GUIDE PRATIQUE TELE-DECLARATION DES ACCUEILS DE LOISIRS … · • Suivi des stagiaires BAFA et...
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DDCS30 Direction Départementale du Gard
GUIDE PRATIQUE
TELE-DECLARATION DES ACCUEILS DE LOISIRS ET ACCUEILS PERISCOLAIRES
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La déclaration : principes généraux
• Les points clés de la déclaration ………………………………………… p.3 • Les contacts à la DDCS 30……………………………………………… .p.4 • Le circuit déclaratif : tableau des différentes étapes de la déclaration…… p.5
Guide du nouvel organisateur • Vous êtes nouvel organisateur …………………………………………. p.6 • La fiche « local » et la fiche « organisateur » …………………… …… p.7-8 • La première connexion au logiciel TAM………………………………. p.9 • La page d’accueil du logiciel TAM ……………………………………. p.10
Les premiers pas sur le logiciel de télé-déclaration
• Déclarez un accueil……………………………………………………... p.11 • Choisissez votre type d’accueil ………………………………………… p.12
Les accueils périscolaires
• Création d’un accueil périscolaire ………………………………………. p.13 • Sélection le local de votre accueil ……………………………………… p.14 • La fiche unique de déclaration pour les accueils périscolaires …………. p.15 • La fiche unique de déclaration : informations importantes………………. p.16-17
Les accueils de loisirs
• Déclaration d’un accueil de loisirs : la fiche initiale de déclaration ……. p.18 • La fiche initiale de déclaration : informations importantes……………… p. 19 • La fiche complémentaire ………………………………………………… p.20-22 • La fiche complémentaire : informations importantes……………………..p.23-24
L’enregistrement et la validation des accueils
• Consulter l’état de la déclaration (validée, rejetée, à modifier…)………. p.25 • Enregistrer et transmettre la déclaration à la DDCS …………………….. p.26
• Rappel règlementaire taux et quotas d’encadrement ……………………p.27-28
SOMMAIRE
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→Une obligation →Une télé-procédure →Un logiciel « TAM » + site internet unique : https://tam.extranet.jeunesse-sports.gouv.fr/ →Se référer systématiquement aux instructions départementales de la DDCS du Gard : http://www.gard.gouv.fr/Politiques-publiques/Jeunesse-sport-et-vie-associative/Accueils-collectifs-de-mineurs →Des délais à respecter : tout délai à respecter peut être utilement et significativement augmenté pour anticiper et éviter les déclarations considérées « hors délais » qui ne peuvent pas être validées par la DDCS. → Déclaration à renseigner en fonction du type d’accueil : →Télécharger le projet éducatif de l’organisateur respectant les besoins de la tranche d’âge accueillie → Respecter impérativement les quotas (proportion de qualifiés et non qualifiés) et les taux (nombre minimum d’encadrants requis) →Accueillir maximum 300 enfants →Pour l’accueil des moins de 6 ans : autorisation préfectorale obligatoire →Respecter la capacité d’accueil des locaux déclarés →Différencier clairement dans la déclaration les temps d’accueil : →Contacter la DDCS en cas d’accueil multi-sites →Vérifier impérativement que chaque intervenant n’est pas la cible d’une mesure de police administrative leur interdisant l’encadrement d’accueils collectifs de mineurs →Toute déclaration incomplète ne peut pas être validée et génère des blocages
automatiques → Toute fiche initiale de déclaration doit être validée par la DDCS AVANT le début de
l’accueil → Le récépissé de déclaration n’est pas modifiable. Un récépissé de déclaration est
affiché dans vos locaux d’accueil pour chaque période d’accueil. →Contacter la DDCS pour tout renseignement complémentaire
Les points clés de la déclaration
Extra-scolaire = hors temps scolaire TAP et Périscolaire = dans la continuité des temps d’école
-Accueils de loisirs : une fiche initiale de déclaration à compléter + la ou les fiches complémentaires APRES validation de la fiche initiale par la DDCS -Accueils Périscolaire et TAP : Une fiche unique à compléter
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Pour tout renseignement complémentaire :
Contactez la DDCS du GARD
Fabien Brouquier : Chef du pôle sport, jeunesse, vie associative
• Suivi et qualité pédagogique des ACM, projets éducatifs des organisateurs, formation continue des animateurs et directeurs d’accueils de mineurs
• Suivi des Accueils de loisirs sans hébergement
• Suivi des Accueils avec hébergement
• Suivi des Accueils de scoutisme
• Suivi des stagiaires BAFA et BAFD Patricia Bernon : 04.30.08.61.48 [email protected] Blandine Poix : 04.30.08.61.42 [email protected]
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LLL eee ccciii rrr cccuuuiii ttt dddéééccclllaaarrr aaattt iii fff eeettt lllaaa tttééélllééé---ppprrr ooocccéééddduuurrr eee sssuuurrr llleee lllooogggiiiccciiieeelll TTTAAAMMM
Déclarer un nouvel accueil
Choix du type d’accueil
Editer le récépissé de déclaration Imprimez les fiches complémentaires
Validation DDCS si conforme à la réglementation
Accueil périscolaire
Accueil de loisirs
Nouvel organisateur
Organisateur enregistré : vous avez un numéro
d’organisateur
Solliciter un entretien avec la DDCS
Connexion au logiciel TAM :
Saisie identifiant et mot de passe
Renseigner la « Fiche Initiale de déclaration »
Renseigner la « Fiche unique » de déclaration
Validation DDCS si conforme à la réglementation
Renseigner la « Fiche complémentaire »
Editer le récépissé de déclaration
Vérifier régulièrement l’état de la fiche + effectuer les modifications nécessaires
Renseignez les fiches « local » et « organisateur » La DDCS vous
attribue un numéro
d’organisateur + guide de
connexion au logiciel TAM
Signalez à la DDCS dans la rubrique « observations » toute modification dans la déclaration Attention : le récépissé de déclaration ne tient pas compte des modifications
Alertes ou observations transmises par la DDCS nécessitant modifications de la déclaration
Validation DDCS si modifications conformes à la réglementation
Vérifier régulièrement l’état de la fiche + effectuer les modifications nécessaires
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VOUS ETES NOUVEL ORGANISATEUR
LES ETAPES DE LA 1ère DECLARATION INFORMATIONS IMPORTANTES
1 Contactez la DDCS du Gard pour présenter le projet d’accueil
Tout projet d’accueil doit être présenté à la DDCS pour échanger sur votre projet
2 Renseignez les 2 documents transmis par la DDCS intitulés : « Fiche Organisateur » et « Fiche local » voir les informations qui vous seront demandées en page 7 et 8
Ces documents permettent la création par la DDCS des fiches « local » (lieu d’accueil des mineurs) et « organisateur » dans le logiciel de télé-déclaration
3 A réception des fiches : « Fiche organisateur », exemple en page 7 et la « Fiche local », exemple en page 8 , dûment renseignées, La DDCS vous remet un numéro d’organisateur ainsi qu’un guide de connexion pour vous permettre de vous connecter au logiciel de télé-déclaration -Attention : Si vous déclarez un nouveau local d’accueil, vous devez contacter la DDCS pour renseigner une fiche local.
