitteet ja kaupungin tietotekniikkaonjelmassa määritetyt kehittämis-tavoitteet ovat haaste uudelle tietohallinnolle. Tavoitteiden toteuttaminen edellyttää riittä-vää resursointia tietohallintopalveluihin. Molempien nykyisten virastojen tietohallintojenresursoinnin lähtötaso on varsin tiukka. Tietohallintojen oman toiminnan ja atk-käyttöpalvelujen osuus koko viraston toimintamenoista on vain noin 1,3 % luokkaa (sisäl-tää myös kaupunkiyhteisten järjestelmien osuudet). Yleinen taso yksityisissä ja julkisis-sa palveluorganisaatioissa on merkittävästi korkeampi. Esimerkiksi sairaanhoitopiirientietohallintomenot ovat 3-4 %:n luokkaa toimintamenoista . Vastaavasti valtionhallinnontietohallintomenojen osuus budjetista oli 1,8 % vuonna 2010. Valtion virastojen ja laitos-ten tietohallintomenojen osuudet hallinnonalan kokonaismenoista vaihtelevat huomatta-vasti. Esim. puolustusministeriön tietohallintomenojen osuus oli 25 % ja sosiaali- ja terve-ysministeriön 3,8 % hallinnonalan kokonaismeoista.(lähde : VVM, Tietoja valtion tietohal-linnosta 2010 – raportti).

2. Tietohallintopalvelujen organisatorinen asema uudessa sosiaali- ja terveysviras-tossa

http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/076_ict/20110817Tietoj/Tietoja_valtion_tietohallinnosta.pdf

http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/076_ict/20110817Tietoj/Tietoja_valtion_tietohallinnosta.pdf


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Sosiaali- ja terveysviraston tietohallintopalvelut on sijoitettu tietohallintoja viestintäosas-toon. Tietohallinto- ja viestintäosasto vastaa sosiaali- ja terveysviraston tietohallinnonalaan liittyvistä palveluista ja sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä. Lisäksi osaston tehtä-vänä on koordinoida innovatiivisia palveluja. Tietohallintopalvelut vastaa keskitetysti vi-raston arkistopalveluista, tietohuolto- ja tilastopalveluista sekä asiakas- ja potilastietojär-jestelmien ylläpidosta ja kehittämisestä, Atk-lähituen palveluista, sekä infrapalveluista japuhelin- ja telepalveluista.

Innovatiivisten palvelujenkoordinointi

Tietohallinto- ja viestintäjohtaja

Tietohuolto- jatilastoyksikkö (21)

Arkisto (30)Tietojärjestelmäyksikkö (42)

Infratiimi (12)

Aluetukiti imi (19)

Sosiaali- ja terveysjohtaja

•Palveluprosessien mukaanmääritellyttoiminnallisettiimit

•Palveluprosessien mukaanmääritellyttoiminnallisettiimit

Terveydenhuollonarkis totiimi

Sosiaalihuollonarkis totiimi

Teleti imi (5)

Sisäinen jaulkoinen viestintä( )

Sosiaali- ja terveysviraston tietohallintoja viestintäpalvelut 2013:

Versio 0.9/8.6.2012

Palvelukeskus

Virastoon keskitetyttukipalvelut:•Toimistopalvelut•Taloushallinto•Henkilöstöhallinto•Hankinta

Tietotekniikkapalvelut(n. 36)

Tietohallintopalvelut käsittää neljä yksikköä; arkiston, tietohuolto- ja tilastoyksikön , tieto-järjestelmäyksikön ja tietotekniikkapalvelut. Yksiköiden päälliköt ovat suoraan osasto-päällikön (tietohallinto ja viestintä) alaisuudessa.Viraston toiminnan edellyttämien infrapalvelujen, atk-lähituen ja puhelin- ja telepalvelujentuottamisesta/järjestämisestä vastaa tietotekniikkapalvelut. Palveluja tuotetaan aluksiaosin omana toimintana, mutta myöhemmin enenevässä määrin keskitetysti kaupunkiyh-teisen palvelukeskuksen kautta. Alustavan suunnitelman mukaan palvelukeskusmallinsuunnittelu toteutetaan niin, että se voi aloittaa toimintansa vuoden 2013 alussa. Perus-tettava palvelukeskus tuottaa alkuvaiheessa palveluja sosiaali- ja terveysvirastolle jamahdollisesti myös varhaiskasvatusvirastolle. Tavoitteena on, että toiminnan vakiinnuttuapalvelukeskuksen palvelut laajennetaan koskemaan kaikkia hallintokuntia.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

.

3. Tietohallintopalvelun tehtävät uudessa sosiaali- ja terveysvirastossaSosiaali- ja terveysviraston tietohallintopalvelujen keskeinen tehtävä on osaltaan mahdol-listaa ja tukea uuden viraston palvelutoimintaa, sen kehittämistä ja johtamista. Sosiaalivi-raston ja terveyskeskuksen tietohallintojen tehtävät kuvattiin SoTe-nykytila –raportissa.Uuden viraston tietohallintopalvelujen vastuiden ja tehtävien tarkempi määrittely ja palve-luprosessien kuvaukset on tarkoituksenmukaista suunnitella siinä vaiheessa, kun koko vi-raston palvelutoiminnan kuva alkaa hahmottua. Näin varmistetaan, että tietohallintopalve-lujen palveluprosessit tukevat mahdollisimman hyvin viraston toimintaa ja johtamista.Sote-kokonaisarkkitehtuurityön toiminta-arkkitehtuuria ja tietoarkkitehtuuria koskevat osi-ot on aikataulutettu vuoden 2013 puolelle. Sote-nykytilaraportissa mainitut seuraavat vi-raston tiedon hallintaan liittyviä tehtävät ja palvelut tulevat kuulumaan myös uuden viras-ton tietohallinnon palveluvalikoimaan:

arkistopalveluto arkiston hoidon ohjaus ja neuvontao käyttöpalvelu (lainaus ja tietopalvelu)o asiakirjojen säilytys

tietohuoltopalvelut tilastopalvelut toimipisterekisteri ja karttapalvelut tietojärjestelmäpalvelut vastaa

o keskitetysti ylläpidettävistä asiakas- ja potilastietojärjestelmistä ja niidenkehittämisestä – koko elinkaaren ajan

o lähi- ja sovellustukipalveluista ja koulutuksestao muiden järjestelmien koordinoinnista

viraston tietoteknisen infrastruktuurin ja arkkitehtuurin ylläpito ja kehittäminen muut tietohallintopalvelujen toimialaan liittyvät asiantuntijapalvelut tietohallinnon hankinta- ja sopimuspalvelut viraston tiedon hallinnan tehtävien koordinointi Atk-lähituki,

Sote-tietohallintopalvelujen suunnittelun yhteydessä aloitetaan myös kaupunkiyhteisesti tuo-tettavien ICT-palvelujen organisointi keskitetyksi palvelukeskuksesi, joka tuottaa jatkossaensisijaisesti infraan ja perustietotekniikkaan liittyviä palveluja ja eräitä puhelin- ja telepalve-luihin liittyviä keskitettyjä palveluja aluksi sosiaali- ja terveysvirastolle ja mahdollisesti var-haiskasvatusvirastolle. Käynnistämisvaiheen jälkeen kaupunkiyhteisen palvelukeskuksenpalveluvalikoimaa on mahdollista laajentaa ja palveluja tarjota kaikille hallintokunnille. Alus-tavan suunnitelman mukaan tavoitteena on käynnistää palvelukeskustoiminta vuoden 2013alussa.

Sosiaali- ja terveysviraston, palvelukeskuksen ja talous- ja suunnittelukeskuksen tietoteknii-kaosaston (TITEK) tehtävät ja roolit on alustavasti kuvattu seuraavasti:


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Palvelukeskuksen suunnittelun edetessä tehtävät, vastuut ja roolit tarkentuvat. Perustieto-tekniikka- ja infrapalvelujen järjestämisen keskittäminen kaupunkitasoiseen palvelukeskuk-seen antaa mahdollisuuden tehostaa tietohallinnon palveluprosesseja, yhdenmukaistaa pal-veluvalikoimaa ja käytäntöjä kaupunkitasoisesti, sekä mahdollistaa varsinaisen infra-osaamisen syventämisen hallintokunnan tietohallinnossa.

4. Tietohallintopalvelun tehtävien edellyttämät henkilöstöresurssitTietohallintopalvelujen toiminnan edellyttämät henkilöstöresurssit on esitetty kohdassa 6.Henkilöstösuunnitelma. Sen mukaan tietohallintopalveluissa on uuden viraston toiminnanaloitusvaiheessa noin 127 henkilöstöresurssia, mikä on 27 henkilöstöresurssia vähemmänkuin nykyisissä sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen tietohallintopalveluissa (ja Terken ar-kistossa) on yhteensä. Henkilöstöresurssien määrää on pienennetty mm. siirtämällä avoi-mena olevat ja vuoden 2012 lopussa päättyvät määräaikaiset vakanssit vakanssipankkiin jasijoittamalla erilaisia tietohallinnon hallinto- ja tukipalveluissa työskenteleviä henkilöitä viras-ton keskitettyihin hallinto- ja tukipalveluihin (esim. toimistopalvelut). Lisäksi varhaiskasvatusvirastoon siirretään yhteensä 15 vakanssia.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen tilahallintopalvelujen nykytilan kartoi-tus

Sisällysluettelo1. Johdanto ........................................................................................................................... 185

1.1. Sosiaalivirasto ............................................................................................................... 1851.2. Terveyskeskus .............................................................................................................. 1861.3. Kiinteistöviraston tilakeskus .......................................................................................... 186

2. Palvelujen tämänhetkinen organisointi ja vastuut virastoissa ........................................... 1902.1. Sosiaalivirasto ............................................................................................................... 190

2.1.1. Tilahankkeiden ohjelmointi...................................................................................... 1902.1.2. Rakennushankkeiden suunnitteluja toteuttaminen ............................................... 191

2.1.1.1. Toiminnallinen tarveselvitys..................................................................................... 1912.1. Terveyskeskus ............................................................................................................ 197

3. Palvelujen resurssit vakansseittain ................................................................................... 2033.1. Sosiaalivirasto ............................................................................................................... 2033.2. Terveyskeskus .............................................................................................................. 204

4. Palvelujen tuottamiseen varatut määrärahat, vuoden 2012 budjetti ................................. 2064.1. Sosiaalivirasto ............................................................................................................... 2064.2. Terveyskeskus .............................................................................................................. 208

5. Ko. palvelukokonaisuuden vastuulla olevat sopimukset ................................................... 2085.1. Sosiaalivirasto ............................................................................................................... 2085.2. Terveyskeskus .............................................................................................................. 209

6. Ko. toiminnan käytössä olevat tilat ....................................................................................... 2106.1. Sosiaalivirasto ............................................................................................................... 2106.2. Terveyskeskus .............................................................................................................. 211

7. Ehdotukset ryhmän näkemyksiä jatkotyön pohjaksi ............................................................. 2117.1 Sosiaalivirasto ................................................................................................................ 2117.2. Terveyskeskus .............................................................................................................. 2127.3. Yhteinen näkemys tulevasta tilahallintopalveluyksiköstä ............................................... 212


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

1. Johdanto

Antti Iivanainen, muutostiimi, pjHelena Ylisipola, muutostiimiJaana Lunnela, terveyskeskusJarmo Raveala, kiinteistövirastoPirkko Suppanen, sosiaalivirastoAnn-Marie Turtiainen, terveyskeskus, siht.

Raportissa käytetään virastojen omia organisaatiotasonimikkeitä, jotka tarkoittavatsamaa eli sosiaalivirasto käyttää vastuualue-käsitettä ja terveyskeskus osasto-käsitettä tarkoittamaan osastotasoista yksikköä.

Sosiaaliviraston tilayksikkö = tilayksikköTerveyskeskuksen tilahallintoyksiköstä = tilahallintoKiinteistöviraston tilakeskus = tilakeskus

Tilahallintopalvelujen valmisteluryhmä on tarkastellut terveyskeskuksen ja sosiaali-viraston tilahallintopalveluja.


Sosiaaliviraston tilayksikön toiminta kohdistuu sosiaaliviraston toimitiloihin, joita onyhteensä noin 485 000 m2, joista kaupungin ulkopuolista tilaa noin 42 000 m2. Tä-mä lisäksi on eriliasta palveluasumista, kuten palvelutaloja, ryhmäkoteja ja asunto-ryhmiä. Perheneuvoloita, jonka osana pari- ja perheterapiaa sekä vauvaperhetoi-mintaa, on seitsemässä toimipisteessä. Avohuollon sosiaalityötä lapsiperheille on10 toimipisteessä. Sosiaalipäivystyksellä on yksi toimipiste. Lastensuojelun arvioin-ti- ja vastaanottoyksiköitä on viisi. Lastenkoteja on 8 ja nuorisokoteja 4. Lisäksi onammatillisia perhekoteja. Päihdetyössä toimii kaksi nuorisoasemaa, A-klinikoita onkuudessa toimipisteessä. Päihdehuollon kuntoutuskeskuksia on kolme ja päivätoi-mintakeskuksia kolme. Sosiaalityötä ja sosiaaliohjausta on 8 toimipisteessä ja talo-us- ja velkaneuvontaa yhdessä toimipisteessä. Työhön kuntoutusta on neljässätoimipisteessä. Työvoiman palvelukeskus on yhdessä toimipisteessä.

Sosiaalivirastolla on asunnottomille yksi palvelukeskus, kolme palvelutaloa, 12 tuki-kotia sekä tukiasuntoja. Mielenterveysasiakkaille on tukiasuntoja. Vammaisille jakehitysvammaisille on sosiaalityön palveluja viidessä toimipisteessä. Kehitysvam-maisille on kaksi laitosta, 30 ryhmäkotia sekä kuusi työ- ja päivätoimintakeskusta.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Sosiaalivirastolla on kuusi omaa asukastilaa ja neljä lähiöasemaa. Maahanmuutta-jille on neljä vastanottokeskusta.

Vanhustenkeskuksia on 10, vanhusten palvelutaloja 10, vanhusten palvelukeskuk-sia 11 ja vanhusten päivätoimintapaikkoja 16. Vanhuksille on sosiaali- ja lähityötäneljässä toimipisteessä.

Sosiaaliviraston tilat käsittävät myös 308 suomenkielistä lasten päiväkotia ja 74leikkipuistoa.

1.2. Terveyskeskus

Terveyskeskuksen tilahallinnon toiminta kohdistuu terveyskeskuksen tiloihin, joitaon yhteensä noin 218 000 m². Näistä kaupungin ulkopuolelta vuokrattuja tiloja onnoin 23 000 m² ja tilakeskukselta vuokrattuja yhteensä noin 195 000 m2.Tilat käsittävät kuusi kaupunginsairaalaa, yhden psykiatrisen sairaalan sekä 10muuta psykiatrian toimipistettä, 26 terveysasemaa, 39 hammashoitolaa ja 33 koti-hoidon toimipistettä.

Terveyskeskuksella on tiloja yhteensä 99 osoitteessa ja 132 rakennuksessa. Toi-mintaa on keskitetty sairaala-alueille ja terveysasemille.

1.3. Kiinteistöviraston tilakeskus

Kiinteistöviraston tilakeskuksen toiminta on esitelty tässä kappaleessa. Näin välte-tään tilakeskuksen palveluiden toistaminen sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen ti-lahallintopalvelujen kuvauksissa, sillä tilahallinnointiin liittyvät tehtävät hoidetaan tii-viissä yhteistyössä kiinteistöviraston tilakeskuksen kanssa.

Tilojen hankkiminen ja toteuttaminen hallintokuntien tarpeisiin, myös vuokraamallaniitä ulkopuolisilta kiinteistön omistajilta, on kiinteistöviraston tilakeskuksen (jatkos-sa tilakeskus) vastuulla. Lähtökohtana ovat käyttäjähallintokuntien omat tilatarpeet.,mutta tavoitteena on myös kaupungin strategian mukaisesti palvelutilojen käytöntehostaminen, missä tilakeskus tekee hallintokuntien kanssa jatkuvaa palveluverk-koyhteistyötä.

Pääosa tilahankkeista toteutetaan investointihankkeina, joiden määrärahat on osoi-tettu kiinteistölautakunnalle. Investointien päätösraja- ja hyväksymismenettelyissänoudatetaan Helsingin kaupungin talous- ja suunnittelukeskuksen tilahankeohjetta”Tilahankkeiden käsittelyohjeet 2008” (muutettu Khs.12.1.2009 ja Khs 25.10.2010,


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

KV 8.12.2011). Kaupunginhallitus ohjaa tilojen hankintaa ja vuokraamista ulkopuoli-silta kiinteistönomistajilta siten, että tilakeskus hankkii tiloja hallintokuntien tarpeisiinja tekee vuokrasopimukset kiinteistön omistajien kanssa(Khs:n täytäntöönpanopää-tös 25.2.2010). Vuoden 2012 aikana kaikki vuokrasopimukset ja niiden hallinnointi,myös ulkopuolisten kiinteistönomistajien kanssa solmitut vuokrasopimukset siirtyvätkiinteistövirastolle, eivätkä hallintokunnat voi enää tehdä vuokrasopimuksia kiinteis-tönomistajien kanssa. Ulkoa vuokrattujen tilojen sopimusten hallintokuluksi on sovit-tu 0,3 euroa/kk/m2

Tilakeskus toteuttaa palvelutilojen teknisen korjaustarpeen mukaisia peruskorjaus-hankkeita sekä toiminnallisia muutos-, uudis- ja lisärakennushankkeita pääosin in-vestointihankkeina. Talousarviossa 2012 on osoitettu kiinteistölautakunnalle tila-keskuksen uudis- ja lisärakennushankkeita varten 54,4 milj. euroa sekä tilakeskuk-sen korjaushankkeita varten 108,1 milj. euroa sitovana valtuustopäätöksenä. Tästäon osoitettu (talousarvion liite 5) lautakuntatasolla päätettäväksi sosiaalitoimen uu-dishankkeille 7,0 milj. euroa, sosiaalitoimen korjaushankkeille 20,6 milj. euroa, ter-veystoimen uudishankkeille 24,4 milj. euroa ja terveystoimen korjaushankkeille 1,0milj. euroa sekä muita tilakeskuksen korjaushankkeita varten yhteensä 26,9milj.euroa. Investointihankkeiden lisäksi joitakin hankkeita toteutetaan vuokra- jaosakekohteina talousarvion liitteen 6 mukaisesti. Tilojen uudis- ja peruskorjaus-hankkeiden rahoitusvaraus tullee pienenemään lähivuosina. Palveluiden keskitty-essä etenkin terken hankkeiden suuren koon merkitys tulee korostumaan kaupun-gin talousarvioissa

Talonrakennushankkeiden valmistelusta ja ohjelmoinnista vastaa tilakeskus. Tila-keskus ylläpitää jatkuvasti päivittyvää talonrakennushankkeiden rakentamisohjel-maa talousarvion noudattamisohjeiden mukaisesti. Tilakeskus tiedustelee syksyisinesityksiä seuraavan viiden vuoden aikana aloitettavista ja toteuttavista rakennus-hankkeista sekä pyytää vuosittain helmi-maaliskuussa kunkin hallintokunnittain ra-kentamisohjelmasta lausunnot. Saatuaan lausunnot, kiinteistölautakunta lähettäätoukokuussa budjettiraamin sekä yli miljoonan euron hankkeiden osalta täsmenne-tyn rakentamisohjelman kaupunginhallituksen käsittelyyn, joka hyväksytään loka-marraskuussa kaupunginhallituksessa ja kaupunginvaltuustossa osana talousarvionja taloussuunnitelman käsittelyä.

Investointihankkeet: laajat perusparannushankkeet, jotka toteutetaan rakentamis-ohjelman mukaan, vaikuttavat rakennusten tekniseen arvoon ja sitä kautta pää-omavuokraan sekä budjettiraamiin. Pienemmät tekniset peruskorjaukset ovat ylläpi-toluonteisia eivätkä ole vuokravaikutteisia, mutta käyttäjien omasta tarpeesta lähte-vät pienemmät toiminnalliset muutokset ovat vuokravaikutteisia ja käyttäjähallinto-kunnat sopivat niistä yhdessä tilakeskuksen kanssa. Laajempien rakennushankkei-den suunnitteluja kustannuskysymyksiä käsitellään lisäksi tasken vetämässähankkeiden ohjausryhmässä (HOR). Tilakeskuksella on hankesuunnitteluvastuukaikista kaupungin omista tilahankkeista, kaupungin osakehankkeista sekä kau-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

pungin kiinteistöyhtiöiltä ja yksityisiltä vuokrattavista toimitilahankkeista. Hallinto-kuntien tilapalveluista vastaavat yksiköt osallistuvat tiiviisti hankesuunnitelman laa-timiseen.

Tilahankkeiden käsittelyohjeiden mukaisesti yli 200 000 euron toiminnallisista hank-keista laaditaan yhteistyössä tarveselvitys, jonka tuloksena syntyy hallintokunnan jatilakeskuksen yhteinen käsitys tilahankkeesta, sen toteuttamistavasta, aikatauluta-voitteesta, kustannuksista ja vuokrasta. Useamman hallintokunnan yhteishankkeis-sa tarveselvitys laaditaan yhteistyössä kaikkien tahojen kanssa, mutta vastuu tar-veselvityksen kokoamisesta on tilakeskuksella. Yli 500 000 euroa hankkeista laadi-taan hankesuunnitelma, jonka hyväksyy kiinteistölautakunta. Yli 5 milj. euron hank-keet hyväksyy kaupunginhallitus ja yli 10 milj. euron hankkeet kaupunginvaltuusto.Mikäli hanke on pelkästään tekninen peruskorjaus, tilakeskus huolehtii tarveselvi-tyksen ja hankesuunnitelman laatimisesta. Asumishankkeiden osalta hankesuunni-telman hyväksyy sosiaalilautakunta. Hankepäätöksessä hankkeelle asetettu enim-mäishinta on suunnittelun ja toteutuksen ohjauksessa sitova eikä sitä saa myö-hemmin ylittää ilman eri päätöstä.

Tilakeskuksen muille korjaushankkeille varatusta 26,9 milj. eurosta on varattu pie-niä ennakoimattomia korjaushankkeita varten 17,3 milj. euroa (talousarvion liite 5).Tällaisia investointihankkeita ovat esim. viemärien ja vesikattojen pakolliset korja-ukset. Tätä määrärahaa ei ole jaettu hallintokunnittain eikä rakennustyypeittäin,vaan sen käytöstä päätetään terveellisyyden ja kiireellisyyden mukaan. Varaus olivuonna 2010 30 milj. euroa, mutta on vuoden 2013 taloussuunnitelmassa enää14,0milj. euroa ja riittänee jatkossa vain ylläpidon kannalta välttämättömiin korjauksiin.

