Guide d’utilisation de NewWayService...

Guide d’utilisation

de NewWayService 4

Copyright © 1996-2009 OroLogic Inc. http://www.orologic.com Révision 4.02

Table des matières

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Table des matières

Table des matières ______________________________________________________________ I

Guide d'utilisation de NewWayService 4_____________________________________________ 1

Présentation de NewWayService 4______________________________________________________ 1 À qui s’adresse NewWayService?_______________________________________________________________1 Qu’est-ce NewWayService? ___________________________________________________________________1 De quelle façon fonctionne NewWayService? _____________________________________________________2 Principales fonctionnalités de NewWayService ____________________________________________________2 Quelques fonctionnalités de NewWayService______________________________________________________2

Nouveautés de la version 4 ____________________________________________________________ 4

Notions fondamentales _______________________________________________________________ 7 La fenêtre principale:_________________________________________________________________________7 Les barres d’outils: __________________________________________________________________________7 Les boutons Ajouter, Modifier, Effacer et Filtrer:___________________________________________________7 Le bouton Rechercher: _______________________________________________________________________7 Les menus contextuels: _______________________________________________________________________7 Ordre de tri : _______________________________________________________________________________7 Propriétés d’affichage: _______________________________________________________________________8 Recherche rapide: ___________________________________________________________________________8

Principes de NewWayService __________________________________________________________ 9 La gestion du service_________________________________________________________________________9 NewWayService, simple comme 1,2, 3___________________________________________________________9 Les bons de travail__________________________________________________________________________10 Les clients ________________________________________________________________________________10 Les produits_______________________________________________________________________________10 Les numéros de série ________________________________________________________________________10 Les techniciens ____________________________________________________________________________11 Les pièces de rechange ______________________________________________________________________11 Calendrier des rendez-vous ___________________________________________________________________11 Autres modules ____________________________________________________________________________11

Installation de NewWayService 4______________________________________________________ 12

Migration de NewWayService 3 vers NewWayService 4 ___________________________________ 12

Migration de NewWayService 2 vers NewWayService 4 ___________________________________ 12

Description des modules _____________________________________________________________ 13 Clients ___________________________________________________________________________________13 Produits __________________________________________________________________________________17 Numéros de série___________________________________________________________________________20 Pièces de rechange _________________________________________________________________________23 Techniciens _______________________________________________________________________________26 Groupes __________________________________________________________________________________32 Bons de travail_____________________________________________________________________________33 Bons de travail - Actions sur les bons de travail (Onglet "Actions") ___________________________________41 Bons de travail - Onglet Suivi / Journal _________________________________________________________43 Historique ________________________________________________________________________________48 Base de connaissances_______________________________________________________________________50 Documents communs _______________________________________________________________________53

Table des matières

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Bons de travail récursifs _____________________________________________________________________54 Événements _______________________________________________________________________________57 Alertes ___________________________________________________________________________________60

Autres options et utilitaires___________________________________________________________ 62 Les rapports_______________________________________________________________________________62 Fournisseurs ______________________________________________________________________________65 Zones____________________________________________________________________________________65 Catégories (Clients, produits, pièces de rechange, techniciens, articles)_________________________________65 Types de bon de travail ______________________________________________________________________65 Tâches prédéfinies__________________________________________________________________________65 Congés et jours fériés _______________________________________________________________________66 Taux de service ____________________________________________________________________________66 Formats de courriel _________________________________________________________________________66 Périodes__________________________________________________________________________________69 Paramètres généraux ________________________________________________________________________70 Paramètres personnels _______________________________________________________________________76 Champs personnalisés _______________________________________________________________________76 Initialisation de champs personnalisés __________________________________________________________80 Changement de mot de passe _________________________________________________________________80 Épuration des bons de travail _________________________________________________________________80 Épuration des courriels ______________________________________________________________________81 Version Web de NewWayService______________________________________________________________83 Service Windows de NewWayService __________________________________________________________89 Envoi de courriels __________________________________________________________________________91 Journal des erreurs__________________________________________________________________________92 Copie de sécurité de la base de données _________________________________________________________93 Gestionnaire de connexions___________________________________________________________________93 Achat et fonctionnement des licences ___________________________________________________________93 Support technique __________________________________________________________________________94 Copyright_________________________________________________________________________________95

Guide d’utilisation de NewWayService 4

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Guide d'utilisation de NewWayService 4

Présentation de NewWayService 4 À qui s’adresse NewWayService? NewWayService s’adresse à toutes les entreprises qui recherchent une solution simple et efficace pour gérer leurs appels de service. Quel que soit votre domaine d’activité, grâce à sa très grande flexibilité, NewWayService s’adapte aux besoins de votre entreprise. En effet, NewWayService est présentement utilisé par des milliers d’utilisateurs, dans plus de 60 pays à travers le monde.

Qu’est-ce NewWayService? NewWayService a été conçu spécifiquement pour les entreprises qui veulent faire un suivi et une gestion efficace de leurs appels de service. Ce logiciel vous permet de centraliser, dans une base de données unique, toutes les demandes de service reçues, de planifier les rendez-vous de vos personnes ressources (techniciens) en fonction de plusieurs facteurs prédéterminés (horaire de travail, spécialité, zone géographique, etc.) puis de faire le suivi des travaux (actions) accomplis ainsi que les pièces de rechange utilisées sur les bons de travail. Plusieurs améliorations et nouveautés ont été ajoutées à la version 4, comme par exemple un nouveau module Alertes qui permet, entre autres, d’envoyer un courriel si un bon de travail a un statut spécifique depuis un certain temps. De plus, la gestion de l’inventaire des pièces de rechange a été ajoutée, l’interface web a été améliorée et bien plus. Consultez la section Nouveautés de la version 4 pour plus d'informations.


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De quelle façon fonctionne NewWayService? NewWayService prend en charge la gestion des bons de travail, la cédule des rendez-vous, la gestion des actions et du temps travaillé des personnes ressources (techniciens), des horaires de travail, des clients et des contacts, des banques d’heures, des produits, des numéros de série sous garantie et/ou contrat de service, des pièces de rechange, d’une base de données de connaissances (procédures, informations techniques, notes informatives, etc.) et beaucoup plus. La saisie des demandes de service (bons de travail) peut être effectuée par votre personnel ou même par vos clients, via Internet. Plusieurs informations peuvent être saisies sur un bon de travail comme par exemple, le client, les produits et/ou numéros de série auxquels le bon de travail s'applique ainsi que le ou les techniciens affectés à un ou plusieurs rendez-vous. Plusieurs autres informations peuvent également y être saisies. Vous pourrez par la suite soit imprimer le bon de travail, soit le faire parvenir par courriel ou courriel (SMS) à vos techniciens et/ou clients selon le format de votre choix. Une fois les travaux exécutés par le technicien, celui-ci pourra y saisir les travaux entrepris (actions), le temps travaillé ainsi que les pièces de rechange utilisées lors de ces travaux. Finalement, une panoplie de rapports sont à votre disposition pour fins de facturation, d’analyse et de consultation. Principales fonctionnalités de NewWayService Le module principal de NewWayService est le module Bons de travail Ce module permet de saisir l’information nécessaire pour effectuer un suivi efficace des demandes de services ou autres requêtes diverses. Vous pouvez déterminer vos propres statuts, priorités ou types de bon de travail et n’utiliser que les champs dont vous avez besoin puisque plusieurs d’entre eux sont facultatifs. Vous pouvez même définir des champs personnalisés dans ce module (ainsi que dans la plupart des modules de NewWayService) pour permettre au logiciel de vraiment s’adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise. Chaque bon de travail peut contenir un ou plusieurs rendez-vous et chaque rendez-vous peut avoir un statut particulier. La liste de vos demandes de service peut être affichée par bon de travail, par rendez-vous ou même graphiquement, via le calendrier des rendez-vous. Ce calendrier vous donne instantanément une vue d’ensemble des rendez-vous. Il est même maintenant possible d’effectuer des modifications de rendez-vous directement à partir du calendrier. Vous verrez automatiquement s’il y a par exemple un conflit d’horaire pour vos techniciens. NewWayService donne un suivi efficace de chaque bon de travail en vous permettant d’y saisir les actions effectuées sur celui-ci. Chaque action peut contenir différentes informations comme par exemple, la date et l’heure, une description des travaux effectués, le technicien qui a effectué les travaux, la durée ainsi que des pièces de rechange. Si besoin, pour chaque action, une section appelée Service (Temps facturable) est disponible. À partir de cette section, vous pouvez saisir le temps facturable (qui peut être différent de la durée réelle de l’action) selon différents taux de service que vous aurez préétablis. Vous pouvez également sélectionner une ou des banques d’heures à débiter. Quelques fonctionnalités de NewWayService Un indicatif visuel (globe terrestre) vous indique que le bon de travail a été saisi par votre client via Internet. Vous pouvez suivre l’évolution de vos bons de travail (changement de statut, envoi par courrier électronique, etc.), grâce au journal des suivis lié à chacun d’eux. Une recherche détaillée est disponible dans la plupart des modules. Vous pouvez créer des bons de travail récursifs et les faire générer soit manuellement ou automatiquement, sur une base régulière.


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Lorsqu’un nouveau bon de travail est créé ou que son statut change, un module Événements vous permet d'automatiser certaines tâches comme l'envoi de courriel ou l'affichage de message à l'écran. Un module Alertes vous permet également d’être avisé lorsque par exemple un bon de travail a un certain statut depuis un certain temps.

Chacun de vos techniciens peut utiliser différents types de rappel des rendez-vous, tels qu'un message à l’écran ou un envoi par courriel ou courriel (SMS). Même si l’application NewWayService est fermée, si le service Windows est activé, la génération des bons de travail récursifs, des rappels, des alertes ainsi que les événements seront quand même traités. Un générateur de rapports extrêmement puissant est également inclus avec NewWayService, ce qui vous permet de créer vos propres rapports ou de modifier les rapports existants. De plus, le générateur de rapports comprend un langage de programmation appelé RAP (Report Application Pascal) qui permettra aux utilisateurs un peu plus expérimentés de créer des rapports plus dynamiques et plus complexes. NewWayService comprend une sécurité complète par utilisateur ainsi qu’une gestion flexible des droits d’accès qui peut être activée au besoin. De plus, NewWayService a été conçu pour fonctionner aussi bien en mode multi-utilisateur qu’en mode autonome. Depuis la version 3, NewWayService utilise dorénavant la base de données Firebird au lieu de Interbase 6. Consultez le document Guide d'installation de NewWayService 4 pour plus d'informations. Bref, en utilisant NewWayService, vous serez en mesure d’apprécier plusieurs autres fonctionnalités non mentionnées précédemment et vous serez surpris par sa simplicité d’utilisation.


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Nouveautés de la version 4 La version 4 de NewWayService comporte plusieurs nouveautés et améliorations à des fonctions déjà existantes. En voici la liste: Les performances ont été améliorées. En effet, la nouvelle version 4 utilise dorénavant la version 2.1 de la base de données Firebird. Firebird 2.1 est beaucoup plus rapide que l'ancienne version 1.5. Ainsi, NewWayService est beaucoup plus rapide. Les performances de l'interface web ont été améliorées. Les pages web s'affichent dorénavant plus rapidement et requièrent moins de bande passante. Les performances de l'application ont été améliorées. Il est maintenant plus rapide de charger et afficher les données au démarrage. Les sections Accès client (Nouveau bon de travail) et Accès client (Consulter un bon de travail) de l’interface web ont été grandement améliorées. De nouvelles options sont disponibles dans ces sections. Les techniciens peuvent maintenant capturer la signature d’un client directement à partir de l’interface web de NewWayService. Le client peut signer à partir d’un fureteur web et la signature s’enregistre dans la base de données en format JPEG. Certaines sections de l’interface web sont maintenant personnalisables à l’aide de fichiers Templates. Vous pouvez par exemple changer les couleurs, les polices, ajouter votre logo, etc. Il est maintenant possible d'exporter les rendez-vous de NewWayService dans Microsoft Outlook. Les clients, produits, numéros de série, pièces de rechange, techniciens, articles et fournisseurs peuvent maintenant être copiés pour accélérer la création de nouveaux items. Il est maintenant possible de marquer des bons de travail à l'écran à l'aide d'un petit drapeau. Les critères d'un filtre peuvent maintenant être enregistrés et être réutilisés au besoin. Ceci est particulièrement utile pour ceux qui filtrent les bons de travail toujours selon les mêmes critères. Un nouveau module Fournisseurs a été ajouté et il est maintenant possible de gérer l'inventaire des pièces de rechange. Un nouveau module Alertes a été ajouté. Il est maintenant possible de configurer des alertes comme par exemple, pour envoyer un courriel lorsqu'un bon de travail reste inchangé pendant un certain temps. Il est maintenant possible de diffuser un message à l'écran de tous les utilisateurs connectés dans le logiciel NewWayService (version Windows). Il est maintenant possible de changer le statut d'un bon de travail à l'aide du bouton droit de la souris sans avoir à entrer en modification dans le bon de travail. Ajout d’un nouveau bouton dans la fiche-client qui affiche la carte géographique (Google map) selon l'adresse saisie dans le champ adresse. Il est maintenant possible d'indiquer au logiciel de mettre le taux de service à 0 lorsque le produit est sous garantie ou sur contrat de service. Il est également possible d'indiquer au logiciel de copier la durée de l'action dans un taux de service différent selon si le produit ou numéro de série est sous garantie ou sous contrat de service.


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Il est maintenant possible de saisir des durées négatives dans les actions (onglet "Service Temps facturable"). Les champs personnalisés peuvent maintenant être triés à l'écran. Il est maintenant possible de filtrer les bons de travail par zone. Il est maintenant possible d'empêcher un utilisateur de mettre un bon de travail à certains statuts spécifiques. Lors de la sélection d'une tâche prédéfinie, les tâches sont automatiquement filtrées selon le type de bon de travail sélectionné. Il est maintenant possible de trier la liste des techniciens dans le calendrier des rendez-vous. Il est maintenant possible d'imprimer la fiche d'un client, produit, numéro de série, pièce de rechange ou technicien. Il est maintenant possible d'imprimer le calendrier des rendez-vous. Il est maintenant possible d'envoyer des formulaires ou rapports par courriel. Ceux-ci sont automatiquement converti en format PDF. La dimension du zoom dans l'aperçu avant impression des rapports est maintenant gardée dans les registres. Les critères d'un rapport peuvent maintenant être enregistrés et être réutilisés au besoin. Ceci est particulièrement utile pour ceux qui exécutent certains rapports toujours avec les mêmes critères. Lors de la personnalisation de rapports, il est maintenant possible de modifier manuellement le type de lien entre les tables dans les requêtes SQL. Il est maintenant possible d'insérer une photo dans la fiche du technicien. Ceci peut être utile si vous désirez envoyer la photo du technicien lors de l'envoi d'un bon de travail par courriel ou lors de l'impression d'un bon de travail. Il est maintenant possible de copier un format de courriel sur un nouveau. Lors de l'envoi d'un bon de travail par courriel, il est maintenant possible d'indiquer d'attacher un fichier Vcard (iCalendar) pour chaque rendez-vous du bon de travail. Il est maintenant possible de modifier les formats de courriel en mode WYSIWYG. Lors de l'envoi de bons de travail par courriel, il est maintenant possible de se brancher à un serveur SMTP en mode sécurisé (SSL). Il est maintenant possible d'épurer les courriels (bons de travail envoyés par courriel). Une nouvelle option Prise de copie est maintenant accessible directement via le menu Utilitaires. Cette option permet de faire une prise de copie de la base de données, d'un simple clique de souris. Un nouvel utilitaire appelé Utilitaire de base de données est maintenant inclus et permet de faire des prises de copie ou récupération de la base de données beaucoup plus facilement qu'avec l'utilitaire GBAK de Firebird.


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Dorénavant, seul un employé qui a les droits d'administrateur peut mettre à jour la base de données lors de l'installation de mises à jour de NewWayService. Un utilitaire de transfert des données de NewWayService 3 vers NewWayService 4 est inclus pour vous permettre de transférer vos données de NewWayService 3 vers NewWayService 4, d'un simple clique de souris. Un utilitaire de transfert des données de NewWayService 2 vers NewWayService 4 est également inclus. Les licences d'utilisation peuvent maintenant être louées au lieu d'être achetées. Ceci est particulièrement utile pour les organisations qui doivent gérer un budget annuel fixe pour les licences d'utilisation de logiciels. Plusieurs autres améliorations mineures non mentionnées ici sont également incluses dans la nouvelle version 4.


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Notions fondamentales Cette section vous explique comment naviguer à travers le logiciel NewWayService et comment effectuer certaines des opérations les plus communes du logiciel. La fenêtre principale: Après avoir démarré NewWayService vous vous retrouvez dans la fenêtre principale du logiciel. Cette fenêtre contient un menu principal situé en haut, à partir duquel vous pouvez accéder à tous les modules du logiciel. En dessous de ce menu, vous retrouverez la barre d’outils principale du logiciel qui vous permet également d’accéder aux modules les plus couramment utilisés. Par défaut, la sécurité n’est pas activée dans NewWayService, ainsi vous avez automatiquement accès à toutes les options du logiciel. Consultez la section Paramètres Généraux (onglet Sécurité) pour plus d'informations sur les droits d'accès ou pour simplement savoir comment activer la sécurité dans NewWayService. Les barres d’outils: Tout comme la barre d’outils de la fenêtre principale, chaque module contient sa propre barre d’outils. Chaque bouton sur une barre d’outils correspond à une action précise. Les boutons de la barre d’outils de la fenêtre principale servent à accéder aux différents modules du logiciel, tandis que les boutons sur la barre d’outils d’un module particulier servent à une action précise pour ce module. Voici les boutons qui reviennent le plus souvent à travers le logiciel : Les boutons Ajouter, Modifier, Effacer et Filtrer: Ces boutons servent à faire la maintenance de vos données dans tous les modules du logiciel. Par exemple, si vous êtes dans le module Techniciens, servez-vous du bouton Ajouter pour ajouter un nouveau technicien, du bouton Modifier pour modifier les informations du technicien sélectionné ou du bouton Effacer pour effacer le technicien sélectionné. Le bouton Filtrer, quant à lui, sert à restreindre l'affichage des données à l'écran selon certains critères que vous déterminerez. Par exemple, servez-vous du filtre pour faire afficher à l'écran uniquement les produits actifs. Notez cependant qu’une particularité est présente pour les modules Clients et Numéro de Série. Lorsque le parent ne correspond pas aux critères demandés mais qu’au moins un de ses enfants y correspond, le parent sera affiché et identifié par la couleur grise plutôt que noire. Le bouton Rechercher: Ce bouton sert à faire des recherches avancées à travers les données. Vous retrouverez ce bouton dans les principaux modules de NewWayService. Cliquez sur ce bouton, puis saisissez le ou les mots clé à rechercher (un mot par ligne). Cliquez sur le bouton Rechercher pour démarrer la recherche. Les items qui contiennent tous les mots clés saisis seront automatiquement affichés, dans une couleur différente. Les menus contextuels: Dans chaque module, en plus de la barre d’outils, vous avez accès à un menu contextuel. La plupart des options de la barre d’outils se retrouvent dans le menu contextuel. Toutefois le menu contextuel peut contenir plus d’options. Le menu contextuel apparaît lorsque vous cliquez sur un item à l’aide du bouton droit de la souris. Ordre de tri : NewWayService 4 vous permet à tout moment de changer l’ordre d’affichage des données à l’écran dans la plupart des modules du logiciel. Par exemple, si vous allez dans le module Clients en cliquant sur le bouton Clients dans la barre d’outils de la fenêtre principale, vous remarquez que les clients sont affichés alphabétiquement par défaut. Si vous désirez avoir la liste des clients par ordre de code client, cliquez sur


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l’entête Code et la liste s’affichera instantanément par code de client ascendant (ordre croissant). Cliquez de nouveau sur l’entête Code et la liste s’affichera par code mais cette fois-ci, en ordre descendant (ordre décroissant). Lorsque vous quittez NewWayService, ces paramètres sont enregistrés automatiquement. Lors du prochain démarrage de NewWayService, l’ordre de tri de tous les modules s’afficheront systématiquement comme ils étaient la dernière fois que vous avez quitté le logiciel. Propriétés d’affichage: La plupart des modules de NewWayService vous permettent de personnaliser l’information affichée à l’écran. À partir du menu contextuel d’un module (par exemple le module Clients), sélectionnez l’option Propriétés d’affichage. La liste des champs pour le module en cours apparaît. Vous pouvez décider des champs à afficher dans la grille pour ce module en cochant ou décochant les champs désirés. Vous pouvez également décider de l'ordre d'affichage en utilisant les boutons flèche en haut et flèche en bas. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer vos changements.

Notez que vous pouvez également changer la position des champs dans une grille sans passer par l'option Propriétés d'affichage. Par exemple, dans le module Clients, pour changer la position du champ Nom et le positionner avant le champ Code, cliquez sur l’entête du champ Nom. En tenant le bouton de la souris enfoncé, déplacez l’entête vers la gauche par dessus l’entête Code puis relâchez le bouton de la souris. Le champ Nom est maintenant positionné avant le champ Code. Vous pouvez aussi décider de la largeur des champs à l’écran. Par exemple, si vous désirez agrandir le champ Nom, positionnez le curseur de votre souris entre l’entête Nom et l’entête Code, jusqu’à ce que le curseur de la souris change pour une flèche double. Cliquez ensuite sur le bouton de la souris en le tenant enfoncé et déplacez-vous vers la droite. Lorsque vous avez atteint la largeur de la colonne désirée, relâchez simplement le bouton de la souris. Lorsque vous quittez NewWayService, ces paramètres sont également enregistrés automatiquement. Lors du prochain démarrage de NewWayService, tous les changements que vous avez effectués s’afficheront systématiquement comme ils étaient la dernière fois que vous avez quitté le logiciel. Recherche rapide: NewWayService vous permet à tout moment de rechercher un enregistrement précis dans la plupart des modules du logiciel. Exemple: Cliquez sur le bouton Clients dans la barre d’outils de la fenêtre principale, la liste des clients s’affiche à l’écran. Cliquez sur l’entête Code pour que la liste s’affiche, triée par code de client. Tapez les premières lettres d’un code de client qui est dans la liste, et la sélection se déplacera sur le premier enregistrement qui correspond à ce que vous avez tapé sur le clavier. Si vous désirez faire une recherche par nom de client, triez la liste des clients alphabétiquement en cliquant sur l’entête Nom et tapez les premières lettres du nom du client à rechercher. La recherche rapide fonctionne toujours sur l'ordre de tri en cours.


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Principes de NewWayService La gestion du service La gestion du service est un terme assez large mais consiste essentiellement à gérer et faire le suivi de demandes provenant de clients. Ces clients peuvent aussi bien être internes (comme par exemple vos employés ou départements) ou externes à votre entreprise. NewWayService est un logiciel qui à été conçu pour s’adapter à toutes sortes d’entreprise, peu importe le secteur d’activité. Par exemple, NewWayService peut parfaitement être utilisé pour gérer les demandes de réparation d’une entreprise de service ou manufacturière d’équipements. Il peut également servir à gérer les demandes d’aide ou de support d’un département de service au sein d’une entreprise, les demandes d’information au sein d’un gouvernement, les demandes acheminées à un centre d’appels comme par exemple pour la gestion de personnel médical ou toute autre demande comme par exemple pour des biens sous garantie ou sous contrat de service. Dans NewWayService, les informations concernant les demandes de service sont simplement saisies via le module Bons de travail. Chaque bon de travail doit au moins contenir les informations minimales suivantes: une date, un type de bon de travail, un client, un produit (ou un numéro de série) et un technicien affecté à un rendez-vous. Évidemment, une multitude d’autres champs sont disponibles pour enregistrer le plus d’informations possibles sur la dite demande.

Par la suite, votre personnel pourra saisir les actions effectuées ainsi que les pièces de rechange utilisées (s’il y a lieu) durant l’exécution des travaux, lors de leur affectation chez le client. Même si vos techniciens sont à l’extérieur de vos bureaux, s’ils ont accès à Internet, ils pourront saisir leurs actions via l’interface web de NewWayService. C’est tout! Vous connaissez maintenant le fonctionnement de base de NewWayService.. NewWayService, simple comme 1,2, 3 Avant de pouvoir saisir des demandes de service dans NewWayService, vous devez tout d’abord entrer les informations de base dans le logiciel. Ces informations sont essentielles pour effectuer la saisie d’un bon de travail.


