Handout 6.1

Trg pravde br.18 Brčko distrikt BiHtel/fax: +387 49 21 85 24

1. UPRAVLJANJE LJUDSKIM POTENCIJALIMA

1.1. UvodNajvažnija stvar koju možemo uraditi kako bi osigurali uspjeh svojoj organizaciji je zaposliti najbolje ljude koje možemo pronaći za obavljanje tog posla. To su zaposlenici koji će uvijek dati 100% sebe da dobro odrade povjerene zadatke...ne zato što žele da zadovolje nadređenog ili zadrže posao, nego zato što brinu o tome što rade i znaju koliko je njihov udio važan. Zamislite najgori intervju za posao koji možete zamisliti. Zakazan je u najgore moguće vrijeme, a pored toga ne možete naći mjesto koje ste dogovorili. Kad konačno stignete tamo nema nikoga da vas sačeka ili neke naznake kome se morate javiti. Kucate na jedna vrata, a tamo vas dočekuje neljubazno lice koje vam kaže da zadnji intervju još nije završen, te da morate sačekati. Ali u hodniku nemate gde sjesti niti bilo šta pogledati, pročitati. I vi čekate i čekate... da bi konačno 45 minuta nakon dogovorenog vremena ušli u natrpanu, vrelu, neprijatnu prostoriju i sjeli na neudobnu drvenu stolicu.Najčešće, razgovor za posao iz noćne more, rezultat je slabe ili nikakve pripreme organizacije koja nudi posao. I najčešće, takva organizacija neće nikad naći odgovarajuću osobu za posao, niti će osoba koja se i prihvati tog posla dobiti ikakvu podršku za obavljanje istog. Priprema za zapošljavanje i trening osoblja uključuje uspostavu jasnih smjernica koje će vam pomoći u svim fazama procesa, od kreiranja pozicije do podrške svakom članu osoblja u smislu kontinuiniranog profesionalnog razvoja svo vrijeme njihovog boravka u vašoj organizaciji. Ako pravilno uradimo pripremu i uspostavimo smjernice koje će postati dio načina na koji organizacija funkcioniše mnogo lakše ćemo zaposliti i zadržati prave ljude, te ispuniti ciljeve.

1.2. Zašto trebamo razviti smjernice za zapošljavanje, poslovnu orijentaciju i trening?

Zašto trebamo uspostaviti smjernice za zapošljavanje, poslovnu orijentaciju i trening osoblja? Razlozi zbog kojih je važno dobro promisliti šta i kako uraditi prije nego zaposlimo i obučimo osoblje.1. Način na koji zapošljavamo i obučavamo ljude formira njihov prvi utisak o organizaciji, te doprinosi njihovom osjećaju u narednom periodu i utiče na kvalitet izvođenja posla koji obavljaju.

Ovaj projekt se realizuje uz finansijsku Omladinski centar "VERMONT" podršku Evropske unije. Ep.N.Velimirovića br.9, Brčko distrikt BiH Sadržaj dokumenta je isključivo web: www.vermontbrcko.com odgovornost Omladinskog centra "VERMONT", e-mail:[email protected] i ne predstavlja stav Evropske unije. tel/fax:+387 49 21 85 24


2. Razvijanje smjernica će vam pomoći da razmislite o planovima i filozofiji vaše organizacije. Smjernice za zapošljavanje i obuku trebaju odraziti kakvu organizaciju želite u budućnosti.3. Jasan set smjernica koje treba slijediti čini proces zapošljvanja i obuke, koji su obično dugotrajni i komplikovani, mnogo jednostavnijim i manje stresnim za sve uključene u proces.4. Važno je da imamo jasne smjernice koje možemo uvijek pokazati donatorima, potencijalnim zaposlenicima, zajednici i sl. Razvoj smjernica ispunjava dvije svrhe: pokazuje da ste ozbiljna organizacija i da ste uradili svoju domaću zadaću; te vas štiti u slučaju optužbi za diskriminaciju ili sudskog spora koji može pokrenuti odbijeni kandidat.5. Život je pun iznenađenja, a nisu sva prijatna. Što se bolje pripremite, iskusićete manje iznenađenja i život vas i vaše organizacije biće lakši. Zapošljavanje i edukacija su dvije od lakših stvari u životu za koje se možemo spremiti.6. Najvažnije, dobre smjernice će nam pomoći da lakše nađemo i zaposlimo odgovarajuću osobu; dok će dobra poslovna orjentacija i stalna obuka pomoći toj osobi da svoj posao obavi najbolje što može, te da u njemu uživa.

1.3. Kako ćemo razviti smjernice za zapošljavanje?

Pri razvijanju bilo kakvih smjernica za jednu organizaciju, prvo pitanje koje se nameće je: ko će ih pripremiti? Odgovor treba odražavati način na koji organizacija vidi sebe, mada on takođe zavisi i od životnog vijeka organizacije. Hoće li korisnici usluga biti uključeni? Članovi upravnog odbora? Ili će smjernice biti djelo jedne osobe?U praksi, aktivnost kao što je razvoj smjernica obično nije djelo komisije ili nekog odbora. Najčešće jedna osoba preuzme zadatak pisanja prvog nacrta, a zatim drugi diskutuju i daju sugestije dok se ne pojavi verzija koja odgovara svima. Pravo pitanje je ustvari koga sve želimo uključiti u davanje sugestija.Mnogi vanjski faktori mogu uticati na razvoj smjernica. Ponekad donator, a naročito oni koji distribuiraju javna sredstva mogu diktirati uslove za zapošljavanje ili čak uslovljavati zapošljavanje određenih osoba, najčešće iz marginalizovanih grupa. Na sve ovo treba obratiti pažnju kad donosimo odluku. Kad odlučite ko će pristupiti izradi smjernica, ta grupa ili osoba treba razmotriti brojna pitanja.1. Kakvu vrstu ljudi želite da rade za vas? Možete imati brojne kriterije koji uključuju vještine kandidata, njihove lične kvalitete, posvećenost ili strast za onim što radite, i/ili njihove demografske karakteristike.



Trebate ozbiljno razmotriti da li je važnije da osoba kakvu tražite ima specifična znanja i iskustva ili je to određena vrsta osobe – ona koja će se dobro uklopiti u organizaciju ili koja će npr. biti dobro prihvaćena od ciljane populacije. Ponekad to može biti važnije od nivoa znanja koje se može naknadno uz rad povećati. Izbor nije uvijek lak, ali nam pomaže da znamo šta tražimo.2. Šta si možete priuštiti? Hoće li pozicija biti puno radno vrijeme ili dio radnog vremena?Hoće li osoblje imati kakve beneficije i da li će svi imati učešća u njima bez obzira koliko sati rade? Da li ste spremni platiti više kako bi dobili nekoga koga stvarno želite ili nekoga sa specifičnim znanjem i iskustvom.3. Kako će izgledati proces zapošljavanja? Razmotrite ko (ne pojedinačno, nego koji segmenti organizacije ili šire zajednice) će biti uključen i u kojem dijelu procesa. Ko će pregledati aplikacije, ko će obaviti intervjue i sl.? Ostala glavna pitanja pri zapošljavanju su :- Priprema opisa posla i kriterija za odabir. Ko će biti uključen u finalizaciju opisa posla i u donošenje odluke koji standardi će se koristiti za odabir najboljeg kandidata.- Format aplikacije i intervju. Kakav utisak želite ostaviti na kandidate i kako se to uklapa u način na koji organizacija vidi sebe.- Vremenski raspored do kada nekoga trebamo zaposliti i jesmo li ostavili dovoljno vremena da to uspješno odradimo (uvijek možemo ubrzati stvari, ali dugoročno, to može uticati na loš rezultat odabira).- Gdje pronaći odgovarajuće kandidate? Koju vrstu oglašavanja ćemo primjeniti i gdje?Šta sve trebamo uključiti u oglas za posao?- Sa koliko dobrih kandidata želimo razgovarati i kako ćemo odlučiti koga ćemo pozvati na razgovor? Ko će pročitati prijave? Koliko krugova selekcije želimo imati?Pri obje selekcije, čitanje aplikacija i biografija, te razgovor sa klijentima, veoma je važno imati jasne kriterije i procedure za odabiranje ili neodabiranje određenog kandidata. One mogu biti formalne kao što su dodjeljivanje bodova i sl., te neformalne zavisno od potreba organizacije, ali u svakom slučaju lake za objasniti, primjenljive na sve i svakako nediskriminatorske. Nezadovoljni kandidati mogu biti vrlo neprijatni, pa vas čak i tužiti ako osjete da su bili diskriminirani zbog svoga pola, godina, nacionalnosti i slično. Sve dok možete objasniti zašto ste napravili takav odabir, te potkrijepiti to sa standardima koje svi koriste da bi donijeli svoje odluke, možete se osjećati sigurno.- Koliko krugova razgovora želite imati? - Ko će ustvari odabrati i obavjestiti uspješnog kandidata? - Kako ćete obavjestiti druge kandidate kada nekog zaposlite?



- Hoće li novi zaposlenik potpisati ugovor ili neku vrstu sporazuma? Hoće li imati probni period? Ako hoće, koliko dugo će on trajati i na koji način ćete ga vi ili vaš novi zaposlenik, ukoliko ne bude zadovoljan, raskinuti?- Kako će proces zapošljavanja biti evaluiran i kako će nove ideje za poboljšanja biti uključene u postojeće smjernice?Kad vaše smjernice obuhvate sva ova pitanja, dobićete okvirni izgled procesa zapošljavanja u vašoj organizaciji.

1.4. Kako razviti smjernice za poslovnu orijetaciju i trening?

Uspješna organizacija treba obratiti pažnju na tri vrste edukacije: poslovna orijentacija namjenjena isključivo novim članovima tima kako bi im pomogla da se upoznaju sa radom i pravilima organizacije; ono što uobičajeno zovemo trening. Organizacija koja brine o kvalitetu svog osoblja će omogućiti ili pomoći članovima da dobiju pristup u sve tri vrste edukacije.

1. Poslovna orjentacija. Novi članovi osoblja, bez obzira na njihovo prijašnje iskusto i vještine, trebaju poslovnu orijetaciju prema svojoj poziciji, kao i prema samoj organizaciji - kako ona djeluje, ko su drugi članovi osoblja, kakvo ponašanje se očekuje i sl. Područja koja treba pokriti poslovnom orijentacijom uključuju:- Struktura i generalno funkcionisanje organizacije - koja pozicija pokriva koje područje, uloga upravnog odbora, ko nadgleda koga, komunikacijske kanale, organizacijske politike i procedure, svako specifično pravilo ili regulativu koja može uticati na zaposlenika ili slično.- Filozofija i misija organizacije. Kako oganizacija vidi svoju ulogu u lokalnoj zajednici i u okruženju? Šta u stvari želi postići?Proklamovani cilj organizacije ne mora uvijek biti njen konačni cilj. Pružanje preventivnih informacija o zdravlju ili usluge opismenjavanja odraslih npr.mogu biti samo korak prema jačanju političke sofistikacije i osnaženju određene grupe ljudi ili zajednice. - Strukturu i generalno funkcionisanje konkretne pozicije. Šta se tačno očekuje od zaposlenika, naročito one stvari koje se ne vežu uz očigledne zadatke koji idu uz taj naziv radnog mjesta? Koje su tačno beneficije koje idu uz tu poziciju? - Uloga nadgledanja. Kako i ko nadgleda njegov rad? Kada treba sa nekim provjeriti na koji način će nešto završiti, a kad može djelovati samostalno



Postoje najmanje dva načina na koja nadgledamo nečiji rad. Jedan sadrži supervizora kao „psa čuvara“ (dogwatch) koji osigurava da zaposlenik pravilno obavlja posao i slijedi pravila organizacije. Drugi pogled na superviziju posmatra je kao mentorski odnos usmjeren na poboljšanje performansi kroz konstruktivan dijalog, sugestije i diskusije situacija. Ovaj model najčešće se koristi u savjetovanju i psihologiji, a sve češće i u obrazovanju, medicini i drugim područjima. - Kolege sa kojima će novi zaposlenik raditi uključujući osoblje matične organizacije, osoblje iz drugih organizacija, te ljude u zajednici.- Dnevna rutina u radu organizacije, kao i prostor gdje će zaposlenik raditi - gdje se šta nalazi, koga za šta pitati, pravila za korištenje računara, kopira i druge kancelarijske opreme, ko odgovara na koji telefon, kad je pauza za ručak i kad je plata, gdje parkirati, kako koristiti zdravstvene i druge beneficije i sl. - Organizacijska kultura- kako se ljudi ophode jedni prema drugima i koja vrsta ponašanja na poslu se smatra normalnom.

2. Obuka. Bez obzira na prijašnje iskustvo svaki novi zaposlenik mora biti u mogućnosti upotrebiti svoje vještine na specifičan način kakav zahtjeva njegova nova pozicija i organizacija. Takođe, možda će morati naučiti nove vještine povezane sa onim što već zna, jer zahtjevi nove pozicije dijelom se razlikuju od onoga što je radio u prošlosti. Smjernice o treninzima u organizaciji moraju uzeti u obzir ono što je u ovoj organizaciji drugačije nego u drugima i što zaposlenik mora znati da bi uspješno obavljao posao. Mogu se pojaviti i druga pitanja koja treba razmotriti. Možda se prema korisnicima treba ophoditi na određeni način. 3. Profesionalni razvoj. Mnogi ljudi i organizacije vjeruju da obrazovanje nije stvar koju dobijemo, nego proces koji se kontinuirano odvija tokom cijelog života. Efikasne organizacije vjeruju da je edukacija jedan obrazovni proces koji traje kroz cijeli radni vijek. Što više zaposlenika dobije znanje o onome što je vezano za njihov posao i što više vještina steknu, to će njihov rad u organizaciji biti inovativniji i stručniji. Za posljedicu, takve organizacije ohrabruju svoje zaposlenike da nastave svoje obrazovanje daleko iznad osnova koje dobiju u organizaciji.Cilj u svim slučajevima je osigurati da svako u organizaciji konstantno uči, što stvara pretpostavke stalnog preispitivanja i poboljšanja organizacijskog djelovanja, što čini efikasnu organizaciju još boljom.U kreiranju smjernica za poslovnu orjentaciju, obuku i profesionalni razvoj treba razmotriti neka od sljedećih pitanja:



1. Ko će u praksi sprovesti edukaciju iz kojeg područja?2. Hoće li to biti interni trening (izveden od strane nekog od osoblja organizacije)?3. Postoje li druge mogućnosti (ljudi iz drugih organizacija, sa lokalnih

univerziteta, profesionalni treneri ili konsultanti)?4. Ako trening nije interni, ko će od nadređenih biti uključen? Ako je vanjski trening, može

li se uklopiti u neki od postojećih kurseva koje daju lokalne konsultantske kuće ili sl.?5. Kad će u toku zaposlenikovog mandata biti organizovana edukacija i koliko će trajati?