« Fiche organisateur » page 7 -Remplissez scrupuleusement tous les champs d’informations Pour cela, vous devez impérativement vous munir :
• Des informations exactes et complètes concernant l’organisateur (coordonnées, commune, mail…)
• Des informations exactes et complètes concernant le représentant (= « déclarant » sur le logiciel). Le représentant doit être le même lors de la création du profil organisateur sur le logiciel de télé-déclaration.
• Des informations exactes et complètes concernant le correspondant ( le correspondant doit être différent du déclarant)
• Du nom et numéro de contrat d’assurance de l’organisateur « Fiche local » page 8 -Remplissez scrupuleusement tous les champs d’informations. Pour cela, vous devez impérativement vous munir :
• Du Procès Verbal* de la commission de sécurité avec date de dernière visite
• de la capacité exacte et maximale d’accueil de personnes dont enfants de moins de 6 ans.
• du numéro de contrat et nom de l’assurance du local
• des coordonnées exactes et complètes de la personne à joindre en cas d’urgence lors de l’accueil
• du type d’exploitant (association, collectivité, particulier, société commerciale…)
• du type d’utilisation (location, propriété…)
*Procès verbal de la sous commission départementale pour la sécurité contre
les risques d’incendie et de panique dans les établissements recevant du public
et les immeubles de grande hauteur
4 Première connexion au logiciel de télé-déclaration avec votre numéro d’organisateur : Lors de votre première connexion, le logiciel génère un identifiant « admin » (non modifiable) et un mot de passe.
Attention, il est vivement conseillé de respecter scrupuleusement la mise en forme des : identifiant / mots de passe / numéro d’organisateur et de les « copier / coller » dans un document pour les réutiliser à l’identique à chaque connexion : Toute erreur de saisie du mot de passe (majuscule/ minuscule par exemple) est susceptible de supprimer votre compte organisateur du logiciel. (5 erreurs de saisie = suppression de votre compte) Bien que la DDCS soit en capacité de réinitialiser votre mot de passe, il est conseillé de conserver précieusement votre mot de passe.
5 -Une fois votre profil organisateur créé, téléchargez obligatoirement votre projet éducatif de l’organisateur (différent du PEDT) à partir de la « fiche initiale » du logiciel
Ce téléchargement du projet éducatif est impératif avant de poursuivre toute déclaration. Prévenez la DDCS par mail pour attester du téléchargement.
6 Vous pouvez poursuivre votre première déclaration A partir du menu déroulant, choisissez votre type d’accueil (loisirs, périscolaire… / avec ou sans hébergement), et remplissez les fiches correspondantes générées par le logiciel.
Pour le périscolaire, le logiciel génère une fiche unique de déclaration qui contient les informations des fiches « initiales » et « complémentaires » qui concernent les accueils de loisirs
FICHE ORGANISATEUR
7
Tous les champs avec une étoile rouge sont
obligatoirement requis
8
FICHE LOCAL
Tous les champs avec une étoile rouge sont
obligatoirement requis
9
RRReeennnssseeeiiigggnnneeezzz vvvooottt rrr eee cccooodddeee ooorrr gggaaannniiisssaaattteeeuuurrr
RRReeennnssseeeiiigggnnneeezzz vvvooottt rrr eee iiidddeeennnttt iii fff iiiaaannnttt eeettt mmmooottt dddeee pppaaasssssseee
PPPRRREEEMMM III EEERRREEE CCCOOONNNNNNEEEXXXIII OOONNN AAAUUU LLL OOOGGGIII CCCIII EEELLL TTTAAAMMM
Identifiant = « admin » est non modifiable Mot de passe à saisir à l’identique de celui généré par le logiciel
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LLL aaa pppaaagggeee ddd’’’ aaaccccccuuueeeiii lll ddduuu lllooogggiiiccciiieeelll TTTAAAMMM
TTéélléé--procprocéédure pour TAMdure pour TAM
Modifiez, ajoutez
supprimez des
intervenants
Contrôlez le visa et les
commentaires de la DDCS
« Accepté » ou « incomplet »
Fiche initiale = première étape
Base de donnée
nationale des locaux
d’accueil : sélectionnez votre local / Vérifiez que
TOUS vos locaux
d’accueil sont bien déclarés
Gestion des utilisateurs habilités
à accéder au logiciel TAM
Fiche complémentaire =2ème étape Votre fiche
organisateur
Calculette du
nombre
d’intervenants
requis par accueil
déclaré
Choisir l’année d’exercice concernée
Accéder à la
consultation des
cadres interditsEcrire à la DDCS
ATTENTION : La consultation des cadres interdits est obligatoire avant toute déclaration sur TAM Consultez régulièrement l’Etat de votre déclaration : visa et commentaires de la DDCS
Effectuez et enregistrez les modifications signalées.
