1

Gwahoddiad i dendro

Ar gyfer creu gwefan a mewnrwyd

newydd i Mudiad Meithrin

www.meithrin.cymru

2

“Ble bynnag mae ‘na blant, fe ddylai’r Mudiad – ac felly’r Gymraeg – fod yno”

Mae Mudiad Meithrin yn fudiad gwirfoddol sy'n arbenigo ym maes gofal ac addysg

blynyddoedd cynnar. Ei nod yw rhoi cyfle i bob plentyn ifanc yng Nghymru fanteisio ar

wasanaethau a phrofiadau blynyddoedd cynnar trwy gyfrwng y Gymraeg.

“Ein braint a’n nod yw hwyluso gofal ac addysg o safon yn Gymraeg i blant bach o bob

cefndir ym mhob cwr o’r wlad. Gwnawn hyn trwy ehangu’n gwasanaethau fel rhan o’r

ymdrech genedlaethol i drechu tlodi a darparu cyfleoedd i bob plentyn yng Nghymru

fanteisio ar brofiadau blynyddoedd cynnar cyfrwng Cymraeg.”

Dr Gwenllian Lansdown Davies, ‘Dewiniaith’

Cefndir Mudiad Meithrin

Prif nod Mudiad Meithrin yw cynnig gofal ac addysg blynyddoedd cynnar yn Gymraeg gan annog dilyniant o grwpiau Cymraeg i Blant i’r Cylch Ti a Fi ac ymlaen i’r Cylch Meithrin a’r ysgol Gymraeg. Bellach mae’n darpariaethau hefyd yn cynnwys meithrinfeydd dydd, sesiynau meithrin mewn meithrinfeydd preifat, gofal dydd llawn ac amrediad o ofal cofleidiol (“wrap-around care”). Y Mudiad yw’r darparwr a’r hwylusydd gofal ac addysg blynyddoedd cynnar cyfrwng Cymraeg mwyaf yn y sector gwirfoddol yng Nghymru. Sefydlwyd y Mudiad ym 1971, gydag oddeutu 50 cylch. Erbyn hyn, wedi tyfu’n aruthrol, mae tua 1000 o leoliadau yn perthyn neu’n gweithredu yn enw’r Mudiad. Mae’r cylchoedd meithrin a’r cylchoedd Ti a Fi yn darparu profiadau blynyddoedd cynnar i oddeutu 19,000 o blant bob dydd. Yn ogystal, mae’r Mudiad yn gweithio yn agos iawn gyda rhieni er mwyn darparu cymorth a chyngor i’w galluogi i ddatblygu a chefnogi gwaith y cylchoedd yn y cartref. Er mwyn cyflawni hyn, mae Mudiad Meithrin yn elusen gofrestredig sy’n cyflogi dros 200 o bobl yn genedlaethol, gyda 1,500+ ychwanegol yn gweithio yn y cylchoedd eu hunain. Cefnogir y cylchoedd gan rwydwaith cenedlaethol o Swyddogion Cefnogi proffesiynol sy’n eu cynghori ar faterion yn ymwneud â hybu ymarfer da, y Cynnig Gofal Plant, hyfforddiant staff, Estyn / AGC, materion elusennol, cyswllt ag Awdurdodau Lleol ayyb. Credwn fod bodolaeth Cylch Meithrin yn dyst i’r galw mewn cymunedau rif y gwlith am addysg Gymraeg ac mai dim ond cynyddu wnaiff y galw os llwyddwn ni, fel ein partneriaid, i hyrwyddo ac annog manteision addysg cyfrwng Cymraeg a chynnig gofal o safon ac addysg blynyddoedd cynnar o ansawdd uchel.

Cyflwyniad i Mudiad Meithrin

Crynodeb o Waith Mudiad Meithrin

3

Prif weithgaredd a phwrpas Mudiad Meithrin yw cefnogi darpariaethau a lleoliadau

blynyddoedd cynnar (cylchoedd a meithrinfeydd) i allu cynnig ac ehangu gwasanaethau o

ansawdd a symbylu’r galw am ofal ac addysg cyfrwng Cymraeg. Mae hyn yn ymateb i alw real

ymysg rhieni a gofalwyr i’w plant allu siarad Cymraeg a thyfu’n ddinasyddion dwy neu

amlieithog. Mae sawl edefyn yn perthyn i’r gwaith:

Cefnogi, hybu ansawdd ac ehangu gwasanaethau’r cylchoedd o ran gofal ac addysg

cyfnod sylfaen

• Cynnig cefnogaeth ymarferol dydd i ddydd i Gylchoedd Meithrin a lleoliadau eraill yn y

sector ar bob agwedd o’u gwaith (yn benodol yn eu gwaith fel darparwyr gofal plant

cyfrwng Cymraeg, fel darparwyr addysg tair oed a’r Cyfnod Sylfaen cyfrwng Cymraeg, fel

anogwyr dilyniant i addysg Gymraeg yn yr ysgolion cynradd ac uwchradd cyfrwng

Cymraeg, fel lleoliadau ‘Dechrau’n Deg’, fel busnesau cymunedol sydd angen bod yn

hyfyw mewn cyfnod o gyni ariannol ac fel cyflogwyr).

