Propuesta Plan de trabajo para elaborar los Planes de Entrenamiento en las JUs

GUIA DE TRABAJO

ELABORACIN PLAN DE ENTRENAMIENTO EN JUNTAS DE USUARIOS

I. INTRODUCCIN

El hecho que la metodologa educativa tiene mayor xito cuando los planes son consensuados con la poblacin objetivo, reafirma la necesidad de emplear nuevamente un procedimiento aplicado ya en el PES-I: el establecimiento de un Plan de Entrenamiento especfico para cada Junta de Usuarios participante del Programa; el mismo que debe ser insertado en el ao 2004, en el Plan Anual de Trabajo de las JUs, por consiguiente, la oportunidad para desarrollar cada una de las rutinas del PES II- Etapa II, debe coincidir con los programas normales de trabajo de las JUs en esos mismos temas:

En el Plan de entrenamiento a elaborar en cada JUs, debe haber una relacin directa entre situacin de Lnea Base y Plan de entrenamiento y guardar uniformidad en cuanto a esquemas, contenidos y secuencia en el calendario para la ejecucin de actividades /tareas. El tema de Operacin y Mantenimiento (O&M) comprende las rutinas de PCR, Distribucin de agua, Hidrometra y Mantenimiento, el tema de Cobranza y Tarifa comprende los Sub temas: Plan Anual de trabajo y presupuesto, Recaudacin, Contabilidad- Control presupuestal y el tema de Gestin Institucional, los Sub temas: Sistema de Comunicacin, Sistema de seguimiento y evaluacin y aplicacin de los instrumentos de gestin.

II. METODOLOGA PARA ELABORAR LOS PLANES DE ENTRENAMIENTO POR JUNTA DE USUARIOS

2.1Coordinacin iniciali)Con Juntas de Usuarios y Comisiones de Regantes

Se realizarn reuniones de coordinacin inicial con el personal directivo y los gerentes tcnicos de los Juntas de Usuarios y Comisiones de Regantes, segn sean los casos.

ii) Con las Administraciones Tcnicas de Distritos de Riego (ADTRs)

Se realizarn reuniones de coordinacin inicial con el personal de las ATDRs, para explicarles la estructura operativa, los objetivos del PES y la estructuracin de las actividades y tareas que deben ser incluidas en los planes de entrenamiento de cada JUs.

iii) Constitucin del equipo de trabajo

Todos los participantes designados de las instancias indicadas en los items i) y ii) compartirn las partes introductorias y de capacitacin; pero la generacin de propuestas para los temas de entrenamiento ser delegado a un pequeo grupo de trabajo, que est en condiciones de efectivizarlo. El entrenador asistir a este comit ad-hoc y proporcionar adems los insumos necesarios (manual, formatos, guas, etc.). El equipo de trabajo quedar constituido por los representantes de las instancias que se indican:

Nombre del (los) representante del PES.

Nombre del (los) directivos y usuarios designado por las JUs o CRs.

Nombre del (los) representante de las ATDRs.

Un cronograma de reuniones de trabajo y los lugares de reunin

El producto generado (Plan de Entrenamiento) por el equipo de trabajo ser validado a nivel del conjunto de participantes de la JUs o CRs.

2.2 Situacin Actual (diagnstico) de las JUs y CRs

El diagnstico efectuado en el PES-I se orientaba ms hacia la precisin de conocimientos en torno al sistema de riego y a las caractersticas de la organizacin, que en la deteccin de deficiencias en los Temas de O&M, T&C y GI. En el PESII- Etapa II (enero-junio 2002) se analiz en cierta forma la situacin de Lnea Base en 28 JUs. Esto permiti aplicar una metodologa de entrenamiento, a partir de la Lnea Base previamente encontrada en cada organizacin. Este procedimiento mejorar sustancialmente la pertinencia de los Planes de Entrenamiento. En esta etapa del PES, previo al inicio de las actividades propiamente dichas, se debe establecer la Lnea Base en las 64 JUs, considerando el siguiente detalle:

i) En 40 JUs, con la informacin disponible al 30 de abril 2003

ii) En las 24 JUs nuevas, con la informacin disponible en los diagnsticos preparado por el PSI en el ao 2001, la informacin complementaria recopilada a diciembre 2002. y la ltima informacin obtenida en campo.

2.2.1 General

Es tal la informacin que se dispone en las organizaciones de usuarios de agua de riego; que cabe hacerse las siguientes preguntas: Qu tipo de informacin queremos conocer de las JUs y CRs? y Para que nos sirve la informacin recopilada?. La informacin a consultar o recopilar de las organizaciones de usuarios de agua de riego, tienen que guardar relacin con los objetivos, productos y resultados que se describen en las respectivas Guas de trabajo. El anlisis de esta informacin permitir definir la Lnea de Base en los 03 temas de entrenamiento de cada JUs /CRs, dependiendo del mbito donde se ejecuta la rutina.