Kad će se organizovati obuka? Hoće li početi odmah ili ćete sačekati da osoba praktično otpočne sa poslom kako bi dobio početna iskustva na koja može nadograđivati znanje? Koliko će trening biti standardan za tu poziciju bez obzira na ranija iskustva zaposlenika, a koliko će biti skrojen prema pojedincu? Za koliko će trening završiti? Formalni trening između ostalog uključuje:- Direktne instrukcije u učionici ili u drugom okruženju, gdje predavač prenosi informacije i procedure kroz predavanja, slajdove ili neku drugu standardnu metodu.- Planirani obilazak prostorija, okruženja, drugih organizacija i sl.- Čitanje materijala o pravilima i procedurama.- Šegrtovanje: posmatranje ili rad sa jednim ili više iskusnih zaposlenika u toku početnog perioda.- Prisustvo na redovnim sastancima, seminarima, radionicama i sl.- Obrazovni kružoci (formalno učenje ili istraživanje grupe vršnjaka koji sami uspostavljaju svoju temu i zahtjeve.)- Direktna povratna informacija nadređenog.

Neke neformalne metode treninga:- Razgovori i neformalni sastanci sa direktorom, nadređenim, drugim osobljem, učesnicima, članovima zajednice, osobljem iz drugih organizacija i sl.- Učenje samim izvršavanjem poslova.- Vođenje ličnog dnevnika sa zapažanjima.- Posjete drugom osoblju i drugim organizacijama.Koje materijale treba pripremiti za trening?Određeni štampani materijal, bilo da je naručen ili smo ga sami pripremili, trebao bi uključivati priručnik za zaposlene ili brošuru (opis organizacije, filozofiju ispričanu kroz izjavu o misiji, politike i procedure, platne razrede, pravila o nediskriminaciji i sl.);



informacije o zajednici; informacije o inicijativi ili problemu kojim se organizacija bavi - statistike, demografiju, argumente i kontraargumente, ekonomske informacije; informacije koje je skupio prethodnik; te akademske ili druge materijale koji se bave problemom.

Kako i ko će odraditi evaluaciju treninga?Trenirani zaposlenik, trener i organizacija (najvjerovatnije predstavljena osobom koja je zaposlenikov nadređeni), svi oni su mogući evaluatori. Najvjerniju sliku dobićemo tražeći povratnu informaciju na sve tri strane.

6. Kako će evaluacija bitu upotrebljena?Evaluacija je beskorisna ukoliko ne obratimo pažnju na njene rezultate i iskoristimo ih na usavršavanje procesa treninga. Svaki set evaluacija može nam dati vrijedne informacije koje ćemo uklopiti u idući krug treninga.

Sadržaj:Zaposliti prave ljude i dobro ih obučiti su najbolje stvari koje možete napraviti kako bi osigurali efikasnost organizacije. Uspostava jasnih smjernica za zapošljavanje i trening je način na koji će te pomoći svojoj organizaciji da svakog puta dobije dobrog zaposlenika.

2. Priprema opisa posla i kriterija za odabir kandidata

2.1. Zašto je važno pažljivo pripremiti opis posla i kriterije za odabir kandidata prije nego oglasimo radno mjesto?

2.2. Priprema opisa posla

2.3. Razvoj kriterija za odabir uspješnih kandidata

Opis posla

Da li ste ikada imali posao gdje niko - barem ne vi - ne zna šta ustvari trebate raditi? Ako ste imali sreće vaš odgovor je negativan, ali razmislite kako bi teško bilo djelovati bez jasne ideje o



tome šta se od vas u stvari očekuje. Pokušavali bi na osnovu onoga što znate o vašem poslodavcu i onoga što vam je rečeno kad ste primljeni na posao. Opis posla:

Objašnjava u kratkim crtama šta je suština radnog mjesta Tačno navodi ko nadgleda to radno mjesto

Taksativno navodi sve zadatke koje je osoba dužna izvesti obavljajući posao, uključujući one koji ne asociraju nužno na naziv radnog mjesta.

Opis posla uspostavlja standarde na osnovu kojih zaposlenika ocjenjujemo, pohvaljujemo za izuzetan rad, pomažemo mu da popravi nedostatke ili – u najgorem slučaju - otpuštamo ga jer jednostavno ne radi svoj posao.

Kriterijum za odabir kandidata

Svaki opis poslova uzrokuje potrebu za osobom određenih karakteristika. Medicinska sestra, zidar, trgovac, advokat - od svih njih se očekuje da imaju obrazovanje, vještine, osobine i iskustvo koje im omogućava da obavljaju poslove na svom radnom mjestu.

2.1. Zašto je važno da pažljivo pripremimo opis posla i kriterije za odabir prije nego oglasimo radno mjesto?

Mnogo je razloga u prilog tome da su opis posla i kriteriji za odabir kandidata neophodni:

1. Oni definišu radno mjesto za organizaciju kao i za potencijalne kandidate. Ako postoje neke sumnje da li zaposlenik obavlja svoje poslove ili ukoliko se od zaposlenika traži da obavlja poslove koji nisu vezani uz njegovo radno mjesto, pozvaćemo se na opis posla kako bi razjasnili ovakve situacije. Opis posla takođe jasno definiše ko je krajnji odgovorni za izvršenje specifičnog zadatka. Ako neko ne obavlja svoj posao, opis posla može postati važan alat u poboljšanju izvođenja posla. 2. Oni daju potencijalnom kandidatu osjećaj, da li je po svom ličnom mišljenju odgovarajuća osoba za taj posao, te na osnovu toga kreiraju njegovu odluku da li će se prijaviti na to radno mjesto. Što jasnije prikažemo zahtjeve, obaveze i odgovornosti koje idu uz to radno mjesto i kakvu osobu tražimo, te to bolje predstavimo u našem oglasu za posao, manje vremena ćemo potrošiti čitajući prijave neodgovarajućih kandidata.



3. Sam čin izrade opisa poslova i kriterija za odabir pomaže vam da pojasnite svoja razmišljanja o radnom mjestu, o vrsti osobe kakvu želite, te o samoj organizaciji. Organizacije često moraju uključiti opise poslova u prijedloge novih projekata.4. Jasan opis poslova i kriterija za odabir pomoćiće nam da lakše pripremimo oglas za radno mjesto, te olakšati obavljanje razgovora sa kandidatima. Ako osobe koje u ime organizacije vrše razgovor sa kandidatima, imaju jasno razumjevanje zadataka na tom radnom mjestu, mnogo lakše će prosuditi da li je osoba sa kojom razgovaraju odgovarajuća za te poslove.5. Najvažnije, jasni opisi poslova i kriteriji za odabir osiguraće nam da lakše zaposlimo najbolju osobu na to radno mjesto. Ako znamo tačno kakvu osobu tražimo i imamo određenu sliku šta od nje očekujemo, mnogo lakše ćemo je prepoznati nego da se jednostavno nadamo da će naići neko dobar.

2.2. Priprema opisa poslova

Iako su opis poslova i kriteriji za odabir blisko povezani, bolje je prvo raditi na opisu poslova jer će nam on omogućiti da odlučimo koji bi kriteriji za odabir bili prikladni za to radno mjesto.

Tri su dijela zadatka na pripremi opisa posla:1. Odabir naziva radnog mjesta2. Taksativno navođenje specifičnih obaveza i odgovornosti koje se zahtjevaju za to radno mjesto.3. Izrada sažetog opisa radnog mjesta, uključujući šta se želi postići, zahtjevi koji nisu nabrojani u listi zadataka (broj radnih sati u sedmici i očekivani raspored, da li se zahtjeva rad vikendom ili u večernjim satima, putovanja i sl.), ko nadgleda radno mjesto i kome zaposlenik podnosi izvještaj. Odabir naziva radnog mjesta

Možda zvuči kao nebitno, ali u stvari naziv koji odaberete za radno mjesto važan je iz nekoliko razloga. Prvo služi da jasno definišemo poslove koje radno mjesto obuhvata, da bi bili jasniji kako za samog zaposlenika tako i za druge koji sa njim sarađuju. Odabir naziva takođe može uticati na poziciju koju će zaposlenik imati u zajednici. Direktor razvoja može imati veći uticaj u zajednici - po broju odgovorenih poziva, zakazanih sastanaka, učešća u različitim komitetima i odborima.



Kreiranje liste specifičnih dužnosti i odgovornosti

Dva su koraka u pripremi liste specifičnih dužnosti i odgovornosti na radnom mjestu. Prvo je definisanje osnovnih elemenata radnog mjesta (šta u stvari želimo da zaposlenik radi ili šta mora znati ili u čemu mora biti dobar kako bi kvalitetno obavio posao.). Drugi korak je identifikacija specifičnih aktivnosti - svih specifičnih aktivnosti - koje posao zahtjeva. Ako primjenimo to na naš hipotetički posao zdravstvenog pedagoga, pogledajmo kako bi izgledao proces kreiranja liste njegovih dužnosti i odgovornosti.

Osnovni elementi radnog mjesta.

Šta želimo da naš zaposlenik radi, zna i u čemu da bude dobar? Neke od ovih stvari su vještine povezane sa nazivom radnog mjesta koje je zaposlenik naučio kroz redovno obrazovanje i obuku ili kroz ranije iskustvo.Drugo su vještine koje zahtjeva radno mjesto, a koje nisu možda direktno povezane sa nazivom radnog mjesta. Neke od njih - lični stavovi i karakteristike - ne mogu se uopšte naučiti.Za zdravstvenog pedagoga specifične vještine naučene kroz obrazovni proces i obuku mogu biti:- Vještine predavanja i facilitacije, uključujući poznavanje odgovarajućeg nastavnog materijala za ciljanu populaciju.- Vještine savjetovanja.- Generalno poznavanje zdravstvenih problema u zajednici.- Poznavanje medicinskih i naučnih uzročnika i tretmana za određene zdravstvene probleme - AIDS, seksualno prenosive bolesti, tuberkulozu, korištenje narkotika, nedostatak roditeljske pažnje, različite vrste mentalnih bolesti, bolesti uzrokovane pušenjem i sl.- Poznavanje lokalnog jezika u područjima ciljane populacije, u našem slučaju neka to bude španski.

Vještine stečene iskustvom koje želimo da naš pedagog posjeduje mogu uključivati:- Razumjevanje zajednice u kojoj organizacija djeluje.- Razumjevanje ciljane populacije.



- Poznavanje načina na koji funkcioniše zdravstvo - zdravstveni fondovi, bolnice, domovi zdravlje, savjetovališta - i kako sa njima pregovarati.- Razumjevanje socijalnih uzročnika i potencijalnih rješenja određenih zdravstvenih problema.- Poznavanje mogućnosti i procedura za upućivanje na daljne tretmane.

I na kraju, tu su nespecifične vještine, osobine i sposobnosti, neke naučene i neke urođene, koje se zahtjevaju za ovaj posao:- Dobre administrativne i organizacijske vještine - popunjavanje obrazaca, arhiviranje, priprema izvještaja na vrijeme i sl.- Informatička pismenost.- Dobre pisane i verbalne komunikacijske vještine.- Samoprezentacija - poznavanje načina djelovanja, oblačenja i komunikacije sa različitim grupama.- Dobri međuljudski odnosi - sposobnost prilagođavanja i prihvatanja od strane ciljane populacije, zajednice i kolega; uspješno rješavanje konflikata; zadržavanje smisla za humor.

Specifične aktivnosti koje zahtjeva radno mjesto

Vrijeme je da nabrojimo šta će sve osoba na ovoj poziciji konkretno obavljati. Zapamtite da lista treba sadržavati apsolutno sve poslove, bez obzira da li se oni direktno odnose na naziv radnog mjesta ili ne. Za našeg zdravstvenog pedagoga lista može izgledati ovako:- Priprema i izvodi prezentacije na odgovarajućem jeziku (španskom) koristeći odgovarajuće materijale, a vezane za generalne i specifične probleme javnog zdravlja- uključujući (ali ne ograničavajući se na), HIV/AIDS, polno prenosive bolesti, korištenje narkotika, stres, nutricionizam, rak dojke i druge tipove kancera i tuberkulozu - namjenjene ciljnoj populaciji, različitim grupama u zajednici, rizičnoj populaciji, drugim profesionalcima i javnom mijenju.- Provodi posjete rizičnim grupama, naročito među ciljanom populacijom.- Savjetuje pojedince o zdravstvenim tretmanima i problemima korištenja narkotika, te priprema odgovarajuće uputnice za liječenje.- Nabavlja i distribuira pisane i/ili audio vizuelne informacije o problemima javnog zdravlja u sve kancelarije organizacije, druge agencije, poslovne saradnike i na druga vidljiva mjesta u zajednici.



- Formira, edukuje i nadgleda rad manjih grupa u ciljanoj populaciji osnovanih kao dio mjera za prevenciju i obrazovanje članova zajednice.- Svjedoči na javnim i sudskim saslušanjima o zdravstvenim problemima u zajednici i drugim vezanim pitanjima.- Organizuje godišnji Sajam zdravlja u junu.- Uspostavlja i održava kontakte sa lokalnom zdravstvenom zajednicom i drugim zdravstvenim osobljem.- Sastaje se redovno sa drugim osobljem u organizaciji u cilju razvoja strategija za pružanje usluga zajednici.- Troši najmanje pedeset sati godišnje na aktivnosti u cilju profesionalnog razvoja.- Održava ažurnom bazu podataka o kontaktima i prezentacijama, uključujući broj sati sedmično utrošen na sastanke.- Završava sve dokumente i izvještaje koje zahtjeva pozicija.- Učestvuje na sedmičnim sastancima zaposlenika.- Učestvuje na dvomjesečnim supervizorskim sastancima sa programskim direktorom.- Član je upravnog odbora komiteta za javno zdravstvo i u potpunosti je uključen u njegov rad i sastanke.- Dva sata sedmično odgovara na telefonske pozive u kancelariji.- Obavlja sve druge dužnosti zahtjevane od strane izvršnog direktora.

Pisanje sažetka opisa posla

Kada smo odabrali naziv radnog mjesta i kompletirali listu aktivnosti i odgovornosti koje idu uz njega, vrijeme je da se dotaknemo sažetka opisa posla. To je u dvije tri rečenice izložen opis posla i njegova svrha, kao i druge glavne odgovornosti koje obuhvata.

Opis posla je završen, ali i dalje moramo sami sebi postaviti neka važna pitanja:

- Da li opis posla ima smisla? Da li sve aktivnosti na ovoj poziciji idu zajedno?- Da li opisuje posao koji može dobro uraditi jedna osoba u vremenskom okviru koji joj je dat (da li imamo nerazumna očekivanja)?- Da li organizacija ima resurse da podrži radno mjesto (vrijeme drugih zaposlenika, dovoljno finansija da isplati platu i sve drugo, materijala, prostora i sl.)?- Je li raspored razuman?



- Da li je supervizor za ovu poziciju odabran logično i u skladu sa načinom na koji organizacija djeluje, a ne iz pristojnosti ili da odgovori nečijem egu?- Da li supervizor ima dovoljno vremena i znanja da nadgleda ovu poziciju?- Da li će pozicija zadovoljiti ono zbog čega je organizacija nastala?Ako možete komotno odgovoriti sa „da“ na sva navedena pitanja, obavili ste divan posao.

2.3. Izrada kriterija za odabir kandidata

Kriterije za odabir kandidata ćemo podijeliti na četiri poglavlja: (a) obrazovanje i druga stručna znanja;(b) specifična znanja i vještine koje zahtjeva radno mjesto;(c) specifična znanja i vještine koje ne zahtjeva radno mjesto; i(d) lične kvalitete.