Pienet hankkeet: investointihankkeiden lisäksi tilakeskus toteuttaa pieniä käyttäjäntarpeesta lähteviä, yleensä alle 30 000 € toiminnallisia muutoksia sekä teknistenisännöitsijöiden toteuttamia pieniä ylläpitokorjauksia, joiden kulut katetaan käyttöta-loudesta. Nämä käyttäjien pienet toiminnalliset muutokset on maksettu osittain käyt-täjähallintokuntien budjeteista, investointimäärärahoista sekä ylläpitorahoista. Terkeon erikseen budjetoinut pieniä perusparannushankkeita varten 400 000 euroa(2011). Terke ja Tilakeskus ovat sopineet yhteistyössä näiden toteuttamisen vas-tuujaon. Tilakeskus on pääsääntöisesti tilannut nämä työt puitesopimusurakoitsijoil-ta tai Staralta. Sosiaalivirasto on toteuttanut itsenäisesti omasta budjetistaan noinmiljoonalla eurolla pieniä perusparannushankkeita kuten asuntojen esteettömyydenparannuksia.

Pienten toiminnallisten korjaushankkeiden/muutostöiden osalta hallintokunta pyytääalkusyksyn aikana tilakeskusta arvioimaan kustannukset alustavien suunnitelmienperusteella ja tarvittaessa laskemaan vuokravaikutukset. Tilakeskus perii piententoiminnallisten muutostöiden kustannukset vuokrassa, mikäli hallintokunta on hy-väksynyt vuokravaikutuksen. Vuokravaikutusta ei tule, mikäli hallintokunta rahoittaaitse korjaus/muutostyön.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Koska jatkossa varaus ennakoimattomille korjaushankkeille tulee riittämään vainvälttämättömiin ja kiireellisiin korjauksiin, tilakeskus voi toteuttaa pienet peruspa-rannushankkeet vain, jos käyttäjähallintokunta pystyy maksamaan kustannuksenbudjettikauden aikana. Mahdollisen vuokravaikutuksen arvioiminen ei hankkeidenpienuuden takia ole perusteltua. Tilakeskuksen mielestä erillisen määrärahan va-raaminen käyttäjähallintokunnan budjetissa olisi pienten perusparannushankkeidentoteuttamisessa tehokkain menettely edellyttäen, että myös rakennuttajapalvelunresursointi suunnitellaan järkevästi. Menettelyllä vältettäisiin mahdolliset subven-tointipäätöksiin liittyvät ongelmat. Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen yhdistyessätulisi soveltaa tätä menettelyä ja mitoittaa määräraha uuden viraston tarpeiden mu-kaan. Samaa menettelyä tulisi soveltaa kaikkien käyttäjähallintokuntien kanssa.Vuotuisen määrärahan soten ja tilakeskuksen arvion mukaan tulisi vuodelle 2013olla 1,5 milj. euroa.

Rakentamisohjelman mukaisten peruskorjausten väistötilakustannukset sisältyvätkiinteistöviraston perimään vuokraan. Siten väistötilasta ei yleensä makseta lisä-vuokraa. Kuitenkin joissain hankkeissa sovitaan klk:n tai khs:n päätösten mukaises-ti väistötilahankkeista erikseen.

Tilakeskus vuokraa sairaaloiden ja vanhustenkeskusten keittiöt ja kiinteät keittiölait-teet hallintokunnille. Hallintokunta vuokraa ne edelleen Palmia Cateringille, jokavastaa asiakas-, potilas- ja henkilöstöruokailusta. Laitteita uusittaessa hallintokuntamaksaa laitehankinnat korotettuna vuokrana sovitun ajan (Khs 3§, 11.4.2007).

Kiinteistöviraston tilakeskuksen yksiköt ovat asiakkuudet (ent. tilapalvelut), in-vestoinnit (ent. hankepalvelut), kiinteistöt (ent. kiinteistöpalvelut) sekä laskutus- jatukipalvelut tarjoava hallinto.

Asiakkuudet huolehtii mm. tilojen vuokrauksesta, tilapalveluiden tuottamisesta sekätarvekartoituksesta ja palvelutilaverkosta. Hallintokuntien ensisijaisina yhteyshenki-löinä toimivat kullekin hallintokunnalle nimetyt asiakaspäälliköt. Lisäksi asiakkuuk-siin kuuluu asuntovuokrausyksikkö, joka hallinnoi kaupungin palvelussuhde- ja tu-kiasuntoja.

Investointien vastuulle kuuluu peruskorjaushankkeiden ohjaus sekä toiminnallistenhankkeiden hankesuunnittelu. Hankesuunnitteluvaiheessa käyttäjien yhteyshenki-löinä toimivat investointien projektinjohtajat ja projektiarkkitehdit.

Kiinteistöt vastavat kiinteistöjen huollosta ja ylläpidosta, isännöinnistä, rakennutta-misesta sekä energiansäästö- ja sisäilma-asioista. Kiinteistöt yksikössä investointi-hankkeiden rakennuttamisvaiheessa käyttäjien yhteyshenkilöinä toimivat kiinteistö-jen projektinjohtajat. Kiinteistöjen ylläpitoasioissa ja pienissä ylläpito- ja korjaus-hankkeissa käyttäjien yhteyshenkilöinä toimivat tekniset isännöitsijät. Sairaaloidenosalla kiinteistöjen yhteyshenkilöt ovat käyttöpäälliköt sekä heidän alaisinaan toimi-vat noin 70 teknisen huollon henkilöä.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Yhdessä tilakeskuksen kanssa sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen tilahallintoyksi-köt tekevät yhteistyötä tiloihin liittyvissä asioissa useiden kaupungin hallintokuntienkanssa, jotka toimivat mm. valvovina viranomaisina, kaupunkisuunnittelussa sekärakennuttamis- ja rakentamispalveluiden tuottajina, kuten RakVV, KSV, HKR-rakennuttaja, ja Stara.



Sosiaaliviraston tilayksikkö tuottaa palveluja sosiaaliviraston eri vastuualueille jasosiaaliviraston johdolle. Asunnonmuutostyöpalveluja tuotetaan yksittäisille kunta-laisille. Sosiaaliviraston tilayksikkö kuuluu sosiaaliviraston hallinto- ja kehittämis-keskuksen alaiseen talous- ja suunnittelutoimistoon.

2.1.1. Tilahankkeiden ohjelmointi

Sosiaaliviraston tilayksikön (jatkossa tilayksikkö) ao. vastuualueen hankesuunnitteli-jat ja vastuualueiden hankeyhdyshenkilöt valmistelevat tilakeskuksen pyytämät vas-tuualueiden hanke-esitykset seuraavalle viidelle vuodelle. Hankeyhdyshenkilö ko-koaa ne vastuualueiden johtoryhmille, jotka asettavat ne tärkeysjärjestykseen jahankeyhdyshenkilö toimittaa tiedon tilayksikölle. Sosiaaliviraston palveluverkkotyönohjausryhmä valmistelee koko viraston priorisoidun hanke-esityksen sosiaaliviras-ton johtoryhmälle, jonka päätöksen mukainen esitys toimitetaan tilakeskukselle.

Tilakeskuksen pyytämästä talonrakennushankkeiden rakentamisohjelmaehdotuk-sesta palveluverkkotyön ohjausryhmä valmistelee viraston johtoryhmälle lausunnonhelmi-maaliskuussa. Tämä rakentamisohjelmaesitys, jonka sosiaalilautakunta hy-väksyy, liitetään sosiaaliviraston talousarvioehdotukseen. Hankkeiden aiheuttamatkäyttökustannusten muutokset sisältyvät asianomaisen vastuualueen alustavaanmäärärahaan.

Sosiaaliviraston käyttöön tulevat, ulkopuolisten toteutukseen tulevat hankkeet elivuokra- ja osakekohteet liitetään osaksi rakentamisohjelmaa. Niistä sosiaalivirastotoimittaa tilakeskukselle päivitetyt tiedot rakentamisohjelmaehdotuksesta antaman-sa lausunnon liitteenä.

Tilayksikkö kokoaa sosiaaliviraston hankeohjelmaesitykset ja siihen liittyvät lausun-toesitykset sosiaaliviraston johtoryhmälle.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2.1.2. Rakennushankkeiden suunnitteluja toteuttaminen

2.1.1.1. Toiminnallinen tarveselvitys

Tilayksikön hankesuunnittelija on mukana hankkeen eri vaiheissa ja huolehtii siitä,että hanke etenee tarkoituksenmukaisella tavalla ja että tarvittavat osapuolet ovatmukana hankkeessa. Vastuualueen edustaja hankkeessa eli pääkäyttäjä huolehtiisiitä, että sekä asiakkaan että työntekijöiden tarpeet tulevat tilasuunnittelussa ote-tuksi huomioon asianmukaisella tavalla

Toiminnallinen tarveselvitys käynnistää hankkeen. Toiminnallinen tarveselvitys si-sältää perustelut tilan tarpeelle, toiminnan kuvauksen, sen laajuuden, alustavan ti-laohjelman ja tiloille asetettavat erityisvaatimukset. Toiminnallisen tarveselvityksenhyväksyy vastuualuejohtaja ja vastuualueiden yhteishankkeissa sosiaalijohtaja jat-kosuunnittelun pohjaksi. Tilayksikön hankesuunnittelija vastaa toiminnallisen tar-veselvityksen kokoamisesta ja se laaditaan yhteistyössä vastuualueen edustajienkanssa.

2.1.2.2. Tarveselvitys

Tarveselvitys sisältää toiminnallisen tarveselvityksen, toteuttamisvaihtoehtojen sel-vityksen ja kustannusarvion. Tarveselvityksen pohjalta tehdään tarvepäätös, jossasosiaalivirasto sitoutuu alustavaan vuokraan. Tarvepäätös 0,5 -5 miljoonan euronhankkeissa on delegoitu sosiaalijohtajalle silloin, kun hanke sisältyy kaupunginval-tuuston hyväksymään rakentamisohjelmaan. Muutoin tarveselvitys viedään sosiaali-lautakunnan päätettäväksi.

2.1.2.3. Hankesuunnittelu

Tilakeskus vastaa kaikkien hankesuunnitelmien laadinnasta. Hankesuunnittelunlähtötietoina ovat sosiaalijohtajan tai sosiaalilautakunnan hyväksymä tarvepäätös jatarveselvitys. Tilayksikön hankesuunnittelija kokoaa sosiaaliviraston hankesuunnit-teluryhmän. Vastuualue valitsee kohteelle pääkäyttäjän. Tässä vaiheessa on mah-dollista koota käyttäjäryhmä pääkäyttäjän tueksi. Tärkeää on, että hankkeen suun-nittelussa on vastuualueelta sekä linjajohdon että loppukäyttäjän näkemys. Ryh-mään voi kuulua myös muita asiantuntijoita (ruokahuolto, siivous yms.)

Sosiaalilautakunta tai -virasto antaa hankesuunnitelmasta lausunnon tilakeskuksel-le ja hyväksyy alustavan vuokra-arvion. Alle 5 milj. euron hankkeista annettavatlausunnot on delegoitu sosiaalijohtajalle, jos hanke on useamman vastuualueen yh-teinen, muulloin vastuualuejohtajalle, ja 5-10 milj. euron hankkeista sosiaalijohtajal-le. Yli 10 milj. euron hankkeista lausunnon antaa sosiaalilautakunta.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Sellaiset toimitilat, jotka tulevat joko kaupungin kiinteistöyhtiöiden tai ulkopuolistentoteuttajien hankkeisiin, ovat verrattavissa tilakeskuksen hankkeisiin, kun on kysehankesuunnittelusta. Niissä hankesuunnitelma on myös tilakeskuksen vastuulla.Käsittely sosiaalitoimessa on sama kuin tilakeskuksen hankkeissa.

Erityistä sosiaalivirastolle: hankesuunnittelu asumishankkeissa

Silloin, kun kyse on kaupungin kiinteistöyhtiön (esim. Koy Helsingin Palveluasunnot,Heka) tai yksityisen toteuttajan asumishankkeista (esim. vanhusten palvelutalo, ke-hitysvammaisten ryhmäkoti tai ammatillinen perhekoti) sosiaaliviraston yhteistyö-kumppanina tilakeskuksen sijaan on ao. rakennuttaja. Se on joko kaupungin asun-totuotantotoimisto (ATT) tai yksityinen rakennuttaja. Ennen hankesuunnitelman laa-dintaa on hankkeesta laadittu toiminnallinen tarveselvitys, jonka hyväksyy vastuu-aluejohtaja tai yhteishankkeissa sosiaalijohtaja. Erillistä tarveselvitystä ei näistäasumishankkeista laadita, vaan se sisältyy tehtävään hankesuunnitelmaan.

Hankesuunnitteluvastuu on näiden hankkeiden osalta sosiaalivirastolla. Sosiaalivi-raston tilayksikön hankesuunnittelija huolehtii, että hankesuunnitelma laaditaantehden yhteistyötä ao. vastuualueen ja kiinteistöyhtiön, Helsingin PalveluasunnotOy:n tai yksityisen toteuttajan kanssa.

2.1.2.4. Rakennussuunnittelu ja toteuttaminen

Rakennussuunnittelu jakaantuu luonnos- ja toteutussuunnitteluvaiheeseen. Tähänsuunnitteluvaiheeseen osallistuvat sosiaalivirastosta vastuualueen pääkäyttäjä ja ti-layksikön hankesuunnittelija huolehtien etenkin toiminnallisten tavoitteiden toteutu-misesta. Luonnossuunnitteluvaiheessa tilayksikön hankesuunnittelija huolehtii siitä,että sosiaaliviraston sisustusarkkitehti tutustuu suunnitelmiin ja kommentoi niitä ka-lustuksen näkökulmasta ja ottaa hankkeen omaan irtokalustesuunnitteluohjelmaan-sa.

Sosiaalivirasto antaa luonnospiirustuksista tilakeskukselle tai muulle rakennuttajallelausunnon. Tilayksikön edustaja muissa hankkeissa ja päiväkotihankkeissa vastuu-alueen pääkäyttäjä, vastaa siitä, että liitteeksi pyydetään sosiaaliviraston työsuoje-lutoimikunnan lausunto. Työsuojelutoimikunnassa suunnitelmat esittelee kohteenarkkitehti ja vastuualueen pääkäyttäjä.

Tilahankkeissa, joiden rakennuskustannukset ovat enintään 10 miljoonaa euroa,vastuualueen pääkäyttäjä hyväksyy hankkeen luonnospiirustukset hyväksymälläsuunnittelukokousmuistion, kun hankkeen luonnossuunnitelmista on laadittu kus-tannusarvio ja vuokra-arvio. Ennen luonnospiirustusten hyväksymistä pääkäyttäjänon hyväksytettävä vuokra ao. vastuualuejohtajalla.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Yli 10 miljoonan euron hankkeissa hankkeen pääkäyttäjä(t) esittelee vastuualuejoh-tajalle luonnospiirustukset, luonnossuunnitelmista lasketun kustannusarvion javuokra-arvion sekä työsuojelutoimikunnan lausunnon. Esittelyssä voi olla mukanamyös tilayksikön hankesuunnittelija. Esittelyn perusteella laaditaan vastuualueenlausunto luonnospiirustuksista ja se toimitetaan hankkeesta riippuen joko tilakes-kukselle, asuntotuotantotoimistolle tai muulle rakennuttajalle. Jos hanke on use-amman vastuualueen yhteinen, em. esittely tehdään sosiaalijohtajalle.

Hankkeen etenemisestä vastaa kiinteistöviraston tilakeskus tai muu kohteen toteut-tamisesta vastaava taho. Vastuualueen nimeämä pääkäyttäjä osallistuu hankkeentyömaavaiheeseen käyttäjän roolissa tukenaan tarvittaessa käyttäjäryhmä ja tilayk-sikön hankesuunnittelija. On myös mahdollista hankekohtaisesti sopia, että tilayksi-kön hankesuunnittelija on mukana myös työmaavaiheessa.

Vastuualue ilmoittaa sosiaaliviraston tietohallinnolle toiminnan käynnistämisestänoin puoli vuotta ennen hankkeen valmistumista. Toiminnan käynnistäjän vastuullaon ilmoituksen tekeminen ympäristökeskukselle toiminnan käynnistämisestä.

2.1.3. Tilojen pienet toiminnalliset muutokset /korjaushankkeet

Tilayksikkö kerää vuoden mittaan tarpeita tiloissa tehtävistä toiminnallisista muutos-töistä tarvekartoituslomakkeella. Tarvekartoituslomakkeen täyttää käyttäjä ja tilayk-sikön arkkitehti tai toimitila-asiamies täydentää sitä tarvittavin osin ja pyytää tilakes-kusta arvioimaan muutostöiden kustannukset alustavien suunnitelmien perusteellaja laskemaan niistä vuokravaikutukset.

Tilayksikön arkkitehti selvittää kaikkien vastuualueiden pieniä toiminnallisia muutos-töitä yhteistyössä tilakeskuksen isännöitsijöiden kanssa. Kohteissa, jotka edellyttä-vät arkkitehtisuunnittelua, hän tekee tai teettää luonnossuunnitelmia, joiden pohjaltavoidaan laskea muutosten alustavat kustannukset ja vuokra-arviot.

Kerran vuodessa pienet toiminnalliset tilatarpeet priorisoidaan vastuualueilla ja pal-veluverkkotyön ohjausryhmässä ja tilayksikkö kokoaa ne ja lähettää tilakeskukseen.Tilakeskus ohjelmoi seuraavalle vuodelle muutostyöt määrärahojensa puitteissa jasiirtää osan hankkeista seuraavalle vuodelle.

Kustakin hankkeesta tulee tehdä alustavat suunnitelmat, joiden perusteella tilakes-kus arvioi kustannukset ja vuokravaikutuksen. Sosiaalivirastossa toiminnallisen ti-lamuutoksen aiheuttaman vuokrankorotuksen hyväksyy yhden vastuualueen hank-keissa vastuualuejohtaja ja useamman osaston vastuualueen hankkeissa sosiaali-johtaja.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2.1.4. Väistötilat ja kiireelliset lisätilatarpeet

Peruskorjausten ja muiden isompien palvelutiloissa tapahtuvien korjausten aikais-ten väistö- ja evakkotilojen etsimisestä vastaa ensisijassa tilakeskus. Se toimii yh-teistyössä tilayksikön toimitila-asiamiesten ja vastuualueiden edustajien kanssa.

Lisätilatarpeissa, joita ei ehdi toteuttaa normaalissa hankkeiden toteutusjärjestyk-sessä, on tilayksikön toimitila-asiamies ensisijainen yhteyshenkilö. Vastuualueen tu-lee ilmoittaa, mihin tarve perustuu, tarvittavasta lisätilan laajuus, sijainti, aikatauluyms. Nämä seikat kirjataan tarvekartoituslomakkeeseen. Koska hankkeen etenemi-nen edellyttää usean osapuolen toimia, tehtävät kirjataan niin, että kukin toimija tie-tää asiat, jotka ovat omalla vastuulla.

2.1.5. Irtokalustesuunnittelu

Kaikkiin sosiaaliviraston peruskorjattaviin ja uusiin tiloihin tehdään irtokaluste-suunnitelma ja kalustehankinnat toteutetaan sen mukaisesti. Irtokalustesuunnitel-mista vastaa tilayksikön sisustusarkkitehti, joka tilaa suunnitelman ulkopuoliseltakonsultilta tai tekee sen itse. Suunnittelu maksetaan tilayksikön budjetista.

Sisustusarkkitehti ohjaa konsulttien työtä lähtien käyttäjien tarpeista. Suunnitelmatlaaditaan yhteistyössä käyttäjien kanssa ja hankinnat toteutetaan yhteistyössä so-siaaliviraston hankintayksikön kanssa. Tarvittaessa suunnitteluvaiheessa tehdäänyhteistyötä myös fysioterapeutin kanssa. Hankinnoissa noudatetaan hankintalakiaja kilpailuttaminen tehdään kulloinkin voimassaolevien sopimusten mukaisesti. Si-sustusarkkitehti vastaa myös siitä, että suunnittelun yhteydessä olemassa olevatkalusteet inventoidaan ja käyttökelpoiset tarpeen mukaan korjataan ja käytetäänedelleen.

Sisustusarkkitehti ja hankintayksikkö määrittelevät alustavia kustannusarvioita eri-laisille kalustekokonaisuuksille, jotka auttavat vastuualueita varaamaan budjettiin ir-tokalustemäärärahoja.

2.1.6. Yhdyskuntasuunnittelun ja asumisen asiantuntemus

Tilayksikön tehtäviä ovat myös yhdyskuntasuunnitteluun, asumiseen, kaupunkipoli-tiikkaan ja palveluverkkoihin liittyvät asiantuntijatehtävät ja koordinointi sosiaalivi-rastossa. Tämä sisältää elinolostrategioiden valmisteluun ja seurantaan osallistumi-sen, sosiaalitoimen yhdyskuntasuunnitteluun ja asumiseen liittyvien toimintalinjaus-ten valmistelun ja lausunnot, maankäytön ja asumisen ohjelman valmisteluvastuunsosiaalivirastossa, asunto-ohjelman sihteeristön jäsenyyden ja Helsingin yleiskaa-van valmisteluun osallistumisen. Se käsittää myös asuinaluekohtaisten kaavoitus-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

ja suunnitteluprojektien koordinoinnin sosiaalivirastossa ja projektien työhön osallis-tumisen. Tähän kuuluu myös sosiaaliviraston palveluverkkotyön ohjausryhmän sih-teerinä toimiminen ja palveluverkkotyön koordinointi.

2.1.7. Vuokraus

Sosiaalivirasto vuokraa tiloja tilakeskukselta (tilakeskuksen omat toimitilat sekä ul-kopuolisten vuokranantajien toimitilat). Kiinteistöyhtiöiltä ja ulkopuolisilta vuokranan-tajilta vuokrataan asumisyksiköiden tiloja ja asuntoja ja niiden vuokrasopimuksettehdään tilakeskuksen asuntovuokrauksen kautta.

Vuokrasopimukset valmistellaan tilayksikössä yhteistyössä vastuualueen ja tilakes-kuksen kanssa ja ne hyväksyy voimassa olevan delegointiohjeen mukaan joko so-siaalilautakunta, sosiaalijohtaja tai tilapalvelupäällikkö.

Toistaiseksi/vuosi tai määräajan voimassa olevat vuokrasopimukset hyväksyy sosi-aalilautakunta yli 150 000 euron, sosiaalijohtaja enintään 150 000 euron ja tilapal-velupäällikkö enintään 75 000 euron osalta (slk 25.1.2005 § 51).