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DDDéééccclllaaarrr eeezzz uuunnn nnnooouuuvvveeelll aaaccccccuuueeeiii lll
Ne pas remplir
Cliquez au choix selon votre catégorie d’accueil (sans hébergement ou avec hébergement)
12
CCChhhoooiiisssiiisssssseeezzz vvvooottt rrr eee tttyyypppeee ddd’’’ aaaccccccuuueeeiii lll
Vérifiez que la case « oui » est bien cochée
Ecrire les dates de début et fin d’accueil. Attention aux délais à respecter pour la déclaration
Valider
Sélectionnez le type d’accueil avec menu
déroulant
Fiche local
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CCCrrr éééaaattt iiiooonnn ddd’’’ uuunnn aaaccccccuuueeeiii lll pppééérrr iii ssscccooolllaaaiii rrr eee (((ccchhhoooiiixxx ddduuu tttyyypppeee ddd’’’ aaaccccccuuueeeiii lll dddééétttaaaiii lll lllééé eeennn pppaaagggeee 111222)))
Ne pas remplir
Indiquez le code postal du local d’accueil recherché + sélection : la liste des locaux enregistrés s’ouvre, sélectionnez celui qui concerne votre accueil
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SSSéééllleeecccttt iiiooonnnnnneeezzz llleee lllooocccaaalll qqquuuiii cccooonnnccceeerrr nnneee vvvooottt rrr eee aaaccccccuuueeeiii lll (((mmmêêêmmmeee ppprrr ooocccéééddduuurrr eee pppooouuurrr llleee pppeeerrr iii ssscccooolllaaaiii rrr eee eeettt llleeesss aaacccccceeeuuuiii lll sss dddeee llloooiiisssiii rrr sss )))
Sélectionnez ici le local concerné par votre accueil de mineurs
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LLL aaa fff iii ccchhheee uuunnniiiqqquuueee dddeee dddéééccclllaaarrr aaattt iiiooonnn pppooouuurrr llleeesss aaaccccccuuueeeiii lllsss pppeeerrr iii ssscccooolllaaaiii rrr eeesss
CCCeeettt ttteee fff iii ccchhheee rrr eeegggrrr ooouuupppeee llleeesss iii nnnfffooorrr mmmaaattt iii ooonnnsss dddeee ««« lllaaa fff iii ccchhheee iii nnniii ttt iiiaaallleee dddeee dddéééccclllaaarrr aaattt iiiooonnn »»» +++ ««« fff iii ccchhheee cccooommmppplll ééémmmeeennntttaaaiii rrr eee »»» dddeeesss aaaccccccuuueeeiii lll sss dddeee llloooiii sssiii rrr sss
Ne pas cocher
Cochez les périodes ou plages horaires d’accueil des mineurs
Ne pas cocher
Cochez les jours et horaires d’accueil des mineurs
Remplissez toutes les informations demandées avec attention
la rubrique « observations » vous permet d’envoyer des informations importantes à la DDCS et d’en recevoir
renseignez ici les dates de début et fin d’activité
cliquez sur « ajouter » en bas de page pour valider votre saisie, après vérification des informations fournies
Rubrique à renseigner impérativement avec les données vérifiées.
Déclarez les effectifs maximum accueillis
cliquez ici pour constituer votre équipe d’ intervenants
Remplissez toutes les informations demandées avec attention
Remplissez toutes les informations demandées avec attention
Remplissez toutes les informations demandées avec attention
Remplissez toutes les informations demandées avec attention
cliquez sur « ajouter » en bas de page pour valider votre saisie, après vérification des informations fournies
Remplissez toutes les informations demandées avec attention
la rubrique « observations » vous permet d’envoyer des informations importantes à la DDCS et d’en recevoir
cliquez sur « ajouter » en bas de page pour valider votre saisie, après vérification des informations fournies
Remplissez toutes les informations demandées avec attention
la rubrique « observations » vous permet d’envoyer des informations importantes à la DDCS et d’en recevoir
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Remplissez toutes les informations demandées avec attention
la rubrique « observations » vous permet d’envoyer des informations importantes à la DDCS et d’en recevoir
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Remplissez toutes les informations demandées avec attention
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Remplissez toutes les informations demandées avec attention
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Remplissez toutes les informations demandées avec attention
Rubrique à renseigner impérativement avec les données vérifiées.