Kvalifikacije su titule i formalno obrazovanje koje ste naveli kao poželjno ili zahtjevano za svakoga koga će te zaposliti na radno mjesto. Važno je analizirati i razumjeti koji su vaši nepisani kriteriji, jednako kao i pisani, tako da možete jasnije razumjeti zašto zapošljavate nekoga koga zapošljavate, kada dođete u situaciju da branite svoj izbor, kako bi izbjegli bilo kakav sudski spor.

Kvalifikacije možemo opisati na dva načina: specifični, sa što je moguće više podataka, jer znate tačno šta osoba koja vam treba mora raditi na svom poslu; ili nespecifični, odnosno biti što je više moguće uopšten, nadajući se da će vaš oglas privući nekoga ko možda i ne izgleda onako kako ste ga zamišljali na osnovu dokumentacije, ali koji će biti pravi izbor kad jednom zasjedne na poziciju. I jedan i drugi pristup imaju i prednosti i nedostatke.Kvalifikacije mogu biti „zahtjevane“ ili „poželjne“.

Obrazovanje i druge formalne diplome

Koliko je važno formalno obrazovanje za obavljanje dužnosti navedenih u opisu posla za radno mjesto? Za neke pozicije ovo pitanje ima očigledan odgovor: ako tražite doktora ili sestru ili advokata, oni ne samo da će morati imati odgovarajuću stručnu spremu nego i položen stručni ispit kako bi uopšte mogli obavljati posao. Naš zdravstveni pedagog vjerovatno mora imati zvanje u obrazovanju, savjetovanju, javnom zdravstvu, socijalnom radu ili nečemu sličnom. Zbog čega? Od njega ćemo tražiti da



svjedoči pred sudom, da se poveže sa kolegama u zajednici, da organizuje stručne prezentacije. Možda mu zvanje neće biti potrebno da bi ove stvari dobro obavljao, ali mu definitivno treba zbog kredibiliteta u ovim i sličnim situacijama. Zapošljavanje osobe bez odgovarajućeg formalnog obrazovanja iz tog područja, dovelo bi do toga da osoba dođe na loš glas u zajednici, te da ne bude u stanju obavljati redovne zadatke zbog eventualnog otpora drugih kolega u zajednici sa odgovarajućim obrazovanjem, ili čak nanese štetu organizaciji u određenim situacijama.

Specifična znanja i vještine potrebne za posao

Postoje znanja i vještine direktno vezane za izvođenje posla na koji nekoga zapošljavate. Doktor treba znati mnogo o različitim vrstama bolesti i medicinskim simptomima, anatomiju, psihologiju, farmakologiju i sl., kao i biti u stanju obraditi ranu, izmjeriti krvni pritisak, te dati inekciju kako bi tretirao pacijenta. Ako ste dobro obavili prethodni posao, imate opis poslova koji će vam jasno reći, koja znanja i vještine osoba koju zapošljavate mora imati. Pogledajmo ponovo našeg zdravstvenog pedagoga i odredimo koja specifična znanja i vještine mora imati da bi obavljao posao.Prema listi dužnosti i odgovornosti koju smo napravili za ovo radno mjesto, većinu vremena odnosi učenje i savjetovanje vezano za zdravstvena pitanja. Koje od kriterija ćemo zahtjevati, koje ćemo označiti kao poželjne, a koje ignorisati? Na žalost, obično moramo uvidjeti razliku između „idealnog“ i „stvarnog“. Pitanje koje trebate riješiti je šta vam je ustvari najvažnije. Ako osoba koju želite zaposliti u zdravstvu nema iskustvo iz te oblasti, da li ste je, možda zbog njenih ličnih kvaliteta, izuzetnih vještina predavanja koje unosi u posao, spremni naučiti znanjima iz te oblasti? To zavisi od percepcije vaše organizacije i vašeg uvjerenja šta se može naučiti u relativno kratkom periodu i šta smatrate kao najvažnije za ovu osobu da postigne.

Kao što je doktoru potrebna tablica množenja, svima su potrebna znanja i vještine koja nisu usko vezana uz njihovo radno mjesto, ali je bez njih nemoguće uraditi posao.

Neki primjeri uključuju:- Poznavanje ciljane zajednice ili sličnih zajednica.- Iskustvo u sličnim poslovima.- Poznavanje određenog jezika.



- Poznavanje određenih sistema i načina na koji im se pristupa – državna birokracija, privatne fondacije, javno zdravstvo, javne škole.- Odlične vještine pisanja i/ili javnog govora.- Razumjevanje određene filozofije koju organizacija slijedi.- Poznavanje javnih medija.- Poznavanje rada na računaru ili drugih tehnologija ili određenog softvera.- Organizacijske vještine.

Kvalifikacije našeg zdravstvenog pedagoga bi uključivale inicijativu – naročito ako se od njega očekuje da započne program od ničega – kao i sposobnost saradnje sa drugim ljudima. U ovoj kategoriji kriterija najviše dolaze na vidjelo nepisani standardi. Sama ličnost kandidata u mnogome učestvuje u odluci da li ćemo ga zaposliti ili ne, čak i ako to nismo direktno naveli. (Npr. način na koji se oblači može biti važan ljudima sa kojima će raditi.) Ako je smisao za humor neophodan, recite to.Koja su stvarna opredjeljenja organizacije?- Da li organizacija više vrednuje određene lične kvalitete nego znanje i/ili iskustvo?- Da li vrednuje određena iskustva više nego druga?- Da li pretpostavlja da jedna vrsta znanja – razumjevanje i liječenje određenih bolesti npr. - može lakše biti naučena nego druga – npr. razumjevanje zajednica sa niskim prihodima?

- Da li osjeća obavezu zapošljavanja ljudi sa određenim nesposobnostima ili uopšteno različitostima?

Kriteriji za odabir obavezno moraju:- Biti izvodljivi: nemojte sa mnogo ograničenja sužavati broj ljudi koji će se prijaviti niti biti previše otvoreni da ne možete procjeniti kandidate.- U skladu sa svim zakonima kojima podliježete.- Izgledati kao profil osobe koja bi obavila odličan posao na toj poziciji i sa kojom želite sarađivati.

Sadržaj:Pažljivo i jasno pripremljeni opis posla i odabir kriterija za selekciju – kako pisanih tako i nepisanih – su važni elementi u procesu zapošljavanja naročito za tek otvorenu poziciju.



3. Oglašavanje slobodnog radnog mjesta

3.1. Zašto je oglašavanje važno?

3.2. Šta treba razmotriti prilikom pisanja oglasa?

3.3. Koje su različite forme oglašavanja radnog mjesta?

3.4. Kako postaviti oglas za posao koji će privući odgovarajuće kandidate?

3.1. Zašto je oglašavanje važno?

Kako prelazite po kolonama nailazite na različite oglase na koje bi možda mogli odgovoriti.1. Oglas za radno mjesto je često prvi utisak koji potencijalni zaposlenik dobija o vašoj organizaciji. Tamo negdje nalazi se savršena osoba za vaš posao i vaš oglas mora joj prodati organizaciju. Ako je vaš oglas zbrljan, nejasan i neorganizovan, potencijalni kandidati će misliti da je i vaša organizacija takva. Ako je oglas specifičan, precizan i uključuje sve informacije koje bi aplikanti željeli znati, njihov dojam o vašoj organizaciji će biti pozitivan.2. Oglašavanje koje je pažljivo napisano i distribuirano pomoći će nam da privučemo osobe kakve želimo da se prijave i obeshrabrimo one za koje ne želimo da se jave. 3. Oglašavanje ima pravne implikacije za mnoge organizacije naročito one koje se finansiraju iz javnih sredstava. Mnoge javne agencije, a sve više i privatne, zahtjevaju korištenje određenog riječnika ili propisuju određene karakteristike koje vrijede za svako radno mjesto koje se finansira njihovim sredstvima. 4. Kako bi se prijavio za posao savršeni zaposlenik mora čuti za njega. Gdje i kada oglašavamo naše radno mjesto, bez obzira da li taj oglas plaćamo ili ne, može imati veliki uticaj na to da li ćemo pronaći odgovarajuću osobu za taj posao.



3.2. Šta treba uzeti u obzir prilikom oglašavanja?

1. Troškovi. Koliko možemo potrošiti na plaćeno oglašavanje u novinama, na TV-u, radiu ili u stručnim magazinima? Ili gledajući iz druge perspektive, koliko nam je važna ova pozicija i koliko smo spremni potrošiti da bi dobili odgovarajuću osobu? To koliko smo spremni potrošiti će uticati na:- koliko dugačak (u riječima) i koliko velik (u veličini stranice ili po vrsti) će biti našoglas- koliko dana ili sedmica ćemo ga oglašavati- gdje ćemo ga prikazivati. TV je najskuplji medij, zatim radio, te na kraju novine, kao najmanje skup medij u ovoj velikoj trojci. Isto tako novine sa velikom nakladom su mnogo skuplje nego lokalni oglasnici.

Za većinu lokalnih organizacija plaćeno oglašavanje je limitirano na novine jer su drugi mediji u principu puno skuplji, a stručni magazini obično ne dopiru do odgovarajuće grupacije ljudi. Veoma rijetko neke radio ili TV stanice oglase radno mjesto u lokalnim organizacijama kao dio priloga o toj organizaciji, što je onda besplatno. Internet je iznenada postao mjesto gdje ljudi sve više traže informacije o slobodnim radnim mjestima. 2. Osim ograničenja uzrokovanih troškovima, šta nam je još važno? Dužina ili veličina oglasa, vrijeme za koje će se oglašavati, medij ili tržište na kojem će se pojaviti? Kada odlučite koji od ovih faktora vam je najvažniji drugi će sami doći na svoje mjesto.

3. Da li neke informacije ili tačno određeni nazivi moraju biti uključeni u oglas, bilo zbogzakonskih propisa ili zahtjeva određenog donatora? Ako donator primjenjuje, da li zbog zakona ili svojih vlastitih standarda, određene procedure pri zapošljavanju, te procedure će se svakako odnositi i na vas. Mnogi donatori npr. zahtijevaju da na oglasu bude istaknuto „manjine i žene se posebno stimulišu da apliciraju na ovo radno mjesto“.

4. Zapamtite da morate poštovati svoje zahtjeve ili barem one koje ste u mogućnosti zadovoljiti. Ukoliko tražite fakultetsko obrazovanje, a niko od prijavljenih isto ne posjeduje, slobodni ste odabrati prema drugim zahtjevima. Ali ako odaberete da zaposlite nekoga ko na papiru sasvim jasno ima manje kvalifikacije od zahtjevanih u odnosu na drugog kandidata, morate imati jasno obrazloženje zbog čega ste odabrali osobu manjih kvalifikacija. To obrazloženje mora sadržavati kriterije i standarde koje ste primjenili prema svim prijavljenim kandidatima.



3.3. Koje su različite forme oglašavanja radnog mjesta?

Šta obavezno mora biti uključeno u svaki oglas koji pišete? To zavisi od oglasa do oglasa, od medija do medija i od organizacije do organizacije. Obično uključuje većinu od sljedećeg, često samo sa jednom ili dvije riječi za svaku stavku:- primamljiv naziv ili naslov- kratak opis, često samo u dvije-tri riječi („Zdravstveni pedagog“), opis poslova može biti od pomoći- osnovne kvalifikacije- puno ili parcijalno radno vrijeme- lokaciju na kojoj se posao obavlja- datum početka- tačnu platu i beneficije ili fraze kao što su „stimulativna primanja“- kako se prijaviti i rok za prijave

Druge stvari koje želite uključiti u oglas zavise od toga koga želite privući da se prijavi. Npr. indicijama o fokusu i filozofiji organizacije možemo naznačiti kakva smo organizacija, te na osnovu toga potencijalni aplikant može odlučiti želi li da radi sa nama ili ne.

Ako oglasom možete jasno predstaviti stvarni karakter vaše organizacije veće su šanse da privučete ljude kojima je vaš pristup blizak. Takođe je dobro biti jasan, koliko se može s obzirom na limitirajući prostor, o čemu se konkretno radi i kako taj posao treba da izgleda, kako bi aplikanti znali u šta se upuštaju. Na ovaj način sačuvaćemo i njihovo i naše vrijeme. Pažljivim odabirom riječi u oglasu dugoročno će nam se isplatiti uloženi trud.Veoma često dokumentacija za prijavu uključuje propratno pismo (ponekad detaljne kvalifikacije ili nešto slično), najnoviju biografiju i imena tri osobe koje mogu posvjedočiti navode iz biografije (reference).

Popratno pismo daće nam osjećaj koliko kandidat dobro piše i koliko pažnje je posvetio pripremi svoje prijave. Biografija će nam reći šta je do sada radio i koliko dugo. Reference ćemo koristiti - ili prije ili tokom ozbiljnijeg razmatranja prijave za posao – kako



bi provjerili njegovo iskustvo, te performanse i saradnju sa kolegama na prošlim poslovima.

Većina novina oglase za posao naplaćuje po liniji ili po centimetru teksta, prostoru koji ima širinu kolone teksta i dužinu jedan centimetar. Broj slova u liniji ili centimetru teksta je različit u različitim novinama što lako možemo provjeriti kontaktirajući izdavača. Što više skraćenica upotrebimo oglas će biti kraći i manje će koštati, ali kakav će se dojam steći možda „neozbiljno“. Pisanje oglasa za radio i TV oglašavanje imaju svoje izazove jer je dužina oglasa ograničena (30 sec ili manje).

3.4. Kako postaviti oglas za posao koji će privući odgovarajuće kandidate?

Posao možemo oglasiti radeći upravo to – platiti izlazak oglasa u novinama ili drugom mediju – ili možemo koristiti druge često besplatne načine distribucije informacija. Neki od mogućih načina slanja informacija potencijalnim kandidatima su:

- Novine, regionalne ili lokalne.- Lokalni mediji (radio i TV).- Pisma drugim agencijama i lokalnim zavodima za zapošljavanje sa molbom da objave informaciju o slobodnom radnom mjestu. Ovakva pisma mogu sadržavati ne samo oglas nego i puni opis posla te druge informacije o radnom mjestu. (Ovo se može primjeniti i na druge besplatne načine oglašavanja).- Interno oglašavanje.- Oglašavanje na vlastitom web sajtu i web sajtovima drugih organizacija, te na većim internet oglašivačima poslova kao što su www.posao.ba, www.boljiposao.net ili na stručnim sajtovima koji se bave problematikom kao i naša organizacija (www.ngo.ba).- Direktni pozivi za prijavu – poštom, e-mailom, telefonom ili lično – osobama za koje mislimo da bi bili dobri kandidati.- Usmeni prenos preko ljudi koji bi mogli znati odgovarajuće kandidate.- Slanjem elektronske poruke na kućnu majling listu.- Novine ili bilteni koje izdaje naša ili druge organizacije.- Konferencije ili drugi sastanci ljudi iz sličnih organizacija.- Oglašavanje u lokalnoj zajednici.- Sajmovi zapošljavanja.



4. Razgovor za posao

4.1. Kako se pripremiti za razgovor za posao?

4.2. Kako izvesti razgovor za posao?

4.3. Šta radimo nakon razgovora za posao?