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1- Saisissez vos techniciens, clients et produits, ainsi que les différents types de bon de travail, ce qui vous

permettra de mieux gérer vos différentes requêtes. 2- Vous, vos employés (ou même vos clients, via l’interface web), pourront ensuite saisir vos demandes de

service qui deviendront vos bons de travail. 3- Lorsque les bons de travail ainsi que les travaux effectués (actions) ont été saisis, vous pouvez

imprimer des rapports pour fin de gestion ou simplement pour préparer la facturation de vos clients. Les bons de travail Comme vous pouvez le constater, les bons de travail sont le cœur de NewWayService. De nombreux modules et options du logiciel sont en rapport avec les bons de travail et servent à la gestion de ceux-ci. En plus des informations minimales à saisir dans un bon de travail, plusieurs autres informations peuvent être saisies comme par exemple: une description complète de la demande, des numéros de référence ainsi que d’autres informations que vous pouvez saisir via des champs personnalisés prédéfinis selon vos besoins, à partir de l’option Champs personnalisés. Ce module permet, entre autres, de saisir et faire le suivi des bons de travail (demandes de service), d’effectuer la gestion des rendez-vous et des techniciens, la gestion des travaux effectués (actions) et des heures travaillées et/ou facturées, des pièces de rechange si applicable, et beaucoup plus. Différents types de bon de travail vous permettrons de catégoriser les bons de travail selon ce que vous aurez établi au préalable. Le bon de travail peut passer par plusieurs étapes selon les statuts que vous lui attribuerez. Et plus encore. Vous pourrez découvrir toutes les possibilités en lisant la section Description des modules – Bons de travail. Les clients Le module Clients sert à gérer la liste des clients et contacts qui pourront par la suite être associés à des bons de travail et/ou numéros de série. Ce module sert également à faire la gestion des banques d’heures de chaque client. De plus, si un client a plusieurs succursales ou divisions distinctes, il est possible de créer des clients puis de les relier à un client parent (maison mère). Il est aussi possible d'indiquer de facturer automatiquement le client parent lorsqu'un bon de travail est créé. Les produits Le module Produits sert à gérer la liste des produits (biens, équipements, services, etc.) que vous offrez, vendez, supportez, ou réparez. Lors de la saisie d’un bon de travail, au moins un produit doit y être ajouté mais il n’y a pas de limite quant à la quantité de produits qu’un bon de travail peut contenir. Les numéros de série Ce module, dont l’utilisation est optionnelle, sert à gérer la liste des produits vendus, sous garantie ou contrat de service, ou sur lesquels vous devez garder un suivi et qui sont associés à un client spécifique. Lors de la création d'un numéro de série, un produit ainsi qu'un client doivent obligatoirement lui être associés. Lors de la saisie d’un bon de travail, vous n’êtes pas obligé de saisir un ou des numéros de série. Cependant si vous en saisissez, il n’y a pas de limite quant à la quantité de numéros de série qu’un bon de travail peut contenir. Lors de l’ajout de numéros de série sur un bon de travail, le produit et le client correspondants seront automatiquement ajoutés à celui-ci.


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Les techniciens Ce module sert à gérer la liste de vos techniciens/techniciennes ainsi que leurs horaires de travail, leurs préférences et spécialités. Le terme technicien est employé mais peut être n’importe quel genre de ressource comme par exemple du personnel médical. Les pièces de rechange Ce module sert à gérer la liste de vos pièces de rechange que vous pourrez par la suite saisir dans les actions de vos bons de travail. Vous remarquerez que NewWayService gère automatiquement l’inventaire de chaque pièce de rechange. En effet, lorsque vous ajoutez des pièces de rechange sur des actions dans les bons de travail, NewWayService soustrait automatiquement la quantité saisie de l’inventaire. Calendrier des rendez-vous Un calendrier des rendez-vous est disponible en tout temps pour vous permettre un excellent suivi ainsi qu’une grande rapidité lors de l’assignation de nouveaux rendez-vous à vos techniciens. Vous découvrirez sa grande flexibilité puisque dorénavant vous pouvez effectuer des modifications de rendez-vous directement à partir du calendrier. Il suffit de glisser le rendez-vous à l’aide de la souris à l’endroit désiré, ou bien double-cliquez sur le rendez-vous pour le modifier. De plus, un indicateur de couleur vous indiquera s’il y a un conflit d’horaire pour votre technicien. Autres modules Plusieurs autres modules et options (comme par exemple Fournisseurs, Périodes, Documents, Historique, Base de connaissances, etc.) sont aussi reliés directement ou indirectement au module Bons de travail et seront documentés plus loin. Vous trouverez de plus amples détails concernant chacun des modules de NewWayService sous la rubrique Description des modules.


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Installation de NewWayService 4 NewWayService 4 peut être installé en mode autonome aussi bien qu’en mode multi-utilisateur. En mode autonome, le programme NewWayService ainsi que la base de données de NewWayService sont situés sur le même ordinateur. Ce mode est parfait pour une utilisation par un seul utilisateur ou simplement pour évaluer le logiciel. En mode multi-utilisateur le programme NewWayService est installé sur plusieurs ordinateurs (postes clients) alors que la base de données est installée sur un serveur distant. Ainsi, plusieurs utilisateurs peuvent accéder simultanément à la même base de données centralisée. Si vous utilisez présentement la version 3 de NewWayService, consultez la section Migration de NewWayService 3 vers NewWayService 4 du Guide d’installation de NewWayService 4 avant toute chose. Si vous utilisez présentement la version 2 de NewWayService, consultez la section Migration de NewWayService 2 vers NewWayService 4 du Guide d’installation de NewWayService 4 avant toute chose. Pour procéder à l’installation de NewWayService 4 en mode autonome ou en mode multi-utilisateur, veuillez vous référer au document Guide d'installation de NewWayService 4.

Migration de NewWayService 3 vers NewWayService 4 NewWayService 4 est la nouvelle version de NewWayService 3. Si vous utilisez présentement NewWayService 3 et que vous désirez transférer vos données vers NewWayService 4, vous devez utiliser l'utilitaire de transfert de données v3 à v4, inclus avec NewWayService 4. Cet utilitaire vous permettra de transférer vos données en quelques clics de souris. Consultez la section Migration de NewWayService 3 vers NewWayService 4 du document Guide d'installation de NewWayService 4 pour connaître la façon de procéder ou pour plus d'informations sur cet utilitaire.

Migration de NewWayService 2 vers NewWayService 4 Si vous utilisez présentement NewWayService 2 et que vous désirez transférer vos données vers NewWayService 4, vous devez utiliser l'utilitaire de transfert de données v2 à v4, inclus avec NewWayService 4. Cet utilitaire vous permettra de transférer vos données en quelques clics de souris. Consultez la section Migration de NewWayService 2 vers NewWayService 4 du document Guide d'installation de NewWayService 4 pour connaître la façon de procéder ou pour plus d'informations sur cet utilitaire.


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Description des modules Clients Le module Clients sert à gérer la liste des clients et contacts qui pourront par la suite être associés à des bons de travail et/ou numéros de série. Ce module sert également à faire la gestion des banques d’heures ainsi que des taux de service spécifiques que vous pouvez attribuer à chaque client. Pour accéder à cette option, cliquez sur le bouton Clients dans la barre d’outils de la fenêtre principale.

Description des champs Code : Saisissez une abréviation d’un maximum de 30 caractères alphanumériques représentant le code du client. Si vous ne désirez pas créer vous-même le code de client, NewWayService en créera un pour vous, en utilisant les 6 premières lettres du nom du client, suivi de 4 chiffres. Si, par exemple, 2 clients portent le nom de OroLogic, le premier aura le code OROLOG0001 et le second aura le code OROLOG0002 Notez que le code de client peut être modifié ultérieurement. Nom + Adresse : Saisissez les informations du client dans les champs respectifs. Ce client est une succursale d’un autre client + Parent: Cochez cette case si ce client fait partie d’une division ou d’une succursale d’un autre client puis entrez le code du client parent (maison mère) dans le champ approprié. Notez que les clients ‘parents’ doivent être créés au préalable avant de tenter de leur associer des succursales. Toujours facturer au client ci-dessus : En cochant cette case, tous les bons de travail créés pour ce client seront automatiquement facturés au client parent.


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Catégorie : Sélectionnez dans la liste déroulante la catégorie à laquelle ce client appartient. Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez sur le bouton à droite du champ pour ouvrir le module Catégories de client. Pour de plus amples détails sur la façon de créer une nouvelle catégorie de client, référez-vous à la section Catégories. Zone : Sélectionnez dans la liste déroulante la zone dans laquelle ce client est situé. Pour créer une nouvelle zone, cliquez sur le bouton à droite du champ pour ouvrir le module Zones. Pour de plus amples détails sur la façon de créer une zone, référez-vous à la section Zones.

Actif : Décochez cette case si ce client n’est plus un client actif. Il sera indiqué par la couleur rouge dans la liste. De plus, il est aussi possible de filtrer cette liste pour ne visualiser que vos clients actifs. Onglet Contact par défaut NewWayService vous offre la possibilité de créer, en plus d'un contact par défaut, d’autres contacts supplémentaires pour un même client. Par la suite, dès que vous aurez sélectionné ce client dans un bon de travail, vous aurez la possibilité de sélectionner le contact de votre choix, à partir d'une liste déroulante. Saisissez les informations du contact principal dans l’onglet Contact par défaut. Pour créer des contacts additionnels, cliquez tout simplement sur l'onglet Nouveau contact et saisissez les informations dans les différents champs. Courriel : Saisissez l’adresse de courrier électronique du client. Vous devez saisir une adresse valide dans ce champ si vous désirez pouvoir envoyer des bons de travail par courrier électronique à ce client. Onglet Notes Notes internes : Ce champ vous permet de saisir des notes internes, relatives à ce client. Ces notes sont à titre informatif et ne seront pas affichées dans les autres modules de NewWayService. Notes spéciales : Ce champ vous permet de saisir des notes importantes, relatives à ce client. Lors de l’ajout d’un bon de travail, ces notes s’inséreront automatiquement dans le champ Notes spéciales de la section Client. Par exemple, si votre client est une entreprise, vous pourriez y inscrire les heures d'ouverture. Onglet Banques d'heures Certaines entreprises utilisent des formules de service après-vente qui se mesurent en heures (banque d’heures) et qui peuvent être vendues à leurs clients, à un taux préférentiel. Vous pouvez créer, au besoin, une ou plusieurs banques d’heures pour vos clients. Lorsque vos techniciens effectueront la saisie des actions dans un bon de travail, ils retrouverons la ou les banques d’heures associées au client de ce bon de travail. Le nombre d’heures utilisées pour la durée des travaux de chaque action sera débité de la banque d’heures choisie.


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Description + Durée: Saisissez une description ainsi que la durée, en heures et en minutes dans les champs respectifs pour cette banque d’heures. Date de fin : Certaines banques d'heures peuvent n'être valides que pour une période de temps prédéfinie. Si tel est le cas, entrez la date de fin de cette banque d'heures. Active : Décochez cette case si cette banque d'heures n’est plus une banque d'heures active. Une banque d’heures inactive sera indiquée par la couleur rouge dans la liste et ne peut plus être sélectionnée lors de l’ajout d’actions sur les bons de travail. Banque par défaut : Cochez cette case si cette banque d'heures est la banque d'heures à utiliser par défaut. En saisissant une banque d'heures par défaut, lors de l'ajout d'une action à un bon de travail, la durée des travaux sera automatiquement débitée de cette banque, à moins que vous ne sélectionniez une autre banque d’heures disponible dans la liste déroulante. Temps utilisé + Temps restant: Ces champs ne peuvent être modifiés et affichent le nombre total d'heures et minutes qui ont été utilisées et le nombre total d'heures qui restent sur cette banque d'heures. Onglet Champs personnalisés Cet onglet affiche les champs personnalisés que vous avez définis pour le module Clients. Pour plus de détails sur la façon de définir des champs personnalisés, référez-vous à la section Champs personnalisés. Pour plus de détails sur la façon de modifier les étiquettes des champs personnalisés, référez-vous à la section Paramètres… | Généraux… | Onglet: Champs personnalisés.

Onglet Documents

Référence : Saisissez un numéro de référence d'un maximum de 30 caractères alphanumériques. Description : Saisissez la description du document, d'un maximum de 65 caractères alphanumériques. Type : Sélectionnez le type de document à rattacher à ce client. Il existe trois (3) types de documents qui peuvent être rattachés à un client. Les documents de type Interne sont emmagasinés dans la base de données elle-même. Ceci signifie que même si un document est détruit à son emplacement initial, il sera toujours disponible dans NewWayService. Les documents de type Externe NE SONT PAS emmagasinés dans la base de données et seul le chemin d’accès au fichier est gardé dans la base de données. Ceci signifie qu'une fois effacé de son emplacement original, il ne peut plus être consulté dans NewWayService. Les documents de type Commun sont les documents que vous avez ajoutés via le module Documents communs. Ceci permet alors de minimiser l'espace utilisé dans la base de données puisqu’un même document peut être utilisé par plusieurs clients différents. Référez-vous à la section Documents communs pour plus d’informations à ce sujet. Nom du fichier : Saisissez le nom et le chemin complet du document à joindre au client ou cliquez sur le bouton


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Sélectionner un fichier, à droite de la boîte de saisie, pour accéder à une boîte de dialogue qui vous permet de sélectionner le document à joindre. Onglet Taux de service / Taxes Sous-onglet Taux de service En plus des taux de service que vous déterminerez dans le module Taux de services comme étant vos tarifs ou taux standards, chaque client peut avoir ses propres taux spécifiques pour ces mêmes services. Pour utiliser un taux spécifique pour ce client, cliquez sur le bouton Taux situé à droite du taux standard afin de visualiser la fenêtre Propriétés du taux. Cochez la case Utiliser un taux de service spécifique pour ce client puis saisissez le taux spécifique dans le champ Taux du client. Les taux spécifiques seront identifiés en caractères gras dans la liste. Sous-onglets Taxes (Service) + Taxes (Pièces) Pour chaque client, si vous le désirez, vous pouvez spécifier des taux de taxes différents. Ainsi, lors de l’ajout d’un bon de travail, si le client sélectionné a un ou des taux de taxes spécifiques, ils seront utilisés. Sinon, ce seront les taux de taxes spécifiés au niveau des paramètres généraux qui seront utilisés. Onglet Formulaires par défaut À partir de cet onglet, vous pouvez déterminer quel formulaire sera automatiquement sélectionné dans la liste, lors de l’impression de bons de travail ainsi que le format de courriel qui sera automatiquement sélectionné dans la liste, lors de l’envoi de bons de travail par courrier électronique au client. Si vous ne désirez pas indiquer de formulaire ou format de courriel spécifiques pour ce client, sélectionnez Utiliser le formulaire par défaut et Utiliser le format de courriel par défaut. Le formulaire et format de courriel par défaut sont déterminés dans l’option Paramètres… | Généraux… | Onglet: Formulaires par défaut. Indiquer un formulaire ou format de courriel par défaut pour certains clients peut être très utile, par exemple lorsque vous avez différents types de client et vous désirez utiliser des formulaires différents, ou lorsque vous désirez utiliser des formulaires de différentes langues. Par exemple, un formulaire français, un formulaire anglais, un formulaire espagnol, etc. Lors de l’impression ou de l’envoi de bons de travail par courrier électronique, vous avez quand même toujours la possibilité de changer le formulaire ou le format et d’en sélectionner un autre. Onglet Web Cet onglet sert à saisir un nom d’utilisateur ainsi qu’un mot de passe si vous désirez que votre client puisse saisir des bons de travail via l’interface web de NewWayService et que vous avez configuré l’interface web de cette manière. Consultez la section Version web de NewWayService 4 pour plus d’informations.


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Produits Le module Produits sert à gérer la liste des produits (biens, équipements, services, etc.) que vous offrez, vendez, supportez ou réparez. Lors de la saisie d’un bon de travail, au moins un produit doit y être ajouté et il n’y a pas de limite quant à la quantité de produits qu’un bon de travail peut contenir. NewWayService vous offre également la possibilité d'associer des pièces de rechange à vos produits. Si par exemple votre produit est un ordinateur, pour pourriez y associer toutes les pièces qui le composent. Par la suite, si une demande de service est faite sur ce produit et que vous devez changer une pièce, les pièces spécifiques à ce produit seront automatiquement affichées dans la liste des pièces et vous pourrez alors les joindre à votre bon de travail. Pour accéder à cette option, cliquez sur le bouton Produits dans la barre d’outils de la fenêtre principale.

Description des champs Code : Saisissez une abréviation d’un maximum de 30 caractères alphanumériques représentant le code du produit. Si vous ne désirez pas créer vous même le code de produit, NewWayService en créera un pour vous, en utilisant les 6 premières lettres de la description, suivies de 4 chiffres. Si, par exemple, 2 produits commencent par les mêmes 6 lettres (ex. ORDINATEUR) , le premier aura le code ORDINA0001 et le second aura le code ORDINA0002. Notez que le code de produit peut être modifié ultérieurement. Description : Saisissez la description du produit, d'un maximum de 65 caractères alphanumériques. Catégorie : Sélectionnez dans la liste déroulante la catégorie à laquelle ce produit appartient. Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez sur l’icône à droite du champ pour ouvrir le module Catégories de produit. Pour de plus amples détails sur la façon de créer une nouvelle catégorie de produit, référez-vous à la section Catégories. Actif : Décochez cette case si ce produit n’est plus un produit actif. Il vous sera alors impossible d’ajouter ce produit sur de nouveaux bons de travail. Il sera indiqué par la couleur rouge dans la liste. De plus, il est aussi possible de filtrer cette liste pour ne visualiser que vos produits actifs.


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Onglet Notes Notes internes : Ce champ vous permet de saisir des notes internes, relatives à ce produit. Ces notes ne seront pas affichées dans les autres modules de NewWayService. Notes spéciales : Ce champ vous permet de saisir des notes importantes, relatives à ce produit. Ces notes seront automatiquement transférées dans l'onglet Notes spéciales lorsque vous créerez un bon de travail et que vous sélectionnerez ce produit. Par exemple, vous pourriez inscrire certaines informations ou précautions importantes se rapportant à la maintenance ou à la réparation de ce produit. Onglet Champs personnalisés Cet onglet affiche les champs personnalisés que vous avez définis pour le module Produits. Pour plus de détails sur la façon de définir des champs personnalisés, référez-vous à la section Champs personnalisés. Pour plus de détails sur la façon de modifier les étiquettes des champs personnalisés, référez-vous à la section Paramètres… | Généraux… | Onglet : Champs personnalisés. Onglet Pièces de rechange Liste des pièces associées à ce produit : À partir de la liste des pièces disponibles, dans la section de gauche, sélectionnez les pièces qui sont associées à ce produit, en cliquant sur la pièce à sélectionner et en cliquant sur le bouton Ajouter. Vous pouvez à tout moment désélectionner une pièce en cliquant sur la pièce dans la partie de droite et en cliquant sur le bouton Enlever. Notez qu’il n’est pas obligatoire d’associer des pièces de rechange aux produits. Cependant, ceci accélère la saisie lors de l’ajout de pièces de rechange dans les actions des bons de travail. Onglet Documents


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Référence : Saisissez un numéro de référence d'un maximum de 30 caractères alphanumériques. Description : Saisissez la description du document, d'un maximum de 65 caractères alphanumériques. Type : Sélectionnez le type de document à rattacher à ce produit. Il existe trois (3) types de documents qui peuvent être rattachés à un produit. Les documents de type Interne sont emmagasinés dans la base de données elle-même. Ceci signifie que même si un document est détruit à son emplacement initial, il sera toujours disponible dans NewWayService. Les documents de type Externe NE SONT PAS emmagasinés dans la base de données et seul le chemin d’accès au fichier est gardé dans la base de données. Ceci signifie qu'une fois effacé de son emplacement original, il ne peut plus être consulté dans NewWayService. Les documents de type Commun sont les documents que vous avez ajoutés via le module Documents communs. Ceci permet alors de minimiser l'espace utilisé dans la base de données puisqu’un même document peut être utilisé par plusieurs clients différents. Référez-vous à la section Documents communs pour plus d’informations à ce sujet. Nom du fichier : Saisissez le nom et le chemin complet du document à joindre au produit ou cliquez sur le bouton Sélectionner un fichier, à droite de la boîte de saisie, pour accéder à une boîte de dialogue qui vous permet de sélectionner le document à joindre. Ce produit sera visible sur le Web par vos clients : Cette case à cocher est située complètement en bas, à gauche, sous les onglets. Cochez cette case si vous désirez rendre ce produit visible lorsque vos clients ajoutent un bon de travail via l'interface Web. Voir la section Paramètres… | Généraux… | Onglet: Serveur Web pour de plus amples détails.


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Numéros de série Le module Numéros de série vous permet de créer et/ou mettre à jour la liste des numéros de série des produits que vous avez vendus ou distribués à vos clients. Ce module sert à gérer la liste des produits vendus, sous garantie ou contrat de service, ou sur lesquels vous devez garder un suivi, et qui sont associés à un client spécifique et un produit spécifique. Lors de la création d'un numéro de série, vous devez obligatoirement saisir un produit et un client. Ainsi, pour chaque numéro de série, vous saurez de quel produit il s'agit et à quel client appartient ce numéro de série. Cette option est pratique pour savoir quel client a quel produit. Notez que les numéros de série sont optionnels dans NewWayService. Il n’y a aucun problème à ne pas entrer de numéros de série dans un bon de travail. Toutefois, si vous désirez saisir un ou des numéros de série dans un bon de travail, ils doivent préalablement avoir été créés dans le module Numéros de série. Lors de la saisie d’un bon de travail, vous n’êtes pas obligé de saisir un numéro de série. Si vous en saisissez, il n’y a pas de limite quant à la quantité de numéros de série qu’un bon de travail peut contenir. Lors de l’ajout d'un numéro de série sur un bon de travail, le produit et le client correspondants seront automatiquement ajoutés à celui-ci. Pour accéder à cette option, cliquez sur le bouton Numéros de série dans la barre d’outils de la fenêtre principale.

Description des champs Numéro de série : Saisissez un numéro d’un maximum de 30 caractères alphanumériques représentant le numéro de série. Notez que le numéro de série peut être modifié ultérieurement. Produit : Saisissez le code du produit auquel le numéro de série s'applique ou choisissez-le dans la liste en appuyant sur le bouton à droite du champ produit. Si le produit auquel vous désirez ajouter un numéro de série n'existe pas, vous pouvez le créer directement à partir de cette fenêtre. Pour de plus amples informations sur l’ajout de produit, référez-vous à la section Produits.


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Client : Saisissez le code du client auquel vous désirez ajouter un numéro de série ou choisissez-le dans la liste en appuyant sur le bouton à droite du champ client. Si le client auquel vous désirez ajouter un numéro de série n'existe pas, vous pouvez le créer directement à partir de cette fenêtre. Pour de plus amples informations sur l’ajout de client, référez-vous à la section Clients. Ce numéro de série est un enfant d'un autre ns + Parent: Cochez cette case si ce numéro de série est l’enfant d'un autre numéro de série puis saisissez le code du numéro de série parent dans le champ approprié. Cette option permet de regrouper un ou plusieurs numéros de série sous un autre. Notez que les numéros de série ‘’parents’’ doivent être créés au préalable avant de tenter de leur associer des numéros de série enfants. Section Garantie Cette section vous permet d'indiquer si une garantie est lié à ce numéro de série. Si une garantie est lié à ce numéro de série, cochez la case à cocher pour accéder aux champs suivants: Date de vente : Saisissez la date de vente de ce numéro de série. Par défaut, la date de vente est la date du jour. Durée (mois) : Saisissez la durée (en mois) de la garantie sur ce numéro de série. La date de fin de la garantie sera alors ajustée automatiquement. Section Contrat Cette section vous permet d'indiquer si un contrat de service est lié à ce numéro de série. Si un contrat de service est lié à ce numéro de série, cochez la case à cocher pour accéder aux champs suivants: Date de début : Saisissez la date de début du contrat. Par défaut, la date de début est la date du jour. Durée (mois) : Saisissez la durée (en mois) du contrat. La date de fin du contrat sera alors ajustée automatiquement. Le statut indiquera automatiquement En cours jusqu'à échéance du contrat ou Terminé lorsqu'il sera échu. Référence : Saisissez (si applicable) un numéro de référence (comme par exemple le numéro du contrat de service), d'au plus 25 caractères alphanumériques. Onglet Notes Notes internes : Ce champ vous permet de saisir des notes internes, relatives à ce numéro de série. Ces notes ne seront pas affichées dans les autres modules de NewWayService. Notes spéciales : Ce champ vous permet de saisir des notes importantes, relatives à ce numéro de série. Ces notes seront automatiquement transférées dans l'onglet Notes spéciales lorsque vous créerez un bon de travail et que vous sélectionnerez ce numéro de série.


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Onglet Champs personnalisés Cet onglet affiche les champs personnalisés que vous avez définis pour le module Numéros de série. Pour plus de détails sur la façon de définir des champs personnalisés, référez-vous à la section Champs personnalisés. Pour plus de détails sur la façon de modifier les étiquettes des champs personnalisés, référez-vous à la section Paramètres… | Généraux… | Onglet: Champs personnalisés.

