handbook-digital-media

¤Ù‹Á×Í¡ÒÃàµÃÕÂÁÊ×èÍ´Ô¨Ô·ÑÅ·ÕèÁÕ¤Ø³ÀÒ¾

โดย

บุญเลิศ อรุณพิบูลย และบุญเกียรติ เจตจำนงนุช

ฝายบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี

สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตรและเทคโนโลยีแหงชาติ

¤Ù‹Á×Í¡ÒÃàµÃÕÂÁÊ×èÍ´Ô¨Ô·ÑÅ·ÕèÁÕ¤Ø³ÀÒ¾โดย บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจำนงนุช



พิมพครั้งที่ 2 (สิงหาคม 2556) จำนวนพิมพ 5,000 เลม

ครีเอทีฟคอมมอนสแบบแสดงที่มา – ไมใชเพื่อการคา – อนุญาตแบบเดียวกัน (by-nc-sa)

เมื่อนำเนื้อหาในหนังสือเลมนี้ไปใช ควรอางอิงแหลงที่มา โดยไมนำไปใชเพื่อการคา

และยินยอมใหผูอื่นนำเนื้อหาไปใชตอไดดวยสัญญาอนุญาตแบบเดียวกันนี้

ขอมูลเพิ่มเติม www.creativecommons.org

จัดทำโดย



111 อุทยานวิทยาศาสตรประเทศไทย

ถนนพหลโยธิน ต.คลองหนึ่ง อ.คลองหลวง จ.ปทุมธานี

โทรศัพท 0 2564 7000 โทรสาร 0 2564 7060

http://stks.or.th eMail: [email protected]

บุญเลิศ อรุณพิบูลย.

คูมือการเตรียมสื่อดิจิทัลที่มีคุณภาพ / บุญเลิศ อรุณพิบูลย, บุญเกียรติ เจตจำนงนุช. --

พิมพครั้งที่ 1. – ปทุมธานี : ฝายบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี

สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตรและเทคโนโลยีแหงชาติ, 2554.

หนา : ภาพประกอบ

ISBN: 978-616-12-0148-7

1. การจัดแฟมขอมูล (คอมพิวเตอร) 2. แฟมขอมูลคอมพิวเตอร 3. ไมโครซอฟตออฟฟศ

2003 (โปรแกรมคอมพิวเตอร) 4. ไมโครซอฟตออฟฟศ 2007 (โปรแกรมคอมพิวเตอร)

5. โอเพนออฟฟศดอทโออารจี (โปรแกรมคอมพิวเตอร) 6. พีดีเอฟ ครีเอเตอร (โปรแกรมคอมพิวเตอร)

7. อโดบีอโครแบต (โปรแกรมคอมพิวเตอร) 8. I. บุญเกียรติ เจตจำนงนุช II. สำนักงานพัฒนา

วิทยาศาสตรและเทคโนโลยีแหงชาติ. ฝายบริการความรูทางวิทยาศาสตรแลเทคโนโลยี. III. ชื่อเรื่อง

025 Z696

¤Ó¹Ó

การสรางสรรคส่ือดิจิทัลท่ีผานมามักจะเนนการใชงานโปรแกรมตางๆ มากกวา

การพิจารณาเกี่ยวกับขอกำหนดหรือมาตรฐานที่เหมาะสมในการสรางสรรค การนำไป

ใชงาน การแลกเปลี่ยนขอมูล สงผลใหสื่อดิจิทัลจำนวนมากเกิดปญหาในการใชงาน

การทำงานที่ซ้ำซอน สิ้นเปลืองทั้งเวลา บุคลากร และงบประมาณ

ฝายบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี ไดตระหนักถึงความสำคัญ

ของสื่อดิจิทัลที่มีคุณภาพ จึงไดนำประสบการณจากการศึกษาวิจัย การปฏิบัติจริงมา

แปลงสภาพใหเปนความรูผานคูมือฉบับนี้

คูมือฉบับนี้จัดทำขึ้นมานำเสนอแนวปฏิบัติเพื่อกำหนดขอกำหนดการพัฒนา

สื่อดิจิทัล ที่มีคุณภาพขององคกร รวมทั้งการแนะนำการใชงานโปรแกรมเพื่อจัดการ

สื่อดิจิทัลทั้งที่เปนเอกสารงานพิมพ สื่อนำเสนอ เอกสาร PDF ใหไดสื่อดิจิทัลที่ได

มาตรฐาน มีคุณภาพ ไมเสียเวลาและ/หรือทำงานซ้ำซอน

โปรแกรมที่แนะนำตามคูมือไดแก Microsoft Offi ce 2003/2007

OpenOffi ce.org PDF Creator Acrobat Professional

ผูเขียนขอขอบพระคุณ ดร. ทวีศักด์ิ กออนันตกูล ท่ีกรุณาใหคำแนะนำ ถายทอด

ความรูกับผูเขียนมาโดยตลอด และผูเขียนหวังวาคูมือฉบับนี้จะเปนจุดตั้งตนสำหรับ

หนวยงานที่สนใจประกาศ/กำหนดใชงานขอกำหนด/มาตรฐานการพัฒนาสื่อดิจิทัลที่มี

คุณภาพ และหากมีขอผิดพลาดประการใด ผูเขียนขออภัยไว ณ ที่นี้และกรุณาแจงมาที่

[email protected]

บุญเลิศ อรุณพิบูลย

6 กรกฎาคม 2554

ÊÒÃºÑÞ

สื่อดิจิทัลที่มีคุณภาพ 7

การบริหารจัดการแฟมเอกสารดิจิทัล 8

การจัดการโฟลเดอร 8

การตั้งชื่อแฟมเอกสาร 9

การสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ 11

การสรางสื่อนำเสนอที่มีคุณภาพ 13

การจัดการเอกสาร PDF 15

เอกสาร PDF ที่ไดดวยกระบวนการสแกน 16

เอกสาร PDF จากการแปลงหรือการสงออก 17

เอกสาร PDF จากกระบวนการวาจาง 18

ตัวอยางขอกำหนดการวาจางการสแกนเอกสาร 18

การใชงานโปรแกรมตางๆ เพื่อสรางสื่อดิจิทัลที่มีคุณภาพ 22

ฟอนตมาตรฐาน 23

การกำหนดคา Default Font ของ Microsoft Word 2003 25

การกำหนดคา Default Font ของ Microsoft Word 2007 25

การกำหนดคา Default Font ของ OpenOffi ce.org Writer 27

การกำหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2003 27

การกำหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2007 29

การกำหนด Default Font ของ OpenOffi ce.org Impress 32

การฝงฟอนต 33

การฝงฟอนตของ Microsoft Word 2003 33

การฝงฟอนตของ Microsoft Word 2007 34

Style หัวใจสำคัญของงานพิมพยุคดิจิทัล 36

การกำหนด Style ของ Microsoft Word 2003 36

การกำหนด Style ของ Microsoft Word 2007 38

การกำหนด Style ของ OpenOffi ce.org Writer 39

การใชงานสไตล 41

การสรางสารบัญเนื้อหาจากสไตล 41

สงออกเปน PDF แลวได Bookmark อัตโนมัติจากสไตล 41

การสงออกเปน PDF ดวย Acrobat Professional 42

การสงออกเปน PDF ดวย Microsoft Word 2007 42

การสงออกเปน PDF ดวย OpenOffi ce.org Writer 44

การสรางสไลดอัตโนมัติจากเอกสาร Style 45

การสรางสไลดจากเอกสาร Style สำหรับ Microsoft Word 2003 45

การสรางสไลดจากเอกสาร Style สำหรับ Microsoft Word 2007 46

การสรางสไลดจากเอกสาร Style สำหรับ OpenOffi ce.org Writer 46

การใสคำอธิบายภาพ/ตาราง 47

การใสคำอธิบายตารางดวย OpenOffi ce.org Writer 47

การสรางสารบัญตาราง 48

ขอมูลบรรณานุกรมแฟมเอกสารดิจิทัลเพิ่มประสิทธิภาพการสืบคน 50

เอกสารจากชุด Microsoft Offi ce 2003 50

เอกสารจากชุด Microsoft Offi ce 2007 50

เอกสารจากชุด OpenOffi ce.org 51

เอกสาร PDF 51

เอกสาร PDF 53

Output ที่ถูกตองของ PDF 53

กรณีการสงออกดวย Acrobat Professional 53

กรณีการสงออกดวย Microsoft Offi ce 2007 56

กรณีการสงออกดวย OpenOffi ce.org 58

PDF Security 59

กรณีใชงาน Acrobat Professional 59

กรณีที่สงออกดวย OpenOffi ce.org 61

การฝงฟอนตกับเอกสาร PDF 61

Acrobat Professional 61

OpenOffi ce.org 62

การสรางแมแบบเอกสาร (Document Template) 63

แมแบบเอกสารเทคนิค Style ดวย Microsoft Word 2003 64

แมแบบเอกสารเทคนิค Style ดวย Microsoft Word 2007 65

แมแบบเอกสารเทคนิค Style ดวย OpenOffi ce.org Writer 66

แมแบบสไลดดวย Microsoft PowerPoint 2003 66

แมแบบสไลดดวย Microsoft PowerPoint 2007 67

แมแบบสไลดดวย OpenOffi ce.org Impress 67

แมแบบเอกสารเทคนิค Form ดวย Microsoft Word 2003 67

แมแบบเอกสารเทคนิค Form ดวย OpenOffi ce.org 69

เทคนิคการสราง Filed ของ OpenOffi ce.org 70

บรรณานุกรม 72

7¤Ù‹Á×Í¡ÒÃàµÃÕÂÁÊ×èÍ´Ô¨Ô·ÑÅãËŒÁÕ¤Ø³ÀÒ¾

Ê×èÍ´Ô¨Ô·ÑÅ·ÕèÁÕ¤Ø³ÀÒ¾

สื่อดิจิทัล (Digital Media) นับเปนสื่อที่มีบทบาทในชีวิตประจำงานของทุก

กิจกรรม การทำงานในสำนักงาน หนวยงาน องคกร สถาบันการศึกษา การออกแบบ

พัฒนาเว็บไซต การพัฒนาฐานขอมูล คลังความรู หองสมุดดิจิทัล จำเปนตองเกี่ยวของ

กับสื่อดิจิทัลรูปแบบตางๆ หลากหลายฟอรแมต โดยเฉพาะการกาวเขาสูยุคเว็บ 2.0

(Web 2.0) ที่เปดโอกาสใหทุกคน มีสวนรวมในการสรางสรรคผลงานในรูปแบบสื่อ

ดิจิทัล เพ่ือใหการแลกเปล่ียนขอมูล สารสนเทศ และความรูเปนไปอยางสะดวก รวดเร็ว

ผสานกับกระแสการจัดการความรูที่มุงเนนใหมีการจัดเก็บความรูเพื่อการเขาถึงและ

ใชงานที่ยั่งยืน ยิ่งสงผลใหสื่อดิจิทัลมีบทบาทสูงขึ้นตามลำดับ

ส่ือดิจิทัลในปจจุบัน จึงเก่ียวของกับบุคคลจำนวนมากท่ีมารวมกันทำงานผาน

เวลาและสถานท่ีท่ีแตกตางกัน ซ่ึงส่ือดิจิทัลจำนวนมากอาจจะเกิดปญหาจากการใชงาน

จากการสรางสรรค เชน การที่ไมสามารถเปดแฟมเอกสารดิจิทัลเพราะความแตกตาง

ของรุน (Version) ของโปรแกรมที่ใชสราง/เปดแฟมเอกสาร การจัดหนาเอกสารที่ผิด

เพ้ียนจากตนฉบับ การแสดงผลภาษาไทย ท่ีผิดพลาดท้ังประเด็นจากแบบอักษร (Font)

