Guía de uso software de eventos-Creación de eventos departamentales y coordinadores delegados-...
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CONSIDERACIONES GENERALES
Se recomienda usar como navegador Mozilla o Google Chrome.
Si va a realizar la inscripción en equipos que sean institucionales, tenga en cuenta que tienen algunas restricciones en cuanto a la cookies o las ventanas emergentes. Si durante el proceso presenta inconvenientes la acción inicial es cambiarse de equipo, si eso no resulta COMUNÍQUESE CON LA COORDINACION PARA VERIFICAR EL PROCESO
CONSIDERACIONES GENERALES
El proceso de Inscripción al Encuentro departamental debe ser realizado por cada uno de los delegados institucionales, el uso de su usuario y contraseña es de uso personal e intransferible.
Tenga en cuenta que el sistema no permite la Multisesión, si se trata de ingresar en otro equipo inmediatamente el sistema se cierra.
Recuerde capacitar a sus delegados institucionales Recuerde capacitar a sus delegados institucionales en el correcto uso del sistema. Para este año los en el correcto uso del sistema. Para este año los proyectos que no esten debidamente registrados proyectos que no esten debidamente registrados
en el sistema no podrán participar en el Encuentro en el sistema no podrán participar en el Encuentro NacionalNacional
PASO A PASO3. Darle click a la Crear Evento +
Los campos seleccionados con color rojo son obligatorios
Coloque el nombre del evento: VIII Encuentro Departamental
Fecha de Inicio: Cuando inicia el evento propiamente dicho por ej 13 de mayo
Fecha de Fin: cuando finaliza 14 de mayo
Pais: Colombia Departamento: Santander Municipio: Bucaramanga
PASO A PASO3. Darle click a la Crear Evento +
Limite de Inscripciones: Limite de Inscripciones: Coloque la fecha hasta la cual se permitirá el registro de participantes para el ej será entonces 14 de mayo.
Limite de Inscripción de Proyectos: Limite de Inscripción de Proyectos: según según el cronograma interno establecidoel cronograma interno establecido
Limite para la evaluación de Proyectos: Limite para la evaluación de Proyectos: Según la fecha de terminación del encuentro Según la fecha de terminación del encuentro seleccione un plazo prudencial que le permita seleccione un plazo prudencial que le permita revisar las evaluaciones antes de la migración revisar las evaluaciones antes de la migración (se realizará 2 semanas después).(se realizará 2 semanas después).
Cupos participantes y cupos proyectos: Cupos participantes y cupos proyectos: Coloque 0 para que sea ilimitadoColoque 0 para que sea ilimitado
PASO A PASO3. Darle click a la Crear Evento +
Presentación: Presentación: incluya una presentación corta incluya una presentación corta del eventodel evento
Valor: Valor: Coloque los valores ordinarios y Coloque los valores ordinarios y extraordinarios extraordinarios
Lugar: Lugar: Indique la ubicación de la sede del Indique la ubicación de la sede del eventoevento
Permite Particulares: Permite Particulares: Esto habilita el Esto habilita el registro automático de participantes sin registro automático de participantes sin pertenecer a ninguna institución, pertenecer a ninguna institución, recomendamosrecomendamos no no habilitarlo para tener habilitarlo para tener control de los participantescontrol de los participantes
Adjuntos: Adjuntos: Cargue la convocatoria en pdf, el Cargue la convocatoria en pdf, el afiche y un modelo del comprobante de pago afiche y un modelo del comprobante de pago si lo tienesi lo tiene
Desde allí se puede administrar todo lo relacionado con el evento AGREGAR PARTICIPANTE AGREGAR PROYECTO AGREGAR USUARIOS: Crear usuarios en calidad
de evaluadores AGREGAR EVALUADORES: Una vez ya se
estableció el usuario evaluador alli puede asignarle los proyectos a evaluar por areas
PASO A PASO4. Puede darle click al evento que está activo y ver la información general
Creación de Coordinadores delegados (delegados Institucionales par que puedan administrar sus semilleros, registrar sus proyectos y los participantes en el evento recien creados
CREACIÓN COORDINADORES DELEGADOSCREACIÓN COORDINADORES DELEGADOS
PASO A PASO5. Darle click a la pestaña UNIVERSIDADES
AQUIAQUI
Salen todas las instituciones activas e inactivas que han Salen todas las instituciones activas e inactivas que han pertenecido al Nodopertenecido al Nodo
PASO A PASO7. Darle click al CREAR/EDITAR DELEGADOS
Darle click a Nuevo + si el delegado nunca ha participado de un Encuentro Departamental o Nacional
Darle click a Buscar: Darle click a Buscar: Si el participante ha estado registrado previamente en portal en cualquiera de las modalidades de participación
PASO A PASO8. Darle click al BUSCAR
Se puede hacer una búsqueda por nombre o por documento, se recomienda búsqueda por documento porque pueden haber
homónimos en el sistema
PASO A PASO8. Darle click al nombre que arroja la búsqueda y que corresponda a la persona
Luego se puede dar click a GRABAR DELEGADO y ya sale la persona agregada en la parte inferior
El sistema envía de manera automática un correo de notificación con la clave y el usuario, sin embargo también arroja la clave y el usuario para que quien la está creando pueda almacenarla y
usarla ante cualquier eventualidad
PASO A PASO9. Guarde el usuario y la clave emitida por el sistema
El sistema envía la clave pero es importante saber que la envía al correo que la persona tenga asociada, o en ocasiones puede ser
detectada como SPAM por eso se recomienda enviar posteriormente un correo a cada delegado indicando su clave y
usuario para que pueda ingresar
PASO A PASO10. Ingreso de Coordinadores Delegados
Los coordinadores delegados una vez tengan su clave de acceso Los coordinadores delegados una vez tengan su clave de acceso pueden ingresar a través de pueden ingresar a través de www.fundacionredcolsi.org/eventos
A partir de ese momento pueden registrar semilleros, integrantes de A partir de ese momento pueden registrar semilleros, integrantes de semilleros, registrar participantes y proyectos asociados a su semilleros, registrar participantes y proyectos asociados a su
institucióninstitución
RECOMENDACIONES FINALES
El proceso de Inscripción se cierra de manera automática, por tanto no deje para el último momento el registro de sus proyectos.
Si tiene inconvenientes con el proceso, comuníquelo oportunamente a la Coordinación Nacional, así podrá prestarse oportuna asesoría para el procedimiento
Revise con detenimiento que todos los proyectos estén correctamente registrados en el sistema. Se recomienda enviar un listado de excel de los proyectos registrados al coordinador nodal
Finalmente, el éxito de este encuentro depende del compromiso y la disposición de todos los que somos miembros