Onglet Documents Référence : Saisissez un numéro de référence d'un maximum de 30 caractères alphanumériques. Description : Saisissez la description du document, d'un maximum de 65 caractères alphanumériques. Type : Sélectionnez le type de document à rattacher à ce numéro de série. Il existe trois (3) types de documents qui peuvent être rattachés à un numéro de série. Les documents de type Interne sont emmagasinés dans la base de données elle-même. Ceci signifie que même si un document est détruit à son emplacement initial, il sera toujours disponible dans NewWayService. Les documents de type Externe NE SONT PAS emmagasinés dans la base de données et seul le chemin d’accès au fichier est gardé dans la base de données. Ceci signifie qu'une fois effacé de son emplacement original, il ne peut plus être consulté dans NewWayService. Les documents de type Commun sont les documents que vous avez ajoutés via le module Documents communs. Ceci permet alors de minimiser l'espace utilisé dans la base de données puisqu’un même document peut être utilisé par plusieurs clients différents. Référez-vous à la section Documents communs pour plus d’informations à ce sujet. Nom du fichier : Saisissez le nom et le chemin complet du document à joindre au numéro de série ou cliquez sur le bouton Sélectionner un fichier, à droite de la boîte de saisie, pour accéder à une boîte de dialogue qui vous permet de sélectionner le document à joindre.


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Pièces de rechange Ce module sert à gérer la liste de vos pièces de rechange que vous pourrez par la suite ajouter aux actions sur vos bons de travail. L’inventaire de chaque pièce de rechange est également automatiquement gérée par NewWayService. Vous avez également la possibilité d'associer des pièces de rechange à des produits. Ainsi, lorsque vous devez ajouter une pièce de rechange sur une action (les actions sont toujours reliées à un produit), une liste filtrée de pièces de rechange s'affiche à l'écran. Ceci facilite l'ajout de pièces de rechange sur les actions. Vous pouvez également assigner un prix de vente à une pièce de rechange et même y joindre des documents. Pour accéder à cette option, cliquez sur le bouton Pièces de rechange dans la barre d’outils de la fenêtre principale.

Description des champs Code : Saisissez une abréviation d’un maximum de 30 caractères alphanumériques représentant le code de la pièce de rechange. Si vous ne désirez pas créer vous-même le code de pièce de rechange, NewWayService en créera un pour vous, en utilisant les 6 premières lettres de la description, suivies de 4 chiffres. Si, par exemple, 2 pièces de rechange commencent par les mêmes 6 lettres (ex.: DISQUE), la première aura le code DISQUE0001 et la seconde aura le code DISQUE0002. Notez que le code des pièces de rechange peut être modifié ultérieurement. Description + Prix: Saisissez la description et le prix de vente de la pièce de rechange dans les champs respectifs. Catégorie : Sélectionnez dans la liste déroulante la catégorie à laquelle cette pièce appartient. Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez sur le bouton à droite du champ pour ouvrir le module Catégories de pièce. Pour de plus amples détails sur la façon de créer une nouvelle catégorie de pièce, référez-vous à la section Catégories.


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Actif : Décochez cette case si cette pièce de rechange n’est plus une pièce active. Elle sera indiquée par la couleur rouge dans la liste. De plus, il est également possible de filtrer cette liste pour ne visualiser que vos pièces de rechange actives. Qté en stock : Ce champ n’est pas modifiable puisque l’inventaire est automatiquement géré par NewWayService au fur et à mesure que vous saisissez des pièces de rechange sur les actions des bons de travail. Pour faire un ajustement sur la quantité en inventaire, à partir du module Pièces de rechange, cliquez sur le bouton Inventaire. Onglet Notes Notes internes : Ce champ vous permet de saisir des notes internes, relatives à cette pièce de rechange. Ces notes ne seront pas affichées dans les autres modules de NewWayService. Onglet Champs personnalisés Cet onglet affiche les champs personnalisés que vous avez définis pour le module Pièces de rechange. Pour plus de détails sur la façon de définir des champs personnalisés, référez-vous à la section Champs personnalisés. Pour plus de détails sur la façon de modifier les étiquettes des champs personnalisés, référez-vous à la section Paramètres… | Généraux… | Onglet: Champs personnalisés.

Onglet Produits Liste des produits associés à cette pièce : À partir de la liste des produits disponibles, dans la section de gauche, sélectionnez les produits que vous désirez associer à cette pièce, en cliquant sur le produit sélectionné et en cliquant sur le bouton Ajouter. Vous pouvez à tout moment désélectionner un produit en cliquant sur le produit dans la partie de droite et en cliquant sur le bouton Enlever. Notez qu’il n’est pas obligatoire d’associer des pièces de rechange aux produits. Cependant, ceci accélère la saisie lors de l’ajout de pièces de rechange dans les actions des bons de travail. Onglet Documents Référence : Saisissez un numéro de référence d'un maximum de 30 caractères alphanumériques. Description : Saisissez la description du document, d'un maximum de 65 caractères alphanumériques. Type : Sélectionnez le type de document à rattacher à cette pièce de rechange. Il existe trois (3) types de documents qui peuvent être rattachés à une pièce de rechange. Les documents de type Interne sont emmagasinés dans la base de données elle-même. Ceci signifie que même si un document est détruit à son emplacement initial, il sera toujours disponible dans NewWayService. Les documents de type Externe NE SONT PAS emmagasinés dans la base de données et seul le chemin d’accès au fichier est gardé dans la base de données. Ceci signifie qu'une fois effacé de son emplacement original, il ne peut


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plus être consulté dans NewWayService. Les documents de type Commun sont les documents que vous avez ajoutés via le module Documents communs. Ceci permet alors de minimiser l'espace utilisé dans la base de données puisqu’un même document peut être utilisé par plusieurs clients différents. Référez-vous à la section Documents communs pour plus d’informations à ce sujet. Nom du fichier : Saisissez le nom et le chemin complet du document à joindre à la pièce de rechange ou cliquez sur le bouton Sélectionner un fichier, à droite de la boîte de saisie, pour accéder à une boîte de dialogue qui vous permet de sélectionner le document à joindre.


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Techniciens Ce module sert à gérer la liste de vos techniciens/techniciennes ainsi que leurs horaires de travail, leurs préférences et spécialités. Par exemple, vous pourriez assigner un technicien en particulier à une zone géographique précise. De plus, si vous activez la sécurité de NewWayService, le mot de passe et tous les droits d’accès des techniciens aux différentes options de NewWayService sont gérés à même ce module. Notez que si la sécurité de NewWayService est activée, seul un technicien ayant les droits d’administrateur peut ajouter, modifier ou effacer des techniciens. Le module Techniciens vous permet également d'assigner un technicien à un groupe de techniciens. Si vous avez activé la sécurité de NewWayService, vous pourrez gérer les droits d'accès aux différents modules au niveau des groupes plutôt qu'au niveau des techniciens. Votre gestion vous en sera ainsi simplifiée. Vous pouvez également vous servir de la notion de groupe pour gérer vos horaires de travail. Par exemple, tous les techniciens du groupe Soir pourraient avoir un horaire de travail de 17h à minuit alors que tous les techniciens du groupe Jour pourraient avoir un horaire de travail de 9h à 17h. Notez que le module Techniciens pourrait aussi être utilisé pour saisir le nom de vos sous-contractants si vous en avez et s'ils font également du service pour vous. Pour accéder à cette option, cliquez sur le menu Options, et sélectionnez l’option Techniciens ou cliquez sur le bouton Techniciens de la barre de tâches principale de NewWayService.

Description des champs Code : Saisissez une abréviation d’un maximum de 30 caractères alphanumériques représentant le code du technicien. Ex.: CDEMERS pour Chantal Demers. Notez également que si la sécurité de NewWayService est activée, c’est ce code qui doit être saisi, en plus du mot de passe, lors de l’ouverture de NewWayService. Si ce code de technicien existe déjà dans la base de données, un message vous en informera. Si vous ne désirez pas créer vous-même le code de technicien, NewWayService en créera un pour vous, en utilisant les 6 premières lettres du nom complet, suivies de 4 chiffres. Si, par exemple, 2 techniciens commencent par les mêmes 6 lettres (ex. : CHANTAL), le premier aura le code CHANTA0001 et le second aura le code CHANTA0002.


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Notez que le code du technicien peut être modifié ultérieurement. Nom complet : Saisissez le nom complet du technicien. Mot de passe: Si vous avez activé la sécurité de NewWayService ou que vous désirez le faire, vous devez attribuer un mot de passe à chaque technicien afin qu’il puisse entrer dans le logiciel. Veuillez noter que pour des mesures de sécurité, les caractères saisis dans ce champ sont remplacés par des astérisques (*). Pour pouvoir modifier le mot de passe d’un technicien, vous devez avoir les droits d’administrateur. Courriel et Courriel (SMS): Si vous désirez envoyer des bons de travail à vos techniciens par courriel, veuillez saisir l’adresse correspondante pour chaque technicien. Les bons de travail seront automatiquement acheminés à cette adresse. Vous pouvez envoyer directement un courriel à votre technicien en cliquant sur le bouton Envoyer un courriel situé à droite de ce champ. Notez que deux adresses de courriel différentes peuvent être saisies par technicien. La première est une adresse de courriel standard tandis que l'autre (Courriel SMS) est habituellement réservée pour ceux qui désirent recevoir des courriels au format texte sur leur téléphone cellulaire ou autre appareil portatif. Puisque dans NewWayService vous avez la possibilité de créer des formats de courriel différents selon le type d'adresse de courriel, les bons choix de format de courriel s'afficheront automatiquement à l'écran lorsque vous enverrez un bon de travail par courriel, selon si vous désirez envoyer un courriel à l'adresse standard ou à l'adresse SMS de votre technicien. Pour de plus amples détails sur les formats de courriels, référez-vous à la section Formats de courriel. Catégorie : Sélectionnez dans la liste déroulante la catégorie du technicien. Pour ajouter une nouvelle catégorie, cliquez sur le bouton à droite du champ pour ouvrir le module Catégories de technicien. Pour de plus amples détails sur la façon d’ajouter une nouvelle catégorie d’employé, référez-vous à la section Catégories. Priorité / Ancienneté : Indiquez (si applicable) la priorité ou ancienneté de ce technicien. Cette information sera alors indiquée dans le calendrier des rendez-vous des bons de travail et utilisée pour l’ordre d’affichage lors de l’assignation d’un rendez-vous à un technicien. Actif : Décochez cette case si ce technicien n’est plus un technicien actif. Un technicien inactif ne peut plus accéder au logiciel et ne peut plus être saisi dans les bons de travail. Il sera indiqué par la couleur rouge dans la liste. De plus, il est également possible de filtrer cette liste pour ne visualiser que vos techniciens actifs. Ce technicien sera visible sur le Web par vos clients : Cette case à cocher est située complètement en bas, à gauche, sous les onglets. Cochez cette case si vous désirez rendre ce technicien visible lorsque vos clients ajoutent un bon de travail via l'interface Web. Voir la section Paramètres… | Généraux… | Onglet: Serveur Web pour de plus amples détails. Onglet Informations Dans les champs respectifs, saisissez les informations relatives à vos techniciens telles que leur adresse,


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téléphone, fax ainsi que des notes susceptibles de vous être utiles. Vous pouvez également y insérer leur photo au format JPEG. Onglet Groupes Cette option vous permet d’assigner un technicien à différents groupes de travail. Pour assigner le technicien à un groupe, positionnez-vous sur le groupe désiré dans la colonne de gauche et cliquez sur le bouton Ajouter. Sélectionnez ainsi tous les groupes auxquels vous désirez que ce technicien fasse partie. Pour enlever un groupe, positionnez-vous sur le groupe désiré dans la colonne de droite et cliquez sur le bouton Enlever. Veuillez également noter que vous devez assigner un groupe de base pour chaque technicien en cochant le bouton radio Base. Ceci est utilisé pour faciliter le regroupement des techniciens dans les différents rapports. Onglet Horaires de travail Utiliser l'horaire d'un groupe: Cochez cette case si vous désirez que ce technicien utilise l'horaire de travail d'un groupe de techniciens. Par la suite, sélectionnez dans la liste déroulante, le groupe désiré. Prenez note que le technicien doit d'abord faire partie d'un groupe de techniciens pour pouvoir utiliser l'horaire de ce groupe. Pour assigner un technicien à un groupe de techniciens, référez-vous à l'onglet Groupes. Date de début : Saisissez la date de début du nouvel horaire. La date par défaut est la date du jour. Description: Saisissez une description pour l’horaire de travail. Nbr de jours : Saisissez le nombre de jours qui composent l'horaire de travail. Par exemple, saisissez 7 si votre horaire de travail revient tous les 7 jours (par exemple 5 jours de travail et 2 jours de repos). Modifier le détail de l'horaire de travail: Une fois que vous avez saisi le nombre de jours que comprend l'horaire de travail de ce technicien, vous avez la possibilité de déterminer le détail de l'horaire (soit les jours de repos, les pauses repas, etc.) en cliquant sur le bouton Modifier le détail de l'horaire de travail. En cliquant et tenant enfoncé le bouton gauche de votre souris, sélectionnez une plage horaire. Dans l'exemple suivant, la semaine débute le dimanche et se termine le samedi. L'horaire de travail de notre technicien est du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h. Le détail de l'horaire sera donc composé du jour #1 au jour #7. Dans la section Jour #2 (lundi) sélectionnez la plage de 8 h à 17 h. La sélection devrait être colorée en jaune. Par la suite, cliquez sur le bouton Sélectionner. Faites de même pour tous les jours de travail du technicien, sans tenir compte pour l'instant des pauses repas. Une fois que les 5 jours de travail sont sélectionnés, vous pouvez indiquer les pauses repas ou autres pauses. Pour ce faire, en cliquant et tenant enfoncé le bouton gauche de votre souris, sélectionnez une plage horaire, par exemple, le Jour #2 de 12 h à 13 h. La sélection devrait être colorée en jaune. Par la suite, cliquez sur le bouton Désélectionner. Faites de même pour toutes les pauses. Vous pouvez également utiliser les boutons Modifier la sélection et Effacer la sélection pour modifier le détail de l'horaire de travail d'un technicien.


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Onglet Préférences / Spécialités Vous pouvez en tout temps associer un technicien à une zone, un client, une catégorie de produit ou à un produit spécifique. Par exemple, si un technicien est spécialisé dans la réparation d'un produit spécifique, lors de la création d'un bon de travail, il sera positionné dans les premiers techniciens dans le calendrier des rendez-vous, si le bon de travail porte sur ce produit. Autre exemple, vous pourriez assigner un technicien à une zone géographie précise. Ainsi, si le client sélectionné dans le bon de travail est dans la même zone que le technicien, ce technicien sera positionné en premier dans le calendrier des rendez-vous. Pour ce faire, dans la section de gauche de chaque onglet, positionnez-vous sur la sélection désirée et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour annuler l'association, dans la section de droite, positionnez-vous sur la sélection désirée et cliquez sur le bouton Enlever. Sous-Onglet Zones Sélectionnez (si applicable) la ou les zones attribuées à ce technicien. Pour savoir comment créer une zone, référez-vous à la section Zones. Sous-Onglet Clients Sélectionnez (si applicable) le ou les clients attribués à ce technicien. Pour savoir comment créer un client, référez-vous à la section Clients. Sous-Onglet Catégories de produit Sélectionnez (si applicable) le ou les catégories de produit attribuées à ce technicien. Pour savoir comment créer une catégorie de produit, référez-vous à la section Catégories. Sous-Onglet Produits Sélectionnez (si applicable) le ou les produits attribués à ce technicien. Pour savoir comment créer un produit, référez-vous à la section Produits.

Onglet Droits d'accès


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Administrateur: Si vous avez activé la sécurité de NewWayService ou que vous désirez le faire, vous pouvez attribuer les droits d’administrateur à ce technicien en cochant cette case. Décochez cette case pour lui enlever les droits d’administrateur. Utiliser les droits d'un groupe: Vous pouvez attribuer les droits d'accès d'un groupe à un technicien au lieu de lui assigner des droits individuels. Pour ce faire, cochez cette case et sélectionnez dans la liste déroulante le groupe désiré. Pour savoir comment attribuer des droits d'accès à un groupe de techniciens, référez-vous à la section Groupes. Gestion des droits d'accès: Si vous ne désirez pas attribuer les droits d'administrateur à ce technicien ni les droits d'accès d'un groupe, vous pouvez tout simplement lui attribuer des droits d’accès individuels. Pour chaque catégorie, module, etc., cochez la case des droits que vous désirez attribuer à ce technicien. Onglet Champs personnalisés Cet onglet affiche les champs personnalisés que vous avez définis pour le module Techniciens. Pour plus de détails sur la façon de définir des champs personnalisés, référez-vous à la section Champs personnalisés. Pour plus de détails sur la façon de modifier les étiquettes des champs personnalisés, référez-vous à la section Paramètres… | Généraux… | Onglet: Champs personnalisés. Onglet Documents Référence : Saisissez un numéro de référence d'un maximum de 30 caractères alphanumériques. Description : Saisissez la description du document, d'un maximum de 65 caractères alphanumériques. Type : Sélectionnez le type de document à rattacher à ce technicien. Il existe trois (3) types de documents qui peuvent être rattachés à un technicien. Les documents de type Interne sont emmagasinés dans la base


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de données elle-même. Ceci signifie que même si un document est détruit à son emplacement initial, il sera toujours disponible dans NewWayService. Les documents de type Externe NE SONT PAS emmagasinés dans la base de données et seul le chemin d’accès au fichier est gardé dans la base de données. Ceci signifie qu'une fois effacé de son emplacement original, il ne peut plus être consulté dans NewWayService. Les documents de type Commun sont les documents que vous avez ajoutés via le module Documents communs. Ceci permet alors de minimiser l'espace utilisé dans la base de données puisqu’un même document peut être utilisé par plusieurs clients différents. Référez-vous à la section Documents communs pour plus d’informations à ce sujet. Nom du fichier : Saisissez le nom et le chemin complet du document à joindre au technicien ou cliquez sur le bouton Sélectionner un fichier, à droite de la boîte de saisie, pour accéder à une boîte de dialogue qui vous permet de sélectionner le document à joindre. Onglet Formulaires par défaut Dans la section Formulaires par défaut, vous pouvez déterminer quel formulaire sera automatiquement sélectionné dans la liste, lors de l’impression de bons de travail ainsi que les formats de courriel automatiquement sélectionnés dans la liste, lors de l’envoi de bons de travail par courrier électronique ou courriel SMS. Si vous ne désirez pas indiquer de formulaire ou de format de courriel spécifiques pour ce technicien, sélectionnez Utiliser le formulaire/format spécifié dans les paramètres systèmes. Note: Indiquer un formulaire ou format de courriel par défaut pour certains techniciens peut être très utile par exemple lorsque vous avez différents types de technicien et vous désirez utiliser des formulaires différents. Lors de l’impression ou l’envoi de bons de travail par courrier électronique, vous avez quand même toujours la possibilité de changer le formulaire ou le format et d’en sélectionner un autre.


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Groupes Cette option vous permet de créer des groupes de techniciens. Une fois le groupe créé, vous pouvez y ajouter ou y soustraire des techniciens. NewWayService vous offre également la possibilité d'assigner un ou des horaires de travail à un groupe de techniciens. Par exemple, si votre entreprise offre des services 7jours / 7, vous pouvez créer un groupe de techniciens travaillant du lundi au jeudi et un autre groupe de techniciens travaillant du vendredi au dimanche. Vous avez également la possibilité de gérer vos droits d'accès à NewWayService au niveau des groupes plutôt qu'au niveau de chaque technicien. Pour accéder à cette option, cliquez sur le menu Options du menu principal de NewWayService et sélectionnez Groupes. Description des champs Nom: Saisissez le nom que vous désirez donner à ce groupe. Onglet Techniciens Cette option vous permet d’assigner des techniciens à un groupe de techniciens. Pour assigner les techniciens à un groupe, positionnez-vous sur le technicien désiré dans la colonne de gauche et cliquez sur le bouton Ajouter. Sélectionnez ainsi tous les techniciens que vous désirez assigner à ce groupe. Pour enlever un technicien, positionnez-vous sur le technicien désiré dans la colonne de droite et cliquez sur le bouton Enlever. Onglet Horaires de travail Voir la section Horaire de travail dans la section Techniciens.

Onglet Droits d'accès Pour chaque catégorie, module, etc., cochez la case des droits d’accès que vous désirez attribuer à ce groupe de techniciens.


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Bons de travail Le module Bons de travail est le module principal de NewWayService. Il vous permet, entre autres, de saisir et faire le suivi des bons de travail (demandes de service), d’effectuer la gestion des rendez-vous et des techniciens associés à chaque rendez-vous, la gestion des heures travaillées et/ou facturées, des pièces de rechange si applicable, et beaucoup plus. Chaque bon de travail contient les informations dont vous avez besoin pour faire un suivi efficace du travail effectué ou à effectuer. Grâce aux codes de couleur pour chacun des différents statuts (voir la section Paramètres… | Généraux… | Onglet: Couleurs pour l’affectation des couleurs), la visualisation des bons de travail devient très conviviale. De plus, les bons de travail ayant été saisis à partir d’Internet (interface Web) sont facilement identifiables par un globe terrestre situé à gauche. Un trombone bleu vous indique la présence de document(s) relié(s) au bon de travail. Certaines des informations dans ce module sont facultatives. NewWayService 4 se veut un logiciel pouvant convenir à différents types d'entreprises et c'est pourquoi plusieurs possibilités vous sont offertes. Par exemple, certaines entreprises aimeront gérer des rendez-vous avec leur clientèle via le calendrier des rendez-vous alors que d'autres n'utiliseront pas cette option.

Lors de l’ajout d’un nouveau bon de travail, vous remarquerez que plusieurs valeurs sont entrées par défaut dans certains champs dans le but d’en accélérer la saisie. Certaines de ces valeurs proviennent du système, comme par exemple la date du jour et l’heure actuelle. D’autres valeurs cependant, proviennent de différents modules dont vous avez à priori, effectué la saisie. Et finalement, certaines données proviennent de valeurs par défaut que vous avez préalablement instaurées au niveau des paramètres. Pour de plus amples informations sur la façon de changer ces valeurs, référez-vous à la section Paramètres… | Généraux… | Onglet: Bons de travail. Pour accéder à cette option, cliquez sur l'onglet Bons de travail dans la fenêtre principale de NewWayService.


