Handleiding update Viadicte Kwaliteitshandboek 2012 V1 kwaliteitshandboek... · Instructie...
Transcript of Handleiding update Viadicte Kwaliteitshandboek 2012 V1 kwaliteitshandboek... · Instructie...
1
Handleiding update Viadicte kwaliteitshandboek
April 2012 V1.0
2
Inleiding
In deze handleiding staat het stappenplan beschreven om het Viadicte kwaliteitshandboek in vijf stappen zo eenvoudig
mogelijk bij te werken met de update van 19 april 2012. Let op: u dient minimaal Internet Explorer 8 of FireFox te
gebruiken voor een juiste werking van Scienta.
Inhoud Update
Naast een aanscherping van diverse artikelen, zijn een aantal artikelen nieuw aan het kwaliteitshandboek toegevoegd.
Deze nieuwe artikelen worden verderop in deze handleiding benoemd.
Beheer en onderhoud eenvoudig geregeld met het onderhoudsabonnement voor uw kwaliteitshandboek!
Beheer van uw kwaliteitshandboek ingewikkeld of tijdrovend? Voor het beheer en onderhoud van uw
kwaliteitshandboek is via Viadicte een onderhoudsabonnement beschikbaar waardoor u hier geen omkijken naar heeft.
Informatie over dit abonnement kunt u eenvoudig aanvragen door een e-mail te sturen naar [email protected]
Als gebruiker van het Viadicte kwaliteitshandboek ontvangt u 10% korting op het onderhoudsabonnement indien u
dit aanvraagt vóór 1 juli 2012.
Heeft u vragen over hulp bij het beheer en onderhoud van uw kwaliteitshandboek, dan kunt u contact opnemen met de
projectleider van het Viadicte kwaliteitshandboek, Marcel Kurvers ([email protected]).
Algemene handleiding en vragen
Naast deze handleiding is tevens een algemene handleiding van Scienta beschikbaar: www.scienta.nl/handleiding.
Indien u vragen heeft over het gebruik van het Viadicte kwaliteitshandboek of deze update, kunt u contact opnemen
met het redactieteam: [email protected].
Met vriendelijke groeten mede namens de redacteuren,
Marcel Kurvers
Projectleider Viadicte kwaliteitshandboek
3
Stap 1: Inloggen
Allereerst dient u de Scienta-omgeving van uw kantoor te openen. Weet u het adres van uw digitale handboekomgeving
niet meer, neem dan contact op met de helpdesk van Syslogic (0900 222 44 46) of [email protected].
Wanneer u bent ingelogd, opent u de beheeromgeving van uw handboek door in Scienta rechtsboven op ‘beheer’ te
klikken zoals in onderstaande schermafbeelding weergegeven. U komt nu in de beheeromgeving van uw
kwaliteitshandboek.
4
Stap 2: Update ophalen
In het dashboard van de beheeromgeving is de knop ‘Beschikbare content updates’ opgenomen zoals in onderstaande
schermafbeelding weergegeven. Op basis van uw abonnement wordt nu zichtbaar welke wijzigingsvoorstellen op
bestaande artikelen en welke nieuwe artikelen de update voor u bevat.
Opmerking: bij het ophalen van de update, is het te adviseren om alle nieuwe artikelen als ‘gedepubliceerd’ op te halen.
U klikt hiervoor op de knop ‘Alles depubliceren. Zie onderstaande schermafbeelding. Hierdoor zijn deze artikelen aan de
voorzijde in de portal voor gebruikers (nog) niet zichtbaar. Vervolgens kunt de artikelen één voor één publiceren wanneer
u klaar bent met de verwerking ervan. Deze update bevat bijvoorbeeld 48 bestaande artikelen met een update en 3
nieuwe artikelen zoals in onderstaande schermafbeelding aan de rechterzijde wordt weergegeven (Achter ‘Publiceren’).
Zodra de knop ‘Alles depubliceren’ is aangeklikt staat voor het desbetreffende nieuwe artikel in de kolom een rood kruis.
Zie tevens onderstaande schermafbeelding.
Vervolgens klikt u op de knop ‘Updates verwerken’ zoals weergegeven in onderstaande schermafbeelding.