Zainteresovani ste za posao u zajednici i odlučili ste poslati aplikaciju na dva oglasa koja ste vidjeli u lokalnim novinama. Prijavili ste se u Omladinske prilike, koje nude posao „trenera omladine u zajednici u organizaciji otvorenoj za saradnju i posvećenoj socijalnoj pravdi“; i Centru za socijalni rad koji nudi dobru platu za „posao licenciranog socijalnog radnika koji će upravljati kontaktima sa klijentima“. Obje organizacije su vas pozvale na razgovor za posao.Razgovor u Omladinskim prilikama. Došli ste nekoliko minuta ranije u prostorije organizacije i ušli u kancelariju punu nepravilno razmještenog namještaja sa nekoliko adolescenata uključenih u duboku diskusiju. Nekoliko njih ustaje kad vi ulazite i pozdravlja vas, te jedan odlazi reći odboru za razgovor da ste stigli. Svi razgovaraju sa vama i pitaju vas različita pitanja, a uskoro vas pozivaju u prostoriju za razgovor. Odbor za intervju – četiri ležerno obučene osobe, dva muškarca i dvije žene od kojih je jedno evidentno korisnik programa – predstavlja se i nudi vas da sjednete u krug udobnih stolica. Razgovor počinje sa ponudom kafe ili hladnog pića. Ljudi u odboru objašnjavaju koja je njihova uloga u organizaciji i raspituju se o vama. Nekoliko minuta vodite ugodan razgovor, a onda vam članovi odbora pričaju o radnom mjestu. Odbor postavlja neka pitanja u vezi vašeg iskustva i vašeg interesa za posao, o tome šta bi radili ako bi dobili posao, te o vašem pogledu na okruženje. Vi pitate o plati i beneficijama, datumu početka i o tome kako se oni osjećaju u organizaciji. To je živ i opuštajući razgovor i čini vam se kao da je sat vremena jednostavno proletio. Odlazite osjećajući se kao da ste upravo bili na kafi sa prijateljima. Shvatate da su sva vaša pitanja odgovorena i da ste imali dobru šansu da pokažete zašto bi bili dobri za taj posao. Razgovor u Centru za socijalni rad. Došli ste nekoliko minuta ranije. Prostorije su lijepo opremljene u prirodnom drvetu; recepcionerka vam daje formular koji trebate ispuniti pokazujući



vam stolicu na koju da sjednete i vraća se nazad za računar. Nakon dugog čekanja recepcionerkin telefon zvoni i ona uzima vaš formular i upućuje vas u stražnju kancelariju gdje susrećete direktora i pomoćnika direktora, obojicu u odijelima, koji će razgovarati sa vama. Oni sjede iza stola, a vi sjedate ispred njih. Dok sjedate obojica počinju sa pitanjima o vašem prethodnom iskustvu, o tome zašto ste napustili prethodne poslove koje ste naveli, te o tome kako bi se ponašali u specifičnim situacijama. Vaš nivo stresa uskoro probija plafon. Eventualno, pitaju vas ukoliko imate vi šta pitati. Pitate o specifičnostima radnog mjesta i o organizaciji, ali vas nakon nekoliko sekundi prekidaju jer se moraju pripremiti za sljedeći razgovor. Ispraćaju vas dok vam je glava puna konfuznih informacija, a većina vaših pitanja neodgovorena.

Oglašavanje mnogi su razlozi zbog kojih razgovor za posao treba pažljivo razmotriti.

1. Razgovor će biti za većinu kandidata prvo suočavanje sa organizacijom. Koju vrstu impresije želite postići? Šta želite prikazati o tome ko ste vi kao organizacija – vašu kulturu, vaše vrijednosti i sl.2. Razgovor obično uspostavi tonalitet kakav će posao imati. Većina ljudi pretpostavlja da će način na koji su tretirani na razgovoru biti način na koji će ih se tretirati kaozaposlenike...i obično su u pravu.3. Oblik razgovora će imati veliko značenje u tome šta će te ustvari saznati o kandidatima, te tako ostvariti ogroman uticaj na to da li će te pronaći odgovarajuću osobu za radno mjesto. Dobra priprema za razgovor i njegovo osmišljavanje će povećati vaše šanse dobijanja potrebnih informacija kako bi napravili odgovarajući odabir.

4.1. Kako pripremiti razgovor za posao?

Iznijećemo neke osnovne pretpostavke o tome kako bi se razgovor za posao trebao odvijati.

1. Iste osobe bi trebale pregledati svaku prijavu (svi članovi odbora za zapošljavanje trebaju pročitati sve prijave), izvesti razgovore i donijeti odluku o zapošljavanju.2. Svi članovi odbora moraju biti prisutni na svim razgovorima ukoliko žele učestvovati u donošenju odluke o zapošlajvanju.3. Svi razgovori moraju se odvijati licem u lice. Ako to iz opravdanih razloga nije moguće onda barem jedan intervju sa kandidatom treba izvesti na taj način.



Odabir članova odbora za zapošljavanje

Prvo pitanje koje moramo riješiti na samom početku procesa zapošljavanja je ko će pregledati prispjele prijave, obaviti razgovore i donijeti odluku koga zaposliti. Iako u manjim organizacijama obično pojedinac ima odgovornost o zapošljavanju i otpuštanju, ipak je dobro učiniti to grupnim naporom iz nekoliko razloga:

- Grupa će nam dati brojne poglede na kandidate, naročito ako su u grupu uključeni članovi zajednice i/ili korisnici programa.- Grupa može značajno smanjiti mogućnost pojedinačnog davanja prednosti ili predrasuda o nekome tokom procesa zapošljavanja.- Grupa čini razgovor za posao življim jer može dovesti do raznolikosti pitanja i interesa.- Grupa će bolje reflektovati sve ljude uključene u lokalnu organizaciju.- Ako ste demografski raznolika organizacija grupni razgovor je apsolutno neophodan kako bi to pokazali kandidatima.

Pitanje kojim se treba pozabaviti je da li svako u grupi ima jednak glas, odnosno da li će direktor ili neko drugi imati glasniji stav ili finalnu riječ u procesu zapošljavanja. To bi trebalo zavisiti od dvije stvari: vrijednosti i filozofije organizacije; i da li jedna osoba ima u svom opisu posla kao jedinstvenu odgovornost zapošljavanje novog osoblja.

Odabir kandidata za razgovor

Materijali koje kandidati šalju kao odgovor na vaš oglas je jedino što će te koristiti u odabiru koga pozvati na razgovor. To znači da će odbor za zapošljavanje morati proći kroz sve prijave i donijeti neke odluke. Kako će te to uraditi?Mnogo je umjetnosti i intuicije uključeno u čitanje prijava. Morate naučiti čitati između redova: koji je razlog za trogodišnju rupu u biografiji? Zašto nema navedenog posla dužeg od godinu dana? Dva su načina na koja bodujemo ili rangiramo aplikacije: formalni i neformalni. Ako koristimo formalni pristup treba nam nešto kao bodovna lista za svaku kategoriju koju smo zahtjevali ili smatrali poželjnom u našem oglasu. Prijave uopšte ne razmatramo ako im nedostaje nešto što



smo u oglasu označili kao zahtjevane kvalifikacije (stručna sprema, broj godina iskustva i sl.). Kandidati dobijaju određeni broj bodova za svaki kriterij koji ispunjavaju (što su bolje njihove kvalifikacije dobijaju više bodova). Možete dodati bodove i za stvari kao što su život u ciljanoj zajednici, određena vrsta ili nivo ličnog ili radnog iskustva i sl.

Ako se kandidati formalno boduju onda:

1. Bodovi se sabiraju i kandidati za razgovor se odabiru počevši sa onim sa najviše bodova pa sve do broja kandidata sa koliko ste odlučili obaviti razgovor, ili2. Bodovi se koriste samo kao početna tačka, a kandidati za razgovor se odabiru putem diskusije. Ako se kandidati odabiru neformalnim izborom jednostavno ih odaberemo kroz diskusiju, ali bez bodovnog sistema kao vodiča. U stvarnosti, ako ih formalno bodujete većina članova odbora će prilagoditi svoje bodove tako da kandidati koje favoriziraju dobiju najviše bodova. Druge odluke koje treba donijeti:

1. Sa koliko ljudi će te obaviti razgovor? Koliko vremena trebate odvojiti za taj proces? Većina organizacija procjeni da bi razgovarala sa pet do šest kandidata, a onda zavisno od kvaliteta prijavljenih kandidata taj broj poveća ili smanji.2. Koliko krugova razgovora planirate imati? Da li će te imati drugi krug sa dva ili tri najbolja kandidata ili čak treći krug razgovora? To zavisi od inicijalnog broja kandidata, od značaja radnog mjesta (vjerovatno će te biti mnogo izbirljiviji kada birate izvršnog direktora nego kada birate osobu za unošenje podataka u bazu), o tome da li se dvoumite između dva ili više kandidata, te o tome da li smatrate da ste na prvom razgovoru dobili dovoljno kvalitetnih informacija. 3. Koliko će trajati svaki pojedinačni razgovor? Ako postavljate pitanja i dajete informacije trebaće vam od 45 min do 1 sat. Ako obavljate razgovor za ključnu poziciju ili tražite od kandidata da obave neki zadatak, trebaće vam više vremena. 4. Koja pitanja će te postaviti svim kandidatima? Kako bi lakše upoređivali kandidate pripremite listu od 4-7 pitanja koja će te pitati svakog kandidata. (Naravno da možete pitati i druga pitanja skrojena prema pojedinačnom kandidatu, a vezana za njegovo prethodno iskustvo, njegove odgovore na pitanja, tok razgovora i sl.) Korisno je postaviti mješavinu formalnih pitanja (šta mislite kako možete pridonijeti ovom radnom mjestu?) i neformalnih pitanja kojima želimo nagovoriti kandidata da priča o sebi i svojoj filozofiji, te razlozima prijave na radno mjesto (šta vas je uputilo u ovo područje i ovakvu vrstu posla?).



5. Koja pitanja ne treba pitati? Sve što može biti smatrano diskriminacijom, kao što je etničko porijeklo, da li žena planira da ima djecu, kako se kandidat nosi sa invaliditetom je nedozvoljeno osim ako odgovor nije direktno vezan za izvođenje posla. (U svakom slučaju žena ima pravo da o svom planu rođenja djeteta ne raspravlja bez obzira na prirodu posla.)

6. Kako ćemo zakazati razgovore? Ovo često može biti najteži dio procesa zbog potrebe koordiniranja rasporeda velikog broja ljudi, od kojih svi imaju druge obaveze.

4.2. Kako izvodimo razgovor za posao?

Razgovor za posao ima dva razloga. Prvi je, naravno, da dobijemo priliku susresti kandidata i saznati informacije iz prve ruke. Drugi razlog je da damo kandidatu šansu da razumije i formira mišljenje o našoj organizaciji. Zato, kad planiramo razgovor moramo misliti o oba razloga.

1. Kako ćemo dobiti najbolju sliku o svakom kandidatu?2. Koji dojam organizaciji želimo ostaviti na one sa kojima smo razgovarali?

Stvaranje atmosfere

Kreiranje udobne situacoije uključuje razmišljanje o fizičkom i socijalnom okruženju tokom razgovora. Već smo naglasili da broj osoba sa kojima razgovaramo ograničimo na oko četiri. Odabir prostorije (Službena konferencijska sala sa velikim stolim? Mala kancelarija? Nečiji dnevni boravak?), način na koji je postavljen namještaj, ko gdje sjedi – sve ovo i još mnogo toga doprinose fizičkom i socijalnom nivou udobnosti. Svaki prostor ima svoja obilježja koja čine da se ljudi u njemu osjećaju više ili manje dobrodošli, te više ili manje kao kod kuće. Sto između članova odbora kreira barijere, podjelu na „nas i njih“, dok stolice u krugu prostorije doprinose komoditetu i jednakosti. Uopšteno, razgovor za posao će uključivati predstavljanje svih učesnika, informacije za kandidate, pitanja za kandidate i pitanja kandidata za članove odbora: 1. Kako ćemo rangirati uspjeh kandidata na razgovoru? Iz istih razloga iz kojih smo rangirali prijave da odlučimo koga ćemo pozvati na razgovor trebamo rangirati uspjeh kandidata. Iako je teško kreirati objektivni bodovni sistem za razgovor promislite o stvarima



koje biste naročito željeli čuti i za njih dajte bodove, stvarima koje ne biste željeli čuti i za njih oduzmite bodove, personalnim kvalitetama koji vam se dopadaju (opušten, promišljen, duhovit i sl.) i svemu drugom što vaš tim smatra kao važno. 2. Ko će šta raditi tokom razgovora? Važno je prije svakog razgovora dogovoriti ko će voditi razgovor – poželjeti dobrodošlicu, napraviti uvod i dati objašnjenja; dati osnovnu informaciju o organizaciji; voditi računa o vremenu; i sl. Zavisno od grupe, osoba koja vodi razgovor može se mijenjati tokom razgovora sa različitim kandidatima ili čak iz jednog dijela razgovora u drugi. Način na koji ovo uradimo doprinjeće slici o organizaciji kao i drugi detalji koje smo naveli.

3. Stvari koje vjerovatno želite saopštiti svima su:- Razumjevanje šta su ciljevi i svrha organizacije; i šta ona ustvari radi i namjerava raditi.- Šta radno mjesto tačno podrazumjeva. Možete svakom kandidatu dati opis posla pored diskusije o radnom mjestu.- Informacije o zajednici i kontekstu organizacije unutar nje.- Organizacijsku strukturu i mjesto gdje se radno mjesto uklapa u nju.- Specifikaciju radnih sati, platu, beneficije, datum početka i slično.- Koji je idući korak u procesu zapošljavanja, kad i kako će te kontaktirati kandidate i prenijeti im svoju odluku.4. Da li ćemo imati neke druge aktivnosti osim razgovora? Da li ćemo kandidate provesti kroz zajednicu? Hoćemo li tražiti da pokažu svoju stručnost u nečemu? To zavisi o tome koliko smatramo važnim to što oni znaju na ovom nivou, te da li postoje neke specifične stvari koje želimo da poznaju prije nego započnu posao.

4.3. Šta radimo nakon razgovora za posao?

Kad smo završili sa razgovorima za posao moramo odabrati osobu kojoj želimo ponuditi radno mjesto. Čak iako imamo bodovni sistem, bez obzira kako dobar bio, trebamo prodiskutovati sa ostalim članovima odbora i donijeti zajedničku odluku. U nekim slučajevima, skoro svi će se složiti između jednog ili dva kandidata; u drugim četiri ili pet članova će svako imati svog kandidata kojeg želi zaposliti. Diskusija, vođena imajući u vidu bodovni sistem ili set pitanja koja su ranije utvrđena kao važna, treba svima dati šansu da iznesu svoja mišljenja, te dođu do zajedničke, svima odgovarajuće odluke.



Nakon dogovorite prvog kandidata poredajte i ostale kandidate kojima želite ponuditi posao, u slučaju da vas prvi kandidat odbije što nije neuobičajeno. (U svakoj grupi od šest kandidata skoro uvijek će biti jedan kojeg niko ne želi zaposliti i najmanje jedan ili dva o kojem svi imaju dobro mišljenje.)1. Ako ste tražili reference sad je vrijeme da ih provjerite. Ako niste sad ih zatražite.Većina kandidata će izlistati reference koje će im dati dobre preporuke, ali ih je u svakom slučaju važno provjeriti. 2. Ako su reference zadovoljavajuće nazovite svoj prvi izbor i ponudite mu radno mjesto.Obično će kandidat željeti neko vrijeme, dan ili dva, da razmisli o tome. 3. Kad kandidat prihvati posao članovi odbora trebaju lično pozvati sve kandidate sakojima su razgovarali i reći im da je posao ponuđen drugoj osobi koja ga je prihvatila. Važno je biti pošten, ali i taktičan, ako osoba pita zašto nije odabrana. Odgovor je često: druga osoba je imala više iskustva, bolje kvalifikacije i sl. 4. Svima koji su se prijavili ali nisu pozvani na razgovor treba poslati pismo sa objašnjenjem da je pozicija popunjena. 5. Osobi koja je prihvatila posao treba poslati službeno pismo sa naznačenim uslovima zaposlenja (platu, beneficije, radne sate, opis posla, probni period ako postoji,početak rada i sl.) te ugovor koji treba potpisati ako ga vaša organizacija koristi.