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Remplissez toutes les informations demandées avec attention
Déclarez les effectifs maximum accueillis
Rubrique à renseigner impérativement avec les données vérifiées.
cliquez ici pour
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Remplissez toutes les informations demandées avec attention
renseignez ici les dates de début et fin d’activité
Déclarez les effectifs maximum accueillis
Rubrique à renseigner impérativement avec les données vérifiées.
cliquez ici pour votre d
la rubrique « observations » vous permet d’envoyer des informations importantes à la DDCS et d’en recevoir
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Remplissez toutes les informations demandées avec attention
Cochez les jours et horaires d’accueil des mineurs
renseignez ici les dates de début et fin d’activité
Déclarez les effectifs maximum accueillis
Rubrique à renseigner impérativement avec les données vérifiées.
cliquez ici pour
la rubrique « observations » vous permet d’envoyer des informations importantes à la DDCS et d’en recevoir
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Remplissez toutes les informations demandées avec attention
Ne pas cocher
Cochez les jours et horaires d’accueil des mineurs
renseignez ici les dates de début et fin d’activité
Déclarez les effectifs maximum accueillis
Rubrique à renseigner impérativement avec les données vérifiées.
« sélection
intervenants »
la rubrique « observations » vous permet d’envoyer des informations importantes à la DDCS et d’en recevoir
cliquez sur « ajouter » en bas de page pour valider votre saisie, après vérification des informations fournies
Remplissez toutes les informations demandées avec attention
Ne pas cocher
Cochez les jours et horaires d’accueil des mineurs
renseignez ici les dates de début et fin d’activité
Déclarez les effectifs maximum accueillis
Rubrique à renseigner impérativement avec les données vérifiées.
Cliquez- ici pour constituer votre équipe d’intervenants . Attention les dates de début et fin d’activité doivent correspondre aux dates de début et fin de la période d’activité
la rubrique « observations » vous permet d’envoyer des informations importantes à la DDCS et d’en recevoir
cliquez sur « ajouter » en bas de page pour valider votre saisie, après vérification des informations fournies
Remplissez toutes les informations demandées avec attention
Ne pas cocher
Cochez les jours et horaires d’accueil des mineurs
renseignez ici les dates de début et fin d’activité
Déclarez les effectifs maximum accueillis
Rubrique à renseigner impérativement avec les données vérifiées.
la rubrique « observations » vous permet d’envoyer des informations importantes à la DDCS et d’en recevoir
cliquez sur « ajouter » en bas de page pour valider votre saisie, après vérification des informations fournies
Remplissez toutes les informations demandées avec attention
Ne pas cocher
Cochez périodes ou plages horaires d’accueil des mineurs
Renseignez ici les dates de début et fin d’activité
Déclarez les effectifs maximum accueillis
Rubrique à renseigner impérativement avec les données vérifiées.
La rubrique « observations » vous
permet d’envoyer des informations importantes à la DDCS et d’en recevoir
Cliquez sur « ajouter » ici en bas de page pour valider votre saisie, après vérification des informations fournies
ZOOM
Nouveau : la case Nbre de mineurs handicapés
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ACCUEIL DE LOISIRS PERISCORAIRE ET TAP : LA FICHE UNIQUE DE DECLARATION
Vous renseignez une seule et unique fiche générée par le logiciel TAM. Cette fiche regroupe les informations de la fiche initiale de déclaration et de la fiche complémentaire des accueils de loisirs. Son contenu est similaire à une fiche complémentaire : cette fiche est modifiable jusqu’au dernier jour de classe sous réserve de transmission à la DDCS via le logiciel pour validation des modifications .
L’ORGANISATEUR LA DDCS
Délais à respecter
Au plus tôt dès la composition des équipes prévisionnelles Au plus tard 8 jours avant le début de l’accueil CONSEIL : Augmenter ce délai à 21 jours
Vérifications et informations obligatoires
Se référer systématiquement aux instructions départementales de la DDCS du Gard : http://www.gard.gouv.fr/Politiques-publiques/Jeunesse-sport-et-vie-associative/Accueils-collectifs-de-mineurs RAPPEL sur les temps d’accueils concernés par le périscolaire : Une amplitude minimum de 2H / jour pour les temps cumulés suivants : -Accueil du matin juste avant la classe -Accueil de la pause méridienne -Accueil en après-midi dans la continuité de la classe du matin (exemple le mercredi après-midi) -Accueil du soir après la classe
Périodes et effectifs
- Renseigner les jours d’accueil des mineurs -Indiquer le nombre de mineurs de + de 6 ans et de – de 6 ans accueillis Attention : les dates de début et fin de la période d’activité doivent correspondre à celles déclarées pour l’équipe d’encadrement
Le déclarant
Le déclarant est le garant des informations saisies dans le cadre de la télé-procédure. Ses coordonnées doivent être complètes, et le numéro de téléphone en service.
Personne à prévenir en cas d’urgence
Il est impératif de renseigner de façon précise les coordonnées téléphoniques du lieu d’accueil. Tout accueil de mineurs doit avoir un correspondant joignable en cas d’urgence
Encadrement
Taux et quotas d’encadrement : le logiciel dispose d’une calculatrice en ligne qui calcule automatiquement les taux et quotas d’encadrement à respecter Lorsque vous créez une fiche intervenant pour un nouvel intervenant recruté, respecter scrupuleusement les informations de l’état civil (orthographe/ « madame » ou « mademoiselle ») pour éviter la non reconnaissance par le logiciel des cadres interdits par les services du casier judiciaire à Nantes. Soyez très vigilants sur l’orthographe des noms et prénoms de chaque personne
Diplômes/ qualifications
-Vérifier l’exactitude du diplôme à la date de saisie de la fiche complémentaire ( exemple BAFA stagiaire ≠ BAFA titulaire) Se référer au tableau de codage TAM qui répertorie, par code les diplômes et titres reconnus équivalents pour diriger ou animer un accueil collectif de mineurs : respecter scrupuleusement le diplôme obtenu et le codage correspondant. Voir en page 27.