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Onglet Informations #Bon de travail : NewWayService attribuera automatiquement un numéro à votre bon de travail. Le prochain numéro de bon de travail peut être changé à partir de l’option Paramètres… | Généraux… | Onglet: Bons de travail. Date de saisie + Durée prévue : Modifiez (s’il y a lieu) la date et l'heure à laquelle la demande à été reçue ou créée ainsi que la durée de travail prévue pour ce bon de travail. Durée réelle : La durée réelle est toujours automatiquement calculée par NewWayService. La durée réelle est le total de la durée de chaque action saisie sur le bon de travail. Type : Sélectionnez dans la liste déroulante, le type de bon de travail. Notez que vous pouvez accéder à la liste des types de bon de travail en cliquant sur le bouton à la droite du champ Type. Si le type de bon de travail n'existe pas, vous pouvez le créer directement à partir de cette fenêtre. Pour de plus amples informations sur l’ajout de type de bon de travail , référez-vous à la section Types de bon de travail. Statut : Sélectionnez dans la liste déroulante, le statut du bon de travail. Notez que vous pouvez décider de la description des différents statuts disponibles. Pour de plus amples informations sur la façon de changer la description des statuts, référez-vous à la section Paramètres… | Généraux… | Onglet: Bons de travail. Priorité : Sélectionnez dans la liste déroulante, la priorité du bon de travail. Notez que vous pouvez décider de la description des différentes priorités disponibles. Pour de plus amples informations sur la façon de changer la description des priorités, référez-vous à la section Paramètres… | Généraux… | Onglet: Bons de travail. Saisie par : Saisissez le nom de la personne qui remplit le bon de travail. Si la sécurité de NewWayService est activée, le nom inscrit par défaut dans ce champ, sera celui de l'utilisateur du logiciel. Sinon, le nom par défaut sera celui de l'administrateur. Référence interne : Saisissez (si applicable) un numéro de référence interne d'un maximum de 30 caractères alphanumériques. Référence (client) / PO : Saisissez (si applicable) un numéro de référence du client ou un numéro de commande d’achat (PO), d'un maximum de 30 caractères alphanumériques. Sous-Onglet Description Description : Saisissez une description détaillée des tâches à effectuer. Il n’y a pas de limite pour la description. Elle peut être de quelques lignes ou de plusieurs pages. Le bouton marqué d’un plus (+), situé à droite du champ, ouvre une fenêtre plus grande pour faciliter la saisie. Le bouton marqué de la lettre ‘T’, également situé à droite du champ, vous permet de sélectionner une tâche prédéfinie, préalablement saisie dans son module respectif, afin de l'ajouter à ce bon de travail. Vous


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pouvez ajouter le nombre de tâches prédéfinies que vous désirez, en cliquant de nouveau sur ce bouton. Notes importantes : Lors de l’ajout d’un nouveau bon de travail, la valeur de la "Durée prévue" saisie par défaut dans les paramètres système, sera remplacée par celle de la première tâche que vous insérerez ici. Au fur et à mesure que vous ajouterez des tâches prédéfinies, la durée de chacune d’entre elles s’additionnera dans le champ Durée prévue pour ce bon de travail. Exemple : Tâche A = 2H 00M, Tâche B = 3H 30M et Tâche C = 00H 15M, alors la Durée prévue pour ce bon de travail sera de 5H 45M. Si vous ajoutez manuellement des tâches au début ou à la suite des tâches prédéfinies que vous avez insérées, vous devrez modifier le champ Durée prévue afin d’ajouter le temps requis pour ces tâches supplémentaires. Le champ Type du bon de travail prendra la valeur de la dernière tâche que vous avez insérée. Pour de plus amples informations sur l’ajout de tâches prédéfinies, référez-vous à la section Tâches prédéfinies. Notes internes : Vous pouvez saisir dans ce champ d’autres informations qui pourraient être utiles pour votre gestion interne sans toutefois se rapporter à la description du bon de travail. Le bouton marqué d’un plus (+) ouvre une fenêtre plus grande pour faciliter la saisie. Sous-Onglet Champs personnalisés Cet onglet affiche les champs personnalisés que vous avez définis pour le module Bons de travail. Pour plus de détails sur la façon de définir des champs personnalisés, référez-vous à la section Champs personnalisés. Pour plus de détails sur la façon de modifier les étiquettes des champs personnalisés, référez-vous à la section Paramètres… | Généraux… | Onglet: Champs personnalisés. Sous-Onglet Documents Référence : Saisissez un numéro de référence d'un maximum de 30 caractères alphanumériques. Description : Saisissez la description du document, d'un maximum de 65 caractères alphanumériques. Type : Sélectionnez le type de document à rattacher à ce bon de travail. Il existe trois (3) types de documents qui peuvent être rattachés à un bon de travail. Les documents de type Interne sont emmagasinés dans la base de données elle-même. Ceci signifie que même si un document est détruit à son emplacement initial, il sera toujours disponible dans NewWayService. Les documents de type Externe NE SONT PAS emmagasinés dans la base de données et seul le chemin d’accès au fichier est gardé dans la base de données. Ceci signifie qu'une fois effacé de son emplacement original, il ne peut plus être consulté dans NewWayService. Les documents de type Commun sont les documents que vous avez ajoutés via le module Documents communs. Ceci permet alors de minimiser l'espace utilisé dans la base de données puisqu’un même document peut être utilisé par plusieurs clients différents. Référez-vous à la section Documents communs pour plus d’informations à ce sujet.


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Nom du fichier : Saisissez le nom et le chemin complet du document à joindre au bon de travail ou cliquez sur le bouton Sélectionner un fichier, à droite de la boîte de saisie, pour accéder à une boîte de dialogue qui vous permet de sélectionner le document à joindre. Section Client Code : Sélectionnez le client pour lequel le bon de travail sera exécuté. Notez que vous pouvez accéder à la liste des clients en cliquant sur le bouton à droite du champ Code. Si le client n'existe pas, vous pouvez le créer directement à partir de cette fenêtre. Pour de plus amples informations sur l’ajout de client, référez vous à la section Clients. Notez que si vous saisissez ou sélectionnez directement un numéro de série à partir du champ numéro de série, le client ainsi que le produit se rattachant à ce numéro de série seront automatiquement saisis dans le bon de travail. Nom, Contact, Courriel, Téléphone #1 : Ces champs contiendront automatiquement les informations que vous avez saisies lors de l'ajout du client sélectionné. En cliquant sur le bouton Détails, une nouvelle fenêtre s’ouvre afin de vous dévoiler toutes les informations relatives au client sélectionné dans le bon de travail. Si vous le désirez, vous pouvez modifier ces informations. Notez que ceci ne modifie en rien les champs déjà saisis dans le module Clients. Pour savoir comment effectuer une modification permanente dans le dossier d'un client, référez-vous à la section Client.


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Si le bon de travail doit être facturé à un client différent, cochez simplement la case Ce bon de travail est facturé à un client différent afin d’activer la partie de droite et y sélectionner le client à qui le bon de travail doit être facturé. Section Produit / Numéros de série (n)* * (n) le chiffre compris entre ces parenthèses indique le nombre de Produit / Numéros de série saisis dans le bon de travail. Numéro de série : Saisissez le numéro de série (optionnel) sur lequel le bon de travail s'applique. Notez que vous pouvez accéder à la liste des numéros de série en cliquant sur le bouton à droite du champ Numéro de série. Si le numéro de série n'existe pas, vous pouvez le créer directement à partir de la fenêtre Numéros de série. Notez également qu'en sélectionnant un numéro de série, les informations des sections Client et Produits seront automatiquement saisies. Pour de plus amples informations sur les numéros de série, référez-vous à la section Numéros de série. Produit : Sélectionnez le produit sur lequel le bon de travail s'applique. Notez que vous pouvez accéder à la liste des produits en cliquant sur le bouton à droite du champ Produit. Si le produit n'existe pas, vous pouvez le créer directement à partir de cette fenêtre. Pour de plus amples informations sur l’ajout de produit, référez- vous à la section Produits. Ajouter d’autres produits ou numéros de série sur le bon de travail : Cliquez d’abord sur le bouton Détails, puis sur l’onglet *Ajouter. Sélectionnez les informations pour votre autre produit ou numéro de série. Notez qu’il n’y a pas de limite quant au nombre de produits et/ou numéros de série que vous pouvez ajouter sur un bon de travail. Onglet Informations supplémentaires Statut : Cochez le bouton radio Statut selon que le statut du produit en cours est ouvert ou fermé. Ceci peut être très utile lorsque vous avez plusieurs produits ou numéros de série par bon de travail. Ceci indique que les travaux de certains produits ou numéros de série sont terminés. Sur garantie : Lors de la création d'un numéro de série, vous avez la possibilité d'indiquer une période de garantie. Si vous avez utilisé cette fonction et vous avez sélectionné un numéro de série sous garantie, cette case à cocher sera automatiquement cochée si la garantie n’est pas échue. Sur contrat de service : Lors de la création d'un numéro de série, vous avez la possibilité d'indiquer si ce numéro de série comporte (par exemple) un contrat de service sur place ou un contrat d'entretien, etc. Si vous avez utilisé cette fonction et vous avez sélectionné un numéro de série sous contrat, cette case à cocher sera automatiquement cochée si le contrat de service n’est pas échu. Référence contrat : Ce champ contient automatiquement le numéro de référence au contrat que vous avez saisi dans le dossier du numéro de série sélectionné. Vous avez la possibilité de modifier manuellement cette information. Notez toutefois que même si vous modifiez manuellement ce champ dans le bon de travail, ceci ne modifie en rien la référence déjà saisie dans le dossier du numéro de série. Pour savoir comment effectuer une


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modification permanente à un numéro de série, référez-vous à la section Numéros de série. Description : Saisissez (s'il y a lieu) une description spécifique des tâches à effectuer sur ce produit. Onglet Notes spéciales Produit : Vous retrouverez dans ce champ les notes spéciales que vous avez inscrites dans le dossier du produit sélectionné. Numéro de série : Vous retrouverez dans ce champ les notes spéciales que vous avez inscrites dans le dossier du numéro de série sélectionné. Onglet Champs personnalisés Cet onglet affiche les champs personnalisés que vous avez définis pour le module Bons de travail / Produits. Pour plus de détails sur la façon de définir des champs personnalisés, référez-vous à la section Champs personnalisés. Pour plus de détails sur la façon de modifier les étiquettes des champs personnalisés, référez-vous à la section Paramètres… | Généraux… | Onglet: Champs personnalisés. Section Rendez-vous (n/n)* * (n/n) les chiffres compris entre ces parenthèses indiquent quel rendez-vous est visualisé dans cette section par rapport au nombre total de rendez-vous planifié pour ce bon de travail. Exemple. : (2/3) vous indique que le rendez-vous affiché est le rendez-vous numéro 2 et qu'il y a un total de 3 rendez-vous pour le bon de travail. Habituellement, le rendez-vous affiché est toujours le prochain rendez-vous selon la date du jour. Bouton Détails : Cliquez sur ce bouton pour voir le détail de tous les rendez-vous du bon de travail. Cette section vous permet également d'ajouter d'autres rendez-vous sur le bon de travail. Pour ce faire, cliquez d’abord sur le bouton Détails, puis ensuite sur l’onglet *Ajouter. Sélectionnez les informations pour votre autre rendez-vous. Notez qu’il n’y a pas de limite quant au nombre de rendez-vous que vous pouvez ajouter sur un bon de travail. Technicien : Sélectionnez le nom du technicien qui est attribué à ce rendez-vous. Notez que vous pouvez accéder à la liste des techniciens en cliquant sur le bouton à droite du champ Technicien. Si le technicien n'existe pas, vous pouvez le créer directement à partir de cette fenêtre. Pour de plus amples informations sur les techniciens, référez-vous à la section Techniciens. Notez que vous pouvez sélectionner le technicien en même temps que la date, l'heure et la durée du rendez-vous à partir du calendrier des rendez-vous, en cliquant sur le bouton Accéder au calendrier des rendez-vous en dessous du champ Statut. Date prévue : Sélectionnez une date pour ce rendez-vous.


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Durée prévue : Saisissez la durée prévue pour ce rendez-vous. Durée réelle : La durée réelle du rendez-vous est automatiquement calculée à partir des informations qui seront saisies dans les actions liées à ce rendez-vous. Ce champ ne peut être modifié manuellement. Statut : Sélectionnez dans la liste déroulante le statut du rendez-vous. Un rendez-vous peut avoir un des statuts suivants : En cours, En suspend, Terminé et Annulé. Notes : Saisissez toute note relative à ce rendez-vous. Bouton Effacer ce rendez-vous : Vous pouvez effacer un rendez-vous en cliquant sur ce bouton. Bouton Accéder au calendrier des rendez-vous: Ce bouton sert à accéder au calendrier des rendez-vous. Le calendrier des rendez-vous affiche graphiquement tous les rendez-vous de tous les bons de travail. Consultez la section Calendrier des rendez-vous pour plus d'informations. Lorsque vous accédez au calendrier des rendez-vous via un bon de travail, une partie supplémentaire située à gauche est alors affichée. Cette partie n'est pas présente lorsque vous accédez au calendrier des rendez-vous directement à partir de l'onglet Calendrier des rendez-vous. Cette partie supplémentaire affiche les techniciens selon leur priorité et/ou ancienneté (champ Priorité/Ancienneté dans la fiche du technicien) et également selon leurs spécialités et/ou préférences (onglet Préférences/Spécialités dans la fiche du technicien) selon le bon de travail en cours. Ainsi les techniciens qui ont des préférences/spécialités sur un produit spécifié dans le bon de travail, ou pour la zone du client sélectionné, ou une préférence directement sur le client sélectionné seront affichés en premier. Vous remarquerez un carré vert qui s’affiche à gauche de la liste des techniciens, lorsqu’un technicien a certaines préférences ou spécialités qui correspondent au bon de travail en cours. Par exemple, le technicien Jean est affecté à la zone X et le technicien Antoine est affecté à la zone Y. Si le client saisi dans le bon de travail est dans la zone X, le technicien Jean sera affiché avant le technicien Antoine, même si Antoine détenait une valeur plus élevée dans le champ Priorité/Ancienneté dans sa fiche technicien. Lorsque vous accédez au calendrier des rendez-vous directement via un bon de travail, vous verrez que les rendez-vous du bon de travail en cours de modification clignotent. Ceci facilite le repérage de ses rendez-vous dans le calendrier. Vous pouvez ajuster sa durée et/ou déplacer le ou les rendez-vous directement dans la grille. Consultez la section Calendrier des rendez-vous pour plus d'informations concernant les différentes méthodes pour effectuer des modifications. Notez que même si les autres rendez-vous dans le calendrier ne clignotent pas à l'écran, ils sont quand même tous modifiables. Vous remarquerez également que lorsque vous accédez au calendrier des rendez-vous via un bon de travail, un bouton Nouveau rendez-vous est disponible sous le champ Échelle. Cliquez sur ce bouton pour ajouter un nouveau rendez-vous directement dans le bon de travail en cours, sans avoir à sortir du calendrier des rendez-vous. Une fois que vous avez cliqué sur ce bouton, cliquez à l'endroit désiré dans la grille où vous souhaitez créer le rendez-vous. Ce nouveau rendez-vous clignotera lui aussi et vous pourrez ajuster sa durée et/ou le déplacer à votre guise.


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Imprimer un bon de travail Pour imprimer un bon de travail, sélectionnez le bon de travail désiré, cliquez sur le bouton Imprimer ou cliquez avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez l’option Imprimer à partir du menu contextuel. Cochez la case Copie du technicien et sélectionnez le modèle de formulaire désiré pour l’impression d’un bon de travail pour un technicien. Cochez la case Copie du client et sélectionnez le modèle de formulaire désiré pour l’impression d’un bon de travail pour un client. Si vous cochez la case Aperçu avant impression, vous aurez un aperçu du résultat à l’écran et vous pourrez décider, à ce moment, d’imprimer le bon de travail ou non. Si la case n’est pas cochée, le bon de travail sera imprimé directement, sans aperçu à l’écran. Notez que si vous imprimez une copie technicien et une copie client en même temps, l’option Aperçu avant impression ne sera pas disponible. Notez que vous pouvez aussi indiquer d’inclure les informations de un, plusieurs ou tous les rendez-vous du bon de travail. Vous pouvez indiquer à NewWayService de sélectionner automatiquement un formulaire spécifique (formulaire par défaut) pour l’impression de bons de travail, copie technicien ou copie client, via l’option Paramètres… | Généraux… | Onglet: Formulaires. Vous pouvez même indiquer d’utiliser un formulaire spécifique, selon le technicien ou le client du bon de travail, à travers les modules Techniciens et Clients. Notez que vous pouvez modifier les formulaires existants ou créer vos propres formulaires pour l’impression de bons de travail, à l’aide du puissant générateur de rapports inclus avec NewWayService. Référez-vous à la documentation du générateur de rapports pour plus d’informations. Envoi par courriel En plus de pouvoir imprimer un bon de travail, vous pouvez l’envoyer par courriel au technicien, au client ou à n’importe quelle autre adresse de courrier électronique. Pour envoyer un bon de travail par courriel, sélectionnez le bon de travail désiré, cliquez avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez l’option Envoyer par courriel, à partir du menu contextuel. Cochez la case Copie du technicien, sous l’onglet du même nom, puis sélectionnez le format de courriel désiré pour l’envoi d’un bon de travail à un technicien. Cochez la case Copie du client, sous l’onglet du même nom, puis sélectionnez le format de courriel désiré pour l’envoi d’un bon de travail à un client. Cochez la case Copie du technicien (Courriel SMS), sous l’onglet du même nom, puis sélectionnez le format de courriel désiré pour l’envoi d’un bon de travail à l'adresse de courriel SMS d'un technicien.


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Si des documents sont reliés au bon de travail sélectionné, vous pouvez décider de les inclure comme pièce jointe à votre courriel, en les sélectionnant. Toutefois, cette fonction n'est pas disponible pour l'envoi à l'adresse de courriel SMS d'un technicien. Vous pouvez également indiquer d’inclure les informations de un, plusieurs ou tous les rendez-vous du bon de travail. Pour terminer, sélectionnez les destinataires du courriel ou saisissez-les manuellement dans la boîte à cet effet (une adresse par ligne), s’il s’agit de destinataires autres qu’un technicien ou le client du bon de travail. Notez que vous pouvez modifier les formats de courriel existants ou créer vos propres formats de courriel à partir de l’option Formats de courriel disponible dans le menu Configuration. Référez-vous à la section Formats de courriel pour plus d’informations. Transférer dans l’historique Lorsque vous n’avez plus besoin d’un bon de travail (par exemple lorsque celui-ci est terminé) vous pouvez si vous le désirez, le transférer dans l’historique. Ceci vous permet d’avoir moins de bons de travail dans la section Bons de travail, ce qui en facilite la gestion. Pour transférer un bon de travail dans l’historique, sélectionnez le bon de travail désiré, puis cliquez avec le bouton droit de votre souris. À partir du menu contextuel, sélectionnez l’option Transférer dans l’historique et répondez Oui à la confirmation. Automatiquement, votre bon de travail disparaîtra de la liste des bons de travail à l’écran et sera dorénavant disponible (pour consultation seulement) à partir de l’onglet Historique. Veuillez noter qu’en tout temps, vous pouvez sélectionner un bon de travail de l’historique et le restaurer en bon de travail. Notez également qu’il vous est possible de transférer plusieurs bons de travail en historique en même temps, à l’aide de l’option Transfert de bons de travail en historique, disponible à partir du menu Utilitaires. Pour plus d’informations sur cette option, référez-vous à la section Transfert de bons de travail en historique. Pour plus d’informations sur l’historique des bons de travail, référez-vous à la section Historique. Bons de travail - Actions sur les bons de travail (Onglet "Actions") C’est à partir de cet onglet que vous pouvez faire la gestion des actions prises pour chaque bon de travail. Un nombre illimité d'actions peut être saisi sur chaque bon de travail. Une action est en fait une entrée qui


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indique quel technicien a fait des travaux sur le bon de travail, la description, la date, l'heure et la durée de ceux-ci, les pièces de rechange utilisées et bien plus. Vous pouvez également indiquer le nombre d’heures facturables (onglet Service (Temps facturable)) qui peut être différent de la durée réelle de l'action. Vous pouvez même décider plutôt de débiter ces heures à partir de banques d’heures reliées au client (si applicable) au lieu de les facturer. NewWayService calcule la durée totale d'un bon de travail, en additionnant la durée de chaque action saisie sur celui-ci. De plus, vous pouvez ajouter d’autres frais d’honoraires pour le service et/ou les pièces, directement au niveau du bon de travail.

Description des champs Produit + Rendez-vous + Technicien: Sélectionnez dans les listes déroulantes respectives, le produit, le rendez-vous ainsi que le technicien sur lesquels l'action s'applique.


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Date et heure de début : Date et heure à laquelle l'action a débutée. Cette donnée sera utilisée pour calculer la durée de l'action. Par défaut, la date et l'heure est celle du rendez-vous sélectionné. Durée + Date et heure de fin : Saisissez la durée de l'action, en heures et en minutes et la date et l'heure de fin seront automatiquement ajustées. Ou encore, saisissez la date et l'heure de fin et la durée sera automatiquement ajustée. Onglet Description Saisissez une description des travaux exécutés. Le bouton marqué d’un plus (+), situé à droite du champ, ouvre une fenêtre plus grande pour faciliter la saisie. Section Champs personnalisés Cette section affiche les champs personnalisés que vous avez définis pour le module Bons de travail / Actions. Pour plus de détails sur la façon de définir des champs personnalisés, référez-vous à la section Champs personnalisés. Pour plus de détails sur la façon de modifier les étiquettes des champs personnalisés, référez-vous à la section Paramètres… | Généraux… | Onglet: Champs personnalisés. Onglet Service (Temps facturable) Pour chaque taux de service, saisissez le nombre d'heures à facturer. NewWayService appliquera automatiquement le taux horaire défini par défaut pour chaque taux de service. Cependant, ce taux horaire peut être modifié pour chaque action. Pour plus d'informations sur les taux de service, référez-vous à la section Taux de service. Vous pouvez également indiquer ici si les heures doivent être débitées d’une banque d’heures reliée au client du bon de travail. Pour plus d’informations sur les banques d’heures, référez-vous à la section Clients. Onglet Pièces Ajoutez (si applicable) les pièces qui ont étés utilisées pour cette action, à l’aide du bouton Ajouter. Si la pièce de rechange désirée ne figure pas dans la liste, vous pouvez la créer en cliquant sur le bouton situé à droite du champ Code de pièce. Bons de travail - Onglet Suivi / Journal Cette option vous permet de visualiser tous les changements de statut ainsi que tous les envois par courrier électronique ayant été effectués sur ce bon de travail. Cet onglet vous permet de suivre l’évolution de vos bons de travail et ainsi, avoir une excellente traçabilité concernant ces deux types d’événements. Les informations ici enregistrées vous indiqueront entre autres, quels utilisateurs (techniciens) ont effectué les changements ou les envois par courriel. De plus, en cliquant sur le bouton Voir le courriel, vous pouvez visualiser intégralement chacun des courriels envoyés, selon le format de courriel alors utilisé. Notez que les courriels envoyés pour la gestion des rappels de rendez-vous des techniciens ne sont pas enregistrés ni présentés dans cette option.


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Si un courriel ne peut être envoyé, il sera affiché en rouge dans le journal. Vous pourrez alors consulter l’option Journal des erreurs, disponible dans le menu Utilitaires, pour obtenir plus d'informations concernant cet incident. Vous pourrez alors repérer facilement le courriel concerné, grâce à son numéro de référence.

Voici la liste et la description de chacune des colonnes que vous retrouverez sous cet onglet. Date: Date et heure à laquelle s’est effectué l'événement. Type: Cette colonne indique deux types d'événements possibles. Soit, Changement de statut ou bien Envoi de courriel. # Courriel: Chaque fois qu'un bon de travail est envoyé par courrier électronique, un numéro servant de référence lui est assigné. Ce numéro de courriel est directement relié au bon de travail. Description: Indique par qui le changement de statut ou bien l’envoi du courriel a été effectué. S'il s'agit d'un événement généré par le service Windows, ceci sera également indiqué. Ceci vous permet d’obtenir une excellente traçabilité sur vos bons de travail. Par exemple, la création d’un nouveau bon de travail pourrait provenir soit d’un technicien, soit d’un client à partir de l’interface Web ou bien de la génération d’un bon de travail récursif (automatique ou manuel). L’envoi de courrier électronique pourrait provenir directement d’un technicien ou bien être généré par un événement ou une alerte que vous avez configuré au préalable. Pour plus d’informations concernant les événements, référez-vous à la section Événements. Pour plus d’informations concernant les alertes, référez-vous à la section Alertes. Statut: Donne le statut du bon de travail au moment où l’événement est survenu.


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Cet onglet contient également le numéro du bon de travail crypté. En effet, lorsque les clients veulent visualiser le statut de leur bon de travail à partir de l’interface web, il doivent saisir un nom d’utilisateur et mot de passe ou simplement saisir un numéro de bon de travail crypté. Vous pouvez copier ce numéro de bon de travail crypté et l’envoyer par courriel à votre client. Consultez la section Version web de NewWayService 4 pour plus d’informations à ce sujet.


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Calendrier des rendez-vous Le calendrier des rendez-vous est un outil vous permettant de visualiser graphiquement et instantanément les rendez-vous de tous les bons de travail et de tous vos techniciens pour une période donnée (selon la date et l’échelle sélectionnée).

Il est aussi possible de consulter l’information ou d’effectuer des modifications de rendez-vous directement à partir de ce calendrier. De plus, vous verrez facilement si un conflit d’horaire pour vos techniciens se produit: la colonne où l’heure devient conflictuelle pour votre technicien (où deux rendez-vous se croisent) prendra la couleur rouge. Date: Par défaut, la date affichée est la date du jour. Cliquez sur les flèches pour changer la date et voir le calendrier des rendez-vous pour la date sélectionnée. Échelle: Sélectionnez l'échelle d'affichage du calendrier des rendez-vous. Vous pouvez ainsi afficher le calendrier par tranche de 5, 10, 15, 30 minutes, 1 heure, 3 heures (7 jours affichés) ou 6 heures (28 jours affichés). Ces deux dernières seront fort appréciées si vous désirez consulter et visualiser vos rendez-vous de façon hebdomadaire ou mensuelle. Notez cependant que lorsque vous sélectionnez ces deux dernières échelles de temps, il se pourrait que certains rendez-vous ayant une courte durée soient difficiles à visualiser. Vous ne verrez qu’une mince barre verticale mais il sera toujours possible d’y consulter l’information ou d’y apporter des modifications. Horaires de travail - Congés / Jours fériés – Nuits : À partir des listes déroulantes respectives, vous avez la possibilité d'attribuer différentes couleurs afin d’établir une nette distinction entre ces trois conditions. Cette option vous offre ainsi une meilleure visibilité dans la grille.