5. Kreiranje kadrovske politike

5.1. Šta je kadrovska politika?

5.2. Šta je generalna poslovna politika?

5.3. Zašto su važne procedure za zapošljavanje i status zaposlenika?

5.4. Šta su svakodnevne politike i procedure?

5.1. Šta je kadrovska politika?



Kadrovska politika definiše tretman, prava, dužnosti i odnose ljudi u organizaciji. Ona je put po kojem se organizacija kreće – pravila i procedure koje štite radnika i organizaciju od zloupotreba, daju im kontrolu nad njihovim poslom i čuvaju ih od grešaka koje će povrijediti međusobne odnose i organizaciju.

Šta uključuje kadrovska politika?

Kadrovska politika može biti značajno različita od organizacije do organizacije, ali mora sadržavati instrukcije i pravila za prevazilaženje problema i prepreka koje se mogu pojaviti tokom normalnog radnog dana, kao i pod nesvakidašnjim okolnostimaKako izgleda kadrovska politika?

Kadrovska politika treba biti napisana jasnim, razumljivim jezikom tako da svako zna jasno šta znači i ostavlja malo prostora za ličnu interpretaciju. U mnogim organizacijama, svaki zaposlenik dobija svoju kopiju ovog dokumenta ili mu je on lako dostupan (online na web sajtu, odštampan i čuvan na lako dostupnoj lokaciji. Ako vaša organizacija već neko vrijeme djeluje, te upravo sada kreirate formalnu strukturu, obratite pažnju na procese koje ste već razvili. Neke od njih će te morati drastično promijeniti, dok će mnogi biti sasvim u redu i samo ih treba zapisati kako bi postale dijelom dobro osmišljene kadrovske politike.

Tri su tipa kadrovskih politika koje trebamo razviti:- Generalne poslovne politike koje se odnose na osnovnu strukturu, filozofiju i pravila organizacije. One se bave pitanjima počevši od jednakih mogućnosti u zapošljavanju do konflikta interesa, seksualnog uznemiravanja, alkohola na radnom mjestu i korištenja interneta.- Politike zapošljavanja i statusa zaposlenika bave se odnosima zaposlenika i organizacija – zapošljavanje, otpuštanje i sve između toga. Tu su platni razredi, nazivi radnih mjesta, promocije i ocjenjivanje uspješnosti. Ove politike takođe pokrivaju beneficije, pravo zaposlenika, te razloge zbog kojih može biti otpušten.- Svakodnevne procedure bave se pitanjima koja se odnose na svakidašnji život radnika ili volontera te svakodnevno djelovanje organizacije.

5.2. Šta su generalne poslovne politike?



Generalne poslovne politike uključuju raznolika pitanja koja se tiču radnog okruženja i strukture organizacije. Između ostalog bave se:- Jednake mogućnosti zaposlenja je politika kreirana da zaštiti zaposlenika od nepoštene diskriminacije prilikom zapošljavanja bazirane na njegovim humanim karakteristikama (pol, nacionalnost, godine, invaliditet, seksualna orijentacija i sl.) - Politika protiv uznemiravanja štiti zaposlenika od izloženosti neprijateljskom radnomokruženju. - Alkohol i droga na radnom mjestu može izgledati kao očigledna politika ali organizacija mora specifično navesti šta će tolerisati tokom radnih sati. - Korištenje računara i druge elektronske opreme može postati glavni problem na mnogim radnim mjestima. Organizacije sad razvijaju politike koje određuju šta može biti sačuvano na zaposlenikovom računaru (Igrice? Pristupni kodovi? Email?), te vrijeme korištenja interneta i lokacije koje se mogu posjećivati. - Politika ugovaranja i dogovaranja pokriva protokol za ulazak u ugovorne odnose pod imenom organizacije. - Povjerljivost je često vitalna za zdrav i human rad. Apsolutno je neophodno dazaposlenik zna šta može a šta ne može razglašavati o organizaciji i njenim korisnicima. - Sukob interesa nastaje kad neko predstavlja obje strane u jednom problemu ili kad njegova pozicija omogućava da djeluje u vlastitom interesu. Ova politika jasno izražava šta je sukob interesa i kako ga izbjeći.- Političke aktivnosti na poslu se najčešće zabranjuju u organizaciji jer mogu voditi konfliktu interesa ili jednostavno mogu biti dio onoga što ljudi u vašoj organizaciji rade. Ova politika specificira koja vrsta političke aktivnosti (lobiranje, zagovaranje, iznošenje mišljenja i sl.) će se tolerisati na radnom mjestu i kao dio posla.- Sigurnost je svakako važno pitanje na svakom radnom mjestu počevši od brige za zaposlenike do troškova izgubljenog rada i opreme. Politike sigurnosti treba usmjeriti na održavanje bezbjednog radnog mjesta za sve- Pušenje, iako podpada pod sigurnost i korištenje droga na radnom mjestu u pravilu imaju svoju vlastitu politiku jer ljudi žele jasnije definisati ova pravila. - Procedure za ulaganje žalbi su važan dio skoro svake kadrovske politike. Ovim procedurama se određuju načini na koje se zaposlenik može žaliti ukoliko smatra da je bio predmetom diskriminacije, uznemiravanja, nepoštenog odnosa ili drugih problema na radnom mjestu. - Procedure o očekivanim odnosima između zaposlenika i ciljane populacije, odnosno zajednice, su još jedna refleksija misije i filozofije organizacije. Ako organizacija vidi sebe kao



osnaženu ili otvorenu ili demokratsku, željeće osigurati da zaposlenici tretiraju sve sa kojima sarađuju sa visokim nivoom poštovanja, te podržati prijateljstva između zaposlenika i korisnika van organizacije, njih treba zapisati.

5.3. Zašto su važne procedure za zapošljavanje i status zaposlenika?

Ove politike upravljaju odnosima između zaposlenika i organizacije te način na koji moraju tretirati jedno drugo. One štite zaposlenika i organizaciju od uznemiravanja i rušenja njihovog ugleda. Neke od važnijih politika zapošljavanja i statusa zaposlenika pokrivaju:

- Procedure za zapošljavanje i poslovnu orjentaciju.- Sistematizaciju radnih mjesta i platne razrede.- Beneficije, odbitke i putovanja.- Personalne fajlove.- Ocjenjivanje rada.- Napredovanje.- Probleme vezane uz posao.- Razloge za otkaz.

Procedure za zapošljavanje i poslovnu orjentaciju

Prva impresija je veoma važna za sticanje pozitivne slike o poslu i govori mnogo o tome kako će se zaposlenik dugoročno osjećati. Procedure za zapošljavanje – kako je uspješan kandidat kontaktiran, kako mu je ponuđen posao, kako je dočekan i sl. – i poslovna orjentacija – koja područja je pokrila, koliko vremena je dato novom zaposleniku da se prilagodi – su izuzetno važni za formiranje prve slike o organizaciji.

Sistematizacija radnih mjesta i platni razredi

Sistematizacija radnih mjesta i platni razredi su veoma važna pitanja za svaku organizaciju. Priznanje i zarada su dva glavna razloga zbog kojih ljudi rade. Iako su nazivi radnih mjesta često proizvoljni – ne odražavaju uvijek prirodu posla koji zaposlenik obavlja – najčešće preko njih određujemo platne razrede.



BeneficijeKoje beneficije idu sa kojim radnim mjestom: za svako radno mjesto potrebno je definisati koja vrsta beneficija je obuhvaćena. Neke od beneficija mogu biti:

- Penzijsko i zdravstveno osiguranje. Da li uz radno mjesto ide prijava na penzijsko i zdravstveno osiguranje ili se radi o volonterskom ili nekom sličnom ugovoru.- Putni troškovi. Šta je sa nadoknadom putnih troškova? Da li ih organizacija pokriva u cjelosti ili parcijalno?- Godišnji odmor. Koliko dana godišnje zaposlenik ima za godišnji odmor? Da li se može uzeti bilo kada ili postoje ograničenja? Na koji način se traži godišnji odmor?

Personalni fajlovi

Personalni fajlovi su zapisi koje organizacija zbog zakonskih i internih razloga čuva o svakom zaposleniku. Personalni fajlovi počinju sa zaposlenikovom biografijom i popratnim pismom te sve do njegovog otkaza ili odlaska u penziju. Pored toga uključuju izvještaje o ocjenjivanju rada, citate o odlično obavljenim poslovima, novinske članke, zapise o loše obavljenom poslu– sve što se odnosi na zaposlenikov rad u organizaciji.

Ocjenjivanje rada

Razlozi za ocjenjivanje zaposlenikovog rada su očiti, ali ipak trebaju biti dio vaše personalne politike. Procedure za ocjenjivanje rada moraju jasno govoriti o tome:

- Ko vrši ocjenjivanje?- Standarde ili kriterije koji se koriste za ocjenjivanje zaposlenikovog rada.- Način na koji se ocjenjivanje vrši.- Konsekvence pozitivnog ili negativnog zaposlenikovog ocjenjivanja.

Prava zaposlenika i radni uslovi

Zakoni u mnogim zemljama propisuju određena prava zaposlenika. Ipak svaka organizacija za sebe ima svoj pravilnik o pravima zaposlenika koji može uključivati pravo na saslušanje prije



otpuštanja, pravo na žalbu na odluke nadređenih, pravo na zaštitu od otpuštanja zbog svojih političkih ili drugih pogleda i sl.

Napredovanje

Ako organizacija ima prostora za napredovanje zaposlenika, važno je razmisliti i uspostaviti sistem za napredovanje unutar organizacije.

- Postoji li ljestvica napredovanja (logička progresija napredovanja kroz organizaciju)?- Kako pojedinac može napredovati? (Je li to pitanje vremena? Kvalitete rada? Iskustva?)- Kako će to uticati na zaposlenikovu platu?

Problemi vezani uz posao

Kako organizacija odgovara na ovakve situacije? Za logističke probleme, kako razviti sisteme kojima ćemo izbjeći ovakve situacije ili pomoći zaposleniku da nema više takvih problema? Sva ova pitanja treba barem uopšteno pokriti.

Razlozi za otkazVeoma je važno da zaposlenik zna da je organizacija nezadovoljna njegovim radom i ostavi mu određeno vrijeme da se popravi. Takođe je pošteno da nakon određenog vremena organizacija bude u mogućnosti da otpusti zaposlenika i zaposli nekoga ko će obavljati posao.

5.4. Šta su svakodnevne politike i procedure?

To su politike koje čine strukturu svakodnevnice. One kontrolišu raspored rada, pravila oblačenja, kad i kako zaposlenici primaju platu – mnoga pravila koja mogu poboljšati ili pokvariti radno iskustvo. Nijedno od njih samo ne izgleda kao nešto posebno, ali gledajući ih zajedno mogu napraviti razlike između prijatnog i produktivnog radnog okruženja ili depresivnog i neproduktivnog.

Radni sati i fleksibilnost rasporeda



Neke organizacije uspostavljaju veoma rigorozni radni raspored i zahtjevaju određen broj radnih sati, druge jednostavno traže od zaposlenika da obave svoj posao a ostatak vremena rade šta žele.

- Koliko bolovanja, plaćenog odmora ili slobodnih dana zaposlenik može imati? Koliko mora imati radnog staža prije nego što bude u prilici da ga iskoristi?- Šta je sa slobodnim danima? Neka radna mjesta dozvoljavaju da zaposlenici uzmu vremena koliko im treba ili koliko žele. Na drugim mjestima slobodne dane treba najaviti mnogo ranije. Ko će obavljati poslove dok je zaposlenik na odmoru?- Može li zaposlenik dio posla raditi od kuće?- Može li zaposlenik sam određivati svoj raspored ili je on jasno postavljen?

Prekovremeni sati- Ko može koristiti prekovremene sate? Je li njihov broj ograničen?- Da li se od radnika zahtjeva ili su prinuđeni da ostaju prekovremeno?- Da li mogu koristiti kompenzacijsko vrijeme, odnosno za prekovremene uzeti slobodne sate u toku radnog vremena?

Stil oblačenja

Ako se od zaposlenika očekuje da se oblači na određeni način to mora biti jasno naznačeno u ovim procedurama.

Sigurnost

Potreba za sigurnošću varira od organizacije do organizacije, ali određene stvari uvijek treba zaštititi: novac, torbe zaposlenika i druge vrijednosti; povjerljive informacije; ključeve i druge stvari koje omogućuju pristup kancelarijama organizacije; te same zaposlenike ukoliko se organizacija nalazi u području visokog rizika.

PapirologijaZadnje, ali ne i nevažno: ako nešto zahtjeva ispunjavanje određenih papira, jasno treba naznačiti ko treba ispuniti koji formular, zbog čega, kome će ga predati i koliko ranije.



Sadržaj:

Kadrovske politike upravljaju odnosima između zaposlenika i organizacije. One štite obadvije strane, te uspostavljaju pravila za rad na određenom radnom mjestu. Dobro napisane kadrovske politike mogu utjecati na dobro radno iskustvo za sve zaposlenike.

6. Kreiranje programa za poslovnu orjentaciju zaposlenika

6.1. Šta je program za poslovnu orjentaciju zaposlenika?

6.2. Zašto organizujemo program za poslovnu orjentaciju?

6.3. Koji su elementi programa za poslovnu orjentaciju?

6.4. Kako ćemo izvesti program za poslovnu orjentaciju?

Zamislite da počinjete raditi u lokalnoj organizaciji u novom području. Prihvatili ste radno mjesto, pojavili se na poslu u dogovorenom terminu i direktor vam pokazuje vaš radni prostor, pozdravlja vas u ime organizacije...i odlazi. To je to – uveo vas je na novo radno mjesto. Ostavljeni ste sami sebi da naučite sve što je vezano za posao i organizaciju – ko su vaši saradnici, ko šta radi, šta su osnovne dužnosti na vašem radnom mjestu, kad je pauza...sve to. Mislite li da će te biti u stanju uraditi najbolje što možete bilo kakav posao – u prvih nekoliko nedelja ili mjeseci? Što je još važnije, kako bi se osjećali radeći za ovu organizaciju? Da li biste imali povjerenja da ovi ljudi drže stvari pod kontrolom, da u potpunosti razmišljaju o svemu šta rade?Srećom, većina organizacija ne funkcioniše na ovaj način.

6.1. Šta je program za poslovnu orjentaciju zaposlenika?



Riječ „orjentacija“ doslovno znači položaj u odnosu na sjever, odnosno dobivanje osnovnih informacija koje nam govore gdje smo i kako da dodjemo do tamo gdje želimo biti. Orjentacija na novom poslu treba zaposleniku dati osnovne informacije o organizaciji, radnom mjestu, ciljanoj populaciji i lokalnoj zajednici, da bi on takođe, mogao razumjeti kako da dođe tamo gdje želi doći. Organizacija mora unaprijed razmisliti o tome kako bi program orjentacije za njihovu organizaciju trebao izgledati.