Hybu a hyrwyddo gofal ac addysg cyfrwng Cymraeg

• Annog a chefnogi rhieni i ddewis gofal ac addysg cyfrwng Cymraeg trwy waith hybu a

hyrwyddo (theori ‘hwyl’).

• Bod yn lladmerydd dros y Gymraeg.

• Cydweithio gydag ystod eang o bartneriaid i hyrwyddo’n prif amcanion (partneriaid y

Gymraeg, partneriaid ym maes y blynyddoedd cynnar, y sector iechyd, S4C, Cyngor Gofal

Cymru, AGC, Estyn, colegau Addysg Bellach a phrifysgolion ayyb).

Cynllunio’r gweithlu, recriwtio, hyfforddi, uwch-sgilio a DPP

• Annog gweithlu cymwys i ddarparu gofal ac addysg blynyddoedd cynnar o ansawdd a

safon trwy gyfrwng y Gymraeg.

• Hyfforddi ac uwch-sgilio y gweithlu blynyddoedd cynnar trwy gyfrwng y Gymraeg.

• Arddel ymwybyddiaeth iaith a dealltwriaeth o’r dull trochi gyda hyfforddeion, y gweithlu a

rhieni/gofalwyr.

Ar yr un pryd, mae maes gwaith Mudiad Meithrin yn newid ac yn esblygu’n gyflym a hynny

oherwydd cyd-destun polisi cyfnewidiol wedi’i arwain gan Lywodraeth Cymru ac a gefnogir

gan Mudiad Meithrin:

• Y cynnig gofal plant 30 awr a rôl y darparwr gofal plant yn yr her o drechu tlodi trwy arddel

rhieni i ddychwelyd i’r gwaith

• Targed cael miliwn o siaradwyr Cymraeg erbyn 2050

• Agenda prentisiaethau ac uwch-sgilio’r gweithlu

• Newid i fframwaith arolygu AGC ac Estyn

Mae dogfen strategol Mudiad Meithrin ‘Dewiniaith’ yn amlinellu’r hyn a welir fel

blaenoriaethau’r Mudiad ar gyfer y cyfnod 2015 - 2025 a cheir adolygiad yn yr Adroddiad

Blynyddol o gynnydd yn erbyn targedau penodol ‘Dewiniaith’. Mae copïau ar gael i’w

lawrlwytho ar ein gwefan o’r linc isod:

http://www.meithrin.cymru/dewiniaith-gweledigaeth-mudiad-meithrin-2015-2025/

Prif Amcanion Mudiad Meithrin

4

Gwahoddir ceisiadau gan gwmnïau i dendro i greu Gwefan a Mewnrwyd newydd i’r Mudiad.

Bydd yr ystyriaethau canlynol yn flaenllaw wrth greu’r wefan:

- Addasrwydd y wefan i rieni i ddod o hyd i leoliadau gofal ac addysg blynyddoedd

cynnar cyfrwng Cymraeg i blant yn yr ystod oedran 0-5

- Gwefan ddwyieithog (Cymraeg a Saesneg)

- Siop ar-lein

- Cyrsiau ar-lein

- System archebu tocynnau ar-lein

- Manylion am ddarpariaethau’r Mudiad

- Adran Newyddion

- Adran Swyddi

Gyda hyn mewn golwg, gwahoddwn gwmnïau addas i dendro.

Dylai cwmnïau gyflwyno portffolio byr trwy e-bost i gefnogi eu cais i baratoi tendr gan amlinellu

eu profiad a’u haddasrwydd. Dylai’r cais gynnwys:

- Manylion y cwmni, ynghyd â’r staff fydd ynghlwm â’r gwaith

- Profiad blaenorol

- Dealltwriaeth o Mudiad Meithrin a’r Blynyddoedd Cynnar yng Nghymru

- Costau

- Astudiaeth achos o brofiad blaenorol i atgyfnerthu eich cais

Fe ddylai’r cwmni fod yn barod i fynychu cyfweliad ar gyfer penderfynu ar y dyfarniad

llwyddiannus heb godi ffi am hynny.