La DDCS valide la fiche périscolaire une fois conforme et dûment renseignée En cas de non-conformité, la DDCS renvoie la fiche périscolaire comportant une alerte pour vous permettre de corriger les erreurs. La DDCS effectue ensuite des contrôles pédagogiques sur site. La DDCS vous informe et vous accompagne sur le plan réglementaire et pédagogique tout au long de l’année.
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L’ORGANISATEUR
Rubrique « Observations » Dans la case « observations » indiquer obligatoirement si il s’agit d’un accueil TAP ou Périscolaire pour les services de la CA, en précisant les territoires de début et de fin. Renseigner toute information utile à communiquer à la DDCS Vérifier systématiquement la rubrique « observations » dans le logiciel de déclaration car c’est la boîte dialogue DDCS / ORGANISATEURS qui vous permet d’être informé et de transmettre des informations utiles
Enregistrement provisoire Déposer (= enregistrer / transmettre ) la fiche initiale Editer un accusé de réception
Possibilité d’enregistrer de façon provisoire (si modifications prévues) ou définitive = dépôt de la déclaration Après vérification scrupuleuse de toutes les informations saisies en conformité avec la réglementation Cliquer sur l’onglet « enregistrer » Un autre écran s’ouvre avec déclaration sur l’honneur (case à cocher) Cliquer sur l’onglet « déposer » Le logiciel renvoie ensuite à l’écran d’accueil. Vous pouvez rouvrir votre fiche à partir de son numéro d’enregistrement. -Possibilité d’éditer un accusé de réception qui n’a pas valeur de récépissé mais atteste de la réception , par la DDCS de la déclaration enregistrée
Consultez / Vérifier la nature du visa des / de la fiche(s) complémentaire(s)
violette = Non renseignée (ou en cours de saisie) = ne peut pas être validée par la DDCS * violette = Non renseignée et désormais hors délais bleue = Déposée * bleue = Déposée mais comportant une alerte (ratio Effectifs / Intervenants non réglementaire ou taux d’intervenant qualifié). rose = Fiche contrôlée comme insuffisante orange = Fiche contrôlée comme non conforme rouge = Fiche contrôlée et annulée, interdite ou dont le local est fermé Après vérification de l’exactitude des informations saisies vous devez Imprimer la fiche périscolaire (pour transmission à la CAF) Attention, chaque alerte nécessite d’effectuer les corrections correspondantes + retransmission à la DDCS de la fiche périscolaire rectifiée
Modifications de la fiche complémentaire
Il est possible modifier la fiche périscolaire tant que la période d’accueil n’est pas terminée ( exemple : augmentation des effectifs / intervenants…). Les modifications n’apparaitront pas dans le récépissé qui ne tient compte que de la première saisie de vos informations. Toute modification entraîne un nouveau contrôle de la DDCS
Editez le récépissé
Onglet « Editer un récépissé ». Ce récépissé n’est pas modifiable : les effectifs pris en compte (y compris par les services de la CAF dans le calcul de la PSO) sont ceux saisis au moment de la déclaration.
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DDDéééccclllaaarrr aaattt iiiooonnn dddeeesss aaaccccccuuueeeiii lll sss dddeee llloooiiisssiii rrr sss ::: LLL aaa fff iii ccchhheee iiinnniii ttt iiiaaallleee dddeee dddéééccclllaaarrr aaattt iiiooonnn dddeeesss aaaccccccuuueeeiii lll sss dddeee llloooiiisssiii rrr sss
(((ccchhhoooiiixxx ddduuu tttyyypppeee ddd’’’ aaaccccccuuueeeiii lll dddééétttaaaiii lll lllééé eeennn pppaaagggeee 111222)))
cliquez sur « ajouter » en bas de page pour valider votre saisie, après vérification des informations fournies
Cochez les périodes d’accueil des mineurs
Déclarez les effectifs maximum accueillis
ZOOM
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ACCUEILS DE LOISIRS EN EXTRA-SCOLAIRE : LA FICHE INITIALE DE DECLARATION
L’ORGANISATEUR LA DDCS
Délais à respecter
Au moins 2 mois avant le début de l’accueil CONSEIL : Augmenter ce délai à 3 mois
Vérifications et informations obligatoires
Se référer systématiquement aux instructions départementales de la DDCS du Gard : http://www.gard.gouv.fr/Politiques-publiques/Jeunesse-sport-et-vie-associative/Accueils-collectifs-de-mineurs
Périodes et dates d’accueil
-Soigneusement indiquer les dates de début et fin d’accueil des mineurs -Respecter les dates de début et fin d’accueil qui correspondent au calendrier et dates de vacances scolaires -Distinguer les périodes d’activité sur l’année
Effectifs mineurs
Déclarer des effectifs prévisionnels au plus large : les effectifs étant fluctuants tout au long de l’année, et en raison du récépissé non modifiable. Dans la rubrique « observations » saisissez les effectifs réels de mineurs accueillis Accueil des - de 6 ans : autorisation préfectorale requise Le total des effectifs et celui de l’encadrement est automatiquement calculé et affiché par l’application
Locaux
Choisissez votre local d’accueil dans la liste des locaux préenregistrés dans le logiciel : Vous devez sélectionner dans le logiciel, le local déjà enregistré correspondant à votre accueil avec l’onglet « rechercher » et non remplir vos propres données.