- Šta je važno da zaposlenici znaju?- Da li organizacija ima jedinstvene tehnike rada za koje je posebno važno da ih zaposlenici razumiju?- Šta je različito u ciljanoj populaciji?- Ko su važni ljudi unutar ili izvan organizacije, sa kojima se zaposlenik treba sastati?- Kakvu impresiju o organizaciji želite da novi zaposlenik ponese sa sobom?

6.2. Zašto organizujemo program za poslovnu orjentaciju?

Neke specifične prednosti ovakvog programa uključuju:- Omogućavaju novom zaposleniku da što prije stane na noge. Ako zaposlenik ima jasno razumjevanje organizacije, svog radnog mjesta i zajednice, lako može odmah otpočeti sa svojim poslom.- Usađuju novom zaposleniku povjerenje sa dvije strane, prvo u njegovu sposobnost da bude efikasan – jer zna gdje će naći odgovarajuće informacije i kontakte koji su mu potrebni – i u organizaciju koja mu je dala potrebnu podršku i omogućila mu da se osjeća dijelom tima.- Povećavaju mogućnosti – kroz olakšavanje dobrog početka i pružanje adekvatne podrške – ti ljudi će dugoročno obaviti dobar posao...i ostati duže u organizaciji.- Olakšavaju život drugima u organizaciji, zbog uklanjanja potrebe novog osoblja da ih stalno pita za informacije i savjete.- Uklapaju novog zaposlenika u postojeću socijalnu strukturu, omogućavajući mu da se osjeća komotno i poveže sa drugima i u isto vrijeme poboljša organizacijsku klimu (način na koji organizacija “osjeća“ one koji za nju rade i sa njom imaju kontakt).- Formalno ukazuju dobrodošlicu novim zaposlenicima u organizaciju i stvaraju osjećaj sigurnosti i podrške za obavljanje dobrog posla.- Upoznaju novog zaposlenika sa organizacijskom kulturom, čime povećavaju njegove šanse da će se dobro uklopiti u organizaciju i postati dio te kulture.



- Povećavaju znanje i pripremljenost zaposlenika, gradeći bolju reputaciju organizacije u zajednici što kao rezultat povećava podršku zajednice i kvalitet usluga.

6.3. Koji su elementi programa poslovne orjentacije zaposlenika?

Dakle ubijedili smo vas – program poslovne orjentacije zaposlenika je sjajna stvar i zbilja može doprinjeti vašoj organizaciji. Sad ste se susreli sa pitanjem od čega se taj program treba sastojati. Većina materijala koje ćemo predstaviti može biti prenesena zaposleniku na nekoliko načina– lično kroz razgovor ili diskusiju, na radionici, kroz neku aktivnost, u štampanoj formi (bilo kao štampani materijal ili materijal na web sajtu) i sl. Kako efektivnost različitih metoda prezentacije varira od osobe do osobe, idealno bi bilo probati prenijeti informaciju na različite načine – neke licem u lice, neke samostalnim čitanjem, a neke npr. posmatranjem.

Predstavljanje organizacije

1. Istorija. Čak i ako je organizacija sasvim nova, mora imati neku istoriju: razloge zbog kojih je formirana, kako je osnovana i ko je osnovao, kako je dobijala podršku i kako je došla do te tačke da zapošljava osoblje. 2. Misija. Vaša organizacija ima – ili bi trebala imati – izjavu o misiji i novi zaposlenik bi trebao imati njenu kopiju te dobiti šansu da o njoj diskutuje i u potpunosti je svari. Takođe treba razumjeti jasno šta je stvarna misija organizacije, čak i ako ona nije jasno naznačena u izjavi o misiji.3. Organizacijska filozofija. Često umotana u samu izjavu o misiji, organizacijska filozofija vodi njenu strukturu: uloge različitih ljudi, način na koji se tretiraju zaposlenici, volonteri, učesnici i kolege, metode koje se koriste u različitim programima ili uslugama koje pruža, kao i njenu etiku.4. Metode ili strategije. Dok neke organizacije ostavljaju članovima da odluče kako će raditi svoj posao, druge imaju razrađene načine na koje postižu svoje ciljeve. 5. Osoblje. Organizacija ustvari nije ništa drugo nego ljudi koji rade u njoj i daju joj život. Možda najvažniji zadatak novog zaposlenika je da upozna te ljude i razumije šta svako od njih radi. Koliko god je to moguće (zavisno od organizacije, radnog vremena osoblja i sl.), novi zaposlenik bi se trebao lično susresti sa:



- Administratori. U lokalnim organizacijama obično postoji mala odvojenost između administratora i linijskog osoblja (onih koji rade direktno sa ciljanom populacijom i obavljaju specifične poslove organizacije). - Linijsko osoblje. Novi zaposlenici trebaju vidjeti način na koji starije osoblje obavlja posao za organizaciju te naučiti sa kime dijele filozofiju i kome se trebaju obratiti za pomoć ili savjet.- Pomoćno osoblje. Recepcionisti, osoblje za održavanje, koordinatori za korištenje različitih tehnologija i sl. obično su ljepilo koje drži organizaciju zajedno.

6. Organizacijska struktura. Organizacijsku strukturu čini nekoliko komponenti:- Struktura odgovornosti. Ko kome podnosi izvještaj, ko je odgovoran za koje određeno područje rada u organizaciji, ko upravlja kojim procesima i sl.- Struktura donošenja odluka. Ko učestvuje u kojim odlukama, kada pojedinci mogu djelovati samostalno a kada trebaju odluku provjeriti sa nekim drugim, ko učestvuje u zapošljavanju, odlučuje o žalbama, riješava konflikte i donosi druge odluke.- Upravljačka struktura. Uloga, struktura i članstvo u upravnom odboru, stvarna snaga direktora i drugih administratora, uloge koje drugi – linijsko osoblje, korisnici, zajednica – igraju u upravljanju organizacijom.- Fizička/geografska struktura. Zavisno od veličine i geografije organizacije, zaposlenika treba upoznati sa svim lokacijama na kojima organizacija radi, gdje se nalaze različitekancelarije u različitim gradovima i šta se u svakoj od njih dešava.7. Logistika i dnevna rutina. Ovo područje pokriva „pravila“ radnog mjesta koja čine mogućim za sve da nesmetano funkcionišu kroz radni dan (većina ovih materijala može biti pripremljena kao štampani materijal koje će zaposlenik samostalno pročitati):- Oprema. Pristupačnost i lokacija kopir aparata, računara, telefonskih sistema, druge elektronske opreme i sl., kao i instrukcije o njenom korištenju i zabranama.- Materijali i dobavljači. Gdje se šta drži, načini na koji se rade narudžbe, kako se dobija potreban materijal, priručna blagajna i sl.- Vrijeme. Očekivano radno vrijeme; kada je plata; dolazak, pauza, odlazak sa posla;prekovremeni sati (sastanci odbora, sastanci u zajednici i sl.)- Beneficije. Godišnji odmor, slobodan dan ili bolovanje; zdravstveno osiguranje; putni troškovi i sl.- Dnevna rutina. Ko otključava i zaključava kancelariju; gdje je toalet, gdje je kuhinja;ko se javlja na koji telefon; bezbjedonosne procedure.



- Kvalitet života. Dobra mjesta za ručak, parking, aparat za vodu, kafa i sl.8. Nadgledanje. Dvije su teme vezane za nadgledanje sa kojima treba upoznati novog zaposlenika. Prva pokriva osnovne informacije o tome ko nadgleda koga (uključujući informacije o tome ko nadgleda zaposlenika, a koga on nadgleda), koliko često i u kojim oblastima. Druga, mnogo kompleksnija, obuhvata pitanja stava naspram nadgledanja koje vlada u organizaciji.9. Politike i procedure. Veoma je važno imati jasan set politika i procedura koje objašnjavaju i upravljaju različitim zadacima i odnosima neophodnim da bi održavali rad organizacije. Neke organizacije imaju priručnik koji sadržava načine na koje organizacija djeluje, te objašnjava kako da npr. rješavaju žalbe, kako da se odnose prema ličnim konfliktima, kako se nose sa pritužbama korisnika, procedure oko zapošljavanja i otpuštanja osoblja i sl. 10. Organizacijska kultura. Svaka organizacija ima vlastitu kulturu koja se razvija tokomnjenog života. Kultura je rezultat istorije, razmišljanja i ponašanja osnivača organizacije, kao i bivšeg i trenutnog osoblja.

Neka područja koja se vode organizacijskom kulturom, a sa kojima treba upoznati novog zaposlenika mogu biti:

- Oblačenje. Svaka organizacija ima pravila oblačenja, bez obzira bila ona formalna ili ne. Ako svi nose džins osoba u odijelu će se izdvajati, jednako kao što će osoba u džinsu biti uočljiva na radnom mjestu punom zaposlenika odjevenih u odijela. Pravilo oblačenja može biti i da nema pravila – svako oblači ono u čemi se najbolje osjeća. Bez obzira kakav je formalni ili prećutni stil oblačenja u vašoj organizaciji, novi zaposlenik ga treba poznavati.- Očekivanja od posla. Iako svi dobijaju platu za četrdeset sati rada sedmično, neke organizacije očekuju od osoblja da rade više nego što je predviđeno dok su druge fleksibilnije i u njima možete nakon što ste obavili dnevne obaveze otići kući bez obzira koliko je sati. Ipak, neki očekuju više od četrdeset sati rada sedmično, dok u toku radnog vremena omogućavaju ogromnu fleksibilnost.- Pušenje. Da li je u prostorijama dozvoljeno pušenje? Izvan prostorija? Mnoge organizacije imaju ekstremno jaka pravila oko ovog pitanja.- Hrana. Unosi li se hrana u kancelariju? Može li se jesti za svojim stolom ili postoji određeno mjesto za to? Postoje li specifična pravila za hranu i piće (npr. zabrana konzumiranja pored računara i slične opreme)?



- Djeca. Mogu li zaposlenici ili korisnici dovesti djecu u radne prostorije? Nikad? Samo u hitnim slučajevima? Kako god im odgovara?- Međusobni odnosi. Kako ljudi tretiraju jedni druge? Da li se svi tretiraju jednako? Da li je atmosfera prijateljska ili su svi odnosi formalni? Da li se razvijaju prava prijateljstva?

Predstavljanje ciljane populacije

Ako je rad organizacije ciljan prema određenoj grupi, novi zaposlenik treba tokom orjentacije naučiti što je moguće više o toj grupi.1. Identifikacija. Prema čijoj koristi je rad organizacije usmjeren? Odgovor na to pitanje može imati veze sa: visinom prihoda, etničkim porijeklom, godinama, polom, maternjim jezikom, mjestom stanovanja, osnovnim znanjima ili nivoom obrazovanja, nesposobnosti, psihičkim ili fizičkim zdravljem, beskućništvom, emigracijskim statusom, radnim mjestom, nezaposlenosti ili bilo kojom drugom karakteristikom određene grupe ljudi. Ciljna grupa može takođe biti cijela zajednica.2. Demografija. Koliko korisnika imamo u zajednici? Gdje žive? Gdje rade? Koji je nivo njihovog obrazovanja? Najbolji način za razumjevanje ciljne grupe je svakako sastanak i razgovor sa što je moguće više korisnika. Novi zaposlenik treba upoznati korisnike, vođe grupacije sa kojima organizacija sarađuje, ugledne članove populacije i sl.3. Karakteristike i kultura. Ako postoje kulturalne razlike, koji su osnovni elementi kulture ciljane populacije? Šta jedu, oblače, u šta vjeruju? Kako izgleda njihova tipična porodica? 4. Snage i potrebe. Zašto su oni ciljana populacija i koje su njihove specifične snage, potrebe i problemi? Da li se organizacija trudi da nađe rješenje za sve ili za samo neke od njih? Kako ih odabire ili ciljana grupacija samostalno vrši izbor?5. Odnosi između organizacije i ciljane populacije. Koji je najbolji pristup članovima ciljane grupe? Što više toga novi zaposlenik sazna ili nauči o ciljanoj populaciji, manje su šanse da napravi neke od velikih grešaka.

Upoznavanje sa lokalnom zajednicom

Ukoliko ne živi u zajednici u kojoj će raditi, novi zaposlenik mora naučiti mnogo stvari o njoj. „Zajednica“ može biti interpretirana na različite načine. Može označavati grad u kojem je organizacija smještena, ali takođe može se odnositi na bilo koje urbano područje, ruralno područje okruženo sa nekoliko gradova ili sela, određenu kulturnu ili socijalnu grupu...skoro sve što definiše grupu ljudi koja ima nešto zajedničko.



1. Demografija. Veličina, raznolikost (i šta čini tu raznolikost), prosječni prihodi, prosječni nivo obrazovanja i sl.2. Ekonomija. Vrste poslova i industrije, vodeći poslodavci, vrste objekata za stanovanje, priroda različitih područja („bogati“ i „siromašni“ dijelovi grada), nivo zaposlenosti. Ukratko kakav je socijalno ekonomski status zajednice?3. Generalne karakteristike. Kako izgledaju škole? Stopa kriminala? Koja pitanja najviše muče ljude? Kakvi su izabrani predstavnici? 4. Institucije. Kako izgledaju upravna tijela? Koje su važne institucije u zajednici (bolnice, banke, postrojenja i sl.)? Koliko su moćni različiti mediji i kakvo je njihovo opredjeljenje? U šta zajednica vjeruje?5. Organizacijski odnosi. Koga od individualaca i drugih agencija u zajednici organizacija dobro poznaje ili radi sa njim?

Predstavljanje radnog mjesta

Možda ste i sami bili u prilici započeti rad na novom poslu sa veoma malo znanja o istom, dok je poslodavac od vas očekivao da sami znate šta trebate uraditi. Ako jeste, onda vam je jasno zbog čega novi zaposlenik treba više od toga kako bi bio efikasan u obavljanju posla. Neke osnovne informacije trebaju uključivati:1. Kako ustvari izgleda radni dan na poslu. Opis poslova je dobar početak, ali ostaje pitanje šta osoba na toj poziciji ustvari radi. Kako izgleda prosječan dan na poslu...ili ne postoji nešto tako kao što je prosječan dan? Koje su stvarne aktivnosti u kojima će novi zaposlenik učestvovati? Koliki dio svog dana će posvetiti sastancima, koliko direktnom radu sa korisnicima, koliko posjetama zajednici i/ili papirologiji? Bilo bi pošteno da unaprijed zna šta ga očekuje.2. Razumjevanje zahtjeva posla. Možda nije navedeno u opisu poslova, ali se od zaposlenika očekuje recimo da pokupi i doveze korisnike, posreduje sa zdravstvenim radnicima ili pravosudnim sistemom, savjetuje ili obavlja druge funkcije. Ako se bilo šta izvan opisa posla od njega očekuje, novi zaposlenik mora biti sa time upoznat.3. Probni rad. Postoji li probni rad – period tokom kojeg i pojedinac i organizacija mogu okončati odnos bez teških osjećaja ili negativnih reakcija? Mnoge organizacije unose triili šest mjeseci probnog rada u svaki ugovor sa zaposlenicima. Ako postoji probni rad, novog zaposlenika treba upoznati sa kriterijima na osnovu kojih će se njegov rad ocjenjivati.4. Evaluacija. Mnoge organizacije ocjenjuju rad zaposlenika (obično jednom godišnje).