และการเขารหัสภาษาไทย (Thai Encoding) รวมถึงปญหาจากการละเมิดลิขสิทธิ์

การกำหนดแนวปฏิบัติท่ีเก่ียวของกับส่ือดิจิทัลเพ่ือใหไดคุณภาพ จึงมีความจำเปน และ

หนวยงานตองกำหนดเปนแนวปฏิบัติระดับองคกรรวมกัน

ฝายบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร

และเทคโนโลยีแหงชาติ โดยงานพัฒนาและบริการสื่อสาระดิจิทัล จึงไดศึกษาประเด็น

ตางๆ เกี่ยวกับสื่อดิจิทัล พรอมทั้งทดสอบ ปฏิบัติจริง จนไดเปนคำแนะนำเพื่อเปน

แนวทางใหกับผูสนใจทุกภาคสวนท่ีตองการสรางสรรคส่ือดิจิทัลท่ีมีคุณภาพอยางแทจริง

โดยมีประเด็นสำคัญที่เกี่ยวของกับการสรางสรรคสื่อดิจิทัลที่มีคุณภาพ ดังนี้

• การบริการจัดการแฟมเอกสารดิจิทัล

• การสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ

• การสรางสื่อนำเสนอที่มีคุณภาพ

• การจัดการเอกสาร PDF

8 ÊÓ¹Ñ¡§Ò¹¾Ñ²¹ÒÇÔ·ÂÒÈÒÊµÃ�áÅÐà·¤â¹âÅÂÕáË‹§ªÒµÔ

¡ÒÃºÃÔËÒÃ¨Ñ´¡ÒÃá¿‡ÁàÍ¡ÊÒÃ´Ô¨Ô·ÑÅ

สื่อดิจิทัลจะถูกจัดเก็บในรูปแบบของแฟมเอกสารดิจิทัล (File) ในอุปกรณ

จัดเก็บรูปแบบตางๆ ท้ังฮารดดิสก อุปกรณจัดเก็บแบบพกพา ดังน้ันการจัดวางโครงสราง

การจัดเก็บที่ดียอมทำใหการเขาถึงและใชงานแฟมเอกสารดิจิทัลเปนไปอยางสะดวก

รวดเร็ว โครงสรางการจัดเก็บแฟมเอกสารดิจิทัลเกี่ยวของกับโฟลเดอร (Folder) และ

ชื่อแฟมเอกสาร (File name) โดยมีหลักปฏิบัติ ดังนี้

การจัดการโฟลเดอร

การสรางโฟลเดอรกอนท่ีจะสรางส่ือใดๆ เปนข้ันตอนสำคัญท่ีควรปฏิบัติ โดย

เฉพาะสื่อดิจิทัลที่มีการทำงานเกี่ยวของกันหลายๆ แฟม เชน การสรางเอกสารเว็บ

การสรางบทเรียนเชิงโตตอบ อันจะชวยปองกันปญหาจากจุดเชื่อม (Link) ที่ผิดพลาด

นอกจากนี้การกำหนดชื่อใหโฟลเดอรก็เปนประเด็นสำคัญเชนกัน ซึ่งมีแนวปฏิบัติดังนี้

• ชื่อโฟลเดอรควรใชคำภาษาอังกฤษที่กระชับ สั้น และสื่อความหมาย

โดยเฉพาะชื่อโฟลเดอรในการพัฒนาเว็บไซตอันจะมีสวนชวยให Search

Engine มาจัดเก็บไปทำรายการสืบคนไดงาย

o หลีกเลี่ยงการใชภาษาไทย

• คำภาษาอังกฤษที่ใชควรเปนตัวพิมพเล็ก (a - z) และ/หรือผสมตัวเลข

(0 - 9) ทั้งนี้การใชตัวเลขหากมีคาประจำหลักตั้งแตหลักสิบขึ้นไป ใหนำ

ตัวเลขเดี่ยวดวย 0 เชน 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09

• กรณีที่มีคำหลายคำประกอบกัน ใหใชเครื่องหมาย Hyphen - เชื่อม

ระหวางคำ

o หลีกเลี่ยงการใชเครื่องหมาย Space (ชองวาง) และเครื่องหมาย

Underscore _


การตั้งชื่อแฟมเอกสาร

• ชื่อแฟมเอกสารควรใชคำภาษาอังกฤษที่กระชับ สั้น และสื่อความหมาย

o หลีกเลี่ยงการใชภาษาไทย

• คำภาษาอังกฤษที่ใชควรเปนตัวพิมพเล็ก (a - z) และ/หรือผสมตัวเลข

(0 - 9) ทั้งนี้การใชตัวเลขหากมีคาประจำหลักตั้งแตหลักสิบขึ้นไป ใหนำ

ตัวเลขเดี่ยวดวย 0 เชน 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09

• กรณีที่มีคำหลายคำประกอบกัน ใหใชเครื่องหมาย Hyphen - เชื่อม

ระหวางคำ

o หลีกเลี่ยงการใชเครื่องหมาย Space (ชองวาง) และเครื่องหมาย

Underscore _

• ใชสวนประกอบตอไปนี้ผสมในชื่อแฟมเอกสาร

o รุนของเอกสาร (Version number) เชน เอกสารรุนที่ 1 สามารถ

กำหนดดวยรหัส v1 หรือ vers1

o วันที่สรางเอกสาร (Date of creation) เชน เอกสารถูกสรางวันที่

24 มีนาคม 2552 ใหกำหนดเปน 20120324

o ชื่อผูสรางเอกสาร (Name of creator) เชน เอกสารถูกสรางดวย

Rupert B. Smith สามารถกำหนดเปน RBSmith หรือ RBS

o คำอธิบายเก่ียวกับเอกสาร (Description of content) เชน เอกสาร

เกี่ยวของกับ media kit สามารถกำหนดเปน medkit หรือ mk

o วันท่ีเผยแพรเอกสาร (Publication date) เชน เอกสารถูกเผยแพร

วันที่ 24 ธันวาคม 2003 สามารถกำหนดเปน pub-20031224

o เลขที่โครงการ (Project number) เชน เอกสารจากโครงการหัส

739 สามารถกำหนดเปน PN739

• ตัวอยาง สวทช. ไดกำหนดใหใชวันที่สรางหรือเผยแพรเอกสารกำกับ

หนาชื่อแฟมเอกสาร ในรูปแบบ yyyymmdd โดยผสมรวมกับรุนของ

เอกสาร เชน เอกสารที่สรางวันที่ 7 มิถุนายน 2554 ใหกำหนดชื่อเปน

20110607-digital-media.doc


o กรณีที่มีการแกไขเอกสารดังกลาวในวันเดียวกัน ใหเติมรุนของ

การแกไขตอทาย เชน 20110607-digital-media-1.doc

o กรณีท่ีมีการแกไขเอกสารดังกลาวในวันถัดๆ ไป ใหต้ังช่ือแฟมเอกสาร

ใหม โดยการเปลี่ยนวันที่ เชน 20110615-digital-media.doc


¡ÒÃÊÃŒÒ§àÍ¡ÊÒÃ§Ò¹¾ÔÁ¾�·ÕèÁÕ¤Ø³ÀÒ¾

เอกสารงานพิมพที่สรางดวยซอฟตแวรประมวลผลคำ เชน Microsoft

Word, OpenOffi ce.org Writer รวมถึงซอฟตแวรจัดการงานพิมพ (DTP: Desktop

Publishing) นับเปนสื่อดิจิทัลแตกำเนิด (Born Digital Media) ซึ่งมีคุณภาพในตัว

สูงมาก หากมีการสราง จัดเก็บ บริหารจัดการที่มีคุณภาพตั้งแตขั้นตอนแรก ยอมทำให

การแลกเปลี่ยนขอมูล การเชื่อมโยงขอมูล และการใชงานตอในรูปแบบตางๆ เชน

การแปลงเปนเอกสาร PDF การนำเขาระบบหองสมุดดิจิทัลยอมทำใหลดข้ันตอนตางๆ ได

ขอกำหนดการสรางเอกสารงานพิมพท่ีมีคุณภาพ ท่ีหนวยงานควรใหความสำคัญ

ไดแก

1. การกำหนดฟอนตมาตรฐานทั้งชุดภาษาไทย และภาษาอังกฤษ และ/

หรือการใชชุดภาษาแบบผสมทั้งไทยและอังกฤษ รวมถึงภาษาอื่นๆ

• การสรางเอกสารงานพิมพผานระบบปฏิบัติการที่ต่ำกวา Windows

ME แนะนำใหเลือกใชฟอนตตระกูล UPC เชน AngsanaUPC

• การสรางเอกสารงานพิมพผานระบบปฏิบัติการที่สูงกวา Windows

ME แนะนำใหเลือกใชฟอนตตระกูล NEW เชน AngsanaNEW หรือ

ฟอนตมาตรฐานราชการไทย

• การสรางเอกสารงานพิมพผานระบบปฏิบัติการอ่ืนๆ นอกเหนือระบบ

ปฏิบัติการ Windows แนะนำใหเลือกใชฟอนตมาตรฐานราชการไทย

• ทั้งนี้หนวยงานอาจจะเลือกฟอนตอื่นๆ นอกเหนือจากที่แนะนำได

แตควรกำหนดเปนแนวปฏิบัติรวมกันในภาพรวมขององคกร

• การเลือกฟอนตใดๆ ที่ไมไดมาพรอมกับระบบปฏิบัติการ ควรฝง

ฟอนต (Embed) ดังกลาวไปกับเอกสารกอนเผยแพร

2. การพิมพเอกสารตองใชความสามารถการพิมพดวยสไตล (Style) โดย

กำหนดสไตลพื้นฐานเปน Heading 1, Heading 2, Heading 3,

Normal, Body เปนตน

• การกำหนดสไตลใหเอกสาร ควรพิจารณาใหเหมาะสมกับประเภท

ของเอกสาร


3. หนวยงานควรออกแบบแมแบบเอกสาร (Document Template) ให

เหมาะสมกับการทำงาน และประกาศใชงานในภาพรวมขององคกร

4. การพิมพเอกสาร ควรแนะนำเทคนิคการพิมพที่เหมาะสม เชน

• ไมตองกดปุม Enter เมื่อพิมพจบบรรทัด เพราะโปรแกรมสามารถ

ตัดคำไดเอง

• หากตองการตัดคำใดๆ กอนจบบรรทัด ใหใชปุม Shift พรอมกับปุม

Enter

• การขึ้นหนาใหมกอนจบหนาปกติ ใหใชปุม Ctrl พรอมกับปุม Enter

• การใสชองวาง ควรเคาะเพียง 1 ชองวาง

• การใชสัญลักษณพิเศษ ควรใหความสำคัญเปนพิเศษ เชน 2 ไมเทา