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En tout temps, vous pouvez consulter l’information contenue dans un rendez-vous. Pour la visualiser, déplacez simplement le curseur sur le rectangle ou la barre verticale du rendez-vous. Une fenêtre s’ouvrira dans le coin supérieur gauche, vous dévoilant son contenu. La couleur du rectangle représente le statut du rendez-vous, que vous avez préalablement configuré dans la section Paramètres… | Généraux… | Onglet: Couleurs. Tel que mentionné précédemment, vous pouvez également effectuer des modifications de rendez-vous directement à partir du calendrier. Vous pouvez changer soit la date ou la journée, soit la durée prévue ou finalement l’attribuer à un autre technicien. Vous pouvez utiliser l’une des quatre méthodes suivantes pour effectuer vos changements dans les rendez-vous: - Double-cliquez sur un rendez-vous et une fenêtre s’ouvrira afin que vous puissiez y apporter les

modifications désirées. - Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur le rendez-vous et sélectionnez «Modification de l’heure du

rendez-vous » dans le menu contextuel. La même fenêtre que précédemment s’ouvrira. - Lorsque le curseur change pour une double flèche, tenez le bouton gauche de la souris enfoncé et

étirez vers la droite ou la gauche afin de changer la durée prévue. - Si vous voulez changer le rendez-vous de journée ou de technicien, glissez simplement le rectangle à

l'endroit désiré dans la grille. Vous remarquerez que lorsque vous effectuez des modifications à l'aide de la souris, les nouvelles valeurs sont indiquées en temps réelles dans la fenêtre "Informations du rendez-vous".


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Historique Le module Historique sert à conserver les bons de travail dont vous n’avez plus besoin (par exemple lorsqu’ils sont terminés). Ceci vous permet d’avoir moins de bons de travail dans la section Bons de travail, ce qui en facilite la gestion et du même coup, accélère la vitesse de chargement du logiciel NewWayService. En effet, lors du démarrage du logiciel, tous les bons de travail de la section Bons de travail sont automatiquement chargés en mémoire, alors que les bons de travail de la section Historique ne sont chargés que lorsque vous désirez les consulter. Pour accéder à cette option, cliquez sur l'onglet Historique dans la fenêtre principale de NewWayService. Transférer un bon de travail dans l’historique Pour transférer un bon de travail dans l’historique, à partir du module Bons de travail, sélectionnez le bon de travail désiré, puis cliquez avec le bouton droit de votre souris. À partir du menu contextuel, sélectionnez l’option Transférer dans l’historique et répondez Oui à la confirmation. Automatiquement, votre bon de travail disparaîtra de la liste des bons de travail à l’écran et sera dorénavant disponible (pour consultation seulement) à partir de l’onglet Historique.

Restaurer en bon de travail Vous pouvez à tout moment, transférer un bon de travail de l’historique vers le module Bons de travail. Puisque les bons de travail en historique ne sont plus modifiables, cette option peut être très utile si, par exemple, vous désirez apporter de nouvelles modifications à ce bon de travail. Pour transférer un bon de travail de l’historique, de nouveau vers le module Bons de travail, à partir du module Historique, sélectionnez le bon de travail désiré, puis cliquez avec le bouton droit de votre souris. À partir du menu contextuel, sélectionnez l’option Restaurer en bon de travail et répondez Oui à la confirmation. Automatiquement, votre bon de travail disparaîtra de la liste des bons dans l’historique puis sera de nouveau disponible dans le module Bons de travail.

Afficher les bons de travail dans l’historique Tel que mentionné précédemment, les bons de travail dans l’historique ne sont pas automatiquement chargés lors du démarrage. Ceci permet d’accélérer le démarrage du logiciel et du même coup, économiser de la mémoire. Pour afficher des bons de travail dans l’historique, vous avez deux possibilités. Vous pouvez indiquer au logiciel d’afficher une liste de bons de travail, selon son numéro, ou selon la date de saisie. Pour afficher une liste de bons de travail par numéro, à partir de la section Sélection par numéro de la barre d’outils, saisissez un numéro de début puis un numéro de fin puis cliquez sur le bouton OK pour afficher la liste des bons de travail qui correspondent aux numéros que vous avez saisis. Pour afficher une liste de bons de travail par date, à partir de la section Sélection par date de la barre d’outils, saisissez une date de début puis une date de fin puis cliquez sur le bouton OK pour afficher la liste des bons de travail qui correspondent aux dates saisies.


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Base de connaissances Le module Base de connaissances sert à maintenir toutes sortes d’informations que vous désirez centraliser à un endroit. Ce module peut contenir de l’information relative à la correction de problèmes fréquents, des procédures, des FAQ ou toute autre information que vous jugez bon de rendre disponible à vos utilisateurs. Chaque information est gardée sous forme d’articles. Chaque article est associé à une catégorie pour vous permettre de les classer, et chaque article peut être lié à des bons de travail s'y rapportant. Vous pouvez même lier des documents à chaque article comme par exemple une fiche technique, un dessin ou tout autre document. Pour accéder à cette option, cliquez sur l'onglet Base de connaissances dans la fenêtre principale de NewWayService.

Description des champs Code : Saisissez une abréviation d’un maximum de 30 caractères alphanumériques représentant le code de l’article. Notez que ce code peut être modifié ultérieurement. Si vous ne désirez pas créer vous-même le code d’article, NewWayService en créera un pour vous, en utilisant les 6 premières lettres du titre de l’article, suivies de 4 chiffres. Si, par exemple, 2 articles commencent par les mêmes 6 lettres (ex. : RAPPORT), le premier aura le code RAPPOR0001 et le second aura le code RAPPOR0002. Titre + Date: Saisissez un titre et une date dans les champs respectifs pour votre article. Catégorie : Sélectionnez dans la liste déroulante une catégorie pour cet article. Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez sur l’icône à droite du champ pour ouvrir le module Catégories d’articles. Pour de plus amples détails sur la façon de créer une nouvelle catégorie d’articles, référez-vous à la section Catégories. Actif : Décochez cette case si cet article n’est plus un article actif. Il sera indiqué par la couleur rouge dans la liste. De plus, il est aussi possible de filtrer cette liste pour ne visualiser que vos articles actifs.


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Onglet Informations Description + Solution + Notes : Saisissez une description et une solution détaillée dans les champs respectifs pour votre article. Saisissez d’autres notes que vous jugez pertinentes d’ajouter à cet article. Il n’y a pas de limite pour ces champs. Ils peuvent être de quelques lignes ou de plusieurs pages. Onglet Champs personnalisés Cet onglet affiche les champs personnalisés que vous avez définis pour la section Articles. Pour plus de détails sur la façon de définir des champs personnalisés, référez-vous à la section Champs personnalisés. Onglet Bons de travail liés À partir de cet onglet, vous pouvez lier des bons de travail existants à l’article en cours. Pour lier un bon de travail, cliquez sur le bouton Ajouter, saisissez un numéro de bon de travail existant puis cliquez sur le bouton OK. Pour enlever un bon de travail lié à un article, cliquez sur le bouton Effacer, et répondez Oui à la demande de confirmation. Onglet Documents Référence : Saisissez un numéro de référence d'un maximum de 30 caractères alphanumériques. Description : Saisissez la description du document, d'un maximum de 65 caractères alphanumériques. Type : Sélectionnez le type de document à rattacher à cette base de connaissances. Il existe trois (3) types de documents qui peuvent être rattachés à une base de connaissances. Les documents de type Interne sont emmagasinés dans la base de données elle-même. Ceci signifie que même si un document est détruit à son emplacement initial, il sera toujours disponible dans NewWayService. Les documents de type Externe NE SONT PAS emmagasinés dans la base de données et seul le chemin d’accès au fichier est gardé dans la base de données. Ceci signifie qu'une fois effacé de son emplacement original, il ne peut plus être consulté dans NewWayService. Les documents de type Commun sont les documents que vous avez ajoutés via le module Documents communs. Ceci permet alors de minimiser l'espace utilisé dans la base de données puisqu’un même document peut être utilisé par plusieurs clients différents. Référez-vous à la section Documents communs pour plus d’informations à ce sujet. Nom du fichier : Saisissez le nom et le chemin complet du document à joindre à la base de connaissances ou cliquez sur le bouton Sélectionner un fichier, à droite de la boîte de saisie, pour accéder à une boîte de dialogue qui vous permet de sélectionner le document à joindre. Imprimer un article Pour imprimer un article, sélectionnez l’article désiré, cliquez avec le bouton droit de la souris, puis


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sélectionnez l’option Imprimer à partir du menu contextuel. Sélectionnez le modèle de formulaire désiré puis cliquez sur le bouton OK. Si la case à cocher Aperçu avant impression est cochée, vous aurez un aperçu du résultat à l’écran et vous pourrez décider, à ce moment, d’imprimer l’article ou non. Si la case n’est pas cochée, l’article sera imprimé directement, sans aperçu à l’écran. Notez que vous pouvez modifier les formulaires existants ou créer vos propres formulaires pour l’impression d’articles à l’aide du générateur de rapports inclus avec NewWayService 4. Référez-vous à la documentation du Générateur de rapports pour NewWayService 4 pour plus d’informations.


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Documents communs Tel que mentionné précédemment, vous pouvez ajouter des documents dans la plupart des modules de NewWayService 4. Exemple: Vous avez 25 produits ayant chacun une fiche technique. Vous pourriez alors ajouter à chacun des produits sa fiche technique, de façon individuelle. Chaque fiche technique est alors emmagasinée dans la base de données et correspond à un produit spécifique. Toutefois, si vous avez plusieurs produits (par exemple 15 produits) ayant la même fiche technique, cette façon de procéder chargerait inutilement la base de données puisqu'une copie du même document serait enregistrée dans la base de données pour chaque produit. De plus, si un jour vous devez mettre à jour cette fiche technique, vous devrez le faire pour les 25 produits individuellement. La solution consiste à utiliser le module Documents communs. En effet, ce module sert à gérer des documents qui peuvent servir à plus d’une entité. Si nous reprenons l’exemple de notre fiche technique, vous n’avez qu’à ajouter un nouveau document commun Fiche technique qui sera disponible pour le module Produits. Ensuite, à partir de chaque produit (les 15 produits qui ont la même fiche technique) , vous pourrez ajouter un document de type Document commun et sélectionner la fiche technique que vous avez ajoutée dans le module Documents communs. Ainsi, le document Fiche technique n’est enregistré qu’une seule fois dans la base de données, donc prend beaucoup moins d'espace et surtout, lorsque si vous avez à mettre à jour votre fiche technique, vous n’aurez qu’à le faire au niveau des documents communs. Automatiquement, les 15 produits qui sont liés à cette fiche technique seront mis à jour. Pour accéder à cette option, cliquez sur le menu Options du menu principal de NewWayService et sélectionnez Documents communs. Description des champs Référence + Description : Saisissez un numéro de référence ou un code de votre choix et une description dans les champs respectifs pour ce document. Type : Vous pouvez ajouter deux types de documents : Interne ou Externe. Un document interne est un document qui sera emmagasiné dans la base de données de NewWayService 4. Ceci signifie que même si ce document est détruit à son emplacement initial, il sera toujours disponible dans NewWayService. Cette option vous offre un maximum de sécurité, et seuls les utilisateurs qui ont accès à ces documents pourront le visualiser. Notez cependant que l’ajout de documents de grande taille peut ralentir l’accès à la base de données. Un document externe n’est pas emmagasiné dans la base de données. Seul le chemin d’accès à ce document est gardé. Ceci signifie qu'une fois effacé de son emplacement original, le document ne peut plus être consulté dans NewWayService. Ce type de document ne ralentit pas l’accès à la base de données, cependant il est moins sécuritaire, puisque le document peut être visualisé ou même effacé sans même avoir accès à NewWayService. Nom du fichier : Habituellement, ce champ est automatiquement rempli lorsque vous sélectionnez votre document à l’aide de l’icône Sélectionner un fichier, situé à droite de ce champ. Pour un document de type Interne, seul le nom du fichier est gardé dans ce champ. Pour un document de type Externe le nom du fichier ainsi que le chemin complet est gardé dans ce champ.


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Bons de travail récursifs Grâce à ce module, vous pouvez automatiser la création de bons de travail répétitifs. Cette option est très utile si vous désirez que certains bons de travail soient créés automatiquement sur une base régulière. Par exemple, si vous avez des travaux d’entretien à exécuter sur certains équipements pour un de vos clients, vous n’avez à saisir ces bons de travail qu’une seule fois dans ce module. Vous devez également indiquer à quelle fréquence vous désirez qu’un bon de travail soit créé pour un client et un équipement spécifique (à chaque 3 mois par exemple). Pour accéder à cette option, à partir du menu Configuration, sélectionnez Bons de travail récursifs.

Une fois que vos bons de travail récursifs ont été saisis à partir de cette option, il existe deux façons de les générer, soit automatiquement ou manuellement. 1- Automatiquement : Un programme appelé Service Windows de NewWayService (service Windows) est maintenant inclus avec NewWayService 4. Ce service a été spécifiquement conçu pour automatiser certaines tâches telles que la génération automatique de bons de travail récursifs, l'envoi de courriels automatisés lorsqu'un bon de travail change de statut ainsi que l'envoi de courriels pour les rappels de rendez-vous des techniciens. Ainsi, si le service Windows est en fonction, il s'occupera automatiquement de créer les bons de travail récursifs. Notez que lorsque vous utilisez ce service, il s’exécute discrètement en arrière-plan sur votre serveur. Ce service s’occupe des tâches mentionnées précédemment, même lorsqu’aucun utilisateur n’est connecté à NewWayService 4. Pour de plus amples informations concernant ce service et sur son installation, référez-vous aux sections suivantes : Configuration | Paramètres | Généraux | Onglet: Service Windows et Service Windows de NewWayService. 2- Manuellement :


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Vous pouvez également exécuter l’option Génération des bons de travail récursifs manuellement, autant de fois que vous le désirez. Les bons de travail ne seront pas générés en double. Par exemple, vous pourriez exécuter cette option à tous les jours, et NewWayService ne créera que les bons de travail qui sont rendus à échéance. Notez que si le service Windows de NewWayService est activé, vous recevrez un message d’avertissement vous mentionnant que le service est fonctionnel et vous demandera si vous désirez quand même générer les bons de travail manuellement. Pour accéder à cette option, à partir du menu Utilitaires, sélectionnez Génération des bons de travail récursifs. Ajout d’un bon de travail récursif : L’ajout de bons de travail récursifs se fait en quatre (4) étapes faciles à suivre, à l’aide d’un assistant. Ces données seront automatiquement saisies dans chaque nouveau bon de travail créé (ou généré) de façon récursive. Étape 1 : Section - Client et produit. Sélectionnez le client ainsi que le contact (s’il y a lieu). Si le client possède plusieurs contacts, vous pouvez sélectionner celui de votre choix, à partir de la liste déroulante. Saisissez ou sélectionnez ensuite le produit (et/ou numéro de série). Notez qu’ici, vous ne pouvez saisir qu’un seul produit et/ou numéro de série. Par contre, si vous désirez ajouter plusieurs produits ou numéros de série au bon de travail récursif, complétez d’abord les étapes de l'assistant puis ensuite, modifiez le bon de travail récursif. Étape 2 : Section - Technicien responsable, technicien du rendez-vous, type de bon de travail et durée prévue. Sélectionnez le technicien responsable, le technicien du rendez-vous, le type de bon de travail ainsi que la durée prévue. Cette durée prévue sera automatiquement saisie dans les champs respectifs du bon de travail ainsi que ceux du rendez-vous. Notez qu’un seul rendez-vous est ajouté pour chaque bon de travail créé. Étape 3 : Section - Description. Saisissez la description du travail ou de la tâche à effectuer. Étape 4 : Section - Fréquence de la création de ce bon de travail. Ce bon de travail sera créé… tous les X : Sélectionnez la fréquence à laquelle un nouveau bon de travail doit être créé pour ce bon de travail récursif. La liste déroulante vous permet de choisir entre : jours, semaines, mois ou années. X jours d’avances : Saisissez le nombre de jours d’avance que le bon de travail doit être créé. Par exemple, si vous désirez créer un bon de travail tous les 3 mois et que vous désirez que le bon de travail soit généré 2 semaines d’avance pour que vous ayez le temps de le prévoir, saisissez 14 dans ce champ. Prochain bon de travail prévu le : Saisissez la date désirée pour le rendez-vous du prochain bon de travail qui sera créé. Cette date sera automatiquement changée à chaque fois qu'un nouveau bon de travail sera créé par le service Windows ou


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via l’option Génération des bons de travail récursifs. Ce bon de travail peut être généré le : Cochez les jours alloués pour créer le rendez-vous des bons de travail. Par exemple, si vous ne faites pas de service la fin de semaine, décochez les journées samedi et dimanche. Si la date correspond à un jour non sélectionné, alors : Si la date de rendez-vous choisie pour un bon de travail créé coïncide avec une journée qui n’est pas permise, c’est à dire qu’elle ne correspond pas aux jours que vous avez alloués précédemment, vous avez alors les choix suivants pour la création du rendez-vous : créer le jour sélectionné précédent, créer le jour sélectionné suivant ou bien ne pas créer. Exemple : Vous voulez générer un bon de travail tous les jours, donc un rendez-vous doit être créé pour le samedi et dimanche 6 et 7 janvier 2007. Cependant, ces deux jours ne sont pas des journées que vous avez allouées pour la création de rendez-vous. Selon ce que vous avez sélectionné dans cette option, il en résultera ceci : 1) créer le jour sélectionné précédent : Rendez-vous du vendredi = créé le 5 janvier, Rendez-

vous du samedi = créé le 5 janvier, Rendez-vous du dimanche = créé le 5 janvier et Rendez-vous du lundi = créé le 8 janvier

2) créer le jour sélectionné suivant : Rendez-vous du vendredi = créé le 5 janvier, Rendez-

vous du samedi = créé le 8 janvier, Rendez-vous du dimanche = créé le 8 janvier et Rendez-vous du lundi = créé le 8 janvier

3) ne pas créer : Rendez-vous du vendredi = créé le 5 janvier, Rendez-vous du samedi = pas créé,

Rendez-vous du dimanche = pas créé et Rendez-vous du lundi = créé le 8 janvier. Cette option vous permet de créer vos rendez-vous sur cinq (5) jours au lieu de sept (7).

Afficher l’horaire : En cliquant sur ce bouton, vous pouvez visualiser les cinq (5) prochains bons de travail qui seront générés, dans l’ordre indiqué. Modification d’un bon de travail récursif : Un bon de travail récursif peut être modifié en tout temps. Notez que lorsque vous modifiez un bon de travail récursif, les changements apportés seront valides uniquement pour les nouveaux bons de travail qui seront créés. En plus de pouvoir modifier les champs qui ont été saisis via l'assistant, vous pouvez y saisir d'autres informations telles qu'un statut, une priorité, une référence interne, une référence client / PO, des notes internes, des champs personnalisés et d’autres produits et numéros de série. Actif : Vous pouvez, si vous le désirez, désactiver temporairement un bon de travail récursif, en décochant la case Actif. Ainsi, aucun bon de travail ne sera créé pour ce bon de travail récursif lors de l’exécution de l’option Génération des bons de travail récursifs ou par le service Windows. Il sera alors indiqué par la couleur rouge dans la liste.


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Événements Cette option peut être utilisée pour aviser vos techniciens ou vos clients lorsqu’un nouveau bon de travail a été créé ou lorsqu’un changement de statut particulier est survenu sur un bon de travail existant. Grâce à cette gestion d’événements, vous pourrez, ainsi que votre personnel, obtenir un excellent suivi de vos demandes de service en cours. Ces notifications seront reçues soit par courriel (Techniciens/Clients), soit par courriel SMS (Techniciens), ou bien directement à l’écran (Techniciens). Vos clients apprécieront sûrement d’être informés par courrier électronique concernant leur demande de service et ainsi, être en mesure de suivre son évolution. Cette option procurera une valeur ajoutée à votre entreprise face à l’engagement de la qualité de vos services envers vos clients. Tel que mentionné précédemment, un programme appelé Service Windows de NewWayService (service Windows) est inclus avec NewWayService 4 et fera le travail des envois de courriels pour vous. Rappelons que ce service a été spécifiquement conçu pour automatiser certaines tâches dont l'envoi de courriels automatisés lorsqu'un événement, préalablement configuré dans ce module, survient. Pour de plus amples informations concernant ce service et sur son installation, référez-vous aux sections suivantes : Configuration | Paramètres | Généraux | Onglet: Service Windows et Service Windows de NewWayService. Veuillez noter que le service Windows ne s'occupe pas de la gestion des événements de type Message à l'écran. NewWayService s'occupe directement d'afficher les messages à l'écran. Ainsi, NewWayService doit être en exécution sur le poste du technicien pour que celui-ci reçoive des messages à l'écran. Voici quelques exemples d’utilisation de cette option de gestion d’événements : Votre client a saisi une demande de service à partir de l'interface Web de NewWayService. Vous pouvez l'aviser automatiquement par courriel que sa demande de service a bel et bien été reçue puis assignée au numéro 123456 et qu’elle sera traitée ultérieurement. Ensuite, lorsque votre préposé aux demandes changera le statut Nouveau pour celui de Approuvé, le technicien attitré à ce bon de travail pourrait recevoir un message par courriel ou à l’écran, l’avisant de débuter les travaux. Ensuite lorsque ce technicien changera le statut En cours pour celui de Terminé, votre préposé à la facturation pourrait recevoir un message l’avisant de préparer la facture pour ce client. Finalement, lorsque votre préposé à la facturation changera le statut À facturer pour celui de Facturé, cette fois-ci, vous pourriez aviser à nouveau votre client par courriel que les travaux sont terminés et qu’une facture lui sera envoyée prochainement. Voilà! Il ne vous reste qu’à imaginer vos propres scénarios pour l’utilisation efficace de ce module de gestion d’événements, selon les besoins de votre entreprise. Pour accéder à cette option, cliquez sur le menu Configuration du menu principal de NewWayService et sélectionnez Événements.


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Description des champs Section Lorsque… Cette section vous permet de décider quelle situation provoquera l’événement ou l’action. Vous avez le choix entre quatre situations: 1- Un nouveau bon de travail est créé

2- Le statut d’un bon de travail change (peu importe le statut) 3- Le statut d’un bon de travail change pour (un statut spécifique) 4- Un nouveau bon de travail est créé via le Web

Section Je désire… Cette section vous permet de décider quelle action sera prise lorsque surviendra l’événement que vous avez instauré dans la section précédente. Une action peut être destinée au client et trois autres aux techniciens :

1- Envoyé un courriel au technicien 2- Envoyé un courriel SMS au technicien 3- Envoyé un courriel au client 4- Afficher un message à l’écran (du technicien)

Pour la dernière option (soit Afficher un message à l'écran) NewWayService doit s'exécuter sur le poste du technicien pour qu'il reçoive le message à l'écran. Formats de courriel : À l’aide de cette liste déroulante, vous pouvez sélectionner le format de courriel qui sera utilisé pour cet événement. Notez que vous pouvez modifier les formats de courriel existants ou créer vos propres formats de courriel selon vos besoins à partir de l’option Formats de courriel. Référez-vous à cette section pour de plus amples informations. Notez aussi que cette option sera désactivée lorsque vous sélectionnerez l’action Afficher un message à l’écran dans la section précédente. En effet, aucun format de courriel n'est requis pour afficher un message à l'écran. Destinataires : Cette liste déroulante devient active seulement si l’action que vous avez instaurée dans la section Je désire… est destinée aux techniciens. Vous avez la possibilité de sélectionner vos différents destinataires de quatre façons :

1- Technicien du prochain rendez-vous 2- Tous les techniciens du bon de travail


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3- Techniciens/Groupes spécifiques 4- Technicien responsable

Lorsque vous sélectionnez le troisième item de cette liste, soit Techniciens/Groupes spécifiques, alors le bouton marqué d’un "+" devient actif. En cliquant sur ce bouton, une fenêtre vous permet d’assigner des techniciens ou des groupes de techniciens comme étant les destinataires. Par exemple, pour assigner un technicien et/ou un groupe, positionnez-vous sur le technicien désiré dans la colonne de gauche et cliquez sur le bouton >>. Sélectionnez ainsi tous les techniciens ou groupes que vous désirez assigner comme les destinataires du courriel ou du courriel SMS. Pour enlever un technicien, positionnez-vous sur le technicien désiré dans la colonne de droite et cliquez sur le bouton <<. Actif / Inactif : Vous pouvez rendre actif ou inactif un événement, en cochant le bouton radio respectif. Ainsi, si vous choisissez de rendre inactif un événement, aucune action ne sera enclenchée pour cet événement. Il sera alors indiqué par la couleur rouge dans la liste.