De wijzigingsvoorstellen op bestaande artikelen worden nu binnengehaald evenals de nieuwe artikelen. Het
binnenhalen kan enige tijd duren. Klik op de knop ‘Dashboard’ linksboven onder het Scienta logo om terug te keren naar
het dashboard van de beheeromgeving.
5
Stap 3: Niet-afgewikkelde wijzigingsvoorstellen verwerken
Nu zowel wijzigingsvoorstellen op bestaande artikelen als nieuwe artikelen zijn opgehaald en oude artikelen zijn
gearchiveerd, kunnen de niet-afgewikkelde wijzigingsvoorstellen worden verwerkt. Klik in het ‘dashboard’ op de
snelkoppeling met wijzigingsvoorstellen (zie rode arcering in onderstaande schermafbeelding).
Zodra u op de bovenstaande link met niet-afgewikkelde wijzigingsvoorstellen heeft geklikt, komt u in onderstaand
overzicht.
Open het artikel met het niet-afgewikkelde wijzigingsvoorstel door op de artikelnaam te klikken.
6
Open nu het niet-afgewikkelde wijzigingsvoorstel van dit artikel door aan de rechterzijde van het scherm op het
‘pulldown menu’ ‘Wijzigingsvoorstellen’ te klikken. Klik vervolgens op de regel met het nog te verwerken
wijzigingsvoorstel. Vervolgens wordt deze geopend. Zie onderstaande schermafbeelding. Staan er wijzigingsvoorstellen
in groene letters, dan betekent dit dat het desbetreffende wijzigingsvoorstel al is afgewikkeld.
Nadat het wijzigingsvoorstel is geopend wordt in de kleuren roze en grijs aangegeven wat de wijzigingen zijn. Roze
betekent, dit wordt in het wijzigingsvoorstel als nieuwe tekst voorgesteld. Grijs betekent, dit is de oude tekst die nu in
de huidige versie van uw handboek staat en niet is opgenomen in het wijzigingsvoorstel.
Let op: Afhankelijk van het feit of u het desbetreffende artikel kantoorspecifiek heeft gemaakt, kiest u voor de methode
A of B om de wijzigingen uit het wijzigingsvoorstel over te nemen.
Methode A: Verwerking in een kantoorspecifiek gemaakt handboek
Indien u een kantoorspecifiek kwaliteitshandboek heeft, zullen veel roze en grijze teksten worden weergegeven zodra u
het wijzigingsvoorstel heeft geopend. Door middel van de tab ‘Vergelijken’ kunt u heel eenvoudig uw oorspronkelijke
Viadicte artikel of de één na laatste Viadicte update vergelijken met het wijzigingsvoorstel uit deze update. Op deze
wijze ziet u wat er in de standaard is gewijzigd en kunt u zelf bepalen of u deze wijzigingen wenst over te nemen in uw
eigen kantoorspecifieke handboek (Zie onderstaande schermafbeelding).
7
Maak hiervoor gebruik van de knop ‘Vergelijk de laatste twee versies van dit artikel van de branchevereniging’ (Zie
onderstaande schermafbeelding). Indien u in de afgelopen periode minder dan twee updates op dit artikel heeft
ontvangen, krijgt u een melding dat de vergelijking niet mogelijk is. U selecteert dan aan de linkerzijde de één na laatste
versie die u van Viadicte heeft ontvangen (revisie) en aan de rechterzijde het wijzigingsvoorstel met de meest recente
update.
Indient u de tekst wilt overnemen uit de nieuwste update gaat u hiervoor terug naar de tab ‘Bewerken’ en selecteert u
uit het wijzigingsvoorstel de gewenste tekst. Doordat de verschillen in dit wijzigingsvoorstel in roze en grijs worden
weergegeven, kan het lastig zijn om de juiste tekst te selecteren. Maak gebruik van de knop ‘Verberg verschillen’ zodat
u alleen de meest actuele tekst ziet in het wijzigingsvoorstel (Zie onderstaande schermafbeelding).