Hyväksytyn rakentamisohjelman mukaisesti toteutettujen kiinteistövirastolta vuok-rattavien tilojen vuokrasopimuksen allekirjoittaa tilapalvelupäällikkö silloin, kun han-ke on toteutettu tilahankkeiden käsittelyohjeiden mukaisesti.

Tilakeskus tekee toiminnan tarpeista lähteviä pienempiä tilamuutoksia sosiaaliviras-ton tiloissa. Näiden muutosten kustannukset se perii sosiaalivirastolta vuokrassa.Tällaisen toiminnallisen tilamuutoksen aiheuttaman vuokrankorotuksen hyväksyyyhden vastuualueen hankkeissa vastuualuejohtaja ja useamman vastuualueenhankkeessa sosiaalijohtaja. Liitteenä 2 on Tilojen hankinnan ja luopumisen menet-telytavat sosiaalivirastossa Pysyväisohje 1.12.2011 alkaen.

2.1.8. Vammaispalvelu- ja sosiaalihuoltolakien mukaiset asunnonmuutostyöt

Tilayksikölle kuuluvat valtakunnalliseen lainsäädäntöön perustuvat Helsingin kau-pungin vammaispalvelulain- ja sosiaalihuoltolain mukaiset asunnonmuutostyöt. Nii-tä toteuttaa kaksi rakennusmestaria. He toimivat yhteistyössä vammaisten ja van-husten sosiaalityöntekijöiden sekä terveyskeskuksen fysioterapeuttien kanssa jateettävät työt pääasiassa sosiaaliviraston kilpailuttamilla urakoitsijoilla.

2.1.9. Palvelujen tämänhetkinen organisointi ja vastuut päivähoidon hankkeissa

Päivähoidon vastuualueella osa toiminnoista sujuu, kuten edellä on kuvattu. Joissa-kin asioissa toimitaan kuitenkin toisin ja tähän on koottu nämä poikkeukset.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Valtaosa lasten päiväkotihankkeista toteutetaan tilakeskuksen investointimäärära-hoilla. Sen lisäksi niitä toteutetaan vuokra- ja osakekohteina asuinkerrostalojenpohjakerroksiin.

Lasten päiväkotihankkeista ei tehdä erillistä tarveselvitystä vaan tarveselvitys teh-dään osana hankesuunnitelmaa ja hyväksytään samalla, kun hankesuunnitelmastaannetaan lausunto. Päätöksenteossa päiväkodin hankesuunnitelmaa, joka sisältäätarveselvityksen, käsitellään tarveselvityksenä.

Päivähoidon vastuualueella on enemmän tilahankkeisiin liittyviä tehtäviä kuin muillavastuualueille. Päivähoito toimii suoremmin yhteistyössä tilakeskuksen kanssa kuinmuut vastuualueet, joiden hankkeissa tilayksikön hankesuunnittelijalla on suurempirooli. Tähän on päädytty siksi, että vältyttäisiin päällekkäiseltä työltä ja saataisiinprosessit sujuvammiksi.

Päivähoidon vastuualueella on suunnittelijoita, joiden tehtäviin sisältyvät päiväko-tien tilatarpeiden arvioinnit ja säännölliset palveluverkkotarkastelut. Niiden perus-teella arvioidaan uusien päiväkotien tarve ja tiloista luopumiset. Tästä johtuen päi-vähoidon vastuualueella on tarvittavat resurssit sekä alustavasti ohjelmoida tila-hankkeet että vastata niiden toiminnallisista tarveselvityksistä.

Päiväkodeista on hyväksytyt tilasuunnitteluohjeet, joissa on valmiina erikokoistenpäiväkotien tilaohjelmia, jolloin riittää, että valitaan kuhunkin kohteeseen sopiva ti-laohjelma. Päiväkodin toiminnallinen tarveselvitys koostuu väestöennusteeseen jaalueen päivähoitotarjontaan perustuvasta tarpeesta ja ko. päiväkodin ohjeellisestatila-ohjelmasta sekä sijaintipaikan tiedoista. Tämän toiminnallisen tarveselvityksenhyväksyy päivähoidon johtaja ja se toimii hankkeen käynnistäjänä.

Päiväkotihankkeita (uudisrakennuksia että peruskorjauksia) on yhtä aikaa eri vai-heissa meneillään kymmeniä. Tilayksiköllä on päiväkotihankkeissa yksi hanke-suunnittelija (jolle kuuluu myös muiden vastuualueiden hanketehtäviä), joten hänentehtäviään kohdistetaan siihen, mikä jää päivähoidon vastuualueen ja tilakeskuksenvastuiden ulkopuolelle.

Hän on käytettävissä, kun kaavoitusyhteistyössä tai olemassa olevasta kannastaetsitään uusia päiväkotimahdollisuuksia, arvioidaan muussa käytössä olleiden tilo-jen soveltuvuutta päiväkodiksi, kun päivähoidon vastuualueen toimijat tarvitsevatarkkitehdin konsultointiapua ja kun tarvitaan erityisselvityksiä.

Peruskorjauksia varten päivähoidon vastuualueella laaditaan yhdessä tilakeskuk-sen kanssa pidemmän aikavälin väistötilasuunnitelma. Se perustuu siihen, että sa-maa tilaa voi käyttää useamman, samalla alueella sijaitsevan päiväkodin väistötila-na.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2.1. Terveyskeskus

Terveyskeskuksen tilahallinto (jatkossa tilahallinto) kuuluu hallinto- ja palvelukes-kuksen tukipalveluyksikköön ja on yksi sen jaostoista. Tilahallintoa johtaa tukipalve-luyksikön palvelupäällikkö. Terveyskeskuksen tilat on jaettu siten että jokaisella tila-hallinnon asiantuntijalla on vastuullaan tietyt terveyskeskuksen osastojen tilat. Vas-tuutilojen lisäksi jokaisella on myös omaan asiantuntijuuteen ja osaamisen liittyviäkoko terveyskeskusta koskevia tehtäviä. Tilahallinto tuottaa keskitetysti kaikille ter-veyskeskuksen osastoille niiden tarvitsemat tilahallintopalvelut.

Terveyskeskuksen tilahallinnon organisaatio

Tilahallinto huolehtii yhteistyössä kiinteistöviraston tilakeskuksen kanssa uusien tilo-jen hankinnasta, osallistuu käyttäjien edustajana kaikkiin tilahankkeisiin (uudisra-kennus-, laajennus-, muutos-, korjaus- ja perusparannushankkeet), tilojen suunnit-teluun (tarveselvitys, hankesuunnittelu ja toteutusvaihe) ja huolehtii tiloihin liittyviensopimusten (vuokra-, sähkö-, suunnittelu-, jäte- ja vartiointisopimusten) neuvotte-luista ja laatimisesta yhteistyössä eri tahojen kanssa sekä ulkopuolisille vuokratta-vien tilojen laskutuksesta. Tilahallinnon henkilökunta huolehtii siitä, että tilat vastaa-vat terveyskeskuksen yksiköiden käyttötarkoitusta terveyskeskuksen kokonaisedunmukaisesti. Liitteenä 3 on Terveyskeskuksen tilahallinnon menettelytavat,20.3.2009 alkaen. Ohje on parhaillaan uudistettavana.

2.2.1. Tilahankkeiden ohjelmointi

Talonrakennushankkeiden rakentamisohjelma käynnistyy loka-marraskuussa, kuntilakeskus pyytää terveyskeskukselta hanke-esitykset viiden seuraavan vuoden ai-kana aloitettavista ja toteutettavista rakennushankkeista. Terveyskeskus lähettää


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

joulukuussa tilakeskukselle tilahallinnon laatiman esityksen sekä tarveselvityksetuusista esitettävistä hankkeista. Tilakeskus käsittelee ehdotukset, laatii talonra-kennushankkeiden rakentamisohjelman ja lähettää sen helmikuussa lausunnolleterveyskeskukseen. Tilahallinto valmistelee lausuntoesityksen, josta terveyslauta-kunta antaa lausunnon kiinteistövirastolle.

Rakennustoiminta käsittää terveyskeskuksen käytössä olevien tilojen korjaus- jamuutostyöt, perusparannukset sekä lisä- ja uudisrakentamisen, jotka rahoitetaanpääasiassa kiinteistöviraston investointirahoituksella. Rakentamisohjelmassa va-raudutaan toteuttamaan myös rakentamisohjelmaan sisältymättömiä kauden aikanailmenneitä, tarpeellisiksi katsottavia sekä äkillisiä korjaus- ja muutostöitä.

2.2.2. Tilahankkeiden suunnitteluja toteuttaminen

2.2.2.1. Toiminnallinen tarveselvitys

Tilahallinto vastaa toiminnallisen tarveselvityksen käynnistämisestä. Tilahallinto laa-tii yhteistyössä käyttäjien kanssa toiminnallisen tarveselvityksen, jossa perustellaantilatarve tai tilamuutostarve. Tuloksena on tilantarvemääritys, jossa toiminta, senlaajuus, alustava tilaohjelma ja tiloille asetettavat erityisvaatimukset on kuvattu.

2.2.2.2. Tarveselvitys

Tarveselvitys tehdään kaikista rakennushankkeista, kun hanke halutaan saada ta-lonrakennushankkeiden rakentamisohjelmaan tai pieneksi toiminnalliseksi korjaus-hankkeeksi. Tarveselvitys tehdään jokaisesta yli 500 000 euron hankkeesta.

Tilahallinto laatii tarveselvityksen yhteistyössä käyttäjien ja tilakeskuksen kanssa.Tilakeskus vastaa tarveselvityksen teknisestä osuudesta. Tilakeskus kokoaa tarvit-tavan asiantuntijaryhmän hankkeeseen. Erityisesti isoissa uudishankkeissa ja vaa-tivissa peruskorjauksissa käytetään rakennusviraston, kaupunkisuunnitteluvirastontai muita asiantuntijoita.

Tarveselvityksen tuloksena syntyy terveyskeskuksen ja tilakeskuksen yhteinen kä-sitys tilahankkeesta, sen toteuttamistavasta, aikataulutavoitteesta ja alustavistakustannuksista ja vuokrasta.

Terveyskeskuksen johtoryhmä käsittelee tarveselvityksen, jonka jälkeen se viedäänterveyslautakunnan hyväksyttäväksi. Syntyy tarvepäätös. Erityisesti taloudelliseltamerkitykseltään isoissa hankkeissa terveyskeskus (toimitusjohtaja) selvittää tässävaiheessa talous- ja suunnittelukeskuksen kannan hankkeen rahoitukseen ja aika-tauluun.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Terveyskeskuksen hyväksymä tarveselvitys toimitetaan kiinteistöviraston tilakes-kukselle hankesuunnittelua ja rakentamisohjelman laatimista varten.

2.2.2.3. Hankesuunnittelu

Hankesuunnittelusta vastaa tilakeskus. Tilahallinnon edustaja on terveyskeskuksenvastuuhenkilö. Hankesuunnittelu voidaan käynnistää, kun tarveselvitys on hyväksyt-ty ja hanke on talonrakennushankkeiden rakentamisohjelmassa.

Hankesuunnitelma tehdään kaikista yli 500 000 euron hankkeista. Tarveselvityk-sessä kuvatut tavoitteet ja vaatimukset tarkennetaan varsinaisen rakennussuunnit-telun lähtökohdiksi ja suunnitteluohjeeksi ja tuloksena syntyy hankesuunnitelma.Peruskorjaushankkeissa laaditaan tarvittaessa tässä vaiheessa luonnokset, jottakorjausaste ja kustannukset osataan arvioida oikein.

Hankesuunnitteluryhmässä on aina tilahallinnon ja käyttäjien edustus. Terveyskes-kus perustaa tarvittaessa käyttäjäryhmän tai hankkeen suuruudesta riippuen käyttä-järyhmiä toiminnan edustajista. Ryhmiin voidaan kutsua myös terken ulkopuolistenpalveluntuottajien edustajia (esim. Palmia, HUSLAB, HUS-Röntgen). Käyttäjäryh-män tehtävänä on käsitellä hankkeen toiminnallisia tekijöitä ja muodostaa niistä yh-tenäinen näkemys tilojen toiminnallisuuden suunnittelua varten.

Terveyslautakunta antaa hankesuunnitelmasta lausunnon ja hyväksyy alustavanvuokrasopimuksen.

2.2.2.4. Rakennussuunnittelu ja toteuttaminen

Rakennussuunnittelu jakaantuu luonnos- ja toteutussuunnitteluvaiheeseen. Tilahal-linnon edustaja on terveyskeskuksen vastuuhenkilö. Tilahallinnon edustaja, käyttä-jien edustajat ja asiantuntijat osallistuvat suunnitteluun huolehtien etenkin toiminnal-listen tavoitteiden siirtymisestä suunnitelmiin.

Suunnittelua ohjaavat hankesuunnitelma sekä hankepäätöksessä asetetut laajuus-,laatu- ja kustannustavoitteet, erilaiset suunnitteluohjeistot (esimerkiksi terveyskes-kuksen tilakortit) lait, asetukset, määräykset, normit ja ohjeet. Suunnittelu sisältyyosana hankkeen rakennuttamiseen, jonka kiinteistöviraston tilakeskus hoitaa itse taitilaa HKR-Rakennuttajalta tai muulta rakennuttajalta.

Rakennuttaja hankkii tarvittavat lausunnot. Sen jälkeen terveyskeskus hyväksyyluonnokset johtosääntönsä mukaisesti ja antaa niistä tilahallinnon valmistelemanlausunnon. tilakeskukselle.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Rakentamisen aikaisiin työmaakokouksiin osallistuu terveyskeskuksesta tilahallin-non edustaja, käyttäjien edustajat ja tarvittaessa muut asiantuntijat. Käyttäjienedustajat vastaavat siitä, että käyttäjähankinnat sovitetaan rakentamisen aikatau-luun. Lisäksi terveyskeskuksen edustajat hyväksyvät rakennusasiakirjoissa esite-tyssä laajuudessa keskeiset terveyskeskuksen toimintaan liittyvät mallitilat, varus-teet ja materiaalit.

2.2.3. Tilojen pienet toiminnalliset muutokset /korjaushankkeet

Terveyskeskuksen tilamuutostarpeet kerätään vuosittain tilahallinnon kokoamaanpienten toiminnallisten muutosten/korjaushankkeiden (PTKH) esityksiin. Tarvekar-toituspyyntö lähetetään keväällä osastopäälliköiden kautta työyksiköihin. Täytetyttarvekartoituslomakkeet palautetaan kesäkuussa osastopäälliköiden kautta priori-soituna tilahallintoon.

Tilahallinto kokoaa terveyskeskuksen kaikki pienet toiminnalliset korjaushankkeet jatekee tarvittaessa priorisointimuutoksia. Hankkeet jaetaan kahteen listaan: terveys-keskuksen omalla määrärahalla tehtäviin hankkeisiin (400 000 euroa vuonna 2012)ja tilakeskuksen rahoituksella tehtäviin hankkeisiin. Hankkeet esitetään priorisoitunaterveyskeskuksen johtoryhmälle syyskuussa. Hankkeiden toteutus alkaa seuraavanvuoden alussa, jolloin kiinteistöviratilakeskus nimeää kuhunkin hankkeeseen pro-jektista vastaavan henkilön, joka kokoaa tarvittavan työryhmän. Työryhmään nime-tään tilahallinnon edustajan lisäksi työkohteesta käyttäjän edustaja sekä muutos-työn vaativuuden mukaan tarvittaessa suunnitteluryhmä.

Tilakeskus rakennuttaa terveyskeskuksen omalla määrärahalla tehtävät PTKH-hankkeet ja laskuttaa niistä terveyskeskusta todellisten kustannusten mukaan, jol-loin terveyskeskukselle ei tule vuokravaikutusta. Kiinteistöviraston määrärahallatehtävien hankkeiden lopullisten kustannusten varmistuttua tilakeskus esittää terve-yskeskukselle hyväksyttäväksi hankkeesta koituvan vuokravaikutuksen, jonka ter-veyskeskus hyväksyy terveyslautakunnan hyväksymispäätöksen mukaisesti (tervlt51§ / 2010). Hankkeen kokonaiskustannuksista riippuen terveyskeskus maksaa ko-rotettua vuokraa noin viiden vuoden ajan.

Tilakeskus toimittaa pienistä toiminnallisista korjaushankkeista tilanneraportin ter-veyskeskukselle kolme kertaa vuodessa.

Tilakeskus vastaa kaikista tiloissa tehtävistä teknisistä tilahankkeista. Hankkeistasovitaan kuitenkin aina myös terveyskeskuksen kanssa, koska kyseiset hankkeetsaattavat aiheuttaa terveyskeskuksen toimintaan häiriötä tai keskeytystä. Tarvitta-essa, tilahallinto yhdessä tilakeskuksen kanssa järjestää korjaustöiden ajaksi väis-tötilat.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2.2.4. Väistötilat ja kiireelliset lisätilatarpeet

Peruskorjausten ja muiden isompien tilamuutosten rakentamisvaiheessa tarvittavi-en väistötilojen etsimisestä vastaa ensisijassa tilakeskus yhteistyössä terveyskes-kuksen tilahallinnon kanssa.

2.2.5. Irtokalustesuunnittelu

Uusien ja peruskorjattavien tilojen irtokalustesuunnittelu sisällytetään hankkeeseentai ostetaan ulkopuoliselta suunnittelijalta, jolloin tilahallinto tilaa ja maksaa irtoka-lustesuunnittelun omasta budjetistaan. Suunnittelija toimii yhteistyössä käyttäjänsekä tilahallinnon edustajan kanssa. Hankinnat toteutetaan terveyskeskuksen han-kintayksikön toimesta voimassa olevien sopimusten ja lakien puitteissa. Irtokalus-teet maksaa pääsääntöisesti käyttäjä. Mahdollisuuksien mukaan hyödynnetäänmyös tiloissa aikaisemmin olleita kalusteita.

Tilahallinto huolehtii myös osastojen irtaimen omaisuuden hankintojen kuten kiinte-ästi asennettavien sairaalalaitteiden rakennustöiden koordinoinnista ja rahoituksenjärjestämisestä joko tilahallinnon käyttömäärärahoista tai kiinteistöviraston inves-tointirahoituksesta.

2.2.6. Yhdyskuntasuunnittelun ja asumisen asiantuntemus

Tilahallinnon arkkitehti vastaa terveyskeskuksen palveluverkon ja asukkaiden ar-jessa selviytymisen vaatimusten siirtymisestä kaavoitukseen ja ympäristön suunnit-teluun. Arkkitehti osallistuu kaavoitusseminaareihin ja palvelukokouksiin sekä val-mistelee kaavoitukseen, maankäyttöön ja esteettömyyteen liittyvät terveyskeskuk-sen lausunnot. Tilahallinto valmistelee lausuntoja myös muista rakennettuun ympä-ristöön liittyvistä linjauksista.

2.2.7. Vuokraus

Terveyskeskuksella on käytössään n. 218 000 m2 vuokrattua tilaa, joista muualtakuin kiinteistövirastolta vuokrattujen tilojen määrä on n. 23 000 m2. Tilahallinnonbudjetti sisältää pääosin kaikki tilakeskukselta vuokrattujen tilojen vuokrat, joihin si-sältyvät pääomavuokrien lisäksi ylläpitovuokrat, kuten huolto-, sähkö-, lämmitys-,vedenkulutus- ja osittain jätehuoltokustannukset. Näiden lisäksi tilakeskus laskuttaatilojen ylläpidosta käyttäjäpalvelusopimuksen mukaisesti tilahallintoa tai tilojen var-sinaista käyttäjää. Käyttäjäpalvelusopimusta ollaan juuri uusimassa.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Huonetilojen vuokralle ottamisesta kiinteistövirastolta vuokrattaessa päättää terve-yslautakunta, kun sopimuksen arvo on yli 4 250 000 euroa, toimitusjohtaja, kun so-pimuksen arvo on enintään 4 250 000 euroa, kehittämisjohtaja, kun sopimuksen ar-vo on enintään 2 000 000 euroa. Huonetiloja vuokralle ottamisesta ulkopuolisiltavuokrattaessa päättää terveyslautakunta, kun sopimuksen arvo on yli 250 000 eu-roa, toimitusjohtaja, kun sopimuksen arvo on enintään 250 000 euroa, kehittämis-johtaja, kun sopimuksen arvo on enintään 125 000 euroa. Sopimusvaltuusraja tar-koittaa vuositason kustannusta (tervlt 51§ / 2010).

Terveyskeskuksen osastot maksavat käytössään olevista tiloista ns. sisäistä vuok-raa. Tilahallinto huolehtii tilojen sisäisten vuokrien laskennasta ja kohdentamisestaosastoille koki-tilarekisterin avulla.

Terveyskeskuksen rakennuksissa on vuokralla ulkopuolisia tahoja mm. HUS, Pal-mia ja sosiaalivirasto. Heidän kanssa tehtävät vuokrasopimukset laatii tilahallinto javuokrauksesta päättää kehittämisjohtaja lukuun ottamatta esimerkiksi kahvioita,kukkakioskeja ja autopaikkoja (päättäjänä palvelupäällikkö). Näiden tilojen vuokrienlaskutuksesta vastaa tilahallinto.

Kiinteistöviraston tilakeskus vastaa kiinteistöjen ylläpidosta vuokrasopimuksen vas-tuunjakotaulukon mukaisesti.

2.2.8. Tilahallinnon muu toiminta

Terveyskeskuksen tilahallinto arvioi käytössä olevia tiloja ja kehittää uusia tilamalle-ja tutkittuun tietoon perustuen. Tietoa haetaan kirjallisuudesta, kansallisista ja kan-sainvälisistä kongresseista sekä seuraamalla kansallisia ja kansainvälisiä tervey-denhuollon rakennushankkeita ja niihin liittyviä uusia toimintamalleja. Kehittämistyö-tä tehdään yhteistyössä esimerkiksi kiinteistöviraston tilakeskuksen kanssa.

Tilahallinnon tehtäviin kuuluu myös erilaisten sopimusten valmistelu (mm. ulkopuo-listen vuokratilojen sähkö-, jätehuoltosopimukset, vartiointisopimukset) ja sopi-musyhteyshenkilönä toimiminen. Tilahallinto huolehtii kaupungin virka-autoille japyörille sekä henkilökunnan autoille ja pyörille paikkojen vuokraamisen kiinteistönomistajilta ja autopaikkojen jälleen vuokraamisen henkilökunnalle. Tehtäviin kuuluumyös tiloihin liittyvien palvelujen ja laitteiden tilausten tekeminen, laskujen tarkastusja tiettyjen asioiden laskuttaminen

Tilahallinto toimii asiantuntijana kaupungin ja terveyskeskuksen eri työryhmissä janeuvottelukunnissa esim. HOR-, sisäilma-, jätehuolto-, energiansäästö-, eko- jaympäristötekniikka.