Cyfle i dendro

Manylion y tendr

5

Manyleb gwefan/mewnrwyd Mudiad Meithrin – 2019

Cyffredinol

Mae'r wefan yn arf busnes hanfodol ar gyfer Mudiad Meithrin. Mae'r wefan yn cynnwys siop

e-fasnach, chwilio am gyfleuster cylch, hysbysebu swyddi, ac eitemau newyddion. Mae'n

cynnig y gallu i ganiatáu mynediad i ddefnyddwyr ar lefelau mynediad amrywiol i staff,

cleientiaid, myfyrwyr, cwsmeriaid ac ymwelwyr ac mae'n caniatáu rhannu gwybodaeth

(dogfennau, ffurflenni a fideos) ac yn caniatáu i gleientiaid ddiweddaru gwybodaeth bersonol

am eu lleoliad. Mae'n hanfodol bod y wefan a'r fewnrwyd yn caniatáu rheolaeth lawn a syml i

ddefnyddwyr Mudiad Meithrin gan ganiatáu perfformio tasgau yn syml ac yn rhwydd.

Datblygwyd y wefan/mewnrwyd bresennol 6 mlynedd yn ôl. Ers hynny maent wedi

integreiddio i waith dyddiol y sefydliad ac wedi caniatáu i wybodaeth gael ei rhannu'n rhwydd

ac yn aml rhwng y brif swyddfa a'r cleientiaid ledled Cymru.

Amcanion

Gan ein bod yn edrych i ail-lunio ein hamcanion yw

• Cynyddu nifer yr ymwelwyr i'r wefan a'r fewnrwyd

• Ymddangos yn uwch mewn rhai chwiliadau Google e.e. cylch meithrin cyfrwng Cymraeg

• Symud tuag at CMS mwy generig/safonol sy'n haws ei addasu wrth i ni ddatblygu fel

elusen

• Gwella cyflymder y safle

Manyleb gyffredinol

• Meddalwedd prosesu testun WYSIWYG a ddylai fod yn hawdd i'w defnyddio

• Y gallu i fewnosod tablau, delweddau, gwahanol arddulliau math (ffont, lliw ac ati), a fideos

YouTube,

• Gallu’r meddalwedd i addasu lluniau sy’n cael eu uwchlwytho i’r maint cywir a’u cywasgu o

ran maint yn awtomatig.

• Rheoli uwchlwytho ffeiliau i ganiatáu llwytho gwahanol fathau o ffeiliau e.e. PDF, Excel,

Word, Publisher ayyb.

• Dylai'r rhyngwyneb a phrosesu testun fod yn gwbl ddwyieithog ac wedi'u haddasu ar gyfer

defnyddio'r Gymraeg e.e. to bach a.y.y.b.

• Y gallu i olygu cynnwys Cymraeg a Saesneg mewn un lleoliad ond ei ddangos yn y

tudalennau ar wahân

• Y gallu i ychwanegu tudalennau a/neu adrannau newydd gan ddefnyddio templedi

gosodiad

• Y gallu i gymeradwyo cynnwys tudalen gan ddefnyddiwr lefel ‘gweinyddwr’ (admin) cyn i’r

cynnwys ymddangos yn 'fyw'

• Pan gaiff y cynnwys ei greu/golygu, y gallu i'r safonwr (moderator) weld unrhyw newidiadau

a amlygir mewn lliw gwahanol

• Cyfeiriadau tudalennau i fod yn hawdd i ddefnyddwyr a pheiriannau chwilio eu darganfod

• Google Analytics wedi'i gynnwys ar bob tudalen/adran

• Gweinyddu aml-lefel yn seiliedig ar awdurdodiad grwpiau defnyddwyr

• Cyfleuster chwilio effeithiol er mwyn chwilio pob rhan o'r system CMS gan ddefnyddio

geiriau allweddol

• Y gallu i uwchlwytho ffeiliau CSV (neu amgen) er mwyn diweddaru cronfa ddata o

wybodaeth y cylch ar dudalennau gwe unigol y cylch/aelod (manylion penodol fel oriau agor,

gwybodaeth gyswllt/cyfeiriad).

• Staff Mudiad Meithrin i allu newid testun ar dudalen we unigol y cylch/aelod a uwchlwytho

6

lluniau ac ati.

• Y gallu i rannu tudalennau drwy Facebook, Twitter, Google +, e-bost, ac ati. addthis.com?

• Opsiynau allbwn sy'n gyfeillgar i argraffyddion ac e-byst

• Cysylltiad â phroffiliau cyfryngau cymdeithasol Mudiad Meithrin ar bob tudalen.

• Dylai'r dudalen fod â dyddiadau dod i ben y gellir eu haddasu

• Darparu porthiant (feed) RSS ar gyfer yr holl gynnwys

• Tudalen gartref hyblyg y gellir ei haddasu i amlygu meysydd gwaith.