2.2.2Aprovechamiento de los procesos en los temas de entrenamiento

Para el proceso de entrenamiento, se debe proponer una estructuracin ms uniforme de los elementos, a partir de los cuales se elaborar cada Plan de Entrenamiento.

Los Planes de Entrenamiento se elaborarn teniendo en cuenta las Gua de trabajo de cada rutina y Tema de entrenamiento respectivamente. A partir de las Guas se definirn las actividades principales. Las tareas de cada actividad a realizar se seleccionarn de acuerdo a la realidad de cada Junta de Usuarios o Comisin de Regantes, que se pondr en evidencia en la Lnea de Base.Al interior de cada Tema se abordar el caso de una determinada rutina de trabajo y/o categora de instrumentos de gestin. En algunos casos, segn el tipo de rutina, sta no involucra la generacin de una herramienta de trabajo (manual, sistema, documento directriz, etc.), sino que se concentra en la capacitacin sobre materias preestablecidas (norma legal o herramientas, como los softwares SIRIG II y HALCONT). Sin embargo, la mayora de rutinas s involucra la produccin de material (Guas, ejemplos de aplicacin) o adecuacin del sistema para perfeccionar una determinada rutina de trabajo, incluido el entrenamiento para su aplicacin prctica.

2.2.3 Levantamiento de informacin

El poco tiempo disponible no permite conocer el universo de problemas y necesidades en JUs y CRs ni analizarlas en profundidad. En esta etapa del Plan, se busca identificar los principales problemas, las necesidades y las potencialidades intrnsicas a los temas de entrenamiento. Comprende los pasos siguientes:

Recolectar, procesar y reportar la informacin

Identificar problemas y plantear alternativas de solucin

Analizar los datos, de preferencia cuantitativos. En los casos que sea necesario, reforzar con datos cualitativos.

2.2.4 Pautas para obtener y analizar la informacin

Independiente de otras tcnicas que se usa para obtener informacin, para el caso del PES, puede hacerse mediante las entrevistas y la observacin directa. La informacin disponible, en trabajo grupal, se debe someter a un anlisis sobre la percepcin de los problemas y necesidades de una perspectiva colectiva. El intercambio de opiniones puede resultar muy ilustrativo para la construccin de la Lnea de Base.

2.2.5 Plazos para el levantamiento, Procesamiento y anlisis de Informacin

El plazo para el levantamiento y anlisis de la informacin en los tres temas de entrenamiento (O&M, CT y GI), ser el da 26 de Julio del 2003.

El plazo para la construccin y definicin de la Lnea de Base de cada JUs es el da 01 de agosto del 2003

2.3 Elaboracin de Planes de Entrenamiento

En cada Junta de Usuarios se realizar una reunin previa para organizar la convocatoria y logstica del respectivo taller de formulacin de los Planes de Entrenamiento. El mencionado taller se iniciar con un plenario para todos los asistentes, en el cual se explicarn los elementos principales del PES II- Etapa II, as como la metodologa para la formulacin del Plan de Entrenamiento. Luego, los asistentes se agruparn por temas de entrenamiento. En este proceso hacer participar al ATDR. El Taller se cerrar con una exposicin final en plenaria de las propuestas, as como la ratificacin de los compromisos asumidos.

2.3.1 Enfoque conceptual

Todos los aspectos de entrenamiento constituyen rutinas, as como tcnicas e instrumentos de gestin administrativa y tcnica, que en la prctica en la Costa Peruana- han demostrado ser de gran importancia para mejorar la eficiencia y eficacia en la operacin de sistemas de riego de mediano a gran tamao, como es el caso de las 64 Juntas de Usuarios que participarn del Programa PES.