Tilahallinto järjestää terveyskeskuksen henkilökunnalle koulutusta tilahankkeista jaterveyskeskuksen tila-asioiden periaatteista.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566



Sosiaaliviraston tilayksikössä ovat seuraavat henkilöresurssit

Tilapalvelupäällikkö: esimiestehtävät, tilahankeohjelmien kokoaminen, toiminnal-listen tarveselvitysten laatiminen ja mukanaolo hankesuunnittelussa (useammanvastuualueen tilahankkeet)

Erityisasiantuntija: palveluverkon suunnittelun koordinointi uusilla ja täydennysra-kentamisalueilla, asumisen ja maankäytön suunnitteluun ja toteuttamiseen liittyvätasiantuntijatehtävät

Arkkitehti (hankesuunnittelija): toiminnallisten tarveselvitysten, tarveselvitysten jahankesuunnitelmien laatiminen: aikuisten palveluiden vastuualueen ASU -projektin(Kehitysvammaisten yksilöllinen asuminen) tilahankkeet, tilasuunnitteluohjeet

Arkkitehti (hankesuunnittelija): pienet toiminnalliset muutostyöt, kiireelliset tila-hankkeet, alustava arkkitehtisuunnittelu ja muutostöiden toteutuksen varmistaminentilakeskuksen ja muiden toimijoiden kanssa (kaikki vastuualueet)

Suunnittelija (hankesuunnittelija): toiminnallisten tarveselvitysten, tarveselvitystenja hankesuunnitelmien laatiminen lapsiperheiden palveluiden vastuualue ja aikuis-ten palveluiden vastuualueen yksittäisiä hankkeita, tilasuunnitteluohjeet, esteettö-myysasiantuntijuus

Suunnittelija (hankesuunnittelija, osa-aikaeläkkeellä): toiminnallisten tarveselvitys-ten, tarveselvitysten ja hankesuunnitelmien laatiminen vanhusten palveluiden vas-tuualueella, tilasuunnitteluohjeet

Sisustusarkkitehti: uudiskohteisiin ja peruskorjauksiin tehtävät irtokaluste- ja väri-suunnitelmat sekä suunnitelman mukaiset kalustehankinnat, lisäkalustussuunnitte-lu, konsulttien ohjaus, kalusteiden kierrätyksen suunnittelu ja koordinointi

Toimitila-asiamies: vuokrasopimusten valmistelu, väistötilojen ja kiireellisten lisäti-lojen etsiminen ja tilojen irtisanominen (aiva, vava ja hake), yksikön talousasiat


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Toimitila-asiamies: vuokrasopimusten valmistelu, väistötilojen ja kiireellisten lisäti-lojen etsiminen ja tilojen irtisanominen (phva ja lava), yksikön henkilöstöasiat

Kaksi rakennusmestaria: vammaispalvelulain ja sosiaalihuoltolain mukaiset asun-nonmuutostyöt

Henkilökohtaisen eläkeiän saavuttaa vuonna 2014 yksi henkilö (suunnittelija) javuonna 2015 yksi henkilö (suunnittelija). Täyttämättömiä vakansseja ei tällä hetkelläole.

Tilayksikössä on yksi määräaikainen projektipäällikkö (arkkitehti) vuoden 2012 lop-puun asti. Hänen tehtävänään on vanhusten palvelujen vastuualueen tilahankkei-den kokonaisuus, toiminnallisten tarveselvitysten, tarveselvitysten ja hankesuunni-telmien laatiminen sekä tilasuunnitteluohjeet. Tehtävänä on entisten sairaala-alueiden, Seniorisäätiön kohteiden ja tilakeskuksen kohteiden selvitykset tilojen jat-kokäyttöä eli ARA:n (Valtion asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksen) kriteerittäyttävää palveluasumista ja monipuolisia vanhustenkeskuksia varten.

Em. määräaikainen projektipäällikön (arkkitehti) tehtävään tarvitaan jatkoa.

Edellä mainittujen tilayksikön työntekijöiden lisäksi tilahankkeiden ohjelmointiin jasuunnitteluun sekä palveluverkkotyöhön osallistuvat hankeyhteyshenkilöt, joita onyksi kullakin neljällä vastuualueella. Heidän nimikkeensä vastuualueella on jokosuunnittelija tai kehittämiskonsultti ja hankeyhdyshenkilön rooli on yksi osa heidäntehtävistään.

Kussakin hankkeessa on nimetty vastuualueelta pääkäyttäjä, jonka on mahdollistakoota tuekseen muista vastuualueen ko. toiminnassa mukana olevista käyttäjäryh-mä. Kaikki tämä työ tehdään oman työn ohella.

Päivähoito

Päivähoitoon liittyviä tehtäviä on muiden tehtävien lisäksi tilayksikön yhdellä toimiti-la-asiamiehellä, sisustusarkkitehdilla, yhdyskuntasuunnittelun asiantuntijalla, yhdel-lä arkkitehdilla sekä tilapalvelupäälliköllä. Päivähoidon vastuualueella on hankeyh-dyshenkilö, joka on suunnittelija sekä tämän lisäksi muilla vastuualueen suunnitteli-joilla on myös tilahankkeisiin liittyviä tehtäviä. Suunnittelijoita päivähoidon vastuu-alueella on yhteensä viisi.

3.2. Terveyskeskus


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Terveyskeskuksen tilahallinnossa on arkkitehti, hankesuunnittelija, insinööri, raken-nusinsinööri ja suunnittelija.

Arkkitehdin tehtävänä on toimia terveyskeskuksen vastuuhenkilönä suurissa ter-veydenhuollon peruskorjaus- ja uudisrakennushankkeissa sekä palveluverkko- jakaavoitusasioissa. Arkkitehdin tehtäviin kuuluu myös tilahankkeiden projektien or-ganisointi sekä terveyskeskuksen linjausten ja käyttäjätiedon koordinointi tarveselvi-tys-, hankesuunnittelu-, toteutussuunnittelu-, rakentamis- ja käyttöönottovaiheissa.Arkkitehti toimii myös arkkitehtuurin asiantuntijana terveyskeskuksessa sekä kau-punkitason työryhmissä. Tehtäviin kuuluvat lisäksi lausuntojen valmistelu kaavoitus-, aluerakentamis-, palveluverkko-, esteettömyys- ja tilahankkeissa. Arkkitehti vas-taa terveysasemat osaston keskusterveysasemien (4 kpl) tila-asioista.

Hankesuunnittelijan tehtäviin kuuluu tilahankkeiden valmistelu ja tarveselvitystenlaatiminen päätöksentekoa varten. Tehtäviin kuuluu myös toimia terveyskeskuksenedustajana ja terveydenhuollon substanssin asiantuntijana tarveselvitys-, hanke-suunnittelu-, toteutussuunnittelu- ja rakentamisvaiheessa. Lisäksi hankesuunnittelijatoimii terveyskeskuksen edustajana eri hallintokuntien yhteistyöelimissä ja kehittä-mishankkeissa. Hankesuunnittelijan vastuualueena ovat kaupunginsairaalan japsykiatria osaston tila-asiat.

Insinöörin tehtäväalueelle kuuluu terveyskeskuksen käytössä olevien kiinteistöjentekniset korjaukset ja niihin liittyvät asiantuntijatehtävät sekä yhteyshenkilönä toi-miminen kiinteistöviraston tilakeskuksen käyttöpäälliköiden ja terveyskeskuksen vä-lillä. Insinööri koordinoi ja valvoo osaltaan terveyskeskuksen tiloissa tehtäviä pieniätoiminnallisia korjaushankkeita. Tehtäviin kuuluu vartiointipalvelujen sopimustenvalmistelu, hallinnointi ja kustannusten seuranta. Lisäksi insinööri valmistelee ulko-puolisten vuokratilojen sähkö-, jätehuoltosopimukset ja toimii asiantuntijana sisäil-ma-, jätehuolto-, energiansäästö-, eko- ja ympäristöteknisissä asioissa. Tehtäviinkuuluu myös tilausten tekeminen sekä laskujen tarkastus. Insinööri vastuualueenaovat hallinto- ja palvelukeskus osaston tila-asiat.

Rakennusinsinöörin tehtävänä on toimia tilahallinnon tiimin rakennusalan ja tek-niikan asiantuntijana terveyskeskuksen tilahankkeissa. Rakennusinsinöörin vastuu-alueena ovat kotihoito ja suun terveydenhuollon osastojen sekä terveysasematosaston terveysasemien (22 kpl) tila-asiat lukuun ottamatta neljää keskusterveys-asemaa. Tehtäviin kuuluu toimia terveyskeskuksen edustajana ja asiantuntijanaedellä mainittujen tilojen tarveselvitys-, hankesuunnittelu-, toteutussuunnittelu- jarakentamisvaiheessa. Tehtäviin kuuluvat näiden tilojen hankintaesitysten ja tilaus-ten tekeminen sekä laskujen tarkastaminen.

Suunnittelijan tehtävänä on vastata tilahallinnon talousasioista (mm. budjetointi,ennusteet) sekä terveyskeskuksen koki-tilarekisteristä. Tilarekisteri kattaa kaikkienterveyskeskuksen käytössä olevien tilojen tiedot (esimerkiksi pohjapiirustukset, ti-laneliöt, huoneistot ja huonetilat), joiden mukaan määräytyvät sisäinen ja ulkoinen


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

vuokralaskutus. Suunnittelijan tehtäviin kuuluu myös laskujen tarkastaminen sekävuokrasopimusten valmistelu ja hallinnointi. Lisäksi suunnittelijan tehtäviin kuuluukaikkien terveyskeskuksen käytössä olevien autopaikkojen (virkakäytössä olevatsekä henkilökunnan autot) vuokraus ja sopimusten hallinnointi.

Psykiatrian osaston yksi osastonhoitaja tekee tiivistä yhteistyötä terveyskeskuksentilahallinnon, kiinteistöviraston tilakeskuksen ja terveyskeskuksen turvallisuuspäälli-kön kanssa huolehtien osaltaan psykiatrian osaston erityisvaatimusten huomioonottamisesta rakennus- ja korjaushankkeissa sekä henkilöstön tiedottamisesta ao.hankkeissa. Hänen tehtäviin kuuluu myös osallistuminen kalustehankintoihin ja -korjaukset, kulunvalvonta ja lukitusjärjestelmät, henkilö- ja paloturvallisuus- sekäympäristö- ja jätehuoltoasiat pääasiassa Auroran sairaala-alueella. Muiden osasto-jen osalta tiloihin liittyvistä ko. tehtävästä huolehtii linjajohto.

Tilahallintoyksikössä ei ole yhtään henkilöä vuosina 2012–2015 , jotka saavuttaisi-vat henkilökohtaisen eläkeiän, ei myöskään yhtään avointa vakanssia eikä määrä-aikaisesti päättyvää vakanssia. Tilahallinto ei ole ehdottanut uusia vakansseja vuo-sille 2012 - 2013.

Tilahallinnon resurssit ovat erittäin niukat meneillään olevien isojen rakennushank-keiden vuoksi. Tästä syystä tilahallintoon on palkattu terveyskeskuksen kehittämis-määrärahoilla projektipäällikkö ja projektisuunnittelija vuoden 2012 loppuun Malminuudisrakennushankkeeseen. Uudisrakennus valmistuu vuoden 2014 loppuun men-nessä. Heidän työpanostaan tarvitaan rakennushankkeen loppuun saakka. Suuris-sa hankkeissa on tapana irrottaa toiminnan asiantuntija omasta työstään määrä-ajaksi toiminnan ja muuton suunnitteluun, joka tapahtuu yhteistyössä tilahallinnon jamuiden ko. tiloihin tulevien tahojen kanssa. Tällä hetkellä terveysasemien yksiosastonhoitaja on irrotettu Myllypuron terveysaseman käyttöönottoa suunnittele-maan.



Tilayksiön tulosbudjetti vuodelle 2012 on yhteensä 844 501 euroa. Tästä palkatovat 510 800 euroa ja henkilöstösivukulut 171 131 euroa. Tämän lisäksi tilayksikönkäytettävissä on 430 000 euroa suunnitteluja rakentamisrahoja (irtokalustesuunnit-telu, käyttäjäpalvelut, tyhjien tilojen vuokraa). Sosiaaliviraston tilavuokrat olivat


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

vuonna 2011 yhteensä 85.489.109,02 euroa. Vartiointi- ja turvapalveluista makset-tiin yhteensä 1.505.214,77 euroa

Tilayksikön kaksi rakennusmestaria teettävät vammaispalvelulain- ja sosiaalihuolto-lain mukaisia asunnonmuutostöitä. He toimivat yhteistyössä vammaisten ja vanhus-ten sosiaalityöntekijöiden sekä terveyskeskuksen fysioterapeuttien kanssa ja teet-tävät työt pääasiassa sosiaaliviraston kilpailuttamilla urakoitsijoilla. Vuosittain töitäteetetään reilun miljoonan euron arvosta. Uusia asiakkaita ja kohteita on noin 500vuodessa ja vanhoja asiakkaita edellisvuosilta noin 200.

Vuonna 2012 rakentamisohjelman mukaan valmistuvien sosiaalitoimen kaikkien in-vestointihankkeiden määrä on yhteensä 85 kpl ja kokonaiskustannus on 30,9 milj.euroa. Näistä on tarveselvitysrajan (200 000 euroa) ylittäviä hankkeita 30 kpl, koko-naiskustannukseltaan 26,2 milj. euroa. Vuonna 2011 vastaava kaikkien hankkeidenmäärä oli 182 kpl ja kokonaiskustannus 42,7 milj. euroa, joista tarveselvitysrajan(200 000 euroa) ylittäviä hankkeita oli 36 kpl, kokonaiskustannukseltaan 33,9 milj.€.

Tilakeskuksen rakentamisohjelman rahoitusvaraus 24.1.2012 sosiaaliviraston in-vestointihankkeita varten vuodelle 2012 oli 30,7 milj. euroa ja vuodelle 2013 ennus-te 36,6 milj. euroa. Sosiaaliviraston hankkeiden keskimääräinen investointikustan-nus vuonna 2012 valmistuville hankkeille on 0,36 milj. euroa ja vuonna 2011 val-mistuneille hankkeille 0,23 milj. euroa. Päivähoidon hankkeita on vuonna 2012 val-mistuvista investointihankkeista 50 kpl kokonaisarvoltaan 19,9 milj.euroa. Vuonna2012 valmistuvista sosiaalitoimen investointihankkeista on päivähoidon hankkeita50 kpl (59 %) ja kokonaisarvoltaan 19,9 milj. euroa (64 %) . Vuonna 2011 valmistu-neista hankkeista päivähoidon hankkeita oli 113 kpl (62 %) ja kokonaisarvoltaan31,8 milj. euroa (74 %).

Tilahankkeiden investointiohjelma ja vuokra- ja osakeohjelma ovat toiminnan re-sursseja. Vastuualueilla ei ole hankkeisiin erikseen irrotettuja resursseja vaanhankkeiden käyttäjiä edustavat tekevät työtä oman toiminnan ohella.

Sosiaalivirastolla on tilakeskuksen investointiohjelman lisäksi suuri määrä asumis-hankkeita jotka sisältyvät vuokra- ja osakeohjelmaan. Niitä ovat vanhusten palvelu-talot ja vaikeavammaisten asuntoryhmät sekä kehitysvammaisten ryhmäkodit jaasuntoryhmät. Näissä tilakeskus ei ole mukana, vaan hankkeet toteutetaan yhteis-työssä rakennuttajien ja kiinteistöyhtiöiden kanssa.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

4.2. Terveyskeskus

Tilahallinnon tulosbudjetti vuodelle 2012 on yhteensä 43, 216 milj. euroa. Summasisältää yksikön omat kulut ja suunnittelupalvelut yhteensä 547 000 euroa. Keskite-tysti budjetoidut tilakustannukset ovat 42,669 milj.euroa. Henkilöstömenot ovat361 000 euroa. Tilahallinnon budjettiin sisältyy vartiointipalvelut 600 000 euroa. Var-tiointipalveluista loput eli vajaa 2 milj. euroa on jaettu kunkin osaston budjettiin.

Vuonna 2012 rakentamisohjelman mukaan valmistuvien terveysviraston kaikkieninvestointihankkeiden määrä on yhteensä 38 kpl ja kokonaiskustannus on 29,0 milj.euroa. Näistä on tarveselvitysrajan (200 000 euroa) ylittäviä hankkeita 11 kpl, koko-naiskustannukseltaan 26,9 milj. euroa. Vuonna 2011 vastaava kaikkien hankkeidenmäärä oli 56 kpl ja kokonaiskustannus 8,5 milj., euroa, joista tarveselvitysrajan(200 000 euroa) ylittäviä hankkeita oli 13 kpl, kokonaiskustannukseltaan 5,2 milj.euroa.

Tilakeskuksen rakentamisohjelman rahoitusvaraus 24.1.2012 terveysviraston inves-tointihankkeita varten vuodelle 2012 oli 28,1 milj. euroaja vuodelle 2013 ennuste26,6 milj. euroa. Terveyskeskuksen hankkeiden keskimääräinen investointikustan-nus vuonna 2012 valmistuville hankkeille on 0,76 milj. €euroa ja vuonna 2011 val-mistuneille hankkeille 0,15 milj. euroa. Terken hankkeiden koko vaihtelee vuosittainja hankkeet voivat olla suuria. Malmin sairaalan kokonaiskustannus on noin 65 milj.euroa. Myllypuron pääterveysaseman kokonaiskustannus on 22,7 milj. euroa, jonkaosuus esim. vuoden 2012 rahoitusvarauksesta on 6,5 milj. euroa.

Terke on erikseen budjetoinut pieniä toiminnallisiin korjaushankkeisiin 400 000 eu-roa vuonna 2012.



Kaikki sosiaaliviraston toimitiloja koskevat vuokrasopimukset tehdään tällä hetkellätilakeskuksessa, jonne vuoden 2012 alussa siirtyivät myös yksityisiltä vuokratutvuokrasopimukset.

Sosiaalivirasto on vuokrannut tilakeskukselta toimitiloja yhteensä noin 443 000 m2.Sisäisiä, voimassaolevia vuokrasopimuksia on yhteensä 562 kpl. Sopimukset onlueteltu liitteenä 8 olevassa taulukossa. Ulkoa vuokrattujen tilojen sopimustentieto-jen siirto on kesken eivätkä ne näy vielä taulukossa. Sopimuksia on noin 95 kpl ja


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

vuokra-alaltaan yhteensä noin 42 000 m2. Noin puolet sopimuksista on päivähoidonkäytössä esim. ryhmäperhepäivähoidon tiloina, ja siirtyy päivähoidon mukana uu-teen virastoon. Liitteenä 9 on päivähoidon vastuualueen (PHVA) vuokrasopimukset.

Vanhusten palveluiden vastuualueen käyttäjäpalvelusopimusluonnos koskien enti-siä sairaala-alueita on parasta aikaa laadittavana.

Sosiaalivirastossa sähkösopimukset, autopaikka sopimukset, turvallisuus- ja varti-ointisopimukset ja kulunvalvonta yms. tehdään ao. yksiköissä eli tilayksiköllä ei oleniistä keskitettyä tietoa.

Sosiaalivirastolle on tilakeskuksen asuntovuokrauksen kautta vuokrattuna tukiasun-toja asunnottomien palveluille, maahanmuuttoyksikölle, lastensuojelulle, vanhus-palveluille, vammaisten palveluille ja kehitysvammaisten palveluille. Näitä tukiasun-toja on yhteensä 3823. Lisäksi sosiaalivirastolle on vuokrattuna työsuhdeasuntojayhteensä 1206.

Tukiasuntojen vuosittaiset nettomenot ovat vuonna 2012 arviolta 11 583 773 euroaja työsuhdeasuntojen 1 450 510. Siten kaikkien sosiaaliviraston asuntojen nettome-not ovat yhteensä 13 034 283 euroa.

Työsuhdeasuntojen subventio on budjetoitu viraston keskitettyjen määrärahojenryhmään.

5.2. Terveyskeskus

Kaikki viraston toimitiloja koskevat vuokrasopimukset tehdään ja hallinnoidaan vuo-den 2012 alusta lähtien tilakeskuksessa. Kiinteistövirastolta vuokrattujen tilojen so-pimuksia on yhteensä 131 kpl. Vuokrasopimukset on lueteltu liitteenä 8 olevassataulukossa. Viraston ulkoa vuokraamia tiloja on yhteensä noin 23 000 m2, joistanoin 4000 m2 on asuntoja (23 kpl), jotka siirretään asuntovuokrauksen järjestele-mään. Loput noin 32 sopimusta ovat vuokra-alaltaan noin 18 750 m2. Viraston ul-koa vuokraamien tilojen vuokrasopimusten tietojen siirto tilakeskuksen järjestelmiinon kesken, eivätkä ne näy vielä taulukossa. Liitteenä 8 on taulukko vuokrasopimuk-sista.

Tilahallinto laatii terveyskeskuksen tiloissa oleville ulkopuolisille (esim. Palmia,HUS, sairaaloiden kahviot, sos.virasto, Niemikotisäätiö ja ulkopuolisella rahoituksel-la toimivat hankkeet ja projektit) vuokrattavien tilojen vuokrasopimukset ja huolehtiimyös niiden laskutuksesta. Näitä vuokrasopimuksia on 12 kpl. Tilahallinnon suun-nittelija huolehtii myös tarvittaessa näiden tilojen irtisanomisten valmistelusta.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Kiinteistöviraston kanssa on laadittu käyttäjäpalvelusopimus, jossa määritellään nepalvelut, jotka kiinteistövirasto tuottaa terkelle. Näiden palvelujen hinta on 400 000euroa vuonna 2012 ja summa sisältyy tilahallintoyksikön budjettiin.

Tilahallinto vuokraa ja hallinnoi terveyskeskuksen virkakäyttöön tarkoitettujen auto-jen sekä henkilökunnan autojen autopaikkoja. Sopimuksia on noin 10 kpl kiinteistö-viraston ja noin 15 kpl yksityisten vuokranantajien kanssa. Sopimuksia henkilökun-nan kanssa paikoista on n. 170 kpl. Autopaikkasopimuksissa tapahtuu paljon muu-toksia henkilökunnan vaihtuessa sekä uusia tiloja hankittaessa. Autopaikkarekiste-riä ja vuokrausasioita hallinnoi tilahallinnon suunnittelija.