Dyluniad

• Yn ffres, yn fodern, yn hawdd ei ddefnyddio, gan adlewyrchu ein gwaith gyda phlant ond heb fod yn rhy blentynnaidd.

• Dylai'r dyluniad edrych yr un fath ar bob porwr, Firefox, IE, Chrome. Dylai'r wefan hefyd fod yn ymatebol ac felly'r un mor addas i'w defnyddio ar dabledi a dyfeisiau symudol ag ar gyfrifiadur.

Modiwlau CMS

Cyswllt

Proffil safonol pob defnyddiwr, gan gynnwys enw cyswllt, cyfeiriad, e-bost, rhif ffôn.

Categoreiddio fel:

Staff

Cylchoedd Meithrin / Ti a Fi

Gallu chwilio yn seiliedig ar enw neu sefydliad

Cyswllt Cylch

Y gallu i gysylltu’r cyswllt Cylch (presennol ac wedi ei ddiweddaru) â'r modiwl ‘Chwilio am

Ofal Plant’ ar y wefan. Tudalen wedi ei deilwra i bob cylch unigol gyda’r gallu i staff Mudiad

Meithrin gynnwys gwybodaeth bersonol, lluniau, map lleoliad, a gwybodaeth cyfryngau

cymdeithasol yn ogystal â gwybodaeth gyswllt safonol.

Modiwl Chwilio am Ofal Plant

• Map y gellir ei chwyddo (zoomable), rhyngweithiol sy'n dangos y cylchoedd mewn

ardaloedd penodol

• Wrth glicio ar ddarpariaeth gofal plant, dylai ddangos enw, cyfeiriad, oriau agor,

manylion cyswllt.

• Dylai'r map ddangos lleoliad ysgolion Cymraeg/dwyieithog o fewn pellter penodol i'r

cylchoedd

Mewnrwyd

Yr un fath o ran delwedd, cynllun a defnydd a’r tudalennau gwe arferol (o ran y CMS a’r

tudalennau blaen) ond bod angen cyfrinair i’w weld ac felly ar gyfer aelodau’r Mudiad yn

unig.

Newyddion

• Seiliedig ar galendr

• Fersiynau wedi'u talfyrru o'r eitemau newyddion diweddaraf, gyda dolenni yn arwain

at erthygl lawn

7

• Y gallu i atodi PDF (neu fersiynau fformat eraill) i erthyglau newyddion yn ogystal â’r

gallu i arddangos clipiau fideo

• Y gallu i hidlo’r newyddion yn ôl gwahanol adrannau gwaith y Mudiad e.e. polisi,

Academi a.y.y.b

• Y gallu i archifo newyddion yn awtomatig

Rhannu dogfennau/adnoddau

• Y gallu i uwchlwytho adnoddau, ffurflenni, dogfennau PDF/ Word fel ‘ychwanegiad’

(Add-on) i wahanol adrannau o'r wefan/mewnrwyd

• Cyfleuster rhagolwg cyn ei lawrlwytho i'w ddefnyddio

• Y gallu i uwchlwytho adnoddau gweledol a sain

• Y gallu i sgrolio drwy'r ddogfen ar-lein heb orfod lawrlwytho (tebyg i issuu)

Swyddi Gwag (gwefan)

• Y gallu i ddewis meini prawf ar gyfer swyddi amrywiol h.y. cenedlaethol, cylchoedd,

lleol.

• Y gallu i gynnwys dogfennau safonol fel rhan o'r hysbyseb swydd

• Trefn gronolegol

• Gallu i bob swydd gael cyfeiriad gwe ei hun

E-fasnach

• Ar hyn o bryd mae ein siop ar-lein yn cynnwys 20 o eitemau gwahanol.

• Mae angen i'r siop allu ychwanegu nifer o luniau o un eitem.

• Y gallu i ychwanegu opsiynau maint mewn rhai eitemau

• Y gallu i dalu yn rhwydd a llyfn

• Y gallu i ychwanegu Cod disgownt ar archebion/eitemau

• Y gallu i dalu am wasanaeth/aelodaeth a ddarperir gan Mudiad Meithrin drwy'r siop

e.e. aelodaeth flynyddol (felly angen y gallu i ofyn am ragor o wybodaeth gan y

cwsmer/aelod).

• Yn gysylltiedig â chyfrif PayPal ar gyfer prosesu taliad.

• Y gallu i hidlo eitemau yn ôl poblogrwydd A i Y/Pris

• System i ddiweddaru'r cwsmer ar eu harcheb e.e. postiwyd

• Gall gwsmer greu cyfrif i gadw golwg ar eu harchebion i arbed amser.