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Alertes Cette option est surtout utile pour alerter vos techniciens lorsqu’un bon de travail demeure inchangé depuis un certain temps. Ceci peut aider à prévenir l’oubli de certains bons de travail. Ces alertes seront reçues soit par courriel (Techniciens/Clients), soit par courriel SMS (Techniciens), ou bien directement à l’écran (Techniciens). Tel que mentionné précédemment, un programme appelé Service Windows de NewWayService (service Windows) est inclus avec NewWayService 4 et fera le travail des envois de courriels pour vous. Rappelons que ce service a été spécifiquement conçu pour automatiser certaines tâches dont l'envoi de courriels automatisés lorsqu'une alerte, préalablement configurée dans ce module, survient. Pour de plus amples informations concernant ce service et sur son installation, référez-vous aux sections suivantes : Configuration | Paramètres | Généraux | Onglet: Service Windows et Service Windows de NewWayService. Veuillez noter que le service Windows ne s'occupe pas de la gestion des alertes de type Message à l'écran. NewWayService s'occupe directement d'afficher les messages à l'écran. Ainsi, NewWayService doit être en exécution sur le poste du technicien pour que celui-ci reçoive des messages à l'écran. Pour accéder à cette option, cliquez sur le menu Configuration du menu principal de NewWayService et sélectionnez Alertes.

Description des champs Saisissez le temps qu’un bon de travail doit rester inchangé pour que NewWayService envoie une alerte. Saisissez le type, le statut ainsi que la priorité si cette alerte ne s’applique pas à tous les bons de travail. Section Je désire… Cette section vous permet de décider quelle action sera prise lorsque surviendra l’alerte. Une action peut être destinée au client et trois autres aux techniciens :


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5- Envoyé un courriel au technicien 6- Envoyé un courriel SMS au technicien 7- Envoyé un courriel au client 8- Afficher un message à l’écran (du technicien)

Pour la dernière option (soit Afficher un message à l'écran) NewWayService doit s'exécuter sur le poste du technicien pour qu'il reçoive le message à l'écran. Formats de courriel : À l’aide de cette liste déroulante, vous pouvez sélectionner le format de courriel qui sera utilisé pour cette alerte. Notez que vous pouvez modifier les formats de courriel existants ou créer vos propres formats de courriel selon vos besoins à partir de l’option Formats de courriel. Référez-vous à cette section pour de plus amples informations. Notez aussi que cette option sera désactivée lorsque vous sélectionnerez l’action Afficher un message à l’écran dans la section précédente. En effet, aucun format de courriel n'est requis pour afficher un message à l'écran. Destinataires : Cette liste déroulante devient active seulement si l’action que vous avez instaurée dans la section Je désire… est destinée aux techniciens. Vous avez la possibilité de sélectionner vos différents destinataires de quatre façons :

Technicien du prochain rendez-vous Tous les techniciens du bon de travail Techniciens/Groupes spécifiques Technicien responsable

Lorsque vous sélectionnez le troisième item de cette liste, soit Techniciens/Groupes spécifiques, le bouton marqué d’un "+" devient actif. En cliquant sur ce bouton, une fenêtre vous permet d’assigner des techniciens ou des groupes de techniciens comme étant les destinataires. Par exemple, pour assigner un technicien et/ou un groupe, positionnez-vous sur le technicien désiré dans la colonne de gauche et cliquez sur le bouton >>. Sélectionnez ainsi tous les techniciens ou groupes que vous désirez assigner comme les destinataires du courriel ou du courriel SMS. Pour enlever un technicien, positionnez-vous sur le technicien désiré dans la colonne de droite et cliquez sur le bouton <<. Actif / Inactif : Vous pouvez rendre actif ou inactif une alerte, en cochant le bouton radio respectif. Ainsi, si vous choisissez de rendre inactif une alerte, aucune action ne sera enclenchée pour cette alerte. Elle sera alors indiquée par la couleur rouge dans la liste. Date d’éligibilité : Les alertes ne seront déclenchées que pour les bons de travail modifiés ou créés après la date saisie dans ce champ.


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Autres options et utilitaires Les rapports De nombreux rapports sont inclus avec NewWayService. De plus, à l’aide du puissant générateur de rapports aussi inclus avec NewWayService, vous pouvez modifier les rapports existants ou créer de nouveaux rapports. Référez-vous au document Générateur de rapports pour NewWayService 4 pour plus d’informations sur la modification et/ou création de rapports ou formulaires personnalisés.

Les rapports qui sont déjà inclus avec NewWayService 4 sont divisés en six différentes branches que voici: - Liste bons de travail - Listes générales - Rapports de temps - Rapports de ventes / facturation - Statistiques Bien qu’il soit impossible de décrire tous les rapports ou possibilités de rapport, voici leur contenu en bref: Liste bons de travail Cette branche contient des rapports qui servent à imprimer les bons de travail. Listes générales Cette branche contient plusieurs rapports généraux comme par exemple des listes de clients, produits, etc. Rapports de temps Cette branche contient plusieurs rapports de temps, sommaires ou détaillés.


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Rapports de ventes / facturation Cette branche contient plusieurs rapports contenant des informations de facturation, sommaires ou détaillées. Statistiques Cette branche contient plusieurs rapports qui donnent différentes statistiques se rapportant aux bons de travail. Comment visualiser et imprimer un rapport: À partir du menu Rapports, sélectionnez le rapport désiré. Si le rapport contient des critères, ils vous seront demandés. Cliquez ensuite sur le bouton OK pour le faire afficher à l’écran. Vous pouvez agrandir les rapports à l’écran en cliquant sur un des trois boutons d’affichage situés à gauche dans la barre d’outils de la fenêtre d’aperçu avant impression. Si votre rapport comprend plusieurs pages, vous pouvez en visualiser les pages suivantes en cliquant sur les flèches situées au centre de la barre d’outils de la fenêtre d’aperçu avant impression. Pour imprimer le rapport, cliquez sur le bouton Imprimer pour afficher la boîte de dialogue des propriétés d’impression. Notez que tous les rapports peuvent également être imprimés dans un fichier. Les formats de fichier disponibles sont : PDF (Adobe Acrobat), HTML, RTF, XLS (Excel), GIF, JPEG, BMP, EMF, WMF ainsi que les fichiers texte structurés et texte en mode émulation de rapports. Référez-vous au document Générateur de rapports pour NewWayService 4 pour plus d’informations. Pour envoyer un rapport par courriel, cliquez sur le bouton Courriel et votre rapport sera automatiquement converti en format de fichier PDF puis automatiquement ajouté en pièce jointe dans un nouveau courriel dans votre logiciel de courrier électronique par défaut.


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Pour fermer le rapport, cliquez sur le bouton Fermer situé à droite dans la barre d’outils de la fenêtre d’aperçu avant impression. Utilitaire de réinstallation des rapports originaux: Un utilitaire appelé Utilitaire de réinstallation des rapports originaux est inclus avec NewWayService. Pour exécuter cet utilitaire, à partir du bouton Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes | NewWayService 4 | Utilitaire de réinstallation des rapports. Cet utilitaire sert à réinstaller les rapports normalement inclus avec NewWayService 4. Par exemple, si vous avez modifié certains rapports à l’aide du générateur de rapports et que vous n'en avez pas gardé de copie, vous pouvez restaurer les rapports originaux de NewWayService 4 en exécutant cet utilitaire. Cet utilitaire est également utile pour réinstaller les rapports avec un autre format de papier. En effet, par défaut, tous les rapports inclus avec NewWayService sont sur format de papier Lettre. Vous pourriez exécuter cet utilitaire pour réinstaller tous les rapports avec le format de papier A4 ou vice versa.


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Fournisseurs Ce module vous permet de gérer la liste de vos fournisseurs. Lorsque vous faites des ajustements d’inventaire sur les pièces de rechange (par exemple lorsque vous achetez et recevez de nouvelles pièces de rechange), vous devez spécifier un fournisseur. Pour accéder à cette option, cliquez sur le menu Options du menu principal de NewWayService et sélectionnez Fournisseurs. Zones Ce module vous permet de regrouper vos clients selon certaines zones géographiques ou logiques. Par la suite, des techniciens peuvent être assignés à une ou plusieurs de ces zones, selon leurs préférences ou leurs spécialités. Pour accéder à cette option, cliquez sur le menu Options du menu principal de NewWayService et sélectionnez Zones. Catégories (Clients, produits, pièces de rechange, techniciens, articles) Ce module vous permet de créer des catégories qui serviront par la suite à regrouper vos clients, produits, pièces de rechange, techniciens ou articles. Bien que les catégories soient surtout utilisées pour regrouper de l’information lors de l’impression de rapports, il vous est également possible d'assigner une catégorie de produits comme spécialité à un technicien. Pour accéder à cette option, cliquez sur le menu Options du menu principal de NewWayService, sélectionnez Catégories et choisissez le module désiré, soit Clients, Produits, Pièces de rechange, Techniciens ou Articles. Types de bon de travail Ce module vous permet de créer et mettre à jour la liste des types de bon de travail. Ces types serviront lors de la saisie de bons de travail et/ou tâches prédéfinies. Vous pourrez également trier la liste des bons de travail par type, si désiré. Pour accéder à cette option, cliquez sur le menu Options du menu principal de NewWayService et sélectionnez Types de bon de travail. Tâches prédéfinies Ce module sert à définir une liste de tâches que vous devez utiliser fréquemment lors de l’ajout de bons de travail. Par exemple, si vous créez plusieurs bons de travail pour effectuer de la maintenance sur un équipement quelconque, au lieu de saisir à chaque fois la même description des travaux à effectuer, la même durée prévue, ainsi que le même type de bon de travail, vous pouvez créer une tâche qui contient déjà toutes ces informations. Lors de l’ajout ou modification de bons de travail, vous pourrez alors sélectionner une ou des tâches que vous avez prédéfinies dans ce module. Ces informations seront automatiquement copiées dans les champs respectifs du bon de travail. L’objectif de ce module est de vous permettre d’optimiser le temps de saisie des travaux à exécuter sur vos bons de travail. Pour accéder à cette option, cliquez sur le menu Options du menu principal de NewWayService et


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sélectionnez Tâches prédéfinies. Congés et jours fériés Ce module vous permet de définir les journées de congé ou les jours fériés pour vos techniciens ou groupes de techniciens. Par exemple, vous pouvez définir les semaines de vacances de vos techniciens, les congés statuaires, etc. Lors de la saisie d'un bon de travail, les congés et jours fériés sont affichés d'une couleur différente dans le calendrier des rendez-vous des techniciens afin de faciliter la planification de vos rendez-vous. Pour accéder à cette option, cliquez sur le menu Options du menu principal de NewWayService et sélectionnez Congés / Jours fériés. Taux de service Ce module sert à maintenir les taux horaires pour les différents services que vous offrez. Par exemple, le taux horaire pour le service durant les heures normales d'ouverture de votre entreprise pourrait être de 75,00$/heure alors que le taux horaire pour le service pendant la fin de semaine pourrait être de 95,00$/heure. Les taux horaires créés dans cette option serviront ultérieurement dans les actions des bons de travail. Pour accéder à cette option, cliquez sur le menu Options du menu principal de NewWayService et sélectionnez Taux de service. En plus des taux de service standards que vous déterminerez dans ce module, chaque client peut avoir des taux spécifiques pour ces mêmes services. Pour de plus amples détails concernant cette option, référez-vous à la section Clients. Formats de courriel En plus de vous offrir la possibilité d’envoyer vos bons de travail par courriel ou courriel SMS, NewWayService vous offre la possibilité d'en personnaliser l’apparence, en modifiant les formats de courriel existants ou en créant vos propres formats de courriel. Pour accéder à cette option, cliquez sur le menu Configuration du menu principal de NewWayService et sélectionnez Formats de courriel.


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Description des champs et autres informations Description : Saisissez une description pour votre format de courriel, d'un maximum de 50 caractères alphanumériques. Format : Votre format de courriel peut être de type Texte ou HTLM. Sélectionnez le format désiré. Type : Vous avez la possibilité de créer des formats de courriel pour l’envoi de bons de travail à des techniciens ou à des clients. Sélectionnez le type désiré. Lors de l’envoi d’un bon de travail par courriel, si votre format est de type Technicien, il sera disponible dans la liste des formats de courriel des techniciens. Si votre format est de type Client, il sera disponible dans la liste des formats de courriel des clients. De plus, grâce à l’option SMS, il est maintenant possible de créer des formats de courriel pour les types d’appareils acceptant la messagerie texte. Vous pourrez ainsi faire parvenir vos bons de travail directement sur les téléphones cellulaires de vos techniciens. Notez cependant que lorsque vous sélectionnez cette option, les options Format et Options sont désactivées. En effet, un format de courriel de type SMS est toujours au format texte et ne peut contenir de pièce jointe. Options : Lorsqu’un bon de travail est envoyé par courriel, différentes options s'offrent à vous. Le bon de travail peut se retrouver uniquement dans le corps du courriel, uniquement comme pièce jointe ou les deux. Sélectionnez l’option selon vos besoins. Ordre de traitement des sections : Cette boîte affiche l’ordre d’affichage des sections d'informations dans votre bon de travail. Par exemple, si la section Rendez-vous est au dessus de la section Produits, les informations des rendez-vous seront affichées avant les informations des produits. Vous pouvez décider de l’ordre d’affichage des informations qui composeront le corps de votre courriel, en sélectionnant une section dans cette boîte et en la déplaçant (glisser/déplacer) au dessus ou en dessous d’une autre. Sujet et onglets Bon de travail, Rendez-vous, Produits, Actions, Service, Pièces, Documents, Sommaire: Ces champs constituent les informations qui seront inscrites dans le courriel. Saisissez dans ces champs le texte que vous désirez voir s’afficher dans votre courriel. Pour insérer les informations du bon de travail,


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déplacez des champs (glisser/déplacer) dans ces sections à partir de la liste Champs disponibles à droite. Lors de l’envoi d’un bon de travail par courriel, les champs que vous avez déplacés dans ces sections seront automatiquement remplacés par la valeur de ce champ. Par exemple, si vous ajoutez le champ Nom du contact (le champ pour le nom du contact est <NWS_WOR_WORCUSCON>) dans une section, le champ Nom du contact sera remplacé par le nom du contact du bon de travail que vous envoyez par courriel. Par exemple, si votre section contient la phrase suivante Bonjour <NWS_WOR_WORCUSCON>, et que dans le bon de travail que vous envoyez par courriel, le nom du contact est John Doe, le résultat final sera Bonjour John Doe. Si votre format de courriel est de type HTML, vous pouvez même saisir des balises HTML dans ces sections. Par exemple, vous pouvez formater votre texte en changeant de police, de couleur, de taille, insérer des tableaux, etc. Onglet Bon de travail Le texte de cette section sera toujours imprimé au début du courriel. Onglet Rendez-vous Le texte de cette section sera imprimé autant de fois qu’il y a de rendez-vous dans le bon de travail. Par exemple, si votre bon de travail comporte trois rendez-vous et que lors de l’envoi de votre bon de travail, vous sélectionnez les trois rendez-vous, cette section sera imprimée trois fois avec les informations de chaque rendez-vous que vous aurez décidé d’inclure dans cette section. Par exemple, si dans cette section vous inscrivez le texte suivant : Date de rendez-vous: <NWS_WORAPP_WORAPPDAT>, vous pourriez obtenir ce résultat : Date de rendez-vous : 21-05-2003 Date de rendez-vous : 22-05-2003 Date de rendez-vous : 07-06-2003 Onglet Produits Le texte de cette section sera imprimé autant de fois qu’il y a de produits/numéros de série dans le bon de travail. Par exemple, si votre bon de travail comporte deux produits, cette section sera imprimée deux fois, avec les informations de chaque produit que vous aurez décidé d’inclure dans cette section. Onglet Actions Le texte de cette section sera imprimé autant de fois qu’il y a d’actions dans le bon de travail. Par exemple, si votre bon de travail comporte 5 actions, cette section sera imprimée cinq fois, avec les informations de chaque action que vous aurez décidé d’inclure dans cette section. Onglet Service Le texte de cette section sera imprimé autant de fois qu’il y a de taux de service dont le nombre d’heures est différent de 0. Cette section fonctionne exactement comme la section "Pièces" ci-dessous. Onglet Pièces Le texte de cette section sera imprimé autant de fois qu’il y a de pièces dans une action. Par exemple, si votre bon de travail comporte deux pièces pour une action précise, cette section sera imprimée deux fois avec les informations de chaque pièce que vous aurez décidé d’inclure dans cette section. Notez que cette section est toujours imprimée après chaque action. Exemple: Vous avez 2 actions dans un bon de travail. L'action 1 contient deux pièces. L'action 2 contient 5 pièces. Alors:


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La section Actions sera imprimée une première fois pour l'action 1. La section Pièces sera imprimée 2 fois (parce que cette action contient 2 pièces) La section Actions sera imprimée de nouveau pour l'action 2 La section Pièces sera imprimée 5 fois (parce que cette action contient 5 pièces) Onglet Document: Le texte de cette section sera imprimé autant de fois qu’il y a de documents liés au bon de travail. Par exemple, si votre bon de travail comporte deux documents, cette section sera imprimée deux fois avec les informations de chaque document que vous aurez décidé d’inclure dans cette section. Onglet Sommaire : Le texte de cette section sera toujours imprimé à la fin du courriel. Périodes Bien que cela soit optionnel, des périodes peuvent être saisies dans NewWayService via l’option Périodes. Les périodes servent surtout à l’impression de rapports groupés par période. Pour ajouter une nouvelle période, cliquez sur le bouton Ajouter et saisissez l’information dans les différents champs. Notez que le champ date de début ne sera disponible que lorsque vous ajouterez la première période dans le logiciel. Pour les périodes subséquentes, ce champ sera automatiquement égal à la date de fin de la période précédente plus 1 jour et ne pourra être modifié. Pour modifier une période, sélectionnez la période à modifier, cliquez sur le bouton Modifier et apportez les corrections désirées. Notez qu’il vous sera impossible de modifier les dates d’une période à l’exception de la date de fin de la dernière période saisie. Pour pouvoir modifier les dates des périodes précédant la dernière période saisie, vous devez d’abord effacer les périodes en ordre chronologique puis les recréer de nouveau. Pour effacer une période, sélectionnez la période à effacer, cliquez sur le bouton Effacer et répondez Oui à la confirmation demandée. Notez que les périodes doivent êtres effacées en ordre chronologique de la plus récente vers les plus anciennes. Description des champs Date de début: Sélectionnez la date de début de la période. Ce champ ne sera disponible que lorsque vous ajouterez la première période dans le logiciel. Pour les périodes subséquentes, ce champ sera automatiquement égal à la date de fin de la période précédente plus 1 jour et ne pourra être modifié. Date de fin: Sélectionnez la date de fin de la période. Description: Saisissez une description pour votre période. Par exemple Janvier 2005. Année et période fiscale: Saisissez l’année et la période fiscale de votre période.


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Paramètres généraux Cette option sert à la personnalisation de NewWayService. Dans cette option, vous pouvez déterminer quelles seront certaines valeurs par défaut, indiquer les paramètres de taxes, définir des étiquettes pour les onglets des champs personnalisés, définir les accès Web pour vos clients, les couleurs, etc. Pour accéder à cette option, cliquez sur le menu Configuration de la fenêtre principale de NewWayService et sélectionnez Paramètres… | Généraux….

Onglet Bon de travail Premier jour de la semaine: La notion du premier jour de la semaine est principalement utilisée lors de l’impression de rapports groupés par semaine. Sélectionnez le premier jour de votre semaine. Prochain # bon de travail: À chaque fois que vous créez un nouveau bon de travail, NewWayService lui attribue automatiquement un numéro unique. Vous pouvez décider à partir de ce champ quel sera le prochain numéro du prochain bon de travail créé. Si vous saisissez un numéro qui est déjà utilisé, le logiciel vous l’indiquera. Client: Après avoir créé une liste de clients, vous pouvez choisir quel sera le client qui sera inséré par défaut lors de l’ajout de nouveaux bons de travail. Produit: Après avoir créé une liste de produits, vous pouvez choisir quel sera le produit qui sera inséré par défaut lors de l’ajout de nouveaux bons de travail. Type de bon de travail: Après avoir créé une liste de types de bon de travail, vous pouvez choisir quel sera le type de bon de travail qui sera inséré par défaut lors de l’ajout de nouveaux bons de travail. Durée par défaut: Saisissez la durée par défaut que vous désirez voir s'afficher dans le champ Durée prévue lors de l’ajout de nouveaux bons de travail.


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Autre honoraires (Service) et (Pièces) Vous pouvez décider de la description (étiquette) des champs Autres honoraires (Service) et Autres honoraires (Pièce). Vous retrouverez ces champs dans l'onglet Actions lorsque vous modifiez un bon de travail. Lors de l'ajout d'une action…: Lors de l'ajout d'une action dans un bon de travail, vous pouvez indiquer à NewWayService de toujours copier la durée de l’action dans un taux de service spécifique. Pour ce faire, cochez cette case et sélectionnez dans la liste déroulante le taux de service par défaut que vous désirez utiliser. De plus, vous pouvez également indiqué de copier la durée dans un taux de service différent si le produit est sous garantie ou sous contrat de service. Sous cette section, vous pouvez également indiquer d’autres options selon si le produit est sous garantie ou sous contrat de service. Statuts #1 à #10 et Priorités #1 à #4: Vous pouvez décider de la description des statuts et des priorités des bons de travail disponibles dans NewWayService ainsi que leurs couleurs (onglet Couleurs). Ces paramètres rendent le logiciel plus polyvalent. Il est recommandé de les configurer avant de commencer à utiliser le logiciel. Onglet Taxes Étiquette taxe #1 et #2: Saisissez l'étiquette de votre(vos) taxe(s). Par exemple, pour le Québec, saisissez TPS et TVQ. Pour la France, saisissez TVA, etc. Taxes (Service) et Taxes (pièces): Saisissez le(s) taux de taxe(s) applicable(s) sur le service et les pièces. Calcul de la taxe #2: Si vous devez calculer deux taxes, cochez de quelle façon la deuxième taxe sera calculée. Par exemple, au Québec, la deuxième taxe (TVQ) doit être multipliée par le sous-total additionné du montant de la taxe #1 (TPS). Onglet Champs personnalisés Des champs personnalisés peuvent être définis dans la plupart des modules de NewWayService. Les champs personnalisés définis pour un module se retrouvent toujours dans la section Champs personnalisés de ce module. La section Champs personnalisés de chaque module peut être divisée en six onglets. Chaque champ personnalisé défini peut être associé à un onglet spécifique du module en question. Cette option-ci sert à définir le titre des onglets contenus dans l’onglet Champs personnalisés de chacun des modules. Par exemple, inscrivez Autres informations dans la section Onglet #1 de l’onglet Techniciens. Si par la suite vous définissez un champ personnalisé pour le module Techniciens, et que vous associez votre champ personnalisé à l’onglet Autres informations, automatiquement lorsque vous ajouterez et/ou modifierez un technicien, vous retrouverez votre champ personnalisé dans l’onglet Autres informations de la section Champs personnalisés. Onglet Couleurs Sélectionnez de quelle couleur seront affichés les bons de travail selon leur statut. Pour modifier une


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couleur, cliquez sur celle-ci et sélectionnez une nouvelle couleur dans la palette. Cliquez sur OK pour confirmer votre choix. Onglet Formulaires NewWayService vous offre la possibilité de choisir quel sera le formulaire par défaut qui sera automatiquement sélectionné lors de l’impression de bons de travail (copie technicien et copie client), de l’impression d’articles ou l’impression de fiches comme par exemple la fiche d’un client ou d’un produit. Vous pouvez également déterminer quel sera le format de courriel par défaut qui sera automatiquement sélectionné lors de l’envoi de bons de travail par courriel à vos clients et/ou techniciens. Onglet Informations sur votre entreprise Saisissez dans les champs correspondants, les informations sur votre entreprise. Les formulaires de NewWayService 4 utilisent déjà ces informations. Vous pouvez également insérer votre logo d’entreprise (en format JPEG) qui sera automatiquement imprimé sur les formulaires qui impriment un logo. Vous pouvez utiliser ces informations lors de la personnalisation de rapports, formulaires ou formats de courriel. Onglet Courrier électronique Les paramètres d’envoi de courriels dans cette section servent uniquement lorsque vous n’utilisez pas le service Windows de NewWayService. Référez-vous à la section Envoi de courriels pour plus d’informations. Nom du serveur: Saisissez le nom ou l’adresse IP de votre serveur de courrier sortant (SMTP). Ex.: mail.mondomaine.com. Ce paramètre est obligatoire pour avoir la possibilité d’envoyer des bons de travail par courrier électronique. Demandez à votre administrateur de réseau ou votre fournisseur Internet l’adresse ou le nom de votre serveur de courrier sortant si vous le connaissez pas. Port: Saisissez le numéro du port SMTP de votre serveur de courrier sortant. La valeur par défaut est 25 et cette valeur est valide pour la plupart des serveurs de courrier sortant. Ne modifiez cette valeur que si votre fournisseur de service Internet ou l’administrateur de votre serveur de courrier vous en avise. Si votre serveur requiert une connexion sécurisée, cochez la case à cet effet. Nom d'usager (*Optionnel) : Certains serveurs de courrier sortant exigent une authentification pour l’envoi de courrier électronique. Si c’est votre cas, saisissez le nom d’usager qui vous identifiera sur le serveur de courrier sortant de votre fournisseur de service Internet. Mot de passe (*Optionnel): Si vous devez saisir un nom d’usager pour vous identifier sur le serveur de courrier sortant, saisissez le mot de passe correspondant. Onglet Sécurité Gestion de la sécurité La sécurité dans NewWayService est optionnelle. Lors de l’installation initiale du logiciel, elle n’est pas activée. En cochant cette case, NewWayService active la sécurité pour tous les usagers. Avant d’activer la