กับ 5 ควรใชสัญลักษณพิเศษ ดังนี้ 2 ≠ 5

• ใหความสำคัญกับเคร่ืองหมายวรรคตอนท่ีเหมาะสมกับการพิมพดวย

ซอฟตแวรประมวลผลคำ เชน เครื่องหมายไมยมก ใหพิมพติดกับคำ

ดังนี้ ตางๆ ไมใช ตาง ๆ

5. ใหความสำคัญกับการเขียนคำทับศัพทที่ถูกตองตามราชบัณฑิตยสถาน

เชน Internet คำที่ถูกตองคือ อินเทอรเน็ต ไมใช อินเตอรเน็ต หรือ

อินเตอรเน็ท

6. แฟมเอกสารงานพิมพดิจิทัลทุกแฟม ควรกำหนดขอมูลบรรณานุกรมให

เหมาะสมกอนจัดเก็บและ/หรือเผยแพร

7. กรณีที่มีการวาจางใหหนวยงานภายนอก จัดทำตนฉบับเอกสาร จะตอง

กำหนดใหผูรับจางสงมอบแฟมเอกสารดิจิทัลตนฉบับ แฟมเอกสาร PDF

แฟมเอกสารขอความ Text แฟมแบบอักษรที่ไมละเมิดลิขสิทธิ์ แฟมภาพ

ที่ใชประกอบการจัดทำที่ไมละเมิดลิขสิทธิ์ใหหนวยงานทุกครั้ง


¡ÒÃÊÃŒÒ§Ê×èÍ¹ÓàÊ¹Í·ÕèÁÕ¤Ø³ÀÒ¾

สื่อนำเสนอที่สรางดวย Microsoft PowerPoint หรือ OpenOffi ce.org

Impress ตลอดทั้งการสรางจาก Online Services เชน Google Presentation เปน

สื่อดิจิทัลแตกำเนิดที่ใหขอมูลเชิงสรุปที่นาสนใจ ใหความสำคัญกับเนื้อหา การออกแบบ

การจัดวาง และภาพตลอดทั้งองคประกอบตางๆ ที่โดดเดนมากกวาเอกสารงานพิมพ

แนวปฏิบัติที่ควรกำหนดเพื่อสนับสนุนการสรางสื่อนำเสนอที่มีคุณภาพ ไดแก

1. การกำหนดฟอนตมาตรฐานทั้งชุดภาษาไทย และภาษาอังกฤษ และ/

หรือการใชชุดภาษาแบบผสมทั้งไทยและอังกฤษ รวมถึงภาษาอื่นๆ

• การเลือกฟอนตใดๆ ที่ไมไดมาพรอมกับระบบปฏิบัติการ ควรฝง

ฟอนต (Embed) ดังกลาวไปกับเอกสารกอนเผยแพร

2. เลือกรูปแบบสไลดใหตรงกับเนื้อหาที่นำเสนอ เชน สไลดแรกควรเลือก

เปน Title Slide

3. ใหความสำคัญกับประเด็นหลัก หรือหัวขอมากกวารายละเอียด หรือ

การพิมพในลักษณะพารากราฟ

• รายละเอียดที่เปนขอความ ควรปรับใหเปนผังภาพ (Diagram /

Illustration) ที่สื่อความหมายไดถูกตอง

• ขอความในแตละสไลดไมควรเกิน 8 บรรทัด

• ขนาดตัวอักษร สีตัวอักษรควรเดนชัด

4. หนวยงานควรออกแบบแมแบบเอกสารสไลด (Slide Template) ให

เหมาะสมกับการทำงาน และประกาศใชงานในภาพรวมขององคกร

5. การพิมพเอกสาร ควรแนะนำเทคนิคการพิมพที่เหมาะสม เชน

• ไมตองกดปุม Enter เมื่อพิมพจบบรรทัด เพราะโปรแกรมสามารถ

ตัดคำไดเอง

• หากตองการตัดคำใดๆ กอนจบบรรทัด ใหใชปุม Shift พรอมกับปุม

Enter

• การใสชองวาง ควรเคาะเพียง 1 ชองวาง


• การใชสัญลักษณพิเศษ ควรใหความสำคัญเปนพิเศษ เชน 2 ไมเทา

กับ 5 ควรใชสัญลักษณพิเศษ ดังนี้ 2 ≠ 5

• ใหความสำคัญกับเคร่ืองหมายวรรคตอนท่ีเหมาะสมกับการพิมพดวย

ซอฟตแวรประมวลผลคำ เชน เครื่องหมายไมยมก ใหพิมพติดกับคำ

ดังนี้ ตางๆ ไมใช ตาง ๆ

6. จัดวางผังภาพ รูปภาพใหเหมาะสม

• ควรลดความละเอียดของภาพลงกอนนำเขา หรือใชความสามารถ

บีบอัดภาพของโปรแกรมเพื่อลดขนาดแฟมเอกสารสไลดที่โตเกินไป

7. ใหความสำคัญกับการเขียนคำทับศัพทที่ถูกตองตามราชบัณฑิตยสถาน

เชน Internet คำที่ถูกตองคือ อินเทอรเน็ต ไมใช อินเตอรเน็ต หรือ

อินเตอรเน็ท

8. แฟมเอกสารงานพิมพดิจิทัลทุกแฟม ควรกำหนดขอมูลบรรณานุกรมให

เหมาะสมกอนจัดเก็บและ/หรือเผยแพร

9. กรณีที่มีการวาจางใหหนวยงานภายนอก จัดทำตนฉบับเอกสารสไลด

จะตองกำหนดใหผูรับจางสงมอบแฟมเอกสารดิจิทัลตนฉบับ แฟมแบบ

อักษรที่ไมละเมิดลิขสิทธิ์ แฟมภาพที่ใชประกอบการจัดทำที่ไมละเมิด

ลิขสิทธิ์ใหหนวยงานทุกครั้ง


¡ÒÃ¨Ñ´¡ÒÃàÍ¡ÊÒÃ PDF

เอกสาร PDF (Portable Document Format) เปนฟอรแมตเอกสารดิจิทัล

รูปแบบหน่ึงท่ีพัฒนาเพ่ือเนนการคงสภาพของเอกสารใหสามารถเรียกชมไดสะดวก โดย

ไมมีปญหาการจัดหนากระดาษ การจัดพารากราฟ จึงถูกนำไปประยุกตใชในหลากหลาย

ทั้งการสงเอกสารเพื่อแลกเปลี่ยน การเก็บเปนคลังเอกสาร การใชนำเสนอผานสื่อ

e-Learning นอกจากความสามารถการคงความเปนเอกสารตนฉบับไดอยางสมบูรณแลว

เอกสาร PDF ยังสามารถกำหนดระบบรักษาความปลอดภัยของขอมูลไดหลายระดับ

ตั้งแตการเปดเรียกดู การคัดลอก จนถึงการสั่งพิมพ หนวยงานตางๆ จึงใหความสำคัญ

กับการจัดเก็บเอกสาร PDF เปนอยางมาก โดยมีวิธีดำเนินการหลัก 2 วิธีไดแก

1. การสแกนเอกสารตนฉบับ ซึ่งมักจะเปนตัวเลม หรือกระดาษ ใหเปน

เอกสารดิจิทัลรูปแบบ PDF

2. การแปลง (Convert) หรือสงออก (Export) เอกสารตนฉบับที่อยูในรูป

ของแฟมดิจิทัล เชน .doc, .xls, .ppt, .odt ใหเปนเอกสารดิจิทัลรูปแบบ

PDF

เอกสาร PDF ที่ไดมาดวยวิธีดำเนินการขางตน หลายๆ แฟมเอกสารอาจจะ

สามารถนำไปใชงานตอยอดได และก็มีจำนวนไมนอยที่ไมสามารถใชงานตอยอดได

ดังเชน

1. การสแกนเอกสารตนฉบับดวยความละเอียดต่ำ ทำใหเอกสาร PDF ที่ได

ไมสามารถผานกระบวนการ OCR ได

2. การสแกนเอกสารตนฉบับโดยไมใสใจประเด็นความเอียงของเอกสาร

ตนฉบับ ทำใหไดเอกสาร PDF ที่ไมสวยงาม อานยาก

3. การแปลงหรือสงออกเอกสารตนฉบับที่มีการใชฟอนตที่หลากหลาย

และหรือฟอนตท่ีตองการการติดต้ังเพ่ิมเติม ทำใหเอกสาร PDF มีปญหา

เกี่ยวกับการแสดงผลฟอนต

4. การเสียเวลาจัดทำ Bookmark ของเอกสาร PDF


ดังนั้นเพื่อใหกระบวนการบริหารจัดการเอกสาร PDF ของหนวยงาน เปนไป

อยางถูกตองและเหมาะสม ขอนำเสนอประเด็นควรทราบและปรับใชงาน ดังนี้

เอกสาร PDF ที่ไดดวยกระบวนการสแกน

การสแกน เปนกระบวนการสรางเอกสาร PDF ที่ไดรับความนิยมมานาน

และยังคงมีการปฏิบัติกันอยูอยางตอเน่ือง อยางไรก็ดีการสแกนเอกสาร ควรมีแนวปฏิบัติ

ดังนี้

1. เลือกอุปกรณสแกนที่เหมาะสมกับสภาพเอกสาร

2. กำหนดความละเอียด (Resolution) หรือคุณภาพ (Quality) ของ

อุปกรณสแกน ใหอยูในระดับสูง เชน 300 dpi ขึ้นไป

3. วางกระดาษ หรือตนฉบับเอกสารใหตรง หรือตามสภาพจริงของกระดาษ

4. ดำเนินการสแกน ตามขั้นตอน

โดยในขั้นตอนการสแกน มีกระบวนการยอยที่ตองพิจารณา ดังนี้

เมื่อสแกนเอกสารแลว ก็จะเขาสูกระบวนการตัดขอบ (Crop) การปรับ

แนวกระดาษ รวมท้ังกระบวนการปรับแตงเอกสาร ซ่ึงมีรายละเอียดยอย

ดังนี้

เมื่อจบขั้นตอนก็จะไดเอกสาร PDF ที่มีคุณภาพสูงและคุณภาพที่พรอม

เผยแพร อยางไรก็ดีในการวาจางบุคคลหรือหนวยงานภายนอกดำเนิน

การสแกน ควรกำหนดรายละเอียดตางๆ ใน TOR วาจางใหชัดเจน

ปรับคา Level& Retouch

หนังสือขาวดำหรือไม

ลบBackground

แปลง PDF(คุณภาพสูง)

ลบขอบเพิ่มเติม ใส IPTC ใส Matadata

• เก็บตนฉบับสแกนเขาคลัง

นำภาพที่ไดจากขั้นตอน CropมาปรับคาดวยโปรแกรมXnView ในสวนของ Level

• ใส CopyRight• ชื่อหนังสือ• เก็บไฟลเขาคลังภาพ Retouch (คุณภาพสูง) JPG/PNG

เทากับภาพตนฉบับ

ภาพเครื่องมือ

• PDF คุณภาพสูง• ปรับคา Level• เก็บไฟลที่ Retouch เขาคลัง (ไฟลคุณภาพสูง)