Gwasanaeth E-docynnau

Byddai angen i ni ddefnyddio gwasanaeth tocynnau ar-lein ar gyfer dwy ran o'n gwefan

1. I archebu lle ar gwrs.

• Byddai rhai cyrsiau am ddim ac eraill yn costio.

• Angen cyswllt â’r siop/PayPal.

• Y gallu i gyfyngu ar nifer y tocynnau fesul digwyddiad

2. Bwcio ar gyfer digwyddiad

• Y gallu i brisio gwahanol docynnau ar wahanol lefelau

• Y gallu i gael tocynnau amrywiol ar gyfer sioeau amrywiol ar yr un diwrnod e.e. sioe

yn Aberystwyth am 10.30yb, 12.30 a 3yp.

• Angen gallu dyrannu tocynnau fesul sioe

8

Cyrsiau ar-lein

Mae cyrsiau ar-lein yn rhywbeth y mae Mudiad Meithrin yn gobeithio ehangu arno yn ystod y

flwyddyn nesaf.

• Byddai angen y gallu arnom i greu cyrsiau ar-lein y gellid eu gweld ar lwyfannau

amrywiol.

• Hefyd, mae angen i'r cyrsiau gynnwys rhyw fath o gwis i sicrhau bod y dysgwr wedi

rhyngweithio â'r cynnwys.

• Mae'r gallu i gofnodi pob dysgwr yn hanfodol a byddai angen i hwn eistedd ar y

fewnrwyd at ddefnydd yr aelodau yn unig.

• Mae'n hanfodol ein bod yn gallu derbyn cofnod o bwy sydd wedi cwblhau'r cyrsiau.

• Mae'r gallu i'r rhai sy'n gadael hanner ffordd drwy'r cwrs ac ail gychwyn lle gadawyd

yn wreiddiol yn ddymunol iawn.

• Yn y dyfodol, efallai y bydd angen talu am rai o'r cyrsiau hyn ymlaen llaw.

Clwb Dewin (adran i blant – opsiynol – dylid rhoi pris ar wahân am yr adran yma)

• Ardal ryngweithiol gyda llawer o gemau a gweithgareddau

• Y brif dudalen i edrych fel argraff o Gylch Meithrin yn null un o lyfrau Dewin. Dylai'r

gwahanol gemau a gweithgareddau fod yn y gwahanol ardaloedd e.e. chwarae â

dŵr, chwarae â thywod, cornel ddarllen, canu, gwaith crefft, chwarae rôl, yr ardal tu

allan

• Gallu i blant, gyda chaniatâd rhieni, i ymuno â "Clwb Dewin". Byddai angen i ni gael

enw a dyddiad geni y plentyn er mwyn gallu anfon cyfarchiad pen-blwydd iddynt gan

Dewin drwy e-bost.

• Y gallu i ychwanegu lluniau, e.e. ymweliadau Dewin, llun o'r plant gyda Doti (ci

ffyddlon Dewin)

• Unrhyw syniadau eraill gan y cwmni?

Manylebau technegol

• System rheoli cynnwys safonol (CMS) e.e. WordPress, Drupal, Joomla

• Diogelu hir dymor o’r CMS (‘future proofing’)

• Y gallu i ddiweddaru/uwchraddio i fersiynau'r dyfodol

• Gallu i fudo cynnwys i lwyfan gwahanol

• Disgwyliwn i'r safle a'r systemau ategol fod yn addas i bwrpas am o leiaf 5 mlynedd

Wrth gwrs, rydym yn agored iawn i glywed am syniadau a allai fod o fudd i'r prosiect

hwn (technolegau newydd, methodoleg, arfer gorau rhyngwladol ayyb)

Traffig misol

Traffig misol i'r wefan ym mis Hydref 2019 oedd 6,541, ond mewn rhai misoedd gall fod mor

uchel â 9000 +.

Traffig misol i'r fewnrwyd ym mis Hydref 2019 oedd 868.

Hyfforddiant cychwynnol, ‘hosting’, cynnal a chadw, cymorth a digon o le storio

I'w cynnwys yn y cynnig

9

Gwahoddir cwmnïau i gyflwyno cais yn dilyn y cynghorion uchod erbyn 12.00yp, Dydd Llun

20 Ionawr 2020 gyda chyfweliadau i gwmnïau addas i’w trefnu cyn diwedd Ionawr.

Disgwylir i’r cwmni llwyddiannus fod yn barod i gwrdd â staff allweddol fydd yn cydweithio ar

y prosiect yn Aberystwyth yn rheolaidd gan gael braslun o’r wefan a’r fewnrwyd yn eu lle erbyn

diwedd Chwefror 2020.