Tilahallinnon insinööri laatii sähkösopimukset niihin vuokratiloihin, joissa sähkö eisisälly vuokraan. Käytännössä nämä ovat ns. ulkopuolisia vuokratiloja. Sopimus-kumppaneita ovat sähkölaitokset, esim. Helsingin Energia, Fortum jne. Tilahallintotarkastaa myös kaikki em. sähkölaskut, jotka palvelupäällikkö hyväksyy. Tilahallintohallinnoi myös ulkopuolisten vuokratilojen jätehuoltosopimuksia lukuun ottamattatietosuojatun paperijätteen ja lääkejätehuollon sopimuksia, jotka kukin osasto hal-linnoi itse.

Tilahallinnon insinööri valmistelee koko terveyskeskuksen vartiointisopimukset yh-teistyössä vs. hallintopäällikön kanssa. Insinööri hallinnoi sopimuksiin liittyvää so-pimus- sekä hälytysvartioinnin laskutusta kohdentaen vartiointilaskut joko tilahallin-non tai käyttäjien maksettavaksi. Vartiointisopimuksia on tällä hetkellä Securitaksenkanssa 2, joista toinen kattaa sairaala-alueet ja toinen sairaala-alueiden ulkopuolel-le olevat terveyskeskuksen tilat lukuun ottamatta Haartmanin sairaala, jonka varti-ointipalveluista huolehtii HUS-Kiinteistö Oy. Lisäksi on muutamia yksittäisiä sopi-muksia joissakin kiinteistöissä.

Listaus ko. toiminnan sopimuksista tuotetaan myöhemmin.



Tilayksikön käytössä on osoitteessa Hämeentie 31, 3. krs tilaa 368,5, m2. Vuok-ranantaja on Areff Joint Holding Ltd (Koy Hämeentie 31). Vuokrasopimus on voi-massa toistaiseksi, 6 kk irtisanomisajalla. Tiloissa sinänsä ei ole ongelmaa, sillä nesijaitsevat keskeisellä paikalla, hyvin liikenneyhteyksien äärellä ja ovat tyydyttäväs-sä kunnossa. Ongelmana on tilojen sijainti erillään sosiaaliviraston päätoiminnoista,jotka sijaitsevat Kallion virastotalossa.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

6.2. Terveyskeskus

Tilahallinnon tiimi työskentelee Kallion toimistotalon viidennessä kerroksessa osoit-teessa Siltasaarenkatu 13. Tilat on vuokrattu Toimitilat Oy:ltä. Tilahallinnon käytös-sä on viisi toimistohuonetta. Kokoustiloina käytetään terveyskeskuksen yhteisiä tilo-ja esimerkiksi Kallion toimistotalossa tai Kallion virastotalossa. Taukotilat ovat yh-teiset rakennuksessa toimivien muiden terveyskeskuksen toimijoiden kanssa.

Kallion toimistotaloon on keskitetty terveyskeskuksen kaikki hallinto- ja palvelukes-kuksen tilat. Esimerkiksi kliinisten osastojen osastopäälliköt, talous- ja toiminnan-suunnittelijat sekä strategiayksikkö, jotka ovat tilahallinnon keskeisiä yhteistyö-kumppaneita, toimivat samassa rakennuksessa. Tämä edistää tiedon kulkua ja yh-teistyötä tila-asioissa. Erilaisten tiloihin liittyvien lausuntojen ja esitysten laatimisennäkökulmasta on erittäin tärkeää, että myös terveyskeskuksen korkein johto on ta-voitettavissa samassa rakennuksessa.

7. Ehdotukset ryhmän näkemyksiä jatkotyön pohjaksi

7.1 Sosiaalivirasto

Työnjaon tarkistamisen tarve tulee eteen uudessa organisaatiossa sitten, kun selvi-ää millä tavoin sosiaaliviraston ja terveyskeskusen toiminnat organisoituvat uudes-sa virastossa ja miten päivähoito organisoituu. Nyt sosiaalivirastossa kullekin neljäl-le toiminnallisella vastuualueelle on nimetty tilayksikössä nimikkohankesuunnittelija(joko suunnittelija tai arkkitehti) ja tällä on vastuullaan suurin osa ko. osaston tila-hankkeista. Koska tilahankkeita on eri määriä, osalla nimikkoja on hankkeita myösmuilta osastoilta.

Päivähoidon osaston kanssa työnjako poikkeaa muiden osastojen työnjaoista siinämielessä, että päivähoidon osastolla on suunnittelijoita ja koska päiväkodit ovat sel-keitä tilahankkeita, joista ei erikseen laadita tarveselvityksiä, selkeät viisivuotisoh-jelmiin sisältyvät päiväkotihankkeet toteutetaan tilakeskuksen (hankesuunnittelu-vastuu) ja päivähoidon osaston yhteistyönä. Tilayksiön arkkitehti ei ole näissä mu-kana muuten kuin erikseen pyydettäessä. Sen sijaan tilayksikön arkkitehti osallistuupäivähoidon kiireellisten lisätilojen ja pienten toiminnallisten muutosten hankkeisiin(jälkimmäiset kuuluvat hänelle kaikilta osastoilta) ja päivähoito voi konsultoida häntäarkkitehtuuriin ja yhdyskuntasuunnitteluun liittyvissä asioissa.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Tällä hetkellä tiedonkulku viraston johdon, vastuualueiden ja tilayksikön välillä eitoimi parhaalla mahdollisella tavalla.

Sosiaaliviraston tilayksiköllä on vastuullaan hyvin paljon tilahankkeita eikä niihinkaikkiin ole tällä hetkellä mahdollista koko hankkeen ajaksi saada tilayksikön edus-tajaa käyttäjän tueksi. Erityisen paljon on asumishankkeita (kehitysvammaiset, vai-keavammaiset, vanhukset), joiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluvastuu kuuluusosiaalivirastolle.

Sosiaalivirastolta on vuoden 2005 alusta asti puutunut turvallisuusjärjestelmien asi-antuntemus. Alun perin oli suunnitelmissa, että ko. asioita hoitanut henkilö olisi jää-nyt sosiaalivirastoon, mutta hänet siirrettiin kuitenkin tilakeskukseen. Tämän asian-tuntijuuden ei tarvitse sijaita tilahallinnossa vaan se voi olla myös muualla hallin-nossa.

Pienten toiminnallisten muutoshankkeiden toteuttamisessa on parantamisen varaa.

7.2. Terveyskeskus

Tällä hetkellä toiminnan suunnittelun ja tilahallinnon välinen yhteistyö ei ole auko-tonta. Esimerkiksi osastojen laatiessa pienten toiminnallisten korjaushankkeiden lis-taa tai muita toiminnallisia muutoksia suunniteltaessa olisi erittäin tärkeää tehdä seyhteistyössä tilahallinnon kunkin osaston vastuuhenkilön kanssa. Tilakeskuksen jahallintokuntien välillä on ongelma tällä hetkellä käsitteissä pienet toiminnalliset muu-tokset, pienet toiminnalliset korjaushankkeet ja pienet perusparannushankkeet.Tästä johtuen yhteistyö näissä asioissa ei suju parhaalla mahdollisella tasolla.

Irtaimen omaisuuden hankintoihin liittyy usein myös tilaratkaisuja ja ns. ympäristö-töitä, joita kliinisten osastojen hankintaesityksiä tekevät henkilöt eivät osaa huomi-oida. Yhteistyö tilahallinnon, tilakeskuksen ja käyttäjien välillä vaatii parantamista.

Tiloihin liittyvien asioiden hoidossa ongelmana on vastuutahon löytäminen kiinteis-töissä, joissa on useamman osaston toimintaa. Sairaala-alueille tehtävä voisi kuu-lua kiinteistöviraston tekniselle yksikölle. Näin ei kuitenkaan käytännössä tapahdu.

7.3. Yhteinen näkemys tulevasta tilahallintopalveluyksiköstä

Uudelleen organisoitaessa tiloihin liittyviä toimintoja tulee ottaa huomioon tilahallin-topalvelujen ja tulevan viraston johdon välinen suhde. Keskeistä olisi että virastojen


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

tilahallintopalvelut sijaitsisivat toiminnallisesti ja fyysisesti lähellä viraston johtoa se-kä talous- ja toiminnansuunnittelijoita, jotta tiedon kulku ja asioiden sujuva hoitami-nen olisi mutkatonta ja selkeää. Tilasuunnittelun tulisi aina kytkeytyä toiminnansuunnitteluun.

Kun on kyse esim. uusista asioista, periaatekysymyksistä ja linjanvedoista sekäisoista tai muulla tavoin merkittävistä hankkeista tulisi aina olla mahdollisuus lähe-tekeskusteluun johdon kanssa ennen kuin asiaa aletaan valmistella. Mallina voisiolla tämänhetkinen terveyskeskuksen toimintatapa.

Uudessa organisaatiossa tilahallintopalvelun henkilökunnan työnjakomallia tuleeselkiyttää ja nimikkeitä yhdenmukaistaa. Kaikista tiloihin liittyvistä asioista, tulee ol-la tieto tilahallintopalveluja hoitavassa yksikössä. Muutenkin tiedon kulun tulee ollamahdollisimman avointa ja toiminnan tulee perustua keskinäiseen luottamukseen.

Tilahankkeisiin liittyen tarvitaan sosiaali- ja terveydenhuollon rakentamisen asian-tuntijuuden lisäksi vahvaa ydintoiminnan tuntemusta. Tilat tulee nähdä suhteessatulevaisuuteen. Siksi on tärkeä taata tilahallintopalveluille vähintään ne henkilöstö-resurssit, jotka ko. hallintokunnissa tällä hetkellä on.

Tilahallinnon talouden ja tilarekisterin kannalta olisi hyvä käydä keskustelua ja teh-dä linjaus miten sisäinen laskutus (sisäiset vuokrat) hoidetaan jatkossa. Terveys-keskuksella on käytössä sisäinen laskutus, jossa kustannusten jako perustuu käyt-täjien hallinnoimiin huoneistoihin/huonetiloihin (koki-tilarekisteri) ja jonka perusteellalaskutuksen summa määräytyy. Laskentatapaa käytetään myös ulkoisessa lasku-tuksessa. Sosiaalivirastolla ei ole omaa tilahallintajärjestelmää. Tilakeskuksella onkäytössä Haltia-järjestelmä. Sitä ei kuitenkaan käytetä sisäisten vuokrien lasken-taan tällä hetkellä.

Terveyskeskuksen menettely, jossa käyttäjähallintokunnan budjetissa varataanmääräraha pienille toiminnallisille korjaushankkeille, on tilakeskuksen tuottamaapalvelua ajatellen tehokkain. Hankkeet ovat luonteeltaan toiminnallisia, mutta vuok-ravaikutuksen arvioiminen ei hankkeiden pienuuden takia ole järkevää, ja lisäksimenettelyllä vältettäisiin mahdolliset subventointipäätöksiin liittyvät ongelmat. Siksisosiaaliviraston ja terveyskeskuksen yhdistyessä tätä menettelyä tulisi jatkaa ja mi-toittaa määräraha uuden viraston tarpeiden mukaan.

Sosiaali- ja terveysviraston tilahallinnon tehtävät ja reurssit - jatko-työ



20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Kustannustehokkaamman toiminnan takaamiseksi tilahallinto tulee keskittää ja taata riit-tävät resurssit tilahankkeisiin, jotta viraston tilahallinnon asiantuntijat voivat olla hankkei-den mukana loppuun saakka.

Vanhusten, kehitysvammaisten ja vaikeavammaisten asumishankkeiden (n. 30 hanketta5 vuodessa) prosessin vastuujako eri prosessin vaiheissa, eri toimijoiden välillä tulee uu-dessa organisaatiossa selvittää. Hankesuunnitteluvastuu tulisi kaikissa tilahankkeissa ol-la kiinteistöviraston tilakeskuksella. Asiantuntijuus ja osallistuminen hankkeisiin (toimin-nallinen tarveselvitys ja käyttäjäyhteistyö) säilyisivät sote-tilahallinnossa. Tämä tarkoittaisinykyisten sosiaaliviraston asumishankkeiden hankesuunnitteluvastuun siirtymistä kiin-teistöviraston tilakeskukselle.

Sosiaalivirastolla on noin 3800 tuki-, ryhmäkoti- ja asuntoryhmien asuntoa vanhuksille,kehitysvammaisille, vaikeavammaisille, maahanmuuttajille ja asunnottomille. Nettomenotnäistä vuonna 2011 olivat 11,6 milj. euroa. Ydintoiminnat ovat huolehtineet ja hallinnoi-neet näitä asuntoja yhdessä kiinteistöviraston asuntovuokrausyksikön kanssa ilman ti-layksikön toimintaa. Toimintaa jatketaan entiseen tapaan.

Palvelussuhdeasuntojen hallinnointi hoidetaan jatkossa terveyskeskuksen mallin mukai-sesti. Uudessa virastossa palveluasuntojen riittävyyden seuranta, arviointi ja viraston lin-jausten valmistelu asuntojen vuokraamiseen ovat sote-tilayksikön tehtävät. Kiinteistövi-raston asuntovuokrausyksikkö hallinnoi asuntoja ja huolehtii niiden kunnosta. Kiinteistövi-raston asunnonvälitysyksikkö välittää asunnot terveyskeskuksen ja sosiaaliviraston työn-tekijöille ja tekee vuokrasopimukset. Henkilöstöhankintayksikkö ohjaa uudet työntekijät ot-tamaan yhteyttä asunnonvälitysyksikköön.

Uudessa sosiaali- ja terveysvirastossa on yhteensä n. 2250 palvelussuhdeasuntoa japieni määrä soluasuntoja. Lisäksi kiinteistöviraston asuntovuokrausyksikkö järjestää ke-säsijaisille asuntoja (n. 40 huoneistoa). Palvelussuhdeasuntojen nettomenot olivat vuon-na 2011 yhteensä n. 3,2 milj. euroa.

Vammaispalvelulain ja sosiaalihuoltolain mukaiset asunnonmuutostyöt hoidetaan uudensote-tilayksikön toimesta yhteistyössä sosiaalityöntekijöiden, fysioterapeuttien ja toiminta-terapeuttien kanssa.

Asiakaspysäköintiä, virkakäytössä olevien autojen sekä henkilökunnan autojen pysäköin-tiä varten tarvittavien autopaikkojen vuokraus tulee yhdenmukaistaa yhteistyössä kiinteis-töviraston tilakeskuksen kanssa.

Vartiointi ja turvallispalvelujen hankinta ja kustannusten hallinta ehdotetaan siirrettäväksipois uudesta tilayksiköstä.

Sisäiset tilavuokrat tulee olla uudessa virastossa keskitettynä niin kuin terveyskeskuk-sessa on tällä hetkellä. Tämä edellyttää sitä, että sosiaaliviraston nykyinen tilamassa jasiihen liittyvät sopimukset viedään terveyskeskuksen käyttämään Koki-tilarekisteriin. Tie-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

tojen vienti rekisteriin tulee vaatimaan n. 2-3 henkilön vuosityöpanoksen. Rekisteriä var-ten tarvitaan tilojen pohjapiirustukset CAD-kuvina. Tämän hetkisen tiedon mukaan kaik-kia pohjapiirustuksia ei ole CAD-muotoisena, joten ne täytyy muuntaa sellaisiksi. Tähäntarvitaan ulkopuolisen asiantuntijan työpanosta.

Toisena vaihtoehtona tilarekisteriksi on ehdotettu kiinteistöviraston tilarekisterijärjestel-mää Haltiaa. Sitä ei ole käytetty sisäisten vuokrien rekisteröintiin, vaikka järjestelmässäolisi tähän mahdollisuus. Ko. ominaisuuden käyttöönotto vaatisi järjestelmän kehittämis-tä, lisätyöpanosta ja yhteistyötä tilakeskuksen kanssa, eikä näin ollen ole mahdollista ai-kataulun puitteissa. Tavoitteena pidemmällä tähtäyksellä on yhdenmukainen tilarekisterikoko kaupunkitasolla.

2. Tilahallinnon organisatorinen asema uudessa sosiaali- ja terveysvirastossa

Tilahallinto on taloushallinto ja tukipalvelut – osaston yksikkötasoinen yksikkö, jonka esi-miehenä on tilapalvelupäällikkö..

3. Tilahallinnon tehtävät uudessa sosiaali- ja terveysvirastossa

Tilahallinto toimii viraston edunvalvojana ja asiantuntijana kaikissa tiloihin liittyvissähankkeissa yhteistyössä kiinteistöviraston ja muiden toimijoiden kanssa. Tilahallinnonpäätehtävät liittyvät tilahankkeiden ohjelmointiin; (talorakennushankkeiden rakentamisoh-jelma, vuokra- ja osakeohjelma), tilahankkeiden suunnitteluun ja toteuttamiseen, tilojenpieniin toiminnallisiin muutos- /korjaushankkeisiin, väistötilojen ja kiireellisten lisätilatar-peiden selvittämiseen, yhdyskuntasuunnitteluun ja asumiseen, tilarekisterin hallintaan,vammaispalvelu- ja sosiaalihuoltolakien mukaisten asunnonmuutostöiden suorittamiseen,sosiaali- ja terveydenhuollon tilojen kehityksen seuranta ja uuden tiedon tuominen tilojenkehittämiseen.

Tilahallinnon tehtävänä on tilojen käytettävyyden varmistaminen hallintokunnille. Tilahal-lintoyksikkö valmistelee viraston tilahallinnon pelisäännöt, tilastrategian/ toimintasuunni-telman, tilasuunnitteluohjeet, tilakortit, menettelytapaohjeet ym.

Tilahallinnon vastuujakotaulukossa esitetään uuden viraston tilahallinnon, toiminnanosastojen, kiinteistöviraston ja muiden toimijoiden välinen tehtävien jako.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen viestinnän nykytilan kartoitus

Sisällysluettelo1. Johdanto ........................................................................................................................... 2171. Palvelujen tämänhetkinen organisointi ja vastuut virastoissa ............................................ 217

2.1. Sosiaalivirasto ............................................................................................................... 2172.1.1. Viestintäpalvelut 2172.1.2. Neuvonta 2182.1.3. Lomakesuunnittelu 2182.1.4. Johtamisjärjestelmä 218

2.2. Terveyskeskus .............................................................................................................. 2192.2.1. Viestintäpalvelut 2192.2.2. Lomakesuunnittelu 2202.2.3. Johtamisjärjestelmä 220

2.3. Keskeisimmät erot virastoissa ....................................................................................... 2213. Palvelujen resurssit vakansseittain ...................................................................................... 221

3.1. Sosiaalivirasto ............................................................................................................... 2213.2. Terveyskeskus .............................................................................................................. 2223.3. Keskeisimmät erot virastoissa ....................................................................................... 223

4. Palvelujen tuottamiseen varatut määrärahat ........................................................................ 2234.1. Sosiaalivirasto ............................................................................................................... 2234.2. Terveyskeskus .............................................................................................................. 2244.3. Keskeisimmät erot virastoissa ....................................................................................... 224

5. Palvelukokonaisuuden vastuulla olevat sopimukset ............................................................ 2245.1. Sosiaalivirasto ............................................................................................................... 2245.2. Terveyskeskus .............................................................................................................. 2245.3. Keskeisimmät erot virastoissa ....................................................................................... 225

6. Toiminnan käytössä olevat tilat ............................................................................................ 2256.1. Sosiaalivirasto ............................................................................................................... 2256.2. Terveyskeskus .............................................................................................................. 2256.3. Keskeisimmät erot virastoissa ....................................................................................... 225

7. Ryhmän näkemyksiä jatkotyön pohjaksi .............................................................................. 225


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

1. Johdanto

Viestintäryhmä on tarkastellut sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen viestinnän pal-veluja, lomakesuunnittelua ja sosiaaliviraston osalta sosiaalipalvelujen neuvontaa(S-Info). Viestinnän ryhmää kuuluivat organisaatioasiantuntija Pia Sutinen, sosiaali-viraston viestintäpäällikkö Maarit Aimonen ja terveyskeskuksen viestintäpäällikköJaana Juutilainen-Saari.



Sosiaaliviraston viestintä ja neuvonta sijaitsee Kallion virastotalossa.Viestinnän työntekijät ovat 10. kerroksessa ja sosiaalineuvojat 2.kerroksessa.

Viestintää toteuttavat: viestintäpäällikkö, neljä tiedottajaa, verkkotiedottaja, kielen-kääntäjä (etätyössä kotona) ja tiedotusassistentti.

S-infossa eli sosiaalipalvelujen neuvonnassa on johtava neuvoja ja 4 sosiaalineuvo-jaa.

2.1.1. Viestintäpalvelut

Viestintä vastaa sosiaaliviraston viestinnän suunnittelusta, viestinnän konsultoinnis-ta, seurannasta, sosiaaliviraston keskitetystä sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä,päätöstiedottamisesta, Helmisen/sisäverkon uutistoimituksesta, eräiden sivuston yl-läpidosta sekä ylläpitäjien toimitustuesta, internetsivujen toimituksesta, Uuso-henkilöstölehden toimituksesta (5 numeroa/vuosi), esite/painotuote/pr-tuotteidentoimituksesta, mediapalvelusta, mediaseurannasta sekä käännöspalveluista (suo-mi-ruotsi-suomi) sekä käännöspalvelujen tilausneuvonnasta.

Viestintä osallistuu erilaisiin viraston työryhmiin tuoden viestintänäkökulman työhön.Erilaisia tuotteita tuotetaan näiden työryhmien tiimoilta mm. henkilöstöohjelmia, työ-oppaita, julkaisuja ja videoita.

Helmisen päivitys on virastossa hajautettu; ylläpitäjiä on noin 160. He vievät mm.erilaisia dokumentteja Helmiseen oman toimen ohella.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Graafista suunnittelua ostetaan free lance graafikolta asiakasesitteiden ja toiminta-kertomuksen suunnitteluun.

Painotyöt teetetään kaupungin kilpailuttamalla painotalolla. Toimintakertomukselleon kilpailutettu erikseen 3 painoa, jotka minikilpailutetaan työkohtaisesti.

2.1.2. Neuvonta

S-info eli sosiaalipalvelujen keskitetty neuvonta vastaa sosiaalipalveluihin liittyviinkysymyksiin virka-aikana. Neuvontaa annetaan paikan päällä, puhelimitse, s-postitse sekä reaaliaikaisesti chat-palveluna. Lisäksi S-info käsittelee internetinkautta virastoon tulevat asiakaspalautteet. Palautteet ohjataan toimipisteisiin käsi-teltäväksi. S-info kokoaa työntekijöiden käyttöön palveluihin liittyviä tietoja ja ylläpi-tää niitä sisäverkossa sekä päivittää sosiaaliasemien tietoja internetiin. Vuonna2012 S-infoon on tullut keskimäärin yli 2000 asiakaskontaktia kuukaudessa.

2.1.3. Lomakesuunnittelu

Sosiaalivirastossa ei ole lomakesuunnittelijan vakanssia.