Encadrement
-Renseigner les effectifs prévisionnels d’encadrement en respectant les quotas réglementaires
Observations
-Renseigner toute information utile à communiquer à la DDCS
Déposer (= enregistrer / transmettre ) la fiche initiale :
Après vérification scrupuleuse de toutes les informations saisies en conformité avec la réglementation, Cliquer sur l’onglet « ajouter » .Un autre écran s’ouvre avec déclaration sur l’honneur (case à cocher). Cliquer sur l’onglet « déposer » Le logiciel renvoie ensuite à l’écran d’accueil. Vous pouvez retrouver votre fiche à partir de son numéro d’enregistrement. Une fiche initiale de déclaration déposée est NON MODIFIABLE Toute fiche effectivement « déposée » apparaît en couleur bleue. La couleur bleue signifie : fiche initiale de déclaration TRANSMISE à la DDCS
Fiches complémentaires Pour enregistrer / transmettre les fiches complémentaires, la fiche initiale doit être validée par la DDCS
La DDCS Valide la fiche initiale de déclaration une fois conforme et dûment renseignée
En cas de non-conformité, la DDCS renvoie la fiche complémentaire comportant une alerte pour vous permettre de corriger les erreurs.
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LLL aaa fff iii ccchhheee cccooommmppplllééémmmeeennntttaaaiii rrr eee dddeeesss aaaccccccuuueeeiii lll sss dddeee llloooiiisssiii rrr sss ::: RRReeennnssseeeiiigggnnneeerrr uuunnneee fff iii ccchhheee cccooommmppplllééémmmeeennntttaaaiii rrr eee pppaaarrr pppééérrr iiiooodddeee
ddd’’’ aaaccccccuuueeeiii lll
Consulter l’état de la fiche de déclaration régulièrement
Rubrique à renseigner impérativement avec les données vérifiées.
Rubrique à renseigner impérativement avec les données vérifiées.
Renseignez ici les dates de début et fin d’activité Déclarez les effectifs
maximum accueillis
Attention : les dates de début et fin d’activité doivent correspondre aux dates de début et fin de la période d’activité.
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EEEnnnrrr eeegggiiisssttt rrr eeerrr lll ’’’ éééqqquuuiiipppeee ddd’’’ eeennncccaaadddrrr eeemmmeeennnttt ::: SSSééélllééécccttt iiiooonnn dddeeesss iiinnnttteeerrr vvveeennnaaannntttsss
Sélectionnez les intervenants déjà enregistrés dans la base de données
la rubrique « observations » vous permet d’envoyer des informations importantes à la DDCS et d’en recevoir
cliquez sur « ajouter » en bas de page pour valider votre saisie, après vérification des informations fournies
Editez le récépissé après vérification scrupuleuse des informations fournies
Validez les intervenants sélectionnés (cochés)
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AAAjjj ooouuuttteeerrr dddeeesss iiinnnttteeerrr vvveeennnaaannntttsss nnnooonnn rrr ééépppeeerrr tttooorrr iiiééésss dddaaannnsss lllaaa bbbaaassseee dddeee dddooonnnnnnéééeeesss
NOUVEAU Les certificats de stages BAFA et BAFD peuvent désormais être transmis de façon dématérialisée via TAM en cliquant sur le lien "saisir certificat" de la FC. Si le nombre total de jours de stage ne comporte pas de 1/2 journée supplémentaire, le choix 0 doit être sélectionné dans la liste déroulante "1/2 journées" du formulaire. Attention certains BAFA ne peuvent être validés car le stagiaire n’est pas déclaré sur la Fiche Complémentaire. Veillez à ne pas mettre en difficulté le stagiaire dans son parcours de formation.
Créez un nouvel intervenant qui n’est pas dans la base de données : Attention à l’orthographe et l’état civil qui doivent être saisis sans aucune erreur.
Toute erreur dans l’identité des intervenants génère un blocage de la déclaration
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ACCUEILS DE LOISIRS EN EXTRA-SCOLAIRE : LA FICHE COMPLEMENTAIRE (1) Chaque fiche complémentaire (une par période d’accueil) ne peut être complétée et transmise à la DDCS qu’après validation de la Fiche Initiale par la DDCS
L’ORGANISATEUR LA DDCS
Délais à respecter
Au plus tôt dès la composition des équipes prévisionnelles Au plus tard 8 jours avant le début de l’accueil CONSEIL : Augmenter ce délai à 21 jours
Vérifications et informations obligatoires
Se référer systématiquement aux instructions départementales de la DDCS du Gard : http://www.gard.gouv.fr/Politiques-publiques/Jeunesse-sport-et-vie-associative/Accueils-collectifs-de-mineurs
Périodes et effectifs
-Une fiche complémentaire renseignée pour chaque période d’accueil -Indiquer le nombre de mineurs de + de 6 ans et de – de 6 ans accueillis -la période d’activité indiquée (dates de début et fin d’activité) doivent correspondre aux période d’activité des intervenants de la rubrique « encadrement »
Le déclarant
Le déclarant est le garant des informations saisies dans le cadre de la télé-procédure. Ses coordonnées doivent être complètes, et le numéro de téléphone en service.
Personne à prévenir en cas d’urgence
Il est impératif de renseigner de façon précise les coordonnées téléphoniques du lieu d’accueil. Tout accueil de mineurs doit avoir un correspondant joignable en cas d’urgence
Encadrement
Taux et quotas d’encadrement : le logiciel dispose d’une calculatrice en ligne qui calcule automatiquement les taux et quotas d’encadrement à respecter Lorsque vous créez une fiche intervenant pour un nouvel intervenant recruté, respecter scrupuleusement les informations de l’état civil (orthographe/ « madame » ou « mademoiselle ») pour éviter la non reconnaissance par le logiciel des cadres interdits par les services du casier judiciaire à Nantes. Soyez très vigilants sur l’orthographe des noms et prénoms de chaque personne
Diplômes/ qualifications
-Vérifier l’exactitude du diplôme à date de saisie de la fiche complémentaire ( exemple BAFA stagiaire ≠ BAFA titulaire) Se référer au tableau de codage TAM qui répertorie, par code les diplômes et titres reconnus équivalents pour diriger ou animer un accueil collectif de mineurs : respecter scrupuleusement le diplôme obtenu et le codage correspondant. Voir en page 27.