Bydd Rhys Jones wrth law i egluro unrhyw ofynion neu fanylion eraill parthed y fewnrwyd ac

Iola Jones ar gael am unrhyw drafodaethau parthed gofynion y wefan.

Am fanylion pellach cysyllter â: Iola Jones / Rhys Jones

Mudiad Meithrin

Boulevard de Saint Brieuc

Aberystwyth

Ceredigion

SY23 1PD

post@meithrin.cymru Ffôn: 01970 639639

Amserlen

Ar ôl dyfarnu’r tendr

Cysylltu

1

Invitation to tender

For the creation of Mudiad Meithrin’s

new website and intranet

www.meithrin.cymru

2

“Wherever children are, the Mudiad – and the Welsh language – should also be there.”

Mudiad Meithrin is a voluntary organisation specialising in the areas of early years care and

education. Our aim is to give every young child in Wales the opportunity to access early years

services and experiences through the medium of Welsh.

“Our privilege and aim is to facilitate quality early years care and education to young

children from every background, in every part of the country. We do this by expanding

our services as part of the national effort to eradicate poverty and provide the

opportunity for every child in Wales to access early years experiences through the

medium of Welsh.”

Dr Gwenllian Lansdown Davies, ‘Dewiniaith’

Mudiad Meithrin’s Background

Mudiad Meithrin’s main aim is to offer early years care and education through the medium of Welsh, encouraging progression from Cymraeg for Kids groups to the Cylch Ti a Fi (parent/carer and toddler group) and onwards to the Cylch Meithrin (Welsh-medium playgroups) and the Welsh-medium primary school. This provision now includes day nurseries, meithrin sessions within private nurseries, full day care and a range of wraparound care options. The Mudiad is the largest provider and facilitator of Welsh-medium early years care and education in the voluntary sector in Wales. Mudiad Meithrin was established in 1971 with 50 Cylchoedd Meithrin to its name. Having grown massively, today there are 1000 settings working under the Mudiad’s banner. Each day these Cylchoedd Meithrin and Cylchoedd Ti a Fi work to provide early years’ experiences to approximately 19,000 children. In addition, the Mudiad works closely with parents to provide advice and support, enabling them to continue the cylch’s work within the home. To this end, Mudiad Meithrin is a registered charity employing over 200 people nationally and has a further 1500+ working within the cylchoedd themselves. The cylchoedd are supported by a national network of professional Support Officers, who advise on a wide range of matters such as promoting good practice, the Childcare Offer, staff training, Estyn/CIW, charitable matters, Local Authority contact etc. We believe that the existence of Cylchoedd Meithrin is testament to the fact that communities across the country are calling for Welsh-medium education, and this demand is only set to increase if we, and our partners, are successful in promoting the advantages of Welsh-medium education and offering early years care and education of the highest standard.

Introduction to Mudiad Meithrin

Summary of Mudiad Meithrin’s work

3

Mudiad Meithrin’s main aims and purpose are to support early years provisions and settings

(cylchoedd and nurseries) to enable them to offer and expand their quality services, and to

stimulate the demand for Welsh-medium care and education. This is in response to a real

demand from parents and carers for their children to be able to speak Welsh and grow into

bilingual or multilingual citizens. There are several threads to our work:

Supporting, promoting quality and expanding the services of the cylchoedd in terms of

care and foundation phase education.

• Offering practical, day-to-day support to Cylchoedd Meithrin and other settings within the

sector on every aspect of their work (specifically their work as Welsh-medium childcare

providers, as Welsh-medium providers of Education for three year olds and the

Foundation Phase, as promotors of progression into Welsh-medium primary and

secondary schools, as ‘Flying Start’ settings, as community businesses who need to

remain financially viable, and as employers.)

Promoting Welsh-medium care and education

• Encouraging and supporting parents to choose Welsh-medium care and education

through our promotional work (‘fun’ theory).

• Acting as an advocate of the Welsh language.

• Working with a wide range of partners to promote our main aims (partners of the Welsh

language, partners in the early years sector, the health sector, S4C, the Care Council of

Wales, CIW, Estyn, Further Education colleges and universities etc.).

Planning, recruiting, training and up-skilling the workforce and Continuous

Professional Development

• Encouraging a qualified workforce to provide quality early years care and education

through the medium of Welsh.

• Training and up-skilling the early years workforce through the medium of Welsh.

• Promoting language awareness and understanding of the immersion method among

trainees, the workforce and parents/carers.

At the same time, Mudiad Meithrin’s field of work changes and evolves quickly due to the

changeable policy context, led by the Welsh Government and supported by Mudiad Meithrin.