Selecteer de gewenste tekst en kopieer deze door met uw muis voor de te selecteren tekst te gaan staan, de linker
muisknop ingedrukt te houden en uw muis naar het einde van de te kopiëren tekst te slepen. Vervolgens laat u de linker
muisknop los en klikt u op de rechtermuisknop. Kies in dit menu voor ‘Kopiëren’. Vervolgens klikt u met uw linker
muisknop in uw actieve kwaliteitshandboek aan de linkerzijde op de plek waar u de gekopieerde tekst wilt plakken.
Kies in de menubalk van het tekstvlak waar u uw muiscursor heeft neergezet voor het icoontje ‘Plakken als platte tekst’.
(Zie onderstaande schermafbeelding).
Het spreekt voor zich dat u de bestaande tekst (eerst) moet verwijderen of ‘overschrijven’ om ervoor te zorgen dat de
oude teksten niet blijven staan.
Op deze wijze verwerkt u de teksten per wijzigingsvoorstel in uw kantoorspecifieke handboek.
8
Methode B: Verwerking in een niet kantoorspecifiek gemaakt kwaliteitshandboek
Indien u het kwaliteitshandboek nog niet specifiek heeft gemaakt, kunt u de inhoud van het wijzigingsvoorstel direct in
zijn totaliteit accepteren door op het icoontje met de groene pijl te klikken. Zie onderstaande schermafbeelding.
Hiermee kopieert u de gehele inhoud van het wijzigingsvoorstel ineens naar uw actieve handboek.
Vervolgens wordt u gevraagd of u de inhoud naar de editor wilt kopiëren. Kies hier voor ‘OK’.
Verwerken van het wijzigingsvoorstel
Als laatste onderdeel dient u het wijzigingsvoorstel uit de lijst met wijzigingsvoorstellen te verwijderen. Dat doet u door
boven het wijzigingsvoorstel ‘Ja’ aan te vinken. Zie onderstaande schermafbeelding. Kies nu voor ‘Opslaan’ rechts
bovenin uw scherm om de wijzigingen op te slaan en terug te gaan naar de lijst met niet-afgewikkelde
wijzigingsvoorstellen.
Alle voorstellen wegwerken
Herhaal deze stappen totdat alle wijzigingsvoorstellen zijn weggewerkt.
Een wijzigingsvoorstel niet accepteren
Indien u de tekst uit een bepaald wijzigingsvoorstel niet wenst over te nemen, kunt u na het openen van het
wijzigingsvoorstel direct doorgaan naar de stap ‘Verwerken van het wijzigingsvoorstel’. Op deze wijze wordt het voorstel
alleen uit de lijst met wijzigingsvoorstellen verwijderd en worden geen wijzigingen overgenomen.
9
Stap 4: Beoordeling en kantoorspecifiek maken van nieuwe artikelen
De zes artikelen die nieuw in het handboek zijn opgenomen, dienen te worden beoordeeld.
1. In het hoofdstuk ‘Het kantoor’ is het ‘Overzicht te verstrekken informatie’ toegevoegd. Dit overzicht bevat aan
de cliënt te verstrekken informatie en de wijze waarop dit gebeurt.
2. In het hoofdstuk ‘Financieel’ is de ‘Instructie toevoegingen’ toegevoegd.
3. In het hoofdstuk ‘Medewerkers’ is de ‘Checklist eerste werkdag nieuwe medewerker’ toegevoegd.
4. In het hoofdstuk ‘Cliëntacceptatie’ is het ‘Stroomdiagram cliëntacceptatie (Wwft)’ toegevoegd. Dit om het
proces van cliëntacceptatie in het kader van de Wwft te visualiseren (Dit stroomschema behoeft niet
kantoorspecifiek te worden gemaakt).
Indien het kantoor één of meerdere artikelen gaat gebruiken, dienen deze waar nodig kantoorspecifiek te worden
gemaakt en te worden gepubliceerd. Dit publiceren doet u door in de kolom ‘Pub’ het ‘rode kruis’ achter het
desbetreffende artikel te veranderen in een ‘groene vink’. Hiervoor klik u op het icoon zoals op onderstaande
schermafbeelding weergegeven:
10
Stap 5: Programma verversen ter afsluiting update
Om de update af te ronden dient u het programma te verversen. Dit om de nieuwe artikelen die u binnen uw handboek
gaat gebruiken, ook beschikbaar te stellen in de portal via het handboekmenu. In het dashboard klikt u hiervoor op de
snelkoppeling ‘Programma verversen’ zoals weergegeven op onderstaande schermafbeelding.