Ako imate regularne evaluacije rada, orjentacija bi trebala specificirati koliko često se evaluacije organizuju, u kojem obliku, koje su osnove za evaluaciju, šta se radi sa rezultatima evaluacije, kako se koriste da unaprijede organizaciju i ko im ima pristup.5. Očekivanja. Već smo spomenuli nenavedene zahtjeve posla ali možda postoje i neka očekivanja koja su vezana uz organizacijsku kulturu. Koliko časova se od zaposlenika očekuje da stvarno radi? Da li osoblje dobija naknade za putovanja vezana uz posao? Kakva je politika za privatne telefonske razgovore ili za aktivnosti u zajednici vikendom, a u koje je organizacija uključena?

6.4. Kako se ustvari izvodi program poslovne orjentacije?

Trebamo razmisliti o tome šta ustvari orjentacijom želimo postići.1. Odlučite kome je poslovna orjentacija namjenjena. Hoćete li orjentisati sve u organizaciji ili samo neke ljude? Hoće li biti organizovane različite orjentacije za različita radna mjesta? Kada donesete odluku ko je vaša publika ostatak će se nametnutu logički.2. Razjasnite šta želite postići. Je li orjentacija namjenjena jednostavno da upoznate novog zaposlenika sa drugima u organizaciji ili se nadate da će mu ona pomoći da odmah započne sa kvalitetnim izvršavanjem posla? Koji su vaši ciljevi u ovom slučaju? Odgovor na ovo pitanje pomoći će vam da donesete sljedeću odluku.3. Odlučite o sadržaju orjentacije. Znajući koga orjentišete i iz kojih razloga, dobićete osnove za odluku o tome koliko od sadržaja koje smo nabrojali želite uključiti. Započnite navodeći specifični sadržaj koji želite da pokrijete, a onda za svaku od temaodaberite odgovarajući format i metod prezentacije, te ko bi bio najbolja osoba da to i uradi.4. Odlučite da li će orjentacija biti grupna ili pojedinačna. U jednoj mjeri, ova odluka će zavisiti od vaše situacije. Ako ste upravo zaposlili jednog novog zaposlenika i ne namjeravate u dogledno vrijeme zaposliti nikog drugog, onda je pojedinačna orjentacija jedino rješenje. Ako zapošljavate više ljudi odjednom grupna orjentacija ima više smisla. 5. Odaberite svoj način i metode. Način vaše orjentacije je medij kroz koji će te izložiti materijale. Metode su tehnike kojima ste odabrali prezentovati sadržaj vaše orjentacije. Stoga probajmo razmisliti o sljedećim načinima:- Vježbajte učesničko planiranje i implementaciju. Umjesto starijeg osoblja, korisnika i drugih, zamolite nove zaposlenike da vam sami pomognu isplanirati orjentaciju. Šta ih najviše zanima ili šta smatraju najvažnijim što trebaju saznati? Šta ili od koga u organizaciji bi željeli da prvo uče? Šta misle koji bi način bio najefikasniji? Uključujući ih direktno u planiranje i



prezentaciju uvući će te nove zaposlenike u organizaciju i dati im vlasništvo nad procesom orjentacije- Mislite aktivno. Svakako da je neizbježno ponekad koristiti direktnu prezentaciju materijala, ali imajte na umu da većina ljudi najbolje uči i najviše se zainteresuje kada nešto rade. - Povedite ili pošaljite nove zaposlenike na terenska putovanja. Najbolji način da razumijete zajednicu je da prođete kroz nju ili u slučaju rurarnih područja provezete se. - Osigurajte što je moguće više ličnih kontakata. Drugi ljudi – osoblje vaše ili drugih organizacija, korisnici, članovi ciljane populacije, članovi lokalne zajednice – nude najbolje informacije, kao i potencijalna prijateljstva i dobre radne odnose koji pojednostavljuju tranziciju na novi posao i čine posao zadovoljstvom.- Zapamtite da različiti ljudi uče različito. Važno, naročito na grupnoj orjentaciji biti svjestan važnosti prezentacije materijala na različite načine. Mogućnosti uključuju:o Razgovor i diskusiju: lični kontakt pomaže učenje kod mnogih.o Posmatranje: stvarno gledanje u praksi onoga o čemu se pričalo.

Tekst: čitanje štampanih materijala o teoriji, procedurama i sl. Učenje uz pomoć računara: na web sajtu (vašem ili nekom drugom) ili putem

nekih drugih kanala (putem emaila, foruma, čata i sl.) Predavanje ili prezentacija na tabli. Multimedija: video i audio kasete, računar i sl. Direktno iskustvo: simulacije stvarnih situacija, te diskusije o njima.

- Uključite što je moguće više trenutnog osoblja, članova odbora, korisnika, volontera i administratora. Raznolikost ljudi neće samo pomoći da povećate obim i efektivnost orjentacije, te širinu znanja novih zaposlenika, nego će im pomoći da se osjećaju kao da poznaju ljude koji im pomažu da se osjećaju prijatno na početku svog posla.- Primjenjujte ono o čemu pričate. Ako vaša organizacija koristi specifične nastavne ili prezentacijske metode sa korisnicima ili se zalaže za određene načine pristupa ljudima, primjenite te metode u način na koji organizujete orjentaciju.6. Odaberite ko će izvesti orjentaciju. U idealnom svijetu orjentaciju će izvoditi osobaili osobe koje poznaju najbolje područja koja su pokrivena orjentacijom. U stvarnosti, većina organizacija nema resurse da se ovo ostvari.7. Odabir dužine trajanja orjentacije. Ako smo ustanovili sadržaj orjentacije i ciljeve, lako ćemo procjeniti koliko nam je vremena potrebno da poslovna orjentacija traje. Možda će naša orjentacija biti nezvanična (neslužbeni razgovor, predstavljanje drugim članovima,



preporuka nekih materijala za čitanje) što se može organizovati u dijelu radnog vremena prvog dana ili razvući na nekoliko dana. Druga mogućnost je formalna orjentacija (pažljivo pripremljena serija prezentacija, aktivnosti, sastanaka i sl.) sa pažljivo odabranom dužinom trajanja njenih pojedinih dijelova. Možda će te odabrati da odredite orjentacijski period na početku zaposlenja tokom kojeg će zaposlenik raditi ali i biti uključen u određene orjentacijske aktivnosti. U ovom slučaju orjentacija može trajati dnevno par časova ili jedan ili dva dana sedmično.- Formalna orjentacija. Ako ste se odlučili za formalnu orjentaciju od samo nekoliko sati ili dan, vjerovatno će te morati koristiti direktnu prezentaciju većine informacija. - Orjentacijski period. Orjentacijski period može trajati par dana ili sedmicu pa sve do tri ili četiri mjeseca. Ako je kratak, svo vrijeme treba iskoristiti za orjentaciju tokom koje zaposlenik ne obavlja nikakve druge poslove. Tokom ovog vremena zaposlenik će dobiti dosta direktnih informacija i potrošiti dobar dio vremena sastajući se sa drugim zaposlenicima, članovima upravnog odbora, korisnicima, ljudima iz drugih organizacija i svima drugima koji će doprinijeti da zaposlenik razumije svoj posao i okruženje. Ako vaša organizacija ne može odvojiti mnogo vremena na orjentaciju, od krunskog je značaja da barem prvu sedmicu ili dvije odredite kao orjentacijski period i podržite novog zaposlenika dajući mu informacije, pomažući mu da uspostavi kontakte unutar i izvan organizacije, te ga predstavite zajednici. To će dugoročno donijeti promjene kako u kvalitetu njegovog posla tako i njegovog odnosa prema organizaciji.8. Evaluirajte svoj program orjentacije svaki put kad ga organizujete. Evaluacija će pomoći da vaš program orjentacije bude efikasniji što će u konačnici povećati efikasnost vašeg zaposlenika. Evaluacija treba uključivati povratnu informaciju od onih koje smo orjentisali i može biti sastavni dio orjentacije. 9. Obilježite na neki način kraj orjentacije ili orjentacijskog perioda. Mala zabava, službena dobrodošlica zaposleniku, prezentacija...bilo šta što stavlja tačku na proces orjentacije. Takva vrsta zaključenja – koja ne mora biti izrazito formalna – pomoći će tranziciji zaposlenika od „novog“ do „stalnog“ člana tima.

Sadržaj:

Organizovanje poslovne orjentacije na samom početku obavljanja novog posla je važan alat koji pomaže novom zaposleniku da razumije i da se prilagodi organizaciji i njenim poslovima, te što je moguće prije poveća efikasnost u obavljanju zadataka. To takođe daje



novim zaposlenicima priliku za susret sa novim kolegama i započinje proces njihove integracije u organizaciju.Orjentacija treba uključivati predstavljanje organizacije, ciljne grupe, zajednice i samog posla kao i evaluaciju i nešto što će obilježiti tranziciju u „stalnog“ zaposlenika. Ako uspijete pripremiti orjentaciju za novog zaposlenika koja će uključivati ove elemente, kao i sve drugo što vi ili zaposlenik osjećate da treba znati o poslu, uradićete mnogo da stvorite dugotrajan odnos između njega i organizacije.

7. Izrada programa obuke zaposlenika

7.1. Šta je program obuke zaposlenika?

7.2. Zašto je važan program obuke zaposlenika?

7.3. Kada treba organizovati program obuke zaposlenika?

7.4. Ko treba biti zadužen za program obuke zaposlenika?

7.5. Kako planirati i organizovati program obuke zaposlenika?

Pogledajmo dvije lokalne organizacije, Centar za savjetovanje roditelja i Projekt za podršku roditeljima. Obje rade isti posao – edukaciju o zdravlju majke i djeteta i roditeljstvo – u sličnim zajednicama. Svaka od njih je zaposlila novog zaposlenika da ostvari kontakt i pruži uslugu novim roditeljima. Elena koja je diplomirala psihologiju, ali nikad ranije nije radila ovakav posao (i nema svoje djece), preselila se u zajednicu kako bi započela posao u centru. Prvog dana na poslu, nakon što joj je pokazao njen radni sto i predstavio je nekim kolegama sa kojima će raditi, direktor joj je dao mapu grada sa listom imena porodica za koje je odgovorna i zaželio joj sreću. Nakon pauze Elena je odabrala koje porodice će kontaktirati, malo zabrinuta o tome šta će raditi sa njima, te na koji način im pristupiti kad ih susretne. Marko ima obrazovanje slično Eleninom i upravo je dobio posao u Projektu za podršku roditeljima. Kada je došao prvi dan na posao objasnili su mu da će se cijela prva sedmica njegovog posla sastojati od orjentacije i treninga. Tokom nekoliko dana upoznao je sve



zaposlene u organizaciji, nekoliko porodica sa kojima će raditi i zajednicu. Marko je utrošio dva dana posjećujući porodice sa starijim zaposlenicima te diskutovao način na koji sa njima rade i zašto. Pročitao je i prodiskutovao sa drugim zaposlenicima teoriju socijalnog rada, te mnogo materijala o obrazovanju roditelja i hranjenju dojenčadi. Imao je i nekoliko simulacija stvarnih situacija sa drugim zaposlenicima te dobio neke direktne instrukcije programskog direktora o socijalnom radu i edukaciji, te o zdravstvu u zajednici na način kako ih interpretira projekat. Takođe dobio je priliku da radi sa porodicama koje je upoznao, te da dobije povratne informacije direktno od njih, a kasnije i od svog nadređenog koji ga je pratio prilikom njegovih prvih posjeta. Sljedeće sedmice dok je sam obavljao posao bilo mu je prilično jasno šta treba raditi i na koji način ostvariti ono što se od njega traži. Takođe znao je da njegova edukacija nije završena. U kojoj situaciji bi se radije našli? U onoj gdje ste bačeni među brojne zadatke bez ikakvog treninga i gdje se od vas očekuje da sve shvatite sami, ili u onoj gdje je za vas pripremljena edukacija o poslu koji će te obavljati? Vjerujem da odgovor nije teško pretpostaviti.

7.1. Šta je program obuke zaposlenika?

Ono što program edukacije čini različitim od poslovne orjentacije je što pokriva mnogo šire područje. Orjentacija je predstavljanje organizacije, posla, ciljane populacije i zajednice. Čak i ako se proteže tokom nekoliko prvih mjeseci zaposlenja, to je ipak samo upoznavanje namjenjeno kako bi se zaposlenik navikao na svoj novi posao.Trening je direktno usmjeren na vještine, znanja i strategije neophodne da bi se obavio određen posao.

Šta je uključeno u program edukacije zaposlenika?

Sveobuhvatan program edukacije može uključivati sljedeće:

1. Obuku novog osoblja koje nikad ranije nije radilo određeni posao.2. Trening novog osoblja koje ima iskustvo u radu koji se obavlja na poziciji ali nije upoznat sa određenim metodama i stilovima rada koje organizacija koristi.3. Razvoj znanja osoblja: stalna edukacija za sve zaposlenike.4. Profesionalni razvoj. Iako se ovaj pojam isprepliće sa razvojem znanja definisaćemo ga kao put prema novom specifičnom obrazovanju ili veći nivo stručnosti.Profesionalni razvoj tako obuhvata nekoliko mogućnosti:



- Nastavak visokoškolskog obrazovanja.- Prisustvovanje stručnim konferencijama.- Studijski kružoci: grupe profesionalaca koje se redovno sastaju kako bi prodiskutovali članke ili pisanja svojih članova te istraživanja o temama od zajedničkog interesa. Studijski kružok može imati facilitatora koji će pomoći vodeći rasprave ili pojedini članovi mogu preuzeti ulogu facilitatora.- Studijska putovanja ili radionice.- Kursevi koje organizuju neakademske organizacije.

7.2. Zašto je važan program obuke zaposlenika?

Trening program izgleda kao aktivnost u koju trebamo uložiti dosta rada i određena finansijska sredstva. Da li vaša organizacija zbilja to treba? Odgovor ja da, iz niza razloga. Za nove zaposlenike kao očigledan odgovor nameće se da je trening program neophodan kako bi započeli svoj posao sa nekom idejom šta se od njih očekuje da rade i kako da to urade. Ali tu su i mnogi drugi razlozi iz kojih trening program može pomoći novim zaposlenicima:

- Pokazuje im da je organizacija ozbiljna u poslu koji obavlja i da takođe od njih zahtjeva da budu ozbiljni.- Pomaže im da stvore osjećaj da ih organizacija podržava u onome što rade.- Odgovarajući trening jača njihovo samopouzdanje i njihovu sposobnost da obavljaju posao.- Trening program pomoći će novim zaposlenicima da pojačaju svoju vjeru uvrijednosti organizacijske filozofije i metoda.- Podiže ih na nivo redovnih zaposlenika dajući im riječnik i način pogleda na njihov posao sličan onome drugih u organizaciji.- Skraćuje vrijeme potrebno da postanu kompetentni za obavljanje svog posla.- Smanjuje njihovu potrebu da traže od drugih zaposlenika savjete ili informacije te tako povećava njihovu samostalnost.- U velikoj mjeri smanjuje šansu da počine greške koje će organizaciju koštatiprestiža, javnog mišljenja, kredibiliteta, sudskih postupaka ili novca.