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sécurité, assurez-vous de connaître le mot de passe du technicien Administrateur. Le technicien Administrateur est celui qui a tous les droits dans le logiciel NewWayService. Vous pouvez aussi attribuer les droits d’administrateur à d’autres techniciens si vous le désirez. Lors de l’installation initiale de NewWayService, le mot de passe du technicien Administrateur est OROLOGIC. Si vous désirez activer la sécurité de NewWayService, avant de le faire, nous vous conseillons de changer le mot de passe par défaut du technicien Administrateur pour un mot de passe de votre choix pour plus de sécurité. Référez-vous au module Techniciens pour changer le mot de passe du technicien Administrateur. Pour activer la sécurité, sélectionnez l'option Sécurité active et cliquez OK pour sauvegarder les changements. Si vous activez la sécurité, la prochaine fois que vous ou un de vos utilisateurs redémarrerez NewWayService, vous aurez besoin d’un code de technicien et d’un mot de passe valide pour accéder à NewWayService. Le code du technicien Administrateur est ADMIN. Au prochain redémarrage, saisissez ADMIN dans la boîte de saisie Code du technicien ainsi que son mot de passe dans la boîte de saisie Mot de passe pour pouvoir accéder à NewWayService en tant qu’administrateur. Si la sécurité est activée, et que vous désirez la désactiver, accédez à NewWayService avec un code de technicien qui a les droits d’administrateur et décochez la case Gestion de la sécurité. En décochant cette case, tous les utilisateurs pourront accéder à NewWayService directement sans code de technicien et mot de passe. Notez que les techniciens qui accèdent à NewWayService via la version Web doivent obligatoirement toujours saisir le code de technicien et mot de passe, peu importe si la sécurité dans la base de données est activée ou non. Onglet Service Windows Lorsque vous utilisez le Service Windows de NewWayService, celui-ci s’exécute discrètement en arrière-plan sur votre serveur. Ce service prend automatiquement en charge la génération des bons de travail récursifs ainsi que l'envoi des courriels. Consultez la section Service Windows de NewWayService pour plus d'informations sur ce service. Aussi, nous vous suggérons fortement de consulter le guide d'installation de NewWayService 4 pour installer correctement le service et également configurer de façon adéquate la ou les connexions à vos bases de données pour indiquer au service qu'il doit accéder à la ou les bases de données spécifiées. Si vous indiquez ici (en cochant la case à cocher) que la base de données sera prise en charge par le service Windows de NewWayService, notez que ceci désactive les paramètres de l’onglet Courrier électronique et que ce sont les paramètres saisis dans cet onglet qui seront utilisés pour l’envoi de courriel. Référez-vous à la section Envoi de courriels pour plus d’informations. Nom du serveur (SMTP): Saisissez le nom ou l’adresse IP de votre serveur de courrier sortant (SMTP). Ex.: mail.mondomaine.com. Ce paramètre est obligatoire pour avoir la possibilité d’envoyer des bons de travail par courrier électronique. Demandez à votre administrateur de réseau ou votre fournisseur Internet l’adresse ou le nom de votre serveur de courrier sortant si vous ne le connaissez pas. Port: Saisissez le numéro du port SMTP de votre serveur de courrier sortant. La valeur par défaut est 25 et cette valeur est valide pour la plupart des serveurs de courrier sortant. Ne modifiez cette valeur que si votre fournisseur de service Internet ou l’administrateur de votre serveur de courrier vous en avise. Si votre serveur requiert une connexion sécurisée, cochez la case à cet effet.


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Nom d'usager (*Optionnel) : Certains serveurs de courrier sortant exigent une authentification pour l’envoi de courrier électronique. Si c’est votre cas, saisissez le nom d’usager qui vous identifiera sur le serveur de courrier sortant de votre fournisseur de service Internet. Mot de passe (*Optionnel): Si vous devez saisir un nom d’usager pour vous identifier sur le serveur de courrier sortant, saisissez le mot de passe correspondant. Nom de l’expéditeur / Adresse de l’expéditeur: Vous devez saisir le nom de l’expéditeur et l’adresse de courriel de celui-ci dans les champs respectifs. Ces informations permettront à votre(vos) destinataire(s) de connaître la provenance du courriel reçu. Mode test + Adresse: Lorsque vous cochez la case Mode test, tous les courriels générés par le service (comme par exemple des courriels de rappel ou d'événements) seront envoyés uniquement à l’adresse que vous saisirez dans le champ Adresse. Ces courriels ne seront pas envoyés au client ni au technicien. Ceci est particulièrement utile lorsque vous désirez faire des tests. Notez que si le courriel n'a pas été généré par le service (par exemple un bon de travail que vous envoyez manuellement par courriel à un de vos clients) celui-ci sera envoyé au client et ne sera pas envoyé à l'adresse de courriel indiquée dans la section Mode test. Onglet Serveur Web Cet onglet vous permet d'activer certaines options de l’interface web de NewWayService. Vous pouvez déterminer ici si vos clients pourront créer de nouveaux bons de travail et/ou consulter leurs bons de travail existants via l’interface Web. Consultez la section Version Web de NewWayService pour plus d'informations. Sous-onglet Client – Accès technicien Lorsque les techniciens accèdent à l’interface web pour consulter, modifier ou imprimer les bons de travail, par défaut, ils ne voient que leurs rendez-vous. Vous pouvez indiquer ici que les techniciens peuvent voir tous les rendez-vous de tous les techniciens dans la liste à l’écran. Sous-onglet Client – Ajout d’un bon de travail En cochant la case Permettre aux clients de saisir un bon de travail via le Web, vous leur permettez de saisir leurs propres bons de travail. Plusieurs options vous sont offertes sous cet onglet afin d’ajuster l’interface pour vos clients. Section : Produits / Numéros de série Saisie du produit Vous pouvez permettre ou non à vos client de sélectionner un produit pour leurs demandes de service. Si vous désirez le permettre, vous pouvez offrir le choix à partir de la liste de tous vos produits disponibles (produits actifs) ou seulement à partir de la liste des produits marqués Web dans le module Produits. Si toutefois vous décidez de ne pas donner ce choix à vos clients, vous devez déterminer un produit par défaut dans le champ approprié. Cliquez sur le bouton à droite du champ pour visualiser la liste de vos produits.


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Saisie du numéro de série: Vous pouvez indiquer ici si vous désirez donner la possibilité à votre client de saisir un numéro de série. Section : Technicien / Client Saisie du technicien Vous pouvez permettre ou non à vos client de sélectionner un technicien pour leur demande de service. Si vous désirez le permettre, vous pouvez offrir le choix à partir de la liste de tous vos techniciens disponibles (techniciens actifs) ou seulement à partir de la liste des techniciens marqués Web dans le module Techniciens. Si toutefois vous décidez de ne pas donner ce choix à vos clients, vous devez déterminer un technicien par défaut dans le champ approprié. Cliquez sur le bouton à droite du champ pour visualiser la liste de vos techniciens. Saisie du client : Vous pouvez déterminer si un client par défaut doit être assigné à tous les bons de travail créés via l'interface Web ou bien si le service Web doit rechercher le client dans la base de données, à partir des informations saisies. Cette section sera désactivée si vos clients doivent saisir un code d’utilisateur et un mot de passe pour saisir un bon de travail. Consultez la section Sécurité / Confirmation pour plus d’informations Section : Autres options Valeurs par défaut: Vous pouvez déterminer ici quel type de bon de travail, statut et priorité sera automatiquement associé au nouveau bon de travail. Documents : Vous pouvez indiquer ici si vous désirez permettre à vos clients d’inclure des documents dans leur demande de service. Champs personnalisés à afficher À partir de cette section, vous pouvez déterminer quels champs personnalisés (champs personnalisés du module Bons de travail seulement) seront disponibles lorsque vos clients saisiront leurs demandes de service. Champs obligatoires : Vous pouvez déterminer dans cette section, quels champs doivent être affichés et lesquels sont obligatoires. Section Sécurité / Confirmation Mot de passe : Vous pouvez déterminer ici si vos clients peuvent saisir une demande de service sans avoir à saisir de mot de passe. Si vous désirez qu’ils saisissent un mot de passe, vous pouvez décider si chaque client doit avoir son nom d’utilisateur et mot de passe ou bien si vous désirez qu’il utilisent un nom d’utilisateur et mot de passe global.


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Confirmation de réception : Saisissez dans cette section, le message que vous désirez afficher à vos clients lorsqu'ils terminent la saisie de leur demande de service. Ce message apparaît dans la fenêtre intitulée Confirmation de réception. Ensuite, saisissez l’adresse URL vers laquelle vous désirez que vos clients soient redirigés lorsqu’ils appuieront sur le bouton Retour, lorsqu'ils auront terminé de saisir leur demande de service. Normalement, vous voudrez qu’ils reviennent sur l’une de vos pages de votre site Internet. Assurez-vous de mettre une adresse valide, en suivant ce format: http://www.votredomaine.com/page.html. Sous-onglet Client – Consultation d’un bon de travail En cochant la case Permettre aux clients de consulter un bon de travail via le Web, vous leur permettez de visualiser automatiquement les informations suivantes :

- Le numéro du Bon de travail - Le nom du client (dans le bon de travail) - Le statut - Le numéro de Référence client / PO

De plus, vous pouvez décider d'afficher certaines informations provenant de la section des rendez-vous, des actions ainsi que la description provenant du bon de travail. Vous pouvez également décider si les clients doivent saisir un mot de passe pour consulter leurs bons de travail ou bien si ils doivent saisir le numéro de bon de travail crypté. Paramètres personnels Ces paramètres permettent à vos utilisateurs de choisir entre autres :

- Comment ils veulent effectuer la gestion de leurs rappels des rendez-vous. - Charger ou non les champs mémos au démarrage des différents modules (Ceci peut accélérer

grandement le démarrage du logiciel). - Choisir leur langue de travail (Français ou Anglais). - Lors de l’ajout d’un bon de travail, l'imprimer et/ou l'envoyer à l'adresse de courriel par défaut. - Sauvegarder ou non les modifications d’un rendez-vous fait à partir du calendrier des rendez-

vous. Champs personnalisés Des champs personnalisés peuvent être définis dans la plupart des modules de NewWayService. Ces champs personnalisés servent à saisir et gérer de l’information qui est spécifique à votre entreprise. Par la suite, vous pouvez même vous servir de l’information contenue dans ces champs personnalisés pour créer de nouveaux rapports ou modifier les rapports existants, basés sur ces champs. Exemple: Votre entreprise emploie 3 représentants et vous désirez indiquer pour chacun de vos clients, qui, au sein de votre entreprise, est le représentant responsable de ce client. Vous pourriez définir un nouveau champ personnalisé dans le module Clients qui se nomme Représentant. Ce champ personnalisé peut être de type Bouton radio et contenir les trois choix suivants: Janet B., Jos W. et John D.. Lors de la saisie de vos clients, vous auriez alors un nouveau champ Représentant et vous n'auriez qu'à sélectionner le représentant responsable de ce client. Par la suite, vous pourriez même créer des rapports personnalisés qui vous permettraient de sortir de l'information sur vos clients mais axée sur votre champ personnalisé


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Représentant avec, par exemple, des sous-totaux par représentant.

Chaque module peut avoir un maximum de 12 champs personnalisés dont 2 champs de type alphanumérique (Max. de 50 caractères chacun), 2 champs de type numérique (Nombres entiers ou décimaux), 2 champs de type entier (Nombres entiers seulement), 2 champs de type monétaire, 2 champs de type date, 1 champ de type date et heure et finalement, 1 champ de type mémo (texte). Les champs personnalisés définis pour un module se retrouvent toujours dans la section Champs personnalisés de ce module. La section Champs personnalisés de chaque module est divisée en six onglets. Chaque champ personnalisé défini peut être associé à un onglet spécifique du module en question. Comment définir un champ personnalisé Ces champs étant fixes et déjà créés dans la base de données de NewWayService 4, il n’est pas possible de les effacer ou d’en créer des nouveaux. Sélectionnez le champ que vous désirez définir ou modifier, cliquez sur le bouton Modifier et apportez les modifications désirées. Description des champs Étiquette: Saisissez le nom que vous désirez attribuer à ce champ personnalisé. Le nom attribué dans cette section sera affiché dans le module correspondant. Par exemple Représentant. Actif: Cochez cette case pour activer le champ personnalisé si vous désirez que celui-ci soit affiché dans le module en question. Type d’objet: Il existe 7 types d’objets disponibles pour un champ personnalisé. Sélectionnez le type d’objet approprié soit: Zone d’édition: Ce type d’objet permet de saisir de l’information librement. Une valeur par défaut peut être saisie au besoin. Case à cocher:


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Ce type d’objet permet de faire un choix entre 2 possibilités soit Coché ou Non coché. Vous pouvez définir si la case à cocher est cochée ou non par défaut. Bouton radio: Ce type d’objet permet de faire un choix entre plusieurs possibilités (Ex.: La liste des représentants décrite précédemment). Liste déroulante: Ce type d’objet permet également de faire un choix entre plusieurs possibilités (Ex.: La liste des représentants décrite précédemment). Date: Ce type d'objet permet de sélectionner une date. La date par défaut est la date du jour. Ce type d’objet n’est disponible que pour les champs personnalisés de type Date (Champs personnalisés #9 et #10 de chaque module). Date / heure: Ce type d'objet permet de sélectionner une date et une heure. La date et l'heure par défaut est la date du jour et l'heure actuelle. Ce type d’objet n’est disponible que pour les champs personnalisés de type "Date/Heure" (Champ personnalisé #11 de chaque module). Mémo: Ce type d'objet permet de saisir du texte sur plusieurs lignes. Ce type d’objet n’est disponible que pour les champs personnalisés de type Mémo (Champ personnalisé #12 de chaque module). NOTES: Pour les objets de type Bouton radio et Liste déroulante, vous devez définir la liste des items qui apparaîtront dans la liste de l’objet. Servez-vous des boutons Ajouter un item, Modifier un item et Effacer un item pour saisir la liste des choix. Chaque item saisi doit avoir une valeur correspondante. C’est cette valeur qui sera enregistrée dans le champ personnalisé de la base de données et non la description de l’item. Par exemple: Vous utilisez un champ de type Entier pour la liste de vos représentants, chaque représentant aura sa valeur. (Ex.: Janet aura la valeur 1, Jos aura la valeur 2 et John la valeur 3). Vous pouvez aussi décider de l’ordre d’affichage de la liste des choix à l’aide des boutons Monter et Descendre, ainsi que de l’item sélectionné par défaut en cliquant sur le bouton radio à gauche de l’item désiré. Relié à: NewWayService 4 vous offre la possibilité de relier un champ personnalisé à un autre champ personnalisé. Prenons comme exemple le cas des représentants décrit précédemment. Dans certains cas, il serait peut-être utile d'avoir un champ personnalisé appelé Représentant dans le module Bons de travail. Ainsi, vous pourriez ajouter un nouveau champ personnalisé dans le module Bons de travail qui contiendrait la même liste de représentants que le module Clients. Cette solution fonctionnerait parfaitement mais lorsque vous voudriez ajouter un nouveau représentant à votre liste, vous devriez aller modifier le champ personnalisé Représentant du module Clients ainsi que le champ personnalisé Représentant du module Bons de travail. L’option Relié à vous permet alors de définir un champ personnalisé dans un module mais à partir des informations d’un autre champ personnalisé d’un autre module. Toujours à partir de l’exemple précédent des représentants, au lieu de définir un nouveau champ personnalisé Représentants dans le module Bons de travail, vous n’avez qu’à indiquer à votre champ personnalisé du module Bons de travail de se relier au champs personnalisé Représentant du module Clients. Voici les principaux avantages


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d’utiliser l’option Relié à: - Seule la liste des représentants du champ personnalisé Représentant du module Clients doit être maintenue à jour. - Lors de la saisie d’un nouveau bon de travail, en sélectionnant un client, le représentant de ce client est automatiquement sélectionné dans le champ personnalisé Représentant du bon de travail. Notez qu'un champ personnalisé d’un module ne peut pas nécessairement être relié à n’importe quel autre champ personnalisé des autres modules. Voici les règles à suivre pour pouvoir relier un champ personnalisé à un autre: - Un champ personnalisé relié doit obligatoirement être relié à un champ personnalisé du même type

(Alphanumérique, entier, numérique, etc.). - Un champ personnalisé du module Numéros de série ne peut être relié qu’à un champ personnalisé

du module Clients ou Produits. - Un champ personnalisé du module Bons de travail ne peut être relié qu’à un champ personnalisé

du module Clients. - Un champ personnalisé du module Bons de travail / produits ne peut être relié qu’à un champ

personnalisé du module Produits ou Numéros de série. - Un champ personnalisé du module Bons de travail / Actions ne peut être relié qu’à un champ

personnalisé du module Techniciens. - Un champ personnalisé du module Clients, Produits, Pièces de rechange, Techniciens ou

Articles ne peut être relié à aucun champ personnalisé. Onglet: Sélectionnez dans la liste déroulante l'onglet dans lequel vous désirez voir apparaître ce champ personnalisé. Vous avez la possibilité d'insérer un maximum de 6 onglets dans la section Champs personnalisés de chacun des modules de NewWayService. Vous pouvez changer la description de chaque onglet à partir de l’option Configuration | Paramètres… | Généraux… | Onglet: Champs personnalisés.


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Initialisation de champs personnalisés Cette option sert à enregistrer une valeur par défaut dans un champ personnalisé dans un module où des données sont déjà créées. Prenons comme exemple le module Clients. Vous avez déjà créé 50 clients dans ce module. Vous décidez de définir un champ personnalisé pour ce module de type bouton radio qui aura les valeurs Oui ou Non. Étant donné que lorsque vous avez créé vos 50 clients, ce champ personnalisé n’existait pas, le champ personnalisé de ces 50 clients est automatiquement vide. Pour ne pas avoir à changer manuellement la valeur pour chacun de ces 50 clients, vous pouvez utiliser l’option Initialisation de champs personnalisé qui affectera une valeur par défaut à tous les enregistrements existants du module en question. Changement de mot de passe Pour accéder à cette option, sélectionnez le menu Utilitaires de la fenêtre principale de NewWayService et sélectionnez Changement de votre mot de passe. Cette option permet à l’utilisateur de modifier son mot de passe en tout temps lorsque la sécurité est activée dans NewWayService 4. Description des champs Code de technicien: Ce code ne peut être modifié. Par mesure de sécurité, l’utilisateur ne peut modifier que son propre mot de passe. Si vous désirez modifier le mot de passe d’un autre technicien, vous pouvez le faire à partir du module Techniciens. Notez cependant que vous devez avoir des droits d’administrateur pour pouvoir modifier le mot de passe d’un autre technicien. Mot de passe actuel: Veuillez saisir le mot de passe qui est actuellement en vigueur. Si vous ne vous souvenez plus de votre présent mot de passe, vous ne pourrez pas le modifier. Dans ce cas, veuillez contacter votre administrateur de NewWayService 4 pour qu’il le modifie pour vous. Veuillez prendre note que NewWayService 4 ne fait aucune différence entre les lettres majuscules ou minuscules. Nouveau mot de passe: Saisissez votre nouveau mot de passe. Par mesure de sécurité, nous vous conseillons d’utiliser des lettres et des chiffres et ne jamais utiliser votre propre nom, prénom, date de naissance, etc. comme mot de passe. Vérification: Saisissez de nouveau votre nouveau mot de passe afin d’en vérifier la validité. Cliquez sur le bouton OK pour confirmer la modification. Épuration des bons de travail Pour accéder à cette fonction, cliquez sur le menu Utilitaires de la fenêtre principale de NewWayService et sélectionnez ensuite l’option Épuration des bons de travail. Tel que mentionné dans un autre chapitre, vous pouvez transférer vos bons de travail terminés dans l’historique. Cependant, après une certaine période d’utilisation, vous voudrez peut-être épurer l’historique des bons de travail. Il n’est pas obligatoire d’épurer les bons de travail ou l'historique des bons de travail, mais le fait de les épurer vous permet d’alléger le système et de le rendre plus rapide. Certains utilisateurs voudront épurer après quelques mois, d’autres, seulement après quelques années.


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Vous pouvez choisir d'épurer les bons de travail courants ou encore, uniquement les bons de travail en historique. Cochez ou non la case Épurer les bons de travail en historique seulement, selon votre choix. Vous pouvez épurer les bons de travail par numéro ou par date, selon vos besoins. À partir du bouton radio, sélectionnez le mode d’épuration désiré. Ensuite, si vous avez choisi d’épurer par numéro, saisissez le numéro de bon de travail le plus grand que vous désirez conserver. Les numéros inférieurs à celui que vous avez saisi seront épurés. Si vous avez choisi d’épurer par date, saisissez la date du bon de travail (date de saisie) la plus récente que vous désirez conserver. Les dates plus anciennes à la date saisie seront épurées. Onglet Statuts Par défaut tous les statuts des bons de travail sont sélectionnés dans cet onglet. Ceci indique d’épurer les bons de travail, peu importe leur statut. Si vous désirez épurer les bons de travail qui ont un statut spécifique, ne sélectionnez que les statuts que vous désirez épurer. Par exemple, si vous ne sélectionnez que le statut Annulé, seuls les bons de travail qui ont ce statut et qui rencontrent les conditions spécifiées dans les autres onglets seront épurés. Onglet Priorités Par défaut toutes les priorités des bons de travail sont sélectionnées dans cet onglet. Ceci indique d’épurer les bons de travail, peu importe leur priorité. Si vous désirez épurer les bons de travail qui ont une priorité spécifique, ne sélectionnez que les priorités que vous désirez épurer. Par exemple, si vous ne sélectionnez que la priorité Normal, seuls les bons de travail qui ont cette priorité et qui rencontrent les conditions spécifiées dans les autres onglets seront épurés. Onglet Types de bon de travail Par défaut tous les types de bons de travail sont sélectionnés dans cet onglet. Ceci indique d’épurer les bons de travail, peu importe leur type. Si vous désirez épurer les bons de travail qui ont un type spécifique, ne sélectionnez que les types que vous désirez épurer. Par exemple, si vous ne sélectionnez que le type Maintenance, seuls les bons de travail qui ont ce type et qui rencontrent les conditions spécifiées dans les autres onglets seront épurés. Onglet Clients Par défaut tous les clients sont sélectionnés dans cet onglet. Ceci indique d’épurer les bons de travail, peu importe le client. Si vous désirez épurer les bons de travail qui sont associés à un ou des clients spécifiques, ne sélectionnez que les clients que vous désirez épurer. Par exemple, si vous ne sélectionnez que le client Compagnie XYZ Inc., seuls les bons de travail qui sont associés au client Compagnie XYZ Inc.et qui rencontrent les conditions spécifiées dans les autres onglets seront épurés. Pour démarrer l’épuration, cliquez sur le bouton OK. Une boîte de confirmation vous demande de confirmer votre choix. Cliquez sur Oui pour débuter l’épuration. ATTENTION : Les bons de travail épurés sont effacés de façon permanente. Nous vous conseillons de prendre une copie de sécurité de vos données avant de procéder à une épuration. Épuration des courriels Pour accéder à cette fonction, cliquez sur le menu Utilitaires de la fenêtre principale de NewWayService et sélectionnez ensuite l’option Épuration des courriels.


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Lorsque vous envoyez un bon de travail par courriel ou lorsque le module Événements ou Alertes envoie des courriels, ces courriels sont gardés intégralement dans l’onglet Suivi / Journal dans chaque bon de travail. Si vous le désirez, vous pouvez à partir de cette option, effacer ces courriels pour alléger votre base de données. L’entrée dans l’onglet Suivi / Journal ne sera pas effacée mais si vous cliquez sur le bouton Voir le courriel, le courriel ne sera plus visible.


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Version Web de NewWayService Une version Web de NewWayService est incluse avec le produit. Cette version Web est divisée en trois sections soient Accès technicien, Accès client (Nouveau bon de travail) et Accès client (Consulter un bon de travail).