La metodologa a desarrollar, busca transferir resultados de investigaciones aplicadas, mediante una combinacin de tcnicas visuales, habladas, practicadas y compartidas, metodologa que puede resumirse como Aprender-Haciendo. Los planes de entrenamiento se diferencian de los anteriores, en lo siguiente:

i) Los diferentes logros alcanzados en las JUs, por accin de las etapas anteriores del PES, amerita que los Planes de Entrenamiento sean mas flexibles y horizontales en su estructura, por lo tanto, las JUs, CRs y el ATDR, participarn de manera activa en la elaboracin del Plan.

ii) El PES se debe internalizar en el quehacer diario de las organizaciones de usuarios de agua de riego. En esta etapa, conjuntamente con la organizacin y el ATDR, se debe lograr insertar el PES en el Plan Anual de trabajo de las JUs, para el ao 2004.

iii) El PES con el apoyo del ATDR, debe tener sostenibilidad por las organizaciones de usuarios de agua de riego, para lo cual se debe tratar de implementar a las JUs con mayor avance en el entrenamiento, para que estas transfieran lo aprendido a otras con menor avance; en una primera etapa, al interior de las propias Organizaciones y despus, con otras JUs y CRs. Los propios entrenados deben asumir las tareas de exposicin y transmisin (dictado) de lo aprendido hacia sus colegas. Estas tcnicas, que forman parte del mtodo denominado Inter-aprendizaje, sern usadas en distintas instancias del entrenamiento.

2.3.2 Plan de Entrenamiento

El Plan de Entrenamiento de cada JUs es uno solo, incluye los temas de Operacin y Mantenimiento (O&M), Cobranza y Tarifa (CT) y Gestin Institucional (GI), por lo tanto, la responsabilidad de su elaboracin y ejecucin corresponde a este nivel, al especialista en O&M.

El plazo para la elaboracin y presentacin de la propuesta del Plan por el grupo de trabajo es el 6 de agosto del 2003. La aprobacin de los planes de entrenamiento por parte de los estamentos de las JUs y CRs ser hasta el 12 de agosto del 2003. En su estructuracin, elaboracin y aprobacin, se debe observar el siguiente esquema:

i) Determinacin de la Lnea de Base /rutinas /JUs

En las 28 JUs del ao 2002, tomar como referencia los indicadores de avance logrados a junio-2002 y los incrementos que pudieran haberse registrado a abril- 2003. La lnea de base al 31 de diciembre/2002 o abril-2003 en las 64 JUs, debe realizarse siguiendo el siguiente esquema:

a)ROM: indicar que rutinas y sub rutinas (padrn- inventario) usan y aplican las JUs. Para el caso de las JUs nuevas, indicar, si tienen o no o su equivalente (reglamento interno)

b)PCR:

Indicar JUs que usan manual

Indicar JUs que efectan la DIS 2003-2004

Indicar JUs que han aprobado PCR 2003-2004

indicar JUs que han aprobado PCR 2002-2003

indicar JUs que efectan seguimiento del PCR 2002-2003

indicar instancias que convocan y aprueban el PCR

indicar en que JUs opera los comits de coordinacin y riego

indicar los tipos de reportes: reas programadas /ejecutadas, volmenes programados /ejecutados

indicar JUs que usan la Gua de seguimiento del PCR

indicar JUs que usan SIRIG II en elaboracin y seguimiento del PCR u cualquier otro software

c) PDA :

indicar JUs que usan el manual

indicar JUs que aplican PDA. Para el caso de las JUs nuevas, ver punto 5.4.1.b de la respectiva Gua

indicar JUs que efectan distribucin de agua en base a volumen

indicar JUs que efectan distribucin a base de turnado (independiente del rgimen de flujo de agua: avenida o estiaje)

indicar modalidades de distribucin de entrega de agua a los canales y predios /parcelas

indicar caudales de manejo de agua por usuario

indicar JUs que mantienen fijo o variable el caudal por usuario o el tiempo fijo /variable por usuario

Indicar JUs que aplican roles de riego (sin PES y con PES. Aqu diferenciar mejoramiento de roles existentes y establecimiento de roles de riego

Indicar JUs que efectan inventario de siembras reales de cultivos para efectos de los pedidos de agua /turno de riego

Indicar tipo de reportes en los PDA: volmenes programados/ entregados y volmenes entregados /distribuidos

Indicar JUs que detectan prdidas de agua en el sistema: CD, CRs, Sector de Riego, canal, etc. ( en esta actividad, el personal del PES, con la informacin recopilada, tiene que cuantificar las prdidas de agua)

Indicar JUs que calculan o tiene registros de valores de eficiencias (conduccin y distribucin). ( en esta actividad, el personal del PES, con la informacin recopilada, tiene que estimar las eficiencias)

Indicar JUs que han implementado el flujograma (proceso tcnico- administrativo) para la aplicacin de los PDA

d) Hidrometra indicar JUs que usan el manual

indicar JUs y CRs con red hidromtrica aprobada por GT

indicar JUs que cuentan con programa de mediciones (aforos) en el sistema, indicar donde: IR Mayor o IR menor