No

Yes

Scan Retouch ตรวจสอบคุณภาพCrop & Rotate

PDF + Matadata

Background Removal

Mode: Text and Image

ปรับคา Level& Retouch

หนังสือขาวดำหรือไม

ลบBackground

แปลง PDF(คุณภาพสูง)

ลบขอบเพิ่มเติม ใส IPTC ใส Matadata

• เก็บตนฉบับสแกนเขาคลัง

นำภาพที่ไดจากขั้นตอน CropมาปรับคาดวยโปรแกรมXnView ในสวนของ Level

• ใส CopyRight• ชื่อหนังสือ• เก็บไฟลเขาคลังภาพ Retouch (คุณภาพสูง) JPG/PNG

เทากับภาพตนฉบับ

ภาพเครื่องมือ

• PDF คุณภาพสูง• ปรับคา Level• เก็บไฟลที่ Retouch เขาคลัง (ไฟลคุณภาพสูง)

No

Yes

Scan Retouch ตรวจสอบคุณภาพCrop & Rotate

PDF + Matadata

Background Removal

Mode: Text and Image


เอกสาร PDF จากการแปลงหรือการสงออก

เอกสาร PDF จำนวนมากในปจจุบัน มักจะไดมาดวยกระบวนการแปลง

(Convert) หรือการสงออก (Export) โดยผานซอฟตแวรหรือคำสั่งเฉพาะ เชน

การแปลงเอกสารที่สรางดวย MS Offi ce เปนเอกสาร PDF ผานโปรแกรม Acrobat

Processional Pro หรือการสงออกเอกสารท่ีสรางดวย OpenOffi ce.org/LibreOffi ce

เปน PDF ดวยคำสั่ง Export เปนตน

ทั้งนี้เอกสาร PDF ที่ดำเนินการดวยการแปลงหรือสงออก ควรมีแนวปฏิบัติ

ดังนี้

1. เอกสารตนฉบับ ควรสรางดวยความสามารถ Style เพื่อใหระบบแปลง

เนื้อหา Heading1, Heading 2, ... เปน Bookmark ใหอัตโนมัติ

2. เอกสารตนฉบับ ควรระบุขอมูลเอกสาร (Document Properties หรือ

Metadata) ใหเหมาะสม เพื่อใหไดเอกสาร PDF ที่มี Metadata จาก

ตนแหลง

3. เอกสาร PDF ควรมีขอมูลบรรณานุกรมเพ่ือประกอบการสืบคนและการให

ขอมูลตอระบบเชื่อมโยงตางๆ

4. กำหนดรูปแบบการแปลงหรือสงออกเอกสาร PDF ใหเหมาะสม ดังนี้

• เอกสาร PDF รูปแบบปกติ เพื่อการใชงานทั่วไป

• เอกสาร PDF รูปแบบ Smallest File Size เพ่ือเผยแพรผานอินเทอรเน็ต

• เอกสาร PDF รูปแบบ /a (PDF/A) เพื่อการจัดเก็บเปน Archives

5. กำหนดเงื่อนไขการใชงานเอกสาร PDF ใหเหมาะสมกอนเผยแพร เชน

สิทธิ์ในการคัดลอกขอความ การสั่งพิมพ

6. หากเอกสารตนฉบับ เชน เอกสารงานพิมพ สื่อนำเสนอ มีการใชฟอนต

พิเศษ (ท่ีไมละเมิดลิขสิทธ์ิ) ควรฝงฟอนตดังกลาวมากับเอกสาร PDF ดวย

ทุกครั้ง


เอกสาร PDF จากกระบวนการวาจาง

หนวยงานหลายหนวยงาน มีกระบวนการวาจางผลิตเอกสารสิ่งพิมพ โดย

จัดทำตนฉบับเอกสารจากหนวยงาน สงใหผูวาจางดำเนินการจัดรูปแบบเอกสาร พรอม

จัดพิมพตัวเลม และสงมอบเปน “เอกสารตัวเลม” โดยลืมประเด็นเอกสาร PDF สงผล

ใหหลายๆ ครั้งตองนำเอกสารตัวเลมมาสแกน และไดเอกสาร PDF ที่นำไปตอยอดได

ยาก เอกสารอานยาก และเสียเวลา (อาจจะตองเสียงบประมาณวาจางสแกน) ดังนั้น

หนวยงานควรใสใจในประเด็นการวาจาง โดยระบุในสัญญาการวาจางใหชัดเจนวา จะ

ตองสงมอบ

1. เอกสารตัวเลม

2. เอกสารดิจิทัลฉบับเหมือนตัวเลมรูปแบบ PDF ท่ีฝงฟอนตแบบความละเอียด

สูง (300dpi) และแบบปกติ (72 - 150dpi)

3. แฟมเอกสารตนฉบับในฟอรแมต Text File ... เพ่ือความสะดวกในการนำ

เนื้อหาเผยแพรผานเว็บไซต หรือการปรับแตงในครั้งถัดไป

4. แฟมภาพดิจิทัลที่ประกอบการจัดทำเอกสารสิ่งพิมพ และไมละเมิด

ประเด็นทรัพยสินทางปญญา

5. แฟมแบบอักษร (Font) ที่ใชจัดหนาเอกสาร และไมละเมิดประเด็น

ทรัพยสินทางปญญา

ตัวอยางขอกำหนดการวาจางการสแกนเอกสาร

1. ผูรับจางตองสแกนเอกสารตามที่ผูวาจางกำหนดและจัดเตรียมไวให

2. ผูรับจางตองสแกนเอกสารไดทั้งที่เปนแผน หรือเปนเลมเอกสาร

3. ผูรับจางตองสแกนเอกสารไดทุกขนาด และใหผลลัพธมีขนาดเทากัน

(Actual Size) กับตนฉบับ

4. ผูรับจางตองสแกนเอกสารใหผลลัพธมีลักษณะแนวตั้ง หรือแนวนอน

เหมือนตนฉบับทุกประการ หากผลลัพธมีลักษณะเอียงจะตองเกิดจาก

ความเอียงของเอกสารตนฉบับ ไมใชเกิดจากกระบวนการสแกนเอกสาร

หรือหากตนฉบับเปนเอกสาร 2 หนา ภาพผลลัพธจะตองมี 2 หนาดวย

เชนกัน


5. ผูรับจางตองสแกนเอกสารใหครบถวนสมบูรณตามตนฉบับซึ่งเมื่อนำเขา

ระบบจัดเก็บแลวตองดูภาพไดอยางตอเนื่อง และสามารถอานขอความ

ที่ปรากฏไดอยางชัดเจนเชนเดียวกับ การอานจากตนฉบับ

6. ผูรับจางตองสแกนภาพเอกสาร โดยที่ไมใหพื้นของภาพมีสีดำ หรือสีอื่นๆ

ที่ไมไดมีในตนฉบับ

7. ผูรับจางตองสแกนภาพเอกสารที่สามารถรองรับการปรับปรุงคุณภาพ

เอกสารได เชน ปรับแกความบิดเบี้ยวของเอกสาร ลบเสนบรรทัด ลบสี

ที่ไมตองการ ลบรอยเจาะรู เปนตน

8. ผูรับจางตองสแกนเอกสารเกา เอกสารหายาก หรือเอกสารที่ตองการ

ถนอมรักษาตามขอตกลงดังตอไปนี้

• ผูรับจางตองไมตัดสันเลม และ/หรือไมทำใหเอกสารเสียหาย

• กรณีท่ีมีการตัดสัน หรือแยกตัวเลมเอกสารตนฉบับ จะตองเย็บเลมให

สมบูรณตามแบบ และรานที่ผูวาจางกำหนดกอนสงมอบคืน ทั้งนี้

คาใชจายในการเย็บเลม ผูวาจางเปนผูรับผิดชอบ

• กรณีที่เอกสารตนฉบับชำรุด ฉีกขาดบางสวนหรือฉีกขาดทั้งแผนที่

เปนเอกสารที่มีสาระสำคัญ กอนสแกน ผูรับจางจะตองดำเนินการ

ซอมแซม หรือจัดทำใหอยูในสภาพท่ีเรียบรอยใหเปนเอกสารท่ีตอเน่ือง

ไมหลุดออกจากกัน

• กรณีที่ตนฉบับมีการฉีกขาดจากกันบางสวนหรือขาดจากกันทั้งแผน

แตพิจารณาแลวเห็นวาเปนเอกสารที่ตอเนื่องกันผูวาจางจะตอง

ดำเนินการใหสามารถสแกนภาพจัดเก็บ เปนชิ้นเดียว

9. ผูรับจางตองสแกนเอกสารใหไดภาพผลลัพธที่ไดจากการสแกนเอกสาร

ในรูปแบบของ JPEG โดยมีความละเอียดของภาพไมนอยกวา 300 dpi

(dot per inch) ในโหมดสีหรือขาว-ดำ ตามเอกสารตนฉบับ


10. ผูรับจางตองสแกนเอกสารทุกหนาตามลำดับที่เรียงไวในเอกสาร โดยให

จัดเก็บภาพผลลัพธของเอกสารที่สแกนแลวเปน JPEG File (จัดเก็บ 1

หนาตอ 1 ไฟล) และใหจัดเก็บไฟลทั้งหมดของเอกสารเดียวกันไวใน

โฟลเดอรเดียวกัน ต้ังช่ือไฟลและโฟลเดอรตามรหัสขอมูลท่ีผูวาจางกำหนด

ให โดยโฟลเดอรทั้งหมดตองจัดเก็บไวในสื่อบันทึก DVD จำนวน 2 ชุด

(ชุดตนฉบับและชุดสำเนา)

11. ผูรับจางตองนำเอกสารสแกนทุกรายการมารวมเปนหนังสืออิเล็กทรอนิกส

ในรูปแบบ Portable Document Files (PDF File) โดยมีคุณสมบัติ

ดังนี้

• ความละเอียดของภาพไมนอยกวา 300 dpi ในโหมด RGB (Red

Green Blue) สี หรือขาว-ดำ ตามเอกสารตนฉบับ

• ผูรับจางตองทำ Bookmark

• ผูรับจางตองลงรายการเมทาดาทา

• ผูรับวาจางตองกำหนดสิทธิ์เอกสารวาไมสามารถพิมพหรือบันทึกได

เพื่อปองกันมิใหผูใชบริการบันทึกหรือทำสำเนา โดยมิไดรับอนุญาต

มีรหัสผานเม่ือตองการส่ังพิมพภาพผลลัพธ เพ่ือใหผูใชเขาถึงไดสะดวก

อยางเหมาะสม

• ผูรับจางตองจัดเก็บ PDF File ของแตละโฟลเดอรไวในโฟลเดอรเดียว

กับที่จัดเก็บ JPEG File โดยโฟลเดอรทั้งหมดตองจัดเก็บไวในสื่อ

บันทึก DVD จำนวน 2 ชุด (ชุดตนฉบับและชุดสำเนา)