De update is nu verwerkt.
11
Bijlage: inhoudsopgave Viadicte kwaliteitshandboek 2012
• Viadicte kwaliteitshandboek advocatuur
o Inleiding
� Welkom op ons digitale kwaliteitshandboek
� Inleiding
� Bronnen
� Kruistabel normenkader - kwaliteitshandboek
� Toelichting foutklassen normenkader
� Instructie upgrade naar ISO 9001:2008
o Het kantoor
� Instructie kantooropzet
� Instructie toegankelijkheid en bereikbaarheid
� Overzicht te verstrekken informatie
� Instructie nummerherkenning
� Instructie overleg
� Instructie samenwerken en uitbesteden
� Instructie acquisitie
� Instructie praktijkplan
� Model waarnemingsovereenkomst advocatuur
o Kantoorregelingen
� Instructie beschikbaarheid en agendering
� Instructie kantoorformulieren
� Instructie tekeningsbevoegdheid
� Instructie telefoon
� Instructie bibliotheek
� Instructie vakliteratuur
� Instructie post
� Instructie archivering
� Instructie automatisering
� Instructie disclaimer
� Instructie overige huishoudelijke zaken
� Instructie agressie van buitenaf
� Checklist veiligheidsvoorzieningen
� Instructie onderzoek FIOD-ECD
o Financieel
� Instructie kantoorstrategie en financieel beleid
� Instructie urenverantwoording
� Instructie toevoegingen
� Instructie derdengelden
� Model statuten stichting derdengelden
� Instructie debiteurenbeheer
� Model brief betalingsherinnering 1
� Model brief betalingsherinnering 2
� Model brief betalingsherinnering 3
� Model brief betalingsherinnering 4
� Instructie betalingsverwerking
� Instructie uit te voeren werkzaamheden door accountant
� Model rapport van feitelijke bevindingen
� Instructie declaratie
o Kwaliteitsbeheer
� Instructie kwaliteitsbeleid
� Model kwaliteitskalender
� Instructie geheimhouding
� Model geheimhoudingsverklaring
� Instructie integriteit
� Instructie dossiervorming kwaliteitsbeleid
� Intercollegiale consultatie, toetsing en Peer Review
� Instructie klanttevredenheid
� Instructie klachten
� Klachtenregeling
o Medewerkers
� Instructie medewerkers
� Instructie werving en selectie
� Checklist sollicitatie
� Checklist eerste werkdag nieuwe medewerker
12
� Instructie functioneren en beoordelen
� Model beoordelingsformulier
� Instructie opleiding en training
� Instructie specialisatie
� Instructie Permanente Educatie
� Instructie kwaliteitsfunctionaris
� Instructie personeelsfunctionaris
o Clientacceptatie
� Instructie relatiebeheer
� Instructie belangen
� Instructie cliëntacceptatie en ongebruikelijke transacties (Wwft)
� Formulier Wwft
� Stroomdiagram cliëntacceptatie (Wwft)
o De opdracht
� Instructie opdrachtaanvaarding
� Model brief eerste afspraak
� Model intakechecklist
� Model begeleidende brief bij opdrachtbevestiging
� Model doorlopende opdrachtbevestiging
� Model opdrachtbevestiging rechtsbijstandsverzekeringen
� Model opdrachtbevestiging FNV-zaken
� Model opdrachtbevestiging bedrijf - particulier
� Model opdrachtbevestiging bedrijf - bedrijf
� Model opdrachtbevestiging particulier - bedrijf
� Model opdrachtbevestiging particulier - particulier
� Model opdrachtbevestiging strafzaak
� Model opdrachtbevestiging letselzaak
� Model bijlage opdrachtbevestiging financiële procesrisico's
� Model begeleidende brief bij dossiermap en suggestieformulier
� Model suggestieformulier
� Instructie uitvoering werkzaamheden
� Instructie dossiervorming
� Instructie afronding
� Instructie evaluatie