Indicar JUs con inventario actualizado de estructuras de medicin

indicar N de puntos de aforo, periodicidad, frecuencia y numero de lecturas de registro de datos de caudales por fuente de agua

indicar JUs que han implementado el sistema hidromtrico (generacin, procesamiento, anlisis, uso y archivo de la informacin)

indicar JUs que usan la informacin hidromtrica para ajustar los PDA

indicar JUs que usan el SIRIG II para procesar la informacin hidromtrica

indicar JUs que cuentan con correntmetros (numero y fecha de calibracin)e) Plan de Mantenimiento (PM)

indicar JUs que usan el manual

indicar JUs con PM aprobado 2003

indicar JUs con informe de ejecucin del PM al 30 de junio- 2003

indicar JUs que elaboran fichas tcnicas o exp. Tcnicos para la formulacin del PM

indicar el % de gastos que las JUs destinan al rubro mantenimiento y conservacin ( de los 3 ltimos aos)

indicar el % de gastos que las JUs destinan a la O&M de los sistemas de riego. f) Cobranza y Tarifa

JUs que aplican modalidad de pago contra entrega de la tarifa

JUs que aplican otras modalidades de pago de la tarifa

Fechas de presentacin de balances (contable-presupuestal)

Tipos de servicios que prestan las JUs, adems del riego, p, e, alquiler de maquinaria, etc.

Variacin del valor de la tarifa de agua (ltimos 5 aos)

% de reduccin de la morosidad (de los ltimos 5 aos)

morosidad acumulada actual como % de la morosidad acumulada de los ltimos 5 aos

gasto efectuado al primer semestre del 2003 en O&M, como % de los presupuestado en O&M en el 2003

g) Gestin Institucional

JUs que aplican instrumentos de gestin: Estatutos, MOF, Manual de evaluacin y seleccin de personal (MESP), Plan estratgico,

Instrumentos de gestin aprobados por la Directiva de la JU y el ATDR

JUs que usan el sistema de comunicacin (tablero hidrolgico, difusin de PDA, roles de riego, DIS, PCR, etc.)

Caracterizar el sistema de comunicacin al interior de la organizacin (directivos JU, JU- personal tco-admo, JU- CRs, CRs-usuarios y JU-ATDR) y con el entorno de la organizacin

JUs que cuentan con unidad de comunicacin implementada

JUs que aplican estrategias del sistema de comunicacin

JUs que han validado indicadores de gestin del PES I

JUs que han implementado el sistema de seguimiento y evaluacin interno Nota: Cualquier informacin adicional, consultar los indicadores de productos y resultados de las Guas de trabajo.

ii) Definicin de Metas

En la seleccin de las metas se tendr en cuenta los criterios de cantidad, calidad y tiempo. En cantidad, se definir cunto se va incrementar, cambiar, mejorar o modificar una determinada realidad ( p.e. en cuanto se reduce las prdidas de agua por efecto del ordenamiento de la distribucin, en cuanto se incrementa la recaudacin por efecto del establecimiento del pago contra entrega, etc). En calidad, se buscar medir el resultado que se logra por efecto de la aplicacin de una determinada rutina.

Las metas se tiene que formular en trminos cuantitativos y servirn de referente para efectuar el seguimiento y la evaluacin del avance del PES. Para efectos de la rutina de distribucin de agua, asignar el personal del PES y de la JUs, a la (las) CRs, a la cual sern asignados el especialista en O&M y los Tcnicos en riego.

iii) Seleccin de actividades /Temas /Rutinas

En la ejecucin de las actividades se tiene que conocer los recursos humanos, econmicos, financieros y materiales. Para la seleccin de actividades, ver las Guas de trabajo de cada rutina y tema de entrenamiento.

iv) Cronograma de duracin de cada actividad /tarea, con indicacin de los responsables por cada actividad /tarea

En la realizacin de las actividades, puede ocurrir que una actividad dependa de la ejecucin previa de otras actividades, previendo esta realidad, las actividades /tareas se tienen que planificar en orden cronolgico y deben ser ejecutadas en funcin de :

Tiempo total que se dispone para ejecutar el Programa

Naturaleza y magnitud de la actividad /tarea.

v) Calendario de trabajo del plan de entrenamiento del PES /JUs

Se refiere al calendario de la ejecucin de las actividades /tareas, precisando la fecha de inicio y trmino de las mismas. Definidas las fechas, se determinar la secuencia de su ejecucin. En el calendario se tiene que identificar a las personas o reas de trabajo que tendrn a su cargo, la responsabilidad de la ejecucin de las actividades /tareas del Plan de Entrenamiento.

vi) Estimacin de costos de la implementacin de las rutinas

Para establecer los costos de las actividades, ver Convenio suscrito entre el PSI y las JUs.

vii) Materiales, tiles y apoyo logstico para la ejecucin del Plan de entrenamiento

Ver Convenio suscrito entre el PSI y las JUs.

viii) Ejecucin del Plan de Entrenamiento

Ver lo descrito en el punto III de la presente Gua.