• ผูรับจางตองใสภาพลายน้ำ (Watermark) ตามที่ผูวาจางกำหนดไว

บนภาพผลลัพธทุกหนา โดยภาพลายน้ำจะปรากฏตอเมื่อพิมพภาพ

ออกทางเครื่องพิมพเทานั้นแตจะไมปรากฏภาพลายน้ำขณะผูใช

บริการเปดภาพเอกสารและมีรหัสผาน เพื่อปองกันมิใหผูใชบริการ

ทำสำเนา โดยมิไดรับอนุญาต หรือ ใชรหัสผานเมื่อตองการสั่งพิมพ

ภาพผลลัพธโดยมิใหปรากฏภาพลายน้ำ


• ผูวาจางสงวนสิทธิ์การเปนเจาของสิทธิ์ดิจิทัลไฟล ตามรายการจาง

เหมาแตเพียงผูเดียว ถาหากผูรับจางนำไปเผยแพรโดยไมไดรับอนุญาต

ผูรับจางตองชดใชคาเสียหายไมนอยกวาราคาคาจางท้ังหมดท่ีกำหนด

ไวในสัญญา และผูรับจางจะตองถูกดำเนินการตามกฎหมาย

12. หากผูวาจางพบวาดิจิทัลไฟลที่ผูรับจางสงมอบใหมีคุณภาพไมไดตามขอ

กำหนด ผูรับจางจะดำเนินการแกไขใหม โดยไมคิดคาใชจายเพิ่ม

13. หากผลลัพธเอกสารที่ไดไมเปนไปตามที่กำหนดไวในรายละเอียดที่

กำหนด ผูรับจางจะตองปรับปรุงแกไขใหแลวเสร็จโดยเร็วท่ีสุดและผูรับจาง

ตองไมคิดคาใชจายใดๆ เพิ่มเติม

14. ผูรับจางจะตองตรวจสอบคุณภาพของผลลัพธเอกสารที่สแกนเรียบรอย

แลวกอนสงมอบ

15. ผูรับจางจะตองสงมอบเอกสารตนฉบับ ใหผูวาจางในสภาพเดิม หลังจาก

ดำเนินการสแกนเอกสารแลวเสร็จทุกสิ้นวัน

16. ไฟลเอกสารอิเล็กทรอนิกสที่ดำเนินการแลวเสร็จทั้ง JPEG FILE และ

PDF FILE ใหสงมอบผลงาน 2 ไฟลตอ 1 ชื่อเรื่อง ในสื่อบันทึก ขอมูล

ประเภท External Hard Disk ของผลิตภัณฑ Seagate หรือ Western

Digital จำนวน 2 ชุด คือ ชุดแรกเปนไฟลเอกสารที่ไดจากการสแกน

เอกสารทุกหนา และไฟลที่ 2 เปนการสแกนเอกสารเฉพาะหนาปก คำนำ

สารบัญ และเนื้อหาประมาณ 10 หนา และบันทึกในสื่อบันทึกขอมูล

ประเภท DVD ของผลิตภัณฑ Sony หรือ Verbatim หรือ HP หรือ

Imation ใหไดคุณภาพในการบันทึก ในการสงมอบใหนำสงพรอมกลอง

บรรจุคุณภาพสูง และแสดงรายงานขอมูล (Label) ตามแบบที่ผูวาจาง

กำหนด ทั้งบนปก และบนตัวแผน DVD แบบถาวร จำนวน 2 ชุด ชุดแรก

เปนไฟลเอกสารที่ไดจากการสแกนเอกสารทุกหนา และไฟลที่ 2 เปน

การสแกนเอกสารเฉพาะหนาปก คำนำ สารบัญ และเนื้อหา 1 ตอน 1

เรื่อง หรือประมาณ 10 หนา เพื่อใชซอมแซมภาพดิจิตอล กรณีภาพ

ดิจิตอลเสียหาย

17. รายงานรายชิ้นและรายงานสรุป เอกสารที่สแกนเขาระบบ สำหรับ

ตรวจสอบความถูกตองครบถวนเปนเอกสาร 1 ชุด และ DVD 1 ชุด


¡ÒÃãªŒ§Ò¹â»Ãá¡ÃÁµ‹Ò§æ à¾×èÍÊÃŒÒ§Ê×èÍ´Ô¨Ô·ÑÅ·ÕèÁÕ¤Ø³ÀÒ¾

เนื่องจากประเด็นตางๆ ที่เกี่ยวของกับสื่อดิจิทัลมีเทคนิคและแนวปฏิบัติ

ที่เฉพาะ อาจจะแตกตางจากหลักการใชงานที่หลายๆ ทานคุนเคย คูมือฉบับนี้ขอ

นำเสนอเทคนิคการใชงานโปรแกรมตางๆ ประกอบเพ่ือใหสามารถเขาใจหลักการทำงาน

ไดชัดเจนขึ้น


¿Í¹µ�ÁÒµÃ°Ò¹

หนวยงานควรกำหนดแบบอักษรท้ังภาษาไทยและภาษาอังกฤษของหนวยงาน

ใหเปนชุดเดียวกัน และตั้งใหเปนคา Default ของโปรแกรมในทุกๆ ครั้ง โดยระบบ

Microsoft Windows ต่ำกวา XP แนะนำใหเลือกฟอนตตระกูล UPC และระบบ

Microsoft Windows ตั้งแต XP ขึ้นไปแนะนำใหเลือกฟอนตตระกูล NEW หรือ

Tahoma

ท้ังน้ีประเทศไทยไดมีประกาศคณะรัฐมนตรี วันท่ี 7 กันยายน 2553 เก่ียวกับ

การใชฟอนตเอกสารดิจิทัลในประเทศไทย โดยกำหนดใหใชฟอนตมาตรฐานราชการ

ไทย ดังรายละเอียด

กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการส่ือสาร (ทก.) รายงาน

วา ปจจุบันสวนราชการจำนวนมากมีการใชฟอนตที่หลากหลายไมมี

มาตรฐานในเอกสาร ทางราชการ อีกทั้งยังมีหนวยงานราชการหลาย

แหงใชมาตรฐานฟอนตของบริษัทเอกชนที่ผูกขาด ลิขสิทธิ์ของระบบ

ปฏิบัติงาน ทำใหจำกัดสิทธิ์ตางๆ ที่จะมีมาตรฐานเอกสารเปนเสรี ไมขึ้น

กับระบบปฏิบัติการใดๆ เชน Angsana อาจมีปญหาเรื่องการฟองรอง

ละเมิดลิขสิทธิ์ได จึงไดมีการพัฒนาและมีการประกวดแขงขันฟอนต ซึ่ง

เปนการสงเสริมใหเกิดการใช Open Source Software ท่ีเปนซอฟตแวร

เสรีใหสวนราชการไทยประกาศมาตรฐานเอกสารดิจิทัลและรูปแบบ

ของฟอนตที่ไมขึ้นกับระบบปฏิบัติการและลิขสิทธิ์ของบริษัทใดๆ เพื่อ

ความภาคภูมิใจในความเปนชาติและเอกลักษณของความเปนชาติไทย

ซึ่งในขณะนี้มีฟอนตที่สวนราชการไทยสามารถเปนเจาของและพรอม

แจกจาย ใหกับผูประสงคจะใชงานรวม 13 ฟอนต ซึ่งเปนลิขสิทธิ์

สำนักงานสงเสริมอุตสาหกรรมซอฟตแวรแหงชาติ (องคการมหาชน)

และกรมทรัพยสินทางปญญาเพ่ือแจกจายใหใชอยางเสรีปราศจากปญหา

ดานลิขสิทธ์ิ


ดังน้ันเพ่ือใหเอกสารตางๆ ของภาครัฐ เปนไปอยางมีมาตรฐาน

ปราศจากปญหาลิขสิทธ์ิและไมไดข้ึนกับระบบปฏิบัติการ ระบบใดระบบ

หนึ่งและเพื่อเปนการเทิดพระเกียรติพระบาทสมเด็จพระเจาอยูหัว

เนื่องในวโรกาสมหามงคลเฉลิมพระชนมพรรษา 84 พรรษา จึงเห็นควร

ใหหนวยงานราชการปฏิบัติดังนี้

1. ดำเนินการติดต้ัง ฟอนตสารบรรณและฟอนตอ่ืนๆ ท้ังหมด

จำนวน 13 ฟอนต ของสำนักงานสงเสริมอุตสาหกรรมซอฟตแวรแหงชาติ

(องคการมหาชน) และกรมทรัพยสินทางปญญา เพิ่มเขาไปในระบบ

ปฏิบัติการ Thai OS และใชฟอนตดังกลาวแทนฟอนตเดิม และใหถือ

เปนมาตรฐานของหนวยงานภาครัฐทุกหนวย (ดาวนโหลดไดที่ http://

www.nstda.or.th/attachments/2689_fonts.zip)

2. ใหติดตั้งและใชงานใหแลวเสร็จกอนวันที่ 5 ธันวาคม

2553 และใหรายงาน ทก. เม่ือไดดำเนินการแลวเสร็จ โดยมีช่ือท่ีสงวนไว

สำหรับโปรแกรมคอมพิวเตอรฟอนตนี้ (มีรายละเอียดการติดตั้ง ศึกษา

ไดท่ี http://stks.or.th/wiki/doku.php?id=howto:font-installation)


การกำหนดคา Default Font ของ Microsoft Word 2003

เลือกคำสั่ง Format, Font แลวกำหนดฟอนตที่เลือกในรายการ Latin text

font และ Complex scripts รวมทั้ง Font style, Font size ใหตรงกัน จากนั้นคลิก

ปุม Default

การกำหนดคา Default Font ของ Microsoft Word 2007

เลือกคำสั่งใน Home Ribbon สังเกตดานลางขวาของสวนควบคุม Font

ปรากฏปุมลูกศรชี้เฉียงลงดังภาพ คลิกปุมลูกศรชี้ลงเฉียง หรือใชคียลัด Ctrl+D


กำหนดฟอนตที่เลือกในรายการ Latin text font และ Complex scripts

รวมทั้ง Font style, Font size ใหตรงกัน จากนั้นคลิกปุม Default


การกำหนดคา Default Font ของ OpenOffi ce.org Writer

เลือกคำสั่ง Tools, Options จากนั้นคลิกเลือกรายการ OpenOffi ce.org

Writer กำหนดฟอนตที่เลือกในรายการ Basic fonts (Western) และ Basic fonts

(CTL) ใหตรงกัน คลิกปุม OK

การกำหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2003

การกำหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint แบงได 2 กรณี

คือ กรณีที่เลือกเปน Blank Presentation และกรณีที่เลือกแมแบบสไลด ซึ่งจะตอง

กำหนดหลังจากเลือกแมแบบสไลด และหากมีการเปลี่ยนแปลงแมแบบสไลดก็ตอง

กำหนด Default Font อีกครั้งเพราะ Font ของ Microsoft Point จะถูกควบคุมดวย

แมแบบสไลดดวย

เลือกคำสั่ง View, Master, Slide Master เพื่อเขาสูโหมดการทำงานแมแบบ

สไลด ซึ่งจะมีจอภาพ ดังนี้


จุดสังเกตคือกลองขอความจะปรากฏคำวา “Click to edit …” โดยใน

สภาวะการทำงานปกติ จะแสดงดวยคำวา “Click to add …”