2.1.4. Johtamisjärjestelmä

Viestintä ja neuvonta yksikkö on osa henkilöstö- ja hallintopalvelua, joka puolestaanon hallinto- ja kehittämiskeskuksen toimisto. Viestintäpäällikkö johtaa viestintää janeuvontaa ja tekee esityksen ja seuraa tulosbudjetin toteutumista ja huolehtii henki-löstöasioista. S-infon johtava neuvoja toimii yksikön lähiesimiehenä. Viestintäpäälli-kön esimiehenä toimii henkilöstö- ja hallintopalvelujen toimistopäällikkö eli henkilös-töpäällikkö.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2.2. Terveyskeskus

Terveyskeskuksen viestinnän tiimiin kuuluvat viestintäpäällikkö, tiedottaja, verkko-tiedottaja, viestintäassistentti ja tietopalvelusuunnittelija (30 %). Viestinnän tiimituottaa palveluja terveyskeskuksen johdolle ja kaikille osastoille. Viestinnän tiimintyötilat sijaitsevat Kallion toimistotalossa, Siltasaarenkadulla kerroksissa 3 ja 4.

2.2.1. Viestintäpalvelut

Viestintä vastaa terveyskeskuksen keskitetyn viestinnän suunnittelusta, konsultoin-nista ja seurannasta, terveyskeskuksen keskitetystä sisäisestä ja ulkoisesta viestin-nästä (ml. palvelutiedottaminen), päätöstiedottamisesta, Teri -intranetin ja terveys-keskuksen internetsivujen toimituksesta, Terveiset-henkilöstölehdestä (4 x vuodes-sa), julkaisutuotannosta, pr-tuotteiden keskitetystä hankinnasta ja toimituksesta,osasta verkkopalautteesta, mediapalvelusta ja mediaseurannasta sekä terveyskes-kustasolla käännöspalvelujen koordinoinnista. Viestintäpäällikkö vastaan terveys-keskuksen hoitoonohjausdokumentin ylläpidosta yhteistyössä hallintoylilääkärinkanssa.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Viestintä osallistuu erilaisiin terveyskeskuksen hankkeisiin ja työryhmiin tuoden nii-hin viestinnän näkökulman. Hankkeiden osalta sovitaan erikseen, miten hankkeenviestintä hoidetaan.

Teri-intranetin ylläpito on hajautettu. Sivuja ylläpitää viestinnän tiimin lisäksi 6 osas-tokohtaista tutoria ja 90 sisällönpäivittäjää. Tutorit käyttävät sivujen ylläpitoon 10 %työajastaan terveyskeskuksen johtoryhmän päätöksellä. Terveyskeskuksen inter-netsivujen ylläpito hoidetaan keskitetysti viestinnän tiimistä.

Käännös-, taitto- ja painopalvelut ostetaan hankintakeskuksen ja hallintokeskuksenkilpailuttamilta palveluntuottajilta. Osa taittopalveluista ostetaan free lance graafikol-ta (henkilöstölehden taitto ja osa esitteiden taitosta).

2.2.2. Lomakesuunnittelu

Viestintätiimiin kuuluva tietopalvelusuunnittelija suunnittelee, tekee ja päivittää ter-veyskeskuksen omat lomakkeet sekä vie ne Teriin, terveyskeskuksen verkkosivuilletai Suomi.fi-sivustolle. Osa lomakkeista painatetaan ja lomakesuunnittelija hoitaamyös painatukset. Lomakesuunnittelija suunnittelee/päivittää noin 100 lomakettavuodessa. Tietopalvelusuunnittelijalta käyttää tähän työtehtävään 30 % työajastaan.

2.2.3. Johtamisjärjestelmä

Yllä kuvattujen palvelujen tuotanto kuuluu terveyskeskuksen hallinto- ja palvelukes-kukseen. Viestintäpäällikkö kuuluu hallinto- ja palvelukeskuksen strategiayksikköönja muut viestinnän tiimin jäsenet hallinto- ja palvelukeskuksen hallintopalveluyksi-kön hallintopalveluihin.

Terveyskeskuksen viestintä muodostaa yhden tiimin. Strategiayksikköön kuuluvaviestintäpäällikkö toimii viestintätiimin ammatillisena esimiehenä. Viestintäpäällikönhallinnollisena esimiehenä toimii kehittämisjohtaja ja muulle viestintätiimille esimie-henä toimii hallintopäällikkö (kuvio 1).


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

2.3. Keskeisimmät erot virastoissa

Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen viestinnän johtamisjärjestelmät ovat erilaiset.Sosiaaliviraston viestintä muodostaa oman yksikön, jonka esimiehenä toimii viestin-täpäällikkö. Terveyskeskuksen viestintä muodostaa tiimiin. Viestintäpäällikkö toimiitiimin ammatillisena, mutta ei hallinnollisena esimiehenä.

Keskeiset erot palveluissa:- Sosiaalivirastossa on oma kielenkääntäjä. Terveyskeskus ostaa kaikki kielen-

kääntöpalvelut.- Sosiaaliviraston viestintään kuuluu S-Info neuvontayksikkö.- Terveyskeskuksen viestintä huolehtii terveyskeskuksen lomakesuunnittelusta,

tietopalvelusta ja kansainvälisistä vierailuista.



Sosiaaliviraston viestinnässä ja neuvonnassa on yhteensä 8 viestinnän työntekijääja 5 sosiaalineuvonnan työntekijää.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Viestintää hoitaa neljä tiedottajaa (19177, 38001, 37223, 29010), verkkotiedottaja(24785), kielenkääntäjä (19219), tiedotusassistentti (19188) ja viestintäpäällikkö(37225) = yhteensä 8 henkilöä

o tiedottaja 1: sisäverkkoo tiedottaja 2: henkilöstölehti Uuson toimituspäällikköo tiedottaja 3: päivähoidon ulkoverkkoo tiedottaja 4: tiedotteet, esitteet, PR-tuotteet (ulkoinen viestintä)o verkkotiedottaja: sosiaaliviraston ulkoverkkoo kielenkääntäjä: käännökset suomi-ruotsi-suomi, käännöstilauksiao tiedotusassistentti: toimistotehtävät, esite- ja lehti-ilmoitustaittoja, luette-

loiden päivitykseto viestintäpäällikkö: ulkoinen viestintä, lautakuntatiedottaminen, viestinnän

suunnittelu ja viestintäyksikön esimiestehtäväto sosiaalineuvoja 1o sosiaalineuvoja 2o sosiaalineuvoja 3o sosiaalineuvoja 4o johtava neuvojao lisäksi sosiaalivirastossa on tiedottaja-nimikkeellä kaksi Soccassa (va-

kanssit 30876 js 0) ja yksi ehkäisevän päihdetyön yksikössä (vakanssi47408). Neuvontatehtävissä toimivia on myös mm. vanhusten palvelujenvastuualueella.

Eläkeiän saavuttavat

Sosiaaliviraston viestinnässä vuosien 2012 – 2015 aikana henkilökohtaisen eläke-iän saavuttavat:

o viestintäpäällikkö vuosi 2012o tiedottaja vuosi 2015

Avoimet täyttämättömät vakanssit

- tiedottaja (vakanssi 19667), tehtäväkohtainen palkka 2 393,52 e ja sosiaalineu-vojan vakanssi (vakanssi 060716), tehtäväkohtainen palkka 2467,97 e

3.2. Terveyskeskus


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Terveyskeskuksen viestinnän tiimissä työskentelee viestintäpäällikkö (42004), tie-dottaja (37224), verkkotiedottaja (29997), viestintäassistentti (19403) ja tietopalve-lusuunnittelija (31537)(30 %). Viestinnän tehtäviä hoitaa yhteensä 4,3 henkilöä.

o tiedottaja 1: sisäverkko, henkilöstölehti Terveiset toimituspäällikköo tiedottaja 2: ulkoverkko, kansainväliset asiato viestintäassistentti: mediaseuranta, ilmoittelu- ja painotrafiikki, luetteloi-

den päivitys, toimistotehtäväto viestintäpäällikkö: viestinnän suunnittelu ja konsultointi, ulkoinen viestintä,

päätöstiedottaminen, viestinnän tiimin ammatillinen esimieso tietopalvelusuunnittelija (medianomi): lomakesuunnittelu, taittotehtäviä,

sisä- ja ulkoverkon päivityksiä (30 % työajasta viestinnän tehtäviä)

Eläkeiän saavuttavat

Viestintäassistentti saavuttaa henkilökohtaisen eläkeiän vuonna 2015.

Avoimet täyttämättömät vakanssit

Ei avoimia täyttämättömiä eikä määräaikaisesti päättyviä vakansseja. Viestinnäntiimiin ei ole esitetty uusia vakansseja vuodelle 2013 eikä tälle vuodelle ole jo pää-tettyjä, mutta vielä käyttöön ottamattomia vakansseja.


Sosiaalivirastolla on tiedottajat Helminen sisäverkkoa ja Uuso henkilöstölehteä var-ten. Terveyskeskuksessa yksi tiedottaja tekee henkilöstölehden ja hoitaa sisäver-kon toimitustyön. Sosiaalivirastossa on kaksi ja terveyskeskuksessa yksi tiedottajaulkoverkon toimitustyöhön.

4. Palvelujen tuottamiseen varatut määrärahat



20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Viestinnän ja neuvonnan yksikön käyttömenot vuodelle 2012 on 1 013 315 euroa,josta palkkojen osuus on 548 000 euroa ja henkilöstösivukulujen osuus 188 690 eu-roa.

4.2. Terveyskeskus

Toiminnan käyttömenot ilman poistoja vuodelle 2012 ovat 674 625 euroa, josta on315 000 euroa konsernihallinnon yhteisissä toiminnoissa. Palkat henkilöstösivuku-luineen on 266 000 euroa (tämä sisältää tietohallintosuunnittelijan palkan kokonai-suudessaan).

Kustannukset kohdennetaan yleiskustannuslisässä osastoille tulosbudjetin raamiensuhteessa.


Johtamisjärjestelmän eroista johtuen budjetti on rakennettu eri tavoin. Terveyskes-kuksen viestinnän tarvittavat kulut on budjetoitu konsernihallinnon yhteisiin toimin-toihin.

5. Palvelukokonaisuuden vastuulla olevat sopimukset


Viestinnällä on MeltwaterNewsin kanssa 2-vuotinen sopimus Meltwater –verkkouutisseurannasta ja 2-vuotinen sopimus Meltwater Buzz –sosiaalisen medianseurannasta. Sopimukset on elokuuhun 2014. Sopimukset on allekirjoittanut toimis-topäällikkö .Palvelun on kilpailuttanut Hankintakeskus.

5.2. Terveyskeskus

Viestinnällä on MeltwaterNewsin kanssa 2-vuotinen sopimus Meltwater –verkkouutisseurannasta ja 2-vuotinen sopimus Meltwater Buzz –sosiaalisen medianseurannasta. Sopimukset on elokuuhun 2014. Sopimukset on allekirjoittanut viestin-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

täpäällikkö. Palvelun on kilpailuttanut Hankintakeskus.


Allekirjoittajat

6. Toiminnan käytössä olevat tilat


Tilat osoitteessa Toinen linja 4 A, yhteensä 353 m2. Vuokranantaja on Helsinginkaupunki ja vuokrasopimuksen kesto toistaiseksi.

Tiloista viestinnän käytössä on Kavin 10. kerroksessa 8 työhuonetta ja varastotila,yhteensä 233 m2.

S-infon käytössä Kavin 2. kerroksessa (katutaso) on 2 työhuonetta, 4 asiakaspalve-lutyöpistettä ja sosiaalitila, yhteensä 120 m2.

6.2. Terveyskeskus

Viestinnän käytössä on tiloja yhteensä 110 neliötä. Näistä tiloista on työhuoneita 71neliötä (5 työhuonetta) ja jyvitettyjä yhteisiä tiloja 39 neliötä.

6.3. Keskeisimmät erot virastoissaSosiaaliviraston viestinnällä ja neuvonnalla on asiakaspalvelutiloja.


- missä kohdin nyt tuotettavissa palveluissa tai palvelujen tuottamisen proses-seissa on sujuvoittamisen tarvetta, työnjaon tarkistamisen tarvetta ja päällekkäi-syyttä


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

o prosessit ovat molempien virastojen viestinnässä sujuvia- mihin asioihin tulisi erityisesti kiinnittää huomiota palvelua uudelleen organisoi-

taessao viestinnän tulisi sijaita organisatorisesti lähellä johtoao johtamisjärjestelmän näkökulmasta omaa yksikköä pidetään parempana

vaihtoehtona kuin tiimimalliao lomakesuunnittelu ei kuulu viestintään

- ajatuksia miten ko. toiminta parhaiten tulisi järjestää uudessa organisaatiossao kullekin osastolle voisi nimetä oman nimikkotiedottajan (organisatorisestio kuuluvat keskitettyyn viestinnän yksikköön)o lisäksi yhden tiedottajan voisi nimetä ulospäin suuntautuvaan tiedottami-

seen (ulosmenevät tiedotteet)o kaupungin ohjeiden mukaan henkilöstölehdelle, sisäverkolle ja ulkover-

kolle tulee nimetä vastaavat toimittajato Helsingin kaupungin viestinnän ohjeiden mukaan tiedottajan tulee hoitaa

lautakunnan päätöstiedottaminen

Sosiaali- ja terveysviraston viestintäyksikön tehtävät ja resurssit - jatkotyö


Viestintäyksikkö tukee johtamista ja päätöksentekoa. Uudessa organisaatiossa tulee turvata,että viraston johdolla on viestinnän asiantuntemus ja tuki helposti saatavilla. Viestintäyksiköntilojen tulee sijaita lähellä viraston johtoa. Viestinnän edustajan tulee olla kaupungin viestin-nän ohjeiden mukaisesti läsnä sosiaali- ja terveyslautakunnan kokouksissa. Lisäksi viestin-nällä tulee olla läsnäolo-oikeus viraston johtoryhmässä.

Uuden viraston viestintäyksikköä muodostettaessa on tarkasteltava viestintään luontevastikuuluvia toimintoja, joita on virastoissa tähän asti hoidettu jossain muualla kuin viestinnässä.Tällaisia toimintoja ovat esim. lomakesuunnittelu, tietopalvelu (ilman kirjastoa), kansainvälis-ten vierailujen järjestäminen ja sosiaali- ja terveyspalvelujen neuvontapalvelut (S-Info ja ter-veyspalvelujen neuvonta 10023).

2. Viestintäpalvelujen organisatorinen asema uudessa sosiaali- ja terveysvirastossa

Uudessa sosiaali- ja terveysvirastossa viestintä sijoittuu tietohallintoja viestintäosastoon.Viestintä on yksi tietohallintoja viestintäosaston toimistotasoisista yksiköistä. Viestintään si-joittuva henkilöstö on suoraan viestintäpäällikön alaisuudessa, lukuun ottamatta S-Infoa jaterveyspalvelujen neuvontaa (10023). S-info ja 10023 muodostavat viestintäpäällikön alai-suuteen palveluneuvontayksikön, jolla on oma lähiesimies. Palveluneuvontaa kehitetään laa-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

ja-alaisesti ja kohdennetaan vastaamaan eri asiakasryhmien tarpeisiin ottaen myös huomi-oon palveluja tarvitsevat, jotka eivät oma-aloitteisesti hakeudu palvelujen piiriin.

3. Viestintäyksikön tehtävät uudessa sosiaali- ja terveysvirastossa

Viestintä vastaa sosiaali- ja terveysviraston keskitetystä sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä.Viestintäyksikkö vastaa myös viraston lomakesuunnittelusta, tietopalvelusta, kansainvälistenvierailujen järjestämisestä, terveyden ja hyvinvoinnin edistämiseen ja ehkäisevään päihde-työhön liittävästä viestinnästä sekä keskitetystä palveluneuvonnasta ja sen kehittämisestä.Tietopalvelun tehtävät sisältävät koko viraston lehtitilausten ja lehtikierron organisoinnin,sähköisten tietokantatunnusten järjestämisen ja ylläpidon sekä viraston oman julkaisusarjanjulkaisujen painattamisen ja jakelun. Sosiaaliviraston kirjasto esitetään keskistettäväksi tieto-keskukseen. EU-hankkeiden yhteyshenkilönä toimiminen ei kuulu viestintäyksikölle.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Nykytilanteen kartoitus TOIMISTOPALVELUT

Sutinen Pia, muutostiimi, pjSimoila Riitta, muutostiimiEklund Riitta, sosiaalivirastoNiittymäki Irmeli, sosiaalivirastoValjus Kaarina, terveyskeskusLunnela Jaana, terveyskeskus, siht.

1. Johdanto

Toimistopalvelujen valmisteluryhmä on tarkastellut sosiaaliviraston ja terveyskes-kuksen sekä hallinnon että ydintoimintojen osastojen toimistopalveluja. Raportissaon eritelty hallinnon toimistotehtävät ja asiakastyöhön liittyvät toimistotehtävät, mut-ta pääpaino tarkastelussa on hallintotyön tehtävissä. Asiakastyöhön liittyvät työttarkastellaan tarkemmin syksyllä 2012 ydintoimintojen käsittelyn yhteydessä.

Hallintotyö käsittää tyypillisten sihteeritehtävien lisäksi hallinnolliseen pää-töksentekoon liittyvät valmisteluja toimistotehtävät.

Asiakastyöhön liittyvä työ on välillisesti tai välittömästi potilaan / asiakkaanohjaukseen tai neuvontaan liittyvää työtä tai välittömän asiakastyöhön liitty-vän tukipalvelua.

Sosiaalivirastossa pääosa toimistopalveluista liittyy ydintoiminnon asiakastyöhön.Terveyskeskuksessa välittömään asiakastyöhön liittyviä tehtäviä ovat esim. osas-tonsihteerin, terveyskeskusavustajan ja vastaanottoavustajan tehtävät, kuntoutuk-sen ja psykiatrian pkl:n toimistosihteerin tehtävät. Välittömän asiakastyöhön liittyväntukipalvelua on tekstinkäsittely.

Tässä raportissa selvitetään kaikki toimistopalvelun vakanssit, vaikka tiedetään, et-tä osa vakansseista on käsitelty jo muissa sote-valmisteluryhmissä (esim. talous-hallintopalvelut, hankintapalvelut). Raportin liitteessä olevassa taulukossa (liite 1)on kerätty erikseen ne vakanssit, jotka tiedetään käsitellyn muissa ryhmissä.

Kaupungin henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien uudistamishanke on valmisteluvai-heessa. HR-tietojärjestelmähankkeen yhtenä tehtävänä on uudistaa kaupunginhenkilöstöhallinnon prosessit vuonna 2015. Uudistus merkitsee suuria muutoksiasiihen, miten henkilöstöhallinnon asioita kaupungissa hoidetaan. Sillä on vaikutustahenkilöstöhallinnon päätöksenteon valmisteluun ja työnjakoon esimiesten ja toimis-tohenkilökunnan kesken.

Sosiaalivirasto käsittää viisi osastoa: aikuisten palvelut, hallinto- ja kehittämiskes-kus, lapsiperheiden palvelut, lasten päivähoito ja vanhusten palvelut. Lasten päivä-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

hoito jätetään tämän tarkastelun ulkopuolelle, koska se tulee muodostamaan omanerillisen viraston.

Terveyskeskus käsittää kuusi osastoa: hallinto- ja palvelukeskus, kaupunginsairaa-la, kotihoito, psykiatria, suun terveydenhuolto ja terveysasemat.


Vakanssitarkastelu on tehty nimikkeittäin osasto-/toimistotasolle jaottelulla:o hallintotyö (=henkilöstö-, talous- ja yleishallinto, erityisosaamista vaativat toi-

mistotehtävät)o asiakastyöhön liittyvä työ


Sosiaaliviraston toimistopalveluissa on yhteensä 507 toimisto- ym. sihteerin va-kanssia, joista avoimia vakansseja on 19.

Sosiaalivirastossa toimistopalveluja tuotetaan kaikilla vastuualueilla. Hallinto- ja ke-hittämiskeskuksessa työskentelee 75 toimistopalveluja tekevää henkilöä (5 avointavakanssia) ja muilla vastuualueilla yhteensä 399 toimistopalveluja tekevää henkilöä(14 avointa vakanssia). Pääosa toimistopalveluista on toimintojen asiakastyöhönliittyviä toimistotehtäviä, osa asiakastyöhön liittyväprosessia.

Vahtimestareita on yhteensä 52 (vakansseja yhteensä 55, joista avoimena 3).

Sosiaaliviraston toimistotehtävissä on käytössä 28 nimikettä. Sosiaalivirastossatoimistotyö on kiinteästi sidoksissa palveltaviin toimintoihin. Toimistotyön johtami-nen kuuluu asianomaisen toiminnon johdon vastuulle kuten muidenkin ammattiryh-mien työ. Toimistotyö kuitenkin organisoidaan toimistoesimiehen alaisuuteen kaik-kialla, missä se on toimistohenkilöstön määrä huomioiden järkevää. Poikkeuksenatästä on aikuisten palvelujen vastuualueella toimiva toimistopalvelut yksikkö, jossa87 toimistotyötä tekevää on toimistopalvelupäällikön alaisuudessa.

Pääosa toimistopalveluista on toimintojen asiakastyöhön liittyviä toimistotehtäviä,osa erilaisia asiakastyöhön liittyväprosesseja.Raportissa on eritelty sosiaaliviraston hallinnon toimistotehtävien osuus kaikistatehtävistä niiden vakanssien osalta, joista TVA kuvaus on käytettävissä. Hallinnontoimistotehtävillä tässä tarkoitetaan tehtävän vaativuuden mukaisia yleis- henkilös-tö- ja taloushallinnon tehtäviä. Yleishallinnon tehtävät käsittävät paikallisesti tärkei-den rutiinien ja käytäntöjen pyörittämisen. Taloushallinnon tehtävät liittyvät ostolas-


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

kujen käsittelyyn, budjetointiin, taloudelliseen tilastointiin jne. Henkilöstöhallinnontehtävät ovat henkilökunnan työsuhteeseen liittyviä mm. päätöksiä valmisteleviatehtäviä.

Hallinto- ja kehittämiskeskus

Sosiaaliviraston hallinto- ja kehittämiskeskus jakaantuu neljään toimistoon:- Henkilöstö – ja hallintopalvelut- Kehittämispalvelut- Talous- ja suunnittelupalvelut- Tietohallintopalvelut

Vastuualueella työskentelee toimistopalveluissa yhteensä 75 henkilöä.