2.3.3 Discusin y anlisis del Plan de Entrenamiento

i) Personal del PES prepara propuesta (especialistas en O&M, CT y GI, y tcnicos de apoyo)

ii) JUs y CRs plantea ejecucin de sub temas /tareas (Gerente Tcnico, Jefe de O&M, sectoristas, etc.)

iii) ATDR plantea ejecucin de sub temas /tareas (ATDR, Asistente u otra persona que este designe)

iv) Propuesta mejorada del Plan a cargo del equipo de trabajo

v) Plan de Entrenamiento aprobado por las JUs. (directivos de JUs, CRs, usuarios lideres, personal tcnico- administrativo de las instituciones indicadas)

III. EJECUCIN DE LOS PLANES DE ENTRENAMIENTO

Contar con los Planes de entrenamiento aprobados, por las directivas de las JUS o CRs y el ATDR.

Que exista predisposicin de los directivos y usuarios, para realizar los trabajos.

Iniciar la ejecucin de los planes de entrenamiento de acuerdo a los cronogramas de actividades de cada rutina.

Verificacin en campo, de el estado de los avances de las actividades de acuerdo al cronograma de ejecucin, por medio de los correspondientes chequeos de indicadores de avance.

Realizar reuniones peridicas con los dirigentes y usuarios de las JUs y CRs, para evaluar los avances y realizar los ajustes necesarios (CEAs) cada 2 meses; de acuerdo al cronograma concordado y establecido en los Planes de Entrenamiento y aprobacin de la sede central de la UCPSI.

Reuniones de los CCCDs, de acuerdo a la programacin realizada en coordinacin con las organizaciones de usuarios.

Realizar el seguimiento de la ejecucin del SIRIG II.

Preparar informes peridicos, de acuerdo a Guas de trabajo y los trminos de referencia existentes en la Propuesta de Ejecucin del Programa por Administracin Directa.

El Tcnico en Riego realizar al menos dos o tres sesiones de entrenamiento o prcticas en terreno por semana a nivel del Ncleo o Grupo de Entrenamiento, dependiendo de la disponibilidad de tiempo de los participantes. En el caso de los Especialistas, esta frecuencia podr ser menor, dependiendo del nmero de Juntas que deber atender. Al final de cada sesin de entrenamiento, se acordar entre entrenador y entrenados el itinerario para los espacios de atencin especfica a los grupos ad-hoc, a comisiones de regantes y/o al personal encargado.

IV. SEGUIMIENTO, CONTROL Y SUPERVISIN DE LOS PLANES DE ENTRENAMIENTO

4.1 Documentos de control

Trminos de referencia Guas de trabajo de las rutinas Planificacin de actividades (matriz) Convenios PSI- INRENA Convenios PSI- JUs.4.2 Ejecucin fsica del Plan de Entrenamiento

i)Ejecucin fsica por producto y resultado

en esta actividad se debe informar, entre otros asuntos: qu se ha hecho?, cunto se ha hecho?, variaciones con respecto al Plan, notas explicativas de las variaciones, acciones no contempladas en el Plan. Incluir cuadros comparativos de ejecucin fsica o tcnica con respecto al Plan.

II)Ejecucin financiera por rubro presupuestado

incluye afectacin presupuestaria por rubro y actividad y afectacin financiera por fuente

iii)Principales limitaciones /problemas

Que problemas se han resuelto y cmo? y qu problemas no se han resuelto y por que?

iv)Apreciacin general de la ejecucin

4.3 Supervisn de los Planes de Entrenamiento

En la supervisin de los planes de entrenamiento se tendr en cuenta los siguientes instrumentos:

i)Planificacin de actividades (matriz)

ii)Indicadores, estos estn definidos en las Guas de trabajo

iii)Fuentes de verificacin, referido donde se encuentra y archiva la documentacin, informacin relacionada con encuestas, entrevistas, informes y documentacin secundaria de estadstica.

iv)Responsables de la supervisin, referido a definir quienes efectan el seguimiento y supervisin de los planes de entrenamiento: JUs, CRs, ATDR, OCAT- DDA, OSM-PSI.

V. OBTENCIN DE PRODUCTOS Y RESULTADOS

De acuerdo a los trminos de referencia de la propuesta y las Guas de trabajo, se han definido los productos y resultados que se esperan alcanzar en cada rutina y Sub temas. Ver Guas de trabajo de cada rutina y tema de entrenamiento.

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