เลือกขอความที่ตองการกำหนดฟอนต กรณีนี้ใหทำ 2 ครั้งคือ คลิกเลือก

กลองขอความบนเพื่อกำหนด Font ใหกับ Title ของสไลด และคลิกกลองขอความลาง

เพื่อกำหนด Font ใหกับเนื้อหาสไลด จากนั้นเลือกคำสั่ง Format, Font… กำหนด

Font ใหกับรายการ Latin text font และ Complex scripts font ใหตรงกัน เชน

Tahoma ตอดวยการกำหนดรูปแบบเชน Font style, Size, Color และ Effects

ตามตองการ


เม่ือกำหนด Font ใหกับกลองขอความท้ังสองแลว ใหกลับสูโหมดการทำงาน

ปกติโดยเลือกคำสั่ง View, Normal

การกำหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2007

การกำหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2007 ก็ใช

หลักการเดียวกับ Microsoft PowerPoint 2003 โดยเริ่มจากการเขาสูโหมดแกไข

แมแบบสไลดดวยการคลิกที่ View Ribbon แลวคลิกปุม Slide Master


จากนั้นเลือกรูปแบบสไลดจากจอภาพควบคุมดานขวา แนะนำใหเลือกเพียง

2 สไลดแรก

ตอดวยการคลิกกลองขอความแตละกลอง เลือกฟอนตโดยเลือก Home

Ribbon แลวคลิกปุมลูกศรีเฉียงที่มุมลางขวาของสวนควบคุม Font


ปรากฏสวนกำหนดฟอนต ดังนี้

เลือกฟอนตใหตรงกันทั้ง Latin text font และ Complex scripts font

เชน Tahoma และลักษณะอื่นๆ ตามตองการแลวคลิกปุม OK ทำซ้ำจนครบทุกรูป

แบบสไลดและทุกกลองขอความ จึงกลับสูโหมดการทำงานปกติโดยคลิก Slide Master

Ribbon แลวคลิกปุม Close Master View


การกำหนด Default Font ของ OpenOffi ce.org Impress

ใชแนวทางเดียวกับ Microsoft PowerPoint 2003 โดยเปลี่ยนเฉพาะคำสั่ง

Format, Font… เปน Format, Character…

หรือจะใชวิธีกำหนดจาก Style โดยเลือกเมนูคำสั่ง Format, Style and

Formatting… แลวกำหนดแบบอักษรจาก Style แตละรายการจนครบทุกรายการ


การฝงฟอนต

กรณีที่มีการเลือกใชแบบอักษรพิเศษ (ไมควรละเมิดลิขสิทธิ์) จะตองฝงแบบ

อักษร (Embedded) ดังกลาวไปกับเอกสารกอนเผยแพร โดยเฉพาะเอกสารที่เลือกใช

ฟอนตมาตรฐานราชการไทยตามประกาศคณะรัฐมนตรี วันที่ 7 กันยายน 2553 เพื่อ

ใหมั่นใจไดวาผูรับสามารถเปดเอกสารและแสดงผลดวยฟอนตไดถูกตอง

การฝงฟอนตของ Microsoft Word 2003

เลือกคำสั่ง File, Save AS…

จากนั้นคลิกตัวเลือก Tools ที่ปรากฏมุมบนขวาของจอภาพ เลือกคำสั่งยอย

Save Options…


คลิกเลือกรายการ Embed TrueType fonts

การฝงฟอนตของ Microsoft Word 2007

คลิกปุม Quick Button และเลือกปุม Word Option ดานลาง จากนั้นให

เลือกคำสั่ง Save แลวคลิกเลือกคำสั่งยอยที่รายการ Embed fonts in the fi le


หมายเหตุ

OpenOffi ce.org ทั้ง Writer และ Impress ยังไมสามารถฝงฟอนตไปกับ

เอกสารใด จึงควรใชความระมัดระวังในการเลือกฟอนตพิเศษ และ/หรือควรแนบฟอนต

แจงลิงกดาวนโหลดฟอนตไปดวยทุกครั้งที่มีการเผยแพรเอกสารที่มีการใชฟอนตพิเศษ

ท้ังน้ีมีขอแนะนำใหแจงขอความกำกับการสงเอกสาร OpenOffi ce.org ดังน้ี

เอกสารแนบสรางดวย OpenOffi ce.org และใชฟอนต

มาตรฐานราชการไทย หากคอมพิวเตอรของทานยังไมมีฟอนตดังกลาว

สามารถดาวนโหลดและศึกษารายละเอียด วิธีการติดตั้งไดที่

http://www.nstda.or.th/index.php/nstda-knowledge/2689-

thai-gov-fonts


Style ËÑÇã¨ÊÓ¤ÑÞ¢Í§§Ò¹¾ÔÁ¾�ÂØ¤´Ô¨Ô·ÑÅ

เอกสารงานพิมพจะตองสรางดวยการพิมพในรูปแบบสไตล (Style) โดย

กำหนด Heading1, Heading2, Heading3, Normal และ/หรือ Body ใหเหมาะสม

กับเอกสารแตละประเภท

การกำหนด Style ของ Microsoft Word 2003

เลือกเมนูคำสั่ง Format, Styles and Formatting…

จะปรากฏแถบดานขางแสดงรายชื่อสไตลของเอกสาร สไตลสำคัญที่ควรปรับ

ไดแก Heading 1, Heading 2, Heading 3 และ Normal โดยการคลิกปุมขวาของ

เมาสที่สไตลแลวเลือกคำสั่ง Modify…


เมื่อคลิกรายการ Modify ที่สไตลที่เลือกจะปรากฏจอภาพกำหนดคาตางๆ

ของสไตล ดังนี้


คลิกปุม Format แลวกำหนดคาแบบอักษร การจัดพารากราฟและอื่นๆ

ตามตองการ

การกำหนด Style ของ Microsoft Word 2007

เลือกคำสั่ง Ribbon Home จะปรากฏ Styles ใหเลือกตางๆ

ใหเลือกสไตลสำคัญที่ควรปรับไดแก Heading 1, Heading 2, Heading 3

และ Normal โดยการคลิกปุมขวาของเมาสที่สไตลแลวเลือกคำสั่ง Modify…


เมื่อคลิกรายการ Modify ที่สไตลที่เลือกจะปรากฏจอภาพกำหนดคาตางๆ

ของสไตล ดังนี้

คลิกปุม Format แลวกำหนดคาแบบอักษร การจัดพารากราฟและอ่ืนๆ ตาม

ตองการ

การกำหนด Style ของ OpenOffi ce.org Writer

เลือกคำสั่ง Format, Styles and Formatting… จะปรากฏแถบควบคุม

การตั้งคาสไตล ดังนี้


คลิกปุมขวาของเมาสท่ีสไตลท่ีตองการปรับ แลวเลือกคำส่ัง Modify… กำหนด

คาแบบอักษร การจัดพารากราฟและอื่นๆ ตามตองการ


การใชงานสไตล

การใชงานสไตลทำไดงายๆ และสะดวก โดยคลิกเลือกสไตลที่ตองการกอน

พิมพขอความ หรือจะใชการคลิก ณ ขอความเดิมแลวเลือกสไตลที่ตองการ

การสรางสารบัญเนื้อหาจากสไตล

เอกสารที่สรางดวยสไตลสามารถนำเนื้อหาดังกลาวมาสรางเปนสารบัญ

เนื้อหาไดงาย โดยคลิกเมาส ณ ตำแหนงที่ตองการสรางสไตล แลวเลือกคำสั่ง

กรณี Microsoft Word 2003 เลือกคำสั่ง Insert, Reference, Index

and Tables … จากนั้นคลิกเลือกแท็บ Table of Contents เมื่อคลิกปุม OK จะ

ปรากฏสารบัญจากเนื้อหาใหอัตโนมัติ

กรณี Microsoft Word 2007 เลือกคำสั่ง References, Table of

Contents จากนั้นเลือกรูปแบบของ Table of Contents ที่ตองการ

กรณี OpenOffi ce.org Writer เลือกคำสั่ง Insert, Indexes and

Tables, Indexes and Tables… เลือกแท็บ Index/Table เม่ือคลิกปุม OK จะปรากฏ

สารบัญจากเนื้อหาใหอัตโนมัติ

สงออกเปน PDF แลวได Bookmark อัตโนมัติจากสไตล

จุดเดนของสไตลอีกประการก็คือ เมื่อมีการสงออกเอกสาร PDF ตามขอ

กำหนดที่ถูกตอง โปรแกรมจะแปลงขอความจากสไตลเปน Bookmark ของ PDF ให

อัตโนมัติ


การสงออกเปน PDF ดวย Acrobat Professional

เปดเอกสารที่สรางดวย Style แลวเลือกคำสั่ง Adobe PDF, Convert to

Adobe PDF

เมื่อเสร็จสิ้นการสงออกเปน PDF จะไดเอกสาร PDF ที่มี Bookmark จาก

สไตล ดังนี้

หมายเหตุ ไมแนะนำใหสงออกเปน PDF ดวยคำสั่ง File, Print…

การสงออกเปน PDF ดวย Microsoft Word 2007

เลือกคำสั่ง Save As, PDF or XPS จากนั้นใหตั้งชื่อ และคลิกปุม Publish


ปรากฏจอภาพเลือกไดรฟ/โฟลเดอรและกำหนดชื่อแฟมเอกสาร .pdf ดังนี้

ใหคลิกปุม Options… ปรากฏรายการเลือก ดังนี้


คลิกเลือกรายการ Create bookmarks using Headings แลวคลิกปุม OK

เมื่อเสร็จสิ้นการสงออกเปน PDF จะไดเอกสาร PDF ที่มี Bookmark จากสไตล ดังนี้

การสงออกเปน PDF ดวย OpenOffi ce.org Writer

เลือกคำสั่ง File, Export as PDF…


คลิกเลือกรายการ Export bookmarks แลวคลิกปุม Export เมื่อเสร็จสิ้น

การสงออกเปน PDF จะไดเอกสารที่มี Bookmark จากสไตลอัตโนมัติ

การสรางสไลดอัตโนมัติจากเอกสาร Style

เอกสารท่ีสรางดวย Style ยังมีประโยชนในการนำไปใชสรางตนรางของสไลด

โดยไมตองมาเสียเวลากับการเปด Word และ Presentation แลว Copy/Paste ไปๆ

มาๆ ใหเสียเวลา

การสรางสไลดจากเอกสาร Style สำหรับ Microsoft Word 2003

เปดแฟมเอกสาร Word 2003 ที่สรางในลักษณะ Style จากนั้นเลือกคำสั่ง

File, Send to, Microsoft Offi ce PowerPoint … รอสักครูจะปรากฏสไลดโดยมี

เนื้อหาจาก Word


การสรางสไลดจากเอกสาร Style สำหรับ Microsoft Word 2007

เปดโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 คลิกเลือก Home Ribbon

จากนั้นคลิกปุมลูกศรเล็กๆ ของปุมเครื่องมือ New Slide เลือกรายการคำสั่ง Slides

from outline… จะปรากฏจอภาพใหเลือกแฟมเอกสาร Word ที่จัดสรางดวย Style

รอสักครูจะปรากฏสไลดโดยมีเนื้อหาจาก Word

การสรางสไลดจากเอกสาร Style สำหรับ OpenOffi ce.org Writer

ใชหลักการเดียวกับ Microsoft Word 2003 แตเปลี่ยนคำสั่งเปน File,

Send, Outline to presentation