La DDCS valide la fiche complémentaire une fois conforme et dûment renseignée En cas de non-conformité, la DDCS renvoie la fiche complémentaire comportant une alerte pour vous permettre de corriger les erreurs.
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ACCUEILS DE LOISIRS EN EXTRA-SCOLAIRE : LA FICHE COMPLEMENTAIRE (2) L’ORGANISATEUR
Rubrique « Observations » Renseigner toute information utile à communiquer à la DDCS Vérifier systématiquement la rubrique « observations » dans le logiciel de déclaration car c’est la boîte dialogue DDCS / ORGANISATEURS qui vous permet d’être informé et de transmettre des informations utiles
Enregistrement provisoire Déposer (= enregistrer / transmettre ) la fiche initiale Editer un accusé de réception
Possibilité d’enregistrer de façon provisoire (si modifications prévues) ou définitive = dépôt de la déclaration Après vérification scrupuleuse de toutes les informations saisies en conformité avec la réglementation Cliquer sur l’onglet « enregistrer » Un autre écran s’ouvre avec déclaration sur l’honneur (case à cocher) Cliquer sur l’onglet « déposer » Le logiciel renvoie ensuite à l’écran d’accueil. Vous pouvez rouvrir votre fiche à partir de son numéro d’enregistrement. -Possibilité d’éditer un accusé de réception qui n’a pas valeur de récépissé mais atteste de la réception , par la DDCS de la déclaration enregistrée
Consultez / Vérifier la nature du visa des / de la fiche(s) complémentaire(s)
FC violette = Non renseignée (ou en cours de saisie) = ne peut pas être validée par la DDCS FC* violette = Non renseignée et désormais hors délais FC bleue = Déposée FC* bleue = Déposée mais comportant une alerte (ratio Effectifs / Intervenants non réglementaire ou taux d’intervenant qualifié). FC rose = Fiche contrôlée comme insuffisante FC orange = Fiche contrôlée comme non conforme FC rouge = Fiche contrôlée et annulée, interdite ou dont le local est fermé Après vérification de l’exactitude des informations saisies vous devez Imprimer la ou les fiche(s) complémentaire(s) (pour transmission à la CAF) Attention, chaque alerte nécessite d’effectuer les corrections correspondantes + retransmission à la DDCS de la fiche complémentaire rectifiée
Modifications de la fiche complémentaire
Il est possible modifier la fiche complémentaire tant que la période d’accueil n’est pas terminée ( exemple : augmentation des effectifs / intervenants…). Les modifications n’apparaitront pas dans le récépissé qui ne tient compte que de la saisie initiale. Toute modification entraîne un nouveau contrôle de la DDCS
Editez le récépissé
Depuis l’écran « fiche complémentaire » = « Editer un récépissé » Ce récépissé n’est pas modifiable : les effectifs pris en compte ( y compris par les services de la CAF dans le calcul de la PSO) le sont ceux saisis au moment de la déclaration.
LA DDCS La DDCS effectue ensuite sur site des contrôles réglementaires et pédagogiques. La DDCS vous accompagne sur le plan réglementaire et pédagogique tout au long de l’année
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CCCooonnnsssuuulll ttteeezzz rrr éééggguuulll iiièèèrrr eeemmmeeennnttt lll ’’’ ééétttaaattt dddeee lllaaa dddéééccclllaaarrr aaattt iiiooonnn
RRRaaappppppeeelll dddeeesss dddiii fff fffééérrr eeennntttsss ééétttaaatttsss dddeee lllaaa fff iii ccchhheee dddeee dddéééccclllaaarrr aaattt iiiooonnn
Renseignez votre numéro de fiche initiale
L’état de des fiches de déclaration apparaît ici
Cliquez sur « Recherchez »
FC violette = Non renseignée (ou en cours de saisie) = ne peut pas être validée par la DDCS FC* violette = Non renseignée et désormais hors délais FC bleue = Déposée FC* bleue = Déposée mais comportant une alerte (ratio Effectifs / Intervenants non réglementaire ou taux d’intervenant qualifié). FC rose = Fiche contrôlée comme insuffisante FC orange = Fiche contrôlée comme non conforme FC rouge = Fiche contrôlée et annulée, interdite ou dont le local est fermé Après vérification de l’exactitude des informations saisies vous devez Imprimer la ou les fiche(s) complémentaire(s) (pour transmission à la CAF) Attention, chaque alerte nécessite d’effectuer les corrections correspondantes + retransmission à la DDCS de la fiche complémentaire rectifiée
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EEEnnnrrr eeegggiiisssttt rrr eeerrr llleeesss fff iii ccchhheeesss dddeee dddéééccclllaaarrr aaattt iiiooonnn eeettt ééédddiii ttteeerrr llleee rrr ééécccééépppiiissssssééé