Za staro osoblje trening program takođe ima nekoliko prednosti:



- Pomaže im da kontinuirano postaju stručniji u onome što rade.- Povećava njihovo znanje upoznavajući ih sa poslednjim istraživanjima i teorijom, te predstavljajući im nove ideje koje mogu poboljšati njihovu efikasnost i efikasnost organizacije.- Čuvajući ih od dosade i ustaljenosti, pomaže im održati interes i entuzijazamza njihov rad.- Daje im priliku da upoznaju druge saradnike sa različitim i možda čak i boljim metodama rada.- Daje im jedan razlog više da ostaju u organizaciji.- Čuva organizaciju u cjelini dinamičnom: smišljenom, rastućom i izazovnom.Dinamična organizacija je skoro uvijek zdrava i efikasna.Ukratko, dobar stalni program edukacije svih zaposlenika povećava efikasnost organizacije i održava njen rast ne dopuštajući joj da stagnira.

7.3. Kada treba organizovati program obuke zaposlenika?

Trening novih zaposlenika treba održati što je moguće prije nakon njihovog zaposlenja. Idealno bi bilo da bude dio njihove orjentacije – ako je orjentacijski period dovoljno dug i sveobuhvatan – ili da počne prije nego što počnu sa stvarnim poslom kako bi znali šta treba raditi. Ali dobro planiran trening program treba organizovati kroz čitav životni vijek organizacije. Razvoj znanja zaposlenika treba zakazivati redovno, kao dio normalnih aktivnosti organizacije. 7.4. Ko treba biti zadužen za program obuke zaposlenika?

Ovo pitanje obuhvata dva različita aspekta organizovanja programa edukacije. Prvo je ko ustvari kontroliše program (ko odlučuje o temi, koliko često se organizuje i u kojem obliku). Drugo pitanje je ko vodi trening. Odgovor na ova dva pitanja može ležati ali ne mora u istoj osobi ili grupi.Postoji i treći aspekt organizacije programa: koordinacija. Neko mora biti odgovoran za zakazivanje, komunikaciju, pronalazak vanjskih predavača i sl. Pitanje ko koordinira programom nije ništa manje važno nego druga dva. Kontrola programa edukacije

Kao što smo mnogo puta već naveli veoma je važno da organizacija živi svoja uvjerenja.



1. Koje su političke implikacije vašeg izbora? Ako direktor sam uspostavi kurs treninga, čak i uz pomoć drugih zaposlenika, šta to govori o odnosu snaga u organizaciji. Isto važi iako je kontrola nad edukacijom zajednička odgovornost svog osoblja.2. Koliko je važno da o edukaciji u vašoj organizaciji svi odlučuju? Da li je stajalište organizacije da se o ovome odlučuje na demokratski način?3. Kako kontrola nad edukacijom odražava filozofiju organizacije? Ako organizacija pokušava da pojača atmosferu saradnje, onda trening treba posmatrati kao saradnju svih. Ako organizacija traži načine da osnaži svoju ciljanu populaciju, jednako je važno da osnaži i svoje osoblje. 4. Koliko karakterističan program edukacije treba biti? Da li organizacija koristi metode koje je sama razvila? U tom slučaju koliko ima prostora za fleksibilnost i predstavljanje drugih ideja?5. Da li su neki ili svi zaposlenici već upoznati sa svim aspektima svoga posla ili su jednostrani u svom znanju (da li poznaju samo jednu ili nekoliko mogućih metoda za obavljanje posla koji rade)?

Izvođenje edukacijeNa mnoge načine odluka o tome ko će izvesti trening je jednostavnija nego odluka ko će ga kontrolisati. Mogući odgovori su programski direktor ili pomoćnik za edukaciju, drugi zaposlenik, vanjski saradnik (uključujući korisnike ili druge članove zajednice) ili neka kombinacija.

Ponovo imamo pitanja koja organizacija treba razmotriti:

1. Ko ima dovoljno stručnosti? Odgovor na ovo pitanje varira od teme do teme. Neka ili većina edukacija mogu biti izvođene od strane zaposlenika sa odgovarajućim znanjima i iskustvom. U drugim situacijama vanjski izvor će biti neophodan.2. Da li je važno uključiti zajednicu – ili članove ciljane populacije ili ljude iz šire zajednice?3. Da li nam je potreban specifičan trening o temi o kojoj niko od osoblja nema dovoljnoznanja?4. Šta možemo, ako nema drugog rješenja, priuštiti da platimo?



7.5. Kako planirati i organizovati program obuke zaposlenika?

Četiri su osnovna problema u razvoju i organizaciji trening programa. To su:- Planiranje- Metode- Logistika- Evaluacija

Neka osnovna pravila za planiranje programa edukacije zaposlenika1. Uključite zaposlenike u planiranje i implementaciju programa edukacije zaposlenika.Bez obzira da li nadziru trening ili ne, ti ljudi koji obavljaju posao na terenu su u najboljoj poziciji da otkriju koje su njihove potrebe. Čak i novi zaposlenici mogu učestvovati u planiranju na ovaj način. 2. Odgovorite na potrebe zaposlenika. Ako ste uključili zaposlenike u planiranje treninga osigurajte da njihovo učešće nije samo nominalno, nego da vodi prema specifičnim radionicama, seminarima i sl. Neke stvari možete učiniti kako bi osigurali da trening odgovara na njihove potrebe:- Pokrijte teme koje zaposlenici identifikuju kao važne. To ne znači da ne možete dodati i neke druge ali prvenstvo dajte onima koje su oni prepoznali kao važne. Ako, iz nekog razloga, to nije praktično izvodljivo, diskutujte i razumno objasnite zbog čega neke teme neće biti pokrivene edukacijom.

- Probajte organizovati trening u obliku i situacijama kakve zaposlenici najviše žele: studijska putovanja, određeni predavači i sl...jednako tako izbjegavajte situacije koje zaposlenici naročito ne vole – ako su svi izrazili nezadovoljstvo direktnim predavanjima, nemojte ih ni planirati.- Pronađite materijale koji su prikladni i zanimljivo govore o temama.3. Uskladite trening sa obavezama zaposlenika. Za novo osoblje, to znači odmah po dolasku na posao, kako bi dobili osnove koje su im potrebne. Za razvoj znanja osoblja to znači nekoliko stvari:- uskladite vrijeme ili prilagodite rasporede zaposlenika kako niko ne bi imao osjećaj da zapušta svoje obaveze prisustvujući treningu.- Zakažite trening u vrijeme koje je odgovarajuće za što je moguće više zaposlenika.



- Zakažite unaprijed trening kako bi osigurali učešče predavača kojeg želite, pripremili materijale za zaposlenike da ih ranije prouče i sl. Ugradite dovoljno fleksibilnosti i slobodnog vremena kako bi mogli razmotriti potencijalne stvarne teme koje se izrode tokom edukacije, a o kojima treba diskutovati.

Zapamtite da planirate programTrening program je više od serije nepovezanih radionica. On mora odražavati pogled na ono šta vaša organizacija radi, te na potrebe osoblja. Neke organizacije izrađuju godišnji plan treninga, fokusirajući se na jednu ili manji broj tema, zakazujući diskusije ili prezentacije mjesecima ranije. Druge vide trening program kao progresiju kako zaposlenici grade svoja znanja i vještine od inicijalnog treninga pa kroz cijelo svoje vrijeme u organizaciji.

Kako smo rekli, generalna područja koja većina programa edukacije trebaju pokriti su:

1. Specifične vještine i informacije vezane uz posao. Svaki trening, a naročito inicijalni trening treba pokriti određene vještine i informacije potrebne zaposlenicima za obavljanje svog posla. Tehnike predavanja, zakonske regulative ili nove informacije o dešavanjima u struci mogu biti dobre teme za edukaciju.2. Vještine jedinstvene za vašu organizaciju. Ako ste sami razvili ili koristite neuobičajene metode za obavljanje nekih poslova, očigledno je važno da zaposlenici razumiju kako da se služe tim metodama i zašto ih vaša organizacija koristi.3. Nove tehnike, razvoj, teorije, politike, zakoni, i sl...u određenoj oblasti.4. Druga područja sa kojima zaposlenici trebaju biti upoznati, pored redovnih vještina i znanja, kako bi dobro obavili svoj posao. U ovu kategoriju spada većina treninga iz područja kao što su međusobni odnosi, kulturna obilježja i različitosti.5. Specifična pitanja od važnosti za organizaciju. Zavisno od prirode posla i ciljane populacije, neke od mogućnosti su nasilje, AIDS, različite reforme, ekonomija određenog regiona, trendovi u finansiranju i sl.

Odlučite koliko edukacije je potrebno osoblju i kada je treba organizovati

1. Inicijalni trening. Koliko dugo treba trajati trening novih zaposlenika? Kada će vam trebati?2. Razvoj znanja osoblja. U koliko edukacija ove vrste zaposlenik treba biti uključen utoku jedne godine? Koliko često je treba organizovati i da li je to uopšte važno?



3. Profesionalni razvoj. Treba li uspostaviti unutar organizacije standard o tome koliko se svaki zaposlenik treba posvetiti profesionalnom razvoju u tekućoj godini? Treba li za taj standard osigurati zaposleniku odgovarajuće vrijeme i postaviti rokove?

MetodeIznijećemo neke generalne smjernice koje treba imati u vidu kada razmatramo koje metode koristiti u programu edukacije zaposlenika.

1. Ako treningom želimo naučiti zaposlenike novim metodama ili tehnikama, tim istim metodama ili tehnikama trebamo i izvesti trening.2. Jednako tako metode trebaju biti u ravni sa misijom i filozofijom organizacije. Ako je organizacija okrenuta saradnji i zajedništvu onda trening program treba postaviti tako da svako može doprinjeti svojim znanjem i iskustvima. Trening treba posmatrati kao zajednički napor radije nego kao nastup nekog autoriteta koji nameće svoje znanje drugima.3. Mijenjajte metode prezentacije kako bi zadržali interes. Ovo vrijedi bez obzira da li je trening unutar organizacije ili šireg obima sa vanjskim saradnicima. Među mnogim dostupnim metodama su:- Diskusije i rasprave.- Grupne aktivnosti: rad u manjim grupama, zajednički projekti i sl.- Multimedija: audio i video prezentacije, korištenje računara i interneta.4. Upoznajte se sa različitim stilovima učenja. Mnogi su opisi različitih stilova učenja ali se u svojoj osnovi svi bave sa dva pitanja: kako ljudi primaju informaciju; i kako je pohranjuju i koriste. Iako većina ljudi može koristiti širok spektar različitih stilova učenja kad im je to potrebno, svi imaju stil koji preferiraju i koji najbolje koriste.Upotrebu različitih stilova možemo osigurati planirajući pojedinačne aktivnosti ili seriju aktivnosti koje uključuju nekoliko od nabrojanih načina prezentacije informacija:- Vizualno - očima (slajdovi, video); audio – ušima (kasete, predavanja); kinetički– pokretom i dodirom (igre, materijali sa kojima se gradi); i sličnim metodama prezentacije informacija.- Omogućite ljudima da rade u većim grupama, u paru i sami jer neki ljudi učenajbolje u ovim situacijama.- Obratite pažnju na razliku između desnog mozga i lijevog mozga. Iako ovaj uobičajeni opis može biti pogrešno protumačen (ove aktivnosti nisu strogo podjeljene na lijevu i desnu stranu mozga),



- Probajte obuhvatiti kako veliku sliku – sveobuhvatni pogled na ideju ili tehniku koju predstavljate ili način na koji se ona uklapa u vašu organizaciju – tako i male detalje koji čine veliku sliku.5. Koristite humor, igre i druge zabavne aktivnosti što je moguće više. Svi uče brže i više kad se zabavljaju nego kad im ja dosadno i pod pritiskom.6. Naročito ako predstavljate nove vještine ili tehnike osmislite aktivnosti sa što je moguće više prilika za povratnu informaciju.

LogistikaLogistika – sitni djelići uređenja svega kako bi se edukacija mogla održati – možda nije najuzbudljiviji dio treninga ali je apsolutni neophodan. Za većinu organizacija najvažnija pitanja obuhvataju lokaciju, uređenje prostora i pripremu materijala.1. Lokacija. Da li želite da edukaciju organizujete u svojim prostorijama ili bi bilo bolje negdje drugdje? Druge mogućnosti uključuju kuće zaposlenika; besplatan prostor u raznim institucijama (biblioteke i sl.); iznajmljeni prostor; prostor koji nam je ustupila druga organizacija; na otvorenom ili iznajmljeni konferencijski prostor, koji može biti daleko od kuće i veoma različit od uobičajenog radnog okruženja.2. Uređenje prostora. Kako će te urediti prostor? Koliko službeni ili neslužbeni želite biti? Želite li komforan namještaj? Stolice u redovima ili krugu? Tablu za pisanje? I ova pitanja mogu imati uticaja na vaš odabir lokacije.Hrana obično mijenja dinamiku svake situacije čineći je opuštenijom i više prijateljskom. Želite li uključiti hranu i ako da, hoće li je organizacija nabaviti ili će učesnici podijeliti troškove?3. Priprema materijala. Materijal za trening će zavisiti od prirode vaše edukacije i metoda koje koristite. Bez obzira šta radite, bez sumnje će te imati značajan broj stranica teksta i drugih dokumenata koje će te podijeliti (materijali mogu biti i postavljeni na web sajt ili kompjutersku mrežu pa možemo učesnike uputiti da ih skinu na svoj računar). Sve ovo mora u odgovarajuće vrijeme biti pripremljeno o čemu će se vjerovatno brinuti koordinator.

Evaluacija

Kao i cijeli vaš rad, vaš program edukacije treba biti dinamičan, sklon promjenama koje poboljšavaju njegovu efikasnost i odgovaraju rastućim potrebama organizacije. Način da osigurate ovu dinamičnost je kroz redovna, pažljiva preispitivanja i evaluaciju onoga što radite i kako radite.



Evo nekih očiglednih načina da povećate efikasnost svog programa edukacije.

1. Povratna informacija od vaših zaposlenika o individualnim sesijama i programu edukacije u cjelini. Veoma je teško dobiti iskren odgovor ukoliko je povjerenje u organizaciji nisko. Grupne diskusije i pojedinačni razgovori su najbolji način za dobijanje pravih informacija. 2. Povratna informacija od korisnika, ciljane populacije, članova zajednice i drugih, o stručnosti organizacije u područjima koje je trening program pokrio. Jesu li se primjetile promjene u načinu na koji se rješavaju problemi ili promjene u efikasnosti organizacije? Ima li promjena u načinu na koji se organizacija doživljava u zajednici?3. Posmatranje i nadgledanje zaposlenika u stvarnim situacijama na poslu. Cilj kako inicijalnog tako i stalnog treninga je da pomogne zaposlenicima da postanu efikasniji u onome što rade. Za različite organizacije to može značiti da su kreativniji ili inovativniji, da opslužuju više korisnika, imaju više uspjeha sa trenutnim korisnicima, uključuju više ljudi iz zajednice ili imaju veći uticaj. Bez obzira šta su vaši ciljevi za efikasnost osoblja bićete im nekoliko koraka bliži ako imate dobro osmišljen i odlično izveden program edukacije.


Handout 6.1

Documents

Transcript of Handout 6.1