¡ÒÃãÊ‹¤ÓÍ¸ÔºÒÂÀÒ¾/µÒÃÒ§

ภาพและตารางที่นำมาประกอบในเอกสาร มักจะมีคำอธิบายกำกับโดย

การพิมพคำอธิบายภาพ/ตารางเพื่อสงตอใหสารบัญภาพ สารบัญตารางจำเปนตอง

ปรับเปลี่ยนวิธีการโดยใชความสามารถ Insert Caption ดังนี้

การใสคำอธิบายตารางดวย OpenOffi ce.org Writer

การใสคำอธิบายตาราง ทำไดโดยการสรางตารางที่ตองการ จากนั้นคลิก

เมาสในตาราง แลวเลือกคำสั่ง Insert, Caption

สังเกตรายการ Category จะปรากฏตัวเลือกเปน Table หรืออื่นๆ ใหคลิก

เพื่อเลือกรายการที่ตองการ กรณีที่ไมพบรายการที่ตองการ เชน คำวาตารางที่สามารถ

พิมพไปในในรายการดังกลาวไดดังนี้


จากนั้นคลิกในรายการ Caption พิมพขอความอธิบายตารางตามขอมูล เชน

ตารางสรุปขอมูลการเงิน แลวคลิกปุม OK ทำซ้ำกับตารางอื่นๆ ดวยหลักการเดียวกัน

กรณีที่เปนการแทรกตาราง OpenOffi ce.org Writer จะลำดับตัวเลขลำดับของตาราง

ใหอัตโนมัติ

การสรางสารบัญตาราง

เมื่อกำหนดคำอธิบายตารางดวยวิธีการขางตนแลว การสรางสารบัญตาราง

สามารถทำไดสะดวก รวดเร็ว โดยเลื่อน Cursor ไปยังตำแหนงที่ตองการสรางสารบัญ

ตาราง จากนั้นคลิกเลือกคำสั่ง Insert, Indexes and Tables, Indexes and Tables

คลิกเลือกแท็บ Index/Table พิมพคำอธิบายสารบัญในรายการ Title เชน

สารบัญตาราง แลวเลือกรายการ Type เปน Illustration Index


เลือกรายการ Category ใหตรงกับคำที่ระบุในขั้นตอนการใส Caption

ตัวอยางเปลี่ยน Illustration เปน ตารางที่ เมื่อคลิกปุม Ok จะปรากฏสารบัญตาราง

อัตโนมัติ ดังนี้

หมายเหตุ การสรางสารบัญภาพ และการทำงานใน Microsoft Offi ce

ใชหลักการลักษณะเดียวกัน


¢ŒÍÁÙÅºÃÃ³Ò¹Ø¡ÃÁá¿‡ÁàÍ¡ÊÒÃ´Ô¨Ô·ÑÅà¾ÔèÁ»ÃÐÊÔ·¸ÔÀÒ¾¡ÒÃÊ×º¤Œ¹

เอกสารทุกเอกสารจะตองกำหนด Document Properties เพ่ือใหการสืบคน

เอกสารเปนไปไดงาย สะดวก รวดเร็ว อีกท้ังยังเปนขอมูลสำคัญสำหรับ Search Engine

และโปรแกรมจัดการหองสมุดดิจิทัลที่ไดมาตรฐาน

เอกสารจากชุด Microsoft Offi ce 2003

เลือกคำสั่ง File, Properties แลวปอนรายการดังตัวอยาง

เอกสารจากชุด Microsoft Offi ce 2007

คลิกปุม Quick Button แลวเลือกคำสั่ง Prepare, Properties แลวปอน

รายการดังตัวอยาง


เอกสารจากชุด OpenOffi ce.org

เลือกคำสั่ง File, Properties… ปอนคาตามรายการ

เอกสาร PDF

เอกสาร PDF จะตองกำหนด Document Properties ใหเหมาะสมและ

ถูกตองเชนเดียวกับเอกสารตนฉบับ กรณีที่เอกสารตนฉบับไดกำหนด Document

Properties ไวแลวการสงออกดวยวิธีการ OpenOffi ce.org PDF Export และ

การสงออกดวยคำสั่งของ Microsoft Offi ce 2007 คำสั่งสงออกเปน PDF ดังกลาวจะ

โอนขอมูล Document Properties จากเอกสารตนฉบับไปยังเอกสาร PDF โดย

อัตโนมัติ ซึ่งสามารถตรวจสอบไดโดยเปดเอกสาร PDF ดวย PDF Reader แลวคลิก

เลือกเมนูคำสั่ง File, Properties… จะปรากฏผล ดังนี้


สำหรับการใส PDF Properties ในเอกสาร PDF สามารถทำไดโดยผาน

โปรแกรม Acrobat Professional จากนั้นเลือกคำสั่ง File, Properties


àÍ¡ÊÒÃ PDF

ฟอรแมตเอกสารท่ีเหมาะสมในการเผยแพรสูสาธารณะ หรือเพ่ือการแลกเปล่ียน

คือ PDF - Portable Document Format (PDF) ดังนั้นกอนเผยแพรเอกสารใดๆ

ควรแปลงเอกสารตนฉบับใหเปนเอกสาร PDF โดยมีขอกำหนดดังนี้

Output ที่ถูกตองของ PDF

กรณีการสงออกดวย Acrobat Professional

สรางเอกสาร PDF ดวยคำสั่ง File, Print, Adobe PDF คลิกเลือกปุม

Properties

คลิกแท็บ Adobe PDF Settings จากนั้นเลือกรูปแบบการสงออก PDF ที่

เหมาะสมจากรายการ Default Settings


• Standard สำหรับการแปลงเอกสารท่ีตองการรอตรวจสอบคาบางอยาง

• Press Quality & High Quality Print สำหรับการสรางเอกสาร PDF

ที่ตองการคุณภาพสูงและ/หรือสำหรับการสงโรงพิมพ เหมาะสำหรับ

การทำตนฉบับเอกสารสิ่งพิมพ

• Smallest File Size สำหรับการสรางเอกสาร PDF ท่ีมีการลดขนาดไฟล

เพื่อการสงผานอีเมลหรือนำเสนอผานเว็บไซต

• PDF/A-1b:2005 (CMYK) มาตรฐานการสรางเอกสาร PDF เพื่อจัดเก็บ

เอกสารอิเล็กทรอนิกสใหอยูเปนเวลานานที่สนับสนุนชุดสี CMYK หรือ

การจัดเก็บเขาคลัง (Archives) โดยมีจุดเดนคือ เอกสารจะมีการฝงฟอนต

การโอนขอมูล Document Properties เปน PDF Properties และรับ

ประกันวาสามารถเปดเรียกดูไดในอนาคตผาน PDF Reader ตางๆ

• PDF/A-1b:2005 (RGB) มาตรฐานการสรางเอกสาร PDF เพื่อจัดเก็บ

เอกสารอิเล็กทรอนิกสใหอยูเปนเวลานานที่สนับสนุนชุดสี RGB โดย

มีจุดเดนคือ เอกสารจะมีการฝงฟอนต การโอนขอมูล Document

Properties เปน PDF Properties และรับประกันวาสามารถเปดเรียกดู

ไดในอนาคตผาน PDF Reader ตางๆ


หรือจะใชโปรแกรม BeCyPDFMetaEdit ซึ่งเปน Freeware ที่ชวยในการใส

PDF Properties ไดอยางมีประสิทธิภาพ


• PDF/X-1a:2001 มาตรฐานการสรางเอกสาร PDF เพ่ือการแลกเปล่ียนส่ือ

มัลติมีเดียและส่ือกราฟก ตัว X หมายถึง eXchange คือการแลกเปล่ียน

ไฟล PDF สำหรับงานเตรียมพิมพ

• PDF/X-3:2002 มาตรฐานการสรางเอกสาร PDF เพ่ือการแลกเปล่ียนส่ือ

มัลติมีเดียและสื่อกราฟก

กรณีการสงออกดวย Microsoft Offi ce 2007

การสรางเอกสาร PDF โดยเลือกคำสั่ง Save As, PDF or XPS จากนั้นใหตั้ง

ชื่อ และคลิกปุม Publish

ปรากฏจอภาพเลือกไดรฟ/โฟลเดอรและกำหนดชื่อแฟมเอกสาร .pdf ดังนี้

หมายเหตุ หากไมปรากฎเมนู PDF & XPS จะตองติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติม

ตามที่ระบบแจง


กรณีที่ตองการสงออก PDF เพื่อ

• จัดเก็บเปนสำเนาหรือเพื่อสั่งพิมพ ควรเลือกรายการ Optimize for

เปน Standard

• แนบไปกับอีเมล หรือเผยแพรผานเว็บไซต ควรเลือกรายการ Optimize

for เปน Minimum size

• จัดเก็บเปน Archives หรือเอกสารนั้นไมมีการปรับแกไขอีก เชน

วิทยานิพนธ รายงานโครงการวิจัยตางๆ ใหคลิกปุม Options… ปรากฏ

รายการเลือก ดังนี้


คลิกเลือกรายการ ISO 19005-1 compliant (PDF/A) แลวคลิกปุม OK เม่ือ

เสร็จส้ินการสงออกเปน PDF จะไดเอกสาร PDF ท่ีสงออกเปนฟอรแมตเพ่ือการจัดเก็บ

เขาคลัง (Archives)

กรณีการสงออกดวย OpenOffi ce.org

เลือกคำสั่ง File, Export as PDF…


ถาตองการสงออกเปนเอกสาร PDF เพื่อเผยแพรผานเว็บ แนบอีเมล ควร

กำหนดคา Reduce Image Resolution จาก 300dpi ใหต่ำกวา 150 dpi รวมทั้ง

กำหนดคา JPEG compression ประมาณ 70% - 90%

ถาตองการสงออกเพื่อเก็บเปนคลัง (Archives) ใหคลิกเลือกรายการ PDF/

A-1a

PDF Security

เอกสาร PDF จะตองกำหนดสิทธิ์การเขาถึงเอกสารและเนื้อหาใหเหมาะสม

กอนเผยแพร

กรณีใชงาน Acrobat Professional

สงออกดวยคำสั่ง File, Print, Adobe PDF คลิกเลือกปุม Properties


เลือกรายการ Adobe PDF Security เปน Reconfi rm … จากนั้นคลิกปุม

Edit เพื่อเขาไปกำหนดสิทธิ์การเขาถึงเนื้อหาและเอกสารใหเหมาะสม

คลิกเลือกรายการ Require a password to open the document

เพื่อกำหนดรหัสผานใหกับเอกสาร PDF สำหรับการเปดเรียกดูเอกสาร

คลิกเลือกรายการ Restrict editing and printing of the document

เพื่อกำหนดสิทธิ์การเขาถึงเนื้อหา ดังนี้


• Printing Allowed อนุญาตใหพิมพเอกสารไดหรือไม และไดระดับใด

• Change Allowed อนุญาตใหปรับแกไขเอกสารไดหรือไม อยางไร

• Enable Copying of text, image and other content อนุญาตให

คัดเลือกเนื้อหาไดหรือไม

กรณีที่สงออกดวย OpenOffi ce.org

คลิกเลือกแท็บ Security เมื่อสงออกเอกสารเปน PDF

รายการเลือกก็ลักษณะเดียวกับที่ไดแนะนำไปขางตน

การฝงฟอนตกับเอกสาร PDF

Acrobat Professional

สงออกดวยคำสั่ง File, Print, Adobe PDF คลิกเลือกปุม Properties จาก

นั้นเลือกรูปแบบการสงออกจากรายการ Default Settings คลิกปุม Edit แลวเลือก

ฟอนตที่ตองการฝงจากแท็บ Font


OpenOffi ce.org

ไดกำหนดคาสงออก PDF พรอมฝงฟอนตเปนคา Default อยูแลว


¡ÒÃÊÃŒÒ§áÁ‹áººàÍ¡ÊÒÃ (Document Template)