Sosiaalijohtajan alaisuudessa (sosiaaliviraston johto) työskentelee 1 johdon assis-tentti, jonka tehtäviin kuuluu sosiaalijohtajan assistenttitehtävät, päätöksenteonvalmistelutehtävät, sosiaalilautakunta-asioiden koordinointitehtävät ja tiedotusmate-riaalin laatiminen ja 1 sihteeri, jonka tehtäviin kuuluu johdon sihteerintehtävät, myösjohdon tuen johtavien asiantuntijoiden sihteeri tehtävät, sosiaalijohtajan assistentinsijaistaminen ja sosiaalijohtajan päätöksenteon valmistelutehtävät.

Heidän tehtävistään 100 % on hallinnon toimistotyötä.

Hallinto- ja kehittämisjohtajan alaisuudessa työskentelee 1 sihteeri, joka tekee hal-linnollista toimistotyötä, joka tekee johdon sihteerin tehtäviä; valmistelua, koor-dinointia, ottoharkintaan liittyviä tehtäviä, yleis-, talous- ja yleisiin henkilöstöhallin-non tehtäviin liittyviä tehtäviä. Hänen tehtävänsä ovat hallinnon myös hallinnon toi-mistotyötä.

Henkilöstö- ja hallintopalvelut(Hallintoyksikkö, henkilöstöyksikkö, henkilöstöhankintayksikkö, oikeudelliset asiat jajaostovalmistelu, viestintä- ja neuvontayksikkö)

Toimistossa työskentelee yhteensä 13 toimistopalveluja tekevää henkilöä; 2 sihtee-riä, 6 toimistosihteeriä, 1 tiedotusassistentti, 1 tietopalvelusihteeri, 1 verkkotiedotta-ja ja 7 hallintosihteeriä. Heistä 9 tekee yksikkönsä tehtäväalueeseen liittyvää toimis-totyötä. 4 tekee hallinnon toimistotyötä.

1 sihteeri sijaistaa tällä hetkellä sosiaalijohtajan sihteeriä, tietopalvelusihteeri val-mistelee viraston pysyväisohjeita, käsittelee viraston postia ja hoitaa osan hallinnonkellokorttiasioita, 1 toimistosihteeri toimii monen tietojärjestelmän yhteyshenkilönähallinnossa ja 1 sihteeri toimii hallintopäällikön toisena sihteerinä valmistellen esim.päätöksiä.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Hallintosihteerit tekevät lautakunnan jaostojen valmistelutyötä ja jaostojen sihteeri-tehtäviä. Hallintosihteereiden tehtävät on käsitelty oikeudelliset palvelut valmistelu-ryhmässä.

Hallintoyksikön sihteerin tehtävät ja henkilöstöyksikön toimistosihteerin tehtävät onkäsitelty henkilöstöhallinnon valmisteluryhmässä.

Viestintä- ja neuvontayksikön tiedotusassistentin ja verkkotiedottajan tehtävät onkäsitelty viestinnän valmisteluryhmässä.

Kehittämispalvelut(Arviointi- ja kehittämisyksikkö, koulutusyksikkö, Toimiva koti, Lapsen ääni, pää-kaupunkiseudun sosiaalialan osaamiskeskus Socca)

Toimistossa työskentelee yhteensä 8 toimistopalveluja tekevää henkilöä; 1 hallin-tosihteeri, 2 toimistonhoitajaa, 2 toimistosihteeriä, 1 koulutuskoordinaattori, 1 koulu-tussihteeri ja 1 projektisihteeri.Heistä 7 tekee yksikkönsä tehtäväalueeseen liittyvää toimistotyötä.

1 tekee toimiston 65 % hallinnon toimistotyötä, toimii kehittämispäällikön sihteerinäja vastaa esim. viraston projektitietojen keräämisestä.

Koulutuskoordinaattorin, koulutussihteerin, projektisihteerin, toimistonhoitajien jatoimistosihteerien tehtävät on käsitelty kehittämisen ja koulutuksen valmisteluryh-mässä.

Talous- ja suunnittelupalvelut(Asiakasmaksu- ja perintäyksikkö, hankintayksikkö, talous- ja laskentayksikkö, ti-layksikkö)

Toimistossa työskentelee yhteensä 41 toimistopalveluja tekevää henkilöä; 1 sihtee-riä, 1 toimistoesimies, 23 taloussihteeriä ja 16 perintäsihteeriä. Heistä 40 tekee yk-sikkönsä tehtäväalueeseen liittyvää toimistotyötä.

1 sihteeri tekee hallinnon toimistotyötä talouspäällikön sihteerinä.

Toimistoesimiehen, taloussihteereiden ja perintäsihteereiden tehtävät on käsiteltytaloushallinnon valmisteluryhmässä.

Tietohallintopalvelut(Arkisto, tietohuolto- ja tilastoyksikkö ja tietotekniikkayksikkö)


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Toimistossa työskentelee yhteensä 12 toimistopalveluja tekevää henkilöä; 3 hallin-tosihteeriä, 1 toimistoesimies, 4 toimistosihteeriä ja 1 keskusarkistonhoitaja, 1 arkis-tonhoitaja ja 2 tilastosihteeriä. Heistä 9 tekee yksikkönsä tehtäväalueeseen liittyväätoimistotyötä. 3 tekee hallinnon toimistotyötä.

2 toimistosihteeriä vastaa viraston telepalvelutilauksista ja toimivat puhelin – ja pu-hepalveluyhteyshenkilöinä. 1 toimistoesimies tekee hallinnon toimistotyötä tietohal-lintopäällikön sihteerinä ja on myös toimistosihteereiden esimies.

Kaikki yllä luetellut tehtävät on käsitelty tietohallintopalvelut valmisteluryhmässä.

Lapsiperheiden palvelujen vastuualue

Sosiaaliviraston lapsiperheiden palvelujen vastuualue jakaantuu 3 toimistoon:- Perhekeskustoiminta- Perheneuvola ja perheoikeudelliset asiat- Sijaishuolto

Ja lisäksi kahteen yksikköön, jotka ovat suoraan perhepalvelujohtajan alaisuudes-sa:

- Kotipalvelu ja varhainen tuki- Toiminnan ja johtamisen tuki


Vastuualueen johtajan alaisuudessa työskentelee 1 sihteeri, joka tekee hallinnollistatoimistotyötä.

Sihteeri toimii perhepalvelujohtajan sihteerinä ja tekee johdon sihteerin tehtäviä;valmistelua, koordinointia, ottoharkintaan liittyviä tehtäviä, 100 % yleis-, talous- jayleisiin henkilöstöhallinnon tehtäviin liittyviä tehtäviä.

Perhekeskustoiminta

(Sosiaali- ja kriisipäivystys, lastensuojelun avohuollon sosiaalityö: Etelä –Itä, Länsi - Pohjoinen, lastensuojelun sijoituksen sosiaalityö ja nuorten jälki-huolto, nuorten päihdetyö, nopean puuttumisen perhetyö)

Toimistossa työskentelee yhteensä 25 toimistopalveluja tekevää henkilöä; 1 sih-teeri, 4 toimistoesimiestä, 11 toimistonhoitajaa, 7 toimistosihteeriä ja 2 palveluneu-vojaa. Heistä 22 tekee toiminnon asiakastyöhön liittyvää toimistotyötä tai yksiköntoimintaan liittyviä tehtäviä. 3 tekee hallinnon toimistotyötä.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

1 sihteeri tekee 100 % hallinnon toimistotyötä perhekeskuspäällikön sihteerinä jatekee yleis-, talous- ja yleisiin henkilöstöhallinnon tehtäviin liittyviä tehtäviä.

Sosiaali- ja kriisipä1 toimistonhoitaja vastaa nuorten päihdetyön toimistosta ja te-kee 100 % yleis-, talous- ja yleisiin henkilöstöhallinnon tehtäviin liittyviä tehtäviä.Jälkihuollossa työskentelevien 3 toimistonhoitajan tehtävistä 45 % on hallinnon toi-mistotehtäviä.

Sosiaali- ja kriisipäivystyksessä on 2 toimistosihteeriä joista toisen tehtävistä 100% on yleis-, talous- ja yleisiin henkilöstöhallinnon tehtäviin liittyviä tehtäviä ja toisentehtävistä 50 %. Perhekeskustoiminnassa 3 muuta toimistosihteeriä tekee 60 %hallinnon toimistotehtäviä.

Perheneuvola ja oikeudelliset asiat(Perheneuvolat Etelä – Läntinen, Pohjoinen, Itäinen, perheoikeudelliset asiat)

Toimistossa työskentelee yhteensä 18 toimistopalveluja tekevää henkilöä; 1 sihtee-ri, 1 toimistoesimies, 5 toimistonhoitajaa, 8 toimistosihteeriä, elatusturvakäsittelijä ja2 elatusturvasihteeriä. Heistä 15 tekee toiminnon asiakastyöhön liittyvää toimisto-työtä kuten asiakkaiden vastaanottoa, asiakastyöhön liittyviä tehtäviä tai vahtimes-tarityyppisiä tehtäviä yksikössä. 3 tekee hallinnon toimistotyötä.

1 sihteeri toimii toimistopäällikön sihteerin tehtävissä ja valmistelee esim. päätök-siä, 1 sihteeri toimii perheoikeudellisten asioiden päällikön sihteerinä ja tekee yleis-hallinnon tehtäviä. heidän tehtävistään 100 % on hallinnon toimistotehtäviä. 1 toi-mistosihteeri hoitaa adoptiossa laskutusta, laillistusasioita ja pitää asiakasrekiste-riä.

Sijaishuolto(Perhehoito ja lomatoiminta, Arviointi- ja vastaanottotoiminta, lastenkotitoiminta,asiakasohjausyksikkö)

Toimistossa työskentelee yhteensä 26 toimistopalveluja tekevää henkilöä; 1 sihtee-ri, 1 toimistoesimies, 14 toimistonhoitajaa ja 10 toimistosihteeriä. Heistä 23 tekeetoiminnon asiakastyöhön liittyvää toimistotyötä kuten puhelinpalvelua, ajanvarauk-sia tai viikkorahamaksatusta. 3 tekee hallinnon toimistotyötä.

Näistä 1 sihteeri on toimistopäällikön sihteeri ja tekee 100 % hallinnon toimistoteh-täviä.

1 toimistoesimies tekee 100 % yleishallinnon tehtäviä ja toimii ammatillisena esi-miehenä toimistotyöntekijöille.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Perhe- ja lomatoiminnan 2 toimistosihteerin tehtäviin kuuluu 65 % hallinnon toi-mistotehtäviä. Asiakas-ohjauksessa työskentelevän toimistosihteerin tehtävistä 30% on hallinnon toimistotehtäviä.

Aikuisten palvelujen vastuualue

Sosiaaliviraston aikuisten palvelujen vastuualue jakaantuu viiteen toimistoon:- Sosiaalinen ja taloudellinen tuki,- Työvoiman palvelukeskus,- Sosiaalinen kuntoutus,- Vammaistyö- Ruotsinkieliset sosiaalipalvelut-


Vastuualueen johtajan alaisuudessa työskentelee 1sihteeri, joka tekee johdon sih-teerin tehtäviä; valmistelua, koordinointia, ottoharkintaan liittyviä tehtäviä, yleis-, ta-lous- ja yleisiin henkilöstöhallinnon tehtäviin liittyviä tehtäviä.

Tva kuvauksen perusteella 100 % sihteerin tehtävistä on hallinnollista toimistotyötä.

Sosiaalinen ja taloudellinen tuki(Sosiaalityön yksikkö, Sosiaaliohjauksen yksikkö, Toimistopalvelut yksikkö, Maa-hanmuuttoyksikkö, Aluetyön yksikkö, Talous- ja velkaneuvonta ja työhönkuntoutus)

Toimistossa työskentelee yhteensä 214 toimistopalveluja tekevää henkilöä; 1 sih-teeri, 85 etuuskäsittelijää, 12 toimistoesimiestä 9 toimistonhoitajaa, 89 toimistosih-teeriä, 7 asiakasneuvojaa ja 4 palveluneuvojaa. Heistä 186 tekee toiminnon asia-kastyöhön liittyvää toimistotyötä kuten toimeentulotuen päätösten valmistelua jatoimeenpanoa sekä toimintoon liittyvää ohjausta ja neuvontaa ja 29 hallinnon toi-mistotyötä.

Tva kuvausten perusteella sihteerille kuuluvat toimistopäällikön sihteerin tehtävät,päätösluettelot, kokousten sihteerinä toimiminen, yleis-, talous ja henkilöstöhallin-non tehtäviä. 100 % tehtävistä on hallinnon toimistotehtäviä.

Kuvausten perusteella toimiston kaikki etuuskäsittelijät (85) ja 78 toimistosihtee-riä tekevät vain toiminnon asiakastyöhön liittyviä tehtäviä.

Työhönkuntoutustoiminnassa on 7 toimistosihteeriä, joiden tehtävistä 60 % on hal-linnon toimistotehtäviä.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Kuvausten perusteella Sosiaalityön yksikön, Sosiaaliohjauksen yksikön ja Toimisto-palvelut yksikössä työskentelevien 11 toimistoesimiehen tehtävistä 60 % on hal-linnon toimistotehtäviä; yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon tehtäviä.

Työhönkuntoutustoiminnan toimistoesimiehen tehtävistä 70 % on hallinnon toimis-totehtäviä.

Toimistonhoitajista 7:llä työtehtävistä 70 - 90 % on hallinnollista toimistotyötä.

Asiakasneuvojista talous- ja velkaneuvonnassa työskentelevät 2 asiakasneuvojaatekevät kuvausten mukaan 40 – 60 % hallinnollisia toimistotehtäviä.

Toimistopalvelupäällikön mukaan toimiston muut asiakasneuvojat (5) ja palvelu-neuvojat (4) tekevät pelkästään asiakastyöhön liittyviä tehtäviä; toimeentulotuenneuvontaa.

Toimistossa työskentelee lisäksi 4 taloussihteeriä, joiden tehtävät on käsitelty talo-ushallintopalvelut valmisteluryhmässä.

Työvoiman palvelukeskus

Työvoiman palvelukeskuksessa työskentelee toimistonhoitaja ja kaksi toimistosih-teeriä.

Sosiaalinen kuntoutus(A-klinikat, Kuntoutuskeskukset ja Asumisen tuki)

Toimistossa työskentelee yhteensä 24 toimistopalveluja tekevää henkilöä; 1 sihtee-ri, 4 toimistoesimiestä, 5 toimistonhoitajaa ja 14 toimistosihteeriä. Heistä 19 tekeetoiminnon asiakastyöhön liittyvää toimistotyötä kuten asiakkaiden vastaanottoa,asiakastyöhön liittyviä avustavia tehtäviä, neuvontaa ja ohjausta ja 5 tekee hallin-non toimistotyötä.


Kuvausten perusteella toimistoesimiesten (4) tehtävistä 85 – 100 % on hallinnontoimistotehtäviä.

Asumisen tuki yksikössä on kolme toimistosihteeriä, joiden tehtävistä 25 % onhallinnon toimistotyötä.

Vammaistyö


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

(Vammaisten sosiaalityö, vammaisten asumis- ja perhehoitopalvelut, Vammaistentyö- ja päivätoiminta ja Kehitysvammaisten laitospalvelu)

Toimistossa työskentelee yhteensä 28 toimistopalveluja tekevää henkilöä; 1 sihtee-ri, 2 toimistonhoitajaa ja 25 toimistosihteeriä. Heistä 21 tekee toiminnon asiakastyö-hön liittyvää toimistotyötä kuten kuljetuspalveluun liittyvät tehtävät, päätösten käsit-tely ja toimeenpano sekä neuvonta ja ohjaus. 7 tekee hallinnon toimistotyötä.


Toimiston toimistosihteereistä 19 tekee 10 % hallinnon toimistotehtäviä ja 5 tekee100 % hallinnon toimistotehtäviä.

Ruotsinkieliset palvelut

Toimistossa työskentelee yhteensä 9 toimistopalveluja tekevää henkilöä; 1 toimis-toesimies, 1 sihteeri, 1 toimistonhoitaja, 1 asiakasneuvoja ja 4 toimistosihteeriä.Heistä 5 tekee eri toimintojen asiakastyöhön liittyvää toimistotyötä, asiakkaiden vas-taanottoa, päätösten käsittelyä ja toimeenpanoa sekä neuvonta ja ohjaus. 4 tekeehallinnon toimistotyötä.


Toimiston toimistosihteerien (4) tehtävistä 45 % on hallinnon toimistotyötä.

Vanhusten palvelujen vastuualue

Sosiaaliviraston vanhusten palvelujen vastuualue jakaantuu kolmeen toimistoon:- Sosiaali- ja lähityö- Vanhainkoti- ja palveluasuminen- Pitkäaikaishoito


Vastuualueen yhteisissä palveluissa työskentelee 1sihteeri ja 1 toimistosihteeri.

Tva kuvausten perusteella sihteerin tekee johdon sihteerin tehtäviä; valmistelua, ot-toharkintaan liittyviä tehtäviä, yleis-, talous- ja yleisiin henkilöstöhallinnon tehtäviinliittyviä tehtäviä. Vavan vastuualueen sihteerillä on myös vastuualueen toimistohen-kilöstön koordinointiin liittyviä tehtäviä. Kuvauksen perusteella työpanoksesta 85 %on hallinnon toimistotyötä.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Lisäksi vastuualueen yhteisessä toiminnassa on toimistosihteeri, joka tekee loma-kepäätöksiä, hallinnon hankintoja ja erilaisten tilastojen, tutkimus ym. aineistojentuottamista. Kuvauksen perusteella toimistosihteerin työpanoksesta 50 % on hallin-non toimistotyötä.

Sosiaali- ja lähityö(Sosiaali- ja lähityön yksiköt, Palvelukeskukset, Vanhustenkeskukset ja Päivätoi-minta)

Toimistossa työskentelee yhteensä 20 toimistopalveluja tekevää henkilöä; 1 sihtee-ri, 7 toimistonhoitajaa, 7 toimistosihteeriä ja 4 asiakasneuvojaa. Heistä 11 tekeetoiminnon asiakastyöhön liittyvää toimistotyötä kuten neuvontaa ja ohjausta. 8 te-kee hallinnon toimistotyötä.


Sosiaali- ja lähityön yksiköissä työskentelee 4 toimistonhoitajaa. Heille kuuluuTVA kuvausten mukaan aluepäällikön sihteerin tehtävät ja yleis-, henkilöstö- ja ta-loushallinnon tehtävät. Tehtävistä 100 % on kuvauksen perusteella hallinnon toimis-totyötä.

Palvelu- ja vanhustenkeskuksissa toimistonhoitajatehtävissä on myös asiakastyö-hön liittyväa ja neuvontaa. Kuvausten perusteella heidän työstään 80 % on hallin-non toimistotyötä

Sosiaali- ja lähityön yksiköiden toimistosihteerien (4) tehtävistä 75 – 85 % on hal-linnon toimistotyötä; yleis-, henkilöstö- ja taloushallinnon tehtäviä.

Palvelu- ja vanhustenkeskuksissa on neljä toimistosihteeriä, joiden tehtävästä enin-tään n. 20 % työstä on hallinnon toimistotyötä..

Kuvausten perusteella toimistossa työskentelevät 4 asiakasneuvojaa tekevät pel-kästään toiminnon asiakastyöhön liittyvää toimistotyötä kuten asiakkaiden opastus-ta ja neuvontaa.

Vanhainkoti- ja palveluasuminen(Palvelutalot ja Vanhustenkeskukset)

Toimistossa työskentelee yhteensä 37 toimistopalveluja tekevää henkilöä; 1 sihtee-ri, 2 toimistoesimiestä, 21 toimistosihteeriä, 8 osastonsihteeriä ja 5 asiakasneuvo-jaa. Heistä 23 tekee toiminnon asiakastyöhön liittyvää toimistotyötä kuten asuntojen


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

esittelyä, vuokrasopimuksiin liittyviä tehtäviä, vapaaehtoistyön yhteyshenkilönä toi-mimista, neuvontaa ja ohjausta. 14 tekee hallinnon toimistotyötä.


Palvelutaloissa työskentelee 9 toimistosihteeriä. Näiden tehtävistä 50 – 85 % onhallinnon toimistotehtäviä. Vanhustenkeskusten toimistosihteerien (2) työstä 80 %:on hallinnon toimistotyötä.

Hankintasihteerien (3) tehtävät on käsitelty hankintapalvelut valmisteluryhmässä jataloussihteerien (4) tehtävät on käsitelty taloushallintopalvelut valmisteluryhmässä.

Pitkäaikaishoito(Vanhustenkeskukset)

Toimistossa työskentelee yhteensä 8 toimistopalveluja tekevää henkilöä; 1 sihteeri,6 toimistosihteeriä ja 1 hankintasihteeri..

Toimistossa työskentelevän hankintasihteerin tehtävät on käsitelty hankintapalvelutvalmisteluryhmässä

Vahtimestarit

Sosiaalivirastossa vahtimestareita on yhteensä 52 (vakansseja yhteensä 55, joistaavoimena 3).

Hallinto – ja kehittämiskeskuksessa on 14 vahtimestaria Kallion virastotalossa jaheidän esimiehenään toimii ylivahtimestari (1).

Lapsiperheiden palveluissa, sosiaali- ja kriisipäivystyksessä on vahtimestareita 5.

Aikuisten palveluissa vahtimestareita on yhteensä 21. Vahtimestarit sijoittuvat sosi-aalityön eri alueyksiköihin, vammaispalveluihin ja ruotsinkielisiin palveluihin.

Vanhuspalveluissa vahtimestareita on yhteensä 11 ja nämä jakaantuvat eri palvelu-keskuksiin, vanhustenkeskuksiin ja sosiaali- ja lähityön eteläiseen yksikköön, jossaon hyvin erilaisia toimintoja mm. viraston huumeklinikka.

Oman toiminnan osuus oli 1,6 Me , lisäksi virasto hankkii vartiointipalvelu ulkoa n.1,8 milj. eurolla vuodessa. (2010 toteuma).


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Eläkeiän saavuttavat, avoimet ja määräaikaiset vakanssit sosiaalivirastossa

Vuosina 2012–2015 eläkeiän saavuttaa 98 sosiaaliviraston toimistotyöntekijää,näistä 48 toimistosihteeriä, 15 etuuskäsittelijää, 10 toimistonhoitajaa, 5 perintäsih-teeriä, 3 taloussihteeriä, 3 toimistoesimiestä, 3 hallintosihteeriä (jaoston sihteeriä) 3osastonsihteeriä, 2 palveluneuvojaa, 2 sihteeriä, 1 elatusturvakäsittelijä ja 1 asian-euvoja.