• The 30 hours childcare offer and the role of childcare in attempting to eradicate poverty

by helping parents to return to work.

• The target of creating a million Welsh speakers by 2050

• The agenda of apprentices and up-skilling the workforce

• Changes to the CIW and Estyn inspection framework

‘Dewiniaith’, Mudiad Meithrin’s strategic document, outlines the Mudiad’s priorities for the

2015 – 2025 period, and our Annual Report gives a progress update on ‘Dewiniaith’s’ targets.

Copies are available from our website via the link below.

http://www.meithrin.cymru/dewiniaith-gweledigaeth-mudiad-meithrin-2015-2025/

Mudiad Meithrin’s Main Aims

4

We invite applications from companies to tender for the work of creating a new Website and

Intranet for the Mudiad.

These will be the chief considerations when developing the website:

- Appropriate for parents to search for and find Welsh-medium early years childcare

and education settings for the 0-5 age range

- Bilingual website (Welsh and English)

- Online shop

- Online courses

- Online ticket booking system

- Details of the Mudiad’s provisions

- News section

- Jobs section

With this in view we are inviting suitable companies to tender.

Companies should submit a brief portfolio via e-mail to support their application when

preparing a tender, outlining their experience and suitability. The application should include:

- Details of the company, as well as the staff involved in the project

- Previous experience

- Understanding of Mudiad Meithin and the Early Years in Wales

- Costs

- A case study of previous experience to strengthen your application

The company should be ready to attend an interview to decide the successful applicant,

without charging a fee to do so.

Opportunity to tender

Details of the tender

5

Mudiad Meithrin Website/Intranet Specification – 2019

General

The Website is an essential business tool for Mudiad Meithrin. The website includes an e-

commerce shop, a search for cylch facility, job advertising, and news items. It offers the

ability to allow user access on various entry levels to staff, clients, students, customers and

visitors and allows information sharing (documents, forms, and videos) and allows clients to

update personal information regarding their setting. It is essential that the website and

Internet allows full and simple control for Mudiad Meithrin users allowing tasks to be

performed with simplicity and ease. The current website/intranet was developed 6 years ago.

Since then they have integrated itself into the organisations’ day to day work and allowed

information to be shared easily and frequently between the head office and Wales wide

client base.

Objectives

As we are looking to re-design our objectives are

• Increase visitor numbers to website and intranet

• Appear higher in some Google searches e.g. Welsh-medium playgroup

• Move to a more generic/standard CMS which is easier to adapt as we develop

• Improve speed of website

General Specification

• WYSIWYG text-processing software that should be easy to use

• Ability to insert tables, images, various type styles (font, colour etc.), and YouTube videos,

• Software ability to adapt/crop uploaded images to the correct size and compress automatically.

• File upload management to allow upload of various file types e.g. PDF, Word, Excel, Publisher etc

• Interface and text-processing should be fully bilingual and adapted for use of Welsh e.g. circumflexes

• The ability to edit Welsh and English content in one location but have it shown in the separate pages

• Ability to add new pages and/or sections using layout templates

• Ability to approve page content by admin level user before content appears ‘live’

• When content is created/edited, the ability for the moderator to see any changes highlighted in a different colour

• Page addresses to be search engine and user friendly

• Google Analytics included as standard on all pages/sections

• Multi-level Administration based on user-groups authorisation

• Effective search facility in order to search all parts of CMS system using key words

• Ability to upload CSV files (or alternative) in order to update database of cylch information displayed on individual cylch/member webpages (fixed areas such as opening times, contact/address information).

• Ability of Mudiad Meithrin staff to change individual cylch/member webpage text and upload pictures etc.

• Ability to share pages via Facebook, Twitter, Google+, email, etc. addthis.com?

• Printer and e-mail friendly output options

6

• Link to all Mudiad Meithrin Social Media profiles as standard on each page.

• Page should have expiry dates which can be modified

• Provide an RSS feed for all content

• A flexible home page that can be adapted to highlight areas of work.

Design

• Fresh, modern, easy to use, reflecting our work with children but not too childish.

• The design should look the same on all browsers, Firefox, IE, Chrome. The website should also be responsive and therefore as suitable for use on tablets and mobile devices as on desktop.

CMS Modules

Contact

Standard profile of all users, to include contact name, address, email, telephone number.

Categorised as:

Staff

Cylchoedd (our Welsh-medium childcare provisions)

Search ability based on name or organisation

Cylch Contact

Ability to link updated and current Cylch contact to ‘find childcare’ module on website. Page

tailored to each individual Cylch with ability for Mudiad Meithrin staff to include personal

information, pictures, location map, and Social media information in addition to standard

contact information.