แมแบบเอกสาร คือ เอกสารตนแบบที่ไดออกแบบสำหรับใชงานใดๆ เชน

แมแบบจดหมาย แมแบบบันทึก แมแบบรายงาน แมแบบวิทยานิพนธ ซ่ึงแตละแมแบบ

จะมีการกำหนดลักษณะกระดาษ ขอบกระดาษ แนวกระดาษ แบบอักษร และ/หรือ

ตัวอักษร-ขอความตั้งตนเพื่อใหผูใชสามารถใชงานไดอยางสะดวก โดยปกติจะมีสวน

ขยายเฉพาะ เชน แมแบบเอกสารของ Microsoft Word 2003 จะมีสวนขยายเปน

.dot หรือ OpenOffi ce.org Writer จะมีสวนขยายเปน .ott เปนตน

อยางไรก็ดีพบวามีความเขาใจผิดเก่ียวกับแมแบบเอกสาร คือ หลายหนวยงาน

มักจะออกแบบแมแบบเอกสาร แมแบบสไลดเพียงเนนความสวยงาม เชน การออกแบบ

แมแบบสไลดโดยนำภาพที่ตองการมาวางเปน Background แลวบอกวานี่คือแมแบบ

สไลดขององคกร หรือการสรางแมแบบเอกสารโดยพิมพขอความที่ตองการเพื่อใหผูใช

สะดวก และปอนเพียงบางสวน แตไมมีการกำหนด Style และรูปแบบพารากราฟให

เหมาะสม แยกวานั้นคือการใชสัญลักษณพิเศษมาเปนสวนประกอบของรายการเลือก

ในฟอรม แทนที่จะใชความสามารถของ Form Control ที่ควรจะเปน

ตัวอยางการสรางแมแบบที่นำ Drawing มาเปนสวนประกอบ

ดังนั้นการออกแบบ/สรางแมแบบเอกสารไมวาจะเปนรูปแบบใดๆ ควรจะให

ความสำคัญถึงแบบอักษร Style การจัดพารากราฟ และอื่นๆ ดวยแทนที่จะเนนแค

กราฟกเพื่อความสวยงาม


แมแบบเอกสารเทคนิค Style ดวย Microsoft Word 2003

การสรางแมแบบเอกสารดวย Microsoft Word 2003 กรณีที่ใช Style มา

ควบคุม ใชหลักการเดียวกับท่ีไดแนะนำไปแลวในเอกสารหนา 21 แตจะมีความแตกตาง

ในการบันทึกเอกสาร (Save) คือ จะตองบันทึกเปนแฟมเอกสารแมแบบ ที่มีสวนขยาย

เปน .dot ดวยคำสั่ง File, Save As… จากนั้นเลือก Save as type: เปน Document

Template (*.dot)

Microsoft Word จะกำหนดไดรฟ/โฟลเดอรใหอัตโนมัติ สำหรับการเรียกใช

งานแมแบบเอกสาร ทำไดโดยเลือกจากเมนูคำสั่ง File, New


ปรากฏแถบ New Document ดานขวาของจอภาพ ใหเลือกรายการ On

my computer… ในรายการ Templates จะปรากฎรายการเลือก ดังนี้

คลิกเลือกแมแบบเอกสารที่ตองการ แลวคลิกปุม OK เพียงเทานี้ก็จะเปน

การเปดใชงานแมแบบเอกสารที่ออกแบบไวดวยเทคนิค Style

แมแบบเอกสารเทคนิค Style ดวย Microsoft Word 2007

ใชหลักการเดียวกับการสรางแมแบบเอกสารเทคนิค Style ดวย Microsoft

Word 2003 แตใหคลิกเลือกรายการ Save in: เปน Trusted Templates เพื่อให

โปรแกรมเลือกโฟลเดอรที่เก็บแฟมเอกสารแมแบบ


แมแบบเอกสารเทคนิค Style ดวย OpenOffi ce.org Writer

ใชหลักการเดียวกับ Microsoft Word 2003 แตเปลี่ยนคำสั่งเปน File,

Templates, Save… ซึ่งจะปรากฏจอภาพควบคุมดังนี้

คลกิเลอืก Categories เปน My Templates แลวตัง้ชือ่แฟมแมแบบในรายการ

New template จากนั้นคลิกปุม OK

แมแบบสไลดดวย Microsoft PowerPoint 2003

ใชหลักการเดียวกับการกำหนด Default Font แตใหเพิ่มการตกแตงสไลด

เชน การใสสีหรือรูปภาพ Background การตกแตงดวยดวย Drawing จากน้ันบันทึก

ดวยคำสั่ง File, Save As…

เลือกรายการ Save as type เปน Design Template (*.pot) จากนั้น

ตั้งชื่อแฟมแมแบบสไลดแลวคลิกปุม Save


แมแบบสไลดดวย Microsoft PowerPoint 2007

ใชหลักการเดียวกับ Microsoft PowerPoint 2007

แมแบบสไลดดวย OpenOffi ce.org Impress

ใชหลักการเดียวกับ Microsoft PowerPoint 2007 แตเปลี่ยนคำสั่งเปน

File, Templates, Save…

แมแบบเอกสารเทคนิค Form ดวย Microsoft Word 2003

นอกจากแมแบบเอกสารดวยเทคนิค Style แลว ยังอาจจะมีการสรางแมแบบ

เอกสารในลักษณะการกำหนดชองปอนรายการดวย Form ตางๆ ดังนี้

แมแบบเอกสาร ดังตัวอยางทำไดโดย

1. สรางแฟมเอกสารใหมดวยคำสั่ง File, New, Blank document

2. กำหนดขนาดกระดาษ และแนวกระดาษดวยคำส่ัง File, Page Setup…

3. คลิกเมาส ณ ตำแหนงที่ตองการแลวพิมพขอความเพื่อแสดงปายกำกับ

(Label)

ดังตัวอยาง

• จะใชเครื่องมือตาราง (Table) ควบคุมการจัดวางองคประกอบหรือ

ไมก็ได

4. เปดเครื่องมือ Form ดวยคำสั่ง View, Toolbars, Forms


5. คลิกเลือกเครื่องมือที่ตองการ เชน ตองการใหผูใชปอนชื่อโครงการตอ

จากรายการ Project Title: ใหคลิกเมาสหลังขอความ จากนั้นคลิก

เครื่องมือ Text Form Field จะปรากฏแถบสีเทา ดังตัวอยาง

เครื่องมือ Text Form Field จะปรากฏแถบสีเทา ดังตัวอยาง

6. ทำซ้ำตำแหนงอื่นๆ ตามเหมาะสม

7. กรณีท่ีรายการอ่ืนๆ ตองการปรับรูปแบบการปอน เชน Target Audiences:

ตองการใหคลิกเลือก สามารถใชเครื่องมือ Check box form fi eld

ได ดังนี้

8. บันทึกแฟมเปน .doc เพื่อเปนเอกสารตนฉบับ


9. คลิกปุม Protect Form ปุมรูปแมกุญแจ เพื่อปองกันไมใหผูใชแกไข

ขอความใดๆ ไดนอกจากปอนขอความในฟอรมเทานั้น

10. บันทึกแฟมเปนแมแบบเอกสาร (.dot)

แมแบบเอกสารเทคนิค Form ดวย OpenOffi ce.org

แมแบบเอกสาร ดังตัวอยางทำไดโดย

1. สรางเอกสารใหม แลวพิมพขอความดังตัวอยาง จากน้ันบันทึกแฟมเอกสาร

2. เปดแถบเครื่องมือจัดการ Form ดวยคำสั่ง View, Toolbars, Form

Controls


3. คลิกเมาส ณ ตำแหนงที่ตองการวางฟลด เชน หลังขอความ Project

Title: คลิกปุมควบคุมฟอรมที่ตองการ กรณีนี้คือ ฟลด Text Box แลว

คลิกเมาส ณ ตำแหนงจุดเริ่มตนใชเทคนิค Drag & Drop สรางกลอง

ขอความใหไดขนาดที่ตองการ

4. ดับเบิลคลิกที่ Field ที่สรางเพื่อเปดหนาตาง Properties

ปรับแตงคาใหเหมาะสม

5. ทำซ้ำสวนอื่นๆ จนครบ

6. คลิกปุม Design mode on/off เพื่อปดสถานการณออกแบบฟอรม

7. บันทึกแฟมเอกสาร แลวบันทึกเปนแมแบบดวยคำสั่ง File, Templates,

Save

เทคนิคการสราง Filed ของ OpenOffi ce.org

การสรางฟลดวันที่

1. คลิกเมาส ณ ตำแหนงที่ตองการวางฟลดวันที่ คลิกปุม More Control

เพื่อเปดแถบเครื่องมือเพิ่มอีก 1 ชุด


2. คลิกปุม Date fi eld แลวสรางกลองฟลด จากนั้นดับเบิลคลิกกลองฟลด

เพื่อเขาสูการกำหนดคาผาน Properties

เพื่อเขาสูการกำหนดคาผาน Properties

3. เลื่อนหารายการ Dropdown แลวปรับแกไขคาเปน Yes

4. ทดสอบโดยปดโหมดแกไข Form ดวยปุม Design Mode On/Off

4. ทดสอบโดยปดโหมดแกไข Form ดวยปุม Design Mode On/Off

หมายเหตุ หากตองการใหเอกสารแมแบบฟอรมถูกเปดแลวไมอนุญาตใหแกไขขอความใดๆ

ยกเวนเติมขอมูลในฟอรม ใหเลือกคำสั่ง Tools, Options, OpenOffi ce.org, Security จากนั้นคลิก

เลือกรายการ Open this document in read only mode


ºÃÃ³Ò¹Ø¡ÃÁ

1. “Electronic Records Management Guidelines, File Naming.” Electronic

Records Management Guidelines. The Minnesota State Archives, Mar.

2012. Web. 26 Nov. 2012. <http://www.mnhs.org/preserve/records/

electronicrecords/erfnaming.html>.

handbook-digital-media

Technology

Transcript of handbook-digital-media