Avoimia täyttämättömiä toimistosihteerin vakansseja sosiaalivirastossa on 19, joistahallinto- ja kehittämiskeskuksessa 5, lapsiperheiden palvelussa 3, aikuisten palve-luissa 7 ja vanhuspalveluissa 4. Suurin osa avoimista vakansseista on toimistosih-teerin (9) ja toimistoesimiehen vakansseja (4)

Määräaikaisesti ilman vakanssia palkattua henkilökuntaa ei ole. Vuosille 2012–2013 ei ole esitetty uusia vakansseja.

2.2. Terveyskeskus

Terveyskeskuksen toimistopalveluissa on yhteensä 361 toimisto- ym. sihteerin va-kanssia, joista avoimia vakansseja on 8.

Terveyskeskuksen hallinto- ja palvelukeskuksen tukipalveluyksikkö tuottaa keski-tetysti toimistopalvelut terveyskeskuksen johdolle sekä muille ydintoiminnan osas-toille tekstinkäsittelyn osalta. Keskitetyissä toimistopalveluissa toimii 75 hallinto- jatoimistosihteeriä, joista hallinnon tehtävissä 12.

Ydintoimintojen osastoilla toimii yhteensä 248 toimistosihteeriä sekä hallinnontehtävissä (48) että asiakastyöhön liittyvissä toimistotehtävissä (192). Ydintoiminto-jen osastoilla toimivat toimistosihteerit kuuluvat kunkin osaston henkilökuntaan,toiminta ei ole keskitettyä. Lähiesimiehenä toimii kunkin yksikön ylihoitaja, suun ter-veydenhuollossa johtava suuhygienisti. Ydintoimintojen osastoilla on kaikissa tu-losyksiköissä toimistosihteereitä tulosyksiköiden päälliköiden, ylilääkäreiden, yli-hammaslääkäreiden ja ylihoitajien sihteereinä. Lisäksi ydintoiminnoissa on asiakas-työhön liittyviä toimistotehtäviä, kuten vastaanottoavustajan, terveyskeskusavusta-jan tai osastonsihteerin sekä psykiatrian poliklinikoiden asiakasneuvontaan liittyvättehtävät.

Tässä raportissa käsitellään niiden hallinto- ja toimistosihteereiden tehtävät (323),joita ei ole käsitelty aikaisemmin muissa työryhmissä. Muissa työryhmissä käsitellytvakanssit (38) on luetteloitu liitteessä. (Liite 1.) Lisäksi tässä raportissa käsitellään34 vahtimestarin vakanssit.

Terveyskeskuksessa on käytössä 2 nimikettä: hallintosihteeri ja toimistosihteeri.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Hallinto- ja palvelukeskuksessa (HPK) työskentelee 75 hallinto- ja toimistosihteeriä

Terveyskeskuksessa hallintosihteerit (keskitetyt toimistopalvelut) toimivat keskite-tysti hallinto- ja palvelukeskuksen tukipalveluyksikössä. Lähiesimiehenä toimii pal-velupäällikkö, joka vastaa kaikista muistakin terveyskeskuksen tukipalveluista. Yksitukipalveluista on toimistopalvelut, joka käsittää keskitetyn tekstinkäsittelyn ja arkis-totoiminnot. Lähiesimiehenä toimii palvelupäällikön alaisuudessa toimiva toimisto-palvelupäällikkö.

Hallintotyö 100 %

Hallintosihteeri (9)

Jokaiselle hallintosihteerille on määritelty työnkuva riippuen siitä, toimiiko hän viras-topäällikön, osastopäällikön tai toimistopäällikön sihteerinä (Liite 2). Normaalin sih-teerityön lisäksi hallintosihteereille kuuluu erilaisia vastuualueita, kuten mak-susitoumusten valmistelu, matka- ja taksikorttien hallinnointi, Ahjo-pääkäyttäjänäja/tai tukihenkilönä toimiminen, terveyslautakunnan teknisenä avustajana toimimi-nen (varahenkilönä), lomakepäätösten valmistelu sekä muistutusten, valitusten jakanteluiden valmistelu. Yksi hallintosihteereistä toimii keskitetyn toimistopalveluyk-sikön tiimivastaavana.

Toimistosihteeri (3)

Tehtävät:1. Sairaala-apteekin johdon sihteerin tehtävät2. Laitoshuollon johdon sihteerin tehtävät3. Asiakirjakeskuksessa mm. johdon postin valmistelu, postin käsittelyyn liittyvät

muut tehtävät (postin avaaminen, selvittelytyö, viraston kirjeiden postitus, viras-ton sähköpostin hallinnointi, kirjaamon avustaminen terveyskeskuksen postinkäsittelyssä) asianohjaus Ahjossa sekä Ahjon käytön ohjeistus ja opastus, hal-linnollisiin asiakirjoihin liittyvät palvelut (asiakirjojen etsintä, arkistointi, pysy-väisohjeiden tallentaminen teriin, kantelujen / muistutusten tilastointi, johtoryh-mäkäsittelyn merkitseminen Ahjoon ja johtoryhmä muistioiden säilytys ja arkis-tointi, Tutka-päätösten merkitseminen Ahjoon).

Toimistosihteeri, tekstinkäsittely (4+59)

Tekstinkäsittelijöiden tehtäviin kuuluu lääkäreiden saneluiden purku. Tekstinkäsitte-lijät toimivat keskitetysti yhdessä toimipisteessä. Neljä tekstinkäsittelijää toimii myöskukin omassa tiimissään tiimivetäjänä. Tekstinkäsittely tuottaa palvelut kaikille ter-veyskeskuksen ydintoiminnan osastoille.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Edellä mainittujen vakanssien lisäksi HPK:n vakansseista 38 on käsitelty muissasote työryhmissä. Vakanssit on lueteltu liitteessä 1.

Kaupunginsairaalassa on 105 toimistopalveluvakanssia

Toimistosihteeri (21) (joista kaksi avointa vakanssia, mutta yksi osastonsihteeritekee toimistosihteerin työtä, yhteensä 20 hengen työpanos)

HallintotyöToimistosihteereitä työskentelee 14 ydintoimintojen toimistotason yksiköiden päälli-köiden ylilääkäreiden ja ylihoitajien sihteeritehtävissä (päätösten valmistelu, HR-tukitehtävät, Kosti-tilaukset, Bib, taksisetelit jne.). Kaupunginsairaalan kussakinkuudessa toimistotasonyksikössä sekä Suursuon sairaalassa on kussakin kaksitoimistosihteeriä ylilääkärin ja ylihoitajien sihteeritehtävissä.

Osittain asiakastyöhön liittyvä työ

Vammaisneuvolan toimistosihteeri (1) tekee n. 40 % työajastaan lääkäreiden japsykologien sanelujen purkua. Tehtäviin kuuluu myös päätösten valmistelu, tietojär-jestelmien pääkäyttäjätehtävät, käyttöoikeudet sekä opastus.

Asiakastyöhön liittyvä työ 100 %

Kaupunginsairaalan lääkinnällisen kuntoutuksen ja rintamaveteraanikuntoutuksen 4toimistosihteeriä ja 1 osastonsihteeri (yht. 5) valmistelevat yli 10 000 kuntoutuspää-töstä vuodessa, tarkastavat laskut sekä tekevät maksusitoumusaloitteet Pegasos-järjestelmään. Budjetti v. 2012: rintamaveteraanit 3,27 Me, apuvälineet 4,8 Me, lää-kinnällinen kuntoutus 2 Me. Työhön kuuluu myös pakolaisten ja paluumuuttajiensekä sotaveteraanien kulujen perimiseen valtiolta liittyvät tehtävät. Em. sihteeritneuvovat palvelujen piiriin kuuluvia asiakkaita, toimivat yhteistyössä eri palvelujentuottajien ja yksittäisten terapeuttien kanssa.

Osastonsihteeri (84)Osastonsihteerit työskentelevät vuodeosastojen, päivystyksen ja sisätautipoliklini-koiden vastaanoton sihteereinä. Asiakastyöhön liittyvätehtävissä tehtävät liittyvätvälittömään asiakastyöhön (kuten asiakkaiden ohjaus) sekä mm. potilasasiakirjojenja postin käsittelyyn, puhelinpalveluun, hoitolan rutiinitehtäviin, potilaiden sisään- jauloskirjaukseen sekä välinehuoltoon työpisteestä riippuen.

Kotihoidossa on 38 toimistopalveluvakanssia

Hallintotyö


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Toimistosihteeri (10)Kotihoidon päälliköiden ja ylilääkäreiden sihteeritehtävät, 1 tiiminvetäjä sekä kaksiosa-aikaista sihteeriä (vuonna 2012 jää toinen eläkkeelle 0,5 vakanssista).


Toimistosihteeri (28)Kotihoidon 28 toimistosihteeriä työstä 50 % on asiakastyön tukitoimia kotihoidonohjaajien apuna (esim. tilausten, maksusitoumusten ja palvelusetelien valmistelu,Pegasokseen liittyvien laskujen, asiakkaiden saunakuljetusten, tuki- ja ostopalvelu-jen tilastointi). Lisäksi työhön kuuluu postin käsittely, kokousjärjestelyt, työntekijöi-den (palvelussuhteen alussa ja lopussa) työvälineet, suojavaatteet, tietojärjestelmi-en pääkäyttäjätehtävät, käyttöoikeudet, opastus sekä työvuorojen toteuman tallen-nus.

Psykiatriassa on 51(52-1) toimistopalveluvakanssia

Hallintotyö

Toimistosihteeri (7)Toimistotasoisten yksiköiden ylilääkäreiden ja ylihoitajien sihteeritehtävät (psykiatri-an sairaalatoiminta 3 ja psykiatrian avohoitotoiminta 3),100 % hallinnollista työtä.Lisäksi avohoidossa on 1 toimistosihteeri, 100% Pegasos- vastuu pääkäyttäjänä.Toimistosihteeri (18-1) 17


Viiden (6-*1) toimistosihteerin tehtäviin kuuluu n. 40 % hallinnollista työtä em. tehtä-vien lisäksi. Osassa tehtävistä on Pegasos pääkäyttäjän tehtäviä.Yksi *) toimistosihteerin vakanssi muutetaan lähihoitajan vakanssiksi.


Psykiatrian poliklinikoiden toimistosihteerit (12) tekevät suoraa asiakaspalvelua:neuvontaa, ohjausta ja tiedottamista, ajanvarausta, lähetteiden käsittelyä, laskutus-ta.

Osastonsihteeri (27)Vuodeosastojen ja päivystyksen osastonsihteerin tehtävät.Asiakaspalvelutehtävissä tehtävät liittyvät välittömään asiakastyöhön (kuten poti-laan sisään- ja uloskirjaus, neuvonta ja ohjaus) sekä mm. potilasasiakirjojen ja pos-tin käsittelyyn, puhelinpalveluun, hoitoalan rutiinitehtäviin työpisteestä riippuen.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Suun terveydenhuollossa on 21 toimistopalveluvakanssia

Hallintotyö

Toimistosihteeri (2)Keskitetyn suun terveydenhuollon johdon sihteeritehtävät, 100 % hallintotyötä.


Vastaanottoavustaja (19)Asiakastyöhön liittyvät tehtävät hammashoitoloissa. Vastaanottoavustaja-nimikkeestä/tehtävästä ollaan kuitenkin luopumassa ja nimike muuttuu välinehuolta-jaksi tai hammashoitajaksi.

Terveysasemaosastolla on 32 toimistopalveluvakanssia

Hallintotyö

Toimistosihteeri (19)

15 toimistosihteeriä toimii 100 % hallinnon työssä. 12 toimistosihteeriä toimii neljäs-sä avosairaanhoidon tulosyksikössä (sijoituspaikkana keskustan terveysasemillaViiskulma, pohjoisen terveysasemilla Malmi, lännen terveysasemilla Laakso ja idänterveysasemilla Itäkeskus) johtavien ylilääkäreiden, ylilääkäreiden / apulaisylilääkä-reiden sekä ylihoitajien sihteeritehtävissä ja henkilöstöhallinnon päätösten valmiste-lutehtävissä.

Koulu- ja opiskeluterveydenhuollon 2 (Kivelä) toimistosihteeriä hoitavat yksikönpäällikön, 3:n ylihoitajan ja ylilääkärin sihteeritehtävät tulosyksikössään.

Lisäksi terveysasemaosaston johdossa työskentelee 1 toimistosihteeri hoitaen joh-tavan ylihoitajan sekä opetusterveyskeskustoiminnan ylilääkärin sihteeritehtäviä.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566


Neuvolatoiminnan ja terveydenedistämisen yksikössä toimii 4 toimistosihteeriä (2, 5työpanosta kohdistuu Vallilassa toimivien yksikön päällikön, ylilääkärin ja 5 ylihoita-jan sihteeritehtäviin, 1 toimistosihteerin työpanos foniatrian poliklinikalla on apu-laisylilääkärin ja johtavan puheterapeutin sihteeritehtävissä ja n. 60 % potilas-sanelujen purkutehtävissä).


Terveyskeskusavustaja (13)Asiakaspalvelutehtävissä tehtävät liittyvät välittömään asiakastyöhön (kuten asiak-kaiden ohjaus) sekä mm. potilasasiakirjojen ja postin käsittelyyn, puhelinpalveluun,hoitolan rutiinitehtäviin työpisteestä riippuen. Tehtävät muutetaan jatkossa hoidontarpeen arvioinnin ja työparimallin osaamisvaatimuksia vastaaviksi hoitoalan tehtä-viksi.

Vahtimestarit

Terveyskeskuksessa on 34 vahtimestarin vakanssia.

Hallinto- ja palvelukeskukseen kuuluvassa laitoshuollossa (lahu) on 28 ja keski-tetyssä toimistopalveluyksikössä 2 vahtimestarin vakanssia (yhteensä 30).Lahussatyöskentelevien tehtävät jakautuvat seuraavasti: asiakastyöhön liittyvä- ja neuvonta,postin jakelu 70 %, kulunvalvonta, avaimet, paloturvallisuusasiat 20 %, vainajiennäyttö ja luovutus 10 %.

Yhden lahun vahtimestarin erityistehtävänä on Timecon työajanajanseurantalait-teen pääkäyttäjänä toimiminen ja työaikamuutokset. koko terkessä ja sen lisäksimyös Kivelän sairaalassa. Vahtimestareiden työn kuvaus liitteissä (Liitteet 3 ja 3a).

Yhden lahun vahtimestarin erityistehtävänä Laakson sairaalassa on henkilöstökort-tien kuvaus ja kuvankäsittely, johon menee aikaa 25 % työajasta. Prosessikaavio japrosessin sanallinen kuvaus liitteessä (liite 4, Henkilöstökorttiselvitys 2010, liite 4a).

Ydintoimintojen osastoilla on 4 vahtimestarin vakanssia, joista yksi lakkautetaan1.6.2012

Psykiatrian avohoidon vahtimestarin vakanssi (1) vapautuu 1.6, jolloin se lakkaute-taan. Sen rahoitus käytetään poliklinikan henkilöstörakennemuutoksiin (käsityönoh-jaaja ja mielisairaanhoitaja muutetaan toimintaterapeuteiksi, jos heken lausunto onmyönteinen).


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Kaupunginsairaalan vahtimestarit (2) huolehtivat aikuisten terveyskeskuspäivys-tyksessä mm. potilaiden kuljetuksista, ohjauksesta ja neuvonnasta. Nykyisin tehtä-viin liittyy hoidollisia tehtäviä ilman hoidollista koulutusta. Tavoitteena on muuttaanämä vakanssit hoitotyön vakansseiksi.

Terveysasemaosastolla työskentelee Kallion terveysasemalla 1 vahtimestari teh-tävänään turvallisuudesta, potilaiden ohjauksesta ja neuvonnasta huolehtiminen.

Vahtimestaritoiminta vuonna 2010Vuonna 2010 vahtimestaritoiminnan oman toiminnan osuus oli 1,0 Me, josta ulosmyydään n. 0,4 Me (35 %). Lisäksi ostopalvelun osuus 1.24 Me.

Työllistetyistä vahtimestareista ei ole saatu varmaa tietoa, mutta todennäköisestiniitä ei terkessä ole.

Eläkeiän saavuttavat, avoimet ja määräaikaiset vakanssit terveyskeskuksessa

Vuosina 2012–2015 eläkeiän saavuttaa 0 hallintosihteeriä ja 34 toimistosihteeriä(luvussa myös muissa selvityksissä esitetyt). Asiakastyöhön liittyvätehtävissä eläke-iän saavuttaa 3 terveyskeskusavustajaa, 3 vastaanottoavustajaa ja 12 osastonsih-teeriä. Avoimia täyttämättömiä toimistosihteerin vakansseja terveyskeskuksessaon tekstinkäsittely 2, arkisto 1, kotihoito 1, terveysasemat 2 (rahoitus käytetty kunta-laisen käyttöliittymään ja vakanssijärjestelyyn, siirretään vakanssipankkiin), rinta-maveteraanien kuntoutus 2, yhteensä 8. Määräaikaisesti ilman vakanssia palkattuahenkilökuntaa ei ole. Vuosille 2012–2013 ei ole esitetty uusia vakansseja.

3. Ryhmän näkemyksiä jatkotyön pohjaksiRyhmällä ei ole ollut ajan puutteen vuoksi mahdollisuutta keskustella tästä yhdessä.

7.1 Sosiaalivirasto

7.2 Terveyskeskus

Nimikkeiksi ehdotetaan kolmea nimikettä:hallintosihteeri (virastopäällikön ja osastopäälliköiden sihteerit)toimistosihteeri (muut sihteerityötä tekevät)jaostovalmistelija (jaostoasioiden valmistelijat)

Hallintosihteerien tulisi toimia keskitetysti esim. tukipalveluyksikössä.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Toimistotasoiset sihteerit kussakin toimistossa, mutta jokaisella osastolla keskite-tysti. Tekstinkäsittelyn tulisi olla oma yksikkö.

Ahjo-käyttäjätuen tarve uudessa organisaatiossa. Toistaiseksi Ahjoa ovat käyttä-neet terkessä itsenäisesti tukihenkilöt (hallintosihteerit ja tietohallintoyksikön toimis-tosihteerit) ja jotkut yksittäiset valmistelijat. (entä sos.v?) Ahjotuen tarve on siisedelleen päivittäistä ja siten uudessa hallinnossa tulisi huomioida, että jokaisestaAhjoa käyttävästä yksiköstä löytyy myös käyttäjätukea.

Ahjo-tuki tarvitaan syksyksi 2012 sosiaali- ja terveysjaostolle.

Sujuvoittamisen tarvetta:

Sote-viraston virkamatkayhteyshenkilön nimeäminen siten, että tämän henkilön teh-tävänä voisi olla mm. virkamatkojen koordinointi ja virkamatkoja koskevan ohjeis-tuksen laadinta virastotasolla, KVTES:in määräysten tulkinta virkamatkojen osaltasekä tähän liittyen osastojen virkamatkayhteyshenkilöiden opastaminen ja tukemi-nen. Olisi eduksi, jos tämä nimettävä henkilö olisi myös M2-järjestelmän käyttäjä,jolloin järjestelmä olisi hänelle tuttu. Tähän tehtävään tulisi varata riittävästi aika-resurssia. Matkasuunnitelmien ja matkalaskujen laadinnassa on osastokohtaisiaerilaisia käytäntöjä, joita tulisi yhtenäistää. Virastojen välillä eroja saattaa olla vieläenemmän.

Laitoshuollossa toimivan vahtimestarin henkilökorttien valokuvaukseen liittyvä teh-tävä on selvitettävä.

Timecon työajanseurantalaitteen pääkäyttäjän tehtävät olleet yhdellä vahtimestarillaterkessä (myös sos.v??).

Jatkossa on pohdittava vahtimestaritoiminnan keskittäminen. Toiminta vaatii lä-hiesimiehen.

Muistiinpanoja 12.6.2012 kokous: Kaarina Valjus, Jaana Lunnela, Riitta Eklund, Markus Lat-vatalo.Päivi Lämsä ja Mika Ruuska läsnä vahtimestaritoiminnan käsittelyn ajan.


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Merkittiin raportti tulleeksi ja pidettiin hyvin laadittuna. Joitakin korjauksia tulossa (esim. tukityöl-listettyt)

Vahtimestaritoiminta- Vartiointi- Vahtimestaritoiminta- Vahtimestaritoiminnan liittyvät muut työt (esim. asiakasneuvonta ja merkinnät jopa ATJ-

järjestelmään)- TVA- Turvallisuuslaiteet yhdistettynä kulunvalvontaan/työajnseurantaan- Vartiointia tarvitsevien toimintojen sijoittaminen niin, että ei tarvita vartiointia sikin sokin

toimipisteissä- Perustettava ryhmä tätä selvittämään- lähtökohtana keskitetty malli, yhtenäiset toimintatavat ja ohjeistus

o terkellä paremmin linjattu, sosv:ssä ei linjauksiao Vahtimestarien/vartijatyön johtaminen ollut osittain hahmottumatono Turvallisuuspäällikkö tässä jatkotyössä tavitaano Yksi turvallisuuspäällikkötyöpanos koko sotessa on vähäinen vastaamaan kehittä-

misestä ja asiantuntemuksesta

Toimistopalvelut- Keskitytään 100% hallinnon toimistotyötä tekeviin- Sosv 87, Terke 74- Perusteet millä sihteeripalvelujen määrä jaetaan oltava- Hyöty: yhdenmukaisuus- Haitta: erilaiset työnkuvat/tarpeet osastoilla eli onko vähemmän joustava?- Toisaalta standardinomaisuus luo selvempiä ja sujuvampia toimintoja ja kouluttaminen

selkeämpää- Vertaistuki tärkeä- Viraston johdolla ja hallinnon osastojen johdolla keskitetyt sihteeripalvelut. Ydintoiminnan

osastoilla omat sihteerit- Kaikki 100 % sihteerityö keskitetty ja osastolle nimikoitu tietyt sihteerit

o syntyisi osastokohtaisesti ydintoiminnan osastoille useamman kymmenen sihteerin”tiimin”

- Sijoitus organisaatiorakenteessa: Talous- ja tukipalvelujen osasto > toimistopalvelujenyksikkö?

- Nimikkeiden yhdenmukaistaminen (Asta Enroosin viesti)o Toimistosihteerio Hallintosihteerio Toimistoesimies vain jos esimieso Johdon assistentti käytössä monenlaisessa toimenkuvassao Toimistohoitaja tai pelkkä sihteeri ei ole haluttu käyttää


20.6.2012



Alv.nroFI02012566

Henkilökorttikuvauksen ja Valviran lupakortin tekemisen yhdistäminen samaan pro-sessiin. Täälä hetkellä Valvira lupakortin tekeminen on ulkoistettu. HUOM! kaikkiuuden soten työntekijät tervitsevat uuden kortin.

Helsinki Developers | Helsinki Developers - Yhteenveto...

Documents

Transcript of Helsinki Developers | Helsinki Developers - Yhteenveto...