Search for a Childcare Module

• An interactive zoomable map which shows the Cylchoedd in particular areas

• When clicking on a childcare provision it should show the name, address, opening hours, contact information.

• The map should show the location of Welsh/bi-lingual schools within a certain distance to the cylchoedd

Intranet

Same in layout, design and usage (front and back end) as regular web pages, just password

protected for members only.

News

• Calendar based

• Abbreviated versions of the latest news items, with links leading to full article

• Ability to attach PDF (or other format versions) to news articles and also ability to

display video clips

• The ability to be able to filter news according to different areas of the Mudiad’s work

e.g. policy, Academy and so forth.

• The ability to archive news automatically

7

Document / Resource sharing

• Ability to upload resources, forms, pdf/word documents as ‘add-on’ to various

sections of the website / intranet

• Preview facility before downloading for use

• Ability to upload Visual and audio resources

• Ability to scroll through document online without having to download (similar to issuu)

Job Vacancies (website)

• Ability to select criteria for various posts i.e. national, cylchoedd, local

• Ability to include standard documents as part of job advert

• Chronological order

• Ability for each job to have its own web address

E-Commerce

• At the moment our online shop features 20 different items.

• The shop needs the ability to add numerous images of a single product.

• Ability to add size options in some products

• Smooth Checkout flow

• Ability to add a discount code on orders/products

• Ability to pay for a service/membership provided by Mudiad Meithrin through the

shop e.g. annual membership (therefore needing the ability to ask for more

information from customer/member).

• Linked to Paypal account for processing payment.

• Ability to filter items by popularity/A-Z/price

• System to update buyer on their order e.g. posted

• Buyer can create account to keep track of their orders and to save time.

E-ticketing service

We would need to use an online ticketing service for two parts of our website

1. Booking a course.

• Some courses will be free and others will have a fee.

• Need to be linked to shop/PayPal.

• Ability to limit the number of tickets per event

2. Booking for an event

• Ability to price different tickets at different levels

• Ability to have various tickets for various shows on the same day e.g. show in

Aberystwyth at 10.30am, 12.30 and 3pm.

• Ticket allocation needs to be per show.

Online Courses

Online Courses are something that Mudiad Meithrin are looking to expand upon in the next

year.

8

• We would need the ability to create online courses that can be viewed on various

platforms.

• The courses also need to include some sort of quiz element to ensure the learner

has interacted with the content.

• The ability to record all learners is essential and this would need to sit on the intranet

for members use only.

• It is essential that we can receive a record of who has completed the courses.

• The ability for leaners to leave halfway through the course and pick up where they

left off is very desirable.

• In the future some of these courses may need to be paid for beforehand.

Clwb Dewin – Dewin’s Club (Children’s Section – optional – this section should be

priced separately)

• An interactive area with lots of games and activities

• Main page to look like an impression of a cylch meithrin in the style of the Dewin books. The different games and activities should be in the different areas e.g. playing with water, playing with sand, reading corner, singing, craft work, role playing, outside area

• Ability for children, with parental permission, to join “Dewin’s Club. We will need a name and date of birth of the child to send them a birthday greeting from Dewin via e-mail.

• Ability to add pictures, e.g. Dewin’s visits, picture of the children with Doti (Dewin’s faithful dog).

• Any other ideas from the company?

Technical Specifications

• Industry standard Content Management System, e.g. WordPress, Drupal, Joomla

• Long term future proofing of CMS

• Ability to update/upgrade to future versions

• Ability to migrate content to a different platform

• We expect the site and supporting systems to be fit for purpose for at least 5 years

We are of course very open to hearing about ideas that may benefit this project (new

technologies, methodologies, international best practice and so on)

Monthly traffic

Monthly traffic to the website in October 2019 was 6,541, but in some months can be as high

as 9,000+.

Monthly traffic to the Intranet in October 2019 was 868.

Initial training, hosting, maintenance, support and sufficient storage space

To be included in offer

9

Companies are invited to submit an application following the above advisories by 12.00yp,

Monday 20 January 2020 with interviews to suitable companies to be scheduled before the

end of January.

The successful company are expected to be ready to meet with key staff who will be working

alongside them on the project. Regular meetings will be held in Aberystwyth to develop an

outline of the website and the intranet by the end of February 2020.

Rhys Jones will be on hand to explain any requirements or other details regarding the intranet,

and Iola Jones will be able to discuss requirements regarding the website.

For further details, contact: Iola Jones / Rhys Jones

Mudiad Meithrin

Boulevard de Saint Brieuc

Aberystwyth

Ceredigion

SY23 1PD

post@meithrin.cymru Phone: 01970 639639

Contact

After awarding the tender

Timetable