Attention, le récépissé est NON MODIFIABLE Il contient les informations du 1er enregistrement
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TTTaaauuuxxx ddd’’’ eeennncccaaadddrrr eeemmmeeennnttt
Nombre minimum d'animateurs présents
pour l'effectif
1 à 8 1 à 12 1 à 10 1 à 14 1 à 14 1 à 18 19 à 16 13 à 24 11 à 20 15 à 28 15 à 28 19 à 36 2
17 à 24 25 à 36 21 à 30 29 à 42 29 à 42 37 à 54 325 à 32 37 à 48 31 à 40 43 à 56 43 à 56 55 à 72 433 à 40 49 à 60 41 à 50 57 à 70 57 à 70 73 à 90 541 à 48 61 à 72 51 à 60 71 à 84 71 à 84 91 à 108 649 à 56 73 à 84 61 à 70 85 à 98 85 à 98 109 à 126 757 à 64 85 à 96 71 à 80 99 à 112 99 à 112 127 à 144 865 à 72 97 à 108 81 à 90 113 à 126 113 à 126 145 à 162 973 à 80 109 à 120 91 à 100 127 à 140 127 à 140 163 à 180 1081 à 88 121 à 132 101 à 110 141 à 154 141 à 154 181 à 198 1189 à 96 133 à 144 111 à 120 155 à 168 155 à 168 199 à 216 1297 à 104 145 à 156 121 à 130 169 à 182 169 à 182 217 à 234 13
105 à 112 157 à 168 131 à 140 183 à 196 183 à 196 235 à 252 14113 à 120 169 à 180 141 à 150 197 à 210 197 à 210 253 à 270 15121 à 128 181 à 192 151 à 160 211 à 224 211 à 224 271 à 288 16129 à 136 193 à 204 161 à 170 225 à 238 225 à 238 289 à 300 17137 à 144 205 à 216 171 à 180 239 à 252 239 à 252 18145 à 152 217 à 228 181 à 190 253 à 266 253 à 266 19153 à 160 229 à 240 191 à 200 267 à 280 267 à 280 20161 à 168 241 à 252 201 à 210 281 à 294 281 à 294 21169 à 176 253 à 264 211 à 220 295 à 300 295 à 300 22177 à 184 265 à 276 221 à 230 23185 à 192 277 à 288 231 à 240 24193 à 200 289 à 300 241 à 250 25201 à 208 251 à 260 26209 à 216 261 à 270 27217 à 224 271 à 280 28225 à 232 281 à 290 29233 à 240 291 à 300 30241 à 248 31249 à 256 32257 à 264 33265 à 272 34273 à 280 35281 à 288 36289 à 296 37297 à 300 38
Période Périscolaire avec PEDT validé
Un animateur
pour 18 mineurs
Un animateur
pour 14 mineurs
Un animateur
pour 14 mineurs
Six ans et plus
Moins de six ans
Six ans et plus
Un animateur
pour 12 mineurs
Un animateur
pour 8 mineurs
Période extrascolaire
Période Périscolaire
Un animateur
pour 10 mineurs
Moins de six ans
Six ans et plus
Moins de six ans
Pas d'accueil
supérieur à 300 mineurs
Pas d'accueil
supérieur à 300 mineurs Pas
d'accueil supérieur à 300 mineurs
Pas d'accueil
supérieur à 300 mineurs
Pas d'accueil
supérieur à 300 mineurs
Equipe d'animation
requise
Le Directeur peut exercer des fonctions d’animation uniquement pour les accueils de loisirs inférieurs à 50 mineurs accueillis simul tanément. A ce titre, il peut être inclus dans l’équipe d’animation pour le calcul du nombre de personnes requises seulement pour ce type d’accueil
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QQQuuuoootttaaasss ddd’’’eeennncccaaadddrrreeemmmeeennnttt
Nombre Max d'animateurs
stagiaires
Equipe d'animation
minimum requise
Nombre Min d'animateurs
qualifiés
Nombre Max d'animateurs non qualifiés
Nombre minimum d'animateurs présents pour
l'effectif
50 % au minimum
50 % au maximum
20 % au maximum
1 Aucun 2
Au minimum 1 Au maximum 1
Aucun
3 Au maximum 1 4
Au minimum 2 Au maximum 2
5 Au maximum 2 6
Au minimum 3 Au maximum 3
7 Au maximum 3 8
Au minimum 4 Au maximum 4
9 Au maximum 4
Au maximum 1
10 Au minimum 5
Au maximum 5 11 Au maximum 5 12
Au minimum 6 Au maximum 6
13 Au maximum 6 14
Au minimum 7 Au maximum 7
Au maximum 2
15 Au maximum 7 16
Au minimum 8 Au maximum 8
17 Au maximum 8 18
Au minimum 9 Au maximum 9
19 Au maximum 9
Au maximum 3
20 Au minimum 10
Au maximum 10 21 Au maximum 10 22
Au minimum 11 Au maximum 11
23 Au maximum 11 24
Au minimum 12 Au maximum 12
Au maximum 4
25 Au maximum 12 26
Au minimum 13 Au maximum 13
27 Au maximum 13 28
Au minimum 14 Au maximum 14
29 Au maximum 14
Au maximum 5
30 Au minimum 15
Au maximum 15 31 Au maximum 15 32
Au minimum 16 Au maximum 16
33 Au maximum 16 34
Au minimum 17 Au maximum 17
Au maximum 6
35 Au maximum 17 36
Au minimum 18 Au maximum 18
37 Au maximum 18
38 Au minimum 19
Au maximum 19
Au maximum 7
Deux quotas obligatoires s’appliquent, le premier p révoit que l’équipe doit être constituée d’au moins 50 % d’animateurs qualifiés et le second que l’équipe peut comporter 20 % au maximum d’animateurs sans qualification
animateur non qualifié est toléré pour les petites équipes de 3 ou 4 animateurs) Des animateurs stagiaires peuvent compléter l’équipe dans le respect de
50 % maximum de l’effectif
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