Toutes les autres options du logiciel pour la gestion des données ainsi que les rapports ne sont disponibles que via le programme standard (version Windows) de NewWayService 4. Avant que vos techniciens ou clients puissent accéder à cette version Web, vous devez l'installer. Pour connaître la façon d’installer l’interface Web de NewWayService 4, veuillez consulter le document Guide d'installation de NewWayService 4. Une fois que vous avez saisi dans votre fureteur Internet, l'adresse de votre serveur où est installée la version Web de NewWayService 4, la page d'accueil de NewWayService 4 version Web s'affiche. Vous devez premièrement sélectionner la section à laquelle vous désirez accéder. Veuillez noter que vous pouvez saisir un paramètre dans l'adresse que vous saisissez dans votre fureteur pour arriver directement à une section précise de la version Web. Par exemple, si l'adresse du serveur où est installée la version Web de NewWayService 4 est http://monserveur.mondomaine.com:8889 saisissez: http://monserveur.mondomaine.com:8889/?section=tec pour accédez directement à la section Accès technicien. http://monserveur.mondomaine.com:8889/?section=addwo pour accédez directement à la section Accès client (Nouveau bon de travail). http://monserveur.mondomaine.com:8889/?section=wostatus pour accédez directement à la section Accès client (Consulter un bon de travail). Veuillez également noter que vous pouvez spécifier un paramètre pour la langue d’affichage. Par exemple, pour accéder la section Accès client (Nouveau bon de travail) en français, vous pourriez saisir ceci : http://monserveur.mondomaine.com:8889/?section=addwo&lang=fr Pour accéder la même section en anglais, vous pourriez saisir ceci : http://monserveur.mondomaine.com:8889/?section=addwo&lang=en


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Pour terminer, vous avez également un paramètre pour consulter directement un bon de travail spécifique. Voici un exemple : http://monserveur.mondomaine.com:8889/?wostatus=Numéro_bon_de_travail_encrypte Voir la section Section Accès client (Consultez un bon de travail) ci-dessous pour plus d’informations sur un numéro de bon de travail crypté. Section Accès technicien Cette section est utilisée par vos techniciens. À partir de cette section, vos techniciens peuvent consulter ou imprimer des bons de travail ou saisir des actions sur ceux-ci. Une fois que vous avez sélectionné cette option, vous devez choisir la base de données à laquelle vous désirez accéder (s’il y a lieu). Sélectionnez également la langue d’affichage désirée et cliquez sur le bouton Se connecter. Saisissez ensuite votre code de technicien, suivi de votre mot de passe. Une fois connecté à votre base de données, vous verrez la liste des rendez-vous auxquels le technicien est attitré, pour la journée, la semaine ou le mois en cours, selon la sélection choisie dans la liste déroulante située à gauche. Vous pouvez également choisir une date de départ via le calendrier à partir de la flèche à droite de cette date. Les deux boutons nommés respectivement ‘Précédent’ et ‘Suivant’ réagiront selon le choix de l’affichage (journée, semaine ou mois). Vous pouvez changer le statut du rendez-vous directement à partir de cette fenêtre, via la liste déroulante respective, sans nécessairement avoir besoin d’entrer dans celui-ci. En cliquant sur le bouton Imprimer, vous pouvez imprimer le bon de travail. Le formulaire sélectionné sera imprimé en format PDF. En cliquant sur n’importe quel hyper lien d’une ligne, vous entrez directement dans le bon de travail. Vous pouvez alors effectuer les différentes actions suivantes: - Changer le statut du bon de travail - Ajouter/Modifier/Effacer des actions - Visualiser les champs personnalisés ainsi que les documents (s’il y a lieu).


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Section Accès client (Nouveau bon de travail) Cette section peut être utilisée par vos clients qui désirent saisir eux-mêmes leurs demandes de service via Internet. Veuillez préalablement configurer cette option à partir du menu Configuration | Paramètres… | Généraux…, onglet Serveur Web | Sous-onglet: Client–Ajout d’un bon de travail. Veuillez noter que lorsqu'un utilisateur accède à cette option, contrairement à la section Accès technicien, l'utilisateur ne peut choisir la base de données à laquelle il désire se connecter. En effet, cette option se connecte automatiquement à la base de données qui a préalablement été indiquée comme connexion par défaut dans le gestionnaire de connexions de NewWayService 4. Consultez la section Gestionnaire de connexions dans le document Guide d'installation de NewWayService 4 pour plus d'informations. Section Accès client (Consultez un bon de travail) Cette section peut être utilisée par vos clients qui désirent consulter et visualiser l’évolution (statut) de leurs bons de travail via Internet. Veuillez préalablement configurer cette option à partir du menu Configuration | Paramètres… | Généraux…, onglet Serveur Web | Client–Consultation d’un bon de travail. Veuillez noter que lorsqu'un utilisateur accède à cette option, contrairement à la section Accès technicien, l'utilisateur ne peut choisir la base de données à laquelle il désire se connecter. En effet, cette option se connecte automatiquement à la base de données qui a préalablement été indiquée comme connexion par défaut dans le gestionnaire de connexions de NewWayService 4. Consultez la section Gestionnaire de connexions dans le document Guide d'installation de NewWayService 4 pour plus d'informations.


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Veuillez également noter qu'à partir de cette option, un client ne peut pas simplement saisir un numéro d'un bon de travail pour en consulter le contenu. Ce ceci ne serait pas sécuritaire. Deux méthodes sont disponibles pour qu’un client puisse voir le statut de ses bons de travail. Premièrement, vous pouvez faire parvenir le numéro de bon de travail crypté à votre client (habituellement par courriel) que le client n’aura qu’à coller dans le champ puis cliquer sur le bouton Afficher pour voir le statut du bon de travail. Pour obtenir le numéro de bon de travail crypté, allez dans le bon de travail, sélectionnez l’onglet Suivi / Journal et cliquez sur le bouton Copier dans le presse-papier. Ensuite, vous n’avez qu’à coller le numéro de bon de travail crypté dans un courriel que vous pouvez faire parvenir à votre client. Notez que vous pouvez faire parvenir automatiquement à votre client un numéro de bon de travail crypté comme par exemple à l’aide du module Événements. En effet, vous pourriez avoir un format de courriel qui affiche le numéro de bon de travail crypté (variable <NWS_WOR_WORCODWEB>) et le courriel pourrait être envoyé à votre client lorsque par exemple le bon de travail obtient un certain statut. Vous pourriez par exemple avoir la ligne suivante dans un format de courriel : <a href="http://monserveur.mondomaine.com:8889/?wostatus=<NWS_WOR_WORCODWEB> ">Bon de travail</a> Donc, lorsque votre client recevra ce courriel, il n’aura qu’à cliquer sur l’hyper lien pour consulter le statut de son bon de travail. Référez-vous aux sections Événements et Formats de courriel pour plus d’informations. Consultez également le format de courriel Client / HTML Modèle Statut Web (Info Niveau 1) comme exemple. La deuxième méthode est que le client saisisse son nom d’utilisateur et son mot de passe (préalablement définis dans la fiche client) pour voir le statut des ses bons de travail. Personnalisation de l’interface web Fichier NWSWEB.INI Un fichier de paramètres appelé NWSWEB.INI est éditable pour vous permettre de modifier certains paramètres de l’interface web. Pour modifier ces paramètres, modifiez le fichier NWSWEB.INI situé dans le dossier d'installation (habituellement C:\Program Files\OroLogic\NewWayService4) de NewWayService 4 sur le serveur où l'ordinateur sur lequel le service web s'exécute. Éditez ce fichier avec un éditeur de texte puis changez les paramètres désirés. Sauvegardez ensuite vos changements puis arrêtez et redémarrez le service web pour que les nouveaux paramètres soient pris en considération. Consultez les sections Cacher des boutons de la page principale et Changer les couleurs ci-dessous pour plus d’informations. Cacher des boutons de la page principale Par défaut, lorsque vous accédez à l’interface web de NewWayService, il y a trois boutons: Accès technicien, Accès client (Nouveau bon de travail) et Accès client (Consultez un bon de travail). Si vous le désirez, vous pouvez cacher certains de ces boutons. Pour cacher le bouton Accès technicien, changez la ligne DisplayTechnicianAccessButton= dans le fichier NWSWEB.INI et saisissez 0 au lieu de 1.


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Pour cacher le bouton Accès client (Nouveau bon de travail), changez la ligne DisplayCustomerAccessNewWorkOrderButton= dans le fichier NWSWEB.INI et saisissez 0 au lieu de 1. Pour cacher le bouton Accès client (Consultez un bon de travail), changez la ligne DisplayCustomerAccessConsultWorkOrderButton= dans le fichier NWSWEB.INI et saisissez 0 au lieu de 1. Consultez la section Fichier NWSWEB.INI ci-dessus pour plus d’informations sur la modification de ce fichier. Changer les couleurs Il vous est possible de changer les couleurs par défaut de la page principale de l’interface web ainsi que des sections Accès client (Nouveau bon de travail) et Accès client (Consultez un bon de travail). Il vous est également possible de modifier le police utilisée. Pour procéder à ces changements, modifiez les lignes HEADERCOLOR, HEADERFONTCOLOR, SUBHEADERCOLOR, SUBHEADERFONTCOLOR, FONTNAME, DARKGRIDCOLOR et LIGHTGRIDCOLOR dans le fichier NWSWEB.INI. Notez qu’il faut enlever le caractère ; avant la ligne pour indiquer à l’interface web de prendre vos changements en considération. Consultez la section Fichier NWSWEB.INI ci-dessus pour plus d’informations sur la modification de ce fichier. Personnaliser certaines pages Il vous est également possible de modifier la page principale de l’interface web ainsi que les pages des sections Accès client (Nouveau bon de travail) et Accès client (Consultez un bon de travail). Vous pourriez par exemple ajouter du texte ou votre logo sur ces pages. Pour modifier ces pages web, vous devez modifier les fichiers gabarits. Ces fichiers gabarits sont situés dans le sous-dossier TEMPLATES du dossier d'installation (habituellement C:\Program Files\OroLogic\NewWayService4) de NewWayService 4 sur le serveur où l'ordinateur sur lequel le service web s'exécute. Ces fichiers sont des fichiers HTML. Éditez ces fichier avec un éditeur de texte et ajoutez votre texte ou votre logo en suivant la syntaxe HTML. Note : Veuillez ne jamais enlever les sections inscrites entre accolades ( { nom_de_section } ) sinon l’interface web pourrait cesser de fonctionner. Liste des fichiers gabarit personnalisables: Le fichier fMain.html est le fichier gabarit pour la page principale de l’interface web. Le fichier fMainCus.html est le fichier gabarit pour la page principale de la section Accès client (Nouveau bon de travail) de l’interface web. Le fichier fCusLogin.html est le fichier gabarit pour la page de connexion si un nom d’utilisateur et mot de passe sont requis pour pourvoir ajouter un nouveau bon de travail via la section Accès client (Nouveau bon de travail) de l’interface web. Le fichier fWorkOrderResult.html est le fichier gabarit pour la page qui indique que le bon de travail a bien été envoyé une fois que le client a saisi son bon de travail via la section Accès client (Nouveau bon de travail) de l’interface web.


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Le fichier fWorkOrderInfo.html est le fichier gabarit pour la page principale de la section Accès client (Consultez un bon de travail) de l’interface web. Le fichier fWorkOrderInfoDetail.html est le fichier gabarit pour la page qui affiche les informations sur un bon de travail dans la section Accès client (Consultez un bon de travail) de l’interface web. Exemple de modification d’un gabarit: Voici le contenu par défaut du fichier gabarit fMain.html : <html> <head></head> <BODY BGCOLOR="#F5F5F5" TEXT="#000000"> <CENTER> <br> {%regMain%} </CENTER> </body> </html> Si vous désirez par exemple inscrire le nom de votre entreprise en début de page et y insérer votre logo en dessous, voici à quoi pourrait ressembler votre fichier gabarit une fois modifié : <html> <head></head> <BODY BGCOLOR="#F5F5F5" TEXT="#000000"> <CENTER> <br> <h1><font color="#0000ff">Nom de votre société</font></h1> <img src="/files/votrelogo.jpg" border="0"> <br><br> {%regMain%} </CENTER> </body> </html> Veuillez noter que vous devez copier vos images dans le sous-dossier files du dossier d'installation (habituellement C:\Program Files\OroLogic\NewWayService4) de NewWayService 4 sur le serveur où l'ordinateur sur lequel le service web s'exécute.


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Service Windows de NewWayService Un programme appelé Service Windows de NewWayService (service Windows) est inclus avec NewWayService. Ce service a spécifiquement été développé pour automatiser certaines tâches dont la génération automatique de bons de travail récursifs, l'envoi automatisé de courriels comme par exemple lorsqu'un bon de travail change de statut (événements et alertes) ainsi que l'envoi de courriels pour les rappels de rendez-vous des techniciens. Ce service s’occupe de ces tâches, même lorsqu’aucun utilisateur n’est connecté à NewWayService. Pour plus d'informations sur la génération de bons de travail récursifs, référez-vous à la section Bons de travail récursifs. Pour plus d'informations sur l'envoi automatisé de courriels lorsqu'un bon de travail change de statut, référez-vous à la section Événements. Pour plus d’informations sur l’envoi de courriels pour les alertes, référez-vous à la section Alertes. Pour plus d'informations sur l'envoi de courriels pour les rappels des techniciens, référez-vous à la section Configuration | Paramètres… | Personnels…. Pour activer ce service, vous devez d'abord l'installer. Le service Windows de NewWayService est déjà inclus avec NewWayService. Cependant, le programme d’installation ne l’installe pas systématiquement sur chaque ordinateur puisque le service n’a besoin d’être exécuté que sur un seul ordinateur (habituellement le serveur). Pour plus d'informations sur l'installation du service Windows de NewWayService, consultez le document Guide d'installation de NewWayService 4. Ensuite, une fois installé, référez-vous à la section Configuration | Paramètres… | Généraux… | onglet: Service Windows pour le configurer.

Puisque ce service s'exécute en arrière-plan (habituellement sur votre serveur), il ne peut afficher les erreurs à l'écran. Par conséquent, lorsqu'il rencontre une erreur quelconque, il l'inscrit dans le journal des erreurs. Vous n'avez qu'à accéder à l'option Journal des erreurs pour être informé des erreurs survenues avec le service. Référez-vous à la section Journal des erreurs pour plus d'informations sur cette option. Notez que le service Windows de NewWayService peut également journaliser certaines informations ou erreurs dans le fichier appelé NWSSRV.LOG. Ce fichier est normalement créé dans le même dossier où le service est situé (habituellement le dossier d'installation de NewWayService 4). Ce fichier peut être visualisé avec n'importe quel éditeur de texte. Les informations journalisées dans ce fichier peuvent être, par exemple, le démarrage ou l'arrêt du service ou par exemple lorsque le service ne peut se brancher à la base de données.


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Veuillez noter que puisqu’une des tâches principales du service est d’envoyer des courriels, nous vous suggérons de consulter la section Envoi de courriels pour être certain que l’envoi de courriels par le service fonctionnera correctement.


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Envoi de courriels NewWayService vous permet d’envoyer des bons de travails par courriel. Il y a deux façons d’envoyer des courriels avec NewWayService. La première est que les courriels sont envoyés directement par l’application NewWayService à partir de chaque poste client. La deuxième est que les courriels sont envoyés par le service Windows de NewWayService. Peu importe de quelle façon vous désirez utiliser, nous vous suggérons de commencer par configurer NewWayService pour que les courriels soient envoyés par l’application et non par le service. Une fois que le tout fonctionne bien de cette manière, si vous le désirez, vous pourrez configurer NewWayService pour que les courriels soient envoyés par le service Windows. Configurer l’envoi de courriels par l’application Allez dans le menu Configuration | Paramètres | Généraux, sélectionnez l’onglet Service Windows et assurez-vous que la case J'autorise le service Windows de NewWayService 4 à accéder cette base de données soit décochée. Ensuite, sélectionnez l’onglet Courrier électronique puis saisissez vos paramètres de courriel puis cliquez sur Ok pour enregistrer les changements. Ensuite, sélectionnez un bon de travail puis cliquez sur le bouton Courriel pour envoyer votre bon de travail par courriel. Si NewWayService ne peut envoyer le courriel ou si le serveur SMTP rejette le courriel, un message d’erreur sera affiché à l’écran. Note : Veuillez noter que lors de l’envoi d’un bon de travail par courriel, l’adresse de l’expéditeur du courriel sera l’adresse de courriel inscrite dans la fiche du technicien qui est présentement connecté. Si la sécurité dans NewWayService n’est pas activée, dans ce cas, c’est l’adresse de courriel du technicien Administrateur qui est utilisée. Alors, assurez-vous qu’il y a une adresse de courriel valide saisie dans la fiche de chaque technicien ainsi que dans la fiche du technicien Administrateur. En effet, la plupart des serveurs de courriel refuseront d’envoyer votre courriel si l’adresse de l’expéditeur est invalide. Si vous envoyez votre courriel à un client, assurez-vous également qu’une adresse de courriel valide est inscrite dans la fiche du client. Une fois que l’envoi de courriel fonctionne bien de cette manière, si vous le désirez, vous pouvez configurer NewWayService pour que ce soit le service Windows qui envoie les courriels au lieu de l’application. Veuillez noter que si vous prévoyez utiliser les options Événements, Alertes ou Rappels, vous devez obligatoirement utiliser le service Windows pour l’envoi de courriels pour ces options. Configurer l’envoi de courriels par le service Windows Premièrement, assurez-vous que le service Windows pour NewWayService 4 a été correctement installé et qu’il est fonctionnel. Pour plus d’informations sur l’installation du service Windows, référez-vous au document Guide d’installation de NewWayService 4. Une fois le service Windows installé, allez dans le menu Configuration | Paramètres | Généraux, sélectionnez l’onglet Service Windows et assurez-vous que la case J'autorise le service Windows de NewWayService 4 à accéder cette base de données soit cochée. Ensuite, saisissez vos paramètres de courriel puis cliquez sur Ok pour enregistrer les changements. Ensuite, sélectionnez un bon de travail puis cliquez sur le bouton Courriel pour envoyer votre bon de travail par courriel. Si NewWayService ne peut envoyer le courriel ou si le serveur SMTP rejette le courriel, un message d’erreur ne sera pas affiché à l’écran parce que ce n’est pas l’application qui envoie le courriel mais plutôt le service Windows. Pour voir les erreur rencontrées par le service Windows, accédez à l’option Journal des erreurs à partir du menu Utilitaires.


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Journal des erreurs Cette option vous permet de visualiser les différents messages d’erreurs survenus lors de l'utilisation du service Windows de NewWayService. En effet, puisque ce service s'exécute en arrière-plan sur votre serveur, il ne peut afficher les erreurs à l'écran. Par conséquent, lorsqu'il rencontre une erreur quelconque, il l'inscrit dans ce journal. Par exemple, les erreurs journalisées peuvent être l'échec d’une tentative de création d’un bon de travail récursif ou d’une tentative de création ou d’envoi de courriel. Ce genre d’erreurs peut se produire lorsque certains paramètres sont manquants ou que l’adresse du destinataire est invalide ou rejetée par le serveur de courriel sortant (SMTP). Pour accéder à cette option, sélectionnez le menu Utilitaires du menu principal de NewWayService et sélectionnez Journal des erreurs.

Les informations qui sont inscrites dans ce journal sont: La date et l’heure à laquelle est survenue l’erreur ainsi qu’un courte description. Pour avoir plus de détails concernant la cause de l’anomalie, vous n’avez qu’à sélectionner une erreur puis cliquer sur l’icône Détails. Vous pouvez également sélectionner l’option Détails dans le menu contextuel ou simplement double-cliquer sur cette erreur. Vous verrez alors apparaître une fenêtre vous fournissant un supplément d’informations. En cliquant sur une erreur avec le bouton droit de la souris, un menu contextuel vous offre les possibilités suivantes : - copier le contenu du détail de l’erreur dans le presse papier, - visualiser les détails du message, tout comme cliquer sur l’icône Détails, - épurer (effacer) le journal des erreurs à partir d’une date donnée (même effet que si vous cliquez sur le

bouton Épurer à partir de la barre d'outils). Comment savoir s’il y a de nouvelles erreurs dans le journal des erreurs? Une nouvelle erreur dans le journal est signalée par un point d’exclamation dans un triangle jaune, au bas de la fenêtre principale de NewWayService 4. Également, lorsque vous entrez dans un bon de travail, il y a un onglet nommé Suivi/Journal qui vous permet de visualiser tous les changements de statut et les envois par courriel qui ont été effectués sur ce bon de travail. Dans le bas de cette fenêtre vous pouvez y lire ceci : Veuillez noter que les items affichés en rouge indiquent que le courriel n'a pu être envoyé correctement. Veuillez accéder à l'option "Journal des erreurs" disponible dans le menu "Utilitaires" pour plus d'informations. Donc, pour tout item affiché en rouge dans l'onglet Suivi/Journal d'un bon de travail, vous aurez une description de l'erreur plus détaillée dans l'option Journal des erreurs.


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Copie de sécurité de la base de données Nous vous conseillons fortement de prendre régulièrement une copie de sécurité de vos données de NewWayService. La copie de sécurité vous prémunit contre les risques de perdre vos données en cas d’une défaillance matérielle (ordinateur, disques, etc.) ou logicielle (système d’exploitation, virus, manque de courant, etc.). Pour connaître la façon de prendre une copie de sécurité de vos données ou de récupérer une base de données, veuillez vous référer au document Guide d'installation de NewWayService 4. Gestionnaire de connexions Le Gestionnaire de connexions permet d’indiquer à NewWayService à quel endroit est située la base de données à utiliser. Pour plus d'informations sur cet utilitaire ou pour savoir comment configurer la ou les connexions, veuillez vous référer au document Guide d’installation de NewWayService 4. Achat et fonctionnement des licences Consultez le document Guide d'installation de NewWayService 4 pour plus d'informations sur le fonctionnement des licences et sur l'option Gestionnaire de licences de NewWayService.


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Support technique Pour obtenir du support sur l’installation et/ou l’utilisation de NewWayService 4 voici les différentes sources d’informations disponibles: Support via notre site Internet : Vous pouvez en tout temps, 24 heures par jour, 7 jours par semaine, consulter la section Support de notre site Internet à l’adresse http://www.orologic.com. La section Support de notre site Internet est constamment mise à jour et vous pouvez consulter la liste des différents problèmes les plus communs ainsi que leurs solutions. Ce service est gratuit pour tous les utilisateurs de NewWayService 4. Demande de support en ligne : Vous pouvez remplir une demande de support en ligne, à partir du menu Aide | Services en ligne | Remplissez une demande de support en ligne de NewWayService. Cette option ouvre automatiquement votre fureteur Internet et accède au formulaire Demande de support en ligne disponible dans la section Support de notre site Internet à l’adresse http://www.orologic.com. Les demandes de support faites directement à partir de ce formulaire sont généralement plus rapides et faciles à traiter puisque la plupart des informations dont nous avons normalement besoin sont automatiquement saisies. Ce service est gratuit pour tous les utilisateurs de NewWayService 4. Notez que les demandes de service des utilisateurs qui ont déjà acheté ou loué des licences de NewWayService 4, seront traitées en priorité. Si pour quelque raison que ce soit, vous ne pouvez plus exécuter NewWayService et que vous n’avez pas accès au menu Aide de NewWayService, vous pouvez accéder au formulaire de demande de support en ligne, en accédant à la section Support de notre site Internet à l’adresse http://www.orologic.com. Messages d’erreur: Si vous faites une demande de support, suite à une erreur que vous recevez lorsque vous utilisez NewWayService, veuillez s.v.p. ajoutez le message d’erreur dans la description de votre demande. Pour ce faire, lorsqu’un message d’erreur s’affiche à l’écran, cliquez simplement sur le bouton Plus d’info… puis cliquez sur le bouton Copier dans le presse-papiers. Ensuite, collez simplement le message dans la description de votre demande de support.


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Copyright

NewWayService 4 Copyright© 1996-2009 OroLogic Inc., Tous droits réservés.

Avertissement : Ce logiciel ainsi que sa documentation sont protégés par la loi du copyright et par les conventions internationales. Toute reproduction, modification ou distribution partielle ou totale du logiciel, par quelque moyen que ce soit, est strictement interdite. Toute personne ne respectant pas ces dispositions se rendra coupable du délit de contrefaçon et sera passible des sanctions pénales prévues par la loi. NewWayService et OroLogic sont des marques de commerce de OroLogic Inc., 330 St-Vallier Est, suite 110B Québec, (Québec), Canada, G1K 9C5. Les noms d’autres produits, services et sociétés mentionnés sont les marques de leurs propriétaires respectifs. Les sociétés, les noms et les données utilisés dans les exemples sont fictifs. Aucune association avec toute société, nom, produit ou événement existant n’est voulue ni sous-entendue.

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